Das IT-Equipment Ihrer Agentur fehlt meist genau dann, wenn der Kunde einen Darstellungsfehler auf dem iPhone meldet: Das passende Testgerät liegt seit dem Sommerprojekt bei einem Freelancer. Die Excel-Liste kennt nur den Kaufpreis. In der Bitkom-Studie Wirtschaftsschutz 2026 gaben 60 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten an, binnen zwölf Monaten IT- oder Telekommunikationsgeräte durch Diebstahl verloren zu haben oder das zu vermuten.
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Digital- und Webagenturen arbeiten mit viel Technik pro Kopf: Arbeitsrechner, zweite Monitore, Testhandys mit alten Betriebssystemen, Software-Abos mit Gerätelimit, dazu Freelancer, die für drei Monate dazustoßen. Die Geräteverwaltung bleibt in kleinen Teams oft an der Person hängen, die gerade Zeit hat. Hier lesen Sie, welche Angaben ein Geräteverzeichnis braucht, wie Sie Lizenzen und Testgeräte darin mitführen und welche Pflichten aus Datenschutz und Buchhaltung daran hängen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Geräteakte mit Seriennummer, Nutzer, Kaufdatum, Garantieende und Ausgabehistorie beantwortet die Fragen, die bei Verlust, Defekt und Austritt sofort auftauchen.
- Lizenzen hängen an Personen und Geräten: Ein Creative-Cloud-Abo lässt sich auf höchstens zwei Computern aktivieren.
- Testgeräte brauchen Reservierung, Rückgabe und einen festen Platz, sonst fehlt das passende Smartphone genau beim Abnahmetermin.
- Für Geräte zwischen 250 und 800 Euro netto verlangt das Steuerrecht ein laufendes Verzeichnis, sofern die Angaben nicht aus der Buchführung hervorgehen.
1 Auf wie vielen Computern lassen sich die Apps eines Creative-Cloud-Abos gleichzeitig aktivieren? Aufklappen ↓
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2 Welcher Anteil der Unternehmen ab zehn Beschäftigten meldete in der Bitkom-Studie Wirtschaftsschutz 2026 einen tatsächlichen oder vermuteten Diebstahl von IT- oder Telekommunikationsgeräten? Aufklappen ↓
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3 Ab welchen Anschaffungskosten verlangt § 6 Absatz 2 EStG für geringwertige Wirtschaftsgüter ein laufendes Verzeichnis? Aufklappen ↓
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4 Wann muss eine Agentur die betroffenen Personen nach einem Laptop-Verlust nicht benachrichtigen? Aufklappen ↓
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5 Was passiert laut BSI beim normalen Löschen von Dateien auf einem Datenträger? Aufklappen ↓
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Warum verlieren Agenturen den Überblick über ihre Geräte?
Agenturen verlieren den Überblick, weil Geräte im Projektgeschäft ständig den Besitzer wechseln: Testhandys wandern zwischen Teams, Freelancer bekommen Leihrechner, Monitore aus dem Büro stehen im Homeoffice. Eine Liste, die nur beim Kauf gepflegt wird, bildet diese Bewegungen nicht ab.
Die Anschaffung wird ordentlich gebucht, weil die Rechnung durch die Buchhaltung läuft. Was danach mit dem Gerät passiert, steht dagegen nirgends.
Angenommen, jeder von zwölf Mitarbeitenden hätte einen Laptop, zwei Monitore, eine Dockingstation und ein Headset, dazu kämen 15 Testgeräte und ein paar Gemeinschaftsgeräte: Rechnerisch wären das schon rund 80 Positionen.
Im Projektgeschäft kommen für einen Relaunch zwei Freelancer für drei Monate ins Team und erhalten Leihrechner. Nach Projektende fragt niemand nach den Geräten. Für das Homeoffice nehmen Mitarbeitende Monitore aus dem Büro mit nach Hause, ohne dass die Liste den neuen Standort kennt.
Testgeräte schließlich wandern zwischen Entwicklung, Design und Projektmanagement, weil jeder sie kurz braucht.
Bitkom Research befragte im Frühjahr 2026 genau 1.003 Unternehmen ab zehn Beschäftigten. 26 Prozent waren in den zwölf Monaten davor von Gerätediebstahl betroffen, weitere 34 Prozent vermuten einen Diebstahl. Keine andere Angriffsform, die die Studie abfragt, erreicht einen höheren Wert, auch die digitale Sabotage mit 57 Prozent nicht. Die Studie weist Agenturen nicht gesondert aus. Agentur-Laptops pendeln allerdings täglich zwischen Büro, Homeoffice und Kundenterminen.
Ob gestohlen oder verlegt, spielt für die Agentur zunächst keine Rolle: In beiden Fällen fehlt ein Gerät, und die erste Frage lautet, was darauf gespeichert war.
| Frage im Ernstfall | Excel-Liste vom Einkauf | Gepflegte Geräteakte |
|---|---|---|
| Wer hat das Gerät gerade? | Name beim Kauf, oft veraltet | Aktuelle Zuweisung mit Datum |
| Wer hatte das Gerät vorher? | Nicht erfasst | Vollständige Ausgabehistorie |
| Läuft die Garantie noch? | Kaufdatum, Garantie selbst nachrechnen | Garantieende mit Erinnerung |
| Welche Lizenzen sind aktiviert? | Getrennte Liste oder gar nicht | Am Gerät oder an der Person vermerkt |
| Ist die Festplatte verschlüsselt? | Nicht erfasst | Als Feld in der Akte |
Auch eine Excel-Datei kann die meisten dieser Angaben führen. Die Datei veraltet aber in dem Moment, in dem ein Gerät ohne Eintrag den Schreibtisch wechselt, und genau diese Bewegung findet in Agenturen täglich statt.
