Buchhaltungssoftware Vergleich 2025: Die besten Tools für Unternehmer
Buchhaltung – kaum jemand liebt sie, aber jedes Unternehmen, jeder Freelancer braucht sie. Gerade weil ab 2025 auch noch die E-Rechnungspflicht gilt. Rechungen in Word schreiben ist ein für alle mal passè. Die gute Nachricht: Es gibt wirklich viele empfehlenswerte Buchhaltungsprogramme. Welche Buchhaltungssoftware passt nun am besten? Finden Sie es heraus:
Buchhaltungsoftware finden: Der große Ratgeber
1. Was ist Buchhaltungssoftware?
Das Herzstück einer Buchhaltungssoftware sind ihre Funktionen. Rechnungsstellung, Einnahmen-Ausgaben-Verwaltung und Steuervorbereitung gehören zur Grundausstattung. Manche Programme gehen noch weiter: Schnittstellen zu Steuerberatern oder Finanzämtern sorgen dafür, dass alles reibungslos läuft, während du dich um dein Geschäft kümmern kannst. Kurz gesagt: Sie macht den lästigen Papierkram digital, effizient und (fast) unsichtbar.
Die Frage ist nur: Welche Buchhaltungssoftware passt wirklich zu Dir? Der Markt ist voll von Lösungen, die versprechen, deine Buchhaltung in wenigen Klicks zu erledigen. Von kostenlosen Tools für Einsteiger bis hin zu professionellen Programmen wie Lexoffice oder SevDesk – die Auswahl ist riesig. Kein Wunder, dass die Entscheidung schwerfällt.
Was sind die wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware?
Eine gute Buchhaltungssoftware ist wie ein Werkzeugkasten – alles, was du brauchst, ist griffbereit. Von der Rechnungsstellung bis zur Steuerberechnung, alles modular aufgebaut und auf deine Bedürfnisse abgestimmt. Hier ein Überblick über die wichtigsten Tools:
Funktion | Was sie leistet |
---|---|
Rechnungsstellung | Angebote, Rechnungen und Mahnungen automatisiert erstellen und versenden. |
Einnahmen-Ausgaben | Behalte jederzeit den Überblick über deine Finanzen. |
Steuerberechnung | Umsatzsteuer? Kein Problem – die Software rechnet es dir vor. |
Schnittstellen | Direkte Anbindung an dein Konto und den Steuerberater, alles ohne Kopfschmerzen. |
2. Welche Buchhaltungssoftware gibt es?
Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und Kleingewerbe
Kleinunternehmer und Kleingewerbetreibende haben andere Bedürfnisse als große Firmen. Während Konzerne oft mit komplexen ERP-Systemen arbeiten, reicht es Kleinunternehmern, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Hier punktet eine gute Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer mit Übersichtlichkeit und einfacher Bedienung.
Diese Programme sind speziell auf die Anforderungen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgestimmt. Automatisierte Steuerberechnungen, die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, und Bankenschnittstellen gehören zur Grundausstattung. Wichtig ist, dass die Software unkompliziert bleibt, denn Zeit für Einarbeitung hat niemand.
