20 wertvolle Tipps: Mahnung schreiben, ohne Kunden zu verlieren

Eine Rechnung bleibt offen, die Zahlungsfrist ist verstrichen, und jetzt stehst du vor der Frage: Wie schreibst du eine Mahnung, die deinem berechtigten Anspruch Nachdruck verleiht und trotzdem höflich bleibt? Schließlich willst du dein Geld bekommen und den Kunden möglichst behalten.

Für eilige Mahnwillige stehen am Anfang acht Mustertexte für typische Situationen. Danach folgen Tonfall, Eskalationsstufen und das rechtliche Rüstzeug vom Zahlungsverzug bis zum Mahnbescheid. Ein Buchhaltungssoftware Vergleich hilft dir zusätzlich dabei, Tools zu finden, die den Mahnprozess automatisieren und Vorlagen bereitstellen. So sparst du Zeit und kommunizierst klar, ohne unnötige Konflikte zu riskieren.

Ab wann sollte ich eine Mahnung schreiben?

Sobald die Zahlungsfrist ohne Zahlungseingang verstrichen ist. Rechtlich wirkt schon eine freundliche Erinnerung wie eine Mahnung, wenn sie unmissverständlich zur Zahlung auffordert und nach Fälligkeit beim Kunden ankommt. Ein sachlicher Text genügt:

„Sehr geehrte/r [Kundenname],
die Zahlungsfrist für unsere Rechnung Nr. [Nummer] ist am [Fälligkeitsdatum] abgelaufen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von [Betrag] bis zum [neues Datum], damit keine zusätzlichen Kosten entstehen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]“

Wie formuliere ich eine freundliche Zahlungserinnerung?

Eine freundliche Zahlungserinnerung geht von einem Versehen aus und setzt den Kunden nicht unter Druck. Betrag, Rechnungsnummer und Datum gehören trotzdem hinein:

„Hallo [Kundenname],
die Zahlung für unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] steht noch aus. Sicher ist sie im Tagesgeschäft untergegangen. Wir freuen uns, wenn Sie den Betrag von [Betrag] bis zum [neues Datum] überweisen. Bei Fragen sind wir gern für Sie da.
Viele Grüße
[Ihr Name]“

Wie formuliere ich eine pfiffige Zahlungserinnerung?

Ein Augenzwinkern kann die Aufmerksamkeit des Kunden wecken, ohne zu drängen. Das passt allerdings nur zu Kunden, mit denen du ohnehin locker umgehst:

„Hallo [Kundenname],
haben Sie vielleicht einen Goldschatz gefunden und darüber unsere Rechnung vergessen? Kein Problem, wir akzeptieren auch Schatzkarten! Spaß beiseite: Der Betrag für Rechnung Nr. [Nummer] steht noch aus. Wir freuen uns auf Ihre Überweisung bis zum [Datum].
Viele Grüße und guten Fund
[Ihr Name]“

Wie schreibe ich eine Mahnung an eine Privatperson?

Privatkunden erwarten einen respektvollen, verständnisvollen Ton. Hast du in der Rechnung nicht auf den automatischen Verzug nach 30 Tagen hingewiesen, setzt erst diese Mahnung den Kunden in Verzug. Das Schreiben sollte deshalb eindeutig formuliert sein:

„Liebe/r [Kundenname],
die Zahlung für die von mir am [Datum] erbrachte Leistung war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist bisher nicht eingegangen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von [Betrag] bis zum [neues Datum]. Haben Sie Fragen zur Rechnung, rufen Sie mich gern an.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]“

Wie gestalte ich die erste Mahnung freundlich?

Die erste Mahnung soll die Beziehung zum Kunden nicht belasten. Verständnis für Verzögerungen und eine klare neue Frist schließen sich nicht aus:

„Guten Tag [Kundenname],
die Zahlung für Rechnung Nr. [Nummer] ist noch nicht bei uns eingegangen. Verzögerungen kommen vor, deshalb bitten wir Sie, den Betrag von [Betrag] bis zum [neues Datum] zu begleichen. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.
Herzliche Grüße
[Ihr Name]“

Wie schreibe ich eine Zahlungsaufforderung?

