Buchhaltungssoftware für Ärzte Vergleich
2026
Das sind die besten 72 Anbieter.
Das Geld einer Arztpraxis kommt auf drei Wegen herein, und keiner davon folgt dem Rhythmus der Behandlung: Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt Abschläge und rechnet Monate später mit dem Honorarbescheid ab, die Privatliquidation nach der Gebührenordnung für Ärzte erzeugt offene Posten, und Selbstzahler legen den Betrag gleich auf den Tresen. Dazwischen stapeln sich Rechnungen für Praxisbedarf, Labor und Medizintechnik. Eine Buchhaltungssoftware für Ärzte nimmt diese Belege auf, verbucht Einnahmen und Ausgaben und bereitet die Zahlen so auf, dass Steuerbüro und Finanzamt damit arbeiten können. Drei Produktwelten treffen dabei aufeinander: spezialisierte Praxisbuchhaltung für Heilberufe, generalistische Buchhaltung mit Freiberufler-Eignung und Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul. Der folgende Ratgeber ordnet die Unterschiede, danach stehen 72 geprüfte Anbieter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Auswahl.
Wir haben 72 Buchhaltungssoftware für Ärzte für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.
Abacus
Abacus ist die ERP- und Finanzsoftware der Abacus Research AG aus Wittenbach bei St. Gallen. Die Suite deckt Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Electronic Banking und Reporting ab. Über offene REST-Schnittstellen lassen sich Drittsysteme anbinden.
Accountable
Accountable ist eine App mit Weboberfläche für Buchhaltung und Steuern von Selbstständigen, betrieben von der belgischen Accountable SA mit deutscher Niederlassung in Berlin. Abgedeckt sind Rechnungen, Belegscan, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Einkommensteuererklärung.
ADDISON
ADDISON ist die Rechnungswesen- und Kanzleisoftware von Wolters Kluwer; die Domain addison.de leitet auf den deutschen Auftritt des Konzerns weiter. Die Komplettlösung umfasst Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Anlagenbuchführung, Lohnabrechnung, Controlling und das Mandantenportal ADDISON Direkt.
Ärztekasse / Achilles
Die Ärztekasse Genossenschaft in Urdorf bei Zürich bietet Praxissoftware und Abrechnungsdienstleistungen für Schweizer Praxen. Leistungserfassung, Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso lassen sich auslagern; das Angebot umfasst außerdem das Ärztekasse-Konto, Factoring und eine Vorkontierung für die Buchhaltung.
AESKULAP
AESKULAP ist die Ärztesoftware der Kern Concept AG aus Herisau, gegründet 1995. Das Praxissystem verbindet Patientenverwaltung, Leistungserfassung mit Tarif-Validator, Debitorenmanagement und elektronische Krankengeschichte mit einer mandantenfähigen Finanzbuchhaltung samt E-Banking-Anbindung.
Agenda
Agenda ist die Rechnungswesen- und Lohnsoftware der Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG aus Rosenheim. Für Unternehmen bündelt das Komplettpaket Finanzbuchführung, Offene-Posten-Buchführung, Kostenrechnung und Controlling, Anlagenbuchführung sowie den Jahresabschluss.
Atlanto
Atlanto ist eine Cloud-Business-Software der Atlanto AG aus St. Gallen. Das Modul Verkauf und Buchhaltung deckt Offerten, Aufträge, Rechnungen, Buchhaltung, Banking, Produkte und Lohnbuchhaltung ab. Daneben stehen ein kostenloser Kontaktmanager, Zeiterfassung, ein App Marktplatz und ein Treuhänder-Verzeichnis bereit.
Banana Accounting
Banana Buchhaltung Plus ist die Buchhaltungssoftware der Banana.ch SA aus Viganello im Tessin. Das Programm arbeitet tabellenbasiert und bietet doppelte Buchhaltung, Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Kassenbuch, Schweizer MWST-Abrechnung, Fakturierung mit QR-Code sowie Bilanz und Erfolgsrechnung als Bericht.
bexio
bexio ist eine Cloud-Business-Software der bexio AG aus Rapperswil. Die Anwendung verbindet Buchhaltung, Offerten und QR-Rechnungen, Banking mit Anbindung an über 65 Schweizer Banken, Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung, Kontaktverwaltung und ein GeBüV-konformes Dokumenten-Archiv in einem Abonnement.
billomat
billomat ist eine Cloud-Lösung für Rechnungs- und Belegmanagement der aifinyo AG aus Berlin. Die Software erstellt Rechnungen samt XRechnung und ZUGFeRD, verwaltet Eingangsrechnungen, Mahnwesen sowie Zahlungszuweisung und übergibt Buchungen über DATEVconnect an die Steuerkanzlei.
bimetrics
bimetrics ist eine KI-gestützte Cloud-Buchhaltung der bimetrics GmbH mit Sitz in Offenburg. Bis zu 100 Belege je Upload werden ausgelesen, Bankumsätze über GoCardless importiert und Zahlungen zugeordnet. Buchungen und Belege verlassen die Software als DATEV-Paket für die Steuerkanzlei.
bizSoft
bizSoft ist eine österreichische Büro- und Buchhaltungssoftware der bizSoft Business Software GmbH aus Wien. Neben Fakturierung, Registrierkasse und Lagerverwaltung enthält die Software ein Buchhaltungsmodul mit FiBu-Kontierung, digitaler Belegverwaltung und Exporten zu BMD, DATEV, RZL und topal.
BMD
BMD ist die Business Software der BMD SYSTEMHAUS GesmbH aus Steyr in Oberösterreich. Die Standardlösung BMD NTCS deckt Buchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss, Lohnverrechnung, Fakturierung und Kassa ab. Die Umsatzsteuervoranmeldung wird über die Schnittstelle zu FinanzOnline eingereicht.
BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler ist eine Cloud-Buchhaltungssoftware der BuchhaltungsButler GmbH aus Berlin. Für Praxen steht ein vordefiniertes Branchenpaket mit dem Kontenrahmen SKR03 bereit, dazu KI-gestützte Belegerkennung, automatischer Abgleich von Belegen und Zahlungen sowie der Datenaustausch mit der Steuerkanzlei über DATEV.
CANDIS
CANDIS ist eine Software für digitales Rechnungsmanagement der Candis GmbH aus Berlin. Rechnungen werden per KI erfasst, nach Paragraf 14 UStG geprüft, in mehrstufigen Freigabeworkflows gesteuert und über die DATEV-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben. Das Archiv ist GoBD-zertifiziert.
Care01
CARE01 ist eine webbasierte Ordinationssoftware der Peacequare GmbH aus Wien für Kassen- und Wahlarztpraxen, Ordinationsgemeinschaften und PVEs. Neben Patienten- und Terminverwaltung enthält das Programm ein Abrechnungs- und Buchhaltungsmodul mit Honorarnoten, Registrierkassenfunktion und Berichten für die Steuerberatung.
CashCtrl
CashCtrl ist ein mandantenfähiges Cloud-ERP der CashCtrl AG aus Münchenstein bei Basel. Der Funktionsumfang reicht von Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Debitoren und Kreditoren mit QR-Rechnung über Auftragsbearbeitung und Lohnbuchhaltung bis zu Rollen für den Treuhandzugang.
CGM MEDISTAR
CGM MEDISTAR ist die Praxissoftware der CompuGroup Medical Deutschland AG aus Koblenz für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte. Über 9.000 Praxen arbeiten damit. Das System vereint Patientendokumentation, alle TI-Pflichtanwendungen sowie die KBV-zertifizierte Abrechnung nach EBM und GOÄ.
CGM Z1 / CGM Dentalsysteme
CGM Dentalsysteme ist die Zahnarztsoftware-Sparte der CompuGroup Medical Deutschland AG in Koblenz. Zur Produktwelt gehören die serverbasierte Praxissoftware CGM Z1.PRO, der Klassiker CGM Z1, die Cloudlösung CGM XDENT sowie CGM HIGHDENT PLUS für Universitätszahnkliniken und MVZ.
Collmex
Collmex ist eine Cloud-Buchhaltungs- und ERP-Software der Collmex GmbH aus Saarbrücken, die seit 2003 am Markt ist. Die Pakete reichen von der reinen Buchhaltung über Rechnungsstellung bis zur Warenwirtschaft, enthalten sind die DATEV-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie eine DATEV-Schnittstelle.
Crésus
Crésus ist die Buchhaltungs-, Fakturierungs- und Lohnsoftware der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains in der Schweiz. Die Module Finanzbuchhaltung, Faktura und Lohnbuchhaltung laufen unter Windows, macOS, Linux und in der Crésus Cloud. Abgedeckt sind MWST-Abrechnung, Bankanbindung, eBill und Swissdec.
Dampsoft
DAMPSOFT aus Damp an der Ostsee entwickelt seit 1986 Praxisverwaltungssoftware für Zahnarztpraxen. Zum Portfolio gehören das serverbasierte DS-WIN, die webbasierte Lösung DS4 sowie die Zusatzprodukte AIVA, ATHENA und e-connect, ergänzt um Erweiterungen aus den Bereichen Finanzen und Abrechnung.
