Rowisoft bietet in seiner CRM-Software Mister James den Versand von Rechnungen als reine XRechnung an, ganz ohne PDF. Ab dem 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz im Geschäft mit anderen Firmen E-Rechnungen ausstellen, eine PDF-Datei im Mailanhang zählt dabei nicht.
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Standardmäßig hängt Mister James die XML-Datei im XRechnung-Format automatisch zusätzlich zum PDF an, der Versand ohne PDF ist eine zusätzliche Option. Eingehende XRechnungen öffnen Nutzer im integrierten Posteingang, übernehmen sie in die Ausgaben und starten von dort die Überweisung.[1]
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung liegt laut Umsatzsteuergesetz in einem strukturierten elektronischen Format vor, ein einfaches PDF fällt nicht darunter.
- Empfangen müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
- Bei ZUGFeRD-Rechnungen mit PDF-Teil entscheiden bei Abweichungen die strukturierten Daten, nicht der PDF-Teil.
- Mister James verschickt die XRechnung zusammen mit dem PDF oder auf Wunsch allein.
Warum ist ein PDF keine E-Rechnung?
Das Umsatzsteuergesetz zieht die Grenze beim Format: Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch weiterverarbeiten.[2] Ein PDF zeigt Beträge und Adressen nur fürs Auge, die Buchhaltung muss sie abtippen oder per Texterkennung herauslesen. Das Bundesfinanzministerium führt das einfache PDF deshalb ausdrücklich als sonstige Rechnung.[3]
Zwei Formate prägen den deutschen Markt. Die XRechnung besteht nur aus XML-Daten, ZUGFeRD verbindet diese Daten mit einem PDF. Beide erfüllen die gesetzlichen Vorgaben, ZUGFeRD allerdings erst ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.[3] Welches Format zu welchem Betrieb passt, zeigt unser Überblick über die E-Rechnungsformate.
Wann wird das mitgeschickte PDF zum Problem?
Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD hat sich die Rangfolge gedreht. Früher ging bei Abweichungen der Bildteil vor, seit Einführung der Pflicht entscheiden die Daten im strukturierten Teil.[3] Der Blick ins PDF zeigt also womöglich nicht, was steuerlich gilt.
Rowisoft zieht daraus den Schluss, das zweite Dokument wegzulassen: Ohne PDF kann laut Anbieter weder die Ansicht den Daten widersprechen noch ein PDF andere Bankdaten zeigen als die XML-Datei, die das Banking-Programm verarbeitet.[1] Eine XML-Datei ist allerdings ohne passendes Programm kaum lesbar. Für Geschäftspartner ohne solche Software bleibt das zusätzliche PDF der bequemere Weg.
Bei der E-Rechnung zählt, was die Software liest, nicht das, was der Mensch im PDF sieht.
Michael Dobler, Herausgeber Dr. Web
Was als E-Rechnung zählt
Was sollten Unternehmen jetzt klären?
Die Übergangsfristen enden gestaffelt. Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier und mit Zustimmung des Empfängers auch ein PDF noch erlaubt, für Umsätze im Jahr 2027 nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz.[4] Ausgenommen bleiben Kleinbeträge bis 250 € brutto, Fahrausweise und Kleinunternehmer.[3]
- Prüfen Sie, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt.
- Klären Sie, ob Ihr System wirklich XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Profil erzeugt und nicht nur ein PDF verschickt.
- Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, ob sie reine XML-Rechnungen verarbeiten können.
- Anbieter und Funktionen stehen in unserem Vergleich der E-Rechnungssoftware, CRM-Systeme mit Rechnungsfunktion im CRM-Vergleich.
Quellen
4 Quellen anzeigenQuellen ausblenden
- RowisoftE-Rechnung mit XRechnung, ganz einfach, abgerufen am 9. November 2026
- Bundesministerium der Justiz§ 14 Umsatzsteuergesetz, abgerufen am 9. November 2026
- BundesfinanzministeriumFragen und Antworten zur E-Rechnung, abgerufen am 9. November 2026
- Bundesministerium der Justiz§ 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz, abgerufen am 9. November 2026
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