Buchhaltungssoftware für Ärzte Vergleich 2026
Das sind die besten 72 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
13 Min. Lesezeit
4,7 (112) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Metallschale mit Löffel, Notizblock und orange Preisschild mit "EUR"-Aufschrift auf weißem Hintergrund

Das Geld einer Arztpraxis kommt auf drei Wegen herein, und keiner davon folgt dem Rhythmus der Behandlung: Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt Abschläge und rechnet Monate später mit dem Honorarbescheid ab, die Privatliquidation nach der Gebührenordnung für Ärzte erzeugt offene Posten, und Selbstzahler legen den Betrag gleich auf den Tresen. Dazwischen stapeln sich Rechnungen für Praxisbedarf, Labor und Medizintechnik. Eine Buchhaltungssoftware für Ärzte nimmt diese Belege auf, verbucht Einnahmen und Ausgaben und bereitet die Zahlen so auf, dass Steuerbüro und Finanzamt damit arbeiten können. Drei Produktwelten treffen dabei aufeinander: spezialisierte Praxisbuchhaltung für Heilberufe, generalistische Buchhaltung mit Freiberufler-Eignung und Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul. Der folgende Ratgeber ordnet die Unterschiede, danach stehen 72 geprüfte Anbieter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Auswahl.


Mögliche Anbieter

Wir haben 72 Buchhaltungssoftware für Ärzte für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Abacus

Wittenbach, Schweiz Gegründet 1985 UID CHE-110.365.544

Abacus ist die ERP- und Finanzsoftware der Abacus Research AG aus Wittenbach bei St. Gallen. Die Suite deckt Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Electronic Banking und Reporting ab. Über offene REST-Schnittstellen lassen sich Drittsysteme anbinden.

Accountable

Berlin und Brüssel PSD2-Lizenz, BaFin-Aufsicht Kostenloser Free-Tarif

Accountable ist eine App mit Weboberfläche für Buchhaltung und Steuern von Selbstständigen, betrieben von der belgischen Accountable SA mit deutscher Niederlassung in Berlin. Abgedeckt sind Rechnungen, Belegscan, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Einkommensteuererklärung.

ADDISON

Marke von Wolters Kluwer Portal ADDISON Direkt ADDISON Campus

ADDISON ist die Rechnungswesen- und Kanzleisoftware von Wolters Kluwer; die Domain addison.de leitet auf den deutschen Auftritt des Konzerns weiter. Die Komplettlösung umfasst Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Anlagenbuchführung, Lohnabrechnung, Controlling und das Mandantenportal ADDISON Direkt.

Ärztekasse / Achilles

Urdorf, Schweiz Server in der Schweiz Über 23.000 Fachpersonen

Die Ärztekasse Genossenschaft in Urdorf bei Zürich bietet Praxissoftware und Abrechnungsdienstleistungen für Schweizer Praxen. Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso lassen sich auslagern; das Angebot umfasst außerdem das Ärztekasse-Konto, Factoring und eine Vorkontierung für die Buchhaltung.

AESKULAP

Herisau, Schweiz Gegründet 1995 Über 1300 Arztpraxen

AESKULAP ist die Ärztesoftware der Kern Concept AG aus Herisau, gegründet 1995. Das Praxissystem verbindet Patientenverwaltung, Leistungserfassung mit Tarif-Validator, Debitorenmanagement und elektronische Krankengeschichte mit einer mandantenfähigen Finanzbuchhaltung samt E-Banking-Anbindung.

Agenda

Rosenheim, Deutschland Deutsches Rechenzentrum GoBD-geprüft

Agenda ist die Rechnungswesen- und Lohnsoftware der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG aus Rosenheim. Für Unternehmen bündelt das Komplettpaket Finanzbuchführung, Offene-Posten-Buchführung, Kostenrechnung und Controlling, Anlagenbuchführung sowie den Jahresabschluss.

Atlanto

St. Gallen, Schweiz Erster Monat kostenlos Buchhaltung ab CHF 44.90

Atlanto ist eine Cloud-Business-Software der Atlanto AG aus St. Gallen. Das Modul Verkauf und Buchhaltung deckt Offerten, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung, Banking, Produkte und Lohnbuchhaltung ab. Daneben stehen ein kostenloser Kontaktmanager, Zeiterfassung, ein App Marktplatz und ein Treuhänder-Verzeichnis bereit.

Banana Accounting

Viganello, Schweiz Ab CHF 89 pro Jahr Free-Plan bis 70 Buchungen

Banana Buchhaltung Plus ist die Buchhaltungssoftware der Banana.ch SA aus Viganello im Tessin. Das Programm arbeitet tabellenbasiert und bietet doppelte Buchhaltung, Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Kassenbuch, Schweizer MWST-Abrechnung, Fakturierung mit QR-Code sowie Bilanz und Erfolgsrechnung als Bericht.

bexio

Rapperswil, Schweiz ISO 27001-zertifiziert Über 100'000 Kunden

bexio ist eine Cloud-Business-Software der bexio AG aus Rapperswil. Die Anwendung verbindet Buchhaltung, Offerten und QR-Rechnungen, Banking mit Anbindung an über 65 Schweizer Banken, Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung, Kontaktverwaltung und ein GeBüV-konformes Dokumenten-Archiv in einem Abonnement.

billomat

Berlin, Deutschland XRechnung und ZUGFeRD 14 Tage kostenlos testen

billomat ist eine Cloud-Lösung für Rechnungs- und Belegmanagement der aifinyo AG aus Berlin. Die Software erstellt Rechnungen samt XRechnung und ZUGFeRD, verwaltet Eingangsrechnungen, Mahnwesen sowie Zahlungszuweisung und übergibt Buchungen über DATEVconnect an die Steuerkanzlei.

bimetrics

Offenburg, Deutschland DATEV-Export inklusive 7 Tage Testphase

bimetrics ist eine KI-gestützte Cloud-Buchhaltung der bimetrics GmbH mit Sitz in Offenburg. Bis zu 100 Belege je Upload werden ausgelesen, Bankumsätze über GoCardless importiert und Zahlungen zugeordnet. Buchungen und Belege verlassen die Software als DATEV-Paket für die Steuerkanzlei.

bizSoft

Wien, Österreich 100 Prozent aus Österreich Eigene Seite für Ärzte

bizSoft ist eine österreichische Büro- und Buchhaltungssoftware der bizSoft Business Software GmbH aus Wien. Neben Fakturierung, Registrierkasse und Lagerverwaltung enthält die Software ein Buchhaltungsmodul mit FiBu-Kontierung, digitaler Belegverwaltung und Exporten zu BMD, DATEV, RZL und topal.

BMD

Steyr, Österreich Gegründet 1972 ISO 9001 zertifiziert

BMD ist die Business Software der BMD SYSTEMHAUS GesmbH aus Steyr in Oberösterreich. Die Standardlösung BMD NTCS deckt Buchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Lohnverrechnung, Fakturierung und Kassa ab. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird über die Schnittstelle zu FinanzOnline eingereicht.

BuchhaltungsButler

Berlin, Deutschland Deutsche Rechenzentren 14 Tage kostenlos testen

BuchhaltungsButler ist eine Cloud-Buchhaltungssoftware der BuchhaltungsButler GmbH aus Berlin. Für Praxen steht ein vordefiniertes Branchenpaket mit dem Kontenrahmen SKR03 bereit, dazu KI-gestützte Belegerkennung, automatischer Abgleich von Belegen und Zahlungen sowie der Datenaustausch mit der Steuerkanzlei über DATEV.

CANDIS

Berlin, Deutschland GoBD-zertifiziert 30 Tage kostenlos testen

CANDIS ist eine Software für digitales Rechnungsmanagement der Candis GmbH aus Berlin. Rechnungen werden per KI erfasst, nach Paragraf 14 UStG geprüft, in mehrstufigen Freigabeworkflows gesteuert und über die DATEV-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben. Das Archiv ist GoBD-zertifiziert.

Care01

Wien, Österreich ISO 9001 zertifiziert 1 Monat kostenlos testen

CARE01 ist eine webbasierte Ordinationssoftware der Peacequare GmbH aus Wien für Kassen- und Wahlarztpraxen, Ordinationsgemeinschaften und PVEs. Neben Patienten- und Terminverwaltung enthält das Programm ein Abrechnungs- und Buchhaltungsmodul mit Honorarnoten, Registrierkassenfunktion und Berichten für die Steuerberatung.

CashCtrl

Münchenstein, Schweiz Entwickelt seit 2012 QR-Rechnung inklusive

CashCtrl ist ein mandantenfähiges Cloud-ERP der CashCtrl AG aus Münchenstein bei Basel. Der Funktionsumfang reicht von Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Debitoren und Kreditoren mit QR-Rechnung über Auftragsbearbeitung und Lohnbuchhaltung bis zu Rollen für den Treuhandzugang.

CGM MEDISTAR

Koblenz, Deutschland Über 9.000 Praxen Server in Deutschland

CGM MEDISTAR ist die Praxissoftware der CompuGroup Medical Deutschland AG aus Koblenz für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte. Über 9.000 Praxen arbeiten damit. Das System vereint Patientendokumentation, alle TI-Pflichtanwendungen sowie die KBV-zertifizierte Abrechnung nach EBM und GOÄ.

CGM Z1 / CGM Dentalsysteme

Koblenz, Deutschland Über 25 Jahre Dentalsoftware Cloud oder lokal wählbar

CGM Dentalsysteme ist die Zahnarztsoftware-Sparte der CompuGroup Medical Deutschland AG in Koblenz. Zur Produktwelt gehören die serverbasierte Praxissoftware CGM Z1.PRO, der Klassiker CGM Z1, die Cloudlösung CGM XDENT sowie CGM HIGHDENT PLUS für Universitätszahnkliniken und MVZ.

Collmex

Saarbrücken, Deutschland Rechenzentrum in Köln ISO 27001 und ISO 9001

Collmex ist eine Cloud-Buchhaltungs- und ERP-Software der Collmex GmbH aus Saarbrücken, die seit 2003 am Markt ist. Die Pakete reichen von der reinen Buchhaltung über Rechnungsstellung bis zur Warenwirtschaft, enthalten sind die DATEV-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie eine DATEV-Schnittstelle.

Crésus

Yverdon-les-Bains, Schweiz Epsitec SA seit 1978 Cloud-Server in der Schweiz

Crésus ist die Buchhaltungs-, Fakturierungs- und Lohnsoftware der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains in der Schweiz. Die Module Finanzbuchhaltung, Faktura und Lohnbuchhaltung laufen unter Windows, macOS, Linux und in der Crésus Cloud. Abgedeckt sind MWST-Abrechnung, Bankanbindung, eBill und Swissdec.

Dampsoft

Damp, Schleswig-Holstein Seit 1986 am Markt Über 12.500 Kunden

DAMPSOFT aus Damp an der Ostsee entwickelt seit 1986 Praxisverwaltungssoftware für Zahnarztpraxen. Zum Portfolio gehören das serverbasierte DS-WIN, die webbasierte Lösung DS4 sowie die Zusatzprodukte AIVA, ATHENA und e-connect, ergänzt um Erweiterungen aus den Bereichen Finanzen und Abrechnung.

DATEV

Nürnberg, Deutschland Über 200 Software-Produkte Rund 40.000 Mitglieder

DATEV eG aus Nürnberg ist eine Genossenschaft der steuerberatenden, wirtschaftsprüfenden und rechtsberatenden Berufe mit rund 40.000 Mitgliedern. Für Unternehmen bündelt DATEV Rechnungswesen, Lohn und Personal sowie DATEV Unternehmen online als Austauschplattform mit der Steuerberatungskanzlei.

dekodi

Fürth, Deutschland Segment Ärzte und Heilberufe Arztpraxen seit 2013

dekodi X ist die Automatisierungssoftware für das Rechnungswesen der dekodi Deutscher Konverterdienst GmbH aus Fürth. Neben Steuerkanzleien, Onlinehandel sowie Franchise adressiert der Anbieter ausdrücklich Ärzte und Heilberufe, Patientenabrechnungen bereitet die Software für die Steuerberatung auf.

DURIA

Düren, Deutschland Genossenschaft seit 1993 TI-Zugangsdiensteanbieter

DURIA ist eine Praxisverwaltungssoftware für niedergelassene Ärzte, entwickelt von der Duria eG in Düren. Die Genossenschaft besteht seit 1993 und liefert DURIA classic sowie die grafische Variante DURIA². Abrechnung, Dokumentation und Telematik-Anbindung laufen zentral aus dem Programm heraus.

easybill

Kaarst, Deutschland Server in Deutschland Über 80.000 Unternehmen

easybill ist eine cloudbasierte Rechnungs- und E-Rechnungssoftware der easybill GmbH aus Kaarst, gegründet 2007. Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen online, ergänzt um Belegerfassung mit KI-Vorkontierung, vorbereitende Buchhaltung und eine DATEV-Anbindung für die Steuerberatung.

EASYGOÄ

München, Deutschland Über 30 Jahre am Markt Einmalpreis ohne Abo

EASYGOÄ ist eine Windows-Software für die Privatliquidation nach GOÄ von Dipl.-Inform. Lothar Reschke aus München. Das seit über 30 Jahren angebotene Programm verbindet Patientenverwaltung, elektronische Karteikarte, GOÄ-Abrechnung mit Regelprüfung sowie eine komplette Rechnungsverwaltung mit Mahnwesen.

Elexis

Baden-Dättwil, Schweiz Eclipse Public License DINAcon Award 2017

Elexis ist eine quelloffene Praxissoftware für die Arztpraxis; kommerzieller Träger ist die Medelexis AG aus Baden-Dättwil. Im Zentrum stehen die elektronische Krankengeschichte und ein eingeschlossenes Abrechnungssystem, daneben Agenda, Fakturierung und Debitorenübersicht, die sich auch einzeln nutzen lassen.

everbill

Wien, Österreich Server in Österreich 14 Tage kostenlos testen

everbill ist eine österreichische Online-Buchhaltung der everbill GmbH aus Wien, am Markt seit 2008. Rechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen, Kassenbuch und eine optionale Registrierkasse laufen in der Cloud, der BMD-Export gibt die aufbereiteten Daten an die Steuerberatung weiter.

EVIDENT

Bad Kreuznach, Deutschland Über 50 Jahre am Markt VDDS-Schnittstellen

EVIDENT ist eine modulare Zahnarzt-Praxissoftware der EVIDENT GmbH aus Bad Kreuznach, seit über 50 Jahren am Markt. Schon die Grundausstattung enthält Karteiführung, Abrechnung für Kasse und Privat, Offene-Posten-Verwaltung und Kassenbuch; Verwaltungs- und Finanzmodule kommen optional dazu.

FastBill

Frankfurt am Main Hosting in Deutschland Am Markt seit 2011

Cloud-Buchhaltung der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main, seit 2011 am Markt. Die Software verbindet Angebote und Rechnungen, digitale Belegerfassung mit Texterkennung, Multibanking mit Zahlungsabgleich, automatische Umsatzsteuervoranmeldung und einen DATEV-Export für die Steuerkanzlei.

Finom

Amsterdam, Niederlande E-Geld-Lizenz der DNB Daten bleiben in der EU

Finom ist ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion, betrieben von der PNL Fintech B.V. aus Amsterdam. Zum Konto mit deutscher IBAN gehören E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD, Belegscan mit automatischer Erkennung, Steuerformulare wie UStVA und EÜR sowie ein Export an DATEV, WISO, Lexware und sevdesk.

FreeFinance

Schwechat, Österreich Rechenzentrum Österreich 30 Tage kostenlos testen

FreeFinance ist eine österreichische Online-Buchhaltung der manubu gmbh aus Schwechat, einem Unternehmen der RISE-Gruppe. Die Software deckt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchführung ab, meldet direkt an FinanzOnline und bietet eine eigene Landingpage für Gesundheitsberufe.

ganyMED

Anger, Steiermark Entwicklung nach ISO 9001 Vertrieb Wien und Graz

ganyMED ist eine österreichische Ordinations- und Arztsoftware der Schachner & Schlemmer GmbH aus Anger in der Steiermark. Das Programm bündelt Patientenverwaltung, Kartei, Labor, Abrechnung, e-card- und ELGA-Anbindung, Terminplaner, Statistiken und einen Buchhaltungsteil für die Ordination.

GetMyInvoices

Kassel, Deutschland ISO/IEC 27001 zertifiziert Über 20.000 Kunden

GetMyInvoices ist eine Software für digitales Rechnungsmanagement der fino data services GmbH aus Kassel. Die Software sammelt Rechnungen automatisch aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern, prüft sie über Workflows, gibt sie frei und exportiert die Belege an DATEV, sevdesk, Lexware Office oder die Steuerkanzlei.

hellocash

Wieselburg, Österreich RKSV-konform 30 Tage kostenlos testen

helloCash ist eine österreichische Online-Registrierkasse der mRaP GmbH aus Wieselburg. Die browserbasierte Software erfüllt die RKSV, erstellt Rechnungen und Belege, verwaltet Kunden und Mitarbeiter, liefert Tages- und Monatsabschlüsse und exportiert Daten per CSV an Buchhaltungsprogramme.

Holvi

Anbieter aus Finnland FIN-FSA-Aufsicht DATEV-Schnittstelle

Holvi ist ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktionen der Holvi Payment Services Oy aus Finnland. Zum Leistungsumfang des Kontos gehören deutsche IBANs, Debitkarten, Rechnungen und E-Rechnungen, Belegerfassung per App, Umsatzsteuer-Vorschau sowie Exporte und eine DATEV-Schnittstelle über EBICS.

Infoniqa

Wels, Österreich Über 40.000 Kunden GoBD-konform in DE

Unter der Marke Suiteify bündelt Infoniqa ERP, Finance, HR und Payroll in einer Suite für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Hauptniederlassung ist die Infoniqa Holding GmbH in Wels. Der Finance-Bereich deckt Finanzbuchhaltung, Rechnungseingang, Anlagen und Abschluss ab.

INNOMED

Wien, Österreich Teil von CompuGroup Medical e-card-Anbindung

INNOMED ist eine modulare Ordinationssoftware für österreichische Arztpraxen, geführt als Produkt der CompuGroup Medical CEE GmbH in Wien. Die Praxissoftware verbindet Patientenkartei, Terminkalender und Leistungsverrechnung mit Registrierkasse, Kassabuch und der Abrechnung über die e-card.

KLARA

Luzern, Schweiz Über 50.000 Schweizer KMU Schweizer Hosting

KLARA ist eine Schweizer Cloud-Business-Software der ePost Service AG in Luzern. Die Plattform verbindet Buchhaltung, Auftrags- und Kundenverwaltung, Lohn, Kassensystem und Online-Terminbuchung, erkennt Belege per KI, gleicht Bankbewegungen in Echtzeit ab und erstellt die MWST-Abrechnung.

Kontist

Berlin, Deutschland Konten bei Solaris Einlagen bis 100.000 Euro

Kontist ist ein Geschäftskonto für Selbstständige mit integrierter Buchhaltung, betrieben von der Shine Germany GmbH in Berlin. Die App schätzt die Steuerlast in Echtzeit, bildet Rücklagen, verwaltet Belege sowie Rechnungen und liefert Exporte für die Steuerkanzlei.

Latido

Wien, Österreich Über 3.200 Ordinationen ISO 27001 Rechenzentren

Latido ist eine webbasierte Ordinations- und Praxissoftware der Latido Health Tech GmbH in Wien. Die Anwendung verbindet Terminkalender, Patientenkartei und Arzt-Patienten-Kommunikation mit einem Finanzbereich aus Honorarnoten, Registrierkasse, Mahnwesen und Export für die Steuerberatung.

lemniscus

Karlsruhe, Deutschland BSI C5 Typ 1 Testat 30 Tage Testmonat

lemniscus ist eine Cloud-Praxisverwaltung der pgt technology scouting GmbH aus Karlsruhe. Die Software verbindet Terminkalender, Patientyverwaltung und Rechnungsstellung mit einer Buchhaltung, die Kontoauszüge einliest, Belege aufnimmt, eine Kasse mit TSE anbindet und DATEV-konform an die Steuerkanzlei exportiert.

Lexware buchhaltung

Freiburg, Deutschland Teil der Haufe Group Kontenrahmen für Ärzte

Lexware buchhaltung ist die Desktop-Finanzbuchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg. Das Windows-Programm deckt Einnahmen-Überschuss-Rechnung und doppelte Buchführung mit Bilanz, GuV und E-Bilanz ab. Enthalten sind DATEV-kompatible Kontenrahmen samt eigenem Kontenrahmen für Ärzte.

Lexware Office

Freiburg, Deutschland GoBD-zertifiziert Monatlich kündbar

Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg. Belege werden per App fotografiert und ausgelesen, Bankumsätze automatisch zugeordnet, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung laufen mit, und die Daten gehen per Klick in die Steuerkanzlei.

medatixx

Eltville am Rhein KOB-zertifiziert 90 Tage Gratisversion

medatixx ist das Praxisverwaltungssystem der medatixx GmbH & Co. KG aus Eltville am Rhein. Die KOB-zertifizierte Praxissoftware deckt Dokumentation, Terminplanung sowie Kassen- und Privatabrechnung ab, hält Stammdaten per Selbst-Update aktuell und enthält den TI-Anschluss als TI as a Service.

MEDICAL OFFICE

Schwerin, Deutschland Über 50 Mitarbeitende Zertifizierte Cloud-TSE

MEDICAL OFFICE ist das Praxisverwaltungssystem der INDAMED EDV-Entwicklung und -Vertrieb GmbH aus Schwerin. Die modulare Software deckt KV-, Privat- und BG-Abrechnung, Dokumentation, Labor und Termine ab. Als Zusatzmodule stehen eine Buchhaltungsschnittstelle sowie eine zertifizierte Cloud-TSE bereit.

MILKEE

Winterthur, Schweiz QR-Rechnungen 14 Tage gratis testen

MILKEE ist eine Schweizer Cloud-Buchhaltung der MILKEE GmbH aus Winterthur, gegründet 2022. Die Software richtet sich an Selbstständige mit Einzelfirma und an GmbH. Abgedeckt sind Milchbüechli-Rechnung, doppelte Buchhaltung, QR-Rechnungen, MWST-Abrechnung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung.

MonKey Office

Cottbus, Deutschland 28.000 Anwender in DACH macOS und Windows

MonKey Office ist eine lokal installierte Buchhaltung der ProSaldo GmbH aus Cottbus für macOS und Windows. Die Basisversion mit Adressen, offenen Posten, Kassenbuch und DATEV-Schnittstelle ist kostenlos, die Module REWE, FIBU, COMPLETE und PRO ergänzen Auftragswesen, EÜR oder Bilanz, Anlagegüter sowie ELSTER-Meldungen.

Norman

Berlin, Deutschland Hosting in Deutschland Kostenloser Basistarif

Norman ist eine KI-gestützte Online-Buchhaltung der Norman AI GmbH aus Berlin für Selbstständige und kleine Unternehmen. Belegerfassung, Bankabgleich, E-Rechnungen, EÜR und Jahresabschluss laufen in einer Oberfläche zusammen, die Umsatzsteuervoranmeldung geht nach Freigabe per ELSTER an das Finanzamt.

offisy

Leonding, Österreich Seit 2014 am Markt RKSV-konforme Kasse

offisy ist eine webbasierte Ordinations- und Praxissoftware der Offisy GmbH aus Leonding in Oberösterreich. Die Pakete PRAXIS, DESK, STUDIO und KASSE verbinden Online-Terminbuchung, Patientendokumentation und Honorarnoten mit einer RKSV-konformen Registrierkasse sowie mit Exportfunktionen für die Steuerberatung.

orgaMAX

Detmold, Deutschland Über 60.000 Nutzer 14 Tage kostenlos testen

orgaMAX ist eine Business-Software-Familie der deltra Business Software GmbH & Co. KG aus Detmold. Die Linie orgaMAX Buchhaltung deckt Angebote, E-Rechnungen, Belege, Onlinebanking, ELSTER-Direktversand und DATEV-Übergabe ab, daneben stehen orgaMAX ERP und ein Dokumentenmanagement bereit.

Papierkram

Wiesbaden, Deutschland GoBD-zertifiziert Hosting in Deutschland

Papierkram ist eine Online-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden für Freiberufler und kleine Unternehmen. Angebote und E-Rechnungen, ein Belegarchiv mit Banksynchronisation, Zeiterfassung, Projekte sowie EÜR, UStVA und BWA laufen in einer GoBD-zertifizierten Cloud-Anwendung zusammen.

Patientify

Penzberg, Deutschland Hosting in Deutschland Über 600 Praxen

Patientify ist eine Cloud-Praxissoftware der 0x0 Marketing GmbH aus Penzberg für Privatpraxen, Psychotherapie und Heilberufe. Patientenakte, Terminkalender, Online-Buchung, Abrechnung nach GOÄ, GebüH und Heilmitteln, Online-Zahlung sowie Mahnwesen liegen in einem System, ergänzt um einen Export fürs Steuerbüro.

Prosaldo.net

Wien, Österreich 30 Tage kostenlos testen Datensicherung in der EU

ProSaldo.net ist die Online-Buchhaltung der ProSaldo.net GmbH mit Sitz in Wien. Die Software verbindet Fakturierung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelter Buchhaltung, übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung direkt an FinanzOnline und bindet Bankkonten, Belegscan sowie einen kostenlosen Beraterzugang ein.

Qonto

Paris, Frankreich TÜV-Süd-zertifiziert Offizieller DATEV-Partner

Qonto ist ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion der QONTO SA aus Paris, in Deutschland über eine Zweigniederlassung in Berlin vertreten. Zum Konto gehören Rechnungsstellung, E-Rechnung, digitale Belegerfassung sowie Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office für die Übergabe an die Steuerkanzlei.

RED Medical

München, Deutschland KBV-zertifizierte Software Betrieb im Rechenzentrum

RED medical ist die browserbasierte Praxissoftware der RED Medical Systems GmbH aus München. Die Anwendung deckt Dokumentation, KV- und Privatabrechnung, Videosprechstunde und Bewilligungsmanagement ab, ergänzt um TI-Anschluss, E-Rezept-Ausfallschutz und Praxisfirewall vom selben Anbieter.

Run my Accounts

Stäfa, Schweiz ISO 9001-zertifiziert Vier-Augen-Prinzip

Run my Accounts ist der ausgelagerte Online-Buchhaltungsservice der Run my Accounts AG aus Stäfa am Zürichsee. Software und Treuhandteam greifen ineinander: Belege werden verbucht, der Zahlungsverkehr abgewickelt, MWST-Abrechnung, Lohnbuchhaltung, Reporting und Jahresabschluss kommen hinzu.

RZL Software

Tumeltsham, Österreich Über 40 Jahre am Markt Cloud oder Installation

RZL Software aus Tumeltsham in Oberösterreich entwickelt seit über 40 Jahren Rechnungswesensoftware. Das modulare Paket umfasst Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Kassabuch und Bankbuch, Anlagenabschreibung sowie Personalverrechnung, wahlweise als Installation im Haus oder als Cloud-Firmenversion.

Sage 50

Frankfurt am Main 30 Tage kostenlos testen DATEV-Schnittstelle

Sage 50 ist die kaufmännische Komplettlösung der Sage GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main. Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft liegen in einem System, ergänzt um integriertes Onlinebanking, GoBD-konforme Buchführung, ZUGFeRD-E-Rechnungen und eine DATEV-Schnittstelle.

sanadeus

Dietzenbach, Deutschland ISO 27001-Rechenzentrum DE 14 Tage kostenlos testen

Cloud-Software für die privatärztliche Abrechnung der sanadeus GmbH aus Dietzenbach in Hessen. Abrechnungsdaten kommen als PAD-Datei aus der Praxissoftware, sanadeus erzeugt daraus Rechnungen, versendet sie per Post oder Patientenportal, überwacht Zahlungseingänge und führt das Mahnwesen automatisch.

Scopevisio

Bonn, Deutschland ISO 27001 und C5-testiert 30 Tage kostenlos testen

Cloud-Unternehmenssoftware der Scopevisio AG aus Bonn für den Mittelstand in der DACH-Region. Das ERP bündelt Finanzbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung, Controlling, CRM, Personal und ein revisionssicheres Dokumentenmanagement; eine eigene Branchenlösung adressiert Kliniken, MVZ und soziale Einrichtungen.

sevdesk

Offenburg, Deutschland Über 170.000 Unternehmen DATEV- und ADDISON-Export

Cloud-Buchhaltung der sevDesk GmbH aus Offenburg für Gründer, Selbstständige und kleine Unternehmen. Der Funktionsumfang reicht von Rechnungen und E-Rechnung über KI-gestützte Belegerfassung und Banking bis zu Umsatzsteuervoranmeldung, Gewinnermittlung und Export nach DATEV oder ADDISON.

solvi

Waldems, Deutschland Server in Deutschland 2.000 Anwender

Praxisbuchhaltung der solvi GmbH aus Waldems im Taunus, entwickelt für Arzt- und Zahnarztpraxen. solvi flow führt das digitale Belegbuch, liest Belege automatisch aus, bindet das Online-Banking an, schlägt Kontierungen vor und übermittelt Daten an DATEV sowie über ELSTER ans Finanzamt.

TheraPsy

Steyr, Österreich Marke seit 2017 30 Tage kostenlos testen

Praxissoftware der österreichischen TheraSoft GmbH aus Steyr für private Psychotherapie, Heilpraktiker und systemische Beratung. Neben Patientendokumentation, Terminbuchung und Rechnungsstellung enthält TheraPsy ein Buchhaltungsmodul mit Belegablage, Fahrtenbuch und Exporten für den Steuerabschluss.

tomedo

Jena, Deutschland Für DALE-UV zertifiziert Für Mac, iPad und iPhone

Praxissoftware der zollsoft GmbH aus Jena für Arztpraxen und MVZ, entwickelt für Mac, iPad und iPhone. tomedo deckt Dokumentation, Praxisorganisation sowie die Abrechnung nach EBM, GOÄ und UV-GOÄ ab und übergibt Privatrechnungen über eine Schnittstelle direkt an die Steuerkanzlei.

Topal Solutions

Volketswil, Schweiz Swissdec 5.0 zertifiziert 20 Tage kostenlos testen

Topal Solutions AG aus 8604 Volketswil entwickelt seit 2006 die Schweizer Finanz- und Lohnbuchhaltung Topal für KMU und Treuhandunternehmen. Das modulare Paket deckt Fibu, Debitoren, Kreditoren, Payroll, E-Rechnung und Archivierung ab; Banken bindet Topal über EBICS an, QR-Rechnungen direkt.

vitomed

Seuzach, Schweiz Eigenes Datacenter in CH Gegründet 1982

vitomed ist die Praxissoftware der Vitodata AG aus 8472 Seuzach in der Schweiz. Das Praxisinformationssystem verbindet Patientenmanagement und Praxismanagement mit validierter Leistungserfassung nach TARMED, automatisierter Fakturierung, Debitorenbewirtschaftung, Mahnwesen sowie Statistiken und BI-Reporting.

weclapp

Kitzingen, Deutschland ISO 27001 und PCI DSS 30 Tage kostenlos testen

weclapp ist das Cloud-ERP der weclapp GmbH aus 97318 Kitzingen. Neben CRM, Warenwirtschaft und Projektmanagement enthält die Plattform ein Buchhaltungsmodul mit den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, Kassenverwaltung, Mahnwesen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, E-Rechnung sowie DATEV-Export.

WISO MeinBüro

Neunkirchen, Deutschland BaFin-lizenziertes Banking 14 Tage kostenlos testen

WISO MeinBüro ist die Buchhaltungs- und Bürosoftware der Buhl Data Service GmbH aus 57290 Neunkirchen im Siegerland. Der Funktionsumfang reicht von Angeboten und Rechnungen über Belegerfassung und Online-Banking bis zu EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER und DATEV-Schnittstelle.

Zervant

Berlin, Deutschland Daten auf Servern in DE 14 Tage Testphase

Zervant ist eine Online-Rechnungssoftware für Kleinunternehmen und Selbstständige, Diensteanbieter der deutschen Seite ist die Shine Germany GmbH in 10245 Berlin. Die Anwendung deckt Rechnungen, XRechnung, Angebote, Lieferscheine, Zeiterfassung, Online-Zahlungen und Mahnwesen ab.

Zoho Books

Essen, Deutschland 256-Bit-SSL-Verschlüsselung 14 Tage kostenlos testen

Zoho Books ist die Online-Buchhaltungssoftware der Zoho Corporation, deutscher Diensteanbieter ist die Zoho Corporation GmbH in 45127 Essen. Die Cloud-Anwendung deckt Kostenvoranschläge, Rechnungsstellung, Aufwendungen, Onlinezahlungen, Bestandsverfolgung, Budgetierung und Workflowregeln ab.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Ärzte, und brauchen Sie wirklich eine?

Metallschale mit Löffel, Notizblock und orange Preisschild mit "EUR"-Aufschrift auf weißem Hintergrund
Pflicht ist die vollständige Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben, nicht ein bestimmtes Produkt.

Eine Buchhaltungssoftware für Ärzte führt die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einer Praxis in einem Datenbestand zusammen und bereitet daraus die Gewinnermittlung, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Übergabe an das Steuerbüro auf. Vorgeschrieben ist die vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung dieser Vorgänge, nicht ein bestimmtes Produkt. Gemeint sind in diesem Vergleich Human- und Zahnmedizin sowie psychotherapeutische Praxen; Tierärzte und Heilpraktiker unterliegen abweichenden steuerlichen Regeln und bleiben hier außen vor.

Drei Systeme laufen in einer Praxis nebeneinander, und ihre Aufgaben unterscheiden sich deutlich. Das Praxisverwaltungssystem dokumentiert die Behandlung, führt die Karteikarte und erzeugt die Abrechnung gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung und Patient. Die Buchhaltungssoftware verbucht das Geld, ordnet jeden Beleg einem Konto zu und ermittelt den Gewinn. Bank und privatärztliche Verrechnungsstelle führen schließlich den Zahlungsverkehr. Verwechselt werden vor allem die ersten beiden: Ein Finanz- oder Kassenmodul im Praxisverwaltungssystem zeigt Zahlungseingänge, ersetzt aber in aller Regel keine vollwertige Finanzbuchhaltung.

Vier Besonderheiten unterscheiden die Praxis vom Handwerksbetrieb oder Onlinehandel. Erstens zählt die selbständige ärztliche Tätigkeit nach § 18 des Einkommensteuergesetzes zu den freien Berufen, weshalb das Gabler Wirtschaftslexikon sie als persönlich und eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit mit wissenschaftlicher Vorbildung beschreibt. Zweitens folgt daraus die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes, also die Einnahmen-Überschuss-Rechnung statt einer Bilanz. Drittens befreit § 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer, solange die Leistung ein therapeutisches Ziel verfolgt; für diesen Teil entfällt spiegelbildlich der Vorsteuerabzug. Viertens zahlt die Kassenärztliche Vereinigung nach eigener Darstellung zunächst Abschläge und rechnet erst mit dem Honorarbescheid ab, wodurch Leistung und Zufluss zeitlich auseinanderfallen.

Eine gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Software besteht nicht. Den Rahmen setzt das Bundesministerium der Finanzen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD. Wer heute mit Tabelle, Belegordner und einem gut eingespielten Steuerbüro arbeitet, verstößt damit nicht gegen geltendes Recht. Sobald Belege jedoch digital entstehen, greift die Pflicht zur unveränderbaren Aufbewahrung, und ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Der folgende Test ordnet ein, ab wann eine eigene Lösung den Aufwand wert ist.

Der 7-Punkte-Test: Braucht Ihre Praxis eine eigene Software?
  • Zwei Einnahmewelten: Neben der Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung stellen Sie laufend Privatrechnungen, und beide Wege laufen bisher getrennt voneinander.
  • Belegmenge: Praxisbedarf, Labor, Wartungsverträge und Medizintechnik erzeugen Monat für Monat mehr Belege, als sich nebenbei sortieren lassen.
  • Angestelltes Team: Sie beschäftigen medizinische Fachangestellte, für die Gehalt, Lohnnebenkosten und Fortbildungen regelmäßig zu verbuchen sind.
  • Steuerpflichtige Umsätze: Gutachten, Atteste oder Leistungen ohne therapeutisches Ziel gehören umsatzsteuerlich getrennt, und diese Trennung erfolgt bisher von Hand.
  • Investitionen: Größere Anschaffungen wie Behandlungseinheit, Ultraschall oder Praxiseinrichtung brauchen ein gepflegtes Anlagenverzeichnis mit Abschreibung.
  • Gesellschaftsform: Sie arbeiten in einer Berufsausübungsgemeinschaft, einer Praxisgemeinschaft oder an mehreren Standorten mit getrennten Auswertungen.
  • Arbeitsteilung mit der Kanzlei: Ihr Steuerbüro erhält die Unterlagen bisher als Ordner oder Sammelmappe, nicht als strukturierten Datensatz.

Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf zahlt sich der Wechsel fast immer aus. Unabhängig vom Ergebnis verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in die Praxis gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Diese Beschreibung gehört auch dann geschrieben, wenn Sie zunächst bei Tabelle und Steuerbüro bleiben.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware in der Arztpraxis.

Wochenmedikamentendispenser mit sieben Fächern für Mo-Sa, das orange Quartal-Fach ist geöffnet
Sieben wiederkehrende Schwachstellen der Praxisbuchhaltung, vom Belegstapel bis zur späten Auswertung.

Sieben Schwachstellen kehren in Praxen jeder Größe wieder: gestapelte Belege, verzögertes Kassenhonorar, drei getrennte Einnahmewege, liegen gebliebene Privatrechnungen, vermischte Steuersätze, teure Quartalsübergaben und Zahlen, die erst im Jahresabschluss auftauchen. Keine davon entsteht aus Nachlässigkeit. Alle sieben folgen aus der Art, wie eine Praxis ihr Geld verdient.

Der Takt gibt den Ausschlag. Behandelt wird täglich, abgerechnet quartalsweise, gezahlt in Abschlägen, und der Honorarbescheid trifft erst danach ein. Zwischen diesen Terminen laufen Miete, Gehälter und Leasingraten unverändert weiter. Ohne laufend gepflegte Zahlen bleibt die Lücke zwischen zwei Zahlungen unsichtbar, gerade im Jahr einer größeren Investition. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung beschreibt Abschlagszahlung und Honorarbescheid als getrennte Schritte der Honorarverteilung, und genau diese Trennung gehört auch in die Buchhaltung.

Hinzu kommt die Ausgabenseite, die in der Wahrnehmung oft klein wirkt und in der Auswertung groß ausfällt. Das Statistische Bundesamt weist für Arzt- und Zahnarztpraxen erhebliche Aufwendungen für Personal, Raumkosten, Material und Geräte aus. Wer diese Blöcke erst im Jahresabschluss sieht, kann im laufenden Jahr nichts mehr daran ändern. Die folgenden sieben Punkte zeigen, an welcher Stelle ein Programm den Unterschied macht.

Belege stapeln sich bis zum Quartalsende

Rechnungen für Praxisbedarf, Labor, Wartung und Medizintechnik landen in Ablagekörben, Schubladen und im Mailpostfach. Ein Programm nimmt Belege per Foto, Upload oder Mailweiterleitung auf, liest Betrag, Datum und Lieferant per Texterkennung aus und ordnet den Beleg dem passenden Konto zu. Die Ablage entsteht damit im Moment des Eingangs, nicht am letzten Abend vor der Abgabe.

Der Honorarbescheid kommt Monate nach der Leistung

Zwischen Behandlung und endgültiger Zahlung der Kassenärztlichen Vereinigung liegen Abschläge, Bescheid und Restzahlung. Ohne laufende Auswertung bleibt die Liquiditätslücke unsichtbar, gerade nach einer Investition. Eine Buchhaltung mit Bankabgleich zeigt den tatsächlichen Zufluss je Quartal und macht die Planung für das nächste belastbar.

Drei Einnahmewege, die nie zusammenkommen

Kassenhonorar, Privatliquidation nach GOÄ und Zahlungen der Selbstzahler laufen über verschiedene Konten, Systeme und Fristen. Zusammengeführt werden diese Ströme oft erst im Jahresabschluss. Ein gemeinsamer Datenbestand ordnet jeden Zahlungseingang der richtigen Einnahmeart zu, womit der Anteil der Privatliquidation am Praxisumsatz jederzeit ablesbar bleibt.

Offene Privatrechnungen bleiben unbemerkt liegen

Eine Rechnung nach GOÄ ist geschrieben, der Zahlungseingang wird aber nicht systematisch verfolgt. Ohne Liste der offenen Posten fällt die fehlende Zahlung erst Monate später auf, wenn überhaupt. Die Offene-Posten-Verwaltung zeigt Betrag, Fälligkeit und Mahnstufe je Rechnung, wahlweise ergänzt um die Abrechnung über eine privatärztliche Verrechnungsstelle.

Steuerpflichtige Leistungen laufen unter steuerfrei mit

§ 4 Nr. 14 UStG befreit Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel, Leistungen ohne dieses Ziel dagegen nicht. Ohne getrennte Konten verschwinden Gutachten, Atteste und ähnliche Umsätze in der steuerfreien Masse. Eine Buchhaltung mit hinterlegten Steuerkennzeichen trennt beide Bereiche bereits bei der Erfassung und liefert die Zahlen für die Voranmeldung ohne Nacharbeit.

Die Quartalsübergabe ans Steuerbüro kostet Abende

Ohne Schnittstelle wandern Ordner in die Kanzlei, wo jeder Beleg ein zweites Mal erfasst und in Rechnung gestellt wird. Ein Export im DATEV-Format überträgt Buchungssätze samt Belegbildern direkt in die Kanzleisoftware. Der Aufwand sinkt auf beiden Seiten, und Rückfragen lassen sich am selben Datenbestand klären statt am Telefon.

Die Zahlen der Praxis stehen erst im Jahresabschluss fest

Wer erst im Sommer erfährt, wie das Vorjahr gelaufen ist, steuert mit angezogener Handbremse. Monatliche Auswertungen stellen Einnahmen, Personalkosten, Praxisbedarf und Raumkosten laufend gegenüber. Aus dieser Übersicht werden Entscheidungen über Personal, Geräte und Sprechstundenzeiten zu einer Rechnung statt zu einem Bauchgefühl.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware für Ärzte stehen zur Wahl?

Weiße Karteibox mit beigen Karteikarten und orange beschrifteter Mischform-Karte auf grauem Untergrund
Sieben Gattungen stehen zur Wahl, von der spezialisierten Praxisbuchhaltung bis zur quelloffenen Installation.

Der Markt teilt sich in sieben Gattungen: spezialisierte Praxisbuchhaltung für Heilberufe, generalistische Cloud-Buchhaltung, Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul, reine Belegerfassung, Geschäftskonten mit Buchhaltungsfunktion, Fibu-Kerne mit Kanzleianbindung sowie lokale und quelloffene Installationen. Die Gattung entscheidet über den Funktionsumfang stärker als der einzelne Anbieter.

Zwei Fragen grenzen das Feld schnell ein. Die erste lautet, wer den Gewinn ermittelt: die Praxis selbst oder das Steuerbüro. Bucht die Kanzlei, genügt ein Programm, das Belege sauber digitalisiert und exportiert. Die zweite Frage betrifft den Anteil der Privatliquidation: Wer überwiegend nach der Gebührenordnung für Ärzte abrechnet, braucht Rechnungsstellung, offene Posten und Mahnwesen im selben Bestand, während eine Praxis mit fast reiner Kassenabrechnung vor allem Zahlungseingänge und Betriebsausgaben verwaltet.

Quer zu den Gattungen liegt die Grundsatzentscheidung zwischen einer geschlossenen Suite und einer Kombination aus mehreren Spezialisten. Die Gegenüberstellung unter den sieben Typen zeigt beide Seiten mit ihren Folgekosten. Ein Hinweis vorweg für die Datenschutzfrage: Bleiben Behandlungsdaten im Praxisverwaltungssystem und wandern nur Rechnungsnummer und Betrag in die Buchhaltung, fällt die Antwort auf viele Fragen des nächsten Abschnitts deutlich leichter.

Spezialisierte Praxisbuchhaltung für Heilberufe

Zugeschnitten auf die Einnahmearten einer Praxis: Kassenhonorar mit Abschlag und Restzahlung, Privatliquidation, Verrechnungsstelle, dazu ein Kontenrahmen für Heilberufe. Der Funktionsumfang bleibt schmaler als bei großen Suiten, die Vorlagen passen dafür ohne Umbau. Sinnvoll für Praxen, die ihre Buchhaltung selbst führen und wenig einrichten wollen.

Generalistische Cloud-Buchhaltung mit Freiberufler-Eignung

Buchhaltung und Rechnungsstellung im Browser, mit Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung. Heilberufliche Besonderheiten wie der Honorarbescheid sind nicht vorgedacht und entstehen über eigene Konten. Passend für kleine Praxen mit überschaubarer Belegzahl und klarer Aufgabenteilung mit der Kanzlei.

Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul

Das Praxisverwaltungssystem führt Dokumentation und Abrechnung und bringt je nach Produkt ein Modul für Kasse, Offene Posten oder eine einfache Finanzübersicht mit. Eine vollwertige Finanzbuchhaltung ersetzt ein solches Modul in aller Regel nicht. Sinnvoll, wenn Liquidation und Zahlungseingang im selben System sichtbar bleiben sollen.

Belegerfassung und Rechnungseingangs-Automatisierung

Eingangsrechnungen werden per Texterkennung ausgelesen, vorkontiert, freigegeben und zur Zahlung vorbereitet. Als Zulieferer für Kanzlei oder Fibu nimmt diese Gattung der Praxis das Abtippen ab, ohne selbst den Gewinn zu ermitteln. Stark bei vielen Lieferanten und mehreren Standorten mit Freigabewegen.

Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion

Ein Konto für Freiberufler, ergänzt um Rechnungsstellung, Belegzuordnung und eine Vorschau auf Steuerzahlungen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Zahlungsverkehr, die Buchhaltungstiefe bleibt begrenzt. Eine Praxis mit Kassenabrechnung, Anlagevermögen und Lohn stößt hier je nach Anbieter schnell an Grenzen.

Fibu-Kern mit Kanzleianbindung

Der Schwerpunkt liegt auf Buchführung, Kontenrahmen, Auswertungen und Jahresabschluss, häufig im gemeinsamen Zugriff mit dem Steuerbüro. Die Praxis erfasst und vorkontiert, die Kanzlei arbeitet auf demselben Datenbestand weiter. Passend, wenn die Kanzlei den Takt vorgibt und eine belastbare Auswertung wichtiger ist als Bedienkomfort.