Beim Kauf erfasst die Buchhaltung jedes Gerät, verliehen wird dagegen mündlich und ohne Eintrag.
Was gehört in die Akte eines Agenturgeräts?
In die Akte gehören Inventarnummer, Seriennummer, Modell, Kaufdatum, Kaufpreis, Garantieende, der aktuelle Nutzer samt Ausgabedatum, die bisherigen Nutzer, der Standort und der Sicherheitsstatus. Mit diesen zehn Angaben beantworten Sie die üblichen Fragen nach Verlust, Defekt oder Austritt in Minuten.
Die Seriennummer ist das wichtigste Feld, weil Hersteller Garantie und Reparatur darüber abwickeln. Auch eine Diebstahlsanzeige beschreibt das Gerät ohne Seriennummer nur vage.
Die Inventarnummer der Agentur ergänzt die Herstellerkennung, denn auf einem Aufkleber am Gehäuse lässt sich eine kurze Nummer schneller ablesen als die lange Seriennummer auf der Unterseite.
Kaufdatum und Kaufpreis braucht die Buchhaltung, das Garantieende braucht die Technik. Fehlt das Garantieende in der Akte, bezahlt die Agentur leicht eine Reparatur, die der Hersteller kostenlos übernommen hätte.
Erst die Ausgabehistorie zeigt, wer das Gerät vor dem heutigen Nutzer hatte, und genau diese Frage stellt sich, sobald auf einem zurückgegebenen Laptop alte Kundendaten auftauchen oder ein Display-Schaden niemandem zuzuordnen ist. Jede Übergabe bekommt deshalb Datum, Empfänger und im besten Fall eine Bestätigung des Empfängers.
Wofür jede Angabe im Ernstfall gebraucht wird
Kurze Nummer auf dem Gehäuseaufkleber, schnell ablesbar.
Grundlage für Garantie, Reparatur und Diebstahlsanzeige.
Typ und Ausstattung, bei Testgeräten mit Betriebssystemstand.
Startpunkt für Abschreibung und Gewährleistung.
Entscheidet über Sofortabzug oder Abschreibung.
Zeigt, ob der Hersteller eine Reparatur übernimmt.
Person oder Projekt mit Ausgabedatum und Bestätigung.
Ausgabehistorie mit jeder Übergabe seit dem Kauf.
Büro, Homeoffice, Testschrank oder Reparatur.
Verschlüsselung, Bildschirmsperre und Fernsperre.
Zwei Felder fehlen in klassischen Inventarlisten, obwohl Agenturen beide brauchen. Das eine ist der Sicherheitsstatus: Ist die Festplatte verschlüsselt, ist eine Bildschirmsperre aktiv, lässt sich das Gerät aus der Ferne sperren? Diese Angabe entscheidet nach einem Verlust darüber, ob die Agentur die betroffenen Personen benachrichtigen muss (dazu weiter unten mehr).
Das andere Feld ist der Bezug zu Kundenprojekten. Auf Testgeräten und Leihrechnern liegen oft Zugangsdaten zu Staging-Umgebungen, Kunden-Apps oder Admin-Oberflächen. Wer heute ein Gerät aus dem Pool nimmt, sollte in der Akte sehen, für welches Projekt das Gerät zuletzt eingerichtet war. Eine Freitextspalte „Projekt/Kunde“ genügt dafür, solange bei jeder Übergabe jemand den Eintrag aktualisiert und niemand ein Gerät mit fremden Zugängen weiterreicht.
Eine Akte mit zehn sauber gepflegten Feldern hilft mehr als ein Formular mit vierzig Feldern, von denen die Hälfte leer bleibt, weil niemand die Zeit findet, sie auszufüllen.
- Seriennummer für Garantie, Reparatur und Diebstahlsanzeige
- Ausgabehistorie mit Datum und Bestätigung jeder Übergabe
- Sicherheitsstatus mit Verschlüsselung und Fernsperre
- Projektbezug für Testgeräte und Leihrechner
Wie behalten Sie Lizenzen und Abos im Blick?
Lizenzen behalten Sie im Blick, indem Sie jede Lizenz einer Person oder einem Gerät zuordnen und die Lizenzen in derselben Übersicht führen wie die Hardware. Viele Abos begrenzen die Zahl der aktivierten Rechner, und jede Aktivierung auf einem verschwundenen Gerät belegt einen Platz.
Zum Design-Abo wie der Creative Cloud kommen Schriften, Stockfoto-Kontingente, Premium-Plugins für WordPress-Projekte, Testwerkzeuge und Projektmanagement-Software. Manche Lizenz läuft auf die Agentur, manche auf eine Person, manche auf eine Kunden-Domain. Bei vielen Premium-Plugins hängen die Updates an einer Jahreslizenz pro Website. Endet die Laufzeit unbemerkt, fehlen der Kundenseite womöglich Sicherheitsupdates. Den Überblick über diesen Wildwuchs hat oft nur die Person, die jeden Monat die Kreditkartenabrechnung prüft.
