Beim Personalmangel im öffentlichen Dienst widersprechen sich zwei Rechnungen. Der Beamtenbund vermisst 600.000 Beschäftigte, das Institut der deutschen Wirtschaft hält knapp 60.000 Stellen in Ländern und Kommunen für verzichtbar. Beide Zahlen beschreiben denselben Staat, in dem Einbürgerungsbehörden unter Antragsbergen ächzen und in manchen Referaten die Postfächer leer bleiben.
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Unternehmen bekommen die Personallage des Staates zu spüren, sobald eine Baugenehmigung, ein Förderbescheid oder der Aufenthaltstitel einer neuen Fachkraft auf sich warten lässt. Trotzdem will der Bund bis 2029 acht Prozent seiner Stellen streichen, per Quote statt nach gemessener Arbeitslast. Hier lesen Sie, warum Überlastung und Leerlauf im öffentlichen Dienst nebeneinander bestehen, welche Regeln das Personal an seinem Platz halten und was Führungskräfte in Unternehmen daraus lernen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Beamtenbund beziffert die Personallücke auf 600.000 Beschäftigte, das IW sieht in Ländern und Kommunen ein Sparpotenzial von knapp 60.000 Vollzeitstellen. Keine der beiden Rechnungen zeigt, ob das Personal dort sitzt, wo die Arbeit anfällt.
- Rückstände häufen sich in Einbürgerungs-, Wohngeld- und Ausländerbehörden sowie bei den Staatsanwaltschaften, während die zentrale Verwaltung der Länder zwischen 2013 und 2023 um ein Viertel wuchs.
- Stellenplan, Laufbahnrecht und getrennte Dienstherren verhindern, dass Personal der Arbeit folgt. Die Entgeltordnung des Bundes knüpft sogar die Bezahlung tariflich beschäftigter Führungskräfte an die Zahl ihrer Unterstellten.
- Der Stellenabbau per Quote trifft überlastete und unterausgelastete Einheiten gleich. Wirksamer wären befristete Stellen für neue Aufgaben, Budgetanreize für abgegebene Stellen und eine Erfassung der Arbeitsmengen je Team.
1 Wie viele Beschäftigte fehlen dem öffentlichen Dienst nach Rechnung des Beamtenbunds? Aufklappen ↓
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2 Wie viel Prozent ihres rechnerischen Personalbedarfs decken die hessischen Staatsanwaltschaften? Aufklappen ↓
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3 Welcher Bereich der Landesverwaltungen wuchs zwischen 2013 und 2023 am stärksten? Aufklappen ↓
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4 Ab wie vielen ständig unterstellten Beschäftigten ab Entgeltgruppe 13 steigt eine Führungskraft der Entgeltgruppe 13 im Bund in die Entgeltgruppe 15 auf? Aufklappen ↓
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5 Welche Sparquote legt das Haushaltsgesetz 2026 für die Stellen der Bundesverwaltung fest? Aufklappen ↓
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Fehlen dem Staat 600.000 Leute oder hat er 60.000 zu viel?
Beide Zahlen zeigen nur einen Teil der Wirklichkeit. Der Beamtenbund beziffert die Lücke auf 600.000 Beschäftigte, das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) hält knapp 60.000 Vollzeitstellen in Ländern und Kommunen für verzichtbar. Keine der beiden Rechnungen erfasst, in welchen Ämtern die Arbeit liegen bleibt.
Der öffentliche Dienst wächst seit Jahren, zuletzt um 95.100 Beschäftigte binnen zwölf Monaten auf knapp 5,48 Millionen zur Jahresmitte 2025. Rechnet man staatsnahe Einrichtungen wie die freie Wohlfahrtspflege hinzu, arbeiten deutlich mehr Menschen für den Staat, wie unsere Bestandsaufnahme der Staatsbeschäftigten zeigt. Trotz des Wachstums klagen Ämter von der Wohngeldstelle bis zum Jugendamt über fehlende Leute.
Das IW hat für die Jahre 2015 bis 2022 berechnet, welchen Personalzuwachs Landkreise und kreisfreie Städte angesichts ihrer Strukturdaten erwarten durften. Das Modell berücksichtigt unter anderem Einwohnerzahl, Fläche, Altersstruktur, Kita-Kinder sowie Wohngeld- und Asylleistungsempfänger. Sachsen-Anhalt blieb am deutlichsten unter dem Erwartungswert, Schleswig-Holstein lag am weitesten darüber. Hätten sich alle Flächenländer wie Sachsen-Anhalt entwickelt, wären nach der Rechnung des IW knapp 60.000 Vollzeitstellen weniger entstanden. Die Studie beziffert die Ersparnis bei den Personalausgaben auf rund 3,4 Milliarden Euro im Jahr.
Der Beamtenbund kommt zum gegenteiligen Ergebnis: Nach dem dbb Monitor öffentlicher Dienst 2026 fehlen 600.000 Beschäftigte, „um alle übertragenen Aufgaben seriös erfüllen zu können“. Eine Aufstellung des Verbands vom Juli 2025 zeigt, wo er die Lücke verortet: Mehr als die Hälfte entfällt auf Schulen, Kitas sowie Kranken- und Altenpflege, 108.500 Stellen auf die Kommunalverwaltungen. Eine Herleitung veröffentlicht der dbb nicht, die Zahl bleibt eine Schätzung in eigener Sache.
| Merkmal | dbb beamtenbund und tarifunion | Institut der deutschen Wirtschaft |
|---|---|---|
| Ergebnis | 600.000 Beschäftigte fehlen | knapp 60.000 Vollzeitstellen verzichtbar |
| Bezug | gesamter öffentlicher Dienst, mehr als die Hälfte der Lücke in Schulen, Kitas und Pflege | Landes- und Kommunalbeschäftigte in 13 Flächenländern |
| Methode | Einschätzung des Verbands, keine veröffentlichte Herleitung | ökonometrisches Vergleichsmodell mit Daten von 2015 bis 2022 |
| Blinder Fleck | zeigt nicht, wo heute Personal übrig ist | erkennt keine Umschichtungen zwischen Aufgabenbereichen |
Die beiden Zahlen widersprechen sich weniger, als die Schlagzeilen nahelegen. Die IW-Studie hält selbst fest, trotz des Ausbaus bestünden weiterhin Personalengpässe, die Debatte kreise aber um die reine Zahl der Stellen und vernachlässige die Effizienz. Ob eine Kommune ihr Personal in dringende Aufgaben umschichtet, kann das Modell nicht erkennen, räumt Studienautor Martin Beznoska ein: Die Statistik liefert nur Gesamtzahlen je Kreis und Stadt. Überlastung an einer Stelle und Leerlauf an einer anderen gleichen sich in jeder Gesamtzahl aus.
Wie sich diese Verteilung anfühlt, schilderte Ende September jemand aus dem höheren Dienst im Reddit-Forum r/OeffentlicherDienst. In drei Bundesbehörden habe die Person unklare Aufgaben erlebt, viel „Mitwirkung“ und das „Steuern“ von Projekten, oft seien die Postfächer leer geblieben. Das strukturelle Problem mache aus idealistischen Neulingen Low Performer.
Unter dem Beitrag widersprachen andere Beschäftigte. Das eigene Team in der Sozialleistungsverwaltung sei seit Jahren unterbesetzt, schrieb jemand aus dem gehobenen Dienst. Aus der Behörden-IT kam der Bericht von einem Rückstand, der für Jahre reicht, und von drei oder vier Rollen, die eine einzige Person ausfüllt. Ein Forum ersetzt keine Statistik, das Muster deckt sich aber mit dem, was Rechnungshöfe und Personaldaten belegen.
Mehr Personal und mehr Personalnot schließen sich nicht aus. Gesamtzahlen je Kommune verrechnen überlastete und unterbeschäftigte Einheiten miteinander.
Wo stauen sich die Anträge und wo herrscht Leerlauf?
Im operativen Vollzug stauen sich Anträge und Verfahren: Offen sind mindestens 320.000 Einbürgerungsanträge in den großen Städten und mehr als 1,1 Millionen Ermittlungsverfahren. Keine Statistik erfasst dagegen den Leerlauf. Hinweise darauf finden sich vor allem in den Prüfberichten der Rechnungshöfe.
Das Statistische Bundesamt zählte 2025 genau 333.343 Einbürgerungen, so viele wie nie seit Einführung der Statistik im Jahr 2000. Trotzdem wuchs der Antragsberg: Nach einer Umfrage des Mediendienstes Integration unter den 50 größten Städten waren im Mai 2026 mindestens 320.000 Anträge offen, im Schnitt 22 Prozent mehr als ein Jahr zuvor, Berlin nicht mitgezählt. In fast allen befragten Städten dauert ein Verfahren über ein Jahr, in der Hälfte über zwei Jahre. Der Deutsche Städtetag hatte schon 2024 gewarnt, Personal lasse sich nicht einfach „aus anderen Ämtern in die Einbürgerungsbehörden versetzen“, weil qualifizierte Kräfte Vorlaufzeit brauchen.
