E-Rechnungssoftware Vergleich
2026
Das sind die besten 84 Anbieter.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 beginnt gestaffelt die Pflicht, sie auch selbst zu versenden. Wir haben 84 Anbieter von E-Rechnungssoftware geprüft.
BillingEngine
GoBD & DSGVO-konform 
XRechnung & ZUGFeRD 
Server in Deutschland BillingEngine ist eine Cloud-Rechnungssoftware aus Deutschland, die jede Rechnung automatisch als E-Rechnung nach EN 16931 ausstellt. Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen erzeugen damit die Formate XRechnung und ZUGFeRD, empfangen eingehende E-Rechnungen in allen Tarifen unbegrenzt und kostenlos und archivieren GoBD-konform auf Servern in Deutschland.
billingengine.com
billingengine.com Betreiber ist das Team von DesignBits, das die Software seit über zehn Jahren gemeinsam mit den Nutzern weiterentwickelt. Für den Empfang steht in jedem Tarif ein eigenes Postfach bereit, über das sich eingehende E-Rechnungen unbegrenzt und kostenfrei annehmen lassen. Beim Ausstellen bringt die Software jede Rechnung ohne Zusatzschritt in die Formate XRechnung und ZUGFeRD, sodass Empfänger in Verwaltung und Wirtschaft sie direkt weiterverarbeiten. Überfällige Posten behalten Sie vom freundlichen Hinweis bis zur dritten Mahnung im Blick.
Belege liest eine KI-gestützte Erfassung per OCR aus und ordnet Betrag, Datum, Steuersatz und Lieferant automatisch zu. Für die Steuerkanzlei gibt es einen eigenen Zugang samt DATEV-Export, dazu Ausgaben nach CSV, XLS, XML und PDF. Der Free-Tarif bleibt dauerhaft gratis und deckt drei Rechnungen, Angebote und Belege pro Monat ab; wer mehr braucht, zahlt im Basic-Tarif 7,50 und im Premium-Tarif 15 Euro netto pro Monat, bei jährlicher Zahlung 6 bzw. 12 Euro.
GoBD-konforme Archivierung und DSGVO-konforme Verarbeitung gehören in jedem Tarif zum Standard, die Daten liegen dabei verschlüsselt vor. In öffentlichen Bewertungen erreicht der Anbieter 4,9 von 5 Sternen bei Google und Trustpilot sowie 4,8 bei OMR Reviews, gestützt auf mehr als 240 Rezensionen.
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SAP-zertifiziert 
Seit 2009 am Markt 
Was ist E-Rechnungssoftware, und brauchen Sie wirklich eine?
E-Rechnungssoftware erzeugt, versendet, empfängt, prüft und archiviert Rechnungen als strukturierten Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Vorgeschrieben ist das Format der Rechnung, nicht ein bestimmtes Produkt. Wer wenige Belege im Jahr schreibt, kommt mit einem kostenfreien Erzeuger und einem Viewer aus. Ab Volumen, Freigabeprozessen und Behördenkunden trägt eine durchgängige Lösung den Prozess deutlich verlässlicher.
Der Begriff selbst ist seit 2025 eng gefasst. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und sich elektronisch verarbeiten lassen. Maßgeblich dafür ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes, der auf das semantische Datenmodell der europäischen Norm EN 16931 verweist. Diese Norm hat das europäische Normungsgremium CEN erarbeitet. Sie beschreibt, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie diese Angaben benannt und zueinander in Beziehung gesetzt werden.
Alles andere heißt seitdem „sonstige Rechnung“. Dazu zählen die Papierrechnung ebenso wie das klassische PDF im Mailanhang, denn ein PDF transportiert ein Bild der Rechnung, keine auswertbaren Datenfelder. Genau an dieser Stelle entsteht im Alltag die meiste Verwirrung: Digital verschickt und elektronisch im Sinne des Gesetzes sind zwei verschiedene Dinge. Das Hybridformat ZUGFeRD löst den Widerspruch auf, weil dort die strukturierte Datei im PDF steckt und beide Welten dieselbe Rechnung zeigen.
Was übernimmt eine Software davon konkret? Fünf Aufgaben lassen sich unterscheiden. Sie erzeugt den Datensatz aus Ihren Auftrags- und Kundendaten, sie übergibt ihn auf dem Weg, den der Empfänger akzeptiert, sie nimmt eingehende Rechnungen an und macht sie lesbar, sie prüft jeden Datensatz gegen die geltenden Regelwerke, und sie legt das Original unveränderbar ab. Je nach Anbieter deckt ein Produkt alle fünf Aufgaben ab oder spezialisiert sich auf eine davon.
Gegen eine eigene Software spricht weniger, als viele erwarten. Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben zur elektronischen Rechnung ausdrücklich festgehalten, dass für den Empfang ein E-Mail-Postfach genügt. Niemand muss also ein Portal kaufen, nur um Rechnungen entgegenzunehmen. Sobald Sie die empfangenen Dateien aber lesen, buchen und über Jahre im Originalformat aufbewahren wollen, brauchen Sie ein Werkzeug dafür. Der folgende Test sortiert, ob Ihr Fall in diese Kategorie fällt.