DATEV
DATEV eG aus Nürnberg ist eine Genossenschaft der steuerberatenden, wirtschaftsprüfenden und rechtsberatenden Berufe mit rund 40.000 Mitgliedern. Für Unternehmen bündelt DATEV Rechnungswesen, Lohn und Personal sowie DATEV Unternehmen online als Austauschplattform mit der Steuerberatungskanzlei.
dekodi
dekodi X ist die Automatisierungssoftware für das Rechnungswesen der dekodi Deutscher Konverterdienst GmbH aus Fürth. Neben Steuerkanzleien, Onlinehandel sowie Franchise adressiert der Anbieter ausdrücklich Ärzte und Heilberufe, Patientenabrechnungen bereitet die Software für die Steuerberatung auf.
DURIA
DURIA ist eine Praxisverwaltungssoftware für niedergelassene Ärzte, entwickelt von der Duria eG in Düren. Die Genossenschaft besteht seit 1993 und liefert DURIA classic sowie die grafische Variante DURIA². Abrechnung, Dokumentation und Telematik-Anbindung laufen zentral aus dem Programm heraus.
easybill
easybill ist eine cloudbasierte Rechnungs- und E-Rechnungssoftware der easybill GmbH aus Kaarst, gegründet 2007. Angebote, Rechnungen und Mahnungen entstehen online, ergänzt um Belegerfassung mit KI-Vorkontierung, vorbereitende Buchhaltung und eine DATEV-Anbindung für die Steuerberatung.
EASYGOÄ
EASYGOÄ ist eine Windows-Software für die Privatliquidation nach GOÄ von Dipl.-Inform. Lothar Reschke aus München. Das seit über 30 Jahren angebotene Programm verbindet Patientenverwaltung, elektronische Karteikarte, GOÄ-Abrechnung mit Regelprüfung sowie eine komplette Rechnungsverwaltung mit Mahnwesen.
Elexis
Elexis ist eine quelloffene Praxissoftware für die Arztpraxis; kommerzieller Träger ist die Medelexis AG aus Baden-Dättwil. Im Zentrum stehen die elektronische Krankengeschichte und ein eingeschlossenes Abrechnungssystem, daneben Agenda, Fakturierung und Debitorenübersicht, die sich auch einzeln nutzen lassen.
everbill
everbill ist eine österreichische Online-Buchhaltung der everbill GmbH aus Wien, am Markt seit 2008. Rechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen, Kassenbuch und eine optionale Registrierkasse laufen in der Cloud, der BMD-Export gibt die aufbereiteten Daten an die Steuerberatung weiter.
EVIDENT
EVIDENT ist eine modulare Zahnarzt-Praxissoftware der EVIDENT GmbH aus Bad Kreuznach, seit über 50 Jahren am Markt. Schon die Grundausstattung enthält Karteiführung, Abrechnung für Kasse und Privat, Offene-Posten-Verwaltung und Kassenbuch; Verwaltungs- und Finanzmodule kommen optional dazu.
FastBill
Cloud-Buchhaltung der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main, seit 2011 am Markt. Die Software verbindet Angebote und Rechnungen, digitale Belegerfassung mit Texterkennung, Multibanking mit Zahlungsabgleich, automatische Umsatzsteuervoranmeldung und einen DATEV-Export für die Steuerkanzlei.
Finom
Finom ist ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion, betrieben von der PNL Fintech B.V. aus Amsterdam. Zum Konto mit deutscher IBAN gehören E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD, Belegscan mit automatischer Erkennung, Steuerformulare wie UStVA und EÜR sowie ein Export an DATEV, WISO, Lexware und sevdesk.
FreeFinance
FreeFinance ist eine österreichische Online-Buchhaltung der manubu gmbh aus Schwechat, einem Unternehmen der RISE-Gruppe. Die Software deckt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchführung ab, meldet direkt an FinanzOnline und bietet eine eigene Landingpage für Gesundheitsberufe.
ganyMED
ganyMED ist eine österreichische Ordinations- und Arztsoftware der Schachner & Schlemmer GmbH aus Anger in der Steiermark. Das Programm bündelt Patientenverwaltung, Kartei, Labor, Abrechnung, e-card- und ELGA-Anbindung, Terminplaner, Statistiken und einen Buchhaltungsteil für die Ordination.
GetMyInvoices
GetMyInvoices ist eine Software für digitales Rechnungsmanagement der fino data services GmbH aus Kassel. Die Software sammelt Rechnungen automatisch aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern, prüft sie über Workflows, gibt sie frei und exportiert die Belege an DATEV, sevdesk, Lexware Office oder die Steuerkanzlei.
hellocash
helloCash ist eine österreichische Online-Registrierkasse der mRaP GmbH aus Wieselburg. Die browserbasierte Software erfüllt die RKSV, erstellt Rechnungen und Belege, verwaltet Kunden und Mitarbeiter, liefert Tages- und Monatsabschlüsse und exportiert Daten per CSV an Buchhaltungsprogramme.
Holvi
Holvi ist ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktionen der Holvi Payment Services Oy aus Finnland. Zum Leistungsumfang des Kontos gehören deutsche IBANs, Debitkarten, Rechnungen und E-Rechnungen, Belegerfassung per App, Umsatzsteuer-Vorschau sowie Exporte und eine DATEV-Schnittstelle über EBICS.
Infoniqa
Unter der Marke Suiteify bündelt Infoniqa ERP, Finance, HR und Payroll in einer Suite für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Hauptniederlassung ist die Infoniqa Holding GmbH in Wels. Der Finance-Bereich deckt Finanzbuchhaltung, Rechnungseingang, Anlagen und Abschluss ab.
INNOMED
INNOMED ist eine modulare Ordinationssoftware für österreichische Arztpraxen, geführt als Produkt der CompuGroup Medical CEE GmbH in Wien. Die Praxissoftware verbindet Patientenkartei, Terminkalender und Leistungsverrechnung mit Registrierkasse, Kassabuch und der Abrechnung über die e-card.
KLARA
KLARA ist eine Schweizer Cloud-Business-Software der ePost Service AG in Luzern. Die Plattform verbindet Buchhaltung, Auftrags- und Kundenverwaltung, Lohn, Kassensystem und Online-Terminbuchung, erkennt Belege per KI, gleicht Bankbewegungen in Echtzeit ab und erstellt die MWST-Abrechnung.
Kontist
Kontist ist ein Geschäftskonto für Selbstständige mit integrierter Buchhaltung, betrieben von der Shine Germany GmbH in Berlin. Die App schätzt die Steuerlast in Echtzeit, bildet Rücklagen, verwaltet Belege sowie Rechnungen und liefert Exporte für die Steuerkanzlei.
Latido
Latido ist eine webbasierte Ordinations- und Praxissoftware der Latido Health Tech GmbH in Wien. Die Anwendung verbindet Terminkalender, Patientenkartei und Arzt-Patienten-Kommunikation mit einem Finanzbereich aus Honorarnoten, Registrierkasse, Mahnwesen und Export für die Steuerberatung.
lemniscus
lemniscus ist eine Cloud-Praxisverwaltung der pgt technology scouting GmbH aus Karlsruhe. Die Software verbindet Terminkalender, Patientyverwaltung und Rechnungsstellung mit einer Buchhaltung, die Kontoauszüge einliest, Belege aufnimmt, eine Kasse mit TSE anbindet und DATEV-konform an die Steuerkanzlei exportiert.
Lexware buchhaltung
Lexware buchhaltung ist die Desktop-Finanzbuchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg. Das Windows-Programm deckt Einnahmen-Überschuss-Rechnung und doppelte Buchführung mit Bilanz, GuV und E-Bilanz ab. Enthalten sind DATEV-kompatible Kontenrahmen samt eigenem Kontenrahmen für Ärzte.
Lexware Office
Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg. Belege werden per App fotografiert und ausgelesen, Bankumsätze automatisch zugeordnet, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung laufen mit, und die Daten gehen per Klick in die Steuerkanzlei.
medatixx
medatixx ist das Praxisverwaltungssystem der medatixx GmbH & Co. KG aus Eltville am Rhein. Die KOB-zertifizierte Praxissoftware deckt Dokumentation, Terminplanung sowie Kassen- und Privatabrechnung ab, hält Stammdaten per Selbst-Update aktuell und enthält den TI-Anschluss als TI as a Service.
MEDICAL OFFICE
MEDICAL OFFICE ist das Praxisverwaltungssystem der INDAMED EDV-Entwicklung und -Vertrieb GmbH aus Schwerin. Die modulare Software deckt KV-, Privat- und BG-Abrechnung, Dokumentation, Labor und Termine ab. Als Zusatzmodule stehen eine Buchhaltungsschnittstelle sowie eine zertifizierte Cloud-TSE bereit.
MILKEE
MILKEE ist eine Schweizer Cloud-Buchhaltung der MILKEE GmbH aus Winterthur, gegründet 2022. Die Software richtet sich an Selbstständige mit Einzelfirma und an GmbH. Abgedeckt sind Milchbüechli-Rechnung, doppelte Buchhaltung, QR-Rechnungen, MWST-Abrechnung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung.