Lokale Installation und Open Source

Software auf dem Praxisserver oder beim Dienstleister, teils quelloffen und ohne Lizenzgebühr. Die Daten bleiben im Haus, was die Frage nach der Auftragsverarbeitung entschärft, dafür liegen Datensicherung, Updates und Ausfallsicherheit in der Verantwortung der Praxis. Sinnvoll für Praxen mit eigener IT-Betreuung.

All-in-One
Eine Suite für Abrechnung, Buchhaltung und Auswertung
  • Alle Daten liegen in einem System, doppelte Stammdaten entfallen
  • Ein Ansprechpartner für Praxisabrechnung, Buchhaltung und Support
  • Einheitliche Protokollierung erleichtert den Nachweis nach den GoBD
  • Einzelne Bausteine bleiben schwächer als spezialisierte Programme
  • Der Wechsel wird aufwendig, weil die ganze Praxis am System hängt
  • Passend für Praxen mit Standardabläufen, die den Aufwand bündeln wollen
Best-of-Breed
Praxissoftware, Buchhaltung und Belegerfassung getrennt, über Schnittstellen verbunden
  • Für jede Aufgabe das jeweils stärkste Werkzeug, etwa bei der Liquidation
  • Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles neu aufzusetzen
  • Patientendaten bleiben leichter dort, wo sie hingehören, im Praxisverwaltungssystem
  • Schnittstellen müssen gepflegt werden, ein Formatwechsel bricht sie
  • Mehrere Verträge, mehrere Rechnungen, mehrere Ansprechpartner
  • Passend für Praxen mit einer klaren Sonderanforderung im Ablauf

Whitepaper
Buchhaltung in der Arztpraxis
2026
Ratgeber für Entscheider
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Buchhaltung in der Arztpraxis 2026

Der Leitfaden für niedergelassene Ärzte: Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer zwischen Heilbehandlung und IGeL, Schweigepflicht und Auftragsverarbeitung, Auswahlkriterien von der DATEV-Schnittstelle bis zur Mehrbehandlerfähigkeit sowie Preis- und Lizenzmodelle im Überblick.

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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

Blutdruckmessgerät DSGVO mit Manschette auf grauem Ordner, orange Druckband, analoges Manometer mit Skala
Acht Kriterien entscheiden über die Wahl, angeführt von Schweigepflicht und Umsatzsteuer.

Acht Kriterien entscheiden über die Wahl: Schweigepflicht und Datenschutz, Eignung für die freiberufliche Gewinnermittlung, Abbildung der Einnahmearten, Schnittstellen, GoBD-Konformität, Mehrbehandlerfähigkeit, Bedienbarkeit für das Praxisteam und die Gesamtkosten. Zwei davon wiegen in einer Praxis schwerer als in jeder anderen Branche.

Das erste Schwergewicht ist die Schweigepflicht. § 203 des Strafgesetzbuchs stellt die unbefugte Offenbarung eines Patientengeheimnisses unter Strafe und erfasst ausdrücklich auch mitwirkende Personen, wozu externe Dienstleister zählen können. Eine Cloud-Lösung scheidet deshalb nicht aus, verlangt aber zwei Vorkehrungen: den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung, zu dem der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Hinweise für das Gesundheitswesen veröffentlicht, und die konsequente Datensparsamkeit in der Buchhaltung selbst. Das zweite Schwergewicht ist die Umsatzsteuer, weil die Abgrenzung zwischen steuerfreier Heilbehandlung und steuerpflichtiger Leistung ohne therapeutisches Ziel über Voranmeldung und Vorsteuerabzug entscheidet.

Auf der Schnittstellenseite steht die elektronische Rechnung inzwischen weit oben. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Einführung in einem eigenen Schreiben geregelt, und die dort beschriebene Empfangspflicht trifft auch Praxen mit überwiegend steuerfreien Ausgangsumsätzen, weil eine Praxis umsatzsteuerlich Unternehmerin bleibt. Prüfen Sie deshalb, ob das Programm strukturierte Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und revisionssicher ablegen kann. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, deren jeweils aktuellen Stand das Einführungsschreiben nennt.

In Österreich und in der Schweiz verschieben sich einzelne Kriterien. Österreichische Praxen führen nach Darstellung der Wirtschaftskammer Österreich in der Regel eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, können unter bestimmten Voraussetzungen pauschalieren und unterliegen einer eigenen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht; ärztliche Leistungen sind dort unecht von der Umsatzsteuer befreit. In der Schweiz gelten das Obligationenrecht mit seiner vereinfachten Rechnungslegung unterhalb der Umsatzschwelle, die Mehrwertsteuerausnahme für Heilbehandlungen nach den Angaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung sowie die QR-Rechnung als Zahlungsstandard. Wer in beiden Ländern tätig ist, braucht ein Programm, das zwei Steuerregime nebeneinander führt.

Schweigepflicht und Datenschutz
Wer die Daten sieht, und auf welcher Grundlage

§ 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung eines Patientengeheimnisses unter Strafe und erfasst auch mitwirkende Personen außerhalb der Praxis. Verarbeitet der Anbieter Daten im Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag samt Liste der Unterauftragnehmer. Die wirksamste Maßnahme bleibt trotzdem die Datensparsamkeit: Rechnungsnummer und Betrag genügen der Buchhaltung, Name und Diagnose bleiben im Praxisverwaltungssystem.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO liegt vorServerstandort und Rechenzentrum sind schriftlich benanntUnterauftragnehmer sind vollständig aufgelistetPatientenbezogene Felder lassen sich aus der Buchhaltung heraushalten
Praxistipp: Fragen Sie, welche Beschäftigten des Anbieters im Supportfall auf Ihre Daten zugreifen und wie dieser Zugriff protokolliert wird. Eine klare Antwort darauf sagt mehr als jedes Siegel.
Eignung für die freiberufliche Gewinnermittlung
Reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, oder muss bilanziert werden?

Die meisten Praxen ermitteln den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ein Medizinisches Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH bilanziert. Entscheidend ist, ob das Programm den passenden Kontenrahmen führt, die Anlage EÜR bedient und die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch übermittelt. Ein reines Kassen- oder Rechnungsmodul leistet das nicht.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Anlage EÜR werden erzeugtEin Kontenrahmen für Heilberufe steht zur WahlUmsatzsteuervoranmeldung geht elektronisch an das FinanzamtSteuerfreie und steuerpflichtige Umsätze sind getrennt hinterlegt
Praxistipp: Lassen Sie im Test einen vollständigen Monat nachbuchen und die Auswertung erzeugen. Erst dieser Durchlauf zeigt, ob Kontenrahmen und Steuerkennzeichen zu Ihrer Praxis passen.
Abbildung der Einnahmearten
Kassenhonorar, Privatliquidation und Selbstzahler in einem Bestand

Drei Einnahmewege treffen in der Praxis aufeinander, und jeder folgt einem eigenen Rhythmus. Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt erst Abschläge und rechnet später mit dem Honorarbescheid ab, die Privatliquidation nach GOÄ erzeugt offene Posten, die Verrechnungsstelle schiebt eine Gebühr und einen abweichenden Zahlungstermin dazwischen. Das Programm muss diese Vorgänge getrennt führen, ohne dass jemand nachträglich sortiert.

Abschlagszahlung und Restzahlung lassen sich getrennt buchenPrivatrechnungen erscheinen in einer Liste der offenen PostenGebühren der Verrechnungsstelle sind als eigene Kostenart erfassbarBar- und Kartenzahlungen der Selbstzahler fließen zugeordnet ein
Praxistipp: Buchen Sie einen echten Honorarbescheid des Vorquartals im Testsystem nach. Wenn Abschlag und Restzahlung danach sauber auseinanderlaufen, trägt die Vorlage.
Schnittstellen zu Praxissystem, Bank und Kanzlei
Wo die Daten die Praxis verlassen und wieder hereinkommen

Fünf Verbindungen bestimmen den Alltag: der Zahlungseingang über die Bank, die Übergabe an das Steuerbüro im DATEV-Format, der Datenaustausch mit dem Praxisverwaltungssystem, die Eingangsrechnungen der Lieferanten und die Lohnbuchhaltung für das Praxisteam. Fehlt eine dieser Verbindungen, bleibt die zugehörige Arbeit Handarbeit. Zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr hat das Bundesministerium der Finanzen ein Einführungsschreiben veröffentlicht, dessen Fristen auch Praxen mit überwiegend steuerfreien Umsätzen betreffen.

Bankkonto lässt sich für den automatischen Abgleich anbindenExport im DATEV-Format steht ohne Zusatzwerkzeug bereitStrukturierte Rechnungen können empfangen und archiviert werdenDaten aus dem Praxisverwaltungssystem lassen sich übernehmen
Praxistipp: Lassen Sie einen Probestapel einmal in Ihrer Kanzlei einlesen, bevor Sie unterschreiben. Erst der eingelesene Stapel beweist, dass die Schnittstelle trägt.
GoBD, Belegarchiv und Verfahrensdokumentation
Was eine Prüfung sehen will

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form verlangen nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen. Für die Praxis heißt das vor allem: Ein digital eingegangener Beleg bleibt digital archiviert, jede Änderung bleibt nachvollziehbar, und eine schriftliche Verfahrensdokumentation beschreibt den Weg vom Eingang bis zum Archiv. § 147 AO regelt die Aufbewahrungsfristen, die von der Aufbewahrung der Patientenunterlagen strikt zu trennen sind.

Belege werden unveränderbar archiviert, Änderungen protokolliertEine Musterverfahrensdokumentation liegt dem Programm beiDer Zugriff auf Altdaten bleibt nach Vertragsende gesichertEin vollständiger Datenexport ist vertraglich zugesagt
Praxistipp: Verlangen Sie vor dem Abschluss ein Exportformat für den Ausstieg. Ein Anbieter, der Buchungsdaten nur als PDF herausgibt, macht den späteren Wechsel teuer.
Mehrbehandler- und Standortfähigkeit
Was ab dem zweiten Behandler zählt

In einer Berufsausübungsgemeinschaft wird der Gewinn gemeinsam ermittelt und anschließend auf die Beteiligten verteilt, wofür das Finanzamt eine gesonderte und einheitliche Feststellung verlangt. Eine Praxisgemeinschaft teilt dagegen nur Räume und Personal, während jede Praxis eigenständig abrechnet. Die Software muss diese Trennung abbilden, dazu Auswertungen je Behandler, je Standort und für die Gemeinschaft insgesamt.

Mehrere Mandanten oder Betriebe lassen sich getrennt führenAuswertungen je Behandler und je Standort stehen bereitRechte und Zugriffe sind je Rolle einstellbarDie Daten für die Feststellungserklärung lassen sich bereitstellen
Praxistipp: Klären Sie vor dem Kauf, ob jeder Behandler eine eigene Lizenz benötigt. Der Preis je Nutzer entscheidet in Gemeinschaftspraxen oft mehr als der Funktionsumfang.
Bedienbarkeit für das Praxisteam
Die Buchhaltung macht selten der Arzt selbst

In den meisten Praxen erfasst eine medizinische Fachangestellte oder eine Praxismanagerin die Belege, und die ärztliche Zeit dafür ist knapp. Klare Wege, verständliche Bezeichnungen und wenige Pflichtfelder entscheiden deshalb über die Akzeptanz. Funktionstiefe und Einfachheit stehen dabei im Widerspruch zueinander, weshalb die Testphase mit dem Team stattfinden sollte und nicht am Feierabend im Arbeitszimmer.

Eine Testphase über mindestens 14 Tage steht bereitDie Belegerfassung gelingt einer neuen Kraft in MinutenSchulung und Einrichtung sind im Angebot beziffertDeutschsprachiger Support ist telefonisch erreichbar
Praxistipp: Lassen Sie die Person testen, die später täglich damit arbeitet. Deren Rückmeldung nach einer Woche sagt mehr aus als jede Vorführung.
Preis, Nutzerzahl und Gesamtkosten
Was über drei Jahre wirklich zusammenkommt

Der Monatspreis sagt wenig, solange Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Zusatznutzer und Module fehlen. Rechnen Sie über drei Jahre und mit der Zahl an Nutzern, die Sie in zwei Jahren erwarten. Wegen der Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG ziehen die meisten Praxen keine Vorsteuer, weshalb der Bruttopreis der echte Preis bleibt und ein Nettopreis im Angebot rund ein Fünftel zu günstig wirkt.