- Volumen: Sie schreiben mehr als eine Handvoll Ausgangsrechnungen im Monat, und jede einzelne von Hand aufzubereiten kostet spürbar Zeit.
- Eingang: Lieferanten schicken bereits strukturierte Rechnungen, und im Haus fehlt ein Werkzeug, das diese Dateien anzeigt und verbucht.
- Formate: Ihre Kunden verlangen unterschiedliche Formate, von der XRechnung für Behörden bis zu ZUGFeRD für den Mittelstand.
- Freigabe: Eingangsrechnungen laufen über mehrere Stationen, und niemand sieht auf einen Blick, wo ein Beleg gerade liegt.
- Schnittstellen: Buchhaltung, Steuerberatung, Warenwirtschaft oder Shop sollen dieselben Rechnungsdaten nutzen, ohne dass jemand sie zweimal erfasst.
- Archiv: Für die strukturierten Originaldateien fehlt bisher eine unveränderbare Ablage samt Verfahrensdokumentation.
- Frist: Ihr Umsatz liegt über 800.000 Euro, damit greift die Versandpflicht für inländische B2B-Rechnungen bereits zum 1. Januar 2027.
Muss jetzt jedes Unternehmen sofort investieren? Nein. Wer im Jahr zwanzig Rechnungen schreibt und kaum strukturierte Belege erhält, kommt mit einem kostenfreien Erzeuger, einem Viewer und einer sauberen Ablage über die Runden. Treffen jedoch drei oder mehr Punkte zu, kostet das Behelfen mit E-Mail-Postfach und Tabelle mehr als eine passende Software: durch doppelte Erfassung, verpasste Skonti und Belege, die im Ernstfall nicht im Originalformat vorliegen.
Diese sieben Probleme löst eine E-Rechnungssoftware
Der Nutzen einer E-Rechnungssoftware zeigt sich selten beim Schreiben der Rechnung, sondern in den Schritten davor und danach: beim Lesen fremder Datensätze, beim Freigeben, beim Prüfen und beim Aufbewahren. Sieben Schmerzpunkte tauchen im Alltag immer wieder auf, und an ihnen lässt sich am ehesten messen, ob sich eine Anschaffung lohnt.
Der häufigste Stolperstein kommt aus dem Posteingang. Eine XRechnung besteht aus reinem Datenmaterial und zeigt im Browser eine Zeichenwüste statt einer Rechnung. Ohne Viewer bleibt selbst die Frage offen, welcher Betrag überhaupt fällig wird. Sobald mehrere Lieferanten umstellen, wächst dieser Stapel schneller, als eine Behelfslösung ihn abarbeitet.
Fast ebenso teuer ist die Handarbeit auf der anderen Seite. Wer Beträge, Steuersätze und Bankverbindungen aus einem Dokument in die Buchhaltung überträgt, verliert Zeit und produziert früher oder später einen Zahlendreher. Strukturierte Daten wandern dagegen ohne Zwischenschritt in die Buchung, und die Prüfung beschränkt sich auf Plausibilität statt auf Tippfehler.
Dazu kommen die organisatorischen Löcher. Belege liegen in persönlichen Postfächern, bis das Skonto verfallen ist. Kunden verlangen unterschiedliche Formate und Übertragungswege, und die öffentliche Hand erwartet zusätzlich ihre Leitweg-ID. Fehler im Datensatz fallen erst beim Empfänger auf, wodurch sich Zahlungen verzögern. Und die Archivierung im Originalformat rutscht durch, weil im Ordner nur das Ansichts-PDF landet. Jeder dieser Punkte lässt sich mit Disziplin auch ohne Software beherrschen. Alle sieben gleichzeitig eher nicht.
Eine XRechnung öffnet im Browser als Zeichenwüste. Eine E-Rechnungssoftware stellt denselben Datensatz als lesbares Rechnungsbild dar und übernimmt Beträge, Steuersätze und Bankdaten gleich in die Buchhaltung.
Wer Rechnungsdaten aus einem Dokument in die Buchhaltung überträgt, verliert Minuten pro Beleg und riskiert Fehler bei Beträgen und Kontonummern. Strukturierte Daten wandern ohne Zwischenschritt in die Buchung.
Belege liegen in persönlichen Postfächern, bis die Zahlungsfrist verstrichen ist. Ein zentraler Rechnungseingang mit Fristenüberwachung macht sichtbar, welcher Beleg wann fällig wird und welches Skonto noch erreichbar bleibt.
Jeder Kunde wünscht sich etwas anderes, und der Behördenkunde besteht auf seinem eigenen Weg. Eine Software hält die gängigen Formate und Übertragungswege parallel vor und wählt je Empfänger das passende aus.
Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmt die Struktur nicht, weist der Empfänger die Rechnung zurück. Eine Validierung vor dem Versand prüft den Datensatz gegen die geltenden Regeln und meldet Lücken, bevor die Rechnung das Haus verlässt.
Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes Ansichts-PDF ersetzt die strukturierte Originaldatei nicht. Eine Software legt den Originaldatensatz unveränderbar ab und protokolliert jeden Zugriff nachvollziehbar.
Öffentliche Auftraggeber erwarten die Leitweg-ID und den Eingang über ein Portal oder das Peppol-Netz. Eine Software verwaltet diese Kennungen am Kundenstamm und übergibt die Rechnung direkt an den richtigen Kanal.
Welche Arten von E-Rechnungssoftware gibt es?
Hinter dem Begriff E-Rechnungssoftware stecken sieben sehr unterschiedliche Produktgruppen, von der Rechnungssoftware für Selbstständige bis zum zertifizierten Zugangspunkt im Peppol-Netz. Wer die Gruppen auseinanderhält, spart sich Vergleiche zwischen Produkten, die gar nicht dieselbe Aufgabe erfüllen.
Zuerst lohnt ein Blick auf die Formate, denn sie erklären einen Teil der Vielfalt. XRechnung ist eine reine Datendatei und in Deutschland der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Herausgeberin ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards, die den Standard pflegt und ein kostenfreies Prüfwerkzeug bereitstellt. ZUGFeRD und das französische Gegenstück Factur-X packen dieselben Daten zusätzlich in ein sichtbares PDF. Peppol ist kein Format, sondern ein Netz mit festen Regeln, über das Unternehmen und Behörden Dokumente austauschen. In Österreich kommt ebInterface dazu, und Rechnungen an den Bund laufen über das Unternehmensserviceportal, wie die Wirtschaftskammer Österreich in ihren Informationen zur E-Rechnung beschreibt. In der Schweiz prägen eBill und die QR-Rechnung den Alltag.
Entlang dieser Landschaft sortieren sich die Produktgruppen. Cloud-Rechnungssoftware bedient Selbstständige und kleine Betriebe. ERP- und Warenwirtschaftssysteme hängen die Rechnung an Auftrag und Lieferung. Kanzleiplattformen verbinden Beleg und Buchführung mit der Steuerberatung. Lösungen für den Rechnungseingang kümmern sich um Auslesen, Freigeben und Buchen. Netzwerkdienstleister transportieren, Konverter und Validatoren erledigen Einzelaufgaben, und länderspezifische Portale decken den Weg zu Behörden und Banken ab. Für Häuser, die im SAP-Umfeld arbeiten, lohnt zusätzlich der Blick in unseren SAP E-Rechnung Vergleich, der genau diese Systemwelt vertieft.
Die eigentliche Richtungsentscheidung fällt darunter: alles aus einer Hand oder einzelne Bausteine an einem bestehenden System. Beide Wege funktionieren, und beide haben ihren Preis. Die Gegenüberstellung zeigt, welcher Weg zu welcher Ausgangslage passt.
Der Einstieg für Selbstständige und kleine Betriebe: Angebot, Rechnung, Mahnwesen und Belegablage in einem Konto, dazu XRechnung und ZUGFeRD im Versand. Der Funktionsumfang endet meist dort, wo Freigabeketten und Sonderformate beginnen.
Die E-Rechnung hängt am Auftrag, an der Lieferung und am Lager. Diese Systeme spielen ihre Stärke aus, wenn Stammdaten, Nummernkreise und Preise ohnehin schon dort liegen, verlangen aber Einführungsaufwand und meist Partnerbegleitung.
Belege und Buchungen laufen im selben Datenraum wie die Jahresabschlussarbeit der Steuerberatung. Wer eng mit seiner Kanzlei arbeitet, spart sich Exporte und Formatabstimmungen, bindet sich dafür an deren Systemwelt.
Hier steht der eingehende Beleg im Mittelpunkt: Auslesen, Prüfen, Freigeben, Buchen, Archivieren. Solche Lösungen lohnen sich ab einigen hundert Eingangsrechnungen im Monat und dort, wo mehrere Personen freigeben müssen.
Diese Anbieter transportieren Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Ländern, oft als zertifizierter Zugangspunkt im Peppol-Netz. Sie ersetzen keine Buchhaltung, sondern hängen sich als Transportschicht an ein vorhandenes System.
Kleine Werkzeuge für eine einzelne Aufgabe: eine XML-Datei anzeigen, ein Format ins andere wandeln, einen Datensatz gegen die Prüfregeln laufen lassen. Viele davon sind quelloffen oder kostenfrei und ergänzen eine bestehende Lösung.
Österreich rechnet gegenüber dem Bund über das Unternehmensserviceportal mit ebInterface oder Peppol ab, in der Schweiz läuft ein großer Teil des Rechnungsverkehrs über eBill und die QR-Rechnung. Wer über die Grenze fakturiert, braucht diese Kanäle zusätzlich.
