Buchhaltungssoftware für Startups Vergleich 2026
Das sind die besten 64 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
13 Min. Lesezeit
4,7 (112) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Offener Karton mit "STARTUP" beschriftet, enthält einen Ordner mit Label "Buchhaltung ab Tag 1", grünes Schleifenband

Ein Startup ist in aller Regel eine UG, eine GmbH oder eine AG, und damit gilt vom ersten Tag an doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Eine Buchhaltungssoftware für Startups sammelt Belege aus Firmenkarte, Zahlungsdienstleister und Postfach, kontiert sie, führt die Konten und übergibt der Steuerkanzlei prüffähige Daten statt eines Ordners. Dieser Ratgeber erklärt anbieterneutral, was solche Programme leisten, welche Arten von Software es gibt, worauf Sie bei der Auswahl achten und was Startup-Buchhaltung in Deutschland, Österreich und der Schweiz wirklich kostet.


Mögliche Anbieter

Wir haben 64 Buchhaltungssoftware für Startups für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Abacus

Hauptsitz Wittenbach SG Gegründet 1985 65'000 Unternehmen

Abacus ist die ERP- und Finanzsoftware der inhabergeführten Abacus Research AG mit Hauptsitz in Wittenbach bei St. Gallen. Die Finanzbuchhaltung umfasst Verbuchung mit KI-Unterstützung, MWST-Abrechnung, Kostenrechnung, Bilanz, Erfolgs- und Geldflussrechnung sowie Debitoren, Kreditoren und Lohn.

AbaNinja

Sitz in Wittenbach SG ELM-5.0-Zertifikat 70+ verbundene Banken

AbaNinja ist die Cloud-Buchhaltung der DeepCloud AG am Abacus-Platz in Wittenbach und baut auf Abacus-Technologie auf. Der Starter-Plan kostet CHF 0 und umfasst QR-Rechnungen, Offerten, Finanzbuchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung, KI-Belegerkennung sowie den Abgleich von über 70 Schweizer Banken.

Accountable

Niederlassung in Berlin Unter BaFin-Aufsicht 40.000+ Selbstständige

Accountable ist eine Steuer- und Buchhaltungs-App der Accountable SA aus Brüssel mit deutscher Niederlassung in Berlin. Für Selbstständige verbindet die App unbegrenzte E-Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung, Belegscan per Texterkennung, ein kostenloses Geschäftskonto sowie den Versand ans Finanzamt.

Accounto

Sitz in Zürich Swissdec ELM 5.0 Daten in Schweizer Cloud

Accounto ist eine Cloud-Buchhaltungsplattform der Accounto AG an der Hardturmstrasse in Zürich, die eng mit Schweizer Treuhandunternehmen zusammenarbeitet. Belege werden digital angeliefert und KI-gestützt verbucht, Bankbewegungen automatisch abgestimmt; Lohn, Jahresabschluss und Budget ergänzen die Plattform.

Akaunting

Open Source, Code verfügbar Nutzer in 100+ Ländern In 50+ Sprachen übersetzt

Akaunting ist eine quelloffene Online-Buchhaltung der Akaunting Inc. für kleine Unternehmen und Freelancer. Die selbst gehostete Standard-Version ist kostenlos und deckt Rechnungen, Ausgaben und Berichte ab; doppelte Buchführung, Bankanbindung und Lohnabrechnung kommen als kostenpflichtige Apps dazu.

Atlanto

Sitz in St. Gallen Erster Monat kostenlos ISO20022-Zahlungsfiles

Atlanto ist eine Cloud-Business-Software der Atlanto AG an der Engelgasse 2 in St. Gallen. Das Modul Verkauf und Buchhaltung führt von der Offerte über QR-Rechnungen bis zu Bilanz, Erfolgsrechnung sowie MWST-Abrechnung nach ESTV; Kontaktmanager, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung ergänzen das Angebot.

Banana Buchhaltung

Sitz in Viganello, Tessin Jahrespläne ab CHF 89.- Free-Plan, 70 Buchungszeilen

Banana Buchhaltung ist eine tabellenbasierte Buchhaltungssoftware der Banana.ch SA aus dem Tessin, die als Desktop-Programm und als WebApp im Browser läuft. Für Gründerinnen und Gründer bietet sie doppelte Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie MWST-Verwaltung. Bilanz und Erfolgsrechnung entstehen auf Knopfdruck.

bexio

Sitz in Rapperswil, Schweiz ISO 27001-zertifiziert Über 100'000 Unternehmen

bexio ist eine Cloud-Business-Software der bexio AG aus Rapperswil, die Kontakte, Verkauf, Buchhaltung, Lohn und Banking bündelt. Schweizer Startups führen damit einfache oder doppelte Buchhaltung, rechnen die MWST ab und gleichen Zahlungen über die Bankanbindung automatisch mit offenen Rechnungen ab.

Billomat

Sitz in Berlin 14 Tage kostenlos testen Tarife ab 19 € pro Monat

Billomat ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware der aifinyo AG aus Berlin. Für Startups deckt sie Angebote und Rechnungen samt E-Rechnung, automatisches Mahnwesen, Belegverwaltung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die DATEV-Übergabe an die Steuerkanzlei ab.

BMD

Hauptsitz in Steyr, Österreich Gegründet 1972 ISO 9001 zertifiziert

BMD ist eine integrierte Business Software der BMD SYSTEMHAUS GesmbH aus Steyr in Oberösterreich. Rechnungswesen, Jahresabschluss, Lohnverrechnung und ERP greifen in einem Datenmodell ineinander, die UVA geht über eine eigene Schnittstelle an FinanzOnline, die Kanzleianbindung läuft über BMD Com.

BuchhaltungsButler

Sitz in Berlin Deutsche Rechenzentren GoBD-konform, revisionssicher

BuchhaltungsButler ist eine automatisierte Cloud-Buchhaltung der BuchhaltungsButler GmbH aus Berlin, die zur Visma Group gehört. Belege und Zahlungen werden KI-gestützt zugeordnet, gebucht wird wahlweise als EÜR oder Bilanz, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export laufen direkt aus der Anwendung.

Candis

Sitz in Berlin GoBD-zertifiziert Server in Deutschland

Candis ist eine Berliner Software für Rechnungsmanagement und vorbereitende Buchhaltung, keine Finanzbuchhaltung. Rechnungseingang, Bestellanforderungen, Freigaben, Verträge, Auslagen und Firmenkreditkarten laufen in einem Workflow, der per Schnittstelle an DATEV oder das ERP-System übergibt.

CashCtrl

Betrieb nur in der Schweiz CashCtrl FREE dauerhaft gratis PRO 30 Tage kostenlos testen

CashCtrl ist eine Cloud-Buchhaltung der CashCtrl AG aus Münchenstein, die ausschliesslich in der Schweiz entwickelt und betrieben wird. Die Gratisversion FREE umfasst doppelte Buchführung, Jahresabschluss, QR-Rechnungen sowie Debitoren und Kreditoren, PRO ergänzt Mandantenfähigkeit, Lohnbuchhaltung und eine REST-API.

Collmex

Rechenzentrum in Köln ISO 27001 und ISO 9001 30 Tage kostenlos testen

Collmex ist eine Cloud-Unternehmenssoftware der Collmex GmbH aus Saarbrücken, die seit 2003 besteht und Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft in einem System verbindet. Startups erhalten Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Bilanz mit GuV, die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER.

Cresus

Yverdon-les-Bains, Schweiz Mehr als 35 000 Benutzer 90 Tage Demo kostenlos

Crésus ist die Softwarefamilie der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Faktura und Lohnbuchhaltung für Schweizer KMU, Treuhandbüros und Vereine. Die Finanzbuchhaltung erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung, reicht die MWST-Abrechnung elektronisch ein; die Miete beginnt bei CHF 20.00 pro Monat.

DATEV

Sitz in Nürnberg Über 40.000 Mitglieder 23 Standorte in Deutschland

DATEV eG ist die Software-Genossenschaft der steuerberatenden Berufe mit Sitz in Nürnberg und über 40.000 Mitgliedern. Für Startups ist DATEV Unternehmen online der Zugang: Belege, Bank- und Kassendaten werden digital erfasst, anschließend an die Kanzlei übergeben; Buchführung und Abschluss bleiben dort.

Dolibarr

Trägerverein in Frankreich Freie Open-Source-Software Aktuelle Version 24.0.1

Dolibarr ist eine quelloffene ERP- und CRM-Websuite, getragen von der 2009 gegründeten Dolibarr Association in Frankreich. Buchhaltung mit doppelter Buchführung, Rechnungen, Warenwirtschaft und CRM sind einzeln aktivierbare Module; der Betrieb erfolgt selbst gehostet oder als SaaS, aktuell in Version 24.0.1.

easy2000

Marchtrenk, Österreich Programme seit 1995 Fixe Kaufpreise ohne Abo

easy2000 Software ist ein inhabergeführter österreichischer Anbieter aus Marchtrenk, der seit 1995 Desktop-Programme für das Rechnungswesen zum Download verkauft. Das Buchhaltungsprogramm beherrscht doppelte Buchhaltung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Kassabuch, Anlagenverzeichnis sowie die elektronische UVA.

easybill

Kaarst, Deutschland 80.000+ Unternehmen DSGVO- und GoBD-konform

easybill ist eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware der easybill GmbH aus Kaarst mit Schwerpunkt E-Rechnung. Angebote und Rechnungen entstehen nach ZUGFeRD sowie XRechnung, Belege erfasst die Software mit KI-Vorkontierung, die vorbereitende Buchhaltung geht über die DATEV-Anbindung an die Kanzlei.

