Buchhaltungssoftware für Handwerk Vergleich 2026
Das sind die besten 80 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
17 Min. Lesezeit
4,7 (112) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Schwarzer Kunststoffkoffer mit geöffnetem Deckel, enthält Organisationsmaterialien mit farbigen Reitern in deutscher Sprache und orange Anhänger

Buchhaltung im Handwerk entsteht nicht am Schreibtisch, sondern auf der Baustelle: im Aufmaß, im Lieferschein des Großhandels, im Stundenlohnzettel des Monteurs und im Abschlag, der nach dem zweiten Bauabschnitt fällig wird. Eine Buchhaltungssoftware für Handwerksbetriebe nimmt diese Belege auf, überführt sie in Rechnung und Buchung und bereitet die Zahlen so auf, dass Steuerbüro und Finanzamt damit arbeiten können. Zwei Produktwelten treffen dabei aufeinander: generalistische Buchhaltung mit Handwerks-Eignung auf der einen Seite, Handwerkersoftware mit eigener Faktura und Finanzbuchhaltung auf der anderen. Dieser Ratgeber erklärt anbieterneutral, welche Arten zur Wahl stehen, worauf Sie bei Gewerke-Tiefe, DATEV-Anbindung, E-Rechnung und GoBD achten müssen und was die Systeme im Jahr 2026 tatsächlich kosten.


Mögliche Anbieter

Wir haben 80 Buchhaltungssoftware für Handwerk für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Abacus

Wittenbach SG, Schweiz 65'000 Unternehmen SBV- und CRB-zertifiziert

Abacus ist die ERP-Software der Abacus Research AG aus Wittenbach bei St. Gallen. Für Bau- und Handwerksbetriebe bündelt die Branchenlösung AbaBau Kalkulation, Offerte, Ausmasserfassung, digitalen Tagesrapport sowie Teil- und Schlussrechnung. Finanzbuchhaltung, Baulohn und Zeiterfassung sitzen im selben System.

AbaNinja

Wittenbach SG, Schweiz Über 70 Schweizer Banken ELM-5.0-Zertifikat

AbaNinja ist die Cloud-Lösung der DeepCloud AG aus Wittenbach und verbindet Fakturierung mit automatisierter Buchhaltung. Handwerksbetriebe wickeln Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein und QR-Rechnung ab, erfassen Arbeitszeiten mobil und führen Kreditoren- sowie Finanzbuchhaltung im selben Konto.

Atlanto

St. Gallen, Schweiz Cloud-Software für KMU DE, FR, IT und EN

Atlanto ist eine Online-Business-Software der Atlanto AG aus St. Gallen für kleine und mittlere Unternehmen. Handwerksbetriebe erfassen Arbeitszeiten und Spesen per App von der Baustelle. Stunden sowie Material laufen auf die jeweilige Baustelle, Offerten, QR-Rechnungen und die Finanz- und Lohnbuchhaltung liegen in der Cloud.

Banana Buchhaltung

Viganello TI, Schweiz Seit 1989 am Markt Über 400'000 Lizenzen

Banana Buchhaltung Plus ist die tabellenbasierte Software der Banana.ch SA aus Viganello im Tessin. Sie läuft lokal auf Windows, Mac und Linux, mobil oder im Browser. Abgedeckt sind doppelte Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Schweizer MWST, Fakturierung mit QR-Code sowie Zeiterfassung.

Bau-SU

Wedemark bei Hannover Mehr als 3.000 Kunden Neun Standorte DE und AT

BauSU ist die modulare ERP-Bausoftware der Bau-Software Unternehmen GmbH aus Wedemark bei Hannover. Sie verbindet Bau-Finanzbuchhaltung mit DATEV-Export, Bau-Lohnbuchhaltung, Kalkulation, Aufmaß und Abrechnung, Materialwirtschaft sowie Geräteverwaltung; E-Rechnungen entstehen als XRechnung und ZUGFeRD.

Baunex

Basel, Schweiz Partner Swiss Made Software DE, FR und IT

Baunex ist eine Cloud-Plattform der Baunex GmbH aus Basel für Schweizer Bau- und Handwerksbetriebe. Sie deckt LGAV-konforme Zeiterfassung auf der Baustelle, Projektkontrolle, Serviceaufträge, Materialverwaltung sowie Offerten und QR-Rechnungen ab; die Buchhaltung läuft über die bexio-Schnittstelle.

bexio

Sitz Rapperswil, Schweiz Über 100'000 Kunden ISO 27001, Hosting Schweiz

bexio ist die Cloud-Business-Software der bexio AG aus Rapperswil für Schweizer KMU. Handwerksbetriebe verwalten damit Kontakte, Offerten, Rechnungen und Mahnungen, führen Buchhaltung samt Lohnbuchhaltung, erfassen Projektzeiten und arbeiten mobil mit bexio Go. Handwerk-Fachmodule wie Aufmass fehlen.

Billomat

aifinyo AG, Berlin Seit 2007 am Markt DATEV-Schnittstelle

Billomat ist eine Cloud-Lösung für Rechnungsstellung und Buchhaltung, betrieben von der aifinyo AG mit Sitz in Berlin. Handwerksbetriebe schreiben damit Rechnungen inklusive E-Rechnung, verwalten Eingangsrechnungen, gleichen Zahlungen über verbundene Geschäftskonten ab, mahnen automatisiert und exportieren nach DATEV.

BMD

Hauptsitz Steyr, Österreich Über 30.000 Kunden ISO 9001 zertifiziert

BMD ist die Business Software der BMD SYSTEMHAUS GesmbH aus Steyr in Österreich. Betriebe aus Bau und Handwerk kombinieren Buchhaltung, Kostenrechnung und Fakturierung mit digitalem Baustellenakt, Bautagebuch, Zeiterfassung, Materialverwaltung sowie Baustellennachkalkulation. Wahlweise dient die Software als Einzelmodul oder als ERP-Komplettlösung.

Bosch OfficeOn

Angebot von Bosch Server in der EU, DSGVO Für 1 bis 10 Mitarbeitende

OfficeOn ist die Cloud-Handwerkersoftware von Bosch für Büro und Baustelle. Betriebe schreiben Angebote und Rechnungen, kalkulieren, planen Termine, dokumentieren Baustellen, erfassen Zeiten per App, nutzen Aufmaß-App sowie Materialkatalog. Eine eigene Finanzbuchhaltung fehlt, dafür stehen Schnittstellen zu DATEV und Lexoffice bereit.

BRZ Deutschland

Sitz Nürnberg Mehr als 13.000 Kunden Teil der Infoniqa-Gruppe

Die BRZ Deutschland GmbH aus Nürnberg liefert Bausoftware samt Services für Bau- und Baunebenbetriebe. BRZ Finance ist eine Finanzbuchhaltung speziell für das Baugewerbe, dazu kommen Baulohnabrechnung, Materialwirtschaft, Gerätemanagement, Dokumentenmanagement und BRZ 365 Bautechnik für Kalkulation.

BuchhaltungsButler

Sitz Berlin Deutsche Rechenzentren GoBD-konform & DSGVO

BuchhaltungsButler ist eine Cloud-Buchhaltungssoftware der BuchhaltungsButler GmbH aus Berlin. Handwerksbetriebe erfassen Belege per Scan-App, binden Bankkonten an, buchen für EÜR oder Bilanz, schreiben Rechnungen inklusive E-Rechnung und übergeben die Daten per DATEV-Export an die Steuerberatung.

CashCtrl

Sitz Münchenstein, Schweiz Betrieb nur in der Schweiz Gratisversion CashCtrl FREE

CashCtrl ist die Business-Cloud-Software der CashCtrl AG aus Münchenstein, ausschliesslich in der Schweiz entwickelt und betrieben. FREE bringt kostenlos Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren und QR-Rechnungen, PRO ergänzt Auftragsbearbeitung, Lohn und API. Handwerksbetriebe erhalten damit eine Fibu- und Faktura-Basis ohne Baustellenmodule.

Collmex

Sitz Saarbrücken Über 10.000 Kunden ISO 27001 Rechenzentrum

Collmex ist die Cloud-Unternehmenssoftware der Collmex GmbH aus Saarbrücken, seit 2003 am Markt und von über 10.000 Kunden genutzt. Buchhaltung, Faktura, Warenwirtschaft und Projektverwaltung stecken in einem Paket, dazu Abschlagsrechnungen, Bauleistungen nach §13b und Stundenerfassung je Projekt.

comtech cx.prime

Puch bei Hallein, Salzburg Gegründet 1984 Fokus Elektro und Sanitär

cx.prime ist die Cloud-Warenwirtschaft der comtech it-solutions GmbH aus Puch bei Hallein, die seit 1984 Software für die Elektro- und Sanitärbranche entwickelt. Handwerksbetriebe kalkulieren nach ÖNORM A2063 im Browser, verwalten Geschäftsfälle, bestellen Material und rechnen ab, mobil auch auf der Baustelle.

Craftboxx

Sitz Flensburg Gehostet in Deutschland Über 8.500 Handwerker

Craftboxx ist die Cloud-Handwerkersoftware der Craftboxx GmbH aus Flensburg, in Deutschland entwickelt und gehostet, bei über 8.500 Handwerkern im Einsatz. Mit ihr planen Betriebe Einsätze auf der digitalen Plantafel, erfassen Zeiten und dokumentieren Baustellen; die Rechnung entsteht in der angebundenen Buchhaltung.

Craftnote

Sitz Berlin 35.000 Handwerker GoBD-konforme Belege

Craftnote ist die Handwerkersoftware mit App für Büro und Baustelle, betrieben von der Aceve Deutschland GmbH in Berlin. Digitale Baumappe, Bautagebuch, Zeiterfassung, Rapporte, Plantafel und Chat gehören dazu; mit dem Paket Büro Plus entstehen Angebote und Rechnungen GoBD-konform im System.

Crésus

Yverdon-les-Bains, CH Epsitec seit 1978 Swissdec-zertifiziert

Crésus ist die Software-Suite der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains, die seit 1978 besteht und mehr als 35 000 Anwender sowie 700 Treuhänder zählt. Die Module Faktura, Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung decken Offerten, QR-Rechnungen, MWST-Abrechnung sowie Löhne für kleine Gewerbebetriebe ab.

Das Programm

synatos GmbH, Berlin Cloud mit Offline-App 14 Tage kostenlos testen

Das Programm ist eine Cloud-Handwerkersoftware der synatos GmbH aus Berlin, nutzbar auf PC, Tablet und per Offline-App auf der Baustelle. Abgedeckt sind Angebot, Auftrag, Aufmaß, Arbeitsberichte, Zeiterfassung und Nachkalkulation; die Buchhaltung läuft über DATEV, Lexware Office oder sevdesk.

DATAflor

DATAflor AG, Göttingen GaLaBau und Tiefbau GAEB, REB und DATEV

DATAflor BUSINESS ist die Unternehmenssoftware der DATAflor AG aus Göttingen für Garten- und Landschaftsbau, Landschaftsarchitektur sowie Erd- und Tiefbau. Sie verbindet Kalkulation, Baustellensteuerung und Abrechnung bis zur Schlussrechnung; die Buchhaltung läuft über DATEV- und FiBu-Schnittstelle.

DATEV

Rund 40.000 Mitglieder Genossenschaft, Nürnberg 60 Jahre am Markt

DATEV eG ist eine Genossenschaft aus Nürnberg mit rund 40.000 Mitgliedern und einem Portfolio von über 200 Software-Produkten für Rechnungswesen, Lohn sowie kaufmännische Prozesse. Für Handwerksbetriebe ist vor allem DATEV Unternehmen online der Weg, Belege digital an die Steuerberatung zu geben.

Dolibarr

Open Source, modular Verein seit 2009 Aktuelle Version 24.0.1

Dolibarr ist ein quelloffenes ERP- und CRM-System, getragen von der 2009 gegründeten Dolibarr Association. Angebote, Aufträge, Faktura, doppelte Buchführung, Bankabgleich, Lager, Projekte und Zeiterfassung sind als Module zuschaltbar; handwerksspezifische Funktionen bringt der Standard nicht mit.

easybill

easybill GmbH, Kaarst Server in Deutschland Über 80.000 Unternehmen

easybill ist eine Cloud-Rechnungssoftware der easybill GmbH aus Kaarst mit eigener Seite für Handwerker. Angebote und E-Rechnungen entstehen mit allen Pflichtangaben, Lohn- und Materialkosten lassen sich getrennt ausweisen, Belege gehen mit KI-Vorkontierung an DATEV. Aufmaß und GAEB fehlen.

everbill

everbill GmbH, Wien Am Markt seit 2008 Server in Österreich

everbill ist eine Online-Buchhaltungs- und Fakturasoftware der everbill GmbH aus Wien, am Markt seit 2008. Rechnungen, Angebote, Eingangsbelege, Kassenbuch, Lager und Registrierkasse sind abgedeckt, die Daten gehen per Schnittstelle an BMD, DATEV, RZL oder RZA. Handwerksmodule fehlen.

FastBill

Sitz Frankfurt am Main Über 70.000 Kunden Hosting in Deutschland

FastBill ist eine Cloud-Software für Rechnungen und Buchhaltung der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main. Handwerksbetriebe schreiben damit Angebote und Rechnungen, versenden sie als E-Rechnung, digitalisieren Belege, erfassen Projektzeiten; die Daten übergibt eine DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater.

FreeFinance

Sitz Schwechat, Österreich IDW PS 880 & KFS/DV 1 Hosting in Österreich

FreeFinance ist eine Online-Buchhaltungssoftware für Österreich, betrieben von der manubu gmbh in Schwechat. Handwerksbetriebe führen damit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung, schreiben Angebote und Rechnungen, binden ihr Bankkonto an und melden die UVA an FinanzOnline.

GDI Software

Landau in der Pfalz Software seit 1979 IDW PS 880 zertifiziert

Die GDI Software GmbH aus Landau in der Pfalz entwickelt seit 1979 modulare kaufmännische Software für den Mittelstand und ist Teil der SelectLine Group. Für Handwerks- und Baubetriebe zählen vor allem Finanzbuchhaltung, E-Rechnung per ZUGFeRD und XRechnung, Zeiterfassung sowie die Baulohnabrechnung.

Haufe X360

Sitz Freiburg In Deutschland gehostet GoBD-konformes Hauptbuch

Haufe X360 ist das cloudbasierte ERP-System der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg, technisch auf Acumatica aufgebaut und in Deutschland gehostet. Für Betriebe umfasst die Lösung GoBD-konforme Finanzbuchhaltung mit DATEV-Export, Warenwirtschaft, Projektcontrolling und Servicemanagement.

HERO Software

Sitz Hannover 8.000+ im HERO Netzwerk Gewerkeübergreifend

HERO Software aus Hannover bietet eine gewerkeübergreifende Handwerkersoftware, die Kalkulation, Angebot, Auftrag, Material, Zeiten und Baustellendokumentation bis zur Rechnung verbindet. HERO Wallet ergänzt Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Zahlungsabgleich, offene Posten sowie Mahnlauf.

HS Handwerkerservice

Schwäbisch Gmünd Fokus Handwerksbetriebe 20+ Jahre Branchenwissen

hs Handwerkerservice aus Schwäbisch Gmünd ist ein kleines Systemhaus mit der eigenen Handwerkersoftware Winprojekt. Sie deckt Leistungsverzeichnisse, Kalkulation, Aufmaß, Angebot und Auftrag ab, daraus entstehen Teil- und Schlussrechnungen; Warenwirtschaft, Lohnabrechnung sowie Hardware kommen hinzu.

IN-Software

Sitz Karlsbad bei Karlsruhe Gegründet 1986 Rund 50.000 Anwender

IN-FORM ist die kaufmännische Software der IN-Software GmbH aus Karlsbad bei Karlsruhe, gegründet 1986 und bei rund 50.000 Anwendern im Einsatz. Handwerksbetriebe bearbeiten damit Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen. Sie kalkulieren mit Zuschlagsätzen und erfassen Zeiten sowie Material per App.

Infoniqa

Sitz Wels, Österreich 40.000 Kunden 26 Standorte im DACH-Raum

Infoniqa ONE Finance ist die Buchhaltungssoftware der österreichischen Infoniqa-Gruppe mit Sitz in Wels. Sie bündelt Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, E-Banking, E-Rechnung und Belegfluss; Auftragsbearbeitung steckt in den größeren Paketen, Handwerksmodule fehlen.

KingBill

Sitz Wien, Österreich Marktfokus Österreich 30 Tage kostenlos testen

KingBill ist das Rechnungsprogramm der KingBill GmbH aus Wien für EPU und KMU, wahlweise offline auf dem Windows-PC oder cloudbasiert. Handwerksbetriebe schreiben damit Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, erfassen Arbeitszeiten und nutzen Registrierkasse, Lager und Steuerberater-Export.

Kivitendo

Sitz Bonn Open Source unter GPL 2 ZUGFeRD 2.x seit 2020

kivitendo ist ein webbasiertes Open-Source-ERP mit Warenwirtschaft und kaufmännischer Finanzbuchhaltung, verantwortet von der kivitendo GmbH in Bonn. Handwerksbetriebe nutzen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lager und Buchhaltung mit SKR03/SKR04, Mahnwesen, SEPA-Schnittstelle und DATEV-Export.

KLARA

Sitz Luzern, Schweiz Von der ePost Service AG 30 Tage kostenlos testen

KLARA ist eine cloudbasierte Business-Software für Schweizer KMU, entwickelt und betrieben von der ePost Service AG in Luzern. Buchhaltung, Offerten, Rechnungen, Kundenverwaltung, Zeiterfassung und Projekte laufen in einer Lösung; für Handwerksbetriebe steht ein eigenes Branchenpaket bereit.

KWP Informationssysteme

Sitz Ergolding, Bayern Fokus Baunebenhandwerk Kauflizenz statt Miete

kwp-bnWin.net ist das Handwerkerbetriebssystem der KWP Informationssysteme GmbH aus Ergolding, entwickelt für das Baunebenhandwerk mit Schwerpunkt Elektro und SHK. Angebot, Aufmaß, Abschlags- und Schlussrechnung, Bestellwesen sowie Großhandels-Schnittstellen greifen zusammen, mobil ergänzt durch Apps.

Label Software

Sitz in Bielefeld Gegründet 1985 Über 2.900 Kunden

Labelwin und die App Label Mobile sind die kaufmännischen Lösungen der Label Software Gerald Bax GmbH aus Bielefeld, gebaut für SHK-, Elektro-, Kälte- und Solarbetriebe. Der Funktionsumfang reicht von Angebot, Projekt, Kundendienst, Zeiterfassung und Lager bis zur vorbereitenden Buchhaltung mit FiBu-Schnittstelle.

LC-TOP

Sitz in Winterstettenstadt Software seit 1993 Über 3.500 Kunden

LC-TOP ist die Handwerkersoftware der Locher & Christ GmbH aus Winterstettenstadt, entwickelt seit 1993 für SHK- und Elektrobetriebe. Sie verbindet Auftrags- und Projektmanagement, Kalkulation, Kundenverwaltung, Arbeitszeiterfassung sowie eine Handwerker-App; Schnittstellen führen zu Großhandel, E-Rechnung und DATEV.

Lexware handwerk

Sitz in Freiburg Windows, 1 bis 5 Plätze ab 28,40 Euro mtl. netto

Lexware handwerk ist die Windows-Software der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg für die Auftragsbearbeitung im Handwerksbetrieb. Sie deckt Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung ab, dazu Aufmaßberechnung, Serviceaufträge, Material, Lager, Mahnwesen sowie den DATEV-Export für den Steuerberater.

Lexware Office

GoBD-zertifiziert Server in Deutschland Über 450.000 Kunden

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg, ohne Installation im Browser und per App nutzbar. Belege, Bankumsätze, Rechnungen samt XRechnung und ZUGFeRD, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR sowie die DATEV-Übergabe an den Steuerberater laufen in einem System.

M-SOFT

Sitz in Dissen Software seit 1985 Rund 5.500 Kunden

M-SOFT aus Dissen entwickelt seit 1985 Branchensoftware für Handwerk, Handel und Industrie. Für Handwerksbetriebe kombiniert das modulare Programm die Auftragsabwicklung PASST+, mobile Auftragsbearbeitung, die Zeiterfassung TIME4, revisionssichere Archivierung und die eigene Finanzbuchhaltung EURO FIBU.

MehrData

Sitz in Frauental, AT Gegründet 1986 Microsoft Certified Partner

MehrData aus Frauental an der Lassnitz entwickelt die ERP-Suite mds enterprise für Elektroinstallation, Elektrofachhandel sowie Werkzeug- und Baufachhandel. Zum Paket gehören Warenwirtschaft, Ausschreibungskalkulation, ein Mobile Client für den Außendienst und mit mds finance eine vollwertige Finanzbuchhaltung.

Meisterwerk

Sitz in Berlin 8.000+ Handwerker Hosting in Deutschland

Meisterwerk ist eine modulare Handwerker-Software der MEISTERWERK APP GmbH aus Berlin für Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern. Das Basispaket deckt Aufträge und Dokumentation ab, zubuchbar sind Einsatzplanung, Zeiterfassung mit GPS, Angebote und Rechnungen mit DATANORM- und GAEB-Import sowie Schnittstellen zur Buchhaltung.

mesonic WinLine

Sitz in Mauerbach bei Wien Gegründet 1978 Rund 65.000 Installationen

WinLine ist die modulare Business-Software von mesonic aus Mauerbach bei Wien, gegründet 1978. Sie bündelt Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, PPS und Personalwesen in einem System. Betrieben wird sie lokal, browserbasiert, app-basiert oder in der Cloud. Klassische Handwerksmodule sind nicht ausgewiesen.

Messerli Informatik

Sitz in Spreitenbach (CH) Über 40 Jahre am Markt Swissdec-zertifizierter Lohn

Messerli Informatik AG aus Spreitenbach bietet eine integrierte Gesamtlösung aus Auftragsbearbeitung, Projekt- und Zeiterfassung, Nachkalkulation, Finanz- und Lohnbuchhaltung. Handwerksbetriebe im Baunebengewerbe, Elektro- und HLKS-Installateure kalkulieren Angebote, erfassen Stunden sowie Material und buchen nach schweizerischem Recht.

microtech büro+

Sitz in Hargesheim GoBD-konform, IDW-geprüft Über 150 Partner

Die microtech GmbH aus Hargesheim entwickelt ein ERP-System mit Warenwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung, Logistik, Produktion, Kasse und E-Commerce-Anbindung. Die Fibu ist GoBD-konform und IDW-geprüft; angebunden sind DATEV sowie ELSTER. Branchenschwerpunkte sind Handel, Industrie und Produktion, nicht das klassische Handwerk.

MonKey Office

Sitz in Cottbus 28.000 Anwender in DACH Für macOS und Windows

MonKey Office der ProSaldo GmbH aus Cottbus ist eine Desktop-Software für macOS und Windows, mit Faktura, Finanzbuchhaltung, Abschreibungen sowie Steuermeldungen. 28.000 Anwender in DACH nutzen sie. Für Handwerksbetriebe ist sie die Fibu- und Rechnungsbasis, Fachmodule wie Aufmaß, GAEB oder DATANORM fehlen.

Moser Software

Sitz in Würselen Über 2.000 SHK-Betriebe Teil von CRAFTVIEW

Die Moser Software GmbH aus Würselen, Teil von CRAFTVIEW, entwickelt Branchensoftware für Handwerks- und Bauunternehmen. Über 2.000 SHK-Betriebe nutzen MOSER Hybrid mit Angebot, Abschlags- und Schlussrechnung, DATANORM-Preisen, Nachkalkulation, Service, Wartung, mobiler Zeiterfassung sowie DATEV-Schnittstelle.

Myfactory

Sitz München Über 22.000 Nutzer Teil der Forterro-Gruppe

Myfactory ist ein modulares Cloud-ERP der Forterro Deutschland GmbH aus München. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, DMS sowie E-Rechnung mit XRechnung und ZUGFeRD greifen ineinander. Handwerksbetriebe nutzen die Suite über Auftragsabwicklung, Material und Zeiterfassung; ein eigenes Handwerkspaket fehlt.

NEVARIS

Sitz Bremen Nemetschek Group ITSG-zertifiziert

NEVARIS ist die Bausoftware der NEVARIS Bausoftware GmbH aus Bremen, einem Unternehmen der Nemetschek Group. NEVARIS Build deckt Kalkulation, AVA, Abrechnung und Nachträge ab, NEVARIS Finance als Bau-ERP die Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft und Entgeltabrechnung; 123erfasst ergänzt die Zeiterfassung auf der Baustelle.