Hier ist ein tabellarischer Vergleich von Buchhaltungssoftware, die speziell für Kleinunternehmer und Kleingewerbe geeignet ist:
Programm | Zielgruppe | Funktionen | Preis |
---|---|---|---|
Lexoffice | Freiberufler, Kleinunternehmer | Rechnungsstellung, Steuerberechnung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Steuerberaterzugang, Cloud-basiert | Ab 8,90 €/Monat |
SevDesk | Mobile Unternehmer, KMU | Automatisierung von Buchhaltung und Rechnungsstellung, Bankenschnittstelle, EÜR, Cloud-basiert | Ab 7,90 €/Monat |
Debitoor | Einsteiger, kleine Gewerbe | Rechnungsstellung, einfache EÜR, mobile App, Kunden- und Zahlungsverwaltung | Ab 4 €/Monat |
BuchhaltungsButler | Solo-Selbstständige, Start-ups | Automatischer Import und Zuordnung von Bankdaten, EÜR, Rechnungs- und Mahnwesen | Ab 9,95 €/Monat |
DATEV Mittelstand Faktura | Kleine Unternehmen, Steuerberateranbindung | Rechnungsstellung, Buchführung, Steuerberechnungen, DATEV-Schnittstelle | Ab 30 €/Monat |
Zervant | Freelancer, kleine Dienstleister | Rechnungsstellung, Angebots- und Mahnwesen, mobile Nutzung | Kostenlos (Basisversion), Premium ab 8 €/Monat |
WISO Mein Büro | Kleine Unternehmen | Buchführung, EÜR, Steuerberechnung, Schnittstellen zu Banken und Steuerberatern | Ab 96 €/Jahr |
FastBill | Dienstleister, kleine Unternehmen | Rechnungsstellung, Belegverwaltung, EÜR, Integration mit Steuerberatern, Cloud-basiert | Ab 9 €/Monat |
GNUCash | Einsteiger, geringes Budget | Open-Source-Software, Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, einfache Finanzberichte | Kostenlos |
Buchhaltungssoftware für Vereine
Vereine stehen vor anderen Herausforderungen. Neben der Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen müssen sie Spenden dokumentieren und oft den Anforderungen der Gemeinnützigkeit gerecht werden. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der bekanntesten Programme, die speziell für Vereine entwickelt wurden.
Programm | Zielgruppe | Funktionen | Preis |
---|---|---|---|
WISO Mein Verein | Kleine bis mittelgroße Vereine | Mitgliederverwaltung, automatisierter Beitragseinzug, Spendenquittungen, Finanzverwaltung, Berichte | Ab ca. 69 €/Jahr |
easyVerein | Vereine mit Cloud-Bedarf | Cloudbasiert, Buchhaltung, Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Dokumentenmanagement | Ab 12 €/Monat |
Lexware Vereinsverwaltung | Vereine mit komplexen Anforderungen | Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Buchhaltung, Steuerfunktionen, Jahresabschlüsse, Berichte | Ab ca. 199 €/Jahr |
DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen | Große Vereine oder mit Steuerberateranbindung | Finanzbuchhaltung, Spendenverwaltung, Beitragsabrechnung, Jahresabschlüsse, gesetzeskonforme Berichte | Ab 30 €/Monat |
Agenda Vereinsbuchhaltung | Gemeinnützige Organisationen | Spendenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Erstellung von Spendenbescheinigungen, E-Bilanz | Ab 20 €/Monat |
SEWOBE VereinsMANAGER | Große Vereine mit umfangreichen Aufgaben | Cloudbasiert, Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Buchhaltung, Mahnwesen, flexibel anpassbar | Ab 39 €/Monat |
openVerein | Vereine mit geringem Budget | Open-Source, Basisfunktionen für Mitglieder- und Finanzverwaltung | Kostenlos |
FundraisingBox | Vereine mit Fokus auf Spendenmanagement | Spenderdatenverwaltung, Automatisierung von Spendenquittungen, Integration in andere Software | Ab 49 €/Monat |
Buchhaltungsprogramme für den Mittelstand
Wer größere Anforderungen hat, greift zu spezialisierten Lösungen. Anbieter wie Lexoffice, SevDesk und das SAP-Modul SAP Financial Accounting (SAP FI) richten sich an Unternehmen mit höheren Ansprüchen, z. B. an komplexe Steuerberechnungen oder die Integration in bestehende Systeme.
