Cameron Chapman 29. November 2018

Freelancer: So schreibst du das perfekte Angebot

Nicht zuletzt wegen der möglichen Varianten und den verschiedenen Aspekten eines Webdesign-Projekts kann hier das Erstellen eines Angebots schwieriger als in anderen Branchen sein. Wenn dein Angebot aber nicht sorgfältig ausgearbeitet wurde, führt das im Zweifel zu Missverständnissen und verärgerten Kunden. Gleiches gilt natürlich für Rechnungen. Wenn nicht klar ist, wofür sie bezahlen sollen, könnten Kunden Zahlungen herauszögern oder Kosten anfechten.

Bei der Vorbereitung eines Angebots gilt es, zwei Hauptfaktoren im Hinterkopf zu behalten. Erstens hast du es wahrscheinlich mit Leuten zu tun, die noch nicht deine Kunden sind und zweitens hast du es mit potenziellen Kunden zu tun, die dir (wahrscheinlich) Nachfolgegeschäfte bringen können, wenn du sie erstmal als solche gewonnen hast.

Der folgende Artikel liefert eine ganze Reihe von Tipps, die auf diesen zwei Faktoren aufgebaut sind. Damit will ich dir helfen, effektive Angebote und Rechnungen zu erstellen.

Glückwunsch. Das Angebot war erfolgreich. (Foto: Pixabay)

Es gibt wahrscheinlich genauso viele Formate für Webdesign-Angebote, wie es Webdesigner gibt. Vieles von dem, was du in ein Angebot aufnimmst, ist eine Frage der persönlichen Prioritäten und letztlich auch Geschmackssache. Aber es gibt ein paar Dinge, die in jedem Angebot enthalten sein sollten.

Die Grundlagen

Dein Angebot sollte stets grundlegende Informationen über dein Unternehmen enthalten (meistens Kontaktinfos), sowie Informationen darüber, wer der potentielle Kunde ist und die Tatsache, dass es sich hier um ein Angebot handelt.

Klassisch ist es, dein Logo und den Geschäftsnamen zusammen mit den Kontaktinformationen oben auf der Seite einzufügen. Darunter erscheinen dann die Kontaktinformationen des potenziellen Kunden. Vergiss das Datum nicht. Letztendlich verwendest du „Angebot“ oder ähnliches, vorzugsweise in größerer Schrift und fett.

Das sind zwar nur Formalitäten, aber sie sind dennoch wichtig und es ist durchaus möglich, dass einige Designer in ihrer Eile, ein Angebot vom Tisch zu kriegen und es an den neuen Kunden zu senden, eines oder mehrere dieser Dinge vergessen.

Der Umfang des Projekts

Irgendwo in deinem Angebot sollten Informationen über den Umfang des Projekts erscheinen. Bietest du nur eine digitale Visitenkarte an? Ein Online-Store? Wird sie ein Blog enthalten? Ein Intranet oder einen Mitgliedsbereich? Community-Funktionen?

Es gibt tonnenweise Variablen, die in die Erstellung einer Website einfließen können und es ist essenziell, an dieser Stelle zumindest die wichtigsten zu beschreiben. Stelle sicher, dass du verstanden hast, was deine potentiellen Kunden wollen, bevor du ihnen ein Angebot schickst. Das wirst du in der Regel in der Anbahnungsphase mit einem formellen oder informellen Kundenfragebogen oder einem ausführlichen Gespräch sichergestellt haben.

Dieser Abschnitt sollte deutlich gekennzeichnet, kann jedoch entweder als eine Reihe von Aufzählungspunkten oder in Absätzen formatiert sein. Was am besten funktioniert, hängt sicherlich von der Art der Site und der Anzahl der in ihr enthalteten Funktionen ab. Eine Liste mit Aufzählungspunkten sieht sauberer aus und erleichtert dem Kunden das Lesen – solange es nicht zu viele Punkte sind. Schrecke nicht davor zurück, fette oder unterstrichene Schriften zu verwenden, um besonders wichtige Abschnitte hervorzuheben.

Idealerweise beginnst du diesen Abschnitt (oder einen eigenen Abschnitt, wenn er lang genug ist) mit einer Problemdarstellung, in der du noch einmal die Wünsche des Kunden zusammenfasst. Damit stellst du sicher, dass der Kunde weiß, dass du seine Bedürfnisse verstanden hast. Verdeutliche auch, dass du seine Bedürfnisse verstehst und, dass du erkannt hast, worum es in seinem Unternehmen geht. Zeige auf, wie du ihm helfen kannst, seine Ziele zu erreichen.

