PDF-Vorteile.

PDF – Diese Vorteile bietet der Klassiker unter den Dateiformaten

Dateien im PDF-Format zeichnen sich vor allem durch ihre Universalität aus. Beliebt sind sie nicht nur im beruflichen Alltag der Menschen, sondern auch im privaten Bereich, egal, ob es um Zeitungsartikel, Verträge oder andere Dokumente geht.

PDFs sind grundsätzlich sehr einfach zu nutzen. Aus diesem Grund setzen auch die meisten Unternehmen bei ihren wichtigen Unterlagen hauptsächlich auf das populäre Dateiformat. Doch wie gestalten sich die Vorteile der PDFs eigentlich im Detail? Die Antwort liefert der folgende Artikel.

So profitieren Unternehmen von dem Portable Document Format

Unternehmen profitieren von der Nutzung von PDFs in vielfältigen Bereichen. So können PDFs zum Beispiel ohne großen Aufwand erstellt, geteilt und gelesen werden. Mit Hilfe eines speziellen Editors, wie zum Beispiel dem Xodo PDF Editor, stellt es auch kein Problem dar, Änderungen an einem PDF durchzuführen. Mehr über das PDF Format erfahren Sie in unserem Leitfaden für Einsteiger.

Screenshot der Oberfläches des PDF-Editors Xodo.
Mithilfe des Xodo PDF Editors, lassen sich diverse Änderungen an einem PDF vornehmen, beispielsweise einzelne Seiten löschen, zusammenführen, usw.

Eine grundlegende Eigenschaft der PDFs besteht in ihrer äußerst hohen Kompatibilität. Besonders, wenn verschiedene Unternehmen Dokumente untereinander austauschen, kommt es häufig dazu, dass diese in unterschiedlichen Systemen geöffnet werden müssen. Die Nutzung von PDF-Dateien verhindert dann jedoch, dass es Probleme bei dem Teilen dieser Dokumente gibt. Sie lassen sich auf sämtlichen Geräten und Systemen öffnen. So müssen im Geschäftsalltag keine Verzögerungen befürchtet werden, weil eine Datei von ihrem Empfänger nicht geöffnet werden kann.

Auch für eine internationale Zusammenarbeit bedeutet die Verwendung von PDFs nicht zu vernachlässigende Vorteile. Verfügbar sind die PDFs nämlich in verschiedenen Alphabeten, Skripten und Sprachen. Sprachbarrieren können somit keine Schwierigkeiten verursachen. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Möglichkeit, Hyperlinks in die PDFs zu integrieren. So kann der Empfänger des Dokumentes mit nur einem Klick weiterführende Dateien oder Dokumente aufrufen.

Das Speichern im PDF-Format zeigt sich ebenfalls als kinderleicht. Die normalen Programme für die Textverarbeitung sind in der Regel mit Funktionen ausgestattet, die es erlauben, das jeweilige Dokument in Sekunden als PDF zu exportieren beziehungsweise es in diesem Dateiformat zu speichern.

Diese Vorteile machen PDFs zu einem überaus leistungsstarken Format, durch welches die Effizienz und Zusammenarbeit in Unternehmen maßgeblich unterstützt werden. Es ist zu jeder Zeit eine Einheitlichkeit gewährleistet.

Wie sicher gestalten sich PDF-Dateien?

Das Thema Datensicherheit sollte heutzutage kein Unternehmen mehr vernachlässigen. Auch in dieser Hinsicht können die PDFs auf ganzer Linie überzeugen. Diese verfügen nämlich über eine große Anzahl an Sicherheitsfunktionen.

Unter anderem sind Einstellungen möglich, die einen Druck, eine Kopie, ein Weiterleiten oder eine Bearbeitung des Dokumentes ausschließen. Unternehmen können somit ihre internen Prozesse schützen. Auch besteht keine Gefahr, an wichtigen Unterlagen versehentliche Änderungen durchzuführen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, PDF-Dokumente zu verschlüsseln. Mit Hilfe der entsprechenden Einstellungen können nur Personen die Datei öffnen, die über den jeweiligen Code verfügen. Die PDFs lassen sich auch mit speziellen Sicherheitszertifikaten und digitalen IDs ausstatten. Im geschäftlichen Kontext wird die Kommunikation dadurch gleich wesentlich seriöser und professioneller gestaltet. Mit Hilfe von digitalen Signaturen lässt sich den PDFs zudem eine Art Echtheitsgarantie verleihen.

Auch die Verarbeitung von sensiblen Daten stellt mit dem Dateiformat PDF kein Problem dar. Somit riskieren Firmen keine Verstöße gegen die Regelungen der DSGVO.

So einfach gelingt die Bearbeitung eines PDFs

Hervorzuheben ist ebenfalls die hohe Flexibilität, welche die PDFs im Hinblick auf eine Bearbeitung bieten. Besonders zu empfehlen sind dafür spezielle PDF-Editoren. Mit diesen ist es unter anderem möglich, Anmerkungen in ein PDF einzufügen, Bereiche zu löschen, zu verschieben oder neu einzufügen.

Diejenigen, die solche PDF-Softwareprogramme nicht nutzen möchten, können sich alternativ auch Online-Plattformen für die Bearbeitung von PDFs bedienen. Änderungen an dem Dokument können dann direkt im Browser vorgenommen werden.

Ein wenig umständlicher zeigt es sich, PDFs vor der Bearbeitung erst in ein anderes Format zu überführen, etwa in ein Word-Dokument. In diesem können dann die gewünschten Bearbeitungen ausgeführt werden, bevor es wieder in dem PDF-Format gespeichert wird.

Wie hilfreich fanden Sie diese Seite?

Durchschnittliche Bewertung 4.8 / 5. Anzahl Bewertungen: 4

Ähnliche Beiträge

Sagen Sie uns Ihre Meinung

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert