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Büroorganisation: So baust du die perfekte Wiedervorlage

Dennoch müssen wir einfach akzeptieren, dass es diese Situationen gibt, in denen wir einfach nicht fertig werden können. Hier muss eine Wiedervorlage her.

Die Arbeit bringt es mit sich, dass wir viele verschiedene Fäden gleichzeitig in den Händen halten:

  • Aufgrund einer Kundenanfrage hast du ein Angebot geschrieben – aber jetzt ruht die Sache, bis du eine Antwort erhältst oder nach ein, zwei Wochen selbst nachfragst.
  • Für deinen Seitenrelaunch musst du rechtzeitig ein Lastenheft bearbeiten um ein Angebot schreiben zu können.
  • Wenn du den Rabatt für Ihren Workshop nutzen willst, musst du dich bis zum 10. angemeldet haben.
  • Und für deine Produktpräsentation sammelst du noch fieberhaft Material und Texte.

In all diesen Fällen hast du offene Vorgänge. Der Termin ist noch nicht erreicht, die Informationen sind noch nicht komplett, die Entscheidung ist noch nicht getroffen. Du musst auf andere warten oder noch einmal selbst nachhaken.

Mit anderen Worten: Deine Aufgaben hängen in der Luft. Damit besteht aber auch die Gefahr, dass du sie aus den Augen verlierst oder dich nicht rechtzeitig an sie erinnerst.

Die Lösung: Lege dir eine Wiedervorlage zu

Die Wiedervorlage ist ein System aus Ordnungshilfen, das dich an solche offenen Aufgaben erinnert. Betrachte es als dein externes Gedächtnis, mit dem du kostbare (Such-) Zeit sparst, Chaos in deinen Unterlagen vermeidest und wichtige Termine nicht mehr verpasst.

Für deine Wiedervorlage kannst du die klassische Wiedervorlagemappe benutzen. Je nach deiner eigenen Vorliebe kannst du auch zu Hängeregistern, Kalendern (auch als Apps), Ordnern und so weiter greifen, beziehungsweise das gesamte System bunt mischen.

Die besten Ergebnisse versprechen Kombinationen verschiedener Hilfsmittel. (Foto: Pixabay)

Wenn du dich zum Beispiel im Wesentlichen an Termine erinnern lassen willst, reichen Terminkalender und/oder –Software aus. Solltest du noch Unterlagen dazu haben, schreib deren Standorte einfach neben den Termin. Das allerdings ergibt in der Regel nur dann Sinn, wenn zugehörige Unterlagen eher die Ausnahme sind, oder du über eine gut geführte Ablage verfügst. Hängeregister können zwar größere Papiermengen bewältigen, dafür können Dokumente allerdings darin schon einmal durcheinander geraten.

Die Wiedervorlagemappe ist unschlagbar, wenn du einzelne Vorgänge etwa Tagen oder Monaten zuordnen willst. Es gibt sie zum Beispiel mit 31 (Tages-) Fächern oder 12 (Monats-) Fächern. Alle Schriftstücke, Erinnerungsnotizen und Co. kannst du hier passend unterbringen.

Natürlich taugen Kombinationen ebenso: Nimm etwa die Mappen eines Hängeregisters und ahme eine (gebundene) Wiedervorlagemappe nach. Der Vorteil: Deine 31 plus 12 Tages- und Monatsmappen kannst du flexibel hin- und herschieben. Hast du eine Tagesmappe abgearbeitet, dann ordne diese gleich hinter die nächste Monatsmappe ein. Wie das Ganze funktioniert? So …

So gehst du effektiv mit der Wiedervorlage um

Ich habe es gerade schon angedeutet: Die eine richtige Lösung gibt es nicht. Jeder muss selbst sehen, welche Vorgänge bei ihm vorherrschen und was er für diese braucht.

