E-Rechnung SAP: Für viele Finanzabteilungen klingt diese Kombination nach einem weiteren IT-Projekt neben ohnehin vollen Kalendern. Für SAP-Anwender wird aus der Kür in den kommenden Monaten allerdings Pflicht. Bereits seit Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 greift die Ausstellungspflicht für die meisten Betriebe. Unternehmen, die ihr ERP-System nicht rechtzeitig vorbereiten, riskieren mehr als technischen Aufholbedarf.
drweb.de als bevorzugte Quelle auf Google hinzufügenQualitätsgeprüfte Inhalte direkt in Google News & DiscoverJetzt hinzufügenDer Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz einen klaren Fahrplan vorgegeben. Ab 2027 müssen Firmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr versenden, ab 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos. Für SAP-Kunden bedeutet die E-Rechnung SAP-Pflicht konkrete technische Entscheidungen: Reicht das eDocument Framework, oder braucht die Systemlandschaft die volle Ausbaustufe von SAP Document and Reporting Compliance? Dieser Beitrag ordnet die Optionen ein und zeigt den praktischen Weg zur E-Rechnung SAP-Umstellung.
1 Seit wann müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können? Aufklappen ↓
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2 Welche zwei Formate gelten in Deutschland als anerkannte E-Rechnung? Aufklappen ↓
3 Ab welchem Vorjahresumsatz müssen Unternehmen bereits ab 2027 E-Rechnungen ausstellen? Aufklappen ↓
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4 Was unterscheidet SAP DRC vom klassischen eDocument Framework? Aufklappen ↓
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5 Was muss laut aktualisiertem GoBD-Schreiben bei E-Rechnungen archiviert werden? Aufklappen ↓
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Ein Einwand fällt in Projektgesprächen fast immer: Die eigene Buchhaltung archiviere doch längst digital, ein PDF sei schließlich auch elektronisch. Genau diese Verwechslung kostet Unternehmen wertvolle Vorlaufzeit, denn umsatzsteuerlich zählt nur ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz als E-Rechnung. SAP-Anwender, die diesen Unterschied früh verstehen, sparen sich spätere Nachbesserungen unter Zeitdruck.
Der Markt zeigt bislang ein gespaltenes Bild. Laut einer Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe nutzt aktuell nur eine Minderheit der Unternehmen die volle DRC-Suite, meist aus Kostengründen. Gleichzeitig wächst der Druck, weil die Übergangsfristen für die E-Rechnung SAP-Pflicht unaufhaltsam näherrücken und Aufschub keine praktikable Option mehr bleibt.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025
- Ausstellungspflicht kommt gestaffelt: 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, 2028 für alle übrigen
- SAP bietet mit Document and Reporting Compliance (DRC) die zentrale, aber nicht einzige Lösung
- XRechnung und ZUGFeRD sind die maßgeblichen Formate nach EN 16931
Rechtlicher Rahmen: Fristen, Formate, Pflichten
Die gesetzliche Basis bildet das Wachstumschancengesetz vom März 2024, das die elektronische Rechnung im Umsatzsteuergesetz verankert. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Verkehr die Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Diese Pflicht kennt praktisch keine Ausnahme, selbst Kleinunternehmer und nicht vorsteuerabzugsberechtigte Betriebe müssen empfangsbereit sein.
Beim Versand gilt eine gestaffelte Übergangsregelung. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungssteller weiterhin Papier oder einfache PDF-Dateien verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro auf strukturierte elektronische Formate umstellen. Kleinere Unternehmen erhalten ein weiteres Jahr Aufschub, spätestens ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangszeit für den gesamten inländischen B2B-Bereich.
Als E-Rechnung zählt ausschließlich ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: XRechnung als reines XML-Format und ZUGFeRD als Hybrid aus lesbarer PDF-Datei und eingebettetem XML-Datensatz. Eine gescannte oder als PDF verschickte Rechnung erfüllt die Norm nicht und gilt umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung.
Für die Kleinunternehmerregelung gilt eine Sonderlogik. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz bleiben von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber trotzdem empfangsbereit sein. Diese Konstellation überrascht viele kleinere SAP-Anwender, die ihr System bislang nur für den Rechnungsausgang optimiert haben und den Eingangskanal vernachlässigten.
