Wie viel Bürokram nimmt Ihnen Lexware Office ab?

Lexware Office verspricht, den lästigsten Teil der Selbstständigkeit zu übernehmen: Belege, Rechnungen, Steuern. Über 600.000 Unternehmen führen ihren Bürokram bereits darüber. Doch wie viel Arbeit bleibt am Ende wirklich bei Ihnen?

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Den ganzen Tag arbeiten Sie an Ihrem eigentlichen Geschäft. Am Abend wartet trotzdem der Papierkram: ein Schuhkarton voller Belege, offene Rechnungen, die Frage nach der nächsten Umsatzsteuer. Lexware Office greift genau hier ein und nimmt Ihnen den Bürokram Schritt für Schritt aus der Hand.

Das Wichtigste in Kürze

• Lexware Office bündelt Belege, Rechnungen, Banking, Buchhaltung und Lohn in einer Oberfläche.
• Die Belegerkennung verbucht fotografierte Belege automatisch, der Bankabgleich läuft im Hintergrund.
• Vier Versionen von 7,90 bis 32,90 Euro im Monat, dazu ein optionales Lohn-Modul und 30 Tage zum kostenlosen Testen.
• E-Rechnungen nach Norm EN 16931 erstellen, empfangen und prüfen, inklusive ZUGFeRD-Validator.

Welches Problem löst Lexware Office?

Selbstständigkeit beginnt mit einer Leidenschaft und endet oft beim Papierkram. Rund 4 Millionen Selbstständige in Deutschland führen ihr Geschäft nebenbei durch Belege, Mahnungen und Steuertermine. Diese Doppelrolle kostet Nerven, Zeit und manchmal bares Geld.

Viele starten mit Word, Excel und einem Aktenordner. Eine Weile trägt diese Lösung. Sobald aber die erste Betriebsprüfung ansteht oder das Finanzamt nach einem einzelnen Beleg fragt, beginnt die Suche im Papierstapel.

Der Preis dieser Zettelwirtschaft ist selten ein einzelner großer Fehler. Teuer wird die Summe der kleinen Versäumnisse: ein vergessener Beleg, eine zu spät gestellte Rechnung, eine Umsatzsteuer, die am Quartalsende größer ausfällt als gedacht. Unterm Strich schmälert dieser ständige Kleinkram die Marge.

Lexware Office übernimmt genau diese Aufgaben: Belege sammeln, Rechnungen schreiben, Zahlungen abgleichen, Steuer vorbereiten. Wie sich der Arbeitstag dadurch verändert, sehen Sie am schnellsten in der Funktionsübersicht von Lexware Office. Aus dem Feierabend-Frust wird ein Vorgang von wenigen Klicks.

Was ist Lexware Office?

Lexware Office ist eine cloudbasierte Bürosoftware für Selbstständige und kleine Unternehmen. Frühere Anwender kennen das Produkt noch unter dem Namen lexoffice. Sie arbeiten direkt im Browser oder in der App, ohne Installation und ohne eigene Server.

Hinter dem Produkt steht die Marke Lexware, die Unternehmertum seit 1989 einfacher machen will. Aus über 35 Jahren als Software-Hersteller ist eine ganze Produktfamilie gewachsen, von der Buchhaltung über die Warenwirtschaft bis zu den Steuern. Geschäftsführer Christian Steiger verantwortet das Unternehmen seit 2019.

Über 500 Mitarbeitende entwickeln und betreuen die Lösungen. Mehr als 600.000 Unternehmen nutzen Lexware als Partner an ihrer Seite und zählen die Software zu den meistgenutzten Lösungen für Selbstständige in Deutschland. Diese Größenordnung bringt einen praktischen Vorteil: ein stabiles Ökosystem aus Schnittstellen, Partnern und Steuerberatern.

Was macht Lexware Office anders?

Viele Werkzeuge lösen ein einzelnes Problem. Ein Rechnungsprogramm schreibt Rechnungen, eine Banking-App zeigt den Kontostand, eine Buchhaltungslösung bucht. Zwischen diesen Inseln entstehen Medienbrüche, und genau dort versickert Ihre Zeit.

