3 bewährte Praktiken für eine erfolgreiche hybride Arbeitsumgebung

Bei der Schaffung einer erfolgreichen hybriden Arbeitsumgebung gibt es viel zu beachten, aber die meisten bewährten Praktiken lassen sich in drei Bereiche einteilen: Arbeitsplatzmanagement, Kommunikation und Kultur sowie Technologie und Werkzeuge.

Raumbuchungssysteme spielen eine wichtige Rolle im Arbeitsplatzmanagement, da sie die effiziente Nutzung der verfügbaren Räume ermöglichen und die Organisation von Meetings und Arbeitszeiten erleichtern.

• Arbeitsplatzmanagement: Wie Sie Ihren Büroplatz nutzen, um effektive hybride Arbeit zu ermöglichen.
• Kommunikation und Kultur: Wie Sie eine konsistente Kultur und Kommunikationsformen aufbauen, auch in einem flexiblen Arbeitsarrangement.
• Technologie und Werkzeuge: Wie Sie Technologie nutzen, um Mitarbeiter, Führungskräfte und Teams effektiver zu machen, egal ob sie im Büro oder remote arbeiten.

Arbeitsplatzmanagement

Erfolgreiche hybride Arbeit beginnt mit dem „Ort“ selbst. Die angemessene Verwaltung des Büros und die Gewährleistung, dass alle seine Vorteile gleichmäßig verteilt sind, ist der Ausgangspunkt für eine hybride Kultur. Das müssen Sie wissen:

Priorisieren Sie das Raummanagement

Wir haben bereits über die Vorteile des Raummanagements gesprochen. Im Wesentlichen kann das Design Ihres Büros und die Nutzung des Raums eine spürbare Auswirkung auf die Produktivität und die Einhaltung von „Mindesttagen im Büro“-Klauseln in Ihrer hybriden Arbeitsrichtlinie haben.

Das bedeutet, dass das „Bürowaben“ und das „Großraumbüro“ Relikte aus der Vergangenheit sind. Flexible Räume, die verschiedene Arten von Arbeit ermöglichen, sind gefragt. Die Gensler Research Institute’s U.S. Workplace Survey 2022 hat gezeigt, dass Mitarbeiter gerne in Büros zurückkehren, die sie produktiver machen und verschiedene Arten von Arbeit ermöglichen. Es sollte genauso einfach sein, einen Platz für Brainstorming-Sitzungen zu finden, wie einen ruhigen Ort für konzentrierte Arbeit.

Als schnelle Auffrischung, hier ist, was wir vorschlagen, um das Raummanagement zu einem Multiplikator für Ihr hybrides Modell zu machen:

• Bewerten Sie Ihren Büroplatz. Bestimmen Sie, welche Arten von Räumen Sie angesichts der Kapazitätsgrenzen, Größe, Grundriss, vorhandener Räume und technischen Anforderungen erstellen können.
• Verstehen Sie die Präferenzen Ihrer Mitarbeiter für benötigte Raumtypen. Finden Sie heraus, was die Leute dazu motivieren würde, zu kommen, und stellen Sie es bereit.
• Schaffen Sie Räume für verschiedene Arbeitsstile und Arten von Arbeit. Besprechungsräume mit audiovisuellen Werkzeugen erleichtern Besprechungen für Remote- und Büromitarbeiter. Ruhige Bereiche ermöglichen konzentrierte Arbeit.
• Finden Sie Technologien, die das Büro für alle einfacher nutzbar machen. Audiovisuelle Ausstattung, Schreibtisch-Buchungssoftware, Wegweiser-Displays – all dies und mehr bieten hybride Arbeitsumgebungen, die herkömmliche Büros so nicht bieten können.
• Gehen Sie über „Unternehmens“-Räume hinaus. Die Forschung von Gensler hat gezeigt, dass jüngere Mitarbeiter von Büros angezogen werden, die von Einflüssen aus Gastgewerbeumgebungen geprägt sind. Arbeitsbereiche, die sich eher wie Cafés oder sogar Hotellobbys anfühlen, könnten Ihre Mitarbeiter der Generation Z dazu verleiten, öfters Präsenz zu zeigen.

Gewährleisten Sie eine gerechte Nutzung gemeinsam genutzter Räume

Eine gerechte Nutzung gemeinsam genutzter Räume – Besprechungsräume, Huddle-Spaces, Telefonzellen, Konferenzräume usw. – in einer hybriden Arbeitsumgebung erfordert eine Kombination aus klaren Richtlinien, Technologie und gegenseitigem Respekt unter den Mitarbeitern. Hier ist, wie es geht:

• Legen Sie klare Richtlinien fest, wie und wann gemeinsam genutzte Räume genutzt werden können. Stellen Sie sicher, dass diese Richtlinien für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sind.
• Erstellen Sie eine Richtlinie darüber, wie weit im Voraus Räume gebucht werden können, damit niemand sie langfristig „bunkern“ kann. Sie könnten eine Regel „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ für Räume ohne Buchungen einführen und die Leute dazu ermutigen, übermäßigen Gebrauch zu vermeiden.
• Begrenzen Sie die Dauer von Besprechungen oder die Nutzung gemeinsam genutzter Räume, um übermäßigen Gebrauch durch bestimmte Teams oder Personen zu verhindern. Implementieren Sie ein Check-in-System für die Buchung von Konferenzräumen, um sicherzustellen, dass der Raum wieder verfügbar wird, wenn jemand innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht erscheint.
• Integrieren Sie Ihr Buchungssystem mit anderen häufig verwendeten Tools, wie der Kalendersoftware des Unternehmens, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Verfügbarkeit von Räumen anzuzeigen.
• Überprüfen Sie regelmäßig die Buchungsdaten, um Probleme wie bestimmte Teams, die die Nutzung von Räumen dominieren, oder gebuchte, aber nicht genutzte Räume zu identifizieren.
• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, die Buchungen ihrer Kollegen zu respektieren und gemeinsam genutzte Räume nur für die festgelegte Zeit zu nutzen. In den Anfangstagen Ihres hybriden Ansatzes achten Sie genau auf die Nutzung gemeinsam genutzter Räume und halten Sie Rücksprache mit Personen, deren Verhalten nicht Ihren Respektstandards entspricht.