Auf seiner Hilfeseite zum Aktivierungslimit nennt Adobe die Grenze für die Creative Cloud: Die Apps eines Abos lassen sich auf höchstens zwei Computern aktivieren. Für einen dritten Rechner muss sich der Nutzer zuerst auf einem der beiden anderen abmelden.
Steht der zweite aktivierte Rechner noch bei einem Freelancer aus dem letzten Projekt, blockiert dieses Gerät den Lizenzplatz für den neuen Arbeitsrechner. Adobe bietet dafür die Abmeldung über die Kontoseite an, auf der sich aktivierte Geräte aus der Ferne deaktivieren lassen. Die Kontoseite nennt allerdings nur die Gerätenamen der aktivierten Rechner, keinen Nutzer aus der Agentur und keine Inventarnummer. Welcher Laptop sich hinter einem Namen verbirgt, verrät erst die eigene Akte.
Steht in der Geräteakte, auf welchen Rechnern das Abo aktiviert ist, findet die Agentur das blockierende Gerät sofort.
Dasselbe Prinzip gilt für jede Software mit Gerätelimit oder Platzlizenz: Die Aktivierung hängt am Gerät, das Abo an der Person, und beide Angaben gehören zusammen.
Haftung für fremde Fehler
Nach § 99 Urheberrechtsgesetz haftet der Inhaber eines Unternehmens auf Unterlassung und Beseitigung, sobald ein Arbeitnehmer oder Beauftragter im Unternehmen Urheberrechte verletzt. Beauftragte sind auch Freelancer, die im Auftrag der Agentur an einem Projekt arbeiten.
Installiert ein Freelancer auf dem Leihrechner eine Schrift ohne passende Lizenz, kann sich der Rechteinhaber deshalb an die Agentur halten. Eine Geräteakte, die bei der Ausgabe festhält, welche Software auf dem Rechner lizenziert installiert ist, schafft hier klare Verhältnisse.
Agenturen, die im Einkauf sparen wollen, stoßen schnell auf gebrauchte Windows-Lizenzen. Nach dem UsedSoft-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (C-128/11) dürfen Softwarelizenzen weiterverkauft werden, sofern der Ersterwerber seine eigene Kopie unbrauchbar macht. Den Nachweis darüber sollte die Agentur so ablegen, dass er mit dem Gerät verknüpft bleibt, auf dem die Lizenz läuft.
Eine Übersicht statt zwei Listen
Am wenigsten abgleichen muss die Agentur mit einer zentralen Übersicht über Geräte und Lizenzen. Die Übersicht zeigt an einer Stelle, welcher Rechner wem gehört, welche Abos darauf aktiviert sind und wann Garantie oder Laufzeit enden. Eine IT-Geräteverwaltung wie die des Göppinger Anbieters Inventory ONE führt zu jedem Gerät eine digitale Akte mit Seriennummer, Kaufbeleg, Garantiestatus, allen bisherigen Nutzern, Reparaturhistorie und Standort.
Lizenzangaben und Belege lassen sich dort am Gerät hinterlegen, sodass beim Austausch eines Rechners sichtbar wird, welche Aktivierungen mitwandern müssen.
Die Abo-Verwaltung beim Hersteller bleibt trotzdem nötig. Die Geräteübersicht beantwortet nur die Alltagsfrage: Auf welchem Gerät läuft welche Lizenz, und wer nutzt dieses Gerät gerade?
Jede Aktivierung auf einem verschwundenen Gerät belegt einen Lizenzplatz. Bei Lizenzverstößen von Mitarbeitenden und Freelancern kann der Rechteinhaber nach § 99 UrhG auch vom Agenturinhaber Unterlassung verlangen.
Wie organisieren Sie einen Pool aus Testgeräten?
Ein Testgeräte-Pool funktioniert mit festem Lagerort, Reservierung vor jedem Test, Rückgabe am selben Tag und einer Akte je Gerät mit Betriebssystemstand. Ohne diese vier Regeln liegt das gesuchte Smartphone beim Abnahmetermin in irgendeiner Schreibtischschublade.
Webagenturen testen Websites und Apps nicht nur im Browser-Emulator, sondern auf echten Geräten, weil Touch-Gesten, Tastatureinblendung und Darstellungsfehler auf echter Hardware anders ausfallen. Welche Geräte in den Pool gehören, zeigen die Marktanteile. Nach Messungen von StatCounter entfielen im September 2026 in Deutschland 72,3 Prozent der mobilen Seitenaufrufe auf Android und 27,7 Prozent auf iOS.
Ein Pool mit lauter iPhones bildet die Besucher eines Onlineshops deshalb schlecht ab. Bei Android kommt die Zahl der Hersteller und Bildschirmgrößen hinzu, sodass zwei oder drei Android-Geräte unterschiedlicher Preisklassen mehr Fehler aufdecken als ein einzelnes Spitzenmodell.
Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, darunter Angebote im elektronischen Geschäftsverkehr. Agenturen, die Onlineshops bauen, prüfen die Barrierefreiheit deshalb sinnvollerweise mit den Bildschirmlesern von Android und iOS, die nur auf echter Hardware wirklichkeitsnah laufen.
Regel 1: ein fester Lagerort
Ein abschließbarer Schrank mit Ladestation und beschrifteten Fächern sorgt dafür, dass ein Gerät entweder im Fach liegt oder einer Person zugewiesen ist. Für ein drittes „irgendwo im Büro“ bleibt kein Platz.
Regel 2: Reservierung vor jedem Test
Vor Abnahmen, Kundenpräsentationen und Release-Tests trägt das Team die benötigten Geräte im Kalender oder im Verwaltungssystem ein, damit zwei Projekte nicht gleichzeitig dasselbe ältere iPhone brauchen.
Regel 3: Rückgabe am selben Tag
Geräte kommen am Ende des Arbeitstags ins Fach zurück, mit vollem Akku und abgemeldet von Kundenkonten.
Testgeräte speichern oft Zugänge zu Staging-Umgebungen, Testkonten in Shops oder Admin-Apps von Kunden. Ein Gerät, das mit offenem Kundenzugang in einer Tasche liegt, ist ein Datenschutzrisiko.
Regel 4: Softwarestand in der Akte
Die Akte jedes Testgeräts nennt Betriebssystemversion und Browserstand. Ein Gerät mit älterem Betriebssystem ist für Tests wertvoll, solange niemand das System versehentlich auf den neuesten Stand bringt. Updates spielt das Team deshalb nur bewusst ein und trägt den neuen Stand gleich in die Akte ein.
Ausgabe, Rückgabe und Löschung laufen für Arbeitsrechner und Monitore nach denselben Regeln wie im Testpool.
Android stellt in Deutschland knapp drei Viertel der mobilen Seitenaufrufe, und der Testpool sollte dieses Verhältnis abbilden. Jedes Testgerät hat ein Fach, eine Reservierung und einen dokumentierten Softwarestand.
Bitkom zählt 60 Prozent der Firmen mit gestohlenen oder vermutlich gestohlenen Geräten. Ohne Geräteakte bemerkt die Agentur den Verlust zu spät.
Michael Dobler, Herausgeber Dr. Web
Was muss bei Eintritt, Austritt und Verlust passieren?
Beim Eintritt bestätigt die neue Kollegin jedes Gerät, beim Austritt kommt alles am letzten Arbeitstag zurück, und bei einem Verlust prüft die Agentur binnen 72 Stunden, ob sie die Datenschutzaufsicht informieren muss. Für alle drei Momente braucht die Agentur die Geräteakte.
Eine Geräteausgabe funktioniert wie die Marke an der Theatergarderobe: Ohne Marke kein Mantel, ohne Eintrag kein Gerät. Was für einen Wintermantel selbstverständlich ist, sollte für einen Laptop im Wert von 2.000 Euro erst recht gelten.
Der erste Arbeitstag
Für jede Rolle lohnt eine feste Ausgabeliste: Die Entwicklerin bekommt Laptop, zwei Monitore, Dockingstation und Zugriff auf den Testpool, der Projektmanager Laptop, Headset und ein Diensthandy.
Mit der Liste ist die Ausgabe in wenigen Minuten erledigt, und keine Position fehlt später in der Akte. Legt die Agentur die Geräteausgabe als festen Schritt der Einarbeitung an, weiß die IT schon vor dem ersten Arbeitstag, welche Geräte bereitliegen müssen; mit welchen Programmen sich solche Aufträge automatisch an die zuständigen Stellen weiterreichen lassen, zeigt der Vergleich der Onboarding-Software.
Wie ein neuer Arbeitsrechner eingerichtet wird, ist die technische Seite des Starts. Die organisatorische Seite ist die Bestätigung: Der neue Mitarbeiter quittiert jedes Gerät mit Seriennummer, schriftlich oder digital. Im Streitfall belegt die Quittung, wer das Gerät zuletzt erhalten hat.
Nach § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz ist der Vorteil aus der privaten Nutzung betrieblicher Computer und Telefone für Arbeitnehmer steuerfrei. Ob die Agentur private Nutzung erlaubt, steht in der Nutzungsvereinbarung, die zusammen mit dem Gerät übergeben wird.
Der letzte Arbeitstag
Der Austritt ist aus unserer Sicht der gefährlichste Moment im Leben eines Geräts.
Ein Mitarbeiter, der schon gedanklich beim neuen Arbeitgeber ist, bringt den Laptop vielleicht noch zurück, das Testhandy aus der Jackentasche und den zweiten Monitor aus dem Homeoffice eher nicht. Bei Freelancern verschärft sich das Problem, weil das Projektende nicht mit einem letzten Arbeitstag samt Checkliste zusammenfällt, sondern mit einer Schlussrechnung, die niemand mit der Geräteliste abgleicht.
Eine Rückgabeliste, die aus der Akte entsteht, zeigt alle offenen Positionen auf einen Blick. Erst nach der Rückgabe deaktiviert die IT die Lizenzen und setzt die Geräte für den nächsten Nutzer zurück.
Bei Abos wie der Creative Cloud lässt sich ein Rechner über die Kontoseite des Herstellers auch ohne Zugriff auf das Gerät abmelden.