MonKey Office
MonKey Office ist eine lokal installierte Buchhaltung der ProSaldo GmbH aus Cottbus für macOS und Windows. Die Basisversion mit Adressen, offenen Posten, Kassenbuch und DATEV-Schnittstelle ist kostenlos, die Module REWE, FIBU, COMPLETE und PRO ergänzen Auftragswesen, EÜR oder Bilanz, Anlagegüter sowie ELSTER-Meldungen.
Norman
Norman ist eine KI-gestützte Online-Buchhaltung der Norman AI GmbH aus Berlin für Selbstständige und kleine Unternehmen. Belegerfassung, Bankabgleich, E-Rechnungen, EÜR und Jahresabschluss laufen in einer Oberfläche zusammen, die Umsatzsteuervoranmeldung geht nach Freigabe per ELSTER an das Finanzamt.
offisy
offisy ist eine webbasierte Ordinations- und Praxissoftware der Offisy GmbH aus Leonding in Oberösterreich. Die Pakete PRAXIS, DESK, STUDIO und KASSE verbinden Online-Terminbuchung, Patientendokumentation und Honorarnoten mit einer RKSV-konformen Registrierkasse sowie mit Exportfunktionen für die Steuerberatung.
orgaMAX
orgaMAX ist eine Business-Software-Familie der deltra Business Software GmbH & Co. KG aus Detmold. Die Linie orgaMAX Buchhaltung deckt Angebote, E-Rechnungen, Belege, Onlinebanking, ELSTER-Direktversand und DATEV-Übergabe ab, daneben stehen orgaMAX ERP und ein Dokumentenmanagement bereit.
Papierkram
Papierkram ist eine Online-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden für Freiberufler und kleine Unternehmen. Angebote und E-Rechnungen, ein Belegarchiv mit Banksynchronisation, Zeiterfassung, Projekte sowie EÜR, UStVA und BWA laufen in einer GoBD-zertifizierten Cloud-Anwendung zusammen.
Patientify
Patientify ist eine Cloud-Praxissoftware der 0x0 Marketing GmbH aus Penzberg für Privatpraxen, Psychotherapie und Heilberufe. Patientenakte, Terminkalender, Online-Buchung, Abrechnung nach GOÄ, GebüH und Heilmitteln, Online-Zahlung sowie Mahnwesen liegen in einem System, ergänzt um einen Export fürs Steuerbüro.
Prosaldo.net
ProSaldo.net ist die Online-Buchhaltung der ProSaldo.net GmbH mit Sitz in Wien. Die Software verbindet Fakturierung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelter Buchhaltung, übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung direkt an FinanzOnline und bindet Bankkonten, Belegscan sowie einen kostenlosen Beraterzugang ein.
Qonto
Qonto ist ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion der QONTO SA aus Paris, in Deutschland über eine Zweigniederlassung in Berlin vertreten. Zum Konto gehören Rechnungsstellung, E-Rechnung, digitale Belegerfassung sowie Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office für die Übergabe an die Steuerkanzlei.
RED Medical
RED medical ist die browserbasierte Praxissoftware der RED Medical Systems GmbH aus München. Die Anwendung deckt Dokumentation, KV- und Privatabrechnung, Videosprechstunde und Bewilligungsmanagement ab, ergänzt um TI-Anschluss, E-Rezept-Ausfallschutz und Praxisfirewall vom selben Anbieter.
Run my Accounts
Run my Accounts ist der ausgelagerte Online-Buchhaltungsservice der Run my Accounts AG aus Stäfa am Zürichsee. Software und Treuhandteam greifen ineinander: Belege werden verbucht, der Zahlungsverkehr abgewickelt, MWST-Abrechnung, Lohnbuchhaltung, Reporting und Jahresabschluss kommen hinzu.
RZL Software
RZL Software aus Tumeltsham in Oberösterreich entwickelt seit über 40 Jahren Rechnungswesensoftware. Das modulare Paket umfasst Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Kassabuch und Bankbuch, Anlagenabschreibung sowie Personalverrechnung, wahlweise als Installation im Haus oder als Cloud-Firmenversion.
Sage 50
Sage 50 ist die kaufmännische Komplettlösung der Sage GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main. Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft liegen in einem System, ergänzt um integriertes Onlinebanking, GoBD-konforme Buchführung, ZUGFeRD-E-Rechnungen und eine DATEV-Schnittstelle.
sanadeus
Cloud-Software für die privatärztliche Abrechnung der sanadeus GmbH aus Dietzenbach in Hessen. Abrechnungsdaten kommen als PAD-Datei aus der Praxissoftware, sanadeus erzeugt daraus Rechnungen, versendet sie per Post oder Patientenportal, überwacht Zahlungseingänge und führt das Mahnwesen automatisch.
Scopevisio
Cloud-Unternehmenssoftware der Scopevisio AG aus Bonn für den Mittelstand in der DACH-Region. Das ERP bündelt Finanzbuchhaltung, Rechnungsverarbeitung, Controlling, CRM, Personal und ein revisionssicheres Dokumentenmanagement; eine eigene Branchenlösung adressiert Kliniken, MVZ und soziale Einrichtungen.
sevdesk
Cloud-Buchhaltung der sevDesk GmbH aus Offenburg für Gründer, Selbstständige und kleine Unternehmen. Der Funktionsumfang reicht von Rechnungen und E-Rechnung über KI-gestützte Belegerfassung und Banking bis zu Umsatzsteuervoranmeldung, Gewinnermittlung und Export nach DATEV oder ADDISON.
solvi
Praxisbuchhaltung der solvi GmbH aus Waldems im Taunus, entwickelt für Arzt- und Zahnarztpraxen. solvi flow führt das digitale Belegbuch, liest Belege automatisch aus, bindet das Online-Banking an, schlägt Kontierungen vor und übermittelt Daten an DATEV sowie über ELSTER ans Finanzamt.
TheraPsy
Praxissoftware der österreichischen TheraSoft GmbH aus Steyr für private Psychotherapie, Heilpraktiker und systemische Beratung. Neben Patientendokumentation, Terminbuchung und Rechnungsstellung enthält TheraPsy ein Buchhaltungsmodul mit Belegablage, Fahrtenbuch und Exporten für den Steuerabschluss.
tomedo
Praxissoftware der zollsoft GmbH aus Jena für Arztpraxen und MVZ, entwickelt für Mac, iPad und iPhone. tomedo deckt Dokumentation, Praxisorganisation sowie die Abrechnung nach EBM, GOÄ und UV-GOÄ ab und übergibt Privatrechnungen über eine Schnittstelle direkt an die Steuerkanzlei.
Topal Solutions
Topal Solutions AG aus 8604 Volketswil entwickelt seit 2006 die Schweizer Finanz- und Lohnbuchhaltung Topal für KMU und Treuhandunternehmen. Das modulare Paket deckt Fibu, Debitoren, Kreditoren, Payroll, E-Rechnung und Archivierung ab; Banken bindet Topal über EBICS an, QR-Rechnungen direkt.
vitomed
vitomed ist die Praxissoftware der Vitodata AG aus 8472 Seuzach in der Schweiz. Das Praxisinformationssystem verbindet Patientenmanagement und Praxismanagement mit validierter Leistungserfassung nach TARMED, automatisierter Fakturierung, Debitorenbewirtschaftung, Mahnwesen sowie Statistiken und BI-Reporting.
weclapp
weclapp ist das Cloud-ERP der weclapp GmbH aus 97318 Kitzingen. Neben CRM, Warenwirtschaft und Projektmanagement enthält die Plattform ein Buchhaltungsmodul mit den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, Kassenverwaltung, Mahnwesen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, E-Rechnung sowie DATEV-Export.
WISO MeinBüro
WISO MeinBüro ist die Buchhaltungs- und Bürosoftware der Buhl Data Service GmbH aus 57290 Neunkirchen im Siegerland. Der Funktionsumfang reicht von Angeboten und Rechnungen über Belegerfassung und Online-Banking bis zu EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER und DATEV-Schnittstelle.
Zervant
Zervant ist eine Online-Rechnungssoftware für Kleinunternehmen und Selbstständige, Diensteanbieter der deutschen Seite ist die Shine Germany GmbH in 10245 Berlin. Die Anwendung deckt Rechnungen, XRechnung, Angebote, Lieferscheine, Zeiterfassung, Online-Zahlungen und Mahnwesen ab.
Zoho Books
Zoho Books ist die Online-Buchhaltungssoftware der Zoho Corporation, deutscher Diensteanbieter ist die Zoho Corporation GmbH in 45127 Essen. Die Cloud-Anwendung deckt Kostenvoranschläge, Rechnungsstellung, Aufwendungen, Onlinezahlungen, Bestandsverfolgung, Budgetierung und Workflowregeln ab.
Was ist eine Buchhaltungssoftware für Ärzte, und brauchen Sie wirklich eine?

Eine Buchhaltungssoftware für Ärzte führt die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einer Praxis in einem Datenbestand zusammen und bereitet daraus die Gewinnermittlung, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Übergabe an das Steuerbüro auf. Vorgeschrieben ist die vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung dieser Vorgänge, nicht ein bestimmtes Produkt. Gemeint sind in diesem Vergleich Human- und Zahnmedizin sowie psychotherapeutische Praxen; Tierärzte und Heilpraktiker unterliegen abweichenden steuerlichen Regeln und bleiben hier außen vor.