Bleibt die freundliche Erinnerung ohne Wirkung, wird der Ton bestimmter, aber nicht unhöflich:

„Sehr geehrte/r [Kundenname],
trotz unserer Erinnerung vom [Datum] ist der Betrag von [Betrag] für Rechnung Nr. [Nummer] bislang nicht beglichen. Wir bitten Sie, ihn bis spätestens [Datum] zu überweisen. Benötigen Sie eine Ratenzahlung, sprechen Sie uns bitte vor Ablauf dieser Frist an.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]“

Wie kann ich schreiben, um weitere Kosten zu vermeiden?

Der Hinweis auf drohende Kosten wirkt, wenn er sachlich bleibt. Gegenüber Geschäftskunden darfst du ab Verzug Zinsen und eine Pauschale von 40 Euro verlangen, gegenüber Verbrauchern nur die Zinsen:

„Liebe/r [Kundenname],
die Zahlung für Rechnung Nr. [Nummer] steht weiterhin aus. Bitte beachten Sie, dass wir ab Verzugseintritt gesetzliche Verzugszinsen berechnen dürfen. Diese Kosten möchten wir Ihnen gern ersparen und bitten Sie deshalb, den Betrag von [Betrag] bis zum [Datum] zu überweisen.
Mit besten Grüßen
[Ihr Name]“

Wie sollte man vorgehen, wenn ein Kunde zu wenig überwiesen hat?

Dann bedankst du dich für die Zahlung und nennst die Differenz genau, ohne den Kunden vor den Kopf zu stoßen:

„Guten Tag [Kundenname],
vielen Dank für Ihre Zahlung vom [Datum]. Beim Abgleich haben wir festgestellt, dass [Differenzbetrag] zum Rechnungsbetrag fehlen. Bitte überweisen Sie den Restbetrag bis zum [Datum]. Für Fragen stehen wir gern zur Verfügung.
Beste Grüße
[Ihr Name]“

Mit diesen Vorlagen bist du für den Alltag gerüstet. Der Rest des Beitrags zeigt, wie du die Stufen einer Mahnung klug aufbaust und wann du welche rechtlichen Schritte einleiten kannst.

Stufe: Die höfliche Erinnerung

Halte dein erstes Schreiben höflich, erwähne das Wort Mahnung nicht und drohe nicht mit unangenehmen Folgen. Gehe davon aus, dass dein Kunde die Zahlung nur vergessen hat. Einen neuen Zahlungstermin darfst du trotzdem nennen. Ein konkretes Datum wirkt eher wie eine Hilfe als wie Druck.

Nutze die Gelegenheit und schicke gleich eine Kopie der Rechnung mit. So machst du unterschwellig auf die Zahlung aufmerksam, und das Ganze wirkt wie eine Serviceleistung.

Beispiel:

Für unsere Rechnung vom [Datum] habe ich noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Um einen Bankfehler auszuschließen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie gezahlt haben. Sollten Sie die Zahlung noch nicht veranlasst haben, holen Sie das bitte kurzfristig nach.

Der Betrag für [Leistung] ist noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Das kommt vor: Eine Rechnung ist schnell übersehen oder geht verloren. Deshalb habe ich Ihnen die Rechnung noch einmal in Kopie beigefügt.

Schön ist auch der Hinweis, dass das Schreiben gegenstandslos ist, falls der Kunde bereits gezahlt hat. Hat er noch nicht gezahlt, bleibt der Satz ein freundlicher Ausklang.

Für Kauf bedanken, um Feedback bitten

Neben diesem Standardschreiben bieten sich pfiffige Varianten an, mit denen du dich in Erinnerung bringst. Bedanke dich zum Beispiel noch einmal für den Kauf oder den Auftrag, oder frage nach, ob der Kunde mit dem Produkt zufrieden ist.

Beispiel:

Ich freue mich, dass Sie [Produkt] gekauft haben. Da ich nichts Gegenteiliges von Ihnen gehört habe, gehe ich davon aus, dass Sie zufrieden sind. Bitte begleichen Sie nun noch die beigefügte Rechnung über [Betrag].

