Gemeinsame Terminkalender: Die 9 besten Kalender Apps im Test

Die Anforderungen an einen gemeinsamen Online-Terminkalender

In der heutigen Zeit arbeitet der durchschnittliche Digitalworker nicht mehr nur an einem Gerät, sondern es werden neben dem Computer oder Notebook auch Smartphones oder Tablets genutzt. Die erste und wichtigste Anforderung ist also eine zügige und verlässliche Synchronisation der Termine und Aufgaben über alle verwendeten Geräte. Ebenso wichtig ist eine klare und übersichtliche Struktur. Man muss sich gut zurechtfinden. Zudem könnte es nicht schaden, wenn die Möglichkeit besteht, mit anderen Termine zu teilen.

Kalender.digital

Bei Kalender.digital handelt es sich um eine Kalender App in der Cloud, made in Germany. Das Tool ist auf die gemeinsame Nutzung in Gruppen, Teams, Firmen und Familien ausgelegt. Aber natürlich kannst du es auch als Einzelperson nutzen.

Zu einem Hauptkalender lassen sich weitere Terminkalender für die jeweiligen Teammitglieder erstellen. Das fördert die Übersichtlichkeit, da nicht alle Teammitglieder jeweils die gleichen Termine haben. Bereits bei der Erstellung eines Kalenders werden automatisch die deutschen Feiertage berücksichtigt. Zusätzlich lassen sich die Feiertage von Österreich und der Schweiz sowie die Ferientermine deines Bundeslandes importieren.

An anstehende Termine erinnert die Kalender App per E-Mail und SMS, wobei sich individuell einstellen lässt, wie zeitig vor dem Termin die Erinnerung erfolgt. Über Terminänderungen und -neueintragungen der Teampartner wirst du ebenfalls informiert. Die Änderungen erscheinen in deinem Kalender, wenn du das nächste Mal darauf zugreifst. Der Zugriff erfolgt nicht über das übliche Login.

Als Ersteller eines Kalenders vergibst du Zugriffslinks, zu denen du auch noch Rechte festlegen kannst. Die Rechte beinhalten zum Beispiel, auf welche (Unter)Kalender der Link-Inhaber zugreifen und ob er nur lesen oder auch bearbeiten darf. Zur Erhöhung der Sicherheit hast du die Möglichkeit, Passwörter für die Links zu definieren. Außerdem erlaubt Kalender.digital Import und Export der Einträge von und zu anderen Kalender-Apps. Voraussetzung ist, dass diese die iCalendar-Feeds unterstützen.

Auf Mobilgeräten unter Android und iOS kannst du über den Chrome-Browser jeweils eine Mobil-App installieren und deine Kalender auch mobil nutzen.

Kalender.digital wird als kostenlose Basis-Version und in den kostenpflichtigen Varianten Plus und Premium angeboten. Die Preise sind moderat und das Abo ist jederzeit kündbar. Unterschiede zwischen den Varianten liegen im Funktionsumfang, zum Beispiel in der möglichen Anzahl von Unterkalendern und Zugriffslinks. Wenn du die App nur mit einem kleinen Team nutzen willst, hast du bereits mit dem Basis-Account einen einfach zu bedienenden und gut funktionierenden digitalen Kalender.

Termine und Aufgaben auf jedem Arbeitsgerät synchronisieren, das wünscht man sich doch von einem plattformübergreifenden Kalender. Mac-User haben es dabei leicht, denn die Apple-Betriebssysteme sorgen eigenständig dafür. Doch auch für Windows und Android gibt es mittlerweile gute und durchdachte Lösungen. Heute stelle ich ihnen eine ganze Palette plattformübergreifender Lösungen vor, damit man immer organisiert bleibt und keinen Termin verpasst.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook existiert seit gut zwanzig Jahren und war stets kostenpflichtig. Man kann es entweder für 149 Euro kaufen oder im Rahmen der Office365-Reihe für 69 EUR pro Jahr mieten. In diesem Fall kann man alle Office-Produkte nutzen kann und auch noch einen Terabyte Onlinespeicherplatz auf OneDrive bekommen.

