Adobe Acrobat vs. ABBYY FineReader PDF: Schadenakten in der Versicherung brauchen mehr als gute OCR

Schadenakten per OCR durchsuchbar zu machen, gehört in jeder Versicherung zum Tagesgeschäft, doch mit dem erkannten Text fängt die Arbeit erst an. Für das Jahr 2025 zählte der GDV allein in der Sachversicherung rund 479.000 Schäden durch Sturm und Hagel. Jeder dieser Fälle erzeugt eine Akte, die zwischen Gutachten, Werkstatt und Kundschaft pendelt. An diesen Stationen trennen sich Adobe Acrobat und ABBYY FineReader PDF.

In einer Schadenakte landen Fotos vom Hagelschaden, eingescannte Rechnungen, E-Mails der Versicherungsnehmer*innen, Arztberichte und Gutachten mit Hunderten von Seiten. Die folgenden Kapitel zeigen Ihnen, was Adobe Acrobat und ABBYY FineReader PDF bei Texterkennung, Schwärzen, Signatur und KI-Auswertung leisten, was die Lizenzen kosten und wo das günstigere Werkzeug genügt.

Wissenstest

Schadenakten und PDF-Software

5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.

1 Wie lange müssen Versicherer ihre Buchungsbelege aufbewahren? Aufklappen ↓

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Richtig: C. Für die meisten Unternehmen gelten seit 2025 acht Jahre. § 257 Absatz 4 Satz 2 HGB nimmt Unternehmen unter der Versicherungsaufsicht aber aus: Für diese gelten weiterhin zehn Jahre.

ASechs Jahre BAcht Jahre CZehn Jahre

2 In wie vielen Sprachen erkennt ABBYY FineReader PDF Text? Aufklappen ↓

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Richtig: C. FineReader PDF erkennt 198 Sprachen in beliebiger Kombination, 53 davon mit Wörterbuch. Die Zahl gilt für Standard, Corporate und die Mac-Fassung.

A38 B120 C198

3 Wie viele Seiten darf eine Datei für den KI-Assistenten von Acrobat höchstens haben? Aufklappen ↓

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Richtig: B. Die Datei darf bis zu 600 Seiten enthalten und muss kleiner als 100 Megabyte sein. Passwortgeschützte Dateien und PDF-Portfolios verarbeitet der Assistent nicht.

A100 Seiten B600 Seiten C1.000 Seiten

4 Seit wann gilt der Digital Operational Resilience Act für Versicherer? Aufklappen ↓

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Richtig: A. DORA gilt seit dem 17. Januar 2025. Die BaFin hob die bisherigen VAIT mit Ablauf des 16. Januar 2025 auf.

ASeit dem 17. Januar 2025 BSeit dem 1. Januar 2024 CAb dem 1. Januar 2027

5 Welche Acrobat-Stufe braucht die Schadenabteilung für Schwärzen und Bates-Nummerierung? Aufklappen ↓

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Richtig: C. Schwärzen, Bates-Nummerierung und Dokumentvergleich stecken in Acrobat Pro und Acrobat Studio. Acrobat Standard enthält diese drei Werkzeuge nicht.

AAcrobat Reader BAcrobat Standard CAcrobat Pro

Quelle: Dr. Web Fachartikel „Adobe Acrobat vs. ABBYY FineReader PDF: Schadenakten in der Versicherung brauchen mehr als gute OCR“

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Warum reicht gute OCR für die Schadenakte nicht aus?

Die Texterkennung macht eine gescannte Akte durchsuchbar, erledigt aber keinen der Folgeschritte. Die Schadenabteilung muss Gesundheitsdaten schützen, Drittdaten vor einer Auskunft schwärzen, Abfindungserklärungen unterschreiben lassen und die Akte zehn Jahre lang revisionsfest archivieren.

Der Gesamtverband der Versicherer bilanzierte für 2025 Naturgefahrenschäden von rund 1,4 Milliarden Euro in der Sachversicherung. Nach der Naturgefahrenbilanz des GDV entfielen davon rund eine Milliarde Euro auf Sturm und Hagel mit etwa 479.000 Schäden, dazu kamen rund 88.000 Elementarschäden. In der Kfz-Versicherung meldeten Versicherte für 2025 zusätzlich rund 190.000 Schäden durch Naturgefahren. Hinter jedem Fall steht eine Akte, die sich aus Papier, Fotos und E-Mails zusammensetzt.