Das ist auch der Abschnitt, in dem du deine Fähigkeiten hervorheben solltest. Je genauer du darstellst, was du für einen Kunden tun und nicht tun wirst, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass er falschen Annahmen unterliegt. Auf diese Weise wird er umso mehr Vertrauen in dein Können entwickeln. Indem du von vornherein ehrlich bist, baust du Vertrauen beim Kunden auf. Das macht es wahrscheinlicher, dass er dich engagiert. Außerdem wird er auf dieser Basis im Verlauf des Projekts mit größerer Wahrscheinlichkeit auf deine Vorschläge hören und dir vertrauen.

Die Timeline des Projekts

Generell möchten Webdesign-Kunden wissen, wie lange es dauert, bis ihre Website läuft. Mein Rat: Schau dir etwas von Scotty ab (aus der originalen Star-Trek-Serie). Nämlich das Prinzip „Weniger versprechen und mehr liefern”. Mit anderen Worten: Wenn du denkst, es wird zwei Wochen dauern, sage deinem Kunden, dass du drei Wochen brauchen wirst.

Es gibt zwei Gründe für die Wahl dieses Ansatzes. Erstens bringt jedes Projekt unerwartete Probleme und Herausforderungen mit sich. Vielleicht hat der Kunde Vorlagen mit drei Tagen Verspätung geliefert oder die gewünschte Domain war bereits vergeben und er brauchte eine Woche, um mit einer Alternative zu kommen oder vielleicht unterstützt das von ihm im Vorfeld gekaufte Hosting keine Datenbanken oder PHP.

Was auch immer die Gründe sind, wenn du ein wenig Pufferzeit einplanst, musst du dich nicht krummlegen, um Termine einzuhalten, die plötzlich unrealistisch geworden sind oder das Projekt mit einer Woche Verspätung abliefern.

Und es gibt einen noch wichtigeren Grund dafür, weniger zu versprechen und mehr zu liefern: Wenn alles gut läuft und dir keine Schwierigkeiten begegnen, wirst du den Ruf erlangen, schneller und effizienter als andere Designer zu sein. In beiden Fällen hast du am Ende glücklichere Kunden, ohne dass es dich deine letzten Haare kostet!

Plane daher mit einer realistischen Timeline für das Projekt. Wenn es eine besonders große oder komplizierte Site ist, breche es in Meilensteine auf. Du könntest zum Beispiel versprechen, ein erstes Modell in zwei Wochen, eine funktionale Testsite in einem Monat und die endgültige Site in zwei Monaten zu liefern. Für einen kleineren Auftritt könntest du die Entwürfe für die kommende Woche und die fertige Site für eine Woche nach Genehmigung der Entwürfe zusagen.

Wenn du eine schriftliche Timeline erstellst, vergewissere dich, zu erwähnen, dass einige der Meilensteine von der Zustimmung des Kunden abhängen können. Es ist nicht unvernünftig, stufenweise Stichtage festzulegen, zu denen der Kunde bestimmte Aspekte des Projekts revidiert. Lasse ihn in der dokumentierten Timeline wissen, dass jede Verzögerung von seiner Seite den gesamten Zeitplan beinträchtigen wird.

Vertrag kommt von Vertragen. (Foto: Pixabay)

Die Projektkosten

Wenn du die Projektkosten in deinem Angebot in gut dargestellter und gut erklärter Art und Weise aufführst, kann das zum Grad der Zufriedenheit deines Kunden beitragen und die Zeit, die er für das Bezahlen seiner Rechnungen benötigt, beeinflussen. Du solltest die Kosten auf die Phasen des Projekts herunterbrechen. Wie du das konkret tust, hängt davon ab, wie du deinen Kunden normalerweise Rechnungen stellst und wie umfangreich das jeweilige Projekt ist.

Für eine einfache Website könntest du es dir einfach machen und schreiben: „Broschürenauftritt, 4 Seiten mit Kontaktformular, € 500” oder so ähnlich. Für eine komplexere Site müsstest du das jedoch in separate Punkte aufbrechen. So könntest du einen Teilbetrag für das Grunddesign ansetzen, einen für das Hinzufügen der E-Commerce-Funktionen, einen für eigene Illustrationen und vielleicht noch einen für angepasste Programmierung. In jedem Fall musst du deutlich machen, ob es sich um eine Pauschale oder einen Satz auf Stundenbasis handelt (und wie viele Stunden damit abgedeckt sind).

