Buchhaltungssoftware für Gesundheitswesen Vergleich 2026
Das sind die besten 88 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
16 Min. Lesezeit
4,7 (134) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Graues Regal mit vier Fächern, gefüllt mit Miniatur-Gebäudemodellen. Ein orange-weißes Band mit "Konto"-Schriftzug verläuft horizontal über die Mitte

Das Geld einer Gesundheitseinrichtung kommt von vielen Seiten gleichzeitig: Krankenkasse, Pflegekasse, Sozialhilfeträger, private Versicherung, Beihilfe sowie Selbstzahler mit ihrem Eigenanteil. Zwischen der erbrachten Leistung und dem Zahlungseingang liegen Wochen, bei Pflegesätzen und Klinikabrechnungen oft Monate, und ein Teil der Forderungen kommt gekürzt zurück. Gleichzeitig schreibt der Verordnungsgeber vor, wie die Bücher zu führen sind: Krankenhäuser nach der Krankenhaus-Buchführungsverordnung, zugelassene Pflegeeinrichtungen nach der Pflege-Buchführungsverordnung, gemeinnützige Träger zusätzlich getrennt nach vier steuerlichen Sphären. Eine Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen nimmt diese Erlöse samt den Aufwendungen auf, ordnet sie dem vorgeschriebenen Kontenrahmen zu und liefert die Zahlen für Entgeltverhandlung, Verwendungsnachweis sowie Jahresabschluss. Drei Produktwelten treffen dabei aufeinander: Rechnungswesen- und ERP-Suiten mit eigener Branchenlösung, Fachsoftware aus Praxis, Pflege, Klinik und Apotheke mit Finanz- oder Kassenmodul sowie Abrechnungsdienstleister, die den Weg zum Kostenträger übernehmen. Der folgende Ratgeber ordnet die Unterschiede, danach stehen 88 geprüfte Anbieter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Auswahl.


Mögliche Anbieter

Wir haben 88 Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Abacus

Wittenbach, Schweiz Swiss made seit 1985 65.000 Unternehmen

Mit Abacus liefert die Abacus Research AG aus Wittenbach bei St. Gallen eine ERP-Suite, in der Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Lohn sowie Zahlungsverkehr denselben Datenbestand teilen. Für Heime, soziale Institutionen und Spitex-Organisationen führt der Hersteller eigene Branchenlösungen.

ADDISON

Marke von Wolters Kluwer Portal ADDISON Direkt ADDISON Campus

Unter der Marke ADDISON bündelt Wolters Kluwer Rechnungswesen und Kanzleiorganisation: Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Anlagenbuchführung, Lohn und Gehalt, Controlling sowie das Mandantenportal ADDISON Direkt. In Praxen, MVZ und Pflegediensten kommt die Software meist mittelbar über die Steuerkanzlei zum Einsatz.

Ärztekasse / Achilles

Urdorf, Schweiz Rechenzentrum in Genf Über 23.000 Fachpersonen

Die Ärztekasse Genossenschaft mit Sitz in Urdorf bei Zürich kombiniert Praxissoftware mit ausgelagerter Abrechnung für Schweizer Leistungserbringer. Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso gibt die Praxis ab; hinzu kommen Ärztekasse-Konto, Factoring und eine Vorkontierung für die Buchhaltung.

AESKULAP

Herisau, Schweiz Gegründet 1995 Über 1300 Arztpraxen

Die Kern Concept AG aus Herisau entwickelt AESKULAP seit 1995 als Software für Arzt- und Zahnarztpraxen. Patientenverwaltung, Leistungserfassung mit Tarif-Validator, Debitorenmanagement und elektronische Krankengeschichte stehen neben einer mandantenfähigen Finanzbuchhaltung mit E-Banking-Anbindung.

Agenda

Rosenheim, Deutschland Deutsches Rechenzentrum GoBD-geprüft

Hinter Agenda steht die Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG in Rosenheim, deren Software 380.000 Nutzer einsetzen. Unternehmen erhalten ein Rechnungswesen-Komplettpaket aus Finanzbuchführung, Offene-Posten-Buchführung, Kostenrechnung, Controlling, Anlagenbuchführung und Jahresabschluss.

Atlanto

St. Gallen, Schweiz Erster Monat kostenlos Buchhaltung ab CHF 44.90

Atlanto ist die Cloud-Business-Software der Atlanto AG aus St. Gallen. Im Kernmodul Verkauf und Buchhaltung stecken Offerten, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung, Banking, Produkte sowie Lohn. Einzelpraxen und kleine Therapieangebote bekommen damit eine allgemeine Bürolösung mit Buchhaltung, keine Branchensoftware.

Banana Accounting

Viganello, Schweiz Ab CHF 89 pro Jahr Free-Plan bis 70 Zeilen

Banana Buchhaltung Plus der Banana.ch SA aus dem Tessin lässt sich bedienen wie eine Tabellenkalkulation. Einzelpraxen, Therapeutinnen und Therapeuten, freiberufliche Pflegekräfte sowie kleine ambulante Dienste erledigen damit Kassenbuch, doppelte Buchhaltung, MWST-Abrechnung und Rechnungen mit QR-Code.

bexio

Rapperswil, Schweiz ISO 27001-zertifiziert Über 100'000 Unternehmen

bexio ist die cloudbasierte Business-Software der bexio AG aus Rapperswil für Schweizer KMU, Selbstständige und Startups. Sie bündelt Buchhaltung, Verkaufsprozess mit QR-Rechnung, Lohnbuchhaltung, Banking und Kontaktverwaltung; für kleine Praxen und Spitex-Betriebe deckt sie damit Fakturierung samt Finanzbuchhaltung ab.

billomat

Berlin, Deutschland 14 Tage kostenlos testen Ab 19 Euro pro Monat netto

Billomat ist die Online-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware der aifinyo AG aus Berlin. Sie deckt Rechnungen samt E-Rechnungen, Mahnwesen, Belegmanagement, EÜR und die DATEV-Übergabe ab. Geeignet ist sie für Heilberufe, die Privatrechnungen schreiben und die Buchhaltung für die Steuerkanzlei vorbereiten.

bimetrics

Offenburg, Deutschland DATEV-Export inklusive 7 Tage kostenlos testen

bimetrics ist die KI-gestützte Cloud-Buchhaltung der bimetrics GmbH aus Offenburg. Bis zu 100 Belege je Upload werden ausgelesen, Bankumsätze über GoCardless importiert und Zahlungen zugeordnet; Buchungen und Belege verlassen die Software als geprüftes DATEV-Paket für die Steuerkanzlei.

bizSoft

Wien, Österreich 100 Prozent aus Österreich 30 Tage gratis testen

Aus Wien stammt bizSoft, die modular aufgebaute Büro- und Buchhaltungssoftware der bizSoft Business Software GmbH. Zum Basismodul mit Fakturierung treten Registrierkasse, Lager sowie ein Buchhaltungsmodul mit FiBu-Kontierung, PDF-Belegablage samt Exporten zu DATEV, BMD, RZL und topal. Ärzte listet die Branchenübersicht.

BMD

Steyr, Österreich Gegründet 1972 ISO 9001 und ISO 27001

Hinter BMD steht ein Softwarehaus aus Steyr in Oberösterreich, die BMD SYSTEMHAUS GesmbH. Ihre Standardlösung BMD NTCS bündelt Buchhaltung und Kostenrechnung, Anlagen, Jahresabschluss, Lohnverrechnung, Dienstplanung, Fakturierung sowie ERP; die Umsatzsteuervoranmeldung läuft über die Schnittstelle zu FinanzOnline.

BuchhaltungsButler

Berlin, Deutschland Branchenpaket mit SKR03 14 Tage kostenlos testen

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware der BuchhaltungsButler GmbH aus Berlin mit eigenem Branchenpaket für Arztpraxen. Belege werden KI-gestützt erfasst und Zahlungen automatisch zugeordnet, der Kontenrahmen SKR03 ist vorkonfiguriert, der Austausch mit der Steuerberatung läuft über DATEV-Exporte.

Buchner

Kiel, Deutschland Über 33 Jahre Branche Eigene buchnerACADEMY

Buchner & Partner aus Kiel entwickelt mit buchnerFLOW eine cloudbasierte Praxissoftware für Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Podologie. buchnerFLOW umfasst Verordnungsprüfung, Dokumentation und Therapieberichte mit KI-Assistent sowie die digitale Abrechnung mit allen Kostenträgern, ergänzt um Telematikanbindung und Fortbildung.

CANDIS

Berlin, Deutschland GoBD-zertifiziert 30 Tage kostenlos testen

Hinter CANDIS steht die Berliner Candis GmbH mit einer Cloud-Lösung für den Rechnungseingang. Belege werden per KI ausgelesen, gegen die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes geprüft und über mehrstufige Freigaben an DATEV weitergereicht. In MVZ, Klinikverwaltung und bei Pflegeträgern deckt das die Kreditorenseite ab.

Care01

Wien, Österreich ISO 9001 zertifiziert 1 Monat kostenlos testen

Die Peacequare GmbH aus Wien betreibt mit CARE01 eine Ordinationssoftware im Browser, zugeschnitten auf Kassen- und Wahlarztpraxen, Ordinationsgemeinschaften, Ärztezentren und PVEs. Neben Patienten- und Terminverwaltung steht ein Abrechnungs- und Buchhaltungsmodul mit Honorarnoten, Registrierkasse und Auswertungen für die Steuerberatung.

CashCtrl

Münchenstein, Schweiz Online seit 2013 Kostenlose FREE-Version

CashCtrl ist eine schlanke Cloud-Buchhaltung der CashCtrl AG aus Münchenstein, die ausschliesslich in der Schweiz entwickelt und betrieben wird. Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, QR-Rechnungen sowie Debitoren und Kreditoren sind bereits in der kostenlosen FREE-Version enthalten, PRO ergänzt Lohnbuchhaltung und Mandantenfähigkeit.

CGM MEDISTAR

Koblenz, Deutschland Über 9.000 Praxen Server in Deutschland

Mit CGM MEDISTAR stellt die CompuGroup Medical Deutschland AG aus Koblenz ein Arztinformationssystem für Niedergelassene, Gemeinschaftspraxen und MVZ bereit, das in mehr als 9.000 Praxen läuft. Dokumentation, sämtliche TI-Pflichtanwendungen sowie die KBV-zertifizierte Abrechnung nach EBM und GOÄ greifen dabei ineinander.

CGM Z1 / CGM Dentalsysteme

Koblenz, Deutschland Teil des CGM-Konzerns Cloud oder lokal wählbar

CGM Z1 und CGM Dentalsysteme sind die Zahnarztsoftware-Linien der CompuGroup Medical Dentalsysteme GmbH in Koblenz. Zur Produktwelt gehören die serverbasierte Praxissoftware CGM Z1.PRO, der Klassiker CGM Z1 und die Cloudlösung CGM XDENT. Ein DATEV Buchungsdatenservice übergibt die Buchungsdaten der Praxis an die Steuerkanzlei.

Collmex

Saarbrücken, Deutschland Rechenzentrum in Köln Über 10.000 Kunden seit 2003

Collmex ist eine Cloud-Software für Buchhaltung, Rechnung und Warenwirtschaft aus Saarbrücken, die sich an kleine Unternehmen richtet. Einzelpraxen, Therapeutinnen sowie Heilmittelerbringer nutzen sie für Belegerfassung, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER und die Übergabe an die Steuerkanzlei über die DATEV-Schnittstelle.

Connext Vivendi

Paderborn, Deutschland 100 % Gesundheit und Soziales Connext Cloud verfügbar

Connext Vivendi ist die Branchensoftware der Connext Communication GmbH aus Paderborn für das Sozial- und Gesundheitswesen. Klientenverwaltung, Leistungsabrechnung, Dokumentation, Dienstplan und Controlling greifen ineinander, das Rechnungswesen steuert die angebundene Lösung Diamant/4 bei.

Corporate Planning

Hamburg, Deutschland Seit über 35 Jahren Nach IDW PS 880 zertifiziert

Corporate Planning aus Hamburg entwickelt mit dem Corporate Planner eine Software für Planung, Analyse und Reporting. Eine eigene Branchenlösung für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft richtet sich an Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Kitas sowie Träger und deckt Pflegesatzkalkulation, Kostenstellen- und Liquiditätscontrolling ab.

Crésus

Yverdon-les-Bains, Schweiz Über 35.000 Benutzer Cloud-Server in der Schweiz

Crésus ist die Schweizer Buchhaltungs-, Fakturierungs- und Lohnsoftware der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains. Arzt- und Therapiepraxen sowie kleine Pflegeorganisationen führen damit Finanzbuchhaltung, MWST-Abrechnung, Rechnungen und Löhne nach Swissdec; die Module laufen lokal oder in der Crésus Cloud.

CSS eGECKO

Künzell, Deutschland Über 360 Mitarbeitende Mehr als 3.000 Kunden

eGecko ist die Software der CSS AG aus Künzell für Rechnungswesen, Controlling und Personalwirtschaft. Die CFO Suite verbindet eGecko Finance, Payroll & HR sowie Corporate Performance Management. Angesprochen sind Organisationen mit mehreren Gesellschaften und Geschäftsbereichen, wie sie auch in Kliniken und Trägerstrukturen vorkommen.