Als ersten Schritt verwandelt die Erkennung den eingescannten Kostenvoranschlag in durchsuchbaren Text, damit die Sachbearbeitung Kennzeichen, Schadennummer oder Werkstatt findet. Über den Aufwand der Regulierung entscheidet, was danach mit dem Dokument passiert: wer die Akte sehen darf, welche Seiten die Anwält*innen der Gegenseite bekommen und wie die Abfindung unterschrieben zurückkommt.

Welche Pflichten hängen an der Schadenakte?

Der Gesetzgeber hat die Frist für Buchungsbelege im Handelsgesetzbuch zwar 2025 auf acht Jahre verkürzt, Versicherer aber ausdrücklich ausgenommen. Nach § 257 Absatz 4 Satz 2 HGB bewahren Unternehmen, die dem Versicherungsaufsichtsgesetz unterliegen, ihre Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf. Steuerlich gilt dasselbe nach Artikel 97 § 19a EGAO, der für Versicherer die Fassung der Abgabenordnung vom 31. Dezember 2024 fortgelten lässt.

Für eingescannte Belege setzt das Bundesfinanzministerium einen Maßstab, der OCR ausdrücklich erwähnt: In der seit dem 14. Juli 2025 geltenden Fassung der GoBD bestimmt Randziffer 131, per OCR gewonnene Informationen seien „nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren“. Die Software liefert also einen Rohtext, den ein Mensch prüft, bevor der Text als Teil der Beleglage gilt.

Zu den Aufbewahrungspflichten kommt der Datenschutz. Arztberichte aus einem Personenschaden sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO, deren Verarbeitung nur über eine der Ausnahmen in Absatz 2 erlaubt ist. Die Verhaltensregeln der Versicherungswirtschaft erlauben diese Verarbeitung zur Prüfung und Abwicklung von Ansprüchen, auch von Geschädigten in der Haftpflicht, und verlangen, den Datenbestand mindestens einmal jährlich auf Löschbedarf durchzusehen.

Verlangt eine versicherte Person nach Artikel 15 DSGVO eine Kopie ihrer Daten, gilt eine Grenze: Die Kopie darf nach Absatz 4 die Rechte anderer Personen nicht beeinträchtigen. Namen von Zeug*innen, Adressen von Unfallgegner*innen und Befunde Dritter müssen vor dem Versand unkenntlich gemacht werden. Das Schwärzen gehört damit zum Alltag Ihrer Schadenabteilung.

Adobe Acrobat gegen ABBYY FineReader PDF: Was zeigt die Vergleichsmatrix?

Beide Programme erkennen Text in Scans, schwärzen, nummerieren Seiten per Bates-Verfahren und signieren mit Zertifikat. ABBYY FineReader PDF liegt bei Erkennungssprachen, überwachten Ordnern und Preis vorn, Adobe Acrobat Pro bei Signaturanfragen, Mustersuche, KI-Auswertung und Zusammenarbeit im Browser.

Die Tabelle stellt Adobe Acrobat Pro im Teams-Abo der Corporate-Edition von ABBYY FineReader PDF gegenüber, der höchsten Windows-Stufe. Die günstigere Standard-Edition von ABBYY enthält Schwärzen, Bates-Nummerierung und digitale Signatur ebenfalls, verzichtet aber auf den Dokumentvergleich und den Hot Folder.

ABBYY baut die Erkennung selbst aus, mit Wörterbüchern, Mustertraining und einer Stapelstrecke direkt im Desktop-Programm. Adobe setzt bei Acrobat auf das, was nach der Erkennung mit dem Dokument geschieht: Weitergabe, Unterschrift, Auswertung und Freigabe.

Einen Überblick über weitere Editoren, Preise und Einsatzfelder bietet der große PDF-Software-Vergleich. Für die Schadenakte zählen vor allem die oberen fünf Zeilen, denn diese betreffen die Arbeit an der Akte nach der Erkennung.