Will man jedoch kein Geld ausgeben, so kann man die Outlook-Web-App ebenso verwenden, wie die mobilen Apps, die es für Android und iOS, wie auch Windows-Smartphones gibt. Outlook integriert auf Wunsch Mac- und Google Kalender, so dass man eine Art Nachrichten- und Terminzentrale aufbauen kann, die übers Web und über ihre mobilen Geräte funktioniert.

Tipp: Wer Kontakte und Kalender zwischen Gmail und Google Kalender und Office 365 synchronisieren möchte, für den hat der Entwickler Andreas Ulbricht ein Tool kreiert.

Unter iOS setze ich Outlook vor allem wegen seiner Fähigkeit, in relevante und sonstige Nachrichten zu unterscheiden ein. Für sonstige Nachrichten habe ich die Benachrichtigungen abgeschaltet, so dass iOS mich nur über den Eingang relevanter Mails unterrichtet. Im anderen Falle, also mit der iOS Mail-App, hätte ich alle paar Minuten eine Benachrichtigung. Nervig.

Outlook bietet selbst in der kostenlosen Variante genügend Komfort und Synchronisationsmöglichkeiten, um auch gehobeneren Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn man übrigens zudem eine Desktopvariante benötigt, um auf die Daten zuzugreifen, kann man unter macOS einfach die bordeigenen Programme nehmen. Unter Windows verwendet man die Mail-App und startet von dort aus im Bedarfsfalle die Kalender App. Das funktioniert alles völlig reibungslos.

Microsoft To-Do

Microsoft To-do ist ein schick aussehender Aufgabenplaner. Auch vier Jahre nach der Wunderlist-Übernahme durch Microsoft kann der designierte Nachfolger namens To-Do nur ein Teil von dem, was Wunderlist in Meisterschaft vollführt hatte:

• Die Synchronisation zwischen der Desktop-Version (auf macOS) und der iOS-Version läuft unzuverlässig und zeitlich stark versetzt.
• Bei geteilten Listen geht keine Benachrichtigung ein, wenn eine Aufgabe erledigt wurde (was bei Wunderlist Standard war)
• To-do vermischt offene und erledigte Aufgaben. Eine Sortieferunktion wie bei Wunderlist gibt es nicht, es entsteht Chaos.
• Es fehlen Fälligkeitsdaten (Deadlines), der Wochentag oder das Datum kann nicht direkt in das Aufgabenfeld beim Erstellen der Aufgabe definiert werden.
• Es gibt keine WatchOS-App.
• Es gibt kein Teilen-Menü, das Teilen von Aufgaben wird erschwert

Alles in allem sieht die App zwar gut aus. Was die Funktionalitäten betrifft, kann sie nach wie vor Wunderlist bei weitem nicht das Wasser reichen.

Zur Ehrenrettung muss gesagt werden, dass es neben der Web-App und jenen für Android und iOS inzwischen eine native App für Windows 10 gibt. Das ist alles im Grunde recht vielversprechend, nur halten tut To-Do leistungsmäßig bislang nichts davon.

To-Do ist aktuell kostenlos nutzbar.

Google Kalender

Google Kalender ist der Klassiker unter den plattformübergreifenden Kalenderlösungen. Er lässt sich hervorragend mit Android und iOS synchronisieren. Auch Apples Kalender App kann mit dem Google Kalender verwendet werden. Für Android gibt es (natürlich) eine eigene App, für iOS ebenfalls. Zusätzlich können iOS- und Mac-Nutzer Google Kalender mit ihren nativen Kalender-Lösungen nach einfacher Konfiguration nutzen.

Windows-User verwenden entweder die Weboberfläche oder synchronisieren den Google Kalender mit Outlook. Inzwischen bietet nahezu jede externe App auch die Synchronisation mit dem Google Kalender an.

Verwendet man den Mozilla-Mailclient Thunderbird, nutzt man am besten eines der verfügbaren Kalender-Addons, um die Synchronisation mit ihren Google-Terminen hinzubekommen. Besonders geeignet ist das Add-On namens Lightning Calendar.

Kleiner Einschub: Thunderbird gibt es für Windows, Mac und Linux. Man könnte also durchaus auch von einer plattformübergreifenden Kalenderlösung sprechen, wenn man Thunderbird mit Lightning koppelt. Es gibt erstens keine Web-Version und zweitens muss man einen Kalenderdienst einbinden. Deshalb ist Thunderbird in dieser Liste nur als Randnotiz dabei.

