7 praktische Google Tabellen Tipps: bereichsweise schützen, Haushaltsplan, Rechnung, etc.
Google Tabellen ist ein kostenloses und nützliches Tools aus dem Google Tooluniversum. Wie man Tabellen bereichsweise schützt, scheint unsere Leser seit 2012 sehr zu beschäftigen. Doch das Tabellen-Dingens kann noch viel mehr. Wir geben ein paar Google Tabellen Tipps, auf dass Sie eine Menge Geld sparen, weil Sie keine Software anschaffen müssen.
Selber machen macht schlau.
Wie schütze ich Tabellen bereichsweise?
Etliche Online-Magazine, darunter wir hier bei Dr. Web, verwenden Google Tabellen zur Realisierung des Redaktionsplans. Aber, wo viele Leute Zugriff auf etwas haben, ergibt es stets Sinn, einzelne Bereiche zu schützen. Das geht jetzt auch in Google Tabellen.
Bleiben wir beim Beispiel eines (verkürzt dargestellten) Redaktionsplans. Autoren schlagen Themen vor, Redakteure beurteilen diese Themen, erteilen Schreibaufträge oder nicht. Die Zeitschiene muss verwaltet werden. Wann ist mit dem Beitrag zu rechnen, wie ist der Status und wann soll er letztendlich veröffentlicht werden.
In einigen dieser Bereiche sind Schreibrechte für alle erforderlich, in anderen Bereichen ist es sinnvoll, den Schreibzugriff zu begrenzen und sei es teils nur, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
So kann zum Beispiel der Bereich, der die geplanten und publizierten Beiträge darstellt, vom Schreibzugriff her auf die Personen begrenzt werden, die eben diese Planung und Publikation auch vornehmen dürfen. Und das geht so:
Man markiert als entsprechend Berechtigter oder Eigentümer des Spreadsheet einen Zellbereich, den man schützen möchte. Danach wählt man im Menü Daten den Punkt “Benannte und geschützte Bereiche”. Den findet man hier:
Es öffnet sich rechts in der Tabelle eine Sidebar gleichen Namens. Hier besteht nun die Möglichkeit, dem markierten Bereich einen Titel zu geben, sowie ein Häkchen bei “Schützen” zu setzen.
Mit einem Klick auf “Fertig” ist die Operation zunächst beendet, allerdings sind die Berechtigungen noch manuell anzupassen. Hierzu klickt man auf das Bleistiftsymbol neben dem benannten Bereich und wählt “Berechtigungen ändern”.
Ein Overlay öffnet sich, in welchem nun für jedes einzelne Teammitglied die Berechtigung gewählt werden kann. Die Wahlmöglichkeiten sind überschaubar. Entweder ein Mitglied erhält die Berechtigung “Darf anzeigen” oder “Darf bearbeiten”. So sieht das aus:
Mitglieder, die nicht über Bearbeitungsrechte verfügen, sehen den geschützten Bereich mit einer Schraffur hinterlegt, wobei die Inhalte voll einsehbar bleiben.
Google Tabellen: Bunte Rahmen und verbesserte Suchfunktion
Zeitgleich mit der Einführung der geschützten Bereiche brachte Google ein weiteres nützliches Feature. Ab sofort ist es möglich, Rahmen auch eine Rahmenfarbe oder eine Schraffur zuzuweisen. Bislang war lediglich die schwarze Umrahmung möglich. Auch diese kleine Neuerung sorgt für mehr Übersicht im Spreadsheet.
Last, not least verbesserte Google die Suchfunktionalität innerhalb von Tabellen durch die Unterstützung regulärer Ausdrücke (regular expressions). Die Eingabe von zum Beispiel ^[A-Z]+
findet alle Zellen, die mit Großbuchstaben beginnen.
Google Tabellen: Sinn der benannten Bereiche
Lassen Sie mich noch kurz auf die benannten Bereiche eingehen. Dieses Feature existiert schon länger und dient dazu, einer Zelle oder einem Zellbereich einen eindeutigen Namen zu verpassen, über den man die Zelle oder den Bereich jederzeit im Tabellenblatt referenzieren kann.
Zum Beispiel ließe sich in einer Zelle D2 der aktuell gültige Umsatzsteuersatz hinterlegen.
Dann würde man die Zelle D2 etwa zum benannten Bereich “UST” umdefinieren und hätte fortan die Möglichkeit, bei Berechnungen innerhalb der Tabelle in den Formeln nicht die Zelle D2, sondern den Bereich UST anzusprechen. So wird die Formel lesbarer und bei mehrfacher Referenzierung auch weniger umständlich ansprechbar. Excel-Krieger werden diese Funktion ständig nutzen.
Wie kann ich in Google Tabellen ein Drop-Down-Menü erstellen?
Ein Drop-down-Menü in Google Tabellen zu erstellen, ist eine effektive Methode, um Ihre Daten sauber und konsistent zu halten. Hier ist eine einfache Anleitung, wie Sie ein solches Menü erstellen können:
- Zelle auswählen: Klicken Sie auf die Zelle oder den Zellenbereich, in dem Sie das Drop-down-Menü haben möchten.
- Datenvalidierung verwenden:
- Gehen Sie in der Menüleiste auf „Daten“ und wählen Sie „Datenvalidierung“ aus dem Dropdown-Menü.
- Im Dialogfenster der Datenvalidierung sehen Sie mehrere Optionen. Unter „Kriterien“ wählen Sie die Option „Liste aus einem Bereich“ oder „Liste von Elementen“.
- Wenn Sie „Liste aus einem Bereich“ wählen, geben Sie den Zellenbereich ein, der die Daten enthält, die im Drop-down-Menü erscheinen sollen. Zum Beispiel ‚A1:A10‘ für eine Liste, die in den Zellen A1 bis A10 Ihres Arbeitsblatts steht.
- Wenn Sie „Liste von Elementen“ wählen, geben Sie die Werte direkt ein, getrennt durch Kommas (z.B. „Ja, Nein, Vielleicht“).
- Einstellungen anpassen:
- Im Datenvalidierungsdialog können Sie weitere Einstellungen vornehmen, wie z.B. ob leere Werte zugelassen werden oder eine Fehlermeldung angezeigt wird, wenn die eingegebenen Daten nicht den Kriterien entsprechen.
- Wählen Sie „Zeige Dropdown-Liste in Zelle an“, um sicherzustellen, dass die Zelle als Dropdown-Menü angezeigt wird.
- Validierung speichern:
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datenvalidierung zu aktivieren. Die ausgewählte Zelle wird nun ein Dropdown-Menü enthalten, das die festgelegten Werte anzeigt.
- Testen:
- Klicken Sie auf die Zelle, um sicherzustellen, dass das Dropdown-Menü korrekt angezeigt wird und die gewünschten Optionen zur Auswahl stehen.
Durch die Verwendung von Drop-down-Menüs in Google Tabellen können Sie Ihre Daten einfacher und fehlerfreier eingeben, was besonders nützlich ist, wenn mehrere Personen auf ein Dokument zugreifen oder wenn Sie eine konsistente Dateneingabe sicherstellen möchten.
Wie erstelle ich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Google Tabellen?
Um eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Google Tabellen zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- Neue Tabelle erstellen: Öffnen Sie Google Tabellen und starten Sie mit einer leeren Tabelle.
- Spalten benennen:
- A1: Datum
- B1: Beschreibung
- C1: Kategorie (optional, für detailliertere Analysen)
- D1: Einnahmen
- E1: Ausgaben
- Daten eintragen:
- Tragen Sie in jede Zeile das Datum, die Beschreibung der Transaktion, die Kategorie (falls verwendet), den Betrag der Einnahme in Spalte D und den Betrag der Ausgabe in Spalte E ein.
- Formeln nutzen:
- Um die Gesamteinnahmen zu berechnen, geben Sie in eine Zelle unterhalb Ihrer Einnahmen-Spalte die Formel
=SUM(D2:D100)
ein (passen Sie den Bereich entsprechend der Anzahl Ihrer Einträge an). - Für die Gesamtausgaben nutzen Sie die Formel
=SUM(E2:E100)
in der Spalte der Ausgaben.
- Um die Gesamteinnahmen zu berechnen, geben Sie in eine Zelle unterhalb Ihrer Einnahmen-Spalte die Formel
- Saldo berechnen:
- Um den Saldo zu ermitteln, ziehen Sie die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen ab, z.B. in Zelle F1:
=SUM(D2:D100)-SUM(E2:E100)
.
- Um den Saldo zu ermitteln, ziehen Sie die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen ab, z.B. in Zelle F1:
- Formatierungen anwenden:
- Nutzen Sie Zellformatierungen, um Ihre Tabelle übersichtlich zu gestalten. Formatieren Sie beispielsweise die Spalten für Einnahmen und Ausgaben als Währung.