Ich freue mich, dass wir Ihren neuen Webauftritt gestalten durften, und hoffe, dass er Ihnen schon viele zufriedene Kunden gebracht hat. Weil wir die Qualität unserer Arbeit ständig verbessern wollen, sind wir für Ihr Feedback dankbar. […] PS: Bitte überweisen Sie in den nächsten Tagen noch den offenen Betrag von [Betrag].

Arbeitest du allein, schreibst du an diesen Stellen in der Ich-Form.

An eigene Leistung erinnern

Das letzte Beispiel geht schon in Richtung „an die eigene (sehr gute) Leistung erinnern“. Mit diesem Hinweis machst du deinem Kunden indirekt klar, was er zu verlieren droht, wenn er die Rechnung nicht bezahlt und die Geschäftsbeziehung aufs Spiel setzt.

Ein weiteres Beispiel dafür wäre:

Ich hoffe, dass Ihr neuer Webauftritt Ihnen schon viele zufriedene Kunden gebracht hat. Es ist heute gar nicht mehr so leicht, flüchtige Besucher von seinen Produkten zu überzeugen. Für weitere Verbesserungen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. […] PS: Anbei finden Sie noch einmal die Kopie der fälligen Rechnung vom [Datum]. Vermutlich ist sie im Tagesgeschäft untergegangen. Es wäre schön, wenn Sie die Zahlung in den nächsten Tagen nachholen könnten. Vielen Dank.

Stufe: Die Mahnung

Erst wenn deine Zahlungserinnerung keinen Erfolg hatte, wirst du deutlicher. Verwende dann ausdrücklich das Wort Mahnung, nenne die Rechnungsdaten und setze eine neue Zahlungsfrist. Auch hier gilt: Solange du nicht weißt, ob du einen Gewohnheitstäter vor dir hast, drohst du nicht gleich mit harten Konsequenzen. Schreibe bestimmt, aber sachlich und höflich.

Versäumnis ansprechen

Rede jetzt nicht mehr um den heißen Brei herum, sondern sprich das Versäumnis offen an:

Leider muss ich feststellen …

Leider haben Sie auf mein Schreiben vom [Datum] nicht reagiert …

Leider ist unsere Rechnung vom [Datum] noch nicht beglichen …

Bitte den Kunden dann, seinen Teil des Vertrags zu erfüllen und den offenen Betrag bis zu einem festen Datum zu bezahlen.

Einen persönlichen Kontakt in Aussicht stellen

Nicht jeder säumige Zahler ist ein abgebrühter Gewohnheitstäter. Mancher gerät bei der Aussicht auf ein persönliches Gespräch mit seinem Gläubiger ins Schwitzen. Nutze das und kündige einen Anruf oder einen Besuch an:

PS: Gibt es Probleme mit unserer Leistung? Gern komme ich kurzfristig bei Ihnen vorbei, um sie zu klären. Ist die Rechnung bis zum [Datum] nicht bezahlt, rufe ich Sie auf jeden Fall an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.

Zusätzliche Kosten der Mahnung erwähnen

Der Hinweis auf Verzugszinsen, Mahnkosten oder Gerichtskosten bewegt viele Kunden zur Zahlung. Freundlich formuliert, könnte das so aussehen:

Leider ist der Betrag von [Betrag] für [Leistung] noch nicht auf unserem Konto eingegangen. Bitte holen Sie die Zahlung nach. Das erspart uns beiden zusätzliche Arbeit und Kosten.

Holen Sie die Überweisung bitte bis zum [Datum] nach. Das erspart Ihnen weitere Kosten, uns Arbeit und allen Verdruss.

Halten Sie das neue Zahlungsziel nicht ein, müssen wir Ihnen leider Verzugszinsen und unsere Mahnkosten zusätzlich in Rechnung stellen.