Curasoft

Sitz in Hamburg Support an 365 Tagen Ab 169 Euro im Monat

CuraSoft aus Hamburg entwickelt eine Software für Pflegedienste, die Verwaltung, Dokumentation, Dienst- und Tourenplanung sowie die Abrechnung mit den Kostenträgern in einem System bündelt. Leistungsdaten übernimmt das System in Echtzeit, Schnittstellen reichen sie an die Finanzbuchhaltung weiter.

Dampsoft

Damp, Schleswig-Holstein Seit 1986 am Markt Über 12.500 Kunden

DAMPSOFT aus Damp an der Ostsee entwickelt seit 1986 Software für Zahnarztpraxen und begeht 2026 das 40-jährige Bestehen. Zum Portfolio gehören die Praxisverwaltung DS-WIN, die webbasierte Lösung DS4 sowie AIVA, ATHENA und der Cloud-Konnektor e-connect, ergänzt um Abrechnung und Controlling.

DATEV

Nürnberg, Deutschland Über 200 Software-Produkte Rund 40.000 Mitglieder

Die DATEV eG aus Nürnberg ist eine Genossenschaft der steuerberatenden, wirtschaftsprüfenden und rechtsberatenden Berufe mit rund 40.000 Mitgliedern. Praxen, Apotheken und Pflegedienste arbeiten vor allem über DATEV Unternehmen online mit ihrer Kanzlei zusammen, dazu kommen Rechnungswesen sowie Lohn und Personal.

Dedalus HealthCare

DACH-Sitz in Bonn Daten aus 6.100 Kliniken International aufgestellt

Dedalus HealthCare mit DACH-Sitz in Bonn liefert Health-IT für Krankenhäuser und Radiologie. Kern ist das Krankenhausinformationssystem ORBIS, das medizinische Dokumentation, Pflege und Diagnostik mit Fakturierung, Erlösmonitoring und Medizincontrolling verbindet. Eine eigenständige Finanzbuchhaltung ist das nicht.

Diamant Software

Sitz Bielefeld Über 45 Jahre am Markt Über 700 Gesundheits- und Sozialeinrichtungen

Diamant Software aus Bielefeld bietet mit Diamant/4 eine Rechnungswesen- und Controlling-Lösung mit eigenem Geschäftsbereich für das Gesundheitswesen. Krankenhäuser, Klinikkonzerne, Rettungsdienste und ambulante Versorgungszentren nutzen Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Anbindung an KIS-Systeme.

DMRZ

Sitz in Düsseldorf C5-Testat des BSI Über 10.000 Kunden

Das Deutsche Medizinrechenzentrum aus Düsseldorf betreibt eine Cloud-Software, mit der Leistungserbringer im Gesundheitswesen selbst mit den gesetzlichen Kostenträgern abrechnen. Pflegedienste, Therapeuten, Hilfsmittelanbieter und Krankentransporte planen, dokumentieren und rechnen per DTA-Verfahren ab.

DURIA

Düren, Deutschland Genossenschaftliches Modell TI-VPN-Zugangsdienst

DURIA ist das Praxisverwaltungssystem der Duria eG aus Düren, eines genossenschaftlich organisierten Softwarehauses für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte. Neben DURIA classic steht die grafische Variante DURIA² bereit. Quartalsabrechnung, elektronische Arztbriefe und Dokumentationen laufen über KIM direkt vom Arbeitsplatz.

easybill

Kaarst, Deutschland DSGVO- und GoBD-konform 80.000+ Unternehmen

easybill ist ein Rechnungsprogramm aus Kaarst für Selbstständige, Kleinunternehmen und Onlinehändler. Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung entstehen in wenigen Klicks, Belege liest eine KI aus und kontiert vor. DATEV-Anbindung, Steuerberater-Zugang und GoBD-Konformität gehören dazu.

EASYGOÄ

München, Deutschland Über 30 Jahre am Markt Einzelplatz 1.450 Euro netto

EASYGOÄ ist eine Windows-Software für die Privatliquidation nach GOÄ, entwickelt von Dipl.-Inform. Lothar Reschke in München. Das seit über 30 Jahren angebotene Programm verbindet Patientenverwaltung, elektronische Karteikarte und GOÄ-Abrechnung mit einer vollständigen Rechnungsverwaltung samt Mahnwesen.

Elexis

Rund 260 Ärzte im Einsatz Quelloffen und kostenlos DINAcon Award 2017

Elexis kommt aus einem Open-Source-Projekt rund um Dr. Gerry Weirich und richtet sich an Schweizer Arztpraxen. Krankengeschichte, Agenda und Leistungsabrechnung liegen auf einer gemeinsamen Maske, einzelne Bausteine wie Fakturierung oder Terminkalender lassen sich auch für sich nutzen. Das Programm selbst kostet nichts.

Euregon

Augsburg, Deutschland 25 Jahre Pflegesoftware Hosting in Deutschland

Die euregon AG aus Augsburg entwickelt seit 25 Jahren die Pflegesoftware .snap für ambulante Pflegedienste, Tagespflege, Intensivpflege und seit Kurzem auch für Pflegeheime. Tourenplanung, Pflegedokumentation, Abrechnung mit Schnittstelle zur Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie Controlling greifen ineinander.

everbill

Wien, Österreich Server in Österreich 14 Tage kostenlos testen

everbill ist eine österreichische Online-Buchhaltung aus Wien für Einzelunternehmen und KMU. Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Belege laufen an einer Stelle zusammen, die Registrierkasse dokumentiert Umsätze finanzamtkonform, der BMD-Export übergibt geordnete Daten an die Steuerberatung.

EVIDENT

Bad Kreuznach, Deutschland Über 50 Jahre am Markt VDDS-Schnittstellen

EVIDENT ist eine modulare Zahnarztsoftware der EVIDENT GmbH aus Bad Kreuznach, die seit über 50 Jahren für Zahnarztpraxen, MKG-Chirurgie und Kieferorthopädie entwickelt wird. Karteiführung, Abrechnung für Kasse und Privat, Offene-Posten-Verwaltung sowie Kassenbuch gehören zur Grundausstattung, Finanzmodule kommen optional dazu.

FastBill

Frankfurt am Main Über 70.000 Kunden GoBD-konforme Aufbewahrung

FastBill ist eine Online-Buchhaltung der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main für Selbstständige, Kleinunternehmen und wachsende Betriebe. Rechnungen, Belegerfassung, Banking und Umsatzsteuervoranmeldung laufen in einer Oberfläche. Im Gesundheitswesen passt die Software zu Privat-, Therapie- und Heilpraktikerpraxen ohne Kassenabrechnung.

FibuNet

Bonn, Deutschland 100 % GoBD- und GDPdU-zertifiziert Software Made in Germany

FibuNet ist eine Software für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling, geführt als Produktmarke der Scopevisio AG aus Bonn. Sie richtet sich an mittelständische Organisationen mit hohen Prüfungspflichten, ist zu 100 Prozent GoBD- und GDPdU-zertifiziert, verwaltet bis zu 999 Mandanten.

FreeFinance

Schwechat, Österreich Rechenzentrum in Österreich RKSV- und BAO-konform

FreeFinance ist eine österreichische Online-Buchhaltung der manubu gmbh aus Schwechat mit eigener Rubrik für Gesundheitsberufe. Honorarnoten, Belegerfassung, Bankanbindung und Meldungen an FinanzOnline laufen im Browser, sensible Patientendaten lassen sich verschlüsselt speichern und über Berechtigungen schützen.

ganyMED

Anger, Steiermark Entwicklung nach ISO 9001 Vertrieb Wien und Graz

Aus Anger in der Steiermark stammt ganyMED, die Ordinations- und Arztsoftware der Schachner & Schlemmer GmbH. Kartei, Medikamente, Labor, Abrechnung, e-card- und ELGA-Anbindung, Terminplaner, Statistiken sowie ein Buchhaltungsteil stecken in einem Programm, das Partner in Wien und Graz installieren, danach auch betreuen.

GetMyInvoices

Kassel, Deutschland ISO/IEC 27001 zertifiziert Über 20.000 Kunden

GetMyInvoices ist eine Software für digitales Rechnungsmanagement der fino data services GmbH aus Kassel, die Belege automatisch aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern sammelt. Eine eigene Branchenseite richtet sich an Pflegedienste und Pflegeeinrichtungen mit hohem Rechnungsaufkommen.

hellocash

Wieselburg, Österreich RKSV-konforme Registrierkasse 30 Tage kostenlos testen

helloCash ist eine browserbasierte Registrierkasse der mRaP GmbH aus Wieselburg in Niederösterreich. Therapie-, Kosmetik- und Wahlarztpraxen erfassen damit Barumsätze und Selbstzahlerleistungen, erstellen Belege sowie Rechnungen, übergeben die Daten per Kassabuch-Export und CSV-Schnittstelle an die Buchhaltung.

Infoniqa

Wels, Österreich Über 40.000 Kunden GoBD-konform in Deutschland

Suiteify heißt die Mittelstandssuite der Infoniqa-Gruppe mit Hauptniederlassung in Wels: ERP, Rechnungswesen, Personal und Lohn greifen in einem System ineinander. Für Kliniken, Pflegeträger, MVZ und Praxisverbünde zählen vor allem Finanzbuchhaltung, digitaler Rechnungseingang und Entgeltabrechnung mit Dienstplanung.

INNOMED

Ordinationen in Österreich Teil von CompuGroup Medical e-card-Anbindung

INNOMED ist die modular aufgebaute Ordinationssoftware von CompuGroup Medical für Österreich. Sie führt Patientenkartei, Terminplanung und Leistungsverrechnung zusammen, ergänzt um Registrierkasse, Kassabuch mit frei definierbaren Kostenstellen und die Kassenabrechnung über die e-card.

KLARA

Luzern, Schweiz Über 50.000 Schweizer KMU Swissdec ELM 5 zertifiziert

KLARA ist eine cloudbasierte All-in-One-Business-Software der ePost Service AG in Luzern. Praxen, Therapeutinnen und kleine Pflegedienste in der Schweiz führen damit Buchhaltung, Auftragsverwaltung, Lohnabrechnung und Kasse in einem System, inklusive Bankanbindung samt Swissdec-zertifizierter Lohnmeldung.

Latido

Wien, Österreich Über 3.200 Praxen ISO 27001 Rechenzentren

Die Latido Health Tech GmbH aus Wien betreibt mit Latido eine webbasierte Ordinations- und Praxissoftware für Wahlarzt- und Therapiepraxen. Terminkalender, Patientenkartei und Patientenkommunikation greifen auf einen Finanzbereich zu, der Honorarnoten, Registrierkasse, Mahnwesen und den Export an die Steuerkanzlei bündelt.

lemniscus

Karlsruhe, Deutschland GoBD-zertifiziert 30 Tage Testmonat

Die pgt technology scouting GmbH aus Karlsruhe betreibt mit lemniscus eine reine Cloud-Praxisverwaltung für Privatpraxen in Psychotherapie, Osteopathie, Heilpraktik und Physiotherapie. Kalender, Dokumentation und Rechnungen hängen an einem Finanzbereich mit GoBD-Zertifizierung, Kasse und DATEV-konformem Kanzleiexport.

Lexware buchhaltung

Freiburg, Deutschland Marke der Haufe Group Kontenrahmen für Ärzte

Mit Lexware buchhaltung stellt die Freiburger Haufe-Lexware GmbH & Co. KG eine Windows-Software für das eigene Rechnungswesen bereit. Je nach Gewinnermittlung entsteht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder ein Abschluss mit Bilanz, GuV und E-Bilanz; dazu kommen DATEV-kompatible Kontenrahmen für Ärzte, Zahnärzte und Pflegeeinrichtungen.

Lexware Office

GoBD-zertifiziert Server in Deutschland Marke der Haufe Group

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg für Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe. Belege werden fotografiert und automatisch verbucht, Bankumsätze ordnen sich selbst zu, Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR gehen per ELSTER ans Finanzamt; die Lösung ist GoBD-zertifiziert.

Lobos Informatik

Dübendorf, Schweiz Seit 1974 am Markt interRAI HC- und CMH-zertifiziert

Die Lobos Informatik AG aus Dübendorf entwickelt mit Lobos4 eine Schweizer Komplettlösung für soziale Institutionen. Alters- und Pflegeheime, Spitex-Organisationen sowie IVSE-Betriebe verwalten damit Bewohnende und Klienten, rechnen Leistungen ab, führen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personaladministration im selben System.

LucaNet

Berlin, Deutschland Über 6.500 Unternehmen Kunden in 50 Ländern

Lucanet ist eine Berliner Softwareplattform für Finanzkonsolidierung, Planung und Reporting. Die CFO Solution Platform führt Daten aus ERP-Systemen und Tochtergesellschaften zusammen. Sie eignet sich für Klinikverbünde, Pflege- und Sozialträger, die Konzernabschluss, Budgetierung sowie Controlling über viele Einrichtungen hinweg steuern.

medatixx

Eltville am Rhein KOB-zertifiziert 90 Tage Gratisversion

Die medatixx GmbH & Co. KG aus Eltville am Rhein entwickelt mit medatixx eine KOB-zertifizierte Praxissoftware für Arztpraxen. Dokumentation, Terminplaner sowie die Abrechnung von Kassen-, Privat- und Selektivvertragsleistungen greifen ineinander, Stammdaten pflegt ein Selbst-Update, der TI-Anschluss gehört als TI as a Service dazu.

