Selbstorganisation: Träumst du den Traum vom papierlosen Büro?

Papierberge und Zettelflut können Dich regelrecht erschlagen. Das papierlose Büro würde dann eine Lösung sein können. So ganz wird das zwar nicht schaffen sein. Da müssen ja auch die Lieferanten mitspielen. Doch in Zeiten des Social Distancing und Remote arbeiten um die Ansteckungsgefahr zu senken, muss der heimische Schreibtisch aufgeräumt sein. Nun gut, vielleicht nicht buchstäblich papierlos. Aber es gibt durchaus Möglichkeiten, Deine Heerscharen von Papieren, Ausdrucken und Kopien zu begrenzen und den Überblick im Papierchaos zu behalten. Lass dich inspirieren und gehe auf die Suche nach Deiner Version des papierlosen Büros.

Seit dem Einzug moderner Datenverarbeitungssysteme träumt man ihn, den Traum vom papierlosen Büro. Propheten sahen es kommen, Kritiker wagten es zu bezweifeln. Befürworter und Gegner lieferten sich so manche Schlacht. Dabei sind die Vorteile jedem zu vermitteln. Personalchefs sind nicht die einzigen, die bei diesem Thema glänzende Augen bekommen. Kostet die alltägliche Papierflut doch nicht nur Material, sondern vor allem Zeit.

Zeit, die mit Suchen nach verschwundenen oder durch die Abteilungen geisternden Unterlagen verbracht wird. Zeit, die in den Abgleich doppelt und dreifach vorhandener Papiere gesteckt wird. Zeit, die mit dem Versinken in Aktenbergen oder dem Verlust von Know-How bezahlt wird.

Und dennoch, trotz seiner Vorteile bleibt es unbeliebt, das papierlose Büro. Das belegen nicht nur Umfragen und der weiterhin steigende Verbrauch von Papier und Kopierern. Das demonstriert auch ein Blick hinter diverse Türen, wo das altvertraute Chaos wartet.

Aber man muss das Kind ja nicht gleich mit dem Bade ausschütten und sich für immer vom Papier verabschieden wollen. Das würde schon, zumindest zur Zeit noch, an bürokratischen Vorschriften scheitern. Dennoch kannst du etwas tun. Du musst schlicht deine Gewohnheiten hinterfragen und bewusst deinen Teil dazu beizutragen. So erreichst du ein papierarmes, wenn auch nicht papierloses Büro.

Diese simplen Schritte reduzieren das Chaos schon ganz merklich:

#1: Gehe die Infoflut proaktiv an

Fange damit an, deinen Informationskonsum grundsätzlich zu hinterfragen. Musst du wirklich „alles“ lesen, wissen, sammeln? Oder reicht ein punktueller Überblick, reichen einige wenige Informationsquellen, die du immer wieder ansteuerst? Etwa den guten alten Dr. Web, wenn es um berufliche Themen geht.

Beweise ansonsten Mut zur Lücke, sortiere rigoros aus und vor allem: Druck nicht alles aus. 😉 Oft genug reichen auch eine Datei oder ein Link für eine weitere Verarbeitung oder Recherche.

#2: Nochmal!Druck. Nicht. Aus.

Was für Infotexte gilt, gilt auch für alles, was sonst so an Texten anfällt: Es wird zuviel gedruckt. Raffinierte, an Funktionen überreiche Programme verführen dazu, stundenlang an Entwurf und Layout zu feilen.

Die Wirkung im Original wird dann am Ausdruck erprobt – bis zur nächsten Runde und Version. Die alte Schreibmaschine bot zwar entschieden weniger Möglichkeiten, zwang aber auch dazu, seinen Perfektionismus zu begrenzen.

#3: Ignoriere den Kopierer

Ausdrucke sind nicht alles, was überflüssig sein kann. Spätestens, seit bequeme Großkopierer ihren Siegeszug durch die Büros angetreten haben, explodieren die Verteilerlisten. Da wird kopiert, was das Zeug hält. Auf eine Kopie mehr oder weniger kommt es ja nicht an. Nur, dass dann auch die Papierflut auf dich zukommt.