- Ein Vertrag, ein Login, ein Ansprechpartner für den gesamten Rechnungsweg
- Formate und Übertragungswege pflegt der Anbieter im Standard nach
- Schnell startklar, weil Stammdaten und Belege bereits im System liegen
- Grenzen bei Sonderformaten, Massenverarbeitung und tiefer ERP-Logik
- Wechsel später aufwendig, weil Daten und Archiv am Anbieter hängen
- Das eingeführte ERP oder die Warenwirtschaft bleibt führend im Prozess
- Jede Schicht lässt sich einzeln tauschen, etwa der Zugang zum Peppol-Netz
- Stark bei hohem Volumen, Sonderformaten und internationalen Empfängern
- Mehr Verträge, mehr Schnittstellen, mehr Abstimmung im Fehlerfall
- Verantwortung für Validierung und Archiv verteilt sich auf mehrere Häuser
2026
Whitepaper:
E-Rechnung im Unternehmen 2026
Der Leitfaden für Entscheider: Fristenplan bis 2028, Formatkunde von XRechnung bis Peppol, acht Auswahlkriterien mit Prüflisten, ein Einführungsfahrplan in sechs Phasen sowie Preisspannen und versteckte Kosten aus der Marktsichtung von 83 Anbietern.
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen
Acht Kriterien entscheiden darüber, ob eine E-Rechnungssoftware im Alltag trägt: Formatabdeckung, beide Rechnungsrichtungen, Übertragungswege, Validierung, Archivierung, Schnittstellen, Datenschutz und das Preismodell. Funktionslisten auf Anbieterseiten beantworten davon höchstens die Hälfte, der Rest zeigt sich erst im Test.
Am wichtigsten ist die Frage nach der Richtung. Viele Werkzeuge erzeugen saubere Ausgangsrechnungen und lassen den Eingang unbearbeitet, obwohl genau dort die Pflicht ohne Übergangsfrist gilt. Prüfen Sie deshalb an einer echten Datei, wie ein eingehender Datensatz im System aussieht, wie viele Klicks bis zur Buchung nötig bleiben und ob das Original erhalten bleibt.
Der zweite blinde Fleck betrifft die Wege. Ein Datensatz allein erreicht niemanden. Klären Sie, ob der Anbieter einen eigenen Zugang zum Peppol-Netz betreibt oder einen Partner einbindet, wie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber übergeben werden und was passiert, wenn ein Kunde in Österreich oder der Schweiz sitzt. Diese Angaben stehen selten im Tarifvergleich und gehören ins Gespräch vor der Unterschrift.
Drittens zählt, was nach dem Versand kommt. Eine Validierung vor dem Absenden fängt Formfehler im eigenen Haus ab, statt sie beim Empfänger sichtbar werden zu lassen. Und die Archivierung betrifft den strukturierten Datensatz selbst, nicht seinen Ausdruck. Lassen Sie sich zeigen, wie der Anbieter Unveränderbarkeit herstellt und wie ein vollständiger Export aussieht, falls Sie das System eines Tages wechseln. Die acht Kriterien im Detail, jeweils mit Prüfliste und Praxistipp:
Die Software sollte die gängigen Formate nach EN 16931 lesen und schreiben, nicht nur erzeugen. Fragen Sie nach der jeweils unterstützten Version und danach, wie schnell der Anbieter nach einer Normfortschreibung nachzieht.
Viele Werkzeuge erzeugen saubere Ausgangsrechnungen und lassen den Eingang links liegen. Da die Empfangspflicht seit 2025 ohne Übergangsfrist gilt, gehört ein Viewer für eingehende Dateien samt Übernahme in die Buchhaltung zum Pflichtprogramm.
Der Datensatz allein nützt wenig, wenn der Weg zum Empfänger fehlt. Klären Sie, ob der Anbieter einen eigenen Peppol-Zugang mitbringt oder einen Partner einbindet, und ob Behördenportale sowie österreichische und schweizerische Kanäle bedient werden.
Eine gute Lösung prüft jeden Datensatz gegen die geltenden Prüfregeln und meldet fehlende Pflichtangaben im Klartext. Wo diese Prüfung fehlt, merken Sie Formfehler erst, wenn der Empfänger die Rechnung zurückweist.
Aufbewahrt gehört der strukturierte Datensatz selbst, nicht sein Ausdruck. Prüfen Sie, wie der Anbieter Unveränderbarkeit sicherstellt, wie lange er Daten vorhält und ob Sie beim Wechsel alles vollständig herausbekommen.
Der Nutzen entsteht dort, wo Rechnungsdaten ohne zweite Erfassung weiterlaufen. Achten Sie auf einen Export für Ihre Steuerberatung, auf eine dokumentierte Programmierschnittstelle und auf fertige Anbindungen an die Systeme, die Sie ohnehin nutzen.
Rechnungsdaten enthalten Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Angaben. Klären Sie Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung, Verschlüsselung und die vereinbarte Verfügbarkeit.
Monatspreis, Nutzerzahl, Belegkontingent und Transaktionspreis ergeben zusammen die tatsächlichen Kosten. Rechnen Sie mit Ihrem echten Volumen und mit dem Wachstum der nächsten zwei Jahre, nicht mit dem Einstiegspreis der Startseite.