- Diagramme hinzufügen (optional):
- Um Ihre Finanzen besser visualisieren zu können, fügen Sie Diagramme hinzu, die Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie oder Monat zeigen. Wählen Sie dazu „Einfügen“ und dann „Diagramm“.
- Tabelle schützen (optional):
- Wenn Sie bestimmte Daten vor unbeabsichtigten Änderungen schützen möchten, nutzen Sie die Funktion „Bereich schützen“ unter dem Menüpunkt „Daten“.
Durch diese Schritte haben Sie eine grundlegende Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt, die Ihnen hilft, Ihre Finanzen effizient zu verwalten und Überblick zu behalten.
Hier ist ein Beispiel, das Sie kopieren können.
Wie erstelle ich einen Haushaltsplan für die Familie mit einer Einnahmen- und Ausgaben-Vorschau für 12 Monate in Google Tabellen?
- Neue Tabelle anlegen: Öffnen Sie Google Tabellen und erstellen Sie eine neue Tabelle.
- Grundstruktur aufbauen:
- Erstellen Sie Spalten für Monate (Januar bis Dezember) und fügen Sie zusätzlich Spalten für die Gesamtsumme am Ende hinzu.
- Erstellen Sie Zeilen für verschiedene Einnahmequellen (z.B. Gehalt, Nebeneinkünfte) und Ausgabenposten (z.B. Miete, Lebensmittel, Bildung).
- Kategorien definieren:
- A1: Kategorie / Monat
- B1 bis M1: Januar bis Dezember
- N1: Gesamt
- Einnahmen und Ausgaben erfassen:
- Beginnen Sie ab Zeile 2 (z.B. B2, C2,…, M2 für Januar bis Dezember unter Gehalt).
- Tragen Sie die erwarteten monatlichen Beträge für jede Einnahme- und Ausgabenkategorie ein.
- Formeln zur Berechnung nutzen:
- Fügen Sie am Ende jeder Zeile eine Formel ein, um die jährliche Summe jeder Kategorie zu berechnen, z.B. in Zelle N2:
=SUM(B2:M2)
. - Erstellen Sie zusätzliche Zeilen am Ende der Einnahmen und vor den Ausgaben für die Gesamtsummen, z.B. die totale Einnahme für jeden Monat und die totale Ausgabe.
- Fügen Sie am Ende jeder Zeile eine Formel ein, um die jährliche Summe jeder Kategorie zu berechnen, z.B. in Zelle N2:
- Nettoeinkommen berechnen:
- Berechnen Sie das Nettoeinkommen für jeden Monat, indem Sie die Gesamteinnahmen von den Gesamtausgaben abziehen (z.B. in der Zeile für Nettoeinkommen:
=SUM(B10-B20)
für den Januar, wobei B10 die Gesamteinnahmen und B20 die Gesamtausgaben darstellt).
- Berechnen Sie das Nettoeinkommen für jeden Monat, indem Sie die Gesamteinnahmen von den Gesamtausgaben abziehen (z.B. in der Zeile für Nettoeinkommen:
- Anpassungen und Szenarien planen:
- Nutzen Sie die Flexibilität von Google Tabellen, um verschiedene Szenarien durchzuspielen, indem Sie Einnahmen oder Ausgaben anpassen und sofort sehen, wie sich dies auf Ihr Jahresbudget auswirkt.
- Diagramme für bessere Visualisierung hinzufügen:
- Fügen Sie Diagramme hinzu, um Einnahmen und Ausgaben visuell zu analysieren. Wählen Sie „Einfügen“, dann „Diagramm“ und stellen Sie Ihre Daten grafisch dar.
- Schutz und Freigabe einrichten:
- Schützen Sie Ihre finanziellen Informationen durch Einschränkung des Zugriffs und teilen Sie die Tabelle mit Ihrer Familie, damit alle auf dem Laufenden bleiben.
Durch die sorgfältige Planung und Erfassung aller finanziellen Aspekte in Ihrem Haushaltsplan können Sie besser vorbereitet sein auf das kommende Jahr und effektiv sicherstellen, dass Ihre Ausgaben die Einnahmen nicht übersteigen.
Empfehlung: Haushaltsplan-Vorlage von Happy Minimalist
Kann ich auch eine Rechnung in Google Tabellen erstellen?
