Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen Vergleich 2026
Das sind die besten 76 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
14 Min. Lesezeit
4,1 (11) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Weiße Holzkiste mit Schloss und orangem Etikett "Wofür genau?" sowie dekorativen Papierblättern oben

Gemeinnützige Organisationen verwalten fremdes Geld: Mitgliedsbeiträge, zweckgebundene Spenden, Zuwendungen aus öffentlichen Kassen und Erträge aus dem Zweckbetrieb. Jeder dieser Töpfe folgt eigenen Regeln, und am Ende des Jahres verlangen Finanzamt und Geldgeber den Nachweis, dass die Mittel satzungsgemäß und zeitnah verwendet worden sind. Eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen bildet diese Trennung vom ersten Buchungssatz an ab, statt sie im Jahresabschluss nachzureichen. Dieser Ratgeber erklärt anbieterneutral, was NPO-Buchhaltung von gewöhnlicher Finanzbuchhaltung unterscheidet, welche Programmtypen der DACH-Raum hergibt, worauf Vereine, Stiftungen, gGmbH und Sozialträger bei der Auswahl achten und welche Kosten realistisch anfallen.


Mögliche Anbieter

Wir haben 76 Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Abacus

Sitz in Wittenbach SG Swiss made seit 1985 65'000 Unternehmen

Abacus ist die modulare ERP- und Finanzsoftware der Abacus Research AG aus Wittenbach bei St. Gallen. Für Heime, soziale Institutionen und Spitex-Organisationen in der Schweiz stehen Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Electronic Banking, Lohnbuchhaltung, Projektverwaltung sowie die Branchenlösung AbaCare bereit.

Akaunting

Open Source Self-Hosting kostenfrei Mehr als 50 Sprachen

Akaunting ist eine quelloffene Buchhaltungssoftware, die selbst gehostet oder als Cloud-Dienst betrieben wird. Für Kirchengemeinden und gemeinnützige Träger führt der Anbieter eine eigene Produktseite mit Spendenerfassung, anpassbarem Kontenplan, Budgetierung, Bankabgleich, Projekten und Rollen für Freiwillige.

alphaOffice pro

Sitz in Bergisch Gladbach Fokus auf Nonprofit Seit über 25 Jahren

alphaOffice pro der alphadata GmbH aus Bergisch Gladbach ist eine Branchensoftware für Nonprofit-Organisationen, Stiftungen, Verbände und Seminarveranstalter. Abgedeckt sind Spender- und Mitgliederverwaltung, finanzamtkonforme Zuwendungsbestätigungen, SEPA-Einzug von Patenschaften und Projekthistorien.

Banana Buchhaltung

Sitz in Viganello TI Kostenloser Free-Plan Lösung für Vereine

Banana Buchhaltung Plus der Banana.ch SA aus Viganello im Tessin ist eine Buchhaltungssoftware für KMU, Vereine und Privatpersonen. Für gemeinnützige Organisationen besteht eine eigene Lösung mit Kontrolle der Mitglieder, Projektverwaltung und Spendenbescheinigungen, dazu Budget, Kostenstellen und Segmente.

bexio

ISO 27001 zertifiziert Über 100'000 Kunden 30 Tage kostenlos testen

bexio ist die Schweizer Online-Business-Software der bexio AG für kleine Unternehmen und Treuhänder mit Buchhaltung, Kontaktverwaltung, Verkaufsprozess, Ausgabenmanagement, Banking und Lohnbuchhaltung. Kontenpläne und Kontengruppen sind anpassbar, die Daten liegen ISO-27001-zertifiziert in der Schweiz.

BMD

Sitz in Steyr Über 30.000 Kunden Referenzen aus Non-Profit

BMD ist die integrierte Business Software der BMD Systemhaus GesmbH aus Steyr für Rechnungswesen, Personal, Warenwirtschaft und Kundenmanagement. Buchhaltung und Kostenrechnung, Controlling, Jahresabschluss, Lohnverrechnung und Projektmanagement sind bei sozialen und gemeinnützigen Trägern im Einsatz.

BOSS Info

Sitz in Farnern, Schweiz Seit über 20 Jahren aktiv Branchenlösung für NPO

BOSS Info aus Farnern liefert Schweizer Organisationen ERP-, Cloud- und IT-Lösungen aus einer Hand und führt darunter eine Branchenlösung für Verband, NPO und NGO. Belegt sind Funktionen von der Buchhaltung bis zur Spendenverwaltung sowie Auswertungen über die Business-Intelligence-Funktionen von bossBI.

BuchhaltungsButler

Sitz in Berlin SKR42 und SKR49 an Bord Kostenloser Test möglich

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware aus Berlin mit einer eigenen Variante für Vereine und gemeinnützige Träger. Belegt sind die Vereinskontenrahmen SKR42 und SKR49, automatisierte Belegerfassung, die Anbindung von über 5.000 Banken sowie DATEV-Export und ELSTER-Übermittlung.

campai

Sitz in Berlin SKR42 mit Sphären 14 Tage kostenlos testen

campai ist eine Berliner All-in-One-Cloud für Vereine und Verbände, in der die Finanzbuchhaltung eng mit Mitgliederverwaltung und Beitragsabrechnung verbunden ist. Belegt sind der SKR42 mit Sphärenunterstützung, SEPA-Lastschriften, Spendenverwaltung mit Quittungen sowie DATEV-Import und -Export.

CAS netWorks

Sitz in Karlsruhe DSGVO-konforme Daten German Design Award

CAS netWorks ist die Verbands- und Vereinslösung der CAS Software AG aus Karlsruhe und im Kern ein CRM für Mitglieder- und Kontaktmanagement. Belegt sind zentrale Mitgliederverwaltung, Kommunikation, Veranstaltungsplanung sowie ein Abrechnungswesen mit SEPA-Export und Datenaustausch mit DATEV.

CashCtrl

Entwickelt in Münchenstein Dauerhaft kostenlose Version Schweizer Cloud seit 2013

CashCtrl ist ein mandantenfähiges Schweizer Cloud-ERP aus Münchenstein mit Finanz- und Lohnbuchhaltung, Auftragsverwaltung und Abschlüssen, seit 2013 online. Belegt sind doppelte Buchführung, QR-Rechnungen, Kostenstellen, Treuhandzugang sowie eine dauerhaft kostenlose Basisversion für den Einstieg.

ChurchTools

Über 500 Kirchengemeinden GoBD-Konformität geprüft Rechenzentrum in Deutschland

ChurchTools aus Karlsruhe ist eine Cloud-Gemeindesoftware, deren Modul Finanzen eine eigene Buchhaltung für Kirchengemeinden bildet. Belegt sind Kontenrahmenvorlagen für SKR03 und SKR42, Kostenstellen, Jahresbudgets, Spendenerfassung mit Bescheinigung sowie Export im DATEV- und SAGE-100-Format.

ClubDesk

Sitz in Basel Über 20.000 Vereine Kostenlose Free-Version

ClubDesk ist eine Schweizer Online-Vereinssoftware der reeweb ag aus Basel, die Mitgliederverwaltung, Rechnungsstellung, Spendenverwaltung und eine integrierte Buchhaltung verbindet. Vereine führen damit doppelte Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Kassenbuch und ordnen Buchungen Gruppen und Projekten zu.

Collmex

Sitz in Saarbrücken Rechenzentrum in Köln Über 10.000 Kunden

Collmex ist eine webbasierte Buchhaltungs- und ERP-Software der Collmex GmbH aus Saarbrücken für kleine Organisationen. Neben den Paketen basic, plus und pro steht die Variante Collmex verein bereit, die Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung und doppelte Buchhaltung in einer Anwendung verbindet.

Collmex verein

13,95 € pro Monat 30 Tage kostenlos testen Sitz in Saarbrücken

Collmex verein ist die Vereinsvariante der webbasierten Collmex-Software aus Saarbrücken und verbindet Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Mahnwesen und doppelte Buchhaltung in einer Anwendung. Der Grundpreis liegt bei 13,95 € pro Monat zzgl. MwSt., die ersten 30 Tage bleiben kostenlos.

Connext Vivendi

Sitz in Paderborn Fokus Sozialwirtschaft Connext Cloud verfügbar

Connext Vivendi ist eine Branchensoftware der Connext Communication GmbH aus Paderborn für Träger der Sozialwirtschaft. Klientenverwaltung, Leistungsabrechnung, Dokumentation und Dienstplanung greifen ineinander, das Rechnungswesen kommt über die integrierte Lösung Diamant/4 des Software-Partners hinzu.

Crésus

Yverdon-les-Bains Cloud-Hosting in der Schweiz Für Vereine und Clubs

Crésus ist eine Schweizer Softwarefamilie der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains mit den Modulen Faktura, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung. Für Vereine und Clubs besteht eine eigene Zusammenstellung mit Mitgliederverwaltung, Serienrechnungen für Beiträge, Spendenbestätigungen und QR-Rechnung.

DATEV

Sitz in Nürnberg Rund 40.000 Mitglieder Über 200 Produkte

DATEV eG ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg und rund 40.000 Mitgliedern, die Software und IT-Dienstleistungen für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Unternehmen und den Public Sector bereitstellt. Zum Portfolio zählen über 200 Produkte rund um Rechnungswesen, Lohn und Steuern.

DaVinci

Sitz in Ebensfeld Fokus Non-Profit DATEV-Schnittstelle

DaVinci von Sebald Software richtet sich unter der Marke davinci4social an gemeinnützige Organisationen und verbindet Spendenverwaltung, Adress- und Kontaktmanagement mit einer mandantenfähigen Finanzbuchhaltung. Kostenstellen, Kostenträger, Projekte, Budgetierung und eine DATEV-Standardschnittstelle gehören zum Umfang.

Diamant Software

Sitz in Bielefeld Über 800 NPO-Kunden Über 45 Jahre am Markt

Diamant/4 ist eine modulare Software für Rechnungswesen und Controlling aus Bielefeld, die Diamant Software mit einer eigenen Branchenlösung für Non-Profit-Organisationen anbietet. Über 800 Verbände, Stiftungen, Forschungseinrichtungen, Institute und soziale Träger führen damit ihre Buchhaltung.

Dolibarr

Open Source Zielgruppe Associations Lokal oder in der Cloud

Dolibarr ERP & CRM ist eine quelloffene, modulare Web-Suite, die der Trägerverein ausdrücklich auch für Associations, also Vereine und Verbände, positioniert. Der Umfang reicht von doppelter Buchhaltung, Rechnungsstellung und Bankabstimmung bis zu Mitglieder-, Projekt- und Kontaktverwaltung.

easy2000 Vereinsbuchhaltung

Sitz in Marchtrenk Am Markt seit 1995 Gratis-Download zum Test

easy2000 aus Marchtrenk bietet seit 1995 Software für das österreichische Rechnungswesen unter Windows, Mac und Linux an und positioniert sie ausdrücklich auch als Vereinsbuchhaltung. Der Umfang reicht von Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Kassabuch über doppelte Buchführung bis zu Exporten an die Steuerberatung.

easyVerein

Freiburg im Breisgau Cloud-Software Kostenlose Testversion

easyVerein ist eine cloudbasierte All-in-One-Software der SD Software-Design GmbH aus Freiburg für Vereine, Verbände und Fördervereine. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug per SEPA sowie eine Finanzverwaltung mit Zuwendungsbescheinigungen, EÜR und DATEV-Export gehören zum Funktionsumfang.

ECKD

Hauptsitz in Kassel Für Kirche und Wohlfahrt Über 300 Mitarbeitende

Die ECKD GmbH aus Kassel arbeitet als IT-Dienstleister für Kirche und Wohlfahrt, unter der Produktfamilie ITM steht Finanzsoftware für kirchliche und diakonische Träger bereit. Buchhaltung wahlweise kameral oder doppisch, Kosten- und Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung und Controlling gehören zum Umfang.

eGECKO

Sitz in Künzell Über 3000 Organisationen Finance, Payroll und CPM

eGECKO ist die Software-Plattform der CSS AG aus Künzell für Rechnungswesen, Controlling, Lohnabrechnung und Corporate Performance Management. Mehr als 3000 Organisationen mit mehrstufigen Strukturen nutzen darin Debitoren- und Kreditorenmanagement, automatisierte Mahnläufe, Kostenstellen und konsolidierte Konzernauswertungen.

ENTERBRAIN

Sitz in Offenbach am Main ISO/IEC 27001 zertifiziert Fundraising seit 1992

ENTERBRAIN 2.0 der ENTERBRAIN Software GmbH aus Offenbach am Main ist eine Fundraising- und CRM-Software für NGOs, Verbände, Kammern und Vereine. Module für Spender und Förderer, Mitglieder, Nebenbuchhaltung, Zuwendungsbescheinigungen, Anlassspenden und Nachlassverwaltung decken die spendenbezogene Verwaltung ab.

ERPNext

100 Prozent Open Source Über 30.000 Anwender 14 Tage kostenlos testen

ERPNext ist ein quelloffenes ERP-System von Frappe Technologies aus Mumbai mit vollständigem Buchhaltungsmodul und einer ergänzenden Non-Profit-Anwendung. Kontenplan, Hauptbuch, Kostenstellen, Budgets, Spendenerfassung, Mitgliedschaften und Zuschussanträge stehen gemeinnützigen Organisationen damit offen.

Fairgate

Sitz in Dübendorf Für Vereine und Verbände Gratis-Test möglich

Fairgate ist die Vereins- und Verbandssoftware der Fairgate AG aus Dübendorf mit einem eigenen Finanzmodul. Vereine und Verbände jeder Größe führen damit Mitgliederverwaltung, Fakturierung nach Beitragsordnung, Vereinsbuchhaltung mit Erfolgsrechnung und Bilanz sowie den Schweizer Zahlungsverkehr in einem System.

FreeFinance

Daten in Österreich 50 Prozent Vereinsbonus 30 Tage kostenlos testen

FreeFinance der manubu gmbh aus Schwechat ist eine österreichische Online-Buchhaltung mit eigener Vereinsvariante. Vereine führen damit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung, verwalten Mitglieder und Beiträge, schreiben Rechnungen im Vereinslayout und übermitteln Meldungen an FinanzOnline.

FundraisingBox

Server in Deutschland 4 Prozent pro Transaktion Für NGOs entwickelt

Die FundraisingBox der Wikando GmbH aus Augsburg ist eine Fundraising-Plattform für Vereine, Stiftungen und NGOs. Spendenformulare, Spendenaktionen, ein CRM mit Spendenquittungen, Payment-Abwicklung mit SEPA-Lastschrift und Bank Sync sowie Connectoren zu Salesforce und Microsoft Dynamics gehören zum Umfang.

gettup

Sitz in Kiel Gehostet in Deutschland 30 Tage kostenlos testen

gettup ist eine Cloud-Software aus Kiel für Vereine, Stiftungen und Hilfsorganisationen. Spender- und Mitgliederverwaltung, Buchhaltung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Online-Fundraising laufen in einem System, die individuellen Kontenpläne bauen auf den Standardkontenrahmen SKR 42 und SKR 49 auf.

GnuCash

Freie Software, GNU GPL Linux, macOS, Windows Freiwilligenprojekt

GnuCash ist eine freie Finanz- und Buchhaltungssoftware unter der GNU GPL für Linux, macOS und Windows, entwickelt von einem Freiwilligenprojekt. Der Umfang reicht von doppelter Buchführung über Konten für Einnahmen und Aufwendungen bis zu Budgetplanung, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie FinTS-Onlinebanking.

Good NPO

Sitz in Sursee, Schweiz Open Source auf ERPNext Hosting in Europa

Good NPO ist eine modulare NPO-Software mit CRM der Goodvantage GmbH aus Sursee für Vereine, Stiftungen, Dachverbände, Hilfswerke und NGOs. Mitgliederverwaltung, Fundraising, Events, Zahlungen und Web-Portal arbeiten auf einem Datenbestand, darunter liegt ERPNext mit Buchhaltung, Projekten und Lager.

GRÜN VEWA

Sitz in Aachen ISO 27001 zertifiziert IDW PS 880 für eVEWA4

GRÜN VEWA ist eine Branchensoftware der GRÜN Software Group GmbH aus Aachen für Vereine und Verbände, Spendenorganisationen und Bildungsanbieter. Adressmanagement, Mitglieder- und Spendenverwaltung, Spendenbuchhaltung, Seminarverwaltung sowie Zahlungs- und Mahnwesen bilden den Funktionsumfang.

hitobito

Sitz in Bern Open Source auf GitHub Über 4000 Vereine

hitobito ist eine Open-Source-Lösung der Hitobito AG aus Bern für das Community-Management von Verbänden mit föderalen Strukturen. Kontakt- und Mitgliederverwaltung, Rollen und Berechtigungen, Kurse und Events, Mailings sowie die Fakturierung von Beiträgen und Spenden mit QR-Rechnung gehören zum Umfang.

humanilog

Gemeinnütziger Verein Server in Deutschland Open Source mit Odoo

humanilog ist das Softwareangebot der Humanitarian Logistics Organisation e.V. aus Hamburg für NGOs, Vereine, Verbände, Stiftungen und Social Businesses. Auf Basis des Open-Source-ERP Odoo verbindet das Angebot Buchhaltung mit Gemeinnützigkeits-Kontenrahmen, Spendenverwaltung, CRM und Projektsteuerung.

Infoniqa

Hauptsitz in Wels 40.000+ Unternehmen GoBD-konforme Ablage

Infoniqa aus Wels tritt unter der Marke Suiteify auf und bietet eine Suite aus Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, HR und ERP für mittelständische Organisationen in DACH. Belegt sind doppelte Buchführung mit SKR 03 und SKR 04, Anlagenbuchhaltung, Mahnwesen, E-Bilanz, DATEV-Übergabe und Lohnbuchhaltung.

JVerein

Open Source Kostenlos nutzbar Windows, Linux, macOS

JVerein ist eine kostenlose Open-Source-Vereinsverwaltung für Windows, Linux und macOS, die auf dem Framework Jameica läuft und die Homebanking-Software Hibiscus anbindet. Zum Umfang gehören Mitgliederverwaltung, SEPA-Abrechnung, eine eigene Buchführung mit Projekten sowie Spendenbescheinigungen.

Kaleido

Sitz in Wallisellen NPO-Fokus im DACH-Raum Hosting in Europa

Kaleido der ANT-Informatik AG aus Wallisellen ist eine Cloud-Lösung für NPOs, NGOs, Stiftungen und Verbände auf Basis von Salesforce und Microsoft Azure. Schwerpunkte sind Fundraising-CRM, Spendennebenbuchhaltung mit Übergabe ans Hauptbuch, Zuwendungsbescheinigungen, Kostenstellen und Reporting.

Kivitendo

Open Source unter GPL 2 kivitendo GmbH, Bonn Partnernetzwerk

kivitendo ist ein webbasiertes Open-Source-ERP unter GPL 2 mit Kundenadressen, Artikel- und Lagerverwaltung, Angebots- und Rechnungswesen sowie kaufmännischer Finanzbuchhaltung. Belegt sind die Musterkontenrahmen SKR03 und SKR04, Dialogbuchen, Mahnwesen, Bilanz, SEPA und DATEV-Export.

KLARA

Sitz in Luzern Support und Hosting CH Über 50.000 KMU

KLARA der ePost Service AG aus Luzern ist eine modulare Schweizer Business-Software mit Buchhaltung, Auftrags- und Kundenverwaltung, Lohn, Kasse und Projekten. Für Vereine bündelt das Business-Paket Buchhaltung, Offerten und Rechnungen sowie die Verwaltung von Mitgliederdaten ab CHF 69 pro Monat.

Lexware Office

Freiburg, Deutschland Über 650.000 Selbstständige GoBD-zertifiziert

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung von Lexware aus Freiburg für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Belegt sind Belegerfassung per Foto, E-Rechnung, Multibanking, Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER, EÜR und Bilanz sowie die DATEV-Schnittstelle zur Steuerkanzlei.

Linear Fundraisingsoftware

Sitz in Berlin 60.000 Installationen Fokus Vereine und NGO

Linear Fundraisingsoftware der Linear Service GmbH verbindet Adress-, Mitglieder- und Spendenverwaltung mit einer Finanzbuchhaltung für Vereine und Verbände. Belegt sind automatisierte Zuwendungsbestätigungen, Spenderanalysen, SEPA-Beitragseinzug, frei wählbare Kontenrahmen und Auswertungen bis zur Bilanz.

MACH

Hauptsitz in Lübeck Kernlösung seit 1985 Fokus öffentliche Hand

MACH meinERP ist die webbasierte Finanz- und Personalmanagement-Software der MACH GmbH aus Lübeck für öffentliche Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen. Belegt sind Haushalt und Finanzmanagement mit Drittmitteln, Kosten- und Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung, E-Rechnung und Fördermittelmanagement.

mesonic WinLine

Sitz in Mauerbach bei Wien Cloud oder lokaler Betrieb Modularer Aufbau

mesonic WinLine ist die modulare ERP-, CRM- und PPS-Software der mesonic datenverarbeitung gesellschaft m.b.H. aus Mauerbach bei Wien. Zum Umfang zählen Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, Personalwesen und Business Intelligence; zu den Branchen gehören auch Verbände, Vereine und kulturelle Einrichtungen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Cloud 55.000 Firmen 30 Tage kostenlos testen

Dynamics 365 Business Central ist das Cloud-ERP von Microsoft für kleine und mittlere Organisationen mit Finanzmanagement, Projektkalkulation, Berichtswesen und KI-Agenten. Für gemeinnützige Organisationen sind Fondsbuchhaltung, Fördermittelverwaltung, Budgetierung und Berichte für Spender ausgewiesen.

MonKey Office

Sitz in Cottbus 28.000 Anwender im DACH-Raum macOS und Windows

MonKey Office der ProSaldo GmbH aus Cottbus ist eine installierbare Buchhaltung für macOS und Windows mit Angeboten, Rechnungen, Finanzbuchhaltung, Abschreibungen und Steuermeldungen. Die Basisversion ist kostenlos, die Module lassen sich als Miet- oder Kauflizenz freischalten.

MTH Vereins-Profi

Sitz in Laupheim Deutscher Serverstandort Vereinsbereiche I, V, Z, W

Der MTH Vereins-Profi der MTH Software GmbH & Co. KG aus Laupheim ist ein Buchhaltungsprogramm speziell für Vereine und Verbände. Buchungen werden den steuerlichen Vereinsbereichen zugeordnet; belegt sind Kontenpläne mit SKR42 und SKR49, Spendenverwaltung, Kostenstellen, GoBD-Dokumentation und ELSTER.

myfactory

Sitz in München Über 22.000 Nutzer 25 Jahre am Markt

myfactory ist ein modulares Cloud-ERP der Forterro Deutschland GmbH aus München für kleine und mittlere Unternehmen aus Handel, Produktion und Dienstleistung. Enthalten sind Finanzbuchhaltung mit Bilanzierung und Umsatzsteuervoranmeldung, Kostenrechnung, Anlagenverwaltung, Liquiditätsplanung, Warenwirtschaft und CRM.

Netxp:Verein

Sitz in Eggenfelden Speziell für Vereine Kostenlose Testversion

Netxp:Verein ist eine Vereinsverwaltung der Netxp GmbH aus Eggenfelden mit integrierter Vereinsbuchhaltung. Abgedeckt sind Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung mit SEPA-Lastschrift, Spendenerfassung mit Zuwendungsbescheinigungen, digitales Kassenbuch, Online-Banking und elektronische Belegablage.

Odoo

Sitz in Belgien Open Source GoBD-zertifiziert

Odoo ist eine modulare Open-Source-Unternehmenssoftware aus Belgien mit eigener Branchenlösung für gemeinnützige Organisationen. Buchhaltung, Rechnungsstellung, Spendenformular auf der eigenen Website, Mitgliedschaften, Veranstaltungen und CRM greifen in einer gemeinsamen Datenbasis ineinander.

OpenMove

Sitz in Bremen Für Vereine und NGOs Solidarisch finanziert

OpenMove ist eine webbasierte Software von kr² Mediadata aus Bremen für Mitgliedsverwaltung, Zuwendungen und Fundraising gemeinnütziger Vereine und NGOs. Abgedeckt sind Adressverwaltung, Zahlungszuordnung mit Buchungsjournal, SEPA-Lastschriften, Spendenquittungen, Mailings und Kampagnenauswertung.

OpenPetra

Open Source unter GPL Kostenfrei nutzbar Kontakt in Plauen

OpenPetra ist ein freies Open-Source-Verwaltungspaket unter GPL für gemeinnützige Organisationen. Die integrierte Lösung verbindet Buchhaltung, Spendenerfassung, die Verwaltung von Personen, Firmen und Organisationen sowie das Berichtswesen. Das Paket ist mehrbenutzer-, mandanten- und mehrwährungsfähig angelegt.

OPTIGEM

Sitz in Dortmund Über 3.000 Organisationen GoBD-zertifiziert

OPTIGEM aus Dortmund entwickelt Softwarelösungen für Gemeinden und gemeinnützige Werke. Das Kernprodukt WIN-FINANZ verbindet Finanz- und Spendenbuchhaltung, Adressmanagement, Fundraising sowie Projektabrechnung in einer Datenbank, ergänzt um die Webanwendung OPTIGEM Web und das Cloud-Modul CX.

Papierkram

Hosting in Deutschland GoBD-zertifiziert Kostenlose Free-Version

Papierkram ist eine Cloud-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden für Selbstständige und kleine Unternehmen. Belegt sind Angebote und E-Rechnungen, ein digitales Belegarchiv mit Banksynchronisation, Zeiterfassung mit Projektbudgets sowie EÜR, UStVA mit Elster-Export, BWA und DATEV-Export.

Proffix

100 Prozent Swiss made Rund 4000 Schweizer KMU Sitz in Altendorf

Proffix Px5 ist eine modular aufgebaute ERP- und Buchhaltungssoftware der Forterro Schweiz Proffix AG aus Altendorf für Schweizer KMU. Belegt sind Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, E-Banking nach ISO 20022 mit QR-Rechnung, Kostenstellen, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft und CRM.

ProSaldo Vereinsbuchhaltung

Sitz in Wien Für österreichische Vereine Sofort-Download

ProSaldo Vereinsbuchhaltung ist eine Windows-Software für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung österreichischer Vereine, verkauft und betreut von der haude electronica Verlags GmbH in Wien. Belegt sind ein vordefinierter österreichischer Kontenrahmen, Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Projektabrechnung und Spendenbestätigungen.

Run my Accounts

ISO 9001-zertifiziert Sitz in Stäfa Vier-Augen-Prinzip

Run my Accounts aus Stäfa verbindet eine eigene Online-Buchhaltungssoftware mit ausgelagerter Buchführung für Schweizer KMU. Belegt sind Debitoren, Kreditoren und Zahlungsverkehr, Lohnbuchhaltung samt Sozialversicherungen, MwSt-Abrechnungen, Reporting sowie Abschlüsse und Steuern.

RZL Software

Entwicklung in Österreich Seit über 40 Jahren Version für Vereine

RZL Software aus Tumeltsham entwickelt seit über 40 Jahren österreichische Rechnungswesen-Software für Unternehmen und Steuerberatungskanzleien. Belegt sind Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung mit einer eigenen Version für Vereine, Kassabuch, Belegverarbeitung und Personalverrechnung.

Sage

Seit über 40 Jahren Breites Produktportfolio Lösungen für Sozialwesen

Sage ist ein internationaler Anbieter von Buchhaltungs-, ERP- und Personalsoftware, der seit über 40 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen begleitet. Zum deutschen Portfolio gehören Sage Intacct, Sage 50, Sage Active, Sage Operations, Sage 100, Sage X3 sowie Lohnabrechnung und HR.

Scopevisio

Hosting in Deutschland ISO 27001 und BSI C5 30 Tage kostenlos testen

Scopevisio ist ein Cloud-ERP aus Bonn mit Finanzbuchhaltung, Controlling, Dokumentenmanagement und Konzernfunktionen. Die Branchenlösung für soziale Einrichtungen deckt Pflegeeinrichtungen, Trägergesellschaften, Kitas sowie Vereine, Verbände und Stiftungen mit Mittelverwendung und Projektbuchhaltung ab.

SelectLine

Sitz in Magdeburg Über 40.000 Anwender 30 Tage kostenfrei testen

SelectLine neo Finance ist die Rechnungswesen-Lösung der SelectLine Software GmbH aus Magdeburg für mittelständische Betriebe. Abgedeckt sind Finanzbuchhaltung, offene Posten mit Mahnwesen, Anlagenbuchhaltung, Bankassistent, E-Rechnung nach ZUGFeRD und XRechnung sowie Kostenrechnung und E-Bilanz mit ELSTER-Versand.

sevDesk

Sitz in Offenburg Eigene Seite für Vereine 14 Tage kostenlos testen

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltung aus Offenburg für Selbstständige und kleine Unternehmen, für Vereine besteht eine eigene Branchenseite. Belegt sind Mitglieder- und Spenderverwaltung, wiederkehrende Beitragsrechnungen, SEPA-Lastschriften, Kostenstellen für Projekte und rechtskonforme Zuwendungsbestätigungen.

SEWOBE

Sitz in Augsburg IDW PS 880 zertifiziert Trusted Cloud zertifiziert

SEWOBE aus Augsburg betreibt eine modulare Cloud-Plattform für Vereine, Verbände und Organisationen, angeboten als VereinsMANAGER und VerbandsMANAGER. Abgedeckt sind Mitglieder- und Beitragsverwaltung, SEPA-Einzug, Mahnwesen, Spenden sowie eine nach IDW PS 880 zertifizierte Buchhaltung mit SKR 42 und DATEV-Schnittstelle.

SPG-Verein

Über 30 Jahre am Markt 30.000+ Organisationen Lokale Installation

SPG-Verein 4 der bmp GmbH aus Peine ist eine lokal installierte Vereinsverwaltung für Mitglieder, Beiträge und Spenden. Belegt sind flexible Beitragsabrechnung, SEPA-Lastschriften, E-Rechnung mit QR-Code, Zuwendungsbestätigungen als personalisiertes PDF, Kursabrechnung sowie Berichte mit eigenem Designer.

Topal Solutions

Sitz in Volketswil ZH Swissdec-zertifiziert 20 Tage kostenlos testen

Topal Solutions aus Volketswil entwickelt Schweizer Finanz- und Lohnbuchhaltungssoftware für Treuhandunternehmen und KMU. Die Fibu umfasst Mandantenführung, frei anpassbare Kontenpläne, MWST-Abrechnung mit ESTV-Export, EBICS-Bankanbindung, QR-Rechnungen und Zusatzmodule für Kostenstellen und Budget.

unitop NPO

Sitz in Krefeld Gegründet 1965 Microsoft Solutions Partner

unitop ist die Branchenlösung der GOB Software & Systeme aus Krefeld auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Für Stiftungen, Spendenorganisationen und Verbände verbindet die Ausprägung unitop Fundraising Spenderverwaltung, CRM, testierte Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Auswertungen.

verein.cloud

Server in Deutschland 13.000 Vereine Free dauerhaft kostenlos

verein.cloud ist eine Cloud-Vereinsverwaltung der Tineon AG aus Meersburg, die seit 2006 betrieben wird und rund 13.000 Vereine führt. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug per SEPA, Spendenwesen und eine zubuchbare doppelte Finanzbuchhaltung mit SKR 42 und SKR 49 laufen in einem Zugang zusammen.

VereinOnline

Sitz in Ismaning Seit 2006 am Markt App ohne Mehrkosten

VereinOnline ist eine webbasierte Vereinssoftware der GRITH AG aus Ismaning für Vereine, Verbände, Interessensgemeinschaften, Clubs und Parteien. Mitgliederverwaltung, Veranstaltungen und ein Kasse-Modul mit Beitragsrechnungen, Spendenquittungen, DATEV- und ELSTER-Übergabe greifen ineinander.

Vereinsbuchhaltung.ch

Einzelfirma in Horw Seit 2008 am Markt Gratis-Testversion

Vereinsbuchhaltung.ch bietet seit 2008 als Einzelfirma in Horw eine Excel-basierte Buchhaltungslösung für Vereine, Kleinstunternehmen und Private. Die Vorlage bildet die doppelte Buchhaltung mit Bilanz, Erfolgsrechnung, Budget und Kontoauszügen ab, ergänzt um eine optionale Projektabrechnung.

Vereinsguru

Entwickelt in Freiburg Test ohne Registrierung GoBD-Belegarchiv

Vereinsguru ist eine Cloud-Vereinssoftware aus Freiburg für gemeinnützige Vereine, die ohne Buchhaltungsvorkenntnisse geführt werden. Kasse und Buchhaltung, Beitragseinzug per SEPA, Spendenbescheinigungen nach amtlichem Muster und eine EÜR nach den vier Sphären gehören zum Umfang.

Webling

Entwicklung in Winterthur Über 9000 Vereine Server in der Schweiz

Webling ist eine Vereinssoftware der uSystems GmbH aus Winterthur mit Buchhaltung, Mitgliederverwaltung, Kalender, Kommunikation und Mitgliederportal. Die doppelte Buchhaltung bringt Kontenrahmen wie SKR42, DSB und KMU mit, dazu Kostenstellen, Rechnungen, Budgetplanung und Bankabgleich.

weclapp

Sitz in Kitzingen Rechenzentrum Frankfurt 30 Tage kostenlos testen

weclapp ist eine Cloud-ERP-Software aus Kitzingen, die CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Finanzbuchhaltung in einer Oberfläche bündelt. Für gemeinnützige Träger mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb stehen Buchungen, Kassenführung, Bankabgleich, die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie der DATEV-Export bereit.