Äußerst praktisch: Der Google Kalender ist integriert mit Gmail und Google Tasks. Das heisst, du kannst aus Gmail heraus eine neue Aufgabe erstellen, sie einem Teammitglied zuordnen und kommentieren. Die Aufgabe erscheint dann auch im Google Kalender. Meines Erachtens eine genial einfache Lösung.

Sehr gut ist, dass man Kalender teilen kann, entweder mit einer öffentlichen Kalender-Freigabe oder nur mit bestimmten Personen. Eine Besonderheit ist, dass der Google Kalender per Feed abonniert werden kann. Desweiteren lassen sich die Kalender in Webseiten einbetten. Dieses Feature hat ansonsten nur noch der Zoho Calendar zu bieten. Da ist es fast schon selbstverständlich, dass man andere Personen zu Veranstaltungen einladen kann.

Die Google Kalender App ist kostenlos und es sieht nicht danach aus, als sollte sich das in Zukunft ändern.

Apple Kalender

Als Mac-Nutzer braucht man nicht lange zu überlegen, welchen Kalender man verwenden sollte. Hier bietet sich der Apple Kalender geradezu zwingend an. Über alle Mac-Geräte synchronisiert sich ihr Kalender vollautomatisch. Dein Zutun ist nicht erforderlich.

Gleichzeitig ist der Apple Kalender, der in der Web-Version iCloud Kalender heißt, so flexibel, dass man ihn auch in Outlook oder Google Kalender und viele andere externe Services und Apps einbinden kann. Apple unterstützt hierfür das flexible iCal-Format, das seit langem die Grundlage für den offenen Austausch von Termindaten ist und in grauer Vorzeit von Lotus- und Microsoft-Entwicklern ersonnen wurde.

Auch der Apple Kalender ist vollkommen kostenlos nutzbar. Als Eintrittskarte benötigt man allerdings ein Gerät desselben Herstellers.

Teamup Calendar

Der Teamup Calendar ist für all jene gut, die gemeinsam an Terminen arbeiten. Klingt abstrakt? Ja, hier muss man ein wenig offener ans Konzept gehen. Denn natürlich kann man mit Teamup einfach allen Teammitgliedern einen eigenen Kalender innerhalb des Systems geben und die Termine in einer gemeinsamen Übersicht konsolidieren.

Du kannst die Belegung deines Fuhrparks organisieren, die Belegung der Konferenzräume in deinem Unternehmen, oder deinen Kunden ermöglichen, Termine zu buchen. In all diesen Fällen ist der Kalender keiner Person, sondern einem Raum oder einem Fahrzeug zugeordnet.

Teamup kennt keine Begrenzung der Nutzer, du kannst beliebig viele anlegen. Vielleicht gibt es ja auch kleine Einsatztrupps in deinem Unternehmen, die aus jeweils drei Mann bestehen und ihre Termine immer gemeinsam wahrnehmen. Dann bräuchten diese drei Nutzer nur Zugriff auf einen Kalender, während sich die Gesamtzahl der Temine über die Gesamtzahl der Einsatztrupps definieren würde. Ist klar, oder?

Es gibt keine Begrenzung der Nutzer, aber es gibt eine Begrenzung der Kalender. Im kostenlosen Account kann man acht Kalender anlegen und ohne Einschränkungen nutzen. Termindaten werden allerdings nur für ein Jahr aufbewahrt und die Zugriffssteuerung erfolgt über geheime Links, nicht über ein Passwort.

Für 12 Kalender und eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, sowie der Anmeldemöglichkeit mit Passwort zahlt man acht USD im Monat. Diese acht Dollar verstehen sich für die komplette Lösung, nicht etwa pro Nutzer. Wenn man will, kann man es auf die Zahl der Kalender runterrechnen und kommst auf etwa 66 US-Cent pro Kalender und Monat. Für 20 USD bekomm man 50 Kalender, zahlst also nur mehr 40 US-Cent pro Kalender. In diesem Tarif sind dann auch Bild- und sonstige Dateiuploads möglich. Termindaten werden zehn Jahre gesichert.

Funktional lässt Teamup kaum Wünsche offen. Das Interface spricht Deutsch und kann per Logo auf ihr Corporate Design angepasst werden. Teamup bietet Apps für iOS und Android, sowie eine Integration mit dem Kommunikations-Tool Slack. Darüber hinaus kann man Teamup-Termine in Googles Kalender integrieren und umgekehrt.

