Erben müssen beweisen, was der Staat längst weiß

Nach der Beerdigung Ihres Vaters stecken Sie Sterbeurkunden in Umschläge, für den Renten Service, den Beitragsservice und die Krankenkasse. Alle drei kennen den Sterbetag längst. Beim Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer gingen 2025 mehr als eine Million Sterbefallmitteilungen ein, fast alle elektronisch.

Rund 1,01 Millionen Menschen sind 2025 in Deutschland gestorben, und zu jedem Sterbefall gehen die Daten von sich aus an Meldebehörde, Rentenversicherung und Testamentsregister, an das Finanzamt bis heute als Papierurkunde. Die Hinterbliebenen schicken trotzdem Sterbeurkunden an eine Stelle nach der anderen, füllen für die Witwenrente 19 Seiten aus und warten auf einen Erbschein, der nach einer Umfrage des Deutschen Anwaltvereins in 40 Prozent der unstreitigen Verfahren mehr als sechs Monate braucht. Hier lesen Sie, an welchen Stellen das Papier die Daten aufhält, wie andere Länder den Todesfall abwickeln und womit Sie Ihrer Familie den Weg verkürzen.

Wissenstest

Was wissen Sie über die Bürokratie nach einem Todesfall?

5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.

1 Bis wann muss ein Todesfall beim Standesamt angezeigt werden? Aufklappen ↓

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Richtig: A. § 28 des Personenstandsgesetzes verlangt die Anzeige spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag. Das erste Kapitel nennt die wichtigsten weiteren Fristen.

ASpätestens am dritten Werktag nach dem Tod BInnerhalb von zwei Wochen CInnerhalb eines Monats

2 Wie viele Sterbefallmitteilungen erhielt das Zentrale Testamentsregister im Jahr 2025? Aufklappen ↓

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Richtig: C. Das Register zählte 1.023.864 Mitteilungen, fast alle elektronisch. Das dritte Kapitel zeigt, wen der Staat sonst noch von sich aus informiert.

ARund 260.000 BRund 640.000 CMehr als eine Million

3 Was kostet ein Erbschein bei 200.000 Euro Nachlass an Gerichtsgebühren, wenn Sie die eidesstattliche Versicherung vor Gericht abgeben? Aufklappen ↓

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Richtig: B. Je eine volle Gebühr nach Tabelle B für Verfahren und Versicherung, zusammen 870 Euro. 330 Euro fallen bei 50.000 Euro Nachlass an.

A330 Euro B870 Euro C2.038 Euro

4 Wie lange zahlt die Rentenversicherung nach dem Tod eines Rentners die Witwenrente in voller Höhe von dessen Rente? Aufklappen ↓

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Richtig: B. So lange dauert das Sterbevierteljahr. Den Vorschuss darauf zahlt der Renten Service nur, sofern der Antrag innerhalb von 30 Tagen eingeht.

AEinen Monat BBis zum Ende des dritten Monats nach dem Sterbemonat CEin Jahr

5 In welchem Land leitet das Gericht das Nachlassverfahren von Amts wegen ein, sobald das Standesamt den Tod meldet? Aufklappen ↓

Auflösung aufdecken ↓

Richtig: A. In Österreich lädt ein Notar als Gerichtskommissär die Hinterbliebenen von sich aus zur Todesfallsaufnahme. In Deutschland beginnt das Verfahren erst mit dem Antrag der Erben.

AÖsterreich BDeutschland CNiederlande

Quelle: Dr. Web Fachartikel „Erben müssen beweisen, was der Staat längst weiß“

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Was müssen Angehörige nach einem Todesfall erledigen?

Sie zeigen den Tod bis zum dritten Werktag beim Standesamt an und lassen den Verstorbenen innerhalb der Landesfrist bestatten. Danach folgen Renten Service, Krankenkasse, Versicherer, Bank und Vertragspartner, je nach Nachlass auch Nachlassgericht, Grundbuchamt und Finanzamt, jede Stelle mit eigener Frist.

Die erste Frist setzt das Personenstandsgesetz. Der Tod muss dem Standesamt am Sterbeort „spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag“ angezeigt werden (§ 28 PStG). Krankenhäuser und Pflegeheime erstatten die Anzeige selbst. Stirbt ein Mensch zu Hause, ist nach § 29 PStG zuerst jede Person anzeigepflichtig, die mit ihm in häuslicher Gemeinschaft lebte, danach der Inhaber der Wohnung und dann jede Person, die beim Tod zugegen war.

Berlin und München nennen in ihren Behördenhinweisen den Bestatter als denjenigen, der die Unterlagen üblicherweise vorbeibringt.

Vorzulegen sind nach § 38 der Personenstandsverordnung die ärztliche Todesbescheinigung, die Geburtsurkunde, bei Verheirateten die Heiratsurkunde der letzten Ehe, bei Geschiedenen oder Verwitweten zusätzlich der Nachweis über deren Auflösung, dazu ein Nachweis über den letzten Wohnsitz. Das Land Berlin verlangt jede Urkunde im Original und warnt eigens davor, Urkunden zu lochen oder zu laminieren.

Liegt die Heiratsurkunde nicht im Familienordner, fordern die Angehörigen sie zuerst beim Standesamt des Heiratsorts an.

Parallel läuft die Frist für die Bestattung, die jedes Land selbst festlegt. In Bayern muss ein Leichnam spätestens acht Tage nach Feststellung des Todes bestattet oder eingeäschert sein, Samstage, Sonntage und Feiertage nicht mitgezählt.

Nordrhein-Westfalen lässt zehn Tage Zeit und verlangt die Beisetzung der Urne binnen sechs Wochen, Sachsen gibt acht Tage und für die Urne sechs Monate vor.

In Nordrhein-Westfalen darf der Bestatter zudem erst beisetzen, nachdem das Standesamt die Beurkundung des Sterbefalls bescheinigt hat.

Nach der Beerdigung folgen die Versicherer. Lebens-, Sterbegeld- und Unfallversicherer verlangen nach § 30 des Versicherungsvertragsgesetzes eine „unverzügliche“ Meldung. Die Rente des Verstorbenen zahlt der Renten Service der Deutschen Post, die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse endet mit dem Tod, beim Beitragsservice muss das Konto für den Rundfunkbeitrag abgemeldet werden.

