So macht Papierkram Buchhaltung zur Nebensache

Wussten Sie, dass 96 % aller Nutzer und Nutzerinnen von „Papierkram“ die Buchhaltungssoftware weiterempfehlen würden? Und dass, obwohl Buchhaltung als eine der am meist gehassten Pflichten gilt. Papierkram verspricht Selbstständigen eine Buchhaltung, die keine Buchhaltungskenntnisse voraussetzt. Über 100.000 Nutzerinnen und Nutzer nehmen dieses Versprechen ernst. Was die cloudbasierte Software wirklich leistet und warum das Free-Modell in der Branche einzigartig ist, lesen Sie im folgenden Beitrag.

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Das Wichtigste in Kürze

• Papierkram deckt den gesamten Buchhaltungszyklus ab: von Angebot und Rechnung über Zeiterfassung und Belegverwaltung bis zu UStVA und EÜR
• Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Ablaufdatum — mit Basisfunktionen zum Einstieg
• Papierkram ist GoBD-zertifiziert, DSGVO-konform und hostet ausschließlich in deutschen Rechenzentren
• E-Rechnungen nach ZUGFeRD- und X-Rechnungs-Standard sind vollständig integriert und decken die E-Rechnungspflicht ab 2025 ab

Buchhaltung ist für die meisten Selbstständigen und Freiberufler ganz sicher keine Lieblingsbeschäftigung, sondern notwendiges Übel. Zeit, die in Belege, Formulare und Buchungssätze fließt, fehlt bei Projekten, Kunden und dem eigenen Wachstum. Papierkram setzt an genau dieser Stelle an: als cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die von der Angebotserstellung bis zur EÜR alles in einem einzigen Tool bündelt und so konzipiert ist, dass Sie keinerlei Vorkenntnisse benötigen.

Was ist Papierkram?

Papierkram ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die seit über zehn Jahren auf dem Markt ist. Die Software läuft vollständig im Browser und ist damit plattformunabhängig: Ob Windows, Mac oder Linux, Sie benötigen lediglich einen aktuellen Browser. Für iOS und Android gibt es zusätzlich eine mobile App, mit der Sie Belege scannen und ablegen sowie Arbeitszeiten auch unterwegs erfassen können.

Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert, konkret in Frankfurt am Main und Hamburg. Das entspricht den Anforderungen der DSGVO und schafft eine klare rechtliche Situation für Selbstständige, die sensible Kunden- und Finanzdaten verwalten. Die Software ist in den unterschiedlichsten Branchen erprobt: Selbstständige aus Design, Fotografie, Webdesign, Coaching, Sozialpädagogik sowie Filmschaffende zählen zur breiten Nutzerbasis.

Das technische Fundament ist bewusst schlank gehalten: keine Installation, kein lokales Backup, kein Versionschaos zwischen Rechnern. Wer von unterwegs arbeitet, greift über den Browser auf dieselbe aktuelle Datenbasis zu wie am Schreibtisch.

Welches Problem löst Papierkram?

Sie kennen das Problem wahrscheinlich gut: Das Projekt ist abgeschlossen, der Kunde zufrieden, aber zwischen der erbrachten Leistung und dem Geldeingang liegt ein Parcours aus Rechnungsstellung, Belegablage und Umsatzsteuervoranmeldung. Jede dieser Stationen kostet Zeit (und Geld), die Selbstständige lieber in produktive Arbeit investieren würden. Hinzu kommen Unsicherheiten: Ist die Rechnung rechtssicher formatiert? Fließen alle Buchungen korrekt in die UStVA ein? Was ist mit innergemeinschaftlichen Rechnungen für Kunden aus dem EU-Raum?

Papierkram adressiert dieses Problem mit einem klaren Ansatz: Die Software bildet den typischen Geschäftszyklus kleiner Unternehmen vollständig ab und verzichtet dabei auf alles, was Selbstständige nicht brauchen. Dadurch wird die Software so einfach bedienbar, dass auch Menschen ohne kaufmännische Ausbildung sich darin in wenigen Minuten zurecht finden. Nach Angaben von Papierkram würden 96 Prozent der Nutzerinnen und Nutzer die Software weiterempfehlen. Über 100.000 Nutzerinnen und Nutzer setzen nach eigenen Angaben heute auf die Plattform.