Allgemein könnte man vielleicht sagen:

  • Überlege, welche Vorgänge bei dir über den Daumen gepeilt anfallen und mit welchen Hilfsmitteln dir am besten gedient ist.
  • Entscheide dann, ob du eine Wiedervorlage führen willst, in der Termine und Unterlagen vereint verwaltet werden, oder, ob du deine Unterlagen woanders (z.B. in Ordnern und Dateien) aufheben und deine Wiedervorlage nur mit Hinweisen darauf füttern willst.
  • Beschrifte deine Mappen, Ordner und so weiter sinnig, und sehe regelmäßig, am besten täglich, darin nach. Erst dann bist du wirklich sicher, keine Unterlage übersehen und keinen Termin vergessen zu haben.
  • Sortiere ausnahmslos alles, was du nicht sofort erledigen kannst, in deiner Wiedervorlage ein. Überlege, wann du was bearbeiten willst, und ordne es den entsprechenden Fächern zu.Beispiel: Du hast einen Brief, den du am 5. beantworten willst. Dann packe diesen in deiner Tageswiedervorlage unter „5“. Wenn du jetzt am 5. in dein Fach schaust, findest du dort eben jenen Brief, der auf die weitere Bearbeituzng wartet.Auf diese Weise kann dir nichts mehr entgehen. Unabdingbar ist natürlich, dass du deine Wiedervorlagemappe tatsächlich auch täglich durchschaust.
  • Behalte deine Wiedervorlage „am Mann“, das heißt: in Griffweite. Wenn du erst danach suchen musst, kann sich der Schlendrian umso leichter Bahn brechen. Und irgendwann war’s das dann mit deinen guten Vorsätzen.
  • Ergänze deine Wiedervorlage gegebenenfalls durch Checklisten, Musterformulare oder Ähnliches. So musst du bei wiederkehrenden Vorgängen nur einen kurzen Vermerk machen. Alles weitere steht in deiner Checkliste.

Und für alle, die ihr Hängeregister mit einer Wiedervorlagemappe kombinieren wollen:

  • Bewaffne dich mit 31 plus 12 Mappen (für die Tage und Monate) und beschrifte sie entsprechend.
  • Ordne die Tagesmappen hinter der jeweils aktuellen Monatsmappe ein.Beispiel: Wir haben November. Dann sitzen deine 31 Tagesmappen auch alle brav hinter der Monatsmappe November. Sobald du eine abgearbeitet hast, wandert diese weiter zum nächsten Monat, im Beispielfalle dem Dezember.
  • Sortiere deine Vorgänge in die passenden Mappen ein.Beispiel: Wir haben den 28. Dezember. Und du willst am 15. Dezember die Kündigung für deinen Stromanbieter rausjagen. Dann kannst du diese noch nicht in die Tagesmappe „15“ einsortieren, denn die sitzt noch hinter dem Monat November und ist noch nicht abgearbeitet. Also steckst du deine Kündigung erst noch in die Monatsmappe Dezember. Sobald der Dezember erreicht ist, nimmst du Sie alles, was sich in der November-Mappe angesammelt hat und verteilst es auf die nun freien Tagesmappen. Am 15. Dezember schaust du in deine Tagesmappe „15“ und – voilà – die Kündigung ist fällig.
  • Anmerkung: Dieses System gilt im Prinzip für jede Wiedervorlage, egal, welche Variante du wählst. Die Kombination Hängeregister / Mappen hat nur den Vorteil, dass du beide optisch an einem Platz hast und trotzdem immer neu verschieben kannst. So hältst du deine Wiedervorlage bestmöglich up-to-date und hast trotzdem immer den Überblick. Das ist übrigens der Grund, warum Managementtrainer David Allen dieses System mit den „43 Ordnern” im Rahmen seiner populären Selbstmanagement-Methode Getting Things Done einsetzt.
Ein Person entwirft eine Wiedervorlage auf dem Schreibblock.
Wer schreibt, der bleibt. (Foto: Pixabay)

So wird deine Wiedervorlage narrensicher

Die beste Wiedervorlage hilft nicht viel, wenn du sie nicht regelmäßig pflegst und durcharbeitest. Klar, das ist ja eine Binsenweisheit, sagst du. Schon, aber für so manchen ist genau das der finale Stolperstein.

Sorge deshalb vor und mach deine Wiedervorlage narrensicher. Dein System

  • muss kinderleicht zu bedienen sein,
  • darf nicht übersehen oder vergessen werden,
  • darf nicht von Launen oder Tagesform abhängen,
  • muss auch im größten Stress reibungslos funktionieren.

Erst dann ergibt es wirklich Sinn und kann dich in deiner Arbeit unterstützen.

