Buchhaltungssoftware Vergleich 2025: Die besten Tools für Unternehmer

Buchhaltung – kaum jemand liebt sie, aber jedes Unternehmen, jeder Freelancer braucht sie. Gerade weil ab 2025 auch noch die E-Rechnungspflicht gilt. Rechungen in Word schreiben ist ein für alle mal passè. Die gute Nachricht: Es gibt wirklich viele empfehlenswerte Buchhaltungsprogramme. Welche Buchhaltungssoftware passt nun am besten? Finden Sie es heraus:

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  • Buchhaltungssoftware finden: debitoor Logo.

    debitoor

    4 EUR / pro Monat

    debitoor ist eine einfach gehaltene Buchhaltungssoftware, die sich an Freelancer und kleine Unternehmen richtet. Die Software ermöglicht die Erstellung von Rechnungen, EÜR und Bilanzen sowie Gutschriften. Eine mobile App erlaubt flexibles Arbeiten von unterwegs. Debitoor ist besonders für Nutzer geeignet, die eine übersichtliche und leicht bedienbare Lösung suchen, ohne unnötige Zusatzfunktionen.

    • Faktura-Funktionen: Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen, Mahnungen, Gutschriften und wiederkehrenden Rechnungen.
    • Buchhaltungs-Tools: EÜR, GuV, Bilanzierung, Anlagenbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und DATEV-Export.
    • Beleg- und Banking-Verwaltung: OCR-Belegdigitalisierung, automatischer Import und Verbuchung von Transaktionen.
    • Mobile Apps: Rechnungen und Angebote mobil erstellen, Ausgaben erfassen, Kundendaten verwalten (iOS/Android).
    • Flexibles Preismodell: Tarife von 4 bis 24 €/Monat, mit Optionen für Freelancer und Unternehmen.

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  • Buchhaltungssoftware finden: Billomat Logo.

    Billomat

    15 EUR / Monat

    Billomat ist eine Buchhaltungssoftware, die speziell auf Dienstleister und Online-Händler ausgerichtet ist. Marktplätze wie Amazon und eBay können direkt angebunden werden, um Verkäufe in Rechnungen umzuwandeln. Automatisiertes Mahnwesen und Schnittstellen zu Cloud-Diensten wie Google Drive erleichtern die Verwaltung. Flexible Layouts für Rechnungen machen Billomat zusätzlich anpassungsfähig.

    • Umfassende Verwaltungsfunktionen: Kunden-, Lieferanten-, Artikel- und Mitarbeiterverwaltung mit Zugriffsrechten.
    • Rechnungs- & Belegmanagement: Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Gutschriften, Verwaltung von Belegen per App oder Browser.
    • Flexibles Preismodell: Solo-Tarif ab 10 €/Monat, Business-Tarif mit unbegrenzten Dokumenten und Steuerberaterzugang.
    • Integrationen & Add-Ons: Schnittstellen zu Drittanwendungen (CRM, Projektmanagement, Cloud-Speicher, Zahlungsdienste).
    • Kundencenter & Zahlungsoptionen: Kundenzugriff auf Rechnungen, Online-Zahlungen via Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift.

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  • Buchhaltungssoftware finden: easybill Logo.

    Easybill

    19 EUR / pro Monat

    Easybill richtet sich an Online-Händler und Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen. Die Buchhaltungssoftware unterstützt die automatische Erstellung und den Versand von Rechnungen über Plattformen wie Amazon oder eBay. Der Import von Verkäufen über die Amazon MWS API ist besonders praktisch. Easybill bietet flexible Tarife, die sich individuell an die Bedürfnisse von Händlern anpassen lassen.

    • Rechnungserstellung & Verwaltung: Erstellung und Versand von Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, automatisiertes Mahnwesen.
    • Kundenmanagement: Kundenverwaltung mit Importfunktion (Excel/CSV) und Integration von Amazon/Ebay.
    • Zeiterfassung & Mitarbeiterverwaltung: Integration mit Mite und Tools für Mitarbeiterzugriffe (höchster Tarif erforderlich).
    • Preismodell: Tarife von 9 bis 39 €/Monat, inkl. Sondertarife für hohe Verkaufsvolumina.
    • Schnelle Integration: Amazon MWS API für automatische Verkaufsdaten und Rechnungsversand.

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  • Buchhaltungssoftware finden: getmyinvoices Logo.

    GetMyInvoices

    9,95 EUR / pro Monat

    GetMyInvoices automatisiert die Sammlung von Rechnungen und Kontoauszügen aus über 10.000 Portalen und speichert diese zentral. Die Buchhaltungssoftware reduziert den manuellen Aufwand erheblich und integriert sich nahtlos in andere Buchhaltungstools. Besonders für Unternehmen mit vielen Lieferanten oder wiederkehrenden Belegen ist GetMyInvoices eine effiziente Lösung.

    • Automatische Rechnungsabholung: Belege und Kontoauszüge von über 10.000 Portalen.
    • Zentraler Speicherort: Rechnungen werden an einem zentralen Ort gespeichert.
    • Effiziente Zeitersparnis: Reduzierter Aufwand durch automatisierte Belegverwaltung.
    • Breite Plattformunterstützung: Integration mit Anbietern wie Amazon, 1&1 und Facebook.
    • Optimierung für Lieferanten: Geeignet für Unternehmen mit vielen regelmäßigen Lieferanten.

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  • lexware Icon Logo.

    Lexware

    6,90 EUR / pro Monat

    Lexware ist eine Buchhaltungssoftware, die neben Finanzbuchhaltung auch Module für Lohnabrechnung, Warenwirtschaft und Auftragsverwaltung bietet. Besonders hervorzuheben ist die Integration von ELSTER und DATEV, die Steuererklärungen und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erleichtert. Lexware ist sowohl lokal als auch in der Cloud verfügbar, was flexible Nutzung ermöglicht. Lexware richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine bis mittlere Unternehmen, die eine zuverlässige und umfassende Lösung für ihre Buchhaltung suchen.

    • Buchhaltung: EÜR, GuV, ELSTER-, DATEV-Schnittstellen, automatisierte Prozesse.
    • Rechnungswesen: Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, Auftragsbestätigungen, individuelle Layouts.
    • Kundenverwaltung (CRM): Kundenhistorie, Aufgaben, Erinnerungen, zentrale Datenverwaltung, Notizen.
    • Warenwirtschaft: Lagerverwaltung, Inventuren, Einkaufsmanagement, Online-Shop-Anbindung, Lieferantenverwaltung.
    • Online-Banking: Zahlungsabgleich, Multibanking, Belegzuordnung, Kontenabgleich, Girokonten.

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  • buchhaltungsbutler Logo.

    BuchhaltungsButler

    24,95 EUR / Monat

    BuchhaltungsButler nutzt KI, um Belege automatisch Zahlungen zuzuordnen und Buchungen vorzukontieren. Die Buchhaltungssoftware unterstützt EÜR und Bilanz und bietet Sammelbestätigungen sowie Workflow-Regeln, die den Buchhaltungsprozess vereinfachen. Steuerberaterzugänge und eine intuitive Oberfläche machen sie zu einer guten Wahl für Unternehmen, die Automatisierung suchen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

    • Beleg- & Zahlungsmanagement: Belege auslesen, Zahlungen zuordnen, Rechnungen verwalten.
    • Automatisierte Buchhaltung: Kontierung, Workflow-Regeln, EÜR und Bilanzierung.
    • Rechnungsprogramm: Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Gutschriften.
    • Analyse & Dashboard: Tagesaktuelle KPIs, To-Do-Listen und Finanzkennzahlen.
    • Integrationen & Support: Anbindung an Banken, Marktplätze, DATEV und Steuerberater-Support.

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  • Collmex Logo.

    Collmex

    13,95 EUR / pro Monat

    Collmex ist eine Buchhaltungssoftware, die neben Buchhaltungsfunktionen wie EÜR, Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung auch Warenwirtschaft und Projektmanagement bietet. Die Software richtet sich an Selbstständige, kleine Unternehmen und Vereine. Eine Besonderheit ist die DATEV-Integration, die eine reibungslose Zusammenarbeit mit Steuerberatern ermöglicht. Flexible Tarife und branchenspezifische Optionen machen Collmex zu einer Lösung, die mehr als nur Buchhaltung abdeckt und sich individuell anpassen lässt.

    • Buchhaltung: ELSTER- und Datev-Schnittstellen, integrierte EÜR/GuV, automatisiertes Mahnwesen und Kassenbuch.
    • CRM & Verkauf: Kundenverwaltung mit Projektmanagement, Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
    • Warenwirtschaft: Einkaufs- und Lagermanagement, inklusive Inventur und Ausfuhranmeldungen.
    • Automatisierung: Periodische Rechnungen und einfache Anbindung an Shop-Systeme.
    • Online-Banking: Kontenabgleich und automatische Zuordnung der Belege.

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  • Buchhaltungssoftware finden: Fastbill Logo.

    FastBill

    9 EUR / pro Monat

    FastBill kombiniert Belegverwaltung und Rechnungsstellung in einer benutzerfreundlichen Buchhaltungssoftware. Einnahmen und Ausgaben werden übersichtlich organisiert, Rechnungen schnell erstellt und Belege digital archiviert. Die Software unterstützt auch Zahlungsdienste wie PayPal und bietet DATEV-Export für Steuerberater. FastBill ist besonders für kleine Unternehmen und Freelancer geeignet, die ihre Buchhaltung effizienter gestalten wollen.

    • Einfache Bedienung: Intuitive Web-App nutzbar auf Computer, Tablet und Smartphone.
    • Rechnungsstellung & Mahnwesen: Angebote mit 1 Klick in Rechnungen umwandeln, personalisierte Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, automatisiertes Mahnwesen und Datenexport für Steuerberater.
    • Automatisierung: Konto-Umsätze automatisch eingelesen (inkl. PayPal), über 30 Schnittstellen (z.B. Zapier, DATEV).
    • Flexibles Preismodell: Kostenlos bis zu 3 Rechnungen; Tarife Basic (4€/Monat), Plus (8€/Monat), Premium (16€/Monat).

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  • Scopeviseio Logo.

    Scopevisio

    25,20 EUR / pro Monat je Funktionsbereich und Nutzer

    Scopevisio kombiniert Buchhaltung, CRM, Projektmanagement und Workflow-Automatisierung in einer einzigen Plattform. Die Software richtet sich an mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse zentral steuern möchten. Echtzeit-Datenanalysen erleichtern fundierte Entscheidungen, und Teams können nahtlos zusammenarbeiten. Scopevisio ist ideal für Unternehmen, die klassische Buchhaltung mit erweiterten Management- und Analysefunktionen verbinden wollen.

    • Finanzmanagement: Buchhaltung, Planung, Banking, Umsatzsteuer, Zahlungsläufe.
    • Beschaffung & Lager: Einkauf, Warenwirtschaft, Lagerverwaltung.
    • Vertrieb & CRM: Kampagnen, Leads, Opportunities, Angebote, Forecasts.
    • Personalmanagement: Dienstplanung, Lohn & Gehalt, Mitarbeiterverwaltung.
    • Business Tools: BI, Reporting, Controlling, Echtzeit-Datenanalyse, DMS & Workflow-Automatisierung.