ERPNext

Mumbai, Indien 30.000+ Unternehmen AGPL-3.0, Open Source

ERPNext ist ein quelloffenes ERP-System von Frappe Technologies aus Mumbai, das über 30.000 Unternehmen einsetzen. Das Rechnungswesen-Modul umfasst Hauptbuch, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Finanzberichte, Anlagen sowie Mehrwährungs- und Mehrfirmenfähigkeit, ergänzt um Einkauf, Verkauf, Lager und Projekte.

everbill

Wien, seit 2008 Austrian Cloud 14 Tage kostenlos testen

everbill ist eine seit 2008 in Wien entwickelte Cloud-Software für Fakturierung und vorbereitende Buchhaltung. Über 800 österreichische Unternehmen schreiben damit Rechnungen und Angebote, erfassen Eingangsrechnungen digital und übergeben die Daten per BMD-Export an die Steuerberatung. Gespeichert wird in der Austrian Cloud.

FastBill

Frankfurt am Main 70.000+ Nutzer 14 Tage kostenlos testen

FastBill ist eine Online-Software für Rechnungen und Buchhaltung der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main, der mehr als 70.000 Selbstständige und Unternehmen vertrauen. Abgedeckt sind E-Rechnung, Belegdigitalisierung, Banking-Überblick, Umsatzsteuervoranmeldung und der DATEV-Export an die Steuerkanzlei.

Finom

Deutsche IBAN in 24 Stunden 17+ Währungen, 150+ Länder Kostenloser Tarif ab 0 €

Finom ist ein digitales Geschäftskonto mit Karten, E-Rechnung und Buchhaltungs-Integrationen, keine vollwertige Finanzbuchhaltung. Die deutsche IBAN steht binnen 24 Stunden bereit, Zahlungen laufen in mehr als 17 Währungen, Belege und Umsätze werden an die Buchhaltung weitergereicht.

Finonur

Wien, Österreich Starter-Tarif ab 0 € Einheitskontenrahmen ÖEK

Finonur ist eine Cloud-Buchhaltungsplattform aus Wien für österreichische EPU und KMU. Angeboten werden Rechnungen nach § 11 UStG, KI-Belegerkennung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie doppelte Buchhaltung nach dem österreichischen Einheitskontenrahmen mit Bilanz, GuV und Steuerberater-Zugang.

finway

Sitz in München Über 4.900 Banken anbindbar Unbegrenzte Nutzer je Paket

finway ist eine Finanzsoftware der finway GmbH aus München für die Kreditorenprozesse kleiner und mittlerer Unternehmen. Rechnungseingang, Freigabe-Workflows, vorbereitende Buchhaltung mit Vorkontierung, Firmenkarten und Zahlungen laufen in einem System, die Finanzbuchhaltung selbst bleibt in der Kanzlei.

FreeFinance

Sitz in Schwechat Rechenzentrum in Wien 30 Tage kostenlos testen

FreeFinance ist eine Online-Buchhaltung der manubu gmbh aus Schwechat, die ausschließlich auf Österreich ausgerichtet ist. Wahlweise laufen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchführung mit Bilanz, ergänzt um Rechnungslegung, Bankanbindung sowie eine Direktschnittstelle zu FinanzOnline für UVA und Zusammenfassende Meldung.

GetMyInvoices

Sitz in Kassel Über 20.000 Kunden GoBD-konforme Archivierung

GetMyInvoices ist eine Belegmanagement-Lösung der fino data services GmbH aus Kassel. Rechnungen werden automatisch aus Online-Portalen sowie E-Mail-Postfächern geholt, geprüft, freigegeben und exportiert; die Buchführung selbst bleibt in der Buchhaltungssoftware oder beim Steuerberater.

Haufe X360

Sitz in Freiburg Hosting in Deutschland Lizenz ab 449 € pro Monat

Haufe X360 ist ein Cloud-ERP der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg auf Basis der Acumatica-Plattform, gehostet in Deutschland. Das Modul Finanzbuchhaltung und Controlling deckt Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, E-Rechnung, Elster-Meldungen und Kostenrechnung ab, ergänzt um Warenwirtschaft und CRM.

Holvi

Zahlungsinstitut unter FIN-FSA Am Markt seit 2011 Über 35.000 Selbstständige

Holvi ist ein Geschäftskonto der Holvi Payment Services Oy aus Finnland für Selbstständige, Gründerinnen und Gründer sowie kleine Unternehmen. Konto mit deutscher IBAN, Karten, Rechnungsstellung, Belegerfassung und DATEV-Anbindung bereiten die Buchhaltung vor, ersetzen aber keine Finanzbuchhaltung.

Invoice Ninja

Am Markt seit 2014 Über 200.000 Unternehmen SOC-2-Compliance

Invoice Ninja ist eine quelloffene Rechnungssoftware der Invoice Ninja LLC, nutzbar als Cloud-Dienst oder selbst gehostet. Angebote, Rechnungen, Online-Zahlungen, Zeiterfassung und Ausgaben sind abgedeckt, die E-Rechnung über Peppol im Enterprise-Plan; eine Finanzbuchhaltung ist nicht enthalten.

kalkuel

Entwickelt in Österreich Server in der EU ISO-27001-Hosting

kalkül ist ein Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm der we-dev e.U. aus Linz für österreichische Einzelunternehmen sowie Freelancer. Angebote und Rechnungen entstehen in Sekunden, die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung läuft automatisch mit, und ein Export bereitet alle Unterlagen für die Steuerberatung auf.

Kivitendo

Bonn, Deutschland Open Source unter GPL 2 ZUGFeRD 2.x seit 2020

Kivitendo ist ein quelloffenes Basis-ERP-System der kivitendo GmbH aus Bonn, das unter der GPL 2 selbst betrieben wird. Artikel, Lager, Angebote, Rechnungen und Mahnwesen greifen ineinander, der Finanzteil deckt die Kontenrahmen SKR03 und SKR04, Bilanz, GuV sowie den DATEV-Export ab.

KLARA

Luzern, Schweiz Über 50.000 Unternehmen Swissdec ELM 5 zertifiziert

KLARA ist die modulare Business-Plattform der ePost Service AG aus Luzern, die über 50.000 Schweizer Unternehmen einsetzen. Die Buchhaltung kommt ohne Kontenrahmenwissen aus, verbucht gescannte Belege weitgehend automatisch, gleicht Banktransaktionen in Echtzeit ab und liefert Erfolgsrechnung sowie Bilanz.

Kontist

Berlin, Deutschland Bankpartner Solaris Einlagensicherung 100.000 €

Kontist ist ein Berliner Geschäftskonto für Selbstständige, betrieben von der Shine Germany GmbH mit Solaris als Bankpartner. Im Mittelpunkt stehen automatische Steuerberechnung je Transaktion, Unterkonten für Rücklagen und Belegmanagement; eine vollwertige Finanzbuchhaltung ersetzt der Dienst nicht.

Lexware Office

Freiburg, Deutschland GoBD-zertifiziert 30 Tage kostenlos testen

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg. Belege werden per Foto erfasst und GoBD-konform verbucht, Bankumsätze automatisch zugeordnet, Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und die Umsatzsteuervoranmeldung geht per Klick ans Finanzamt.

MagicHeidi

Swiss Made Software Server in Zürich SIX-konforme QR-Rechnung

Magic Heidi ist eine Schweizer App für Rechnungen und Buchhaltung, angeboten von Magic Heidi für Selbstständige und Einzelfirmen. Enthalten sind SIX-konforme QR-Rechnungen, unbegrenzter KI-Belegscan, der Kontoauszug-Import aller Schweizer Banken und die MWST-Abrechnung nach effektiver Methode oder Saldosteuersatz.

Milkee

Entwicklung in Winterthur 14 Tage gratis testen 820+ Selbständige und GmbHs

MILKEE ist eine Schweizer Buchhaltungssoftware der MILKEE GmbH, die in Winterthur entwickelt wird und sich an Selbständige mit Einzelfirma sowie an kleine GmbHs richtet. Zum Umfang gehören Milchbüechli-Rechnung oder doppelte Buchhaltung, QR-Rechnungen und Offerten sowie die MWST-Abrechnung für die ESTV.

MOCO

Sitz in Zürich 30 Tage kostenlos testen Rund 7.000 Kundenfirmen

MOCO ist eine ERP- und Agentursoftware der everii Switzerland GmbH mit Sitz in Zürich, zugeschnitten auf Agenturen, IT-Dienstleister und Beratungen. Zeiterfassung, Projektcontrolling, Abrechnung und Rechnungseingang laufen in einem System, die Buchhaltung bleibt vorbereitend mit DATEV-Direktanbindung.

MonKey Office

Sitz in Cottbus Für macOS und Windows 28.000 Anwender in D, A, CH

MonKey Office ist eine lokal installierte Buchhaltungs- und Auftragssoftware der ProSaldo GmbH aus Cottbus, verfügbar für macOS und Windows. Die Basisversion ist kostenlos, das Modul FIBU ergänzt Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz, ELSTER-Meldungen und Anlagegüter, das Modul REWE die E-Rechnung.

Moss

Sitz in Berlin ISO 27001 zertifiziert BaFin-lizenzierte Kartenausgabe

Moss ist eine Ausgabenplattform der Nufin GmbH aus Berlin für Firmenkarten, Auslagen und Rechnungseingang, entwickelt und gehostet in Deutschland. Vorkontierte Ausgaben werden mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert, die Finanzbuchhaltung selbst bleibt bei Kanzlei oder Buchhaltungssystem.

myfactory

Sitz in München Teil der Forterro-Gruppe Über 22.000 Nutzer

Myfactory ist ein modulares Cloud-ERP der Forterro Deutschland GmbH aus München mit Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, Produktion, DMS und Shop. Das Modul FiBu führt die doppelte Finanzbuchhaltung nach SKR 03 und SKR 04, mit Bilanz und GuV, Umsatzsteuervoranmeldung sowie DATEV-Übergabe.

Norman

Sitz in Berlin Free-Tarif ohne Ablaufdatum Entwickler-API mit MCP und CLI

Norman ist eine KI-gestützte Buchhaltungs- und Steuerplattform der Norman AI GmbH aus Berlin. Belegerfassung, Bankabgleich, E-Rechnungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und doppelte Buchführung laufen in einem Zugang, Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärungen gehen ans Finanzamt.

