Geschäftsreisen optimieren

Nach dem Abklingen der Corona-Pandemie nimmt die Reiseaktivität wieder zu. Dies gilt auch für Business-Trips. Sind Geschäftsreisen doch für die meisten Unternehmen der Schlüssel zu guten Geschäftsabschlüssen, die sich umsatzsteigernd auswirken und den Fortbestand des Betriebs sichern.

Häufig sind Geschäftsreisen jedoch mit hohen Kosten verbunden und die Planung bedarf einiges an administrativen wie logistischen Fähigkeiten. Viele Unternehmen verlassen sich bei diesem Unterfangen immer noch auf manuelle Systeme. Dabei werden mit dem Einsatz eines Travel-Management-Systems (TMS) eine Menge Zeit und Ressourcen eingespart, die von den Unternehmen sinnvoller genutzt werden können.

Was wird unter einem Reisemanagement-System verstanden?

In Zeiten globalisierter Prozesse treten Geschäftsreisen für das erfolgreiche Fortbestehen eines Unternehmens verstärkt in den Fokus. Die Vorbereitung und Durchführung von Business-Trips gestalten sich immer umfangreicher, kostspieliger und komplizierter.

Ein TMS wie das TravelPerk Tool für Geschäftsreisen ist so etwas wie ein digitales Reisebüro. Es umfasst die gesamte strategische Verwaltung, die mit einer Geschäftsreise verbunden ist. Darunter fallen sowohl die Erstellung einer Reiserichtlinie als auch der Kontakt zu den Reiseanbietern, Buchungen sowie die Kontrolle über die Reisekosten.

Zentraler Bestandteil eines TMS ist ein Buchungssystem, über das alle Buchungen und Umbuchungen gemanagt werden. Zudem sind alle interne Reiseprozesse, die während einer Geschäftsreise berücksichtigt werden müssen, sowie die komplette Reisekostenabrechnung integriert.

Welche Aufgaben hat ein Reisemanagement?

Ein Reisemanagement, unabhängig davon, ob es manuell oder digital durchgeführt wird, umfasst im Einzelnen die folgenden Kernaufgaben:

• Reiseplanung: Dazu zählen unter anderem die Auswahl des Reisezeitraums, der besten Flugzeiten und -preise, des strategisch besten Standorts des Hotels und der Transfers vom und zum Flughafen. Außerdem müssen die reisenden Mitarbeiter mit den maßgeblichen Informationen und Unterlagen ausgestattet werden.
• Verhandlung: Diese umfasst die Recherche nach den günstigsten und besten Anbietern. Um die Reise so kostengünstig wie möglich durchzuführen, ohne dass Qualitätseinbußen zu befürchten sind, muss mit mehreren Reiseanbietern verhandelt werden.
• Unterkunft: Dazu zählt die Auswahl der besten Unterkunft unter einer Vielzahl von Angeboten. Zu berücksichtigen sind dabei die Bedürfnisse der Reisenden sowie die richtige Anzahl von Zimmern und die vorgesehene Reisezeit.
• Transport: Darunter fallen Flugbuchungen, Reservierungen von Mietwagen beziehungsweise Bahntickets sowie die Planung von Flughafentransfers.
• Planung der Meetings: Dabei handelt es sich weniger um inhaltliche Belange als darum, dass die Teilnehmer zur richtigen Zeit am richtigen Ort eintreffen. Dieser Umstand bedeutet beispielsweise, dass sich das Reisemanagement um Zugangsberechtigungen kümmern muss.
• Verwaltung der Reisekosten: Die Abrechnung der gesamten Kosten, die mit einer Geschäftsreise verbunden sind, werden übersichtlich in einem konsolidierten Finanzbericht aufbereitet. Über eine sorgfältige Analyse wird Verbesserungspotenzial identifiziert und umgesetzt.

Warum sollten Unternehmen ein TMS nutzen?

Ein Reisemanagement setzt sich aus vielen Komponenten zusammen. Bei der klassischen Variante erweist sich ein vollständiger Überblick über den gesamten Ablauf als schwierig. Die Reiseplanung wird über Excel-Tabellen abgewickelt. Für Buchungen werden teilweise externe Reisebüros beauftragt. Nach der Reise werden Dokumente und Unterlagen in unterschiedlichen Formaten abgespeichert, um sie den beteiligten Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Dieses Vorgehen ist umständlich, zeitaufwendig und mit hohen Kosten verbunden. Eine Travel-Management-Software sammelt alle Daten an einem zentralen Ort und macht sie für alle berechtigten Mitarbeiter von jedem Standort aus zugänglich.

Wie arbeitet ein Travel-Management-System?