Frag dich auch hier: Wer muss jetzt alles wirklich eine Kopie haben? Sicherlich lässt sich das wöchentliche Besprechungsprotokoll auch in einen gemeinsamen Verteiler einstellen, statt in Kopien an jeden einzelnen auszugeben. Oder – Achtung, Neuland – per E-Mail versenden. Und so weiter, und so fort.

#4: Nutze E-Mails, aber richtig

Auch E-Mails sind etwas, was gern gedruckt wird und dann Fußböden bedeckt oder Ordner füllt. Dabei ist das Bestechende an dieser Kommunikationsform, dass sie gerade nicht physisch und raumgreifend eintrifft.

Also: Wenn es nicht wirklich notwendig sein sollte, dann fülle am besten keine Aktenordner, sondern allenfalls Dateiordner. Das heißt, lege deine E-Mails auf Termin, bearbeite sie, entsorge sie oder – wenn wichtig – speichere sie in sinnvollem Zusammenhang bei deinen Kundendateien, Arbeitsunterlagen und so weiter ab. So werden sie einfacher zu verwalten und wiederzufinden, stehen im schnelleren Zugriff und bieten keine ganz so große Versuchung, den Papierstapel in die Höhe wachsen zu lassen.

Noch etwas: Ich habe noch vor einer Woche – und wir schreiben den Februar 2019 – mehr als einmal gesehen, dass E-Mails nicht einfach weitergeleitet, sondern ausgedruckt und ins Postfach des zuständigen Mitarbeiters gesteckt oder sogar per Hauspost zugeschickt wurden. Das ist des Guten vielleicht doch etwas zu viel, findest du nicht?

#5: Stell auf digitalen Faxempfang um

Faxe sind – E-Mails hin oder her – erstaunlicherweise nach wie vor sehr beliebt. Aber auch Faxe können in elektronischer Form empfangen und auf Festplatte gespeichert werden. Zumeist liegen sie dann als PDF vor, das komfortabel am Bildschirm gelesen werden kann.

Noch wichtiger ist die elektronische Lösung beim Faxversand. Denn hier werden die betreffenden Dokumente nicht selten erst ausgedruckt, nur um dann durch das Faxgerät zu laufen und hernach direkt im Papierkorb zu landen. Entsprechende Fax-Druckertreiber gibt es für alle namhaften Server, sogar für die altehrwürdige Fritzbox stehen seit Jahrzehnten entsprechende Software-Tools zur Verfügung.

#6: Kleinvieh macht auch Mist

Weiteres papiernes Einsparpotenzial findest du an diesen Stellen:

Verwende nicht mehrere Systeme für die Terminplanung

Ich kenne Leute, die schwören auf Terminkalender auf Papier. Das sind zugleich diejenigen, die am häufigsten zu spät kommen, weil sie ihren Planer auf dem Klo, dem Frühstückstisch oder sonstwo vergessen haben. Andere wiederum begegnen dem mit einem Doppelsystem. Eigentlich lieben sie das papierne Helferlein, sicherheitshalber schreiben sie die Termine aber zusätzlich ins Smartphone. Noch andere schreiben ihre Termine auf kleine Zettelchen, die sie dann neben dem Telefon liegen lassen.

Ich will dir natürlich nicht vorschreiben, wie du deine Terminverwaltung zu erledigen hast. Mach, wie es dir beliebt. Ich jedoch nutze seit fast 20 Jahren ausschließlich digitale Terminplaner, davon seit gut zehn Jahren den Google Kalender.

Wichtig ist eigentlich nur, dass du dich für ein System entscheidest und konsequent benutzt. Dabei finde ich indes keinerlei offensichtliche Vorteile eines papiergestützten Systems 😉

Lass die im Internet beschafften Informationen da, wo du sie her hast

Globales Internet und unternehmensinternes Intranet sind eigentlich prima Möglichkeiten zur Informationsbeschaffung und Papiervermeidung aller Art. So können zum Beispiel Zeitungen online gelesen oder Arbeitsvorgänge digital abgewickelt werden. Und dennoch – auch hier herrscht oft die eine oder andere Gedankenlosigkeit.

Einen interessanten Artikel gelesen? Zack, wird er ausgedruckt. Einen vielversprechenden Online-Shop ausfindig gemacht? Dann flugs auch den Katalog bestellt. Und irgendwann türmen sich – genau – die Papierberge.