Ausnahmen bestehen nur in engen Grenzen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Leistungen an nicht-unternehmerische juristische Personen. Fehlt trotz bestehender Pflicht die passende E-Rechnung, drohen empfängerseitig Probleme beim Vorsteuerabzug. Das Bundesfinanzministerium aktualisiert seinen Frage-Antwort-Katalog zur E-Rechnung regelmäßig und bleibt damit die verlässlichste Quelle für Detailfragen, etwa zu Dauerschuldverhältnissen oder Rechnungsberichtigungen.
Stellt ein Rechnungsaussteller trotz bestehender Pflicht keine E-Rechnung aus, wertet die Finanzverwaltung das als Ordnungswidrigkeit. Für den Empfänger drohen zusätzlich strengere Maßstäbe beim Vorsteuerabzug, sofern nur eine sonstige Rechnung vorliegt. Diese doppelte Risikolage, Aussteller und Empfänger gleichermaßen betreffend, macht die technische Vorbereitung in SAP zu mehr als einer reinen IT-Fleißaufgabe.
Über den nationalen Rahmen hinaus wartet mit der EU-Initiative ViDA, VAT in the Digital Age, bereits die nächste Ausbaustufe. Ab Juli 2030 müssen grenzüberschreitende B2B-Rechnungen strukturiert ausgestellt und nahezu in Echtzeit an die Finanzbehörden gemeldet werden, wie unser Beitrag zu ViDA im Detail beschreibt. Für SAP-Anwender mit EU-Geschäft lohnt sich der Blick auf diese Frist schon jetzt, weil Systementscheidungen von 2026 bis in die 2030er-Jahre wirken.
SAP-Lösungswege im Überblick: DRC, eDocument Framework und Add-ons
SAP-Kunden stehen bei der Umsetzung der E-Rechnung SAP-Pflicht grundsätzlich vor zwei Wegen. Der erste Weg führt über die hauseigene SAP-Lösung Document and Reporting Compliance, kurz DRC, die aus dem älteren eDocument Framework hervorgegangen ist. Der zweite Weg nutzt schlankere Add-ons von Drittanbietern, die sich in bestehende SAP-Prozesse einklinken, ohne die volle Compliance-Suite zu installieren.
Die Vorgängerlösung eDocument Framework deckte ursprünglich nur die technische Basis ab: Belege erzeugen, in ein Zielformat wandeln, versenden, Status zurückmelden. DRC baut genau darauf auf und ergänzt ein Fiori-Cockpit, vorkonfigurierte Länderinhalte sowie laufende gesetzliche Updates durch SAP selbst. Alte, isoliert gepflegte Länderreports laufen parallel zwar oft noch, verlieren aber schrittweise ihre Wartung.
DRC bündelt drei technische Bausteine. Der Application Interface Framework übernimmt das Mapping der Rechnungsdaten auf das jeweils benötigte XML-Format. Die SAP Cloud Integration Platform stellt die technische Verbindung zu Behördenportalen und dem PEPPOL-Netzwerk her. Das Compliance Cockpit wiederum bildet die Oberfläche, über die Fachbereiche Status, Fehler und offene Berichtspflichten im Blick behalten.
Add-on-Lösungen wie SAP Vendor Invoice Management oder spezialisierte E-Invoicing-Tools setzen dagegen bewusst kleiner an. Diese Werkzeuge automatisieren primär den Rechnungseingang und die Formaterzeugung, ohne das komplette Meldewesen für mehrere Länder abzudecken. Für ein mittelständisches Unternehmen mit rein nationalem Geschäft reicht dieser schlankere Zuschnitt in vielen Fällen völlig aus, und die Einführung dauert oft nur wenige Wochen statt mehrerer Monate.
Die Wahl zwischen beiden Wegen hängt vom Rechnungsvolumen ab. Auch die Zahl der betroffenen Länder spielt eine Rolle. Ebenso entscheidet die vorhandene SAP-Basis mit, ob sich der Aufwand für die volle Suite lohnt. Unternehmen mit rein nationalem B2B-Geschäft und überschaubarem Rechnungsaufkommen fahren mit einem schlanken Add-on häufig günstiger. Konzerne mit internationalen Meldepflichten und hohem Belegvolumen amortisieren die höheren DRC-Kosten dagegen schneller.
Der internationale Blick lohnt sich ohnehin. Italien verlangt strukturierte Rechnungen bereits seit Jahren über die Plattform SDI, Frankreich startet die eigene Reform 2026 und Polen führt das nationale System KSeF ein. SAP-Landschaften mit Tochtergesellschaften in mehreren dieser Länder profitieren von einer zentralen DRC-Instanz deutlich stärker als von einzelnen, isolierten Add-on-Insellösungen je Land.