Numarics

Sitz in Zürich Übergang zu Money Key Ab CHF 29.90 pro Monat

Numarics ist eine Schweizer All-in-One-Plattform für Buchhaltung und Unternehmensadministration, betrieben von der radicant business services ag in Zürich. Belege gelangen über die DocuBox ins System, ergänzt um Bankintegration, Offerten und Rechnungen sowie auf Wunsch die Betreuung durch Treuhandprofis.

Odoo

GoBD-zertifiziert 28 Millionen Nutzende 28.000 Banken angebunden

Odoo ist eine modulare Open-Source-Business-Suite der Odoo SA aus Belgien, deren Buchhaltungs-App neben Verkauf, CRM, Lager und Projekten läuft. Wichtig für Startups sind die GoBD-Zertifizierung, die Banksynchronisierung mit 28.000 Banken und die KI-gestützte Belegerkennung. Das System ist ein ERP, kein schlankes Gründertool.

orgaMAX

Entwicklung in Detmold Über 60.000 Nutzende 14 Tage kostenlos testen

orgaMAX ist eine Bürosoftware der deltra Business Software GmbH & Co. KG aus Detmold, die über 60.000 Nutzerinnen und Nutzer einsetzen. Die Buchhaltungslinie deckt Angebote, E-Rechnungen, KI-gestützte Belegerfassung und die Verknüpfung mit dem Online-Banking ab. UStVA, EÜR sowie GuV entstehen für DATEV und ELSTER.

Papierkram

GoBD-zertifiziert Hosting in Deutschland Free-Tarif für 0,00 €

Papierkram ist eine Online-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden, die Rechnungen, digitales Belegarchiv, Projektverwaltung und Zeiterfassung in einer Oberfläche verbindet. EÜR, UStVA und BWA entstehen automatisch, gehostet wird in Deutschland, der Free-Tarif bleibt dauerhaft kostenfrei.

Pleo

Sitz in Kopenhagen Über 40.000 Unternehmen Ab 8 € pro Nutzer/Monat

Pleo ist eine Plattform für Geschäftsausgaben der Pleo Technologies A/S aus Kopenhagen mit Firmenkarten, Belegerfassung, Rechnungsverwaltung und Ausgabenkontrollen. Die Daten gehen über Schnittstellen an Buchhaltungssysteme wie DATEV; eine eigene Finanzbuchhaltung ersetzt Pleo nicht.

ProSaldo.net

Sitz in Wien 30 Tage kostenlos testen Gründer-Paket 1 Jahr gratis

ProSaldo.net ist eine Online-Buchhaltung der ProSaldo.net GmbH aus Wien für Fakturierung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung in Österreich. UVA-Übermittlung, Bankdatenimport, e-Rechnung an den Bund und ein kostenloser Steuerberaterzugang gehören zum Funktionsumfang.

Qonto

Aufsicht durch ACPR und BaFin Offizieller DATEV-Partner Über 600.000 Geschäftskunden

Qonto ist ein Geschäftskonto mit Finanzmanagement der Qonto SA aus Paris, die das Deutschlandgeschäft von Berlin aus führt. Für Gründerteams verbindet das Angebot ein Konto mit deutscher IBAN, Firmenkarten, Rechnungsstellung und DATEV-Anbindung, ersetzt jedoch keine Finanzbuchhaltung.

Run my Accounts

Sitz in Stäfa, Schweiz ISO 9001-zertifiziert Vier-Augen-Prinzip

Run my Accounts ist ein ausgelagerter Online-Buchhaltungs-Service der Run my Accounts AG aus Stäfa am Zürichsee, der eigene Software mit Treuhand verbindet: digitale Belegverarbeitung, täglicher Bank-Sync, MWST-Abrechnung, Lohnbuchhaltung und Abschluss samt Steuererklärung.

RZL Software

Tumeltsham, Oberösterreich Über 40 Jahre am Markt UVA-Übermittlung an die Finanz

RZL Software ist eine Rechnungswesen-Software der RZL Software GmbH aus Tumeltsham in Oberösterreich, die sich vor allem an Steuerberatungskanzleien und Unternehmen richtet: Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Belegverarbeitung, EBICS-Banking und Personalverrechnung.

Sage

Anbieter: Sage GmbH Teil der Sage Group plc Schulungen und Consulting

Sage ist eine kaufmännische Softwarefamilie der Sage GmbH, die zur britischen Sage Group plc gehört. Zum deutschen Angebot zählen Sage 100 mit Rechnungswesen und Warenwirtschaft, Sage ERP als Komplettlösung, Sage 50 Connected sowie Sage Active und Sage Payroll.

Scopevisio

Sitz in Bonn, Deutschland ISO 27001 und BSI C5 Hosting in Deutschland

Scopevisio ist eine Cloud-Unternehmenssoftware der Scopevisio AG aus Bonn, die Finanzbuchhaltung, CRM, Projekte, Beschaffung, Personal und Dokumentenmanagement auf einer Datenbasis verbindet. Die Plattform wird in Deutschland entwickelt und gehostet, testen lässt sie sich 30 Tage.

sevDesk

Sitz in Offenburg Standort Wien für Österreich 14 Tage kostenlos testen

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltungssoftware der sevDesk GmbH aus Offenburg mit zweitem Standort in Wien. Für Gründerteams deckt sie Rechnungen und E-Rechnung, KI-gestützte Belegerfassung, Banking, Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER sowie EÜR, GuV und die betriebswirtschaftliche Auswertung ab.

smallinvoice

Sitz in Zürich, Schweiz Alle Server in der Schweiz 30 Tage kostenlos testen

smallinvoice ist ein Schweizer Online-Rechnungsprogramm der Lourens Systems GmbH aus Zürich für KMU, Startups und Freelancer. Die Software erstellt QR-Rechnungen, Offerten und Mahnungen, verwaltet Ausgaben im Kreditoren-Modul und liefert Buchhaltungsexporte nach INFONIQA ONE 50, Banana und Topal an den Treuhänder.

SumUp Rechnungen

Sitz in Dublin, Irland XRechnung und ZUGFeRD GoBD-konforme Ablage

SumUp Rechnungen ist der Rechnungs- und Zahlungsbaustein der SumUp-Plattform der irischen SumUp Limited aus Dublin. Erzeugt werden E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD; ergänzend stehen Online-Zahlungen, Ausgabenverwaltung und ein Geschäftskonto bereit. Eine Finanzbuchhaltung mit Bilanz und Jahresabschluss ist nicht enthalten.

Swiss21

Sitz in St. Gallen, Schweiz Am Markt seit 2018 Starter CHF 0 pro Monat

Swiss21 ist eine kostenlos nutzbare Schweizer Cloud-Plattform der Swiss21.org AG aus St. Gallen, die seit 2018 Buchhaltung, Rechnungen, Lohn, CRM, Onlineshop und Kasse bündelt. Kern ist 21.AbaNinja mit QR-Rechnungen und Schweizer Kontenplänen. Hinzu kommen alle MWST-Methoden und über 80 Bankanbindungen.

Topal Solutions

Sitz in Volketswil, Schweiz Swissdec-5-zertifizierter Lohn 20 Tage kostenlos testen

Topal Solutions ist eine Schweizer Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware der Topal Solutions AG aus Volketswil, zugeschnitten auf KMU und Treuhandunternehmen. Das Fibu-Basispaket führt bis zu fünf Mandanten, rechnet die MWST mit eingebautem Export ins ESTV-Portal ab und bindet die Bank über EBICS an.

weclapp

Sitz in Kitzingen Kontenrahmen SKR03/SKR04 GoBD-konforme Buchhaltung

weclapp ist ein Cloud-ERP der weclapp GmbH aus Kitzingen, das CRM, Warenwirtschaft, Projekte und Buchhaltung vereint. Das GoBD-konforme Buchhaltungsmodul nutzt SKR03 und SKR04, erstellt die Umsatzsteuervoranmeldung, verarbeitet ZUGFeRD sowie XRechnung und übergibt Buchungen per DATEV-Export.

WinBiz

Sitz in Genf, Schweiz Swiss Made, Swissdec 5 Über 50.000 Unternehmen

Winbiz ist eine Schweizer Verwaltungssoftware der FIDUCIAL WINBIZ SA, die seit 1992 aus Genf, Lausanne und Martigny angeboten wird. Buchhaltung, Verkauf, Einkauf, Löhne, Lager, Projekte und Kasse liegen in einer Lösung, ergänzt um integriertes E-Banking und automatisierte Bankabgleiche.

WISO MeinBüro

Sitz Neunkirchen, Siegerland Buhl Data Service GmbH Tarife ab 10,90 € im Monat

WISO MeinBüro ist die Büro- und Buchhaltungssoftware der Buhl Data Service GmbH aus Neunkirchen im Siegerland. Rechnungen und E-Rechnungen, digitale Belegerfassung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER laufen an einem Ort, der Steuerberaterexport bedient DATEV.

Xentral

Sitz Augsburg, Deutschland DATEV Premium Partner Über 200 Integrationen

Xentral ist ein ERP-System der Xentral ERP Software GmbH aus Augsburg für Handel und E-Commerce. Auftragsmanagement, Lager und Einkauf sind mit einem Buchhaltungsmodul verbunden, das Rechnungen, E-Rechnungen, Zahlungsabgleich und den DATEV-Export abdeckt. Die Finanzbuchhaltung bleibt bei der Kanzlei.

Zervant

Sitz Berlin, Deutschland Shine Germany GmbH Kostenloser Tarif ab 0 €

Zervant ist eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmen, die in Deutschland von der Shine Germany GmbH in Berlin als Teil der Ageras-Gruppe betrieben wird. Rechnungen und Angebote, XRechnung, Zeiterfassung, Belegerfassung, Bankverbindung und eine Umsatzsteuer-Übersicht bilden den Funktionsumfang.