Alle Module sind im Angebot einzeln beziffertDer Preis je zusätzlichem Nutzer steht schriftlich festEinrichtung, Datenübernahme und Schulung sind kalkuliertLaufzeit und Kündigungsfrist sind schriftlich fixiert
Praxistipp: Lassen Sie sich den Listenpreis ab dem zweiten Vertragsjahr bestätigen. Viele Beträge auf den Anbieterseiten gelten nur für das erste Jahr.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Software passt zu Ihrer Praxis?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Wie ist Ihre Praxis organisiert?
Die Organisationsform bestimmt, wie viele Behandler, Standorte und Auswertungen die Software trennen muss.
Einzelpraxis
Ein Behandler, eine Abrechnung, überschaubare Zahl an Belegen.
Berufsausübungsgemeinschaft oder Praxisgemeinschaft
Mehrere Behandler, getrennte oder gemeinsame Gewinnermittlung.
Mehrere Standorte oder MVZ
Konsolidierte Auswertung über Standorte hinweg, oft mit angestellten Ärzten.
Praxis in Gründung
Niederlassung steht bevor, Kontenrahmen und Abläufe entstehen neu.
Frage 2 von 5
Woher kommen Ihre Einnahmen überwiegend?
Der Einnahmeweg entscheidet, welche Vorgänge die Buchhaltung sauber abbilden muss.
Kassenabrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung
Abschlagszahlungen und Honorarbescheid bestimmen den Zahlungsrhythmus.
Privatliquidation nach GOÄ
Eigene Rechnungen, offene Posten und Mahnwesen fallen laufend an.
Selbstzahler und IGeL
Bar- und Kartenzahlung in der Praxis, teils umsatzsteuerpflichtig.
Gemischt aus mehreren Quellen
Kasse, Privatliquidation und Selbstzahler laufen nebeneinander.
Frage 3 von 5
Was soll die Software vor allem abdecken?
Der Funktionsschwerpunkt trennt reine Belegerfassung von vollständiger Gewinnermittlung.
Belege erfassen und ans Steuerbüro übergeben
Digitalisieren, vorkontieren, exportieren, gebucht wird in der Kanzlei.
Komplette Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Umsatzsteuervoranmeldung
Gewinnermittlung und Voranmeldung entstehen im eigenen Programm.
Rechnungen schreiben und offene Posten verfolgen
Privatliquidation, Zahlungseingang und Mahnstufen im Blick.
Alles inklusive Lohnbuchhaltung für das Praxisteam
Durchgängiges System von der Belegerfassung bis zur Gehaltsabrechnung.
Frage 4 von 5
Wie arbeiten Sie mit dem Steuerbüro zusammen?
Die Aufgabenteilung mit der Kanzlei bestimmt Tiefe und Schnittstellen der Software.
Das Steuerbüro bucht alles
Sie liefern Belege, die Kanzlei übernimmt die Buchführung.
Ich liefere einen DATEV-Export
Buchungsdaten gehen strukturiert an die Kanzlei.
Ich buche selbst und gebe nur den Abschluss ab
Laufende Buchhaltung in der Praxis, Kanzlei nur für Abschluss und Erklärung.
Noch offen
Die Aufgabenteilung ist noch nicht entschieden.
Frage 5 von 5
In welchem Land führen Sie Ihre Praxis?
Das Land entscheidet über Gewinnermittlung, Umsatzsteuerregeln und Rechnungsformate.
Deutschland
EÜR, GoBD und die Regeln zur elektronischen Rechnung als Rahmen.
Österreich
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Pauschalierung und Registrierkassenregeln.
Schweiz
Obligationenrecht, Mehrwertsteuergesetz und QR-Rechnung als Besonderheiten.
Mehrere Länder
Zwei Steuerregime in einem System, etwa bei Grenzpraxen.
Fast geschafft
Wohin sollen wir Ihre Empfehlung senden?

Sagen Sie uns, wohin wir Ihre persönliche Empfehlung schicken dürfen. Wir melden uns per E-Mail.

Vielen Dank, {vorname}

Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns in Kürze mit Ihrer persönlichen Empfehlung per E-Mail.

Wie Sie eine Buchhaltungssoftware in der Praxis erfolgreich einführen.

Stapel von Dokumenten mit orange Etikett "REGELBETRIEB" und einer Büroklammer daneben auf weißem Hintergrund
Sechs Phasen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, mit dem Pilotquartal als längstem Abschnitt.

Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, zusammen rund drei Monate, wobei das Pilotquartal den größten Teil der Zeit beansprucht. Der Termin für den Wechsel ist dabei keine Nebensache: Ein Quartalsbeginn trennt die alte von der neuen Welt sauberer als jeder Stichtag mitten im Abrechnungszeitraum.

Die größte Fehlerquelle liegt nicht in der Software, sondern in den Stammdaten. Kontenrahmen, Betriebsausgabenarten und Steuerkennzeichen entscheiden darüber, ob spätere Auswertungen etwas taugen, und beides gehört vor dem Start mit dem Steuerbüro abgestimmt. Dasselbe gilt für das Anlagenverzeichnis: Behandlungseinheit, Ultraschallgerät und Praxiseinrichtung wirken sich nicht sofort in voller Höhe aus, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Für geringwertige Wirtschaftsgüter und den Investitionsabzugsbetrag gelten eigene Betragsgrenzen, die sich mehrfach geändert haben, weshalb die geltende Fassung des Einkommensteuergesetzes den Ausschlag gibt. Jedes Gerät zieht mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Restbuchwert um, nicht mit einer runden Schätzung.

Der zweite kritische Punkt ist das Team. Die Belege erfasst in den meisten Praxen nicht die ärztliche Leitung, sondern eine medizinische Fachangestellte oder eine Praxismanagerin. Wer diese Personen erst nach dem Start einweist, erzeugt Rückfragen genau dann, wenn niemand Zeit hat. Ein Pilotquartal mit doppelter Kontrolle kostet Nerven und lohnt sich trotzdem, weil Abweichungen dort auffallen, wo die alte Aufzeichnung noch zum Vergleich bereitsteht.

1 Woche

Bestandsaufnahme und Ziele

Die Praxis erfasst ihre Einnahmewege, Belegflüsse und die heutige Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro. Aus dieser Übersicht entsteht eine Anforderungsliste, die Pflicht und Wunsch klar trennt.

Einnahmewege von der Kassenabrechnung bis zum Selbstzahler auflistenBelegwege vom Eingang bis zur Ablage aufzeichnenAufgabenteilung mit der Kanzlei schriftlich klärenPflicht- und Wunschkriterien trennen
1
2 bis 3 Wochen

Auswahl und Test mit echten Quartalszahlen

Zwei bis drei Programme kommen in die engere Wahl und arbeiten mit echten Zahlen des Vorquartals. Bewertet wird nicht die Vorführung, sondern die eigene Praxis im System.

Honorarbescheid des Vorquartals im Testsystem nachbuchenZehn typische Eingangsbelege durch die Texterkennung schickenDATEV-Export einmal in der Kanzlei einlesen lassenListenpreise ab dem zweiten Vertragsjahr einholen
2
2 Wochen

Stammdaten und Datenübernahme

Kontenrahmen, Betriebsausgabenarten, Steuerkennzeichen und das Anlagenverzeichnis der Medizintechnik ziehen in das neue Programm um. Vor dem Umzug wird ausgemistet, damit veraltete Konten und Posten nicht mitwandern.

Kontenrahmen für Heilberufe mit dem Steuerbüro abstimmenSteuerkennzeichen für steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze setzenAnlagenverzeichnis mit Anschaffungsdatum und Restbuchwert übernehmenOffene Posten aus Privatliquidationen zum Stichtag einbuchen
3
1 Woche

Schnittstellen einrichten

Bank, Praxisverwaltungssystem, Verrechnungsstelle und Steuerbüro werden angebunden und danach einmal vollständig durchgetestet. Erst ein in der Kanzlei eingelesener Buchungsstapel beweist, dass die Übergabe trägt.

Bankkonto verbinden und den automatischen Abgleich prüfenProbestapel im DATEV-Format an die Kanzlei übergebenEmpfang strukturierter Eingangsrechnungen aktivierenZugriffsrechte je Rolle im Praxisteam vergeben
4
1 Quartal

Praxisteam einweisen und Pilotquartal

Die Personen, die täglich erfassen, werden getrennt von der ärztlichen Leitung eingewiesen. Ein Quartal lang läuft die Buchhaltung mit doppelter Kontrolle, damit Abweichungen früh auffallen.

Erfassung und Auswertung getrennt schulenEine verantwortliche Person in der Praxis benennenKurze Rückfragerunde je Woche einplanenStichtag festlegen und im Team bekannt geben
5
laufend

Regelbetrieb mit monatlicher Auswertung

Ab dem Stichtag gilt ausschließlich das neue Programm. Monatlich stellt eine Auswertung Einnahmen und Kosten gegenüber, quartalsweise wird die Übergabe an das Steuerbüro geprüft und die Verfahrensdokumentation bei Änderungen fortgeschrieben.

Belege wöchentlich erfassen statt quartalsweise stapelnMonatliche Auswertung mit dem Vorjahresmonat vergleichenOffene Posten aus Privatrechnungen monatlich durchgehenVerfahrensdokumentation bei jeder Änderung fortschreiben
6
30 Tage
Ziel: bis zur ersten sauberen Monatsauswertung
90 %
Ziel: digital erfasste Eingangsbelege
2 Stunden
Ziel: Zeitaufwand für die Quartalsübergabe

Die häufigsten Fehler bei der Einführung.

Schwarzer Ordner mit orangem Band beschriftet "provisorisch" und "ALT". Label zeigt "AKTENORDNER"
Sieben Stolperfallen bei der Einführung, jede mit der Maßnahme, die sie abstellt.

Die teuersten Fehler sind Patientendaten in der Buchhaltung, doppelt geführte Systeme, ein als Summe gebuchter Honorarbescheid, vermischte Steuersätze, eine nebenbei geführte Barkasse, die fehlende Verfahrensdokumentation und eine Entscheidung allein nach dem Preis. Sechs davon fallen erst Monate später auf, einer sofort.

Zwei Fehler tragen ein besonderes Risiko. Der erste betrifft die Datensparsamkeit: Sobald Name oder Diagnose im Buchungstext stehen, wächst der Kreis der Personen, die Kenntnis erhalten, und die Anforderungen aus § 203 des Strafgesetzbuchs gelten für jeden davon. Der zweite betrifft die Umsatzsteuer, weil ein falsch gesetztes Steuerkennzeichen sich in jeder Voranmeldung wiederholt und bei einer Prüfung rückwirkend für mehrere Jahre aufschlägt. Beide Fehler entstehen leise und lassen sich mit einer halben Stunde Vorbereitung vermeiden.

Das Bundesministerium der Finanzen verlangt in den GoBD zusätzlich die Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung der Belegwege. Fehlt diese Unterlage, gilt eine elektronische Buchführung schnell als formell mangelhaft, ganz unabhängig davon, wie sorgfältig gebucht wurde. Jeder der sieben Punkte unten steht deshalb zusammen mit der Maßnahme, die ihn abstellt.

1
Patientendaten wandern in die Buchhaltung

Name, Diagnose oder Behandlungsanlass landen im Buchungstext, weil die Rechnungsvorlage sie mitliefert. Damit weitet sich der Kreis der mitwirkenden Personen aus, und die Anforderungen aus § 203 StGB und der Datenschutz-Grundverordnung gelten plötzlich für jeden Beteiligten an der Buchhaltung.