Wilken

Sitz in Ulm Mehr als 1.500 Kunden ISO-zertifizierter Betrieb

Wilken aus Ulm liefert mit der Produktlinie P/5 ein vollintegriertes, webbasiertes ERP mit Finanz- und Rechnungswesen. Hinzu kommen eigene Branchenlösungen für Kirchen und kirchliche Einrichtungen sowie für das Sozialwesen, darunter Spendenverwaltung, Kollektenmanagement, Haushaltsplanung und Klientenverwaltung.

WISO MeinVerein

Mehr als 26.000 Vereine Server in Deutschland 14 Tage kostenlos testen

WISO MeinVerein von Buhl Data Service ist eine Vereinssoftware für Mitgliederverwaltung und Vereinsbuchhaltung, erhältlich als Web-Anwendung und als Desktop-Programm. Zum Funktionsumfang gehören SKR42-konforme Buchungen, Beitragseinzug per SEPA, Spendenverwaltung mit Zuwendungsbescheinigung, E-Rechnung und DATEV-Export.

worxx by rza

Standort Gmünd, Österreich Gegründet 1982 Hunderte Vereine im Einsatz

worxx by rza ist die Buchhaltungssoftware der RZA GmbH aus Gmünd in Niederösterreich für Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung nach österreichischem Recht. Hunderte österreichische Vereine setzen das Programm ein, mit Bankanbindung, Kostenstellen, Auswertungen und Meldungen an FinanzOnline.

Diesen Vergleich teilen

Was ist eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen, und brauchen Sie wirklich eine?

Weiße Holzkiste mit Schloss und orangem Etikett "Wofür genau?" sowie dekorativen Papierblättern oben
Die Spendenbox steht für den ideellen Bereich, der Anhänger für die Zweckbindung, die jede Buchung in einer gemeinnützigen Organisation begleitet.

Eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen führt die Finanzbuchhaltung einer steuerbegünstigten Körperschaft, trennt die vier steuerlichen Sphären, weist zweckgebundene Mittel als eigenen Bestand aus und erzeugt die Nachweise für Finanzamt, Zuwendungsgeber und Mitgliederversammlung. Den Ausschlag für eine eigene NPO-Software geben die Zahl der Geldgeber und die Zahl der Nachweise im Jahr, nicht die Größe der Organisation.

Der Begriff Gemeinnützigkeit stammt aus der Abgabenordnung. Die Paragrafen 51 bis 68 AO, nachzulesen im Portal gesetze-im-internet.de des Bundesministeriums der Justiz, binden die Steuerbegünstigung an drei Bedingungen: Die Körperschaft verfolgt ausschließlich und unmittelbar steuerbegünstigte Zwecke, sie handelt selbstlos, und sie verwendet ihre Mittel zeitnah für den Satzungszweck. Aus dieser Bindung folgt das gesamte Rechnungswesen, das eine NPO-Software abbildet.

Jeder Geschäftsvorfall einer gemeinnützigen Körperschaft gehört in einen von vier Bereichen: in den ideellen Bereich mit Beiträgen und Spenden, in die Vermögensverwaltung mit Zinsen und Mieten, in den Zweckbetrieb mit satzungsnahen Leistungen oder in den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb mit Werbung, Festbewirtung und Verkauf. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer hängen an dieser Zuordnung. Paragraf 64 Absatz 3 AO stellt Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben bis 50.000 Euro im Jahr von Körperschaft- und Gewerbesteuer frei, oberhalb dieser Grenze wird gerechnet.

Eine allgemeine Buchhaltungssoftware kennt diese Trennung nicht. Standardkontenrahmen wie SKR 03 und SKR 04 sind für Gewerbebetriebe entworfen, eine Aufteilung nach steuerlichen Sphären fehlt ebenso wie der Ausweis zweckgebundener Mittel. Vier Merkmale unterscheiden ein NPO-Programm von einer gewöhnlichen Fibu: ein Kontenrahmen für gemeinnützige Körperschaften, die Sphärentrennung im laufenden Buchungssatz, eine Fonds- und Projektsicht auf zweckgebundene Mittel und der Nachweis nach außen über Mittelverwendungsrechnung, Verwendungsnachweis und Zuwendungsbestätigung.

Nach der anderen Seite grenzt die NPO-Buchhaltung an das Spender- und Mitglieder-CRM. Fundraising-Systeme verwalten Adressen, Kampagnen, Patenschaften und Lastschriftmandate sehr gut, führen aber kein Hauptbuch. Wer beide Welten getrennt betreibt, braucht eine Schnittstelle und pflegt Stammdaten doppelt. Wer beide Welten in einem System bündelt, nimmt häufig eine flachere Buchhaltung in Kauf.

Eine eigene Fachsoftware lohnt nicht für jede Organisation. Eine Stiftung mit zwei Förderprojekten im Jahr und einer Steuerberatung im Rücken kommt mit einer sauber geführten Tabelle lange aus. Sobald jedoch mehrere Geldgeber eigene Verwendungsnachweise verlangen, mehrere Sphären bebucht werden und Gliederungen eigene Kassen führen, kippt die Rechnung zugunsten einer Fachlösung.

Je mehr der folgenden sieben Punkte auf Ihre Organisation zutreffen, desto klarer spricht die Lage für eine eigene NPO-Buchhaltung. Ab drei Treffern lohnt der Vergleich konkreter Angebote, darunter reichen eine schlanke Buchhaltung und fachlicher Rat von außen.

Der 7-Punkte-Test: Braucht Ihre Organisation eine eigene NPO-Buchhaltung?
  • Budget: Ihr Jahresbudget übersteigt 100.000 Euro, womit die zeitnahe Mittelverwendung nach Paragraf 55 AO in voller Schärfe greift.
  • Spenden: Sie stellen regelmäßig Zuwendungsbestätigungen aus, einzeln oder als Jahressammelbestätigung.
  • Fördermittel: Öffentliche Zuwendungen oder Stiftungsmittel verlangen einen Verwendungsnachweis mit belegtem Projektkostenstand.
  • Sphären: Neben dem ideellen Bereich bestehen ein Zweckbetrieb oder ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.
  • Projekte: Mehrere Projekte, Fonds oder Kostenstellen laufen parallel und binden zweckgebundene Mittel.
  • Struktur: Mehrere Standorte, Ortsgruppen, Gliederungen oder Tochtergesellschaften führen eigene Kassen.
  • Prüfung: Eine Wirtschaftsprüfung, eine Kassenprüfung oder die Zertifizierung für ein Spendensiegel steht an.

Trifft nur ein Punkt zu, reicht meist eine schlanke Buchhaltung mit klarer Kontenstruktur und fachlichem Rat von außen. Ab drei Treffern kostet der Verzicht auf eine NPO-Software regelmäßig mehr als ihr Preis, weil Sphärentrennung und Nachweise sonst jedes Jahr per Hand rekonstruiert werden. Bei öffentlichen Zuwendungen entscheidet ohnehin der Geldgeber mit: Ohne belegbare Projektkosten verzögert sich die Auszahlung der nächsten Rate.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen

Metallkorb gefüllt mit Dokumenten und Papieren, gekennzeichnet mit orange Schild „Verwendungsnachweis, frist war gestern"
Übervolle Ablagekörbe stehen für Projektkosten, die erst im Nachhinein einem Zuwendungsbescheid zugeordnet werden.

Eine NPO-Buchhaltung schließt sieben Lücken, die im gemeinnützigen Alltag Geld und Vertrauen kosten: unklare Fondsbestände, mühsam zusammengesuchte Verwendungsnachweise, eine zu späte Sphärentrennung, handgemachte Zuwendungsbestätigungen, unbeobachtete Fristen der Mittelverwendung, unverbundene Gliederungen und Wissensverlust beim Wechsel im Vorstand.

Die folgenden sieben Fälle stammen aus dem Finanzalltag von Vereinen, Stiftungen und Sozialträgern. Jeder Fall beschreibt, was ohne passende Software liegen bleibt und welchen Teil der Arbeit ein Programm mit Fonds- und Sphärenlogik übernimmt.

Der Schaden bleibt selten beim Mehraufwand in der Buchhaltung. Ein Zuwendungsgeber, der einen Verwendungsnachweis zurückweist, kürzt die Förderung oder fordert Mittel zurück. Ein Finanzamt, dem die zeitnahe Mittelverwendung nach Paragraf 55 Absatz 1 Nummer 5 AO nicht nachgewiesen wird, setzt eine Frist zur Nachbesserung und stellt im Wiederholungsfall die Gemeinnützigkeit infrage. Für Organisationen mit jährlichen Einnahmen über 100.000 Euro greift diese Pflicht in voller Schärfe, kleinere Körperschaften nimmt das Gesetz ausdrücklich aus.

Zweckgebundene Spenden im allgemeinen Topf

Eine Spende für das Schulprojekt landet auf dem Sammelkonto und verliert ihre Zweckbindung. Am Jahresende fehlt der Nachweis, wie viel von diesem Geld noch offen steht. Eine Fondsbuchhaltung führt den Zweck als eigenen Bestand und zeigt den Rest je Projekt.

Verwendungsnachweis aus Tabellen zusammengesucht

Projektkosten stecken verteilt in Belegen, Reisekosten und Personalanteilen. Für jeden Zuwendungsbescheid entsteht die Aufstellung neu. Mit Kostenträgern je Förderprojekt liefert die Auswertung den Nachweis auf Knopfdruck.

Sphärentrennung erst im Jahresabschluss

Wer erst beim Abschluss sortiert, rät bei Umsatzsteuer und Vorsteueraufteilung. Ein Kontenrahmen für gemeinnützige Körperschaften ordnet jeden Buchungssatz sofort dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu.

Zuwendungsbestätigungen aus der Textverarbeitung

Bestätigungen entstehen neben der Buchhaltung, Beträge laufen auseinander, Zweitschriften fehlen. Ein Programm mit Spendenmodul erzeugt Einzel- und Sammelbestätigungen aus den gebuchten Eingängen und dokumentiert jeden Druck.

Fristen der Mittelverwendung unbeobachtet

Mittel sind spätestens in den zwei folgenden Jahren für den Satzungszweck einzusetzen. Ohne Überwachung fällt ein alter Bestand erst bei der Betriebsprüfung auf. Eine Mittelverwendungsrechnung im System meldet den Rest rechtzeitig.

Gliederungen ohne konsolidierte Sicht

Ortsgruppen, Landesverbände und Tochtergesellschaften buchen jede für sich, der Dachverband summiert per Tabelle. Mandantenfähige Programme führen jede Einheit eigenständig und liefern trotzdem eine Gesamtübersicht.

Wissensverlust beim Wechsel im Ehrenamt

Kassenführung, Passwörter und Sonderregeln stecken in einem Kopf. Nach der nächsten Wahl beginnt die Einarbeitung bei null. Rollen, Rechte und eine Verfahrensdokumentation im System halten das Wissen in der Organisation.