Zoho Books

Sitz Essen, Deutschland GoBD-konforme Buchhaltung 14 Tage kostenlos testen

Zoho Books ist die Cloud-Buchhaltung der Zoho-Suite, in Deutschland über die Zoho Corporation GmbH in Essen mit eigener Lokalisierung angeboten. GoBD-konforme Buchführung, DATEV-kompatibler Export, E-Rechnung in XRechnung und ZUGFeRD über das PEPPOL-Netzwerk sowie die automatische Bankabstimmung mit Kategorisierung gehören dazu.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Startups, und brauchen Sie wirklich eine?

Offener Karton mit "STARTUP" beschriftet, enthält einen Ordner mit Label "Buchhaltung ab Tag 1", grünes Schleifenband
Buchhaltung gehört bei einer Kapitalgesellschaft von Tag eins an ins Gepäck.

Eine Buchhaltungssoftware für Startups erfasst Belege, kontiert sie auf Konten eines Kontenrahmens und erzeugt daraus Auswertungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss. Weil UG, GmbH und AG als Kapitalgesellschaften bilanzieren müssen, reicht ein reines Rechnungsprogramm nur bis zur Gründung. Ab rund 30 Belegen im Monat und einer Kanzlei, die Daten statt Papier möchte, rechnet sich die Software schnell.

Drei Programmtypen werden im Alltag gern verwechselt. Ein Rechnungsprogramm schreibt Angebote und Rechnungen, mahnt und verwaltet Kunden, führt aber keine Konten. Eine Buchhaltungssoftware nimmt jeden Geschäftsvorfall als Buchungssatz mit Soll und Haben auf, führt Debitoren, Kreditoren und Sachkonten und liefert daraus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Eine Kanzleisoftware schließlich ist auf Steuerberatungskanzleien zugeschnitten und verwaltet viele Mandanten gleichzeitig; für ein einzelnes Startup ist sie weder gedacht noch bezahlbar.

Warum trifft Startups die strengere Variante? Das Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute zur Buchführung, und Kapitalgesellschaften sind kraft Rechtsform Kaufleute. Eine UG haftungsbeschränkt oder eine GmbH stellt deshalb vom ersten Geschäftsjahr an eine Eröffnungsbilanz auf, bucht doppelt und legt einen Jahresabschluss vor. Für Einzelunternehmen und GbR gilt das erst oberhalb der Schwellen aus Paragraf 141 Abgabenordnung, also bei mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Wer als Startup gründet, springt diese Stufe schlicht über.

Der Kontenrahmen bildet dabei das Gerüst. SKR03 und SKR04 sind die beiden im deutschen Mittelstand verbreiteten Standardkontenrahmen, aus denen sich Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung ableiten lassen; das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt den Kontenrahmen als systematisches Verzeichnis aller Konten eines Unternehmens. Eine Software für Startups bringt beide Rahmen mit, erlaubt eigene Unterkonten und behält die Zuordnung bei, wenn später Kostenstellen oder eine Anlagenbuchhaltung dazukommen.

Über die reine Pflicht hinaus zählt der Belegfluss. Startups zahlen selten nur per Überweisung: Firmenkarten, Zahlungsdienstleister, App-Stores und Marktplätze erzeugen Umsätze an ganz unterschiedlichen Stellen. Eine Buchhaltungssoftware holt diese Bewegungen über Schnittstellen herein, schlägt Buchungen vor und legt die Belege revisionssicher ab. Genau daraus entsteht der zweite Nutzen: ein monatliches Zahlenbild, das Bank und Investoren sehen wollen, ohne dass jemand eine Tabelle neu baut.

Eine Weile geht es auch ohne eigene Software. In den Wochen vor der Gründung genügen oft ein schlankes Rechnungstool und eine geordnete digitale Ablage, und die Kanzlei bucht den Rest. Diese Rechnung kippt, sobald Belegzahl, Team und Auslandsumsätze wachsen, denn dann bezahlen Sie Kanzleistunden für Arbeit, die ein Programm günstiger erledigt. Umgekehrt ersetzt keine Software die Kanzlei: Jahresabschluss, Körperschaftsteuererklärung und Offenlegung bleiben beratungspflichtig, und die eigene Disziplin beim Belegsammeln nimmt Ihnen ebenfalls niemand ab.

Je mehr der sieben Punkte auf Ihr Startup zutreffen, desto klarer spricht die Lage für eine eigene Buchhaltungssoftware. Ab drei Treffern lohnt der Vergleich konkreter Programme, darunter tragen ein Rechnungstool und eine saubere Ablage meist noch.

Der 7-Punkte-Test: Braucht Ihr Startup eine eigene Buchhaltungssoftware?
  • Rechtsform: Ihr Startup firmiert als UG haftungsbeschränkt, GmbH oder AG und ist damit als Kapitalgesellschaft zur doppelten Buchführung mit Bilanz verpflichtet.
  • Belegmenge: Im Monat kommen mehr als rund 30 Belege zusammen, die jemand sortieren, kontieren und ablegen muss.
  • Kanzlei: Ihre Steuerkanzlei möchte die Daten digital übernehmen statt einen Ordner zu bekommen, und rechnet Mehraufwand sonst ab.
  • Zahlkanäle: Zahlungen laufen über mehrere Wege gleichzeitig, etwa Firmenkarte, Zahlungsdienstleister und Marktplatz.
  • E-Rechnung: Sie stellen Rechnungen an Behörden oder Großkunden und brauchen dafür strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
  • Team: Angestellte, Werkstudentinnen oder Werkstudenten sind an Bord, und damit kommen Lohnbuchungen und Reisekosten dazu.
  • Reporting: Investoren oder eine Bank verlangen ein monatliches Zahlenbild mit Liquidität, Runway und Auswertung.

Gilt das für jedes junge Unternehmen? Nein. Vor der Gründung und in den ersten Monaten danach tragen ein schlankes Rechnungstool und eine geordnete digitale Ablage durchaus. Treffen jedoch drei oder mehr Punkte zu, kostet der Verzicht auf eine eigene Buchhaltung meist mehr als die Lizenz: Kanzleistunden für Sortierarbeit, verspätete Voranmeldungen und ein Jahresabschluss, der im Nachhinein rekonstruiert werden muss.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware für Startups

Ein Glasgefäß gefüllt mit zerknüllten Papierstreifen, beschriftet mit "Monatsabschluss 11/2023"
Gesammelte Belege ohne Kontierung sind kein Monatsabschluss, sondern nur ein volles Glas.

Sieben Lücken tauchen in jungen Unternehmen immer wieder auf: verstreute Belege, teure Papierübergabe an die Kanzlei, hektische Umsatzsteuer-Voranmeldungen, unbekannter Runway, jedes Mal neu gebautes Investoren-Reporting, fehlende E-Rechnung und eine Tabelle, die am Wachstum zerbricht. Jede dieser Lücken kostet bares Geld oder Vertrauen.

Der Nutzen einer Buchhaltungssoftware zeigt sich weniger im Funktionsprospekt als in den Reibungspunkten des Monatsabschlusses. Wer die eigenen Schmerzpunkte kennt, kann Programme gezielt danach prüfen, statt sich von Funktionslisten treiben zu lassen.

Die folgenden sieben Fälle stammen aus dem Gründeralltag zwischen erster Rechnung und erster Finanzierungsrunde. Sie beschreiben, was ohne Software liegen bleibt und an welcher Stelle ein Programm die Arbeit tatsächlich abnimmt.

Belege liegen überall verstreut

Firmenkarte, Zahlungsdienstleister, App-Store und Postfach erzeugen Belege an vier Orten, zusammengeführt hat sie niemand. Eine Buchhaltungssoftware holt die Bewegungen über Schnittstellen herein und ordnet jeden Beleg dem passenden Umsatz zu.

Die Kanzlei bekommt Papier statt Daten

Ein Ordner voller Belege ist für die Steuerkanzlei Handarbeit, und Handarbeit steht auf der Rechnung. Mit einem sauberen Export im vereinbarten Format übernimmt die Kanzlei die Buchungen direkt und berechnet nur noch die Beratung.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird zum Feuerwehreinsatz

Ohne laufende Kontierung entsteht die Voranmeldung jedes Mal unter Zeitdruck kurz vor der Frist. Das Programm berechnet die Zahllast aus den gebuchten Vorgängen und übermittelt sie über die amtliche Schnittstelle ELSTER.

Der Kontostand ist bekannt, der Runway nicht

Ein Blick aufs Konto sagt nichts über offene Posten, fällige Rechnungen und geplante Ausgaben. Eine Buchhaltung mit Liquiditätsübersicht zeigt, wie viele Monate das vorhandene Geld bei aktueller Burn Rate noch trägt.

Das Investoren-Reporting entsteht jedes Mal neu

Wer Kennzahlen monatlich aus Kontoauszügen in eine Tabelle überträgt, produziert Aufwand und Fehler zugleich. Aus einer geführten Buchhaltung fallen Auswertung, Bilanzvorschau und Kostenstellenbericht ohne Zusatzarbeit an.

E-Rechnungen lassen sich weder empfangen noch erzeugen

Strukturierte Rechnungen nach XRechnung oder ZUGFeRD sind keine PDF-Dateien und brauchen ein Programm, das sie liest und schreibt. Ohne diese Fähigkeit bleibt Ihr Startup als Lieferant für Behörden und Großkunden außen vor.

Das Wachstum sprengt die Tabelle

Sobald Team, Auslandsumsätze und mehrere Kostenstellen dazukommen, reicht eine Tabellenkalkulation nicht mehr. Eine Buchhaltungssoftware trägt Rollen, Freigaben, Fremdwährungen und Mandanten, ohne dass die Struktur neu gebaut werden muss.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware für Startups gibt es?

Vier aufsteigende Laborgläser mit den Beschriftungen "Gründung", "erste Kunden", "erstes Team" und "Finanzierungsrunde", gekennzeichnet als "Bilanz"
Mit jeder Wachstumsstufe steigt der Anspruch an die Buchhaltung bis hin zur Bilanz.

