Magic Heidi ist eine Schweizer Buchhaltungssoftware, die genau dort ansetzt, wo grosse KMU-Tools ihre Solo-Kunden überfordern. Wir haben uns Funktionen, Preise und Praxisbeispiele angesehen und prüfen, ob das Tool 2026 zu Ihrem Profil passt.
drweb.de als bevorzugte Quelle auf Google hinzufügenQualitätsgeprüfte Inhalte direkt in Google News & DiscoverJetzt hinzufügenAls Solo-Selbständige in der Schweiz kennen Sie das Spannungsfeld. Auf der einen Seite stehen ERP-nahe Anbieter wie bexio, AbaNinja oder Klara mit Funktionen, die für 50-Personen-Firmen gebaut sind. Auf der anderen Seite finden sich Gratis-Tools, die doppelte Buchführung voraussetzen, oder ausländische Lösungen wie QuickBooks und Xero, die mit Schweizer QR-Rechnungen und MWST-Sätzen nicht zurechtkommen.
Magic Heidi positioniert sich bewusst zwischen diesen Polen: ein Tool für Einzelfirmen, Freelancer und kleine Solo-GmbHs, das QR-Rechnungen, MWST inklusive Saldosteuersatz und Belegerfassung in einem Workflow für Sie bündelt.
Das Wichtigste in Kürze
- Magic Heidi ist eine Schweizer Buchhaltungssoftware aus der Westschweiz, speziell für Solo-Selbständige und Einzelfirmen.
- Für Sie deckt das Tool QR-Rechnungen nach SIX-Standard, MWST inklusive Saldosteuersatz, KI-Belegscan und Bank-Import in einer App ab.
- Magic Heidi läuft als native App auf iPhone, iPad, Android, Mac, Windows und im Web. Ihre Daten liegen ausschliesslich auf Schweizer Servern in Zürich.
- Zwei Pläne: Gratis-Plan dauerhaft mit drei Rechnungen und drei Belegerfassungen, Pro-Plan mit unbegrenztem Volumen ab CHF 24.99 pro Monat im Jahresabo oder CHF 30 pro Monat monatlich kündbar.
- Nach Anbieterangabe nutzen über 5’000 Schweizer Selbständige das Tool. Bewertung 4.9 Sterne im App Store, 4.8 Sterne auf Trustpilot, 5.0 Sterne auf Google Maps (45 Bewertungen).
- Migrationsservice kostenlos: Ihre Kundenliste schicken Sie an
[email protected], die Datenübernahme erfolgt innert 48 Stunden.
Was kostet Magic Heidi?
Magic Heidi setzt auf eine bewusst schlanke Preisstruktur: zwei Pläne, frei wählbare Abrechnung im Pro-Plan, keine versteckten Stufen, keine „Vertrieb kontaktieren“-Buttons, keine modularen Add-ons.
Der Gratis-Plan kostet CHF 0 pro Monat, dauerhaft. Sie erhalten drei Rechnungen und drei Belegerfassungen pro Konto, mit Zugang zu allen Funktionen inklusive KI-Belegscan, nativer Apps und Schweizer QR-Rechnungen. Eine Kreditkarte ist nicht nötig.
Der Pro-Plan kostet CHF 24.99 pro Monat im Jahresabo (CHF 299 jährlich abgerechnet) oder CHF 30 pro Monat bei monatlicher Abrechnung mit jederzeitiger Kündbarkeit. Flexibel zu bleiben kostet Sie also CHF 5.01 pro Monat mehr als das Jahresabo. Enthalten sind in beiden Abrechnungsformen unbegrenzte Rechnungen und Offerten, unbegrenzter KI-Belegscan, alle Plattformen (iOS, iPadOS, Android, macOS, Windows, Web), Bank-Import, Schweizer MWST inklusive Saldosteuersatz und Prioritäts-Support direkt vom Gründer. Das Jahresabo bietet zusätzlich früheren Zugang zu neuen Funktionen.