Ein Kundenzugang, der auf einem nicht zurückgegebenen Testgerät gespeichert ist, lässt sich dagegen nur beim Kunden sperren, und dazu muss die Agentur wissen, dass er dort liegt.
Der Verlust
Verschwindet ein Laptop mit Kundendaten, beginnt eine Frist. Nach Artikel 33 DSGVO meldet der Verantwortliche eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde, sofern die Verletzung voraussichtlich zu einem Risiko für die Betroffenen führt. Dokumentieren muss die Agentur jede solche Verletzung, auch wenn keine Meldung nötig ist. Verarbeitet die Agentur Kundendaten im Auftrag, geht die Meldung unverzüglich an den Kunden als Verantwortlichen (Art. 33 Abs. 2 DSGVO).
Über das Risiko entscheidet vor allem die Verschlüsselung. Nach Artikel 34 DSGVO entfällt die Benachrichtigung der betroffenen Personen, sofern technische Vorkehrungen wie eine Verschlüsselung die Daten für Unbefugte unzugänglich machen.
Steht in der Akte, dass die Festplatte verschlüsselt und das Gerät per Fernsperre gesichert ist, lässt sich diese Prüfung in Minuten belegen. Fehlt die Angabe, beginnt die Suche nach dem Einrichtungsprotokoll, während die 72 Stunden laufen.
- Eintritt: Ausgabeliste je Rolle, jedes Gerät quittiert
- Austritt: Rückgabe am letzten Arbeitstag, erst danach Lizenzen deaktivieren
- Verlust: Verschlüsselungsstatus aus der Akte, Meldung binnen 72 Stunden prüfen
Welche Pflichten aus Buchhaltung und Arbeitsschutz hängen am Geräteverzeichnis?
Das Handelsgesetzbuch verlangt für jedes Geschäftsjahr ein Inventar; das Einkommensteuergesetz fordert für Geräte zwischen 250 und 800 Euro netto ein laufendes Verzeichnis, sofern die Buchführung die Angaben nicht schon enthält. Hinzu kommt die regelmäßige Elektroprüfung ortsveränderlicher Geräte.
Kaufleute müssen nach § 240 HGB zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen, also ihre Vermögensgegenstände verzeichnen. Eine Agentur als GmbH gehört dazu. Eine körperliche Zählung aller Laptops zum Stichtag ist dabei nicht zwingend: § 241 Absatz 2 HGB erlaubt ein anderes Verfahren, sofern dieses Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und den Bestand nach Art, Menge und Wert sichert.
Eine laufend gepflegte Geräteakte, in der jeder Zugang und jeder Abgang mit Datum steht, erfüllt genau diesen Zweck. Ob die Akte im Einzelfall genügt, klärt die Agentur mit ihrer Steuerberatung.
Die Wertgrenzen des Steuerrechts
Für die geringwertigen Wirtschaftsgüter gilt § 6 Absatz 2 EStG: Geräte bis 800 Euro netto darf die Agentur im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abziehen. Liegen die Anschaffungskosten über 250 Euro, verlangt das Gesetz ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis mit Anschaffungstag und Anschaffungskosten. Das Verzeichnis entfällt, sofern diese Angaben aus der Buchführung ersichtlich sind.
Alternativ erlaubt § 6 Absatz 2a EStG einen Sammelposten für Geräte zwischen 250 und 1.000 Euro, den die Agentur über fünf Jahre mit je einem Fünftel auflöst. Scheidet ein Gerät vorher aus, etwa durch Diebstahl, mindert das den Sammelposten nicht. Die Wahl gilt einheitlich für alle Anschaffungen eines Wirtschaftsjahrs.
Für teurere Rechner kommt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22. Februar 2022 hinzu. Nach diesem Schreiben darf für Computerhardware samt Peripherie sowie für Betriebs- und Anwendersoftware eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden.
Ein Laptop für 2.400 Euro lässt sich so binnen eines Jahres abschreiben. Der Rechner bleibt aber ein Wirtschaftsgut mit Anschaffungsdatum und steht im Anlagenverzeichnis, solange die Agentur ihn besitzt.
| Anschaffungskosten netto | Steuerliche Behandlung | Was das Verzeichnis braucht |
|---|---|---|
| bis 250 Euro (Headset, Maus, Ladegerät) | Sofortabzug als Betriebsausgabe | Steuerlich nichts, organisatorisch trotzdem sinnvoll |
| über 250 bis 800 Euro (Monitor, Testhandy) | Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut | Anschaffungstag und Kosten, sofern nicht aus der Buchführung ersichtlich |
| über 250 bis 1.000 Euro (Wahlrecht) | Sammelposten, Auflösung über fünf Jahre | Gilt einheitlich für alle Käufe des Jahres |
| über 800 Euro (Laptop, Workstation) | Abschreibung, bei Computerhardware Nutzungsdauer von einem Jahr möglich | Anlagenverzeichnis mit Anschaffungsdatum und Kosten |
Prüfpflicht und Gewährleistung
Laptops, Netzteile, Monitore und Mehrfachsteckdosen sind ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel, für die regelmäßig eine Elektroprüfung nach DGUV Vorschrift 3 ansteht. Der Prüfer kann nur prüfen, was auf seiner Liste steht, und ein Netzteil im Homeoffice fehlt dort leicht. Datum und Ergebnis jeder Prüfung gehören deshalb in die Akte, in der auch Kaufbeleg und Garantie liegen, damit der Nachweis nach einem Kabelbrand nicht erst aus den Unterlagen des Prüfdienstes zusammengesucht werden muss.
