Den Kassenbon aus Papier will die Bundesregierung zum 1. Januar 2028 abschaffen, eine Belegpflicht für jeden Verkauf bleibt trotzdem. Unter dem Strich spart die Wirtschaft laut Gesetzentwurf des Bundesfinanzministeriums rund 106 Millionen Euro im Jahr. Zugleich müssen rund 114.800 offene Ladenkassen elektronischen Kassen weichen. Das Bäckerhandwerk erwartet für viele Betriebe Mehrkosten.
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Der digitale Kassenbon spart nach Rechnung des Bundesfinanzministeriums (BMF) pro Kasse 65,61 Euro im Jahr. Die Summe ergibt sich aus dem Bonpapier, das wegfällt, sobald der Drucker nicht mehr bei jeder Brezel anspringt. Das Bundeskabinett beschloss den Entwurf am 23. September, im selben Paket steckt eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Umsatz.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab dem 1. Januar 2028 stellen Betriebe jeden Beleg elektronisch bereit, etwa per QR-Code am Kundendisplay. Ein Papierbeleg kommt nur noch auf ausdrücklichen Wunsch aus dem Drucker.
- Bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr wird eine elektronische Kasse mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung Pflicht, außer bei weniger als 12.000 Euro Barumsatz.
- Das BMF beziffert die Entlastung der Wirtschaft auf netto 106,2 Millionen Euro pro Jahr, die Umstellung kostet einmalig rund 98,7 Millionen Euro.
- Bundesrat und Bundestag beraten den Regierungsentwurf erst noch, der Bundesrat muss zustimmen.
Was ändert der Entwurf an der Kasse?
Das Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen ändert vor allem die Abgabenordnung. Aus der Belegausgabepflicht von 2020 wird eine Belegbereitstellungspflicht: Der Betrieb stellt jedem Kunden einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung. Den Weg wählt der Händler selbst, zulässig sind laut Begründung ein QR-Code auf dem Kassenbildschirm, ein Download-Link, NFC, E-Mail oder ein Kundenkonto.[1] Annehmen muss der Kunde den Beleg nicht. Sein Anspruch auf eine Quittung aus Papier nach § 368 BGB bleibt bestehen. Kassen mit Waagenfunktion, die unter das Eichrecht fallen, dürfen bis Ende 2032 weiter Papier drucken.
Neu ist die Kassenpflicht im künftigen § 146b AO. Gewerbetreibende, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden. Ausgenommen sind Betriebe, deren Bareinnahmen unter 12.000 Euro im Jahr liegen. Maßgeblich für den Start ist der Umsatz 2026: Überschreitet ein Betrieb darin die Grenze, braucht er die Kasse ab dem 1. Januar 2028. Weitere Ausnahmen regelt das BMF später per Rechtsverordnung, Finanzämter können im Einzelfall widerruflich befreien. Den gewerbsmäßigen Handel mit Manipulationssoftware und deren Einsatz macht der Entwurf zur Steuerstraftat.
Woher stammen die 106 Millionen Euro?
Nach einer Nachmessung des Statistischen Bundesamts kostet das Bonpapier heute 65,65 Euro pro Kasse und Jahr, digitale Belege schlagen für Speicher und Datenverkehr mit 4 Cent pro Kasse zu Buche. Bei 2.206.500 Kassen in Deutschland ergibt die Differenz rund 145 Millionen Euro Entlastung jährlich, umgerechnet knapp 5,50 Euro pro Kasse und Monat.[1]
Die neuen Pflichten schmälern diese Ersparnis. Die rund 114.800 zusätzlichen Kassen kosten einmalig 63,7 Millionen Euro und danach 30,3 Millionen Euro im Jahr für TSE-Lizenzen, Wartung und Cloud-Abos. Für den Wechsel der Sicherheitseinrichtung führt der Entwurf eine Meldung ans Finanzamt binnen eines Monats ein, das BMF veranschlagt dafür 8,5 Millionen Euro jährlich. Für rund 30.000 Mietwagen und Fahrzeuge von Fahrdiensten schreibt der Entwurf ab 2029 digitale Wegstreckenzähler vor, deren Anschaffung einmalig rund 21 Millionen Euro kostet. Netto bleiben 106,2 Millionen Euro Entlastung, auf die Länder entfallen einmalig 557.000 Euro für ihre IT.