Beim Wohngeld begann der Stau mit einer Reform des Bundes. Der Gesetzentwurf zum Wohngeld Plus rechnete für 2023 mit rund zwei Millionen berechtigten Haushalten und 89 Minuten Bearbeitungszeit je Antrag. Die Zahl der Wohngeldhaushalte stieg von 651.825 Ende 2022 auf 1,33 Millionen Ende 2025, die Erstbewilligungen erreichten 2023 mehr als das Doppelte des Vorjahres.
Die Bundesregierung beschreibt die Folgen im Wohngeldbericht selbst. Die Länder meldeten eine „Doppelbelastung erfahrener Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter“, die zugleich Anträge abarbeiten und neue Kräfte einarbeiten mussten. Im gewichteten Schnitt brauchten die rund 1.300 Wohngeldbehörden 11,3 Wochen je Antrag. Die langsamsten zehn Prozent kamen auf 17 Wochen oder mehr, die schnellsten auf drei Wochen oder weniger.
Die Justiz zeigt, dass Überlastung und Überdeckung im selben System nebeneinander bestehen. Nach einer Umfrage von Legal Tribune Online bei den Landesjustizministerien decken die Gerichte in Brandenburg 109 Prozent ihres rechnerischen Bedarfs, gemessen am Bedarfssystem PEBB§Y. Die hessischen Staatsanwaltschaften kommen auf 76 Prozent. „An Richtern fehlt es in Deutschland nicht“, folgert das Fachportal, bundesweit fehlten dagegen etwa 1.000 Staatsanwälte. Zur Jahresmitte 2026 waren erstmals mehr als 1,1 Millionen Ermittlungsverfahren unerledigt.
Auch die Überstunden verteilen sich ungleich: In der DGB-Auswertung für den öffentlichen Dienst leisten 17 Prozent aller Beschäftigten mehr als fünf Überstunden pro Woche, unter den Lehrkräften 33 Prozent. Bei der Bundespolizei stieg der Saldo bis Juni 2025 auf 2,9 Millionen Überstunden, ein Teil des Zuwachses geht allerdings auf die seit Jahresbeginn mitgezählten Dienststellen an den Flughäfen Frankfurt und München zurück.
Der Rechnungshof Rheinland-Pfalz prüfte für seinen Kommunalbericht 2025 sieben Landkreise: In den untersuchten Aufgabenbereichen beschäftigten die Kreisverwaltungen „rechnerisch fast 100 Vollzeitkräfte mehr als erforderlich“, vor allem wegen kleinteiliger Organisation und ineffizienter Abläufe. Zugleich fehlte Personal im Umfang von 30 Vollzeitstellen, unter anderem in den Ausländerbehörden. Die Prüfer fanden Überhang und Mangel in denselben sieben Verwaltungen.
Leerlauf entsteht vor allem dort, wo eine Aufgabe schrumpft oder nie so groß wird wie geplant. Für den bayerischen Energiesperren-Schutzschirm stellte der Freistaat 25,5 Vollzeitkräfte ein, berechnet für rund 30.000 Berechtigte, am Ende gingen 237 Anträge ein. Die Bundeswehrfachschulen sind auf 2.500 Schülerinnen und Schüler ausgelegt, 2023 kamen 1.279. Der Bundesrechnungshof stellte 2024 fest, die Schulen seien „nur zur Hälfte ausgelastet“, die interne Prüfung von Organisation und Personalbedarf endete „ohne Ergebnis“.
- Rekord und Rückstau: 2025 wurden 333.343 Menschen eingebürgert, trotzdem waren im Mai 2026 in den großen Städten mindestens 320.000 Anträge offen.
- Reform ohne Personal: Wohngeld Plus verdoppelte die Zahl der Wohngeldhaushalte, die Mehrarbeit blieb an den vorhandenen Teams hängen.
- Überhang neben Mangel: Sieben Kreisverwaltungen in Rheinland-Pfalz beschäftigten fast 100 Vollzeitkräfte zu viel und zugleich 30 zu wenig.
Warum folgt das Personal dem Haushalt statt der Arbeit?
Stellen entstehen im Haushaltsplan und werden Jahr für Jahr fortgeschrieben. Neue Aufgaben bekommen neue Stellen, erledigte Aufgaben geben selten welche zurück. Die heutige Stellenverteilung spiegelt deshalb die Prioritäten vergangener Haushaltsjahre wider, auch dort, wo sich die Arbeit längst verschoben hat.
Jede Planstelle steht im Stellenplan, den das Parlament mit dem Haushalt beschließt. Die Bundeshaushaltsordnung sieht Planstellen ausdrücklich für Aufgaben vor, „die in der Regel Daueraufgaben sind“. Streichen lässt sich eine besetzte Stelle nur mit Verzögerung: Trägt eine Planstelle ohne nähere Angabe den Vermerk „künftig wegfallend“, bleibt nach Paragraf 47 der Bundeshaushaltsordnung die nächste frei werdende Stelle derselben Besoldungsgruppe unbesetzt.
Der Bundesrechnungshof hat die Folgen dieser Logik wiederholt dokumentiert. Nach einem Gutachten des Bundesbeauftragten für Wirtschaftlichkeit in der Verwaltung aus dem Jahr 2017 wurde der Personalbedarf bei steigenden Arbeitsmengen „in der Regel zeitnah bemessen und entsprechend erhöht“. Bei sinkenden Mengen passten die Behörden den Bedarf dagegen „oft nicht oder erheblich verspätet“ an. Eine Behörde schrieb den Bedarf für bisherige Aufgaben ungeprüft fort, obwohl ein Teil davon bereits weggefallen war.
Wie ungleich die Länder ihre Stellen über ein Jahrzehnt aufgestockt haben, zeigt die Auswertung des IW für 2013 bis 2023. In den Kernhaushalten der Länder wuchs die Zahl der Vollzeitstellen um 6,4 Prozent, in politischer Führung und zentraler Verwaltung um 25,4 Prozent. Das IW nennt diesen Ausbau bemerkenswert, weil er „möglicherweise politisch motiviert ist“. Zugleich hält die Studie einen Zusammenhang mit dem hohen Bürokratieaufwand für möglich, der auch in der Verwaltung selbst den Personalaufwuchs fördern könnte.
In Niedersachsen stieg die Zahl der Planstellen in Ministerien und Staatskanzlei von 2013 bis 2025 um 38,8 Prozent, im übrigen Kernhaushalt um 8,6 Prozent. Die Landesverwaltung hatte nach dem Befund des Landesrechnungshofs seit 20 Jahren keine umfassende Bestandsaufnahme aller Aufgaben vorgenommen. Im Bund legten die Ministerien von 2021 bis 2024 um 4,4 Prozent zu, die Bundesverwaltung insgesamt um 3 Prozent.
Eine weitere Schieflage entsteht zwischen den Staatsebenen. Nach Artikel 83 des Grundgesetzes führen die Länder die Bundesgesetze als eigene Angelegenheit aus, erledigt wird die Arbeit vielfach in den Kommunen. Seit der Föderalismusreform 2006 darf der Bund den Gemeinden per Gesetz keine Aufgaben mehr übertragen, doch bestehende Aufgaben wie das Wohngeld wachsen mit jeder Reform. Der Mehraufwand landet am Schalter vor Ort: Allein für die Wohngeldbehörden veranschlagte der Gesetzentwurf zum Wohngeld Plus 76,3 Millionen Euro im Jahr.
- Fortschreibung: Planstellen sind für Daueraufgaben gedacht, in Haushaltsrunden verhandeln die Ressorts vor allem über den Zuwachs.
- Asymmetrie: Steigende Arbeitsmengen bringen zeitnah mehr Personal, sinkende nur selten weniger.
- Arbeit von oben: Bundesreformen erzeugen Arbeit in Ländern und Kommunen, das Personal dafür kommt nicht automatisch mit.
Warum wissen viele Ämter nicht, wie ausgelastet ihre Leute sind?
Gemessen wird vor allem, was sich zählen lässt, etwa Anträge und Verfahren. Für Grundsatz-, Steuerungs- und Aufsichtsarbeit fehlen belastbare Maßstäbe. Auch gezählte Werte veralten. Nur jedes zweite Bundesministerium hatte für seine internen Dienste eine aktuelle Personalbedarfsermittlung.