Mahnverfahren erwähnen

Möchtest du deinem Kunden nur ungern ein gerichtliches Mahnverfahren ins Haus schicken, dann sag ihm das. Auch hier genügt manchmal eine freundliche Andeutung. Statt eines kriegerischen „sehe ich mich gezwungen, den Rechtsweg zu beschreiten“ klingt das freundlicher:

Wenn möglich, möchte ich auf ein Mahnverfahren und weitere rechtliche Schritte verzichten. Deshalb bitte ich Sie, den offenen Betrag innerhalb der nächsten sieben Tage zu bezahlen. Vielen Dank.

Grundsätzliche Tipps

Früher schickten Gläubiger säumigen Zahlern üblicherweise mehrere Mahnungen, die sich in Ton und Nachdruck steigerten. Rechtlich ist das nicht nötig. Geschäftskunden geraten spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ansonsten reicht eine einzige eindeutige Mahnung nach Fälligkeit.

Trotzdem solltest du im ersten Schreiben nicht gleich mit Konsequenzen drohen und auf deine Rechte pochen. Oft bleibt eine Rechnung im Alltag liegen, ohne dass böse Absicht dahintersteckt. Hinzu kommt die Reichweite im Netz: Ein verärgerter Kunde erzählt in sozialen Netzwerken und Bewertungsportalen schnell weiter, wie er behandelt wurde.

Man sieht sich immer zweimal im Leben, sagt das Sprichwort, und in Zeiten von Bewertungsportalen gilt das erst recht. Zur Demut gegenüber unpünktlichen Zahlern ruft das Sprichwort nicht auf. Gefragt ist aber Fingerspitzengefühl, damit du am Ende nicht selbst Schaden nimmst.

Meistens genügt eine Erinnerung an den offenen Betrag. Ganz hartgesottene Fälle zucken dagegen auch bei der dritten Mahnung nur mit den Schultern. Hier helfen nur andere Mittel, vom gerichtlichen Mahnverfahren bis zur Zwangsvollstreckung. Damit befassen wir uns weiter unten. Hat dein Kunde nach Ablauf der vereinbarten Frist nicht gezahlt, hakst du zunächst freundlich nach.

Noch ein Tipp vorab: Schreibe möglichst in der Ich-Form. Das wirkt persönlicher als das unpersönliche „Wir“. Im Zweifel mischst du die Formen. Steht die Leistung deiner Firma mit mehreren Mitarbeitern im Mittelpunkt, schreibst du etwa: „Ich habe festgestellt, dass unsere Rechnung …“

Einzelkämpfern lege ich besonders ans Herz, immer die Ich-Form und nie die Wir-Form zu wählen. Zum einen klingt das „Ich“ wie ein persönliches Gespräch und entfaltet so mehr psychologische Wirkung. Zum anderen merken deine Kunden ohnehin, wenn du deine Firma allein betreibst. Dann wirkt ein „Wir“ geradezu lächerlich, die Zeiten des Pluralis Majestatis sind lange vorbei.

Das Zuckerchen

Niemand verbietet dir, einem säumigen Zahler in der Mahnung einen Anreiz zu bieten, vorausgesetzt, du willst ihn als Kunden behalten. Biete ihm zum Beispiel einen Rabatt auf den nächsten Auftrag an. Damit nimmst du der Mahnung die Schärfe und zeigst ihm, dass du die Geschäftsbeziehung schätzt.

Beispiel:

PS: Habe ich Ihnen eigentlich schon dafür gedankt, dass Sie uns seit Jahren treu sind? Nein? Dann hole ich das hiermit nach, verbunden mit einem Rabatt von [xx] % auf Ihren nächsten Auftrag. Versprochen.

Immer möglich: den Kunden anrufen

Ein Anruf muss kein Druckmittel sein. Vieles lässt sich am Telefon besser klären als per Brief oder E-Mail. Frage deinen Kunden, warum er nicht zahlt, und suche bei Problemen nach Lösungen wie einer Ratenzahlung. Halte das Ergebnis anschließend schriftlich fest und schicke dem Kunden eine Kopie.