Any.do

Any.do ist keine reine Kalender-App, sondern eine Aufgabenverwaltung mit angeschlossener Kalenderfunktion. Die preisgekrönte App ist leicht zu bedienen und synchronisiert sich perfekt auf allen Geräten. Für Android und iOS werden jeweils Apps angeboten, für Google Chrome gibt es eine spezielle Erweiterung und zur Verwaltung der Termine und Aufgaben auf dem heimischen Rechner steht die übersichtliche Weboberfläche zur Verfügung.

Die ToDo-Listen lassen sich mit Freunden, Familienmitgliedern und Kollegen teilen. Teile eine Einkaufsliste mit deinem Partner, plane eine Veranstaltung mit ihren Freunden oder achte einfach darauf, dass man den Überblick über ein berufliches Projekt behältst. Any.do kann per Erweiterung in Gmail integriert werden und klinkt sich dort in jede Mail ein, um Nachverfolgungsoptionen anzubieten.

Wohl aufgrund des großen Erfolgs der Taskmanager-App, entschieden sich die Macher von Any.do dafür, dem Aufgabenplaner einen Kalender zur Seite zu stellen. Dieser trägt den simplen Namen Cal und fügt sich gestalterisch nahtlos in die Optik von Any.do ein.

Der Haken an der Sache ist, dass Cal kein Kalender im eigentlichen Sinne ist, sondern nur als Frontend für einen Kalender genommen werden kann, den man woanders eingerichtet hat. So verwaltet man etwa ganz prima den Google Kalender mit Cal.

Seinen vollen Nutzen bringt Cal nur im Zusammenspiel mit dem Taskplaner Any.do, weshalb man beide Dienste miteinander koppeln kann und auch sollte. Tut man das nicht, nervt Cal an vielen Stellen mit der Empfehlung, dies doch endlich nachzuholen.

Inzwischen gibt es eine Premium-Version von Any.do, die zwischen 3 und 6 USD kostet, je nachdem, auf wievielen Geräten man die App nutzen will. Interessant ist ebenso die Slack-Integration, die eine Aufgabenverwaltung als Bot bereitstellt.

Any.do kann mit über 1.500 Apps verbunden werden, z.B. Jira, Office 365, Outlook, Trello, Google Mail und Kalender usw.

Auch die Web-App macht was her. Man kann Any.do also nicht nur auf dem Handy gut einsetzen, auch auf dem Desktop macht die Anwendung Spaß.

Todoist

Todoist feierte in 2017 seinen zehnten Geburtstag. Mittlerweile arbeiten fast 50 Mitarbeiter an dem Dienst, der anlässlich seines Geburtstages seinen zehnmillionsten Nutzer begrüßen durfte. Todoist hatte von Beginn an seinen eigenen Ansatz, seine eigene Vorstellung von einer Aufgabenverwaltung. Eine zusätzliche Terminverwaltung gibt es allerdings nicht. Nach zehn Jahren würde ich auch nicht mehr damit rechnen.

Was also als erstes auffällt, wenn man eigentlich auf der Suche nach einem Kalender ist, ist, dass es keinen gibt. In Todoist erfolgt die Darstellung der Aufgaben grundsätzlich in Listenform. Dabei gibt es zeitbezogene Listen, wie „Heute” und „Nächste 7 Tage”. Darin sieht man auch Tage, die nicht mit Aufgaben belegt sind, so dass mit viel Fantasie ein Kalender entstehen kann. Natürlich ist es allein ihre Sache, wie man Todoist verwendet. So könnte man Termine als Aufgaben dort eintragen, gedacht ist es so indes nicht.

Eine wesentliche Stärke von Todoist besteht in der breiten Plattformunterstützung. Egal, welches Mobilgerät man verwendet, es gibt eine App dafür. Native Apps stehen zudem für Windows und macOS zur Verfügung, wobei die Web-App für mich persönlich noch immer völlig ausreichend war. Ich verwende auf Desktop-Geräten keine native Todoist-App, sondern ausschließlich das Web-Interface.