Die Grundidee ist konsequent: Wer einen neuen Kunden gewinnt, legt einen Kontakt an. Daraus wird ein Angebot, daraus ein Projekt, daraus eine Rechnung. Jede Zahlung fließt automatisch in UStVA und EÜR ein. Kein manueller Übertrag, nichts muss doppelt und dreifach eingetragen und erfasst werden.

Welche Funktionen bietet Papierkram?

Papierkram bündelt alle Bausteine, die Selbstständige für eine vollständige Buchhaltung brauchen, in einer einzigen cloudbasierten Oberfläche. Das Spektrum reicht von der Angebotserstellung über Rechnungsstellung und Zeiterfassung bis zu steuerrelevanten Auswertungen und dem vollständigen E-Rechnungs-Workflow. Wir haben uns das Angebot im Detail angeschaut: Der eigentliche Mehrwert liegt nicht in einzelnen Funktionen, sondern in deren nahtloser Integration innerhalb eines einzigen Tools.

Rechnungen und Angebote mit Papierkram

Papierkram ermöglicht die Erstellung rechtssicherer Rechnungen und Angebote in wenigen Klicks und versendet diese direkt aus der Software heraus an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden, inklusive E-Rechnungen nach ZUGFeRD- und X-Rechnungs-Standard. Sie wählen ein Projekt aus, passen die Vorlage an und fügen Positionen aus dem hinterlegten Dienstleistungskatalog ein. Papierkram bietet individuelle Briefpapier-Layouts mit Upload-Funktion; ab Tarif S steht zusätzlich ein CSS-Editor für eigene Layoutanpassungen zur Verfügung.

Angebote lassen sich mit einem Klick in Projekte umwandeln, Projekte mit einem weiteren Klick abrechnen. Rechnungen werden direkt aus erfassten Arbeitszeiten generiert, kein manueller Übertrag ist nötig. Das Mahnwesen ist ebenfalls integriert: Papierkram verwaltet offene Posten und unterstützt die Nachverfolgung fälliger Zahlungen. Beliebig viele Rechnungsvorlagen lassen sich anlegen und speichern.

Ein Praxisbeispiel: Eine freiberufliche Grafikdesignerin betreut gleichzeitig vier Kunden mit unterschiedlichen Stundensätzen. Anstatt am Monatsende Stunden aus verschiedenen Tabellen manuell zusammenzuführen, erfasst sie Zeiten direkt pro Projekt in Papierkram, überführt sie mit einem Klick in eine Rechnung und versendet diese ohne die Software zu verlassen. Die Buchung im Cashflow und in der UStVA erfolgt automatisch.

Zeiterfassung und Projektabwicklung

Papierkram enthält eine vollständig integrierte Zeiterfassung, mit der Sie Arbeitszeiten live per Klick auf „Play“ und „Pause“ erfassen und diese direkt mit einem Projekt und einem zugewiesenen Stunden- oder Tagessatz verknüpfen können. Die erfassten Zeiten sind jederzeit als Zwischen- oder Abschlussrechnung abrufbar, ohne dass ein separates Zeiterfassungstool nötig ist.

Die Projektverwaltung in Papierkram geht über eine einfache Aufgabenliste hinaus. Jedes Projekt erhält ein definiertes Budget, einen Zeitraum und zugewiesene Dienstleistungen mit Stundensätzen. Das ermöglicht eine unterjährige Budgetkontrolle in Echtzeit: Sie sehen jederzeit, wie viel vom Budget bereits verbraucht ist und ob weiterberechnete Belege noch innerhalb des vereinbarten Rahmens liegen. Aufgaben lassen sich erstellen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuweisen.

Die Zeiterfassung läuft auch über die mobile App auf iOS oder Android. Belege, etwa Quittungen für Reisekosten oder Materialausgaben, lassen sich direkt per App fotografieren und in das Papierkram-Konto übermitteln, wo sie automatisch im Posteingang landen und für die Belegverwaltung bereitstehen.

Auswertungen in Papierkram: Cashflow, UStVA und EÜR auf Knopfdruck

Jede Buchung in Papierkram fließt automatisch in Cashflow-Ansicht, Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmenüberschussrechnung ein, ohne manuellen Übertrag und ohne Zeitverzögerung. Die UStVA erstellt Papierkram vollautomatisch. Für die Abgabe laden Sie eine XML-Datei herunter und laden sie im ELSTER-Portal hoch.

