CRM-Vergleich 2026
Die besten 32 Anbieter für DACH

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
Aktualisiert: 7 Min. Lesezeit
4,7 (447) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Fazit: Welcher Anbieter passt zu Ihrem B2B-Vertrieb?

Ein CRM-System verspricht immer dasselbe: zufriedenere Kunden, mehr Abschlüsse und ein Team, das auf denselben Datenstand schaut. Zwischen den Anbietern liegen jedoch Welten, beim Funktionsumfang, beim Datenschutz und beim Preis. Dieser Vergleich ordnet 32 Lösungen für den deutschsprachigen Markt ein und hilft Ihnen, das System zu finden, das wirklich zu Ihren Prozessen passt.


CRM-Systeme: Top-Anbieter

combit CRM

Made in Germany Datenhoheit DSGVO-konform Kein US-Anbieter

combit CRM ist eine CRM-Software made in Germany der combit GmbH. Das Produkt ist als offene Plattform konzipiert: Datenstruktur, Oberflächen und Prozesse sind frei konfigurierbar. Betrieb wahlweise On-Premises, Self-Hosted oder in der combit Private-Cloud (Rechenzentrum in Deutschland). Lizenzierung als Abonnement.

combit CRM Screenshot combit.net

Die combit GmbH entwickelt seit 1989 Software und sitzt in Konstanz am Bodensee. combit CRM wurde 2004 eingeführt und richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu Konzernen sowie an Vereine und Non-Profits, mit den Schwerpunkten Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Fundraising.

Zum Funktionsumfang zählen Kundenprofile mit Kontakthistorie, Vertriebs- und Opportunity-Management, Marketing und Leadgenerierung, Service, Projekt- und Eventmanagement sowie Reporting. Datenstruktur, Masken und Relationen lassen sich im laufenden Betrieb anpassen; Automatisierungen werden per TypeScript, C# und VBScript direkt im System programmiert. Office 365, Outlook, CleverReach, Inxmail und weitere Tools lassen sich ohne Middleware direkt anbinden.

Beim Betrieb stehen drei Modelle zur Wahl: On-Premises mit voller Datenhoheit, Self-Hosted bei einem Hosting-Dienstleister sowie die combit Private-Cloud im ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum der WORTMANN AG in Deutschland. combit ist ein deutscher Hersteller ohne US-Beteiligung. DSGVO-Anforderungen werden prozessintegriert abgebildet: Einwilligungen, Löschfristen und Verarbeitungsschritte direkt im System. Lizenzierung monatlich oder jährlich; Mindestlaufzeit 12 Monate; Editionen Basic, Professional und Enterprise.

Das spricht für combit CRM
Offenes Datenmodell
Tabellen, Felder und Relationen lassen sich im laufenden Betrieb, ohne Systemgrenzen, frei erweitern.
Programmierbarkeit auf Logikebene
Automatisierungen werden per TypeScript, C# oder VBScript direkt im System programmiert und gehen damit über einen reinen Workflow-Baukasten hinaus.
Integrationen ohne Middleware
Office 365, Outlook, CleverReach, Inxmail und weitere Tools lassen sich direkt ohne zwischengeschaltete Integrationssoftware anbinden.
Volle Datensouveränität
On-Premises bietet vollständige Integrationsfreiheit, die Private-Cloud ermöglicht einfachen Zugriff von überall. Beide Modelle liegen im deutschen Rechtsraum und ohne US-Beteiligung.
Unbegrenzte Datenmengen ohne Volumenpreise
Kontakte, Datensätze und Dokumente wachsen ohne Mengenlimitierung und ohne Preisanstieg bei wachsendem Datenbestand.
Anpassungen bleiben updatefähig
Individuelle Konfigurationen und Automatisierungen überstehen Produktupdates, sodass Individualität und Aktualität kein Widerspruch sind.

HubSpot CRM

Kostenlose Version KI-gestützt 2.000+ Integrationen

HubSpot CRM ist eine cloudbasierte, KI-gestützte Plattform für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Das System bietet Kontakt- und Deal-Verwaltung, Pipeline-Übersicht, E-Mail-Tracking und Reporting. Es gibt eine dauerhaft kostenlose Version für bis zu zwei Nutzer; kostenpflichtige Tarife starten ab 15 Euro pro Monat und Lizenz.

HubSpot CRM Screenshot hubspot.de

HubSpot CRM ist eine cloudbasierte, KI-gestützte Plattform, mit der Sie Kundenbeziehungen verwalten und die HubSpot auch als „Smart CRM“ bezeichnet. Das System verbindet Vertrieb, Marketing und Kundenservice in einer gemeinsamen Datenbasis und richtet sich an Start-ups, kleine Unternehmen sowie wachsende Teams. Nach Anbieterangaben nutzen über 299.000 Kunden in mehr als 135 Ländern HubSpot.

Zu den Funktionen gehören Kontakt- und Deal-Verwaltung, eine visuelle Sales-Pipeline mit Umsatzprognose, Aufgaben- und Aktivitätsmanagement, E-Mail-Tracking, Terminplanung sowie ein zentrales Reporting-Dashboard. Über die KI-Funktionen (Breeze) setzen Sie Recherchen, Inhalte und Chatbots um. Der Zugriff erfolgt im Browser ohne Installation, und über den HubSpot Marketplace stehen mehr als 2.000 Integrationen bereit.

Die Website verweist auf die DSGVO-Konformität von HubSpot. Beim Preismodell gibt es eine dauerhaft kostenlose Version für bis zu zwei Nutzer ohne Kreditkarte. Kostenpflichtige Tarife beginnen laut Seite bei Starter ab 15 Euro pro Monat und Lizenz, Professional ab 50 Euro und Enterprise ab 75 Euro.