Hebe auch potentielle zusätzliche Kosten hervor. Das könnte Dinge, wie die Registrierung von Domainnamen, das Konfigurieren des Hostings und monatliche Kosten sowie laufende Wartungsgebühren betreffen. Wenn du diese Informationen mit in dein Angebot aufnimmst, vermeidet das Überraschungen aus der Sicht des Kunden.

Andere unverzichtbare Bestandteile

Abhängig von deinen üblichen Geschäftspraktiken und deinen Kunden mag es noch andere, weniger wichtige Dinge geben, die du vielleicht in dein Angebot einschließen möchtest. Dazu gehören:

  • Stelle sicher, dass du erreichbar bist. Gib dem Kunden mehrere Möglichkeiten, dich zu kontaktieren. Der Kunde sollte zumindest deine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer haben. Erwäge aber auch, deine Handynummer anzugeben und einen oder mehrere Messenger-Kontakte, wenn es der Bedeutung des potenziellen Auftrags entspricht.
  • Vielleicht möchtest du eine Geheimhaltungsklausel in dein Angebot aufnehmen, die es deinem potentiellen Kunden verdeutlicht, dass die in deinem Angebot enthaltenen Informationen keinem Dritten zugänglich gemacht werden sollen (insbesondere nicht anderen Designern).
  • Technische Spezifikationen: Soll das Projekt mit besonderen Technologien, etwa einem bestimmten CMS, abgewickelt werden, so spezifiziere das ganz deutlich.
  • Gestaltung von eigenen Illustrationen –  Manchmal wünscht ein Webdesign-Kunde, dass du sein Logo aufmöbelst oder aus der Skizze seines Dreijährigen entwickelst oder andere Gestaltungsarbeiten für ihn übernimmst. Diese Dinge solltest du separat aufführen.
  • Zahlungsbedingungen –  Wenn du mit deinem Kunden einen Zahlungsplan vereinbaren willst, ist das Angebot die richtige Stelle, um diesen genau darzulegen. Du könntest versuchen, Dinge wie Sanktionen für unpünktlich erfolgte Zahlungen zu erwähnen.
  • Gib deinem potentiellen Kunden eine Vorstellung davon, wer du bist und was du in der Vergangenheit getan hast. Wenn du diese Informationen auf der ersten Seite deines Angebots platzierst, ist es für den Kunden leichter, sich zu erinnern, warum er in erster Linie dich in Erwägung gezogen hat.
  • Ein Deckblatt ist hervorragend dafür geeignet, Dinge wie deine Firmenbiographie und die Geheimhaltungsklausel aufzunehmen. Es kann dem Angebot auch einen professionelleren Anstrich verleihen, insbesondere dann, wenn das Angebot mehr als nur zwei Seiten lang ist.
  • Kopf- und Fußzeilen mit deinen Kontaktinformationen und Seitenzahlen, erleichtern es deinem potentiellen Kunden, dein Angebot organisiert zu halten und dich zu kontaktieren, ohne zur ersten Seite zurückblättern zu müssen. Außerdem trägt es zu einem geschliffeneren Erscheinungsbild bei.
  • Moodboards und/oder Wireframes – Bei besonders vielversprechenden Projekten oder bei solchen, bei denen du ziemlich zuversichtlich bist, dass der Kunde dich engagieren wird, ist das Hinzufügen von ein paar Wireframes oder Moodboards (mit Farbschemata oder anderen Designelementen) ein netter zusätzlicher Touch. Investiere aber nicht zu viel Zeit und gib nicht zu viel Leistung ab, bevor du das Projekt tatsächlich hast.
  • Fallstudien – Du könntest dem Kunden auch mehr Vertrauen in deine Fähigkeiten vermitteln, wenn du Fallstudien von ähnlichen Sites oder von dir fertiggestellten Projekten mit einschließt. Führe relevante Projekte auf, beschränke dich jedoch auf zwei bis vier starke und zutreffende Beispiele, um deinen zukünftigen Kunden nicht zu überfordern.
  • Füge ein Anschreiben hinzu. Gib in einer E-Mail oder einem Anschreiben eine kurze Einführung und einen Überblick über das, was in dem Angebot enthalten ist.
  • Setze ein Meeting an. Wenn du deinem potentiellen Kunden das Angebot mailst oder anderweitig zusendest, bitte direkt um einen Gesprächstermin, in dem jedwede Frage, die der Kunde zum Angebot oder zum Projekt haben könnte, diskutiert werden kann. Das Wissen, dass es möglicherweise ein Nachfolgemeeting geben wird, könnte die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Kunde dein Angebot zeitgerecht durchsieht.

