Angenommen, ein Kunde schickt dir ein Lastenheft für eine Website, und auf dieser Grundlage sollst du ein Angebot schreiben. Webdesign-Projekte unterscheiden sich in Umfang, Funktionen und Technik stark voneinander; ein Angebot zu erstellen fällt hier deshalb oft schwerer als in anderen Branchen.
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Ein nachlässig ausgearbeitetes Angebot führt schnell zu Missverständnissen und verärgerten Kunden. Für Rechnungen gilt natürlich dasselbe: Wissen Kunden nicht genau, wofür sie bezahlen sollen, zögern sie Zahlungen womöglich hinaus, und am Ende musst du ihnen eine Mahnung schreiben.
Während du ein Angebot vorbereitest, behältst du zwei Umstände im Hinterkopf. Zum einen schreibst du wahrscheinlich an Leute, die noch nicht deine Kunden sind. Zum anderen können dir genau diese Interessenten Folgeaufträge bringen, sofern du sie erst einmal als Kunden gewinnen kannst.
Die folgenden Tipps bauen auf diesen beiden Umständen auf. Mit diesen Hinweisen möchte ich dir helfen, wirksame Angebote und Rechnungen zu erstellen.
Für Webdesign-Angebote kursieren vermutlich genauso viele Formate, wie Webdesigner am Markt arbeiten. Was du in ein Angebot aufnimmst, hängt zu einem guten Teil von persönlichen Prioritäten ab und ist letztlich auch Geschmackssache. Ein paar Bestandteile gehören allerdings in jedes Angebot, ganz gleich, welches Format du wählst.
Angebot schreiben: Die Grundlagen
Dein Angebot enthält stets grundlegende Informationen über dein Unternehmen, allen voran die Kontaktinfos. Hinzu kommen Angaben darüber, wer der potenzielle Kunde ist, und der klare Hinweis, dass hier ein Angebot vorliegt.
Klassischerweise platzierst du Logo, Firmennamen und Kontaktinformationen oben auf der Seite, darunter die Kontaktdaten des potenziellen Kunden. Vergiss das Datum nicht. Zuletzt gehört „Angebot“ oder eine ähnliche Bezeichnung aufs Blatt, vorzugsweise größer gesetzt und fett.
Diese Formalitäten wirken nebensächlich, doch erst sie machen das Dokument eindeutig als Angebot an einen bestimmten Kunden kenntlich. Manche Designer wollen ein Angebot möglichst schnell vom Tisch bekommen und an den Interessenten senden. In dieser Eile gehen einzelne Punkte leicht unter.
1. Der Umfang des Projekts
Beim Schreiben eines Angebots definierst du immer auch den Umfang des Projekts. Bietest du nur eine digitale Visitenkarte an? Plant der Kunde Kontaktformulare? Gehört ein Online-Store dazu? Enthält die Website ein Blog, ein Intranet oder einen Mitgliedsbereich? Kommen Community-Funktionen hinzu?
In die Erstellung einer Website fließen unzählige Variablen ein. Umso dringender solltest du an dieser Stelle zumindest die wichtigsten davon beschreiben. Vergewissere dich, dass du genau verstanden hast, was dein potenzieller Kunde will, bevor du ihm ein Angebot schickst. Was der Kunde will, hast du in der Regel schon in der Anbahnungsphase mit einem Kundenfragebogen oder einem ausführlichen Gespräch geklärt.
Diesen Abschnitt gestaltest du übersichtlich, am besten als Reihe von Aufzählungspunkten. Ob eine Liste oder Fließtext besser passt, hängt von der Art der Site und der Zahl ihrer Funktionen ab. Eine Liste wirkt aufgeräumter und erleichtert dem Kunden das Lesen, solange sie nicht zu viele Punkte umfasst. Scheu dich nicht, besonders wichtige Abschnitte fett oder unterstrichen hervorzuheben.
Idealerweise beginnt dieser Abschnitt (oder ein eigener, falls die Darstellung länger ausfällt) mit einer Problemdarstellung, in der du die Wünsche des Kunden noch einmal zusammenfasst. So weiß der Kunde, dass du seine Bedürfnisse verstanden hast. Verdeutliche auch, dass du erkannt hast, was sein Unternehmen ausmacht und wohin er damit will. Zeige auf, wie du ihm hilfst, seine Ziele zu erreichen.