Das Organisationshandbuch des Bundes schreibt der Bundesverwaltung die Personalbedarfsermittlung vor: Die Behörden sollen ihre Aufgaben „mit angemessener Auslastung der Aufgabenverantwortlichen“ erledigen. Für konzeptionelle und steuernde Aufgaben sei eine Ermittlung mit analytischen Methoden aber „nicht oder nur erschwert möglich“. Dort schätzen die Behörden den Bedarf. Das Handbuch warnt selbst vor dem Risiko, dass statt der tatsächlichen die gewünschte Bearbeitungszeit in die Rechnung eingeht.
Für die internen Dienste der Ministerien hat der Bundesrechnungshof 2025 nachgerechnet. Kanzleramt und Ministerien setzten 2023 rund ein Drittel ihres Personals für Serviceaufgaben ein. Nur die Hälfte der Ministerien verfügte für Haushalt, Organisation, Personal und Inneren Dienst über aktuelle Bedarfsermittlungen, trotzdem stockten die Ressorts dort Personal auf und hoben die Wertigkeit vieler Stellen an. Im Organisationsbereich des Kanzleramts wuchs das Personal von 2018 bis 2023 um 124 Prozent. Die Ministerien widersprachen: Unnötiges Personal lasse sich aus den erhobenen Daten nicht ableiten.
Die Verwaltung misst also mit zweierlei Maß. Wo Fälle anfallen, rechnen Behörden auf die Minute: Im Justiz-Bemessungssystem PEBB§Y braucht ein Staatsanwalt für ein Kapitalverbrechen im Schnitt 2.000 Minuten, für eine allgemeine Strafsache wie Diebstahl oder Betrug 95 Minuten, erläutert die Generalstaatsanwaltschaft Stuttgart. Die letzte Vollerhebung für Gerichte und Staatsanwaltschaften lief 2014, seitdem schreibt eine Länderkommission die Werte fort. Künftigen Bedarf aus neuen Gesetzen kann das System nicht abbilden, räumt das niedersächsische Justizministerium ein.
Wie schnell ein gezählter Wert veraltet, zeigt die Steuerverwaltung in Niedersachsen. Für telefonische Auskünfte setzt die Personalbedarfsrechnung 5,04 Minuten je Steuererklärung an, einen Wert aus dem Jahr 2006, den das Land 2021 unverändert übernommen hat. Auf dieser Grundlage wuchs die rechnerische Lücke von 500 Vollzeitkräften im Jahr 2015 auf 1.950 im Jahr 2024. Der Landesrechnungshof fragt trocken: „Wenn tatsächlich so viel Personal fehlen sollte, stellt sich die Frage, wie die Finanzämter über einen so langen Zeitraum trotzdem ihre Aufgaben erledigen konnten.“
| Aufgabe und Vergleichsgruppe | Kennzahl | Niedrigster Wert | Höchster Wert |
|---|---|---|---|
| Wohngeld, 23 kreisfreie Städte in NRW (2023) | Fälle je Vollzeitstelle | 315 | 1.382 |
| Bauaufsicht, 118 mittlere kreisangehörige Kommunen in NRW (2024) | Fälle je Vollzeitstelle | 18 | 182 |
| Bauanträge, 21 kreisfreie Städte in NRW (2023) | Gesamtlaufzeit im normalen Genehmigungsverfahren | 86 Tage | 462 Tage |
| Poststellen der Finanzämter in Rheinland-Pfalz | Poststücke je Vollzeitkraft und Tag | 200 | 1.480 |
| Innerer Dienst der Bundesministerien (2023) | Anteil am Personal des Ministeriums | 5,1 % | 17 % |
Der amerikanische Politikwissenschaftler James Q. Wilson hat Behörden 1989 danach sortiert, ob sich die Arbeit und ihr Ergebnis beobachten lassen. In einer Rentenversicherung gelingt beides, bei der Polizei keines von beiden. Deutsche Verwaltungen vereinen beide Welten unter einem Dach: Die Wohngeldstelle arbeitet wie ein Betrieb mit zählbarem Ausstoß, das Grundsatzreferat nebenan entzieht sich jeder Zählung.
- Ungleiche Messung: Fallarbeit wird auf die Minute bemessen, Stabs- und Grundsatzarbeit nur geschätzt.
- Veraltete Werte: Niedersachsens Steuerverwaltung rechnete 2024 mit einem Zeitwert von 2006.
- Große Spannen: Vergleichbare Städte bearbeiten je Vollzeitstelle zwischen 315 und 1.382 Wohngeldfälle.
Warum meldet niemand, dass zu wenig zu tun ist?
Eine Einheit, die freie Kapazität meldet, verliert Stellen, die selten zurückkommen. An der Zahl der Stellen hängen Gewicht, Rang und teils die Bezahlung einer Führungskraft. Beschäftigte, Referatsleitungen und Abteilungen teilen deshalb das Interesse, Leerlauf unsichtbar zu halten.
Die Entgeltordnung des Bundes macht den Anreiz sogar zur Tarifregel. Tarifbeschäftigte der Entgeltgruppe 13 sind in die Entgeltgruppe 14 eingruppiert, sobald ihnen mindestens drei Beschäftigte der Entgeltgruppe 13 oder höher durch ausdrückliche Anordnung ständig unterstellt sind. Bei fünf Unterstellten folgt die Entgeltgruppe 15. Die Regel belohnt Führung, gemessen wird Führung aber in Köpfen. Ein Team, das zwei Stellen abgibt, kann seine Leitung eine Entgeltgruppe kosten.
Die Stellenstruktur der Bundesverwaltung verschiebt sich nach oben: Zwischen 2021 und 2024 wuchs der höhere Dienst nach Zahlen des Bundesrechnungshofs um 9,6 Prozent, der einfache Dienst schrumpfte um 7,7 Prozent. In den Ministerien gehören inzwischen 42 Prozent der Stellen zum höheren Dienst.
Dass Behörden aus eigenem Antrieb wachsen, beschrieb der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson schon 1955 im „Economist“: Ein Beamter wolle mehr Untergebene, keine Rivalen. Warum die Verwaltung bleibt, während Kanzler kommen und gehen, erklärt unser Beitrag zur Beharrungskraft der Bürokratie. Der vorliegende Artikel verfolgt eine engere Frage: warum kaum jemand Leerlauf meldet, selbst wo er offen zutage liegt.
Die Haushaltsforschung kennt dasselbe Muster beim Geld. Die Ökonomen Jeffrey Liebman und Neale Mahoney werteten für eine 2017 veröffentlichte Studie 14,6 Millionen Beschaffungen der US-Bundesverwaltung aus: In der letzten Woche des Haushaltsjahres gaben die Behörden 4,9-mal so viel aus wie in einer durchschnittlichen Woche. IT-Projekte aus dieser Woche schnitten in der Qualitätsbewertung deutlich schlechter ab. Als einen Grund nennen die Autoren die Sorge, nicht ausgegebenes Geld signalisiere fehlenden Bedarf. Hierzulande heißt das Phänomen Dezemberfieber.
Freie Zeit bleibt in der Verwaltung zudem selten als freie Zeit sichtbar. Parkinson beschrieb als zweite Triebkraft, dass Beamte einander Arbeit machen. Die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien steuert gegen und verlangt, die Beteiligung durch Mitzeichnung „auf Vorgänge von Bedeutung zu beschränken“. Wie oft ein Referat mitzeichnet, erfasst jedoch keine Statistik. In einer Selbstauskunft zählt jede Beteiligung als Auslastung.
- Tarifregel: Drei unterstellte Beschäftigte ab Entgeltgruppe 13 führen in die Entgeltgruppe 14, fünf in die Entgeltgruppe 15.
- Zug nach oben: Der höhere Dienst des Bundes wuchs von 2021 bis 2024 um 9,6 Prozent, der einfache schrumpfte um 7,7 Prozent.
- Ausgeben statt zurückgeben: In der letzten Haushaltswoche gaben US-Behörden 4,9-mal so viel aus wie im Wochenschnitt.
Der Bund streicht Stellen nach Prozentvorgabe und zahlt zugleich Führungskräften im Tarifbereich mehr, sobald ihnen fünf statt drei Beschäftigte ab Entgeltgruppe 13 unterstehen. So bezahlt der Staat genau das Wachstum, das er mit der Quote wieder streichen will.
— Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web
Warum kann der Staat sein Personal nicht einfach umsetzen?
Bund, Länder und Kommunen sind getrennte Dienstherren. In jeder Behörde ziehen Laufbahngruppen und Eingruppierung feste Grenzen. Beamte haben Anspruch auf eine Beschäftigung, die ihrem Amt entspricht. Freie Kapazität im höheren Dienst lässt sich deshalb nicht auf Dauer in die Sachbearbeitung verschieben.
Die Bundeslaufbahnverordnung ordnet jede Laufbahn einer von vier Gruppen zu, vom einfachen bis zum höheren Dienst. Welche Bildung mindestens verlangt wird, regelt Paragraf 17 des Bundesbeamtengesetzes, das Bundesbesoldungsgesetz bestimmt das Eingangsamt. Im Tarifbereich folgt die Entgeltordnung einer ähnlichen Stufung: Die Entgeltgruppe 13 setzt eine abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulbildung voraus, die Entgeltgruppe 9b eine abgeschlossene Hochschulbildung.
| Laufbahngruppe | Bildungsvoraussetzung (mindestens) | Eingangsamt | Höchstes Amt der Gruppe |
|---|---|---|---|
| Einfacher Dienst | Hauptschule oder gleichwertiger Bildungsstand | A 3 oder A 4 | A 6 |
| Mittlerer Dienst | Realschulabschluss oder Hauptschule plus Berufsausbildung | A 6, in einzelnen Laufbahnen A 7 | A 9 |
| Gehobener Dienst | Hochschulreife oder gleichwertiger Bildungsstand, dazu Vorbereitungsdienst oder Bachelor | A 9 | A 13 |
| Höherer Dienst | Master oder gleichwertiger Abschluss | A 13 | A 16, darüber Besoldungsordnung B |
Das Bundesverwaltungsgericht hat den Anspruch auf amtsangemessene Beschäftigung seit 2006 mehrfach bekräftigt. Ohne Zustimmung darf ein Beamter „auf Dauer“ nicht unterwertig beschäftigt werden. Eine Abordnung darf zwar vorübergehend einfachere Aufgaben umfassen, auf Dauer verbieten Grundgesetz und Besoldungsrecht aber, Status und Tätigkeit zu trennen. Im Tarifbereich wirkt die Tarifautomatik nach Paragraf 12 TVöD: Die Eingruppierung folgt der Tätigkeit, die jemand nicht nur vorübergehend ausübt.
Zwischen den Staatsebenen wiegt die Trennung noch schwerer. Bund, Länder und Kommunen führen eigene Haushalte mit eigenen Stellenplänen. Freie Kapazität in einer Bundesbehörde entlastet deshalb keine Wohngeldstelle im Landkreis, selbst wenn die Aufgaben vergleichbar wären. Auch innerhalb des Bundes plant die Regierung beim Stellenabbau keine gezielten Umsetzungen zwischen den Ressorts.
Unbesetzte Stellen verschleiern die Lage zusätzlich. Ende 2023 hatte die Bundesverwaltung 30.045 Stellen nicht besetzt, die Vakanzquote liegt seit 2020 über zehn Prozent. Im Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik war fast jede vierte Stelle unbesetzt, zugleich hatte das Amt seit 2021 mehr als 230 neue Stellen erhalten. Das Digitalministerium hatte im April 2026 von rund 480 Stellen 109 nicht besetzt. Der Bundesrechnungshof nennt die Lage „schwer nachvollziehbar“: Der Bund schaffe neue Stellen, während zehn Prozent der vorhandenen leer stünden.
Auch Krankheit verschiebt Arbeit, ohne in der Stellenbilanz aufzutauchen. Nach dem Gesundheitsförderungsbericht des Bundesinnenministeriums entfielen 2024 in der unmittelbaren Bundesverwaltung 36 Prozent der Fehltage auf Erkrankungen von mehr als 30 Tagen. Eine Stelle, deren Inhaberin oder Inhaber monatelang ausfällt, zählt als besetzt, die Arbeit übernehmen Kolleginnen und Kollegen.
Laufbahnrecht, Tarifautomatik und getrennte Haushalte machen jede Umsetzung zum Einzelfall. Unbesetzte Stellen und lange Krankheiten verdecken zusätzlich, wie dünn manche Einheit tatsächlich besetzt ist.
Warum landet die Arbeit immer bei denselben Leuten?
Führungskräfte verteilen Aufgaben an die Zuverlässigen, weil ihnen ein belastbarer Überblick über die Auslastung fehlt. Die Belohnung für gute Arbeit besteht dann in mehr Arbeit. Motivierte Beschäftigte lernen daraus, ihr Tempo zu drosseln.
Die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien nimmt Vorgesetzte ausdrücklich in die Pflicht: Nach Paragraf 11 tragen Führungskräfte die Verantwortung für eine sachgerechte Aufgabenverteilung und den „Ausgleich von Überbelastung oder Unterauslastung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“. Das Regelwerk liefert allerdings kein Instrument, um die Auslastung zu messen. Technische Einrichtungen, die Leistung oder Verhalten der Beschäftigten überwachen sollen, brauchen nach Paragraf 80 des Bundespersonalvertretungsgesetzes die Zustimmung des Personalrats.
Auch die Zeiterfassung zeigt nur Ausreißer. Nach der Arbeitszeitverordnung des Bundes erfahren Vorgesetzte Gleitzeitsalden erst ab mehr als 20 Plus- oder mehr als 10 Minusstunden. Für eine Kontrolle oder Bewertung der Leistung dürfen diese Daten nicht verwendet werden. Beide Regeln schützen zu Recht vor Dauerüberwachung. Als Nebeneffekt fehlt den Führungskräften allerdings ein verlässliches Bild der Belastung einzelner Teams.
Die Wirtschaftsgeschichte kennt den Mechanismus aus der sowjetischen Planwirtschaft. Betriebe, die ihr Soll übererfüllten, bekamen im nächsten Jahr ein höheres Soll, also versteckten Fabrikdirektoren Reserven. Der amerikanische Ökonom Joseph Berliner prägte dafür 1957 den Begriff Ratchet-Prinzip, nach der Sperrklinke, die ein Zahnrad nur in eine Richtung drehen lässt. Selbst Direktoren, die ihre Zahlen fälschten, hielten sich ans Soll: In 16 Fällen, die der Wirtschaftshistoriker Mark Harrison auswertete, lag die gemeldete Planerfüllung im Median bei 100,9 Prozent.
Im Amt wirkt dieselbe Mechanik, nur ohne Fünfjahresplan. Unter dem Reddit-Beitrag schilderte eine Person, die aus der Privatwirtschaft gewechselt war, genau diesen Verlauf. Das gewohnte Arbeitstempo habe zunächst nur zusätzliche Aufgaben eingebracht, die erbetene Verstärkung sei ausgeblieben. Nach dem Rückzug auf ein erträgliches Pensum sei nichts passiert, weil die Sachgebietsleitung die tatsächliche Arbeit nicht kannte. Eine andere Person, 2021 hoch motiviert eingestiegen, schreibt, inzwischen nur noch Dienst nach Vorschrift zu machen.
Zwei Beschäftigte machten im selben Thread die ältere Generation für den Stillstand verantwortlich. Diese Diagnose greift zu kurz, denn das Ratchet-Prinzip kommt ohne Babyboomer aus und braucht nur eine Organisation, die Mehrleistung mit Mehrarbeit beantwortet und Zurückhaltung nicht bemerkt. Mit der Pensionierungswelle verschwinden die Anreize nicht, dieselben Regeln prägen dann die nächste Generation.
Mehrleistung wird im Amt mit Mehrarbeit belohnt, Zurückhaltung bleibt folgenlos. Solange Vorgesetzte die Auslastung nicht sehen, lernt jede Generation diese Lektion neu.
Was richtet der Stellenabbau per Quote an?
Das Haushaltsgesetz 2026 verlangt vom Bund Einsparungen im Umfang von 2,2 Prozent der Stellen, der Entwurf für 2027 sieht 2 Prozent vor. Eine Quote kennt keine Auslastung und trifft das überlastete Referat genauso wie das unterbeschäftigte.
Die Vorgabe stammt aus dem Koalitionsvertrag von Union und SPD, der einen Stellenabbau in der Bundesverwaltung um acht Prozent vorsieht, zwei Prozent pro Jahr, mit einer Ausnahme für Sicherheitsbehörden. Paragraf 17 des Haushaltsgesetzes 2026 übersetzt das Ziel in Geld. Einzusparen ist der Betrag, der sich ergäbe, wenn 2,2 Prozent der Planstellen und Stellen kegelgerecht wegfielen, also gleichmäßig über alle Besoldungs- und Entgeltgruppen. Neu geschaffene Stellen und solche mit kw-Vermerk zählen nicht mit, die betroffenen Stellen fallen zum 31. Dezember 2026 weg.
Vierzehn Ausnahmen schonen unter anderem die Rechtspflege, die Bundespolizei, das Bundeskriminalamt, den Zoll, den Verteidigungsetat und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Für 2027 weitet der Entwurf zwei Ausnahmen aus: Das Bundeszentralamt für Steuern darf dann bis zu 452 statt 280 Stellen aus der Rechnung nehmen, die Bundesnetzagentur 1.030 statt 620. Die Liste folgt politischen Prioritäten. Auch Länder und Kommunen sparen per Vorgabe.
| Ebene | Instrument | Umfang | Ausnahmen |
|---|---|---|---|
| Bund | Kegelgerechte Einsparung nach Paragraf 17 Haushaltsgesetz | 2,2 % der Stellen 2026, geplant 2 % 2027 | 14 Bereiche, darunter Rechtspflege, Bundespolizei, Zoll und BSI |
| Hessen | In Ministerien wird nur jede dritte frei werdende Stelle wieder besetzt, im nachgeordneten Bereich zwei von drei | rund 1.000 Stellen von 2026 bis 2029 | Unterricht, Hochschulen, Justiz, Polizeivollzug, Hessen Mobil |
| Bayern | Stellenabbau über alle Geschäftsbereiche, Stellenmoratorium 2026 | 1.000 Stellen bis 2028, Ziel 10.000 bis 2040 | keine, ab 2027 aber neue Stellen, etwa 1.500 für Lehrkräfte |
| Erlangen | Sechs Monate Wiederbesetzungssperre für alle Planstellen | rund 7,5 Mio. € im Jahr | Ausländerbehörde, Wohnungswesen, Sozialdienst, Kitas, Jobcenter |
Die Stadt Erlangen benennt die Nebenwirkung in ihrer Beschlussvorlage selbst: Die Sperre führe „zu einer Arbeits- und Aufgabenverdichtung bei bestehendem Personal“. Ausgenommen sind dort die Bereiche, in denen Arbeit nicht warten kann, von der Ausländerbehörde bis zur Kita. Außerhalb solcher Listen landet die Arbeit bei weniger Köpfen und niemand prüft, ob die übrigen Beschäftigten das zusätzliche Pensum noch bewältigen.
Wie die Ressorts die Quote erfüllen, hat die Bundesregierung im April 2026 in einer Antwort an den Bundestag beschrieben: „Im Wesentlichen handelt es sich bei den nicht wiederbesetzten Planstellen und Stellen um Altersabgänge.“ Offen bleibt die Aufgabenseite: „Welche genauen Aufgaben wegfallen werden, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt nicht exakt sagen.“ Der Bundesrechnungshof hatte schon im September 2025 gewarnt, die Stellen könnten „rechnerisch dem Pool der nicht besetzten Stellen entnommen werden“, dann ändere die Kürzung nichts an den Personalausgaben. Beide Wege folgen dem Zufall eines Ruhestands oder einer Vakanz.
Volker Geyer, Vorsitzender des Beamtenbunds, kritisierte Anfang Juli: „Die Zielmarke für den Stellenabbau steht schon fest, obwohl die Aufgabenkritik erst noch erfolgen soll.“ Einfach die Stellen, aber nicht die Aufgaben zu streichen, führe „zu weiterer Überlastung der Kolleginnen und Kollegen“. Der Einwand kommt von einer Gewerkschaft, in der Sache trifft er zu: Die Aufgabenkritik müsste der Quote vorausgehen.
Von 1993 bis 2012 sahen die Haushaltsgesetze pauschale Stelleneinsparungen vor, bis 2013 schrumpfte die Bundesverwaltung bei annähernd gleichen Aufgaben von 381.000 auf rund 251.000 Stellen. Der Bundesbeauftragte für Wirtschaftlichkeit forderte deshalb 2017, Stellen „systematisch und nicht mit dem Rasenmäher“ abzubauen.
Der Organisationsforscher Kim Cameron stellte 1994 bei 30 Organisationen fest, dass Personalabbau meist nach Schema F über alle Bereiche lief, häufig über Einstellungsstopps und nicht ersetzte Abgänge. Dieser Weg lasse Organisationen oft ohne entscheidende Fähigkeiten zurück, die Verbliebenen würden überlastet. Die OECD warnte 2025, gleichmäßige Kürzungen könnten gerade leistungsstarke Ministerien und bereits unterausgestattete Dienste treffen.
- Quote statt Messung: Der Bund spart 2026 kegelgerecht 2,2 Prozent der Stellen ein, 14 Bereiche sind ausgenommen.
- Zufall entscheidet: Gestrichen wird, wo jemand in den Ruhestand geht oder eine Stelle ohnehin leer steht.
- Bekannte Folgen: Pauschale Kürzungen kosten Fähigkeiten und überlasten die Verbliebenen.
Was würde die Schieflage beheben?
Vier Maßnahmen setzen bei den Ursachen an: Stellen für neue Aufgaben befristen, die Rückgabe freier Kapazität belohnen, Personalpools mit echten Aufgaben ausstatten und die Arbeitsmengen je Team erfassen. Die Pensionierungswelle erlaubt diesen Umbau ohne Kündigungen.
Befristete Stellen mit einer Pflichtprüfung vor jeder Verlängerung würden bei jeder neuen Aufgabe regelmäßig die Frage aufwerfen, ob der Bedarf fortbesteht. Ein Werkzeug liegt bereit: Die Bundeshaushaltsordnung kennt den kw-Vermerk für Stellen, die voraussichtlich nicht mehr benötigt werden. Der Rechnungshof Baden-Württemberg brachte die Idee 2018 auf die Formel, „nicht am Personal sparen, sondern Personal sparen“.
Einheiten, die Stellen abgeben, sollten einen Teil der eingesparten Mittel behalten dürfen, etwa für Fortbildung, Technik oder die Digitalisierung von Abläufen. Dass solche Anreize wirken, zeigt die US-Studie zum Dezemberfieber: Beim Justizministerium, das ungenutzte IT-Mittel ins Folgejahr übertragen darf, fielen nur 3,4 Prozent der IT-Ausgaben in die letzte Woche des Haushaltsjahres, bei den übrigen Ausgaben 9,3 Prozent. Ebenso gehört die Bewertung von Leitungsstellen nach der Zahl der Unterstellten auf den Prüfstand, weil diese Regel jede Führungskraft belohnt, die ihr Team vergrößert.
Personalpools funktionieren nur mit echten Aufgaben. Berlin versetzte ab 2004 fast 10.000 Beschäftigte in einen zentralen Stellenpool und vermittelte bis Ende 2011 genau 4.992 von ihnen auf freie Stellen. Die Versetzung in einen Pool ohne neuen Dienstposten verstößt allerdings gegen die Grundsätze des Berufsbeamtentums, urteilte das Bundesverwaltungsgericht 2008. Der Bund setzt heute auf eine Vorfahrtsregel im Haushaltsgesetz: Freie Stellen gehen zuerst an Beschäftigte, für die andere Bundesbehörden wegen Aufgabenrückgangs keine Verwendung mehr haben. Greifen kann die Regel erst, sobald eine Behörde ihren Überhang offiziell feststellt.
Der wichtigste Hebel klingt unspektakulär: Behörden sollten Fallzahlen, Bearbeitungszeiten und Rückstände je Team regelmäßig erfassen, auch in Referaten ohne Antragsbearbeitung. Der Bundesrechnungshof empfiehlt, „die Auslastung der Beschäftigten in allen Aufgabenbereichen“ zu ermitteln und die Notwendigkeit von Aufgaben „nicht allein von den Personen bewerten“ zu lassen, die diese wahrnehmen. Die Modernisierungsagenda des Bundes sieht eine kompetenzbasierte Personalbedarfsplanung vor, zunächst als freiwilliges Angebot in mindestens zwei Pilotbehörden. Die Quote gilt dagegen schon im laufenden Haushaltsjahr.
Den größten Spielraum verschafft die Demografie. Mitte 2024 waren nach Daten des Statistischen Bundesamts 1,42 Millionen Beschäftigte im öffentlichen Dienst mindestens 55 Jahre alt, gut ein Viertel des Personals. Jede Stelle, die in den kommenden zehn bis zwölf Jahren frei wird, lässt sich neu zuschneiden, ohne dass jemand gehen muss. Wie stark die Alterung Staat und Arbeitsmarkt insgesamt fordert, beschreibt unser Beitrag zum demografischen Wandel bis 2035.
Was können Unternehmen aus der Schieflage im Amt lernen?
Die Mechanismen des öffentlichen Dienstes wirken in vielen größeren Unternehmen: Budgets werden fortgeschrieben, Leistungsträger bekommen die Zusatzarbeit, Sparrunden treffen alle Abteilungen gleich. Wie stark diese Mechanismen greifen, hängt davon ab, ob die Führung Auslastung sieht und freie Kapazität belohnt.
Wohin Arbeit in Teams fließt, hat ein Forschungsteam um Christy Zhou Koval und Gráinne Fitzsimons von der Duke University 2015 in mehreren Studien untersucht. Beobachter teilten Menschen mit hoher Selbstkontrolle mehr Aufgaben zu und unterschätzten zugleich deren Anstrengung. In einer Befragung von 403 Beschäftigten fühlten sich gerade die Selbstdisziplinierten von den Erwartungen anderer stärker belastet als die übrigen Befragten. „Was von außen leicht aussieht, fühlt sich innen nicht unbedingt so leicht an“, sagt Fitzsimons.
Die Organisationsforscher Rob Cross, Reb Rebele und Adam Grant beschrieben 2016 in der Harvard Business Review dieselbe Schieflage für Unternehmen. In den meisten untersuchten Organisationen stammten 20 bis 35 Prozent der wertvollen Zusammenarbeit von nur drei bis fünf Prozent der Beschäftigten. Ausgerechnet die gefragtesten Kräfte zeigten die geringste Bindung und die niedrigste Zufriedenheit mit ihrer Laufbahn. Die Zusatzlast geht gerade den Leistungsträgern an die Substanz.
Die Bindung an den Arbeitgeber ist in Deutschland ohnehin schwach. Im Gallup Engagement Index für 2025 fühlten sich nur 10 Prozent der Beschäftigten stark an ihren Arbeitgeber gebunden, 77 Prozent gering und 13 Prozent gar nicht. Die Produktivitätsverluste durch innere Kündigung beziffert Gallup für 2025 auf 119,2 bis 142,3 Milliarden Euro. „Geringe emotionale Bindung ist kein Einstellungs-, sondern ein Führungsproblem“, sagt Studienleiter Marco Nink.
Für Führungskräfte in Unternehmen ergeben sich aus dem Befund vier Lehren:
- Auslastung messen: Arbeitsmengen und Rückstände je Team machen eine Schieflage sichtbar, bevor die Leistungsträger kündigen.
- Budgets befristen: Neue Stellen und Projekte laufen zu einem festen Datum aus, verlängert wird erst nach einer Prüfung.
- Abgabe belohnen: In der Beurteilung einer Teamleitung zählt freigegebenes Personal als Leistung.
- Gezielt kürzen: Vor jedem Stellenabbau steht die Frage, welche Aufgabe wegfällt.
Der öffentliche Dienst hat damit vor allem ein Verteilungsproblem. Wir halten die 600.000 fehlenden Beschäftigten wie die 60.000 überzähligen Stellen deshalb für Kampfzahlen, solange niemand misst, wo die Arbeit liegt. Unternehmen, die selbst per Quote kürzen wollen, sollten den Befund aus dem Amt ernst nehmen: Eine Quote trifft zuverlässig auch die Falschen.
Auch in Unternehmen landet die Zusatzarbeit bei den Zuverlässigsten, deren Bindung darunter leidet. Gemessene Arbeitsmengen je Team zeigen, wo umverteilt werden muss, bevor eine Kürzung per Quote die Leistungsträger trifft.
Glossar: 16 wichtige Fachbegriffe zum Personalmangel im öffentlichen Dienst
Abordnung
Abordnung bezeichnet die vorübergehende Übertragung einer Tätigkeit bei einer anderen Dienststelle, während die Beschäftigten ihrer bisherigen Behörde angehören. Das Instrument eignet sich, um Spitzenlasten auszugleichen, darf aber nicht auf Dauer angelegt sein. Nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts darf eine Abordnung vorübergehend sogar geringerwertige Aufgaben umfassen.
Amtsangemessene Beschäftigung
Amtsangemessene Beschäftigung meint den Anspruch jedes Beamten auf Aufgaben, die seinem statusrechtlichen Amt entsprechen. Das Bundesverwaltungsgericht leitet dieses Recht aus Artikel 33 Absatz 5 des Grundgesetzes ab. Eine Behörde kann deshalb freie Kräfte des höheren Dienstes nicht dauerhaft mit einfacher Sachbearbeitung auslasten, selbst wenn dort Anträge liegen bleiben.
Boreout
Boreout beschreibt anhaltende Unterforderung am Arbeitsplatz, die Motivation und Gesundheit belasten kann. Eine medizinische Diagnose ist der Begriff nicht. In einer Befragung der Pronova BKK von 2023 berichteten 11 Prozent der Erwerbstätigen von einer Boreout-Erfahrung, im nicht repräsentativen Bleibebarometer von Next:Public fühlten sich 20 Prozent der befragten Beschäftigten im öffentlichen Dienst im Jahr 2021 unterfordert.
Dezemberfieber
Dezemberfieber heißt das Phänomen, dass Behörden zum Ende des Haushaltsjahres auffällig viel Geld ausgeben. Nicht verbrauchte Mittel verfallen oft und können künftige Budgets schmälern. Budgets, die sich ins Folgejahr übertragen lassen, dämpfen den Effekt, weil Sparsamkeit dann nicht mehr bestraft wird.
Eingruppierung
Eingruppierung ordnet Tarifbeschäftigte einer Entgeltgruppe zu. Maßgeblich ist nach Paragraf 12 TVöD, welche Tätigkeiten zeitlich mindestens zur Hälfte anfallen. Das Bundesverwaltungsamt spricht von Tarifautomatik, weil die Eingruppierung ohne förmlichen Akt des Arbeitgebers erfolgt. Dauerhaft andere Aufgaben bedeuten damit auch eine andere Entgeltgruppe.
Entgeltordnung des Bundes
Entgeltordnung des Bundes (EntgO Bund) heißt das Regelwerk mit den Tätigkeitsmerkmalen, nach denen Tarifbeschäftigte des Bundes eingruppiert werden. Die Entgeltgruppen reichen von 1 bis 15. In den Gruppen 13 bis 15 zählt neben Schwierigkeit und Verantwortung auch, wie viele Beschäftigte einer Führungskraft ständig unterstellt sind.
Kegelgerechte Einsparung
Kegelgerechte Einsparung bedeutet, dass in jeder Besoldungs- und Entgeltgruppe derselbe Anteil der Stellen wegfällt. Der Stellenkegel einer Behörde behält so seine Form. Der Bund bemisst die Einsparung finanziell: Gespart werden muss der Betrag, der einem solchen gleichmäßigen Wegfall entspräche.
kw-Vermerk
kw-Vermerk steht für „künftig wegfallend“ und kennzeichnet im Haushaltsplan Stellen, die voraussichtlich nicht mehr gebraucht werden. Eine besetzte Stelle mit diesem Vermerk bleibt bestehen, bis ihre Inhaberin oder ihr Inhaber ausscheidet. Der Abbau zieht sich deshalb über Jahre und folgt dem Zeitpunkt der Abgänge.
Laufbahngruppe
Laufbahngruppe bezeichnet eine der vier Stufen im Beamtenrecht: einfacher, mittlerer, gehobener und höherer Dienst. Die Gruppe bestimmt Bildungsvoraussetzung, Eingangsamt und Aufstiegswege. Ein Wechsel in die nächsthöhere Gruppe setzt einen förmlichen Aufstieg voraus, was die Beweglichkeit zwischen Sachbearbeitung und Leitung begrenzt.
Mitzeichnung
Mitzeichnung ist die schriftliche Zustimmung weiterer Organisationseinheiten zu einem Vorgang, den eine andere Einheit federführend bearbeitet. Mit der Mitzeichnung übernimmt eine Einheit nach der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien die fachliche Verantwortung für ihren Bereich. Lange Mitzeichnungsketten verlängern Verfahren und binden Arbeitszeit in vielen Referaten.
PEBB§Y
PEBB§Y steht für Personalbedarfsberechnungssystem und ist das Bemessungsverfahren der Landesjustizverwaltungen. Das System legt für jede Geschäftsart eine durchschnittliche Bearbeitungszeit fest, die aus repräsentativen Erhebungen stammt. Aus Fallzahlen und diesen Basiszahlen ergibt sich der rechnerische Bedarf an Richtern, Staatsanwälten sowie weiteren Justizkräften.
Planstelle
Planstelle heißt eine im Haushaltsplan ausgebrachte Stelle für Beamte, Richter oder Soldaten, geordnet nach Besoldungsgruppen und Amtsbezeichnungen. Für Tarifbeschäftigte spricht das Haushaltsrecht nur von Stellen. Planstellen dürfen nach der Bundeshaushaltsordnung nur für Aufgaben eingerichtet werden, die in der Regel Daueraufgaben sind.
Ratchet-Prinzip
Ratchet-Prinzip, auf Deutsch Sperrklinkeneffekt, beschreibt Planungssysteme, in denen die heutige Leistung das Ziel von morgen hochsetzt. Leistungsträger haben dann einen Anreiz, unter ihren Möglichkeiten zu bleiben. Der Ökonom Martin Weitzman zeigte 1980 in einem Modell, dass dieses Prinzip die Leistung in jeder Periode senkt.
Vollzeitäquivalent
Vollzeitäquivalent (VZÄ) rechnet Teilzeit- und Vollzeitstellen in eine gemeinsame Einheit um, zwei Halbtagskräfte ergeben ein VZÄ. Personalstatistiken und Studien wie die des IW arbeiten mit dieser Einheit, weil die Zahl der Köpfe bei hoher Teilzeitquote wenig über die verfügbare Arbeitszeit aussagt.