Drei Systeme laufen in einer Praxis nebeneinander, und ihre Aufgaben unterscheiden sich deutlich. Das Praxisverwaltungssystem dokumentiert die Behandlung, führt die Karteikarte und erzeugt die Abrechnung gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung und Patient. Die Buchhaltungssoftware verbucht das Geld, ordnet jeden Beleg einem Konto zu und ermittelt den Gewinn. Bank und privatärztliche Verrechnungsstelle führen schließlich den Zahlungsverkehr. Verwechselt werden vor allem die ersten beiden: Ein Finanz- oder Kassenmodul im Praxisverwaltungssystem zeigt Zahlungseingänge, ersetzt aber in aller Regel keine vollwertige Finanzbuchhaltung.
Vier Besonderheiten unterscheiden die Praxis vom Handwerksbetrieb oder Onlinehandel. Erstens zählt die selbständige ärztliche Tätigkeit nach § 18 des Einkommensteuergesetzes zu den freien Berufen, weshalb das Gabler Wirtschaftslexikon sie als persönlich und eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit mit wissenschaftlicher Vorbildung beschreibt. Zweitens folgt daraus die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes, also die Einnahmen-Überschuss-Rechnung statt einer Bilanz. Drittens befreit § 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer, solange die Leistung ein therapeutisches Ziel verfolgt; für diesen Teil entfällt spiegelbildlich der Vorsteuerabzug. Viertens zahlt die Kassenärztliche Vereinigung nach eigener Darstellung zunächst Abschläge und rechnet erst mit dem Honorarbescheid ab, wodurch Leistung und Zufluss zeitlich auseinanderfallen.
Eine gesetzliche Pflicht zu einer bestimmten Software besteht nicht. Den Rahmen setzt das Bundesministerium der Finanzen mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, kurz GoBD. Wer heute mit Tabelle, Belegordner und einem gut eingespielten Steuerbüro arbeitet, verstößt damit nicht gegen geltendes Recht. Sobald Belege jedoch digital entstehen, greift die Pflicht zur unveränderbaren Aufbewahrung, und ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Der folgende Test ordnet ein, ab wann eine eigene Lösung den Aufwand wert ist.
- Zwei Einnahmewelten: Neben der Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung stellen Sie laufend Privatrechnungen, und beide Wege laufen bisher getrennt voneinander.
- Belegmenge: Praxisbedarf, Labor, Wartungsverträge und Medizintechnik erzeugen Monat für Monat mehr Belege, als sich nebenbei sortieren lassen.
- Angestelltes Team: Sie beschäftigen medizinische Fachangestellte, für die Gehalt, Lohnnebenkosten und Fortbildungen regelmäßig zu verbuchen sind.
- Steuerpflichtige Umsätze: Gutachten, Atteste oder Leistungen ohne therapeutisches Ziel gehören umsatzsteuerlich getrennt, und diese Trennung erfolgt bisher von Hand.
- Investitionen: Größere Anschaffungen wie Behandlungseinheit, Ultraschall oder Praxiseinrichtung brauchen ein gepflegtes Anlagenverzeichnis mit Abschreibung.
- Gesellschaftsform: Sie arbeiten in einer Berufsausübungsgemeinschaft, einer Praxisgemeinschaft oder an mehreren Standorten mit getrennten Auswertungen.
- Arbeitsteilung mit der Kanzlei: Ihr Steuerbüro erhält die Unterlagen bisher als Ordner oder Sammelmappe, nicht als strukturierten Datensatz.
Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf zahlt sich der Wechsel fast immer aus. Unabhängig vom Ergebnis verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in die Praxis gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Diese Beschreibung gehört auch dann geschrieben, wenn Sie zunächst bei Tabelle und Steuerbüro bleiben.
Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware in der Arztpraxis.

Sieben Schwachstellen kehren in Praxen jeder Größe wieder: gestapelte Belege, verzögertes Kassenhonorar, drei getrennte Einnahmewege, liegen gebliebene Privatrechnungen, vermischte Steuersätze, teure Quartalsübergaben und Zahlen, die erst im Jahresabschluss auftauchen. Keine davon entsteht aus Nachlässigkeit. Alle sieben folgen aus der Art, wie eine Praxis ihr Geld verdient.
Der Takt gibt den Ausschlag. Behandelt wird täglich, abgerechnet quartalsweise, gezahlt in Abschlägen, und der Honorarbescheid trifft erst danach ein. Zwischen diesen Terminen laufen Miete, Gehälter und Leasingraten unverändert weiter. Ohne laufend gepflegte Zahlen bleibt die Lücke zwischen zwei Zahlungen unsichtbar, gerade im Jahr einer größeren Investition. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung beschreibt Abschlagszahlung und Honorarbescheid als getrennte Schritte der Honorarverteilung, und genau diese Trennung gehört auch in die Buchhaltung.
Hinzu kommt die Ausgabenseite, die in der Wahrnehmung oft klein wirkt und in der Auswertung groß ausfällt. Das Statistische Bundesamt weist für Arzt- und Zahnarztpraxen erhebliche Aufwendungen für Personal, Raumkosten, Material und Geräte aus. Wer diese Blöcke erst im Jahresabschluss sieht, kann im laufenden Jahr nichts mehr daran ändern. Die folgenden sieben Punkte zeigen, an welcher Stelle ein Programm den Unterschied macht.
Rechnungen für Praxisbedarf, Labor, Wartung und Medizintechnik landen in Ablagekörben, Schubladen und im Mailpostfach. Ein Programm nimmt Belege per Foto, Upload oder Mailweiterleitung auf, liest Betrag, Datum und Lieferant per Texterkennung aus und ordnet den Beleg dem passenden Konto zu. Die Ablage entsteht damit im Moment des Eingangs, nicht am letzten Abend vor der Abgabe.
Zwischen Behandlung und endgültiger Zahlung der Kassenärztlichen Vereinigung liegen Abschläge, Bescheid und Restzahlung. Ohne laufende Auswertung bleibt die Liquiditätslücke unsichtbar, gerade nach einer Investition. Eine Buchhaltung mit Bankabgleich zeigt den tatsächlichen Zufluss je Quartal und macht die Planung für das nächste belastbar.
Kassenhonorar, Privatliquidation nach GOÄ und Zahlungen der Selbstzahler laufen über verschiedene Konten, Systeme und Fristen. Zusammengeführt werden diese Ströme oft erst im Jahresabschluss. Ein gemeinsamer Datenbestand ordnet jeden Zahlungseingang der richtigen Einnahmeart zu, womit der Anteil der Privatliquidation am Praxisumsatz jederzeit ablesbar bleibt.
Eine Rechnung nach GOÄ ist geschrieben, der Zahlungseingang wird aber nicht systematisch verfolgt. Ohne Liste der offenen Posten fällt die fehlende Zahlung erst Monate später auf, wenn überhaupt. Die Offene-Posten-Verwaltung zeigt Betrag, Fälligkeit und Mahnstufe je Rechnung, wahlweise ergänzt um die Abrechnung über eine privatärztliche Verrechnungsstelle.
§ 4 Nr. 14 UStG befreit Heilbehandlungen mit therapeutischem Ziel, Leistungen ohne dieses Ziel dagegen nicht. Ohne getrennte Konten verschwinden Gutachten, Atteste und ähnliche Umsätze in der steuerfreien Masse. Eine Buchhaltung mit hinterlegten Steuerkennzeichen trennt beide Bereiche bereits bei der Erfassung und liefert die Zahlen für die Voranmeldung ohne Nacharbeit.
Ohne Schnittstelle wandern Ordner in die Kanzlei, wo jeder Beleg ein zweites Mal erfasst und in Rechnung gestellt wird. Ein Export im DATEV-Format überträgt Buchungssätze samt Belegbildern direkt in die Kanzleisoftware. Der Aufwand sinkt auf beiden Seiten, und Rückfragen lassen sich am selben Datenbestand klären statt am Telefon.
Wer erst im Sommer erfährt, wie das Vorjahr gelaufen ist, steuert mit angezogener Handbremse. Monatliche Auswertungen stellen Einnahmen, Personalkosten, Praxisbedarf und Raumkosten laufend gegenüber. Aus dieser Übersicht werden Entscheidungen über Personal, Geräte und Sprechstundenzeiten zu einer Rechnung statt zu einem Bauchgefühl.
Welche Arten von Buchhaltungssoftware für Ärzte stehen zur Wahl?

Der Markt teilt sich in sieben Gattungen: spezialisierte Praxisbuchhaltung für Heilberufe, generalistische Cloud-Buchhaltung, Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul, reine Belegerfassung, Geschäftskonten mit Buchhaltungsfunktion, Fibu-Kerne mit Kanzleianbindung sowie lokale und quelloffene Installationen. Die Gattung entscheidet über den Funktionsumfang stärker als der einzelne Anbieter.
