Reisekosten – was darf ich absetzen?

Geschäftsreisen sind ein teures Vergnügen. Immerhin mindern Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten den Gewinn und damit die Steuerbelastung. Grund genug, die Ausgaben unterwegs zu notieren. Wir erläutern, welche Kosten Sie von der Steuer absetzen können und warum die umstrittene Mehrwertsteuer-Senkung für Hoteliers unterm Strich zu Mehrbelastungen für Geschäftsreisende führt.

Jede vorübergehende, betrieblich veranlasste Abwesenheit von Ihrer „regelmäßigen Betriebsstätte“ (sowie die dazu erforderliche Hin- und Rückfahrt) stellt eine sogenannte Auswärtstätigkeit dar. Von einer Geschäftsreise ist also nicht erst dann die Rede, wenn Sie sich mit auswärtigen Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern zu Besprechungen treffen, Waren ausliefern beziehungsweise abholen oder an Seminaren, Messen und Ausstellungen teilnehmen.

Bei den damit verbundenen Kosten handelt es sich grundsätzlich um Betriebsausgaben. Den in Fahrt- und Übernachtungspreisen sowie sonstigen Ausgaben enthaltenen Umsatzsteueranteil dürfen Sie außerdem als Vorsteuer von Ihren Umsatzsteuereinnahmen abziehen.

Eine Mindestdauer oder minimale Entfernung gibt es nicht mehr: Die einstige Unterscheidung zwischen „Geschäftsreise“ und „Geschäftsgang“ wurde aufgehoben. Bereits der Einkauf von Briefmarken bei der nächsten Post ist also im Prinzip eine Geschäftsreise. Falls Sie nicht gerade zu Fuß gehen oder Ihren Geschäftswagen nutzen, dürfen Sie die Fahrtkosten steuerlich geltend machen – Nebenkosten wie zum Beispiel Parkgebühren inbegriffen.

Betrieblichen Anlass dokumentieren

Dass sich die Teilnahme am Weiterbildungsseminar oder sich der Kundenbesuch in der Schweiz gut mit einem Kurzurlaub verbinden lassen, wissen auch Betriebsprüfer. Entsprechend pingelig kontrollieren sie die Reisekostenabrechnungen. Damit Sie die betriebliche Veranlassung Ihrer Auswärtstätigkeiten auch nach Jahren noch plausibel machen können, sind Sie daher gut beraten, nicht nur Quittungen über Ihre Reisekosten zu sammeln. Auch wenn der Anlass einer Geschäftsreise ganz offensichtlich zu sein scheint, sollten Sie ihn durch möglichst konkrete Unterlagen dokumentieren! Das kann zum Beispiel ein Einladungsschreiben, die Tagesordnung einer Veranstaltung oder das Protokoll einer Besprechung sein.

Falls eine Reise sowohl geschäftlich als auch privat veranlasst ist, dürfen Sie die Kosten in einen geschäftlichen und einen privaten Teil aufsplitten. Das lange umstrittene generelle Aufteilungs- und Abzugsverbot wurde kürzlich vom Bundesgerichtshof aufgehoben (Az. : GrS 1/06). Aufzuteilen sind die Kosten grundsätzlich entsprechend der Zeitanteile für den geschäftlichen (beruflichen) und den privaten Reiseanlass. Überwiegt die Dauer des privaten Reiseanlasses, darf der geschäftliche Anteil grundsätzlich trotzdem steuerlich geltend gemacht werden. Aufteilbar sind sowohl die Betriebsausgaben/Werbungskosten als auch die Umsatzsteueranteile.

Bitte beachten Sie: Da „die beruflich veranlassten Zeitanteile“ nach Auffassung der BGH-Richter „nicht von untergeordneter Bedeutung“ sein dürfen, kann es auch in Zukunft Probleme geben, wenn Sie das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden: Angenommen, Sie kombinieren Ihren zweistündigen Freitagsbesuch beim Schweizer Kunden noch mit einem privaten Wochenendtrip an den Genfer See und reisen erst Sonntagabend oder Montagfrüh zurück, dann gefährden Sie den Betriebsausgaben-Abzug insgesamt. Eine offenkundige Vermischung privater und betrieblicher Interessen sollten Sie also nach Möglichkeit ganz vermeiden.