Kommunikation und Kultur

Richtlinien und Arbeitsplatzgestaltung bringen Sie nicht sehr weit, wenn Sie keinen Kommunikationsplan haben, um sicherzustellen, dass jeder die Erwartungen, Standards und Gründe hinter Ihrem hybriden Modell kennt. Befolgen Sie diese bewährten Praktiken, um sicherzustellen, dass Ihre Kultur und Produktivität nicht leiden.

Entwickeln und kommunizieren Sie klare hybride Richtlinien und Erwartungen

Ein Weg, auf dem hybride Teams den Boden unter den Füßen verlieren können, besteht darin, keine klaren Richtlinien zu implementieren und zu kommunizieren, beispielsweise zu:

• Wann Personen im Büro erwartet werden gegenüber wann sie remote arbeiten können
• Richtlinien für gemeinsam genutzte Räume
• Verfügbarkeitszeiten für Remote-Mitarbeiter
• Produktivitätsmetriken
• Kommunikationskanäle
• Schreibtischnutzung
• Projektmanagement

Es gibt jedoch einige Nuancen zu beachten. Hybride Richtlinien in Form von Top-Down-Anordnungen, die für alle passen sollen, werden wahrscheinlich auf Widerstand stoßen. Wenn Sie die Richtlinien komplett den Teamleitern oder Einzelpersonen überlassen, führt dies zu mangelnder Konsistenz.

Das Führungsteam sollte mit dem Personalbereich und den Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um faire und gerechte Richtlinien bezüglich Ziele und Erwartungen für hybride Mitarbeiter zu erstellen. Sie sollten den Teamleitern etwas Flexibilität geben, um Richtlinien innerhalb dieses breiteren Rahmens zu erstellen, die für ihre Mitarbeiter funktionieren. Sobald diese flexiblen Arbeitsrichtlinien festgelegt sind, sollten sie dokumentiert, an einem Ort veröffentlicht werden, an dem jeder darauf zugreifen kann, und regelmäßig aktualisiert werden, während sich Teams und Führungskräfte anpassen und herausfinden, was am besten funktioniert.

Natürlich muss die Kommunikation in beide Richtungen gehen. Geben Sie hybriden Mitarbeitern Zugang zu offenen Kanälen für Feedback. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, zu bemerken, was funktioniert und was nicht, damit Sie Ihre Herangehensweise bei Bedarf anpassen können.

Eine einheitliche Kultur schaffen

Die Rückkehr ins Büro ist derzeit ein großes Thema, und manchmal besteht die Tendenz, Mitarbeiter im Büro zu bevorzugen. Aber vergessen Sie nicht: Ein hybrides Arbeitsmodell ist eine Kombination aus Remote-Arbeit und Präsenzarbeit. Unabhängig davon, wo Mitarbeiter arbeiten, sind sie gleich wichtig.

Eine einheitliche Unternehmenskultur bedeutet, allen gleiche Chancen auf Schulungen, Beförderungen und andere Vorteile zu geben, unabhängig davon, wo sie die meiste Zeit ihres Arbeitstages verbringen. Es bedeutet, wichtige Ankündigungen, die alle betreffen, zur gleichen Zeit zu machen – nicht zuerst die Mitarbeiter vor Ort zu informieren und dann die Remote-Mitarbeiter.

Eine wirklich einheitliche Kultur verhindert, dass Ressentiments ausbrechen, und stellt sicher, dass sich die Menschen dazu ermächtigt fühlen, auf die für sie am besten geeignete Weise zu arbeiten, und nicht, was ihnen die meiste Sichtbarkeit oder Bevorzugung verschafft. Eie Studie der Frankfurt School untermauert, dass die Unternehmenskultur ein wichtiger Erfolgstreiber der Digitalisierung ist.

Bauen Sie Team-Building und soziale Veranstaltungen in Ihren Plan ein.

Einer der Nachteile der vollständig remote arbeitenden oder sogar ausgewogenen hybriden Arbeitsplatz ist, dass sich Mitarbeiter manchmal von ihren Kollegen entfremdet fühlen.

Führungskräfte und Teamleiter sollten proaktiv sein, um Möglichkeiten für persönliche Treffen zu schaffen. Das könnte in Form von gemeinsamen Arbeitssitzungen oder unterhaltsamen Team-Building-Veranstaltungen sein, die den Zusammenhalt auf natürliche Weise fördern. Dies wird dazu beitragen, die Mitarbeiter engagiert zu halten und das Gefühl zu vermitteln, Teil des Teams zu sein, und nicht eine isolierte Einheit. Fachkräfte suchen und finden hängt also auch davon ab, ob Ihr Unternehmen einen attraktiven Arbeitsplatz bietet.