MEDICAL OFFICE

Schwerin, Deutschland Über 50 Mitarbeitende Zertifizierte Cloud-TSE

Hinter MEDICAL OFFICE steht die INDAMED EDV-Entwicklung und -Vertrieb GmbH in Schwerin. Das modulare Praxisverwaltungssystem organisiert Dokumentation, Labor, Termine sowie KV-, Privat- und BG-Abrechnung. Die Abrechnungsdaten reicht eine eigene Schnittstelle an die bestehende Finanzbuchhaltung weiter.

MEDIFOX DAN

Hildesheim, Deutschland Pflege, Therapie, Jugendhilfe Vier Produktlinien

MEDIFOX DAN aus Hildesheim entwickelt Branchensoftware für ambulante und stationäre Pflege, therapeutische Praxen sowie die Jugendhilfe. Abrechnung, Verwaltung, Dokumentation und Personaleinsatzplanung laufen in einer Lösung zusammen; das Modul MD Finance und der Fibu-Export binden die Finanzbuchhaltung an.

MICOS

Oldenburg, Deutschland Über 50 Jahre am Markt Mehr als 490 Mitarbeitende

MICOS ist der Geschäftsbereich der VRG GmbH aus Oldenburg für die Sozialwirtschaft. MICOSkonzept und MICOSnext bilden Betreuung, Pflege, Werkstätten sowie Verwaltung modular ab, dazu kommen Lohnabrechnung für Werkstätten, Cloud.sozial, Telematikinfrastruktur und ein Rechnungseingangs-Workflow.

MILKEE

Winterthur, Schweiz Über 820 Selbständige 14 Tage gratis testen

MILKEE ist eine Schweizer Cloud-Buchhaltung aus Winterthur für Selbständige mit Einzelfirma und für kleine GmbHs. Buchführung, QR-Rechnungen, Offerten, MWST-Abrechnung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung liegen in einer Oberfläche, die ohne Buchhaltungsausbildung bedienbar sein soll.

MonKey Office

Cottbus, Deutschland 28.000 Anwender in DACH macOS und Windows

MonKey Office der ProSaldo GmbH aus Cottbus ist eine lokal installierte Buchhaltung für macOS und Windows. Die Basisversion mit Adressen, offenen Posten, Kassenbuch und DATEV-Schnittstelle ist kostenlos; die Module REWE, FIBU, COMPLETE sowie PRO ergänzen Auftragswesen, EÜR oder Bilanz und ELSTER.

myneva

Essen, Deutschland Über 6.400 Einrichtungen Neun europäische Länder

myneva ist eine europäische Softwareplattform für Pflege und Sozialwesen mit Sitz der Gruppe in Essen. Planung, Pflege, Dokumentation, Abrechnung und Reporting liegen in einem System; Produkte wie heimbas, swing, dm7, go-on, daarwin und contigo decken Träger der Altenpflege, der Eingliederungshilfe sowie sozialer Dienste ab.

nCara

Berlin, Deutschland Über 1.500 Pflegedienste Teil der Volaris Group

nCara aus Berlin entwickelt Software für ambulante Pflegedienste und Tagespflege. Die cloud-native Lösung myCortex verbindet Klientenaufnahme, Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung bis zum eLNW-Export; die Zahlen gehen DATEV-konform an die Finanzbuchhaltung der Steuerkanzlei.

NEXUS

Donaueschingen, Deutschland Rund 1.700 Mitarbeitende Sieben europäische Länder

NEXUS ist ein Softwarehaus aus Donaueschingen für den Gesundheitsmarkt. Das Klinikinformationssystem NEXUS / KIS und die diagnostischen Module NEXUS / DIS bilden Abläufe in Krankenhäusern, Psychiatrien, Reha- und Heimeinrichtungen ab, ergänzt um Labor-, Radiologie-, Archiv- und Portallösungen.

NOVENTI

München, Deutschland Wurzeln seit 1900 NOVENTI Health SE

NOVENTI ist ein Münchner Abrechnungs- und Finanzdienstleister für den Gesundheitsmarkt. Apotheken, Heilmittel-, Hilfsmittel- und Rehasport-Anbieter nutzen Rezeptabrechnung mit Retaxschutz, Branchensoftware, Liquiditätsservices und den Anschluss an die Telematikinfrastruktur.

offisy

Leonding, Österreich Seit 2014 am Markt RKSV-konforme Kasse

offisy ist eine webbasierte Praxissoftware der Offisy GmbH aus Leonding in Oberösterreich. Die Pakete PRAXIS, DESK, STUDIO und KASSE verbinden Online-Terminbuchung samt Patientendokumentation mit Honorarnoten, Auswertungen, RKSV-konformer Registrierkasse und Export an die Steuerberatung.

Optica

Stuttgart, Deutschland Dr. Güldener Unternehmensgruppe 27.000 Leistungserbringende

Optica ist ein Stuttgarter Abrechnungszentrum für Heil- und Hilfsmittelerbringer. Zum Angebot gehören die Abrechnung von Kassen- und Privatrezepten, die Praxisverwaltung Optica Viva für Therapieberufe, die Branchensoftware Optica Omnia für das Gesundheitshandwerk und der TI-Anschluss.

orgaMAX

Detmold, Deutschland Über 60.000 Nutzende Cloud oder lokal nutzbar

orgaMAX ist eine kaufmännische Software der deltra Business Software aus Detmold. Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen, Buchhaltung, Banking sowie Belegverwaltung laufen in einer Anwendung zusammen; die ERP-Variante ergänzt Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, CRM und Kasse.

Papierkram

GoBD-zertifiziert Hosting in Deutschland Kostenloser Free-Tarif

Papierkram ist eine Online-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden für Selbstständige und kleine Unternehmen. Angebote, E-Rechnungen, Belegarchiv, Banking, Zeiterfassung und Projekte laufen in einem Tool zusammen; EÜR, UStVA und BWA entstehen automatisch.

Patientify

Penzberg, Deutschland 14 Tage kostenlos testen AG München HRB 249780

Patientify ist eine Cloud-Praxissoftware der 0x0 Marketing GmbH aus Penzberg für Privatpraxen, Psychotherapie, Heilberufe und Therapiepraxen. Patientenakte, Terminkalender, Abrechnung nach GOÄ, GebüH und Muster 13, Online-Zahlung sowie Mahnwesen liegen in einem System, ergänzt um einen Monatsexport fürs Steuerbüro.

PHARMATECHNIK

Starnberg, Deutschland Seit 1978 am Markt Rund 750 Mitarbeitende

PHARMATECHNIK aus Starnberg entwickelt seit 1978 Branchensoftware für Apotheken und Zahnarztpraxen. IXOS deckt Warenwirtschaft, eRezept-Verarbeitung und die Abrechnung mit den Krankenkassen ab, LinuDent die Praxisorganisation samt GOZ- und BEMA-Abrechnung. Software und passende Hardware kommen als Full-Service vom selben Anbieter.

Prosaldo.net

Wien, Österreich 30 Tage kostenlos testen Datensicherung in der EU

Die Wiener ProSaldo.net GmbH betreibt eine Online-Buchhaltung für österreichische Klein- und Einzelbetriebe. Honorarnoten, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und wahlweise doppelte Buchhaltung greifen ineinander, die Umsatzsteuervoranmeldung geht per U30 an FinanzOnline; die Steuerkanzlei arbeitet über einen eigenen Zugang mit.

RED Medical

München, Deutschland KBV-zertifizierte Software Betrieb im Rechenzentrum

Die RED Medical Systems GmbH aus München stellt mit RED medical eine Praxissoftware bereit, die vollständig im Browser läuft. Dokumentation, KV- und Privatabrechnung, Bewilligungen und Videosprechstunde gehören dazu, ebenso TI-Anschluss, E-Rezept-Ausfallschutz und Praxisfirewall. Eine Finanzbuchhaltung fehlt.

Run my Accounts

Stäfa, Schweiz ISO 9001-zertifiziert Vier-Augen-Prinzip

Run my Accounts aus Stäfa verbindet eine Online-Buchhaltungssoftware mit einem ausgelagerten Buchhaltungs- und Treuhand-Service für Schweizer KMU. Debitoren, Kreditoren, Zahlungsverkehr, Lohn und MwSt-Abrechnungen übernimmt das Team digital. Die Branche Gesundheit ist mit einer eigenen Seite ausgewiesen.

RZL Software

Tumeltsham, Österreich Über 40 Jahre am Markt Cloud oder Installation

Die RZL Software GmbH im oberösterreichischen Tumeltsham baut seit mehr als vier Jahrzehnten Programme fürs Rechnungswesen. Module für Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Kassa- und Bankbuch, Anlagenabschreibung und Personalverrechnung laufen wahlweise auf eigenen Rechnern oder aus der RZL Cloud.

Sage 50

Frankfurt am Main 30 Tage kostenlos testen DATEV-Schnittstelle

Sage 50 bündelt Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft in einer kaufmännischen Komplettlösung der Frankfurter Sage GmbH. Praxen, Therapieeinrichtungen sowie kleine Pflegedienste schreiben damit Honorarrechnungen im ZUGFeRD-Format, führen ihre Bücher GoBD-konform und übergeben alles per DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei.

sanadeus

Dietzenbach, Deutschland ISO 27001-Rechenzentrum DE 14 Tage kostenlos testen

sanadeus aus Dietzenbach ist eine Cloud-Lösung für die Privatliquidation in Einzel- und Gemeinschaftspraxen sowie in MVZ. Aus der PAD-Datei der Praxissoftware entstehen fertige Rechnungen, zugestellt per Post oder über das Patientenportal; Zahlungseingänge und Mahnstufen laufen anschließend selbsttätig weiter.

Scopevisio

Bonn, Deutschland ISO 27001, C5-testiert 30 Tage kostenlos testen

Scopevisio aus Bonn ist eine Cloud-Unternehmenssoftware, die für das Gesundheitswesen eine eigene Branchenlösung führt. Kliniken, MVZ sowie soziale Träger automatisieren damit Rechnungseingang, Finanzbuchhaltung, Controlling und Dokumentenablage; E-Rechnung, Mandantenfähigkeit und die Anbindung eines KIS sind vorgesehen.

sevdesk

Offenburg und Wien 14 Tage ohne Kreditkarte DATEV und ADDISON

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltung der sevDesk GmbH aus Offenburg für Gründer, Freiberufler und kleine Unternehmen. Rechnungsstellung samt E-Rechnung, KI-gestützte Belegerfassung, Online-Banking, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR und GuV laufen zusammen; DATEV- und ADDISON-konforme Exporte binden die Steuerkanzlei an.

Solutio

Holzgerlingen GmbH & Co. KG Seminare und E-Learning

Die solutio GmbH & Co. KG aus Holzgerlingen entwickelt das Praxisverwaltungssystem charly für Zahnarztpraxen. Terminplanung, Dokumentation, Verwaltung sowie die Abrechnung nach BEMA und GOZ liegen in einem System; charly analytics ergänzt das Praxiscontrolling mit tagesaktuellen Kennzahlen-Dashboards.

solvi

Waldems, Deutschland Server in Deutschland 2.000 Anwender

Die solvi GmbH im Taunus entwickelt Software für Arzt- und Zahnarztpraxen. Mit solvi flow erledigt das Praxisteam die Buchhaltung selbst: Belege werden automatisch ausgelesen, Konten vorgeschlagen, das Bankkonto ist angebunden, und die Daten gehen per DATEV-Schnittstelle an die Kanzlei sowie über Elster ans Finanzamt.

THEORG

Ludwigsburg, Deutschland Physio, Ergo, Logopädie Hardware- und Cloud-Angebot

THEORG ist die Praxis-Software der SOVDWAER GmbH aus Ludwigsburg für Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie. Das Programm verbindet Patienten- und Rezeptverwaltung, Terminplan sowie Dokumentation mit der Abrechnung, einem Preislistenservice und Statistiken für die Auswertung der eigenen Praxis.

TheraPsy

Steyr, Österreich Marke seit 2017 30 Tage kostenlos testen

TheraPsy ist die Praxissoftware der TheraSoft GmbH aus Steyr für private Psychotherapie, Heilpraktiker für Psychotherapie und systemische Beratung. Neben Dokumentation, Kalender und Rechnungsstellung enthält sie ein Buchhaltungsmodul mit Belegablage, Fahrtenbuch sowie DATEV- oder BMD-Export für die Steuerkanzlei.

tomedo

Jena, Deutschland Für DALE-UV zertifiziert Für Mac, iPad und iPhone

Mit tomedo betreibt die Jenaer zollsoft GmbH ein Praxisverwaltungssystem, das nativ auf Mac, iPad und iPhone arbeitet. Von der Patientenkartei bis zum Kassenbuch bleibt alles in einer Oberfläche: Abgerechnet wird nach EBM und GOÄ, BG-Fälle laufen über DALE-UV, Privatrechnungen gehen per Rechnungsdatenservice an die Steuerkanzlei.

Topal Solutions

Volketswil, Schweiz Swissdec 5.0 zertifiziert 20 Tage kostenlos testen

Topal ist die Finanz- und Lohnbuchhaltung der Topal Solutions AG aus Volketswil, gedacht für Schweizer KMU und Treuhandbüros. Fibu, Debitoren, Kreditoren, Payroll, E-Rechnung und Archiv lassen sich modular kombinieren; Banken hängen über EBICS an, QR-Rechnungen werden direkt eingelesen.