Zwei Fragen grenzen das Feld schnell ein. Die erste lautet, wer den Gewinn ermittelt: die Praxis selbst oder das Steuerbüro. Bucht die Kanzlei, genügt ein Programm, das Belege sauber digitalisiert und exportiert. Die zweite Frage betrifft den Anteil der Privatliquidation: Wer überwiegend nach der Gebührenordnung für Ärzte abrechnet, braucht Rechnungsstellung, offene Posten und Mahnwesen im selben Bestand, während eine Praxis mit fast reiner Kassenabrechnung vor allem Zahlungseingänge und Betriebsausgaben verwaltet.
Quer zu den Gattungen liegt die Grundsatzentscheidung zwischen einer geschlossenen Suite und einer Kombination aus mehreren Spezialisten. Die Gegenüberstellung unter den sieben Typen zeigt beide Seiten mit ihren Folgekosten. Ein Hinweis vorweg für die Datenschutzfrage: Bleiben Behandlungsdaten im Praxisverwaltungssystem und wandern nur Rechnungsnummer und Betrag in die Buchhaltung, fällt die Antwort auf viele Fragen des nächsten Abschnitts deutlich leichter.
Zugeschnitten auf die Einnahmearten einer Praxis: Kassenhonorar mit Abschlag und Restzahlung, Privatliquidation, Verrechnungsstelle, dazu ein Kontenrahmen für Heilberufe. Der Funktionsumfang bleibt schmaler als bei großen Suiten, die Vorlagen passen dafür ohne Umbau. Sinnvoll für Praxen, die ihre Buchhaltung selbst führen und wenig einrichten wollen.
Buchhaltung und Rechnungsstellung im Browser, mit Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung. Heilberufliche Besonderheiten wie der Honorarbescheid sind nicht vorgedacht und entstehen über eigene Konten. Passend für kleine Praxen mit überschaubarer Belegzahl und klarer Aufgabenteilung mit der Kanzlei.
Das Praxisverwaltungssystem führt Dokumentation und Abrechnung und bringt je nach Produkt ein Modul für Kasse, Offene Posten oder eine einfache Finanzübersicht mit. Eine vollwertige Finanzbuchhaltung ersetzt ein solches Modul in aller Regel nicht. Sinnvoll, wenn Liquidation und Zahlungseingang im selben System sichtbar bleiben sollen.
Eingangsrechnungen werden per Texterkennung ausgelesen, vorkontiert, freigegeben und zur Zahlung vorbereitet. Als Zulieferer für Kanzlei oder Fibu nimmt diese Gattung der Praxis das Abtippen ab, ohne selbst den Gewinn zu ermitteln. Stark bei vielen Lieferanten und mehreren Standorten mit Freigabewegen.
Ein Konto für Freiberufler, ergänzt um Rechnungsstellung, Belegzuordnung und eine Vorschau auf Steuerzahlungen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Zahlungsverkehr, die Buchhaltungstiefe bleibt begrenzt. Eine Praxis mit Kassenabrechnung, Anlagevermögen und Lohn stößt hier je nach Anbieter schnell an Grenzen.
Der Schwerpunkt liegt auf Buchführung, Kontenrahmen, Auswertungen und Jahresabschluss, häufig im gemeinsamen Zugriff mit dem Steuerbüro. Die Praxis erfasst und vorkontiert, die Kanzlei arbeitet auf demselben Datenbestand weiter. Passend, wenn die Kanzlei den Takt vorgibt und eine belastbare Auswertung wichtiger ist als Bedienkomfort.
Software auf dem Praxisserver oder beim Dienstleister, teils quelloffen und ohne Lizenzgebühr. Die Daten bleiben im Haus, was die Frage nach der Auftragsverarbeitung entschärft, dafür liegen Datensicherung, Updates und Ausfallsicherheit in der Verantwortung der Praxis. Sinnvoll für Praxen mit eigener IT-Betreuung.
- Alle Daten liegen in einem System, doppelte Stammdaten entfallen
- Ein Ansprechpartner für Praxisabrechnung, Buchhaltung und Support
- Einheitliche Protokollierung erleichtert den Nachweis nach den GoBD
- Einzelne Bausteine bleiben schwächer als spezialisierte Programme
- Der Wechsel wird aufwendig, weil die ganze Praxis am System hängt
- Passend für Praxen mit Standardabläufen, die den Aufwand bündeln wollen
- Für jede Aufgabe das jeweils stärkste Werkzeug, etwa bei der Liquidation
- Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles neu aufzusetzen
- Patientendaten bleiben leichter dort, wo sie hingehören, im Praxisverwaltungssystem
- Schnittstellen müssen gepflegt werden, ein Formatwechsel bricht sie
- Mehrere Verträge, mehrere Rechnungen, mehrere Ansprechpartner
- Passend für Praxen mit einer klaren Sonderanforderung im Ablauf
2026
Whitepaper:
Buchhaltung in der Arztpraxis 2026
Der Leitfaden für niedergelassene Ärzte: Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer zwischen Heilbehandlung und IGeL, Schweigepflicht und Auftragsverarbeitung, Auswahlkriterien von der DATEV-Schnittstelle bis zur Mehrbehandlerfähigkeit sowie Preis- und Lizenzmodelle im Überblick.
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.

Acht Kriterien entscheiden über die Wahl: Schweigepflicht und Datenschutz, Eignung für die freiberufliche Gewinnermittlung, Abbildung der Einnahmearten, Schnittstellen, GoBD-Konformität, Mehrbehandlerfähigkeit, Bedienbarkeit für das Praxisteam und die Gesamtkosten. Zwei davon wiegen in einer Praxis schwerer als in jeder anderen Branche.
Das erste Schwergewicht ist die Schweigepflicht. § 203 des Strafgesetzbuchs stellt die unbefugte Offenbarung eines Patientengeheimnisses unter Strafe und erfasst ausdrücklich auch mitwirkende Personen, wozu externe Dienstleister zählen können. Eine Cloud-Lösung scheidet deshalb nicht aus, verlangt aber zwei Vorkehrungen: den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung, zu dem der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Hinweise für das Gesundheitswesen veröffentlicht, und die konsequente Datensparsamkeit in der Buchhaltung selbst. Das zweite Schwergewicht ist die Umsatzsteuer, weil die Abgrenzung zwischen steuerfreier Heilbehandlung und steuerpflichtiger Leistung ohne therapeutisches Ziel über Voranmeldung und Vorsteuerabzug entscheidet.
Auf der Schnittstellenseite steht die elektronische Rechnung inzwischen weit oben. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Einführung in einem eigenen Schreiben geregelt, und die dort beschriebene Empfangspflicht trifft auch Praxen mit überwiegend steuerfreien Ausgangsumsätzen, weil eine Praxis umsatzsteuerlich Unternehmerin bleibt. Prüfen Sie deshalb, ob das Programm strukturierte Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und revisionssicher ablegen kann. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, deren jeweils aktuellen Stand das Einführungsschreiben nennt.
In Österreich und in der Schweiz verschieben sich einzelne Kriterien. Österreichische Praxen führen nach Darstellung der Wirtschaftskammer Österreich in der Regel eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, können unter bestimmten Voraussetzungen pauschalieren und unterliegen einer eigenen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht; ärztliche Leistungen sind dort unecht von der Umsatzsteuer befreit. In der Schweiz gelten das Obligationenrecht mit seiner vereinfachten Rechnungslegung unterhalb der Umsatzschwelle, die Mehrwertsteuerausnahme für Heilbehandlungen nach den Angaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung sowie die QR-Rechnung als Zahlungsstandard. Wer in beiden Ländern tätig ist, braucht ein Programm, das zwei Steuerregime nebeneinander führt.
§ 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung eines Patientengeheimnisses unter Strafe und erfasst auch mitwirkende Personen außerhalb der Praxis. Verarbeitet der Anbieter Daten im Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag samt Liste der Unterauftragnehmer. Die wirksamste Maßnahme bleibt trotzdem die Datensparsamkeit: Rechnungsnummer und Betrag genügen der Buchhaltung, Name und Diagnose bleiben im Praxisverwaltungssystem.
Die meisten Praxen ermitteln den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ein Medizinisches Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH bilanziert. Entscheidend ist, ob das Programm den passenden Kontenrahmen führt, die Anlage EÜR bedient und die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch übermittelt. Ein reines Kassen- oder Rechnungsmodul leistet das nicht.
Drei Einnahmewege treffen in der Praxis aufeinander, und jeder folgt einem eigenen Rhythmus. Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt erst Abschläge und rechnet später mit dem Honorarbescheid ab, die Privatliquidation nach GOÄ erzeugt offene Posten, die Verrechnungsstelle schiebt eine Gebühr und einen abweichenden Zahlungstermin dazwischen. Das Programm muss diese Vorgänge getrennt führen, ohne dass jemand nachträglich sortiert.
Fünf Verbindungen bestimmen den Alltag: der Zahlungseingang über die Bank, die Übergabe an das Steuerbüro im DATEV-Format, der Datenaustausch mit dem Praxisverwaltungssystem, die Eingangsrechnungen der Lieferanten und die Lohnbuchhaltung für das Praxisteam. Fehlt eine dieser Verbindungen, bleibt die zugehörige Arbeit Handarbeit. Zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr hat das Bundesministerium der Finanzen ein Einführungsschreiben veröffentlicht, dessen Fristen auch Praxen mit überwiegend steuerfreien Umsätzen betreffen.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form verlangen nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen. Für die Praxis heißt das vor allem: Ein digital eingegangener Beleg bleibt digital archiviert, jede Änderung bleibt nachvollziehbar, und eine schriftliche Verfahrensdokumentation beschreibt den Weg vom Eingang bis zum Archiv. § 147 AO regelt die Aufbewahrungsfristen, die von der Aufbewahrung der Patientenunterlagen strikt zu trennen sind.