Viele Unternehmen nutzen die E-Rechnung SAP-Einführung zugleich als Anlass, ihre gesamte Formularlandschaft aufzuräumen. Alte SAPscript- und Smart-Forms-Bestände wandern dabei häufig auf Adobe Forms, weil moderne E-Invoicing-Prozesse ein einheitliches, plattformunabhängiges Ausgabeformat voraussetzen.
Spezialisierte SAP-Dienstleister wie Eubuleus haben sich genau auf diese Schnittstelle zwischen Formularwelt und E-Invoicing eingerichtet. Eine Kopplung dieser Konsolidierung mit der E-Rechnung erspart Unternehmen ein zweites Formularprojekt in den Folgejahren.
Ein technisches Detail betrifft ältere SAP-ECC-Systeme. DRC steht zwar auch für ECC zur Verfügung, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang gegenüber der S/4HANA-Version. Firmen, die ihre S/4HANA-Migration noch vor sich haben, sollten die E-Rechnung SAP-Einführung deshalb frühzeitig in die Projektplanung der Migration einbauen, statt beide Vorhaben getrennt zu betreiben.
SAP DRC im Detail: Cockpit, PEPPOL und Formaterzeugung
Der Prozess beginnt im vertrauten SAP-Modul. Sobald ein Vertriebsbeleg im Modul SD oder eine Rechnung im Modul FI fakturiert wird, erzeugt DRC daraus automatisch ein elektronisches Dokument. Eine Validierungsroutine prüft die Pflichtfelder nach EN 16931, bevor die Übermittlung startet. Fehlerhafte Datensätze landen im Document Monitor, wo Fachanwender die Ursache nachvollziehen und korrigieren können.
Für den Versand stehen zwei Kanäle bereit. Über das PEPPOL-Netzwerk erreichen Rechnungen europaweit zertifizierte Zugangspunkte inklusive Identitätsprüfung. Für Geschäftspartner ohne PEPPOL-Anbindung bleibt der klassische E-Mail-Versand als Alternative bestehen, meist im ZUGFeRD-Format mit eingebettetem XML.
Neben der reinen Formatkonformität verlangt das Umsatzsteuerrecht drei weitere Eigenschaften jeder Rechnung: die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist. DRC gewährleistet diese Anforderungen über ein durchgängiges, dokumentiertes Verfahren vom Beleg bis zur Archivierung, was bei manuell zusammengestellten Übergangslösungen deutlich schwerer nachzuweisen ist.
Das Compliance Cockpit fasst sämtliche Vorgänge in einem Dashboard zusammen und ergänzt einen Compliance-Kalender für anstehende Meldepflichten. International tätige Unternehmen profitieren zusätzlich davon, dass DRC gesetzliche Anforderungen in mehr als 55 Ländern abbildet und bei neuen Vorschriften automatisch aktualisiert wird. Über dieselbe Plattform lassen sich zudem Umsatzsteuervoranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen abwickeln, sodass E-Rechnung SAP-Projekte häufig gleich das gesamte steuerliche Reporting mitdenken.
Individuelle Anpassungen der DRC-Standardfunktionen an eigene Prozesse erfordern nicht zwingend einen Eingriff in den SAP-Kern. Über die SAP Business Technology Platform lassen sich zusätzliche Validierungsregeln, individuelle Freigabeschritte oder Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen als sogenannte Side-by-Side-Erweiterung ergänzen. Dieser Ansatz hält den produktiven SAP-Kern bei künftigen Releasewechseln sauber und reduziert gleichzeitig den Aufwand für individuelle Anpassungen im System selbst erheblich.
Auch die Eingangsseite gehört zum Gesamtbild. Empfangene E-Rechnungen von Lieferanten laufen ebenfalls über das eDocument-Framework, werden gegen die Formatvorgaben geprüft und stehen anschließend für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung bereit. Damit schließt sich der Kreis zwischen Rechnungseingang und Rechnungsausgang in einem gemeinsamen technischen Fundament.