Als weitere Adressaten nennt die Verbraucherzentrale Hamburg Bank, Vermieter, Stromanbieter, Telefongesellschaft, Vereine und Abodienste.

Wie viele Verträge und Konten eine Familie nach einem Todesfall im Schnitt abwickelt, haben wir in keiner Erhebung gefunden. Auf den Seiten von Verbraucherzentralen, Bestatterverbänden und Bundesjustizministerium haben wir nach einer solchen Zahl gesucht, ohne Ergebnis.

Das Statistische Bundesamt nennt für die Lebenslage „Tod einer nahestehenden Person“ sechs wichtige Behörden: Standesamt, Kommunalverwaltung, Rentenversicherung, Nachlassgericht, Grundbuchamt und Finanzamt. In der Lebenslagenbefragung 2023 bewerteten Hinterbliebene ihre Behördenkontakte mit 1,1 auf einer Skala von minus 2 bis plus 2, knapp über dem Schnitt aller Lebenslagen von 1,0.

Mit den Behörden insgesamt sind Hinterbliebene also eher zufrieden, mit den Online-Angeboten nicht: Diese bewerteten sie mit 0,6.

Bei der Online-Nutzung fällt diese Lebenslage deutlich zurück. Nur 23 Prozent der Befragten haben nach einem Todesfall online mit einer Behörde verkehrt, im Schnitt aller Lebenslagen lag der Anteil bei 40 Prozent, bei der Geburt eines Kindes bei 47 Prozent.

Einen noch niedrigeren Anteil maß das Amt nur bei der Beteiligung an einem Gerichtsverfahren.

Nach dem Tod läuft der Kontakt mit Behörden selten online

Anteil der Befragten, die in der jeweiligen Lebenslage über das Internet mit Behörden kommuniziert haben. Hinterbliebene liegen auf dem vorletzten Platz.

1,01 Mio.

Menschen sind 2025 in Deutschland gestorben

6

wichtige Behörden nennt das Statistische Bundesamt für die Lebenslage Todesfall

1,1

Zufriedenheit mit Behörden nach dem Tod einer nahestehenden Person (Skala −2 bis +2)

0,6

Zufriedenheit mit den Online-Angeboten in derselben Lebenslage

Geburt eines Kindes

47 %

Durchschnitt aller Lebenslagen

40 %

Eintritt in den Ruhestand

32 %

Tod einer nahestehenden Person

23 %

Beteiligung an einem Gerichtsverfahren

18 %

Lebenslagenbefragung 2023 mit rund 7.600 befragten Bürgerinnen und Bürgern, veröffentlicht im September 2024. Skala der Zufriedenheit von −2 (sehr unzufrieden) bis +2 (sehr zufrieden), Durchschnitt aller Lebenslagen 1,0.

Quellen: Statistisches Bundesamt (Lebenslagenbefragungen 2017 und 2023, Pressemitteilung 146/2026). © 2026 Dr. Web | Das Fachportal für Entscheider | Infografik von Dr. Web

Warum stellt das Standesamt die Sterbeurkunde nur auf Papier aus?

Weil das Personenstandsgesetz eine elektronische Fassung nur als Bescheinigung kennt, gedacht vor allem für Behörden im EU-Ausland, und selbst die stellt Berlin nach eigenen Angaben noch nicht aus. Die Register sind seit 2009 elektronisch, die Sterbeurkunde kommt gedruckt und gesiegelt.

Der Weg beginnt auf Papier. Deutschland kennt 16 verschiedene Todesbescheinigungen, je Land eine, alle als Formulare mit Durchschlägen, die Ärzte von Hand ausfüllen.

Das Bundesgesundheitsministerium hat von Juli 2019 bis Ende 2023 mit dem Statistischen Bundesamt eine elektronische Todesbescheinigung erprobt und die Folge des Papierformulars selbst benannt: „Das Standesamt kann die Sterbeurkunde beispielsweise nur verzögert ausstellen.“ Im Fortschrittsbericht der Bundesregierung zur föderalen Modernisierungsagenda vom Juni 2026 kommen Sterbefall, Standesamt und Personenstand nicht vor.

Im Standesamt selbst ist die Umstellung weiter. Seit dem 1. Januar 2009 werden die Personenstandsregister elektronisch geführt (§ 3 PStG), Papierbeurkundungen waren noch bis Ende 2013 erlaubt und sollen nachträglich übertragen werden. Die Sterbefälle der vergangenen Jahre liegen also als Datensatz vor, und zwischen den Standesämtern wandert dieser Datensatz im Format XPersonenstand.

Ältere Geburts- und Heiratseinträge stehen dagegen in den bis 2008 angelegten Personenstandsbüchern, den Altregistern (§ 76 PStG). Gerade diese Einträge braucht später das Nachlassgericht, um die Verwandtschaft zu prüfen.

Nach § 55 PStG kann das Standesamt aus den elektronischen Registern auch Personenstandsbescheinigungen „als elektronische Dokumente“ ausstellen, gedacht vor allem für Behörden in anderen EU-Staaten. Das Land Berlin schreibt auf seinem Serviceportal: „Die Ausstellung einer elektronischen Personenstandsbescheinigung ist derzeit noch nicht möglich.“

Online bestellte Sterbeurkunden schicken Berlin und München per Post.

Für jede gedruckte Urkunde berechnet die Kommune eine Gebühr, nur die Exemplare für Renten- und Krankenversicherung sind gebührenfrei. Hamburg nennt für die Bearbeitung in der Regel drei bis zehn Tage, Köln bis zu zehn Werktage zwischen Bestellung und Zusendung.

Eine Kopie im Bürgeramt beglaubigen zu lassen, scheitert an § 33 der Verwaltungsverfahrensgesetze von Bund und Ländern. Beglaubigte Abschriften aus amtlichen Registern bleiben dort der Behörde vorbehalten, die das Register führt. Das BayernPortal formuliert das ohne Umschweife: „Personenstandsurkunden werden nicht beglaubigt.“

Eine weitere beglaubigte Abschrift bekommen Angehörige nur bei dem Standesamt, das die Urkunde ausgestellt hat.