In einer Berufsausübungsgemeinschaft wird der Gewinn gemeinsam ermittelt und anschließend auf die Beteiligten verteilt, wofür das Finanzamt eine gesonderte und einheitliche Feststellung verlangt. Eine Praxisgemeinschaft teilt dagegen nur Räume und Personal, während jede Praxis eigenständig abrechnet. Die Software muss diese Trennung abbilden, dazu Auswertungen je Behandler, je Standort und für die Gemeinschaft insgesamt.
In den meisten Praxen erfasst eine medizinische Fachangestellte oder eine Praxismanagerin die Belege, und die ärztliche Zeit dafür ist knapp. Klare Wege, verständliche Bezeichnungen und wenige Pflichtfelder entscheiden deshalb über die Akzeptanz. Funktionstiefe und Einfachheit stehen dabei im Widerspruch zueinander, weshalb die Testphase mit dem Team stattfinden sollte und nicht am Feierabend im Arbeitszimmer.
Der Monatspreis sagt wenig, solange Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Zusatznutzer und Module fehlen. Rechnen Sie über drei Jahre und mit der Zahl an Nutzern, die Sie in zwei Jahren erwarten. Wegen der Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG ziehen die meisten Praxen keine Vorsteuer, weshalb der Bruttopreis der echte Preis bleibt und ein Nettopreis im Angebot rund ein Fünftel zu günstig wirkt.
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Wie Sie eine Buchhaltungssoftware in der Praxis erfolgreich einführen.

Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, zusammen rund drei Monate, wobei das Pilotquartal den größten Teil der Zeit beansprucht. Der Termin für den Wechsel ist dabei keine Nebensache: Ein Quartalsbeginn trennt die alte von der neuen Welt sauberer als jeder Stichtag mitten im Abrechnungszeitraum.
Die größte Fehlerquelle liegt nicht in der Software, sondern in den Stammdaten. Kontenrahmen, Betriebsausgabenarten und Steuerkennzeichen entscheiden darüber, ob spätere Auswertungen etwas taugen, und beides gehört vor dem Start mit dem Steuerbüro abgestimmt. Dasselbe gilt für das Anlagenverzeichnis: Behandlungseinheit, Ultraschallgerät und Praxiseinrichtung wirken sich nicht sofort in voller Höhe aus, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Für geringwertige Wirtschaftsgüter und den Investitionsabzugsbetrag gelten eigene Betragsgrenzen, die sich mehrfach geändert haben, weshalb die geltende Fassung des Einkommensteuergesetzes den Ausschlag gibt. Jedes Gerät zieht mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten und Restbuchwert um, nicht mit einer runden Schätzung.
Der zweite kritische Punkt ist das Team. Die Belege erfasst in den meisten Praxen nicht die ärztliche Leitung, sondern eine medizinische Fachangestellte oder eine Praxismanagerin. Wer diese Personen erst nach dem Start einweist, erzeugt Rückfragen genau dann, wenn niemand Zeit hat. Ein Pilotquartal mit doppelter Kontrolle kostet Nerven und lohnt sich trotzdem, weil Abweichungen dort auffallen, wo die alte Aufzeichnung noch zum Vergleich bereitsteht.
Bestandsaufnahme und Ziele
Die Praxis erfasst ihre Einnahmewege, Belegflüsse und die heutige Aufgabenteilung mit dem Steuerbüro. Aus dieser Übersicht entsteht eine Anforderungsliste, die Pflicht und Wunsch klar trennt.
Auswahl und Test mit echten Quartalszahlen
Zwei bis drei Programme kommen in die engere Wahl und arbeiten mit echten Zahlen des Vorquartals. Bewertet wird nicht die Vorführung, sondern die eigene Praxis im System.
Stammdaten und Datenübernahme
Kontenrahmen, Betriebsausgabenarten, Steuerkennzeichen und das Anlagenverzeichnis der Medizintechnik ziehen in das neue Programm um. Vor dem Umzug wird ausgemistet, damit veraltete Konten und Posten nicht mitwandern.
Schnittstellen einrichten
Bank, Praxisverwaltungssystem, Verrechnungsstelle und Steuerbüro werden angebunden und danach einmal vollständig durchgetestet. Erst ein in der Kanzlei eingelesener Buchungsstapel beweist, dass die Übergabe trägt.
Praxisteam einweisen und Pilotquartal
Die Personen, die täglich erfassen, werden getrennt von der ärztlichen Leitung eingewiesen. Ein Quartal lang läuft die Buchhaltung mit doppelter Kontrolle, damit Abweichungen früh auffallen.
Regelbetrieb mit monatlicher Auswertung
Ab dem Stichtag gilt ausschließlich das neue Programm. Monatlich stellt eine Auswertung Einnahmen und Kosten gegenüber, quartalsweise wird die Übergabe an das Steuerbüro geprüft und die Verfahrensdokumentation bei Änderungen fortgeschrieben.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung.

Die teuersten Fehler sind Patientendaten in der Buchhaltung, doppelt geführte Systeme, ein als Summe gebuchter Honorarbescheid, vermischte Steuersätze, eine nebenbei geführte Barkasse, die fehlende Verfahrensdokumentation und eine Entscheidung allein nach dem Preis. Sechs davon fallen erst Monate später auf, einer sofort.
Zwei Fehler tragen ein besonderes Risiko. Der erste betrifft die Datensparsamkeit: Sobald Name oder Diagnose im Buchungstext stehen, wächst der Kreis der Personen, die Kenntnis erhalten, und die Anforderungen aus § 203 des Strafgesetzbuchs gelten für jeden davon. Der zweite betrifft die Umsatzsteuer, weil ein falsch gesetztes Steuerkennzeichen sich in jeder Voranmeldung wiederholt und bei einer Prüfung rückwirkend für mehrere Jahre aufschlägt. Beide Fehler entstehen leise und lassen sich mit einer halben Stunde Vorbereitung vermeiden.
Das Bundesministerium der Finanzen verlangt in den GoBD zusätzlich die Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung der Belegwege. Fehlt diese Unterlage, gilt eine elektronische Buchführung schnell als formell mangelhaft, ganz unabhängig davon, wie sorgfältig gebucht wurde. Jeder der sieben Punkte unten steht deshalb zusammen mit der Maßnahme, die ihn abstellt.
Name, Diagnose oder Behandlungsanlass landen im Buchungstext, weil die Rechnungsvorlage sie mitliefert. Damit weitet sich der Kreis der mitwirkenden Personen aus, und die Anforderungen aus § 203 StGB und der Datenschutz-Grundverordnung gelten plötzlich für jeden Beteiligten an der Buchhaltung.
Die Liquidation entsteht im Praxisverwaltungssystem, die Buchung im Buchhaltungsprogramm, und niemand führt beide Seiten zusammen. Jede Zahl wird zweimal getippt, Zahlungseingänge fallen erst beim Mahnlauf auf, und die Abweichung zwischen beiden Systemen wächst mit jedem Quartal.
Abschlagszahlungen und Restzahlung laufen auf ein einziges Konto, wodurch der Zahlungsweg eines Quartals nicht mehr nachvollziehbar bleibt. Spätestens bei einer Rückforderung der Kassenärztlichen Vereinigung fehlt die Grundlage für die Abstimmung.
Gutachten, Atteste und Leistungen ohne therapeutisches Ziel werden gemeinsam mit den Heilbehandlungen als steuerfrei erfasst. Der Fehler wandert in jede Voranmeldung und fällt oft erst bei einer Prüfung auf, dann allerdings rückwirkend für mehrere Jahre.
Bargeld für IGeL, Atteste oder Materialkosten wandert in eine Schublade, ohne dass die Einnahmen lückenlos aufgezeichnet werden. Sobald bar kassiert wird, gelten die Regeln zur Kassenführung, und eine unvollständige Aufzeichnung gefährdet die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung.
Die von den GoBD verlangte schriftliche Beschreibung der Belegwege wird nie geschrieben, und Altdaten liegen ausschließlich im alten Programm. Bei einem Anbieterwechsel oder einer Prüfung fehlt damit sowohl der Nachweis als auch der Zugriff.
Der günstigste Tarif gewinnt, bis der Honorarbescheid nicht abbildbar ist, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung fehlt und die Kanzlei den Export nicht einlesen kann. Die monatliche Nacharbeit kostet dann mehr als die Differenz zur teureren Lösung.
Was kostet Buchhaltungssoftware für Ärzte wirklich?

Die Preise reichen von kostenlosen Einstiegstarifen über Cloud-Abos zwischen 10 und 70 Euro je Nutzer und Monat bis zu Praxispaketen von 40 bis 300 Euro monatlich; lokale Kauflizenzen liegen bei 600 bis 3.200 Euro einmalig plus jährlicher Wartung. Alle Beträge sind Nettopreise aus der Marktsichtung für diesen Vergleich, Stand September 2026.