Der Markt teilt sich in acht Typen: Cloud-Buchhaltung mit doppelter Buchführung, Rechnungs- und EÜR-Tools für die Frühphase, Software für die vorbereitende Buchhaltung, Cloud-ERP mit Finanzbuchhaltung, Geschäftskonten mit Buchhaltungsfunktion, Ausgaben- und Firmenkarten-Management, Open Source zum Selbsthosten sowie Länderlösungen für Österreich und die Schweiz.

Die acht Typen unterscheiden sich nicht in Details, sondern in der Frage, wie weit das Programm im Buchungsjahr mitgeht. Manche enden bei der Rechnung, andere führen bis zur E-Bilanz. Ordnen Sie Ihr Startup zuerst einem Typ zu, bevor Sie einzelne Programme vergleichen; das spart einen Großteil der Testläufe.

Zwei Typen verdienen eine ausdrückliche Warnung. Geschäftskonten mit eingebauter Buchhaltung und Werkzeuge fürs Ausgaben- und Firmenkarten-Management liefern Belegfluss und Vorerfassung, sie sind aber keine vollwertige Finanzbuchhaltung. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Jahresabschluss entstehen danach in einem Buchhaltungssystem oder in der Kanzlei. Wer das übersieht, bemerkt die Lücke erst im ersten Jahresabschluss.

Quer durch alle Typen zieht sich eine strategische Grundfrage: eine Suite für alles oder mehrere Spezialwerkzeuge? Die Gegenüberstellung unten zeigt, was All-in-One und Best-of-Breed jeweils kosten, an Aufwand wie an Freiheit. Viele Startups starten mit getrennten Werkzeugen und konsolidieren nach der ersten Finanzierungsrunde.

Cloud-Buchhaltung mit doppelter Buchführung

Der Standardfall für eine UG oder GmbH: Belegerfassung, Kontierung nach SKR03 oder SKR04, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung in einem Programm, erreichbar über den Browser.

Rechnungs- und EÜR-Tools für die Frühphase

Schlanke Programme für Angebote, Rechnungen und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für die Zeit vor der Gründung und für Einzelunternehmen passend, für eine bilanzierende Kapitalgesellschaft dagegen zu kurz gesprungen.

Software für die vorbereitende Buchhaltung

Sie erfassen und kontieren vor, die Steuerkanzlei prüft und schließt ab. Kanzleizugang, Mandantenlogik und ein Export im vereinbarten Format sind hier die entscheidenden Funktionen.

Cloud-ERP mit Finanzbuchhaltung

Warenwirtschaft, Projekte, Lager und Buchhaltung in einer Plattform. Sinnvoll, sobald Lieferketten, Produktion oder viele Bestellungen dazukommen, dafür teurer und aufwendiger in der Einrichtung.

Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion

Konto und Belegverwaltung aus einer Hand, oft mit Rechnungsschreibung und Steuerrücklage. Achtung: Der Funktionsumfang endet meist vor Bilanz und Jahresabschluss, den Abschluss macht ein Buchhaltungssystem oder die Kanzlei.

Ausgaben- und Firmenkarten-Management

Firmenkarten, Freigabe-Workflows und automatische Belegzuordnung für Teams mit vielen Ausgaben. Auch dieser Typ liefert Vorerfassung und Belegfluss, ersetzt aber keine Finanzbuchhaltung.

Open Source und Eigenbetrieb

Quelloffene Programme ohne Lizenzkosten, die auf eigenem Server oder beim Hoster laufen. Volle Datenhoheit und freie Anpassung stehen dem Aufwand für Betrieb, Updates und Sicherheit gegenüber.

Länderlösungen für Österreich und die Schweiz

Programme mit österreichischem oder schweizerischem Recht im Kern: Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline, Abschluss nach Unternehmensgesetzbuch oder MWST-Abrechnung und Schweizer KMU-Kontenrahmen.

All-in-One-Suite
Buchhaltung, Rechnungen, Banking und teils Lohn in einem Programm
  • Ein Login, ein Vertrag, ein Datenbestand für das ganze Team
  • Der Monatsabschluss läuft ohne Übergaben zwischen Werkzeugen
  • Auswertungen greifen auf dieselben Stammdaten zu und widersprechen sich nicht
  • In der Frühphase oft überdimensioniert und teurer als nötig
  • Die Abhängigkeit von einem Anbieter wächst mit jedem Modul
Best-of-Breed aus Einzelwerkzeugen
Rechnungstool, Ausgabenmanagement und Buchhaltung getrennt
  • Jede Aufgabe läuft im jeweils stärksten Werkzeug
  • Der Einstieg gelingt günstig und lässt sich Stück für Stück ausbauen
  • Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles umzustellen
  • Schnittstellen und mehrere Verträge erzeugen laufenden Pflegeaufwand
  • Beim Monatsabschluss entstehen Bruchstellen zwischen den Systemen

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Buchhaltungssoftware für Startups
2026
Ratgeber für Entscheider
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Buchhaltungssoftware für Startups 2026

Der Leitfaden für Gründerinnen und Gründer: Buchführungspflichten von der UG bis zur AG, Kontenrahmen und Bilanz, Anbindung an die Steuerkanzlei, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, GoBD und Aufbewahrungsfristen sowie Auswahlkriterien für Deutschland, Österreich und die Schweiz, dazu belegte Preisspannen aus 64 geprüften Anbietern.

Startup-Buchhaltung doppelte Buchführung Bilanz DATEV E-Rechnung GoBD DSGVO DACH
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen

Stahlwerkzeug mit grünem Griff "Zugferd" und mehreren ausklappbaren Messblattern in verschiedenen Größen von 0,10mm bis 0,50mm
Neun Kriterien geben das Maß, an dem sich jedes Buchhaltungsprogramm messen lassen muss.

Prüfen Sie neun Punkte: Buchführungstiefe und Kontenrahmen, GoBD und Revisionssicherheit, Anbindung an die Steuerkanzlei, E-Rechnung in Empfang und Versand, Bank- und Kartenanbindung, Skalierbarkeit mit Rollen und Rechten, Datenschutz und Serverstandort, Länderrecht im DACH-Raum sowie Preis, Gesamtkosten und Ausstieg.

Zwischen 10 Euro und mehreren hundert Euro im Monat liegt in diesem Markt keine Funktionslücke, sondern eine Grundsatzentscheidung. Neun Kriterien trennen ein Programm, das Ihr Startup bis zur Bilanz trägt, von einem, das spätestens beim Jahresabschluss aussteigt. Arbeiten Sie die Liste ab, bevor Sie einen Testzugang beantragen.

Zwei dieser Kriterien sind harte Rechtsfragen. Der erste betrifft die Ordnungsmäßigkeit: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD, gibt das Bundesministerium der Finanzen vor; sie verlangen unveränderbare Buchungen, Nachvollziehbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Und Paragraf 257 Handelsgesetzbuch schreibt für Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre Aufbewahrung vor, für Buchungsbelege acht Jahre. Beides muss das Programm technisch tragen, nicht Ihr gutes Gedächtnis.

Der zweite betrifft die E-Rechnung. Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz definiert die elektronische Rechnung als strukturierte Datei nach der europäischen Norm, wie sie XRechnung und ZUGFeRD erfüllen; ein PDF per Mail zählt ausdrücklich nicht dazu. Empfangen und verarbeiten müssen inländische Unternehmen solche Rechnungen bereits. Für das Ausstellen sieht Paragraf 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz einen Übergang vor: Papier und einfache PDF bleiben bis Ende 2026 zulässig, danach bis Ende 2027 nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Prüfen Sie deshalb beide Richtungen, nicht nur den Versand.

Buchführungstiefe und Kontenrahmen

Eine Kapitalgesellschaft braucht echte doppelte Buchführung mit Soll und Haben, den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Eröffnungsbilanz, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie die E-Bilanz. Ein Programm, das nur die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kennt, scheidet für eine UG oder GmbH aus.

Doppelte Buchführung mit BuchungsjournalSKR03 und SKR04 mit eigenen UnterkontenBilanz, GuV und E-Bilanz aus dem Programm heraus
Tipp: Lassen Sie sich im Testzugang eine Probebilanz erzeugen, statt der Funktionsliste zu vertrauen.
GoBD, Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation

Buchungen müssen unveränderbar protokolliert, Belege im Original erhalten und über die Frist lesbar sein. Paragraf 257 Handelsgesetzbuch verlangt zehn Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse und acht Jahre für Buchungsbelege. Ein Anbieter, der dazu keine Verfahrensdokumentation liefert, verschiebt die Arbeit zu Ihnen.

Unveränderbare Buchungen mit ÄnderungsprotokollBelegarchiv mit Aufbewahrung nach FristenMusterverfahrensdokumentation vom Anbieter
Tipp: Fragen Sie nach einem Testat oder Prüfungsbericht zur GoBD-Konformität und lesen Sie dessen Stichtag.
Anbindung an die Steuerkanzlei

Der Weg der Daten zur Kanzlei entscheidet über Ihre Kosten. Prüfen Sie, ob das Programm einen Export im von Ihrer Kanzlei erwarteten Format liefert, ob es einen eigenen Kanzleizugang gibt und ob mehrere Mandanten getrennt geführt werden können.

Export im Format der Kanzlei, nicht nur als CSVEigener Zugang für die Kanzlei mit LeserechtRückweg für korrigierte Buchungen
Tipp: Testen Sie den Export einmal echt mit der Kanzlei, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.
E-Rechnung in Empfang und Versand

Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz versteht unter einer E-Rechnung eine strukturierte Datei nach europäischer Norm, also XRechnung oder ZUGFeRD. Inländische Unternehmen müssen solche Rechnungen empfangen und verarbeiten können; für das Ausstellen läuft die Übergangsfrist nach Paragraf 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz aus.

Empfang und Auslesen von XRechnung und ZUGFeRDVersand im strukturierten Format, nicht nur als PDFRevisionssichere Ablage der Originaldatei
Tipp: Prüfen Sie den Empfang zuerst, denn diese Pflicht trifft jedes Startup sofort.
Bank, Zahlungsdienstleister und Firmenkarten

Je mehr Zahlkanäle ein Startup nutzt, desto wichtiger wird der automatische Abgleich. Achten Sie auf Kontoanbindung für Ihre Bank, Anbindung gängiger Zahlungsdienstleister, Verwaltung offener Posten und die Behandlung von Fremdwährungen.