Lexware Office verbindet diese Bereiche in einer einzigen Oberfläche. Eine Kundenzahlung trifft auf dem Konto ein, die Software erkennt den Eingang, verknüpft ihn mit der passenden Rechnung und verbucht den Vorgang. Ein Wechsel zwischen mehreren Apps fällt damit weg.

Der zweite Unterschied liegt in der Automatisierung. Lexware Office macht Vorschläge, statt nur Formulare bereitzustellen. Die Software erkennt einen Beleg, ordnet eine Bankbuchung zu und legt einen Buchungsvorschlag vor, den Sie nur noch bestätigen.

Der dritte Punkt ist die Zusammenarbeit. Ihr Steuerberater bekommt auf Wunsch einen eigenen Zugang und arbeitet direkt in denselben Daten. Über 50.000 Steuerberater nutzen diese Möglichkeit bereits, ganz ohne den klassischen Pendelordner.

Welche Funktionen bietet Lexware Office?

Lexware Office bündelt über 60 Funktionen. Wir greifen die heraus, die im Alltag den größten Unterschied machen, und ordnen sie nach Aufgabenbereichen.

Belege fotografieren statt abtippen

Der häufigste Frust beginnt beim Beleg. Sie tanken, kaufen Material, bezahlen ein Mittagessen mit dem Kunden. Jeden dieser Zettel müssen Sie erfassen, zuordnen und aufbewahren.

Mit der Lexware App fotografieren Sie den Beleg direkt nach dem Kauf. Die Software liest Betrag und Lieferant aus und erstellt einen Buchungsvorschlag. Abschreibungspflichtige Anschaffungen erkennt Lexware Office beim Scan und legt die Anlagenverwaltung gleich richtig an.

Eingehende Rechnungen leiten Sie zusätzlich per E-Mail an Ihren Rechnungseingang weiter, bis zu 20 Absenderadressen lassen sich hinterlegen. Diese Belege landen automatisch in der Software und stehen sofort zur Verarbeitung bereit.

Rechnungen, Angebote und Mahnungen in einem Fluss

Aus einem Angebot wird per Klick eine Auftragsbestätigung, daraus ein Lieferschein, daraus die Rechnung. Lexware Office führt diese Kette durch und vergibt Belegnummern, Rabatte und Zahlungsbedingungen automatisch korrekt.

Bleibt eine Rechnung offen, erstellen Sie aus der überfälligen Forderung mit einem Klick eine freundliche Zahlungserinnerung und bei Bedarf eine rechtssichere Mahnung. Wiederkehrende Rechnungen legen Sie einmal an, danach versendet Lexware Office die Serienrechnung im eingestellten Intervall von allein.

Banking und Buchhaltung greifen ineinander

Im Multibanking binden Sie alle Geschäftskonten an und sehen Ihre Finanzlage in Echtzeit. Zahlungsein- und -ausgänge gleicht Lexware Office automatisch mit offenen Rechnungen und Ausgaben ab. Überweisungen lösen Sie direkt aus der Software aus, Empfängername und IBAN ergänzt das Programm aus Ihren Kontakten.

Auf dem Dashboard erkennen Sie jederzeit den Kontostand, die offenen Rechnungen und die aktuelle Umsatzsteuer-Zahllast. Die automatische Umsatzsteuerprognose zeigt in Echtzeit, wie viel Geld am Quartalsende ans Finanzamt geht. Böse Überraschungen entfallen damit.

Buchhaltung, EÜR und Auswertungen

Die laufende Buchhaltung erledigt Lexware Office im Hintergrund. Aus den gebuchten Daten entstehen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und bei Bedarf die Gewinn-und-Verlustrechnung. Wie die automatisierte Buchhaltung Bankumsätze zuordnet, lässt sich Schritt für Schritt nachvollziehen. Versand ans Finanzamt: ein Klick.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung liefert Ihre kurzfristige Erfolgsrechnung in Echtzeit. Über die Drill-Down-Funktion zoomen Sie in einzelne Bereiche und sehen die zugehörigen Einnahmen und Ausgaben. Als PDF exportiert, dient die BWA als Nachweis gegenüber Banken und Behörden.