Zusätzlich zu den diversen Apps stehen für Todoist diverse Erweiterungen zur Verfügung, mit deren Hilfe man Todoist etwa in Gmail oder Outlook integriert. Auch die Browsererweiterung, die es erlaubt, die gerade besuchte Website als Aufgabe hinzuzufügen, nutze ich gerne und häufig.

Optisch reduziert sich Todoist auf das absolute Minimum, was das Arbeiten mit dem Dienst einfach und fokussiert gestaltet. Alles, was heutzutage zu Design gepredigt wird, setzt Todoist schon seit zehn Jahren um.

Meine Lieblingsfunktion ist die Möglichkeit, Termine natürlich-sprachlich einzutragen. Man tippt etwa „Morgen früh um acht Uhr“ und Todoist legt den Termin korrekt an. Genauso funktioniert das Anlegen wiederkehrender Termine, etwa mit „jeden Montag um acht Uhr“.

Insgesamt bietet Todoist ein ausgereiftes Gesamtpaket, bei dem kaum Wünsche offen bleiben. So kann man natürlich auch Aufgaben delegieren und im Team verwalten. Teilprojekte und Unteraufgaben sorgen für größere Übersichtlichkeit innerhalb komplexerer Aufgabenzusammenhänge. All diese Features stehen kostenfrei zur Verfügung.

Will man allerdings mit Kommentaren arbeiten oder Aufgaben zusätzlich über Etiketten und Filter sortieren, so benötigt man einen Premium-Account. Dieser schlägt mit überschaubaren 32 Euro pro Jahr zu Buche. Der Team-Account kostet das gleiche pro Team-Mitglied, beinhaltet zudem eine Team-Administration und die zentrale Rechnungsstellung für alle Member. Gerade letzteres ist eine Komfortfunktion, die erstaunlicherweise nicht viele Dienste bieten. Da muss jeder Nutzer seinen eigenen Bezahlvorgang starten. Undenkbar in größeren Unternehmen.

Yahoo Calendar

Optisch und funktional ist das Yahoo Calendar eine Untermenge des Google Kalenders, aber ebenso kostenlos. Im Web ist Yahoo Calendar integriert mit Yahoo Mail, so wie du es von Google kennst. Für die mobile Nutzung gibt es zwar eine Yahoo Mail-App, aber diese integriert nicht den Kalender.

Will man also seine Termine unterwegs sehen, muss man sich für eine der Drittanbieter-Apps entscheiden, die es zuhauf in den App-Stores gibt. Wenn CalDAV oder iCal unterstützt wird, sollte das kein Problem sein. Wenn man sich also im Yahoo-Universum wohl fühlt, könnte der Yahoo Calendar die logische Wahl sein.

Um sich einen Kalender anzulegen, benötigt man einen Yahoo-Account. Vielleicht hat man sogar noch einen aus den Neunzigern irgendwo liegen.

Fazit

Gerade im Bereich der plattformübergreifenden Kalender und Task-Manager besteht noch ein erhöhter Entwicklungsbedarf. Die nach meiner bescheidenen Meinung beste Lösung in unserem kleinen Testfeld ist der Google Kalender.

Die zweite aus der Masse herausragende Anwendung ist Any.do, die ich sehr spannend finde.

Microsoft Outlook hat eine übergreifende Position an dieser Stelle, da es sich mit vielen Diensten integrieren lässt. So könnte man etwa ihre Google Kalender mit Outlook verwalten. Mac-Nutzer greifen schlicht zum Apple Kalender. Ich verwende für Termine den Google Calendar und für Aufgaben Todoist.

Links zum Beitrag

Kalender.digital

• Kalender.digital Startseite
• Kalender.digital Funktionen

Google Kalender

• Google Kalender Weboberfläche
• Google Kalender Android App
• Google Kalender Hilfe

Microsoft Outlook

• Startseite des Dienstes
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Microsoft To-Do

• Landing Page

Teamup

• Homepage des Team-Kalender-Dienstes

Any.do

• Any.do Homepage und Weboberfläche
• Weitergehende Erklärungen inkl. Video zu Any.do
• Any.do App im Apple App Store
• Any.do im Google Play Store

Cal by Any.do

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Todoist

• Todoist Homepage
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(Der Beitrag erschien erstmals am 16.Oktober 2014 und wird seitdem regelmäßig aktualisiert, zuletzt am 9. April 2022.)

(Artikelbild: Depositphotos)