Diese 7 Arten von Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen stehen zur Wahl

Weiße Schreibtisch-Organizer mit neun Fächern. Enthält Stempel, Lupe, Büroklammern, Toilettenpapier, USB-Stick, orangefarbene Klammern und einen orangenen Mittelteil mit der Aufschrift „Alles in einem"
Sieben Fächer, sieben Programmtypen: vom kleinen Kassenbuch bis zum Sozialwirtschafts-ERP mit Fördermittelrechnung.

Der Markt gliedert sich in sieben Typen: All-in-One-Organisationssoftware, Fachbuchhaltung für gemeinnützige Körperschaften, NPO- und Sozialwirtschafts-ERP, Fundraising-Systeme mit Buchhaltungskern, allgemeine Cloud-Buchhaltung mit angepasstem Kontenrahmen, Desktop-Kaufsoftware und Open Source im Eigenbetrieb. Rechtsform, Budgetgröße und Zahl der Geldgeber entscheiden, welcher Typ passt.

Quer durch alle sieben Typen läuft die Frage nach dem Kontenrahmen. Für den gemeinnützigen Bereich hat DATEV als Herausgeber den SKR 42 aufgelegt, der den älteren SKR 49 abgelöst hat. Beide Kontenrahmen bilden die vier steuerlichen Sphären ab und ordnen jedem Konto einen Tätigkeitsbereich zu. Programme ohne NPO-Kontenrahmen arbeiten mit SKR 03 oder SKR 04 und bilden die Sphären über Kostenstellen nach, was trägt, solange die Zahl der Projekte überschaubar bleibt.

Die Auswahl im DACH-Raum verteilt sich ungleich über die Typen. Deutschland stellt das breiteste Feld von der Vereinssoftware bis zum Sozialwirtschafts-ERP, Österreich und die Schweiz bringen eigene Fachbuchhaltungen mit, die auf Vereinsgesetz, Obligationenrecht und den Rechnungslegungsstandard Swiss GAAP FER 21 zugeschnitten sind. Wer in mehreren Ländern arbeitet, prüft die Mandantenfähigkeit deshalb früh.

Hinter der Typologie steht eine zweite Grundsatzfrage: ein System für alles oder ein Verbund aus Spezialisten. Die folgende Gegenüberstellung zeigt beide Wege mit ihren Kosten. In der Praxis wählen viele Organisationen den Mittelweg und lassen die Spenderdaten im Fundraising-Tool, während die Buchhaltung in der Fachsoftware läuft und eine Schnittstelle die Summen übergibt.

All-in-One-Organisationssoftware

Mitglieder, Beiträge, Spenden und Buchhaltung laufen in einem System. Beliebt bei Vereinen und Verbänden mit ehrenamtlicher Verwaltung, weil ein Login und ein Vertrag genügen. Die Buchhaltung bleibt häufig flacher als in einer Fachlösung.

Fachbuchhaltung für gemeinnützige Körperschaften

Doppelte Buchführung mit NPO-Kontenrahmen, Sphärenrechnung, Kostenstellen und Kostenträgern. Passend für Stiftungen, gGmbH und mittlere Vereine, die einen prüffesten Jahresabschluss und einen DATEV-Export brauchen.

NPO- und Sozialwirtschafts-ERP

Finanzbuchhaltung, Anlagen, Personal, Fördermittel und Konzernrechnung für große Träger der Wohlfahrtspflege. Einführung als Projekt mit Beratung, dafür Fondsrechnung, Mandanten und Konsolidierung in einem System.

Fundraising-System mit Buchhaltungskern

Die Spender- und Patenschaftsverwaltung steht im Mittelpunkt, ein Buchhaltungsteil verbucht Eingänge und erzeugt Zuwendungsbestätigungen. Sinnvoll, wenn das Spendenaufkommen die Organisation prägt.

Allgemeine Cloud-Buchhaltung

Standardsoftware für kleine Unternehmen, über Kostenstellen und einen angepassten Kontenplan NPO-tauglich gemacht. Günstig und modern bedienbar, ohne eigenen Ausweis für Fonds und Sphären.

Desktop- und Kaufsoftware

Einmaliger Kaufpreis, lokale Datenhaltung, Aktualisierung über Updates. Verbreitet in kleinen Stiftungen, Kirchengemeinden und Vereinen mit Vorbehalten gegen Cloud-Speicherung. Datensicherung und Gerätewechsel bleiben Aufgabe der Organisation.

Open Source im Eigenbetrieb

Die Lizenz kostet nichts, Hosting, Updates, Sicherung und Anpassung kosten Geld oder ehrenamtliche Zeit. Geeignet, wenn technische Kompetenz dauerhaft in der Organisation vorhanden ist.

All-in-One
Ein System für Mitglieder, Spenden, Projekte und Buchhaltung
  • Ein Login, ein Vertrag, eine Rechnung und ein Ansprechpartner
  • Spender- und Mitgliederdaten stehen ohne Schnittstelle in der Buchhaltung bereit
  • Schnell eingeführt, gut für ehrenamtlich geführte Verwaltungen
  • Buchhaltung oft flacher, echter Fondsausweis und Konsolidierung fehlen häufig
Best-of-Breed
Fundraising- oder Verwaltungssystem plus eigene Fachbuchhaltung
  • Volle Buchhaltungstiefe mit Sphären, Fonds, Anlagen und DATEV-Export
  • Jedes Werkzeug spielt seine Stärke aus, Wechsel einzelner Bausteine bleibt möglich
  • Zwei Verträge, zwei Supportwege und eine Schnittstelle, die gepflegt werden will
  • Stammdaten laufen doppelt, ohne saubere Abstimmung driften die Bestände auseinander

Whitepaper
Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
2026
Ratgeber für Entscheider
Kostenloser Download

Whitepaper:
Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen 2026

Der Leitfaden für Vorstand, Geschäftsführung und Finanzverwaltung: Buchführungspflichten im gemeinnützigen Bereich, die vier steuerlichen Sphären, der Kontenrahmen SKR 42, Fonds- und Projektbuchhaltung, Verwendungsnachweise für Zuwendungsgeber sowie eine Vergleichsmatrix der wichtigsten NPO-Programme im DACH-Raum.

NPO-Buchhaltung SKR 42 Sphärenrechnung Mittelverwendung Zuwendungsbestätigung Fördermittel DSGVO
PDF · 32 Seiten · Kostenlos · Versand per E-Mail
Präsentiert von

Nach Ihrer Bestätigung per E-Mail gelangen Sie direkt zum Download. Datenschutzerklärung

Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen

Waage mit drei Gewichten auf der linken Seite (Fonds&buchhaltung, Daten&schutz, Preis) und "Zukünftige Compliance?" auf der rechten Seite, daneben ein oranges Gewicht "Zuwendungsrecht"
Neun Kriterien wiegen unterschiedlich schwer, das Zuwendungsrecht entscheidet bei gemeinnützigen Organisationen am Ende die Auswahl.

Neun Kriterien entscheiden über die Eignung einer Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen: Kontenrahmen und Sphärenrechnung, Fonds- und Projektbuchhaltung, Fördermittelverwaltung, Zuwendungsbestätigungen, Rechnungslegung nach außen, GoBD und Revisionssicherheit, Datenschutz, Schnittstellen und Mandantenfähigkeit sowie Preis und Ausstieg.

Der erste Blick gilt dem Kontenrahmen. Ohne einen Kontenplan für gemeinnützige Körperschaften landet die Sphärentrennung in einer Nebenrechnung, und die Aufteilung der Vorsteuer zwischen Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb wird zur Schätzung. Der zweite Blick gilt dem Geld mit Auflage: Zweckgebundene Spenden, Projektmittel und Stiftungszuschüsse gehören als eigener Bestand geführt, damit der Restmittelstand je Zweck jederzeit ablesbar bleibt.

Für Deutschland setzt die Abgabenordnung den Rahmen. Paragraf 55 Absatz 1 Nummer 5 AO verlangt die Verwendung der Mittel spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender- oder Wirtschaftsjahren, Paragraf 62 Absatz 1 Nummer 3 AO erlaubt eine freie Rücklage von höchstens einem Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung zuzüglich höchstens 10 Prozent der übrigen zeitnah zu verwendenden Mittel. Eine gute Software rechnet beide Größen mit, statt sie der Steuerberatung zu überlassen. Für Zuwendungsbestätigungen führt das Bundeszentralamt für Steuern nach Paragraf 60b AO das Zuwendungsempfängerregister, in dem begünstigte Körperschaften mit Zweck und Bankverbindung geführt werden.

In Österreich regelt das Vereinsgesetz 2002 die Rechnungslegung. Nach Paragraf 22 VerG stellt ein Verein ab gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben von mehr als einer Million Euro in zwei aufeinanderfolgenden Rechnungsjahren einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung auf; oberhalb von drei Millionen Euro oder bei Publikumsspenden über einer Million Euro kommen ein erweiterter Jahresabschluss und eine Abschlussprüfung hinzu. Nachzulesen sind die Schwellen im Rechtsinformationssystem des Bundes. Spendenbegünstigte Einrichtungen melden zusätzlich jährlich an das Finanzamt, wofür die Software eine geeignete Datei erzeugen sollte.

In der Schweiz entscheidet der Handelsregistereintrag. Artikel 957 des Obligationenrechts, abrufbar über Fedlex, verpflichtet juristische Personen zur vollständigen Buchführung und Rechnungslegung, während nicht eintragungspflichtige Vereine und Stiftungen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen müssen. Swiss GAAP FER 21 ist kein Gesetz, sondern ein Rechnungslegungsstandard für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen; die Zewo-Zertifizierung setzt ihn voraus. Beträge bleiben in Franken stehen, eine Umrechnung verfälscht den Vergleich.

Drei Querschnittsthemen prüfen Organisationen unabhängig vom Land. Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare, unveränderbare Aufzeichnung samt Verfahrensdokumentation, und Paragraf 147 Absatz 3 AO nennt für Buchungsbelege acht Jahre Aufbewahrung, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Spenderdaten sind personenbezogene Daten, weshalb ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und ein klar benannter Serverstandort zum Pflichtprogramm gehören. Bankanbindung, DATEV-Export, XRechnung und ZUGFeRD sowie eigene Mandanten für Gliederungen runden die Prüfliste ab.

Kontenrahmen und Sphärenrechnung
Vier steuerliche Sphären im laufenden Buchungssatz

Der Kontenplan bildet ideellen Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb getrennt ab. Umsatzsteuer und Vorsteueraufteilung folgen dieser Zuordnung, statt im Abschluss nachgerechnet zu werden.

NPO-Kontenrahmen wie SKR 42 mitgeliefertTätigkeitsbereich je Konto hinterlegtUmsatzsteuersätze je Sphäre steuerbarAuswertung je Sphäre auf Knopfdruck
Nachfrage im Gespräch: Lassen Sie sich eine Sphärenauswertung aus einem Echtmandanten zeigen, nicht den Kontenplan als PDF.
Fonds- und Projektbuchhaltung
Zweckgebundene Mittel als eigener Bestand

Zweckgebundene Spenden, Projektmittel und Stiftungszuschüsse gehören als Fonds geführt, ergänzt um Kostenstellen und Kostenträger. Der Restmittelstand je Zweck bleibt so jederzeit ablesbar und übersteht auch den Jahreswechsel.