Wo Adobe Acrobat Pro die Schadenakte weiterführt

Nach der Texterkennung beginnt die Sachbearbeitung: Unterschrift und Auskunft laufen bei Acrobat Pro im selben Abo, die KI-Auswertung als Add-on.

Adobe Acrobat ProDie Akte bearbeiten, teilen und unterschreiben lassen

JaUnterschrift: Abfindung im Browser signieren lassen, mit Audit-Bericht

JaAuskunft: Schwärzen nach Mustern wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse

JaGutachten: KI-Assistent (Add-on) fasst bis 600 Seiten mit Quellenangaben zusammen

JaPostfach: Outlook-E-Mail direkt als PDF zur Akte

JaPrüfung: Feedback mehrerer Prüfender im Browser ohne Anmeldung

ABBYY FineReader PDFStarke Texterkennung für die Scanstelle

JaSprachen: Texterkennung in 198 Sprachen, 53 mit Wörterbuch

JaScanstraße: Hot Folder verarbeitet bis 5.000 Seiten je 30 Tage

JaVergleich: Scan direkt gegen Word-Datei abgleichen

OffenUnterschrift: Signaturanfragen an Dritte nicht genannt

OffenKI-Assistent: in der Funktionsliste nicht genannt

Quelle: Adobe Acrobat Hilfe und Preisseiten, Produkt- und Preisseiten ABBYY FineReader PDF, Dr.-Web-Recherche 2026.

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Wie führt Adobe Acrobat die Schadenakte vom Posteingang bis zur Auskunft?

Acrobat Pro wandelt E-Mails aus Outlook in PDF um, führt Scans, Fotos und Rechnungen zu einer Akte zusammen, nummeriert die Seiten, schwärzt Drittdaten per Mustersuche und schickt die Abfindungserklärung zur Unterschrift. Alle Schritte erledigt die Sachbearbeitung in einem Programm.

Der Fall beginnt meist im Postfach. Mit Acrobat für Microsoft Outlook wandeln Sie eine E-Mail samt Formatierung und Anhängen in ein PDF um oder hängen die Nachricht an eine bestehende PDF-Akte an. Beide Funktionen setzen ein Abo von Acrobat Standard oder Pro voraus, die Datei landet auf dem Rechner oder in OneDrive.

Danach kommen Scans, Fotos und Rechnungen hinzu. Acrobat führt mehrere Dokumente in einer PDF-Datei zusammen, das Werkzeug Scannen und OCR erkennt den Text in einer einzelnen Datei oder in mehreren Dateien mit gemeinsamem Ausgabeordner. Ab Acrobat Pro werden gescannte Seiten zu durchsuch- und editierbaren PDFs mit originalgetreuen Schriften, einfache Texterkennung beherrschen alle drei Stufen.

Für Rechtsstreit und Regress zählt die eindeutige Seitenzahl. Die Bates-Nummerierung in Acrobat Pro versieht jede Seite eines Aktenbestands mit einer fortlaufenden Kennung aus drei bis 15 Ziffern, mit Präfix wie der Schadennummer und optionalem Suffix. Ganze Ordner lassen sich in einem Durchgang nummerieren, Nicht-PDF-Dateien wandelt Acrobat vorher automatisch um.

Wie schwärzt Acrobat Drittdaten vor einer Auskunft?

Vor dem Versand einer Kopie nach Artikel 15 DSGVO oder vor der Akteneinsicht der Gegenseite sucht Acrobat Pro neben einzelnen Wörtern auch nach Mustern wie Telefonnummern, Kreditkartennummern und E-Mail-Adressen. Eine Wortliste lässt sich aus einer Textdatei laden, die Suche erfasst auf Wunsch einen ganzen Ordner.

Die Schwärzung ist nach dem Speichern dauerhaft. Acrobat entfernt dabei den sichtbaren Text und die Grafiken. Ausgeblendete Daten wie Metadaten, Kommentare, Dateianlagen oder einen eingebetteten Suchindex bereinigt ein eigener Schritt. Gerade der Suchindex einer OCR-Datei kann einen geschwärzten Namen sonst weiter enthalten.