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  • Billingengine Logo.

    BillingEngine

    0 EUR, 3 Rechnungen / Monat

    BillingEngine ist eine auf Rechnungsstellung fokussierte Buchhaltungssoftware. Sie eignet sich besonders für Freelancer und kleine Teams, die schnell und unkompliziert Rechnungen erstellen wollen. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich automatisieren, und auch Fremdwährungen werden unterstützt. Die Software ist bewusst schlank gehalten und bietet nur die wesentlichen Funktionen, was sie besonders benutzerfreundlich für Einsteiger macht.

    • Einfache Bedienung: Intuitive Web-App nutzbar auf Computer, Tablet und Smartphone.
    • Rechnungsstellung & Mahnwesen: Angebote mit 1 Klick in Rechnungen umwandeln, personalisierte Vorlagen, wiederkehrende Rechnungen, automatisiertes Mahnwesen und Datenexport für Steuerberater.
    • Automatisierung: Konto-Umsätze automatisch eingelesen (inkl. PayPal), über 30 Schnittstellen (z.B. Zapier, DATEV).
    • Flexibles Preismodell: Kostenlos bis zu 3 Rechnungen; Tarife Basic (4€/Monat), Plus (8€/Monat), Premium (16€/Monat).

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  • Buchhaltungssoftware finden: sevdesk Logo.

    sevDesk

    8,90 EUR / pro Monat

    sevDesk bietet digitale Belegverwaltung, ELSTER-Integration und Rechnungsstellung in einer benutzerfreundlichen Buchhaltungssoftware. Belege können per App eingescannt und direkt verarbeitet werden. Mit Funktionen wie Kassenbuch, Inventarmanagement und Umsatzsteuer-Voranmeldung richtet sich sevDesk besonders an Selbstständige und kleine Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen.

    • Rechnungs- und Angebotserstellung: Erstellung von Rechnungen, E-Rechnungen, Angeboten, Gutschriften, Stornorechnungen, Abschlags- und Proforma-Rechnungen mit individuellen Layouts.
    • Digitale Belegverwaltung: Belegdigitalisierung per App, Upload aus Cloud-Diensten, zentrale Verwaltung und GoBD-konforme Archivierung.
    • Buchhaltungsfunktionen: ELSTER-Schnittstelle für UStVA, EÜR, DATEV-Schnittstelle, Kassenbuch und Inventarmanagement.
    • Kundendaten & Automatisierung: Kontaktmanagement, Treuerabatte, Textbausteine und automatische Rechnungsnummernvergabe.
    • Datensicherheit: TLS-Verschlüsselung, DDoS-Schutz, Server in Deutschland, geo-redundante Datensicherung und GoBD-Zertifizierung.

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  • Buchhaltungssoftware finden: Papierkram Logo.

    Papierkram

    0 EUR, nur Basisfunktionen

    Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Selbstständige. Sie ermöglicht die automatische Erfassung und Kategorisierung von Belegen durch OCR-Technologie, bietet Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Tools für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Software ist einfach zu bedienen und auf die Anforderungen kleiner Unternehmen zugeschnitten, um grundlegende Buchhaltungsaufgaben effizient abzuwickeln.

    • Rechnungsmanagement: Erstellung und Verwaltung von Ein- und Ausgangsrechnungen.
    • Belegverwaltung: Automatische Erfassung und Kategorisierung von Belegen mit OCR-Technologie.
    • Umsatzsteuer-Voranmeldung: Direkte Abwicklung steuerrechtlicher Anforderungen.
    • Berichte & Analysen: Erstellung von Finanzberichten für bessere Übersicht.
    • Benutzerfreundlichkeit: Intuitive, auf Kleinunternehmer zugeschnittene Bedienung.

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Buchhaltungsoftware finden: Der große Ratgeber

1. Was ist Buchhaltungssoftware?

Das Herzstück einer Buchhaltungssoftware sind ihre Funktionen. Rechnungsstellung, Einnahmen-Ausgaben-Verwaltung und Steuervorbereitung gehören zur Grundausstattung. Manche Programme gehen noch weiter: Schnittstellen zu Steuerberatern oder Finanzämtern sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft, während du dich um dein Geschäft kümmern kannst. Kurz gesagt: Sie macht den lästigen Papierkram digital, effizient und (fast) unsichtbar.

Die Frage ist nur: Welche Buchhaltungssoftware passt wirklich zu Dir? Der Markt ist voll von Lösungen, die versprechen, deine Buchhaltung in wenigen Klicks zu erledigen. Von kostenlosen Tools für Einsteiger bis hin zu professionellen Programmen wie Lexoffice oder SevDesk – die Auswahl ist riesig. Kein Wunder, dass die Entscheidung schwerfällt.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware?

Eine gute Buchhaltungssoftware ist wie ein Werkzeugkasten – alles, was du brauchst, ist griffbereit. Von der Rechnungsstellung bis zur Steuerberechnung, alles modular aufgebaut und auf deine Bedürfnisse abgestimmt. Hier ein Überblick über die wichtigsten Tools:

FunktionWas sie leistet
RechnungsstellungAngebote, Rechnungen und Mahnungen automatisiert erstellen und versenden.
Einnahmen-AusgabenBehalte jederzeit den Überblick über deine Finanzen.
SteuerberechnungUmsatzsteuer? Kein Problem – die Software rechnet es dir vor.
SchnittstellenDirekte Anbindung an dein Konto und den Steuerberater, alles ohne Kopfschmerzen.

