Handwerkersoftware Vergleich
2026
Das sind die besten 58 Anbieter.
Ob Elektroinstallateur mit fünf Monteuren, Malerbetrieb mit Wohnungsbau-Aufträgen oder Bauunternehmen mit mehreren Kolonnen: Wer Angebote in Word schreibt, Stunden auf Zetteln sammelt und Baustellenfotos in privaten Chats verteilt, sitzt abends im Büro, statt Rechnungen pünktlich zu stellen. Das Angebot an Handwerkersoftware reicht von der Komplettlösung für Angebot, Auftrag und Rechnung über Handwerker-Apps für kleine Betriebe und Spezialprogramme für einzelne Gewerke bis zu Bausoftware, Baustellendokumentation, mobiler Zeiterfassung und Kundendienstsoftware. Wir haben 58 Anbieter geprüft. Der Ratgeber erklärt, welche Branchensoftware zu Ihrem Gewerk und Ihrer Betriebsgröße passt, wie Sie Großhändler über Datanorm und IDS, DATEV und E-Rechnung anbinden, ob sich Cloud oder Installation lohnt, wie die Umstellung gelingt und mit welchen Kosten Sie rechnen. So finden Sie die Software für Handwerker, die Büro und Baustelle wirklich verbindet.
mfr Deutschland
Sitz in Leipzig 
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GoBD-konform Cloud-Software und App für Field Service Management und Handwerker im Außendienst, entwickelt von der Simplias GmbH in Leipzig. Angebote, Aufträge, digitale Plantafel mit KI-Routenoptimierung, mobile Zeiterfassung und Checklisten für SHK, Klima und Kälte, PV und Facility Management.
mfr-deutschland.de
mfr-deutschland.de mfr ist eine Cloud-Plattform für Field Service Management und zugleich Handwerkersoftware für den Außendienst, eigenfinanziert von der Simplias GmbH in Leipzig entwickelt. Sie wird in Wartung und Instandhaltung, SHK, Klima und Kälte, PV-Solar, Facility Management sowie im Bau genutzt, mehr als 800 Serviceleiter und Geschäftsführer setzen sie ein. Die Software ist GoBD-konform.
Der Funktionsumfang reicht von Auftragsverwaltung mit Folgeaufträgen über die digitale Plantafel mit KI-gestützter Einsatzplanung und Routenoptimierung bis zur mobilen App mit dynamischen Checklisten, Zeiterfassung und mobilem Warenlager. Dazu kommen Wartungsplaner, Anlagendatenbank, Kundenportal, digitaler Servicebericht, Projektmanagement, GPS-Tracking mit Fahrtenbuch und Reporting. Angebote und Rechnungen lassen sich mit Positionsgliederung, GAEB und Nachkalkulation erstellen. Schnittstellen bestehen zu DATEV, ZUGFeRD, IDS und UGL, über eine offene API sowie zu Zapier, make, HubSpot, Lexware Office, easybill und SAP.
mfr Field Service kostet 29 € (Basic, Festpreis 145 € für 5 Lizenzen), 39 € (Professional) oder 55 € (Enterprise) pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. mfr Project kostet 99 € pro Monat inklusive 10 Nutzern, mfr Office 75 € pro Monat inklusive 5 Nutzern. Eine kostenlose Testphase ist möglich.
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Was ist eine Handwerkersoftware, und wer braucht eine?
Eine Handwerkersoftware ist eine Branchensoftware, die den Weg vom Kundenanruf über Angebot, Kalkulation, Aufmaß und Auftrag bis zu Rechnung, Mahnung und Nachkalkulation abbildet. Dazu kommen je nach Lösung Plantafel, Zeiterfassung und Baustellendokumentation.