International unterscheiden Steuerbehörden zwischen zwei Grundmodellen. Beim Clearance-Modell, wie es einige Länder in Lateinamerika und zunehmend auch Italien nutzen, prüft die Behörde jede Rechnung vor dem Versand an den Empfänger. Deutschland setzt dagegen auf ein Post-Audit-Modell: Die Rechnung geht direkt an den Empfänger, eine gesonderte Meldung an die Finanzverwaltung folgt erst mit der geplanten Einführung eines nationalen Meldesystems. DRC unterstützt beide Modelle parallel, was gerade für internationale SAP-Landschaften den entscheidenden Vorteil ausmacht.
Für die praktische Umsetzung in Deutschland liefert die IHK Frankfurt eine gute Ergänzung zu den SAP-Dokumentationen: Die Kammer erklärt branchenübergreifend, welche Ausnahmen und Fristen in der Praxis tatsächlich greifen.
SAP DRC oder Add-on? Der Vergleich bei der E-Rechnung SAP-Einführung
Die Entscheidung zwischen SAP DRC und einer schlankeren Add-on-Lösung lässt sich anhand weniger Kriterien greifbar machen. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Unterschiede gegenüber und hilft bei der ersten Einordnung.
| Kriterium | SAP DRC | Add-on-Lösung (z. B. VIM, spezialisierte E-Invoicing-Tools) |
|---|---|---|
| Länderabdeckung | Über 55 Länder, laufend aktualisiert | Meist auf Deutschland und die EU fokussiert |
| Implementierungsaufwand | Hoch, mehrere Monate | Gering bis mittel, oft wenige Wochen |
| Lizenzkosten | Höher, modulabhängig | Niedriger, teils volumenabhängig |
| Zielgruppe | International tätige Konzerne mit hohem Belegvolumen | Mittelstand mit nationalem B2B-Fokus |
| Skalierbarkeit für neue Meldepflichten | Sehr hoch, SAP pflegt Updates zentral | Abhängig vom jeweiligen Anbieter |
Beide Wege erfüllen die gesetzlichen Mindestanforderungen. Die Entscheidung fällt am Ende weniger technisch als strategisch aus, denn dieser Schritt prägt die künftige Systemlandschaft für Jahre. Ein Wechsel des Lösungswegs nach dem Go-live ist zwar möglich, verursacht aber in aller Regel doppelten Implementierungsaufwand.
Ein grober Richtwert hilft bei der Budgetplanung für die E-Rechnung SAP-Einführung. Ein schlankes Add-on für ein mittelständisches Unternehmen bewegt sich häufig im niedrigen fünfstelligen Eurobereich, während eine vollständige DRC-Einführung in einem international tätigen Konzern schnell sechsstellige Summen erreicht. Beratungsleistung, Lizenzkosten und interner Projektaufwand fließen in diese Größenordnung gleichermaßen ein.
Über die Einführungskosten hinaus lohnt der Blick auf die laufenden Ausgaben. DRC-Lizenzen laufen üblicherweise über ein Wartungsmodell, das SAP an neue gesetzliche Anforderungen koppelt, wodurch Folgeanpassungen meist ohne separates Projektbudget auskommen. Add-on-Anbieter kalkulieren dagegen oft nach Belegvolumen, sodass steigende Rechnungsmengen die laufenden Kosten spürbar nach oben ziehen können. Diese Total-Cost-of-Ownership-Perspektive gehört in jede seriöse Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung.
Praktische Einführung Schritt für Schritt
Die Einführung der E-Rechnung SAP-Lösung gelingt am ehesten mit einem klar gegliederten Fahrplan. Fünf Phasen haben sich in der Praxis bewährt, wobei sich die Reihenfolge in Details je nach Systemlandschaft verschieben kann.
Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme: Rechnungsvolumen, betroffene Länder und der aktuelle SAP-Release entscheiden über den passenden Lösungsweg aus dem vorherigen Kapitel. Ein mittelständischer Maschinenbauer mit 4.000 Ausgangsrechnungen im Jahr und rein deutschen Kunden kommt beispielsweise mit einem Add-on meist schneller ans Ziel als mit der vollen DRC-Suite.
Direkt danach folgt die technische Einrichtung: SAP-Hinweise werden eingespielt, das Customizing für die relevanten Länderszenarien wird aktiviert. Bei Bedarf kommt zusätzlich ein PEPPOL-Zugangspunkt hinzu. Je nach Ausgangslage beansprucht allein dieser Schritt bei DRC mehrere Wochen, weil Schnittstellen zu bestehenden Fakturierungsprozessen sorgfältig nachgezogen werden müssen.