Mit dem KI-Assistenten lässt sich das Schwärzen auch im Chat anstoßen. Auf die Anweisung „Schwärze alle personenbezogenen Daten im Dokument“ zeigt Acrobat eine Vorschau, bevor das Programm die Stellen tatsächlich schwärzt. Für Arztberichte bleibt die Prüfung durch die Sachbearbeitung trotzdem Pflicht, denn nicht jeder Befund folgt einem Muster, das die Suche erkennt.

Wie kommt die Abfindungserklärung zur Unterschrift?

Das BGB schreibt für den Vergleich nach § 779 keine Form vor, die Schadenanzeige nach § 30 VVG ist ebenfalls formfrei. Eine elektronische Unterschrift genügt deshalb für die meisten Erklärungen der Regulierung. Acrobat Pro verschickt das PDF per Link, Geschädigte unterschreiben im Browser, auf dem Tablet oder Smartphone, ohne ein Adobe-Produkt zu kaufen oder sich zu registrieren.

Bis zu 25 Unterzeichnende passen in einen Vorgang, die Reihenfolge lässt sich festlegen und Erinnerungen laufen in einstellbarer Häufigkeit. Zu jeder Vereinbarung erzeugt Acrobat einen Audit-Bericht mit den Meilensteinen vom Versand über das Öffnen bis zur Signatur. Unterschriebene Dokumente speichert das Team in der Adobe Document Cloud oder wahlweise in Box, Dropbox, Google Drive oder OneDrive.

Wiederkehrende Abläufe speichert Acrobat Pro im Aktionsassistenten. Eine Aktion wie „OCR erkennen, Bates-Nummer setzen, ausgeblendete Daten entfernen“ verarbeitet dann viele Dateien am Stück. Exportiert lässt sich die Aktion an Kolleg*innen weitergeben.

Was leistet der KI-Assistent von Adobe Acrobat bei langen Gutachten?

Der KI-Assistent fasst Dateien bis 600 Seiten und 100 Megabyte zusammen und beantwortet Fragen mit Quellenangaben, die per Klick zur Fundstelle im Dokument führen. In einem PDF Space lassen sich bis zu 100 Dateien und Links einer Akte gemeinsam befragen.

Ein Bau- oder Medizingutachten mit mehreren Hundert Seiten liest niemand in einer Mittagspause. Der KI-Assistent erstellt eine Gliederung mit Überschriften und Kernpunkten und beantwortet Fragen wie „Welche Vorschäden nennt das Gutachten?“ mit einem Verweis auf die Fundstelle. Die Sachbearbeitung prüft die Antwort an der markierten Seite, statt das Dokument von vorn zu lesen.

Acrobat erkennt Verträge, hebt wichtige Klauseln hervor und benennt Unterschiede zwischen zwei Fassungen. Für die Deckungsprüfung heißt das: Versicherungsbedingungen, Nachträge und Schadenmeldung liegen in einem PDF Space. Die Frage nach einem Ausschluss richtet sich dann an alle Dateien zugleich. Deutsche Dokumente unterstützt der Assistent ausdrücklich.

Die Grenzen stehen in Adobes technischen Anforderungen: Passwortgeschützte Dateien, PDFs mit Kopierschutz und PDF-Portfolios verarbeitet der Assistent nicht, Bilder und komplexe Vektorgrafiken ebenfalls nicht. Die Abteilung muss ein geschütztes PDF vorher entsperren. Das Foto vom Hagelschaden bleibt Sache des menschlichen Blicks. Fragen dürfen höchstens 500 Zeichen lang sein, die Funktion setzt eine Onlineverbindung voraus.

Was gilt für Datenschutz und Aufsicht?

Adobe verwendet keine Kundeninhalte, um die KI-Modelle hinter Acrobat zu trainieren. Für Acrobat im Web, die PDF Services und den KI-Assistenten weist Adobe unter anderem ein C5-Testat nach dem Kriterienkatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vor, dazu Nachweise nach ISO 27001 und SOC 2 Typ 2. Den europäischen Cloud-Speicher betreibt Adobe in Dublin.