Im Kern stehen Kundenstamm, Artikel- und Leistungsstamm, Kalkulation und Textbausteine für Angebote. Darauf bauen Auftragsbestätigung, Lieferschein, Stundenzettel, Regiebericht, Abschlags- und Schlussrechnung sowie Mahnwesen auf. Materialpreise kommen oft über Datanorm oder IDS direkt vom Großhändler, Leistungsverzeichnisse über GAEB. Aus den erfassten Stunden und dem verbauten Material entsteht am Ende die Nachkalkulation, die zeigt, ob ein Auftrag Gewinn gebracht hat.
Von anderen Programmen unterscheidet sich die Handwerkersoftware durch ihren Zuschnitt. Eine Buchhaltungssoftware verbucht Geschäftsvorfälle, ein ERP-System deckt Produktion, Personal und Finanzen für größere Unternehmen ab, und ein reines Rechnungsprogramm schreibt Belege ohne Kalkulation und Planung. Die Branchensoftware für das Handwerk verbindet Büro und Baustelle, viele Lösungen enthalten außerdem eine Handwerker-App für Monteure, die Aufträge, Zeiten und Fotos direkt vor Ort erfassen.
Ab wann sich eine Handwerkersoftware lohnt, hängt weniger von der Betriebsgröße ab als vom Aufwand im Büro. Spätestens wenn Angebote Abende kosten, Stunden von Hand übertragen werden oder Material auf der Baustelle vergessen wird abzurechnen, rechnet sich ein System. Kleine Betriebe starten oft mit einer schlanken Handwerker-App, wachsende Betriebe und Bauunternehmen brauchen Kalkulation, Plantafel und Schnittstellen zu Großhandel und Steuerkanzlei.
- Angebote kosten Abende: Texte und Preise werden aus alten Dokumenten kopiert, jedes Angebot beginnt fast von vorn.
- Stunden auf Zetteln: Arbeitszeiten und Material werden auf Papier gesammelt und im Büro abgetippt oder gehen verloren.
- Aufmaß doppelt erfasst: Maße landen erst auf dem Block und später noch einmal im Büro, mit Übertragungsfehlern.
- Plantafel nicht aktuell: Niemand weiß sicher, wer heute auf welcher Baustelle arbeitet, wenn Termine sich verschieben.
- Fotos in privaten Chats: Mängel, Abnahmen und Bestände sind auf privaten Handys verteilt und schwer wiederzufinden.
- Rechnungen kommen zu spät: Abschlags- und Schlussrechnungen werden erst Wochen nach Abschluss gestellt, Mahnungen vergessen.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Test mit einer Handwerkersoftware, die zu Ihrem Gewerk passt. Bei weniger Punkten reicht oft eine schlanke Handwerker-App oder eine kostenlose Testversion.
Typische Probleme im Handwerksbetrieb
Die meisten Probleme im Handwerk entstehen nicht auf der Baustelle, sondern im Büro: Angebote dauern zu lang, Stunden und Material gehen verloren, und Rechnungen werden erst Wochen nach Abschluss geschrieben.
Viele Betriebe schreiben Angebote abends nach Feierabend. Texte werden aus alten Dokumenten kopiert, Preise von Hand nachgeschlagen, und bei jedem Auftrag fängt die Kalkulation von vorn an. Dauert ein Angebot zu lange, geht der Auftrag an den Mitbewerber. Aufmaß und Leistungsverzeichnis werden zudem oft doppelt erfasst, erst auf dem Block auf der Baustelle und später noch einmal im Büro.
Ein zweites Feld sind Stunden und Material. Stundenzettel landen zerknittert im Fahrzeug, Lieferscheine fehlen, und verbautes Material wird nicht abgerechnet. Die Plantafel an der Wand zeigt nicht mehr, wer heute wo arbeitet, wenn ein Termin kurzfristig platzt. Wer die Arbeitszeit nicht systematisch erfasst, hat außerdem seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ein rechtliches Risiko.
Hinzu kommen Dokumentation und Auswertung. Fotos von Mängeln, Abnahmen und Bestandsaufnahmen liegen in privaten Chats, und niemand findet sie, wenn der Kunde reklamiert. Rechnungen gehen zu spät raus, Mahnungen werden vergessen, und eine Nachkalkulation findet nicht statt, weil die Daten über Zettel, Tabellen und Programme verteilt sind. Preise und Angebote beruhen dann auf Schätzungen.
