Buchhaltungssoftware für Autohäuser Vergleich
2026
Das sind die besten 73 Anbieter.
Im Autohaus hängt die Buchhaltung an Vorgängen, die eine gewöhnliche Fibu nicht kennt: am Fahrzeug mit eigener Akte, an der Differenzbesteuerung beim Gebrauchtwagen von privat, am Werkstattauftrag und am Teilelager. Wir haben 73 Programme aus Deutschland, Österreich und der Schweiz geprüft.
AUTOMANAGER
Sitz Kassel 
1.500+ Autohändler 
Büros Zürich und Wien Der AUTOMANAGER ist die SaaS-Vertriebsplattform der pixelconcept GmbH aus Kassel für Autohäuser und Händlergruppen. Sie deckt Bestandsmanagement, Fahrzeugvermarktung, Leadmanagement und digitale Vertragsunterschrift ab. Buchhaltungsfunktionen wie Fibu, Faktura oder DATEV-Export gehören nicht zum Leistungsumfang.
pixelconcept.de
pixelconcept.de Die pixelconcept GmbH hat ihren Firmensitz in der Friedrich-Ebert-Straße 79 in 34119 Kassel und arbeitet seit der Gründung 1998 für die Automobilbranche; zu den Kunden zählen Autohäuser, Importeure und Hersteller. Hinzu kommen Büros in Zürich und Wien. Über 1.500 Autohändler mit mehr als 5.000 Nutzern in Europa arbeiten mit der Plattform. Support und Vertrieb sind montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr erreichbar, dazu kommen Hilfecenter, Ticketsystem, Live-Chat, Webinare und die Video-Trainingsakademie Automotive Dealership Masterclass.
Beim Thema Buchhaltung grenzt sich der AUTOMANAGER klar ab: Er ist eine Vertriebs- und Prozessplattform, keine Buchhaltungssoftware. Finanzbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenverwaltung, Kontenrahmen, Umsatzsteuervoranmeldung, Mahnwesen und eine DATEV-Schnittstelle stehen nicht im Funktionsumfang. Kaufmännisch relevant sind die vorgelagerten Schritte: Inzahlungnahmen laufen im Bestandsmanagement bis zum Verkauf in einem System, Finanzierung und Leasing werden über einen Rechner mit Beispielfinanzierungen ausgewählter Banken kalkuliert. Sämtliche Vertragsarten von der Probefahrt über die Inzahlungnahme bis zum Kaufvertrag lassen sich per biometrischer Unterschrift auf Smartphone oder Tablet rechtssicher online unterzeichnen. Die Verbuchung übernimmt das vorhandene DMS oder das Steuerbüro.
Im Bestandsmanagement wird das Fahrzeug per VIN-Abfrage, HSN/TSN oder manueller Auswahl angelegt; die DAT-Lizenz ist enthalten und wird um JATO-Dynamics-Daten ergänzt, sodass Serien- und Sonderausstattung sowie technische Daten automatisch einfließen. Der Bestand umfasst zudem digitale Fahrzeugakte, Bilderarchiv, Regeln zur Suchkriterienanreicherung, Datenimport im mobile.de-Format sowie Rechte-, Rollen- und Standortverwaltung. Das Prozess- und Workflowmanagement senkt Standzeiten über Standplatz-Controlling und Eskalationsmanagement, die Marktpreis-Analyse stellt Kennzahlen wie Marktpreis, Standtage und erwarteten Verkaufspreis in Listenform gegenüber. Für die Vermarktung stehen über 50 Integrationen bereit, darunter mobile.de, AutoScout24 und Facebook, ergänzt um Automobilpartner aus Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Der Verkauf wird über Leadmanagement mit automatischer Quellenerkennung, Autoresponder, Aktivitätsprotokoll, Calltracking und Analytics gesteuert; Verkäufer nutzen den Druckshop für Fahrzeugdokumente, Suchaufträge, Reservierungen und einen Videochat mit bis zu drei Teilnehmern. Online Sales bildet das Kauferlebnis auf der Autohaus-Website ab, von der Anfrage über Probefahrt, Inzahlungnahme und Finanzierung bis zur Lieferung. Der Plan Free startet bei 0 Euro mit einem Benutzer, drei Apps und 500 Fahrzeugen inklusive DAT-Lizenz, Basic liegt ab 79 Euro im Monat, Professional und Enterprise kalkuliert der Vertrieb.
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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Autohäuser, und brauchen Sie wirklich eine?
Eine Buchhaltungssoftware für Autohäuser verbindet die kaufmännische Buchführung mit den Vorgängen eines Kfz-Betriebs: Fahrzeugakte, Ein- und Verkaufsabrechnung, Werkstattauftrag, Teilelager und Kasse. Vorgeschrieben ist die ordnungsmäßige Buchführung, nicht die Branchenlösung. Ab eigenem Fahrzeugbestand mit eigener Werkstatt trägt ein reines Rechnungsprogramm den Alltag jedoch selten.
Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt die Finanzbuchhaltung als den Teil des Rechnungswesens, der sämtliche Geschäftsvorfälle eines Unternehmens lückenlos in Geldeinheiten erfasst. Im Kfz-Betrieb kommt zu dieser Grundaufgabe eine zweite Ebene hinzu. Jedes Fahrzeug bildet einen eigenen Posten mit Einkaufspreis, Aufbereitung, Transport, Standzeit und Verkaufserlös. Erst die Summe dieser Positionen ergibt den Deckungsbeitrag, den der Verkauf tatsächlich eingebracht hat.
Drei Produktwelten stehen zur Wahl. Ein reines Rechnungsprogramm schreibt Angebot und Rechnung, kennt aber weder Fahrzeugakte noch Arbeitswert. Werkstatt- und Kfz-Software deckt Auftrag, Zeiterfassung und Faktura ab, übergibt die Buchführung jedoch per Export an das Steuerbüro. Das Komplettsystem, im Kfz-Gewerbe Dealer Management System oder kurz DMS genannt, führt Handel, Service, Teile, Kasse und Finanzbuchhaltung in einer Anwendung.
Was unterscheidet die Branche von einem gewöhnlichen Handelsbetrieb? Beim Ankauf eines Gebrauchtwagens von privat greift die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG, versteuert wird dann nur die Marge zwischen Einkauf und Verkauf. Parallel laufen regelbesteuerte Fahrzeuge vom Händler, Anzahlungen auf Neuwagen, Garantieanträge gegenüber dem Hersteller sowie Arbeitswerte aus der Werkstatt. Ein Programm, das diese Fälle nicht sauber trennt, verlagert die Arbeit in die Tabellenkalkulation.
Wie groß der Markt dahinter ausfällt, zeigen zwei neutrale Quellen. Das Kraftfahrt-Bundesamt weist für den Personenkraftwagen-Bestand in Deutschland rund 49 Millionen Fahrzeuge aus, der Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe zählt für das Kfz-Gewerbe rund 36.000 Meisterbetriebe. Der überwiegende Teil davon arbeitet mit einer zweistelligen Zahl an Beschäftigten. Die Auswahl scheitert deshalb selten an der Funktionsliste, sondern am Aufwand für Einführung und Pflege.
Pflicht ist eine Branchenlösung nirgends. Wer als freie Werkstatt ohne eigenen Fahrzeughandel arbeitet, fährt mit einer allgemeinen Buchhaltung samt Kassenanbindung oft gut. Sobald aber Fahrzeuge auf eigene Rechnung im Hof stehen, fehlen dieser Lösung genau die Funktionen, die den Gewinn je Vorgang sichtbar machen.
Je mehr der sieben Punkte auf Ihren Betrieb zutreffen, desto eher lohnt sich eine Branchenlösung. Ab drei Treffern trägt ein reines Rechnungsprogramm den Alltag nicht mehr.
- Eigener Fahrzeugbestand: Fahrzeuge stehen auf eigene Rechnung im Hof und binden Kapital, bis ein Käufer sie übernimmt.
- Ankauf von privat: Gebrauchtwagen kommen von Privatpersonen, wodurch die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG greift.
- Eigene Werkstatt: Aufträge werden nach Arbeitswerten abgerechnet, Zeiten und Teile gehören auf dieselbe Rechnung.
- Teile- und Zubehörlager: Ein eigener Lagerbestand braucht Bewertung, Inventur und eine Kennzahl für den Umschlag.
- Barkasse im Verkaufsraum: Bargeld fließt über ein elektronisches Kassensystem, damit gelten TSE-Pflicht und Belegausgabe.
- Mehrere Standorte oder Marken: Mandanten, Filialen oder Marken verlangen getrennte Auswertungen bei gemeinsamem Stammdatenbestand.
- Monatliche Übergabe ans Steuerbüro: Buchungssätze und Belege gehen regelmäßig an die Kanzlei, idealerweise ohne zweite Erfassung.
Trifft kaum ein Punkt zu, reicht eine allgemeine Buchhaltung mit Kassenanbindung für den Anfang aus. Ab drei Treffern kippt die Rechnung: Der Aufwand für Doppelerfassung, Nachkalkulation in Tabellen und Korrekturen beim Abschluss übersteigt dann meist die monatliche Lizenzgebühr einer Branchenlösung. Entscheidend bleibt dabei weniger die Betriebsgröße als der Anteil des Fahrzeughandels.
Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware im Autohaus
Sieben Lücken tauchen in Kfz-Betrieben immer wieder auf: unklarer Deckungsbeitrag je Fahrzeug, unsichtbare Standtage, falsch geführte Umsatzsteuer beim Gebrauchtwagen, verspätet fakturierte Werkstattaufträge, liegen gebliebene Garantieanträge, Doppelerfassung zwischen den Abteilungen sowie eine lückenhafte Abbildung der gesetzlichen Pflichten. Jeder Punkt kostet Geld oder Zeit.