Das Standesamt Berlin-Pankow bietet Bestattern mit vielen Fällen ein Schließfach im zweiten Stock des Rathauses an. Firmen, die die Bestattungsgenehmigung weiter per Post bekommen wollen, sollen „wie gehabt“ einen frankierten Rückumschlag beilegen.

Was weiß der Staat schon, bevor sich die Angehörigen melden?

Fast alles, was die Behörden für die ersten Schritte brauchen. Das Standesamt meldet den Tod an Meldebehörde, Finanzamt und Testamentsregister, die Meldebehörde an Rentenversicherung und Beitragsservice. Banken melden dem Finanzamt binnen eines Monats die Guthaben über 5.000 Euro.

§ 60 der Personenstandsverordnung listet auf, wen das Standesamt nach jeder Beurkundung informiert: die Standesämter mit Geburts- und Heiratseintrag, die Gesundheitsbehörde, die Meldebehörde, bei minderjährigen Kindern Familiengericht und Jugendamt, das für die Erbschaftsteuer zuständige Finanzamt und das Zentrale Testamentsregister. Banken, Versicherer und Rentenversicherung stehen nicht auf dieser Liste.

Beim Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer gingen 2025 genau 1.023.864 Sterbefallmitteilungen ein, laut Jahresbericht „nahezu ausschließlich in elektronischer Form“. In 63 Prozent der Fälle fand das Register mindestens einen Eintrag, etwa ein Testament in amtlicher Verwahrung, und benachrichtigte das Nachlassgericht elektronisch. Rund 24,8 Millionen Registrierungen lagen Ende 2025 im Register.

Vom Sterbefall erfährt die Rentenversicherung über die Meldebehörde. Nach § 196 SGB VI teilt die Meldebehörde der Datenstelle der Rentenversicherung den Sterbetag mit, die Datenstelle übermittelt „unverzüglich“ alle Sterbefälle an die Deutsche Post (§ 101a SGB X), deren Renten Service die Renten auszahlt.

Änderungen der Meldedaten leitet die Datenstelle nach § 196 SGB VI taggleich an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle weiter.

Auch der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio erhält bei einem Sterbefall die Meldedaten samt Sterbedatum.

Am genauesten informiert ist das Finanzamt. Banken und andere Vermögensverwahrer müssen dem Finanzamt binnen eines Monats melden, welche Konten und Depots der Verstorbene am Todestag hatte, sofern der Wert 5.000 Euro übersteigt (§ 33 ErbStG). Lebensversicherer zeigen jede Auszahlung an Dritte an, bevor das Geld fließt.

Gerichte melden dem Finanzamt erteilte Erbscheine, und § 7 der Erbschaftsteuer-Durchführungsverordnung bestimmt dafür ausdrücklich: „Eine elektronische Übermittlung der Anzeige … ist ausgeschlossen.“

Die Standesämter schicken dem Finanzamt nach § 4 derselben Verordnung jeden Monat die Sterbeurkunden, „in zweifacher Ausfertigung“. Einen elektronischen Weg über Meldebehörde und Bundeszentralamt für Steuern sieht das Zweite Jahressteuergesetz 2024 vor, so stellt der Nationale Normenkontrollrat den Ablauf in seinem Jahresbericht 2025 dar.

Name, Sterbetag und letzte Anschrift kennen also alle diese Stellen, die Kontostände kennt das Finanzamt. Dem Renten Service, der Krankenkasse und dem Beitragsservice melden die Angehörigen den Tod trotzdem ein zweites Mal, meist mit einer Sterbeurkunde im Umschlag.

Die Techniker Krankenkasse lässt sich den Tod eines familienversicherten Angehörigen telefonisch melden und schreibt dazu: „Die Sterbeurkunde brauchen wir nicht.“ Die AOK verlangt die Urkunde, die Barmer begnügt sich mit der Kopie eines amtlichen Dokuments.

Warum dauert ein Erbschein so lange?

Weil das Nachlassgericht jedes Verwandtschaftsverhältnis mit Urkunden im Original prüft, die Antragsteller ihre Angaben persönlich an Eides statt versichern und an vielen Gerichten Personal fehlt. Eine bundesweite Statistik zur Dauer führt die Justiz nicht.

Den Erbschein erteilt das Nachlassgericht beim Amtsgericht am letzten gewöhnlichen Aufenthalt des Verstorbenen, und zwar nur „auf Antrag“ (§ 2353 BGB). Der Antrag nennt Todeszeitpunkt, Verwandtschaft, frühere Ehen, vorrangige Erben, Testamente und anhängige Rechtsstreite. Der Antragsteller muss seine Angaben durch öffentliche Urkunden belegen und vor Gericht oder einem Notar an Eides statt versichern, dass ihm keine Tatsache bekannt ist, die dagegen spricht (§ 352 FamFG).

Bei gesetzlicher Erbfolge verlangt das Gericht den lückenlosen Nachweis der Verwandtschaft. Das Merkblatt des Amtsgerichts Sangerhausen in Sachsen-Anhalt zählt auf: Heiratsurkunde der letzten Ehe, Geburtsurkunden aller Kinder auch aus früheren Ehen, Sterbeurkunden vorverstorbener Kinder samt Geburtsurkunden der Enkel. Hatte der Verstorbene keine Kinder, kommen die Geburtsurkunden der Geschwister und die Sterbeurkunden der Eltern hinzu.

Der letzte Satz des Merkblatts lässt keinen Spielraum: „Alle Urkunden sind im Original vorzulegen.“

Einen digitalen Weg zum Erbschein sieht das Verfahren nicht vor. Die Thüringer Landesregierung schrieb im Juli 2026 auf eine Anfrage, ein Erbschein könne „nicht auf rein digitalem Weg erlangt werden“, weil sich die Antragsteller für die eidesstattliche Versicherung persönlich an einen Notar oder an das Nachlassgericht wenden müssen. Am Amtsgericht München ist der Antrag nur mit vorher vereinbartem Termin möglich.

Thüringen erhebt die Verfahrensdauer in Nachlasssachen nach eigener Auskunft nicht statistisch, die Geschäftsübersicht in Baden-Württemberg sieht nicht vor, Bearbeitungszeiten aufzuzeichnen. Die Kleine Anfrage aus der Linken-Fraktion, auf die Thüringen antwortete, berichtet von Betroffenen, die ein Jahr und länger auf den Erbschein warten.

Die einzige bundesweite Zahl stammt aus einer Umfrage. Der Deutsche Anwaltverein befragte im Frühjahr 2025 insgesamt 539 Anwälte, Notare und Justizangehörige. Nach dieser Umfrage dauert in fast der Hälfte der Fälle schon die Eröffnung des Testaments zwei Monate oder länger, in fast zehn Prozent mehr als ein halbes Jahr.

Ist der Fall unstreitig, dauert die Erteilung des Erbscheins laut Umfrage in 40 Prozent der Verfahren danach noch einmal länger als sechs Monate.

Der Weg zum Erbschein

Vom Sterbefall bis zur Ausfertigung: Wo die Daten elektronisch laufen und wo die Erben warten.

40 %

der unstreitigen Erbscheinsverfahren dauern länger als sechs Monate (DAV-Umfrage 2025)

739.146

sonstige Nachlasssachen an den Amtsgerichten 2024, darunter die Erbscheinsverfahren

870 €

Gerichtsgebühren für einen Erbschein bei 200.000 Euro Nachlass

21

befristete Nachlass-Stellen in Baden-Württemberg, deren Verlängerung das Land nicht weiterverfolgte

Tag 1 bis 3

Standesamt beurkundet den Tod

Anzeige bis zum dritten Werktag, Todesbescheinigung auf Papier, Urkunden im Original.

Kurz danach

Testamentsregister meldet

Das Register prüft jeden Sterbefall und benachrichtigt bei einem Treffer das Nachlassgericht elektronisch, 2025 in 63 Prozent der Fälle.

Oft zwei Monate

Testament wird eröffnet

In fast der Hälfte der Fälle dauert die Eröffnung zwei Monate oder länger, in fast zehn Prozent mehr als ein halbes Jahr.

Nach Termin

Urkunden und eidesstattliche Versicherung

Die Erben sammeln Personenstandsurkunden im Original und versichern ihre Angaben persönlich vor Gericht oder Notar.

Oft über sechs Monate

Prüfung und Beschluss

Am Amtsgericht Speyer 2024 mit Notarantrag rund zwei Monate, ohne Notar rund sechs (Stichprobe des Justizministeriums).

Danach

Ausfertigung für Bank und Grundbuch

Das Grundbuchamt verlangt die Urschrift oder eine Ausfertigung, eine beglaubigte Kopie genügt nicht.

Eine bundesweite Statistik zur Dauer führt die Justiz nicht. Die Angaben zur Testamentseröffnung stammen aus einer Umfrage des Deutschen Anwaltvereins unter 539 Anwälten, Notaren und Justizangehörigen.

Quellen: Deutscher Anwaltverein (PM 19/25), Bundesamt für Justiz, Bundesnotarkammer, Speyer-Kurier, Gerichts- und Notarkostengesetz, Landtag Baden-Württemberg (Drs. 17/8167). © 2026 Dr. Web | Das Fachportal für Entscheider | Infografik von Dr. Web

Für einzelne Gerichte liegen genauere Werte vor. Am Amtsgericht Speyer dauerte ein Erbschein bei eindeutiger gesetzlicher Erbfolge 2024 etwa zwei Monate, sofern ein Notar den Antrag gestellt hatte, und etwa sechs Monate bei Bürgern, die selbst beantragten. Die Zahlen stammen aus einer Stichprobe des Justizministeriums Rheinland-Pfalz, über die der Speyer-Kurier berichtete. Gemessen am rechnerischen Bedarf fehlte dem Gericht damals eine halbe Stelle.

Ein großer Teil der Nachlassarbeit liegt bei den Rechtspflegern im gehobenen Dienst der Amtsgerichte, und genau dort fehlen Leute. Das Justizministerium Baden-Württemberg beantragte für den Doppelhaushalt 2025/2026 die Verlängerung von 21 befristeten Stellen für Nachlassangelegenheiten, verfolgte den Antrag nach eigener Auskunft aber „angesichts fehlender finanzieller Spielräume“ nicht weiter.

Am Amtsgericht Heilbronn waren 2023 nur 89,1 Prozent der nötigen Stellen im gehobenen Dienst besetzt.

Der Bund Deutscher Rechtspfleger in Nordrhein-Westfalen beklagte im November 2025 vor dem Landtag eine „hohe Anzahl an unbesetzten Planstellen“. Die längeren Verfahrensdauern, so der Verband, erschütterten „bereits jetzt punktuell das Vertrauen der rechtsuchenden Bürger in den Rechtsstaat“. Nachwuchs braucht Zeit: Das Land lässt seit 2023 jährlich 350 Studierende zum Rechtspflegestudium zu, das gut drei Jahre dauert.

Verlässliche Personalzahlen erwartet der Deutsche Richterbund erst mit der nächsten Erhebung zum Personalbedarf der Justiz im Jahr 2027. Warum Personal im öffentlichen Dienst so selten dorthin wandert, wo die Arbeit anfällt, haben wir in unserer Analyse untersucht, ob Deutschland zu viele Beamte oder zu wenig Personal hat.

2024 zählten die Amtsgerichte 649.299 Testamentssachen und 739.146 sonstige Nachlasssachen, zu denen Erbscheinsverfahren und Ausschlagungen gehören. Wie viele Erbscheine darunter sind, weist die Statistik des Bundesamts für Justiz nicht gesondert aus.

Die Gebühren richten sich nach dem Wert des Nachlasses abzüglich der Schulden des Verstorbenen. Das Gerichts- und Notarkostengesetz setzt je eine volle Gebühr nach Tabelle B an, eine für das Verfahren, eine für die eidesstattliche Versicherung, in der seit Juni 2025 geltenden Fassung.

Die Justizministerkonferenz der Länder hält eine „Modernisierung und Entbürokratisierung“ des Erbscheinsrechts für sinnvoll und bat den Bund im Juni 2026 um eine Prüfung. Einen digitalen Erbschein fordern die Minister in ihrem Beschluss nicht.

Wann brauchen Sie überhaupt einen Erbschein?