Eine Testphase mit einem oder mehreren Pilotpartnern deckt Formatfehler auf, bevor der produktive Rechnungsverkehr startet. Diese Phase lohnt sich besonders, weil sich Geschäftsregelfehler oft erst bei echten Geschäftspartnern zeigen, nicht in der internen Testumgebung. Realistische Testdaten mit echten, wenn auch anonymisierten Geschäftsvorfällen ersparen an dieser Stelle viel Nacharbeit.
Eine klare Rollenverteilung trägt das Projekt von Anfang an. IT, Steuerabteilung und operatives Rechnungswesen bringen unterschiedliche Perspektiven ein und sollten von der Bestandsaufnahme bis zum Go-live in einem gemeinsamen Projektteam sitzen, nicht in getrennten Silos. Größere Konzerne richten für die E-Rechnung SAP-Einführung oft eine feste Taskforce ein, kleinere Mittelständler lösen dieselbe Aufgabe mit klaren Zuständigkeiten innerhalb der bestehenden Teams.
Parallel zur Technik braucht der Rollout eine organisatorische Komponente: die Schulung der Sachbearbeiter im Rechnungswesen. Neue Freigabeprozesse, veränderte Fehlermeldungen und ein ungewohntes Cockpit verunsichern Anwender erfahrungsgemäß mehr als jede Softwareumstellung selbst.
SAP-Projekte scheitern selten an der Technik, sondern daran, dass niemand im Haus die Übergangsfristen ernst nimmt, bis das Finanzamt anklopft.
Markus Seyfferth, Mit-Herausgeber Dr. Web
Externe Schulungen für SAP E-Rechnungen helfen dabei, dieses Wissen praxisnah und in überschaubarer Zeit im Team zu verankern. Gerade bei kleineren Finanzabteilungen ersetzt eine kompakte, auf die eigene Systemlandschaft zugeschnittene Schulung wochenlanges Selbststudium in SAP-Hilfeseiten und Foren.
Zeitdruck sollte bei der Planung realistisch eingepreist werden. Wie unser Beitrag zum Ende der PDF-Rechnung zeigt, endet die komfortable Übergangsphase für viele Unternehmen bereits zum 31. Dezember 2026, deutlich früher, als der öffentliche Diskurs um das Jahr 2028 vermuten lässt.
Nach dem Go-live folgt üblicherweise eine Hypercare-Phase von mehreren Wochen, in der IT und Fachbereich enger als gewohnt zusammenarbeiten, um Kinderkrankheiten schnell zu beheben. Erst nach dieser Phase gilt ein E-Rechnung SAP-Projekt als tatsächlich abgeschlossen, nicht schon mit dem ersten erfolgreich versendeten Beleg.
Typische Stolperfallen bei der Umstellung
Mehrere Fallstricke wiederholen sich in nahezu jedem SAP-Projekt zur E-Rechnung. Die Archivierung steht dabei an erster Stelle: Aufbewahrt werden muss der strukturierte XML-Datensatz, nicht allein die für Menschen lesbare PDF-Ansicht. Genau diesen Punkt hat das aktualisierte GoBD-Schreiben präzisiert, das seit Juli 2025 gilt und die Anforderungen an die revisionssichere Speicherung konkretisiert.
Ein zweiter Stolperstein betrifft die Stammdaten. Fehlerhafte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder falsch hinterlegte Global Location Numbers führen zu abgelehnten Rechnungen, oft erst im produktiven Betrieb sichtbar. Eine Stammdatenbereinigung vor dem Go-live erspart im Nachgang viel Korrekturaufwand.
Drittens unterschätzen Projektteams häufig den laufenden Pflegeaufwand. Gesetzliche Änderungen erreichen Unternehmen in unregelmäßigen Abständen, und SAP-Updates müssen zeitnah eingespielt werden, damit die Compliance nicht schleichend erodiert. Eine feste Zuständigkeit für das Monitoring gesetzlicher Änderungen gehört deshalb von Anfang an ins Betriebskonzept.
Viertens sorgen EDI-Altverfahren für Verwirrung. Bestehende EDI-Strecken dürfen zwar über 2027 hinaus weiterlaufen, allerdings nur, sofern sich daraus ein vollständiger Meldedatensatz nach Umsatzsteuergesetz extrahieren lässt. Ohne diese Prüfung bleibt unklar, ob die vermeintlich sichere Übergangslösung tatsächlich rechtskonform ist.