Die EÜR wird mit jeder neuen Buchung fortgeschrieben, sodass Sie auch unterjährig jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung einsehen. Das ist besonders wertvoll für die Liquiditätsplanung: Wer weiß, wie die Steuerlast monatlich aussieht, kann gezielte Rückstellungen bilden. Ab Paket S liefert die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zusätzlich eine standardisierte Gegenüberstellung wichtiger betriebswirtschaftlicher Kennzahlen.

Ab Paket M lässt sich außerdem das Bankkonto über eine PSD2-konforme Schnittstelle direkt mit Papierkram verbinden. Eingehende Zahlungen werden dann automatisch mit den entsprechenden Rechnungen abgeglichen, und beglichene Rechnungen werden automatisch als bezahlt markiert.

E-Rechnungen mit Papierkram: ZUGFeRD, X-Rechnung und integrierte Validierung

Papierkram erstellt und empfängt E-Rechnungen in allen gängigen Formaten, konkret ZUGFeRD und X-Rechnung, und validiert eingehende Rechnungen automatisch auf Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnungspflicht 2025. Wer Rechnungen ins EU-Ausland oder in Drittländer stellt, profitiert zusätzlich von der automatischen Erstellung der Zusammenfassenden Meldung.

Rechnungen erstellen Sie im gewohnten Editor, Papierkram erzeugt das konforme XML-Format automatisch. Eingehende E-Rechnungen können per Upload oder direkt per E-Mail im Papierkram-Konto empfangen werden. Die automatische Validierung zeigt an, ob die eingehende Rechnung den gültigen Vorgaben entspricht. XML-Inhalte werden dabei lesbar dargestellt, ohne technisches KnowHow vorauszusetzen.

Was macht Papierkram anders?

Der Markt für Buchhaltungssoftware ist voller verschiedener Anbieter. Was Papierkram aus der Masse abhebt, ist eine Kombination aus drei Eigenschaften, die in dieser Kombination selten zu finden ist: ein dauerhaft kostenloser Einstiegstarif, eine konsequent einfache Bedienung ohne Abstriche bei der Rechtssicherheit und eine vollständige Abdeckung des Buchhaltungszyklus ohne Zusatzmodule.

Wie sicher sind meine Daten bei Papierkram?

Papierkram speichert alle Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main und Hamburg, sichert die Übertragung mit 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und führt tägliche Backups an einem zweiten Standort durch. Die Infrastruktur entspricht nach Angaben von Papierkram denselben Sicherheitsstandards, die auch Banken für ihre Online-Dienste einsetzen.

Besonders relevant für Selbstständige: Papierkram ist nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) durch das unabhängige Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsnetzwerk PKF uneingeschränkt zertifiziert. Alle Vorgaben der GoBD werden in allen relevanten Bereichen vollständig erfüllt. Zudem ist die Software DSGVO-konform und trägt Zertifikate von Trusted Shops, CHIP und Experten Testen sowie Auszeichnungen als klimafreundliches Unternehmen.

Wer Bedenken gegenüber Cloud-Buchhaltung hat, findet bei Papierkram konkrete Antworten auf die typischen Sicherheitsfragen: Die Daten liegen nicht auf ausländischen Servern, der Export aller Daten ist jederzeit möglich, und der Zugang ist mit modernen Authentifizierungsverfahren abgesichert.

Was kostet Papierkram?

Papierkram bietet vier Tarife, wobei der Einstiegstarif dauerhaft kostenlos ist. Nach der Registrierung starten Sie automatisch in einer 15-tägigen Testphase des Paket M, das Ihnen den vollen Funktionsumfang zeigt. Nach Ablauf wechselt das Konto automatisch in den Free-Tarif, ohne Kündigung und ohne Kreditkartenpflicht.

*Paket L erlaubt nach Angaben von Papierkram eine unlimitierte Nutzer:innenanzahl; zusätzliche Nutzer:innen sind kostenpflichtig. Alle Preise netto zzgl. MwSt.

Kann ich Papierkram dauerhaft kostenlos nutzen?

Ja. Der Free-Tarif von Papierkram ist dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Ablaufdatum. Das Konto wechselt nach der 15-tägigen Testphase des Paket M automatisch in den Free-Tarif. Enthalten sind nach Angaben von Papierkram Angebote, Rechnungen, Belege, Kontakte, Projekte, Zeiterfassung und Posteingang. Zu beachten: Im Free-Tarif tragen alle Dokumente ein Papierkram-Markenlogo. Eigenes Branding, CSS-Layoutanpassungen und die BWA stehen ab Paket S zur Verfügung. Die Bankkonto-Anbindung ist ab Paket M enthalten.