Die Bürokratiekosten aus Informationspflichten sinken laut Entwurf um 139 Millionen Euro im Jahr. Zum Vergleich: Bei diesen Kosten hat die Bundesregierung laut ihrem Zwischenbericht vom Mittwoch bisher erst 232 Millionen Euro eingespart. Wie bei der E-Rechnung ersetzt der Gesetzgeber damit Papier durch ein Datenformat, ohne die Pflicht selbst aufzugeben.
Warum sehen Bäcker in der Entlastung eine Verschärfung?
Der Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks hält den Unterschied zwischen alter und neuer Pflicht in seiner Stellungnahme zum Referentenentwurf für „allenfalls sprachlicher Art“.[2] Bisher durfte eine Bäckerei den Bon einfach drucken. Künftig muss jede Theke einen digitalen Beleg anbieten, in der Praxis per QR-Code auf einem Kundendisplay. Viele Betriebe hätten diese Bildschirme bisher gescheut, weil kaum ein Kunde den Bon herunterladen wolle, schreibt der Verband. Das BMF rechnet dagegen nicht mit nennenswert vielen Neuanschaffungen, weil moderne Kassen meist schon ein Kundendisplay hätten. Als Umstellungsaufwand erfasst der Entwurf nur rund 14 Millionen Euro Programmierkosten der Kassenhersteller. Ob die Hersteller diese Kosten an ihre Kunden weitergeben, kann das Ministerium nach eigener Angabe nicht einschätzen.
Der Bund der Steuerzahler stellt die Belegpflicht grundsätzlich infrage. Die TSE zeichne jeden Verkauf auf, auch ohne Beleg in Kundenhand.[3] Der Verband erinnert an den Regierungsentwurf von 2016, der einen Beleg nur auf Verlangen des Kunden vorsah. Für ihre Stellungnahmen zum Referentenentwurf hatten die Verbände fünf Tage Zeit, mitten in den Sommerferien. Im Koalitionsvertrag hatten Union und SPD versprochen, die Bonpflicht abzuschaffen.
Das Ministerium begründet den Entwurf mit dem Steuervollzug. Offene Ladenkassen ohne elektronische Aufzeichnung erleichtern in bargeldintensiven Branchen, Umsätze nicht vollständig zu erklären. Eine Kasse mit TSE sichert jede Buchung kryptografisch ab, der Beleg macht sichtbar, ob ein Verkauf über die Kasse lief. Eine Alternative sieht das BMF nicht. Fünf Jahre nach dem Start will das Ministerium Kosten und Wirkung evaluieren, dabei kommt auch eine allgemeine Kassenpflicht auf den Prüfstand.[1]
Der Bund tauscht das Papier gegen einen QR-Code und behält die Pflicht. Sparen werden vor allem Betriebe, deren Kasse den Code schon anzeigen kann.
Michael Dobler, Herausgeber Dr. Web
Was sollten Betriebe jetzt prüfen?
Noch ist der Entwurf kein Gesetz. Als Nächstes berät der Bundesrat im ersten Durchgang, danach der Bundestag. Am Ende muss die Länderkammer zustimmen. Schwellenwerte und Fristen können sich bis dahin ändern. Offen sind auch die Ausnahmen von der Kassenpflicht, die das BMF erst per Verordnung festlegen will. Der Bäckerverband will solche Ausnahmen etwa für Verkaufswagen und Marktstände schon im Gesetz festschreiben lassen.
Betriebe mit offener Ladenkasse sollten ihren Umsatz 2026 im Blick behalten: Liegt er über 100.000 Euro und erreichen die Bareinnahmen mindestens 12.000 Euro, beginnt die Kassenpflicht nach heutigem Stand am 1. Januar 2028. Für bestehende Kassen lohnt die Frage an den Anbieter, ob das System Belege per QR-Code ausgeben kann und was ein Kundendisplay kostet. Einen Überblick über die Programme, in denen die Kassendaten später landen, bietet unser Vergleich von Buchhaltungssoftware.
Quellen
[1] Bundesministerium der Finanzen: „Gesetzentwurf der Bundesregierung: Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“ (Kabinettsbeschluss 23.09.2026)
[2] Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks: „Stellungnahme zum Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht“ (13.08.2026)
[3] Bund der Steuerzahler Deutschland: „Stellungnahme zum Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht“ (August 2026)
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