2. Welche Buchhaltungssoftware gibt es?

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Kleingewerbe

Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende haben andere Bedürfnisse als große Firmen. Während Konzerne oft mit komplexen ERP-Systemen arbeiten, reicht es Kleinunternehmern, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Hier punktet eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer mit Übersichtlichkeit und einfacher Bedienung.

Diese Programme sind speziell auf die Anforderungen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgestimmt. Automatisierte Steuerberechnungen, die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, und Bankenschnittstellen gehören zur Grundausstattung. Wichtig ist, dass die Software unkompliziert bleibt, denn Zeit für Einarbeitung hat niemand.

Hier ist ein tabellarischer Vergleich von Buchhaltungssoftware, die speziell für Kleinunternehmer und Kleingewerbe geeignet ist:

ProgrammZielgruppeFunktionenPreis
LexofficeFreiberufler, KleinunternehmerRechnungsstellung, Steuerberechnung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Steuerberaterzugang, Cloud-basiertAb 8,90 €/Monat
SevDeskMobile Unternehmer, KMUAutomatisierung von Buchhaltung und Rechnungsstellung, Bankenschnittstelle, EÜR, Cloud-basiertAb 7,90 €/Monat
DebitoorEinsteiger, kleine GewerbeRechnungsstellung, einfache EÜR, mobile App, Kunden- und ZahlungsverwaltungAb 4 €/Monat
BuchhaltungsButlerSolo-Selbstständige, Start-upsAutomatischer Import und Zuordnung von Bankdaten, EÜR, Rechnungs- und MahnwesenAb 9,95 €/Monat
DATEV Mittelstand FakturaKleine Unternehmen, SteuerberateranbindungRechnungsstellung, Buchführung, Steuerberechnungen, DATEV-SchnittstelleAb 30 €/Monat
ZervantFreelancer, kleine DienstleisterRechnungsstellung, Angebots- und Mahnwesen, mobile NutzungKostenlos (Basisversion), Premium ab 8 €/Monat
WISO Mein BüroKleine UnternehmenBuchführung, EÜR, Steuerberechnung, Schnittstellen zu Banken und SteuerberaternAb 96 €/Jahr
FastBillDienstleister, kleine UnternehmenRechnungsstellung, Belegverwaltung, EÜR, Integration mit Steuerberatern, Cloud-basiertAb 9 €/Monat
GNUCashEinsteiger, geringes BudgetOpen-Source-Software, Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, einfache FinanzberichteKostenlos

Buchhaltungssoftware für Vereine

Vereine stehen vor anderen Herausforderungen. Neben der Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen müssen sie Spenden dokumentieren und oft den Anforderungen der Gemeinnützigkeit gerecht werden. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der bekanntesten Programme, die speziell für Vereine entwickelt wurden.

ProgrammZielgruppeFunktionenPreis
WISO Mein VereinKleine bis mittelgroße VereineMitgliederverwaltung, automatisierter Beitragseinzug, Spendenquittungen, Finanzverwaltung, BerichteAb ca. 69 €/Jahr
easyVereinVereine mit Cloud-BedarfCloudbasiert, Buchhaltung, Mitglieder- und Beitragsverwaltung, DokumentenmanagementAb 12 €/Monat
Lexware VereinsverwaltungVereine mit komplexen AnforderungenMitglieder- und Beitragsverwaltung, Buchhaltung, Steuerfunktionen, Jahresabschlüsse, BerichteAb ca. 199 €/Jahr
DATEV Mittelstand Faktura mit RechnungswesenGroße Vereine oder mit SteuerberateranbindungFinanzbuchhaltung, Spendenverwaltung, Beitragsabrechnung, Jahresabschlüsse, gesetzeskonforme BerichteAb 30 €/Monat
Agenda VereinsbuchhaltungGemeinnützige OrganisationenSpendenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Erstellung von Spendenbescheinigungen, E-BilanzAb 20 €/Monat
SEWOBE VereinsMANAGERGroße Vereine mit umfangreichen AufgabenCloudbasiert, Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Buchhaltung, Mahnwesen, flexibel anpassbarAb 39 €/Monat
openVereinVereine mit geringem BudgetOpen-Source, Basisfunktionen für Mitglieder- und FinanzverwaltungKostenlos
FundraisingBoxVereine mit Fokus auf SpendenmanagementSpenderdatenverwaltung, Automatisierung von Spendenquittungen, Integration in andere SoftwareAb 49 €/Monat

Buchhaltungsprogramme für den Mittelstand

Wer größere Anforderungen hat, greift zu spezialisierten Lösungen. Anbieter wie Lexoffice, SevDesk und das SAP-Modul SAP Financial Accounting (SAP FI) richten sich an Unternehmen mit höheren Ansprüchen, z. B. an komplexe Steuerberechnungen oder die Integration in bestehende Systeme.