SAP FI sollte in die Tabelle für Buchhaltungssoftware für mittelständische Unternehmen aufgenommen werden. Hier ist die aktualisierte Tabelle:
Programm | Zielgruppe | Funktionen | Preis |
---|---|---|---|
SAP S/4HANA Finance | Mittelstand, wachstumsorientierte Unternehmen | Finanzbuchhaltung, Kostenstellenrechnung, Integration in ERP-Systeme, Echtzeitanalysen | Ab 1.500 €/Jahr (je nach Lizenzumfang) |
SAP FI (Financial Accounting) | Mittelständische bis große Unternehmen | Hauptbuchhaltung, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Bilanzierung, Steuerberechnung, Integration mit SAP-Modulen | Individuelle Lizenzpreise (abhängig von Modulumfang) |
DATEV Rechnungswesen | Unternehmen mit Steuerberateranbindung | Finanz- und Lohnbuchhaltung, Steuerberechnungen, Mahnwesen, umfangreiche Berichtsfunktionen | Ab 30 €/Monat (je nach Modul) |
Sage 50cloud | Mittelständische Unternehmen | Rechnungswesen, EÜR, Bilanzierung, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft, Cloud-Anbindung | Ab 25 €/Monat |
Microsoft Dynamics 365 Business Central | Unternehmen mit komplexen Anforderungen | Finanzbuchhaltung, Integration mit anderen Microsoft-Tools (z. B. Excel), Mehrsprachigkeit, ERP-Funktionen | Ab 59 €/Monat pro Nutzer |
Lexware Buchhaltung Pro | Mittelständische Unternehmen | Doppelte Buchführung, EÜR, Bilanzierung, Anlagenverwaltung, Steuerberechnung | Ab 22,90 €/Monat |
Infor CloudSuite Financials | Unternehmen mit globaler Reichweite | Finanzbuchhaltung, Budgetierung, Konsolidierung, Cloud-basiert, Echtzeitanalysen | Ab 100 €/Monat pro Nutzer |
Oracle NetSuite | Mittelstand und größere Unternehmen | Cloud-basiert, Finanzbuchhaltung, ERP-Funktionen, Echtzeitanalysen, globale Skalierbarkeit | Ab 99 €/Monat pro Nutzer |
FastBill Plus | Dienstleistungsorientierte Unternehmen | Rechnungsstellung, Belegmanagement, Steuerberater-Schnittstelle, EÜR | Ab 18 €/Monat |
FAQ Buchhaltungssoftware & Buchhaltung
Kreditorenbuchhaltung: was ist das?
In der Kreditorenbuchhaltung geht es um Zahlungsausgänge. Die Kreditorenbuchhaltung ist die Unterabteilung bzw. eine wichtige Teilaufgabe der Finanzbuchhaltung. Hier dreht sich alles um die von Dienstleistern und Lieferanten eingehenden Rechnungen. Im Fachjargon werden Dienstleister und Lieferanten auch als Kreditoren bezeichnet. Ein Kreditor gibt dem Unternehmen einen “Kredit” in Form einer Leistung, wie z.B. die Lieferung einer Ware, und erstellt hierfür eine Rechnung, die der Unternehmer (Debitor, Schuldner) innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels zu begleichen hat.
Für jeden Kreditor legt der Kreditorenbuchhalter in seinem Buchhaltungstool einen so genannten Kreditorenstamm an, einen Datensatz, in dem er z.B. die Adressdaten hinterlegt, die Kontoverbindung, den Ansprechpartner für Rückfragen, die Umsatzsteuernummer, den Steuerschlüssel (19 %, 7 %), das vereinbarte Zahlungsziel, oder ein etwaiges Skonto, also ein prozentualer Preisnachlass, den der Lieferant gewährt, falls der Rechnungsempfänger innerhalb einer festgesetzten Frist die Rechnung begleicht.
Sobald eine Rechnung auf dem Tisch oder im Mailpostfach des Kreditorenbuchhalters landet, versieht er diese mit einem Eingangsstempel und einer fortlaufenden Nummer, sodass er z.B. bei einer Reklamation des Lieferanten dokumentieren kann, dass die Rechnung erst mit mehrtägiger Verspätung einging. Nach der Dokumentation des Rechnungseingangs steht die sachliche Prüfung der Rechnung an.
Diese Prüfung erfolgt oft in Zusammenarbeit mit einem entsprechenden Fachmitarbeiter, z.B. aus dem Warenlager, der anhand der Bestell- und Lieferscheine die vollständige Lieferung der Ware überprüft. Ist die Ware in der gewünschten Menge und Qualität geliefert worden? Stehen auf der Rechnung die ausgehandelten Preise? Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung visiert der Buchhalter die Rechnung mit seinem Namenskürzel, setzt einen “grünen Haken” dahinter.