Kontoanbindung für Ihre HausbankAbgleich von Zahlungseingängen mit offenen PostenFremdwährungen mit Kursdifferenzbuchung
Tipp: Prüfen Sie die Anbindung mit Ihrem echten Konto, denn Listen der Anbieter sind oft veraltet.
Skalierbarkeit, Rollen und Rechte

Was heute zwei Personen bedienen, nutzen nach der Finanzierungsrunde zehn. Prüfen Sie Nutzerzahl und Preis je Nutzer, Freigabe-Workflows, Kostenstellen, Mandantenfähigkeit sowie Module für Lohn und Anlagenbuchhaltung.

Rollen mit abgestuften Rechten statt einem SammelkontoKostenstellen und Projekte für AuswertungenModule für Lohn und Anlagen nachrüstbar
Tipp: Rechnen Sie den Preis für die Teamgröße in zwei Jahren durch, nicht für die von heute.
Datenschutz, Serverstandort und Auftragsverarbeitung

Buchhaltungsdaten enthalten personenbezogene Daten von Kunden und Beschäftigten. Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung verlangt für die Verarbeitung durch einen Dienstleister einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Klären Sie zusätzlich Serverstandort, Verschlüsselung und Löschkonzept.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVOServerstandort und etwaige Unterauftragnehmer benanntZwei-Faktor-Anmeldung für alle Zugänge
Tipp: Laden Sie den Mustervertrag vor dem Test herunter, statt ihn später zu erbitten.
Länderrecht im DACH-Raum

Für Deutschland zählen Umsatzsteuer-Voranmeldung und E-Bilanz über ELSTER. Österreichische Startups brauchen die Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline und den Abschluss nach Unternehmensgesetzbuch, wo Paragraf 189 die Rechnungslegungspflicht für Kapitalgesellschaften und ab 700.000 Euro Umsatzerlösen auch für andere Unternehmen anordnet. Schweizer Startups rechnen die Mehrwertsteuer nach den Vorgaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung ab, deren Normalsatz bei 8,1 Prozent liegt.

Übermittlung an die zuständige SteuerverwaltungLandesüblicher Kontenrahmen im ProgrammBelege und Auswertungen in Landeswährung
Tipp: Ein Programm mit deutscher Oberfläche kennt noch lange nicht das österreichische oder schweizerische Recht.
Preis, Gesamtkosten und Ausstieg

Der Monatspreis ist nur ein Teil der Rechnung. Prüfen Sie Nutzerpreise, Belegkontingente, Zusatzmodule, Einrichtungspauschalen und vor allem den Weg hinaus: vollständiger Datenexport, Kündigungsfrist und Zugriff auf die Daten nach Vertragsende.

Vollständiger Export von Buchungen und BelegenKündigungsfrist und Mindestlaufzeit schriftlichZugriff auf Altdaten während der Aufbewahrungsfrist
Kostenlos
Freie Tarife und Open Source 0 €
Einstieg
Rechnungen und EÜR, ein Nutzer 8 bis 20 € mtl.
Bilanz
Doppelte Buchführung mit Export 20 bis 75 € mtl.
ERP
Module, Nutzerpreise, Skalierung ab 40 € mtl.
Tipp: Klären Sie den Ausstieg vor dem Einstieg, denn Ihre Aufbewahrungspflicht überlebt jeden Vertrag.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Buchhaltungssoftware passt zu Ihrem Startup?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
In welcher Phase steckt Ihr Startup?
Die Phase bestimmt, wie viel Buchhaltung Sie wirklich brauchen.
Vor der Gründung
Erste Angebote und Rechnungen, noch keine Gesellschaft eingetragen.
Gegründet, erste Kunden
Laufende Umsätze, erste Belege, Kanzlei frisch mandatiert.
Erstes Team, wachsende Umsätze
Angestellte, mehrere Zahlkanäle, monatlicher Abschluss nötig.
Finanzierungsrunde und Skalierung
Investoren-Reporting, Kostenstellen und Auslandsumsätze.
Frage 2 von 5
Welche Rechtsform hat Ihr Startup?
Die Rechtsform entscheidet über EÜR oder doppelte Buchführung.
Einzelunternehmen oder GbR
Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt unterhalb der Schwellen.
UG haftungsbeschränkt
Kapitalgesellschaft mit Bilanzpflicht ab dem ersten Geschäftsjahr.
GmbH
Doppelte Buchführung, Jahresabschluss und Offenlegung.
AG oder andere Kapitalgesellschaft
Höhere Anforderungen an Abschluss, Prüfung und Reporting.
Frage 3 von 5
Wie arbeiten Sie mit der Steuerkanzlei zusammen?
Die Aufgabenteilung bestimmt, welche Schnittstellen zählen.
Noch keine Kanzlei
Sie suchen eine Lösung, die den späteren Einstieg leicht macht.
Die Kanzlei macht alles
Sie liefern Belege, die Kanzlei bucht und schließt ab.
Wir buchen vor, die Kanzlei schließt ab
Vorbereitende Buchhaltung mit Export und Kanzleizugang.
Alles im eigenen Haus
Buchhaltung und Abschluss laufen intern, die Kanzlei berät nur.
Frage 4 von 5
Wo hat Ihr Startup seinen Sitz?
Jedes Land hat eigene Pflichten und eigene Schnittstellen.
Deutschland
Umsatzsteuer-Voranmeldung und E-Bilanz über ELSTER.
Österreich
Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline, Abschluss nach UGB.
Schweiz
MWST-Abrechnung nach ESTV und Schweizer KMU-Kontenrahmen.
Mehrere Länder im DACH-Raum
Mandantenfähigkeit und mehrere Rechtsordnungen in einem Programm.
Frage 5 von 5
Was ist Ihnen bei der Software besonders wichtig?
Ein klares Hauptkriterium engt die Auswahl schnell ein.
Möglichst günstig oder kostenlos
Freier Tarif oder Open Source mit Eigenbetrieb.
Einfache Bedienung
Schneller Einstieg ohne Buchhaltungsvorkenntnisse.
Doppelte Buchführung mit Bilanz und Export
SKR03 und SKR04, Bilanz, GuV und Kanzlei-Anbindung.
Skalierbar bis zum ERP
Warenwirtschaft, Projekte, Lohn und Anlagen in einer Plattform.
Fast geschafft
Wohin sollen wir Ihre Empfehlung senden?

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Vielen Dank, {vorname}

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Wie Sie eine Buchhaltungssoftware im Startup erfolgreich einführen

Holzorganizer mit fünf nummerierten Fächern (1-5) und grünem Flaggen-Label "Monatsabschluss in fünf Tagen"
Sechs Phasen führen von der ersten Absprache mit der Kanzlei bis zum Regelbetrieb.

Die Einführung läuft in sechs Phasen: Pflichten und Rollen mit der Kanzlei klären, zwei Kandidaten testen, Kontenrahmen und Stammdaten einrichten, Eröffnungsbilanz und Altbelege übernehmen, einen vollständigen Monat im Parallelbetrieb fahren und danach in den Regelbetrieb wechseln. Rechnen Sie mit zwei bis vier Monaten bis zum ruhigen Monatsabschluss.

Eine Buchhaltung wird nicht installiert, sondern eingeführt. Der Unterschied liegt in den Daten: Kontenrahmen, Stammdaten, Bankanbindungen und Altbelege müssen zusammenpassen, sonst produziert das Programm sauber aussehende Auswertungen auf falscher Grundlage. Planen Sie die Umstellung deshalb auf einen Jahres- oder Quartalswechsel.

Ein Punkt entscheidet über Erfolg und Misserfolg mehr als jede Funktion: Sprechen Sie vor der Auswahl mit Ihrer Steuerkanzlei. Die Kanzlei sagt Ihnen, welchen Kontenrahmen sie erwartet, in welchem Format sie Daten übernimmt und welche Arbeiten sie ohnehin behält. Wer diesen Abgleich nachholt, baut die Einrichtung zweimal.

1 bis 2 Wochen

Pflichten und Rollen mit der Kanzlei klären

Rechtsform, Buchführungspflicht und Abgaberhythmus werden festgehalten, und Sie einigen sich mit der Steuerkanzlei darüber, wer vorerfasst, wer kontiert und wer abschließt.

Rechtsform und Pflichten schriftlich festhaltenAufgabenteilung mit der Kanzlei vereinbarenErwarteten Kontenrahmen und Exportformat erfragen
1
2 bis 4 Wochen

Anforderungen sammeln und zwei Kandidaten testen

Aus den neun Auswahlkriterien entsteht eine gewichtete Liste, und zwei Programme treten im Testzeitraum mit echten Belegen gegeneinander an.

Kriterien gewichten und Ausschlusskriterien festlegenZwei Testzugänge mit denselben Belegen füllenExport für die Kanzlei einmal probeweise erzeugen
2
1 bis 3 Wochen

Kontenrahmen, Stammdaten und Konten einrichten

Der abgestimmte Kontenrahmen wird übernommen, Stammdaten für Kunden und Lieferanten werden importiert, Bankkonten und Zahlungsdienstleister angebunden.

Kontenrahmen und Unterkonten anlegenStammdaten importieren und dublettenfrei prüfenBank, Karten und Zahlungsdienstleister verbinden
3
2 bis 4 Wochen

Eröffnungsbilanz und Altbelege übernehmen

Die Eröffnungsbilanz oder die Salden zum Umstellungsstichtag werden eingebucht, Altbelege wandern ins Archiv, und der Kanzlei-Export läuft einmal echt durch.

Eröffnungsbilanz oder Saldenvortrag buchenOffene Posten aus Debitoren und Kreditoren übernehmenAltbelege revisionssicher archivieren
4
4 bis 8 Wochen

Parallelbetrieb über einen vollständigen Monat

Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung und ein kompletter Monatsabschluss werden im neuen Programm und im alten Verfahren gefahren, danach werden die Ergebnisse abgeglichen.