Reisekosten im Überblick

Eine komplette Reisekostenabrechnung enthält die folgenden Informationen:

• Anlass und Zweck der Reise,
• Name des Geschäftspartners, Reiseziel und gegebenenfalls Fahrtroute,
• Anfang und Ende der Reise bzw. einzelnen Etappen mit Datum und Uhrzeit,
• nachgewiesene Fahrtkosten,
• nachgewiesene Übernachtungskosten,
• pauschaler Verpflegungsmehraufwand sowie
• Nebenkosten aller Art.

Damit es keinen Zweifel über die betriebliche Veranlassung gibt, sollten Reisekostenbelege nach Möglichkeit auf Ihren Namen oder den Ihres Unternehmens ausgestellt sein!

Reisekosten I: Fahrtkosten

Bei der Wahl des Verkehrsmittels macht Ihnen das Finanzamt keine Vorschriften: Auch wenn Sie einen Geschäftswagen haben, dürfen Sie in jedem Einzelfall entscheiden, ob Sie mit dem Zug oder dem Flugzeug reisen! So oder so müssen Sie aber Nachweise beibringen:

• Falls Sie mit Ihrem Geschäftswagen unterwegs sind, sammeln Sie wie üblich Ihre Tank-, Öl- und sonstigen Verbrauchsquittungen.
• Reisen Sie mit Ihrem Privat-Pkw, dürfen Sie die Kilometerpauschale von 0,30 Euro (pro gefahrenen Kilometer) anrechnen. Alternativ dazu können Sie auch die anteiligen, tatsächlichen Kosten geltend machen. Dafür müssen sie dann aber laufend lückenlose Aufzeichnungen über Ihre gesamten privaten Fahrzeugaufwendungen machen – zum Beispiel Steuern, Versicherungen, Abschreibungen, laufende Betriebskosten, Reparaturen und so weiter.
• In allen anderen Fällen weisen Sie die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten mithilfe von Tickets, Fahrscheinen und ähnlichen Quittungen nach.

Tipp: Am besten reservieren Sie ein bestimmtes Fach Ihrer Brief- oder Handtasche für Fahrt- und sonstigen Reisekostenbelege. Dann gewöhnen Sie sich daran, unterwegs alle Quittungen immer an dieser einen Stelle zu sammeln. Das erspart Ihnen später die oft nervtötende Suche nach vielen einzelnen Zahlungsnachweisen. Im einfachsten Fall brauchen Sie die Belege dann nur noch auf die Rückseite Ihrer Reisekostenabrechnung zu heften oder zu kleben.

Reisekosten II: Übernachtungskosten

Zu den Übernachtungskosten zählen die nachgewiesenen Ausgaben für Zimmer oder Appartements in Hotels, Pensionen und ähnlichen Beherbergungsbetrieben. Wichtig: Die anteiligen Kosten des Frühstücks, anderer Mahlzeiten oder auch die Entnahmen aus der Minibar zählen ausdrücklich nicht zu den Reisekosten. Ist das Frühstück im Rechnungsbetrag inbegriffen, ohne dass der Preis separat ausgewiesen ist, müssen Sie pro Übernachtung 20 % der täglichen Verpflegungspauschale abziehen. Innerhalb Deutschlands sind das zurzeit 4,80 Euro (20 % des Tagessatzes von 24 Euro). Bei Reisen ins Ausland gelten abweichende Pauschbeträge für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand (siehe unten).

Bitte beachten Sie: Ab 2010 gilt für reine Beherbergungsleistungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz von zurzeit sieben Prozent. Sofern Sie geschäftlich unterwegs und zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, ist die Änderung für Sie grundsätzlich kostenneutral. Für Geschäftskunden fällt daher auf den ersten Blick auch kaum ins Gewicht, dass das umstrittene Steuergeschenk nur bei den wenigsten Hotels zu Preissenkungen führt.