Seltener, als manche Bank verlangt. Der Bundesgerichtshof hat 2013 entschieden, dass Erben ihr Erbrecht auch anders nachweisen dürfen. Unverzichtbar bleibt der Erbschein vor allem beim Grundbuchamt, sofern kein notarielles Testament vorliegt.

Eine Sparkasse hatte sich in ihren Geschäftsbedingungen vorbehalten, nach dem Tod eines Kunden stets einen Erbschein zu verlangen. Der Bundesgerichtshof erklärte die Klausel im Oktober 2013 für unwirksam: „Der Erbe ist von Rechts wegen nicht verpflichtet, sein Erbrecht durch einen Erbschein nachzuweisen, sondern kann diesen Nachweis auch in anderer Form führen.“

2016 entschied der Bundesgerichtshof in einem anderen Verfahren, dass auch ein eröffnetes eigenhändiges Testament genügen kann, sofern der letzte Wille die Erbfolge eindeutig belegt. Die beklagte Sparkasse musste den Erben die Kosten des Erbscheins erstatten, den sie unnötig verlangt hatte.

Beim Grundbuchamt bleibt die Regel strenger. Nach § 35 der Grundbuchordnung weisen Erben ihr Recht durch einen Erbschein oder ein Europäisches Nachlasszeugnis nach. Beruht die Erbfolge auf einem Testament in einer öffentlichen Urkunde, genügen das notarielle Testament und die Niederschrift über seine Eröffnung. Für Grundstücke unter 3.000 Euro Wert darf das Amt andere Beweise gelten lassen.

Stellen die Erben den Antrag binnen zwei Jahren nach dem Erbfall, trägt das Grundbuchamt sie gebührenfrei als neue Eigentümer ein.

Eine Kopie des Erbscheins hilft dabei nicht weiter. Für Zeugnisse des Nachlassgerichts verlangt das Grundbuchamt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich die Urschrift oder eine Ausfertigung, ein Verweis auf die Nachlassakte beim selben Amtsgericht genügt ebenfalls.

Der Grund steht im Bürgerlichen Gesetzbuch: Stellt sich ein Erbschein als falsch heraus, zieht das Nachlassgericht ihn ein, und er wird kraftlos (§ 2361 BGB). Eine beglaubigte Kopie bliebe auch nach der Einziehung im Umlauf.

Weitere Ausfertigungen kosten eine Dokumentenpauschale von 50 Cent je Seite.

Bei Erbfällen mit Bezug zu anderen EU-Staaten hilft das Europäische Nachlasszeugnis. Seine beglaubigten Abschriften gelten nach Artikel 70 der Europäischen Erbrechtsverordnung allerdings nur sechs Monate, danach braucht der Erbe eine neue Abschrift.

Vor jedem Nachweis steht eine Entscheidung mit kurzer Frist. Ausschlagen können Erben eine Erbschaft nur binnen sechs Wochen, nachdem sie vom Erbfall und vom Grund ihrer Berufung erfahren haben (§ 1944 BGB). Bei einem alten Elternhaus auf dem Land lohnt sich das Nachrechnen, denn in 81 von 400 Kreisen treffen die frei werdenden Häuser der Babyboomer auf schrumpfende Nachfrage.

Warum zahlt die Rentenversicherung die Witwenrente nur auf Antrag?

Weil das Sozialgesetzbuch das Antragsprinzip festschreibt und die Rentenversicherung das Prinzip strenger anwendet als nötig: Den Vorschussantrag der Witwe wertet das Gesetz schon als Antrag auf Witwenrente, verlangt wird trotzdem ein Formular über 19 Seiten.

Das Antragsprinzip trifft schon die eigene Altersrente. Die Deutsche Rentenversicherung stellte im Juli 2026 klar, dass eine Rente „nicht automatisch geleistet“ wird, und empfiehlt den Antrag etwa drei Monate vor dem gewünschten Beginn. Kommt der Antrag später als drei Kalendermonate nach Erfüllung der Voraussetzungen, beginnt die Rente erst im Monat der Antragstellung (§ 99 SGB VI).

Der Vordruck R0100 für die Altersrente umfasst 22 Seiten und verweist je nach Lebenslage auf bis zu 21 weitere Vordrucke.

Ohne Antrag kommt dagegen der Grundrentenzuschlag. Die Rentenversicherung prüft den Anspruch selbst und ruft die nötigen Einkommensdaten automatisiert bei den Finanzbehörden ab (§ 97a SGB VI). Ende 2024 erhielten rund 1,4 Millionen Renten diesen Zuschlag, im Schnitt 97 Euro im Monat.

Stirbt ein Rentner, steht den Erben die Rente für den Sterbemonat noch zu. Was danach auf dem Konto eingeht, gilt als „unter Vorbehalt erbracht“, die Bank muss das Geld an den Renten Service zurücküberweisen (§ 118 SGB VI).

Der Renten Service bittet deshalb darum, das Konto erst aufzulösen, sobald diese Buchungen abgeschlossen sind, und verlangt trotz der automatischen Meldung eine schriftliche Mitteilung, „möglichst“ mit Sterbeurkunde.

Für den überlebenden Ehepartner sieht das Gesetz das Sterbevierteljahr vor. Bis zum Ende des dritten Kalendermonats nach dem Sterbemonat zahlt die Rentenversicherung die Witwen- oder Witwerrente in voller Höhe der Rente des Verstorbenen. Danach beträgt die große Witwenrente 55 Prozent dieser Rente (§ 67 SGB VI). Ende 2025 zahlte die Rentenversicherung 5,11 Millionen Witwen- und Witwerrenten.

Den Vorschuss auf diese drei Monate zahlt der Renten Service nur, sofern der Antrag nach Angaben der Rentenversicherung innerhalb von 30 Tagen nach dem Tod eingeht. Beizulegen ist das Original der Sterbeurkunde, und die Angabe der Bankverbindung ist laut Renten Service „zwingend erforderlich, auch wenn sich diese gegenüber den bereits vorliegenden Angaben nicht geändert hat“.

Daneben verlangt die Rentenversicherung einen formellen Rentenantrag.

