Heike Thormann 5. Dezember 2018

Büroorganisation: So baust du die perfekte Wiedervorlage

Offene Aufgaben sind der Albtraum deines Arbeitsalltags. Du hast etwas angefangen, kannst es aber noch nicht abschließen. Und auf dem Weg dorthin, drohen dir Termine durch die Lappen und Dokumente abhanden zu gehen. Dennoch müssen wir einfach akzeptieren, dass es diese Situationen gibt, in denen wir einfach nicht fertig werden können. Hier muss eine Wiedervorlage her.

Die Arbeit bringt es mit sich, dass wir viele verschiedene Fäden gleichzeitig in den Händen halten:

  • Aufgrund einer Kundenanfrage hast du ein Angebot geschrieben – aber jetzt ruht die Sache, bis du eine Antwort erhältst oder nach ein, zwei Wochen selbst nachfragst.
  • Für deinen Seitenrelaunch musst du rechtzeitig ein neues Logo in Auftrag geben.
  • Wenn du den Rabatt für Ihren Workshop nutzen willst, musst du dich bis zum 10. angemeldet haben.
  • Und für deine Produktpräsentation sammelst du noch fieberhaft Material und Texte.

In all diesen Fällen hast du offene Vorgänge. Der Termin ist noch nicht erreicht, die Informationen sind noch nicht komplett, die Entscheidung ist noch nicht getroffen. Du musst auf andere warten oder noch einmal selbst nachhaken.

Mit anderen Worten: Deine Aufgaben hängen in der Luft. Damit besteht aber auch die Gefahr, dass du sie aus den Augen verlierst oder dich nicht rechtzeitig an sie erinnerst.

Die Lösung: Lege dir eine Wiedervorlage zu

Die Wiedervorlage ist ein System aus Ordnungshilfen, das dich an solche offenen Aufgaben erinnert. Betrachte es als dein externes Gedächtnis, mit dem du kostbare (Such-) Zeit sparst, Chaos in deinen Unterlagen vermeidest und wichtige Termine nicht mehr verpasst.

Für deine Wiedervorlage kannst du die klassische Wiedervorlagemappe benutzen. Je nach deiner eigenen Vorliebe kannst du auch zu Hängeregistern, Kalendern (auch als Apps), Ordnern und so weiter greifen, beziehungsweise das gesamte System bunt mischen.

Die besten Ergebnisse versprechen Kombinationen verschiedener Hilfsmittel. (Foto: Pixabay)

Wenn du dich zum Beispiel im Wesentlichen an Termine erinnern lassen willst, reichen Terminkalender und/oder –Software aus. Solltest du noch Unterlagen dazu haben, schreib deren Standorte einfach neben den Termin. Das allerdings ergibt in der Regel nur dann Sinn, wenn zugehörige Unterlagen eher die Ausnahme sind, oder du über eine gut geführte Ablage verfügst. Hängeregister können zwar größere Papiermengen bewältigen, dafür können Dokumente allerdings darin schon einmal durcheinander geraten.

Die Wiedervorlagemappe ist unschlagbar, wenn du einzelne Vorgänge etwa Tagen oder Monaten zuordnen willst. Es gibt sie zum Beispiel mit 31 (Tages-) Fächern oder 12 (Monats-) Fächern. Alle Schriftstücke, Erinnerungsnotizen und Co. kannst du hier passend unterbringen.

Natürlich taugen Kombinationen ebenso: Nimm etwa die Mappen eines Hängeregisters und ahme eine (gebundene) Wiedervorlagemappe nach. Der Vorteil: Deine 31 plus 12 Tages- und Monatsmappen kannst du flexibel hin- und herschieben. Hast du eine Tagesmappe abgearbeitet, dann ordne diese gleich hinter die nächste Monatsmappe ein. Wie das Ganze funktioniert? So …

So gehst du effektiv mit der Wiedervorlage um

Ich habe es gerade schon angedeutet: Die eine richtige Lösung gibt es nicht. Jeder muss selbst sehen, welche Vorgänge bei ihm vorherrschen und was er für diese braucht.

Allgemein könnte man vielleicht sagen:

  • Überlege, welche Vorgänge bei dir über den Daumen gepeilt anfallen und mit welchen Hilfsmitteln dir am besten gedient ist.
  • Entscheide dann, ob du eine Wiedervorlage führen willst, in der Termine und Unterlagen vereint verwaltet werden, oder, ob du deine Unterlagen woanders (z.B. in Ordnern und Dateien) aufheben und deine Wiedervorlage nur mit Hinweisen darauf füttern willst.
  • Beschrifte deine Mappen, Ordner und so weiter sinnig, und sehe regelmäßig, am besten täglich, darin nach. Erst dann bist du wirklich sicher, keine Unterlage übersehen und keinen Termin vergessen zu haben.
  • Sortiere ausnahmslos alles, was du nicht sofort erledigen kannst, in deiner Wiedervorlage ein. Überlege, wann du was bearbeiten willst, und ordne es den entsprechenden Fächern zu.Beispiel: Du hast einen Brief, den du am 5. beantworten willst. Dann packe diesen in deiner Tageswiedervorlage unter „5“. Wenn du jetzt am 5. in dein Fach schaust, findest du dort eben jenen Brief, der auf die weitere Bearbeituzng wartet.Auf diese Weise kann dir nichts mehr entgehen. Unabdingbar ist natürlich, dass du deine Wiedervorlagemappe tatsächlich auch täglich durchschaust.
  • Behalte deine Wiedervorlage „am Mann“, das heißt: in Griffweite. Wenn du erst danach suchen musst, kann sich der Schlendrian umso leichter Bahn brechen. Und irgendwann war’s das dann mit deinen guten Vorsätzen.
  • Ergänze deine Wiedervorlage gegebenenfalls durch Checklisten, Musterformulare oder Ähnliches. So musst du bei wiederkehrenden Vorgängen nur einen kurzen Vermerk machen. Alles weitere steht in deiner Checkliste.