Die sachlich korrekte Rechnung wird nun kontiert, d.h. der Buchhalter bestimmt, auf welchen Konten dieser Geschäftsvorfall gebucht wird. Um die Kontierung zu beschleunigen, können bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen im Kreditorenkonto die zu bebuchenden Aufwandskonten einmalig hinterlegt werden; das spart Zeit und erhöht die Konsistenz. Die vom Lieferanten in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer verbucht der Buchhalter als Vorsteuer, die von der Umsatzsteuer Zahllast des Unternehmens abgezogenen wird. Die in Kreditorenrechnungen enthaltene Steuer ist somit ein durchlaufender Posten und ergebnisneutral.
Nach der Kontierung geht die Rechnung in den Zahlungslauf. Zum Job der Kreditorenbuchhaltung gehört die fristgerechte Bezahlung der Eingangsrechnungen. In der Buchhaltungssoftware hinterlegte Skonti stellen sicher, dass bei vorfälliger Bezahlung Preisnachlässe automatisch gezogen werden. Bei einem größeren Buchungsvolumen landen die zu bezahlenden Rechnungen zunächst auf einer Zahlungsvorschlagsliste und werden nach dem Vieraugenprinzip final freigegeben. Rechnungen bis zu einer bestimmten Höhe kann der Buchhalter vielleicht selbst freigeben, bei größeren Beträgen muss ggf. der Fachabteilungsleiter grünes Licht geben oder der Geschäftsführer.
Die Bezahlung der Rechnung erfolgt heutzutage fast ausschließlich elektronisch. Taugliche Buchhaltungstools bieten eine Online-Banking-Schnittstelle an, mit der die Hausbank angebunden ist, und Zahlungsvorgänge somit innerhalb des Tools abgewickelt werden können.
In einer idealen Welt begleichen alle Kunden rechtzeitig ihre Rechnungen und die Firma hat immer genügend Geld um ihrerseits alle Kreditorenrechnungen rechtzeitig zu bezahlen. Doch der Unternehmensalltag kann von diesem Ideal abweichen. Kunden verschieben womöglich die Bezahlung, weil sie die Leistung noch nicht als vollständig erbracht erachten und Nachbesserung verlangen. Oder es gibt gleich einen ganzen Zahlungsausfall, weil der Kunde Insolvenz anmelden musste. Der Unternehmer muss die Liquidität seines Unternehmens immer im Blick haben und ist bei drohenden Zahlungsausfällen gezwungen, die Bezahlung bestimmter Rechnungen nach hinten zu verschieben, um z.B. die Gehälter seiner Mitarbeiter auszuzahlen. Die Daten aus der Buchhaltungssoftware bilden hierbei eine wichtige Entscheidungsgrundlage.
Wenden wir uns nach diesem kleinen Exkurs in das Liquiditätsmanagement wieder einer einzelnen Rechnung zu. Diese wird natürlich nicht nach der Bezahlung geschreddert, sondern wie alle Buchhaltungsunterlagen mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Eine systematische Ablage der Eingangsrechnung ist in einem Buchhaltungstool automatisch gewährleistet. Bei einer möglichen Betriebsprüfung durch das Finanzamt erfolgt die Übermittlung der Buchungsvorgänge elektronisch.
Was ist Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung hat die Zahlungseingänge im Blick, ohne die kein Unternehmen auf Dauer existieren kann. Erbringt eine Digitalagentur z.B. eine Leistung in Form der Erstellung einer Website für einen Neukunden, für sagen wir 15.000 € netto, so entsteht eine Forderung in dieser Höhe gegenüber dem Kunden. Die Begleichung der Forderung kann in drei Teilzahlungen untergliedert sein, z.B. ein Drittel der Summe nach Auftragsannahme, ein weiteres Drittel bei Lieferung einer testfähigen Version, und die Schlussrechnung nach erfolgreichem Launch. In einer größeren Agentur mit entsprechendem Kundenstamm kümmert sich eine eigene Unterabteilung der Finanzbuchhaltung um Vorgänge wie diese. Der Debitorenbuchhalter legt die Debitorenstammdaten an und sorgt in Abstimmung mit dem Projektleiter dafür, dass die Teilrechnungen zeitnah nach Projektfortschritt gestellt werden.