Enterprise-Kund*innen können den KI-Assistenten auf EU-Rechenzentren festlegen: Der Zwischenspeicher liegt dann in Irland, die Sprachmodelle arbeiten derzeit über Microsoft Azure OpenAI in Schweden, Zwischenstände bleiben höchstens zwölf Stunden gespeichert. In der Admin Console lässt sich der Assistent je Produktprofil auch komplett abschalten, etwa für eine Abteilung, die besonders sensible Personenschadenakten bearbeitet.

Seit dem 17. Januar 2025 gilt für Versicherer der Digital Operational Resilience Act. Die BaFin hob zum selben Stichtag die VAIT auf, die bisherigen IT-Anforderungen an Versicherer. DORA verlangt ein Informationsregister aller Verträge mit IKT-Drittdienstleistern. Diese Verträge müssen die Standorte der Datenverarbeitung nennen. Für eine Cloud-Funktion wie den KI-Assistenten kann die Compliance diese Angaben aus Adobes veröffentlichten Rechenzentrums- und Zertifikatslisten übernehmen.

Wie schlägt sich ABBYY FineReader PDF in der Schadenabteilung?

ABBYY FineReader PDF ist ein starkes Werkzeug für die Erkennung selbst. Die Corporate-Edition verarbeitet Scans automatisch über überwachte Ordner, vergleicht einen Scan mit einer Word-Datei und läuft vollständig lokal. Signaturanfragen an Dritte und einen KI-Assistenten nennt die Funktionsliste nicht.

FineReader PDF erkennt 198 Sprachen in beliebiger Kombination, 53 davon mit Wörterbuch, und liest auch Fraktur. Im OCR-Editor markiert das Programm unsichere Zeichen, lässt Erkennungsbereiche von Hand setzen und lernt mit Benutzerwörterbüchern dazu. Das Markieren unsicherer Zeichen stützt die Verifikation, die die GoBD für per OCR gewonnenen Text verlangen.

Der Hot Folder der Corporate-Edition überwacht lokale Laufwerke, Netzlaufwerke, FTP-Server sowie Outlook-Postfächer und wandelt neu eingegangene Anhänge automatisch um. Die Läufe lassen sich einmalig, täglich, wöchentlich oder im Minutentakt planen. Die Obergrenze liegt bei 5.000 Seiten je 30 Tage, genutzt werden höchstens zwei Prozessorkerne. Für manuelle OCR gilt das Limit nicht. Eine kleine Abteilung mit eigener Scanstraße bekommt damit eine solide Automatik ohne Zusatzsoftware.

Der Dokumentvergleich der Corporate-Edition arbeitet formatübergreifend und hält etwa einen eingescannten Kostenvoranschlag gegen die Word-Fassung der Werkstatt, in 40 Sprachen. Das Ergebnis geht als Word-Datei mit Änderungsverfolgung, als kommentiertes PDF oder als Liste der Unterschiede hinaus.

Schwärzen, Bates-Nummerierung, ausfüllbare Formulare und die digitale Signatur mit Zertifikaten aus dem Windows-Speicher stecken schon in der Standard-Edition für 99 Euro im Jahr. Geschwärzt wird über die Wortsuche und Stichwortlisten, verborgene Daten entfernt ein Klick. Eine Suche nach Mustern wie Telefonnummern oder Kontonummern beschreibt das Handbuch nicht.

Im Betrieb spielt FineReader seine Stärke als lokal installiertes Programm aus: Die IT verteilt das Programm per MSI über Gruppenrichtlinien oder SCCM, ein Lizenzserver vergibt Gleitlizenzen. Terminalserver und Citrix sind mit Concurrent- oder Remote-User-Lizenz abgedeckt. Der Lizenzvertrag schließt einen Zugriff von ABBYY auf Dokumentinhalte aus, eine ABBYY-Cloud für Desktop-Dateien ist nicht vorgesehen. Bei der Frage, welche Daten einen Drittanbieter erreichen, verschafft die lokale Installation der Compliance einen Vorteil.