Und für alle, die ihr Hängeregister mit einer Wiedervorlagemappe kombinieren wollen:

  • Bewaffne dich mit 31 plus 12 Mappen (für die Tage und Monate) und beschrifte sie entsprechend.
  • Ordne die Tagesmappen hinter der jeweils aktuellen Monatsmappe ein.Beispiel: Wir haben November. Dann sitzen deine 31 Tagesmappen auch alle brav hinter der Monatsmappe November. Sobald du eine abgearbeitet hast, wandert diese weiter zum nächsten Monat, im Beispielfalle dem Dezember.
  • Sortiere deine Vorgänge in die passenden Mappen ein.Beispiel: Wir haben den 28. Dezember. Und du willst am 15. Dezember die Kündigung für deinen Stromanbieter rausjagen. Dann kannst du diese noch nicht in die Tagesmappe „15“ einsortieren, denn die sitzt noch hinter dem Monat November und ist noch nicht abgearbeitet. Also steckst du deine Kündigung erst noch in die Monatsmappe Dezember. Sobald der Dezember erreicht ist, nimmst du Sie alles, was sich in der November-Mappe angesammelt hat und verteilst es auf die nun freien Tagesmappen. Am 15. Dezember schaust du in deine Tagesmappe „15“ und – voilà – die Kündigung ist fällig.
  • Anmerkung: Dieses System gilt im Prinzip für jede Wiedervorlage, egal, welche Variante du wählst. Die Kombination Hängeregister / Mappen hat nur den Vorteil, dass du beide optisch an einem Platz hast und trotzdem immer neu verschieben kannst. So hältst du deine Wiedervorlage bestmöglich up-to-date und hast trotzdem immer den Überblick. Das ist übrigens der Grund, warum Managementtrainer David Allen dieses System mit den „43 Ordnern” im Rahmen seiner populären Selbstmanagement-Methode Getting Things Done einsetzt.

Wer schreibt, der bleibt. (Foto: Pixabay)

So wird deine Wiedervorlage narrensicher

Die beste Wiedervorlage hilft nicht viel, wenn du sie nicht regelmäßig pflegst und durcharbeitest. Klar, das ist ja eine Binsenweisheit, sagst du. Schon, aber für so manchen ist genau das der finale Stolperstein.

Sorge deshalb vor und mach deine Wiedervorlage narrensicher. Dein System

  • muss kinderleicht zu bedienen sein,
  • darf nicht übersehen oder vergessen werden,
  • darf nicht von Launen oder Tagesform abhängen,
  • muss auch im größten Stress reibungslos funktionieren.

Erst dann ergibt es wirklich Sinn und kann dich in deiner Arbeit unterstützen.

Logisch, dass du deshalb, vor allem initial, viel Zeit in den Aufbau deiner Wiedervorlage stecken solltest. Damit meine ich vor allem die Überlegungen, mit welchen Ordnungshilfen, Mappen und so weiter du wie arbeiten willst. Teste hier ruhig einiges aus. Entscheide dich dann für das, was dir am leichtesten von der Hand geht.

Genauso wichtig ist es aber auch, einen Weg zu finden, deine Wiedervorlage nicht mehr zu vergessen. Sei es, dass du sie buchstäblich „am Mann” behältst. Sei es, dass du irgendwie deine persönlichen Tricks und Marotten, ungeliebte Aufgaben zu meiden, auszuhebeln lernst.

Dazu könntest du zum Beispiel

  • deinen Rechner oder dein Smartphone nutzen, um dich zumindest in der ersten Zeit täglich an deine Wiedervorlage erinnern zu lassen,
  • Arbeitskollegen, Mitarbeiter oder Freunde für dieselbe Rolle anheuern,
  • externe Dienste mit dem Erinnern beauftragen oder ihnen gleich Terminorganisation und Wiedervorlage übertragen,
  • Wiedervorlagemappen deutlich sichtbar auf deinen Schreibtisch legen; am besten so, dass du jeden Morgen darüber stolperst,
  • einen Zettel mit dem Wort Wiedervorlage an Badezimmerspiegel oder Kühlschranktür kleben,
  • eine „mobile“ Wiedervorlage wählen und ständig mit dir herumtragen (zum Beispiel eine dicke Pultmappe oder, bei nur wenig Dokumenten, Smartphone und Co.)

Und so weiter, und so fort. Du kennst dich selbst besser als ich, und wirst wissen, womit du deinen kleinen Hausfreund, den inneren Schweinehund, am besten zu packen bekommst.

Stell dir zur Not einfach vor, dass du nur noch einen Monat zu leben hast, solltest du deine Wiedervorlage nicht in den Griff bekommen. Ich wette, dir fallen ganz zügig Mittel und Wege ein, diese narrensicher zu machen…

Hört sich das jetzt einigermaßen aufwändig an und schlimmer als das eigentliche Ausgangsproblem, Termine zu vergessen und Unterlagen zu verbummeln? Keine Sorge. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wenn du dich erst einmal wirklich an etwas gewöhnt hast, bleibst du auch dabei. Es sollten nur die richtigen Gewohnheiten sein.

In diesem Sinne: Viel Erfolg mit deiner Wiedervorlage.

Heike Thormann

Heike Thormann ist Trainerin, Redakteurin und Autorin. Ihr Schwerpunkt sind kreative Schreib-, Denk-, Lern- und Arbeitstechniken. Sie schreibt für verschiedene Fachmagazine und gibt mit ihrer Website ein Online-Magazin zu ihren Fachthemen heraus.
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