Ja, Sie können definitiv eine Rechnung in Google Tabellen erstellen. Hier ist eine einfache Anleitung, wie Sie das machen können:
- Neue Tabelle öffnen: Beginnen Sie mit einer leeren Tabelle in Google Tabellen.
- Rechnungskopf gestalten:
- Geben Sie Ihre Firmeninformationen in den oberen Zeilen ein (Firmenname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
- Fügen Sie das Wort „Rechnung“ in einer großen, fett gedruckten Schrift hinzu.
- Geben Sie Details wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum an.
- Kundeninformationen hinzufügen:
- Fügen Sie eine Sektion für die Kundeninformationen hinzu, die den Namen und die Adresse des Kunden enthält.
- Rechnungsdetails erstellen:
- Erstellen Sie Spalten für Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtpreis.
- Füllen Sie diese Spalten mit den entsprechenden Informationen für die verkauften Produkte oder Dienstleistungen.
- Formeln zur Berechnung nutzen:
- Verwenden Sie eine Formel, um den Gesamtpreis für jeden Artikel zu berechnen (z.B.
=Menge * Stückpreis
). - Berechnen Sie die Zwischensumme aller Artikel am Ende der Artikelauflistung.
- Addieren Sie ggf. Steuern und andere Gebühren.
- Verwenden Sie eine Formel, um den Gesamtpreis für jeden Artikel zu berechnen (z.B.
- Gesamtbetrag ausweisen:
- Zeigen Sie den Gesamtbetrag an, der bezahlt werden muss, einschließlich aller Steuern und Gebühren.
- Zahlungsinformationen und andere Hinweise:
- Geben Sie Zahlungsinformationen an, wie Zahlungsbedingungen oder verfügbare Zahlungsmethoden.
- Fügen Sie ggf. eine Dankesnachricht oder weitere Anweisungen hinzu.
- Formatierung anpassen:
- Passen Sie die Formatierung an, um die Rechnung professionell und leicht lesbar zu gestalten. Sie können Schriftarten und -größen ändern, Zellen einfärben und Rahmen hinzufügen.
- Speichern und Teilen:
- Speichern Sie Ihre Rechnung und teilen Sie sie direkt aus Google Tabellen per E-Mail oder indem Sie einen Link zur Tabelle bereitstellen.
Diese Methode bietet eine praktische und schnelle Lösung, um professionell aussehende Rechnungen zu erstellen, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.
Was kann ich als Unternehmen alles mit Google Tabellen machen?
Google Tabellen ist ein vielseitiges Tool, das Unternehmern zahlreiche Möglichkeiten bietet, ihre Geschäftsprozesse zu verwalten und zu optimieren. Hier sind einige der Hauptanwendungen:
- Datenanalyse und -verwaltung:
- Sammeln und analysieren Sie Daten wie Verkaufszahlen, Kundeninformationen oder Inventarlisten.
- Nutzen Sie Funktionen wie Pivot-Tabellen, bedingte Formatierung und Filter, um tiefergehende Einblicke in Ihre Daten zu erhalten.
- Finanzmanagement:
- Erstellen Sie Budgets, Finanzprognosen und führen Sie Buchhaltungsaufgaben durch.
- Verwenden Sie Formeln zur automatischen Berechnung von Summen, Durchschnitten und anderen finanziellen Kennzahlen.
- Projektmanagement:
- Organisieren und überwachen Sie Projekte, setzen Sie Zeitpläne fest und verfolgen Sie den Fortschritt einzelner Aufgaben.
- Teilen Sie Projektdateien mit Ihrem Team, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern.
- Erstellung von Rechnungen und Angeboten:
- Nutzen Sie Vorlagen, um Rechnungen (siehe oben), Angebote und andere geschäftsrelevante Dokumente zu erstellen.
- Automatisieren Sie die Berechnung von Summen, Steuern und Rabatten.
- Personalmanagement:
- Verwalten Sie Mitarbeiterdaten, einschließlich Kontaktdaten, Leistungsbeurteilungen und Gehaltsinformationen.
- Planen Sie Schichten und überwachen Sie die Anwesenheit und Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter.
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM):
- Erfassen und analysieren Sie Kundeninteraktionen, um Verkaufschancen zu identifizieren und Kundenbeziehungen zu pflegen.
- Erstellen Sie Dashboards, die Ihnen einen schnellen Überblick über Kundenaktivitäten und -präferenzen bieten.
- Marketinganalyse:
- Verfolgen und analysieren Sie Marketingkampagnen, um die Effektivität verschiedener Strategien und Kanäle zu beurteilen.