Eine 30-Tage-Geld-zurück-Garantie gilt auf alle bezahlten Abos. Vertragsbindung gibt es keine. Bei einer Kündigung bleibt Ihr Zugang bis zum Ende der Abrechnungsperiode bestehen. Magic Heidi bewahrt Ihre Daten danach laut Anbieter unbegrenzt auf, mindestens jedoch für die zehnjährige gesetzliche Aufbewahrungspflicht aus dem Obligationenrecht.
Der Wechsel von Excel oder einer anderen Software ist ebenfalls kostenlos abgedeckt: Ihre Kundenliste schicken Sie an [email protected], das Anbieterteam importiert die Daten in beliebigem Format (Excel, CSV, PDF) innert 48 Stunden in Ihr neues Konto.
Im Vergleich: bexio startet im Basic-Plan bei CHF 35 pro Monat (Bankabgleich und Belegerfassung fehlen), Advanced ab CHF 42, Optima ab CHF 69, jeweils jährlich abgerechnet. Klara ist modular aufgebaut, Buchhaltung beginnt bei rund CHF 26 pro Monat, Solo-Plan bei rund CHF 17, dazu kommen Module für Lohn, Inventar und Kasse.
CashCtrl bietet eine vollständige Gratis-Variante mit Pro-Upgrade ab CHF 29 pro Monat. AbaNinja ist als Starter gratis nutzbar, der bezahlte Plan beginnt bei CHF 21 pro Monat.
Magic Heidi positioniert sich im unteren Drittel der Preisspanne, allerdings mit dem expliziten Verzicht auf Lohnbuchhaltung, Lagerverwaltung und Team-Funktionen. Die vollständige Funktionsmatrix können Sie die vollständige Tarifübersicht von Magic Heidi.
| Plan | Preis | Wichtigste Inhalte |
|---|---|---|
| Gratis | CHF 0 / Monat dauerhaft | 3 Rechnungen, 3 Belegerfassungen, alle Funktionen, keine Kreditkarte |
| Pro | CHF 24.99 / Monat im Jahresabo (CHF 299 / Jahr) oder CHF 30 / Monat monatlich kündbar | Unbegrenzt, alle Plattformen, Bank-Import, MWST inkl. Saldosteuersatz, Prioritäts-Support |
Für wen eignet sich Magic Heidi?
Magic Heidi ist explizit auf Solo-Selbständige und Einzelfirmen ausgerichtet. Vier Zielgruppen sind besonders relevant.
Einzelfirmen ohne Personal
Schreiben Sie monatlich zwischen fünf und fünfzig Rechnungen, brauchen Sie QR-Code, MWST und einen klaren Überblick über offene Beträge ohne Mehrbenutzer-Logik: das Tool ist genau für Sie gebaut. Magic Heidi ist nach eigener Aussage von einem Schweizer Freelancer für Schweizer Freelancer entwickelt.
Die typische Magic-Heidi-Einzelfirma erwirtschaftet einen Jahresumsatz zwischen CHF 30’000 und CHF 500’000 und führt nach der vereinfachten „Milchbüechli“-Buchhaltung.
Solo-GmbHs
Magic Heidi eignet sich auch für Ihre tägliche Rechnungsstellung und Belegerfassung in einer GmbH. Da eine GmbH eine doppelte Buchhaltung für den Jahresabschluss benötigt, übergeben viele Solo-GmbH-Inhaber die Magic-Heidi-Daten via Ein-Klick-Export an den Treuhänder, der den Jahresabschluss erstellt.
Sind Sie revisionspflichtig oder benötigen Sie einen vollständigen Schweizer Kontenrahmen, wäre CashCtrl oder eine klassische Treuhänder-Lösung die passendere Wahl.
Internationale Freelancer
Ein Praxisbeispiel: Eine IT-Beraterin mit drei Kunden in Zürich, einer Agentur in Berlin und einem direkten Kunden in den USA. Die Freiberuflerin verrechnet in CHF, EUR und USD, mit unterschiedlichen MWST-Stati (Schweizer MWST für CH-Kunden, EU-Reverse-Charge für Berlin, keine Schweizer MWST für die USA).
Magic Heidi rechnet die Fremdwährungen automatisch in CHF um, generiert deutsche und englische Rechnungstexte aus derselben Vorlage und exportiert die Quartalsaufstellung MWST-fertig für die ESTV.