Das Gesetz ist großzügiger als die Praxis. Nach § 115 Abs. 2 SGB VI gelten Anträge von Witwen und Witwern auf den Vorschuss bereits als Anträge auf die Witwenrente. Die Meldebehörde übermittelt der Datenstelle der Rentenversicherung beim Sterbefall zudem Namen, Geburtsdatum und Anschrift des überlebenden Ehegatten sowie das Datum der letzten Eheschließung (§ 196 Abs. 2a SGB VI).

Der Vordruck R0500 für die Hinterbliebenenrente umfasst 19 Seiten und verweist je nach Lage auf bis zu 25 weitere Vordrucke. Rückwirkend zahlt die Rentenversicherung eine Hinterbliebenenrente höchstens für zwölf Kalendermonate vor dem Antrag (§ 99 SGB VI).

Mit der Rente endet der Papierkram nicht. War der Verstorbene zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet, reichen die Erben die Einkommensteuererklärung für das Todesjahr ein, so beschreibt die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen die Pflicht der Gesamtrechtsnachfolger.

Wie wickeln andere Länder einen Todesfall ab?

Mit einer Meldung, die der Staat selbst weiterreicht. In Österreich leitet das Gericht das Nachlassverfahren von Amts wegen ein, in Großbritannien informiert ein einziger Dienst die meisten Behörden, und in Estland meldet der Arzt den Tod elektronisch an das Bevölkerungsregister.

Österreich kennt keinen Antrag auf ein Nachlassverfahren. Das Verlassenschaftsverfahren „ist von Amts wegen einzuleiten, sobald ein Todesfall durch eine öffentliche Urkunde oder sonst auf unzweifelhafte Weise bekannt wird“, so § 143 des Außerstreitgesetzes. Das Standesamt verständigt das Bezirksgericht, ein Notar lädt als Gerichtskommissär die Hinterbliebenen zur Todesfallsaufnahme und fragt die Testamentsregister selbst elektronisch ab.

Am Ende erlässt das Gericht einen Einantwortungsbeschluss, der festhält, wer zu welcher Quote erbt. Hinterlässt der Verstorbene kein Vermögen, endet das Verfahren nach dem Portal oesterreich.gv.at schon mit der Todesfallsaufnahme.

Eine Zahl zur Dauer nennt das Portal nicht, die Notare arbeiten ohne feste Fristen nach den Weisungen des Gerichts.

In Dänemark wird der Tod nach Angaben des Staatsportals borger.dk in den meisten Fällen elektronisch gemeldet, danach wendet sich das Nachlassgericht von sich aus an die Familie: „Skifteretten kontakter de pårørende gennem Digital Post“, das Gericht nimmt also über die staatliche Digitalpost Kontakt zu den Angehörigen auf.

Großbritannien bündelt die Meldung. Mit dem Dienst „Tell Us Once“ melden Angehörige in England, Schottland und Wales einen Tod „to most government organisations in one go“, also den meisten staatlichen Stellen auf einmal. Die Steuerbehörde, das Arbeits- und Rentenministerium, das Passamt, die Führerscheinbehörde und die Kommune erfahren dabei vom Tod, die Führerscheinbehörde beendet sogar die Kfz-Steuer für bis zu fünf Fahrzeuge.

Den Zugang vermittelt der Standesbeamte, der den Tod beurkundet: Er erledigt die Meldung gleich mit den Angehörigen oder gibt ihnen eine Nummer, die 28 Tage gültig ist. Das britische Arbeits- und Rentenministerium führte den Dienst ab 2011 ein. Bei einer internen Auswertung im Februar 2025 lag die Zufriedenheit mit der Online-Fassung bei 92 Prozent, so die Regierung auf eine Anfrage im Oberhaus.

In Estland erfasst der Arzt den Tod seit dem 1. Juli 2019 elektronisch, das Bevölkerungsregister trägt ihn automatisch ein, und die erste Sterbeurkunde stellt die Klinik aus. Seit 2024 bündelt das Staatsportal eesti.ee alle Schritte nach dem Tod eines Angehörigen in einem Dienst, der von sich aus auf die Familie zukommt.

Den Nachlass wickelt in Estland ein Notar ab, der Banken und Register selbst abfragt. Das Verfahren dauert nach Angaben der estnischen Notarkammer üblicherweise ein bis drei Monate.

Auch in den Niederlanden stellt ein Notar die Erbbescheinigung aus, nachdem er Personenstandsregister und Testamentsregister geprüft hat. Bei vielen oder schwer auffindbaren Erben kann das nach Angaben der Regierung „enkele weken of zelfs maanden“ dauern, also einige Wochen oder sogar Monate.

Im eGovernment Benchmark 2026 der EU-Kommission kommt Deutschland bei den digitalen Diensten für Bürger auf 78 von 100 Punkten, der EU-Schnitt liegt bei 85. Bei den vorausgefüllten Formularen, dem Gradmesser dafür, ob der Staat bekannte Daten wiederverwendet, erreicht Deutschland 52 Punkte, den zweitniedrigsten Wert der EU, bei einem EU-Schnitt von 76.

Im Gesamtwert des Benchmarks liegt Deutschland mit 64,2 Punkten nach unserer Auswertung der amtlichen Ergebnisdatei auf Platz 25 von 27, vor der Slowakei und Rumänien.

Was müsste Deutschland ändern?

Angehörige sollten den Tod einmal melden und den Rest der Verwaltung überlassen können. Viele Datenwege bestehen bereits, nötig sind eine elektronische Sterbeurkunde, ein Nachlassgericht, das Urkunden selbst beim Standesamt abruft, und ein Sterbevierteljahr ohne zweiten Antrag.

Der Nationale Normenkontrollrat beschreibt das Ziel in seinem Jahresbericht 2025 als Verwaltung, die „zunehmend antragslos, lebenslagenorientiert und rein digital“ arbeitet. Besondere Bedeutung habe die „konsequente Anwendung des Once-Only-Prinzips“, also der Grundsatz, dass Bürger dem Staat bekannte Daten nicht noch einmal beibringen müssen.

Die Technik dafür entsteht gerade. Nach dem Identifikationsnummerngesetz bekommen die Register von Bund und Ländern die Steuer-Identifikationsnummer als zusätzliches Ordnungsmerkmal, und seit Januar 2026 laufen nach Angaben des Bundesverwaltungsamts die ersten Datenabrufe über das nationale Once-Only-System, zunächst beim Kraftfahrt-Bundesamt.