Fünftens bleibt die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden ein unterschätzter Aufwand. Geschäftspartner müssen über den neuen Rechnungsweg informiert und bei Bedarf technisch angebunden werden, lange bevor die erste E-Rechnung SAP verlässt. Unternehmen, die diesen Vorlauf ignorieren, riskieren Zahlungsverzögerungen durch abgelehnte Formate auf der Empfängerseite.
Sechstens verlassen sich manche Projektteams zu stark auf Testdaten aus dem Entwicklungssystem. Saubere Testfälle bilden selten alle Sonderfälle des echten Geschäftsbetriebs ab, etwa Sammelrechnungen, Gutschriften oder Rechnungskorrekturen. Ein realistischer Testkatalog, der genau diese Sonderfälle abdeckt, verhindert böse Überraschungen im ersten produktiven Monat.
Fazit: Was SAP-Anwender jetzt tun sollten
Die E-Rechnungspflicht verschiebt sich für SAP-Anwender von der theoretischen Zukunftsfrage zur konkreten Projektaufgabe mit festem Datum. Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro bleibt bis Ende 2026 Zeit für die Umstellung, kleinere Betriebe erhalten ein Jahr länger. Diese Zeit reicht knapp für eine saubere Systementscheidung, eine sorgfältige Testphase und eine gut vorbereitete Belegschaft.
Die Wahl zwischen SAP DRC und einem schlankeren Add-on hängt von der internationalen Ausrichtung und dem Rechnungsvolumen ab, nicht von Vorlieben einzelner IT-Abteilungen. Unternehmen, die diese Entscheidung jetzt treffen, erleben einen ruhigeren Jahreswechsel 2027 als Betriebe, die erst auf den letzten Metern reagieren.
Ein erster, konkreter Schritt lässt sich noch in diesem Quartal umsetzen: die eigene Rechnungsvolumen- und Länderstruktur erfassen und daraus die Entscheidung zwischen DRC und Add-on ableiten. Unternehmen, die diesen Schritt auf das nächste Jahr verschieben, verkürzen die verbleibende Vorbereitungszeit unnötig.
Am Ende zahlt sich bei der E-Rechnung SAP dieselbe Regel aus, die für die meisten größeren SAP-Projekte gilt: Technik lässt sich nachrüsten, verlorene Zeit nicht.
Glossar
SAP DRC (Document and Reporting Compliance) bezeichnet die zentrale SAP-Lösung für E-Invoicing und gesetzliches Reporting, hervorgegangen aus dem eDocument Framework.
eDocument Framework ist die technische Basisinfrastruktur in SAP für die Erstellung, Umwandlung und den Versand elektronischer Belege.
XRechnung bezeichnet das rein XML-basierte deutsche E-Rechnungsformat nach EN 16931, ursprünglich für die öffentliche Verwaltung entwickelt.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus lesbarer PDF-Rechnung und eingebettetem XML-Datensatz.
EN 16931 ist die europäische Norm, die das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen festlegt.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweites Netzwerk für den standardisierten, verschlüsselten Austausch elektronischer Dokumente über zertifizierte Zugangspunkte.
GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
ViDA (VAT in the Digital Age) ist das EU-Reformpaket, das ab Juli 2030 strukturierte, in Echtzeit gemeldete B2B-Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze vorschreibt.
Häufige Fragen zur E-Rechnung in SAP
Was ist SAP DRC genau?
SAP DRC (Document and Reporting Compliance) ist die SAP-Lösung für die Erstellung, Prüfung und Übermittlung elektronischer Rechnungen sowie für gesetzliches Reporting in mehr als 55 Ländern.
Reicht Ihr SAP-ECC-System für die E-Rechnungspflicht aus?
SAP ECC unterstützt DRC ebenfalls, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang gegenüber S/4HANA. Für eine anstehende Migration lohnt sich eine gemeinsame Projektplanung mit der E-Rechnung.
Welche Formate unterstützt E-Rechnung SAP?
SAP unterstützt die in Deutschland relevanten Formate XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 sowie über DRC zahlreiche weitere länderspezifische Formate.
Ab wann müssen Sie in SAP zwingend E-Rechnungen ausstellen?
Die Ausstellungspflicht greift ab dem 1. Januar 2027, sofern Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Quellen
Bundesministerium der Finanzen (FAQ zur E-Rechnung), IHK Frankfurt am Main, SAP-Produktdokumentation zu Document and Reporting Compliance, Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024.