Das spricht für HubSpot CRM
Kontaktverwaltung
Kontakte anlegen, Datensätze pflegen und die gesamte Kommunikationshistorie einsehen.
Sales-Pipeline
Deals und Verkaufschancen verwalten und den Umsatz prognostizieren.
E-Mail-Tracking
Benachrichtigung, sobald Interessenten eine E-Mail öffnen.
KI-Funktionen (Breeze)
Recherche, Inhaltserstellung und Chatbots über die integrierte KI Breeze.
Reporting-Dashboard
Zentrale Auswertung von Marketing-, Vertriebs- und Servicedaten.
App-Marketplace
Zugriff auf über 2.000 Apps und Integrationen im HubSpot Marketplace.

ActiveCampaign

Sitz Chicago DSGVO-konform 1.000+ Integrationen

ActiveCampaign ist eine cloudbasierte Plattform für Marketing-Automatisierung und CRM mit Hauptsitz in Chicago. Sie verbindet E-Mail-Marketing, Vertriebs-CRM, WhatsApp, SMS und KI-gestützte Automatisierungen in einem System und bietet laut Anbieter DSGVO-Konformität in Europa sowie über 1.000 Integrationen.

ADITO xRM

Made in Germany ISO 27001 Flexibel anpassbar

ADITO xRM ist eine flexible CRM- und xRM-Plattform eines deutschen Anbieters mit nach eigenen Angaben über 35 Jahren Erfahrung. Die Lösung deckt Kontaktmanagement, Vertrieb, Marketing, Service, Collaboration und Lieferantenmanagement ab und ist als sicheres, souveränes CRM mit ISO-27001-Zertifizierung wahlweise als Cloud oder Appliance verfügbar.

Aurea CRM

20+ Jahre 200.000+ Nutzer Mobil & offline

Aurea CRM, hervorgegangen aus dem europäischen Anbieter update.CRM, ist eine CRM-Lösung mit Schwerpunkt auf Vertrieb und Marketing. Sie bietet 360-Grad-Kundensicht, Pipeline-Management und mobile Tools für den Außendienst und ist wahlweise als Cloud- oder On-Premise-Variante verfügbar.

Bitrix24

Gratis-Einstieg All-in-one 15 Mio. Nutzer

Bitrix24 ist ein integrierter Online-Arbeitsplatz, der CRM, Aufgaben- und Projektmanagement, Kommunikation und Marketing in einer Plattform bündelt. Mit kostenlosem Einstiegstarif, Cloud- und On-Premise-Edition sowie KI-Funktionen (CoPilot) richtet sich die Lösung an Selbstständige, kleine Unternehmen und größere Organisationen.

BSI Customer Suite

Schweiz DSGVO-konform KI by Design

Die BSI Customer Suite ist eine modulare CRM- und CX-Plattform des Schweizer Anbieters BSI, die Marketing, Vertrieb und Service mit KI verbindet. Sie richtet sich an große Unternehmen in Branchen wie Banken, Versicherungen, Handel sowie Energie und betont europäische Datenhoheit mit Rechenzentren in der Schweiz und Deutschland.

CAS genesisWorld

Made in Germany DSGVO-konform Hosted in Germany

CAS genesisWorld ist eine CRM-Lösung des deutschen Anbieters CAS, die zentrale Kundendaten, Automatisierung und mobile Verfügbarkeit für Vertrieb, Marketing und Service verbindet. Sie richtet sich an mittelständische Unternehmen und wird wahlweise in zertifizierten deutschen Rechenzentren oder On-Premise betrieben.

CentralStation CRM

Aus Köln DSGVO-konform Einfach

CentralStation CRM ist eine einfache cloudbasierte CRM-Software für kleine Unternehmen, entwickelt von der 42he GmbH aus Köln. Sie bündelt Kontakte, Aufgaben, E-Mails und Pipeline in einer Oberfläche, läuft im Browser und wird DSGVO-konform auf Servern in Deutschland und Irland gehostet.

Close

Built-in Calling KI-Agent Für Vertrieb

Close ist ein cloudbasiertes Sales-CRM, das Anruf, E-Mail und SMS direkt in die Plattform integriert und mit KI Vertriebsabläufe automatisiert. Es richtet sich an wachsende Vertriebsteams im kleinen und mittleren Segment und kombiniert Pipeline-Management mit eingebauten Kommunikationskanälen.

cobra CRM

Made in Germany DSGVO-konform Seit 1985

cobra CRM ist eine seit 1985 in Konstanz entwickelte CRM-Software für Vertrieb, Marketing und Service. Sie wird als cobra CRM Cloud (sofort im Browser startklar) und als cobra CRM Classic On-Premise angeboten. Der Anbieter wirbt mit Entwicklung zu 100% in Deutschland, deutschsprachigem Support sowie DSGVO- und Schweizer Datenschutz-Konformität.

Copper

Google Workspace Cloud-CRM Gmail-Integration

Copper ist ein CRM für beziehungsorientierte, dienstleistungsnahe Unternehmen mit nativer Google-Workspace-Integration. Es verbindet sich direkt mit Gmail, Google Kalender und Drive und bietet Kontaktverwaltung, Drag-and-Drop-Pipelines, Projektmanagement, E-Mail-Tools und Reporting. Preise ab 23 US-Dollar pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung).

Freshsales

Freddy AI Gratis-Tarif Cloud-CRM

Freshsales ist das KI-gestützte Vertriebs-CRM von Freshworks. Es bündelt Lead- und Pipeline-Management, Kampagnenautomatisierung, Workflow-Automatisierung und Gesprächsanalysen, unterstützt durch den KI-Assistenten Freddy AI. Cloud-CRM im Abonnement mit kostenlosem Tarif für bis zu 3 Nutzer und kostenpflichtigen Plänen ab 9 Euro pro Nutzer und Monat.

GEDYS IntraWare

Made in Germany DSGVO-konform 35+ Jahre Erfahrung

GEDYS IntraWare ist ein deutscher Anbieter von CRM- und CXM-Software mit über 35 Jahren Erfahrung und Teil der Proalpha Group. Die No-Code-Plattform deckt Vertrieb, Marketing und Service über eine zentrale Datenbank ab, läuft in der Cloud oder On-Premise und ist DSGVO-konform mit Managed Hosting Made in Germany.