Logisch, dass du deshalb, vor allem initial, viel Zeit in den Aufbau deiner Wiedervorlage stecken solltest. Damit meine ich vor allem die Überlegungen, mit welchen Ordnungshilfen, Mappen und so weiter du wie arbeiten willst. Teste hier ruhig einiges aus. Entscheide dich dann für das, was dir am leichtesten von der Hand geht.

Genauso wichtig ist es aber auch, einen Weg zu finden, deine Wiedervorlage nicht mehr zu vergessen. Sei es, dass du sie buchstäblich „am Mann” behältst. Sei es, dass du irgendwie deine persönlichen Tricks und Marotten, ungeliebte Aufgaben zu meiden, auszuhebeln lernst.

Dazu könntest du zum Beispiel

  • deinen Rechner oder dein Smartphone nutzen, um dich zumindest in der ersten Zeit täglich an deine Wiedervorlage erinnern zu lassen,
  • Arbeitskollegen, Mitarbeiter oder Freunde für dieselbe Rolle anheuern,
  • externe Dienste mit dem Erinnern beauftragen oder ihnen gleich Terminorganisation und Wiedervorlage übertragen,
  • Wiedervorlagemappen deutlich sichtbar auf deinen Schreibtisch legen; am besten so, dass du jeden Morgen darüber stolperst,
  • einen Zettel mit dem Wort Wiedervorlage an Badezimmerspiegel oder Kühlschranktür kleben,
  • eine „mobile“ Wiedervorlage wählen und ständig mit dir herumtragen (zum Beispiel eine dicke Pultmappe oder, bei nur wenig Dokumenten, Smartphone und Co.)

Und so weiter, und so fort. Du kennst dich selbst besser als ich, und wirst wissen, womit du deinen kleinen Hausfreund, den inneren Schweinehund, am besten zu packen bekommst.

Stell dir zur Not einfach vor, dass du nur noch einen Monat zu leben hast, solltest du deine Wiedervorlage nicht in den Griff bekommen. Ich wette, dir fallen ganz zügig Mittel und Wege ein, diese narrensicher zu machen…

Hört sich das jetzt einigermaßen aufwändig an und schlimmer als das eigentliche Ausgangsproblem, Termine zu vergessen und Unterlagen zu verbummeln? Keine Sorge. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wenn du dich erst einmal wirklich an etwas gewöhnt hast, bleibst du auch dabei. Es sollten nur die richtigen Gewohnheiten sein.

In diesem Sinne: Viel Erfolg mit deiner Wiedervorlage.

FAQ

Wiedervorlage

Eine Wiedervorlagemappe ist ein praktisches Hilfsmittel, um Dokumente, Notizen und Aufgaben zu organisieren und rechtzeitig wieder vorgelegt zu bekommen. Stellen Sie sich die Wiedervorlagemappe als Ihren persönlichen Assistenten vor, der Sie daran erinnert, wichtige Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder aufzugreifen.

Was ist eine Wiedervorlagemappe?

Eine Wiedervorlagemappe ist eine spezielle Mappe, die in der Regel mehrere Fächer hat, oft für jeden Tag des Monats oder für verschiedene Wochen. So können Sie Dokumente und Notizen so sortieren, dass sie an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche wieder hervorgeholt werden. Das hilft Ihnen, Fristen einzuhalten und nichts Wichtiges zu vergessen.

Wofür ist eine Wiedervorlagemappe gut?

  1. Zeitmanagement: Sie hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu planen und Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
  2. Organisation: Sie behalten den Überblick über wichtige Dokumente und Termine.
  3. Erinnerungen: Sie werden automatisch an fällige Aufgaben erinnert.
  4. Effizienz: Sie arbeiten strukturierter und effizienter.

Wie sollten Sie Ihre Wiedervorlage organisieren?

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Wiedervorlagemappe optimal organisieren können:

  1. Kategorien einrichten: Unterteilen Sie die Mappe in sinnvolle Kategorien, z.B. nach Tagen, Wochen oder Themen.
  2. Prioritäten setzen: Markieren Sie wichtige Dokumente oder Aufgaben mit Farben oder Etiketten.
  3. Regelmäßige Überprüfung: Schauen Sie täglich oder wöchentlich in Ihre Mappe, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Termine oder Aufgaben verpassen.
  4. Flexibilität: Seien Sie bereit, die Organisation anzupassen, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.