Mobile Berufe und Händler mit Teilauslieferungen
Zweites Praxisbeispiel orientiert sich am Magic-Heidi-Tutorial zur Inventarverwaltung: Ein Weinhändler aus dem Lavaux liefert einem Lausanner Restaurant 60 Flaschen Chasselas im Voraus berechnet, danach monatlich rund 5 Flaschen als Teilauslieferung.
Über eine bezahlte Hauptrechnung und eine interne Hilfsrechnung mit fortlaufenden Lieferscheinen behält der Händler den Überblick darüber, was geliefert ist und was noch offen steht, ohne separate Lagersoftware. Dieselbe Logik funktioniert für Sie auch mit Käse, Kaffee, Honig oder anderen physischen Produkten mit Teilauslieferung über mehrere Monate.
Stecken Sie in einer ähnlichen Konstellation, also Solo-Workflow, Schweizer Kundenbasis, mobile Belegerfassung, finden Sie in Magic Heidi den passenden Funktionszuschnitt. Brauchen Sie dagegen Lohnbuchhaltung für ein Team, eine vollwertige Lagerverwaltung oder eine integrierte Webshop-Plattform, sollten Sie Richtung bexio, Klara oder Shopify mit nachgelagertem Treuhänder schauen.
Wie gut ist der Support von Magic Heidi?
Der Support ist nach Selbstdarstellung von Magic Heidi einer der Differenzierungsfaktoren. Sie erreichen das Team per E-Mail an [email protected], per Telefon oder über das Onboarding-Formular für ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch.
Magic Heidi unterstützt Sie auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Ein Helpcenter mit Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Schweizer Spezifika (UID-Nummer einrichten, MWST aktivieren, Backup exportieren) ergänzt den Direktkontakt.
Als Pro-Nutzer erhalten Sie einen Prioritätsstatus. Die wiederkehrende Aussage in den Nutzerbewertungen lautet, dass Nathan Ganser, einer der beiden Gründer, Support-Anfragen häufig selbst beantwortet, auch am Wochenende und oft innerhalb weniger Stunden.
Auf den Produktseiten zitiert Magic Heidi unter anderem den Marketing-Freelancer Marco B. aus Basel mit der Aussage, eine Bank-Import-Frage am Sonntagabend habe innert Stunden eine hilfreiche Antwort vom Gründer selbst ergeben.
Für ein Tool mit nach Anbieterangabe über 5’000 aktiven Nutzern und einem Zwei-Personen-Team ist das ein bemerkenswertes Versprechen. Eine unabhängige Verifikation steht nicht zur Verfügung, das Bewertungsbild auf Apple App Store (4.9 Sterne), Trustpilot (4.8 Sterne) und Google Maps (5.0 Sterne aus 45 Bewertungen) deckt sich aber mit dieser Selbstdarstellung.
Wo können Sie Magic Heidi selbst ausprobieren?
Arbeiten Sie als Solo-Selbständige oder Einzelfirma in der Schweiz und wollen Sie Rechnungsstellung, Spesen, MWST und Bank-Abgleich in einem einzigen Tool bündeln, lohnt sich ein direkter Test. Magic Heidi lässt sich kostenlos und ohne Kreditkarte starten, mit vollem Funktionsumfang und drei Rechnungen plus drei Belegerfassungen pro Konto.
Das reicht, um in einer normalen Woche zu prüfen, ob der Workflow zu Ihrem Alltag passt: eine erste QR-Rechnung schreiben, einen Tankstellenbeleg per Foto erfassen, das Resultat auf dem Handy, am Laptop und im Browser ansehen. Trifft die Kombination aus Schweizer Marktanpassung, nativen Apps und schlankem Funktionsumfang Ihre Situation, ist das Upgrade auf den Pro-Plan für CHF 24.99 pro Monat im Jahresabo eine geringe Hürde. Trifft die Kombination nicht zu, bleibt der Gratis-Plan dauerhaft bestehen, ohne Verpflichtung.
