Das Bundesfinanzministerium hat am 14. Juli 2025 mit einem neuen BMF-Schreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form (GoBD) erneut angepasst. Hintergrund ist die seit Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht. Wichtigste Neuerung: Bei E-Rechnungen reicht ab sofort die Archivierung des strukturierten XML-Teils. Der menschenlesbare PDF-Teil muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält.
drweb.de als bevorzugte Quelle auf Google hinzufügenQualitätsgeprüfte Inhalte direkt in Google News & DiscoverJetzt hinzufügen
Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt nach der Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation gesehen? Genau diese Frage entscheidet im Zweifel, ob das Finanzamt Ihre Buchführung anerkennt oder schätzt. Mit dem neuen BMF-Schreiben hat das Bundesfinanzministerium die Regeln präzisiert. Wer jetzt nicht nachzieht, riskiert teure Folgen.
Das Wichtigste in Kürze
- BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 passt die GoBD an die E-Rechnungspflicht an
- Bei E-Rechnungen reicht die Archivierung des strukturierten XML-Teils
- Fakturierungsprogramme müssen keine PDF-Kopie der Ausgangsrechnung mehr speichern
- Datenüberlassung statt Datenträger-Überlassung, fünf statt zehn Jahre nach Systemwechsel
Was sich bei der E-Rechnungs-Archivierung ändert
Die GoBD-Anpassung adressiert ein konkretes Praxisproblem. Bisher war unklar, ob neben dem strukturierten XML-Datensatz einer E-Rechnung auch der menschenlesbare PDF-Teil (etwa bei ZUGFeRD) zwingend aufbewahrt werden muss. Das BMF stellt nun klar: Es reicht der strukturierte Teil, sofern alle GoBD-Anforderungen erfüllt sind. Der PDF-Teil wird nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung relevant sind, etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen. Für die Praxis bedeutet das deutlich weniger Speicherbedarf und einfachere Archivierungs-Prozesse.
Warum Fakturierungsprogramme entlastet werden
Eine zweite Neuerung betrifft die Ausgangsrechnungen. Wer ein Fakturierungsprogramm einsetzt, muss keine bildhafte Kopie (etwa als PDF) der ausgestellten Rechnung mehr aufbewahren, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück aus dem System reproduzierbar ist. Das klingt nach Detail-Vorschrift, spart aber Speicher und Prozessaufwand. Voraussetzung ist, dass das System dauerhaft die ursprünglichen Daten vorhält und nicht nur einen Druck. Buchhalter sollten ihre Fakturierungssysteme entsprechend prüfen lassen.
Das GoBD-Update ist die typische BMF-Antwort auf die Realität: Erst die Regelung, dann die Praxis, dann die Klarstellung. Wer jetzt seine Verfahrensdokumentation nicht aktualisiert, macht in jeder Betriebsprüfung Punkte auf. Eine saubere Buchhaltung ist 2026 wichtiger denn je.
— Michael Dobler, Herausgeber Dr. Web
Was beim Z2-Datenzugriff neu geregelt ist
Die Finanzbehörde hat drei Datenzugriffsarten. Z1 ist der direkte Zugriff auf das System, Z3 die Datenträger-Überlassung. Z2 ist der mittelbare Zugriff, bei dem das Unternehmen die Auswertung durch eigene Mitarbeiter nach Vorgaben der Behörde durchführt. Das BMF-Schreiben präzisiert hier: Die Behörde hat ein Wahlrecht zwischen vollständiger maschineller Auswertung und reinem Nur-Lese-Zugriff. Der bisherige Begriff „Datenträger-Überlassung“ wurde durch „Datenüberlassung“ ersetzt. Wer DV-Systeme wechselt oder Daten auslagert, muss diese nach den neuen Regeln nur noch fünf Jahre statt zehn Jahre im alten System vorhalten, sofern ein Datenträger mit allen Steuerunterlagen verfügbar ist.
Was Mittelständler jetzt konkret prüfen sollten
Drei Aufgaben stehen auf der Liste. Zunächst die Verfahrensdokumentation aktualisieren. Wer eine Software erst nach 2019 eingeführt hat, muss die Doku 2025/2026 ergänzen, weil sich Speicher-Logik, Konvertierung und Archivierungspflichten geändert haben. Dann das Archiv-System auf XML-Only-Archivierung umstellen, soweit technisch möglich. Schließlich die Buchhaltungs-Software fragen, ob das System GoBD-konform mit dem strukturierten Datenteil arbeitet. Lexware Office, sevDesk und DATEV haben in den letzten Monaten entsprechende Updates gefahren.
Die Botschaft an Buchhalter und Geschäftsführer lautet: Die GoBD bleibt das Rückgrat der digitalen Buchhaltung, aber die Regeln werden präzisiert. Wer 2026 seine Verfahrensdokumentation aktualisiert und seine Archiv-Logik anpasst, hat im Ernstfall einen klaren Vorteil. Wer das verschläft, zahlt im Prüfungsfall doppelt: einmal in Beraterhonorar, einmal in Schätzungen.
Mehr Newshunger?