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Wie Sie eine E-Rechnungssoftware erfolgreich einführen
Eine geordnete Einführung braucht drei bis fünf Monate und läuft in sechs Phasen ab: Bestandsaufnahme, Auswahl, Einrichtung, Pilotbetrieb, Rollout und Regelbetrieb. Der Aufwand verteilt sich dabei anders, als viele erwarten: Die Software ist schnell eingerichtet, die Stammdaten und die Abstimmung mit Kunden und Lieferanten kosten die Zeit.
Am Anfang steht das Zählen. Wie viele Rechnungen gehen raus, wie viele kommen herein, wer sind die Empfänger, und welche Systeme laufen bereits? Aus diesen Zahlen ergibt sich fast von selbst, welche Produktgruppe überhaupt infrage kommt. Industrie- und Handelskammern bieten dafür Checklisten und Informationsveranstaltungen an, die den ersten Überblick erleichtern.
In der Auswahlphase zahlt sich Testen gegen echte Daten aus. Erzeugen Sie eine Rechnung für einen realen Kunden, öffnen Sie die Datei in einem fremden Viewer und lassen Sie sie durch ein unabhängiges Prüfwerkzeug laufen. So merken Sie früh, ob Formatangaben im Prospekt und Ergebnis in der Praxis zusammenpassen.
Die Einrichtung entscheidet später über die Fehlerquote. Firmenstammdaten, Steuernummern, Nummernkreise und die Kennungen der Behördenkunden gehören vollständig gepflegt, bevor der erste Beleg das Haus verlässt. Wer mit dem Peppol-Netz arbeitet, plant die Registrierung mit Vorlauf ein.
Danach folgt der Weg vom Pilotbetrieb in den Alltag. Fünf bis zehn Kunden machen den Anfang, zwei Lieferanten liefern die ersten strukturierten Eingangsrechnungen, und jede Fehlermeldung landet in einer Liste. Erst wenn diese Liste leer bleibt, geht der Rollout an alle. Im Regelbetrieb bleiben zwei Kennzahlen im Blick: die Fehlerquote in der Validierung und die Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Freigabe.
Bestandsaufnahme
Zuerst zählen Sie, worum es tatsächlich geht: Rechnungen im Ausgang, Belege im Eingang, Empfängergruppen, vorhandene Systeme und die Frage, wer heute welchen Schritt macht.
Anforderungen und Auswahl
Aus der Bestandsaufnahme entsteht eine kurze Anforderungsliste. Damit testen Sie zwei bis drei Kandidaten mit echten Kundendaten, statt sich auf Funktionslisten zu verlassen.
Einrichtung
Jetzt kommen die Details, an denen später die Validierung scheitert: Stammdaten, Steuernummern, Nummernkreise und die Kennungen Ihrer Behördenkunden.
Pilotbetrieb
Ein kleiner Kreis von Kunden und Lieferanten macht den Anfang. So fallen Fehler auf, solange sie noch wenige Belege betreffen.
Rollout
Der Pilotbetrieb wird zum Regelfall. Dazu gehört die Information an Kunden und Lieferanten ebenso wie ein Eingangsworkflow, der ohne Zuruf funktioniert.
Regelbetrieb und Nachschärfen
Im Betrieb zählt die Fehlerquote. Wer sie im Blick behält, geht dem nächsten Fristenschritt entspannt entgegen und merkt früh, wenn eine Formatversion nachgezogen werden muss.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
Die teuersten Fehler bei der E-Rechnung entstehen nicht in der Software, sondern im Denken darüber: Wer nur den Versand plant, das PDF für eine E-Rechnung hält oder die Übergangsfrist als Freifahrschein liest, zahlt später doppelt. Sieben Muster tauchen in der Praxis besonders oft auf.
Das erste betrifft die Richtung. Die Aufmerksamkeit liegt auf der eigenen Ausgangsrechnung, während strukturierte Belege von Lieferanten längst im Postfach liegen. Das Bundesministerium der Finanzen hat für den Empfang bewusst keine Übergangsfrist vorgesehen, und Lieferanten dürfen ab ihrem Stichtag ohne Rückfrage strukturiert fakturieren. Wer den Eingang zuletzt angeht, bearbeitet ihn unter Zeitdruck.
Das zweite Muster ist begrifflicher Natur. Ein PDF per Mail wirkt digital, erfüllt aber die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. Wer sich darauf verlässt, verschickt ab dem eigenen Stichtag formal fehlerhafte Rechnungen, und der Empfänger hat gute Gründe, sie zurückzuweisen.
Die übrigen Muster hängen zusammen: fehlende Validierung, ungepflegte Stammdaten, nur archivierte Sichtformate und ein Prozess, für den sich niemand zuständig fühlt. Jeder dieser Punkte lässt sich mit wenig Aufwand abstellen, solange die Umstellung nicht auf den letzten Monat vor dem Stichtag fällt. Die Übersicht nennt zu jedem Fehler die passende Gegenmaßnahme.
Die Aufmerksamkeit liegt auf der eigenen Ausgangsrechnung, während strukturierte Belege von Lieferanten längst im Postfach liegen und niemand sie öffnen kann.