Insightly

Cloud-SaaS Vier Produkte AppConnect-Integrationen

Insightly ist eine cloudbasierte CRM-Plattform für Go-to-Market-Teams. Sie umfasst CRM, Marketing-Automatisierung, Support und Ticketing sowie die Integrationsplattform AppConnect. Funktionen sind Kontakt- und Pipeline-Management, Lead-Scoring und ein KI-Copilot. Tarife starten bei 29 US-Dollar pro Nutzer und Monat, mit 14-tägiger Testphase.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft-Plattform Copilot-KI integriert Power Platform & M365

Microsoft Dynamics 365 Sales ist die CRM-Lösung von Microsoft für Vertrieb und Kundenbeziehungen. Sie verbindet Pipeline-Management, Prognosen und Lead-Bewertung mit dem KI-Assistenten Copilot und integriert sich eng in Microsoft 365, Outlook und die Power Platform. Lizenziert wird pro Nutzer und Monat in drei Editionen.

monday.com

Code-freie Anpassung DSGVO, ISO, SOC 2 Über 500 Integrationen

monday CRM ist die Vertriebslösung der Plattform monday.com. Sie verwaltet Leads, Kontakte, Kommunikation und Pipeline in anpassbaren Boards, lässt sich ohne Programmierung per Drag & Drop konfigurieren und bietet KI-Funktionen sowie Automatisierungen. Cloudbasiert mit über 500 Integrationen und kostenloser Testversion.

myfactory

Hosted in Germany Modular buchbar Sitz München

myfactory ist ein cloudbasiertes ERP-System aus München mit integriertem CRM-Modul für Vertrieb, Marketing und Service. Es bietet eine 360-Grad-Kundensicht, Kampagnenmanagement und Ticketverwaltung, eng verzahnt mit Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Gehostet in Deutschland, modular buchbar, für KMU bis rund 100 Mitarbeitende.

Nimble

Beziehungs-CRM Leader Small-Business-CRM Über 100 Integrationen

Nimble ist ein cloudbasiertes CRM für kleine Unternehmen mit Fokus auf Kontakt- und Beziehungsmanagement. Es bündelt Kontakte, Kalender und E-Mails, arbeitet direkt in Gmail, Outlook und LinkedIn und bietet anpassbare Deal-Pipelines, Workflows und den Prospector. Eine Business-Lizenz pro Nutzer und Monat, 14 Tage Testphase.

Pipedrive

DSGVO-konform AES-256-Verschlüsselung Über 100.000 Unternehmen

Pipedrive ist ein webbasiertes Vertriebs-CRM, das 2010 in Estland gegründet wurde und heute über 100.000 Unternehmen nutzen. Im Zentrum steht die visuelle Kanban-Pipeline zur Verwaltung von Leads und Deals. Ergänzt wird sie durch E-Mail-Synchronisierung, Workflow-Automatisierung, KI-Vertriebsassistent und Umsatzprognosen.

Sage CRM

Etablierter Anbieter International präsent Zentrale Datenablage

Sage CRM ist die Kundenmanagement-Lösung des Software-Anbieters Sage, im deutschen Markt als Sage 100 CRM und als erweiterte Variante Sage 100 xRM positioniert. Sie bündelt Kontakt- und Lead-Management, Vertriebs- und Marketingautomatisierung sowie Berichte in einer zentralen Datenablage für Unternehmen aller Größen und Branchen.

Salesforce

Cloud-CRM-Pionier KI mit Einstein und Agentforce Agentforce-360-Plattform

Salesforce ist ein 1999 in San Francisco gegründeter Cloud-CRM-Pionier und SaaS-Vorreiter. Die Sales Cloud, heute auf der Agentforce-360-Plattform, bündelt Kontakt- und Deal-Management, Lead-Scoring, Prognosen, Provisions- und Partnermanagement sowie KI mit Einstein und autonomen Agentforce-Agenten für Vertriebsteams jeder Größe.

SAP Sales Cloud

Anbieter SAP Agentic KI Cloud-Bereitstellung

SAP Sales Cloud ist die auf Agentic KI gestützte Vertriebslösung von SAP. Sie bündelt Guided Selling, Pipeline- und Umsatzprognosen, ein Dashboard für den digitalen Vertrieb, mobiles Verkaufen mit Sprachsteuerung sowie dynamische Besuchsplanung und unterstützt Vertriebsteams im Innen- und Außendienst mit dem Copiloten Joule.

Scopevisio

Made in Germany ISO 27001 & C5-Testat Cloud-ERP mit CRM

Scopevisio aus Bonn bietet eine Cloud-Unternehmenssoftware "Made in Germany", die Finanzen, Einkauf, Personal, Projekte und CRM/Vertrieb auf einer Plattform vereint. Das CRM-Modul deckt Leads, Kampagnen, Vertriebsprozesse, Forecast und Angebote ab. Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen ab rund 50 Mitarbeitenden.

SMARTCRM

CRM made in Germany Seit 1992 Starke ERP-Anbindung

SMARTCRM ist ein 1992 gegründetes CRM "made in Germany" aus der Südpfalz, das Vertrieb, Marketing, Service, Management und Einkauf vernetzt. Das System richtet sich an mittelständische B2B-Unternehmen aus Industrie und Handel und bietet enge ERP-Anbindungen sowie Business Intelligence. Über 15.000 Anwender nutzen es im DACH-Raum.

SuperOffice

Von Grund auf DSGVO-konform CRM Made in Europe KI in jedem Tarif

SuperOffice ist ein 1989 gegründeter europäischer CRM-Anbieter mit deutscher Niederlassung in Dortmund. Die Cloud-Plattform vereint Vertrieb, Marketing und Service mit integrierten KI-Funktionen in jedem Tarif. Das CRM ist nach eigener Angabe von Grund auf DSGVO-konform und richtet sich an europäische B2B-Unternehmen.