Odoo

Sitz Grand-Rosière, BE 28 Mio. Nutzer weltweit Open Source, modular

Odoo ist eine modulare Open-Source-Business-Suite der Odoo SA aus Grand-Rosière in Belgien, mit deutscher Niederlassung in Berlin. Die Buchhaltungs-App bringt doppelte Buchführung, Bankabstimmung, automatisierte Mahnungen und elektronische Rechnungen über Peppol; Apps für Außendienst, Projekte, Zeiterfassung und Lager ergänzen sie.

openHandwerk

Sitz Berlin Fokus Handwerk und Bau Über 20 Schnittstellen

openHandwerk ist eine cloudbasierte Handwerker- und Bausoftware der openHandwerk GmbH aus Berlin. Angebote, Aufträge, Plantafel, Zeiterfassung, Fotodokumentation und Formulare mit Unterschrift laufen in einer Oberfläche; Rechnungswesen, Mahnwesen und Nachkalkulation sind enthalten, die Buchhaltung übernehmen angebundene Tools.

orgaMAX

Sitz Detmold Über 60.000 Anwender Branchenlösung Handwerk

orgaMAX ist die Bürosoftware der deltra Business Software GmbH & Co. KG aus Detmold, im Einsatz bei über 60.000 Anwenderinnen und Anwendern. Angebote, Aufträge, (E-)Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltung, Banking und Belegverwaltung gehören dazu; für Handwerk und Bau führt deltra eine eigene Branchenlösung.

Papierkram

Sitz Wiesbaden GoBD-Zertifizierung Hosting in Deutschland

Papierkram ist eine Online-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden. Angebote, Rechnungen im XRechnungs-Format, Abschlags- und Schlussrechnungen, Belege mit Banking, Projekte mit Zeiterfassung sowie EÜR, UStVA, BWA und DATEV-Export gehören dazu; Handwerk ist als Zielbranche gelistet.

pds

Sitz Rotenburg (Wümme) Gegründet 1974 52.000 Anwender

pds Software ist die Handwerker- und Bausoftware der pds GmbH aus Rotenburg (Wümme), gegründet 1974. Kalkulation, Angebot, Aufmaß, Abrechnung und Zeiterfassung greifen ebenso wie die Apps für die Baustelle auf ein eigenes Finanz- und Rechnungswesen mit Baulohn zu; DATEV-Schnittstellen binden die Steuerberatung an.

Plancraft

Sitz Hamburg Über 30.000 Handwerker Gratis für Meisterschüler

Plancraft ist die cloudbasierte Handwerkersoftware der Plancraft GmbH aus Hamburg, genutzt von über 30.000 Handwerkern. Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlagsrechnungen und E-Rechnungen entstehen aus den Stammdaten, die Handwerker-App liefert Aufmaß, Zeiterfassung und Baudokumentation. Die Buchhaltung übernimmt das Steuerbüro per DATEV-Export.

PN Software

Sitz Sottrum 1 bis über 50 Mitarbeiter Eigene Schulungen

PN Handwerk ist die modulare Handwerkersoftware der PN-Software GmbH aus Sottrum bei Bremen. Betriebe gehen damit von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung bis zur Zahlungsüberwachung; E-Rechnung und Open Masterdata sind abgedeckt, mit der PN Mobil App erfassen Monteure Material, Zeiten und Fotos auf der Baustelle.

Proffix

Sitz Altendorf, Schweiz Rund 4'000 KMU-Kunden 100% Swiss made

Proffix Px5 ist die Schweizer Business- und Buchhaltungssoftware der Forterro Schweiz Proffix AG aus Altendorf, im Einsatz in rund 4'000 KMU. Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, E-Banking mit QR-Rechnung und MWST-Abrechnung bilden den Kern; Auftragsbearbeitung, Lager sowie Leistungs- und Zeitverwaltung ergänzen sie.

ProSaldo.net

Sitz Wien, Österreich Teil der Visma Group Datensicherung in Österreich

ProSaldo.net ist die Online-Buchhaltung der ProSaldo.net GmbH aus Wien, die zur Visma Group gehört. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, doppelte Buchhaltung, UVA-Übermittlung an FinanzOnline und Bankdatenimport ergänzen die Fakturierung mit Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. Für Handwerksbetriebe besteht eine eigene Branchenseite.

Run my Accounts

Sitz Stäfa, Schweiz ISO 9001-zertifiziert Vier-Augen-Prinzip

Run my Accounts AG aus Stäfa verbindet einen ausgelagerten Buchhaltungs-Service mit eigener Online-Software: Debitoren, Kreditoren, Zahlungsverkehr, Lohn und MwSt übernimmt das ISO 9001-zertifizierte Team, Offerten und Rechnungen schreiben Betriebe selbst. Handwerksmodule wie Aufmaß oder GAEB sind nicht ausgewiesen.

RZL Software

Sitz Tumeltsham, Österreich Seit über 40 Jahren Firmen und Steuerkanzleien

RZL Software ist die Rechnungswesen-Software der RZL Software GmbH aus Tumeltsham in Oberösterreich, seit über 40 Jahren für Unternehmen und Steuerkanzleien entwickelt. Kern sind Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Kassabuch, Belegverarbeitung und Jahresabschluss; Warenwirtschaft und Zeiterfassung kommen über Partner.

Sage 50 Handwerk

Hersteller: Sage GmbH Markt Deutschland Ausgabe für Handwerk

Sage 50 Handwerk ist die Handwerksausgabe der Sage-50-Reihe der Sage GmbH in Deutschland. Zum Programm gehören eine internetbasierte Programmhilfe, eine fortlaufende Dokumentation der Neuerungen und eine eigene Anleitung zur Formulargestaltung. Funktionsumfang, Lizenzmodell und Preise klärt Sage im direkten Kontakt.

Sander & Doll

Sitz Remscheid (DE) Über 30.000 Arbeitsplätze GoBD- und DSGVO-zertifiziert

Sander & Doll ist Handwerkersoftware der Sander & Doll AG aus Remscheid mit eigenen Programmen für Gewerke von Dachdeckern über Elektro und SHK bis Zimmerer. Abgedeckt sind Auftragsabwicklung, Kalkulation, Aufmaß, Einkauf und Lager, Zeiterfassung sowie Apps für die Baustelle; die Buchhaltung läuft über die Fibu-Schnittstelle.

Scopevisio

Sitz Bonn (DE) Gegründet 2007 30 Tage Cloud-Test

Scopevisio ist die Cloud-Unternehmenssoftware der 2007 gegründeten Scopevisio AG aus Bonn. Die Plattform verbindet Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsverkehr mit CRM, DMS/ECM, Personal, Projekten, Aufträgen und Zeiterfassung; handwerksspezifische Module wie Aufmaß oder GAEB fehlen.

SelectLine

Sitz Magdeburg (DE) Über 40.000 Anwender GoBD-konform, WP-geprüft

SelectLine ist die ERP-Software der SelectLine Software GmbH aus Magdeburg, Teil der SelectLine Group. Warenwirtschaft, Rechnungswesen mit Anlagenbuchhaltung, CRM, Kasse und Produktion greifen in einem System zusammen; für Handwerks- und Servicebetriebe kommen E-Rechnung, Zeit- und Serviceerfassung sowie mobile Auftragsbearbeitung hinzu.

sevDesk

Sitz Offenburg (DE) Über 170.000 Unternehmen ZUGFeRD und XRechnung

sevdesk ist die Cloud-Buchhaltung der sevDesk GmbH aus Offenburg, die über 170.000 Unternehmen nutzen. Zum Umfang gehören Rechnungen und E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung, Angebote, KI-Belegerfassung, Banking, Umsatzsteuervoranmeldung sowie EÜR; Handwerksfunktionen wie Aufmaß oder GAEB kommen über Integrationen.

smallinvoice

Sitz Zürich, Schweiz Server in der Schweiz Schweizer QR-Rechnung

smallinvoice ist eine Schweizer Online-Business-Software der Lourens Systems GmbH aus Zürich. Handwerksbetriebe erstellen damit Offerten, Lieferscheine und QR-Rechnungen inklusive Akonto- bzw. Abschlagszahlungen, erfassen Stunden sowie Material auf Projekte und exportieren die Daten an ihren Treuhänder.

SORBA

Sitz St. Gallen, Schweiz Gegründet 1989 Über 2700 Unternehmen

SORBA 360 ist die Gesamtlösung der SORBA EDV AG aus St. Gallen für Bauhaupt- und Baunebengewerbe. Das Modul SORBA 360 Buchhaltung verbindet Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung mit Projekten, Rapporten sowie Rechnungen; dazu kommen NPK-Leistungsverzeichnis, Ausmass ab Plan und die mySORBA-Apps.

STREIT Software

Sitz Haslach, Schwarzwald Rund 160 Mitarbeitende Über 40 Jahre am Markt

STREIT ist die Handwerkersoftware der STREIT Software GmbH aus Haslach im Kinzigtal. Das Komplettpaket verbindet Kalkulation, Angebote, Aufträge und Rechnungen mit Aufmaß, Zeiterfassung sowie Apps für die Baustelle; Finanz- und Betriebsbuchhaltung liefern Umsatzsteuervoranmeldung, Bilanz sowie Kennzahlen, die DATEV-Schnittstelle führt zum Steuerberater.

sykasoft

Sitz Veitshöchheim Entwicklung seit 1982 Teil der OneQrew-Gruppe

sykasoft ist die Handwerkersoftware der sykasoft GmbH aus Veitshöchheim für SHK, Kälte, Elektro, Anlagenbau und technischen Kundendienst. Sie verbindet Stammdaten mit DATANORM, Kalkulation mit Aufmaß, GAEB, Teil- und Schlussrechnung, Kundendienst-Organisation sowie eine vorbereitende Finanzbuchhaltung.

TAIFUN Software

Sitz Hannover Über 35 Jahre am Markt GoBD-konforme Lösung

TAIFUN ist die kaufmännische Handwerkersoftware der TAIFUN Software GmbH aus Hannover. Die Linien TAIFUN Handwerk und openBusiness wickeln Aufträge vom Angebot bis zur Rechnung ab, TAIFUN Rechnungswesen ergänzt eine vollständige Finanzbuchhaltung mit ELSTER und DATEV-Austausch, die Handwerker App steuert die mobile Zeiterfassung bei.

ToolTime

Sitz Berlin Über 20.000 Handwerker Produkt des Jahres 2026

ToolTime ist die cloudbasierte Handwerkersoftware der ToolTime GmbH aus Berlin, genutzt von über 20.000 Handwerkern in Deutschland. Sie vereint Angebote mit Kalkulation, Fakturierung, Baustellen- und Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung, Aufmaß und Dokumentation; Rechnungen gehen per DATEV an den Steuerberater.

Topal Solutions

Sitz Volketswil, Schweiz Software seit 2006 Swissdec-zertifizierter Lohn

Topal ist die Schweizer Buchhaltungssoftware der Topal Solutions AG, eines Familienunternehmens aus Volketswil im Kanton Zürich. Handwerksbetriebe führen damit Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Löhne, verarbeiten QR- und E-Rechnungen und arbeiten über Topalino mit ihrer Treuhandstelle zusammen.

TopKontor Handwerk (blue:solution)

Sitz Rheine, Deutschland Über 15.000 Kunden Teil der OneQrew-Gruppe

TopKontor Handwerk gehört zum Portfolio der blue:solution software GmbH aus Rheine, die seit 2024 Teil der OneQrew-Gruppe ist. Für Handwerksbetriebe vieler Gewerke stehen modulare Bürosoftware, die kostenlose Einstiegslinie b:work und die Zeiterfassung smartzeit pro bereit; über 15.000 Kunden nutzen die Lösungen.

UNI-Electronic

Sitz Dortmund, Deutschland Gegründet 1984 Über 3.000 Betriebe

Excellent P.2 und eConnect P.2 sind die Handwerkerprogramme der UNI-Electronic GmbH aus Dortmund, die seit 1984 für Bau- und Ausbaugewerke entwickelt. Aufmaß, Angebot, Rechnung, digitale Bauakte, Material und mobile Zeiterfassung greifen ineinander; UNI-FIBU und UNI-Baulohn decken Buchhaltung sowie Lohn im eigenen System ab.

weclapp

Sitz Kitzingen, Deutschland GoBD-konforme Buchhaltung 4× ERP-System des Jahres

weclapp ist ein Cloud-ERP der weclapp GmbH aus Kitzingen mit integrierter Buchhaltung, Faktura, CRM, Projekten und Warenwirtschaft. Für Handwerksbetriebe deckt die Plattform EÜR oder Bilanz, GoBD, ZUGFeRD, XRechnung und DATEV-Export ab, bringt aber kein Aufmaß und keine GAEB- oder DATANORM-Schnittstellen mit.

WinBiz

Sitz Genf, Schweiz Über 50.000 Unternehmen Swiss Made, Swissdec 5

Winbiz ist die Verwaltungssoftware der FIDUCIAL WINBIZ SA aus Genf, seit 1992 am Markt und bei über 50.000 Schweizer Unternehmen im Einsatz. Buchhaltung, Handel, Löhne, Projekte und Kasse stecken in einem Abo; Stunden je Projekt sind abgedeckt, handwerksspezifische Module fehlen.