TOPIX

Ottobrunn bei München Seit 35 Jahren am Markt macOS und Windows

TOPIX ist die All-in-One-Plattform der TOPIX Business Software AG aus Ottobrunn bei München; das System verbindet ERP, CRM, HR, DMS und Finanzbuchhaltung. Die Fibu arbeitet GoBD-konform nach IDW PS 880, Schnittstellen zu DATEV und ELSTER sind eingebaut; für die Medizintechnik steht eine eigene Branchenlösung bereit.

vitomed

Seuzach, Schweiz Rechenzentren in der Schweiz Gegründet 1982

Die Vitodata AG aus dem zürcherischen Seuzach entwickelt mit vitomed ein Praxisinformationssystem für Arztpraxen und Kliniken. Krankengeschichte, Agenda und Praxisführung greifen ineinander, die Leistungserfassung wird nach TARMED validiert; Fakturierung, Mahnwesen sowie BI-Reporting schliessen den kaufmännischen Teil ab.

weclapp

Kitzingen, Deutschland 4x ERP-System des Jahres 30 Tage kostenlos testen

weclapp ist das Cloud-ERP der weclapp GmbH aus Kitzingen. Die Buchhaltung arbeitet mit den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, deckt Buchungen, Kasse, offene Posten, Mahnwesen sowie Umsatzsteuer-Voranmeldung ab und gibt die Daten per DATEV-Export an die Steuerkanzlei weiter. Eine eigene Branchenlinie für das Gesundheitswesen fehlt.

Wilken

Ulm, Deutschland Seit 48 Jahren am Markt Über 80 % der GKVen

Die Wilken Software Group aus Ulm entwickelt vollintegrierte, webbasierte Unternehmenssoftware mit eigenen Bereichen für Gesundheitswesen und Sozialwesen. Das ERP P/5 verbindet Finanz- und Rechnungswesen mit Beschaffung, Eingangsrechnungsmanagement und Unternehmenssteuerung, im Sozialwesen ergänzt um Klientenverwaltung und Kassenbuch.

WISO MeinBüro

Neunkirchen, Siegerland BaFin-zertifiziertes Banking Ab 10,90 Euro im Monat

WISO MeinBüro ist die Büro- und Buchhaltungssoftware der Buhl Data Service GmbH aus Neunkirchen im Siegerland. Rechnungen und E-Rechnungen, Belegerfassung per App, Online-Banking, EÜR sowie Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER gehören dazu. Für die Physiotherapie besteht eine eigene Branchenseite.

Zoho Books

Essen, Deutschland GoBD-konform 14 Tage kostenlos testen

Zoho Books ist die GoBD-konforme Cloud-Buchhaltung der Zoho Corporation, in Deutschland vertreten durch die Zoho Corporation GmbH in Essen. Rechnungen, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD, PEPPOL-Versand, SEPA-Zahlungen sowie DATEV-Export gehören dazu, ergänzt um über 50 Auswertungen.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen, und brauchen Sie wirklich eine?

Graues Regal mit vier Fächern, gefüllt mit Miniatur-Gebäudemodellen. Ein orange-weißes Band mit "Konto"-Schriftzug verläuft horizontal über die Mitte
Vier Regime der Rechnungslegung, ein gemeinsamer Kontenplan: Praxis, Apotheke, Klinik und Pflegeeinrichtung buchen nach unterschiedlichen Vorgaben.

Eine Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen führt Erlöse und Aufwendungen einer Einrichtung in einem Datenbestand zusammen und erzeugt daraus die vorgeschriebene Rechnungslegung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Zuarbeit für Steuerbüro, Kostenträger, Aufsicht. Vorgeschrieben ist die nachvollziehbare Rechnungslegung, kein bestimmtes Produkt. Wer nach Buchhaltungssoftware für Gesundheitswesen sucht, meint je nach Einrichtung etwas grundlegend anderes: die Physiotherapiepraxis ein schlankes Programm für Einnahmen und Ausgaben, der Klinikverbund eine Suite mit Konzernabschluss.

Drei Systeme laufen in einer Gesundheitseinrichtung nebeneinander, ihre Aufgaben lassen sich sauber trennen. Das Leistungs- und Abrechnungssystem dokumentiert die erbrachte Leistung und erzeugt die Forderung: das Praxisverwaltungssystem in der Arztpraxis, die Pflegesoftware im ambulanten Dienst, das Krankenhausinformationssystem in der Klinik, die Warenwirtschaft in der Apotheke. Die Finanzbuchhaltung verbucht Erlöse und Aufwendungen, führt Anlagen sowie Kosten und erstellt den Abschluss. Der Abrechnungsweg schließlich bringt das Geld, über ein Abrechnungszentrum, eine Verrechnungsstelle oder Factoring. Verwechselt werden vor allem die ersten beiden Systeme. Ein Finanz- oder Kassenmodul im Fachsystem zeigt Zahlungseingänge, ersetzt aber in aller Regel keine vollwertige Finanzbuchhaltung.

Welches Programm passt, entscheidet nicht die Fachrichtung, sondern das Regime der Rechnungslegung. Vier Regime prägen den Markt. Die freiberufliche Praxis ermittelt ihren Gewinn in aller Regel mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes, also ohne Bilanz. Apotheke und Sanitätshaus zählen als Gewerbebetriebe und bilanzieren nach dem Handelsgesetzbuch. Das Krankenhaus folgt der Krankenhaus-Buchführungsverordnung, die nach ihrem § 1 unabhängig von Rechtsform und Kaufmannseigenschaft greift und in § 4 Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagennachweis nach den Anlagen 1 bis 3 vorgibt. Die zugelassene Pflegeeinrichtung folgt der Pflege-Buchführungsverordnung, die in § 1 ambulante Dienste ebenso erfasst wie teilstationäre und vollstationäre Heime, in § 4 zusätzlich einen Fördernachweis verlangt und in Anlage 4 den Kontenrahmen festschreibt.

Quer zu diesen vier Regimen steht die Gemeinnützigkeit. Ein steuerbegünstigter Träger trennt seine Zahlen in ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Die Abgabenordnung setzt dafür harte Grenzen: § 67 erklärt ein Krankenhaus zum Zweckbetrieb, sobald mindestens 40 Prozent der jährlichen Belegungs- oder Berechnungstage auf Patienten mit allgemeinen Krankenhausleistungen entfallen, und § 55 Abs. 1 Nr. 5 verlangt eine Mittelverwendung binnen der beiden auf den Zufluss folgenden Jahre. Beide Nachweise gelingen nur aus laufend geführten Zahlen. Kleine Einrichtungen bleiben von der Verordnungspflicht ausgenommen: § 9 der Pflege-Buchführungsverordnung befreit Pflegedienste mit bis zu sechs Vollzeitkräften sowie vollstationäre Einrichtungen mit bis zu zwanzig Pflegeplätzen, solange der Umsatz aus dem Versorgungsauftrag 250.000 beziehungsweise 500.000 Euro nicht übersteigt. Der folgende Test ordnet ein, ab wann eine Branchenlösung den Aufwand rechtfertigt.

Der 7-Punkte-Test: Braucht Ihre Einrichtung eine Branchenlösung?
  • Regime: Ihre Einrichtung führt die Bücher nach Krankenhaus- oder Pflege-Buchführungsverordnung, das vorhandene System kennt diesen Kontenrahmen nicht.
  • Kostenträger: Erlöse kommen von mehr als drei Stellen gleichzeitig, etwa Pflegekasse, Krankenkasse, Sozialhilfeträger und Selbstzahler mit Eigenanteil.
  • Struktur: Zum Träger gehören mehrere Einrichtungen oder Gesellschaften, deren Zahlen getrennt auswertbar bleiben müssen.
  • Fördermittel: Investitionsförderung, Zuwendungen oder Projektgelder verlangen einen Verwendungsnachweis, den der jetzige Kontenplan nicht hergibt.
  • Gemeinnützigkeit: Der Träger ist steuerbegünstigt und muss ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sauber trennen.
  • Belegmenge: Pro Monat laufen mehrere hundert Eingangsrechnungen auf, die heute per Hand vorkontiert und weitergereicht werden.
  • Arbeitsteilung: Steuerbüro oder Trägerzentrale fordern monatlich strukturierte Daten an, geliefert wird bislang ein Ordner oder eine Tabelle.

Zwei zutreffende Punkte sprechen für eine Branchenlösung, ab vier zahlt sich der Wechsel fast immer aus. Trifft nur ein Punkt zu, bleibt eine generalistische Buchhaltung mit sauberer Schnittstelle zum Steuerbüro die günstigere Wahl. Kleine Dienste bleiben ohnehin außen vor: § 9 der Pflege-Buchführungsverordnung befreit Pflegedienste mit bis zu sechs Vollzeitkräften sowie vollstationäre Einrichtungen mit bis zu zwanzig Pflegeplätzen, solange der Umsatz aus dem Versorgungsauftrag 250.000 beziehungsweise 500.000 Euro nicht übersteigt.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware im Gesundheitswesen.

Orangefarbenes Medikamentenglas mit "ABSETZUNG"-Etikett, gefüllt mit zerknittertem Papier, neben sechs grauen Pillenfläschchen
Sechs Forderungen laufen durch, eine kommt gekürzt zurück und bleibt ohne Zuordnung liegen.

Die teuersten Lücken entstehen nicht beim Buchen, sondern zwischen den Systemen: Forderungen an ein halbes Dutzend Kostenträger, Kürzungen ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnung und Kennzahlen, die erst mit dem Jahresabschluss vorliegen. Ein ambulanter Pflegedienst rechnet Leistungen der Pflegekasse, der Krankenkasse und des Sozialhilfeträgers nebeneinander ab, dazu den Eigenanteil der Bewohnerin. Ein Klinikverbund legt dieselbe Rechnung über mehrere Gesellschaften. Beide Fälle enden ohne passendes System in derselben Tabelle.

Auf der Erlösseite fällt zuerst der Zeitverzug auf. Zwischen Leistung und Zahlung vergehen Wochen, bei strittigen Positionen Monate, und eine belastbare Liquiditätsvorschau fehlt. Kommt eine Forderung gekürzt zurück, trifft die Absetzung die Verwaltung meist ohne Zuordnung zur ursprünglichen Rechnungsnummer. Die Differenz bleibt als offener Posten stehen, bis jemand sie von Hand aufklärt. Genau an dieser Stelle zahlt sich die durchgehende Verknüpfung von Fachsystem und Buchhaltung aus.

Auf der Pflichtenseite wirkt der verordnete Kontenrahmen. Ein Standardsystem mit SKR03 bildet die Gliederung der Krankenhaus-Buchführungsverordnung nicht ab, weshalb die Verwaltung den Abschluss Jahr für Jahr in Tabellenblättern umbaut. Fördermittel und Zuwendungen verlangen einen Verwendungsnachweis je Projekt, den ein kaufmännischer Kontenplan allein nicht hergibt. Träger mit mehreren Einrichtungen führen Mandanten, Innenumsätze und Konsolidierung parallel zum eigentlichen System. Kennzahlen je Standort, Station oder Wohnbereich stehen am Ende erst fest, wenn die Entgeltverhandlung längst gelaufen ist.

Die folgenden sieben Punkte fassen zusammen, wo eine passende Lösung den größten Unterschied macht. Keiner davon ist ein Softwareproblem allein; jeder wird jedoch durch ein System entschärft, das Kontenrahmen, Kostenstellen und Kostenträger von Anfang an kennt.

Erlöse aus vielen Quellen

Pflegekasse, Krankenkasse, Sozialhilfeträger, private Versicherung, Beihilfe und Selbstzahler zahlen nebeneinander, nach eigenen Regeln und in eigenem Rhythmus. Ein System mit Kostenträgerlogik führt diese Ströme in einer Übersicht zusammen.

Liquiditätslücke zwischen Leistung und Zahlung

Zwischen erbrachter Leistung und Geldeingang vergehen Wochen, bei strittigen Positionen Monate. Offene Posten mit Fälligkeit und Vorschau zeigen der Geschäftsführung, wann die Lücke wirklich zuschlägt.

Absetzungen ohne Zuordnung

Kürzt ein Kostenträger eine Forderung, trifft die Differenz die Verwaltung meist ohne Bezug zur ursprünglichen Rechnungsnummer. Nur eine durchgehende Verknüpfung von Fachsystem und Buchhaltung macht den Vorgang später auffindbar.

Verordneter Kontenrahmen

Krankenhaus und zugelassene Pflegeeinrichtung buchen nach dem Kontenrahmen ihrer Verordnung. Fehlt diese Gliederung im System, baut die Verwaltung den Jahresabschluss dauerhaft in Tabellenblättern nach.

Mehrere Einrichtungen unter einem Träger

Mandanten, Innenumsätze und Konsolidierung landen ohne passende Software in einer Nebenrechnung. Mandantenfähige Systeme führen jede Gesellschaft getrennt und liefern den Konzernabschluss aus demselben Datenbestand.