Wo eine Branchenlösung ansetzt, zeigt sich am deutlichsten an den Problemen des Tagesgeschäfts. Die folgenden sieben Fälle beschreiben, was ohne durchgängigen Datenbestand liegen bleibt und woran der Betrieb das im Monatsabschluss merkt.
Aufbereitung, Transport, Zulassung und Nachbesserung verteilen sich auf verschiedene Belege. Ohne Fahrzeugakte addiert niemand diese Posten, am Jahresende steht nur ein Gesamtergebnis. Eine Branchenlösung rechnet jeden Vorgang einzeln ab und zeigt den Deckungsbeitrag je Fahrzeug.
Jeder Tag im Hof kostet Zinsen, Platz und Marge. Wer die Standzeit nur schätzt, erkennt Ladenhüter zu spät. Software führt die Standtage je Fahrzeug mit und meldet Überschreitungen, bevor der Preis eingebrochen ist.
Differenzbesteuerte und regelbesteuerte Fahrzeuge stehen nebeneinander im Bestand. Eine Verwechslung führt zu falschen Rechnungen und zu Nacharbeit bei der Voranmeldung. Branchensysteme hinterlegen den Steuerfall am Fahrzeug und steuern daraus Rechnungstext sowie Buchungssatz.
Zettelwirtschaft zwischen Annahme, Hebebühne und Büro kostet Erlös, weil Teile oder Arbeitswerte auf der Rechnung fehlen. Je später die Rechnung folgt, desto später kommt das Geld. Ein durchgängiger Auftrag erfasst Zeiten und Material direkt am Vorgang.
Arbeiten auf Garantie oder Gewährleistung zahlt der Hersteller, nicht der Kunde. Bis zur Freigabe steht der Betrag als offener Posten in den Büchern. Ohne Nachverfolgung bleiben abgelehnte oder vergessene Anträge unbemerkt liegen.
Kunde, Fahrzeug und Beleg wandern von der Werkstattsoftware in die Kasse, von dort in die Tabelle und schließlich zur Kanzlei. Jede Station bringt Tippfehler und Abstimmungsaufwand. Ein gemeinsamer Datenbestand erfasst jeden Vorgang genau einmal.
E-Rechnung, GoBD und Kassenführung verlangen strukturierte Daten, unveränderbare Aufzeichnungen und eine Verfahrensdokumentation. Nachgerüstete Insellösungen erfüllen das selten vollständig. Fällt die Prüfung auf, wird die Korrektur teurer als die Software.
Welche Arten von Software für Autohäuser stehen zur Wahl?
Der Markt teilt sich in sieben Typen: DMS-Komplettsuite mit eigener Finanzbuchhaltung, Werkstatt- und Kfz-Software mit Faktura, generalistische Cloud-Buchhaltung, Branchen-ERP für Handel und Service, reiner Fibu-Kern mit Kanzleianbindung, herstellergebundene Systeme sowie modulare Zusatzlösungen. Welcher Typ passt, entscheidet vor allem der Anteil des Fahrzeughandels.
Die 74 geprüften Programme unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als in der Frage, wo die Buchführung endet. Bei acht Anbietern der Liste umfasst das Produkt Faktura und Werkstattprozesse, die eigentliche Buchhaltung übernimmt danach das Steuerbüro. Diese Einordnung steht auf den Anbieterkarten, damit niemand eine Finanzbuchhaltung erwartet, die der Hersteller gar nicht anbietet.
Quer durch alle Typen zieht sich eine Grundentscheidung: ein System für alles oder mehrere Spezialisten nebeneinander. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, was beide Wege im Kfz-Betrieb bedeuten, und wo ein Mischbetrieb aus beidem sinnvoll bleibt.
Handel, Service, Teile, Kasse und Fibu laufen in einer Anwendung. Diese Systeme passen zu Autohäusern mit Verkauf und Werkstatt, verlangen aber Einführungsaufwand und eine klare Prozessentscheidung im Betrieb.
Auftragsannahme, Arbeitswerte, Teile und Rechnung sitzen im Programm, die Buchführung übernimmt das Steuerbüro über einen Export. Für freie Werkstätten mit kleinem Handelsanteil reicht dieser Zuschnitt häufig aus.
Klassische Online-Buchhaltung mit Belegerfassung, Bankabgleich und Umsatzsteuervoranmeldung. Fahrzeugakte und Differenzbesteuerung fehlen meist oder benötigen eine Zusatzlösung, dafür bleiben Einstieg und Bedienung einfach.
Ein ERP-Kern mit Kfz-Modulen deckt zusätzlich Einkauf, Lager, Lohn und Kostenrechnung ab. Passend für größere Betriebe mit mehreren Geschäftsfeldern, die ohnehin ein zentrales System benötigen.
Der Schwerpunkt liegt auf Buchführung, Auswertungen und Abschluss, der branchenspezifische Kontenrahmen kommt aus der Kanzlei. Fahrzeugdaten liefert eine vorgelagerte Handels- oder Werkstattsoftware.