Fonds oder Projekte als eigene BeständeKostenstellen und Kostenträger frei definierbarRestmittel je Projekt jederzeit abrufbarMehrjährige Projekte über den Jahreswechsel
Testfall: Buchen Sie im Test eine Spende mit Auflage, eine Ausgabe dagegen und lassen Sie sich den Rest anzeigen.
Zuwendungs- und Fördermittelverwaltung
Vom Bescheid bis zum Verwendungsnachweis

Zuwendungsbescheid, Mittelabruf, Eigenanteil und Verwendungsnachweis gehören in dasselbe System wie die Buchungen. Auswertungen nach Geldgeber und Förderzeitraum ersparen die jährliche Rekonstruktion aus Tabellen.

Bescheide mit Laufzeit und Höhe erfassbarAuswertung je Geldgeber und FörderzeitraumEigenanteil und Drittmittel getrennt ausgewiesenExport im Format des Zuwendungsgebers
Praxisfrage: Fragen Sie nach Referenzen mit demselben Zuwendungsgeber, dessen Formulare Sie ausfüllen müssen.
Spenden und Zuwendungsbestätigungen
Amtliches Muster, Sammelbestätigung, Meldewege

Bestätigungen entstehen aus den gebuchten Eingängen, einzeln oder als Jahressammelbestätigung, mit Zweitschrift und Protokoll. Das Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern führt die begünstigten Körperschaften nach Paragraf 60b AO.

Einzel- und Sammelbestätigung aus der BuchhaltungVersand als Druck und als E-MailZweitschriften dokumentiertSpendenarten und Sachspenden unterscheidbar
Achtung: Bestätigungen aus einem separaten Tool führen regelmäßig zu Differenzen zwischen Spendenliste und Buchhaltung.
Rechnungslegung und Nachweis nach außen
Mittelverwendung, Jahresabschluss, Prüfung

Mittelverwendungsrechnung, Rücklagenspiegel und Jahresabschluss gehören zum Lieferumfang. Wirtschaftsprüfung, Stiftungsaufsicht und Spendensiegel verlangen eigene Aufstellungen, in der Schweiz orientiert an Swiss GAAP FER 21, in Österreich am Vereinsgesetz 2002.

Mittelverwendungsrechnung als StandardauswertungRücklagen nach Paragraf 62 AO abbildbarJahresabschluss oder Einnahmen-Überschuss-RechnungPrüferzugang mit eigenem Leserecht
Früh klären: Holen Sie die Kassenprüfung oder den Wirtschaftsprüfer in die Auswahl, bevor der Vertrag unterschrieben wird.
GoBD, Revisionssicherheit und Archiv
Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation

Buchungen bleiben nachvollziehbar und unveränderbar, Belege liegen revisionssicher im Archiv. Paragraf 147 Absatz 3 AO nennt acht Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.

Festschreibung von Buchungen mit ProtokollBelegarchiv mit VolltextsucheMuster einer Verfahrensdokumentation vorhandenExport der Daten im GoBD-Format
Pflichtstück: Die Verfahrensdokumentation schreibt kein Programm von allein, ein Muster des Herstellers spart trotzdem Tage.
Datenschutz und Serverstandort
Spenderdaten sind personenbezogene Daten

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, ein benannter Serverstandort und ein Löschkonzept gehören zum Mindestumfang. Bei Spender- und Mitgliederdaten kommen Auskunfts- und Löschansprüche hinzu, die im Programm bedienbar sein müssen.

Auftragsverarbeitungsvertrag ohne ZusatzkostenServerstandort schriftlich zugesichertRollen und Rechte fein einstellbarLösch- und Auskunftsfunktion vorhanden
Grenzfall: Prüfen Sie bei Schweizer Organisationen zusätzlich das revidierte Datenschutzgesetz, nicht nur die DSGVO.
Schnittstellen und Mandantenfähigkeit
Bank, DATEV, E-Rechnung, Gliederungen

Bankanbindung, DATEV-Export, Zahlungsdienstleister und der Empfang strukturierter Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD bestimmen den täglichen Aufwand. Gliederungen und Tochtergesellschaften brauchen eigene Mandanten mit gemeinsamer Auswertung.

Bankanbindung mit automatischem AbgleichDATEV-Export für die SteuerberatungXRechnung und ZUGFeRD im EmpfangMandanten je Gliederung mit Gesamtsicht
Kostenfalle: Manche Hersteller rechnen jeden zusätzlichen Mandanten wie eine eigene Lizenz ab.
Preis, Gesamtkosten und Ausstieg
Staffeln, Rabatte, Datenexport

Vergleichen Sie die Staffel nach Nutzerzahl oder Jahresbudget, die Kosten der Einführung und den Preis für den vollständigen Datenexport. Sonderkonditionen für anerkannt gemeinnützige Körperschaften sind verbreitet, werden aber selten auf der Preisseite genannt.

Staffel nachvollziehbar und schriftlichNachlass für gemeinnützige Körperschaften erfragtKündigungsfrist und Datenexport geregeltEinführung und Schulung separat ausgewiesen
Kostenlos
Open Source und Gratis-Tarife 0 €
Einstieg
Kleine Vereine und Stiftungen 10 bis 25 € im Monat
Standard
Doppelte Buchführung mit Sphären 25 bis 80 € im Monat
NPO-ERP
Sozialwirtschaft und große Träger auf Anfrage
Verhandeln: Der Freistellungsbescheid ist das Argument, das Sonderkonditionen auslöst. Legen Sie ihn dem Angebot bei.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Software passt zu Ihrer gemeinnützigen Organisation?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Welche Rechtsform hat Ihre Organisation?
Die Rechtsform bestimmt Buchführungspflicht und Prüfungsumfang.
Eingetragener Verein
Mitgliederversammlung, Vorstand und Kassenprüfung als Rahmen.
Stiftung
Stiftungsaufsicht, Vermögenserhalt und Ausschüttung aus Erträgen.
gGmbH oder gUG
Handelsrechtliche Buchführung mit Bilanz und Anhang.
Verband oder Körperschaft öffentlichen Rechts
Gliederungen, Mandanten und konsolidierte Auswertung.
Frage 2 von 5
Wie hoch ist Ihr Jahresbudget?
Budgetgröße und Nachweispflichten hängen eng zusammen.
Bis 100.000 €
Kleine Organisation, zeitnahe Mittelverwendung gesetzlich erleichtert.
100.000 bis 1 Mio. €
Mehrere Projekte, erste Fördermittel mit Verwendungsnachweis.
1 bis 10 Mio. €
Doppelte Buchführung, Prüfung und mehrere Kostenträger.
Mehr als 10 Mio. €
Sozialwirtschaft, Konsolidierung und Fördermittelrechnung.
Frage 3 von 5
Wie führen Sie Ihre Bücher?
Der heutige Stand entscheidet über Aufwand und Programmtyp.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Kassenbuch und einfache Aufzeichnung der Zahlungen.
Doppelte Buchführung mit Jahresabschluss
Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang.
Doppelte Buchführung mit Fonds- und Projektrechnung
Zweckbindungen und Kostenträger bereits im Einsatz.
Noch unentschieden
Umstellung steht an, Beratung erwünscht.
Frage 4 von 5
Woher kommen Ihre Mittel überwiegend?
Die Mittelherkunft bestimmt die Nachweispflichten.
Mitgliedsbeiträge
Beitragslauf, SEPA-Einzug und Mitgliederverwaltung im Fokus.
Spenden und Fundraising
Zuwendungsbestätigungen, Patenschaften und Spenderdaten.
Öffentliche Zuwendungen und Fördermittel
Zuwendungsbescheide, Mittelabruf und Verwendungsnachweis.
Leistungsentgelte aus dem Zweckbetrieb
Fakturierung, Kostenträger und Umsatzsteuer je Sphäre.
Frage 5 von 5
In welchem Land sitzt Ihre Organisation?
Rechnungslegung und Spendenrecht unterscheiden sich je Land.
Deutschland
Abgabenordnung, GoBD und Zuwendungsempfängerregister.
Österreich
Vereinsgesetz 2002 und Spendenbegünstigung nach dem EStG.
Schweiz
Obligationenrecht, Swiss GAAP FER 21 und Zewo.
Fast geschafft
Wohin sollen wir Ihre Empfehlung senden?

Sagen Sie uns, wohin wir Ihre persönliche Empfehlung schicken dürfen. Wir melden uns per E-Mail.

Vielen Dank, {vorname}

Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns in Kürze mit Ihrer persönlichen Empfehlung per E-Mail.

Wie Sie eine Buchhaltungssoftware in einer gemeinnützigen Organisation erfolgreich einführen

Gestapelte Kartonboxen mit Nummern 1-6, oben ein Dokument mit "KONTENPLAN 2024" sichtbar. Box 6 trägt orange Aufkleber "Eröffnungsbestände zuerst"
Sechs Kartons, sechs Phasen: Ohne saubere Eröffnungsbestände steht der ganze Stapel schief.

Die Einführung verläuft in sechs Phasen von der Bestandsaufnahme über Anforderungen, Einrichtung des Kontenplans und Datenübernahme bis zu Parallelbetrieb und Regelbetrieb. Realistisch vergehen sechs bis zwölf Monate, weil ein voller Abrechnungszyklus mit Jahresabschluss dazugehört.

Der Zeitpunkt zählt mehr als in einem Unternehmen. Ein Wechsel zum Beginn des Wirtschaftsjahres erspart die Aufteilung laufender Projekte auf zwei Systeme. Gemeinnützige Organisationen binden außerdem ein Gremium ein: Der Vorstand beschließt die Anschaffung, die Kassenprüfung oder der Wirtschaftsprüfer sieht sich die geplanten Auswertungen vorher an, und bei öffentlichen Zuwendungen erfährt der Geldgeber von der Umstellung, bevor der erste Verwendungsnachweis aus dem neuen System kommt.

Zwei Kennzahlen zeigen später, ob die Umstellung gelungen ist: die Zahl der Arbeitstage bis zum fertigen Verwendungsnachweis und der Anteil der Projekte mit tagesaktuellem Mittelstand. Beide Werte gehören vor dem Start gemessen, sonst fehlt der Vergleichsmaßstab.

3 bis 6 Wochen

Bestandsaufnahme und Beschluss

Sphären, Projekte, Fonds und Geldgeber werden aufgelistet, der Vorstand oder das zuständige Gremium beschließt die Anschaffung und benennt eine verantwortliche Person.

Sphären und Zweckbetriebe erfassenLaufende Zuwendungsbescheide sammelnVorstandsbeschluss herbeiführenVerantwortung und Vertretung benennen
1
4 bis 8 Wochen

Anforderungen und Test

Entlang der neun Auswahlkriterien entsteht ein kurzes Lastenheft. Zwei Kandidaten werden mit echten Buchungsfällen aus dem eigenen Haus getestet, Referenzen kommen aus dem gleichen Feld.

Lastenheft mit Muss- und Kann-KriterienZwei Testzugänge parallel einrichtenEchte Buchungsfälle durchspielenReferenzorganisation anrufen
2
3 bis 6 Wochen

Kontenrahmen und Strukturen einrichten

Kontenplan, Sphären, Kostenstellen, Kostenträger und Fonds werden aufgesetzt, dazu Rollen und Rechte für Haupt- und Ehrenamt.