Eine Besonderheit verschiebt die Rechnung gegenüber jedem Gewerbebetrieb. Weil § 4 Nr. 14 des Umsatzsteuergesetzes Heilbehandlungen von der Umsatzsteuer befreit, ziehen die meisten Praxen keine Vorsteuer. Der Bruttopreis bleibt damit der echte Preis, und ein Angebot über 50 Euro netto kostet die Praxis rund 60 Euro im Monat. Als Betriebsausgabe mindert die Software den Gewinn weiterhin, doch die zweite Entlastung, die ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen erhält, entfällt. Wer Angebote vergleicht, rechnet deshalb konsequent brutto.
Der zweite Blick gilt den Posten, die nicht auf der Preisliste stehen: Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem, die Schnittstelle zum Praxisverwaltungssystem, Schulungen, zusätzliche Nutzer, ein Lohnmodul für das Praxisteam und der Speicher für das Belegarchiv. Bei Privatliquidation kommt die Gebühr der Verrechnungsstelle als eigene Kostenart hinzu. Über drei Jahre gerechnet verschiebt diese Liste die Rangfolge der Angebote regelmäßig.
Für 2026 zeichnen sich drei Entwicklungen ab. Die elektronische Rechnung wandert nach dem Einführungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen in den Regelbetrieb, weshalb der Empfang strukturierter Rechnungen zur Grundausstattung gehört. Die automatische Belegerfassung per Texterkennung ist inzwischen auch in günstigen Tarifen enthalten und nicht mehr das Merkmal teurer Pakete. Und die Kopplung zwischen Praxissoftware und Finanzen wird enger, was die Frage nach der Datensparsamkeit eher noch wichtiger macht.
Dauerhaft kostenlose Tarife mit begrenzter Beleg- oder Rechnungszahl, quelloffene Programme ohne Lizenzgebühr sowie schmale Einstiegspakete für Rechnungsstellung und Belegablage. Gewinnermittlung, Anlagenverzeichnis und Lohn fehlen in dieser Stufe fast durchgehend.
Generalistische Buchhaltung im Browser mit Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung. Der Preis steigt mit dem Funktionsumfang und der Zahl der Nutzer; Lohnabrechnung und Mehrmandantenfähigkeit liegen meist in den oberen Stufen.
Branchenpakete für Heilberufe und Praxissoftware mit Finanz- oder Kassenmodul, abgerechnet je Praxis oder Standort statt je Nutzer. Die Spanne hängt an der Zahl der Behandler, an Zusatzmodulen wie Liquidation oder Lohn und am vereinbarten Supportumfang.
Lokal installierte Branchensoftware, gekauft statt gemietet, mit jährlichem Wartungsvertrag für Updates und Support. Server, Datensicherung und die Betreuung durch einen IT-Dienstleister gehören in dieselbe Rechnung; nach oben ist die Spanne bei Praxisverwaltungssystemen mit Finanzmodul offen.
Zur Lizenz kommen Einrichtung und Datenübernahme aus dem Altsystem, die Schnittstelle zum Praxisverwaltungssystem, Schulungen je Termin, der Preis je zusätzlichem Nutzer, ein Lohnmodul für die medizinischen Fachangestellten, Speicher für das Belegarchiv sowie Update- und Wartungsgebühren. Als eigene Kostenart kommt bei Privatliquidation die Gebühr der Verrechnungsstelle hinzu. Zwei Besonderheiten unterscheiden die Rechnung einer Praxis von der eines Gewerbebetriebs: Die Software mindert als Betriebsausgabe den Gewinn, doch wegen der Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG ziehen die meisten Praxen keine Vorsteuer. Der Bruttopreis bleibt damit der echte Preis, und ein Nettoangebot wirkt rund ein Fünftel günstiger, als die Praxis am Ende zahlt.
1 Wie ermitteln niedergelassene Ärzte ihren Gewinn in aller Regel? Aufklappen ↓
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2 Welche Leistung einer Arztpraxis ist typischerweise umsatzsteuerpflichtig? Aufklappen ↓
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3 Was steht im Honorarbescheid der Kassenärztlichen Vereinigung? Aufklappen ↓
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4 Was gehört nicht in die Buchhaltungssoftware einer Praxis? Aufklappen ↓
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5 Wofür steht die Abkürzung GOÄ? Aufklappen ↓
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Glossar: die wichtigsten Begriffe der Praxisbuchhaltung
Die Buchhaltung einer Arztpraxis verbindet Steuerrecht, Abrechnungsrecht und Datenschutz in einem einzigen Zahlenwerk. Die folgenden zwanzig Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf. Wer sie kennt, prüft Angebote schneller und stellt der Kanzlei die richtigen Fragen.
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Die einfache Form der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG: Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben, erfasst nach dem Zufluss- und Abflussprinzip. Niedergelassene Praxen nutzen diese Form in aller Regel, weil freiberufliche Tätigkeit allein wegen Umsatz oder Gewinn keine Bilanzpflicht auslöst. Die Übermittlung an das Finanzamt läuft elektronisch über die Anlage EÜR.
- Freier Beruf (§ 18 EStG)
§ 18 EStG zählt die selbständige ärztliche Tätigkeit zu den freien Berufen. Aus dieser Einordnung folgen keine Gewerbesteuer, keine Pflicht zur doppelten Buchführung allein wegen der Umsatzhöhe und keine Kammerzugehörigkeit bei der Industrie- und Handelskammer. Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt den freien Beruf als persönlich und eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit mit wissenschaftlicher Vorbildung.
- Betriebseinnahme und Betriebsausgabe
Betriebseinnahmen sind alle Zuflüsse, die durch die Praxis veranlasst sind, von der Zahlung der Kassenärztlichen Vereinigung bis zum Honorar einer Privatrechnung. Betriebsausgaben umfassen spiegelbildlich alle betrieblich veranlassten Aufwendungen, etwa Praxismiete, Personalkosten, Praxisbedarf, Labor und Fortbildung. Die Abgrenzung zur privaten Lebensführung entscheidet über die steuerliche Wirkung jedes einzelnen Belegs.
- Zufluss- und Abflussprinzip (§ 11 EStG)
Maßgeblich für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Zeitpunkt der Leistung. Eine im Dezember erbrachte Behandlung, die im Februar bezahlt wird, wirkt sich steuerlich erst im Folgejahr aus. Für Praxen mit Quartalsabrechnung verschiebt dieses Prinzip regelmäßig Honorare über den Jahreswechsel.
- Umsatzsteuerbefreiung für Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG)
§ 4 Nr. 14 UStG befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin von der Umsatzsteuer, sofern die Leistung ein therapeutisches Ziel verfolgt. Leistungen ohne dieses Ziel bleiben steuerpflichtig, weshalb viele Praxen gemischte Umsätze führen. Für den steuerfreien Teil entfällt der Vorsteuerabzug, was Anschaffungen effektiv verteuert.
- IGeL (individuelle Gesundheitsleistung)
Als individuelle Gesundheitsleistung gilt eine Leistung, die der Patient selbst bezahlt, weil die gesetzliche Krankenversicherung sie nicht trägt. Die umsatzsteuerliche Behandlung richtet sich nicht nach der Bezeichnung, sondern nach dem therapeutischen Ziel im Einzelfall. Praxen mit nennenswertem Anteil solcher Leistungen brauchen deshalb eine saubere Trennung im Kontenplan.
- Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
§ 19 UStG erlaubt kleinen Unternehmen, die Umsatzsteuer nicht auszuweisen und keine Voranmeldung abzugeben. Für Praxen wird die Regelung nur beim steuerpflichtigen Teil der Umsätze interessant, weil steuerfreie Heilbehandlungen ohnehin nicht in die Rechnung eingehen. Die maßgeblichen Umsatzgrenzen wurden zuletzt geändert, weshalb die geltende Gesetzesfassung entscheidet.
- EBM (einheitlicher Bewertungsmaßstab)
Der einheitliche Bewertungsmaßstab legt fest, welche Leistungen zulasten der gesetzlichen Krankenversicherung abgerechnet werden und mit welcher Punktzahl. Die Abrechnung läuft quartalsweise über die Kassenärztliche Vereinigung, nicht direkt mit der Krankenkasse. Für die Buchhaltung zählt daraus nur das Ergebnis, also die tatsächliche Zahlung.
- GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte)
Die Gebührenordnung für Ärzte regelt die Abrechnung privatärztlicher Leistungen gegenüber Selbstzahlern und privat Versicherten. Jede Privatliquidation stützt sich auf diese Grundlage, einschließlich der Steigerungssätze und der Begründungspflichten. Die Bundesärztekammer informiert über den jeweils geltenden Stand der Gebührenordnung.
- Honorarbescheid, Abschlagszahlung und Restzahlung
Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt während des Quartals Abschläge und rechnet danach mit dem Honorarbescheid ab. Aus der Gegenrechnung von Abschlägen und abgerechneten Leistungen entsteht eine Restzahlung oder eine Rückforderung. In der Buchhaltung gehören beide Vorgänge getrennt erfasst, sonst lässt sich der Zahlungsweg später nicht mehr nachvollziehen.