Markengebundene Autohäuser arbeiten mit Systemen, die Hersteller oder Importeur zertifiziert haben. Garantieabrechnung, Teilekatalog und Fahrzeugdaten laufen direkt über die Herstellerportale, die Wahlfreiheit sinkt dafür spürbar.
Einzelne Bausteine ergänzen ein bestehendes System, etwa Kasse mit TSE, Fahrzeugbewertung, Reifeneinlagerung oder digitale Fahrzeugannahme. Diese Module lohnen sich, solange der Kern des Betriebs bereits gut abgedeckt ist.
- Jeder Vorgang wird genau einmal erfasst, Abstimmarbeit entfällt weitgehend
- Auswertungen über Handel, Service und Teile hinweg ohne Datenexport
- Ein Ansprechpartner für Support, Updates und gesetzliche Anpassungen
- Höherer Einführungsaufwand, Wechsel später nur mit großem Projekt
- Jede Aufgabe bekommt das fachlich stärkste Programm, etwa für die Werkstatt
- Einzelne Bausteine lassen sich austauschen, ohne alles neu einzuführen
- Schnittstellen müssen gepflegt werden, Dubletten entstehen leichter
- Mehrere Verträge, mehrere Supportwege, Verantwortung im Fehlerfall unklar
2026
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Buchhaltung im Autohaus 2026
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen
Acht Kriterien entscheiden: Handelstiefe, Buchhaltungstiefe samt Kontenrahmen, Werkstatt- und Teileprozesse, Schnittstellen, gesetzliche Pflichten, Mehrmarken- und Mehrstandortfähigkeit, Betriebsmodell mit Hosting und Datenschutz sowie der Gesamtpreis. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie die erste Demo vereinbaren.
Ein reiner Funktionsvergleich führt selten zur richtigen Wahl, weil nahezu jeder Anbieter jede Liste bedienen kann. Entscheidend bleibt die Tiefe. Wie weit reicht der Fahrzeughandel im System, wie weit die Buchführung, wie sauber greifen beide ineinander? Nehmen Sie in die Demo deshalb einen echten Vorgang aus dem eigenen Betrieb mit, keinen Beispieldatensatz des Anbieters.
Zwei gesetzliche Pflichten verdienen besondere Aufmerksamkeit. Das Bundesministerium der Finanzen hat mit seinem Einführungsschreiben zur E-Rechnung geregelt, dass inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 strukturierte Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen; für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Für die Barkasse verlangt § 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung samt Belegausgabepflicht. Beides gehört auf die Prüfliste, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.
Der Fahrzeughandel unterscheidet eine Branchenlösung am deutlichsten von einer allgemeinen Buchhaltung. Prüfen Sie, ob das System jedes Fahrzeug als eigenen Posten führt und alle Kosten dorthin bucht.
Ein Teil der Anbieter liefert eine vollwertige Finanzbuchhaltung, ein anderer nur Faktura mit Export. Klären Sie vorab, wer künftig bucht, und stimmen Sie den Kontenrahmen mit dem Steuerbüro ab.
Der Service trägt in vielen Betrieben den größeren Teil des Ergebnisses. Auftrag, Arbeitswerte, Teile und Garantie gehören deshalb in denselben Vorgang wie die spätere Rechnung.
Ein Kfz-Betrieb tauscht täglich Daten mit Kanzlei, Bank, Teilelieferanten, Herstellerportalen und Fahrzeugbörsen. Jede fehlende Anbindung bedeutet Handarbeit, jede zusätzliche kostet Pflege.
E-Rechnung, GoBD und Kassenführung sind keine Kür. Das Bundesministerium der Finanzen verlangt strukturierte Rechnungsdaten sowie unveränderbare Aufzeichnungen, für die Barkasse gilt § 146a AO.
Sobald ein zweiter Standort oder eine zweite Marke hinzukommt, steigen die Anforderungen an Mandanten, Rechte und Auswertungen. Prüfen Sie diese Punkte auch dann, wenn die Erweiterung erst geplant ist.
Cloud oder eigener Server entscheidet über Verantwortung, laufende Kosten und Verfügbarkeit. Beim Betrieb beim Anbieter gehören Serverstandort und Auftragsverarbeitung in den Vertrag.
Der Monatspreis je Arbeitsplatz sagt wenig über die Gesamtkosten. Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Schnittstellen und Wartung machen im ersten Jahr oft den größeren Teil der Rechnung aus.
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Wie Sie die Software im Autohaus erfolgreich einführen
Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme zum Regelbetrieb: Ziele klären, mit echten Vorgängen testen, Stammdaten übernehmen, Schnittstellen einrichten, das Team einweisen und den Betrieb stabilisieren. Drei bis sechs Monate sind dafür realistisch, der Start liegt nie im Jahresabschluss.