Vollzugsföderalismus
Vollzugsföderalismus beschreibt die deutsche Aufgabenteilung, bei der der Bund die meisten Gesetze beschließt, während Länder und Kommunen den Vollzug übernehmen. Grundlage ist Artikel 83 des Grundgesetzes. Reformen des Bundes erzeugen deshalb Arbeit in Behörden, deren Personal der Bund nicht bezahlt.
Wiederbesetzungssperre
Wiederbesetzungssperre meint die Vorgabe, frei werdende Stellen für eine bestimmte Zeit oder dauerhaft nicht nachzubesetzen. Behörden sparen so ohne Kündigungen. Ob die frei werdende Stelle in einer überlasteten oder unterausgelasteten Einheit liegt, spielt für die Sperre keine Rolle, sofern keine Ausnahme greift.
FAQ: Zu viele Beamte oder zu wenig Personal?
Wie viel Personal fehlt im öffentlichen Dienst bis 2030?
Amtlich beziffert ist die Lücke nicht, die Schätzungen liegen zwischen 600.000 und mehr als einer Million fehlender Kräfte. Der Beamtenbund vermisst schon heute 600.000 Beschäftigte, eine McKinsey-Studie von 2023 erwartete bis 2030 rund 840.000 fehlende Vollzeitkräfte, eine PwC-Studie von 2022 mehr als eine Million. Alle Rechnungen beruhen auf eigenen Annahmen über Aufgaben und Ruhestand. Das Institut der deutschen Wirtschaft hält dagegen in Ländern und Kommunen knapp 60.000 Stellen für verzichtbar.
Wie viele Beamte arbeiten in Deutschland?
Zur Jahresmitte 2025 zählte das Statistische Bundesamt 1,81 Millionen Beamtinnen, Beamte, Richterinnen und Richter im öffentlichen Dienst. Hinzu kamen 168.100 Soldatinnen und Soldaten, die als Berufs- oder Zeitsoldaten dienen. Bei den Ländern arbeiteten 1,39 Millionen Beamte und Richter, beim Bund 206.000. Insgesamt hatte der öffentliche Dienst knapp 5,48 Millionen Beschäftigte, knapp zwei Drittel davon als Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.
Wie wird der Personalbedarf in einer Behörde ermittelt?
Behörden des Bundes ermitteln ihren Personalbedarf meist aus Fallzahlen und durchschnittlichen Bearbeitungszeiten. Das Organisationshandbuch des Bundes schreibt diese Personalbedarfsermittlung vor. Für zählbare Aufgaben wie Anträge lässt sich der Bedarf so recht genau berechnen, für Konzept- und Steuerungsarbeit nur eingeschränkt, dort wird geschätzt. Die Justiz nutzt mit PEBB§Y ein eigenes System, das Bearbeitungszeiten je Verfahrensart festlegt.
Was können Beschäftigte gegen Boreout im öffentlichen Dienst tun?
Der erste Schritt ist ein Gespräch mit der Führungskraft, denn Vorgesetzte in Bundesministerien sind nach der Geschäftsordnung ausdrücklich für den Ausgleich von Unterauslastung verantwortlich. Beamte haben zudem Anspruch auf eine amtsangemessene Beschäftigung. Das Bundesverwaltungsgericht stellte 2019 klar, dass Beamte diesen Anspruch auch bei einer offensichtlich nicht auslastenden Arbeitsmenge geltend machen müssen, notfalls vor Gericht. Eigenmächtig dem Dienst fernzubleiben, ist keine zulässige Selbsthilfe. Unterstützung bietet der Personalrat.
Warum dauert die Bearbeitung von Anträgen bei Behörden so lange?
Lange Bearbeitungszeiten entstehen vor allem dort, wo neue Gesetze die Zahl der Anträge sprunghaft erhöhen, ohne dass das Personal im selben Tempo wächst. Beispiele sind das Wohngeld seit der Reform 2023 und die Einbürgerung seit 2024. Hinzu kommen unbesetzte Stellen und große Unterschiede zwischen den Behörden: In Berlin dauerte die Bearbeitung eines Wohngeldantrags Ende 2025 in Spandau acht Wochen, in Friedrichshain-Kreuzberg 21 Wochen.
Wie baut der Staat Stellen ab, ohne zu kündigen?
Der Staat baut Stellen fast ausschließlich über Abgänge ab: Frei werdende Stellen werden nicht wieder besetzt, vor allem nach Pensionierungen. Die Bundesregierung führt die nicht wiederbesetzten Stellen im Wesentlichen auf Altersabgänge zurück, Entlassungen sind grundsätzlich ausgeschlossen. Hessen besetzt in seinen Ministerien nur jede dritte frei werdende Stelle neu. Beamtinnen und Beamten auf Lebenszeit kann der Dienstherr nicht kündigen.
Quellen
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Statistisches Bundesamt | Beschäftigte des öffentlichen Dienstes nach der Art des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses | https://www.destatis.de/DE/Themen/Staat/Oeffentlicher-Dienst/Tabellen/beschaeftigungsbereiche.html | besucht am 28.09.2026
Statistisches Bundesamt | Beschäftigte des öffentlichen Dienstes nach Altersgruppen und der Art des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses | https://www.destatis.de/DE/Themen/Staat/Oeffentlicher-Dienst/Tabellen/beschaeftigen-alter.html | besucht am 28.09.2026
Institut der deutschen Wirtschaft | IW-Trends 3/2025: Effizienz der öffentlichen Beschäftigung von Ländern und Kommunen (Martin Beznoska) | https://www.iwkoeln.de/fileadmin/user_upload/Studien/IW-Trends/PDF/2025/IW-Trends_2025-03-01_Beznoska.pdf | besucht am 28.09.2026
dbb beamtenbund und tarifunion | dbb Monitor öffentlicher Dienst 2026: Immer neue Aufgaben, abnehmende Personalstärke | https://www.dbb.de/artikel/immer-neue-aufgaben-abnehmende-personalstaerke.html | besucht am 28.09.2026
dbb beamtenbund und tarifunion | Personalmangel im öffentlichen Dienst, Stand Juli 2025 | https://www.dbb.de/fileadmin/user_upload/globale_elemente/pdfs/2025/250808_dbb_Personalbedarfe_oeD.pdf | besucht am 28.09.2026
dbb beamtenbund und tarifunion | Stellenabbau in der Bundesverwaltung: Pferd nicht von hinten aufzäumen! | https://www.dbb.de/artikel/stellenabbau-in-der-bundesverwaltung-pferd-nicht-von-hinten-aufzaeumen.html | besucht am 28.09.2026
Reddit, Forum r/OeffentlicherDienst | Bore Out im öD (Beitrag und Kommentare vom 28.09.2026) | https://www.reddit.com/r/OeffentlicherDienst/comments/1ws8koq/bore_out_im_%C3%B6d/ | besucht am 28.09.2026
Statistisches Bundesamt | 332 500 Einbürgerungen im Jahr 2025 | https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2026/06/PD26_186_125.html | besucht am 28.09.2026
Statistisches Bundesamt | Einbürgerungsstatistiken: Veröffentlichung der endgültigen Ergebnisse 2025 | https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Bevoelkerung/Migration-Integration/auslaenderstatistik-einbuergerung.html | besucht am 28.09.2026
Mediendienst Integration | Weniger Anträge, doch Bearbeitungsstau wächst | https://mediendienst-integration.de/news/weniger-antraege-doch-bearbeitungsstau-waechst/ | besucht am 28.09.2026
Deutscher Städtetag | Ausländerbehörden nach neuem Staatsbürgerschaftsrecht: Personelle Engpässe lassen sich nicht einfach beseitigen | https://www.staedtetag.de/presse/pressemeldungen/2024/neues-staatsbuergerschaftsrecht-auslaenderbehoerden-personelle-engpaesse | besucht am 28.09.2026
Deutscher Bundestag | Drucksache 20/3936: Entwurf eines Gesetzes zur Erhöhung des Wohngeldes (Wohngeld-Plus-Gesetz) | https://dserver.bundestag.de/btd/20/039/2003936.pdf | besucht am 28.09.2026
Deutscher Bundestag | Drucksache 21/2170: Wohngeld- und Mietenbericht 2024 | https://dserver.bundestag.de/btd/21/021/2102170.pdf | besucht am 28.09.2026
Statistisches Bundesamt | Wohngeldhaushalte nach Bundesländern im Zeitvergleich | https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Soziales/Wohngeld/Tabellen/01-zv-bl-wohngeld-haush-ab-2005.html | besucht am 28.09.2026
Statistisches Bundesamt | Wohngeld: Bearbeitungsfälle nach Bundesländern 2022 | https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Soziales/Wohngeld/Tabellen/liste-wohngeld-bearbeitungsfaelle-nach-bundeslaendern-2022.html | besucht am 28.09.2026