Teamleader

All-in-One-Software Cloud-basiert Über 34.000 Kunden

Teamleader aus Gent (Belgien) ist eine cloudbasierte All-in-One-Software, die CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung verbindet. Das Hauptprodukt Teamleader Focus richtet sich an kleine Agenturen und KMU. Der Anbieter gehört zur Visma Group, die Preise starten je Nutzer und Monat.

TecArt CRM

Made in Germany ISO 27001 zertifiziert Server in Deutschland

TecArt CRM ist eine in Erfurt entwickelte CRM-Software aus Deutschland. Sie bündelt Kontaktverwaltung, Leadmanagement, Ticketsystem, Projektmanagement sowie Rechnungen und Aufträge auf einer Plattform. Server stehen ausschließlich in Deutschland, das Unternehmen ist ISO 27001 zertifiziert. Wählbar als Public Cloud, Private Cloud oder On-Premises.

weclapp

Deutscher Anbieter ISO 27001 zertifiziert Hosting in Deutschland

weclapp ist eine in Kitzingen entwickelte Cloud-ERP-Software mit integriertem CRM. Sie verbindet Kontakt- und Leadmanagement, Verkaufschancen und Angebote mit Warenwirtschaft, Buchhaltung und Projektmanagement in einer Plattform. Das Hosting erfolgt in Deutschland, das System ist ISO 27001 zertifiziert und wurde mehrfach als ERP-System des Jahres ausgezeichnet.

WICE CRM

Made in Germany Server in Deutschland DSGVO-konform

WICE CRM ist eine in Hamburg entwickelte CRM-Lösung der WICE GmbH. Sie deckt Vertrieb, Marketing, Service sowie Faktura ab und bietet E-Mail-, Telefonie- und Maps-Integrationen. Alle Server stehen in Deutschland, die Nutzung ist DSGVO-konform. Verfügbar als Cloud oder On-Premises, mit kostenlosem Einzelplatz und mehr als 1.000 Kunden.

Zoho CRM

Zertifizierte Sicherheit Über 1.000 Integrationen Kostenloser Plan

Zoho CRM ist eine cloudbasierte CRM-Plattform des 1999 gegründeten Anbieters Zoho. Sie bündelt Vertriebsautomatisierung, Marketing, Journey-Orchestrierung, CPQ und KI-Analysen mit dem Assistenten Zia. Geeignet für Unternehmen aller Größen, integrierbar mit über 1.000 Anwendungen. Es gibt einen kostenlosen Plan für bis zu drei Nutzer.

Customermates

Hosting in Frankfurt DSGVO-konform Open Source (AGPL)

Customermates ist nach eigenen Angaben ein agentisches Open-Source-CRM mit nativer KI-Integration, das KI-Assistenten per MCP direkt mit Pipeline, Kontakten und Deals verbindet. Laut Anbieter sollen KI-Agenten Notizen erfassen, Follow-ups entwerfen und Deal-Stages bewegen. Der Anbieter positioniert sich als Pipedrive-Alternative und gibt an, in Frankfurt zu hosten sowie DSGVO-konform zu arbeiten.

Mr. James

Made in Germany Hosted in Germany Kostenlose Free-Version

Mr. James ist nach Angaben des Anbieters ein KI-gestütztes CRM mit integriertem Vertriebsassistenten für Vertrieb und Marketing. Die Software des bayerischen Herstellers Rowisoft bündelt Lead-Recherche, Pipeline, Kommunikation und Auftragsabwicklung. Eigenen Angaben zufolge richtet sie sich an Solo-Gründer ebenso wie an größere Unternehmen. Der Anbieter gibt an, die Lösung werde in Deutschland entwickelt und gehostet.

OnePageCRM

Sitz in Galway, Irland DSGVO & AES-256 AWS Dublin / USA

OnePageCRM ist eine cloudbasierte CRM-Lösung des irischen Anbieters OnePageCRM mit Sitz in Galway, die nach eigenen Angaben gezielt für kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige entwickelt wurde. Im Mittelpunkt steht laut Anbieter die selbst entwickelte „Next Action“-Methode, die jedem Kontakt einen nächsten Schritt zuordnet. Der Anbieter gibt an, Kontaktverwaltung, Vertriebspipeline, E-Mail und Automatisierung in einer aufgeräumten Oberfläche zu bündeln.

SugarCRM

120+ Länder 1 Mio.+ Nutzer SOC 2 Typ II

SugarCRM ist eine B2B-CRM-Plattform des US-Unternehmens SugarCRM Inc., deren Vertriebsprodukt „Sugar Sell“ Kunden-, Produkt- und Vertriebsdaten an einem Ort zusammenführt. Laut Anbieter verbindet die Lösung Vertriebsautomation, geführte Workflows, Prognosen und eine mobile App. Nach eigenen Angaben richtet sie sich an mittelständische B2B-Unternehmen und ist in der Cloud oder vor Ort verfügbar.

tvently

DSGVO-konform Sitz in München Hosting in Europa

tvently ist nach eigenen Angaben eine integrierte Business-Suite für Freelancer und kleine Teams, die Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Rechnungen und ein Modul „Kontakte (CRM)“ verbindet. Laut Anbieter lassen sich damit Kunden, Leads und Partner verwalten sowie E-Mails automatisch synchronisieren. tvently stammt von der Zammadoo UG (haftungsbeschränkt) aus München und wird eigenen Angaben zufolge DSGVO-konform in Europa betrieben.

Vtiger CRM

Über 400.000 Kunden Seit 2004 am Markt Open-Source-Kern

Vtiger CRM ist eine All-in-One-CRM-Plattform, die laut Anbieter Marketing, Vertrieb und Support auf einer Plattform vereint. Nach eigenen Angaben wird die Lösung in über 400.000 Unternehmen weltweit eingesetzt und um einen Open-Source-Kern herum entwickelt. Der Anbieter stellt KI-Funktionen, Pipeline-Management, Helpdesk sowie mobile Apps bereit und betreibt das CRM nach eigenen Angaben überwiegend als Cloud-Lösung.