Die Funktionsweise eines TMS hängt in der Regel davon ab, welche Funktionen das Tool vereinen soll. Dabei machen sich durchaus Unterschiede bemerkbar. Im Allgemeinen umfasst ein Tool für Geschäftsreisen die folgenden Prozesse:

• Buchung: Innerhalb weniger Augenblicke filtert das Tool die besten Angebote heraus. Ohne Zusatzkosten wird die Buchung in einigen Minuten durchgeführt. Kurzfristige Umbuchungen und Stornierungen werden berücksichtigt.
• Digitale Reisekostenabrechnung: Alle Ausgaben, Tickets und Belege werden in Echtzeit erfasst und der Buchhaltung sofort auf digitalem Wege übermittelt. Die Fehlerquote tendiert gegen null und es kann sich jederzeit ein Überblick über den Status Quo verschafft werden. In der Regel ist eine direkte Verbindung zu einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) möglich, wodurch sich der Workflow im gesamten Unternehmen optimieren lässt.
• Reiserichtlinien: Ein TMS legt die Reiserichtlinien fest, sodass es während der Reise nicht zu zeitraubenden Nachfragen kommt. Zudem werden langfristige Genehmigungsprozesse und nachträgliche Änderungen vermieden.
• Reiseunterstützung: Die Reisenden sollten sich auf dem Business-Trip voll und ganz auf die vor ihnen liegende Kommunikation konzentrieren können. Daher bereitet ein Travel-Management-Tool alle notwendigen Unterlagen wie Flugtickets, Hotelbuchungen oder Spesenabrechnungen digital an einem Ort auf. Das Mitführen ausgedruckter Listen, Formulare und Buchungsbestätigungen entfällt.
• Reporting: Alle Reisedaten und -dokumente werden an einem Ort zentral gesichert und stehen damit für eine Prozessoptimierung übersichtlich zur Verfügung.

Was muss ein TMS können?

Damit ein TMS vollumfänglich, effizient und kostengünstig arbeitet, sollte es die folgenden Funktionen umfassen:

• Individualisierbare und transparente Reiserichtlinien.
• Individualisierbare Genehmigungsprozesse, die die Nutzung des Tools gewährleisten, auch wenn Reisen außerhalb der Standard-Richtlinien gebucht werden.
• Umfangreiches Angebot an Übernachtungsmöglichkeiten und Reiseveranstaltern.
• Kostenloser Support rund um die Uhr.
• Das TMS sollte alle notwendigen Prozesse abwickeln können, um umständliche Weiterleitungen an Drittanbieter zu vermeiden.
• Integration anderer Business-Tools.
• Alle monatlichen Dienstreisen sollten in einer einzigen Abrechnung zusammengefasst werden.
• Statusüberwachung aller Reisen.
• Nutzerfreundliche Oberfläche.
• Option zur Selbstbuchung durch den Mitarbeiter.
• Gruppenbuchungen.
• Automatische Reisewarnungen und Informationen über das betreffende Reiseland.
• Flexible Stornierung.
• Treuepunkte.
• Kurzfristige Vertragsbindungen erleichtern dabei den Wechsel des Anbieters.

Welche Vorteile sind mit einem TMS verbunden?

Im Ergebnis ist ein voll funktionstüchtiges TMS mit einer Vielzahl von Vorteilen verbunden. Die Automatisierung verfahrenstechnischer Aufgaben rund um das Reisemanagement spart Zeit und eliminiert das Risiko menschlicher Fehler. Reisemanager können sich auf die Arbeitsbereiche konzentrieren, für die ein menschliches Handeln erforderlich ist und werden nicht durch langatmige verwaltungstechnische Verfahren in Beschlag genommen. Sie können sich auf die Optimierung des Reisegeschehens konzentrieren, wodurch Einsparungen im Reisebudget realisiert werden.

Obendrein werden die betriebsinternen Abläufe beschleunigt. Dies geschieht vor allem dann, wenn eine Integration in andere Komponenten wie zum Beispiel der Buchhaltungssoftware möglich ist, sodass alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden. Ein gutes TMS erlaubt es den Entscheidern, einen besseren Überblick über die Effektivität der Geschäftsreisen zu gewinnen. Über eine genaue Messung werden unnötige Ausgaben identifiziert und eliminiert. Ein nahtloser Datentransfer vereinfacht dabei die Verwaltung der Reisekostenabrechnung und verbessert die Übersicht über die Reisebudgets.

Wie viel kostet die Software?

Die Kosten eines TMS hängen mit den notwendigen Funktionen und der Anzahl der voraussichtlichen Geschäftsreisen zusammen. Einige Anbieter offerieren eine kostenlose Testphase oder haben eine Free-Version im Programm, die einen eingeschränkten Funktionsumfang aufweist.

Kostenpflichtige TMS werden üblicherweise über eine Monatspauschale abgerechnet. Kleine Betriebe, die nur eine begrenzte Anzahl von Reisen planen, müssen mit etwa 20 Euro im Monat rechnen. Umfangreichere Pakete schlagen mit ca. 50 Euro zu Buche.

Am teuersten sind Individuallösungen. Dabei eruiert der Anbieter gemeinsam mit der Unternehmensleitung den individuellen Bedarf und die Erwartungen, die vom Kunden an das System gestellt werden. Im Resultat besitzen die Unternehmen mit einer Individuallösung die umfangreichste Kontrolle über Geschäftsreisen, die in ihrem Auftrag unternommen werden.