In diesem Abschnitt hebst du auch deine Fähigkeiten hervor. Je genauer du darstellst, was du für einen Kunden tun wirst und was nicht, desto seltener geht er von falschen Annahmen aus. Auf diese Weise wächst sein Zutrauen in dein Können. Bist du von vornherein ehrlich, baust du beim Kunden Vertrauen auf, und die Chance steigt, dass er dich beauftragt. Im weiteren Projektverlauf hört ein solcher Kunde zudem eher auf deine Vorschläge und verlässt sich auf dein Urteil.
2. Die Timeline des Projekts
Webdesign-Kunden möchten in aller Regel wissen, wie viel Zeit bis zur fertigen Website vergeht. Mein Rat: Schau dir etwas von Scotty ab (aus Star Trek) und halte dich an sein Prinzip „Weniger versprechen und mehr liefern“:
Kirk: „Wie lange dauert die Neuanpassung?“
Captain Kirk und Chefingenieur Scotty in Star Trek
Scotty: „Acht Wochen. Aber Sie haben keine acht Wochen, also mache ich es für Sie in zwei.“
Kirk: „Multiplizieren Sie Ihre Reparaturkostenvoranschläge immer mit dem Faktor vier?“
Scotty: „Wie soll ich sonst meinen Ruf als Wundertäter aufrechterhalten?“
Kirk: „Ihr Ruf ist bei mir sicher.“
Mit anderen Worten: Schätzt du zwei Wochen Aufwand, sagst du deinem Kunden mindestens vier Wochen zu.
Für diesen Ansatz sprechen zwei Gründe. Zunächst bringt jedes Projekt unerwartete Probleme und Herausforderungen mit sich. Vielleicht liefert der Kunde die Vorlagen drei Tage zu spät, oder die gewünschte Domain ist bereits vergeben, und er braucht eine Woche für eine Alternative. Ebenso gut unterstützt das vorab gebuchte Hosting womöglich weder Datenbanken noch PHP.
Gleich aus welchem Grund: Planst du ein wenig Pufferzeit ein, musst du dir kein Bein ausreißen, um Termine zu halten, die plötzlich unrealistisch geworden sind. Ebenso wenig lieferst du das Projekt mit einer Woche Verspätung ab.
Ein noch wichtigerer Grund spricht dafür, weniger zu versprechen und mehr zu liefern: Läuft alles glatt, erwirbst du dir den Ruf, schneller und effizienter als andere Designer zu arbeiten. So oder so hast du am Ende zufriedenere Kunden, ohne dich in der Schlussphase aufzureiben.
Plane deshalb eine realistische Timeline. Eine besonders große oder komplizierte Site teilst du in Meilensteine auf. Du könntest etwa einen ersten Entwurf in zwei Wochen, eine funktionsfähige Testseite in einem Monat und die fertige Site in zwei Monaten zusagen. Bei einem kleineren Auftritt versprichst du die Entwürfe für die kommende Woche und die fertige Site eine Woche nach deren Freigabe.
Erwähne in der schriftlichen Timeline, dass einige Meilensteine von der Zustimmung des Kunden abhängen. Sinnvoll sind gestaffelte Stichtage, zu denen der Kunde bestimmte Teile des Projekts prüft und freigibt. Halte dort auch fest, dass jede Verzögerung auf seiner Seite den gesamten Zeitplan verschiebt.
Weniger versprechen, mehr liefern: Der Puffer fängt verspätete Vorlagen, vergebene Domains und unpassendes Hosting ab.
Der erste Meilenstein zeigt dem Kunden früh die Richtung.
Ab hier prüft der Kunde, ob die Website so funktioniert wie besprochen.
Die Endabnahme folgt auf die Freigabe der Zwischenstände.
Einige Meilensteine hängen von der Zustimmung des Kunden ab. Jede Verzögerung auf Kundenseite verschiebt den gesamten Zeitplan.