Die Umstellung scheitert selten an der Software, sondern an den Daten. Fahrzeugbestand, offene Posten, Kundenstamm und Teilekatalog stammen aus gewachsenen Beständen, in denen Dubletten und Altlasten stecken. Wer die Übernahme als eigenes Teilprojekt plant, spart sich mühsame Korrekturen im laufenden Betrieb.
Ebenso wichtig bleibt eine klare Verantwortung im Betrieb. Eine Person aus dem eigenen Haus führt das Projekt, stimmt den Kontenrahmen mit dem Steuerbüro ab und entscheidet, welcher Vorgang künftig wo erfasst wird. Der Anbieter liefert Technik und Schulung, die Prozesse legt der Betrieb selbst fest.
Bestandsaufnahme und Ziele
Der Betrieb hält fest, welche Bereiche das neue System abdecken soll und welche Kennzahlen danach besser aussehen müssen.
Auswahl und Test mit echten Vorgängen
Zwei bis drei Anbieter zeigen dieselben Vorgänge aus dem eigenen Betrieb, statt eine allgemeine Präsentation abzuspielen.
Stammdaten und Datenübernahme
Fahrzeugbestand, Kunden, Teile und offene Posten wandern ins neue System, vorher werden Dubletten und Altlasten bereinigt.
Schnittstellen einrichten
Kanzlei, Bank, Teilelieferanten, Herstellerportale und Kasse werden angebunden und jeweils mit einem Testlauf geprüft.
Team einweisen und Pilotbetrieb
Annahme, Werkstatt, Verkauf und Buchhaltung arbeiten geschult im neuen System, ein Monatsabschluss läuft parallel zum alten.
Regelbetrieb und Nachkalkulation
Der Betrieb wertet monatlich aus, vergleicht Bereiche untereinander und schärft Prozesse nach, wo Zahlen abweichen.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
Am teuersten kommen eine ungeprüfte Datenübernahme, ein ohne das Steuerbüro festgelegter Kontenrahmen, getrennt digitalisierte Bereiche, fehlende Verantwortung im Betrieb, eine zu spät angebundene Kasse, der Start mitten im Abschluss sowie eine Auswahl allein nach dem Preis.
Sieben Stolperfallen tauchen bei Einführungen im Kfz-Gewerbe immer wieder auf. Jede lässt sich mit überschaubarem Aufwand vermeiden, solange die Entscheidung noch nicht gefallen ist.
Altbestände enthalten Dubletten, längst verkaufte Fahrzeuge und Forderungen, die niemand mehr verfolgt. Im neuen System verfälschen diese Sätze jede Auswertung.
Wird die Kontengliederung erst nach dem Start geändert, stimmen Vorjahresvergleich und Auswertungen nicht mehr. Die Korrektur bindet Monate.
Zwei gute Einzelprogramme ohne Verbindung erzeugen genau die Doppelerfassung, die abgeschafft werden sollte. Kunde und Fahrzeug stehen danach doppelt im Haus.
Wenn der Anbieter die Prozesse richten soll, bildet das System am Ende den Standard ab, nicht den Betrieb. Rückfragen bleiben wochenlang liegen.
Die Barkasse steht in vielen Betrieben am Rand des Projekts, unterliegt aber der strengsten Prüfung. Fehlt die Sicherheitseinrichtung, drohen Beanstandungen.
Wer zum Jahreswechsel oder mitten im Monatsabschluss startet, bindet dieselben Personen doppelt. Fehler fallen dann erst in der Bilanz auf.
Das günstigste Angebot deckt oft nur Faktura ab. Fahrzeugakte, Differenzbesteuerung und Schnittstellen kommen später als Zusatzmodul hinzu.
Was kostet Buchhaltungssoftware für Autohäuser wirklich?
Von den 74 geprüften Anbietern veröffentlichen 39 überhaupt Preise, 35 rechnen ausschließlich auf Anfrage ab. Die veröffentlichten Tarife beginnen bei rund 8 Euro im Monat, liegen bei 25 bis 100 Euro je Arbeitsplatz und erreichen als Komplettpaket 100 bis 300 Euro monatlich. Einrichtung, Datenübernahme und Schulung kommen hinzu.
Ein belastbarer Marktpreis lässt sich für Autohaus-Software schwer nennen, weil rund die Hälfte der Anbieter keine Liste veröffentlicht. Gerade die klassischen Komplettsysteme kalkulieren nach Arbeitsplätzen, Modulen und Betriebsgröße, häufig ergänzt um eine jährliche Wartungsgebühr. Holen Sie deshalb mindestens zwei Angebote auf Basis derselben Anforderungsliste ein.
Vier Modelle haben sich etabliert. Sie unterscheiden sich weniger im Monatsbetrag als in dem, was der Betrag bereits enthält. Ein günstiger Grundpreis mit einzeln berechneten Modulen liegt am Jahresende oft über einem teureren Paket, in dem Kasse, Schnittstellen und Support enthalten sind.