Die Grenzen liegen dort, wo die Akte an Dritte geht: Signaturanfragen an Geschädigte, Werkstätten oder Anwält*innen tauchen in der Funktionsliste nicht auf, der Versand eines Formulars läuft über Datei oder E-Mail ohne Nachverfolgung. ABBYYs eigene Gegenüberstellung mit Acrobat führt keine Browser-Version. Die Mac-Fassung bietet dieselbe Erkennung, aber keine Bearbeitung, keinen Vergleich, kein Schwärzen und keine Signatur.

Was kostet Adobe Acrobat die Schadenabteilung im Vergleich zu ABBYY?

Acrobat Pro für Teams kostet 287,88 Euro je Lizenz und Jahr zuzüglich Mehrwertsteuer, Acrobat Studio für Teams mit KI-Assistent 362,88 Euro. ABBYY FineReader PDF Corporate steht mit 165 Euro je Einzelplatz und Jahr im Onlineshop und ist damit deutlich günstiger.

Adobe weist die Teams-Preise netto aus: Standard für Teams kostet 16,80 Euro, Pro für Teams 23,99 Euro und Studio für Teams 30,24 Euro je Lizenz und Monat. Dem Standard-Abo fehlen für die Schadenakte allerdings Schwärzen, Bates-Nummerierung und Dokumentvergleich, deshalb rechnet eine Schadenabteilung mit Acrobat Pro für Teams als Einstieg. Den KI-Assistenten ergänzt das Team als Add-on zu Pro oder wählt gleich Studio.

ABBYY verkauft im Onlineshop nur Abonnements: Standard für 99 Euro und Corporate für 165 Euro im Jahr, jeweils für einen Einzelplatz, dazu Dreijahresabos für 267 und 446 Euro. Ob die Shoppreise die Mehrwertsteuer enthalten, lassen die Preisseiten offen. Volumenlizenzen ab fünf Plätzen und Standortlizenzen ab 50 Plätzen bepreist der Vertrieb auf Anfrage.

Ein Rechenbeispiel für eine Schadenabteilung mit zehn Sachbearbeiter*innen: Zehn Lizenzen Acrobat Pro für Teams kosten 2.878,80 Euro netto im Jahr, zehn Einzelplätze ABBYY Corporate zum Shoppreis 1.650 Euro. Der Aufpreis von gut 1.200 Euro im Jahr, rund zehn Euro je Arbeitsplatz und Monat, deckt den Signaturversand, die Mustersuche beim Schwärzen, die Prüfung im Browser und den Betrieb auch unter macOS ab. Enthalten die Shoppreise von ABBYY bereits die Mehrwertsteuer, fällt der Abstand etwas größer aus.

Was zehn Pro-Lizenzen in der Schadenabteilung abdecken

Rechenbeispiel: zehn Sachbearbeiter*innen, Acrobat Pro für Teams, Abfindungen, Auskünfte und Regress.

Abfindung ohne Postweg

Signaturanfragen im Abo

Geschädigte unterschreiben im Browser, der Audit-Bericht belegt Versand, Öffnen und Unterschrift.

Auskunft ohne Drittdaten

Mustersuche und Bereinigung

Telefonnummern, E-Mail-Adressen und der eingebettete Suchindex verschwinden vor der Kopie nach Artikel 15 DSGVO.

Akte mit Seitenzahl

Bates-Nummer je Seite

Die Schadennummer als Präfix macht jede Seite im Regress oder Rechtsstreit eindeutig zitierbar.

Lizenz für zehn Plätze

2.878,80 Euro netto im Jahr

Rund 24 Euro je Arbeitsplatz und Monat. ABBYY Corporate kostet weniger, Signaturanfragen an Dritte nennt die Funktionsliste aber nicht.

Quelle: Adobe Acrobat Preisseite für Teams und Hilfe, Preisseite ABBYY FineReader PDF, Dr.-Web-Rechenbeispiel 2026.

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Mit Studio für Teams steigt die Rechnung auf 3.628,80 Euro im Jahr, der KI-Assistent und PDF Spaces sind dann für alle zehn Plätze enthalten. Seit Oktober 2025 steht Acrobat Studio auch auf Deutsch bereit. Für eine Abteilung mit vielen langen Gutachten ist der Studio-Preis die passende Rechengröße, denn für die KI-Auswertung nennt ABBYY kein Gegenstück.