Ein Angebot ohne Zeitpuffer verspricht einen Liefertermin, den schon drei Tage Verspätung bei den Kundenvorlagen platzen lassen.
Michael Dobler, Herausgeber Dr. Web
3. Die Projektkosten
Eine übersichtlich dargestellte und gut erklärte Kostenaufstellung kann die Zufriedenheit deines Kunden steigern und beeinflussen, wie schnell er seine Rechnungen bezahlt. Schlüssele die Kosten deshalb nach Projektphasen auf. Wie du dabei vorgehst, hängt davon ab, wie du deinen Kunden üblicherweise Rechnungen stellst und wie umfangreich das Projekt ausfällt.
Für eine einfache Website genügt vielleicht eine Zeile wie „Broschürenauftritt, 4 Seiten mit Kontaktformular, 2.000 €“. Eine komplexere Site gliederst du dagegen in einzelne Posten: einen Teilbetrag für das Grunddesign, einen für die E-Commerce-Funktionen, einen für eigene Illustrationen und vielleicht einen weiteren für individuelle Programmierung. In jedem Fall machst du deutlich, ob du eine Pauschale oder einen Stundensatz berechnest und mit wie vielen Stunden du kalkulierst.
Weise auch auf mögliche Zusatzkosten hin, etwa für die Registrierung von Domainnamen, das Einrichten des Hostings, monatliche Gebühren und die laufende Wartung. Nimmst du diese Informationen gleich mit in dein Angebot auf, erlebt der Kunde später keine Überraschungen bei der Rechnung.
Andere unverzichtbare Bestandteile
Je nach deinen Geschäftsgepflogenheiten und deinen Kunden gehören noch weitere Punkte in dein Angebot, die im Einzelfall ebenso unverzichtbar werden, etwa die folgenden Bausteine:
4. Erreichbarkeit
Sorge dafür, dass du erreichbar bist, und biete dem Kunden mehrere Kontaktwege an. Mindestens deine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer gehören dazu. Erwäge außerdem, deine Handynummer und einen oder mehrere Messenger-Kontakte anzugeben, sofern der potenzielle Auftrag diese ständige Erreichbarkeit rechtfertigt.
5. Geheimhaltungsklausel
Vielleicht möchtest du eine Geheimhaltungsklausel in dein Angebot aufnehmen. Diese Klausel stellt klar, dass dein potenzieller Kunde die Informationen aus deinem Angebot keinem Dritten zugänglich machen soll, insbesondere keinem anderen Designer.
6. Technische Spezifikationen
Soll das Projekt auf einem bestimmten CMS wie WordPress aufbauen, halte diese Vorgabe ausdrücklich fest.
7. Gestaltung von eigenen Illustrationen
Manchmal wünscht ein Webdesign-Kunde, dass du sein Logo Design übernimmst oder ein Logo aus der Skizze seines Dreijährigen entwickelst. Mitunter kommen weitere Gestaltungsarbeiten für ihn hinzu. Solche Leistungen führst du separat auf.
8. Zahlungsbedingungen
Möchtest du mit deinem Kunden einen Zahlungsplan vereinbaren, ist das Angebot die richtige Stelle, um ihn genau darzulegen. Dort kannst du auch regeln, was bei verspäteten Zahlungen passiert.
9. Referenzen
Gib deinem potenziellen Kunden eine Vorstellung davon, wer du bist und was du in der Vergangenheit für andere Auftraggeber umgesetzt hast. Stehen diese Angaben auf der ersten Seite deines Angebots, erinnert sich der Kunde leichter daran, warum er überhaupt an dich gedacht hat.
10. Deckblatt
Ein Deckblatt bietet den passenden Platz für Angaben wie deine Firmenbiografie und die Geheimhaltungsklausel. Zudem wirkt das Angebot mit Deckblatt professioneller, vor allem bei einem Umfang von mehr als zwei Seiten.
11. Kopf- und Fußzeile machen das Angebot übersichtlicher
Kopf- und Fußzeilen mit deinen Kontaktdaten und Seitenzahlen helfen dem potenziellen Kunden, die Seiten deines Angebots in der richtigen Reihenfolge zu halten und dich zu erreichen, ohne zur ersten Seite zurückblättern zu müssen. Das Dokument macht damit außerdem einen sorgfältigeren Eindruck.