WINWORKER

Sitz Goch, Deutschland 6.500+ Handwerksbetriebe Marke von CRAFTVIEW

WINWORKER ist die Handwerkersoftware der WinWorker GmbH aus Goch, einer Marke von CRAFTVIEW, die mehr als 6.500 Betriebe einsetzen. Angebote, Rechnungen, Aufmaß, Baustellendokumentation, mobile Zeiterfassung und Nachkalkulation laufen zusammen; die Buchhaltung übernimmt DATEV Unternehmen online.

WISO MeinBüro

Sitz Neunkirchen, DE Rechenzentrum VdS 10000 WISO MeinBüro seit 2006

WISO MeinBüro ist die cloudbasierte Büro- und Buchhaltungssoftware der Buhl Data Service GmbH aus Neunkirchen im Siegerland. Handwerksbetriebe schreiben damit Angebote, Aufträge, Lieferscheine sowie Abschlags- und Teilrechnungen, erfassen Arbeitszeiten wie Belege, bereiten EÜR, UStVA und den Steuerberaterexport vor.

Zervant

Impressum Berlin, DE AWS-Server in Deutschland Teil der Ageras Group

Zervant ist eine Online-Rechnungssoftware für Gründer, Selbstständige und Kleinunternehmen, die innerhalb der Ageras Group als Zervant by Shine weitergeführt wird. Handwerker schreiben damit Angebote, Lieferscheine und Rechnungen inklusive XRechnung, erfassen Arbeitsstunden und rechnen sie direkt ab.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Handwerk, und brauchen Sie wirklich eine?

Schwarzer Kunststoffkoffer mit geöffnetem Deckel, enthält Organisationsmaterialien mit farbigen Reitern in deutscher Sprache und orange Anhänger
Buchhaltung gehört im Handwerk in denselben Koffer wie Zange und Zollstock, nur eben ins Büro.

Eine Buchhaltungssoftware für Handwerk führt Angebot, Auftrag, Rechnung und Buchhaltung eines Betriebs in einem einzigen Datenbestand und bereitet daraus Umsatzsteuervoranmeldung, Gewinnermittlung sowie die Übergabe an das Steuerbüro auf. Vorgeschrieben ist die ordnungsmäßige Buchführung, nicht ein bestimmtes Programm. Sobald ein Betrieb mit Aufmaßen, Abschlägen und Materialpositionen aus dem Großhandel arbeitet, rechnet sich eine eigene Lösung meist innerhalb weniger Monate.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Buchführung als die planmäßige, lückenlose und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf Grundlage von Belegen. Genau diese Aufgabe übernimmt ein Buchhaltungsprogramm, nur eben automatisiert. Im Handwerk kommt eine Besonderheit hinzu: Der Geschäftsvorfall beginnt lange vor der Rechnung. Zwischen Angebot und Zahlungseingang liegen Kalkulation, Auftragsbestätigung, Materialbestellung, Arbeitszeit, Aufmaß und häufig mehrere Abschläge. Eine Software für Handwerksbetriebe zieht diese Kette zusammen, statt jeden Schritt in einer eigenen Liste zu führen.

Wichtig bleibt die Abgrenzung zu drei Nachbarwerkzeugen. Ein reines Rechnungsprogramm schreibt Angebote und Ausgangsrechnungen, verwaltet Kunden und endet beim Zahlungseingang; Konten kennt die Faktura nicht. Eine Buchhaltungssoftware verbucht zusätzlich Ausgaben, führt die Konten nach einem Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04, erstellt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Bilanz und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung. Und die Kanzleisoftware des Steuerberaters erledigt Abschluss sowie Erklärungen, braucht dafür aber vorbereitete Daten. Handwerkersoftware sitzt quer zu diesen drei Polen: Der Kern liegt in der Auftragsabwicklung, die Fibu hängt entweder als Modul daran oder wird über eine Schnittstelle bedient.

Was macht das Handwerk anders als andere Branchen? Vier Punkte tauchen in fast jedem Betrieb auf. Erstens die Leistungsabgrenzung: Eine Teilleistung wird abgerechnet, bevor der Auftrag fertig ist, also über Abschlagsrechnungen mit anschließender Schlussrechnung. Zweitens das Material: Artikel und Preise stammen aus Katalogen des Großhandels und wandern über DATANORM oder UGL in die Kalkulation. Drittens die Steuerlogik: Bei Bauleistungen an andere Unternehmen weist § 13b UStG die Steuerschuld dem Leistungsempfänger zu, die Rechnung bleibt netto. Viertens die Zeit: Stunden entstehen mobil, oft in Regie, und gehören trotzdem taggleich in den Auftrag.

Eine gesetzliche Pflicht zur Software besteht nirgends. Pflicht sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD, die das Bundesministerium der Finanzen in seinem gleichnamigen Schreiben festgelegt hat. Wer Rechnungen mit einem Textprogramm schreibt und Belege im Ordner abheftet, verstößt damit nicht automatisch gegen geltendes Recht. Sobald Daten allerdings digital entstehen, müssen sie auch digital unveränderbar aufbewahrt werden, und ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Die Betriebsgröße entscheidet weniger, als viele erwarten. Nach der Handwerkszählung des Statistischen Bundesamtes beschäftigt der typische Handwerksbetrieb in Deutschland weniger als zehn Personen, und der Zentralverband des Deutschen Handwerks weist die Digitalisierung der kaufmännischen Prozesse seit Jahren als eines der drängendsten Themen der Betriebe aus. Gerade kleine Betriebe verlieren am meisten Zeit, weil dort dieselbe Person kalkuliert, montiert und abends Rechnungen schreibt. Der folgende Test zeigt, ab wann sich der Wechsel lohnt.

Der 7-Punkte-Test: Braucht Ihr Betrieb eine eigene Software?
  • Rechnungsmenge: Sie schreiben mehr als zehn Ausgangsrechnungen im Monat, dazu Angebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen.
  • Abschläge: Ihre Aufträge laufen über mehrere Wochen und werden in Teilleistungen abgerechnet, also mit Abschlags- und Schlussrechnung.
  • Material: Artikel und Preise stammen aus Katalogen des Großhandels und sollen ohne Abtippen in Kalkulation und Rechnung landen.
  • Stunden: Mehr als zwei Personen erfassen Arbeitszeit, Regiestunden oder Fahrzeiten, die einem Auftrag zugeordnet werden müssen.
  • Steuerbüro: Ihre Kanzlei erfasst Belege bisher selbst und stellt diesen Aufwand in Rechnung, obwohl die Daten im Betrieb bereits digital vorliegen.
  • Nachkalkulation: Sie können nach Abschluss eines Auftrags nicht in wenigen Minuten sagen, ob dieser Auftrag Gewinn gebracht hat.
  • E-Rechnung: Sie erhalten strukturierte Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD und haben keinen Weg, diese revisionssicher aufzubewahren.

Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf zahlt sich der Wechsel fast immer aus. Unabhängig vom Ergebnis verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in den Betrieb gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Diese Beschreibung gehört auch dann geschrieben, wenn Sie zunächst bei Tabelle und Steuerbüro bleiben.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware im Handwerksbetrieb.

Zwei Behälter: Links eine übervolle Pappschachtel mit "später" beschriftet, rechts eine orangefarbene Kiste mit "erledigt" beschriftet
Ohne System bleiben Lieferscheine und Stundenzettel im Karton liegen, statt in der Rechnung zu landen.

Die teuersten Baustellen eines Handwerksbetriebs liegen im Büro: Belege ohne Ablage, Rechnungen mit Wochen Verzug, offene Posten ohne Übersicht, nicht weiterberechnetes Material, fehlende Nachkalkulation, doppelte Erfassung im Steuerbüro und formale Lücken bei E-Rechnung sowie GoBD. Jedes dieser Probleme kostet entweder Geld, das nie ankommt, oder Zeit, die niemand bezahlt.

Am sichtbarsten wird der Rückstand beim Zahlungsziel. Zwischen erbrachter Leistung und geschriebener Rechnung vergehen in vielen Betrieben zwei bis vier Wochen, weil die Unterlagen erst zusammengesucht werden müssen. Danach beginnt das übliche Zahlungsziel von 14 oder 30 Tagen überhaupt erst zu laufen. Der Betrieb finanziert Material und Lohn in dieser Zeit aus eigener Tasche, obwohl die Arbeit längst abgenommen wurde.

Weniger sichtbar, aber teurer ist die fehlende Nachkalkulation. Ohne Rückmeldung aus Zeiterfassung und Materialverbrauch bleibt unklar, welcher Auftrag Geld gebracht hat und welcher nur beschäftigt war. Betriebe kalkulieren dann Jahr für Jahr mit denselben Stundensätzen weiter, während Einkaufspreise und Lohnkosten steigen. Eine Software, die Soll und Ist je Auftrag gegenüberstellt, macht diese Lücke sichtbar, bevor das nächste Angebot mit derselben Kalkulation herausgeht.

Dazu kommt der formale Druck von außen. Das Einführungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen zur elektronischen Rechnung verpflichtet inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 dazu, strukturierte Rechnungen anderer Unternehmen anzunehmen und aufzubewahren. Ein Betrieb, der eingehende XRechnungen ausdruckt und die Datei löscht, erfüllt diese Pflicht nicht. Die folgenden sieben Punkte fassen zusammen, welche Probleme eine Software im Alltag tatsächlich abräumt.

Zettelwirtschaft aus Lieferscheinen und Stundenzetteln

Lieferscheine liegen im Fahrzeug, Stundenzettel im Ordner, Materialbelege in der Jackentasche. Eine Software nimmt Belege per Foto oder Beleg-Upload auf, liest Betrag, Datum und Lieferant per Texterkennung aus und hängt sie direkt an den Auftrag. Die Ablage entsteht damit im Moment der Erfassung, nicht am Monatsende.

Rechnungen gehen zu spät oder gar nicht raus

Zwischen Abnahme und Rechnung vergehen oft mehrere Wochen, weil Aufmaß, Material und Stunden erst zusammengetragen werden. Aus dem abgeschlossenen Auftrag erzeugt die Software die Rechnung auf Knopfdruck, inklusive aller erfassten Positionen. Vergessene Aufträge fallen über eine Liste offener Abrechnungen auf.

Offene Posten und Zahlungseingang bleiben unklar

Wer bezahlt hat und wer nicht, steht ohne System nur im Kontoauszug. Der Bankabgleich ordnet Zahlungseingänge automatisch den Rechnungen zu, die Liste der offenen Posten zeigt Beträge samt Fälligkeit, und das Mahnwesen verschickt Erinnerungen in mehreren Stufen. Liquiditätslücken werden damit sichtbar, bevor sie entstehen.

Material und Arbeitszeit landen nicht in der Rechnung

Die nachträglich geholte Dichtung und die zusätzliche Regiestunde verschwinden regelmäßig zwischen Baustelle und Büro. Mobile Erfassung schreibt beides direkt auf den Auftrag, Materialentnahmen laufen über den Artikelstamm des Großhandels. Was erfasst ist, steht später automatisch in der Rechnung.

Keine Nachkalkulation, der Auftrag bleibt unrentabel

Ohne Soll-Ist-Vergleich bleibt offen, welcher Auftrag getragen hat. Die Software stellt kalkulierte Stunden und Materialkosten den tatsächlichen gegenüber, je Auftrag und je Gewerk. Aus der Abweichung entsteht die Grundlage für den nächsten Stundensatz, statt für ein Bauchgefühl.

Doppelerfassung zwischen Büro und Steuerbüro

Belege werden im Betrieb erfasst und in der Kanzlei ein zweites Mal eingetippt. Über eine DATEV-Schnittstelle oder einen vergleichbaren Export wandern Buchungssätze samt Belegbildern direkt in die Kanzleisoftware. Der Aufwand entfällt auf beiden Seiten, und die Kanzleirechnung sinkt entsprechend.

E-Rechnung und GoBD sind nicht erfüllt

Eine ausgedruckte XRechnung erfüllt weder die Empfangspflicht noch die Aufbewahrungsvorgaben. Eine geeignete Software nimmt strukturierte Rechnungen an, stellt sie lesbar dar und archiviert sie unveränderbar mit Protokoll. Für den Versand erzeugt sie XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware für das Handwerk stehen zur Wahl?

Eine orange Schlüssel mit Anhänger "passt fast überall" und ein Schlüsselbund mit mehreren silbernen Schlüsseln auf weißem Hintergrund
Sieben Softwaretypen decken das Handwerk ab, und keiner davon passt für jedes Gewerk gleich gut.