SAP FI sollte in die Tabelle für Buchhaltungssoftware für mittelständische Unternehmen aufgenommen werden. Hier ist die aktualisierte Tabelle:

ProgrammZielgruppeFunktionenPreis
SAP S/4HANA FinanceMittelstand, wachstumsorientierte UnternehmenFinanzbuchhaltung, Kostenstellenrechnung, Integration in ERP-Systeme, EchtzeitanalysenAb 1.500 €/Jahr (je nach Lizenzumfang)
SAP FI (Financial Accounting)Mittelständische bis große UnternehmenHauptbuchhaltung, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Bilanzierung, Steuerberechnung, Integration mit SAP-ModulenIndividuelle Lizenzpreise (abhängig von Modulumfang)
DATEV RechnungswesenUnternehmen mit SteuerberateranbindungFinanz- und Lohnbuchhaltung, Steuerberechnungen, Mahnwesen, umfangreiche BerichtsfunktionenAb 30 €/Monat (je nach Modul)
Sage 50cloudMittelständische UnternehmenRechnungswesen, EÜR, Bilanzierung, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Cloud-AnbindungAb 25 €/Monat
Microsoft Dynamics 365 Business CentralUnternehmen mit komplexen AnforderungenFinanzbuchhaltung, Integration mit anderen Microsoft-Tools (z. B. Excel), Mehrsprachigkeit, ERP-FunktionenAb 59 €/Monat pro Nutzer
Lexware Buchhaltung ProMittelständische UnternehmenDoppelte Buchführung, EÜR, Bilanzierung, Anlagenverwaltung, SteuerberechnungAb 22,90 €/Monat
Infor CloudSuite FinancialsUnternehmen mit globaler ReichweiteFinanzbuchhaltung, Budgetierung, Konsolidierung, Cloud-basiert, EchtzeitanalysenAb 100 €/Monat pro Nutzer
Oracle NetSuiteMittelstand und größere UnternehmenCloud-basiert, Finanzbuchhaltung, ERP-Funktionen, Echtzeitanalysen, globale SkalierbarkeitAb 99 €/Monat pro Nutzer
FastBill PlusDienstleistungsorientierte UnternehmenRechnungsstellung, Belegmanagement, Steuerberater-Schnittstelle, EÜRAb 18 €/Monat

FAQ Buchhaltungssoftware & Buchhaltung

Als Teilbereich des betrieblichen externen Rechnungswesens verantwortet die Finanzbuchhaltung (Abk.: FiBu) als Abteilung eines Unternehmens die Verbuchung aller Geschäftsvorfälle (Aufwendungen und Erträge) einer Firma, die in Zahlen messbar sind, einen Zahlungsstrom auslösen.

In größeren Unternehmen mit einem entsprechenden Volumen an Geschäftsvorfällen ist die Abteilung Finanzbuchhaltung noch einmal untergliedert in Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung. Umgangssprachlich ist oft nur von Buchhaltung die Rede.

Sämtliche Geschäftsvorfälle sind lückenlos zu dokumentieren. Es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Den gesetzlichen Rahmen bildet der § 239 HGB (Führung der Handelsbücher), aus dem hervorgeht, dass der “Kaufmann” zu einer vollständigen, richtigen, zeitgerechten und geordneten Buchführung verpflichtet ist, und, das steht im Paragraphen 243 Abs. 1 HGB, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten hat. Buchhaltungssoftware hilft bei der Einhaltung der GoB.

Aus §238 HGB ergibt sich eine Buchführungspflicht für jeden Kaufmann, der seine Bücher so zu führen hat, dass sich ein sachverständiger Dritter, wie z.B. der Sachbearbeiter des Finanzamts oder der Kreditsachbearbeiter einer Bank, innerhalb einer zumutbaren Zeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen kann.

Ist jeder Selbständige automatisch ein Kaufmann? Nein! Nur wer seine Firma in das Handelsregister eingetragen hat, also entweder eingetragener Kaufmann (e.K.) ist, eine Kapitalgesellschaft (AG, UG, GmbH) oder eine Personengesellschaft (OHG, KG, GmbH & Co. KG) gegründet hat, ist per se Buchführungspflichtig. Des Weiteren ergeben sich aus $141 AO (Abgabenordnung) für alle anderen Gewerbetreibenden, also auch Einzelunternehmer oder Angehörige einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) die Verpflichtung zur regelmäßigen Jahresabschlüssen, wenn der Umsatz im Kalenderjahr 600.000 € übersteigt bzw. der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr mehr als 60.000 € beträgt. Eine gute Buchhaltungssoftware bildet alle gesetzlichen Vorschriften und Änderungen der Gesetzeslage korrekt und zeitnah ab.

Doch unabhängig von gesetzlichen Anforderungen sollte jeder Selbständige, jeder Unternehmer, ein großes Eigeninteresse daran haben seine Geschäftsvorfälle so zu erfassen, dass sie ihm als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen dienen.

Wenn ich nicht weiß, wie es um meine Firma finanziell bestellt ist, dann kann es zu ungedeckten Investitionen (Ausgaben, die nicht durch Geldmittel oder einen Kredit gedeckt sind) kommen und die Firma dadurch in eine existenzielle Schieflage geraten, da der Unternehmer keinen exakten Überblick über die Kosten- und Einnahmensituation seiner Firma hat. Z.B. weil er keine Rückstellung für die quartärlich abzuführende Umsatzsteuer gebildet hat und das Finanzamt ihn in Zahlungsverzug setzt, oder er von seiner Gemeinde einen Säumniszuschlag aufgebrummt bekomme, weil kein Geld mehr für seine Gewerbesteuervorauszahlung auf dem Konto liegt und der Dispositionskredit schon ausgeschöpft ist.

Die vorbereitende Buchführung ist kein Hexenwerk. Dein Job: alle Ein- und Ausgangsrechnungen eines Monats oder Quartals chronologisch abzulegen und sie gesammelt dem Steuerberater zu übergeben. Selbst wenn dir die meisten Belege digital vorliegen, verlangen (noch) die meisten Steuerberater ein gedrucktes Belegpaket von dir. Dies tun sie teils aus alter prädigitaler Gewohnheit, und weil die Steuerfachkraft wahrscheinlich tatsächlich schneller deine Belege kontieren kann, wenn sie neben ihrer Tastatur einen Belegstapel liegen hat.