Beim Kindergeld verzichtet der Gesetzgeber bereits auf den Antrag. Das Gesetz zur Einführung eines antragslosen Kindergeldes wurde am 20. Oktober 2026 verkündet, ab März 2027 zahlt die Familienkasse ab dem zweiten Kind ohne Antrag, sofern ihr Kontoverbindung und Anspruch bekannt sind.

Beim Sterbevierteljahr läge derselbe Schritt nahe. Sterbetag, Ehegatten, Anschrift und die letzte Rente kennt die Rentenversicherung, Einkommen rechnet sie in diesen drei Monaten nach § 97 SGB VI nicht an. Für die Bankverbindung genügte eine Rückfrage. Was fehlt, ist die Rechtsgrundlage.

Für den Erbschein liegen Vorschläge vor. Bayern und Baden-Württemberg forderten 2025 in der Justizministerkonferenz eine Rechtsgrundlage, damit Nachlassgerichte Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden automatisiert beim Standesamt abrufen können, berichtete das Fachportal Move. Für Einträge seit 2009 liegen die Daten dort elektronisch vor.

Das Beurkundungsgesetz kennt zudem die Beurkundung per Videokonferenz über ein System der Bundesnotarkammer, allerdings nur, soweit ein Gesetz sie für die jeweilige Erklärung zulässt (§ 16a BeurkG). Für die eidesstattliche Versicherung zum Erbschein verlangt das Verfahren nach Auskunft Thüringens weiterhin den persönlichen Weg zu Notar oder Gericht.

Die heutige Strenge hat Gründe, die das Gesetz selbst nennt. Wer von dem im Erbschein genannten Erben kauft, darf sich auf das Zeugnis verlassen (§ 2366 BGB), deshalb prüft das Gericht die Erbfolge genau. Auch der Datenschutz setzt Grenzen: Die Datenstelle der Rentenversicherung muss Meldedaten, die sie nicht braucht, unverzüglich löschen (§ 196 SGB VI).

Unsere Einschätzung: Der Verkehrsschutz erklärt, warum das Gericht die Erbfolge genau prüft. Warum die Erben dafür Urkunden im Original sammeln und persönlich vorsprechen müssen, erklärt er nicht. Für Alleinerben und unstreitige gesetzliche Erbfolge sollte das Nachlassgericht, wie in Österreich, von sich aus tätig werden, statt auf einen Antrag zu warten.

Woran solche Vorhaben in Deutschland bisher scheitern, zeigt unsere Analyse, warum die Verwaltungsdigitalisierung eine gemeinsame Plattform braucht.

Wie ersparen Sie Ihrer Familie den Papierweg?

Mit drei Vorkehrungen, die Sie heute treffen: einer Bankvollmacht über den Tod hinaus, einem notariellen Testament und einem Ordner mit allen Personenstandsurkunden. Mit diesen Unterlagen kommen Ihre Erben bei Bank und Grundbuchamt in vielen Fällen ohne Erbschein aus.

Die Vollmacht schließt die Lücke zwischen Tod und Erbnachweis. Das Bundesjustizministerium bietet dafür ein mit der Kreditwirtschaft abgestimmtes Muster an, in dem steht: „Die Vollmacht erlischt nicht mit dem Tod des Vollmachtgebers; sie bleibt für die Erben des verstorbenen Vollmachtgebers in Kraft.“

Die Verbraucherzentrale empfiehlt eine gesonderte Bankvollmacht direkt bei der Bank. Eine Vorsorgevollmacht erlischt nach ihrer Darstellung mit dem Tod, sofern darin nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

Widerruft ein Miterbe die Vollmacht, darf der Bevollmächtigte nach dem Muster nur noch gemeinsam mit dem Miterben handeln.

Für ein Testament über 200.000 Euro Vermögen ohne Schulden berechnet der Notar eine volle Gebühr nach Tabelle B, also 435 Euro zuzüglich Umsatzsteuer. Für die amtliche Verwahrung beim Amtsgericht kommen 82 Euro hinzu, dazu die Gebühr des Testamentsregisters und nach dem Tod 109 Euro für die Eröffnung.

Ein Erbschein für denselben Nachlass kostet 870 bis rund 953 Euro und kommt zur Wartezeit auf die Testamentseröffnung noch hinzu.

Mit dem eröffneten notariellen Testament tragen Grundbuchämter die Erben ohne Erbschein ein, und eine Bank darf dann nicht pauschal zusätzlich einen Erbschein verlangen.

In den Ordner gehören die Unterlagen, die das Standesamt für die Sterbefallanzeige verlangt: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde und gegebenenfalls das Scheidungsurteil. Eine Liste der Konten, Versicherungen und Verträge spart den Angehörigen die Suche, die Postrentennummer beschleunigt die Meldung beim Renten Service.

Einzelunternehmer legen eine Vollmacht über den Tod hinaus für die Geschäftskonten dazu, damit Löhne und Rechnungen weiter bezahlt werden, bis die Erbfolge geklärt ist.

Für den überlebenden Ehepartner zählt vor allem eine Frist: Den Vorschuss auf das Sterbevierteljahr zahlt der Renten Service nur, sofern der Antrag innerhalb von 30 Tagen nach dem Tod eingeht.

Glossar: 17 wichtige Fachbegriffe zu Todesfall und Erbschein

Ausfertigung

Ausfertigung nennt man die amtliche Abschrift einer Urkunde, die im Rechtsverkehr die Urschrift vertritt. Beim Erbschein verlangt das Grundbuchamt grundsätzlich die Urschrift oder eine Ausfertigung, weil das Nachlassgericht einen falschen Erbschein einziehen kann. Eine beglaubigte Kopie bliebe nach der Einziehung im Umlauf.

Eidesstattliche Versicherung

Eidesstattliche Versicherung heißt die förmliche Erklärung, dass die eigenen Angaben stimmen und keine Tatsache bekannt ist, die dagegen spricht. Für den Erbschein gibt der Antragsteller die Versicherung nach § 352 FamFG persönlich vor Gericht oder einem Notar ab. Dafür fällt eine volle Gebühr nach Tabelle B an.