Ein PDF per E-Mail fühlt sich digital an, erfüllt aber die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht, weil die Daten nicht strukturiert vorliegen.
Wer die Umstellung auf den Dezember vor dem Stichtag schiebt, steht mit unbereinigten Stammdaten, wartenden Anbietern und einem Jahresabschluss gleichzeitig da.
Abgelegt wird das hübsche Ansichts-PDF, während die strukturierte Originaldatei im Postfach bleibt oder nach dem Import verschwindet.
Formfehler fallen erst beim Empfänger auf. Die Rechnung kommt zurück, die Zahlung verzögert sich, und im schlimmsten Fall steht der Vorsteuerabzug im Raum.
Fehlende Steuernummern, veraltete Adressen und unbekannte Leitweg-IDs lassen die Validierung reihenweise scheitern, obwohl die Software korrekt arbeitet.
Ohne feste Zuständigkeit bleibt offen, wer Rückläufer bearbeitet, Fristen im Blick behält und neue Formatversionen einspielt.
Was kostet eine E-Rechnungssoftware wirklich?
Die Preise reichen von kostenfreien Werkzeugen über Einstiegstarife von 10 bis 40 Euro netto im Monat und Mittelstandslösungen im dreistelligen Bereich bis zu Netzwerkzugängen, die je Beleg abrechnen. Die folgenden Spannen stammen aus der Marktsichtung der 83 verglichenen Anbieter mit Stand September 2026 und sind netto zu verstehen.
Welche Stufe passt, hängt weniger am Umsatz als an drei anderen Größen: der Zahl der Belege, der Zahl der beteiligten Personen und der Frage, wie viele Systeme mitspielen sollen. Ein Einzelunternehmen mit zwanzig Rechnungen im Monat und ohne Freigabekette bleibt dauerhaft in der günstigsten Stufe. Sobald mehrere Personen freigeben und ein ERP im Spiel ist, verschiebt sich das Bild deutlich.
Der Blick auf den Monatspreis allein führt dabei zuverlässig in die Irre. Einrichtung, Datenübernahme, Konnektoren, Nutzerlizenzen, Belege über dem Kontingent, Archivspeicher, Support-Stufen und Schulung summieren sich im ersten Jahr oft auf ein Vielfaches der Abogebühr. Die Stufen und der Kasten mit den versteckten Posten zeigen, welche Größen Sie in Ihre Rechnung aufnehmen sollten.
E-Rechnung Trends 2026: Zwei Entwicklungen machen die Updatefähigkeit eines Anbieters zum eigenständigen Auswahlkriterium. Erstens bewegen sich die Normen: Das semantische Datenmodell der EN 16931 wird fortgeschrieben, und die darauf aufsetzenden Standards ziehen in ihren jeweils geltenden Fassungen nach. Für Sie zählt weniger die Versionsnummer als die Zusage, dass der Anbieter Fortschreibungen ohne Aufpreis einspielt.
Zweitens reicht der Zeitplan über die deutschen Stichtage hinaus. Die Richtlinie (EU) 2025/516, im Alltag als ViDA bekannt, sieht für innergemeinschaftliche Umsätze zwischen Unternehmen eine elektronische Rechnungsstellung mit begleitender Meldung ab dem 1. Juli 2030 vor. Wer heute auswählt, entscheidet damit auch darüber, wie entspannt dieser Schritt in vier Jahren ausfällt.
Erzeuger für einzelne Rechnungen, Viewer für eingehende Dateien und offizielle Prüfwerkzeuge kosten nichts. Für wenige Belege im Jahr reicht das, Archivierung, Workflow und Support fehlen jedoch.
Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und kleine Betriebe, meist mit ein bis drei Nutzern, Versand in den gängigen Formaten und Export an die Steuerberatung.
Eingangsworkflow mit Freigabe, Anbindung an ERP oder Warenwirtschaft, mehrere Mandanten und ein Belegkontingent im vierstelligen Bereich. Einrichtung und Schnittstellen kommen einmalig dazu.
Peppol-Zugang, EDI-Strecken und internationale Formate werden meist nach Volumen abgerechnet, oft mit Grundgebühr und Staffelpreisen. Einzelne Anbieter rechnen stattdessen anteilig am Rechnungsbetrag ab.
Der Monatspreis ist selten die ganze Rechnung. Hinzu kommen Einrichtung und Datenübernahme, ein Konnektor zum vorhandenen ERP, der Preis je zusätzlichem Nutzer, Aufschläge für Belege oberhalb des Kontingents, Speicherplatz im Archiv, höhere Support-Stufen, die Registrierung im Peppol-Netz und die Schulung im Team. Rechnen Sie diese Posten von Anfang an mit ein und vergleichen Sie die Gesamtkosten über drei Jahre statt den Einstiegspreis.