NPO-Kontenrahmen übernehmen und kürzenFonds je Zweckbindung anlegenKostenträger je Förderprojekt anlegenRollen, Rechte und Vertretungen setzen
3
3 bis 6 Wochen

Datenübernahme

Eröffnungsbestände, offene Posten, Spender- und Projektstammdaten sowie laufende Zuwendungsbescheide wandern ins neue System, jeder Bestand wird abgestimmt.

Eröffnungsbilanz oder Anfangsbestände buchenOffene Posten abstimmenSpenderdaten entdoppelnAltsystem lesend archivieren
4
ein Quartal

Parallelbetrieb

Ein voller Abrechnungszyklus läuft in beiden Systemen. Fondsbestände und Projektsalden werden abgeglichen, ein Probe-Verwendungsnachweis zeigt die Lücken früh.

Monatsabschluss doppelt erstellenFondsbestände abgleichenProbe-Verwendungsnachweis ziehenAbweichungen dokumentieren
5
laufend

Regelbetrieb und Abschluss

Jahresabschluss, Mittelverwendungsrechnung und Prüfung laufen im neuen System. Die Verfahrensdokumentation wird fortgeschrieben, Auswertungen werden nachgeschärft.

Jahresabschluss im neuen SystemMittelverwendungsrechnung erstellenVerfahrensdokumentation fortschreibenKennzahlen gegen den Ausgangswert messen
6
6
Phasen bis zum Regelbetrieb
6 bis 12
Monate Gesamtdauer
1
Quartal Parallelbetrieb
2
Kennzahlen vor dem Start messen

Die häufigsten Fehler bei der Einführung

Ein umgekippter Einkaufswagen mit verstreuten Dokumenten und einer orangefarbenen Lupe mit der Aufschrift "PROJEKT OHNE KOSTENTRÄGER"
Ein Projekt ohne eigenen Kostenträger verteilt seine Belege über die ganze Buchhaltung und taucht im Verwendungsnachweis nie vollständig auf.

Sieben Fehler wiederholen sich in gemeinnützigen Organisationen: eine vertagte Sphärentrennung, Projektmittel ohne Fonds, zu fein geschnittene Strukturen, ungeprüfte Altdaten, eine Auswahl ohne Steuerberatung, Zuwendungsbestätigungen außerhalb der Buchhaltung und eine fehlende Verfahrensdokumentation.

Die Fehler unterscheiden sich in ihren Folgen deutlich. Eine zu feine Projektstruktur kostet Pflegeaufwand und Nerven, mehr nicht. Eine vertagte Sphärentrennung und nicht nachgewiesene Mittelverwendung berühren dagegen die Gemeinnützigkeit selbst, und damit die Steuerbefreiung und die Berechtigung, Zuwendungsbestätigungen auszustellen. Jeder Eintrag nennt deshalb neben dem Fehler auch die Lösung, die im laufenden Betrieb funktioniert.

1
Sphärentrennung auf den Abschluss vertagt

Wer alles auf Sammelkonten bucht und erst im Jahresabschluss sortiert, schätzt bei Umsatzsteuer und Vorsteueraufteilung und riskiert Nachforderungen.

Den Tätigkeitsbereich fest im Konto verankern, damit jede Buchung sofort in ihrer Sphäre landet.
2
Zweckgebundene Mittel ohne Fonds

Laufen Projektmittel ohne Fonds oder Kostenträger, bleibt der Restmittelstand eine Schätzung und der Verwendungsnachweis eine Rekonstruktion.

Je Zweckbindung einen Fonds anlegen und Ausgaben konsequent dagegen buchen.
3
Projektstruktur zu fein geschnitten

Vierzig Kostenträger für zwölf Projekte pflegt nach dem zweiten Jahr niemand mehr, die Auswertung wird dadurch schlechter statt besser.

Die Struktur an den Nachweispflichten ausrichten, nicht an der Organigramm-Logik.
4
Altdaten ungeprüft übernommen

Doppelte Spenderdatensätze, alte Mandate und falsche Anfangsbestände wandern mit ins neue System und verfälschen jede Auswertung.

Vor der Migration entdoppeln, Bestände abstimmen und nur geprüfte Daten übernehmen.
5
Auswahl ohne Steuerberatung und Prüfung

Wer die Software allein im Vorstand aussucht, erfährt erst beim Abschluss, dass die benötigten Auswertungen fehlen.

Steuerberatung, Kassenprüfung oder Wirtschaftsprüfung vor der Entscheidung auf die Auswertungen schauen lassen.
6
Zuwendungsbestätigungen außerhalb der Buchhaltung

Bestätigungen aus einer Tabelle oder Textverarbeitung laufen von den gebuchten Eingängen weg, Zweitschriften fehlen, Rückfragen enden im Suchen.

Bestätigungen ausschließlich aus den gebuchten Spendeneingängen erzeugen und jeden Druck protokollieren.
7
Verfahrensdokumentation nie geschrieben

Belege werden digital erfasst, die Beschreibung des Verfahrens fehlt. Bei einer Prüfung fällt die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung auf die Organisation zurück.

Ein Muster des Herstellers übernehmen, auf die eigene Organisation anpassen und jährlich fortschreiben.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen wirklich?

Mehrere Stahlmaßstäbe mit Euro-Münzen und orange Etikett "DNS Einführung"
Vier Preisstufen von kostenlos bis NPO-ERP, und auf jeder Stufe kommt die Einführung als eigener Posten hinzu.

Die Spanne reicht von kostenlos über rund 10 bis 25 Euro im Monat für den Einstieg und rund 25 bis 80 Euro im Monat für die Standardklasse bis zu vierstelligen Einführungsprojekten beim NPO-ERP. Der Lizenzpreis bildet dabei selten mehr als die Hälfte der Gesamtkosten ab.

Sechs Preismodelle prägen den Markt: die Staffel nach Nutzerzahl, die Staffel nach Jahresbudget oder Mitgliederzahl, der Modulpreis, die Kauflizenz mit Wartungsvertrag, Open Source im Eigenbetrieb und der Projektpreis nach Aufwand. Für gemeinnützige Organisationen kommen zwei Besonderheiten hinzu: Mehrere Hersteller vergeben Sonderkonditionen an anerkannt gemeinnützige Körperschaften, und einige Programme stellen einen dauerhaft kostenfreien Tarif für sehr kleine Organisationen bereit. Der Nachweis der Gemeinnützigkeit läuft in Deutschland über den Freistellungsbescheid oder den Feststellungsbescheid nach Paragraf 60a AO.

Drei Entwicklungen verschieben die Kosten in den kommenden Jahren. Der Kontenrahmen SKR 42 hat den SKR 49 abgelöst, was bei älteren Installationen einen einmaligen Umstellungsaufwand auslöst. Das Zuwendungsempfängerregister beim Bundeszentralamt für Steuern verschiebt die Zuwendungsbestätigung weiter Richtung Datenübermittlung. Und die E-Rechnung erreicht gemeinnützige Organisationen überall dort, wo sie unternehmerisch tätig sind, also im Zweckbetrieb und im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Der Empfang strukturierter Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD gehört deshalb auf die Prüfliste, auch wenn der ideelle Bereich außen vor bleibt.

Preise auf Anfrage sind im NPO-Segment die Regel, nicht die Ausnahme. Fordern Sie ein schriftliches Angebot mit getrennt ausgewiesenen Posten für Lizenz, Einführung, Datenübernahme, Schulung und Wartung an, und lassen Sie sich den Preis für den vollständigen Datenexport beim Ausstieg gleich mitgeben.

Kostenlos 0 € dauerhaft

Open-Source-Programme ohne Lizenzkosten sowie dauerhaft freie Tarife für sehr kleine Organisationen. Hosting, Sicherung und Pflege verursachen bei Eigenbetrieb dennoch Aufwand, der bezahlt oder ehrenamtlich geleistet wird.

Einstieg 10 bis 25 € pro Monat

Kleine Vereine und Stiftungen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder einfacher doppelter Buchführung. Meist ein bis drei Nutzer, Bankanbindung und Belegarchiv inklusive, Fondsrechnung selten enthalten.

Standard 25 bis 80 € pro Monat

Doppelte Buchführung mit Sphären, Kostenstellen, Zuwendungsbestätigungen und mehreren Nutzern. In dieser Klasse liegen die meisten NPO-tauglichen Cloud-Programme im DACH-Raum.

NPO-ERP auf Anfrage Projektpreis

Fonds- und Fördermittelrechnung, Mandanten, Konsolidierung und Support mit zugesicherter Reaktionszeit. Die Einführung läuft als Projekt und erreicht regelmäßig einen vierstelligen Betrag, oft deutlich darüber.

Versteckte Kosten (TCO)

Acht Posten stehen selten im Angebot und bestimmen trotzdem die Gesamtkosten: Einführung und Datenübernahme, die Anpassung des Kontenrahmens, Zusatzmodule für Fonds-, Anlagen- oder Fördermittelbuchhaltung, Hosting und Pflege bei Open Source und Desktop, Schulung von Haupt- und Ehrenamt, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung trotz Software, Gebühren je Zahlungseingang bei angebundenen Spendendiensten sowie der Datenexport beim Anbieterwechsel. Rechnen Sie diese Posten vom ersten Angebot an mit.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie gut kennen Sie sich mit NPO-Buchhaltung aus?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Wie viele steuerliche Sphären unterscheidet das deutsche Gemeinnützigkeitsrecht? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Das Gemeinnützigkeitsrecht kennt vier Sphären: den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung, den Zweckbetrieb und den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer richten sich nach dieser Zuordnung. Eine NPO-Software bildet die Trennung bereits im Kontenplan ab.
2 Welcher Kontenrahmen hat den SKR 49 für Vereine, Stiftungen und gGmbH abgelöst? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. Der SKR 42 ist der aktuelle Kontenrahmen für den gemeinnützigen Bereich und hat den älteren SKR 49 abgelöst. SKR 03 und SKR 04 sind Standardkontenrahmen für Gewerbebetriebe ohne Sphärenlogik. Ältere Installationen stehen deshalb vor einem einmaligen Umstellungsaufwand.
3 Was bedeutet zeitnahe Mittelverwendung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Paragraf 55 Absatz 1 Nummer 5 AO verlangt die Verwendung der Mittel spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender- oder Wirtschaftsjahren. Körperschaften mit jährlichen Einnahmen bis 100.000 Euro nimmt das Gesetz von dieser Pflicht aus. Rücklagen nach Paragraf 62 AO bleiben daneben zulässig.
4 Wofür steht Swiss GAAP FER 21? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Swiss GAAP FER 21 regelt die Rechnungslegung gemeinnütziger Non-Profit-Organisationen in der Schweiz und ist kein Gesetz, sondern ein Standard. Die Zewo-Zertifizierung setzt seine Anwendung voraus. Die gesetzliche Buchführungspflicht selbst folgt aus Artikel 957 des Obligationenrechts.
5 Was leistet eine Fondsbuchhaltung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Eine Fondsbuchhaltung führt jede Zweckbindung als eigenen Bestand und zeigt jederzeit, wie viel Geld für welchen Zweck noch offen steht. Genau diese Sicht verlangen Zuwendungsgeber im Verwendungsnachweis. Mit Kapitalanlage hat der Begriff nichts zu tun.