Zwei Entwicklungen prägen 2026 die Preisgestaltung. Die E-Rechnung ist im Regelbetrieb angekommen, entsprechende Funktionen wandern vom Zusatzmodul ins Grundpaket. Parallel verschiebt der Übergang zum Agenturmodell im Neuwagenvertrieb bei mehreren Herstellern Aufgaben zwischen Hersteller und Betrieb, wodurch Anbindungen an Herstellerportale an Wert gewinnen.
Schlanke Werkstatt- und Faktura-Programme starten bei rund 8 Euro im Monat, einzelne Bausteine wie eine Kassen-App liegen bei etwa 7 Euro. Enthalten sind meist Angebot, Rechnung und Kundenverwaltung, die Buchführung übernimmt das Steuerbüro.
Das verbreitetste Modell rechnet je Benutzer oder Arbeitsplatz ab. Jeder weitere Platz kostet in den geprüften Preislisten zwischen 11 und 19 Euro monatlich, Fahrzeug- oder Auftragsgrenzen können den Preis zusätzlich staffeln.
Pakete mit Handel, Werkstatt, Teilen und Buchhaltung bewegen sich in den veröffentlichten Listen zwischen 100 und 300 Euro im Monat. Einmalige Einrichtungsgebühren von 400 bis 800 Euro kommen häufig hinzu.
Klassische Branchensysteme für den eigenen Server verkaufen Lizenzen einmalig und berechnen jährlich Wartung samt Updates. 35 der 74 geprüften Anbieter veröffentlichen dazu keine Zahlen und kalkulieren nach Betriebsgröße.
Die Lizenz ist selten der größte Posten. Einrichtung, Übernahme von Fahrzeugbestand und offenen Posten, Schulung je Rolle, kostenpflichtige Schnittstellen, Kassenhardware mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung sowie die jährliche Wartungsgebühr summieren sich im ersten Jahr oft auf ein Vielfaches der Monatsrate. Software für den Betrieb zählt zu den Betriebsausgaben und mindert den Gewinn, das ändert jedoch nichts an der Liquidität im Einführungsjahr. Rechnen Sie jedes Angebot deshalb auf drei Jahre hoch.
1 Wofür steht DMS im Autohaus? Aufklappen ↓
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2 Wie wird der Verkauf eines von privat angekauften Gebrauchtwagens in der Regel besteuert? Aufklappen ↓
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3 Wozu dient ein branchenspezifischer Kontenrahmen wie der SKR51? Aufklappen ↓
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4 Was verlangt § 146a AO für ein elektronisches Kassensystem? Aufklappen ↓
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5 Was ist eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht? Aufklappen ↓
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Glossar: die wichtigsten Begriffe der Autohaus-Buchhaltung
Fachbegriffe rund um Fahrzeughandel, Werkstatt und Buchführung im Kfz-Betrieb, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- DMS (Dealer Management System)
Ein Dealer Management System ist die zentrale Betriebssoftware eines Kfz-Betriebs. Verkauf, Werkstatt, Teile, Kasse und häufig die Finanzbuchhaltung laufen in einer Anwendung auf einem gemeinsamen Datenbestand. Im Kfz-Gewerbe meint die Abkürzung DMS also nicht das Dokumentenmanagement.
- Fahrzeugakte
Die Fahrzeugakte bündelt sämtliche Vorgänge zu einem einzelnen Fahrzeug: Ankauf, Aufbereitung, Transport, Standzeit, Werkstattaufträge und Verkauf. Aus dieser Sammlung entsteht die Ein- und Verkaufsabrechnung. Ohne Fahrzeugakte bleibt der Erfolg je Fahrzeug im Gesamtergebnis verborgen.
- Ein- und Verkaufsabrechnung
Die Ein- und Verkaufsabrechnung stellt einem Fahrzeug alle Kosten und Erlöse gegenüber, vom Einkaufspreis über Aufbereitung und Zulassung bis zum Verkaufserlös. Daraus ergibt sich der Deckungsbeitrag des Vorgangs. Die Buchhaltung übernimmt die Werte anschließend als Buchungssätze.
- Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)
Die Differenzbesteuerung erlaubt Wiederverkäufern, beim Verkauf eines von privat angekauften Gebrauchtwagens nur die Marge zu versteuern. Ein offener Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung ist dabei ausgeschlossen, stattdessen verlangt das Gesetz einen Hinweis auf die Sonderregelung. Regelbesteuerte Fahrzeuge vom Händler laufen parallel nach den üblichen Regeln.
- Standtage und gebundenes Kapital
Standtage zählen die Tage zwischen Zugang und Verkauf eines Fahrzeugs. Je länger ein Wagen im Hof steht, desto mehr Kapital bindet der Bestand und desto stärker sinkt in der Regel die erzielbare Marge. Branchensoftware führt diese Kennzahl je Fahrzeug mit und meldet Überschreitungen.