- Privatärztliche Verrechnungsstelle und Factoring
Eine privatärztliche Verrechnungsstelle übernimmt Rechnungsstellung, Versand und Mahnwesen für Privatliquidationen, häufig verbunden mit einem Ankauf der Forderung. Die Gebühr der Verrechnungsstelle ist Betriebsausgabe und gehört als eigene Kostenart in die Auswertung. Achtung bei der Abkürzung PVS: In der Praxisliteratur steht sie sowohl für die privatärztliche Verrechnungsstelle als auch für das Praxisverwaltungssystem.
- Praxisverwaltungssystem
Ein Praxisverwaltungssystem führt Terminplanung, Behandlungsdokumentation, Karteikarte und die Abrechnung gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung und Patient. Der Zugang zur Telematikinfrastruktur läuft ebenfalls über dieses System. Buchhaltung im steuerlichen Sinn leistet ein Praxisverwaltungssystem nur, soweit ein eigenes Finanz- oder Kassenmodul vorhanden ist.
- Kontenrahmen und Branchenkontenrahmen für Heilberufe
Ein Kontenrahmen ordnet jeden Geschäftsvorfall einem festen Konto zu und macht Auswertungen vergleichbar. Für Heilberufe bieten Kanzleisoftware und Buchhaltungsprogramme angepasste Branchenkontenrahmen an, die Kassenhonorar, Privatliquidation, Praxisbedarf und Labor getrennt führen. Welcher Kontenrahmen zum Einsatz kommt, legt die Praxis gemeinsam mit dem Steuerbüro fest.
- GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form stammen vom Bundesministerium der Finanzen. Gefordert sind nachvollziehbare, vollständige, richtige, zeitgerechte, geordnete und unveränderbare Aufzeichnungen. Für die Praxis folgt daraus vor allem: Ein digital entstandener Beleg bleibt digital aufbewahrt, der Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
- Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt schriftlich, wie Belege in die Praxis gelangen, wie sie verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Dazu gehören die eingesetzten Programme, die Zuständigkeiten im Team und der Weg vom Eingang bis zum Archiv. Ohne diese Unterlage gilt eine elektronische Buchführung schnell als formell mangelhaft.
- Aufbewahrungsfrist (§ 147 AO)
§ 147 AO regelt, wie lange steuerlich relevante Unterlagen aufzubewahren sind, getrennt nach Art der Unterlage. Die Frist für Buchungsbelege wurde zuletzt geändert, weshalb die geltende Gesetzesfassung maßgeblich bleibt. Von dieser steuerlichen Frist strikt zu trennen ist die Aufbewahrung der Patientenunterlagen nach § 630f BGB und der Berufsordnung.
- Ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB)
§ 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung eines Patientengeheimnisses unter Strafe und erfasst auch mitwirkende Personen außerhalb der Praxis. Externe Dienstleister dürfen eingebunden werden, wenn die Offenbarung für ihre Tätigkeit erforderlich ist und die Praxis sie sorgfältig auswählt und verpflichtet. Für die Buchhaltung heißt das vor allem: Betrag und Rechnungsnummer genügen, Diagnose und Name bleiben draußen.
- Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)
Verarbeitet ein Softwareanbieter personenbezogene Daten im Auftrag der Praxis, verlangt Art. 28 DSGVO einen schriftlichen Vertrag mit festgelegten Pflichten. Geregelt werden Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, technische Schutzmaßnahmen sowie der Einsatz weiterer Unterauftragnehmer. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit veröffentlicht dazu Hinweise für das Gesundheitswesen.
- Abschreibung (AfA) und Anlagenverzeichnis
Anschaffungen mit mehrjähriger Nutzung, etwa ein Ultraschallgerät oder eine Behandlungseinheit, wirken sich nicht sofort in voller Höhe aus, sondern verteilt über die Nutzungsdauer. Das Anlagenverzeichnis führt jedes dieser Wirtschaftsgüter mit Anschaffungsdatum, Kosten und jährlicher Abschreibung. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gelten eigene Betragsgrenzen, die sich mehrfach geändert haben.
- Berufsausübungsgemeinschaft und Praxisgemeinschaft
In einer Berufsausübungsgemeinschaft behandeln mehrere Ärzte gemeinsam und rechnen gemeinsam ab, weshalb der Gewinn einheitlich ermittelt und anschließend auf die Beteiligten verteilt wird. Eine Praxisgemeinschaft teilt dagegen nur Räume, Geräte und Personal, während jede Praxis eigenständig abrechnet. Die Unterscheidung entscheidet über Gewinnermittlung, Feststellungserklärung und die nötige Mandantenfähigkeit der Software.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um Praxisbuchhaltung, Umsatzsteuer, Schweigepflicht und die Auswahl einer passenden Software, kurz und ohne Umweg beantwortet.
Müssen Ärzte Bücher führen, oder reicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung?
Niedergelassene Ärzte üben nach § 18 EStG einen freien Beruf aus und ermitteln ihren Gewinn deshalb in aller Regel per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, also ohne Bilanz. Maßgeblich ist dabei der Zufluss der Zahlung, nicht der Zeitpunkt der Behandlung. Anders liegt der Fall bei einer Kapitalgesellschaft, etwa einem Medizinischen Versorgungszentrum in der Rechtsform der GmbH, das nach den handelsrechtlichen Regeln bilanziert. Die Übermittlung an das Finanzamt läuft elektronisch über die Anlage EÜR.
Sind ärztliche Leistungen umsatzsteuerfrei?
Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind nach § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit, Leistungen ohne therapeutisches Ziel dagegen nicht. Die Abgrenzung entscheidet im Einzelfall und richtet sich nach dem Zweck der Leistung, nicht nach ihrer Bezeichnung. Wer beides erbringt, trennt die Umsätze im Kontenplan und verliert für den steuerfreien Teil den Vorsteuerabzug. Ob daneben die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG greift, hängt von den Umsatzgrenzen in der geltenden Fassung ab.
Worin unterscheidet sich ein Praxisverwaltungssystem von einer Buchhaltungssoftware?
Das Praxisverwaltungssystem dokumentiert Behandlung und Abrechnung gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung und Patient, die Buchhaltungssoftware verbucht das Geld, ermittelt den Gewinn und liefert die Daten für die Steuererklärung. Manche Praxissysteme bringen ein Finanz- oder Kassenmodul mit, das Zahlungseingänge und offene Posten zeigt. Eine vollwertige Finanzbuchhaltung mit Kontenrahmen, Gewinnermittlung und Umsatzsteuervoranmeldung ersetzt ein solches Modul in aller Regel nicht.
Wie wird das Honorar der Kassenärztlichen Vereinigung gebucht?
Die Kassenärztliche Vereinigung zahlt zunächst Abschläge und rechnet später mit dem Honorarbescheid ab, weshalb Abschlagszahlung und Restzahlung als getrennte Vorgänge in die Buchhaltung gehören. Aus der Gegenrechnung entsteht eine Restzahlung oder eine Rückforderung, die sich nur bei getrennter Erfassung sauber abstimmen lässt. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählt dabei der Zufluss des Geldes, nicht das Quartal der Leistung.
Ist eine Cloud-Buchhaltung mit der ärztlichen Schweigepflicht vereinbar?
Ja, sofern in der Buchhaltung keine Patientendaten liegen und mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. § 203 StGB erfasst auch mitwirkende Personen außerhalb der Praxis, weshalb die Auswahl und Verpflichtung des Dienstleisters sorgfältig erfolgen muss. Für den Alltag heißt das vor allem: Rechnungsnummer, Datum und Betrag gehören in die Buchhaltung, Name und Diagnose bleiben im Praxisverwaltungssystem.
Braucht eine Arztpraxis ein Kassenbuch oder eine technische Sicherheitseinrichtung?
Sobald Patienten bar zahlen, etwa für Atteste oder Selbstzahlerleistungen, müssen diese Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Ob zusätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO nötig wird, hängt davon ab, ob die Praxis ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne dieser Vorschrift einsetzt oder eine offene Ladenkasse führt. Diese Frage gehört vor der Anschaffung einer Kassenlösung mit dem Steuerbüro geklärt.
Ist die E-Rechnung für Arztpraxen Pflicht?
Eine Praxis bleibt auch mit überwiegend steuerfreien Umsätzen Unternehmerin im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und wird deshalb von den Regeln zur elektronischen Rechnung im Geschäftsverkehr erfasst. Das Bundesministerium der Finanzen hat die Einführung in einem eigenen Schreiben geregelt, das die Empfangspflicht und gestaffelte Übergangsfristen für den Versand beschreibt. Praktisch heißt das: Der Empfang strukturierter Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD gehört zur Grundausstattung.
Brauche ich trotz Software noch einen Steuerberater?
Die Software ersetzt die steuerliche Beratung nicht, sondern verkürzt die Zuarbeit und senkt damit den Aufwand auf beiden Seiten. Jahresabschluss, steuerliche Gestaltung und die gesonderte und einheitliche Feststellung einer Berufsausübungsgemeinschaft bleiben Sache der Kanzlei. Viele Praxen arbeiten mit einem auf Heilberufe spezialisierten Steuerbüro zusammen und liefern die Buchungsdaten im DATEV-Format zu.
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