Falls der Steuerberater keine Buchhaltungspauschale erhebt sondern nach Zeit abrechnet, bringt dir die Ausdruckerei vielleicht sogar eine Kostenersparnis. Für das Kontieren benötigt dein Steuerberater die Bankgirokontoauszüge und ggf. den eines Zahlungsdienstleisters wie PayPal oder Stripe.

Anhand der Kontoauszüge kannst du schön abhaken, dass du kein Beleg vergisst. Meistens verlangt der Steuerberater noch eine CSV-Datei der Auszüge und importiert diese in sein DATEV-System. Das spart ebenfalls Zeit, denn das DATEV-Programm macht vor allem bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen zuverlässige Buchungsvorschläge, welche die Buchhaltungskraft nur noch bestätigen muss. Führst du eine Kasse für Barzahlungen? Diese Belege will dein Steuerberater ebenfalls sehen. Es gilt der Grundsatz “Keine Buchung ohne Beleg”. Ist z.B. ein Tankbeleg nicht mehr auffindbar, so musst du einen so genannten Ersatzbeleg/Eigenbeleg ausstellen. Für Überträge auf dein Privatgirokonto, dein Unternehmerlohn, braucht es keinen Beleg. Da ist der Auszug Beleg genug.

Der Steuerberater kontiert nun deine durch die Belege dokumentierten Geschäftsvorfälle und verbucht diese anhand eines Kontenplans auf passende Aufwands- und Ertragskonten. Willst du dich doch mehr in die Buchführung hineinknien, so kannst du auf die Belege bereits eine Kontonummer angeben, also selbst einen Buchungsvorschlag machen. Das Kosteneinsparpotenzial ist jedoch minimal oder gar nicht gegeben, da wiederkehrende Buchungen entweder sowieso schon “automatisch” verbucht werden, oder die Buchhaltungskraft deinen Buchungsvorschlag gegenprüfen muss, was auch Zeit kostet.

Nachdem alle Kontierungen erledigt sind, lässt der Steuerberater die Umsatzsteuer-Zahllast ermitteln und weist diese zur Begleichung an das Finanzamt an. Er generiert und schickt dir zudem eine digitale → Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), aus der zum Beispiel das Monatsergebnis und das vorläufige Jahresergebnis vor Steuern hervorgeht.

Um die Buchhaltung und Steuerzahlungen kommt kein Unternehmen herum. Hast du an deine Kunden im abgelaufenen Kalenderjahr Rechnungen mit einem Umsatzsteueranteil von mehr als 7.500 € ausgestellt, dann verpflichtet dich dein Finanzamt sogar zur Abgabe einer monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung, und zwar spätestens bis zum 10. Tag des Folgemonats.

Die Zahllast, also die positive Differenz zwischen der von dir in Rechnung gestellten Umsatzsteuer und der in den Kreditorenrechnungen enthaltenen, abziehbaren Vorsteuer, musst du ohne vorherige Aufforderung an das Finanzamt überweisen, sonst brummen sie dir einen Verspätungszuschlag auf.

Damit dein Steuerberater für dich die Voranmeldung machen kann, braucht er natürlich alle deine Ein- und Ausgangsrechnungen des abgelaufenen Monats. Steuerberatungskanzleien bieten in der Regel neben Steuerberatungsleistungen und der Erstellung eines steuerrechtlichen Jahresabschlusses auch einen Buchhaltungsservice an. Doch selbst wenn du die Buchhaltung komplett an deinen Steuerberater auslagerst, musst du trotzdem die vorbereitende Buchhaltung erledigen.

Ich würde auf jeden Fall erst einmal die monatliche Zahlungsweise wählen und den verlockenden Angeboten für eine Jahresvorauszahlung widerstehen. So kannst du für wenig Geld testen, ob du mit der Buchhaltungssoftware deiner Wahl zurecht kommst und du mit dem Support zufrieden bist. Wir sind bei Tools (auch bei Buchhaltungssoftware) schon so manches Mal einer Anfangsbegeisterung erlegen, haben das Tool rabattiert ein Jahr im Voraus bezahlt, und waren dann nach kurzer Zeit total frustriert. Diesen Fehler wollen wir dir ersparen.

Willst du selbst Geschäftsvorfälle buchen, solltest du so früh wie möglich prüfen, ob die DATEV-Schnittstelle einen wirklich reibungslosen Datenaustausch mit deinem Steuerberater ermöglicht, der Steuerberater also die Daten in sein System überführen kann und so für dich hoffentlich eine Kostenersparnis herausspringt, weil du die Konten für die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und die Umsatzsteuervoranmeldung schon bebucht hast und der Steuerberater dadurch einen geringeren Zeitaufwand hat.

In der Praxis setzen Steuerberatungskanzleien noch häufig auf analoge Prozesse und verlangen ausgedruckte Belege 🤦‍♂️, obwohl diese größtenteils digital angeliefert werden, und selbst wenn du die Konfektionierung selbst machst wird es für dich womöglich nicht billiger… Also am besten gleich im Vorfeld mit dem Steuerberater abklären, ob er zu einem elektronischen Datenaustausch bereit ist. Eventuell ist das mit einmaligen Set-Up-Kosten verbunden. Viele Steuerberater der älteren Generation halten an ihren Prozessen fest und wollen ohne Datenaustausch direkt selbst in ihrem DATEV Buchhaltungssoftware Modul arbeiten.