Was ist ein CRM-System, und brauchen Sie wirklich eines?

Grundlagen

Ein CRM-System bündelt alle Informationen zu Interessenten und Kunden an einem Ort, sodass Vertrieb, Marketing und Service auf denselben Stand schauen.

Die Abkürzung CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Das Gabler Wirtschaftslexikon versteht darunter sowohl die kundenorientierte Strategie eines Unternehmens als auch die Software, die diese Strategie umsetzt. Vom ERP-System unterscheidet sich ein CRM durch den Blickwinkel: Das CRM stellt den Kunden in den Mittelpunkt und soll Umsatz und Bindung steigern, während ein ERP das gesamte Unternehmen mit Warenwirtschaft, Produktion und Buchhaltung abbildet.

Der 5-Punkte-Test: Braucht Ihr Unternehmen ein CRM?

Je mehr dieser Aussagen auf Sie zutreffen, desto eher lohnt sich der Umstieg von Tabellen und Postfächern auf ein echtes System.

  • Mehrere Personen haben Kundenkontakt und brauchen denselben Informationsstand.
  • Anfragen und Verkaufschancen gehen im Alltag unter oder werden nicht nachgefasst.
  • Niemand kann auf Knopfdruck sagen, wie voll die Vertriebs-Pipeline gerade ist.
  • Wichtiges Kundenwissen steckt in einzelnen Köpfen statt im System.
  • Sie steuern Vertrieb und Service eher aus dem Bauch als mit Zahlen.

Diese 5 Probleme löst ein CRM-System

Nutzen

Ein CRM ist kein Selbstzweck. Es setzt genau dort an, wo verstreute Daten und fehlende Struktur täglich Zeit und Umsatz kosten.

1

Verstreute Kundendaten

Infos liegen in Excel, Postfächern und Köpfen. Das CRM führt sie zu einem vollständigen Kundenbild zusammen.

2

Verlorene Leads

Anfragen versanden ohne Nachfass. Aufgaben und Erinnerungen sorgen dafür, dass kein Interessent vergessen wird.

3

Blinder Vertrieb

Ohne klare Pipeline fehlt die Prognose. Das CRM macht Verkaufschancen und erwarteten Umsatz sichtbar.

4

Wissen an Personen gebunden

Verlässt jemand das Team, geht das Kundenwissen mit. Im CRM bleibt die gesamte Historie erhalten.

5

Kein Reporting

Erfolge und Schwachstellen bleiben unsichtbar. Auswertungen liefern die Grundlage für bessere Entscheidungen.

CRM-Ratgeber
Diese 5 Probleme löst ein CRM-System

Wenn Kundenbeziehungen wachsen, stoßen gewachsene Strukturen an ihre Grenzen. Ein CRM räumt fünf typische Engpässe auf.

1
Verstreute Kundendaten

Infos liegen in Excel, Postfächern und Köpfen verteilt. Niemand hat den vollen Überblick.

2
Verlorene Leads

Anfragen versanden ohne strukturiertes Follow-up. Interessenten gehen unbemerkt verloren.

3
Blinder Vertrieb

Keine klare Pipeline, keine verlässliche Umsatzprognose. Planung wird zum Ratespiel.

4
Wissen an Personen gebunden

Verlässt jemand das Team, geht das Kundenwissen mit und muss mühsam neu aufgebaut werden.

5
Kein Reporting

Erfolge und Schwachstellen bleiben unsichtbar. Entscheidungen entstehen aus dem Bauch heraus.

Das Ergebnis

Ein CRM bündelt Daten, Prozesse und Wissen an einem Ort und macht Vertrieb planbar.

Welche Arten von CRM-Systemen gibt es?

Überblick

Klassisch unterscheidet man drei Ausprägungen. Moderne Systeme kombinieren sie meist, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte.

Operatives CRM

Automatisiert die täglichen Abläufe in Vertrieb, Marketing und Service, etwa Lead-Erfassung und Follow-ups.

Analytisches CRM

Wertet Kundendaten aus und liefert Berichte, Dashboards und Prognosen für fundierte Entscheidungen.

Kollaboratives CRM

Vernetzt Abteilungen und Standorte über eine gemeinsame Datenbasis, damit alle denselben Stand haben.

All-in-One oder Best-of-Breed?

Eine grundsätzliche Weichenstellung betrifft die Strategie: eine einzige Plattform für alles oder mehrere spezialisierte Werkzeuge, die über Schnittstellen zusammenspielen.

All-in-One
Eine Plattform für Vertrieb, Marketing und Service.
  • Alles aus einer Hand, eine Datenbasis
  • Schneller startklar, weniger Schnittstellen
  • Ein Ansprechpartner, eine Rechnung
  • Einzelfunktionen mitunter weniger tief
Best-of-Breed
Für jede Aufgabe das jeweils beste Spezialwerkzeug.
  • Maximale Funktionstiefe je Bereich
  • Flexibel kombinier- und austauschbar
  • Mehr Integrationsaufwand und Pflege
  • Mehrere Verträge und Anbieter

Faustregel: Kleine und mittlere Unternehmen fahren mit einer All-in-One-Lösung oft unkomplizierter, während spezialisierte Anforderungen eher für Best-of-Breed sprechen.


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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen

Auswahlkriterien

Klären Sie zuerst Ihre eigenen Prozesse und Anforderungen. Erst danach lohnt der Blick auf einzelne Anbieter. Diese sechs Kriterien geben die Richtung vor.

Datenschutz & Hosting
Compliance sicherstellen

Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet, ist laut e-recht24 ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO Pflicht. EU-Hosting vereinfacht die Compliance.