Texte und Preise werden von Hand zusammengesucht, Aufträge gehen an schnellere Mitbewerber.
Stundenzettel landen zerknittert im Fahrzeug und fehlen bei Abrechnung und Nachkalkulation.
Verbautes Material fehlt auf der Rechnung, weil Lieferscheine nicht zugeordnet werden.
Maße werden auf der Baustelle notiert und im Büro erneut eingegeben, Fehler schleichen sich ein.
Die Tafel an der Wand zeigt nicht, wer heute wo arbeitet, wenn ein Termin kurzfristig platzt.
Mängel und Abnahmen sind kaum auffindbar, wenn der Kunde später reklamiert.
Fehlende Daten verzögern die Rechnung, Mahnungen entfallen und eine Nachkalkulation findet nicht statt.
Welche Arten von Handwerkersoftware gibt es?
Handwerkersoftware lässt sich in sieben Gruppen einteilen. Sie unterscheiden sich darin, für welche Gewerke und Betriebsgrößen sie gebaut sind, ob sie das ganze Büro abdecken oder einen einzelnen Ablauf und ob sie als App in der Cloud oder auf eigenen Servern laufen.
Die Handwerker-Komplettsoftware, auch Branchensoftware genannt, deckt Kalkulation, Angebot, Auftrag, Rechnung, Plantafel und oft Zeiterfassung ab. Cloud-Handwerkersoftware und Apps für kleine Betriebe konzentrieren sich auf Angebot, Rechnung und einfache Aufträge, laufen im Browser und auf dem Smartphone und starten schnell. Gewerke-Spezialsoftware bildet die Besonderheiten einzelner Gewerke ab, zum Beispiel Elektro, Sanitär, Heizung, Klima, Maler, Tischler, Dachdecker oder Metallbau.
Bausoftware für Bauhaupt- und Ausbaugewerbe arbeitet mit Leistungsverzeichnissen nach GAEB, Mengenermittlung, Abrechnung nach Aufmaß und Bauzeitenplanung. Baustellendokumentation und Mängelmanagement erfassen Bautagebuch, Fotos, Protokolle, Abnahmen und offene Punkte direkt vor Ort. Mobile Zeiterfassung und Einsatzplanung verteilen Mitarbeitende auf Aufträge und erfassen Arbeitszeiten per App.
Kundendienst- und Wartungssoftware verwaltet Serviceaufträge, Wartungsverträge, Anlagen und Einsatzberichte, etwa für Heizung, Lüftung oder Aufzüge. Viele Anbieter decken mehrere Gruppen ab, deshalb nennen wir den Typ in jeder Anbieterkarte.
Kalkulation, Angebot, Auftrag, Rechnung, Plantafel und oft Zeiterfassung in einem System für Betriebe mit mehreren Mitarbeitenden.
Angebot, Rechnung und einfache Aufträge im Browser und auf dem Smartphone, schneller Start ohne eigene IT.
Funktionen für einzelne Gewerke wie Elektro, Sanitär, Heizung, Maler, Tischler, Dachdecker oder Metallbau ab Werk.
Leistungsverzeichnisse nach GAEB, Mengenermittlung, Abrechnung nach Aufmaß und Bauzeitenplanung.
Bautagebuch, Fotos, Protokolle, Abnahmen und offene Punkte direkt vor Ort erfassen und nachverfolgen.
Mitarbeitende auf Aufträge verteilen und Arbeitszeiten per App oder Terminal auf der Baustelle erfassen.
Serviceaufträge, Wartungsverträge, Anlagen und Einsatzberichte für Handwerker mit Kundendienst.
- Schneller Start und überschaubare Kosten
- Bedienung auf Smartphone und Tablet
- Buchhaltung meist per Schnittstelle zur Steuerkanzlei
- Geeignet für kleine Betriebe und einzelne Gewerke
- Kalkulation, Plantafel, Zeiterfassung und Rechnung in einem System
- Anbindung an Großhändler über Datanorm und IDS
- Längere Einführung, oft mit Partner oder Händler
- Geeignet für Betriebe mit mehreren Kolonnen und Bauunternehmen
2026
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Der Leitfaden zur Handwerkersoftware: welche Arten es gibt, wie Sie Großhändler, Aufmaß, Zeiterfassung, Baustelle und Buchhaltung zusammenbringen, worauf Sie bei Datanorm, E-Rechnung und Betriebsmodell achten und wie Sie die Umstellung planen und das passende Preismodell wählen.
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Worauf Sie bei der Auswahl einer Handwerkersoftware achten sollten
Die beste Handwerkersoftware ist die, die zu Ihrem Gewerk, Ihrer Betriebsgröße und Ihren Abläufen passt und mit dem Betrieb wächst. Prüfen Sie Funktionsumfang, Großhändleranbindung, Aufmaß, mobile Nutzung, Plantafel, Buchhaltungsanbindung, Betriebsmodell und Preismodell.
Beginnen Sie mit Ihrem Gewerk und Ihren Abläufen, nicht mit der Funktionsliste. Brauchen Sie Kalkulation mit Materialpreisen aus Datanorm, IDS oder UGL, Leistungsverzeichnisse nach GAEB oder ein Aufmaß mit Raumberechnung? Prüfen Sie außerdem, ob die mobile Handwerker-App auch ohne Netz arbeitet, denn im Keller oder im Rohbau ist der Empfang oft schlecht. Plantafel und Zeiterfassung sollten Aufträge, Mitarbeitende und Fahrzeuge verbinden.
Bei der Buchhaltung zählt eine saubere Übergabe an die Steuerkanzlei, etwa im DATEV-Format. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können, für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis 2027 und 2028. Die Software sollte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen können. Rechnungen und Belege unterliegen den GoBD und den Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO.
Entscheiden Sie außerdem zwischen Cloud und Installation auf eigenen Servern. Cloud-Lösungen starten schnell und bringen Updates automatisch, eine Installation bietet mehr Kontrolle, verlangt aber eigene IT. Verarbeitet der Anbieter Kundendaten, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Achten Sie zudem auf planbare Preise bei wachsender Mitarbeiterzahl, Support und ein Händler- oder Partnernetz für Einrichtung und Schulung. Die Hinweise ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Prüfen Sie, ob die Software die Besonderheiten Ihres Gewerks kennt, etwa Leistungskataloge, Raumberechnung beim Aufmaß, Wartungsverträge oder Stücklisten. Allgemeine Lösungen lassen Lücken, die Sie mit Listen und Zusatzfeldern füllen müssen.
Wichtig sind Anbindungen an Ihre Großhändler über Datanorm, IDS oder UGL, damit Artikel und Preise ohne Abtippen ins Angebot fließen. Prüfen Sie, ob Zuschläge, Verrechnungslöhne und Preisaktualisierungen übersichtlich geführt werden.
Für Ausschreibungen und öffentliche Auftraggeber brauchen Sie den Import und Export von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format. Ein digitales Aufmaß auf Tablet oder Smartphone erspart die doppelte Erfassung und liefert die Grundlage für die Abrechnung.
Eine Handwerker-App nützt nur, wenn Monteure sie nutzen. Prüfen Sie Bedienbarkeit auf Smartphone und Tablet, Fotofunktion und ob die App im Keller oder Rohbau ohne Netz weiterarbeitet und später synchronisiert.
Die Plantafel sollte Aufträge, Mitarbeitende und Fahrzeuge verbinden und Änderungen sofort aufs Handy bringen. Die Zeiterfassung sollte Beginn, Ende und Pausen erfassen und mit dem Auftrag verknüpfen. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist ein System zur Arbeitszeiterfassung gefragt.
Prüfen Sie die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei, etwa im DATEV-Format, und ob die Software E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann. Belege müssen den GoBD entsprechen und nach § 147 AO aufbewahrt werden. Die Hinweise ersetzen keine Steuerberatung.