Mängelansprüche gegen den Verkäufer verjähren nach § 438 BGB im Regelfall nach zwei Jahren. Eine Herstellergarantie ist eine freiwillige Zusage mit eigenen Bedingungen und Laufzeiten. Beide Daten gehören in die Akte, damit bei einem Defekt klar ist, an wen sich die Agentur wendet.
Die Geräteakte deckt Inventar, Verzeichnis für geringwertige Wirtschaftsgüter und Prüfliste mit einem Datensatz ab. Ob die Akte die körperliche Inventur ersetzt, entscheidet die Agentur mit ihrer Steuerberatung.
Wie mustern Sie alte Geräte sicher aus?
Alte Geräte mustern Sie sicher aus, indem Sie die Datenträger mit einem geeigneten Verfahren löschen oder vernichten lassen, den Nachweis in der Geräteakte ablegen und das Gerät erst danach verkaufen, spenden oder entsorgen. Das Löschen einzelner Dateien genügt dafür nicht.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt das Problem im IT-Grundschutz-Baustein CON.6 „Löschen und Vernichten“. Beim normalen Löschen markiert das Betriebssystem die Speicherblöcke nur als frei, der tatsächliche Inhalt bleibt auf dem Datenträger erhalten und lässt sich wiederherstellen. Verlässlich ist erst ein Verfahren, das den gesamten Datenträger überschreibt oder bei verschlüsselten Laufwerken den Schlüssel vernichtet, oder die physische Vernichtung durch einen spezialisierten Dienstleister mit Zertifikat.
Für Agenturen heißt das: Ein Laptop, auf dem jahrelang Kundendateien, Zugangsdaten und E-Mails lagen, gehört nicht nach einem Papierkorb-Leeren in den Gebrauchtverkauf.
Eine zweite Falle nennt das BSI ausdrücklich: den Umgang mit defekten Datenträgern. Ein Defekt bedeutet nicht, dass die gespeicherten Informationen verloren sind: Mit Spezialwerkzeugen lassen sich die Daten oft wiederherstellen.
Schickt die Agentur eine defekte SSD im Garantiefall an den Hersteller, landet unter Umständen ein Datenträger mit Kundendaten bei Dritten.
Vor jedem Garantietausch gehört deshalb in die Akte, ob der Datenträger ausgebaut, gelöscht oder bewusst mitgeschickt wurde. Der Löschnachweis bei der Aussonderung ist zugleich der letzte Eintrag im Leben eines Geräts: Datum, Verfahren, ausführende Stelle und gegebenenfalls das Zertifikat des Entsorgungsdienstleisters. Mit diesem Eintrag kann die Agentur später gegenüber Kunden oder der Datenschutzaufsicht belegen, was aus einem Gerät mit deren Daten geworden ist. Die Akte selbst bleibt bestehen, auch wenn das Gerät längst weg ist.
Was an jeder Station in die Geräteakte gehört
Station 1
Seriennummer, Kaufpreis, Kaufbeleg, Garantieende und steuerliche Behandlung erfassen.
Station 2
Empfänger quittiert das Gerät, Nutzungsvereinbarung und private Nutzung sind geregelt.
Station 3
Standortwechsel, Projektbezug, Reparaturen und Lizenzaktivierungen nachtragen.
Station 4
Am letzten Arbeitstag oder zum Projektende, danach Lizenzen deaktivieren und Gerät zurücksetzen.
Station 5
Datenträger löschen oder vernichten lassen, Nachweis mit Datum und Verfahren ablegen.
Ab wann lohnt sich eine Software statt der Tabelle?
Eine Software lohnt sich, sobald mehr als eine Person Geräte ausgibt, Testgeräte zwischen Teams wandern oder Freelancer regelmäßig Leihrechner bekommen. Dann veraltet die Tabelle schneller, als jemand sie pflegt, und die Akte verliert ihren Wert.
Eine Excel-Datei mit den zehn Feldern aus diesem Beitrag reicht nach unserer Einschätzung für ein Team von fünf bis zehn Leuten, sofern genau eine Person die Datei verantwortet. Die Tabelle kostet nichts, jeder kann sie öffnen, und für einen festen Bestand ohne Testpool genügt das.
Eine Tabelle kennt keine Bestätigung: Ob der Freelancer den Leihrechner wirklich erhalten hat, steht dort nur, weil jemand den Eintrag gemacht hat.
Ein nahendes Garantieende oder eine überfällige Rückgabe meldet die Datei nicht von selbst. Zudem lässt sich mit einer Excel-Liste im Lager kein Barcode scannen, sodass jede Inventur mit dem Abtippen von Seriennummern beginnt.
Bei einer Inventarsoftware wie Inventory ONE bestätigt der Mitarbeiter eine Zuweisung aktiv, und dasselbe gilt für die Rückgabe. Geräte lassen sich auch externen Personen, Projekten und Räumen zuweisen, per QR-Code oder Barcode mit dem Smartphone erfassen und vorab reservieren.