- Erstellen Sie detaillierte Berichte über Kundenengagement, Konversionsraten und ROI.
- Automatisierung und Integration:
- Nutzen Sie Google App Script, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Google Tabellen mit anderen Diensten wie Google Drive, Gmail und Google Kalender zu verbinden.
- Integrieren Sie Daten aus verschiedenen Quellen, um umfassende Arbeitsabläufe zu erstellen.
- Echtzeit-Zusammenarbeit:
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit Teammitgliedern an denselben Dokumenten, unabhängig von deren Standort.
- Kommentieren Sie Tabellen und teilen Sie Feedback sofort, um schnelle Entscheidungen und Anpassungen zu ermöglichen.
Google Tabellen ist somit ein äußerst nützliches Werkzeug für Unternehmer, das die Effizienz steigert, Kosten senkt und die Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens fördert.
Was kann ich als Familie alles mit Google Tabellen anfangen?
Google Tabellen bietet Familien eine flexible und zugängliche Plattform, um eine Vielzahl von alltäglichen und speziellen Aufgaben zu organisieren und zu verwalten. Hier sind einige praktische Anwendungen:
- Haushaltsbudgetierung:
- Erstellen Sie ein monatliches Budget, um Einnahmen und privaten Ausgaben zu verfolgen. Sie können damit sicherstellen, dass Ihre Ausgaben innerhalb Ihrer finanziellen Grenzen bleiben.
- Planung von Veranstaltungen:
- Organisieren Sie Familienfeiern, Geburtstagspartys oder Urlaubspläne. Listen Sie Gäste, Menüs, Aufgaben und Zeitpläne auf, um alles im Blick zu behalten.
- Urlaubsplanung:
- Planen Sie Urlaube und Ausflüge, indem Sie Reiserouten, Buchungen, Packlisten und Budgets in einer Tabelle sammeln.
- Essensplanung und Einkaufslisten:
- Erstellen Sie wöchentliche oder monatliche Essenspläne und verknüpfen Sie diese mit Einkaufslisten, um die Organisation der Mahlzeiten zu erleichtern.
- Bildungsressourcen und Lernaktivitäten:
- Verfolgen Sie Schulaufgaben, Prüfungstermine und Bildungsressourcen für Ihre Kinder. Planen Sie Lernaktivitäten und verfolgen Sie deren Fortschritt.
- Gesundheits- und Medikamentenmanagement:
- Halten Sie medizinische Informationen, Impfdaten, Arzttermine und Medikamentenpläne fest.
- Fitness- und Aktivitätentracking:
- Verwalten Sie Trainingspläne und verfolgen Sie sportliche Aktivitäten der Familienmitglieder, um gesundheitliche Ziele zu erreichen.
- Wartungspläne für Haus und Fahrzeuge:
- Erstellen Sie Zeitpläne für regelmäßige Wartungsarbeiten am Haus und an den Familienfahrzeugen.
- Sammeln von Rezepten:
- Erstellen Sie eine Datenbank Ihrer Lieblingsrezepte, inklusive Zutatenlisten und Zubereitungsschritten.
- Familienkalender:
- Erstellen Sie einen zentralen Kalender für alle wichtigen Termine und Veranstaltungen der Familie, den alle Familienmitglieder einsehen und aktualisieren können.
- Sparen und Finanzziele:
- Setzen Sie Sparziele für größere Anschaffungen oder Urlaube und verfolgen Sie Ihren Fortschritt.
Fazit: Google Tabellen Tipps
Was wir schon an Software testet und wieder in den Mülleimer geschmissen haben, geht auf die berühmte Kuhhaut.
Mit etwas Selbstdisziplin und Lerneifer können Sie so ziemlich alles im Privat- und Geschäftsleben mit Google Tabellen abbilden. Das ist ein Beitrag für einen segensreichen, minimalistischen Lebensstil. Kosten und Abhängigkeiten vermeiden, wo es geht!
Ein Uralt-Artikel von 2012, nun erweitert um weitere Tipps.
Lieber Michael,
danke für deine praktischen Tipps zu Google-Tabellen. Mir haben sie wirklich geholfen. Besonders gut gefallen mir die Ideen zur Finanzplanung. Den Überblick zu behalten ist essenziell und das kann mithilfe einer Tabelle um einiges vereinfacht werden. Super Idee. 🙂
Liebe Grüße
Claudia