Aber Achtung: Prüfe vorher, ob dein Kunde tatsächlich nicht gezahlt hat. Die Erstautorin dieses Beitrags bekam einmal den Anruf eines Unternehmens wegen einer angeblich offenen Rechnung, und zwar in einem Ton, als sei schon der Anruf eine Kulanz. Die Rechnung hatte sie jedoch sofort nach Erhalt bezahlt und konnte das schwarz auf weiß belegen. Für das Unternehmen war der Anruf peinlich, und obendrein hatte die Firma eine langjährige Kundin verloren. Der Ton macht eben die Musik.

Nach so viel Tonalität folgt jetzt das rechtliche Rüstzeug, damit du weißt, wann du welche Maßnahme rechtssicher ergreifen kannst.

Grundlagen des Forderungsmanagements

Damit du eine Forderung gegenüber einem Kunden durchsetzen kannst, muss sie fällig sein, und dein Kunde muss sich in Verzug befinden. Diese beiden juristischen Begriffe schauen wir uns genauer an.

1. Voraussetzung: Fälligkeit der Forderung

Wann eine Zahlung fällig ist und ob dein Schuldner bereits in Verzug ist, hängt weniger von deinem Mahnwesen ab als von den Zahlungsbedingungen, die du bei Vertragsschluss mit deinem Kunden vereinbart hast. Gibt es keine Absprache, gelten die Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Fangen wir mit der Fälligkeit an: Sind Leistungs- und Zahlungszeitpunkt nicht vertraglich geregelt, darfst du sie nicht einseitig im Rechnungstext nachschieben. Dann gilt die Generalklausel in § 271 BGB: Ist keine Zeit für die Leistung bestimmt und auch nicht aus den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger sie sofort verlangen.

Besondere Fälligkeitsregeln gelten für

• Dienstverträge (Vergütung grundsätzlich „nach der Leistung der Dienste“ fällig, § 614 BGB),
• Werkverträge (Vergütung grundsätzlich „bei der Abnahme des Werkes zu entrichten“, § 641 BGB) und
• Mietverträge über bewegliche Sachen wie Technik oder Server (Miete grundsätzlich „am Ende der Mietzeit zu entrichten“, § 579 BGB; bei Wohnraum gilt eine eigene Regel).

Der klassische Kaufvertrag, also die Lieferung eines Produkts, macht keine Schwierigkeiten: Du kannst die Bezahlung nach dem Gesetz sofort verlangen.

Alle anderen Vertragsformen verlangen deine Aufmerksamkeit. Hier vereinbarst du Fälligkeiten, damit nicht die gesetzlichen greifen. Vermietest du etwa Infrastruktur wie Speicherplatz für Websites, willst du die Miete in kürzeren Abständen bekommen als erst am Ende der Mietzeit. Auch ein Dienstvertrag, etwa über die laufende Wartung der IT deines Kunden, ist meist als Dauerschuldverhältnis angelegt. Die Vergütung erst nach Abschluss der gesamten Leistung zu erhalten, reicht dir dann nicht.

Hast du einen Werkvertrag geschlossen, etwa über die Erstellung einer Website, vereinbarst du ebenfalls besser Abschlagszahlungen und Fälligkeiten. Einseitig festsetzen kannst du solche Termine nicht, etwa durch eine Rechnung über eine Abschlagszahlung, die du kurzerhand mit sieben Tagen Frist für fällig erklärst. Der Kunde darf sich dann zu Recht darauf berufen, dass er erst nach Abnahme des fertigen Werks zahlen muss.

Merke dir: Nur beim Kaufvertrag musst du keine Fälligkeit vereinbaren (solltest das aber trotzdem tun). Bei allen anderen Vertragsformen vereinbarst du Fälligkeitstermine mit dem Kunden, damit deine Liquidität gesichert bleibt. Sonst wartest du im Zweifel länger auf dein Geld, als du dir leisten kannst.

2. Voraussetzung: Zahlungsverzug

So wichtig die Fälligkeit ist, allein darauf kannst du deine Ansprüche nicht stützen. Bevor du Verzugszinsen und Mahnkosten verlangen kannst, muss sich dein Schuldner in Verzug befinden.

Drei Wege führen in den Verzug: eine Mahnung nach Fälligkeit, einen vertraglich vereinbarten Zahlungstermin und die gesetzliche Verzugsautomatik nach 30 Tagen.