Setze bevorzugt auf einen bereits etablierten Buchhaltungssoftware Anbieter mit großem Kundenstamm, der schon einige Jahre auf dem Markt besteht, als auf ein Start-Up, das mit einer unausgereiften Software debütiert und eventuell wieder verschwindet, wenn das Venture Capital ausbleibt.

Kreditorenbuchhaltung: was ist das?

In der Kreditorenbuchhaltung geht es um Zahlungsausgänge. Die Kreditorenbuchhaltung ist die Unterabteilung bzw. eine wichtige Teilaufgabe der Finanzbuchhaltung. Hier dreht sich alles um die von Dienstleistern und Lieferanten eingehenden Rechnungen. Im Fachjargon werden Dienstleister und Lieferanten auch als Kreditoren bezeichnet. Ein Kreditor gibt dem Unternehmen einen “Kredit” in Form einer Leistung, wie z.B. die Lieferung einer Ware, und erstellt hierfür eine Rechnung, die der Unternehmer (Debitor, Schuldner) innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels zu begleichen hat.

Für jeden Kreditor legt der Kreditorenbuchhalter in seinem Buchhaltungstool einen so genannten Kreditorenstamm an, einen Datensatz, in dem er z.B. die Adressdaten hinterlegt, die Kontoverbindung, den Ansprechpartner für Rückfragen, die Umsatzsteuernummer, den Steuerschlüssel (19 %, 7 %), das vereinbarte Zahlungsziel, oder ein etwaiges Skonto, also ein prozentualer Preisnachlass, den der Lieferant gewährt, falls der Rechnungsempfänger innerhalb einer festgesetzten Frist die Rechnung begleicht.

Sobald eine Rechnung auf dem Tisch oder im Mailpostfach des Kreditorenbuchhalters landet, versieht er diese mit einem Eingangsstempel und einer fortlaufenden Nummer, sodass er z.B. bei einer Reklamation des Lieferanten dokumentieren kann, dass die Rechnung erst mit mehrtägiger Verspätung einging. Nach der Dokumentation des Rechnungseingangs steht die sachliche Prüfung der Rechnung an.

Diese Prüfung erfolgt oft in Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Fachmitarbeiter, z.B. aus dem Warenlager, der anhand der Bestell- und Lieferscheine die vollständige Lieferung der Ware überprüft. Ist die Ware in der gewünschten Menge und Qualität geliefert worden? Stehen auf der Rechnung die ausgehandelten Preise? Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung visiert der Buchhalter die Rechnung mit seinem Namenskürzel, setzt einen “grünen Haken” dahinter.

Die sachlich korrekte Rechnung wird nun kontiert, d.h. der Buchhalter bestimmt, auf welchen Konten dieser Geschäftsvorfall gebucht wird. Um die Kontierung zu beschleunigen, können bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen im Kreditorenkonto die zu bebuchenden Aufwandskonten einmalig hinterlegt werden; das spart Zeit und erhöht die Konsistenz. Die vom Lieferanten in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer verbucht der Buchhalter als Vorsteuer, die von der Umsatzsteuer Zahllast des Unternehmens abgezogenen wird. Die in Kreditorenrechnungen enthaltene Steuer ist somit ein durchlaufender Posten und ergebnisneutral.

Automatisierte Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler
Stopp, liebe Unternehmerin! Buchhaltung machen wir nicht mehr mit der Hand, sondern überlassen der KI. So das Marketingversprechen, doch weder bei der Buchhaltungssoftware noch Content Management Systemen, Homepage Baukästen, oder PDF Editoren, wird in Zukunft alles von KI-Geisterhand gehen

Nach der Kontierung geht die Rechnung in den Zahlungslauf. Zum Job der Kreditorenbuchhaltung gehört die fristgerechte Bezahlung der Eingangsrechnungen. In der Buchhaltungssoftware hinterlegte Skonti stellen sicher, dass bei vorfälliger Bezahlung Preisnachlässe automatisch gezogen werden. Bei einem größeren Buchungsvolumen landen die zu bezahlenden Rechnungen zunächst auf einer Zahlungsvorschlagsliste und werden nach dem Vieraugenprinzip final freigegeben. Rechnungen bis zu einer bestimmten Höhe kann der Buchhalter vielleicht selbst freigeben, bei größeren Beträgen muss ggf. der Fachabteilungsleiter grünes Licht geben oder der Geschäftsführer.

Die Bezahlung der Rechnung erfolgt heutzutage fast ausschließlich elektronisch. Taugliche Buchhaltungstools bieten eine Online-Banking-Schnittstelle an, mit der die Hausbank angebunden ist, und Zahlungsvorgänge somit innerhalb des Tools abgewickelt werden können.

In einer idealen Welt begleichen alle Kunden rechtzeitig ihre Rechnungen und die Firma hat immer genügend Geld um ihrerseits alle Kreditorenrechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Doch der Unternehmensalltag kann von diesem Ideal abweichen. Kunden verschieben womöglich die Bezahlung, weil sie die Leistung noch nicht als vollständig erbracht erachten und Nachbesserung verlangen. Oder es gibt gleich einen ganzen Zahlungsausfall, weil der Kunde Insolvenz anmelden musste. Der Unternehmer muss die Liquidität seines Unternehmens immer im Blick haben und ist bei drohenden Zahlungsausfällen gezwungen, die Bezahlung bestimmter Rechnungen nach hinten zu verschieben, um z.B. die Gehälter seiner Mitarbeiter auszuzahlen. Die Daten aus der Buchhaltungssoftware bilden hierbei eine wichtige Entscheidungsgrundlage.