Für sie hat die Gesetzesänderung vielmehr einen ganz anderen Haken: Neben den Übernachtungsangeboten erbringen Hotels und Pensionen bekanntlich noch zahlreiche andere Leistungen (zum Beispiel Bewirtungen). Die unterliegen auch in Zukunft dem vollen Umsatzsteuersatz. Weil für den Bewirtungsanteil ein anderer Steuersatz gilt als für den Beherbergungsanteil, müssen die Frühstückskosten künftig separat ausgewiesen werden.

Die ärgerliche Folge: Statt um die moderate 4,80-Euro-Pauschale verringert sich der abzugsfähige Rechnungsbetrag um den tatsächlichen Frühstücksanteil. Liegen die Frühstückskosten höher als die bisherige Pauschale, hat die geringere Mehrwertsteuerbelastung im Ergebnis einen höheren privaten Reisekostenanteil zur Folge!

Reisekosten II: Verpflegungsmehraufwand

Die Ausgaben für Essen und Trinken stellen grundsätzlich keine Betriebsausgaben dar. Der Fiskus geht einfach davon aus, dass die Ernährung Ihre Privatangelegenheit ist. Da die Verpflegungskosten unterwegs jedoch zweifellos höher sind als in den eigenen vier Wänden, darf der Mehraufwand in gewissen Grenzen steuerlich geltend gemacht werden. Quittungen brauchen Sie nicht zu sammeln. Je nach Aufenthaltsort und Dauer der Abwesenheit von Betrieb bzw. Wohnung akzeptiert das Finanzamt unterschiedlich hohe Pauschbeträge.

Für Geschäftsreisen im Inland gelten dabei die folgenden Zeiträume und Pauschalen:

• Bei Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro.
• Bei Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden: 12 Euro.
• Bei Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden: 6 Euro.

Bei einer Abwesenheit von bis zu acht Stunden dürfen Sie keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Bei Geschäftsreisen ins Ausland gelten dieselben Zeiträume – allerdings unterscheiden sich die Pauschalen. Während bei einer Island-Reise pro Tag ein Verpflegungsmehraufwand von 77 Euro akzeptiert wird, dürfen Sie beispielsweise bei Aufenthalten in Gambia oder Kirgisistan nur 18 Euro täglich geltend machen. Die Tabelle der aktuellen „Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten“ steht auf der Website des Bundesfinanzministeriums zum Download bereit (PDF, 22 KB).

Tipp: Taucht ein bestimmtes Reiseziel in der amtlichen Liste nicht auf, gelten ersatzweise die Luxemburg-Konditionen.

Reisekosten III: Nebenkosten

Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind unterwegs zwar die größten Kostenbrocken – doch auch die vermeintlichen Peanuts schlagen gehörig zu Buche. Angefangen bei …

• (Um-)Buchungs- und Stornokosten über
• Straßen-, Park- und Garagengebühren bis hin zu
• Gepäckaufbewahrungs-, Telefon-, Internet- und Kopiergebühren oder auch
• Trinkgeldern

… summiert sich das vermeintliche Kleinvieh unterm Strich oftmals zu einem spürbaren Kostenbestandteil. Auch diese Ausgaben sind steuerlich abzugsfähig – Sie müssen aber einzeln nachgewiesen werden. Ein Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn der Umsatzsteueranteil ordnungsgemäß ausgewiesen ist. Bei Trinkgeldern ist das grundsätzlich nicht der Fall.

Praxistipp: Falls in der Hektik einer Geschäftsreise einmal ein Zahlungsbeleg verloren geht oder überhaupt keine Quittung ausgestellt wird (zum Beispiel bei einem Trinkgeld), sind ausnahmsweise auch – plausible – Eigenbelege zulässig. Was Sie dabei beachten sollten, können Sie unter der Überschrift Und es geht doch: Buchen (fast) ohne Beleg nachlesen.

Fazit

Zugegeben: Reisekostenabrechnungen sind alles andere als eine erfreuliche Beschäftigung – aufs Jahr gesehen, machen sie sich jedoch bezahlt. Zumal, wenn Sie auch die Fahrtkosten und Pauschalen für all die kleinen Besorgungen oder auch lokalen Veranstaltungsbesuche konsequent abrechnen. ™