1 Was gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung? Aufklappen ↓
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2 Worin unterscheidet sich ZUGFeRD von der XRechnung? Aufklappen ↓
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3 Welche Pflicht trifft seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft? Aufklappen ↓
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4 Wofür steht Peppol im Zusammenhang mit der E-Rechnung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Welche Angabe verlangen öffentliche Auftraggeber in Deutschland zusätzlich auf der Rechnung? Aufklappen ↓
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Glossar: die wichtigsten Begriffe rund um die E-Rechnung
Fristen, Formate und Netze bringen eine eigene Sprache mit. Die folgenden Begriffe tauchen in Ausschreibungen, Anbieterprospekten und Steuerberatergesprächen immer wieder auf, hier neutral und ohne Anbieternamen erklärt.
- E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Maßgeblich ist das semantische Datenmodell der Norm EN 16931. Eine eingescannte oder als PDF verschickte Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht.
- Sonstige Rechnung
Als sonstige Rechnung gilt seit 2025 jede Rechnung, die nicht dem strukturierten Format entspricht. Dazu zählen die Papierrechnung und das klassische PDF im Mailanhang. Für den Versand einer sonstigen Rechnung im inländischen B2B-Geschäft braucht es innerhalb der Übergangsfristen die Zustimmung des Empfängers.
- EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Sie legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthält und wie diese benannt werden. Die Norm bildet die gemeinsame Grundlage, auf der Formate wie XRechnung und ZUGFeRD aufsetzen.
- XRechnung
XRechnung ist ein rein datenbasiertes Format und in Deutschland der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Herausgeberin ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards. Zum Lesen braucht es einen Viewer, weil die Datei keine Bildansicht enthält.
- ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Im sichtbaren PDF steckt zusätzlich eine strukturierte Datei mit denselben Rechnungsdaten. Empfänger ohne passende Software lesen die PDF-Ansicht, Buchhaltungssysteme übernehmen die Daten automatisch. Das Format kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang.
- Factur-X
Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und technisch weitgehend deckungsgleich. Beide Formate sind aus einer gemeinsamen deutsch-französischen Abstimmung hervorgegangen. Für grenzüberschreitende Rechnungen nach Frankreich ist Factur-X die gängige Wahl.
- Hybridformat
Ein Hybridformat vereint eine für Menschen lesbare Ansicht und einen maschinenlesbaren Datensatz in einer Datei. Der sichtbare Teil dient der Kontrolle, der strukturierte Teil der Verarbeitung. Bei Abweichungen zwischen beiden Teilen ist der strukturierte Datensatz maßgeblich.
- XML
XML ist eine Auszeichnungssprache, mit der sich Daten in benannten Feldern ablegen lassen. E-Rechnungen nutzen sie, damit jede Angabe eindeutig zugeordnet bleibt. Geöffnet im Browser wirkt eine solche Datei unübersichtlich, für Software ist sie dagegen eindeutig lesbar.
- CIUS
Eine CIUS ist eine nationale oder branchenspezifische Verschärfung der Norm EN 16931. Sie schränkt zulässige Werte weiter ein oder macht zusätzliche Felder verpflichtend, ohne die Norm zu verlassen. XRechnung ist die bekannteste Ausprägung im deutschen Raum.
- Peppol
Peppol ist ein internationales Netzwerk mit festen Regeln für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Teilnehmer erreichen einander über Zugangspunkte, ähnlich wie Telefonanschlüsse über Netzbetreiber. Viele europäische Behörden nehmen Rechnungen über diesen Weg entgegen.
- Peppol-Access-Point
Ein Peppol-Access-Point ist ein zertifizierter Dienstleister, der Dokumente in das Netzwerk einspeist und daraus entgegennimmt. Unternehmen brauchen keinen eigenen Zugang, sondern buchen ihn bei einem solchen Anbieter. Die Registrierung erzeugt eine eindeutige Empfängerkennung.
- Leitweg-ID
Die Leitweg-ID adressiert innerhalb der öffentlichen Verwaltung die genaue Stelle, die eine Rechnung erhalten soll. Sie wird mit dem Auftrag mitgeteilt und gehört in die Rechnung. Fehlt die Kennung, weisen Portale die Rechnung in der Regel zurück.
- Validierung
Bei der Validierung prüft eine Software den Rechnungsdatensatz gegen die geltenden Regelwerke, bevor er das Haus verlässt. Gemeldet werden fehlende Pflichtangaben, unzulässige Werte und strukturelle Fehler. Offizielle Prüfwerkzeuge stehen für die gängigen Formate kostenfrei bereit.
- EDI
EDI steht für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen auf Basis vereinbarter Nachrichtenformate. Neben Rechnungen laufen darüber auch Bestellungen und Lieferscheine. In Handel und Industrie sind solche Strecken seit Jahrzehnten im Einsatz und bestehen neben der E-Rechnung fort.
- ebInterface
ebInterface ist der österreichische Standard für elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Wirtschaftskammer Österreich. Rechnungen an den Bund laufen über das Unternehmensserviceportal, wahlweise in diesem Format oder über Peppol. Für Geschäfte in Österreich gehört der Standard zur Auswahlprüfung.
