Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 kommt. E-Rechnungen sind längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern bald Realität im Geschäftsalltag – doch es gibt verschiedene Wege, wie diese Rechnungen übertragen werden. Zwei der wichtigsten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD, und auch wenn sie auf den ersten Blick ähnlich klingen, gibt es ein paar entscheidende Unterschiede, die Sie kennen sollten. Ein Buchhaltungssoftware Vergleich kann Ihnen helfen, die passende Software für die Verarbeitung dieser Formate zu finden. Also, worum geht’s genau?

XRechnung: Der Standard für den öffentlichen Sektor

Die XRechnung ist der offizielle Standard, der vor allem für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern notwendig ist. Seit 2020 ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Rechnungen an öffentliche Institutionen in diesem Format erstellt werden. Wenn Ihr Unternehmen mit Staat oder öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeitet, kommen Sie an der XRechnung nicht vorbei. Es handelt sich um ein XML-basiertes Format, das ganz klar darauf ausgelegt ist, automatisch und systemübergreifend verarbeitet zu werden.

• Was zeichnet XRechnung aus? Sie basiert auf einem standardisierten XML-Format, das maschinell ausgelesen und direkt verarbeitet werden kann. Das bedeutet, Sie müssen keine optische PDF-Rechnung verschicken, sondern eine strukturierte XML-Datei, die von den Systemen des Empfängers automatisch weiterverarbeitet wird.
• Warum brauchen Sie das? Wenn Sie mit staatlichen Stellen oder bei öffentlichen Ausschreibungen unterwegs sind, gibt es keine Ausnahme: Ihre Rechnung muss in diesem Format sein. XRechnung sorgt dafür, dass der Datenaustausch schneller und effizienter wird.

ZUGFeRD: Das smarte Hybridformat für den B2B-Bereich

Anders sieht es bei ZUGFeRD aus. Dieses Format wurde für den B2B-Bereich entwickelt – also für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das eine Kombination aus einem normalen PDF-Dokument und einer XML-Datei bietet. Das Beste daran? Die Rechnung sieht wie ein ganz gewöhnliches PDF aus, enthält aber gleichzeitig alle Daten, die für eine automatische Verarbeitung notwendig sind.

• Was macht ZUGFeRD besonders? ZUGFeRD ermöglicht es, dass Rechnungen sowohl für den Menschen als auch für Maschinen nutzbar sind. Der Empfänger kann die Rechnung im üblichen PDF-Format lesen, während die zugrundeliegenden Daten maschinell verarbeitet werden können – und das alles in einer Datei.
• Warum sollten Sie ZUGFeRD nutzen? Wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind, bietet ZUGFeRD eine echte Erleichterung. Sie können Rechnungen an Geschäftspartner verschicken, ohne sich um die technische Komplexität der E-Rechnungen sorgen zu müssen. Es ist ein flexibles Format, das den automatischen Datenaustausch ermöglicht, ohne dass der Empfänger eine komplizierte Software benötigt.

Was unterscheidet XRechnung und ZUGFeRD?

Fazit: Wann nutzen Sie welches Format?

• XRechnung ist die einzige Wahl, wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten. Es ist der gesetzliche Standard für die Kommunikation mit dem Staat und sorgt für einen schnellen, automatisierten Rechnungsversand.
• ZUGFeRD ist ideal, wenn Sie im B2B-Bereich tätig sind. Es bietet die besten Vorteile für eine einfache, automatische Verarbeitung von Rechnungen, die gleichzeitig auch für den Menschen lesbar sind.

Kurz gesagt: Beide Formate haben ihre berechtigten Einsatzzwecke, und je nachdem, mit wem Sie arbeiten, entscheiden Sie sich für das passende Format. Aber keine Sorge – die richtige Software sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen im richtigen Format erstellt werden, und spart Ihnen dabei jede Menge Zeit und Aufwand.