Im Zeitalter der Digitalisierung verlagern sich immer mehr geschäftliche Prozesse ins Internet. Auf diese Weise lassen sich Geschäftsprozesse schneller sowie effizienter abwickeln. Das hat auch Auswirkungen auf die Lohnabrechnung. Das liegt daran, dass mithilfe einer Lohnabrechnungssoftware Gehaltsabrechnungen nicht nur schnell, sondern auch genau durchgeführt werden können.
Automatisierung von Berechnungen
Ein bedeutender Vorteil bei Nutzung einer Lohnabrechnungssoftware ist die Möglichkeit der Automatisierung von Berechnungen. Schließlich kosten manuelle Berechnungen nicht nur viel Zeit, welche die Mitarbeiter Ihres Unternehmens auch effizienter nutzen könnten, sondern führen auch zu einer entsprechenden Fehleranfälligkeit. Der Einsatz einer solchen Software sorgt dafür, dass Fehler und Ungenauigkeiten auf ein Minimum reduziert werden, da vordefinierte Formeln verwendet und so die Löhne, Abzüge, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge stets korrekt berechnet werden. Dies senkt das Risiko von Fehlern bei der Berechnung und führt zu einer pünktlichen sowie korrekten Bezahlung der Angestellten. Das kann sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken und diese langfristig an Ihren Betrieb binden. Auch in der Lohnbuchhaltung können einige Prozesse im Rahmen einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisiert werden.
Steigerung der Effizienz
Neben einer hohen Zeitersparnis sorgt der Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware dafür, dass der gesamte Prozess eine Effizienzsteigerung erlebt. Verantwortlich hierfür ist die Automatisierung, welche die manuelle Dateneingabe unnötig macht. Ihre Mitarbeiter haben somit nun mehr Zeit zur Verfügung, da ein großer Teil der Schritte im Rahmen der Software automatisch abgewickelt wird. Die Angestellten der Personalabteilung sind somit dazu in der Lage, ihre Zeit gewinnbringender einzusetzen, indem sie sich auf strategische Aufgaben fokussieren, was das Wachstum Ihres Betriebs voranbringen wird.
Benutzerfreundliche Bedienung
Moderne Lohnabrechnungssoftwares lassen sich im Normalfall online abrufen. Die Online-Lohnabrechnung bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Berechtigte Nutzer der Lohnabrechnungssoftware können von überall aus auf die Software zugreifen, unabhängig davon, ob sie sich gerade im Büro oder zu Hause aufhalten oder unterwegs auf einer Geschäftsreise sind. Der Online-Zugriff sorgt dafür, dass unterschiedliche Abteilungen Ihrer Firma einfacher miteinander zusammenarbeiten können. Hierdurch lassen sich Gehaltsabrechnungen online zügig und ohne Probleme genehmigen und anpassen.
Die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung
In Deutschland gilt die sogenannte Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Wenn Sie Lohnsteuer abführen, dann müssen Sie die Inhalte dieser Verordnung kennen. Schließlich ist in diesem Gesetz verordnet, auf welche Weise die Lohnsteuer berechnet und abgeführt werden muss. Genauer gesagt bestimmt diese Verordnung, wie Sie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und unter Umständen auch die Kirchensteuer abrechnen müssen. Glücklicherweise sind die meisten modernen Lohnabrechnungssoftwares dazu in der Lage, die Lohnsteuer gemäß der aktuell geltenden steuerlichen Regelungen und Gesetze zu berechnen. Dadurch reduziert sich Ihr Aufwand erheblich, da die Software die korrekte Berechnung übernimmt.
Die Rolle der Lohnabrechnungssoftware in der LStDV
Die LStDV ist eine Richtlinie, die sich mit der korrekten Berechnung und Abführung der Lohnsteuer befasst. Wenn Sie sich nicht an diese Richtlinie halten, dann müssen Sie mit entsprechenden rechtlichen Konsequenzen rechnen. Wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, ist der Einsatz einer geeigneten Software daher dringend zu empfehlen, um Fehler zu vermeiden. Dabei wird die LStDV immer mal wieder aktualisiert, um Veränderungen bei Steuersätzen und bei steuerlichen Regelungen Rechnung zu tragen.
Wenn Sie sich eine Lohnabrechnungssoftware anschaffen, dann können Sie eine Software nehmen, die bei Änderungen dieser Richtlinie mit automatischen Updates dafür sorgt, dass die Software immer an die neuesten gesetzlichen Anforderungen angepasst ist. Dadurch können Sie das Risiko verringern, dass sich aufgrund von veralteten steuerlichen Informationen Fehler bei der Berechnung von Gehältern einschleichen.
Warum Fehler bei Lohnsteuer-Berechnungen häufiger auftreten und wie diese vermieden werden können
Damit Gehälter korrekt berechnet und abgeführt werden können, müssen die Regelungen der LStDV Anwendung finden. Die Berechnung ist allerdings ziemlich komplex, da mehrere Faktoren berücksichtigt werden müssen. Zu diesen zählen:
- Steuerklassen
- Freibeträge
- Sonderregelungen
Eine Lohnabrechnungssoftware ist darauf ausgelegt, dass diese wichtigen Berechnungen ohne Fehler durchgeführt werden. Im Gegensatz zu Mitarbeitern verrechnet sich eine solche Software nicht und führt so stets die korrekten Beträge ab.
Zentralisierte Verwaltung von Daten
Im Rahmen einer Lohnabrechnungssoftware lassen sich Daten an einer zentralen Stelle, wie der Cloud, aufbewahren. Das ist vor allem in unserer heutigen Geschäftswelt von großer Bedeutung, da Daten eine immer wichtigere Rolle spielen. Insbesondere die Aktualität von Daten ist essenziell für die Lohnabrechnung. Wenn Sie mit veralteten Daten arbeiten, dann können Sie die Gehälter nicht korrekt berechnen und abführen. Da Sie dank der Software die Daten an einer zentralen Stelle aufbewahren können, haben Sie mit dem Aufrufen dieses Ortes immer Zugriff auf alle relevanten Informationen, wie Mitarbeiterdaten oder Steuerinformationen. Und schließlich sind Sie zum Schutz der Mitarbeiterdaten verpflichtet.
Das minimiert das Risiko von Datenduplikationen erheblich. Übertragen Sie Daten noch manuell, beispielsweise über den Einsatz von Excel-Tabellen, dann kann dies Inkonsistenzen nach sich ziehen, die wiederum Fehler bei den Gehaltsabrechnungen verursachen. Auch die Sicherheit von sensiblen Mitarbeiterdaten verbessert sich, da moderne Lohnbuchhaltungssoftwares über wichtige Funktionen wie Verschlüsselung und Zugriffssteuerung verfügen. Dadurch wird gewährleistet, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