Lohn und Gehalt als optionales Modul

Sobald Sie Mitarbeitende beschäftigen, kommt die Lohnabrechnung hinzu. Das Modul Lohn & Gehalt lässt sich mit jeder Version von Lexware Office kombinieren. Ein Assistent führt in drei Schritten zur fertigen Abrechnung.

Die gesetzlich verpflichtenden Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt erstellt und versendet Lexware Office automatisch und fristgerecht. Personalkosten verbucht das Programm direkt in der Buchhaltung. Lohndokumente stellt Lexware Office jeder beschäftigten Person über einen geschützten Online-Zugang bereit.

App, Schnittstellen und Erweiterungen

Unterwegs arbeiten Sie mobil mit der kostenlosen App für iOS und Android. Über die Public API verbinden Sie Lexware Office mit anderer Software, die Sie ohnehin nutzen. Mehr als 140 Partner-Erweiterungen decken Online-Shops, Zeiterfassung und Reisekosten ab.

Wie sieht Lexware Office im Arbeitsalltag aus?

Funktionen klingen abstrakt, bis ein echter Betrieb damit arbeitet. Vier typische Szenarien aus der Zielgruppe zeigen, was sich konkret ändert. Die Eckdaten sind branchentypisch gewählt, kein Einzelfall.

Der Elektrobetrieb mit drei Gesellen

Nehmen wir einen Meisterbetrieb mit Inhaber und drei Gesellen. Pro Monat fallen rund 50 Eingangsbelege an, viele davon Materialeinkäufe und Tankquittungen, dazu etwa 30 Ausgangsrechnungen von wechselnden Baustellen.

Vorher haben sich die Belege im Transporter und auf dem Armaturenbrett gesammelt, die Abschlagsrechnungen sind in Word entstanden. Mit Lexware Office fotografiert der Inhaber jeden Beleg direkt vor Ort. Abschlagsrechnungen erzeugt er aus dem Angebot, die Abschläge vermerkt die Software ordnungsgemäß in der Schlussrechnung.

Bauleistungen nach Paragraf 13b mit Reverse-Charge rechnet das Programm korrekt ab. Das Ergebnis: kein Beleg geht mehr verloren, der Steuerberater fragt seltener nach, und Mahnungen gehen pünktlich raus. Für diesen Betrieb passt Version L, bei Abschlags- und EU-Rechnungen die Version XL.

Die freiberufliche Designerin

Eine Solo-Selbstständige betreut rund 15 Stammkunden, vier davon mit monatlichem Pauschalvertrag, zwei sitzen im Ausland. Bisher hat sie jeden Monat zwölf nahezu identische Rechnungen in Word getippt und vor jedem Umsatzsteuertermin gebangt.

Mit Lexware Office legt die Designerin die wiederkehrenden Rechnungen einmal als Serienrechnung an, den Versand übernimmt danach das Programm. Angebote wandelt sie per Klick in Rechnungen, für die Auslandskunden erzeugt sie Rechnungen auf Englisch.

Die Umsatzsteuerprognose zeigt ihr jederzeit die kommende Zahllast, die EÜR übernimmt sie direkt in die Steuererklärung. Unterm Strich spart die Designerin rund eine Stunde pro Woche und geht ohne Steuerangst ins Quartalsende. Version M oder L reicht ihr.

Der kleine Onlineshop

Ein Zwei-Personen-Shop verkauft über einen eigenen Webshop und zusätzlich über eBay, rund 800 Bestellungen im Monat, bezahlt per PayPal und Überweisung. Früher hat das Team die Verkäufe aus drei Quellen abgetippt, die PayPal-Gebühren sind regelmäßig untergegangen.

Mit Lexware Office binden die beiden Shop, eBay und PayPal an. Verkäufe und Gebühren verbucht die Software automatisch und korrekt, eingehende Belege importiert das Programm aus dem Postfach. Der Abgleich zwischen Shop und Buchhaltung läuft ohne Handarbeit.

Über die betriebswirtschaftliche Auswertung sehen die beiden, welcher Kanal welche Marge bringt. Statt zu schätzen, steuern sie nach Zahlen. Für dieses Pensum passt Version L plus die nötigen Erweiterungen.