Die Debitorenbuchhaltung bewirtschaftet den Forderungsbestand, die Summe aller noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen (Liste der offenen Posten). Sie stellt sicher, dass die Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und leitet bei Zahlungsverzug das Mahnverfahren ein. Hier ist wieder eine enge Abstimmung mit der Fachabteilung erforderlich, denn eine ungerechtfertigte Mahnung, z.B. weil der Projektleiter wegen Leistungsverzug einen Zahlungsaufschub eingeräumt hat, geht zu Lasten der Kundenzufriedenheit.
Lässt es die Verhandlungsmacht des Unternehmens zu, dann sind sehr kurze Zahlungsfristen wie Zahlung nach Erhalt der Rechnung oder innerhalb von 7 Werktagen anzustreben. Die Kundenseite dagegen möchte in der Regel möglichst großzügige Zahlungsziele eingeräumt bekommen. Eine unbezahlte Rechnung ist im Reklamationsfall ein Faustpfand, z.B. wenn nach dem Launch im Livebetrieb größere Bugs aufploppen und von der Agentur noch gefixt werden müssen.
Ein gutes Forderungsmanagement ist für die Liquidität des Unternehmens von zentraler Bedeutung und ab einem gewissen Kundenvolumen ohne ein Buchhaltungstool nicht zu leisten. Kurze Zahlungsziele, sofortige Rechnungsstellung nach abgenommenem Meilenstein, ein mehrstufiges, bei entsprechendem Massengeschäft automatisiertes Mahnwesen, sind wichtige Eckpfeiler eines effizienten Forderungsmanagements.
Sobald ein Zahlungseingang erfolgt, verschwindet die Rechnung von der Offene Posten Liste (OPOS). Ein gutes Buchhaltungstool unterstützt dich beim Abgleich deiner offenen Posten mit den Zahlungseingängen. Auf der OPOS steht der Name des Kunden, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum und der Brutto-/Netto-Betrag. Überfällige Forderungen sind farblich gekennzeichnet. Die “Bank”, die Zahlungseingänge, sollten möglichst täglich gebucht werden. Peinlich wird es, wenn eine Mahnung raus geht, obwohl der Kunde bereits bezahlt hat…
Die aggregierte Auswertung des Zahlungsverhaltens der Kunden und ein Forecast der zu erwartenden Zahlungseingänge liefern wichtige Informationen für die Unternehmensplanung, wie z.B die Liquiditätsplanung und das Controlling. Bei verschlechterer Zahlungsmoral der Kunden muss ggf. zur Aufrechterhaltung der Liquidität das Bankobligo erhöht werden. Und bleibt der Ist-Nettoumsatz hinter den Erwartungen zurück, wird vielleicht in Abstimmung mit der Geschäftsführung eine Marketingkampagne zur Gewinnung von Neukunden auf den Weg gebracht. Buchhaltung ist also nicht nur lästiger Papierkram, sondern ein A und O erfolgreicher Unternehmensführung.
Fazit zur Buchhaltungssoftware
Der Steuerberater macht die monatliche Buchführung für dich und du musst lediglich deine Belege chronologisch geordnet abgeben. Sammelst du diese Belege fortlaufend und legst sie zum Beispiel konsequent in einem Ablagekorb ab, kommt zum Monatsanfang nicht so viel Stress auf und du hast deinen Part in kurzer Zeit erledigt.
Die Kosten für den Steuerberater sind unumgänglich und fallen regelmäßig an. Du solltest sie also in deiner Liquiditätsplanung unbedingt berücksichtigen. Ein Steuerberater um die Ecke anzuheuern ist insofern praktisch, als dass du ihm die Belege persönlich vorbeibringen kannst und nicht noch zusätzlich Porto bezahlen musst oder Gefahr läufst, dass die Belege auf dem Postweg verloren gehen.
Und weil die Steuer generell so ein sensibles Thema ist macht es Sinn, wenn man seinem Steuerbeichtvater des Vertrauens mal unkompliziert persönlich gegenübertreten kann, ohne dafür gleich reisen zu müssen.