Das Preismodell skaliert sauber mit dem Unternehmenswachstum: Wer als Soloselbstständige oder Soloselbstständiger startet, kann im Free- oder S-Tarif beginnen und jederzeit ohne Datenverlust in ein höheres Paket upgraden. Wer Kundenportal, API-Zugang und Bankabgleich benötigt, findet diese Funktionen in Paket M von Papierkram. Eine vollständige Funktionsübersicht aller Tarife listet Papierkram auf der eigenen Preisseite.

Für wen eignet sich Papierkram?

Papierkram ist konzipiert für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die möglichst wenig Zeit mit Buchhaltung verbringen möchten und dabei trotzdem rechtssicher aufgestellt sein wollen. Die Software ist branchenübergreifend einsetzbar: Design, Fotografie, Webdesign, Coaching, Sozialpädagogik sowie Film und Rundfunk gehören zur bestätigten Nutzerbasis. Gemeinsam ist diesen Gruppen, dass Buchhaltung nicht ihr Kerngeschäft ist.

Besonders gut passt Papierkram zu projektbasierten Selbstständigen, die Leistungen stundenbasiert abrechnen. Ein Rechenbeispiel: Angenommen, ein freiberuflicher Entwickler betreut fünf parallel laufende Projekte mit unterschiedlichen Stundensätzen je Kunde. Mit Papierkram ließe sich für jedes Projekt eine separate Zeiterfassung führen, monatliche Sammelrechnungen könnten direkt aus den Zeitdaten generiert werden, und die UStVA würde am Monatsende automatisch bereitstehen. Was bisher zwei bis drei Stunden wöchentlich kostet, schrumpft auf wenige Minuten.

Weniger geeignet ist Papierkram für Unternehmen, die eine doppelte Buchführung mit GuV benötigen, oder für Firmen mit komplexen ERP-Anforderungen. Wer verschiedene Anbieter systematisch vergleichen möchte, findet in der Dr. Web-Übersicht zur Buchhaltungssoftware eine strukturierte Gegenüberstellung aktuell relevanter Lösungen. Papierkram ist dort als einer der führenden Anbieter im Segment Selbstständige und kleine Unternehmen gelistet.

Wie gut ist der Support von Papierkram?

Papierkram stellt umfangreiches Selbsthilfematerial bereit: Direkt nach dem Login erscheint eine Playlist mit Video-Tutorials zu den wichtigsten Funktionen sowie eine ausführliche Hilfedatenbank. Für viele Fragen reicht das, weil die Oberfläche auf Buchhaltungslaien ausgerichtet ist und alle Ausgabenkategorien mit verständlichen Erläuterungen versehen sind.

Die verifizierten Trusted-Shops-Bewertungen zeigen ein konsistent positives Bild: Schnelle Reaktionszeiten und hilfreiche Rückmeldungen werden wiederholt als Stärken genannt. Praktisch für alle, die von einem anderen Tool wechseln: Papierkram bietet einen Import-Wizard, der bei der Übernahme vorhandener Daten hilft. Nach Angaben von Papierkram sind Nutzerinnen und Nutzer damit in wenigen Minuten startklar.

Im umgekehrten Fall gibt es einen vollständigen One-Step-Export aller Daten als PDF-Rechnungen, Angebote, Kundenlisten und weitere Dokumente zum Download. Weiterführende Informationen zum Leistungsumfang bietet außerdem die Papierkram-Funktionsübersicht direkt.

Wie und wo können Sie Papierkram selbst ausprobieren?

Der Einstieg ist schnell gemacht: Registrieren Sie sich kostenlos bei Papierkram, ohne Kreditkarte und ohne zeitliches Limit. Nach der Anmeldung führt ein Einrichtungs-Assistent durch die wichtigsten ersten Schritte: Unternehmens- und Steuerdaten, erste Produkte und Dienstleistungen. Das Ergebnis ist ein einsatzbereites Buchhaltungs-Setup in wenigen Minuten, das keinerlei Vorkenntnisse voraussetzt.

Wie aufwendig ist der Wechsel zu Papierkram?

Der Wechsel zu Papierkram ist über einen integrierten Import-Wizard möglich, der bei der Datenübernahme aus anderen Buchhaltungssystemen hilft. Nach Angaben von Papierkram sind Nutzerinnen und Nutzer danach in wenigen Minuten vollständig eingerichtet und können direkt mit der neuen Software arbeiten.