Wenden wir uns nach diesem kleinen Exkurs in das Liquiditätsmanagement wieder einer einzelnen Rechnung zu. Diese wird natürlich nicht nach der Bezahlung geschreddert, sondern wie alle Buchhaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Eine systematische Ablage der Eingangsrechnung ist in einem Buchhaltungstool automatisch gewährleistet. Bei einer möglichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt erfolgt die Übermittlung der Buchungsvorgänge elektronisch.

Was ist Debitorenbuchhaltung?

Die Debitorenbuchhaltung hat die Zahlungseingänge im Blick, ohne die kein Unternehmen auf Dauer existieren kann. Erbringt eine Digitalagentur z.B. eine Leistung in Form der Erstellung einer Website für einen Neukunden, für sagen wir 15.000 € netto, so entsteht eine Forderung in dieser Höhe gegenüber dem Kunden. Die Begleichung der Forderung kann in drei Teilzahlungen untergliedert sein, z.B. ein Drittel der Summe nach Auftragsannahme, ein weiteres Drittel bei Lieferung einer testfähigen Version, und die Schlussrechnung nach erfolgreichem Launch. In einer größeren Agentur mit entsprechendem Kundenstamm kümmert sich eine eigene Unterabteilung der Finanzbuchhaltung um Vorgänge wie diese. Der Debitorenbuchhalter legt die Debitorenstammdaten an und sorgt in Abstimmung mit dem Projektleiter dafür, dass die Teilrechnungen zeitnah nach Projektfortschritt gestellt werden.

Die Debitorenbuchhaltung bewirtschaftet den Forderungsbestand, die Summe aller noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen (Liste der offenen Posten). Sie stellt sicher, dass die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und leitet bei Zahlungsverzug das Mahnverfahren ein. Hier ist wieder eine enge Abstimmung mit der Fachabteilung erforderlich, denn eine ungerechtfertigte Mahnung, z.B. weil der Projektleiter wegen Leistungsverzug einen Zahlungsaufschub eingeräumt hat, geht zu Lasten der Kundenzufriedenheit.

Lässt es die Verhandlungsmacht des Unternehmens zu, dann sind sehr kurze Zahlungsfristen wie Zahlung nach Erhalt der Rechnung oder innerhalb von 7 Werktagen anzustreben. Die Kundenseite dagegen möchte in der Regel möglichst großzügige Zahlungsziele eingeräumt bekommen. Eine unbezahlte Rechnung ist im Reklamationsfall ein Faustpfand, z.B. wenn nach dem Launch im Livebetrieb größere Bugs aufploppen und von der Agentur noch gefixt werden müssen.

Ein gutes Forderungsmanagement ist für die Liquidität des Unternehmens von zentraler Bedeutung und ab einem gewissen Kundenvolumen ohne ein Buchhaltungstool nicht zu leisten. Kurze Zahlungsziele, sofortige Rechnungsstellung nach abgenommenem Meilenstein, ein mehrstufiges, bei entsprechendem Massengeschäft automatisiertes Mahnwesen, sind wichtige Eckpfeiler eines effizienten Forderungsmanagements.

Sobald ein Zahlungseingang erfolgt, verschwindet die Rechnung von der Offene Posten Liste (OPOS). Ein gutes Buchhaltungstool unterstützt dich beim Abgleich deiner offenen Posten mit den Zahlungseingängen. Auf der OPOS steht der Name des Kunden, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und der Brutto-/Netto-Betrag. Überfällige Forderungen sind farblich gekennzeichnet. Die “Bank”, die Zahlungseingänge, sollten möglichst täglich gebucht werden. Peinlich wird es, wenn eine Mahnung raus geht, obwohl der Kunde bereits bezahlt hat…

Die aggregierte Auswertung des Zahlungsverhaltens der Kunden und ein Forecast der zu erwartenden Zahlungseingänge liefern wichtige Informationen für die Unternehmensplanung, wie z.B die Liquiditätsplanung und das Controlling. Bei verschlechterer Zahlungsmoral der Kunden muss ggf. zur Aufrechterhaltung der Liquidität das Bankobligo erhöht werden. Und bleibt der Ist-Nettoumsatz hinter den Erwartungen zurück, wird vielleicht in Abstimmung mit der Geschäftsführung eine Marketingkampagne zur Gewinnung von Neukunden auf den Weg gebracht. Buchhaltung ist also nicht nur lästiger Papierkram, sondern ein A und O erfolgreicher Unternehmensführung.

Fazit zur Buchhaltungssoftware

Der Steuerberater macht die monatliche Buchführung für dich und du musst lediglich deine Belege chronologisch geordnet abgeben. Sammelst du diese Belege fortlaufend und legst sie zum Beispiel konsequent in einem Ablagekorb ab, kommt zum Monatsanfang nicht so viel Stress auf und du hast deinen Part in kurzer Zeit erledigt.

Die Kosten für den Steuerberater sind unumgänglich und fallen regelmäßig an. Du solltest sie also in deiner Liquiditätsplanung unbedingt berücksichtigen. Ein Steuerberater um die Ecke anzuheuern ist insofern praktisch, als dass du ihm die Belege persönlich vorbeibringen kannst und nicht noch zusätzlich Porto bezahlen musst oder Gefahr läufst, dass die Belege auf dem Postweg verloren gehen.

Und weil die Steuer generell so ein sensibles Thema ist macht es Sinn, wenn man seinem Steuerbeichtvater des Vertrauens mal unkompliziert persönlich gegenübertreten kann, ohne dafür gleich reisen zu müssen.

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