12. Wireframes und Moodboards
Moodboards und Wireframes werten das Angebot bei besonders vielversprechenden Projekten auf, ebenso bei Projekten, für die du fest mit der Zusage des Kunden rechnest. Gemeint sind ein paar Entwürfe mit Farbschemata oder anderen Designelementen als netter Zusatz. Investiere aber nicht zu viel Zeit und verschenke keine nennenswerte Leistung, bevor du den Auftrag tatsächlich hast.
13. Fallstudien
Mit Fallstudien zu eigenen Projekten, idealerweise ähnlichen Sites, stärkst du im Angebot das Vertrauen des Kunden in deine Fähigkeiten. Führe relevante Projekte auf, beschränke dich aber auf zwei bis vier passende Beispiele, damit dein künftiger Kunde nicht den Überblick verliert.
14. Anschreiben
Leg dem Angebot ein Anschreiben bei. In einer E-Mail oder einem Begleitbrief gibst du eine kurze Einführung und einen Überblick über den Inhalt des Angebots.
Schlage außerdem einen Gesprächstermin vor. Mailst du deinem potenziellen Kunden das Angebot oder schickst du das Dokument auf anderem Weg zu, bitte direkt um einen Termin für Rückfragen. Dort klärt ihr jede Frage, die der Kunde zum Angebot oder zum Projekt haben könnte. Allein das Wissen um ein mögliches Folgegespräch kann die Chance erhöhen, dass der Kunde dein Angebot rechtzeitig durchsieht.
Vergiss auf keinen Fall…
Einige weitere Punkte solltest du bei der Erstellung deiner Angebote im Hinterkopf behalten:
- Rechtschreibung prüfen und Korrektur lesen! Kaum etwas wirkt schlimmer als ein Angebot, das mit Tipp- und Grammatikfehlern übersät ist. Auch die Rechtschreibprüfung deines Computers ist nicht unfehlbar. Lies den Text deshalb noch einmal selbst, am besten auf einem Ausdruck. Bei umfangreichen Angeboten oder Ausschreibungsunterlagen lohnt zusätzlich ein professionelles Korrektorat, das auch die Tippfehler findet, die du nach mehreren Durchgängen selbst überliest; Anbieter dafür zeigt der Vergleich für Korrektorat und Lektorat.
- Frag deinen Kunden, ob er eine gedruckte oder digitale Fassung des Angebots wünscht und welches Dateiformat er im digitalen Fall bevorzugt.
- Für ein gedrucktes Angebot verwendest du hochwertiges Papier und prüfst vorher, ob der Drucker genug Tinte hat. Schließlich soll dein Angebot so professionell wie möglich aussehen.
- Verwende eine Vorlage, damit du künftige Angebote einfacher und schneller schreibst.
- Gestalte ordentlich und übersichtlich, aber überlade dein Angebot nicht. Das Dokument soll Informationen vermitteln und nicht deine Designkünste zur Schau stellen.
Was kommt nach dem Angebot?
Nun hast du also das perfekte Angebot angefertigt und deinem potenziellen Kunden geschickt. Und was folgt jetzt?
Setzen den Kunden / den Lead auf Wiedervorlage: Hast du etwa eine Woche nach dem Versand des Angebots nichts von deinem Kunden gehört, darfst du nachhaken, vorausgesetzt, du hast beim Absenden kein Folgetreffen vereinbart.
Ob du eine E-Mail schreibst oder lieber zum Telefon greifst, liegt bei dir und kann auch von der Art des Auftraggebers abhängen, mit dem du zu tun hast. In jedem Fall setzt du dich mit dem Kunden in Verbindung, um sicherzugehen, dass er das Angebot erhalten hat, und um offene Fragen zu klären.
Hat sich der Kunde noch nicht festgelegt, versuche herauszufinden, wann die Entscheidung fällt und woran sie noch hängt. Hörst du bis zu diesem Datum nichts, bleib am Ball und fasse noch einmal nach.