Lieber nochmal gemeinsam drüber schauen und Missverständnisse beseitigen. (Foto: Pixabay)

Vergiss auf keinen Fall…

Hier noch einige andere Dinge, die du bei der Erstellung deiner Angebote im Hinterkopf behalten solltest:

  • Rechtschreibung prüfen und Korrektur lesen! Es gibt nichts Schlimmeres, als ein Angebot zu erhalten, dass mit typographischen und grammatikalischen Fehlern übersät ist. Vergiss nicht, dass selbst die Rechtschreibprüfung deines Computers nicht idiotensicher ist. Lies noch einmal manuell nach – vorzugsweise auf einem Ausdruck.
  • Frage deinen Kunden, ob er eine gedruckte oder eine digitale Version des Angebots wünscht und falls digital, welches Format er bevorzugt.
  • Wenn es sich um ein gedrucktes Angebot handelt, verwende Papier von hoher Qualität und stelle sicher, dass im Drucker noch ausreichend Tinte ist. Du willst schließlich, dass dein Angebot so professionell wie möglich aussieht.
  • Verwende eine anpassbare Vorlage, damit die Erstellung von zukünftigen Angeboten einfacher und effizienter ist.
  • Sei ordentlich und professionell, überlade dein Angebot jedoch nicht. Sein Zweck ist, Informationen zu übermitteln und nicht deine Designerfähigkeiten zur Schau zu stellen.

Was kommt nach dem Angebot?

Nun hast du also das perfekte Angebot angefertigt und es deinem potentiellen Kunden zugesendet – was jetzt?

Wenn du von deinem Kunden nicht innerhalb von etwa einer Woche nach Unterbreitung des Angebots gehört hast (davon ausgehend, dass du mit dem Absenden das Angebots kein Nachfolgemeeting angesetzt hast), ist es in Ordnung, nachzuhaken. Es liegt an dir, ob du eine E-Mail senden oder telefonieren willst, kann aber auch von der Art des Kunden, mit dem du es zu tun hast, abhängen. Setze dich jedoch jedenfalls mit ihm in Verbindung, um dich zu vergewissern, dass er das Angebot erhalten hat und um festzustellen, ob es irgendwelche Fragen gibt. Wenn der Kunde noch keine Entscheidung gefällt hat, versuche herauszufinden, wann es so weit ist und woran diese Entscheidung noch hängt. Dann plane, noch einmal nachzufassen, solltest du nach diesem Datum immer noch nichts gehört haben.

Der Kunde hat sich für dich entschieden? Glückwunsch, jetzt zählt es umso mehr. Wenn der Auftrag eingetroffen ist, terminiere Meilensteine und Fristen, die im Zeitstrahl des Angebots umrissen wurden. Halte deinen Kunden über den Projektfortschritt auf dem Laufenden, insbesondere dann, wenn es sich um ein langfristiges Projekt handelt (oft sind ein bis zwei Updates pro Woche angemessen).

Wenn klar ist, dass du eine Frist nicht wirst einhalten können, lasse es deinen Kunden so schnell wie möglich wissen. Er wird diese Vorabmitteilung zu schätzen wissen, insbesondere dann, wenn der nächste Meilenstein irgendeine Art von Aktivität seinerseits erfordert (wie zum Beispiel Illustrationen überprüfen oder Beta-Tests). Bleibe auf dem Laufenden und stelle sicher, dass deine Kunden sich an die in dem Angebot vereinbarten Fristen halten (wie die Lieferung von Illustrationen, Revision der Site oder das Erledigen von terminierten Zahlungen).

Ständige Kommunikation mit deinem Kunden ist der Schlüssel zum reibungslosen Ablauf eines jeden Projekts. Stelle sicher, dass deine Kunden wissen, dass sie sich mit allen Fragen oder Bedenken, die sie in Bezug auf das Projekt haben könnten, an dich wenden können. Und mache das gleiche mit ihnen. Wenn du z.B. Fragen zu etwas hast, was sie dir geschickt haben, frage sie. Es ist besser zu fragen und die Sache beim ersten Mal richtig zu machen als Stunden oder Tage auf etwas zu verwenden, was später trotzdem geändert werden muss.

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Cameron Chapman

Cameron Chapman ist eine professionelle Web- und Grafikdesignerin mit über sechs Jahren Erfahrung. Sie schreibt für mehrere bekannte Weblogs, darunter ihre eigenes Projekt Cameron Chapman On Writing. Sie ist außerdem Autorin von Internet Famous: A Practical Guide to Becoming an Online Celebrity.
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