Cloud-Lösungen starten schnell und bringen Updates automatisch, eine Installation auf eigenen Servern bietet mehr Kontrolle, verlangt aber eigene IT und Datensicherung. Prüfen Sie Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO.
Prüfen Sie, ob pro Nutzer, pro Modul oder als Kauflizenz mit Wartung abgerechnet wird und was mobile Zugänge, Einrichtung und Datenübernahme kosten. Klären Sie, ob ein Händler oder Partner in Ihrer Nähe einführt und schult, und wie Sie beim Ausstieg an Ihre Daten kommen.
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So führen Sie eine Handwerkersoftware Schritt für Schritt ein
Die Einführung gelingt, wenn Sie Abläufe vorab aufnehmen, mit einem echten Auftrag testen, Stammdaten gründlich übernehmen, das Team einbinden und Zettel und Altprogramme erst abschalten, wenn die neue Lösung im Alltag stimmt.
Nehmen Sie zuerst auf, wie ein Auftrag heute vom Anruf bis zur Rechnung läuft und wo Zeit verloren geht. Legen Sie Muss- und Kann-Anforderungen fest und lassen Sie zwei oder drei Lösungen mit einem echten Auftrag testen. Klären Sie früh mit Ihrer Steuerkanzlei, wie Rechnungen und Belege an die Buchhaltung übergeben werden.
Danach übernehmen Sie Kunden, Artikel und Leistungen. Importieren Sie Großhändlerpreise über Datanorm oder IDS und prüfen Sie Einheiten, Zuschläge und Verkaufspreise stichprobenartig. Legen Sie Vorlagen für Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung an, damit sie Ihrem Auftritt entsprechen. Bringen Sie die App danach auf die Baustelle und schulen Sie Büro und Monteure getrennt, denn jede Gruppe nutzt andere Funktionen.
Lassen Sie alte und neue Abläufe nur kurz parallel laufen, damit keine zwei Wahrheiten über Aufträge und Stunden entstehen. Werten Sie in den ersten Wochen Zeiten, Material und Nachkalkulation aus und schalten Sie Zettel, Tabellen und Altprogramme danach ab. Stellen Sie nach Möglichkeit einen Auftrag nach dem anderen um, nicht alle gleichzeitig.
Abläufe aufnehmen
Sie beschreiben, wie ein Auftrag heute vom Anruf bis zur Rechnung läuft und wo Zeit verloren geht.
Testzugang mit echtem Auftrag
Sie testen zwei oder drei Lösungen mit einem echten Auftrag, vom Angebot über das Aufmaß bis zur Rechnung.
Stammdaten und Artikel übernehmen
Sie übernehmen Kunden, Leistungen und Artikel und importieren Großhändlerpreise über Datanorm oder IDS.
Vorlagen für Angebot und Rechnung
Sie legen Vorlagen, Textbausteine und Zahlungsbedingungen an und prüfen die Übergabe an die Steuerkanzlei.
App auf die Baustelle bringen und Team schulen
Sie richten die Handwerker-App auf den Geräten ein und schulen Büro und Monteure getrennt.
Parallelbetrieb, Umstieg und Nachkalkulation
Sie lassen alte und neue Abläufe kurz parallel laufen, stellen um und werten die Nachkalkulation aus.
Häufige Fehler bei Auswahl und Einführung einer Handwerkersoftware
Viele Fehler zeigen sich erst Wochen nach dem Start, wenn Monteure die App nicht nutzen, Materialpreise nicht stimmen oder Rechnungen nicht bei der Steuerkanzlei ankommen. Die meisten lassen sich mit guter Vorbereitung vermeiden.
Am häufigsten wird die Software nach Werbung statt nach dem Gewerk gewählt. Eine Lösung für Maler passt nicht automatisch zu Sanitär und Heizung, und eine App für kleine Betriebe stößt bei mehreren Kolonnen schnell an Grenzen. Ebenso teuer ist es, das Team nicht einzubinden. Wenn Monteure die Bedienung nicht akzeptieren, führen sie Stunden weiter auf Zetteln, und das System bleibt leer.