Deshalb auch hier wieder mein Tipp: Drucke nur das aus, was wirklich wichtig ist, und überlege, ob nicht auch eine Datei oder ein Link genügen würden. Denn das Bequeme an Online-Shops etwa ist ja gerade, dass sie nicht mit wuchtigen Hauswurfsendungen die Postfächer und Schubladen füllen.

Stell die Ablage konsequent auf digital um

Noch immer heben die meisten Beschäftigten ihren elektronisch vorliegenden Schriftverkehr, Angebote, Kundendaten und so weiter in Papierform auf – bis die Arbeits- und Ringmäppchen ganze Aktenschränke füllen.

Dabei würde es sich hier geradezu anbieten, nicht erst alles aufwändig auszudrucken und dann abzuheften, sondern gleich Ordner im Rechner anzulegen und dort alles passend zuzuordnen. Also etwa: Zu Kunde A gehören die und die E-Mails, Angebote, persönlichen Bemerkungen, Wegbeschreibungen, Termine, Arbeitsergebnisse, Rechnungen und dergleichen mehr.

So lässt sich alles logisch geordnet unter einem Vorgang erfassen und jederzeit gezielt darauf zugreifen, ohne womöglich mit diversen Mappensystemen ins Schleudern zu geraten oder sie durch die Büroflure entführt zu sehen.

Sei progressiv

Zum Schluss noch einige weitere Möglichkeiten, die Zettelflut zu begrenzen: Nimm Gedanken oder Ideen mit den Memo-Tools moderner Smartphones auf, statt Papier zu beschreiben. Verwende ein Tablet mit einem digitalen Stift, um den Notizblock zu ersetzen.

Ich mache da gerade sehr gute Erfahrungen mit dem iPad 2018, dem Logitech Crayon und der App Noteshelf. Noteshelf unterstützt übrigens auch das Erstellen von Audio-Notizen, sogar unter Verwendung der Apple Watch. Das ist progressiver als ich je sein wollte 😉

#7: Entsorge rigoros

Und als allerletzten Tipp: Entsorge, was sich nur entsorgen lässt. Wenn sich doch unvermeidbare Ausdrucke oder Kopien eingeschlichen haben sollten, dann feiere von Zeit zu Zeit regelrechte Ausmist-Partys. Verabschiede dich von allem, was du nicht digital gespeichert hast und was nicht wirklich wichtig ist.

Bevor du mich jetzt steinigen willst, weil ich gegen dein liebgewordenes Papier, deine Ausdrucke und Kopien anschreibe. Glaub mir, ich weiß das Vergnügen, etwa ein echtes Buch in Händen zu halten oder gemütlich in einem gedruckten Katalog zu stöbern, durchaus zu schätzen.

Und ich weiß auch, dass ein Feldzug für ein papierloses Büro in jeder Hinsicht übertrieben wäre. Wichtige Unterlagen wollen oder müssen im Original verwahrt werden. Nachträglich alles einzuscannen, wäre viel zu aufwändig, langes Lesen am Bildschirm ermüdet die Augen und so weiter, und so fort.

Aber es geht mir auch gar nicht ums papierlose Büro. Es geht mir darum, dein Bewusstsein für alltägliche Abläufe zu schärfen. Dinge, die man aus Routine tut, ohne darüber nachzudenken, bis man dann mit dem Kladderadatsch dasteht: Wohin mit dem ganzen Papier?

In diesem Sinne: Lass dich durch die genannten Sparpotenziale inspirieren und geh mit offenen Augen durch dein Büroleben. Nutze das Beste aus beiden Welten: Die elektronische Variante da, wo sie ihre Stärken ausspielen kann. Und die Papierform nur dort, wo du sie gezielt einsetzen willst. So schaffst du dir dein papierarmes Büro.

(Der Beitrag erschien zuerst im Oktober 2007 und wurde seitdem regelmäßig aktualisiert, zuletzt am 19.02.2019. Das Original wurde von Heike Thormann geschrieben. Die Erweiterungen und Änderungen der letzten Jahre stammen aus der Feder von Dieter Petereit.)