Erbschein

Erbschein heißt das Zeugnis des Nachlassgerichts darüber, wer Erbe ist und zu welchem Anteil. Das Gericht erteilt den Erbschein nur auf Antrag (§ 2353 BGB). Dritte dürfen sich auf seinen Inhalt verlassen, deshalb prüft das Gericht die Erbfolge anhand von Urkunden im Original und einer eidesstattlichen Versicherung.

Europäisches Nachlasszeugnis

Europäisches Nachlasszeugnis nennt sich der Erbnachweis für Erbfälle mit Bezug zu mehreren EU-Staaten, geregelt in der Europäischen Erbrechtsverordnung. Das Nachlassgericht stellt das Zeugnis auf Antrag aus. Beglaubigte Abschriften gelten nur sechs Monate, das Ablaufdatum steht auf jeder Abschrift.

Gerichtskommissär

Gerichtskommissär heißt in Österreich der Notar, den das Verlassenschaftsgericht mit der Abwicklung eines Nachlasses beauftragt. Der Notar lädt die Hinterbliebenen zur Todesfallsaufnahme, fragt die Testamentsregister ab und bereitet den Einantwortungsbeschluss vor, der die Erben und ihre Quoten festhält.

Nachlassgericht

Nachlassgericht nennt man die Abteilung des Amtsgerichts, die Testamente verwahrt und eröffnet, Erbscheine erteilt und Ausschlagungen entgegennimmt. Zuständig ist das Gericht am letzten gewöhnlichen Aufenthalt des Verstorbenen. 2024 zählten die Amtsgerichte 739.146 sonstige Nachlasssachen, darunter die Erbscheinsverfahren.

Once-Only-Prinzip

Once-Only-Prinzip heißt der Grundsatz, dass Bürger und Unternehmen dem Staat bekannte Daten nur einmal angeben. Behörden tauschen die Daten untereinander aus, statt neue Nachweise zu verlangen. In Deutschland sollen die Steuer-Identifikationsnummer in den Registern und das nationale Once-Only-System diesen Austausch ermöglichen.

Personenstandsregister

Personenstandsregister heißen die Register der Standesämter für Geburten, Ehen, Lebenspartnerschaften und Sterbefälle. Seit 2009 werden die Register elektronisch geführt (§ 3 PStG). Aus ihnen stellt das Standesamt Personenstandsurkunden wie die Sterbeurkunde aus, beglaubigte Abschriften erteilt nur das Standesamt selbst.

Rechtspfleger

Rechtspfleger sind Beamte des gehobenen Justizdienstes, die an den Amtsgerichten eigenständig Aufgaben wie Nachlass-, Grundbuch- und Registersachen erledigen. Die Ausbildung dauert als Studium gut drei Jahre. Unbesetzte Stellen in diesem Dienst verlängern nach Angaben des Bundes Deutscher Rechtspfleger in Nordrhein-Westfalen die Verfahrensdauer.

Renten Service

Renten Service heißt die Abteilung der Deutschen Post, die im Auftrag der Rentenversicherung die Renten auszahlt. Von Sterbefällen erfährt der Renten Service automatisch über die Datenstelle der Rentenversicherung. Beim Renten Service beantragen Witwen und Witwer innerhalb von 30 Tagen den Vorschuss auf das Sterbevierteljahr.

Sterbefallmitteilung

Sterbefallmitteilung nennt man die Meldung des Standesamts über einen beurkundeten Tod an das Zentrale Testamentsregister. Das Register prüft daraufhin, ob Testamente oder Erbverträge verwahrt sind, und benachrichtigt bei einem Treffer elektronisch das Nachlassgericht. 2025 gingen dort 1.023.864 solcher Mitteilungen ein.

Sterbevierteljahr

Sterbevierteljahr heißt der Zeitraum bis zum Ende des dritten Kalendermonats nach dem Sterbemonat, in dem die Witwen- oder Witwerrente so hoch ist wie die Rente des Verstorbenen. Danach gilt der niedrigere reguläre Satz. Auf diese drei Monate zahlt der Renten Service auf Antrag einen Vorschuss.

Tell Us Once

Tell Us Once heißt der britische Dienst, mit dem Angehörige einen Todesfall den meisten staatlichen Stellen auf einmal melden. Der Standesbeamte erledigt die Meldung mit den Angehörigen oder gibt eine Nummer aus, die 28 Tage gilt. Der Dienst läuft seit 2011 in England, Schottland und Wales.

Testamentseröffnung

Testamentseröffnung nennt man den Schritt, mit dem das Nachlassgericht ein Testament nach dem Tod öffnet und den Beteiligten bekannt gibt. Bei einem Testament beginnt die Ausschlagungsfrist nicht vor dieser Bekanntgabe. Nach einer Umfrage des Deutschen Anwaltvereins dauert die Eröffnung in fast der Hälfte der Fälle zwei Monate oder länger.

Todesbescheinigung

Todesbescheinigung heißt das Formular, mit dem ein Arzt nach der Leichenschau den Tod, die Todesart und die Ursache bescheinigt. Jedes Bundesland hat eine eigene Fassung, insgesamt 16 Papierformulare mit Durchschlägen. Das Standesamt braucht die Bescheinigung, um den Sterbefall zu beurkunden.

Vollmacht über den Tod hinaus

Vollmacht über den Tod hinaus, auch transmortale Vollmacht, erlaubt dem Bevollmächtigten, nach dem Tod des Vollmachtgebers weiter zu handeln, etwa über Konten. Eine Vorsorgevollmacht erlischt nach Darstellung der Verbraucherzentrale ohne ausdrückliche Regelung mit dem Tod. Widerruft ein Miterbe, darf der Bevollmächtigte nur noch gemeinsam mit dem Miterben handeln.

Zentrales Testamentsregister

Zentrales Testamentsregister heißt das Register der Bundesnotarkammer, in dem Notare und Gerichte verwahrte Testamente sowie Erbverträge melden. Ende 2025 lagen dort rund 24,8 Millionen Registrierungen. Nach jedem Sterbefall prüft das Register, ob Einträge vorliegen, und benachrichtigt bei einem Treffer das Nachlassgericht.

FAQ: Erben müssen beweisen, was der Staat längst weiß

Quellen