Unterschätzt werden oft die Stammdaten und Schnittstellen. Ungeprüft übernommene Artikel und veraltete Preise sorgen für falsche Angebote, vergessene Anbindungen an Großhändler über Datanorm oder IDS kosten später Handarbeit. Wer alles auf einmal umstellt, hat bei einem Fehler sofort Probleme in Angebot, Planung und Rechnung.
Datensicherung und Datenschutz werden gern übersehen, obwohl Kundendaten, Fotos und Zeitdaten personenbezogen sind. Schließlich nutzen viele Betriebe die Nachkalkulation nie und erfahren so nicht, welche Aufträge sich lohnen. Die Hinweise sind allgemein und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Die Lösung passt nicht zu den Abläufen, wichtige Funktionen fehlen oder bleiben ungenutzt.
Monteure führen Stunden weiter auf Zetteln, das System bleibt leer und die Auswertung stimmt nicht.
Veraltete Preise, Dubletten und falsche Einheiten landen im neuen System und verfälschen Angebote.
Datanorm, IDS oder UGL sind nicht eingerichtet, Materialpreise müssen wieder abgetippt werden.
Ein einziger Fehler trifft sofort Angebot, Planung, Zeiterfassung und Rechnung.
Kundendaten, Fotos und Zeitdaten liegen ungeschützt, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung fehlt.
Niemand erfährt, welche Aufträge Gewinn gebracht haben, die Preise bleiben geschätzt.
Was kostet eine Handwerkersoftware?
Die Kosten reichen von kostenlosen Apps und Testphasen über Abos pro Nutzer und Monat bis zu Kauflizenzen mit Wartungsvertrag. Entscheidend sind Zahl der Nutzer, gebuchte Module, mobile Zugänge und Einführungsaufwand.
Einige Anbieter haben kostenlose Apps oder Testphasen, die meist auf wenige Nutzer, Aufträge oder Funktionen begrenzt sind. Die meisten Cloud-Lösungen rechnen pro Nutzer und Monat ab, mobile Zugänge für Monteure kosten häufig zusätzlich. Module für Kalkulation, Plantafel, Zeiterfassung, Aufmaß oder Baustellendokumentation werden oft separat berechnet.
Neben dem laufenden Preis fallen einmalige Kosten an, etwa für Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen und Schulung. Bei Installationen auf eigenen Servern kaufen Sie eine Lizenz und zahlen zusätzlich einen Wartungsvertrag für Updates und Support. Bauunternehmen und größere Betriebe lassen die Software häufig von einem Partner einführen, der seine Leistungen nach Aufwand berechnet.
Rechnen Sie deshalb die Gesamtkosten über mehrere Jahre und vergleichen Sie sie mit der Zeit, die Ihr Team künftig bei Angeboten, Stundenerfassung und Rechnungen spart. Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und den Datenexport beim Wechsel. Viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage oder staffeln sie nach Zahl der Nutzer.
Meist auf wenige Nutzer, Aufträge oder Funktionen begrenzt, geeignet zum Ausprobieren und für sehr kleine Betriebe.
Angebot, Rechnung und einfache Aufträge in der Cloud, oft mit Handwerker-App und wenigen Anbindungen.
Zugänge für Monteure auf Smartphone oder Tablet für Aufträge, Zeiten und Fotos werden häufig zusätzlich berechnet.
Aufmaß, GAEB, Baustellendokumentation, Zeiterfassung und E-Rechnung werden häufig separat berechnet.
Die Kosten für eine Handwerkersoftware richten sich vor allem nach der Zahl der Nutzer und mobilen Zugänge, den gebuchten Modulen und dem Betriebsmodell in der Cloud oder auf eigenen Servern. Für kleine Betriebe gibt es kostenlose Apps und Testphasen, Module für Kalkulation, Plantafel, Zeiterfassung oder Baustellendokumentation kosten meist extra. Betrachten Sie deshalb nicht nur den Monatspreis, sondern auch Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Partnerleistungen und die Zeit, die Ihr Team künftig spart.
