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Heike Thormann 5. Dezember 2018

Büroorganisation: So baust du die perfekte Wiedervorlage

Offene Aufgaben sind der Albtraum dei­nes Arbeitsalltags. Du hast etwas ange­fan­gen, kannst es aber noch nicht abschlie­ßen. Und auf dem Weg dort­hin, dro­hen dir Termine durch die Lappen und Dokumente abhan­den zu gehen. Dennoch müs­sen wir ein­fach akzep­tie­ren, dass es die­se Situationen gibt, in denen wir ein­fach nicht fer­tig wer­den kön­nen. Hier muss eine Wiedervorlage her.

Die Arbeit bringt es mit sich, dass wir vie­le ver­schie­de­ne Fäden gleich­zei­tig in den Händen hal­ten:

  • Aufgrund einer Kundenanfrage hast du ein Angebot geschrie­ben – aber jetzt ruht die Sache, bis du eine Antwort erhältst oder nach ein, zwei Wochen selbst nach­fragst.
  • Für dei­nen Seitenrelaunch musst du recht­zei­tig ein neu­es Logo in Auftrag geben.
  • Wenn du den Rabatt für Ihren Workshop nut­zen willst, musst du dich bis zum 10. ange­mel­det haben.
  • Und für dei­ne Produktpräsentation sam­melst du noch fie­ber­haft Material und Texte.

In all die­sen Fällen hast du offe­ne Vorgänge. Der Termin ist noch nicht erreicht, die Informationen sind noch nicht kom­plett, die Entscheidung ist noch nicht getrof­fen. Du musst auf ande­re war­ten oder noch ein­mal selbst nach­ha­ken.

Mit ande­ren Worten: Deine Aufgaben hän­gen in der Luft. Damit besteht aber auch die Gefahr, dass du sie aus den Augen ver­lierst oder dich nicht recht­zei­tig an sie erin­nerst.

Die Lösung: Lege dir eine Wiedervorlage zu

Die Wiedervorlage ist ein System aus Ordnungshilfen, das dich an sol­che offe­nen Aufgaben erin­nert. Betrachte es als dein exter­nes Gedächtnis, mit dem du kost­ba­re (Such-) Zeit sparst, Chaos in dei­nen Unterlagen ver­mei­dest und wich­ti­ge Termine nicht mehr ver­passt.

Für dei­ne Wiedervorlage kannst du die klas­si­sche Wiedervorlagemappe benut­zen. Je nach dei­ner eige­nen Vorliebe kannst du auch zu Hängeregistern, Kalendern (auch als Apps), Ordnern und so wei­ter grei­fen, bezie­hungs­wei­se das gesam­te System bunt mischen.

Die bes­ten Ergebnisse ver­spre­chen Kombinationen ver­schie­de­ner Hilfsmittel. (Foto: Pixabay)

Wenn du dich zum Beispiel im Wesentlichen an Termine erin­nern las­sen willst, rei­chen Terminkalender und/oder –Software aus. Solltest du noch Unterlagen dazu haben, schreib deren Standorte ein­fach neben den Termin. Das aller­dings ergibt in der Regel nur dann Sinn, wenn zuge­hö­ri­ge Unterlagen eher die Ausnahme sind, oder du über eine gut geführ­te Ablage ver­fügst. Hängeregister kön­nen zwar grö­ße­re Papiermengen bewäl­ti­gen, dafür kön­nen Dokumente aller­dings dar­in schon ein­mal durch­ein­an­der gera­ten.

Die Wiedervorlagemappe ist unschlag­bar, wenn du ein­zel­ne Vorgänge etwa Tagen oder Monaten zuord­nen willst. Es gibt sie zum Beispiel mit 31 (Tages-) Fächern oder 12 (Monats-) Fächern. Alle Schriftstücke, Erinnerungsnotizen und Co. kannst du hier pas­send unter­brin­gen.

Natürlich tau­gen Kombinationen eben­so: Nimm etwa die Mappen eines Hängeregisters und ahme eine (gebun­de­ne) Wiedervorlagemappe nach. Der Vorteil: Deine 31 plus 12 Tages- und Monatsmappen kannst du fle­xi­bel hin- und her­schie­ben. Hast du eine Tagesmappe abge­ar­bei­tet, dann ord­ne die­se gleich hin­ter die nächs­te Monatsmappe ein. Wie das Ganze funk­tio­niert? So …

So gehst du effektiv mit der Wiedervorlage um

Ich habe es gera­de schon ange­deu­tet: Die eine rich­ti­ge Lösung gibt es nicht. Jeder muss selbst sehen, wel­che Vorgänge bei ihm vor­herr­schen und was er für die­se braucht.