Server in EU oder Deutschland verfügbar?Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorhanden?Löschkonzept für Kundendaten umsetzbar?ISO 27001 oder SOC 2 zertifiziert?
Achtung: Nach Schrems II sind Datentransfers in die USA nur mit Zusatzmaßnahmen zulässig. Fragen Sie gezielt nach EU-Serveroptionen.
Funktionsumfang
Passend zu Ihren Aufgaben

Kontaktmanagement, Pipeline, Marketing, Service und Reporting sollten zu Ihren tatsächlichen Aufgaben passen, nicht zur längsten Funktionsliste.

Sales-Pipeline mit eigenen Phasen abbildbar?Marketing-Automation integriert oder per Add-on?Reporting-Dashboards ohne Zusatztool?Mobile App für den Außendienst?
Tipp: Listen Sie zehn echte Arbeitsabläufe auf und prüfen Sie jeden im Test, statt Feature-Listen zu vergleichen.
Integrationen
Bestehende Tools verbinden

Schnittstellen zu E-Mail, Kalender, Telefonie und ERP entscheiden, ob das CRM zur Datendrehscheibe wird oder zur Insel.

Native Integration zu ERP (SAP, DATEV, Navision)?E-Mail-Sync bidirektional (Outlook, Gmail)?Moderne REST-API für Custom-Integrationen?Zapier- oder Make-Connectoren verfügbar?
Praxistipp: Mit SAP als ERP lohnen SAP Sales Cloud oder Microsoft Dynamics, native Integration spart Aufwand.
Bedienung & Einführung
Akzeptanz entscheidet

Das beste CRM nützt nichts, wenn es niemand bedient. Die Adoption liegt branchenweit nur bei 43 Prozent, Hauptgrund ist zu komplizierte Bedienung.

Neuer Kontakt in unter 30 Sekunden angelegt?Wichtigste Funktionen in zwei Klicks erreichbar?Mobile App mit Offline-Funktion?Lernkurve in Stunden statt Wochen?
Tipp: Lassen Sie im Test echte Anwender arbeiten, nicht nur die Geschäftsführung. Sie entscheiden später über die Akzeptanz.
Skalierbarkeit
Wachstum einplanen

Das System sollte mit Nutzerzahl und Anforderungen mitwachsen. Ein Startup braucht ein anderes CRM als ein Mittelständler, und die Preise springen mit der Größe deutlich.

1–10 MA Schneller Einstieg, einfache Bedienung 14–20 €/User
11–50 MA Rollen, Automation, API-Integrationen 30–60 €/User
50–250 MA Governance, mehrere Pipelines 60–100 €/User
250+ MA SSO, SLAs, dedizierter Support 100–150 €+/User
Preis & Support
Gesamtkosten im Blick

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre statt nur den Monatspreis. Deutschsprachiger Support ist im DACH-Raum oft entscheidend.

Einrichtungs- oder Implementierungskosten?Kosten für zusätzliche Module und Add-ons?Deutschsprachiger Support zu Ihren Arbeitszeiten?Onboarding und Schulung inklusive?
TCO berechnen: Lizenz plus Einrichtung plus Schulung plus laufender Support ergibt die Gesamtkosten. Kalkulieren Sie über drei Jahre.

Wie Sie ein CRM-System erfolgreich einführen

Einführung

Eine CRM-Einführung ist weniger ein IT-Projekt als ein Veränderungsprojekt. In fünf Phasen gelingt der Umstieg planbar.

Ziele & Anforderungen

Prozesse klären, Muss- und Kann-Kriterien festlegen, messbare Ziele definieren.

Auswahl & Test

Anbieter vergleichen, die kostenlose Testphase nutzen und das Team früh einbeziehen.

Daten & Konfiguration

Altdaten bereinigen und migrieren, das System an die eigenen Abläufe anpassen.

Schulung & Rollout

Rollenbasiert schulen und begleitet starten, statt alle ins kalte Wasser zu werfen.

Adoption & Optimierung

Die Nutzung verankern, nachsteuern und den Mehrwert regelmäßig messen.

CRM-Ratgeber
Die 5 Phasen einer erfolgreichen CRM-Einführung

Von der Anforderungsanalyse bis zum Rollout: realistische Dauer, konkrete Aufgaben und das Gesamtbild auf einen Blick.

2–4 Wochen

Anforderungsanalyse

Setzen Sie sich mit Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung zusammen und dokumentieren Sie 10 bis 15 Muss-Anforderungen und 5 bis 10 Nice-to-have-Features.

Probleme definierenProzesse klärenPower-User identifizieren
1
3–6 Wochen

Anbieter-Auswahl

Erstellen Sie eine Shortlist aus 3 bis 4 Anbietern und nutzen Sie die Testphasen intensiv. Lassen Sie Ihr Team aktiv mitarbeiten, nicht nur die Geschäftsführung.

Shortlist erstellenDemos buchenTeam testen lassen
2
2–6 Wochen

Datenmigration

Der kritischste Punkt: Bereinigen Sie Ihre Daten vor dem Import. Dubletten entfernen, unvollständige Datensätze ergänzen, Formate vereinheitlichen.

Daten exportierenDubletten entfernenTest-Import
3
2–4 Wochen

Customizing

Passen Sie das System an Ihre Prozesse an: benutzerdefinierte Felder anlegen, Sales-Pipelines konfigurieren, Automatisierungen einrichten.

Felder anlegenPipelines einrichtenRollen definieren
4
4–8 Wochen

Rollout und Training

Intensiv-Schulungen für alle Nutzer, dann Parallelbetrieb mit dem Altsystem. Nach dem Go-Live tägliche Stand-ups, um Probleme sofort zu lösen.

SchulungenParallel-BetriebGo-Live
5
3–6
Monate gesamt
5
Phasen
80 %
Standard empfohlen

Die häufigsten Fehler bei der Einführung

Stolperfallen

Am häufigsten scheitert eine CRM-Einführung nicht an der Software, sondern an der Akzeptanz im Team. Diese sechs Fehler lassen sich vermeiden.

1
Ohne klare Ziele starten

Vage Wünsche statt messbarer Kriterien machen jede Auswahl beliebig.