Verzug durch Mahnung

Zahlt der Kunde nach Fälligkeit nicht, gerät er mit Zugang einer Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Eine Mahnung muss weder so heißen noch drohen. Eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung genügt. Auch die freundliche Erinnerung aus der ersten Stufe kann deshalb schon den Verzug auslösen. Wichtig ist, dass du ihren Zugang beweisen kannst.

Verzug per Vertrag

Am besten sorgst du schon bei Vertragsschluss mit eindeutigen Zahlungsbedingungen für Klarheit, zum Beispiel so:

„Zahlungen sind sofort fällig. Der Kunde kommt mit Zahlungen spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 14 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt hat.“

Noch klarer ist ein im Vertrag nach dem Kalender bestimmter Zahlungstermin, etwa „zahlbar ohne Abzug bis spätestens 14. August 2026“. Verstreicht er, ist der Kunde ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB). Ein Datum, das erst auf der Rechnung steht und nicht vereinbart war, reicht dafür allerdings nicht und wirkt höchstens als Bitte.

Gesetzliche Verzugsautomatik

Hast du bei Vertragsschluss nichts geregelt und keine Mahnung geschickt, hilft die gesetzliche Verzugsautomatik für Entgeltforderungen. Die Regel ist eine vergleichsweise komfortable Notlösung, unterscheidet aber zwischen Privatpersonen (Verbrauchern) und Geschäftskunden:

• Geschäftskunden: Verzug nach 30 Tagen. Für Nicht-Verbraucher legt § 286 Abs. 3 BGB fest: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet […]“
• Verbraucher: Verzug nach 30 Tagen nur mit ausdrücklichem Hinweis. Machst du Geschäfte mit Verbrauchern, greift die Automatik nicht ohne Weiteres. Laut § 286 Abs. 3 BGB gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du deinen Kunden in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.

Praxistipp: Diese Auflage erfüllst du zum Beispiel mit einem gut sichtbaren Textbaustein wie diesem:

„Bitte zahlen Sie den fälligen Gesamtbetrag innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist. Haben Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung bezahlt, geraten Sie automatisch in Verzug. Eine gesonderte Mahnung ist dafür nicht erforderlich.“

Ein solcher Hinweis schadet auch in Rechnungen an Geschäftskunden nicht. Je nach Geschäftsbeziehung und bisheriger Zahlungsmoral deiner Kunden kannst du zusätzlich auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinweisen.

So berechnest du den Eintritt des Verzugs richtig

Angenommen, du schickst am Freitag, 10. Juli 2026, eine Rechnung über einen Kaufvertrag an einen Geschäftskunden, und sie geht ihm am Montag, 13. Juli 2026, zu. Mit dem Zugang der Rechnung beginnt die 30-Tage-Frist. Die Frist endet am 12. August 2026. Ist die Zahlung bis dahin nicht auf deinem Konto eingegangen, befindet sich dein Kunde ab dem 13. August 2026 im Verzug. Weitere Schritte sind nicht nötig. Den Zugang der Rechnung musst du im Streitfall allerdings beweisen; per Post verschickte Rechnungen ohne Nachweis sind hier eine Schwachstelle.

Übrigens: Schon vor Ablauf der 30-Tage-Frist ist der Schuldner in Verzug, wenn er die Zahlung „ernsthaft und endgültig verweigert“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB). Dann kannst du sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder Klage einreichen.

In diesem seltenen Fall sparst du dir das Mahnverfahren meist ganz und verklagst den Schuldner direkt. Beantragst du erst einen Mahnbescheid, legt ein Kunde, der die Zahlung ausdrücklich verweigert, ohnehin Widerspruch ein, und du verlierst nur Zeit.

Was ist mit Skontofristen?