- Inzahlungnahme
Bei einer Inzahlungnahme rechnet der Betrieb das Altfahrzeug des Kunden auf den Kaufpreis des neuen Wagens an. Buchhalterisch entstehen dabei zwei Vorgänge: ein Verkauf sowie ein Ankauf mit eigenem Bestandszugang. Eine saubere Trennung ist Voraussetzung für die spätere Marge des Gebrauchtwagens.
- Deckungsbeitrag je Fahrzeug
Der Deckungsbeitrag je Fahrzeug zeigt, was nach Abzug aller direkt zurechenbaren Kosten vom Verkaufserlös übrig bleibt. Aufbereitung, Transport, Garantierückstellung und Standzeitkosten gehören dazu. Erst dieser Wert macht sichtbar, welche Fahrzeugklasse sich für den Betrieb rechnet.
- Betriebsvergleich
Der Betriebsvergleich stellt die Zahlen eines Kfz-Betriebs den Werten vergleichbarer Betriebe gegenüber, meist getrennt nach Handel, Service und Teilen. Grundlage ist eine einheitliche Kontengliederung. Aus der Abweichung zum Durchschnitt leiten Betriebe Maßnahmen für einzelne Bereiche ab.
- SKR51 und Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen ordnet die Konten der Buchführung nach einem festen Schema. Der SKR51 ist die branchenspezifische Variante für das Kfz-Gewerbe und trennt Fahrzeughandel, Service und Teile so weit, dass jeder Bereich einzeln auswertbar bleibt. Die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 schaffen diese Trennung nur über zusätzliche Kostenstellen.
- Kostenstelle und Kostenträger
Eine Kostenstelle beantwortet, wo Kosten entstanden sind, etwa in der Werkstatt oder im Teilelager. Ein Kostenträger beantwortet, wofür die Kosten angefallen sind, im Autohaus meist für ein Fahrzeug oder einen Auftrag. Beide Dimensionen zusammen ermöglichen die Nachkalkulation.
- Arbeitswert (AW)
Der Arbeitswert ist die branchenübliche Zeiteinheit für Werkstattleistungen. Jede Tätigkeit trägt eine festgelegte Anzahl solcher Einheiten, multipliziert mit dem Verrechnungssatz ergibt sich der Rechnungsbetrag. Hersteller geben für Garantiearbeiten eigene Vorgabewerte heraus.
- Werkstattauftrag
Der Werkstattauftrag dokumentiert die vereinbarten Arbeiten, die verbauten Teile und die geleisteten Arbeitswerte. Aus dieser Grundlage entstehen Rechnung und Buchungssatz. Eine lückenhafte Erfassung führt unmittelbar zu Erlösverlust, weil Teile oder Zeiten auf der Rechnung fehlen.
- Garantie- und Gewährleistungsabrechnung
Bei Garantie- und Gewährleistungsfällen trägt nicht der Kunde die Kosten, sondern Hersteller oder Importeur. Der Betrieb reicht den Antrag mit Arbeitswerten und Teilen ein und wartet auf Freigabe sowie Zahlung. Bis dahin steht der Betrag als offener Posten in den Büchern.
- Teilelager und Lagerumschlag
Das Teilelager bindet neben dem Fahrzeugbestand das meiste Kapital eines Kfz-Betriebs. Der Lagerumschlag misst, wie oft sich der Bestand im Jahr erneuert. Ein niedriger Wert deutet auf Ladenhüter hin, ein sehr hoher auf Lieferengpässe im Tagesgeschäft.
- GoBD
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Das Bundesministerium der Finanzen verlangt darin unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnungen. Zur Nachvollziehbarkeit gehört eine Verfahrensdokumentation für jeden Belegweg.
- E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD)
Als E-Rechnung gilt ein strukturierter, maschinell lesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnung liefert reines XML, ZUGFeRD bettet denselben Datensatz zusätzlich in ein PDF ein. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die gesetzliche Anforderung nicht.
- TSE und Kassensicherungsverordnung
Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung protokolliert jeden Vorgang eines elektronischen Kassensystems manipulationssicher. Die Kassensicherungsverordnung regelt die technischen Anforderungen, § 146a AO die Pflicht selbst samt Belegausgabe. Für die Barkasse im Verkaufsraum gilt beides ohne Umsatzgrenze.
- Fahrzeugeinzelbesteuerung (§ 1b UStG)
Beim innergemeinschaftlichen Erwerb eines neuen Fahrzeugs fällt die Umsatzsteuer im Bestimmungsland an, auch wenn der Käufer keine Privatperson mit Unternehmereigenschaft ist. Als neu gilt ein Fahrzeug nach § 1b UStG bei geringer Laufleistung oder kurzer Zeit seit der ersten Inbetriebnahme. Die Abrechnung läuft über eine gesonderte Steueranmeldung.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zu Buchhaltung, Fahrzeughandel und Software im Kfz-Betrieb, kurz und anbieterneutral beantwortet.
Was ist eine Buchhaltungssoftware für Autohäuser?