Glossar: 14 wichtige Fachbegriffe zur Schweizer Buchhaltung mit Magic Heidi
- CAMT.053: Schweizer Bankstandard für Kontoauszüge im XML-Format nach ISO 20022. Wird von Magic Heidi als Importformat unterstützt, ist aber nicht zwingend, CSV oder Excel reichen.
- Effektive Methode: MWST-Abrechnungsmethode, bei der vereinnahmte oder geschuldete MWST und tatsächliche Vorsteuer einzeln ermittelt werden.
- ESTV: Eidgenössische Steuerverwaltung. Zuständig für die MWST-Registrierung und Quartalsabrechnung in der Schweiz.
- IBAN: International Bank Account Number. Internationale Kontonummer, in der Schweiz Voraussetzung für QR-Rechnungen.
- Milchbüechli-Methode: Umgangssprachlicher Begriff für die vereinfachte Schweizer Buchhaltung. Zulässig bis CHF 500’000 Jahresumsatz.
- MWST: Mehrwertsteuer. Verbrauchssteuer auf Lieferungen und Leistungen in der Schweiz mit aktuell drei Sätzen.
- Obligationenrecht (OR): Schweizer Bundesgesetz. Regelt unter anderem die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.
- QR-IBAN: Spezielle IBAN-Form mit Referenznummer-Funktion für die strukturierte Schweizer QR-Rechnung.
- QR-Rechnung: Schweizer Zahlungsstandard mit aufgedrucktem QR-Code. Seit Oktober 2022 verpflichtend, ersetzt den orangen Einzahlungsschein.
- revDSG: Revidiertes Schweizer Datenschutzgesetz, in Kraft seit September 2023. Regelt den Umgang mit Personendaten in der Schweiz.
- Saldosteuersatz: Vereinfachte MWST-Abrechnungsmethode für Umsätze zwischen CHF 100’000 und CHF 5.93 Millionen.
- SIX Group: Schweizer Finanzmarktinfrastruktur-Betreiberin. Setzt unter anderem den Standard für die Swiss QR-Rechnung.
- UID: Unternehmens-Identifikationsnummer. Wird in der Schweiz jeder juristischen oder selbständigen Person zugeteilt und muss auf MWST-pflichtigen Rechnungen erscheinen.
- Vorsteuer: Anteil der MWST auf geschäftliche Ausgaben, den MWST-pflichtige Unternehmen von der eigenen MWST-Schuld abziehen dürfen.
FAQ: Magic Heidi im Praxisblick
Welche Buchhaltung müssen Sie als Selbständiger in der Schweiz führen?
Bis zu einem Jahresumsatz von CHF 500’000 dürfen Sie in der Schweiz die vereinfachte Buchhaltung führen, umgangssprachlich „Milchbüechli“. Erfasst werden Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Erst ab CHF 500’000 wird die doppelte Buchhaltung mit vollständiger Bilanz und Erfolgsrechnung verpflichtend. Für rund 90 Prozent der Schweizer Freelancer reicht die vereinfachte Variante aus.
Ab welchem Umsatz müssen Sie in der Schweiz MWST abrechnen?
Eine Eintragung bei der ESTV wird obligatorisch, sobald Ihr Jahresumsatz CHF 100’000 übersteigt. Unter dieser Schwelle ist die Registrierung freiwillig und kann sinnvoll sein, wenn Sie hohe Investitionen tätigen und den Vorsteuerabzug nutzen wollen.
Was ist die Saldosteuersatz-Methode und wann lohnt sie sich für Sie?
Die Saldosteuersatz-Methode ist eine vereinfachte MWST-Abrechnung für Selbständige mit Jahresumsatz zwischen CHF 100’000 und CHF 5.93 Millionen. Statt jede Vorsteuer einzeln zu erfassen, arbeiten Sie mit einem ESTV-bewilligten Branchensatz. Das spart Ihnen Zeit, lohnt sich aber nur, wenn Ihre Vorsteuer-Belastung tatsächlich geringer ist als der Saldosatz.
Wie lange müssen Sie Belege in der Schweiz aufbewahren?
Das Schweizer Obligationenrecht verlangt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Geschäftsunterlagen, einschliesslich Rechnungen, Belegen und Kontoauszügen. Magic Heidi speichert Ihre Daten nach Anbieterangabe unbegrenzt und deckt damit die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab.