Beide Programme lassen sich vor dem Kauf testen: Adobe bietet Teams eine kostenlose Testphase mit bis zu zehn Lizenzen, ABBYY für Unternehmen 30 Tage mit fünf Lizenzen und insgesamt 500 Seiten. Aussagekräftig wird der Test, sobald Sie dieselbe echte Akte in beiden Programmen durchspielen, vom Scan bis zur Auskunftskopie.

Für wen eignet sich Adobe Acrobat, für wen ABBYY FineReader PDF?

Adobe Acrobat passt zu Schadenabteilungen, die Akten regelmäßig an Geschädigte, Gutachter*innen und Anwält*innen geben, Abfindungen digital unterschreiben lassen und lange Gutachten auswerten. Für Scanstellen, die vor allem Papier in durchsuchbare Dateien verwandeln, ist ABBYY FineReader PDF die passende Wahl.

Ein regionaler Versicherer, der nach einem Hagelsturm Hunderte Kfz-Fälle gleichzeitig reguliert, verschickt täglich Abfindungserklärungen und Auskunftskopien. Für diesen Betrieb zählt, dass Geschädigte im Browser unterschreiben, der Audit-Bericht den Rücklauf belegt und die Mustersuche Telefonnummern auch ohne vorbereitete Wortliste findet. Dort liegt Acrobat Pro aus Sicht der Redaktion vorn, denn diese Schritte stecken im selben Abo.

Eine zentrale Posteingangsstelle, die Papier für mehrere Abteilungen einscannt und an ein Dokumentenmanagementsystem übergibt, hat andere Prioritäten: Die Stelle braucht eine robuste Erkennung, eine Prüfung unsicherer Zeichen und einen Hot Folder, der nachts Stapel abarbeitet. Für diesen Arbeitsplatz ist ABBYY FineReader PDF Corporate die günstigere und gut passende Wahl.

Viele Versicherer kombinieren beides: die Scanstelle mit ABBYY, die Sachbearbeitung mit Acrobat. Beide Programme schreiben PDF und PDF/A, die Übergabe zwischen den Stationen verursacht deshalb keinen Formatbruch. Wichtig bleibt nur, dass die Verfahrensdokumentation nach GoBD beide Stationen beschreibt.

Fazit: Bei welchen Schadenakten liegt Adobe Acrobat vorn?

Adobe Acrobat Pro liegt bei Schadenakten vorn, die zur Unterschrift, zur Auskunft oder zur Prüfung an Dritte gehen, weil Signaturanfragen, Mustersuche beim Schwärzen und Freigabe im Browser in einem Abo stecken. ABBYY FineReader PDF bleibt die starke und günstigere Wahl für die reine Texterkennung.

ABBYY erkennt mehr Sprachen, prüft unsichere Zeichen gründlicher und automatisiert die Scanstrecke ohne Zusatzprogramm. In der Sachbearbeitung zählt aber, was danach passiert: die Abfindung, die ohne Postweg zurückkommt, die Auskunftskopie ohne Namen Dritter und das Gutachten, dessen Kernaussagen mit Seitenverweis vorliegen.

Für eine Schadenabteilung, die diese Schritte täglich erledigt, ist Adobe Acrobat Pro für Teams aus Sicht der Redaktion die praktischere Wahl. Für die KI-Auswertung langer Gutachten kommt Studio für Teams in Frage, nicht benötigte Cloud-Funktionen lassen sich in der Admin Console abschalten. In der Testphase mit bis zu zehn Lizenzen spielen Sie eine echte Akte vom Postfach bis zur Unterschrift durch.

Glossar: 14 wichtige Fachbegriffe zu Schadenakten und PDF-Software

Aktionsassistent

Aktionsassistent: Werkzeug in Acrobat Pro, das mehrere Bearbeitungsschritte als gespeicherte Aktion zusammenfasst. Eine Aktion läuft über viele Dateien, etwa Texterkennung, Bates-Nummer und Entfernen ausgeblendeter Daten, und lässt sich exportieren sowie im Team weitergeben.

Audit-Bericht

Audit-Bericht: Protokoll, das Acrobat zu jeder Signaturanfrage erzeugt. Er hält Meilensteine wie Versand, Öffnen, Delegieren und Unterschrift fest und dient der Schadenabteilung als Nachweis, wann eine Abfindungserklärung unterschrieben zurückkam.