Einen Monat doppelt erfassen und Differenzen klärenVoranmeldung im neuen Programm erzeugen und prüfenAuswertungen mit der Kanzlei gegenlesen
5
laufend

Regelbetrieb mit festem Monatsabschluss

Ein fester Termin je Monat, ein Reporting an Bank und Investoren sowie der jährliche Abschluss mit Offenlegung bilden ab jetzt den Takt der Startup-Buchhaltung.

Monatsabschluss als festen Termin verankernReporting-Vorlage einmal bauen und wiederverwendenJahresabschluss und Offenlegung terminieren
6
5
Arbeitstage bis zum Monatsabschluss
80 %
Automatisch zugeordnete Belege
< 1 €
Kosten je verbuchtem Beleg
6
Phasen bis zum Regelbetrieb

Die häufigsten Fehler bei der Einführung

Am teuersten sind sieben Fehler: ein EÜR-Tool für eine bilanzierende UG, vermischte Privat- und Firmenkonten, ein eigenmächtig umgebauter Kontenrahmen, monatelang unkontierte Belege, ungeklärte Fristen der Umsatzsteuer-Voranmeldung, ignorierte Auslandsumsätze sowie ein Softwarewechsel ohne geregelten Datenexport.

Fehler in der Startup-Buchhaltung fallen selten sofort auf. Sie zeigen sich Monate später im Jahresabschluss, in einer Nachfrage des Finanzamts oder in der Due Diligence vor einer Finanzierungsrunde, und dann kostet die Korrektur ein Vielfaches der Vorsorge.

Die folgenden sieben Stolperfallen tauchen in der Praxis am häufigsten auf. Zu jedem Fehler steht die Lösung daneben, damit Sie den Punkt direkt in Ihrem eigenen Setup abhaken können.

1
Ein EÜR-Tool für eine bilanzierende UG wählen

Programme für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung kennen weder Buchungssätze noch Bilanz. Für eine UG oder GmbH liefern sie keine belastbare Grundlage für den Jahresabschluss.

Vor der Auswahl die Rechtsform prüfen und nur Programme mit echter doppelter Buchführung testen.
2
Privatkonto und Firmenkonto vermischen

Private Zahlungen über das Geschäftskonto und umgekehrt zerstören die Nachvollziehbarkeit und kosten im Jahresabschluss Stunden für die Entflechtung.

Ein eigenes Geschäftskonto ab dem ersten Tag führen und private Entnahmen sauber als solche buchen.
3
Den Kontenrahmen ohne Absprache umbauen

Eigene Konten und umbenannte Sachkonten wirken praktisch, entwerten aber jede Auswertung und machen der Kanzlei die Übernahme unmöglich.

Änderungen am Kontenrahmen immer vorab mit der Steuerkanzlei abstimmen und dokumentieren.
4
Belege sammeln, aber nie kontieren

Ein Rückstand von einem Quartal lässt sich nicht mehr nebenbei aufholen, und fehlende Kontierung verzerrt jede Zwischenauswertung.

Einen festen wöchentlichen Termin für die Belegerfassung setzen und automatische Vorschläge nutzen.
5
Fristen der Umsatzsteuer-Voranmeldung dem Zufall überlassen

Der Abgaberhythmus hängt von Zahllast und Gründungssituation ab. Wer ihn nicht kennt, zahlt Verspätungszuschläge für vermeidbare Versäumnisse.

Den Rhythmus einmal verbindlich mit dem Finanzamt oder der Kanzlei klären und im Programm hinterlegen.
6
Auslandsumsätze und Reverse-Charge ignorieren

Der erste Kunde aus dem EU-Ausland wirkt harmlos, verlangt aber Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Reverse-Charge-Behandlung und eine Zusammenfassende Meldung.

Vor der ersten Auslandsrechnung die Steuerfälle klären und im Programm die passenden Steuerschlüssel einrichten.
7
Die Software wechseln, ohne den Export zu regeln

Nach der Kündigung endet der Zugriff oft schnell, die Aufbewahrungspflicht läuft jedoch weiter. Fehlende Altdaten fallen erst bei einer Prüfung auf.

Vor der Kündigung einen vollständigen Export ziehen, ihn auf Lesbarkeit prüfen und getrennt archivieren.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Startups wirklich?

Parkuhr mit grünem Zeiger, Münzschlitz und Aufschrift "Spart Automatisch Nerven" auf grauem Metallgehäuse
Vier Preisstufen reichen vom kostenlosen Tarif bis zum ERP-Paket für skalierende Teams.

Kostenlose Tarife und Open Source starten bei 0 Euro. Einsteigerpakete für Rechnungen und Einnahmen-Überschuss-Rechnung liegen bei rund 8 bis 20 Euro im Monat, echte Buchhaltung mit Bilanz und DATEV-Export bei rund 20 bis 75 Euro. ERP-Pakete beginnen bei rund 40 Euro je Nutzer und reichen bis über 800 Euro im Monat.

Die Preisspannen unten fassen die Tarife der in diesem Vergleich geprüften Anbieter zusammen, Stand 12. September 2026. Alle Beträge verstehen sich als Spanne und meist zuzüglich Umsatzsteuer; Schweizer Programme rechnen in Franken ab. Jahreszahlung senkt den Monatspreis bei vielen Anbietern spürbar, bindet Sie aber auch.

Vier Abrechnungsmodelle haben sich durchgesetzt. Der Nutzerpreis skaliert mit dem Team und trifft wachsende Startups am härtesten. Belegkontingente wirken günstig, bis der erste Monat mit Marktplatzumsätzen kommt. Modulpreise trennen Lohn, Anlagen und Mandanten vom Grundpaket ab. Kauflizenzen mit Wartungsvertrag findet man vor allem bei Desktop-Programmen in Österreich und der Schweiz.

Ein Blick auf 2026 lohnt bei der Auswahl. Die E-Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zum Normalfall, weil der Übergang nach Paragraf 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz ausläuft. Belegerkennung und Kontierungsvorschläge per KI gehören inzwischen bei vielen Cloud-Programmen zum Standardumfang, und Konto und Buchhaltung wachsen zusammen. Prüfen Sie deshalb nicht nur den heutigen Preis, sondern auch, was ab 2027 im Grundpaket steckt und was dann extra kostet.

Kostenlos 0 € pro Monat

Dauerhaft freie Rechnungstarife, quelloffene Programme ohne Lizenzkosten und Buchhaltungsfunktionen als Beigabe zum Geschäftskonto. Der Umfang endet meist bei Rechnungen und einfacher Belegablage, Open Source verlagert die Kosten in den Eigenbetrieb.

Einstieg 8 bis 20 € pro Monat

Angebote, Rechnungen, Belegerfassung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung für einen Nutzer. Bei Jahreszahlung liegen die Tarife der geprüften Anbieter am unteren Rand der Spanne, bei monatlicher Zahlung eher am oberen. Für eine bilanzierende Kapitalgesellschaft reicht diese Stufe nicht.

Buchhaltung mit Bilanz 20 bis 75 € pro Monat

Doppelte Buchführung mit SKR03 und SKR04, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Export für die Steuerkanzlei und mehrere Nutzer. Diese Stufe passt für die meisten Startups nach der Gründung, Schweizer Anbieter bewegen sich in vergleichbarer Höhe in Franken.

ERP und Skalierung ab 40 € je Nutzer und Monat

Warenwirtschaft, Projekte, Lohn und Anlagen in einer Plattform, oft nutzerbasiert abgerechnet. Paketpreise reichen bei den geprüften Anbietern von rund 99 € für Einsteigerpakete bis über 800 € im Monat, dazu kommen häufig Einrichtungspauschalen.

Versteckte Kosten und Gesamtbetrachtung

Der Lizenzpreis ist selten der größte Posten. Rechnen Sie Einrichtung und Datenmigration ein, Belege über dem gebuchten Kontingent, Zusatzmodule für Lohn, Anlagen und Mandanten sowie die Steuerkanzlei, die für Jahresabschluss, Körperschaftsteuererklärung und Offenlegung trotz Software gebraucht wird. Dazu kommen Gebühren der Zahlungsdienstleister, Schulung des Teams und der Aufwand für Export und Archivierung beim Anbieterwechsel. Über drei Jahre gerechnet verschiebt sich die Rangfolge der Angebote dadurch häufig.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie gut kennen Sie sich mit Startup-Buchhaltung aus?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Muss eine UG haftungsbeschränkt doppelt Buch führen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Eine UG haftungsbeschränkt ist eine Variante der GmbH und damit eine Kapitalgesellschaft. Kapitalgesellschaften gelten kraft Rechtsform als Kaufleute und führen deshalb vom ersten Geschäftsjahr an doppelt Buch, mit Eröffnungsbilanz, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die Umsatzschwellen aus Paragraf 141 Abgabenordnung spielen dabei keine Rolle.
2 Wofür steht die Abkürzung GoBD? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Sie regeln, wie elektronische Bücher und Belege geführt, aufbewahrt und für eine Prüfung zugänglich gemacht werden. Kernforderungen sind Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und eine Verfahrensdokumentation.
3 Was gilt als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz verlangt für eine elektronische Rechnung ein strukturiertes Format, das der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. XRechnung und ZUGFeRD erfüllen das, ein einfaches PDF nicht. Eine solche Rechnung soll maschinell verarbeitet werden können.
4 Worin unterscheiden sich SKR03 und SKR04? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Beide Kontenrahmen bilden dieselben Geschäftsvorfälle ab, ordnen die Konten aber unterschiedlich. Der SKR03 folgt dem betrieblichen Prozess von der Beschaffung bis zum Absatz, der SKR04 der Reihenfolge von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Welcher Rahmen passt, stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
5 Was meint All-in-One gegenüber Best-of-Breed? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. All-in-One bündelt Buchhaltung, Rechnungen, Banking und teils Lohn in einer Suite mit einem Datenbestand. Best-of-Breed kombiniert für jede Aufgabe das jeweils stärkste Einzelprogramm und verbindet sie über Schnittstellen. Viele Startups beginnen mit Einzelwerkzeugen und konsolidieren später.