1 Wofür stehen Datanorm und IDS in der Handwerkersoftware? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Was ist eine Nachkalkulation? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Seit wann müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Was hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 zur Arbeitszeit beschlossen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Wofür wird das Format GAEB im Bau verwendet? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um Handwerkersoftware
Die wichtigsten Begriffe rund um Handwerkersoftware, Kalkulation, Baustelle und Buchhaltung, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- Handwerkersoftware
Branchensoftware, die den Weg vom Kundenanruf über Angebot, Auftrag und Baustelle bis zu Rechnung und Nachkalkulation in einem System abbildet.
- Branchensoftware
Software, die für die Abläufe einer bestimmten Branche entwickelt wurde, im Handwerk oft mit Kalkulation, Aufmaß, Plantafel und Zeiterfassung.
- Datanorm
Dateiformat für Artikelstammdaten und Preise, mit dem Großhändler ihre Kataloge an Handwerksbetriebe übergeben.
- IDS
Schnittstelle für Identifikation, Datenübergabe und Warenkorb zwischen Handwerkersoftware und dem Online-Katalog des Großhändlers, mit tagesaktuellen Preisen und Verfügbarkeiten.
- UGL
Universelles Großhandels-Format zum Austausch von Artikeldaten und Bestellungen zwischen Großhandel und Handwerk, vor allem in der Elektrobranche.
- GAEB
Datenaustauschformat für Leistungsverzeichnisse, Angebote und Abrechnungen im Bauwesen, das Ausschreibende und Bieter nutzen.
- Aufmaß
Aufnahme der tatsächlich erbrachten Mengen und Maße auf der Baustelle, Grundlage für die Abrechnung nach Aufwand oder Einheitspreis.
- Kalkulation
Berechnung des Angebotspreises aus Material, Lohnstunden, Zuschlägen und Gewinn.
- Nachkalkulation
Vergleich der geplanten mit den tatsächlichen Stunden und Kosten eines abgeschlossenen Auftrags, um künftige Angebote zu verbessern.
- Plantafel
Übersicht, die Mitarbeitende, Fahrzeuge und Aufträge auf einer Zeitachse verteilt, in Handwerkersoftware meist digital und per App abrufbar.
- Stundenzettel
Nachweis über geleistete Arbeitszeit auf einem Auftrag, in der digitalen Form per App oder Terminal direkt auf der Baustelle erfasst.
- Regiebericht
Dokument über Arbeiten nach Aufwand, das Zeiten, Material und Leistungen festhält und vom Auftraggeber bestätigt wird.
- Bautagebuch
Laufende Dokumentation der Baustelle mit Wetter, Personal, Leistungen, Besonderheiten und Fotos, als Nachweis bei Streitigkeiten.
- Mängelmanagement
Erfassen, Zuordnen und Nachverfolgen von Mängeln bis zur Behebung, meist mit Foto, Verantwortlichem und Frist.
- E-Rechnung
Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das Software automatisch auslesen kann. Eine reine Bild- oder PDF-Datei genügt nicht.
- GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff der Finanzverwaltung.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um Handwerkersoftware, Handwerker-Apps, Aufmaß, Zeiterfassung, Großhändleranbindung, E-Rechnung, Cloud und Kosten, kurz und anbieterneutral beantwortet. Die Hinweise zu GoBD, E-Rechnung, Arbeitszeiterfassung und Datenschutz sind allgemein gehalten und ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Preise, Funktionen und Bedingungen ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand direkt beim Anbieter.
Was ist eine Handwerkersoftware?