Gewährst du deinen Kunden Skonto (zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen abzüglich 2 % Skonto, innerhalb von 30 Tagen rein netto“), ändert das an der sofortigen Fälligkeit grundsätzlich nichts. Du bietest nur einen Preisnachlass für schnelle Zahlung an. Geschäftskunden geraten deshalb auch mit Skonto nach 30 Tagen automatisch in Verzug, selbst ohne vereinbarten Kalendertermin. Privatkunden geraten auch bei Skontoangeboten nur dann ohne Mahnung nach 30 Tagen in Verzug, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Verzugsfolge #1: Schadenersatz

Ganz gleich, wie der Verzug entsteht: Sobald er eintritt, hast du Anspruch auf Ersatz deines Verzugsschadens. Ab diesem Zeitpunkt darfst du auf den offenen Betrag Zinsen verlangen. Der gesetzliche Verzugszins liegt gegenüber Geschäftskunden neun Prozentpunkte und gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent. Für Geschäftskunden ergeben sich so 10,52 Prozent, für Verbraucher 6,52 Prozent (Stand: Oktober 2026). Die Bundesbank passt den Satz jeweils zum 1. Januar und 1. Juli an. Die Werte für frühere Zeiträume zeigt dir diese Tabelle.

Die Verzinsung gleicht den finanziellen Schaden aus, der dir durch die verspätete Zahlung entsteht. Die gesetzlichen Sätze sind dabei keine Obergrenze, sondern ein Mindestschaden, den du nicht nachweisen musst. Mehr kannst du verlangen, wenn du einen tatsächlich höheren Schaden im Einzelfall belegst, etwa höhere Zinsen für einen Kontokorrentkredit.

Die Prozentangaben beziehen sich aufs Jahr, die Verzugszinsen berechnest du aber taggenau. Ist dir das zu umständlich, hilft dir ein Verzugszins-Rechner. Zusätzlich zu den Verzugszinsen darfst du deinem säumigen Kunden Folgendes in Rechnung stellen:

• bei Geschäftskunden eine Pauschale von 40 Euro je Entgeltforderung im Verzug (§ 288 Abs. 5 BGB), die auf spätere Anwaltskosten angerechnet wird,
• die Kosten aller Mahnschreiben, die du nach Eintritt des Verzugs verschickst (gesetzlich festgelegte Mahngebühren gibt es nicht, Gerichte akzeptieren im Streitfall meist wenige Euro pro Mahnung; die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, bleibt kostenfrei),
• die tatsächlich angefallenen Portokosten sowie
• Rechtsanwaltskosten in nachgewiesener Höhe.

Verzugsfolge #2: Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren kannst du einleiten, sobald die Forderung fällig ist; sinnvoll ist der Schritt in der Regel erst nach Eintritt des Verzugs. Ob dir das standardisierte Verfahren bei der Durchsetzung deiner Forderung tatsächlich hilft, hängt vom Schuldner ab. Bei manchen genügt schon die Ankündigung.

Wer dagegen nicht zahlen will oder nicht zahlen kann, lässt sich davon kaum beeindrucken. Bestreitet der Schuldner die Forderung, legt er Widerspruch ein. Der Widerspruch beendet das automatisierte Verfahren, und die Sache geht ins streitige Verfahren vor Gericht.

Manchmal ist ein Mahnbescheid sogar einvernehmlich sinnvoll. Angenommen, dein Kunde teilt dir offen mit, dass er derzeit nicht zahlen kann, weil ihm das Geld fehlt, verspricht aber, den Betrag in Raten zu festen Terminen abzuzahlen. Dann darfst du die Forderung fairerweise über einen Mahn- und Vollstreckungsbescheid insgesamt absichern. Ist dein Kunde ernsthaft zahlungswillig, wird er damit kein Problem haben.

Das Antragsverfahren zum Mahnbescheid

Den Erlass eines gerichtlichen Mahnbescheids beantragst du beim Mahngericht, das für deinen Wohnsitz oder Firmensitz zuständig ist. Welches das ist, erfährst du im zentralen Mahnportal der Bundesländer. Am einfachsten leitest du das automatisierte Verfahren in Form eines Online-Mahnantrags ein. Privatpersonen und Unternehmen ohne Anwalt können den Antrag auch weiterhin auf einem Papiervordruck stellen, Anwälte müssen ihn elektronisch einreichen.

