Buchhaltungssoftware für Juristen Vergleich
2026
Das sind die besten 59 Anbieter.
Geld fließt in einer Kanzlei auf Wegen, die keine Standardbuchhaltung vorsieht: Der Mandant zahlt einen Vorschuss, die Kanzlei verauslagt Gerichtskosten, und der Gegner überweist eine Summe, die nur durchläuft. Wir haben 59 Anbieter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz geprüft.
Lexware Office
Sitz in Freiburg 
GoBD-testiert und TÜV-geprüft 
30 Tage kostenlos testen Lexware Office ist die Cloud-Buchhaltung der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG aus Freiburg. Die Software erfasst Belege per Foto, bindet Bankkonten an, schreibt Rechnungen samt XRechnung und ZUGFeRD, erstellt Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR, GuV sowie BWA. Steuerberater erhalten einen eigenen Zugang.
lexware.de
lexware.de Anbieter von Lexware Office ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG mit Sitz in der Munzinger Straße 9 in 79111 Freiburg. Die Kommanditgesellschaft ist beim Registergericht Freiburg unter HRA 4408 eingetragen, Komplementärin ist die Haufe-Lexware Verwaltungs GmbH (HRB 5557). Die Geschäftsführung der Komplementär-GmbH besteht aus Dr. Carsten Block, Iris Bode, Frank Enders, Matthias Schätzle, Carsten Schröder und Christian Steiger. Das Unternehmen gehört zur Haufe Group SE, zuständige Aufsichtsbehörde ist die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht in Bonn. Adressiert werden Selbstständige, Unternehmerinnen und Unternehmer, Handwerksbetriebe, Freelancer sowie Kleinunternehmen. Neben der Cloud-Lösung führt Lexware weiterhin Desktop-Produkte, ein Geschäftskonto und eine Gründeredition.
Die Buchhaltung läuft ohne Installation im Browser. Belege werden fotografiert oder gescannt. Die Software liest Betrag, Datum und Steuersatz aus, verbucht den Beleg und archiviert ihn GoBD-konform. Über Multibanking lassen sich mehrere Bankkonten anbinden. Zahlungsein- und -ausgänge gleicht Lexware Office automatisch mit offenen Rechnungen sowie Ausgaben ab, Überweisungen versenden Sie direkt aus der Anwendung. Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen entstehen mit den Pflichtangaben. Hinzu kommen Serienrechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen, ein elektronisches Kassenbuch, die Anlagenverwaltung sowie ein automatischer Belegempfang für bis zu 20 hinterlegte Absenderadressen.
Steuerlich erstellt die Software die Umsatzsteuervoranmeldung und übermittelt sie per ELSTER ans Finanzamt. Bei Bedarf kommt die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern hinzu. Für den Jahresabschluss entstehen EÜR oder GuV automatisch aus den Buchungen, die BWA erlaubt Zeitraumvergleiche mit Drill-Down und PDF-Export. Steuerberaterinnen und Steuerberater erhalten in allen Versionen einen freien Zugang ohne Zusatzkosten. Über die elektronische Pendelakte wandern Buchhaltungsdaten samt Belegen verschlüsselt in die Kanzleibuchhaltung, die Auswertungen kommen auf demselben Weg zurück. Zum Kundenstamm gehören Kundenhistorie, Kundenakte und ein Online-Kundenportal.
Lexware Office ist GoBD-testiert und TÜV-geprüft, Hosting, Datensicherung, Updates und Support sind im Preis enthalten. E-Rechnungen entstehen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, Abschlags-, Sammel- und Schlussrechnungen, Auslandsrechnungen sowie Bauleistungen nach § 13b sind abgedeckt. Eine Public API sowie über 140 Partner-Erweiterungen verbinden Online-Shops, Zeiterfassung und Reisekosten, mobil arbeiten Sie über die Lexware App. Angeboten werden die Versionen S für 7,90 EUR, M für 12,90 EUR, L für 21,90 EUR und XL für 32,90 EUR je Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Das Lohnprogramm Lohn & Gehalt lässt sich optional hinzubuchen. Der Test läuft 30 Tage kostenlos mit dem Funktionsumfang der Version XL samt Lohn & Gehalt, danach ist der Vertrag monatlich kündbar.
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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Juristen, und brauchen Sie wirklich eine?
Eine Buchhaltungssoftware für Juristen führt die Einnahmen und Ausgaben einer Kanzlei mit der Akte zusammen. Abgebildet wird dabei, was die Kanzlei vom Handwerksbetrieb unterscheidet: das Aktenkonto, Fremdgeld als durchlaufender Posten und die gesetzliche Vergütung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Drei Programmgattungen werden im Alltag verwechselt. Ein reines Rechnungsprogramm schreibt Rechnungen und mahnt, führt aber keine Buchhaltung. Eine allgemeine Finanzbuchhaltung verbucht Belege, ordnet sie Konten zu und liefert die Gewinnermittlung, kennt jedoch weder Akte noch Gebührentatbestand. Kanzleisoftware mit integriertem Rechnungswesen verbindet beide Seiten und führt zusätzlich das Aktenkonto.