Allgemein könn­te man viel­leicht sagen:

  • Überlege, wel­che Vorgänge bei dir über den Daumen gepeilt anfal­len und mit wel­chen Hilfsmitteln dir am bes­ten gedient ist.
  • Entscheide dann, ob du eine Wiedervorlage füh­ren willst, in der Termine und Unterlagen ver­eint ver­wal­tet wer­den, oder, ob du dei­ne Unterlagen woan­ders (z.B. in Ordnern und Dateien) auf­he­ben und dei­ne Wiedervorlage nur mit Hinweisen dar­auf füt­tern willst.
  • Beschrifte dei­ne Mappen, Ordner und so wei­ter sin­nig, und sehe regel­mä­ßig, am bes­ten täg­lich, dar­in nach. Erst dann bist du wirk­lich sicher, kei­ne Unterlage über­se­hen und kei­nen Termin ver­ges­sen zu haben.
  • Sortiere aus­nahms­los alles, was du nicht sofort erle­di­gen kannst, in dei­ner Wiedervorlage ein. Überlege, wann du was bear­bei­ten willst, und ord­ne es den ent­spre­chen­den Fächern zu.Beispiel: Du hast einen Brief, den du am 5. beant­wor­ten willst. Dann packe die­sen in dei­ner Tageswiedervorlage unter „5“. Wenn du jetzt am 5. in dein Fach schaust, fin­dest du dort eben jenen Brief, der auf die wei­te­re Bearbeituzng wartet.Auf die­se Weise kann dir nichts mehr ent­ge­hen. Unabdingbar ist natür­lich, dass du dei­ne Wiedervorlagemappe tat­säch­lich auch täg­lich durch­schaust.
  • Behalte dei­ne Wiedervorlage „am Mann“, das heißt: in Griffweite. Wenn du erst danach suchen musst, kann sich der Schlendrian umso leich­ter Bahn bre­chen. Und irgend­wann war’s das dann mit dei­nen guten Vorsätzen.
  • Ergänze dei­ne Wiedervorlage gege­be­nen­falls durch Checklisten, Musterformulare oder Ähnliches. So musst du bei wie­der­keh­ren­den Vorgängen nur einen kur­zen Vermerk machen. Alles wei­te­re steht in dei­ner Checkliste.

Und für alle, die ihr Hängeregister mit einer Wiedervorlagemappe kom­bi­nie­ren wol­len:

  • Bewaffne dich mit 31 plus 12 Mappen (für die Tage und Monate) und beschrif­te sie ent­spre­chend.
  • Ordne die Tagesmappen hin­ter der jeweils aktu­el­len Monatsmappe ein.Beispiel: Wir haben November. Dann sit­zen dei­ne 31 Tagesmappen auch alle brav hin­ter der Monatsmappe November. Sobald du eine abge­ar­bei­tet hast, wan­dert die­se wei­ter zum nächs­ten Monat, im Beispielfalle dem Dezember.
  • Sortiere dei­ne Vorgänge in die pas­sen­den Mappen ein.Beispiel: Wir haben den 28. Dezember. Und du willst am 15. Dezember die Kündigung für dei­nen Stromanbieter raus­ja­gen. Dann kannst du die­se noch nicht in die Tagesmappe „15“ ein­sor­tie­ren, denn die sitzt noch hin­ter dem Monat November und ist noch nicht abge­ar­bei­tet. Also steckst du dei­ne Kündigung erst noch in die Monatsmappe Dezember. Sobald der Dezember erreicht ist, nimmst du Sie alles, was sich in der November-Mappe ange­sam­melt hat und ver­teilst es auf die nun frei­en Tagesmappen. Am 15. Dezember schaust du in dei­ne Tagesmappe „15“ und – voi­là – die Kündigung ist fäl­lig.
  • Anmerkung: Dieses System gilt im Prinzip für jede Wiedervorlage, egal, wel­che Variante du wählst. Die Kombination Hängeregister / Mappen hat nur den Vorteil, dass du bei­de optisch an einem Platz hast und trotz­dem immer neu ver­schie­ben kannst. So hältst du dei­ne Wiedervorlage best­mög­lich up-to-date und hast trotz­dem immer den Überblick. Das ist übri­gens der Grund, war­um Managementtrainer David Allen die­ses System mit den „43 Ordnern” im Rahmen sei­ner popu­lä­ren Selbstmanagement-Methode Getting Things Done ein­setzt.