Der Markt zerfällt in sieben Gattungen: reine Faktura, generalistische Cloud-Buchhaltung, Handwerkersoftware mit integrierter Fibu, mobile Auftrags-App mit Rechnungsteil, Branchen-ERP mit Warenwirtschaft und Lohn, Fibu-Kern mit Kanzleianbindung sowie quelloffene Programme zur eigenen Installation. Die Wahl hängt weniger an der Betriebsgröße als an der Frage, wie viel Baustellenlogik im Auftrag steckt.

Zwischen diesen Gattungen verläuft eine Trennlinie, die im Vergleich der 80 Anbieter immer wieder auftaucht. Auf der einen Seite stehen Programme, deren Kern die Buchhaltung bildet und die das Handwerk als Zielgruppe mitbedienen. Auf der anderen Seite stehen Systeme, deren Kern die Auftragsabwicklung bildet und die eine Finanzbuchhaltung anhängen. Beide Wege führen zum Ziel, kosten aber unterschiedlich viel und verlangen unterschiedliche Kompromisse.

Ein zweites Unterscheidungsmerkmal betrifft den Betrieb der Software. Cloud-Lösungen laufen im Browser, aktualisieren sich selbst und rechnen monatlich pro Nutzer ab; die Baustelle bekommt eine App dazu. Lokal installierte Branchensoftware läuft auf einem Server im Büro, wird als Lizenz gekauft und über einen Wartungsvertrag gepflegt. Der Zugriff von außen verlangt dann eine eigene Lösung, dafür bleiben die Daten im Haus und die Funktionstiefe ist in etablierten Gewerken oft größer.

Quelloffene Programme bilden die dritte Spur. Lizenzkosten entfallen, dafür übernimmt der Betrieb Hosting, Einrichtung, Updates und Datensicherung selbst oder kauft diese Leistungen bei einem Dienstleister ein. Für Betriebe mit eigener IT-Kompetenz ist das eine ernsthafte Option, für alle anderen selten die günstigere. Handwerkstypische Bausteine wie Aufmaß, DATANORM-Import oder Regiebericht fehlen in diesen Systemen meist und müssten nachgebaut werden.

Reines Faktura- und Rechnungsprogramm

Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Mahnung, dazu eine einfache Kundenverwaltung. Buchungen, Kontenrahmen und Voranmeldung fehlen. Passend für Solo-Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat, deren Buchhaltung vollständig beim Steuerbüro liegt.

Generalistische Cloud-Buchhaltung

Buchhaltung und Faktura im Browser, mit Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung. Handwerkstypische Bausteine fehlen weitgehend. Geeignet für Betriebe mit Pauschalpreisen, kurzen Aufträgen und überschaubarer Materialwirtschaft.

Handwerkersoftware mit integrierter Fibu

Der Kern liegt in der Auftragsabwicklung: Kalkulation nach Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Abschlags- und Schlussrechnung, Artikelimport über DATANORM oder UGL, Regiebericht. Die Finanzbuchhaltung hängt als Modul daran. Die verbreitetste Gattung im etablierten Handwerksbetrieb.

Mobile Auftrags-App mit Rechnungsteil

Auftragsplanung, Zeiterfassung und Baustellendokumentation auf dem Telefon, dazu Angebot und Rechnung. Die Buchhaltung läuft über eine Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm. Stark bei Betrieben mit vielen kleinen Serviceeinsätzen und mehreren Monteuren im Außendienst.

Branchen-ERP mit Warenwirtschaft und Lohn

Vollständige Abbildung des Betriebs: Einkauf, Lager, Projektsteuerung, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Baulohn und Controlling. Einführung mit Beratung, Preis nach Arbeitsplätzen und Modulen. Sinnvoll ab etwa zwanzig Beschäftigten oder bei mehreren Standorten.

Fibu-Kern mit Kanzleianbindung

Der Schwerpunkt liegt auf Buchführung, Kontenrahmen, Auswertungen und Jahresabschluss, oft im gemeinsamen Zugriff mit dem Steuerbüro. Auftragsfunktionen bleiben schmal. Passend, wenn die Kanzlei den Ton angibt und der Betrieb nur vorkontiert.

Quelloffene Programme und lokale Installation

Software ohne Lizenzgebühr, betrieben auf eigenem Server oder beim Dienstleister. Anpassbar bis in die Datenbank, dafür in der Verantwortung des Betriebs. Gewerke-Funktionen wie Aufmaß oder Großhandelsimport fehlen meist und müssten ergänzt werden.

All-in-One
Ein System für Auftrag, Buchhaltung und Lohn
  • Alle Daten liegen in einer Datenbank, doppelte Stammdaten entfallen
  • Nur ein Ansprechpartner bei Fehlern, Updates und Support
  • Einheitliche Protokollierung erleichtert den GoBD-Nachweis
  • Einzelne Bausteine sind oft schwächer als spezialisierte Programme
  • Der Wechsel wird teuer, weil der ganze Betrieb am System hängt
  • Passend für Betriebe, die Standardprozesse fahren und Aufwand bündeln wollen
Best-of-Breed
Spezialisierte Programme, über Schnittstellen verbunden
  • Für jede Aufgabe das jeweils stärkste Werkzeug, etwa beim Aufmaß
  • Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles neu aufzusetzen
  • Schnittstellen müssen gepflegt werden und brechen bei Formatwechseln
  • Jede Übergabe zwischen Systemen gehört in die Verfahrensdokumentation
  • Mehrere Verträge, mehrere Rechnungen, mehrere Ansprechpartner
  • Passend für Betriebe mit einer klaren Sonderanforderung im Gewerk

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Buchhaltung im Handwerksbetrieb 2026

Der Leitfaden für Handwerksbetriebe: Auswahlkriterien vom Gewerk bis zur DATEV-Schnittstelle, E-Rechnung und GoBD im Alltag, Preis- und Lizenzmodelle sowie eine Übersicht der Software-Arten von der Faktura bis zum Branchen-ERP.

Anbietervergleich Handwerk GoBD DATEV E-Rechnung Aufmaß
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

Orange Nivellierungslatte mit drei Kategorien: Preis, Schnittstelle, Gewerk. Darunter gestapelte graue Angebotsmappe-Kärtchen
Gewerke-Tiefe, Schnittstellen und Preis müssen gemeinsam ins Lot kommen, sonst kippt die Auswahl.

Acht Kriterien entscheiden über die Auswahl: Gewerke-Tiefe, Buchhaltungstiefe, Schnittstellen zu DATEV, Bank und Großhandel, E-Rechnung samt GoBD, mobile Nutzung auf der Baustelle, Bedienbarkeit im Betrieb, Datenschutz mit Serverstandort sowie Preis und Gesamtkosten. Der Preis gehört ausdrücklich ans Ende dieser Reihe, weil eine günstige Software ohne Gewerke-Funktionen im Alltag teurer wird als eine teure mit.

Beginnen Sie mit dem Gewerk. Ein Elektrobetrieb braucht Artikeldaten des Elektrogroßhandels über den Standard UGL, ein Betrieb im Sanitär-, Heizungs- und Klimabereich zusätzlich Wartungsverträge samt Anlagenhistorie, der Garten- und Landschaftsbau kalkuliert nach Leistungsverzeichnis und Pflanzliste, der Maler nach Flächenaufmaß. Software, die diese Logik nicht kennt, zwingt den Betrieb zu Hilfskonstruktionen in freien Textfeldern. Fragen Sie im Test deshalb nicht nach Funktionslisten, sondern lassen Sie einen echten Auftrag der vergangenen Woche nachbauen.

Der zweite Block betrifft die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Klären Sie vor der Auswahl, wer welchen Teil der Buchhaltung übernimmt, und lassen Sie sich das Exportformat bestätigen. Eine DATEV-Schnittstelle übergibt Buchungssätze samt Belegbildern, spart der Kanzlei die Erfassung und senkt damit die Rechnung. Ohne abgestimmten Kontenrahmen landen Erlöse aus Bauleistungen allerdings auf denselben Konten wie normale Werklieferungen, und die Korrektur kostet am Jahresende mehr Zeit, als die Schnittstelle eingespart hat.

Der dritte Block ist rechtlich getrieben. Die Software muss strukturierte Rechnungen nach EN 16931 empfangen, lesbar darstellen und unveränderbar archivieren; für den Versand gelten die gestaffelten Fristen bis 2028. Belege und Buchungen fallen unter die GoBD, Buchungsbelege bewahrt ein Betrieb nach § 147 der Abgabenordnung acht Jahre auf, Handelsbücher und Abschlüsse zehn Jahre. Bei Cloud-Anbietern kommt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO hinzu, samt Angabe des Serverstandorts und einer Liste der Unterauftragnehmer.

Für Betriebe außerhalb Deutschlands ändern sich die Anforderungen spürbar. Die Wirtschaftskammer Österreich weist auf Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht hin, sobald ein Betrieb 15.000 Euro Jahresumsatz und davon mehr als 7.500 Euro in bar erreicht; die Kasse braucht eine Signatureinheit und einen Jahresbeleg. In der Schweiz gilt seit Oktober 2022 ausschließlich die QR-Rechnung, und die Eidgenössische Steuerverwaltung führt seit Anfang 2024 einen Normalsatz von 8,1 Prozent sowie einen reduzierten Satz von 2,6 Prozent. Eine Software ohne Länderversion scheidet damit aus.

Gewerke-Tiefe und Branchenfunktionen
Kennt die Software Ihren Arbeitsalltag?

Aufmaß, Leistungsverzeichnis, Wartungsvertrag mit Anlagenhistorie, Pflanzliste, Regiebericht: Jedes Gewerk bringt eigene Vorgänge mit. Software ohne diese Bausteine zwingt zu Hilfskonstruktionen in Textfeldern. Lassen Sie im Test einen echten Auftrag der vergangenen Woche nachbauen, statt eine Funktionsliste abzuhaken.

Aufmaß und Mengenermittlung sind im Auftrag abgebildetAbschlags- und Schlussrechnung laufen kumuliertLeistungsverzeichnis oder Positionsstamm ist gewerkegerechtRegiebericht und Stundenlohnzettel bestehen als eigener Beleg
Praxistipp: Bitten Sie den Anbieter um einen Referenzbetrieb aus Ihrem Gewerk und mit Ihrer Größe. Ein Elektrobetrieb mit vier Monteuren beurteilt eine Software anders als ein Bauunternehmen mit achtzig.
Buchhaltungstiefe
Reicht EÜR, oder muss die Software bilanzieren?

Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb der Schwellen des § 141 AO ermitteln den Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Eine GmbH bilanziert. Prüfen Sie, ob die Software Ihren Kontenrahmen führt, die Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt und die Sonderfälle des Baugewerbes kennt.

Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 stehen zur WahlUmsatzsteuervoranmeldung wird elektronisch übermitteltSteuerschuldnerschaft nach § 13b UStG ist als Steuerschlüssel hinterlegtWechsel von EÜR zu Bilanz bleibt ohne Systemwechsel möglich
Praxistipp: Klären Sie vorab, ob die Voranmeldung im gebuchten Tarif enthalten ist. Viele Anbieter trennen Faktura und Buchhaltung in zwei Preisstufen.
Schnittstellen zu Steuerbüro, Bank und Großhandel
Wo die Daten den Betrieb verlassen und wieder hereinkommen

Vier Verbindungen entscheiden über den Alltag: der Export zum Steuerbüro, der Bankabgleich, der Artikelimport aus dem Großhandel über DATANORM oder UGL und die Ausschreibungsdaten nach GAEB. Dazu kommt die Anbindung der Zeiterfassung. Fehlt eine dieser Verbindungen, bleibt die entsprechende Arbeit Handarbeit.

DATEV-Export für Buchungsstapel und Belegbilder liegt vorBankabgleich läuft über eine gängige KontoanbindungDATANORM oder UGL importiert Artikel und Preise des GroßhandelsGAEB-Dateien lassen sich einlesen und zurückgeben
Praxistipp: Lassen Sie den Export einmal probeweise in die Kanzlei laufen, bevor Sie unterschreiben. Erst der eingelesene Stapel beweist, dass die Schnittstelle passt.
E-Rechnung und GoBD
Die Pflichten, die keine Verhandlungssache sind

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Betriebe strukturierte Rechnungen anderer Unternehmen annehmen und unveränderbar aufbewahren. Für den Versand greifen die Fristen 2027 und 2028. Die GoBD verlangen zusätzlich Protokollierung, Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation.

XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 werden empfangen und erzeugtÄnderungen werden protokolliert, Stornos erzeugen GegenbuchungenBelege bleiben acht Jahre maschinell auswertbar archiviertDer Anbieter liefert eine Musterverfahrensdokumentation mit
Praxistipp: Rechnungen an Privatkunden bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Bei Leistungen am Grundstück gilt nach § 14 Abs. 2 UStG dennoch die Pflicht zur Rechnung binnen sechs Monaten samt Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrung.
Mobile Nutzung auf der Baustelle
Was ohne Netz und mit Handschuhen noch funktioniert

Stunden, Material, Fotos und Unterschrift entstehen vor Ort. Eine App muss deshalb große Schaltflächen, kurze Wege und einen Offline-Modus bieten, der Daten nachträglich synchronisiert. Prüfen Sie außerdem, ob mobile Lizenzen günstiger abgerechnet werden als Büroarbeitsplätze.

Zeiterfassung und Materialentnahme laufen ohne NetzverbindungFotos hängen automatisch am richtigen AuftragDer Kunde unterschreibt den Rapport direkt auf dem GerätMobile Lizenzen sind getrennt und günstiger bepreist
Praxistipp: Testen Sie die App mit zwei Monteuren eine Woche lang im Echtbetrieb. Die Rückmeldung aus der Montage sagt mehr aus als jede Produktdemonstration im Büro.
Bedienbarkeit und Einarbeitung
Wie schnell das Team wirklich damit arbeitet

Funktionstiefe und Bedienbarkeit stehen im Widerspruch zueinander. Branchen-ERP kann fast alles und verlangt Schulung, eine schlanke Cloud-Lösung läuft nach zwei Stunden. Entscheidend ist, wer im Betrieb täglich damit arbeitet und wie viel Einarbeitung realistisch möglich bleibt.

Eine Testphase über mindestens 14 Tage steht zur VerfügungSchulung und Einrichtung sind mit Preis und Umfang beziffertDeutschsprachiger Support ist telefonisch erreichbarHandbuch oder Videobibliothek deckt die eigenen Abläufe ab
Praxistipp: Legen Sie im Test drei echte Vorgänge an: ein Angebot mit Aufmaß, eine Abschlagsrechnung und einen Regiebericht. Danach wissen Sie mehr als nach jeder Funktionsliste.
Datenschutz, Hosting und Serverstandort
Wo Ihre Kunden- und Buchhaltungsdaten liegen

Buchhaltungsdaten enthalten Kundenadressen, Zahlungsinformationen und bei eigener Lohnabrechnung Beschäftigtendaten. Bei Cloud-Betrieb tritt der Anbieter als Auftragsverarbeiter auf. Verlangen Sie einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, eine Liste der Unterauftragnehmer und eine klare Aussage zum Serverstandort.

AVV nach Art. 28 DSGVO liegt unterschriftsreif vorServerstandort und Rechenzentrumsbetreiber sind benanntUnterauftragnehmer sind vollständig aufgelistetEin vollständiger Datenexport ist vertraglich zugesichert
Praxistipp: Fragen Sie vor dem Abschluss nach dem Exportformat für den Ausstieg. Ein Anbieter, der Buchungsdaten nur als PDF herausgibt, macht den späteren Wechsel teuer.
Preis, Nutzerzahl und Gesamtkosten
Was über drei Jahre wirklich zusammenkommt

Der Monatspreis pro Nutzer sagt wenig, solange Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Zusatzmodule und mobile Lizenzen fehlen. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre und mit der Nutzerzahl, die Sie in zwei Jahren erwarten. Bei Kauflizenzen gehört die jährliche Softwarepflege in dieselbe Rechnung.

Alle benötigten Module sind im Angebot einzeln beziffertZusatznutzer und mobile Lizenzen haben einen festen PreisEinrichtung, Datenübernahme und Schulung stehen im AngebotKündigungsfrist und Vertragslaufzeit sind schriftlich fixiert
Praxistipp: Viele Preise auf den Anbieterseiten sind Aktionspreise für das erste Vertragsjahr. Lassen Sie sich immer den Listenpreis ab dem zweiten Jahr bestätigen.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Software passt zu Ihrem Handwerksbetrieb?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Wie groß ist Ihr Betrieb?
Nutzerzahl und Funktionsbedarf hängen direkt an der Betriebsgröße.
Solo oder Meister allein
Ein Arbeitsplatz, Buchhaltung überwiegend beim Steuerbüro.
2 bis 9 Personen
Büro und Montage getrennt, erste mobile Erfassung sinnvoll.
10 bis 49 Personen
Mehrere Kolonnen, Materialwirtschaft und Nachkalkulation nötig.
50 und mehr
Mehrere Standorte oder Gewerke, Lohn und Controlling im System.
Frage 2 von 5
In welchem Gewerk arbeiten Sie?
Branchendaten und Schnittstellen unterscheiden sich je Gewerk deutlich.
SHK oder Elektro
Wartungsverträge, Anlagenhistorie, Artikeldaten über DATANORM oder UGL.
Bau, Ausbau, Maler, Dachdecker
Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Abschläge nach Baufortschritt, GAEB.
Garten- und Landschaftsbau
Pflanzlisten, Regieleistungen, Pflegeverträge und saisonale Planung.
Holz, Metall oder gewerkeübergreifend
Fertigung nach Zeichnung, Stücklisten oder mehrere Gewerke im Betrieb.
Frage 3 von 5
Was soll die Software vor allem abdecken?
Der Funktionsumfang trennt Faktura, Buchhaltung und Branchen-ERP.
Angebot und Rechnung
Reine Faktura mit Kundenverwaltung, Buchhaltung bleibt beim Steuerbüro.
Komplette Buchhaltung mit EÜR und Voranmeldung
Belege, Bankabgleich, Kontenrahmen und Umsatzsteuervoranmeldung im Betrieb.
Auftragsabwicklung mit Aufmaß und Abschlägen
Kalkulation, Aufmaß, Teilleistungen und Nachkalkulation je Auftrag.
Alles inklusive Warenwirtschaft und Lohn
Einkauf, Lager, Projektsteuerung, Finanzbuchhaltung und Baulohn.
Frage 4 von 5
Wie arbeiten Sie mit dem Steuerbüro zusammen?
Die Übergabeform bestimmt das benötigte Exportformat.
Das Steuerbüro bucht alles
Belege gehen gesammelt in die Kanzlei, der Betrieb bucht nicht selbst.
Ich liefere einen DATEV-Export
Buchungsstapel und Belegbilder fließen digital in die Kanzleisoftware.
Ich buche selbst
Laufende Buchführung im Betrieb, die Kanzlei erstellt nur den Abschluss.
Noch offen
Die Aufgabenteilung wird im Zuge der Softwareauswahl neu festgelegt.
Frage 5 von 5
Was ist Ihnen technisch wichtig?
Betriebsform und Länderpflichten schließen ganze Anbietergruppen aus.
Cloud und mobile Nutzung auf der Baustelle
Zugriff im Browser, App für Zeiterfassung und Materialerfassung vor Ort.
Lokale Installation im Büro
Eigener Server, Daten im Haus, Kauflizenz mit Wartungsvertrag.
Österreich-Anforderungen wie Registrierkasse
Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, Signatureinheit, Jahresbeleg.
Schweizer Anforderungen wie QR-Rechnung und MWST
QR-Rechnung als Standard, Schweizer Mehrwertsteuersätze, Abrechnung in Franken.
Fast geschafft
Wohin sollen wir Ihre Empfehlung senden?

Sagen Sie uns, wohin wir Ihre persönliche Empfehlung schicken dürfen. Wir melden uns per E-Mail.

Vielen Dank, {vorname}

Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns in Kürze mit Ihrer persönlichen Empfehlung per E-Mail.

Wie Sie die Software im Handwerksbetrieb erfolgreich einführen.

Orange Wimpelkette mit sechs Flaggen, nummeriert 1-5 und "läuft" auf der sechsten
Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb mit laufender Nachkalkulation.

Die Einführung dauert in kleinen Betrieben etwa sechs bis zehn Wochen und läuft in sechs Phasen ab: Bestandsaufnahme, Auswahl mit echtem Testauftrag, Stammdaten und Datenübernahme, Schnittstellen zu Bank, Steuerbüro und Großhandel, Einweisung des Teams mit Pilotphase sowie Regelbetrieb mit Nachkalkulation. Entscheidend ist ein schriftlich festgelegter Stichtag, ab dem ausschließlich das neue System gilt.

Den größten Aufwand verursacht nicht die Software, sondern der Altbestand. Kunden, Artikel, Preislisten, offene Posten und laufende Aufträge müssen sortiert werden, bevor sie umziehen. Ein Datenbestand, der zehn Jahre gewachsen ist, enthält Karteileichen, doppelte Adressen und Artikel zu Einkaufspreisen von gestern. Wer diesen Ballast ungeprüft mitnimmt, hat ihn anschließend in einem teureren System.

Der zweite kritische Punkt liegt bei den Monteuren. Eine App, die im Büro überzeugt, scheitert auf der Baustelle an Handschuhen, schlechtem Netz und fehlender Geduld. Binden Sie deshalb zwei bis drei Kolleginnen und Kollegen aus der Montage schon in die Testphase ein, nicht erst in die Schulung. Wer den Stundenzettel selbst mit ausgesucht hat, füllt ihn hinterher auch aus.

Planen Sie den Stichtag möglichst auf den Jahreswechsel oder wenigstens auf einen Quartalsbeginn und stimmen Sie ihn vorab mit dem Steuerbüro ab. Zwei parallel geführte Datenstände über Monate hinweg erzeugen genau die Unklarheit, die eine Software eigentlich beseitigen soll. Die folgenden Kennwerte helfen dabei, den Fortschritt zu messen, statt sich auf ein Gefühl zu verlassen.

1 Woche

Bestandsaufnahme und Ziele

Der Betrieb erfasst alle kaufmännischen Abläufe vom Angebot bis zur Mahnung, dazu die heutige Arbeitsteilung mit dem Steuerbüro. Daraus entsteht eine Anforderungsliste mit Pflicht- und Wunschkriterien.

Vorgänge vom Angebot bis zur Mahnung aufschreibenGewerke-Besonderheiten festhalten, etwa Aufmaß oder WartungsvertragAufgabenteilung mit dem Steuerbüro klärenPflicht- und Wunschkriterien trennen
1
2 bis 3 Wochen

Auswahl und Test mit echten Aufträgen

Zwei bis drei Anbieter kommen in die engere Wahl und werden mit echten Vorgängen der vergangenen Wochen getestet. Bewertet wird nicht die Demonstration, sondern der eigene Auftrag im System.

Angebot mit Aufmaß im Testsystem anlegenAbschlagsrechnung und Schlussrechnung durchspielenZwei Monteure die App eine Woche nutzen lassenListenpreise ab dem zweiten Vertragsjahr schriftlich einholen
2
2 Wochen

Stammdaten und Datenübernahme

Kunden, Lieferanten, Artikel, Preislisten und offene Posten ziehen um. Vorher wird ausgemistet, damit Karteileichen und veraltete Einkaufspreise nicht in das neue System wandern.

Kunden- und Lieferantenstamm bereinigenArtikelstamm über DATANORM oder UGL neu aufbauenOffene Posten zum Stichtag einbuchenKontenrahmen mit dem Steuerbüro abstimmen
3
1 Woche

Schnittstellen einrichten

Bank, Steuerbüro, Großhandel und Zeiterfassung werden angebunden und einmal vollständig durchgetestet. Erst ein eingelesener Buchungsstapel in der Kanzlei beweist, dass die Verbindung trägt.

Bankkonten verbinden und Abgleich testenProbestapel an das Steuerbüro übergebenGroßhandelskataloge einlesen und Preise prüfenE-Rechnungsformate für Empfang und Versand aktivieren
4
2 bis 4 Wochen

Team einweisen und Pilotphase

Büro und Montage werden getrennt geschult, danach läuft der Betrieb einen Monat lang im neuen System mit engmaschiger Rückmeldung. Fragen sammelt eine feste Ansprechperson.

Büroschulung und Monteurschulung getrennt ansetzenEine verantwortliche Person im Betrieb benennenWöchentliche Rückfragerunde von fünfzehn Minuten einplanenStichtag schriftlich festlegen und im Team bekannt geben
5
laufend

Regelbetrieb und Nachkalkulation

Ab dem Stichtag gilt ausschließlich das neue System. Monatlich werden offene Posten, Belegquote und Nachkalkulation ausgewertet, quartalsweise die Stundensätze überprüft.

Offene Posten wöchentlich durchgehenNachkalkulation je abgeschlossenem Auftrag auswertenStundensätze quartalsweise gegen die Ist-Zahlen prüfenVerfahrensdokumentation bei Änderungen fortschreiben
6
48 h
Ziel: von der Abnahme bis zur Rechnung
95 %
Ziel: digital erfasste Belege
21 Tage
Ziel: bis zum Zahlungseingang
100 %
Ziel: nachkalkulierte Aufträge

Die häufigsten Fehler bei der Einführung.