Das Café mit Aushilfen

Eine Inhaberin führt ein Café mit vier Minijobbern und viel Barumsatz. Das Kassenbuch hat die Inhaberin auf Papier geführt, die Lohnabrechnung hat ein externes Lohnbüro übernommen, die Sozialversicherungsmeldungen haben jeden Monat Nerven gekostet.

Mit Lexware Office führt die Inhaberin ein elektronisches Kassenbuch, das die Vorgaben des Finanzamts erfüllt und den Bargeldbestand automatisch berechnet. Über das Modul Lohn & Gehalt rechnet sie ihre Aushilfen in drei Schritten ab. Die SV- und Steuermeldungen versendet die Software automatisch und fristgerecht.

Personalkosten landen direkt in der Buchhaltung, der Steuerberater greift per Zugang jederzeit zu. Das externe Lohnbüro wird damit überflüssig, das Kassenbuch hält jeder Prüfung stand. Version L plus Lohn-Modul deckt diesen Bedarf ab.

Wie meistern Sie mit Lexware Office die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich, geregelt im Wachstumschancengesetz. Eine E-Rechnung ist mehr als ein PDF. Strukturierte Daten nach der EU-Norm EN 16931 bilden die Grundlage und lassen sich maschinell weiterverarbeiten.

Zwei Formate sind zugelassen. Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, rein maschinenlesbar. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und erlaubt zusätzlich Ihr eigenes Layout. Beide erzeugt die E-Rechnungs-Software Lexware Office direkt aus dem Rechnungseditor.

Den entscheidenden Vorteil liefert der integrierte ZUGFeRD-Validator. Das Werkzeug prüft die Pflichtangaben nicht nur auf Ihren Ausgangsrechnungen, sondern auch auf den eingehenden. Eine fehlerhafte Rechnung fällt damit vor dem Versand auf, nicht erst beim Finanzamt.

Greifen wir den Elektrobetrieb von oben noch einmal auf. Seine Lieferanten schicken Rechnungen teils als PDF, teils im ZUGFeRD-Format. Lexware Office liest beide ein, prüft das Format und legt alles revisionssicher ab. Eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber erstellt der Betrieb in fünf Klicks.

Die Fristen verdienen einen klaren Blick, weil viele kleine Betriebe ihren Spielraum überschätzen. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben unter Bedingungen bis Ende 2026 erlaubt. Für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnung ausnahmslos. Eine frühe Umstellung erspart den Druck auf den letzten Drücker.

Wie hängen Konto und Buchhaltung bei Lexware Office zusammen?

Viele Selbstständige zahlen am Anfang alles über das Privatkonto und verlieren den Überblick. Das Lexware Geschäftskonto trennt beide Welten und bindet das Banking direkt in Lexware Office ein.

Eine Kundenzahlung trifft ein, Lexware erkennt den Betrag sofort, verknüpft ihn mit dem passenden Beleg und bucht korrekt. Die Buchhaltung bleibt so ohne manuellen Eingriff aktuell. Eröffnet wird das Konto online in wenigen Minuten per Video-Ident, bereitgestellt über die Solaris SE.

Eine Besonderheit heißt Smart Split. Geht Geld ein, teilt das Konto den Betrag automatisch auf und legt Rücklagen an, etwa für die Steuer. Am Quartalsende steht die Rücklage schon bereit, ganz ohne eiserne Disziplin.

Zur Ausstattung gehören eine deutsche IBAN, eine physische und eine virtuelle VISA Business Debitkarte mit Apple und Google Pay sowie die direkte DATEV-Anbindung für den Steuerberater. Zwei Kontomodelle stehen bereit: Solo für Einzelunternehmer und Plus für mehrere Gesellschafter.

Was kostet Lexware Office?

Lexware Office rechnet monatlich ab und ist monatlich kündbar. Hosting, Datensicherung, Updates und Support stecken im Preis, ohne Extrakosten. Vier Versionen decken den Weg vom ersten Beleg bis zur EU-Rechnung ab.