Anbieter von Wiedervorlagemappen

Es gibt viele Anbieter, die unterschiedliche Arten von Wiedervorlagemappen anbieten. Hier sind einige Beispiele:

  1. Leitz: Bekannt für hochwertige Büroartikel, bietet verschiedene Modelle von Wiedervorlagemappen.
  2. Herlitz: Eine weitere bekannte Marke, die praktische und preiswerte Mappen anbietet.
  3. Durable: Spezialisiert auf innovative Büroorganisation, bietet robuste und funktionale Wiedervorlagemappen.
  4. Avery Zweckform: Bietet eine breite Palette an Organisationslösungen, darunter auch Wiedervorlagemappen.

Eine gut organisierte Wiedervorlagemappe kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern und dafür sorgen, dass Sie immer den Überblick behalten. Probieren Sie es aus und finden Sie heraus, welche Struktur für Sie am besten funktioniert!

Wiedervorlage organisieren: 20 Tipps zur Organisation einer Wiedervorlage, gibt es das?

Ja, es gibt viele Tipps zur Organisation einer Wiedervorlage, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben effizient und pünktlich erledigen. Hier sind 20 hilfreiche Tipps:

  1. Kategorien erstellen: Teilen Sie Ihre Wiedervorlage in sinnvolle Kategorien wie Tage, Wochen oder Themen auf.
  2. Prioritäten setzen: Verwenden Sie farbige Markierungen oder Etiketten, um wichtige Aufgaben hervorzuheben.
  3. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihre Wiedervorlage täglich oder wöchentlich, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen.
  4. Flexibel bleiben: Passen Sie die Struktur Ihrer Wiedervorlage an, wenn sich Ihre Bedürfnisse ändern.
  5. Digital unterstützen: Nutzen Sie digitale Tools wie Kalender-Apps, um zusätzlich erinnert zu werden.
  6. Fristen festlegen: Setzen Sie klare Deadlines für jede Aufgabe in Ihrer Wiedervorlage.
  7. Aufgaben notieren: Schreiben Sie klare und präzise Notizen zu jeder Aufgabe, damit Sie wissen, was zu tun ist.
  8. Routine entwickeln: Integrieren Sie die Überprüfung Ihrer Wiedervorlage in Ihre tägliche Routine.
  9. Archivieren: Entfernen Sie erledigte Aufgaben regelmäßig, um Platz für neue zu schaffen.
  10. Delegieren: Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie an andere delegieren können.
  11. Rückblick machen: Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche Zeit, um zu überprüfen, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann.
  12. Realistisch planen: Schätzen Sie die Zeit, die jede Aufgabe benötigt, realistisch ein.
  13. Flexibilität einplanen: Lassen Sie Pufferzeiten für unvorhergesehene Aufgaben.
  14. Visuelle Hilfsmittel: Verwenden Sie Kalender, Whiteboards oder andere visuelle Hilfsmittel, um Ihre Wiedervorlage zu unterstützen.
  15. Regelmäßige Updates: Aktualisieren Sie Ihre Wiedervorlage regelmäßig, um sie aktuell zu halten.
  16. Feedback einholen: Bitten Sie Kollegen oder Vorgesetzte um Feedback zu Ihrer Organisation.
  17. Belohnungen setzen: Belohnen Sie sich selbst für erledigte Aufgaben, um motiviert zu bleiben.
  18. Papier und digital kombinieren: Nutzen Sie eine Kombination aus Papier- und digitalen Tools, je nach Ihren Vorlieben.
  19. Einfach halten: Vermeiden Sie eine Überkomplexität in Ihrer Wiedervorlage, halten Sie sie so einfach wie möglich.
  20. Fortschritte verfolgen: Notieren Sie sich Ihre Fortschritte, um ein Gefühl der Erfüllung zu bekommen und Ihre Motivation zu steigern.

Mit diesen Tipps können Sie Ihre Wiedervorlage effizient organisieren und sicherstellen, dass Sie stets den Überblick über Ihre Aufgaben behalten.

 

Beitragsbild: Pexels

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