Oranges Notizblatt mit deutschem Text an zwei Nägeln auf weißem Hintergrund befestigt
Die meisten Fehler bei der Einführung entstehen im Betrieb, nicht in der Software.

Sieben Fehler tauchen in Handwerksbetrieben immer wieder auf: Altdaten ungeprüft übernehmen, parallel auf Papier weiterarbeiten, niemanden verantwortlich machen, die Monteure außen vor lassen, das Steuerbüro zu spät fragen, Schnittstellen halbfertig liegen lassen und allein nach dem Preis entscheiden. Alle sieben haben gemeinsam, dass die Software dafür nichts kann.

Am hartnäckigsten hält sich der Parallelbetrieb. Der Meister trägt Stunden weiter in sein Heft, weil das schneller geht, das Büro pflegt sie abends nach, und nach drei Monaten kennt niemand mehr den führenden Datenstand. Ein zweiter Klassiker ist die fehlende Zuständigkeit: Ohne eine Person, die Fragen sammelt, Entscheidungen trifft und den Anbieter ansprechen darf, versandet jede Einführung im Tagesgeschäft.

Ebenso häufig scheitert die Auswahl am Preisschild. Eine Software für 12 Euro im Monat wirkt gegenüber 80 Euro unschlagbar, bis die erste Abschlagsrechnung nach Baufortschritt ansteht, das Aufmaß fehlt und der Großhandelskatalog nicht importiert werden kann. Die Differenz von rund 800 Euro im Jahr steht dann gegen mehrere Stunden Nacharbeit im Monat. Für jeden dieser sieben Fehler nennt die folgende Übersicht die konkrete Gegenmaßnahme.

1
Altdaten ungeprüft übernehmen

Der über Jahre gewachsene Kunden- und Artikelstamm wandert komplett in das neue System, samt Karteileichen, doppelten Adressen und Einkaufspreisen von vorgestern. Der Ballast wird damit nur teurer verwaltet.

Ziehen Sie Kunden mit Umsatz der vergangenen drei Jahre um und bauen Sie den Artikelstamm frisch über den Großhandelskatalog auf.
2
Parallel weiter auf Papier oder in Excel

Stunden landen weiter im Heft, Angebote weiter in der Tabelle, weil das schneller geht. Nach drei Monaten kennt niemand mehr den führenden Datenstand, und die Nachkalkulation bleibt wertlos.

Legen Sie einen Stichtag fest, ab dem ausschließlich das neue System gilt, und nehmen Sie die alten Vorlagen aus dem Zugriff.
3
Niemand im Betrieb ist verantwortlich

Ohne feste Ansprechperson sammelt niemand Fragen, trifft Entscheidungen oder hält den Kontakt zum Anbieter. Die Einführung versandet im Tagesgeschäft, und offene Punkte bleiben monatelang liegen.

Benennen Sie eine Person mit Entscheidungsbefugnis und geben Sie ihr für die Einführungsphase feste Zeit im Wochenplan.
4
Monteure nicht eingebunden, die App bleibt ungenutzt

Die Auswahl fällt im Büro, die Montage erfährt davon in der Schulung. Auf der Baustelle scheitert die App dann an Handschuhen, schlechtem Netz oder zu vielen Pflichtfeldern, und die Zettel kommen zurück.

Nehmen Sie zwei Monteure in die Testphase auf und lassen Sie die mobile Erfassung eine Woche im Echtbetrieb laufen, bevor Sie unterschreiben.
5
Steuerbüro zu spät gefragt, der Kontenrahmen passt nicht

Der Betrieb bucht ein halbes Jahr auf eigenen Konten, bevor die Kanzlei den ersten Stapel sieht. Erlöse aus Bauleistungen nach § 13b UStG landen dann auf falschen Konten, und die Korrektur frisst den Zeitgewinn auf.

Stimmen Sie Kontenrahmen und Exportformat vor dem ersten Buchungstag ab und schicken Sie einen Probestapel in die Kanzlei.
6
Schnittstellen nie zu Ende eingerichtet

Bankabgleich läuft, DATANORM-Import und GAEB bleiben liegen, weil im Alltag die Zeit fehlt. Damit erledigt der Betrieb genau die Arbeit weiter von Hand, für deren Abschaffung die Software gekauft wurde.

Planen Sie eine feste Woche für alle Schnittstellen ein und nehmen Sie jede einzeln mit einem Testvorgang ab.
7
Nur der Preis entscheidet, Gewerke-Funktionen fehlen

Ein Tarif für 12 Euro schlägt einen für 80 Euro, bis die erste Abschlagsrechnung nach Baufortschritt ansteht, das Aufmaß fehlt und der Großhandelskatalog nicht importiert werden kann.

Stellen Sie der Preisdifferenz die geschätzte Nacharbeit gegenüber: Zwei Stunden Büroarbeit im Monat kosten mehr als die teurere Lizenz.

Was kostet Buchhaltungssoftware für das Handwerk wirklich?

Eine orange Waage mit "pro Nutzer und Monat" Etikett. Links € 14,99, rechts ein Stundenzettel-Stapel
Der Monatspreis pro Nutzer ist nur ein Teil der Rechnung, Einrichtung und Schulung kommen hinzu.

Cloud-Faktura mit Buchhaltung beginnt bei etwa 8 bis 15 Euro pro Nutzer und Monat, Handwerkersoftware im Abo liegt zwischen 25 und 120 Euro pro Nutzer und Monat, Branchen-ERP startet bei rund 90 Euro je Arbeitsplatz und Monat, und eine klassische Kauflizenz kostet einmalig 1.200 bis 6.500 Euro plus monatliche Softwarepflege. Alle Angaben sind Nettopreise nach der Marktsichtung vom September 2026.

Vier Preismodelle stehen nebeneinander. Das Abonnement pro Nutzer und Monat dominiert die Cloud und skaliert mit dem Team, verlangt aber bei zehn Beschäftigten auch den zehnfachen Grundpreis. Modul- und Paketpreise trennen Faktura, Buchhaltung, Zeiterfassung und Lohn voneinander, was den Einstieg billig und den Vollausbau teuer macht. Die Kauflizenz mit Wartungsvertrag verlagert die Kosten nach vorn und hält die laufende Rate niedrig. Kostenlose Tarife und quelloffene Programme kosten keine Lizenzgebühr, dafür Arbeitszeit.

Die Preisliste zeigt nur einen Teil der Rechnung. Einrichtungspakete liegen je nach Umfang zwischen 300 und 2.000 Euro, Schulungen kosten je Termin ab 80 Euro und je Präsenztag mehrere hundert Euro pro Person. Zusatznutzer schlagen mit 15 bis 50 Euro monatlich zu Buche, einzelne Module mit 6 bis 40 Euro, mobile Lizenzen für die Baustelle mit rund 20 Euro. Bei lokalen Installationen kommen Server, Datensicherung und die jährliche Wartungsgebühr hinzu, häufig zwischen 15 und 20 Prozent des Kaufpreises.

Rechnen Sie deshalb über drei Jahre statt über einen Monat. Ein Abo für 60 Euro pro Nutzer summiert sich bei drei Nutzern auf rund 6.500 Euro in drei Jahren, eine Kauflizenz für 2.900 Euro mit 40 Euro Pflege monatlich auf rund 4.300 Euro, dazu jedoch Server und Betreuung. Die Anschaffung selbst mindert als Betriebsausgabe den Gewinn, und der Vorsteuerabzug greift bei vorsteuerabzugsberechtigten Betrieben ohnehin. Die eigentliche Frage lautet nicht, was die Software kostet, sondern was der Betrieb ohne sie an unbezahlter Nacharbeit und zu spät gestellten Rechnungen verliert.

Einstieg und Free-Tarif 0 bis 15 € pro Nutzer und Monat, netto

Cloud-Faktura mit Belegerfassung und einfacher Buchhaltung für Solo-Betriebe, dazu kostenlose Tarife mit begrenzter Belegzahl und quelloffene Programme ohne Lizenzgebühr. Gewerke-Funktionen wie Aufmaß oder DATANORM fehlen in dieser Stufe durchgehend.

Cloud-Handwerkersoftware 25 bis 120 € pro Nutzer und Monat, netto

Auftragsabwicklung mit Aufmaß, Abschlagsrechnung, mobiler Zeiterfassung und angebundener Buchhaltung. Die Spanne hängt am Funktionsumfang und daran, ob Buchhaltung und Plantafel im Paket stecken oder als Modul dazukommen.

Branchen-ERP ab 90 € je Arbeitsplatz und Monat, netto

Vollsystem mit Warenwirtschaft, Projektsteuerung, Finanzbuchhaltung und Baulohn, häufig mit einem Mindestbetrag je Betrieb von mehreren hundert Euro im Monat. Nach oben offen, weil Module und Nutzerzahl den Preis bestimmen.

Kauflizenz mit Wartung 1.200 bis 6.500 € einmalig, plus Pflege ab 25 € monatlich

Klassische lokale Branchensoftware, gekauft oder über Leasing finanziert, mit jährlicher Softwarepflege von häufig 15 bis 20 Prozent des Kaufpreises. Server, Datensicherung und Fernwartung gehören in dieselbe Rechnung.

Die Kosten, die nicht auf der Preisliste stehen

Zur Lizenzgebühr kommen Einrichtungspakete zwischen 300 und 2.000 Euro, Datenübernahme nach Aufwand, Schulungen ab 80 Euro je Online-Termin und mehreren hundert Euro je Präsenztag und Person, Zusatznutzer mit 15 bis 50 Euro monatlich, einzelne Module mit 6 bis 40 Euro sowie mobile Lizenzen mit rund 20 Euro. Bei quelloffenen Programmen entfällt die Lizenz, dafür entstehen Hosting, Wartung und Eigenleistung. Die Anschaffung mindert als Betriebsausgabe den Gewinn, und vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe holen sich die Umsatzsteuer über die Voranmeldung zurück.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie fit sind Sie in der Handwerks-Buchhaltung?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Wofür steht GoBD? Aufklappen ↓
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Richtig: A. Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Gefordert werden Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Praktisch heißt das: Jede Änderung wird protokolliert, Stornierungen erzeugen Gegenbuchungen, und Buchungsbelege bleiben nach § 147 AO acht Jahre maschinell auswertbar.
2 Was leistet eine DATANORM-Schnittstelle? Aufklappen ↓
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Richtig: A. DATANORM ist ein Datenaustauschformat zwischen Großhandel und Handwerk. Über die Schnittstelle wandern Artikelnummern, Bezeichnungen, Einkaufspreise und Rabattgruppen in den Artikelstamm der Software. Für den Elektrobereich erfüllt UGL dieselbe Aufgabe, für Ausschreibungen im Bau übernimmt GAEB den Austausch von Leistungsverzeichnissen.
3 Wer schuldet bei einer Bauleistung an ein anderes Unternehmen die Umsatzsteuer? Aufklappen ↓
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Richtig: B. § 13b UStG weist die Steuerschuld dem Leistungsempfänger zu, sofern dieser selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Der ausführende Betrieb schreibt die Rechnung netto und nimmt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft auf. Als Nachweis dient die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG; ohne sie behält der Auftraggeber zusätzlich 15 Prozent Bauabzugssteuer ein.
4 Was unterscheidet Abschlags- und Schlussrechnung? Aufklappen ↓
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Richtig: C. Die Abschlagsrechnung rechnet während des laufenden Auftrags eine bereits erbrachte Teilleistung ab und sichert damit die Liquidität des Betriebs. Die Schlussrechnung weist die Gesamtleistung aus und zieht alle geleisteten Abschläge samt der darin enthaltenen Umsatzsteuer wieder ab. Handwerkersoftware führt diese Kette kumuliert und verhindert doppelt abgerechnete Positionen.
5 Was ist eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht? Aufklappen ↓
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Richtig: B. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, der maschinell verarbeitet werden kann. XRechnung liefert reines XML, ZUGFeRD bettet dieses XML zusätzlich in eine PDF-Datei ein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ohne eingebetteten Datensatz zählt seit 2025 als sonstige Rechnung und erfüllt die Pflicht nicht.

Glossar: die wichtigsten Begriffe der Handwerks-Buchhaltung

Die Buchhaltung im Handwerk bringt Begriffe aus Steuerrecht, Bauvertragsrecht und Großhandelsdatenaustausch zusammen. Die folgenden achtzehn Stichworte tauchen in Angeboten, Funktionslisten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf.

GoBD

Kurzform für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Das Bundesministerium der Finanzen legt darin fest, dass Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein müssen. Zu den Anforderungen gehört eine Verfahrensdokumentation, die den Belegweg im Betrieb beschreibt.