Statistisches Bundesamt | Wohngeld: Bearbeitungsfälle nach Bundesländern 2023 | https://www.destatis.de/DE/Themen/Gesellschaft-Umwelt/Soziales/Wohngeld/Tabellen/liste-wohngeld-bearbeitungsfaelle-nach-bundeslaendern-2023.html | besucht am 28.09.2026
Abgeordnetenhaus Berlin | Drucksache 19/25882: Bearbeitungszeiten von Wohngeldanträgen in Berlin, Bilanz 2024/2025 | https://pardok.parlament-berlin.de/starweb/adis/citat/VT/19/SchrAnfr/S19-25882.pdf | besucht am 28.09.2026
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Legal Tribune Online | 1,1 Millionen unerledigte Verfahren bei den Staatsanwaltschaften | https://www.lto.de/recht/justiz/j/deutscher-richterbund-staatsanwaltschaften-1-million-offene-verfahren | besucht am 28.09.2026
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Niedersächsisches Justizministerium | PEBB§Y | https://www.mj.niedersachsen.de/startseite/themen/personal_haushalt_organisation_sicherheit_it/pebb_y/pebby-10316.html | besucht am 28.09.2026
GPA NRW | Kennzahlen und Benchmarks vergleichen | https://gpanrw.de/prufung/kennzahlensets-und-benchmarks/kennzahlen-und-benchmarks-vergleichen | besucht am 28.09.2026
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GPA NRW | Interkommunaler Vergleich mittlere kreisangehörige Kommunen 2026 | https://gpanrw.de/sites/default/files/2026-04/gpa_KS_interkommunaler_Vergleich_mkK_2026_0.xlsx | besucht am 28.09.2026
Rechnungshof Rheinland-Pfalz | Jahresbericht 2025 | https://rechnungshof.rlp.de/fileadmin/rechnungshof/Jahresberichte/2025/Jahresbericht_2025.pdf | besucht am 28.09.2026
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Bundesministerium der Justiz | Bundeslaufbahnverordnung, Anlage 1 | https://www.gesetze-im-internet.de/blv_2026/anlage_1.html | besucht am 28.09.2026
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Bundesverwaltungsgericht | Urteil vom 18. September 2008, 2 C 8.07 | https://www.bverwg.de/de/180908U2C8.07.0 | besucht am 28.09.2026
Bundesverwaltungsgericht | Beschluss vom 31. Juli 2019, 2 B 56.18 | https://www.bverwg.de/de/310719B2B56.18.0 | besucht am 28.09.2026
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Bundesministerium des Innern | Gesundheitsförderungsbericht 2024 der unmittelbaren Bundesverwaltung | https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/themen/oeffentlicher-dienst/BMI26003-gfb2024.pdf?__blob=publicationFile&v=3 | besucht am 28.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Bundespersonalvertretungsgesetz, Paragraf 80 | https://www.gesetze-im-internet.de/bpersvg_2021/__80.html | besucht am 28.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Arbeitszeitverordnung, Paragraf 7 | https://www.gesetze-im-internet.de/azv/__7.html | besucht am 28.09.2026
Joseph S. Berliner, Harvard University Press | Factory and Manager in the USSR (1957) | https://doi.org/10.4159/harvard.9780674188273 | besucht am 28.09.2026
Martin L. Weitzman, The Bell Journal of Economics | The Ratchet Principle and Performance Incentives (1980) | https://doi.org/10.2307/3003414 | besucht am 28.09.2026
Mark Harrison, Journal of Comparative Economics | Forging Success: Soviet Managers and Accounting Fraud, 1943 to 1962 (Postprint) | https://warwick.ac.uk/fac/soc/economics/staff/mharrison/public/jce2011postprint.pdf | besucht am 28.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Haushaltsgesetz 2026, Paragraf 17 | https://www.gesetze-im-internet.de/hg_2026/__17.html | besucht am 28.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Haushaltsgesetz 2026, Paragraf 23 | https://www.gesetze-im-internet.de/hg_2026/__23.html | besucht am 28.09.2026
Deutscher Bundestag | Haushalt 2027: Zwei Prozent Stelleneinsparung geplant (hib) | https://www.bundestag.de/presse/hib/kurzmeldungen-1205518 | besucht am 28.09.2026
CDU, CSU und SPD | Verantwortung für Deutschland: Koalitionsvertrag für die 21. Legislaturperiode | https://www.koalitionsvertrag2025.de/sites/www.koalitionsvertrag2025.de/files/koav_2025.pdf | besucht am 28.09.2026
Hessisches Ministerium der Finanzen | Hessen wird in Verwaltung mit weniger Personal auskommen | https://finanzen.hessen.de/presse/hessen-wird-in-verwaltung-mit-weniger-personal-auskommen | besucht am 28.09.2026
Bayerische Staatsregierung | Bericht aus der Kabinettssitzung vom 11. November 2025 | https://www.bayern.de/bericht-aus-der-kabinettssitzung-vom-11-november-2025/ | besucht am 28.09.2026
Stadt Erlangen | Haushaltskonsolidierung: Einführung einer Wiederbesetzungssperre (Vorlage 11/059/2024) | https://ratsinfo.erlangen.de/vo0050.asp?__kvonr=2140058 | besucht am 28.09.2026
Bundesrechnungshof | Analyse zur Lage der Bundesfinanzen für die Beratungen zum Bundeshaushalt 2026 | https://www.bundesrechnungshof.de/fileadmin/import/SharedDocs/Downloads/DE/Berichte/2025/einzelplan-2026_gesamtplan-volltext-gesamtplan-volltext.pdf | besucht am 28.09.2026
Kim S. Cameron, Human Resource Management | Strategies for successful organizational downsizing (1994) | https://webuser.bus.umich.edu/cameronk/PDFs/Downsizing/Strat%20Successful%20Org%20Downsizing.pdf | besucht am 28.09.2026
OECD | Quality Budget Institutions: Developments in OECD Countries (2025) | https://www.oecd.org/content/dam/oecd/en/publications/reports/2025/11/quality-budget-institutions_8db7b5ed/8e811202-en.pdf | besucht am 28.09.2026
Rechnungshof Baden-Württemberg | Denkschrift 2018 | https://rechnungshof.baden-wuerttemberg.de/veroeffentlichungen/denkschriften/denkschrift/denkschrift-2018/ | besucht am 28.09.2026
Abgeordnetenhaus Berlin | Drucksache 17/0447: Gesetz zur Auflösung des Zentralen Personalüberhangmanagements (Stellenpoolauflösungsgesetz) | https://pardok.parlament-berlin.de/starweb/adis/citat/VT/17/DruckSachen/d17-0447.pdf | besucht am 28.09.2026
Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung | Modernisierungsagenda für Staat und Verwaltung (Bund) | https://bmds.bund.de/fileadmin/BMDS/Dokumente/Modernisierungsagenda_barrierefrei.pdf | besucht am 28.09.2026
Duke University, Fuqua School of Business | Research Shows Being a Go-Getter Comes at a Cost | https://www.fuqua.duke.edu/duke-fuqua-insights/fitzsimons-go-getter | besucht am 28.09.2026
Journal of Personality and Social Psychology | Koval, vanDellen, Fitzsimons, Ranby: The Burden of Responsibility. Interpersonal Costs of High Self-Control (2015) | https://doi.org/10.1037/pspi0000015 | besucht am 28.09.2026
Harvard Business Review | Rob Cross, Reb Rebele, Adam Grant: Collaborative Overload | https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload | besucht am 28.09.2026
Gallup | Engagement Index Deutschland 2025 | https://www.gallup.com/de/472028/bericht-zum-engagement-index-deutschland.aspx | besucht am 28.09.2026
Pronova BKK | Studie: Arbeiten zwischen Burn-out und Bore-out | https://www.pronovabkk.de/unternehmen/presse/pressemitteilungen/pressemitteilungen-2024/deutschlands-arbeitnehmer-innen-zwischen-burn-out-und-bore-out.html | besucht am 28.09.2026
Next:Public | Bleibebarometer Öffentlicher Dienst | https://nextpublic.de/wp-content/uploads/2024/12/Studie_Bleibebarometer_Oeffentlicher_Dienst.pdf | besucht am 28.09.2026
Handelsblatt | Babyboomer: Im Öffentlichen Dienst werden 840.000 Fachkräfte fehlen | https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/babyboomer-im-oeffentlichen-dienst-werden-840-000-fachkraefte-fehlen-/28942072.html | besucht am 28.09.2026
ZfK | Studie: Öffentlichem Sektor könnten mehr als eine Million Fachkräfte fehlen | https://www.zfk.de/uncategorized/studie-oeffentlichem-sektor-koennten-mehr-als-eine-million-fachkraefte-fehlen | besucht am 28.09.2026