Fördermittel ohne Verwendungsnachweis

Investitionsförderung und Zuwendungen brauchen einen Nachweis je Projekt sowie einen Sonderposten, der parallel zur Abschreibung aufgelöst wird. Ein rein kaufmännischer Kontenplan bildet diese Mechanik nicht ab.

Kennzahlen kommen zu spät

Deckungsbeiträge je Station, Wohnbereich oder Standort stehen oft erst mit dem Jahresabschluss fest. Die Entgeltverhandlung ist zu diesem Zeitpunkt längst gelaufen, und die Einrichtung verhandelt ohne aktuelle Datenbasis.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen stehen zur Wahl?

Schlüsselbund mit mehreren Metallschlüsseln und orangenem Kunststoffanhänger mit der Aufschrift "VERBUND"
Sieben Produkttypen bedienen denselben Markt, passen aber jeweils nur auf bestimmte Einrichtungen.

Der Markt teilt sich in sieben Produkttypen, die sich weniger nach Funktionsumfang unterscheiden als nach der Frage, an welcher Stelle der Kette sie ansetzen: bei der Leistung, beim Geld oder beim Abschluss. Ein Teil der hier geprüften Anbieter führt gar keine Finanzbuchhaltung, sondern dokumentiert Leistungen und erzeugt Forderungen. Diese Unterscheidung ist der wichtigste Filter vor jedem Anbietergespräch.

Am oberen Ende stehen Rechnungswesen- und ERP-Suiten mit einer eigenen Branchenlösung für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Solche Systeme bringen den Kontenrahmen nach Verordnung mit, führen beliebig viele Mandanten, rechnen Innenumsätze heraus und liefern die Kostenträgerrechnung gleich mit. Daneben steht die Fachsoftware der Leistungswelt, also Praxis-, Pflege-, Klinik- und Apothekensysteme mit integriertem Finanz- oder Kassenmodul. Für kleine Einrichtungen, Einzelpraxen und Therapiebetriebe genügt häufig eine generalistische Cloud-Buchhaltung, die Belege erfasst, die Umsatzsteuervoranmeldung erzeugt und an die Kanzlei übergibt.

Eine eigene Kategorie bilden Abrechnungsdienstleister und Abrechnungszentren. Deren Geschäft ist der Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V: Leistungserbringer im Bereich der Heil- und Hilfsmittel sowie weitere Leistungserbringer müssen ihre Leistungen elektronisch oder maschinell verwertbar mit den Krankenkassen abrechnen, Form und Inhalt legt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen in Richtlinien fest. Dieselbe Vorschrift erlaubt ausdrücklich, dafür ein Rechenzentrum einzuschalten. Viele Dienstleister koppeln daran eine Vorfinanzierung der Forderung. Buchhaltung im engeren Sinn liefern diese Anbieter nicht, wohl aber die Daten, aus denen die Buchhaltung lebt.

Drei ergänzende Typen runden das Bild ab: Controlling- und Konsolidierungslösungen, die als Aufsatz auf eine vorhandene Finanzbuchhaltung Planung und Konzernabschluss übernehmen; reine Belegerfassung mit Rechnungseingangs-Workflow, die als Zulieferer für Steuerbüro oder Trägerzentrale dient; sowie kanzleigekoppelte Fibu-Kerne für Einrichtungen, die ihre Buchführung ohnehin beim Steuerberater führen lassen. Aus diesen Typen folgt die Grundsatzfrage der Architektur, die der Vergleich direkt im Anschluss aufmacht.

Rechnungswesen- oder ERP-Suite mit Branchenlösung

Kontenrahmen nach Verordnung, beliebig viele Mandanten, Konsolidierung und Kostenträgerrechnung aus einem Datenbestand. Passend für Kliniken, Trägerverbünde und größere Sozialunternehmen, dafür mit Einführungsprojekt und entsprechendem Budget.

Fachsoftware mit Finanz- oder Kassenmodul

Praxis-, Pflege-, Klinik- und Apothekensysteme dokumentieren die Leistung, erzeugen die Forderung und bringen ein Finanz- oder Kassenmodul mit. Eine vollwertige Finanzbuchhaltung ersetzt dieses Modul in aller Regel nicht.

Generalistische Cloud-Buchhaltung

Belegerfassung per Foto, Bankabgleich, Umsatzsteuervoranmeldung und Übergabe an die Kanzlei, ohne Branchenbezug. Für Einzelpraxen, Therapiebetriebe und kleine Dienste meist ausreichend, für verordnete Kontenrahmen dagegen nicht.

Abrechnungsdienstleister und Abrechnungszentrum

Prüfung, Übermittlung und Nachverfolgung der Forderungen gegenüber Kassen oder Patienten, häufig samt Vorfinanzierung. § 302 SGB V erlaubt diesen Weg ausdrücklich; Buchhaltung im engeren Sinn liefern diese Anbieter nicht.

Controlling- und Konsolidierungslösung

Aufsatz auf eine vorhandene Finanzbuchhaltung für Planung, Kostenträgerrechnung und Konzernabschluss. Sinnvoll, sobald die Buchführung steht, die Steuerung über mehrere Einrichtungen hinweg jedoch fehlt.

Belegerfassung und Rechnungseingangs-Workflow

Digitaler Posteingang, automatische Vorkontierung, Prüf- und Freigabeläufe, danach Übergabe an das führende System. Als Zulieferer für Steuerbüro oder Trägerzentrale gedacht, nicht als eigenständige Buchhaltung.

Kanzleigekoppelter Fibu-Kern

Die Buchführung läuft beim Steuerberater, die Einrichtung liefert Belege und Stammdaten in dessen Format. Günstig und arbeitsteilig, dafür mit begrenztem eigenen Zugriff auf unterjährige Auswertungen.

All-in-One aus einer Suite
Leistungsabrechnung, Finanzen und Controlling in einem System
  • Ein Datenbestand für Forderung, Buchung und Auswertung, keine Abstimmung zwischen Systemen
  • Absetzungen bleiben mit der ursprünglichen Forderung verknüpft
  • Ein Ansprechpartner für Einführung, Updates und Support
  • Abhängigkeit von einem Hersteller, Wechsel später aufwendig
Best-of-Breed mit Schnittstellen
Fachsystem, eigenständige Finanzbuchhaltung und definierte Übergabe
  • Jede Disziplin bekommt das jeweils stärkste Produkt
  • Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles neu aufzusetzen
  • Jede Schnittstelle kostet Geld, Pflege und Abstimmungsaufwand
  • Verantwortung für Datenkonsistenz liegt bei der Einrichtung

Whitepaper
Buchhaltung im Gesundheitswesen
2026
Ratgeber für Entscheider
Kostenloser Download

Whitepaper:
Buchhaltung im Gesundheitswesen 2026

Der Leitfaden für Verwaltung und Geschäftsführung: Rechnungslegung nach Krankenhaus- und Pflege-Buchführungsverordnung, Gemeinnützigkeit und Sphärenrechnung, Abrechnung mit den Kostenträgern, Auswahlkriterien von der Mandantenfähigkeit bis zur Schnittstelle sowie Preis- und Lizenzmodelle im Überblick.

Anbietervergleich Krankenhaus Pflege Gemeinnützigkeit KHBV PBV DSGVO DATEV
PDF · 36 Seiten · Kostenlos · Versand per E-Mail
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

Eine Waage mit Aktenordnern auf der linken Seite und einem orangenen Gewicht mit "Pflicht" beschriftet auf der rechten Seite
Kontenrahmen, Gemeinnützigkeit und Datenschutz wiegen bei der Auswahl schwerer als der reine Funktionsumfang.

Acht Kriterien entscheiden, und das wichtigste steht ganz vorn: Bringt das System den für Ihre Einrichtung vorgeschriebenen Kontenrahmen samt Abschlussformblättern mit, oder bauen Sie ihn jedes Jahr nach? Funktionslisten helfen bei dieser Frage wenig. Lassen Sie sich stattdessen den Abschluss einer vergleichbaren Einrichtung aus dem System heraus zeigen.

Gleich danach kommen Struktur und Steuerstatus. Ein gemeinnütziger Träger braucht die vier Sphären im Kontenplan, nicht in einer Nebenrechnung. Ein Verbund mit mehreren Gesellschaften braucht Mandantenfähigkeit, Innenumsatz-Eliminierung und Berechtigungen je Einrichtung. Die Kosten- und Leistungsrechnung liefert dann die Zahlen, die § 85 SGB XI für die Pflegesatzverhandlung voraussetzt: Art, Höhe und Laufzeit der Pflegesätze vereinbaren Heimträger und Kostenträger für jede zugelassene Einrichtung gesondert, und ohne Kosten je Kostenstelle verhandelt die Geschäftsführung ohne Basis.

Datenschutz und IT-Sicherheit bilden den dritten Block. Die wirksamste Maßnahme bleibt Datensparsamkeit: Fallnummer, Rechnungsnummer, Kostenträger und Betrag genügen der Buchhaltung, Diagnose und Pflegegrad bleiben im Fachsystem. Für den Cloud-Betrieb setzt § 393 SGB V klare Leitplanken, nämlich Verarbeitung im Inland, in der Europäischen Union oder in einem gleichgestellten Staat, eine Niederlassung der verarbeitenden Stelle im Inland sowie ein aktuelles C5-Testat. Krankenhäuser trifft zusätzlich § 391 SGB V mit der Pflicht zu angemessenen Vorkehrungen nach dem Stand der Technik; Absatz 4 nennt als Weg dorthin ausdrücklich den branchenspezifischen Sicherheitsstandard, dessen Eignung das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik feststellt. Den steuerlichen Rahmen setzt das Bundesministerium der Finanzen mit den GoBD, die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation verlangen.

Das achte Kriterium betrifft das Betriebsmodell und die Gesamtkosten, also Cloud gegen eigenes Rechenzentrum, Nutzerzahl, Vier-Augen-Prinzip, Einführungsleistung und Support. Für Österreich und die Schweiz verschiebt sich der Rahmen: In Österreich richten sich Rechnungslegung und Aufzeichnungspflicht nach Unternehmensgesetzbuch sowie Bundesabgabenordnung, viele Ordinationen und Therapiebetriebe rechnen mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die Wirtschaftskammer Österreich führt dazu die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht aus, und für Krankenanstalten kommen landesrechtliche Vorgaben hinzu. In der Schweiz gelten Obligationenrecht und Mehrwertsteuergesetz, die Eidgenössische Steuerverwaltung regelt die Befreiung der Heilbehandlungen, gemeinnützige Organisationen bilanzieren häufig nach Swiss GAAP FER 21, und im Spitalbereich gilt REKOLE des Verbands H+ Die Spitäler der Schweiz als Standard der Kostenrechnung. Bei Standorten jenseits der Grenze gehören diese Punkte vor die Lizenzentscheidung.

Rechnungslegungs-Regime und Kontenrahmen
Welche Verordnung gilt, und kommt der Abschluss aus dem System

Krankenhaus und zugelassene Pflegeeinrichtung buchen nach dem Kontenrahmen ihrer Verordnung und legen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagennachweis nach deren Anlagen vor. Ein System ohne diese Gliederung verlagert den Abschluss dauerhaft in Tabellenblätter. Freiberufliche Praxen brauchen umgekehrt keine Bilanzfunktion, sondern eine saubere Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Kontenrahmen nach KHBV beziehungsweise PBV ist im Standard enthaltenAbschlussformblätter entstehen aus dem System, nicht aus einer TabelleAnlagen- und Fördernachweis lassen sich je Einrichtung erzeugenÜberleitung aus dem bisherigen Kontenplan ist beschrieben
Praxistipp: Lassen Sie sich den fertigen Jahresabschluss einer vergleichbaren Einrichtung aus dem System heraus zeigen, nicht die Funktionsliste dazu.
Gemeinnützigkeit und Sphärentrennung
Vier Sphären im Kontenplan statt in der Nebenrechnung

Ein steuerbegünstigter Träger ordnet jeden Vorgang dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu. § 67 der Abgabenordnung knüpft den Zweckbetriebsstatus eines Krankenhauses an mindestens 40 Prozent der jährlichen Belegungs- oder Berechnungstage mit allgemeinen Krankenhausleistungen. § 55 Abs. 1 Nr. 5 verlangt zusätzlich den Nachweis zeitnaher Mittelverwendung.

Sphäre ist ein Merkmal am Konto oder am Beleg, nicht am JahresendeAuswertungen je Sphäre stehen unterjährig bereitMittelverwendung lässt sich nach Zuflussjahr nachweisenZweckbetriebsgrenzen sind als Kennzahl abbildbar
Praxistipp: Fragen Sie, wie das System eine Umbuchung zwischen zwei Sphären protokolliert. Fehlt diese Spur, wird der Nachweis gegenüber dem Finanzamt mühsam.
Mandanten-, Einrichtungs- und Konzernfähigkeit
Mehrere Gesellschaften ohne Nebenbuchhaltung

Träger mit mehreren Einrichtungen brauchen getrennte Mandanten bei gemeinsamen Stammdaten, eine Eliminierung der Innenumsätze und Berechtigungen je Gesellschaft. Ohne diese Funktionen entsteht die Konsolidierung dauerhaft in Tabellenblättern. Die Frage stellt sich früher als gedacht, weil schon zwei Einrichtungen getrennte Auswertungen verlangen.