Beschränken Sie den Buchungstext auf Rechnungsnummer, Datum und Betrag und prüfen Sie die Rechnungsvorlage vor dem Start einmal Feld für Feld.
2
Praxissoftware und Buchhaltung bleiben zwei Welten

Die Liquidation entsteht im Praxisverwaltungssystem, die Buchung im Buchhaltungsprogramm, und niemand führt beide Seiten zusammen. Jede Zahl wird zweimal getippt, Zahlungseingänge fallen erst beim Mahnlauf auf, und die Abweichung zwischen beiden Systemen wächst mit jedem Quartal.

Legen Sie vor der Einführung fest, welches System die führende Quelle für offene Posten ist, und richten Sie den Datenaustausch in diese eine Richtung ein.
3
Der Honorarbescheid wird als eine Summe gebucht

Abschlagszahlungen und Restzahlung laufen auf ein einziges Konto, wodurch der Zahlungsweg eines Quartals nicht mehr nachvollziehbar bleibt. Spätestens bei einer Rückforderung der Kassenärztlichen Vereinigung fehlt die Grundlage für die Abstimmung.

Buchen Sie Abschlag und Restzahlung als getrennte Vorgänge und legen Sie je Quartal eine eigene Abstimmung an.
4
Steuerpflichtige Leistungen laufen unter steuerfrei mit

Gutachten, Atteste und Leistungen ohne therapeutisches Ziel werden gemeinsam mit den Heilbehandlungen als steuerfrei erfasst. Der Fehler wandert in jede Voranmeldung und fällt oft erst bei einer Prüfung auf, dann allerdings rückwirkend für mehrere Jahre.

Legen Sie getrennte Erlöskonten mit hinterlegten Steuerkennzeichen an und lassen Sie die Zuordnung vom Steuerbüro vor dem Start freigeben.
5
Die Barkasse für Selbstzahler läuft nebenbei

Bargeld für IGeL, Atteste oder Materialkosten wandert in eine Schublade, ohne dass die Einnahmen lückenlos aufgezeichnet werden. Sobald bar kassiert wird, gelten die Regeln zur Kassenführung, und eine unvollständige Aufzeichnung gefährdet die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung.

Führen Sie für Bareinnahmen eine tagesgenaue Aufzeichnung und klären Sie mit dem Steuerbüro, welche Anforderungen Ihr konkretes Kassensystem auslöst.
6
Verfahrensdokumentation und Belegarchiv fehlen

Die von den GoBD verlangte schriftliche Beschreibung der Belegwege wird nie geschrieben, und Altdaten liegen ausschließlich im alten Programm. Bei einem Anbieterwechsel oder einer Prüfung fehlt damit sowohl der Nachweis als auch der Zugriff.

Schreiben Sie die Verfahrensdokumentation vor dem Start und sichern Sie beim Wechsel einen vollständigen, lesbaren Export der Altdaten.
7
Nur der Preis entscheidet

Der günstigste Tarif gewinnt, bis der Honorarbescheid nicht abbildbar ist, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung fehlt und die Kanzlei den Export nicht einlesen kann. Die monatliche Nacharbeit kostet dann mehr als die Differenz zur teureren Lösung.

Stellen Sie der Preisdifferenz die Zeit für Nacharbeit gegenüber und rechnen Sie den Bruttopreis, weil die meisten Praxen keine Vorsteuer ziehen.

Was kostet Buchhaltungssoftware für Ärzte wirklich?

Weiße Metallbox mit Verschluss und orange Preisschild "29" an Schnur befestigt
Vier Preismodelle im Überblick, dazu die Posten, die erst nach der Unterschrift sichtbar werden.

Die Preise reichen von kostenlosen Einstiegstarifen über Cloud-Abos zwischen 10 und 70 Euro je Nutzer und Monat bis zu Praxispaketen von 40 bis 300 Euro monatlich; lokale Kauflizenzen liegen bei 600 bis 3.200 Euro einmalig plus jährlicher Wartung. Alle Beträge sind Nettopreise aus der Marktsichtung für diesen Vergleich, Stand September 2026.

Eine Besonderheit verschiebt die Rechnung gegenüber jedem Gewerbebetrieb. Weil § 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes Heilbehandlungen von der Umsatzsteuer befreit, ziehen die meisten Praxen keine Vorsteuer. Der Bruttopreis bleibt damit der echte Preis, und ein Angebot über 50 Euro netto kostet die Praxis rund 60 Euro im Monat. Als Betriebsausgabe mindert die Software den Gewinn weiterhin, doch die zweite Entlastung, die ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen erhält, entfällt. Wer Angebote vergleicht, rechnet deshalb konsequent brutto.

Der zweite Blick gilt den Posten, die nicht auf der Preisliste stehen: Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem, die Schnittstelle zum Praxisverwaltungssystem, Schulungen, zusätzliche Nutzer, ein Lohnmodul für das Praxisteam und der Speicher für das Belegarchiv. Bei Privatliquidation kommt die Gebühr der Verrechnungsstelle als eigene Kostenart hinzu. Über drei Jahre gerechnet verschiebt diese Liste die Rangfolge der Angebote regelmäßig.

Für 2026 zeichnen sich drei Entwicklungen ab. Die elektronische Rechnung wandert nach dem Einführungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen in den Regelbetrieb, weshalb der Empfang strukturierter Rechnungen zur Grundausstattung gehört. Die automatische Belegerfassung per Texterkennung ist inzwischen auch in günstigen Tarifen enthalten und nicht mehr das Merkmal teurer Pakete. Und die Kopplung zwischen Praxissoftware und Finanzen wird enger, was die Frage nach der Datensparsamkeit eher noch wichtiger macht.

Kostenlos und Einsteigertarif 0 bis 10 € pro Monat, netto

Dauerhaft kostenlose Tarife mit begrenzter Beleg- oder Rechnungszahl, quelloffene Programme ohne Lizenzgebühr sowie schmale Einstiegspakete für Rechnungsstellung und Belegablage. Gewinnermittlung, Anlagenverzeichnis und Lohn fehlen in dieser Stufe fast durchgehend.

Cloud-Abo je Nutzer 10 bis 70 € pro Nutzer und Monat, netto

Generalistische Buchhaltung im Browser mit Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung. Der Preis steigt mit dem Funktionsumfang und der Zahl der Nutzer; Lohnabrechnung und Mehrmandantenfähigkeit liegen meist in den oberen Stufen.

Praxis- oder Standortabo mit Modulen 40 bis 300 € pro Praxis und Monat, netto

Branchenpakete für Heilberufe und Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul, abgerechnet je Praxis oder Standort statt je Nutzer. Die Spanne hängt an der Zahl der Behandler, an Zusatzmodulen wie Liquidation oder Lohn und am vereinbarten Supportumfang.

Kauflizenz mit Wartung 600 bis 3.200 € einmalig, plus jährliche Wartung

Lokal installierte Branchensoftware, gekauft statt gemietet, mit jährlichem Wartungsvertrag für Updates und Support. Server, Datensicherung und die Betreuung durch einen IT-Dienstleister gehören in dieselbe Rechnung; nach oben ist die Spanne bei Praxisverwaltungssystemen mit Finanzmodul offen.

Die Kosten, die nicht auf der Preisliste stehen

Zur Lizenz kommen Einrichtung und Datenübernahme aus dem Altsystem, die Schnittstelle zum Praxisverwaltungssystem, Schulungen je Termin, der Preis je zusätzlichem Nutzer, ein Lohnmodul für die medizinischen Fachangestellten, Speicher für das Belegarchiv sowie Update- und Wartungsgebühren. Als eigene Kostenart kommt bei Privatliquidation die Gebühr der Verrechnungsstelle hinzu. Zwei Besonderheiten unterscheiden die Rechnung einer Praxis von der eines Gewerbebetriebs: Die Software mindert als Betriebsausgabe den Gewinn, doch wegen der Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG ziehen die meisten Praxen keine Vorsteuer. Der Bruttopreis bleibt damit der echte Preis, und ein Nettoangebot wirkt rund ein Fünftel günstiger, als die Praxis am Ende zahlt.

Der Dr.-Web-Quizmaster
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1 Wie ermitteln niedergelassene Ärzte ihren Gewinn in aller Regel? Aufklappen ↓
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Richtig: A. Der Arztberuf zählt nach § 18 EStG zu den freien Berufen, und freiberufliche Tätigkeit löst allein wegen Umsatz oder Gewinn keine Bilanzpflicht aus. Deshalb ermitteln niedergelassene Praxen den Gewinn meist nach § 4 Abs. 3 EStG als Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Anders liegt der Fall bei einer Kapitalgesellschaft, etwa einem Medizinischen Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH.
2 Welche Leistung einer Arztpraxis ist typischerweise umsatzsteuerpflichtig? Aufklappen ↓
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Richtig: B. § 4 Nr. 14 UStG befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer. Fehlt das therapeutische Ziel, greift die Befreiung nicht, was etwa auf bestimmte Gutachten zutrifft. Praxen mit gemischten Umsätzen trennen beide Bereiche und verlieren für den steuerfreien Teil den Vorsteuerabzug.
3 Was steht im Honorarbescheid der Kassenärztlichen Vereinigung? Aufklappen ↓
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Richtig: C. Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt während des Quartals Abschläge und rechnet später mit dem Honorarbescheid ab. Der Bescheid weist die abgerechneten Leistungen aus und verrechnet die geleisteten Abschläge, woraus eine Restzahlung oder eine Rückforderung entsteht. In der Buchhaltung gehören Abschlag und Restzahlung deshalb als getrennte Vorgänge erfasst.
4 Was gehört nicht in die Buchhaltungssoftware einer Praxis? Aufklappen ↓
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Richtig: B. Für die Buchführung genügen Rechnungsnummer, Datum und Betrag, Diagnose und Name gehören in das Praxisverwaltungssystem. Die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 StGB und die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO setzen den Rahmen für jede Übergabe an Dritte. Wer Patientendaten aus der Buchhaltung heraushält, verkleinert den Kreis der mitwirkenden Personen erheblich.
5 Wofür steht die Abkürzung GOÄ? Aufklappen ↓
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Richtig: C. Die Gebührenordnung für Ärzte regelt die Abrechnung privatärztlicher Leistungen und bildet die Grundlage jeder Privatliquidation. Für die Buchhaltung zählt daran vor allem der Zahlungseingang, weil in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Zufluss maßgeblich ist. Die Bundesärztekammer informiert über den jeweils geltenden Stand der Gebührenordnung.

Glossar: die wichtigsten Begriffe der Praxisbuchhaltung

Die Buchhaltung einer Arztpraxis verbindet Steuerrecht, Abrechnungsrecht und Datenschutz in einem einzigen Zahlenwerk. Die folgenden zwanzig Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf. Wer sie kennt, prüft Angebote schneller und stellt der Kanzlei die richtigen Fragen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die einfache Form der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG: Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben, erfasst nach dem Zufluss- und Abflussprinzip. Niedergelassene Praxen nutzen diese Form in aller Regel, weil freiberufliche Tätigkeit allein wegen Umsatz oder Gewinn keine Bilanzpflicht auslöst. Die Übermittlung an das Finanzamt läuft elektronisch über die Anlage EÜR.

Freier Beruf (§ 18 EStG)

§ 18 EStG zählt die selbständige ärztliche Tätigkeit zu den freien Berufen. Aus dieser Einordnung folgen keine Gewerbesteuer, keine Pflicht zur doppelten Buchführung allein wegen der Umsatzhöhe und keine Kammerzugehörigkeit bei der Industrie- und Handelskammer. Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt den freien Beruf als persönlich und eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit mit wissenschaftlicher Vorbildung.

Betriebseinnahme und Betriebsausgabe

Betriebseinnahmen sind alle Zuflüsse, die durch die Praxis veranlasst sind, von der Zahlung der Kassenärztlichen Vereinigung bis zum Honorar einer Privatrechnung. Betriebsausgaben umfassen spiegelbildlich alle betrieblich veranlassten Aufwendungen, etwa Praxismiete, Personalkosten, Praxisbedarf, Labor und Fortbildung. Die Abgrenzung zur privaten Lebensführung entscheidet über die steuerliche Wirkung jedes einzelnen Belegs.