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

Die einfache Form der Gewinnermittlung: Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben, erfasst nach dem Zufluss- und Abflussprinzip. Zulässig für Freiberufler sowie für gewerbliche Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb der Schwellen des § 141 AO. Die Abgabe läuft elektronisch über die Anlage EÜR.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die regelmäßige Meldung der vereinnahmten Umsatzsteuer abzüglich der gezahlten Vorsteuer an das Finanzamt. Der Zeitraum beträgt je nach Steuerlast Monat oder Quartal, die Übermittlung läuft elektronisch authentifiziert. Eine Buchhaltungssoftware erzeugt die Meldung aus den gebuchten Belegen und übermittelt sie direkt.

Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04

Zwei standardisierte Kontenpläne für die Finanzbuchhaltung. SKR 03 ordnet die Konten nach dem Geschäftsablauf, SKR 04 nach der Gliederung der Bilanz. Welcher Rahmen gilt, legt in der Praxis das Steuerbüro fest; ein späterer Wechsel verursacht Abstimmungsaufwand und gehört deshalb vor die erste Buchung.

E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD)

Eine Rechnung als strukturierter Datensatz, den Software ohne Zwischenschritt verarbeiten kann. XRechnung besteht aus reinem XML, ZUGFeRD bettet dasselbe XML in eine PDF-Datei ein und bleibt damit zusätzlich lesbar. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne eingebetteten Datensatz erfüllt die Anforderung nicht.

EN 16931

Die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Festgelegt sind Pflichtfelder, Datentypen und Geschäftsregeln, damit Rechnungen über Ländergrenzen hinweg maschinell verstanden werden. XRechnung und ZUGFeRD setzen diese Norm in zwei verschiedenen technischen Formaten um.

DATEV-Schnittstelle

Ein Exportformat, das Buchungssätze und Belegbilder aus der Betriebssoftware in die Kanzleisoftware des Steuerbüros überträgt. Der Betrieb erfasst einmal, die Kanzlei bucht darauf auf. Voraussetzung ist ein zwischen beiden Seiten abgestimmter Kontenrahmen samt Steuerschlüsseln für Sonderfälle wie Bauleistungen.

DATANORM

Ein Datenaustauschformat zwischen Großhandel und Handwerk für Artikelstammdaten. Übertragen werden Artikelnummern, Bezeichnungen, Preise, Rabattgruppen und Änderungsdienste. Der Import hält den Artikelstamm der Software aktuell, ohne dass jemand Preise von Hand nachpflegt.

GAEB

Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen, zugleich der Name des zugehörigen Datenformats für Leistungsverzeichnisse. Ausschreibende Stellen liefern das Verzeichnis als GAEB-Datei, der Betrieb trägt die Preise ein und gibt die Datei als Angebot zurück. Für Betriebe mit öffentlichen Auftraggebern ist die Unterstützung praktisch Pflicht.

UGL

Die Übergabeschnittstelle für Geschäftsdaten im Elektro- und Sanitärbereich. Über UGL laufen Anfragen, Angebote, Bestellungen und Auftragsbestätigungen zwischen Betrieb und Großhandel elektronisch. Preisanfragen zum Tagespreis lassen sich damit direkt aus dem Auftrag heraus stellen.

Aufmaß

Die Ermittlung der tatsächlich erbrachten Mengen als Grundlage der Abrechnung, etwa Quadratmeter Putzfläche oder laufende Meter Rohrleitung. Das Aufmaß entsteht auf der Baustelle und wird üblicherweise nach den Regeln der jeweiligen Vergabe- und Vertragsordnung geführt. In der Software bildet die Mengenermittlung die Brücke zwischen Auftrag und Rechnung.

Abschlagsrechnung

Eine Rechnung über eine bereits erbrachte Teilleistung während eines laufenden Auftrags. Die Abschlagsrechnung sichert die Liquidität des Betriebs, ersetzt aber keine endgültige Abrechnung. Nach der VOB/B kann ein Betrieb Abschlagszahlungen in Höhe des nachgewiesenen Leistungsstands verlangen.

Schlussrechnung

Die abschließende Abrechnung eines Auftrags über die gesamte erbrachte Leistung. Von der Gesamtsumme werden alle geleisteten Abschläge samt der darin ausgewiesenen Umsatzsteuer abgezogen. Nach Erteilung und Bezahlung der Schlussrechnung sind Nachforderungen nur noch in engen Grenzen möglich.

§ 13b UStG (Reverse Charge bei Bauleistungen)

Die Vorschrift verlagert die Steuerschuld bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger, sofern dieser selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Der ausführende Betrieb stellt netto in Rechnung und weist auf die Steuerschuldnerschaft hin. Als Nachweis dient die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG.

Bauabzugssteuer (§ 48 EStG)

Ein Steuerabzug von 15 Prozent, den der Auftraggeber einer Bauleistung von der Gegenleistung einbehält und an das Finanzamt abführt. Der Abzug entfällt, wenn eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt oder die Gegenleistung im Kalenderjahr die Freigrenze von 5.000 Euro nicht übersteigt. Bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen liegt die Freigrenze höher.

Nachkalkulation

Der Vergleich zwischen kalkulierten und tatsächlich angefallenen Kosten eines abgeschlossenen Auftrags. Verglichen werden vor allem Arbeitsstunden, Materialverbrauch und Fremdleistungen. Aus der Abweichung entsteht die Grundlage für den nächsten Stundensatz und für die Frage, welche Auftragsarten sich überhaupt rechnen.

Regiebericht und Stundenlohnzettel

Belege über Arbeiten, die nach Aufwand statt nach Pauschale abgerechnet werden. Erfasst werden Datum, Personen, Stunden, Material und Fremdleistungen, häufig mit Unterschrift des Auftraggebers vor Ort. Ohne unterschriebenen Nachweis lässt sich eine Regieleistung im Streitfall kaum durchsetzen.

QR-Rechnung (Schweiz)

Der seit Oktober 2022 verbindliche Schweizer Standard für Zahlungsteile auf Rechnungen. Ein Swiss QR Code trägt alle Zahlungsdaten samt Referenznummer und ersetzt die früheren roten und orangen Einzahlungsscheine. Software für den Schweizer Markt erzeugt den Code direkt aus der Rechnung.

Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen rund um Buchhaltung im Handwerksbetrieb, Aufmaß und Abschlagsrechnung, E-Rechnung, GoBD, DATEV sowie die Auswahl einer passenden Software.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für Handwerk?

Eine Buchhaltungssoftware für Handwerk führt Angebot, Auftrag, Rechnung und Buchhaltung eines Betriebs in einem einzigen Datenbestand. Aus denselben Daten entstehen die Umsatzsteuervoranmeldung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Bilanz sowie die Übergabe an das Steuerbüro. Handwerkstypische Vorgänge laufen im selben System mit: Aufmaß, Abschlagsrechnung, Materialentnahme aus dem Großhandelskatalog, Stundenlohnzettel. Wer nur Angebote und Rechnungen schreibt, kommt mit einer reinen Faktura aus. Sobald Baustellen nachkalkuliert werden sollen, lohnt die durchgehende Lösung.

Worin unterscheidet sich ein Rechnungsprogramm von einer Buchhaltungssoftware?

Ein Rechnungsprogramm schreibt Angebote und Rechnungen, eine Buchhaltungssoftware verbucht zusätzlich Ausgaben, erstellt EÜR oder Bilanz und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung. Die Faktura endet beim Zahlungseingang, die Buchhaltung führt daraus die Konten nach einem Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04. Viele Cloud-Anbieter verkaufen beide Stufen als getrennte Tarife. Prüfen Sie deshalb vor dem Abschluss, ob die Voranmeldung im gebuchten Paket enthalten ist.

Brauche ich eine Handwerkersoftware oder reicht eine allgemeine Buchhaltungssoftware?

Ausschlaggebend ist, wie viel Baustellenlogik in Ihren Aufträgen steckt. Ein Betrieb mit Pauschalpreisen, wenigen Positionen und kurzen Aufträgen fährt mit generalistischer Cloud-Buchhaltung gut. Sobald Aufmaße, Abschlagszahlungen nach Baufortschritt, Artikeldaten aus dem Großhandel oder Nachkalkulation je Auftrag dazukommen, fehlen der allgemeinen Software die Werkzeuge. Handwerkersoftware bringt diese Bausteine mit, kostet dafür mehr und verlangt eine längere Einarbeitung.

Was kostet Buchhaltungssoftware für einen Handwerksbetrieb?

Cloud-Faktura mit Buchhaltung beginnt bei etwa 8 bis 15 Euro pro Nutzer und Monat, Handwerkersoftware im Abo liegt meist zwischen 25 und 120 Euro pro Nutzer und Monat. Branchen-ERP mit Warenwirtschaft und Lohn startet bei rund 90 Euro je Arbeitsplatz und Monat, häufig mit Mindestumsatz je Betrieb. Klassische Kauflizenzen für lokale Branchensoftware kosten einmalig etwa 1.200 bis 6.500 Euro, dazu kommt eine monatliche Softwarepflege von rund 25 bis 45 Euro. Alle Beträge sind Nettopreise, Stand September 2026.

Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware für Handwerker?

Ja, kostenlose Varianten bestehen als Free-Tarif einzelner Cloud-Anbieter und als quelloffene Programme wie kivitendo, Dolibarr oder Odoo. Free-Tarife begrenzen meist Belegzahl, Nutzerzahl oder Funktionsumfang und enthalten selten die Umsatzsteuervoranmeldung. Quelloffene Software verursacht keine Lizenzgebühr, dafür Aufwand für Hosting, Einrichtung, Updates und Datensicherung. Für einen Solo-Betrieb mit wenigen Rechnungen im Monat reicht das oft, Gewerke-Funktionen wie Aufmaß oder DATANORM fehlen jedoch fast immer.

Ist die E-Rechnung für Handwerksbetriebe Pflicht?

Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander bereits seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von ihrer Größe. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: ab dem 1. Januar 2027 trifft die Pflicht Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Rechnungen an Privatkunden bleiben ausgenommen. Eine PDF-Datei per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung, verlangt wird ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

Was heißt GoBD-konform?

GoBD-konform bedeutet, dass Belege und Buchungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar geführt werden. Jede Änderung wird protokolliert, eine Stornierung erzeugt eine Gegenbuchung statt einer Löschung, und die Daten bleiben über die gesetzliche Frist maschinell auswertbar. Buchungsbelege bewahrt ein Betrieb nach § 147 AO acht Jahre auf, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Zu den Grundsätzen gehört außerdem eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung des eigenen Belegwegs.

Wozu dient eine DATEV-Schnittstelle?

Die DATEV-Schnittstelle übergibt Buchungssätze und Belegbilder an das Steuerbüro, ohne dass jemand die Daten ein zweites Mal eintippt. Der Betrieb erfasst Rechnungen und Kontoauszüge einmal, die Kanzlei übernimmt den Stapel und bucht darauf auf. Das spart Zeit auf beiden Seiten und senkt die Kanzleikosten, weil die reine Erfassung entfällt. Wichtig ist die Abstimmung des Kontenrahmens vorab, sonst landen Erlöse und Materialaufwand auf falschen Konten.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Die Abschlagsrechnung rechnet eine bereits erbrachte Teilleistung während eines laufenden Auftrags ab. Der Betrieb sichert damit seine Liquidität, statt bis zur Abnahme in Vorleistung zu gehen. Die Schlussrechnung weist am Ende die Gesamtleistung aus und zieht alle geleisteten Abschläge samt der darin enthaltenen Umsatzsteuer wieder ab. Eine Software für das Handwerk führt diese Kette automatisch, kumuliert die Beträge und verhindert doppelt abgerechnete Positionen.

Wer schuldet bei Bauleistungen an andere Unternehmen die Umsatzsteuer?

Nach § 13b UStG schuldet bei Bauleistungen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, sofern dieser selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Der ausführende Betrieb schreibt die Rechnung dann netto und nimmt den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers auf. Als Nachweis dient die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Ohne diese Bescheinigung behält der Auftraggeber zusätzlich 15 Prozent Bauabzugssteuer nach § 48 EStG ein, solange die Gegenleistung im Kalenderjahr die Freigrenze von 5.000 Euro übersteigt.

Was gilt in Österreich und der Schweiz?

In Österreich kommen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht hinzu, in der Schweiz die QR-Rechnung und die Schweizer Mehrwertsteuersätze. Österreichische Betriebe brauchen ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsatz eine manipulationssichere Registrierkasse mit Signatureinheit. Schweizer Betriebe stellen seit Oktober 2022 ausschließlich QR-Rechnungen aus; die Mehrwertsteuer beträgt seit Anfang 2024 8,1 Prozent im Normalsatz und 2,6 Prozent im reduzierten Satz. Eine Software ohne Länderversion deckt diese Pflichten nicht ab.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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