Bates-Nummerierung

Bates-Nummerierung: fortlaufende, eindeutige Kennung auf jeder Seite eines Aktenbestands, meist mit Präfix und Suffix. Das Verfahren stammt aus der juristischen Praxis und erlaubt im Rechtsstreit oder Regress den Verweis auf genau eine Seite, unabhängig von der Datei.

C5-Testat

C5-Testat: Prüfbericht nach dem Kriterienkatalog Cloud Computing des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestätigt darin die Informationssicherheit eines Cloud-Dienstes. Für die Auswahl von Cloud-Funktionen in regulierten Branchen ist das Testat ein gängiger Nachweis.

DORA

Digital Operational Resilience Act (DORA): EU-Verordnung 2022/2554 zur digitalen Betriebsstabilität im Finanzsektor, die seit dem 17. Januar 2025 auch für Versicherer gilt. Die Verordnung regelt unter anderem die Risiken durch IT-Dienstleister und hat in Deutschland die VAIT abgelöst.

Ersetzendes Scannen

Ersetzendes Scannen: Digitalisierung von Papier mit anschließender Vernichtung des Originals. Die Technische Richtlinie TR-03138 des BSI beschreibt dafür einen Prozess mit Schutzbedarfsanalyse, Verfahrensdokumentation und Stichproben. Eine Zertifizierung nach dieser Richtlinie ist freiwillig.

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD): Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums für elektronische Buchführung und Archivierung. Die aktuelle Fassung gilt seit dem 14. Juli 2025 und regelt auch, wie eingescannte Belege und per OCR gewonnener Text aufzubewahren sind.

Hot Folder

Hot Folder: überwachter Ordner, in dem neu abgelegte Dateien automatisch verarbeitet werden. In ABBYY FineReader PDF Corporate erkennt er Text in Scans aus Netzlaufwerken, FTP-Servern oder Postfächern, begrenzt auf 5.000 Seiten je 30 Tage.

IKT-Drittdienstleister

IKT-Drittdienstleister: Begriff aus DORA für ein Unternehmen, das digitale Dienste oder Datendienste für ein Finanzunternehmen bereitstellt. Verträge mit solchen Anbietern gehören ins Informationsregister und müssen die Standorte der Datenverarbeitung nennen.

Informationsregister

Informationsregister: Verzeichnis aller vertraglichen Vereinbarungen eines Versicherers mit IT-Dienstleistern nach Artikel 28 DORA. Die Aufsicht erhält daraus jährlich einen Bericht und auf Verlangen das vollständige Register, getrennt nach kritischen und übrigen Funktionen.

OCR

Optical Character Recognition (OCR): Texterkennung, die aus dem Bild einer gescannten Seite maschinenlesbaren Text macht. Erst dadurch lassen sich Schadennummern, Kennzeichen oder Namen in einer Akte suchen und schwärzen. Die Qualität hängt von Vorlage, Sprache und Nachkontrolle ab.

PDF Space

PDF Space: Arbeitsbereich in Acrobat, der bis zu 100 Dateien und Links bündelt. Der KI-Assistent beantwortet darin Fragen über alle Dokumente eines Falls hinweg, etwa Bedingungswerk, Nachtrag und Gutachten, und belegt jede Antwort mit einer Quellenangabe.

Schwärzen

Schwärzen: dauerhaftes Entfernen von Text oder Bildbereichen aus einem PDF, nicht nur das Überdecken mit einem schwarzen Balken. Vollständig ist das Schwärzen erst, wenn auch Metadaten, Kommentare und ein eingebetteter Suchindex bereinigt sind.

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation: Beschreibung eines IT-gestützten Ablaufs, die eine sachverständige dritte Person in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Die GoBD verlangen eine solche Dokumentation für jedes Buchführungs- und Archivsystem, beim Scannen gehört eine Organisationsanweisung dazu.

FAQ: Adobe Acrobat vs. ABBYY FineReader PDF: Schadenakten in der Versicherung brauchen mehr als gute OCR

Quellen