Zufluss- und Abflussprinzip (§ 11 EStG)

Maßgeblich für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Zeitpunkt der Leistung. Eine im Dezember erbrachte Behandlung, die im Februar bezahlt wird, wirkt sich steuerlich erst im Folgejahr aus. Für Praxen mit Quartalsabrechnung verschiebt dieses Prinzip regelmäßig Honorare über den Jahreswechsel.

Umsatzsteuerbefreiung für Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG)

§ 4 Nr. 14 UStG befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer, sofern die Leistung ein therapeutisches Ziel verfolgt. Leistungen ohne dieses Ziel bleiben steuerpflichtig, weshalb viele Praxen gemischte Umsätze führen. Für den steuerfreien Teil entfällt der Vorsteuerabzug, was Anschaffungen effektiv verteuert.

IGeL (individuelle Gesundheitsleistung)

Als individuelle Gesundheitsleistung gilt eine Leistung, die der Patient selbst bezahlt, weil die gesetzliche Krankenversicherung sie nicht trägt. Die umsatzsteuerliche Behandlung richtet sich nicht nach der Bezeichnung, sondern nach dem therapeutischen Ziel im Einzelfall. Praxen mit nennenswertem Anteil solcher Leistungen brauchen deshalb eine saubere Trennung im Kontenplan.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

§ 19 UStG erlaubt kleinen Unternehmen, die Umsatzsteuer nicht auszuweisen und keine Voranmeldung abzugeben. Für Praxen wird die Regelung nur beim steuerpflichtigen Teil der Umsätze interessant, weil steuerfreie Heilbehandlungen ohnehin nicht in die Rechnung eingehen. Die maßgeblichen Umsatzgrenzen wurden zuletzt geändert, weshalb die geltende Gesetzesfassung entscheidet.

EBM (einheitlicher Bewertungsmaßstab)

Der einheitliche Bewertungsmaßstab legt fest, welche Leistungen zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung abgerechnet werden und mit welcher Punktzahl. Die Abrechnung läuft quartalsweise über die Kassenärztliche Vereinigung, nicht direkt mit der Krankenkasse. Für die Buchhaltung zählt daraus nur das Ergebnis, also die tatsächliche Zahlung.

GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte)

Die Gebührenordnung für Ärzte regelt die Abrechnung privatärztlicher Leistungen gegenüber Selbstzahlern und privat Versicherten. Jede Privatliquidation stützt sich auf diese Grundlage, einschließlich der Steigerungssätze und der Begründungspflichten. Die Bundesärztekammer informiert über den jeweils geltenden Stand der Gebührenordnung.

Honorarbescheid, Abschlagszahlung und Restzahlung

Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt während des Quartals Abschläge und rechnet danach mit dem Honorarbescheid ab. Aus der Gegenrechnung von Abschlägen und abgerechneten Leistungen entsteht eine Restzahlung oder eine Rückforderung. In der Buchhaltung gehören beide Vorgänge getrennt erfasst, sonst lässt sich der Zahlungsweg später nicht mehr nachvollziehen.

Privatärztliche Verrechnungsstelle und Factoring

Eine privatärztliche Verrechnungsstelle übernimmt Rechnungsstellung, Versand und Mahnwesen für Privatliquidationen, häufig verbunden mit einem Ankauf der Forderung. Die Gebühr der Verrechnungsstelle ist Betriebsausgabe und gehört als eigene Kostenart in die Auswertung. Achtung bei der Abkürzung PVS: In der Praxisliteratur steht sie sowohl für die privatärztliche Verrechnungsstelle als auch für das Praxisverwaltungssystem.

Praxisverwaltungssystem

Ein Praxisverwaltungssystem führt Terminplanung, Behandlungsdokumentation, Karteikarte und die Abrechnung gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung und Patient. Der Zugang zur Telematikinfrastruktur läuft ebenfalls über dieses System. Buchhaltung im steuerlichen Sinn leistet ein Praxisverwaltungssystem nur, soweit ein eigenes Finanz- oder Kassenmodul vorhanden ist.

Kontenrahmen und Branchenkontenrahmen für Heilberufe

Ein Kontenrahmen ordnet jeden Geschäftsvorfall einem festen Konto zu und macht Auswertungen vergleichbar. Für Heilberufe bieten Kanzleisoftware und Buchhaltungsprogramme angepasste Branchenkontenrahmen an, die Kassenhonorar, Privatliquidation, Praxisbedarf und Labor getrennt führen. Welcher Kontenrahmen zum Einsatz kommt, legt die Praxis gemeinsam mit dem Steuerbüro fest.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form stammen vom Bundesministerium der Finanzen. Gefordert sind nachvollziehbare, vollständige, richtige, zeitgerechte, geordnete und unveränderbare Aufzeichnungen. Für die Praxis folgt daraus vor allem: Ein digital entstandener Beleg bleibt digital aufbewahrt, der Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt schriftlich, wie Belege in die Praxis gelangen, wie sie verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Dazu gehören die eingesetzten Programme, die Zuständigkeiten im Team und der Weg vom Eingang bis zum Archiv. Ohne diese Unterlage gilt eine elektronische Buchführung schnell als formell mangelhaft.

Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO)

§ 147 AO regelt, wie lange steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind, getrennt nach Art der Unterlage. Die Frist für Buchungsbelege wurde zuletzt geändert, weshalb die geltende Gesetzesfassung maßgeblich bleibt. Von dieser steuerlichen Frist strikt zu trennen ist die Aufbewahrung der Patientenunterlagen nach § 630f BGB und der Berufsordnung.

Ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB)

§ 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung eines Patientengeheimnisses unter Strafe und erfasst auch mitwirkende Personen außerhalb der Praxis. Externe Dienstleister dürfen eingebunden werden, wenn die Offenbarung für ihre Tätigkeit erforderlich ist und die Praxis sie sorgfältig auswählt und verpflichtet. Für die Buchhaltung heißt das vor allem: Betrag und Rechnungsnummer genügen, Diagnose und Name bleiben draußen.

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Verarbeitet ein Softwareanbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis, verlangt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag mit festgelegten Pflichten. Geregelt werden Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, technische Schutzmaßnahmen sowie der Einsatz weiterer Unterauftragnehmer. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit veröffentlicht dazu Hinweise für das Gesundheitswesen.

Abschreibung (AfA) und Anlagenverzeichnis

Anschaffungen mit mehrjähriger Nutzung, etwa ein Ultraschallgerät oder eine Behandlungseinheit, wirken sich nicht sofort in voller Höhe aus, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Das Anlagenverzeichnis führt jedes dieser Wirtschaftsgüter mit Anschaffungsdatum, Kosten und jährlicher Abschreibung. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gelten eigene Betragsgrenzen, die sich mehrfach geändert haben.

Berufsausübungsgemeinschaft und Praxisgemeinschaft

In einer Berufsausübungsgemeinschaft behandeln mehrere Ärzte gemeinsam und rechnen gemeinsam ab, weshalb der Gewinn einheitlich ermittelt und anschließend auf die Beteiligten verteilt wird. Eine Praxisgemeinschaft teilt dagegen nur Räume, Geräte und Personal, während jede Praxis eigenständig abrechnet. Die Unterscheidung entscheidet über Gewinnermittlung, Feststellungserklärung und die nötige Mandantenfähigkeit der Software.

Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen rund um Praxisbuchhaltung, Umsatzsteuer, Schweigepflicht und die Auswahl einer passenden Software, kurz und ohne Umweg beantwortet.

Müssen Ärzte Bücher führen, oder reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Niedergelassene Ärzte üben nach § 18 EStG einen freien Beruf aus und ermitteln ihren Gewinn deshalb in aller Regel per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, also ohne Bilanz. Maßgeblich ist dabei der Zufluss der Zahlung, nicht der Zeitpunkt der Behandlung. Anders liegt der Fall bei einer Kapitalgesellschaft, etwa einem Medizinischen Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH, das nach den handelsrechtlichen Regeln bilanziert. Die Übermittlung an das Finanzamt läuft elektronisch über die Anlage EÜR.

Sind ärztliche Leistungen umsatzsteuerfrei?

Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit, Leistungen ohne therapeutisches Ziel dagegen nicht. Die Abgrenzung entscheidet im Einzelfall und richtet sich nach dem Zweck der Leistung, nicht nach ihrer Bezeichnung. Wer beides erbringt, trennt die Umsätze im Kontenplan und verliert für den steuerfreien Teil den Vorsteuerabzug. Ob daneben die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG greift, hängt von den Umsatzgrenzen in der geltenden Fassung ab.

Worin unterscheidet sich ein Praxisverwaltungssystem von einer Buchhaltungssoftware?

Das Praxisverwaltungssystem dokumentiert Behandlung und Abrechnung gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung und Patient, die Buchhaltungssoftware verbucht das Geld, ermittelt den Gewinn und liefert die Daten für die Steuererklärung. Manche Praxissysteme bringen ein Finanz- oder Kassenmodul mit, das Zahlungseingänge und offene Posten zeigt. Eine vollwertige Finanzbuchhaltung mit Kontenrahmen, Gewinnermittlung und Umsatzsteuervoranmeldung ersetzt ein solches Modul in aller Regel nicht.

Wie wird das Honorar der Kassenärztlichen Vereinigung gebucht?

Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt zunächst Abschläge und rechnet später mit dem Honorarbescheid ab, weshalb Abschlagszahlung und Restzahlung als getrennte Vorgänge in die Buchhaltung gehören. Aus der Gegenrechnung entsteht eine Restzahlung oder eine Rückforderung, die sich nur bei getrennter Erfassung sauber abstimmen lässt. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt dabei der Zufluss des Geldes, nicht das Quartal der Leistung.

Ist eine Cloud-Buchhaltung mit der ärztlichen Schweigepflicht vereinbar?

Ja, sofern in der Buchhaltung keine Patientendaten liegen und mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. § 203 StGB erfasst auch mitwirkende Personen außerhalb der Praxis, weshalb die Auswahl und Verpflichtung des Dienstleisters sorgfältig erfolgen muss. Für den Alltag heißt das vor allem: Rechnungsnummer, Datum und Betrag gehören in die Buchhaltung, Name und Diagnose bleiben im Praxisverwaltungssystem.

Braucht eine Arztpraxis ein Kassenbuch oder eine technische Sicherheitseinrichtung?

Sobald Patienten bar zahlen, etwa für Atteste oder Selbstzahlerleistungen, müssen diese Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Ob zusätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO nötig wird, hängt davon ab, ob die Praxis ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne dieser Vorschrift einsetzt oder eine offene Ladenkasse führt. Diese Frage gehört vor der Anschaffung einer Kassenlösung mit dem Steuerbüro geklärt.

Ist die E-Rechnung für Arztpraxen Pflicht?

Eine Praxis bleibt auch mit überwiegend steuerfreien Umsätzen Unternehmerin im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und wird deshalb von den Regeln zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr erfasst. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Einführung in einem eigenen Schreiben geregelt, das die Empfangspflicht und gestaffelte Übergangsfristen für den Versand beschreibt. Praktisch heißt das: Der Empfang strukturierter Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD gehört zur Grundausstattung.

Brauche ich trotz Software noch einen Steuerberater?

Die Software ersetzt die steuerliche Beratung nicht, sondern verkürzt die Zuarbeit und senkt damit den Aufwand auf beiden Seiten. Jahresabschluss, steuerliche Gestaltung und die gesonderte und einheitliche Feststellung einer Berufsausübungsgemeinschaft bleiben Sache der Kanzlei. Viele Praxen arbeiten mit einem auf Heilberufe spezialisierten Steuerbüro zusammen und liefern die Buchungsdaten im DATEV-Format zu.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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