Der Tarif für 500 Objekte kostet dort bei jährlicher Zahlung 179 Euro im Monat. Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren.
Eine solche Inventarverwaltung ersetzt allerdings kein Mobile-Device-Management. Updates einspielen, Verschlüsselung erzwingen und verlorene Geräte aus der Ferne löschen erledigt eigene Gerätemanagement-Software, die direkt auf den Rechnern und Telefonen läuft. Die Inventarverwaltung beantwortet die organisatorischen Fragen: wem das Gerät gehört, wer damit arbeitet und was mit ihm passiert ist.
Nehmen Sie für die Entscheidung gerne drei beliebige Geräte aus dem Büro und versuchen Sie, für jedes in fünf Minuten Nutzer, Garantieende und Verschlüsselungsstatus zu belegen. Gelingt das bei allen dreien, bleibt die Tabelle. Scheitert der Test schon am Testhandy aus dem Schrank, ist die Agentur der Tabelle aus unserer Sicht bereits entwachsen.
Die Tabelle reicht, solange eine Person alle Übergaben selbst erledigt. Sobald mehrere Leute Geräte ausgeben, Freelancer mitarbeiten und Testgeräte zwischen Teams wandern, braucht die Agentur Bestätigungen, Erinnerungen und einen Scan im Lager.
Glossar: 12 wichtige Fachbegriffe zur Verwaltung von IT-Equipment
Aktivierungslimit
Das Aktivierungslimit legt fest, auf wie vielen Geräten sich eine Software mit einer Lizenz gleichzeitig freischalten lässt. Bei der Creative Cloud von Adobe sind das zwei Computer. Jede Aktivierung auf einem verschwundenen oder nicht zurückgegebenen Rechner belegt einen Platz, bis sich der Nutzer dort abmeldet oder das Gerät über die Kontoseite deaktiviert.
Ausgabehistorie
Die Ausgabehistorie listet jede Übergabe eines Geräts seit dem Kauf mit Datum, Empfänger und Rückgabe auf. Die Liste beantwortet die Frage, wer ein Gerät vor dem heutigen Nutzer hatte. Gebraucht wird diese Angabe bei Schäden ohne klaren Verursacher, bei alten Kundendaten auf einem Rückläufer und bei Rückfragen nach einem Diebstahl.
Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) setzt die europäische Barrierefreiheitsrichtlinie in deutsches Recht um und gilt seit dem 28. Juni 2025 für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, darunter Angebote im elektronischen Geschäftsverkehr. Agenturen, die Onlineshops bauen, testen deshalb zusätzlich mit Bildschirmlesern auf echten Smartphones und Tablets.
Geräteakte
Die Geräteakte bündelt alle Angaben zu einem einzelnen Gerät: Seriennummer, Kaufdaten, Garantie, Nutzer, Standort, Reparaturen, Sicherheitsstatus und Aussonderung. Anders als eine reine Inventarliste wächst die Geräteakte mit jeder Übergabe. Die Akte bleibt auch nach der Entsorgung erhalten, damit sich später nachweisen lässt, was mit dem Gerät geschehen ist.
Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)
Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein selbständig nutzbares, abnutzbares bewegliches Wirtschaftsgut mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto. Unternehmen dürfen solche Güter nach § 6 Absatz 2 EStG im Jahr der Anschaffung voll als Betriebsausgabe abziehen. Über 250 Euro verlangt das Gesetz ein laufendes Verzeichnis, sofern die Buchführung die Angaben nicht enthält.
Inventar
Das Inventar ist nach § 240 HGB das Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Kaufmanns, aufgestellt zum Schluss jedes Geschäftsjahrs. Für Geräte darf statt einer körperlichen Zählung ein anderes Verfahren nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung genutzt werden, etwa eine laufend fortgeschriebene Anlagenkartei.
Inventarnummer
Die Inventarnummer vergibt das Unternehmen selbst, meist fortlaufend und auf einem Aufkleber oder QR-Code-Etikett am Gerät. Die Nummer ergänzt die Seriennummer des Herstellers, weil sie kürzer und leichter abzulesen ist. Über die Nummer findet jeder Berechtigte die passende Geräteakte, auch im Testschrank oder im Homeoffice.
IT-Grundschutz
Der IT-Grundschutz ist die Methodik des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik für Informationssicherheit in Unternehmen und Behörden. Das Kompendium gliedert die Anforderungen in Bausteine. Der Baustein CON.6 „Löschen und Vernichten“ beschreibt, warum normales Löschen nicht genügt und wie Unternehmen ausgesonderte Datenträger behandeln.
Mobile-Device-Management (MDM)
Ein Mobile-Device-Management (MDM) ist Software, die auf Rechnern, Smartphones und Tablets eines Unternehmens Einstellungen durchsetzt, Updates verteilt, Verschlüsselung erzwingt und verlorene Geräte aus der Ferne sperrt oder löscht. Eine Inventarverwaltung ergänzt das MDM um die organisatorische Seite: Eigentum, Zuweisung, Kosten und Lebenslauf eines Geräts.
Sammelposten
Der Sammelposten ist nach § 6 Absatz 2a EStG eine Alternative zur Sofortabschreibung für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro netto. Alle Käufe eines Jahres kommen in einen Posten, der über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird. Ein vorzeitiger Verlust des Geräts mindert den Posten nicht.