Wer schreibt, der bleibt. (Foto: Pixabay)

So wird deine Wiedervorlage narrensicher

Die bes­te Wiedervorlage hilft nicht viel, wenn du sie nicht regel­mä­ßig pflegst und durch­ar­bei­test. Klar, das ist ja eine Binsenweisheit, sagst du. Schon, aber für so man­chen ist genau das der fina­le Stolperstein.

Sorge des­halb vor und mach dei­ne Wiedervorlage nar­ren­si­cher. Dein System

  • muss kin­der­leicht zu bedie­nen sein,
  • darf nicht über­se­hen oder ver­ges­sen wer­den,
  • darf nicht von Launen oder Tagesform abhän­gen,
  • muss auch im größ­ten Stress rei­bungs­los funk­tio­nie­ren.

Erst dann ergibt es wirk­lich Sinn und kann dich in dei­ner Arbeit unter­stüt­zen.

Logisch, dass du des­halb, vor allem initi­al, viel Zeit in den Aufbau dei­ner Wiedervorlage ste­cken soll­test. Damit mei­ne ich vor allem die Überlegungen, mit wel­chen Ordnungshilfen, Mappen und so wei­ter du wie arbei­ten willst. Teste hier ruhig eini­ges aus. Entscheide dich dann für das, was dir am leich­tes­ten von der Hand geht.

Genauso wich­tig ist es aber auch, einen Weg zu fin­den, dei­ne Wiedervorlage nicht mehr zu ver­ges­sen. Sei es, dass du sie buch­stäb­lich „am Mann” behältst. Sei es, dass du irgend­wie dei­ne per­sön­li­chen Tricks und Marotten, unge­lieb­te Aufgaben zu mei­den, aus­zu­he­beln lernst.

Dazu könn­test du zum Beispiel

  • dei­nen Rechner oder dein Smartphone nut­zen, um dich zumin­dest in der ers­ten Zeit täg­lich an dei­ne Wiedervorlage erin­nern zu las­sen,
  • Arbeitskollegen, Mitarbeiter oder Freunde für die­sel­be Rolle anheu­ern,
  • exter­ne Dienste mit dem Erinnern beauf­tra­gen oder ihnen gleich Terminorganisation und Wiedervorlage über­tra­gen,
  • Wiedervorlagemappen deut­lich sicht­bar auf dei­nen Schreibtisch legen; am bes­ten so, dass du jeden Morgen dar­über stol­perst,
  • einen Zettel mit dem Wort Wiedervorlage an Badezimmerspiegel oder Kühlschranktür kle­ben,
  • eine „mobi­le“ Wiedervorlage wäh­len und stän­dig mit dir her­um­tra­gen (zum Beispiel eine dicke Pultmappe oder, bei nur wenig Dokumenten, Smartphone und Co.)

Und so wei­ter, und so fort. Du kennst dich selbst bes­ser als ich, und wirst wis­sen, womit du dei­nen klei­nen Hausfreund, den inne­ren Schweinehund, am bes­ten zu packen bekommst.

Stell dir zur Not ein­fach vor, dass du nur noch einen Monat zu leben hast, soll­test du dei­ne Wiedervorlage nicht in den Griff bekom­men. Ich wet­te, dir fal­len ganz zügig Mittel und Wege ein, die­se nar­ren­si­cher zu machen…

Hört sich das jetzt eini­ger­ma­ßen auf­wän­dig an und schlim­mer als das eigent­li­che Ausgangsproblem, Termine zu ver­ges­sen und Unterlagen zu ver­bum­meln? Keine Sorge. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wenn du dich erst ein­mal wirk­lich an etwas gewöhnt hast, bleibst du auch dabei. Es soll­ten nur die rich­ti­gen Gewohnheiten sein.

In die­sem Sinne: Viel Erfolg mit dei­ner Wiedervorlage.

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.

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