Wer steckt hinter Magic Heidi?
Magic Heidi wird von einem Zwei-Personen-Team entwickelt: Nathan Ganser (Produkt und Support) und Fahad (Entwicklung). Die Einzelfirma „Magic Heidi, Nathan Ganser“ ist seit Dezember 2024 im Handelsregister des Kantons Waadt eingetragen.
Was kostet Magic Heidi pro Monat?
Magic Heidi hat zwei Pläne. Der Gratis-Plan kostet dauerhaft CHF 0. Der Pro-Plan kostet CHF 24.99 pro Monat im Jahresabo (CHF 299 jährlich) oder CHF 30 pro Monat bei monatlicher Abrechnung mit jederzeitiger Kündbarkeit.
Funktioniert Magic Heidi für Ihre Solo-GmbH?
Ja, für die tägliche Rechnungsstellung und Belegerfassung. Da eine GmbH eine doppelte Buchführung für den Jahresabschluss verlangt, übergeben Solo-GmbH-Inhaber die Magic-Heidi-Daten meist per Ein-Klick-Export an den Treuhänder.
Wie schneidet Magic Heidi gegen bexio ab?
bexio ist auf KMU mit Personal, Lagerverwaltung und Lohnbuchhaltung ausgerichtet, ab CHF 35 pro Monat im Basic-Plan, mit Bankabgleich und Belegerfassung erst ab CHF 42 (Advanced). Magic Heidi ist auf Solo-Selbständige und Einzelfirmen zugeschnitten, ab CHF 24.99 pro Monat im Pro-Plan, mit nativen Apps auf allen Plattformen. Brauchen Sie kein Team und keine Lohnbuchhaltung, ist Magic Heidi laut Anbieter die schlankere Wahl für Sie.
Wo werden Ihre Daten von Magic Heidi gespeichert?
Auf Schweizer Servern in Zürich. Ihre Daten verlassen die Schweiz nie und unterstehen dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG). Übertragung und Speicherung sind nach Anbieterangabe Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Können Sie Magic Heidi gratis testen?
Ja. Der Gratis-Plan ist dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkartenpflicht. Drei Rechnungen und drei Belegerfassungen mit dem vollen Funktionsumfang probieren Sie aus, inklusive KI-Belegscan und allen nativen Apps.
Quellen zum Magic-Heidi-Artikel
- Magic Heidi, Startseite. magicheidi.ch/de (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Über uns. magicheidi.ch/de/a-propos (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Why Magic Heidi. magicheidi.ch/de/why-magic-heidi (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Pricing-Seite. magicheidi.ch/de/pricing (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Rechnungsprogramm. magicheidi.ch/de/rechnungsprogramm (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, KI-Belegscan. magicheidi.ch/de/ai-expenses-scanning (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Vollständige Funktionsliste. magicheidi.ch/de/features-list (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, MWST-Guide. magicheidi.ch/de/vat-management (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Bank-Import. magicheidi.ch/bank-statement-import (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Buchhaltungssoftware Schweiz Vergleich 2026. magicheidi.ch/de/buchhaltungssoftware-schweiz (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Buchhaltung für Selbständige Schweiz. magicheidi.ch/de/buchhaltung-schweiz (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Hilfe-Center. magicheidi.ch/de/help (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Tutorial Inventarverwaltung. magicheidi.ch/de/tutorials/einfache-inventarverwaltung-magic-heidi (abgerufen am 19.05.2026)
- Magic Heidi, Privacy Policy. magicheidi.ch/privacy-policy (abgerufen am 19.05.2026)
- Moneyhouse, Handelsregistereintrag Magic Heidi, Nathan Ganser. moneyhouse.ch (abgerufen am 19.05.2026)
- App Store, Magic Heidi: Swiss Invoicing. apps.apple.com (abgerufen am 19.05.2026)
- SIX Group, Swiss QR-Bill. six-group.com (abgerufen am 19.05.2026)
- ESTV, MWST-Anmeldung. estv.admin.ch (abgerufen am 19.05.2026)