Die Gerichtsgebühr für das Mahnverfahren beträgt eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, seit dem 1. Juni 2025 mindestens 38 Euro. Bei Forderungen bis 1.000 Euro gilt dieser Betrag, darüber steigt die Gebühr mit der Forderungssumme. Mit diesem Kostenrechner rechnest du die Gebühren für deine Forderung konkret aus.

Die Gebühren musst du vorstrecken, kannst sie aber deinem Schuldner in Rechnung stellen. Lässt du dich anwaltlich vertreten, gilt das auch für die Anwaltskosten. Statt einer Kanzlei kannst du auch ein registriertes Inkassounternehmen beauftragen, das außergerichtliche Mahnungen und den Mahnantrag für dich übernimmt; welche Dienstleister dafür infrage kommen, zeigt der Vergleich der Inkassounternehmen. Im automatisierten Mahnverfahren prüft das Gericht nicht, ob deine Forderung besteht, sondern nur, ob der Antrag formal richtig und vollständig ist. Ist das der Fall, erlässt das Gericht den Mahnbescheid und stellt ihn deinem Schuldner zu.

Nach der Zustellung hat der Schuldner zwei Wochen Zeit, Widerspruch einzulegen. Widerspricht er in dieser Frist nicht und zahlt auch nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Mit ihm kannst du die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher betreiben.

Gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner binnen zwei Wochen Einspruch einlegen. Der Bescheid steht aber einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich (§ 700 ZPO): Der Einspruch allein hält die Vollstreckung nicht auf.

12 Tipps, um schneller zu deinem Geld zu kommen

Hier findest du das Wichtigste zum Forderungsmanagement noch einmal in kompakter Form:

• Verschaffe dir bei den Vertragsverhandlungen eine gute Ausgangsposition, indem du unmissverständliche Zahlungsbedingungen vereinbarst.
• Vereinbare den spätesten Zahlungstermin im Vertrag nach dem Kalender, etwa so: „zahlbar bis spätestens 14. August 2026“.
• Verschicke deine Rechnung sofort nach Abschluss deiner Leistung (Ware oder Teilleistung).
• Mache deine Kunden klar und deutlich auf den Zeitpunkt des Zahlungsverzugs und seine Folgen aufmerksam. Bei Privatkunden ist dieser Hinweis Voraussetzung für die 30-Tage-Automatik.
• Rufe Kunden an, die mit einer Rechnung in Verzug sind, und frage nach, woran die Zahlung hakt.
• Steckt dein Kunde in Zahlungsschwierigkeiten, einige dich auf einen realistischen Zahlungstermin und handle eine angemessene Verzinsung aus. Im Zweifel sicherst du die Forderung mit einem Mahn- und Vollstreckungsbescheid ab.
• Wurde die Zahlung lediglich vergessen, gewähre eine Nachfrist von einer Woche.
• Ist die Rechnung dann immer noch offen, schicke eine schriftliche Mahnung mit einer einwöchigen Nachfrist.
• Willst du auf Nummer sicher gehen, verschickst du den Brief per Einschreiben mit Rückschein. Das unterstreicht die Ernsthaftigkeit deines Anliegens und verbessert deine Beweislage, falls der Verzugsbeginn strittig wird.
• Verzichte in deinen Schreiben auf Überschriften wie „1. Mahnung“. Daraus könnte der Schuldner den Schluss ziehen, dass noch weitere Mahnungen folgen, bevor du ernst machst.
• Ob du danach eine weitere außergerichtliche Mahnung schickst, den gerichtlichen Mahnbescheid beantragst oder klagst, entscheidest du im Einzelfall.
• Wickle möglichst viele Geschäfte über Vorkasse oder sofortige Zahlung ab, etwa per Karte, Lastschrift oder Online-Bezahldienst.

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(Der Beitrag erschien erstmals am 16. April 2009 und wurde von Heike Thormann geschrieben. Seitdem wurde er regelmäßig aktualisiert und erweitert, zuletzt im Oktober 2026 mit den Verzugszinsen ab 1. Juli 2026 und den Gerichtsgebühren seit 1. Juni 2025.)

FAQ: Häufige Fragen zur Mahnung