Mandanten teilen Stammdaten, bleiben aber getrennt auswertbarInnenumsätze werden automatisiert eliminiertBerechtigungen lassen sich je Einrichtung und Rolle vergebenKonzernabschluss entsteht aus demselben Datenbestand
Praxistipp: Klären Sie vor Vertragsschluss, ob jeder weitere Mandant zusätzlich kostet. Dieser Posten entscheidet bei wachsenden Trägern über die Gesamtkosten.
Kosten- und Leistungsrechnung
Zahlen für Entgeltverhandlung und Verwendungsnachweis

§ 8 der Krankenhaus-Buchführungsverordnung verlangt die erforderlichen Kostenstellen und verweist auf den Kostenstellenrahmen der Anlage 5, § 7 der Pflege-Buchführungsverordnung fordert zusätzlich die verursachungsgerechte Zuordnung auf Kostenträger. Genau diese Zahlen braucht die Geschäftsführung für das Pflegesatzverfahren nach § 85 SGB XI. Fördermittel gehören dabei je Projekt nachweisbar getrennt.

Kostenstellen je Station, Wohnbereich oder Standort sind anlegbarKostenträgerrechnung liefert Deckungsbeiträge je Leistung oder FallSonderposten aus Fördermitteln lösen sich parallel zur Abschreibung aufVerwendungsnachweis je Projekt entsteht aus dem Regelbetrieb
Praxistipp: Verlangen Sie eine Musterauswertung auf Basis Ihrer eigenen Kostenstellenstruktur. Ein Standardbericht des Anbieters sagt über Ihre Verhandlungsfähigkeit wenig aus.
Schnittstellen zu Fachsystem, Bank und Kanzlei
Jede Übergabe kostet, jede fehlende kostet mehr

Die Buchhaltung einer Gesundheitseinrichtung lebt von Daten aus anderen Systemen: Praxisverwaltung, Pflegesoftware, Krankenhausinformationssystem, Warenwirtschaft, Bank, Lohn, Abrechnungszentrum. Hinzu kommt die elektronische Rechnung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Fehlt eine dieser Verbindungen, entsteht an ihrer Stelle eine dauerhafte Handarbeit.

Schnittstelle zum eingesetzten Fachsystem ist benannt und im EinsatzBankanbindung deckt alle Konten der Einrichtungen abÜbergabe an Steuerbüro oder Trägerzentrale läuft strukturiertE-Rechnung lässt sich empfangen, prüfen und archivieren
Praxistipp: Fragen Sie nach einer Referenzinstallation mit genau Ihrer Systemkombination. Eine Schnittstelle auf dem Datenblatt ist kein Beleg für einen laufenden Betrieb.
Datenschutz und IT-Sicherheit
Datensparsamkeit schlägt jedes Siegel

Gesundheitsdaten stehen nach Art. 9 DSGVO unter besonderem Schutz; sobald der Anbieter im Auftrag verarbeitet, kommt die Vertragspflicht aus Art. 28 DSGVO samt Offenlegung aller Unterauftragnehmer hinzu. § 393 SGB V erlaubt den Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen unter klaren Bedingungen: Verarbeitung im Inland, in der Europäischen Union oder in einem gleichgestellten Staat, Niederlassung der verarbeitenden Stelle im Inland sowie ein aktuelles C5-Testat. Krankenhäuser trifft zusätzlich § 391 SGB V.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vorVerarbeitungsort und Rechenzentrum sind schriftlich benanntC5-Testat für den Cloud-Dienst ist aktuell und einsehbarPatienten- und Bewohnerdaten lassen sich aus der Buchhaltung heraushalten
Praxistipp: Für Krankenhäuser nennt § 391 Abs. 4 SGB V den branchenspezifischen Sicherheitsstandard als Weg zur Pflichterfüllung, dessen Eignung das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik feststellt.
GoBD, Unveränderbarkeit und Belegarchiv
Unveränderbar aufbewahren, nachvollziehbar dokumentieren

Die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen verlangen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen sowie eine Verfahrensdokumentation. § 147 der Abgabenordnung setzt die Fristen: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen. Maßgeblich bleibt das digitale Original, ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Belegarchiv speichert unveränderbar und protokolliert ZugriffeVerfahrensdokumentation liefert der Anbieter als Vorlage mitExport für die Betriebsprüfung ist ohne Zusatzmodul möglichAufbewahrungsfristen lassen sich je Belegart steuern
Praxistipp: Klären Sie vor Vertragsschluss, in welchem Format Sie Ihre Daten nach einer Kündigung zurückbekommen. Ein Archiv im proprietären Format bindet länger als der Vertrag.
Betriebsmodell, Rollen und Gesamtkosten
Cloud oder eigenes Rechenzentrum, und was danach kommt

Der Lizenzpreis bildet selten die tatsächliche Belastung ab. Hinzu kommen Einführung, Migration, Schulung der Verwaltung, Preise je Zusatznutzer und je Mandant, Wartungsquote bei Kauflizenzen sowie Hosting oder eigener Betrieb. Bei überwiegend steuerfreien Umsätzen entfällt der Vorsteuerabzug, womit der Bruttopreis zum echten Preis wird.

Alle Einmalkosten stehen im Angebot, nicht nur die MonatsratePreis je Zusatznutzer und je weiterem Mandant ist beziffertWartungs- oder Updategebühr ist als Prozentsatz benanntKündigungsfrist und Datenrückgabe sind vertraglich geregelt
Praxistipp: Rechnen Sie Angebote über 36 Monate durch, inklusive Einführung und Schnittstellen. Die Reihenfolge der Anbieter ändert sich dabei häufiger als erwartet.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Software passt zu Ihrer Einrichtung?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Welche Einrichtung führen Sie?
Die Einrichtungsart entscheidet über Abrechnungsweg und Fachsystem.
Arzt-, Zahnarzt- oder Therapiepraxis
Freiberufliche Praxis mit Kassen-, Privat- oder Selbstzahleranteil.
Ambulanter Pflegedienst oder Pflegeeinrichtung
Zugelassene Einrichtung nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch.
Klinik oder Trägerverbund
Krankenhaus, Reha-Klinik oder Träger mit mehreren Gesellschaften.
Apotheke oder anderer Leistungserbringer
Gewerblicher Betrieb mit Warenwirtschaft, Kasse und Rezeptabrechnung.
Frage 2 von 5
Nach welchen Regeln führen Sie Ihr Rechnungswesen?
Das Regime bestimmt Kontenrahmen und Abschlussform.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG ohne Bilanz.
Bilanz nach Handelsgesetzbuch
Kaufmännische Buchführung mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.
Bilanz nach Krankenhaus- oder Pflege-Buchführungsverordnung
Vorgeschriebener Kontenrahmen samt Anlagen- und Fördernachweis.
Noch offen
Die Einordnung klärt derzeit das Steuerbüro oder die Trägerzentrale.
Frage 3 von 5
Wie viele Einrichtungen oder Gesellschaften gehören zu Ihrem Träger?
Mandanten, Innenumsätze und Konsolidierung kosten Lizenz und Einführung.
Eine
Ein Rechtsträger, eine Einrichtung, ein Abschluss.
Zwei bis fünf
Mehrere Einrichtungen unter einem Dach, getrennte Auswertung nötig.
Mehr als fünf mit Konsolidierung
Konzernabschluss, Innenumsätze, Berechtigungen je Gesellschaft.
Einrichtung in Gründung
Struktur steht noch nicht fest, Wachstum eingeplant.
Frage 4 von 5
Was soll die Software vor allem leisten?
Der Funktionsbedarf trennt Belegzulieferer von Vollsystem.
Belege erfassen und ans Steuerbüro übergeben
Digitaler Rechnungseingang, Export für Kanzlei oder Trägerzentrale.
Komplette Finanzbuchhaltung bis zum Jahresabschluss
Anlagen, Abschluss und Formblätter aus einem System.
Kosten- und Leistungsrechnung sowie Controlling
Kostenstellen je Station, Kostenträgerrechnung, Planung.
Abrechnung mit den Kostenträgern anbinden
Datenaustausch mit Kassen, Absetzungen im Blick behalten.
Frage 5 von 5
In welchem Land betreiben Sie die Einrichtung?
Rechnungslegung und Steuerrecht unterscheiden sich je Land.
Deutschland
Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, KHBV oder PBV.
Österreich
Unternehmensgesetzbuch, Bundesabgabenordnung, Landesrecht für Krankenanstalten.
Schweiz
Obligationenrecht, Mehrwertsteuergesetz, REKOLE im Spitalbereich.
Mehrere Länder
Standorte in mehr als einem Land, Abschluss je Rechtsraum.
Fast geschafft
Wohin sollen wir Ihre Empfehlung senden?

Sagen Sie uns, wohin wir Ihre persönliche Empfehlung schicken dürfen. Wir melden uns per E-Mail.

Vielen Dank, {vorname}

Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns in Kürze mit Ihrer persönlichen Empfehlung per E-Mail.

Wie Sie eine Buchhaltungssoftware im Gesundheitswesen erfolgreich einführen.

Glas mit Papierscrap links, Organizer mit einer orange Büroklammer rechts, Beschriftung "MONATSABSCHLUSS"
Mit jeder Einführungsphase sinkt der Berg unverarbeiteter Belege, bis der Monatsabschluss zur Routine wird.

Die Einführung scheitert selten an der Software, sondern an den Stammdaten: Kontenrahmen, Kostenstellen, Kostenträger und Sonderposten aus Fördermitteln entscheiden über den ersten sauberen Monatsabschluss. Sechs Phasen haben sich bewährt, vom Kassenbuch der Therapiepraxis bis zur Umstellung eines Trägers mit acht Einrichtungen.

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Dazu gehören die Rechtsträgerstruktur mit allen Gesellschaften, das jeweilige Regime der Rechnungslegung, sämtliche Erlösarten samt ihren Kostenträgern, die vorhandenen Fachsysteme und die heutigen Belegwege. Erst danach folgt die Auswahl, und zwar mit echten Vorjahreszahlen einer Einrichtung statt mit einem Demo-Mandanten. Ein Testlauf über drei reale Monate deckt in wenigen Stunden auf, was eine Funktionsliste verschweigt.

Den größten Aufwand verursacht die Stammdatenphase. Der Kontenrahmen wird nach Verordnung aufgesetzt, Kostenstellen entstehen je Station, Wohnbereich oder Standort, die Anlagenbuchhaltung erhält die Sonderposten aus Fördermitteln samt ihrer parallelen Auflösung, und Mandanten werden so geschnitten, dass jede Gesellschaft getrennt auswertbar bleibt. Danach richtet die Verwaltung die Schnittstellen ein: Fachsystem, Bank, Abrechnungsweg, Steuerbüro, Rechnungseingang. Der Parallelbetrieb mit Eröffnungswerten dient der Abstimmung, nicht der Beruhigung; Abweichungen gehören geklärt, bevor das Altsystem abgeschaltet wird.

Im Regelbetrieb verschiebt sich der Rhythmus. Statt eines Jahresrückblicks entsteht ein Monatsabschluss je Einrichtung, und das Berichtswesen liefert Deckungsbeiträge, bevor die nächste Entgeltverhandlung ansteht. Die folgende Übersicht zeigt die sechs Phasen mit realistischen Zeitspannen sowie drei Kennwerte, an denen sich der Erfolg messen lässt.

2 bis 4 Wochen

Bestandsaufnahme

Rechtsträgerstruktur, Regime der Rechnungslegung, Erlösarten je Kostenträger, vorhandene Fachsysteme und heutige Belegwege werden erfasst. Aus dieser Übersicht entsteht die Anforderungsliste.

1
4 bis 8 Wochen

Auswahl und Test mit echten Zahlen

Drei reale Vormonate einer Einrichtung laufen durch die Kandidatensysteme, inklusive Kontenrahmen, Kostenstellen und einer Absetzung. Ein Demo-Mandant ersetzt diesen Test nicht.

2
3 bis 6 Wochen

Stammdaten aufsetzen

Kontenrahmen nach Verordnung, Kostenstellen je Station oder Wohnbereich, Kostenträger, Anlagenbuchhaltung samt Sonderposten aus Fördermitteln sowie der Schnitt der Mandanten entstehen in dieser Phase.

3
2 bis 6 Wochen

Schnittstellen und Belegwege

Fachsystem, Bank, Abrechnungsweg, Steuerbüro und Rechnungseingang werden angebunden und einzeln abgenommen. Jede Übergabe erhält eine benannte verantwortliche Person.

4
1 bis 3 Monate

Parallelbetrieb und Schulung

Eröffnungswerte werden übernommen, Alt- und Neusystem laufen nebeneinander, Abweichungen werden aufgeklärt. Parallel schult der Anbieter die Verwaltung an den echten Vorgängen der Einrichtung.

5
laufend

Regelbetrieb mit Monatsabschluss

Statt eines Jahresrückblicks entsteht ein Monatsabschluss je Einrichtung, das Berichtswesen liefert Deckungsbeiträge vor der nächsten Entgeltverhandlung.

6
15 Tage
Ziel: bis zum fertigen Monatsabschluss je Einrichtung
90 %
Ziel: digital erfasste Eingangsrechnungen
1 Tag
Ziel: Aufwand je Verwendungsnachweis

Die häufigsten Fehler bei der Einführung.