Testgeräte-Pool
Ein Testgeräte-Pool ist der gemeinsame Bestand an Smartphones, Tablets und Rechnern, auf denen eine Agentur Websites und Apps unter realen Bedingungen prüft. Der Pool braucht einen festen Lagerort, Reservierungen und einen dokumentierten Softwarestand je Gerät, weil die Geräte häufiger den Nutzer wechseln als jeder Arbeitsrechner.
Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten liegt nach der DSGVO vor, sobald Daten verloren gehen, unbefugt offengelegt oder vernichtet werden, etwa durch einen gestohlenen Laptop. Artikel 33 verlangt die Meldung an die Aufsicht binnen 72 Stunden, sofern ein Risiko für die Betroffenen besteht. Dokumentiert wird jeder Fall.
FAQ: Laptops, Lizenzen, Testgeräte: So behalten Agenturen ihr IT-Equipment im Griff
Ist eine Inventarliste für IT-Geräte Pflicht?
Für Kaufleute ja: § 240 HGB verlangt zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar, und für geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 Euro netto fordert § 6 EStG ein laufendes Verzeichnis, sofern die Buchführung die Angaben nicht enthält. Eine Agentur als GmbH ist Kaufmann. Kleine Einzelunternehmen unterhalb der Buchführungsgrenzen klären den Umfang mit ihrer Steuerberatung.
Was gehört in eine IT-Inventarliste?
In eine IT-Inventarliste gehören Inventarnummer, Seriennummer, Modell, Kaufdatum, Kaufpreis, Garantieende, aktueller Nutzer, bisherige Nutzer, Standort und Sicherheitsstatus. Für Testgeräte kommen Betriebssystemstand und Projektbezug hinzu. Lizenzen, die auf dem Gerät aktiviert sind, vermerken Sie am selben Datensatz.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll für einen Dienstlaptop?
Ein Übergabeprotokoll nennt Gerät, Seriennummer, Inventarnummer, Zubehör, Zustand, Datum und den Empfänger, der die Übernahme bestätigt. Hinzu kommt ein Verweis auf die Nutzungsvereinbarung, die auch die private Nutzung regelt. Bei der Rückgabe wiederholt sich das Protokoll in umgekehrter Richtung.
Darf ich meinen Dienstlaptop privat nutzen?
Ob Sie den Dienstlaptop privat nutzen dürfen, legt Ihr Arbeitgeber in der Nutzungsvereinbarung fest. Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung, bleibt der Vorteil für Sie nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt für betriebliche Computer, Telefone und Zubehör ebenso wie für überlassene Software, die auch im Betrieb läuft.
Wie lange werden Laptops abgeschrieben?
Laptops und andere Computerhardware dürfen nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22. Februar 2022 mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Geräte bis 800 Euro netto lassen sich als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abziehen. Die Wahl stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Muss ich den Verlust eines Firmenhandys melden?
Der Datenschutzaufsicht melden Sie den Verlust binnen 72 Stunden, sofern auf dem Gerät personenbezogene Daten lagen und daraus voraussichtlich ein Risiko für die Betroffenen entsteht. Ein verschlüsseltes, aus der Ferne gesperrtes Gerät senkt dieses Risiko deutlich. Dokumentieren müssen Sie jeden Vorfall, auch ohne Meldung.
Quellen
18 Quellen anzeigenQuellen ausblendenabgerufen am 13.10.2026
- BitkomWirtschaftsschutz 2026, Präsentation vom 26. August 2026
- AdobeCreative Cloud-Fehler „Aktivierungslimit erreicht“ oder „Anmeldung fehlgeschlagen“
- Bundesministerium der JustizUrheberrechtsgesetz, § 99 Haftung des Inhabers eines Unternehmens
- Gerichtshof der Europäischen UnionUrteil vom 3. Juli 2012, C-128/11, UsedSoft
- StatCounterMobile Operating System Market Share Germany, September 2026
- Bundesministerium der JustizBarrierefreiheitsstärkungsgesetz, § 38 Übergangsbestimmungen
- Bundesministerium der JustizEinkommensteuergesetz, § 3 Nr. 45
- Datenschutz-GrundverordnungArt. 33 Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde
- Datenschutz-GrundverordnungArt. 34 Benachrichtigung der von einer Verletzung betroffenen Person
- Bundesministerium der JustizHandelsgesetzbuch, § 240 Inventar
- Bundesministerium der JustizHandelsgesetzbuch, § 241 Inventurvereinfachungsverfahren
- Bundesministerium der JustizEinkommensteuergesetz, § 6 Bewertung
- Bundesministerium der FinanzenAmtliches Einkommensteuer-Handbuch 2022, Anhang 1 V: Nutzungsdauer von Computerhardware und Software (BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022)
- Bundesministerium der JustizBürgerliches Gesetzbuch, § 438 Verjährung der Mängelansprüche
- Bundesamt für Sicherheit in der InformationstechnikIT-Grundschutz-Kompendium, Baustein CON.6 Löschen und Vernichten
- Inventory ONEGeräteverwaltung für IT-Unternehmen
- Inventory ONEInventar Software für IT-Unternehmen
- Inventory ONEPreise