Alle Preise verstehen sich pro Monat und zuzüglich Mehrwertsteuer. Das Modul Lohn & Gehalt kostet zusätzlich 12,90 Euro im Monat und lässt sich mit jeder Version kombinieren. Für die ersten drei Monate gewährt Lexware aktuell einen Rabatt, der die Beträge etwa halbiert.

Ein ehrlicher Hinweis zum Rabatt: Maßgeblich für Ihre Kalkulation ist der reguläre Preis ab dem vierten Monat, nicht der Aktionspreis. Planen Sie langfristig, rechnen Sie besser mit den vollen Beträgen. Im Verhältnis zur gesparten Zeit bleibt der Betrag für die meisten Betriebe überschaubar.

Den Einstieg testen Sie 30 Tage kostenlos, ohne Abo und ohne Newsletter. Eine unverbindliche Runde durch die Versionen von Lexware Office zeigt schnell, welche Stufe zu Ihrem Geschäft passt. Der Test endet automatisch, eine Kündigung entfällt.

Für wen eignet sich Lexware Office?

Die Zielgruppe ist klar umrissen: Selbstständige, Freiberufler, Kleingewerbe und kleine Unternehmen bis etwa 50 Mitarbeitende. Vom Handwerksbetrieb über die Designerin bis zum kleinen Onlineshop deckt Lexware Office den Büroalltag dieser Gruppe ab.

Gerade Gründer profitieren vom einfachen Start. Ohne Vorkenntnisse erstellen Sie die erste Rechnung, der Steuerberater steigt später nahtlos mit ein. Für internationale Aufträge erzeugen Sie Rechnungen und Angebote per Klick auch auf Englisch.

Eine Grenze nennen wir offen: Lexware Office ist keine vollwertige Warenwirtschaft für komplexe Lager und keine Konzern-Software. Betriebe mit komplexen Fertigungsprozessen oder vielstufigen Lieferketten stoßen an die Grenzen dieser Ausrichtung. Für die große Mehrheit der Selbstständigen aber trifft das Werkzeug den Bedarf genau.

Wie arbeiten Sie mit Lexware Office im Team und mit dem Steuerberater?

Die Zusammenarbeit ist im Produkt fest verankert. Ihr Steuerberater erhält auf Wunsch einen kostenlosen Online-Zugang und arbeitet in denselben Daten. Belege hin- und herzuschicken erübrigt sich damit.

Über die elektronische Pendelakte übernimmt die Kanzlei alle Buchhaltungsdaten verschlüsselt in die eigene Software und spielt die Auswertungen auf gleichem Weg zurück. Die DATEV-Schnittstelle und der Export im DATEV-Format sorgen dafür, dass Ihre Kanzlei in ihrer gewohnten Umgebung bleibt.

Im Team teilen Sie Dokumente über die Dateiablage, statt Pendelordner und Drittsysteme zu pflegen. Der Kundenmanager hält Gesprächsnotizen, Dateien und Historie zu jedem Kunden zusammen. So gehen Sie vorbereitet in jedes Kundengespräch.

„Die eigentliche Stärke von Lexware Office liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern im Zusammenspiel. Sobald Beleg, Konto und Buchhaltung in einem System sitzen, verschwindet die Arbeit, die zwischen den Werkzeugen entsteht. Genau diese unsichtbare Zeit gewinnen Selbstständige zurück.“

Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web

Wo können Sie Lexware Office selbst ausprobieren?

Theorie überzeugt selten, der eigene Beleg dagegen schon. Den schnellsten Eindruck holen Sie sich, indem Sie Lexware Office 30 Tage kostenlos testen und einen echten Vorgang durchspielen, vom ersten Beleg über die Rechnung bis zum Kontoabgleich.

Prüfen Sie, ob die Belegerkennung Ihren Alltag trifft und ob die Auswertungen die Zahlen liefern, die Sie für Ihre Entscheidungen brauchen. Wollen Sie jemanden einstellen, schalten Sie das Lohn-Modul für den Test dazu. Am Ende der 30 Tage entscheiden Sie in Ruhe, ohne Verpflichtung.

FAQ: Wie viel Bürokram nimmt Ihnen Lexware Office ab?