Messbare Muss-Kriterien vor der Anbietersuche festlegen.
2
Die späteren Nutzer nicht einbeziehen

Wer nur von oben entscheidet, erntet später Widerstand.

Anwender früh zu Mitgestaltern und CRM-Champions machen.
3
Veraltete Daten ungeprüft übernehmen

Dubletten und Karteileichen mindern den Nutzen dauerhaft.

Erst bereinigen, dann importieren.
4
Schnittstellen unterschätzen

Fehlt die Anbindung an ERP oder Marketing, entstehen neue Datensilos.

Integrationen vor dem Kauf testen, nicht danach.
5
Schulung sparen

Ohne Einarbeitung bleibt das System leer und die Akzeptanz niedrig.

Rollenbasiert schulen und begleitet starten.
6
Unter Zeitdruck den größten Tarif buchen

Ohne Testphase zahlen Sie für Funktionen, die niemand nutzt.

Testphase ausschöpfen und klein starten, später skalieren.
5 5 Fragen, 2 Minuten

Welches CRM-System passt zu Ihrem Unternehmen?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Wir senden Ihnen eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Wofür möchten Sie das CRM in erster Linie nutzen?
Der Schwerpunkt entscheidet, welche Module zählen.
Vertrieb & Pipeline
Leads, Deals und Verkaufschancen steuern.
Marketing-Automation
Kampagnen, Newsletter und Lead-Nurturing.
Kundenservice & Support
Anfragen, Tickets und Betreuung bündeln.
Alles in einer Plattform
Kontakte, Vertrieb, Marketing und Service zusammen.
Frage 2 von 5
Wie groß ist Ihr Unternehmen?
Umfang und Preis sollten zur Organisation passen.
Solo / Selbstständig
Eine Person, schlanke Lösung gewünscht.
Kleines Unternehmen
Bis etwa 50 Mitarbeitende.
Mittelstand
Eigenes Vertriebs- oder Serviceteam.
Großunternehmen
Komplexe, abteilungsübergreifende Prozesse.
Frage 3 von 5
Wie möchten Sie das CRM betreiben?
Cloud spart IT-Aufwand, On-Premise gibt volle Datenhoheit.
Cloud / SaaS
Vom Anbieter gehostet, sofort startklar.
On-Premise
Auf eigenen Servern, volle Kontrolle.
Beides möglich
Ich möchte mich offenhalten.
Frage 4 von 5
Welches Budget pro Nutzer und Monat planen Sie?
Eine grobe Orientierung genügt.
Möglichst kostenlos
Gratis- oder Freemium-Einstieg.
Günstig
Niedriger zweistelliger Bereich.
Mittel
Solide Ausstattung, mittleres Budget.
Premium
Voller Funktionsumfang, Budget zweitrangig.
Frage 5 von 5
Was ist Ihnen am wichtigsten?
Priorität für unsere Empfehlung.
Datenschutz & DACH-Hosting
DSGVO und Server in Deutschland oder der EU.
Einfache Bedienung
Schnell startklar ohne lange Schulung.
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Was kostet ein CRM-System wirklich?

Kosten & TCO

Cloud-CRMs werden meist pro Nutzer und Monat abgerechnet. Der Monatspreis ist aber nur ein Teil der Rechnung.

Kostenlos
0 €Freemium / Open Source
Einstieg
ca. 10-30 €pro Nutzer / Monat
Mittel
ca. 40-80 €pro Nutzer / Monat
Premium
100 €+pro Nutzer / Monat

Wer nur den Listenpreis vergleicht, unterschätzt die Gesamtkosten. Diese Posten gehören in die Rechnung:

  • Einführung, Datenmigration und Bereinigung der Altdaten
  • Schnittstellen zu ERP, Telefonie oder Newsletter-Tools
  • Schulung der Mitarbeitenden und laufender Premium-Support
  • Zusätzlicher Speicher, weitere Module oder KI-Funktionen als Aufpreis
Trend 2026: KI im CRM

Künstliche Intelligenz gehört in vielen Systemen zur Standardausstattung, etwa für Lead-Scoring, E-Mail-Entwürfe und Forecasting. So hilfreich die Assistenz ist, sie ersetzt weder eine saubere Datenbasis noch die menschliche Entscheidung. Häufig sind die KI-Funktionen ein kostenpflichtiges Zusatzpaket.

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5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Wofür steht die Abkürzung CRM? Aufklappen ↓
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Richtig: A. CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement, und meint sowohl die Strategie als auch die Software.
2 Worin unterscheiden sich CRM und ERP? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Ein CRM fokussiert Vertrieb, Marketing und Service rund um den Kunden; ein ERP bildet Warenwirtschaft, Produktion und Buchhaltung ab.
3 Was kennzeichnet ein Cloud- bzw. SaaS-CRM? Aufklappen ↓
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Richtig: B. Bei SaaS übernimmt der Anbieter Server, Updates und Wartung; bezahlt wird meist pro Nutzer und Monat.
4 Welches Dokument ist bei einem Cloud-CRM datenschutzrechtlich Pflicht? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein AVV nach Artikel 28 DSGVO Pflicht.
5 Woran scheitert eine CRM-Einführung am häufigsten? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Eine CRM-Einführung ist vor allem ein Veränderungsprojekt; ohne frühe Einbindung der Nutzer bleibt die Akzeptanz gering.

Glossar: CRM-Begriffe kurz erklärt

Die wichtigsten Fachbegriffe rund um CRM-Software auf einen Blick.

CRM (Customer Relationship Management)

Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Bezeichnet sowohl die kundenorientierte Strategie als auch die Software, die alle Kundendaten und Interaktionen zentral bündelt.

Lead

Ein Interessent, der echtes Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung gezeigt hat, meist über eine Marketing- oder Vertriebsmaßnahme gewonnen.

Pipeline (Sales-Pipeline)

Die visuelle Darstellung aller Verkaufschancen in den Phasen des Verkaufsprozesses. Sie ist die Grundlage für Steuerung und Umsatzprognose.