Wer Papierkram verlassen möchte, kann jederzeit einen vollständigen Export aller Daten mit einem Klick anstoßen: Rechnungen als PDF, Angebote als PDF, Kundenlisten und weitere Exportformate stehen dabei zur Verfügung. Das Datenportabilitätsprinzip ist bei Papierkram in beide Richtungen konsequent umgesetzt. Wer neugierig ist, kann Papierkram direkt und kostenlos testen, ohne sich zu binden.

Glossar: 12 wichtige Fachbegriffe zur Buchhaltungssoftware

BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)

Die BWA ist eine standardisierte monatliche oder unterjährige Auswertung, die die Ertragslage eines Unternehmens und wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahlen darstellt. In Papierkram steht die BWA ab Paket S zur Verfügung und wird automatisch aus den laufenden Buchungen erstellt.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

DSGVO ist die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die seit Mai 2018 EU-weit gilt und den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Für Selbstständige, die Kundendaten in einer Buchhaltungssoftware verwalten, ist die DSGVO-Konformität des Anbieters ein wesentliches Auswahlkriterium. Papierkram hostet alle Daten in deutschen Rechenzentren und erfüllt die DSGVO vollständig.

E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine strukturierte, elektronische Rechnung im maschinenlesbaren Format, die automatisch weiterverarbeitet werden kann. Seit 2025 gilt für B2B-Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Papierkram unterstützt die Formate ZUGFeRD und X-Rechnung vollständig.

EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)

EÜR ist die vereinfachte Form der Gewinnermittlung für Selbstständige und Freiberufler ohne Buchführungspflicht nach HGB. Die EÜR errechnet den Gewinn aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Papierkram erstellt die EÜR automatisch aus allen laufenden Buchungen und hält sie unterjährig aktuell.

ELSTER

ELSTER steht für Elektronische SteuERklärung und ist das offizielle Online-Portal der deutschen Finanzverwaltung zur elektronischen Übermittlung von Steuererklärungen und Voranmeldungen. Papierkram erzeugt für die UStVA die konforme XML-Datei, die direkt ins ELSTER-Portal hochgeladen werden kann.

GoBD

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen definieren, wie digitale Buchhaltung rechtssicher geführt werden muss. Papierkram ist durch das Wirtschaftsprüfungsnetzwerk PKF uneingeschränkt GoBD-zertifiziert.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer im steuerlichen Sinn sind Selbstständige, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit sein können, sofern bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. Papierkram unterstützt sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzsteuerbefreite Abrechnungsmodelle und lässt sich entsprechend konfigurieren.

PSD2 (Payment Services Directive 2)

PSD2 ist die EU-Zahlungsdienstrichtlinie, die Banken verpflichtet, standardisierte Schnittstellen für den sicheren Datenzugriff durch Drittanbieter bereitzustellen. Papierkram nutzt diese PSD2-Schnittstelle ab Paket M, um Bankkonten direkt mit der Buchhaltungssoftware zu verbinden und Zahlungseingänge automatisch abzugleichen.

UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

UStVA ist die monatliche oder quartalsweise Meldung der angefallenen Umsatzsteuer an das Finanzamt, die in der Regel bis zum 10. des Folgemonats einzureichen ist. Papierkram erstellt die UStVA vollautomatisch aus allen gebuchten Einnahmen und Ausgaben und erzeugt die ELSTER-konforme XML-Datei für die Einreichung.

X-Rechnung

X-Rechnung ist ein deutsches E-Rechnungsformat im XML-Standard, das für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland vorgeschrieben ist und als nationales Referenzformat der E-Rechnungspflicht gilt. Papierkram erstellt X-Rechnungen direkt aus dem Rechnungseditor und unterstützt auch deren Empfang und Validierung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem menschenlesbaren PDF kombiniert. Papierkram unterstützt ZUGFeRD vollständig als Erstellungs- und Empfangsformat und erfüllt damit die Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025.

FAQ: Wie macht Papierkram Buchhaltung zur Nebensache?

Quellen

• Produktseite: Das einfache Buchhaltungstool | https://www.papierkram.de/lp/das-einfache-buchhaltungstool/ | besucht am 20.05.2026
• Preise und Tarifübersicht | https://www.papierkram.de/preise/ | besucht am 20.05.2026
• Papierkram M im Check: Funktionen und Kosten | https://www.papierkram.de/aktuelles/papierkram-m-im-check-funktionen-und-kosten-fuer-dein-business/ | besucht am 20.05.2026