Stapel von fünf grauen Ordnern mit Metallbügeln. Der dritte Ordner trägt ein oranges Band mit weißem Etikett, auf dem "Vorlaufig" steht
Ein falsch angelegter Kontenrahmen kippt zwölf Monate später den gesamten Jahresabschluss.

Die teuersten Fehler passieren in der ersten Woche der Stammdatenpflege und fallen erst beim Jahresabschluss auf, also zwölf Monate später. Sieben davon begegnen der Redaktion in Gesprächen mit Verwaltungsleitungen immer wieder, quer durch Pflegedienste, Kliniken und Sozialträger.

Am häufigsten wird der Kontenrahmen frei gestaltet, weil die gewohnte Gliederung aus dem Altsystem bequemer wirkt. Der vorgeschriebene Abschluss lässt sich anschließend nicht mehr aus dem System erzeugen, und die Verwaltung baut ihn dauerhaft in Tabellenblättern nach. Ähnlich wirkt ein zu grober Kostenstellenplan: Bildet ein Haus genau eine Kostenstelle, fehlt jede Grundlage für die Pflegesatzverhandlung. Beide Fehler sind später nur mit einer Umstellung samt Überleitungsrechnung zu heilen.

Drei weitere Fehler betreffen die Besonderheiten der Branche. Gemeinnützige Sphären werden erst zum Jahresende getrennt, obwohl die Zuordnung an den Beleg gehört. Fördermittel laufen als normaler Ertrag durch, sodass Sonderposten und Verwendungsnachweis fehlen. Patienten- und Bewohnerdaten wandern in die Finanzbuchhaltung, obwohl dort Fall- oder Rechnungsnummer und Betrag genügen. Der letzte Punkt vergrößert den Schutzbedarf der Buchhaltung ohne jeden fachlichen Nutzen.

Bleiben zwei organisatorische Klassiker. Fachsystem und Finanzbuchhaltung bleiben zwei getrennte Welten, weshalb Absetzungen nie der ursprünglichen Forderung zugeordnet werden. Und entschieden wird allein über den Lizenzpreis: Einführung, Migration und Schnittstellen stehen in keinem Budget, niemand trägt die Verantwortung, eine Verfahrensdokumentation entsteht nie. Jeder der folgenden sieben Punkte nennt deshalb gleich die Gegenmaßnahme mit.

1
Kontenrahmen frei gestaltet

Die gewohnte Gliederung aus dem Altsystem wird übernommen, obwohl die Verordnung einen eigenen Kontenrahmen vorgibt. Der vorgeschriebene Abschluss lässt sich danach nicht mehr aus dem System erzeugen.

Den Kontenrahmen der einschlägigen Verordnung als Grundgerüst übernehmen und nur innerhalb der vorgegebenen Klassen verfeinern.
2
Kostenstellen bleiben zu grob

Ein Haus wird als eine einzige Kostenstelle geführt, Stationen und Wohnbereiche tauchen nicht auf. Für die Entgeltverhandlung fehlt damit jede Datengrundlage.

Kostenstellen entlang des Kostenstellenrahmens der Verordnung anlegen, bevor der erste Beleg gebucht wird.
3
Sphären erst zum Jahresende getrennt

Die Zuordnung zu ideellem Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb entsteht als Nebenrechnung im Frühjahr. Unterjährig bleibt der Status unbelegt.

Die Sphäre als Merkmal am Konto oder am Beleg führen, damit jede Auswertung sie automatisch mitliefert.
4
Fördermittel als normaler Ertrag

Investitionsförderung und Zuwendungen laufen direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung. Sonderposten und Verwendungsnachweis fehlen, das Ergebnis wird zu hoch ausgewiesen.

Fördermittel als Sonderposten passivieren und parallel zur Abschreibung des geförderten Anlageguts auflösen.
5
Patientendaten in der Finanzbuchhaltung

Name, Diagnose oder Pflegegrad wandern in Buchungstexte, obwohl Fall- oder Rechnungsnummer, Kostenträger und Betrag genügen. Der Schutzbedarf der Buchhaltung steigt ohne fachlichen Nutzen.

Buchungstexte auf Fall- oder Rechnungsnummer begrenzen und personenbezogene Details im Fachsystem belassen.
6
Fachsystem und Buchhaltung bleiben getrennt

Forderungen entstehen im Abrechnungssystem, Zahlungen landen in der Buchhaltung, eine Verbindung fehlt. Kürzungen der Kostenträger lassen sich später keiner ursprünglichen Rechnung zuordnen.

Die Forderungsnummer als führendes Merkmal durch beide Systeme ziehen und den Abgleich automatisiert laufen lassen.
7
Entschieden wird über den Lizenzpreis

Einführung, Migration, Schnittstellen und Schulung stehen in keinem Budget, eine verantwortliche Person fehlt, eine Verfahrensdokumentation entsteht nie. Das günstigste Angebot wird so zum teuersten Projekt.

Angebote über 36 Monate inklusive aller Einmalkosten rechnen und die Projektverantwortung namentlich festlegen.

Was kostet Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen wirklich?

Grauer Kunststoffbehälter mit Deckel, orange Nummer-39-Etikett und weißem Kartenschild davor
Der Lizenzpreis steht vorn, die Kosten für Einführung, Migration und Schnittstellen bleiben zunächst verdeckt.

Die Spanne reicht von rund 8 Euro im Monat für ein schlankes Cloud-Abo bis zu fünfstelligen Monatsbeträgen für einen Klinikverbund, und dazwischen liegen vier grundverschiedene Preislogiken. Alle folgenden Zahlen stammen aus der Marktsichtung für diesen Vergleich im September 2026 und verstehen sich als reguläre Listenpreise ohne befristete Aktionen.

Am unteren Ende rechnen generalistische Cloud-Anbieter je Nutzer und Monat ab. Belegerfassung und Archivierung beginnen bei knapp 8 Euro, eine vollständige Buchhaltung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung liegt bei rund 12 bis 33 Euro. Fachlösungen für Therapie und Psychotherapie bewegen sich bei etwa 25 bis 90 Euro monatlich. Sobald die Einrichtung selbst zur Abrechnungseinheit wird, wechselt die Logik: Pflegesoftware mit Finanzteil kostet in der Miete gut 250 Euro im Monat, österreichische Ordinationslösungen liegen zwischen 169 und 279 Euro, und eine Cloud-Suite mit Branchenlösung nennt als Beispiele 600 Euro netto monatlich für ein Pflegeheim, 4.200 Euro für ein mittelgroßes Krankenhaus sowie 13.000 Euro für einen Klinikverbund.

Die dritte Logik ist die klassische Kauflizenz mit jährlicher Wartung. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Einzelplatzlizenz startet bei rund 650 Euro einmalig und erreicht je nach Buchungsvolumen gut 2.000 Euro; dieselben Stufen kosten aus der Cloud etwa 70 bis 91 Euro monatlich. Hinzu kommt fast immer ein Einführungspaket nach Aufwand, bei Pflegesoftware etwa 1.298 bis 3.498 Euro für Installation, Grundschulung, Datenimport und Einrichtung der Finanzbuchhaltung. Die vierte Logik bricht mit allen anderen: Abrechnungsdienstleister berechnen eine Grundgebühr plus Volumen, in der Pflege beispielsweise 59,99 bis 179,99 Euro monatlich mit Inklusivvolumen und einem Abrechnungssatz darüber, bei privatärztlicher Abrechnung 79,90 Euro für 50 Rechnungen zuzüglich 0,99 Euro je weiterer Rechnung.

Der Lizenzpreis bleibt trotzdem nur ein Teil der Rechnung. Einführung und Anpassung, Datenmigration aus dem Altsystem, jede Schnittstelle zu einem Fachsystem, Schulung der Verwaltung, Preise je Zusatznutzer und je Mandant, Lohnmodul, Belegarchiv samt Speicher, Update- und Wartungsgebühr sowie Hosting oder eigenes Rechenzentrum erhöhen die Gesamtkosten spürbar. Gebühren eines Abrechnungszentrums laufen ohnehin als eigene Kostenart mit. Ein Punkt verschiebt die Rechnung zusätzlich, und zwar systematisch zulasten der Einrichtung.

Cloud-Abo je Nutzer ab 8 € pro Monat

Belegerfassung und Archivierung beginnen bei knapp 8 Euro, eine volle Buchhaltung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung liegt bei rund 12 bis 33 Euro. Fachlösungen für Therapie und Psychotherapie bewegen sich bei etwa 25 bis 90 Euro.

Abo je Einrichtung ab 169 € pro Monat

Pflegesoftware mit Finanzteil kostet in der Miete gut 250 Euro monatlich, österreichische Ordinationslösungen liegen zwischen 169 und 279 Euro. Eine Cloud-Suite mit Branchenlösung nennt 600 Euro netto für ein Pflegeheim, 4.200 Euro für ein mittelgroßes Krankenhaus und 13.000 Euro für einen Klinikverbund.

Kauflizenz plus Wartung ab 650 € einmalig

Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Einzelplatzlizenz startet bei rund 650 Euro und erreicht je nach Buchungsvolumen gut 2.000 Euro; dieselben Stufen kosten aus der Cloud etwa 70 bis 91 Euro monatlich. Einführungspakete bei Pflegesoftware liegen zwischen 1.298 und 3.498 Euro.

Abrechnungsdienstleistung ab 60 € pro Monat plus Volumen

In der Pflege beginnen die Tarife bei 59,99 Euro und reichen bis 179,99 Euro monatlich, jeweils mit Inklusivvolumen und einem Abrechnungssatz darüber. Privatärztliche Abrechnung startet bei 79,90 Euro für 50 Rechnungen zuzüglich 0,99 Euro je weiterer Rechnung.

Versteckte Kosten und der Bruttopreis

Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes sowie Pflege- und Betreuungsleistungen nach § 4 Nr. 16 bleiben steuerfrei, spiegelbildlich entfällt für diesen Teil der Vorsteuerabzug. Für eine Einrichtung mit überwiegend steuerfreien Umsätzen kostet ein Angebot über 600 Euro netto damit tatsächlich 714 Euro im Monat, und genau dieser Betrag gehört in den Kostenvergleich. Bei gemischten Umsätzen kommt allenfalls ein anteiliger Abzug in Betracht. Hinzu kommen Einführung und Anpassung, Datenmigration, jede Schnittstelle zu einem Fachsystem, Schulung der Verwaltung, Preise je Zusatznutzer und je Mandant, Lohnmodul, Belegarchiv samt Speicher sowie die jährliche Wartungsgebühr bei Kauflizenzen.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie fit sind Sie in der Buchhaltung des Gesundheitswesens?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Welche Verordnung gibt deutschen Krankenhäusern Kontenrahmen und Jahresabschluss vor? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Die Krankenhaus-Buchführungsverordnung regelt Buchführung, Jahresabschluss und Kosten- und Leistungsrechnung der Krankenhäuser. Nach § 1 gilt die Verordnung unabhängig von der Rechtsform und unabhängig davon, ob das Haus Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagennachweis folgen den Anlagen 1 bis 3.
2 Was bezeichnet die Sphärenrechnung eines gemeinnützigen Trägers? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. Ein steuerbegünstigter Träger ordnet jeden Vorgang einer von vier Sphären zu. Der Zweckbetrieb bleibt steuerbegünstigt, der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb nicht. Die Zuordnung gehört in den Kontenplan, weil sich der Zweckbetriebsstatus sonst nicht belegen lässt.
3 Was gehört nicht in die Finanzbuchhaltung einer Pflegeeinrichtung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Für die Buchung genügen Fall- oder Rechnungsnummer, Kostenträger und Betrag. Pflegegrad und Diagnose zählen zu den Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO und bleiben im Fachsystem. Datensparsamkeit in der Buchhaltung senkt den Schutzbedarf der gesamten Finanzsoftware.
4 Was beschreibt der Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V? Aufklappen ↓
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Richtig: C. § 302 SGB V verpflichtet Leistungserbringer im Bereich der Heil- und Hilfsmittel sowie weitere Leistungserbringer, ihre Leistungen elektronisch oder maschinell verwertbar abzurechnen. Form und Inhalt des Verfahrens legt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen in Richtlinien fest. Die Vorschrift erlaubt ausdrücklich, dafür ein Rechenzentrum in Anspruch zu nehmen.
5 Warum ist die Umsatzsteuerbefreiung für die Kostenrechnung einer Einrichtung wichtig? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG sowie Pflege- und Betreuungsleistungen nach § 4 Nr. 16 UStG bleiben steuerfrei. Spiegelbildlich entfällt für diesen Teil der Vorsteuerabzug. Ein Angebot über 600 Euro netto kostet die Einrichtung damit 714 Euro, und genau dieser Betrag gehört in den Kostenvergleich.

Glossar: die wichtigsten Begriffe der Buchhaltung im Gesundheitswesen

Die Buchhaltung einer Gesundheitseinrichtung verbindet Sozialrecht, Steuerrecht und Datenschutz in einem Zahlenwerk. Die folgenden zwanzig Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Verhandlungen mit den Kostenträgern immer wieder auf. Zwei davon werden regelmäßig verwechselt und darum hier ausdrücklich getrennt.

Krankenhaus-Buchführungsverordnung (KHBV)

Diese Verordnung regelt Buchführung, Jahresabschluss und Kosten- und Leistungsrechnung der Krankenhäuser. Nach § 1 greift sie unabhängig von der Rechtsform und unabhängig davon, ob das Haus Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anlagennachweis folgen den Anlagen 1 bis 3, der Kontenrahmen der Anlage 4.