Lead-Scoring

Ein Verfahren, das Leads einen Punktwert zuordnet, um Kaufbereitschaft und Priorität sichtbar zu machen, meist anhand von Profil und Verhalten.

Marketing-Automation

Die softwaregestützte Automatisierung wiederkehrender Marketingaufgaben wie Segmentierung, E-Mail-Strecken und Kampagnen, um Leads zu gewinnen und zu pflegen.

Cloud / SaaS vs. On-Premise

Cloud bzw. SaaS bedeutet, dass der Anbieter die Software bereitstellt und betreibt. Bei On-Premise läuft sie auf der eigenen Infrastruktur des Unternehmens.

Schnittstelle (API)

Eine Programmierschnittstelle (API) stellt Funktionen eines Systems anderen Programmen bereit und ermöglicht den Datenaustausch zwischen Anwendungen.

DSGVO / AVV

Die DSGVO ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 ist mit jedem Dienstleister Pflicht, der personenbezogene Daten verarbeitet.

Forecasting

Die datenbasierte Prognose künftiger Umsätze auf Basis der Pipeline und vergangener Abschlüsse. Sie unterstützt Vertriebs- und Budgetplanung.

Customer Journey

Die gesamte Reise eines Kunden über alle Kontaktpunkte (Touchpoints) hinweg, von der ersten Wahrnehmung über den Kauf bis zur Nachbetreuung. Ein CRM bildet diese Journey ab und macht sie steuerbar.

Datenmigration

Die Übernahme bestehender Kundendaten aus Tabellen oder Altsystemen in das neue CRM. Vor der Migration sollten die Daten bereinigt werden, damit keine Fehler und Dubletten mitwandern.

Dublette

Ein doppelt angelegter Datensatz zur selben Person oder Firma. Dubletten verfälschen Auswertungen und führen zu Mehrfachansprache; gute CRMs erkennen und bereinigen sie.

Total Cost of Ownership (TCO)

Die Gesamtkosten eines CRM über die gesamte Nutzungsdauer, nicht nur der Lizenzpreis. Dazu zählen Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung, Support und Zusatzmodule.

All-in-One vs. Best-of-Breed

Zwei Grundstrategien: eine einzige Plattform für alle Aufgaben (All-in-One) oder mehrere spezialisierte Werkzeuge, die über Schnittstellen zusammenspielen (Best-of-Breed).


Häufige Fragen

Was ist ein CRM-System?

Ein CRM-System ist eine Software, die alle Informationen zu Interessenten und Kunden zentral bündelt, sodass Vertrieb, Marketing und Service auf denselben Datenbestand zugreifen. So lassen sich Kontakte, Verkaufschancen und die gesamte Kommunikation von der ersten Anfrage bis zur Nachbetreuung an einem Ort steuern.

Was bedeutet die Abkürzung CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management, auf Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Der Begriff meint sowohl die kundenorientierte Strategie eines Unternehmens als auch die Software, die diese Strategie umsetzt und alle Kundendaten zentral verwaltet.

Was kostet ein CRM-System?

Cloud-CRMs kosten meist zwischen rund 10 und über 100 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Funktionsumfang und Nutzerzahl. Hinzu kommen Einmalkosten für Einführung, Datenmigration und Schulung, die im Budget oft unterschätzt werden. Etliche Anbieter haben zudem einen kostenlosen Basistarif.

Welches ist das beste CRM-System?

Es gibt nicht das eine beste CRM, sondern nur das, das zu Ihren Anforderungen passt. Entscheidend sind Unternehmensgröße, Ihre Vertriebs- und Serviceprozesse, nötige Integrationen und das Budget. Wer zuerst die eigenen Anforderungen klärt und dann vergleicht, trifft die bessere Wahl.

Worauf sollte man bei der CRM-Auswahl achten?

Klären Sie zuerst Ihre eigenen Prozesse und Anforderungen, bevor Sie Anbieter vergleichen. Wichtig sind danach Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Datenschutz und Hosting-Standort sowie die Gesamtkosten über mehrere Jahre statt nur der Monatspreis.

Ist ein CRM-System DSGVO-konform?

DSGVO-Konformität hängt vor allem an EU-Hosting, einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und funktionierenden Lösch- und Auskunftsprozessen. Das System muss Kundendaten auf Anfrage exportieren und löschen können. Bei US-Anbietern sollten Sie zudem ein EU-Rechenzentrum wählen.

Cloud-CRM oder On-Premise: Was ist besser?

Beim Cloud-CRM hostet der Anbieter die Software, beim On-Premise-CRM läuft sie auf eigenen Servern. Cloud startet ohne große Anfangskosten und wird automatisch gewartet, On-Premise bietet volle Datenhoheit, verlangt aber IT-Ressourcen. KMU starten mit Cloud meist schneller.

Ab wann lohnt sich ein CRM-System?

Ein CRM lohnt sich, sobald Leads und Kundenkontakte den Überblick in Tabellen sprengen oder mehrere Personen Kundenkontakt haben. Es geht weniger um die Mitarbeiterzahl als um die Komplexität: Sobald Verkaufschancen, Aufgaben und Kommunikation nachvollziehbar sein müssen, ist der richtige Zeitpunkt gekommen.
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Markus Seyfferth
Autor
ist geschäftsführender Gesellschafter von Dr. Web und verantwortet als Chefredakteur die redaktionelle Ausrichtung des Fachportals für Entscheider. Die digitale Verlagswelt prägt er seit über einem Jahrzehnt mit: so war er unter anderem Vorstand eines renommierten englischsprachigen Online-Magazins. Seine Expertise reicht von einem 360° Rundum-Blick in Online Marketing und Webentwicklung bis hin zu Künstlicher Intelligenz und Digitaler Transformation. Unter seiner Ägide vergleicht und empfiehlt die Dr. Web Redaktion Software, Agenturen und Dienstleister, damit Unternehmer und Entscheider immer die beste Wahl für ihr Business treffen.
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