- eBill
eBill ist der Schweizer Kanal, über den Rechnungen direkt in das Online-Banking der Empfänger gelangen. Verbreitet ist er vor allem im Geschäft mit Privatkunden. Daneben prägt die QR-Rechnung den Schweizer Zahlungsverkehr, und im Geschäft mit dem Bund kommt zusätzlich Peppol zum Einsatz.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung, zu Fristen, Formaten und Kosten, kurz und anbieterneutral beantwortet.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Software ohne Abtippen auslesen und weiterverarbeiten kann. Der Rechnungsinhalt steht dabei in klar definierten Datenfeldern statt in einem Bild oder einem Fließtext. Im deutschsprachigen Raum sind XRechnung und ZUGFeRD die verbreitetsten Formate. Eine E-Rechnungssoftware erzeugt diesen Datensatz, prüft ihn auf formale Fehler und übergibt ihn an den Empfänger.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, eine einfache PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Ein PDF trägt zwar alle Angaben, aber nur als Bild für das menschliche Auge, nicht als auswertbare Datenfelder. Anders liegt der Fall bei ZUGFeRD: Dort steckt im PDF zusätzlich eine strukturierte XML-Datei, und dieses Hybridformat erfüllt die Anforderungen. Wer weiterhin reine PDF-Rechnungen verschickt, braucht dafür ab dem jeweiligen Stichtag die Zustimmung des Empfängers.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen und verarbeiten können. Für diese Empfangspflicht hat der Gesetzgeber keine Übergangsfrist vorgesehen, sie gilt auch für Kleinunternehmer und für Vermieter mit steuerpflichtiger Vermietung. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg formal aus, für die Verarbeitung und die Archivierung brauchen Sie jedoch ein passendes Werkzeug. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt erst später.
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr ihre inländischen B2B-Rechnungen elektronisch versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt das unabhängig vom Umsatz. Bis dahin dürfen Sie mit Zustimmung des Empfängers weiter Papier oder PDF verschicken. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt die elektronische Rechnung in vielen Bereichen schon deutlich länger. Maßgeblich sind § 14 Umsatzsteuergesetz und das begleitende Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen in der jeweils geltenden Fassung.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Für ihre eigenen Ausgangsrechnungen dürfen sie weiterhin eine sonstige Rechnung nutzen. Der Empfang bleibt davon unberührt, denn Lieferanten dürfen ab ihrem Stichtag strukturierte Rechnungen schicken, ohne vorher zu fragen. Ein kostenfreier Viewer plus eine geordnete Ablage genügen in diesem Fall oft schon.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus sichtbarem PDF und darin eingebetteter XML-Datei. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind damit als E-Rechnung zulässig. XRechnung stammt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards und ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Empfänger ohne Software die PDF-Ansicht lesen können, während die Buchhaltung die Daten automatisch übernimmt.
Brauche ich eine spezielle E-Rechnungssoftware?
Eine eigene Software ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, praktisch führt an einem Werkzeug zum Erzeugen, Lesen und Archivieren strukturierter Rechnungen aber kaum ein Weg vorbei. Wer wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kommt mit einem kostenfreien Erzeuger und einem Viewer weit. Sobald Volumen, Freigabeprozesse, ein Steuerberater-Export oder Behördenkunden dazukommen, rechnet sich eine durchgängige Lösung schnell. Prüfen Sie zuerst, ob Ihre vorhandene Rechnungs- oder Warenwirtschaftssoftware die Formate bereits beherrscht.
Was kostet eine E-Rechnungssoftware?
Die Spanne reicht von kostenfreien Werkzeugen über Einstiegstarife im niedrigen zweistelligen Eurobereich pro Monat bis zu Plattformen mit Transaktionspreisen je Beleg. Kleine Unternehmen zahlen für eine Rechnungssoftware mit E-Rechnungsfunktion nach unserer Marktsichtung vom September 2026 meist zwischen 10 und 40 Euro netto im Monat. Im Mittelstand mit ERP-Anbindung und Eingangsworkflow liegen die Kosten häufig im dreistelligen Bereich pro Monat. Rechnen Sie Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen und Schulung immer mit ein.
Gibt es kostenlose E-Rechnungssoftware?
Ja, für das Erzeugen, Anzeigen und Prüfen einzelner E-Rechnungen stehen kostenfreie Werkzeuge und offizielle Validatoren bereit. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt einen frei nutzbaren Prüfwerkzeugsatz für XRechnung bereit, dazu kommen quelloffene Bibliotheken und Viewer aus der Entwicklergemeinde. Für Kleinunternehmer mit wenigen Belegen reicht diese Kombination oft aus. Ab regelmäßigem Volumen fehlen kostenfreien Werkzeugen jedoch Archivierung, Workflow und Support.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Den strukturierten Teil einer E-Rechnung bewahren Sie im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar auf. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF genügt für die Aufbewahrung nicht. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten dabei in der jeweils geltenden Fassung von Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung weiter. Klären Sie die für Sie maßgebliche Frist und die passende Verfahrensdokumentation mit Ihrer Steuerberatung.
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