Pflege-Buchführungsverordnung (PBV)

Für zugelassene Pflegeeinrichtungen gilt ein eigenes Regelwerk mit eigenem Kontenrahmen in Anlage 4. Erfasst sind ambulante Pflegedienste sowie teilstationäre und vollstationäre Einrichtungen mit Versorgungsvertrag. § 9 befreit kleine Dienste und Heime unterhalb festgelegter Größen- und Umsatzgrenzen.

Branchenkontenrahmen

Ein Branchenkontenrahmen ist der für eine Einrichtungsart vorgegebene oder übliche Kontenplan. Im Krankenhaus und in der Pflege steht er in der jeweiligen Verordnung, in der freien Wirtschaft dominieren die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04. Wird der Rahmen frei umgebaut, lässt sich der vorgeschriebene Abschluss später nicht mehr aus dem System erzeugen.

Duale Krankenhausfinanzierung

Investitionen eines Plankrankenhauses trägt das jeweilige Bundesland über Fördermittel, die Betriebskosten tragen die Kostenträger über Entgelte. Aus dieser Zweiteilung folgt eine getrennte Buchung von Fördermitteln und laufenden Erlösen. Die Trennung prägt sowohl den Kontenrahmen als auch den Anlagennachweis.

Sonderposten aus Fördermitteln

Fördermittel für Investitionen landen nicht sofort im Ertrag, sondern als Sonderposten auf der Passivseite der Bilanz. Aufgelöst wird dieser Posten parallel zur Abschreibung des geförderten Anlageguts. Ohne diese Mechanik im System entsteht ein Gewinn, den die Einrichtung tatsächlich nie erzielt hat.

Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ordnet Aufwendungen dem Ort ihrer Entstehung zu, also der Station, dem Wohnbereich, der Küche oder der Verwaltung. § 8 der Krankenhaus-Buchführungsverordnung verlangt die erforderlichen Kostenstellen und verweist auf den Kostenstellenrahmen der Anlage 5. Für die Pflege steht die entsprechende Vorgabe in § 7 der Pflege-Buchführungsverordnung.

Kostenträgerrechnung

Hier wird der Begriff Kostenträger doppelt belegt, und die beiden Bedeutungen haben nichts miteinander zu tun. Im Sozialrecht meint Kostenträger die zahlende Stelle, also Krankenkasse, Pflegekasse oder Sozialhilfeträger. In der Kostenrechnung meint Kostenträger das Bezugsobjekt der Kosten, also den Fall, den Pflegetag oder die Leistung, die den Aufwand verursacht.

Pflegesatz und Entgeltverhandlung

Art, Höhe und Laufzeit der Pflegesätze vereinbaren Heimträger und Kostenträger nach § 85 SGB XI für jede zugelassene Einrichtung gesondert. Grundlage der Verhandlung sind belastbare Kosten je Kostenstelle und je Leistungsbereich. Liegen diese Zahlen erst mit dem Jahresabschluss vor, verhandelt die Einrichtung ohne aktuelle Datenbasis.

Fallpauschale (DRG)

Allgemeine Krankenhausleistungen werden überwiegend über Fallpauschalen vergütet, die Behandlungsfälle nach Diagnose und Aufwand in Gruppen einordnen. Für die Buchhaltung bedeutet das: Der Erlös hängt am Fall, nicht an der Verweildauer. Deckungsbeiträge je Fallgruppe lassen sich nur aus einer Kostenträgerrechnung ablesen.

Datenträgeraustausch nach § 302 SGB V

Leistungserbringer im Bereich der Heil- und Hilfsmittel sowie weitere Leistungserbringer rechnen ihre Leistungen elektronisch oder maschinell verwertbar mit den Krankenkassen ab. Form und Inhalt des Verfahrens legt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen in Richtlinien fest. Die Vorschrift erlaubt ausdrücklich, dafür ein Rechenzentrum einzuschalten.

Abrechnungszentrum und Verrechnungsstelle

Ein Abrechnungszentrum übernimmt Prüfung, Übermittlung und Nachverfolgung der Forderungen gegenüber Kassen oder Patienten, häufig verbunden mit einer Vorfinanzierung. Die Abkürzung PVS führt dabei regelmäßig in die Irre: In der Praxisliteratur steht sie sowohl für das Praxisverwaltungssystem als auch für die privatärztliche Verrechnungsstelle. Aus dem Zusammenhang muss hervorgehen, welche der beiden gemeint ist.

Absetzung und Rechnungskürzung

Kürzt ein Kostenträger eine eingereichte Forderung oder weist sie ganz zurück, spricht die Praxis von einer Absetzung. Der gekürzte Betrag erreicht die Einrichtung oft ohne klaren Bezug zur ursprünglichen Rechnung. Nur eine durchgehende Verknüpfung von Fachsystem und Buchhaltung macht die offene Differenz später auffindbar.

Sphärenrechnung

Ein gemeinnütziger Träger ordnet jeden Vorgang einer von vier Sphären zu: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Die Zuordnung entscheidet über die Besteuerung und gehört deshalb in den Kontenplan. Eine Nebenrechnung zum Jahresende reicht dafür nicht aus.

Zweckbetrieb

Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb bleibt steuerbegünstigt, solange er als Zweckbetrieb nach den §§ 65 bis 68 der Abgabenordnung gilt. Für Krankenhäuser knüpft § 67 die Einstufung daran, dass mindestens 40 Prozent der jährlichen Belegungs- oder Berechnungstage auf Patienten mit allgemeinen Krankenhausleistungen entfallen. Einrichtungen der Wohlfahrtspflege müssen nach § 66 mindestens zwei Drittel ihrer Leistungen dem begünstigten Personenkreis zugutekommen lassen.

Zeitnahe Mittelverwendung (§ 55 AO)

Steuerbegünstigte Körperschaften müssen ihre Mittel grundsätzlich zeitnah für die satzungsmäßigen Zwecke einsetzen. § 55 Abs. 1 Nr. 5 der Abgabenordnung setzt dafür die beiden auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahre an. Körperschaften mit jährlichen Einnahmen von höchstens 100.000 Euro bleiben von dieser Pflicht ausgenommen.

Umsatzsteuerbefreiung für Heilbehandlung und Pflege

§ 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes stellt Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin frei, § 4 Nr. 16 die eng mit Betreuung oder Pflege hilfsbedürftiger Personen verbundenen Leistungen. Beide Befreiungen hängen an Voraussetzungen, die je Einrichtung zu prüfen sind. Für den befreiten Teil entfällt der Vorsteuerabzug, weshalb der Bruttopreis einer Software zum tatsächlichen Kostenfaktor wird.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form stammen vom Bundesministerium der Finanzen und verlangen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit sowie Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Dazu gehört eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in die Einrichtung gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie archiviert werden. Diese Verfahrensdokumentation fordert die Betriebsprüfung regelmäßig an.

Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO)

Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre. Maßgeblich ist das Original in seiner digitalen Form, ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Die getrennten Aufbewahrungspflichten für Patienten- und Pflegedokumentation richten sich nach anderen Vorschriften.

Auftragsverarbeitung und Gesundheitsdaten

Verarbeitet ein Softwareanbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Einrichtung, schreibt Art. 28 DSGVO dafür einen Vertrag in Schriftform vor, in dem auch jeder eingeschaltete Unterauftragnehmer offengelegt wird. Gesundheitsdaten genießen nach Art. 9 DSGVO zusätzlichen Schutz. Für den Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen setzt § 393 SGB V eigene Anforderungen an Verarbeitungsort und Sicherheitsnachweis.

Mandantenfähigkeit und Konsolidierung

Mandantenfähig ist eine Software, sobald sie mehrere Rechtsträger oder Einrichtungen getrennt führt und dabei Stammdaten gemeinsam nutzt. Die Konsolidierung fasst diese Einzelabschlüsse zu einem Konzernabschluss zusammen und rechnet Innenumsätze heraus. Träger mit mehreren Gesellschaften erledigen diesen Schritt sonst dauerhaft in Tabellenblättern.


Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen rund um Buchführungspflichten, Abrechnung mit den Kostenträgern, Gemeinnützigkeit, Datenschutz und Preise, kurz und ohne Umweg beantwortet.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen?

Eine Buchhaltungssoftware für das Gesundheitswesen führt Erlöse und Aufwendungen einer Einrichtung in einem Datenbestand und erzeugt daraus die vorgeschriebene Rechnungslegung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Zuarbeit für Steuerbüro, Kostenträger und Aufsicht. Die Dokumentation der Leistung bleibt dabei im Fachsystem, also im Praxisverwaltungssystem, in der Pflegesoftware oder im Krankenhausinformationssystem. Vorgeschrieben ist die nachvollziehbare Rechnungslegung, kein bestimmtes Produkt.

Worin unterscheidet sich Abrechnungssoftware von Buchhaltungssoftware?

Die Abrechnungssoftware erzeugt die Forderung gegenüber Kasse, Träger oder Patient, die Buchhaltungssoftware verbucht Zahlung, Aufwand und Abschluss. Viele Einrichtungen betreiben beide Programme nebeneinander und verbinden sie über eine Schnittstelle. Andere kaufen eine Suite, die Leistungsabrechnung und Rechnungswesen zusammenführt. Ein Finanz- oder Kassenmodul im Fachsystem zeigt zwar Zahlungseingänge, ersetzt aber in aller Regel keine vollwertige Finanzbuchhaltung.

Welche Buchführungspflichten gelten für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen?

Krankenhäuser führen ihre Bücher nach der Krankenhaus-Buchführungsverordnung, zugelassene Pflegeeinrichtungen nach der Pflege-Buchführungsverordnung, jeweils mit eigenem Kontenrahmen und eigenen Abschlussvorgaben. Beide Verordnungen greifen nach ihrem § 1 unabhängig von der Rechtsform und unabhängig davon, ob die Einrichtung Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs ist. § 9 der Pflege-Buchführungsverordnung befreit kleine Dienste und Heime unterhalb festgelegter Größen- und Umsatzgrenzen. Den maßgeblichen Stand liefert der Verordnungstext selbst.

Müssen Arzt- und Therapiepraxen bilanzieren?

Praxen freiberuflich tätiger Heilberufe ermitteln ihren Gewinn in aller Regel mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes und damit ohne Bilanz. Anders liegt der Fall bei einer Kapitalgesellschaft, etwa einem Medizinischen Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH. Gewerbliche Leistungserbringer wie Apotheken und Sanitätshäuser bilanzieren nach dem Handelsgesetzbuch.

Sind Leistungen im Gesundheitswesen umsatzsteuerfrei?

Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes befreit, Pflege- und Betreuungsleistungen unter den Voraussetzungen des § 4 Nr. 16, andere Umsätze dagegen nicht. Eine Einrichtung mit gemischten Umsätzen trennt diese und verliert für den steuerfreien Teil den Vorsteuerabzug. Praktisch heißt das: Der Bruttopreis einer Software wird zum tatsächlichen Kostenfaktor. Umfang und Voraussetzungen der Befreiung gehören vor jeder Entscheidung gegen den Gesetzestext geprüft.

Was ändert die Gemeinnützigkeit an der Buchhaltung?

Ein gemeinnütziger Träger trennt seine Zahlen in ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und weist nach, dass die Mittel satzungsgemäß und zeitnah verwendet worden sind. Diese Sphärentrennung gehört in den Kontenplan, nicht in eine Nebenrechnung am Jahresende. § 55 Abs. 1 Nr. 5 der Abgabenordnung setzt für die zeitnahe Verwendung die beiden auf den Zufluss folgenden Kalender- oder Wirtschaftsjahre an und nimmt Körperschaften mit jährlichen Einnahmen von höchstens 100.000 Euro davon aus.

Ist Cloud-Buchhaltung mit Schweigepflicht und Gesundheitsdaten vereinbar?

Ja, sofern in der Buchhaltung keine Gesundheitsdaten liegen und mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Für die Einrichtung heißt das: Fallnummer, Rechnungsnummer, Kostenträger und Betrag gehören in die Finanzbuchhaltung, Diagnose, Pflegegrad und Name dagegen nicht. Für den Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen setzt § 393 SGB V zusätzliche Bedingungen, darunter die Verarbeitung im Inland, in der Europäischen Union oder in einem gleichgestellten Staat sowie ein aktuelles C5-Testat.

Was gilt in Österreich und in der Schweiz?

In Österreich richten sich Rechnungslegung und Aufzeichnungspflicht nach Unternehmensgesetzbuch und Bundesabgabenordnung, für Krankenanstalten kommen landesrechtliche Vorgaben hinzu. In der Schweiz gelten das Obligationenrecht und das Mehrwertsteuergesetz, gemeinnützige Organisationen bilanzieren häufig nach Swiss GAAP FER 21, und im Spitalbereich hat sich REKOLE als Standard der Kostenrechnung durchgesetzt. Ärztliche und pflegerische Leistungen sind in beiden Ländern von der Umsatz- beziehungsweise Mehrwertsteuer befreit, was den Vorsteuerabzug ausschließt. Tarif- und Rechnungslegungsvorgaben bewegen sich laufend, weshalb der aktuelle Stand vor einer Entscheidung zu prüfen ist.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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