Glossar: die wichtigsten Begriffe der NPO-Buchhaltung

Von der Sphärenrechnung bis zum Verwendungsnachweis: Die Fachbegriffe, die im Gespräch mit Anbietern, Steuerberatung und Zuwendungsgebern fallen, kurz und anbieterneutral erklärt.

Gemeinnützigkeit

Gemeinnützigkeit ist ein Status nach den Paragrafen 51 bis 68 der Abgabenordnung. Eine Körperschaft erhält ihn, wenn sie ausschließlich, unmittelbar und selbstlos steuerbegünstigte Zwecke verfolgt. Der Status begründet die Steuerbefreiung und die Berechtigung, Zuwendungsbestätigungen auszustellen.

Vier-Sphären-Modell

Das Vier-Sphären-Modell ordnet jeden Geschäftsvorfall einer gemeinnützigen Körperschaft dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu. Von dieser Zuordnung hängen Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer ab.

Ideeller Bereich

Der ideelle Bereich umfasst die satzungsgemäße Tätigkeit ohne Gegenleistung, also Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse und ehrenamtliche Arbeit. Einnahmen aus diesem Bereich bleiben körperschaft- und gewerbesteuerfrei und unterliegen nicht der Umsatzsteuer.

Vermögensverwaltung

Zur Vermögensverwaltung zählen Erträge aus der Nutzung des eigenen Vermögens, etwa Zinsen, Dividenden und langfristige Vermietung. Diese Erträge bleiben steuerbegünstigt, solange keine gewerbliche Betätigung hinzukommt.

Zweckbetrieb

Ein Zweckbetrieb ist ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, der den Satzungszweck selbst verwirklicht, beispielsweise eine Werkstatt für behinderte Menschen oder ein Museumsshop im gesetzlich geregelten Umfang. Die Paragrafen 65 bis 68 AO nennen die Voraussetzungen.

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb umfasst Einnahmen außerhalb des Satzungszwecks, etwa Werbung, Sponsoring oder Festbewirtung. Nach Paragraf 64 Absatz 3 AO bleiben solche Einnahmen bis 50.000 Euro im Jahr von Körperschaft- und Gewerbesteuer frei.

SKR 42

Der SKR 42 ist der von DATEV herausgegebene Kontenrahmen für gemeinnützige Körperschaften. Er ordnet jedem Konto einen Tätigkeitsbereich zu und bildet die vier steuerlichen Sphären ab. Der SKR 42 hat den älteren SKR 49 abgelöst.

SKR 49

Der SKR 49 war der Vorgänger-Kontenrahmen für Vereine, Stiftungen und gGmbH. Viele Bestandsinstallationen arbeiten weiterhin damit, neue Projekte setzen auf den SKR 42. Beim Wechsel entsteht einmaliger Aufwand für die Kontenzuordnung.

Sphärenrechnung

Die Sphärenrechnung weist Einnahmen und Ausgaben getrennt nach den vier steuerlichen Bereichen aus. Sie bildet die Grundlage für die Steuererklärung der Körperschaft und für die Aufteilung der Vorsteuer.

Mittelverwendungsrechnung

Die Mittelverwendungsrechnung zeigt dem Finanzamt, dass die zugeflossenen Mittel zeitnah und satzungsgemäß verwendet worden sind. Sie stellt Zuflüsse, Verwendungen, Rücklagen und den verbleibenden Bestand gegenüber.

Zeitnahe Mittelverwendung

Nach Paragraf 55 Absatz 1 Nummer 5 AO sind Mittel spätestens in den auf den Zufluss folgenden zwei Kalender- oder Wirtschaftsjahren für den Satzungszweck einzusetzen. Körperschaften mit jährlichen Einnahmen bis 100.000 Euro sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Freie Rücklage

Die freie Rücklage nach Paragraf 62 Absatz 1 Nummer 3 AO darf höchstens ein Drittel des Überschusses aus der Vermögensverwaltung und darüber hinaus höchstens 10 Prozent der sonstigen zeitnah zu verwendenden Mittel aufnehmen. Ein nicht ausgeschöpfter Höchstbetrag lässt sich in den folgenden zwei Jahren nachholen.

Zuwendungsbestätigung

Die Zuwendungsbestätigung, umgangssprachlich Spendenquittung, weist eine Zuwendung für den Sonderausgabenabzug nach. Sie folgt einem amtlichen Muster und entsteht am besten unmittelbar aus den gebuchten Spendeneingängen, einzeln oder als Jahressammelbestätigung.

Zuwendungsempfängerregister

Das Bundeszentralamt für Steuern führt nach Paragraf 60b AO ein Register der Körperschaften, an die steuerbegünstigt zugewendet werden kann. Gespeichert werden unter anderem Name, Anschrift, steuerbegünstigte Zwecke und Bankverbindung.

Fondsbuchhaltung

Die Fondsbuchhaltung führt jede Zweckbindung als eigenen Bestand. Zuflüsse erhöhen den Fonds, zweckgerechte Ausgaben verringern ihn, und der Restbestand je Zweck bleibt jederzeit ablesbar.

Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung ordnet Aufwendungen einem Projekt, einer Maßnahme oder einer Leistung zu. In gemeinnützigen Organisationen bildet sie die Grundlage für Verwendungsnachweise gegenüber Zuwendungsgebern.

Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis belegt einem öffentlichen oder privaten Zuwendungsgeber, wofür die bewilligten Mittel eingesetzt worden sind. Er besteht meist aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis mit Belegliste.

Swiss GAAP FER 21

Swiss GAAP FER 21 ist der Schweizer Rechnungslegungsstandard für gemeinnützige Non-Profit-Organisationen. Er verlangt unter anderem eine Rechnung über die Veränderung des Kapitals und eine Darstellung der Fonds. Die Zewo-Zertifizierung setzt seine Anwendung voraus.


Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen rund um Buchhaltung, Kontenrahmen, Zuwendungen und Kosten in gemeinnützigen Organisationen, kurz und anbieterneutral beantwortet.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen?

Eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen ist ein Programm, das Spenden, Fördermittel, Projekte und den Jahresabschluss einer steuerbegünstigten Körperschaft getrennt nach den vier steuerlichen Sphären verbucht. Neben der reinen Finanzbuchhaltung führt sie zweckgebundene Mittel als eigenen Bestand und erzeugt die Nachweise für Finanzamt und Zuwendungsgeber. Typische Bausteine sind ein Kontenrahmen für gemeinnützige Körperschaften, Kostenträger je Projekt, Zuwendungsbestätigungen und eine Mittelverwendungsrechnung.

Welchen Kontenrahmen nutzen gemeinnützige Organisationen?

Gemeinnützige Organisationen buchen in der Regel auf einem eigenen Kontenrahmen für Vereine, Stiftungen und gGmbH, der die vier steuerlichen Sphären trennt. Der von DATEV herausgegebene SKR 42 ist der aktuelle Kontenrahmen für diesen Bereich und hat den älteren SKR 49 abgelöst. Programme ohne NPO-Kontenrahmen arbeiten mit SKR 03 oder SKR 04 und bilden die Sphären über Kostenstellen nach, was bei wenigen Projekten funktioniert, bei vielen Zweckbindungen aber schnell unübersichtlich wird.

Was ist eine Mittelverwendungsrechnung?

Die Mittelverwendungsrechnung ist eine Aufstellung, die dem Finanzamt zeigt, dass die Mittel einer gemeinnützigen Organisation zeitnah und satzungsgemäß verwendet worden sind. Sie stellt Zuflüsse, Verwendungen, gebildete Rücklagen und den verbleibenden Bestand gegenüber. Nach Paragraf 55 Absatz 1 Nummer 5 der Abgabenordnung sind Mittel spätestens in den beiden auf den Zufluss folgenden Jahren einzusetzen, wobei Körperschaften mit jährlichen Einnahmen bis 100.000 Euro von dieser Pflicht ausgenommen sind.

Wie werden zweckgebundene Spenden richtig verbucht?

Zweckgebundene Spenden gehören in einen eigenen Fonds oder auf einen eigenen Kostenträger, damit der Restbestand je Zweck jederzeit erkennbar bleibt. Der Zufluss erhöht den Fonds, jede zweckgerechte Ausgabe verringert ihn, und am Jahresende steht der offene Betrag ohne Nebenrechnung fest. Wandert die Spende dagegen auf ein Sammelkonto, lässt sich die Zweckbindung später nur noch aus Belegen rekonstruieren.

Kann die Software Zuwendungsbestätigungen erstellen?

Die meisten NPO-Programme erzeugen Zuwendungsbestätigungen nach dem amtlichen Muster, einzeln und als Jahressammelbestätigung. Wichtig ist, dass die Bestätigungen aus den gebuchten Spendeneingängen entstehen und jeder Druck samt Zweitschrift protokolliert wird, sonst laufen Spendenliste und Buchhaltung auseinander. Das Bundeszentralamt für Steuern führt nach Paragraf 60b der Abgabenordnung zusätzlich das Zuwendungsempfängerregister mit den begünstigten Körperschaften.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen?

Die Spanne reicht von kostenlos für sehr kleine Organisationen über rund 10 bis 25 Euro im Monat im Einstieg und rund 25 bis 80 Euro im Monat in der Standardklasse bis zu vierstelligen Einführungsprojekten beim NPO-ERP. Der Lizenzpreis bildet selten mehr als die Hälfte der Gesamtkosten ab. Einführung, Datenübernahme, Zusatzmodule für Fonds- und Fördermittelbuchhaltung sowie Schulung kommen regelmäßig hinzu.

Welche kostenlosen oder vergünstigten Programme kommen für gemeinnützige Organisationen infrage?

Für gemeinnützige Organisationen kommen drei Wege infrage: Open-Source-Programme ohne Lizenzkosten, dauerhaft freie Tarife einzelner Anbieter für sehr kleine Organisationen und Sonderkonditionen, die mehrere Hersteller an anerkannt gemeinnützige Körperschaften vergeben. Bei Open Source entstehen trotzdem Kosten für Hosting, Sicherung und Pflege. Den Nachweis der Gemeinnützigkeit führen Organisationen in Deutschland über den Freistellungsbescheid oder den Feststellungsbescheid nach Paragraf 60a der Abgabenordnung.

Welche Software passt für gemeinnützige Organisationen in Österreich und der Schweiz?

Organisationen in Österreich und der Schweiz brauchen Programme nach dem jeweiligen Landesrecht, also nach dem Vereinsgesetz 2002 beziehungsweise nach dem Obligationenrecht und Swiss GAAP FER 21. In Österreich verlangt Paragraf 22 des Vereinsgesetzes ab gewöhnlichen Einnahmen oder Ausgaben von mehr als einer Million Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Jahresabschluss. In der Schweiz führen nicht im Handelsregister eingetragene Vereine und Stiftungen nach Artikel 957 des Obligationenrechts lediglich über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch.

4,1 11 Bewertungen

Wie hat Ihnen dieser Artikel gefallen?

Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
112 Vergleiche veröffentlicht
Alle Artikel

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert

Newsletter

Mehr solcher Vergleiche?
Jetzt kostenlos abonnieren.

Jeden Dienstag die besten Artikel aus dem Dr. Web-Magazin direkt in Ihr Postfach – kein Spam, jederzeit abmeldbar.

Einmal pro Woche, kein täglicher Spam
Jederzeit mit einem Klick abmeldbar
DSGVO-konform via Brevo