Der Kunde hat sich für dich entschieden? Glückwunsch, ab jetzt zählt, dass du hältst, was dein Angebot verspricht. Sobald der Auftrag vorliegt, terminierst du die Meilensteine und Fristen aus der Timeline des Angebots. Halte deinen Kunden über den Projektfortschritt auf dem Laufenden, besonders bei lang laufenden Projekten; oft sind ein bis zwei Updates pro Woche angemessen.
Merkst du, dass du eine Frist nicht einhalten kannst, sag deinem Kunden so früh wie möglich Bescheid. Diese Vorabinformation weiß dein Kunde zu schätzen, vor allem, falls der nächste Meilenstein seine Mitarbeit verlangt, etwa die Prüfung von Illustrationen oder einen Beta-Test. Behalte umgekehrt im Blick, dass deine Kunden die im Angebot vereinbarten Fristen einhalten, etwa bei der Lieferung von Vorlagen, der Durchsicht der Site oder fälligen Zahlungen.
Ohne ständige Kommunikation mit deinem Kunden läuft kein Projekt reibungslos. Stelle sicher, dass deine Kunden wissen, dass sie sich mit allen Fragen oder Bedenken zum Projekt an dich wenden können. Auch in die andere Richtung gilt dasselbe: Hast du zum Beispiel Fragen zu Texten oder Bildern, die dir der Kunde geschickt hat, frag nach, statt zu raten. Eine kurze Rückfrage, mit der du die Sache gleich richtig machst, kostet weniger Zeit als stunden- oder tagelange Nacharbeit an Dingen, die du später doch ändern musst.
Ohne vereinbarten Folgetermin per E-Mail oder Telefon nachfragen, je nach Art des Kunden.
Klären, ob das Angebot angekommen ist und welche Fragen offen sind.
Herausfinden, wann die Entscheidung fällt und woran sie noch hängt. Danach erneut nachfassen.
Fristen aus der Timeline festlegen und den Kunden regelmäßig über den Fortschritt informieren.
Ein bis zwei Updates pro Woche halten den Kunden bei längeren Projekten informiert.
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FAQ: Häufige Fragen zum Angebot schreiben
Was gehört in jedes Angebot für ein Webdesign-Projekt?
Jedes Angebot nennt die Kontaktdaten beider Seiten, das Datum und die klare Bezeichnung als Angebot. Den Kern bilden drei Teile: der Umfang des Projekts, eine realistische Timeline und die aufgeschlüsselten Projektkosten.
Wie viel Pufferzeit sollte die Timeline im Angebot enthalten?
Bewährt hat sich das Prinzip „Weniger versprechen und mehr liefern“: Bei geschätzten zwei Wochen Aufwand sagst du dem Kunden mindestens vier Wochen zu. Große Projekte teilst du in Meilensteine auf und hältst fest, dass Verzögerungen auf Kundenseite den Zeitplan verschieben.
Wie schlüssele ich die Projektkosten im Angebot auf?
Die Kosten folgen den Phasen des Projekts. Für eine einfache Website genügt ein Posten wie „Broschürenauftritt, 4 Seiten mit Kontaktformular, 2.000 €“. Komplexere Sites gliederst du in Grunddesign, E-Commerce-Funktionen, Illustrationen und Programmierung. Außerdem nennst du, ob du pauschal oder nach Stunden abrechnest, und weist auf Zusatzkosten für Domain, Hosting und Wartung hin.
Wie viele Referenzprojekte gehören ins Angebot?
Zwei bis vier passende Fallstudien zu eigenen Projekten, idealerweise ähnlichen Sites, reichen aus. Mehr Beispiele überfordern den künftigen Kunden eher, als dass sie ihn überzeugen.
Wann sollte ich nach dem Versand eines Angebots nachhaken?
Ohne Rückmeldung hakst du etwa eine Woche nach dem Versand nach, sofern ihr dabei keinen Folgetermin vereinbart habt. Per E-Mail oder Telefon klärst du, ob das Angebot angekommen ist, welche Fragen offen sind und bis wann der Kunde entscheidet.