Eine Buchhaltungssoftware für Autohäuser führt Fahrzeughandel, Werkstatt, Teile und Buchführung eines Kfz-Betriebs in einem Datenbestand zusammen. Jedes Fahrzeug bekommt eine eigene Akte mit Einkaufspreis, Aufbereitung, Standzeit und Verkaufserlös, der Werkstattauftrag rechnet Arbeitswerte und Teile ab. Daraus bereitet das Programm die Zahlen für Steuerbüro und Finanzamt auf.
Was ist ein DMS im Autohaus?
Ein Dealer Management System ist das Komplettsystem eines Kfz-Betriebs, das Verkauf, Werkstatt, Teile, Kasse und häufig auch die Finanzbuchhaltung in einer Anwendung abbildet. Die Abkürzung DMS steht im Kfz-Gewerbe also nicht für ein Dokumentenmanagement, sondern für die zentrale Betriebssoftware.
Reicht eine allgemeine Buchhaltungssoftware für eine Werkstatt?
Für den reinen Servicebetrieb ohne eigenen Fahrzeugbestand reicht eine allgemeine Lösung häufig aus, sofern sie Angebot, Auftrag, Rechnung und Kasse sauber abbildet. Sobald Fahrzeuge auf eigene Rechnung gehandelt werden, fehlen Fahrzeugakte, Ein- und Verkaufsabrechnung sowie die Differenzbesteuerung.
Was ist der SKR51?
Der SKR51 ist ein branchenspezifischer Kontenrahmen für das Kfz-Gewerbe. Seine Gliederung trennt Fahrzeughandel, Service und Teile so weit, dass sich jeder Bereich einzeln auswerten lässt. Für einen Betriebsvergleich innerhalb der Branche ist diese Trennung die Grundlage, mit den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 gelingt sie nur über zusätzliche Kostenstellen.
Wie wird ein Gebrauchtwagen umsatzsteuerlich abgerechnet?
Beim Ankauf von Privatpersonen greift in der Regel die Differenzbesteuerung nach Paragraf 25a UStG, versteuert wird dann nur die Marge zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Die Rechnung darf in diesem Fall keine Umsatzsteuer offen ausweisen und braucht stattdessen den vorgeschriebenen Hinweis auf die Sonderregelung. Die Software muss beide Wege parallel führen, weil Fahrzeuge vom Händler weiterhin regelbesteuert laufen.
Wozu dient eine DATEV-Schnittstelle?
Die Schnittstelle übergibt Buchungssätze und Belegbilder an das Steuerbüro, ohne dass jemand die Daten ein zweites Mal eintippt. Der Betrieb erfasst die Vorgänge dort, wo sie entstehen, die Kanzlei bucht auf dieser Grundlage weiter. Wichtig ist die Abstimmung des Kontenrahmens vor dem ersten Export.
Ist die E-Rechnung für Autohäuser Pflicht?
Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen müssen deutsche Betriebe seit dem 1. Januar 2025 strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die das Bundesministerium der Finanzen in seinem Einführungsschreiben erläutert. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt.
Was heißt GoBD-konform?
GoBD-konform heißt, dass Belege und Buchungen unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet sowie über die gesetzliche Frist lesbar archiviert werden. Zur Nachvollziehbarkeit gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, welcher Beleg auf welchem Weg ins System gelangt. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen und richten sich an jeden Buchführungspflichtigen.
Welche Regeln gelten für die Barkasse in der Werkstatt?
Elektronische Kassensysteme brauchen nach Paragraf 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, die jeden Vorgang protokolliert. Dazu kommen die Belegausgabepflicht bei jedem Geschäftsvorfall sowie die Pflicht, das eingesetzte System dem Finanzamt zu melden. Eine offene Ladenkasse bleibt zulässig, verlangt aber ein tägliches Zählprotokoll.
Was kostet Autohaus-Software?
Von den 74 geprüften Anbietern veröffentlichen 39 überhaupt Preise, die übrigen 35 rechnen ausschließlich auf Anfrage ab. Die veröffentlichten Tarife beginnen bei rund 8 Euro im Monat für ein schlankes Werkstattprogramm und reichen über 25 bis 100 Euro je Arbeitsplatz bis zu Komplettpaketen zwischen 100 und 300 Euro monatlich. Hinzu kommen Einrichtung, Datenübernahme und Schulung.
Was gilt in Österreich und in der Schweiz?
In Österreich kommen die Registrierkassen- und die Belegerteilungspflicht hinzu, die an Umsatzgrenzen gebunden sind und die Wirtschaftskammer Österreich ausführlich erläutert. In der Schweiz gilt die QR-Rechnung als verbindlicher Zahlungsstandard, und die Mehrwertsteuersätze der Eidgenössischen Steuerverwaltung weichen von den deutschen ab. Der Gebrauchtwagenhandel rechnet dort nach eigenen Regeln zur Margenbesteuerung ab, nicht nach Paragraf 25a UStG.
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