Eine Handwerkersoftware ist eine Branchensoftware, die den Weg eines Auftrags vom Kundenanruf über Angebot, Kalkulation, Aufmaß und Auftrag bis zu Rechnung und Nachkalkulation abbildet. Viele Lösungen enthalten außerdem Plantafel, Zeiterfassung, Baustellendokumentation und eine Handwerker-App für Monteure. Sie unterscheidet sich von Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen durch Kalkulation, Planung und Baustellenfunktionen.
Welche Handwerkersoftware ist die beste?
Die beste Handwerkersoftware ist die, die zu Ihrem Gewerk, Ihrer Betriebsgröße und Ihren Abläufen passt. Kleine Betriebe kommen oft mit einer schlanken Handwerker-App aus, Betriebe mit mehreren Kolonnen brauchen Kalkulation, Plantafel und Großhändleranbindung, Bauunternehmen Leistungsverzeichnisse nach GAEB. Testen Sie zwei oder drei Lösungen mit einem echten Auftrag, bevor Sie sich entscheiden.
Was kostet eine Handwerkersoftware?
Die Kosten reichen von kostenlosen Apps und Testphasen über Abos pro Nutzer und Monat bis zu Kauflizenzen mit Wartungsvertrag. Mobile Zugänge für Monteure und Module für Kalkulation, Plantafel, Zeiterfassung oder Dokumentation kosten häufig zusätzlich. Rechnen Sie außerdem mit einmaligen Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage.
Gibt es eine kostenlose Handwerkersoftware?
Ja, einige Anbieter haben kostenlose Apps oder Testphasen für Angebote, Rechnungen und einfache Aufträge. Sie sind meist auf wenige Nutzer, Aufträge oder Funktionen begrenzt, für Zeiterfassung, Plantafel oder Baustellendokumentation fallen oft Aufpreise an. Prüfen Sie deshalb, was ein späterer Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif kostet und ob Sie Ihre Daten exportieren können.
Ist eine Handwerkersoftware in der Cloud oder als Installation besser?
Für die meisten kleinen und wachsenden Betriebe ist eine Handwerkersoftware in der Cloud die einfachere Wahl, eine Installation lohnt sich vor allem bei besonderen Anforderungen an Kontrolle und Anpassung. Cloud-Lösungen starten schnell, bringen Updates automatisch und sind von der Baustelle aus erreichbar. Eine Installation auf eigenen Servern verlangt eigene IT, Datensicherung und Wartung. Achten Sie bei der Cloud auf Serverstandort und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Welche Software eignet sich für kleine Handwerksbetriebe?
Für kleine Handwerksbetriebe eignet sich meist eine Cloud-Lösung oder Handwerker-App, die Angebot, Rechnung, Aufträge und einfache Zeiterfassung abdeckt und auf Smartphone und Tablet läuft. Wichtig sind eine einfache Bedienung, ein schneller Start ohne eigene IT und ein planbarer Preis. Prüfen Sie, ob die Lösung später mit mehr Mitarbeitenden und Modulen wachsen kann.
Was sind Datanorm und IDS?
Datanorm ist ein Dateiformat, mit dem Großhändler Artikelstammdaten und Preise an Handwerksbetriebe übergeben. IDS ist eine Schnittstelle zum Online-Katalog des Großhändlers, über die Sie tagesaktuelle Preise und Verfügbarkeiten abrufen und Artikel in Angebot oder Bestellung übernehmen. Beide ersparen das Abtippen von Materialpreisen. Fragen Sie vor dem Kauf, welche Großhändler die Software unterstützt.
Brauchen Handwerker eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können, für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis 2027 und 2028. Betroffen sind damit auch Handwerksbetriebe, die für Unternehmen arbeiten. Eine Handwerkersoftware sollte E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und einlesen können. Die Hinweise ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Welche App eignet sich zur Zeiterfassung auf der Baustelle?
Geeignet ist eine Handwerker-App oder ein Zeiterfassungsmodul, das Beginn, Ende und Pausen erfasst, die Zeiten dem Auftrag zuordnet und auch ohne Netz weiterarbeitet. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen. Prüfen Sie außerdem Datenschutz und Auswertung für Abrechnung und Nachkalkulation. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
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