Glossar: die wichtigsten Begriffe der Startup-Buchhaltung

Von der doppelten Buchführung bis zum Runway: Die folgenden Begriffe tauchen in jedem Gespräch mit Steuerkanzlei, Bank und Investoren auf. Alle Erklärungen sind anbieterneutral und ohne Produktnamen formuliert.

Doppelte Buchführung

Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten erfasst, einmal im Soll und einmal im Haben. Aus dieser Systematik entstehen Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Kapitalgesellschaften wie UG, GmbH und AG sind dazu verpflichtet.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Eine vereinfachte Gewinnermittlung, bei der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen abgezogen werden. Zulässig ist sie nur für Nichtkaufleute unterhalb der Buchführungsgrenzen, also etwa für Einzelunternehmen und Freiberuflerinnen, nicht für Kapitalgesellschaften.

Bilanz

Eine Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital zu einem Stichtag. Die linke Seite zeigt, worin das Geld steckt, die rechte, woher es stammt. Beide Seiten sind stets gleich hoch.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Aufstellung aller Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres. Ihr Saldo ist der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag und fließt in die Bilanz ein.

SKR03 und SKR04

Zwei im deutschsprachigen Raum verbreitete Standardkontenrahmen. Der SKR03 ordnet die Konten nach dem betrieblichen Prozess, der SKR04 nach der Gliederung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.

Eröffnungsbilanz

Die erste Bilanz eines Unternehmens zum Zeitpunkt der Gründung oder zu Beginn eines Geschäftsjahres. Sie bildet den Ausgangspunkt für alle folgenden Buchungen und wird bei Kapitalgesellschaften zwingend aufgestellt.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie stammen vom Bundesministerium der Finanzen und verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.

Verfahrensdokumentation

Eine schriftliche Beschreibung aller Abläufe rund um Belegerfassung, Buchung und Archivierung. Sie belegt gegenüber einer Prüfung, dass die eingesetzte Software und die eigenen Prozesse den GoBD entsprechen.

DATEV-Schnittstelle

Eine Exportfunktion, die Buchungen und Belege in einem Format bereitstellt, das Steuerkanzleien direkt übernehmen können. Manche Programme bieten zusätzlich eine direkte Übertragung statt eines Dateiexports.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Eine unterjährige Meldung der vereinnahmten Umsatzsteuer abzüglich der gezahlten Vorsteuer an das Finanzamt. Übermittelt wird sie elektronisch, der Abgaberhythmus hängt von der Zahllast und der Gründungssituation ab.

ELSTER

Das elektronische Übermittlungsverfahren der deutschen Steuerverwaltungen von Bund und Ländern. Über ELSTER laufen unter anderem Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung und E-Bilanz.

Reverse-Charge-Verfahren

Bei bestimmten grenzüberschreitenden Leistungen schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Die Rechnung wird dann ohne Umsatzsteuer und mit einem entsprechenden Hinweis ausgestellt.

E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD

Strukturierte Rechnungsformate, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. XRechnung ist ein reines Datenformat, ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten.

Offene Posten

Alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, getrennt nach Forderungen an Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Eine gepflegte Offene-Posten-Liste ist die Grundlage für Mahnwesen und Liquiditätsplanung.

Kontierung

Die Zuordnung eines Belegs zu den passenden Konten des Kontenrahmens samt Steuerschlüssel. Moderne Programme schlagen die Kontierung anhand früherer Buchungen vor, verantwortlich bleibt aber das Unternehmen.

Jahresabschluss und Offenlegung

Der Jahresabschluss fasst Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei größeren Gesellschaften einen Anhang zusammen. Kapitalgesellschaften müssen ihn zusätzlich offenlegen, der Umfang richtet sich nach der Größenklasse.

Kostenstelle

Ein Ort der Kostenentstehung, etwa ein Team, ein Produkt oder ein Standort. Über Kostenstellen lässt sich auswerten, wo im Startup welche Aufwendungen anfallen, ohne den Kontenrahmen aufzublähen.

Runway

Die Zahl der Monate, die das vorhandene Geld bei gleichbleibender Burn Rate noch trägt. Berechnet wird der Runway aus liquiden Mitteln und dem durchschnittlichen monatlichen Mittelabfluss.


Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen rund um Buchhaltungssoftware für Startups, Buchführungspflichten und Kosten, kurz und anbieterneutral beantwortet.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für Startups?

Eine Buchhaltungssoftware für Startups ist ein Programm, das Belege, Rechnungen und Bankbewegungen eines jungen Unternehmens erfasst, verbucht und zu Auswertungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss zusammenführt. Anders als ein reines Rechnungsprogramm führt sie echte Konten nach einem Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04. Für Startups kommen typische Anforderungen dazu: viele Zahlkanäle, ein enger Draht zur Steuerkanzlei und ein monatliches Zahlenbild für Bank und Investoren.

Braucht ein Startup überhaupt eine Buchhaltungssoftware?

Sobald ein Startup als Kapitalgesellschaft firmiert oder regelmäßig Belege in nennenswerter Zahl anfallen, ist eine Buchhaltungssoftware praktisch unverzichtbar. Vor der Gründung reichen ein Rechnungstool und eine geordnete digitale Ablage oft noch aus. Ab rund 30 Belegen im Monat, mehreren Zahlkanälen oder einer Kanzlei, die Daten statt Papier übernehmen möchte, sparen Sie mit einem Programm mehr an Kanzleistunden, als die Lizenz kostet.

Muss eine UG oder GmbH doppelt Buch führen?

Eine UG haftungsbeschränkt und eine GmbH sind als Kapitalgesellschaften zur doppelten Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet. Diese Pflicht folgt aus der Rechtsform und gilt unabhängig von Umsatz oder Gewinn, also schon im ersten Geschäftsjahr. Dazu gehören eine Eröffnungsbilanz, ein Jahresabschluss und dessen Offenlegung.

Reicht für ein Startup die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt nur, solange das Startup ein Einzelunternehmen oder eine GbR unterhalb der Buchführungsgrenzen ist. Nach Paragraf 141 Abgabenordnung beginnt die Buchführungspflicht bei mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr. Für eine UG, GmbH oder AG scheidet die vereinfachte Gewinnermittlung von vornherein aus.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Startups?

Eine Buchhaltungssoftware für Startups kostet je nach Funktionsumfang meist zwischen 8 und 75 Euro im Monat. Einsteigerpakete für Rechnungen und Einnahmen-Überschuss-Rechnung liegen bei rund 8 bis 20 Euro, echte doppelte Buchführung mit Bilanz und Kanzlei-Export bei rund 20 bis 75 Euro. ERP-Lösungen für skalierende Teams beginnen bei etwa 40 Euro je Nutzer und reichen bis über 800 Euro im Monat. Die Angaben beziehen sich auf die Preisseiten der geprüften Anbieter, Stand 12. September 2026.

Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware für Startups?

Ja, kostenlose Angebote gibt es in drei Varianten: dauerhaft freie Rechnungstarife, quelloffene Programme ohne Lizenzkosten und Buchhaltungsfunktionen als Beigabe zum Geschäftskonto. Für eine bilanzierende UG oder GmbH reichen freie Tarife allerdings selten aus, weil Bilanz und Jahresabschluss fehlen. Open Source verlagert die Kosten in den Eigenbetrieb, also in Server, Updates und Sicherheit.

Welche Buchhaltungssoftware arbeitet mit der Steuerkanzlei zusammen?

Viele Cloud-Programme im DACH-Raum bieten einen Export oder eine direkte Schnittstelle zur Steuerkanzlei, häufig im DATEV-Format. Entscheidend ist nicht das Etikett, sondern ob Ihre Kanzlei die erzeugte Datei tatsächlich ohne Nacharbeit einlesen kann. Fragen Sie deshalb vor der Auswahl nach dem erwarteten Format und testen Sie den Export einmal echt.

Brauche ich trotz Software noch eine Steuerkanzlei?

Eine Software ersetzt die Steuerkanzlei nicht, denn Jahresabschluss, Körperschaftsteuererklärung und Offenlegung bleiben beratungspflichtige Aufgaben. Das Programm übernimmt die laufende Arbeit, also Belegerfassung, Kontierung und Voranmeldung, und senkt damit die Zahl der abgerechneten Kanzleistunden. Gerade bei Kapitalgesellschaften lohnt sich die Arbeitsteilung: Sie buchen vor, die Kanzlei prüft und schließt ab.

Was bedeutet GoBD-konform?

GoBD-konform heißt, dass Buchungen und Belege unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzliche Frist hinweg lesbar aufbewahrt werden. Die Grundsätze stammen vom Bundesministerium der Finanzen und verlangen zusätzlich eine Verfahrensdokumentation der eigenen Abläufe. Nach Paragraf 257 Handelsgesetzbuch gelten zehn Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse und acht Jahre für Buchungsbelege.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Startups?

Startups im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Als E-Rechnung gilt nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz nur eine Datei nach europäischer Norm, also etwa XRechnung oder ZUGFeRD, nicht ein PDF per Mail. Für das Ausstellen sieht Paragraf 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz einen Übergang vor: Papier und einfache PDF bleiben bis Ende 2026 zulässig, danach bis Ende 2027 nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.

Welche Software passt für Startups in Österreich und der Schweiz?

Startups in Österreich und der Schweiz brauchen Programme mit dem jeweiligen Landesrecht im Kern. In Österreich zählen die Umsatzsteuervoranmeldung über FinanzOnline und der Abschluss nach Unternehmensgesetzbuch, dessen Paragraf 189 die Rechnungslegungspflicht für Kapitalgesellschaften und ab 700.000 Euro Umsatzerlösen auch für andere Unternehmen anordnet. In der Schweiz gelten die Vorgaben des Obligationenrechts und die MWST-Abrechnung nach der Eidgenössischen Steuerverwaltung, deren Normalsatz bei 8,1 Prozent liegt.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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