Fünf Größen kommen in der Kanzlei hinzu und fehlen in jeder Standardbuchhaltung. Das Aktenkonto sammelt sämtliche Geldbewegungen einer Akte an einer Stelle, vom Vorschuss bis zur Schlussrechnung. Fremdgeld läuft als durchlaufender Posten und zählt nicht zum Umsatz der Kanzlei. Vorschüsse nach § 9 des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes werden angefordert und später mit der Vergütung verrechnet. Verauslagte Gerichtskosten wandern in andere Konten als eigene Auslagen. Die Leistungserfassung hält schließlich je Mandat fest, wer wie lange gearbeitet hat.
Pflicht ist keine bestimmte Software. Vorgeschrieben sind die ordnungsmäßige Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und die Trennung fremder Gelder vom Kanzleivermögen nach § 43a Absatz 5 der Bundesrechtsanwaltsordnung. Die anwaltliche Tätigkeit zählt nach § 18 des Einkommensteuergesetzes zu den freien Berufen, die das Gabler Wirtschaftslexikon als persönlich und eigenverantwortlich ausgeübte Tätigkeit mit wissenschaftlicher Vorbildung beschreibt. Daraus folgt in aller Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes statt einer Bilanz, während eine Rechtsanwaltsgesellschaft in der Rechtsform der GmbH bilanziert.
Gemeint sind in diesem Vergleich Juristinnen und Juristen in eigener Praxis, also Anwaltskanzlei und Notariat. Angestellte Volljuristen in Justiz und Rechtsabteilungen führen keine eigene Kanzleibuchhaltung und bleiben deshalb außen vor. Die Grenze verläuft nicht entlang der Kanzleigröße, sondern entlang des Fremdgeldaufkommens: Sobald regelmäßig Gelder für Mandanten durchlaufen, reicht eine Freiberufler-Buchhaltung ohne Aktenbezug nicht mehr aus.
- Fremdgeld im Alltag: Auf Ihren Konten gehen regelmäßig Beträge ein, die dem Mandanten gehören und nur weitergeleitet werden, etwa aus Vergleich, Inkasso oder Zwangsvollstreckung.
- Gemischte Abrechnung: Sie rechnen mal nach der gesetzlichen Vergütung, mal nach Stundensatz und mal pauschal ab, und die Zuordnung erfolgt bisher im Kopf oder in einer Tabelle.
- Offene Posten: Gestellte Honorarrechnungen bleiben länger als vier Wochen offen, ohne dass jemand den Überblick über Fälligkeit und Mahnstufe behält.
- Mehrere Bearbeiter: An einer Akte arbeiten mehrere Personen, deren erfasste Leistungen für die Abrechnung zusammengeführt werden müssen.
- Auslagen und Gerichtskosten: Ihre Kanzlei verauslagt laufend Gerichts- und Vollstreckungskosten, die später vom Mandanten oder vom Gegner erstattet werden.
- Belegmenge: Miete, Fachliteratur, Datenbanken, Versicherungen und Reisekosten erzeugen Monat für Monat mehr Belege, als sich nebenbei sortieren lassen.
- Arbeitsteilung mit dem Steuerbüro: Ihr Steuerbüro erhält die Unterlagen bisher als Ordner oder Sammelmappe, nicht als strukturierten Datensatz mit passendem Kontenrahmen.
Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf zahlt sich der Wechsel fast immer aus. Der erste Punkt wiegt dabei schwerer als alle übrigen: Sobald Fremdgeld regelmäßig durch die Kanzlei läuft, verlangt § 43a Absatz 5 der Bundesrechtsanwaltsordnung die Trennung vom Kanzleivermögen, und diese Trennung lässt sich in einer Tabelle kaum nachweisen. Unabhängig vom Ergebnis fordern die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in die Kanzlei gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden.
Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware in der Kanzlei.
Sieben Schwachstellen tauchen in Kanzleien immer wieder auf, und jede einzelne kostet Geld. Die ersten vier hängen am Mandat: nicht getrenntes Fremdgeld, von Hand gerechnete Gebühren, nie abgerechnete Stunden und unübersichtliche Aktenkonten. Die übrigen drei hängen an der Verwaltung: ein schlafendes Mahnwesen, doppelt erfasste Belege sowie offene Pflichten bei E-Rechnung und GoBD. Die Struktur der Anwaltschaft erklärt einen Teil davon. Der weit überwiegende Teil der Zulassungen entfällt auf Einzelkanzleien und kleine Sozietäten, wie die empirischen Erhebungen des Soldan Instituts zur Kanzleigröße zeigen. In Kanzleien dieser Größe läuft die Buchhaltung neben dem Mandat, ohne eigene Fachkraft.
Geld steht dabei nicht am Rand, sondern im Zentrum des Problems. Fremdgeld auf dem Geschäftskonto ist berufsrechtlich angreifbar und im Nachhinein kaum sauber zu rekonstruieren. Eine nicht gestellte Rechnung fehlt dauerhaft im Umsatz, weil niemand die Gegenrechnung aufmacht. Ein übersehener Gebührentatbestand fällt ebenso wenig auf. Verlorene Beträge dieser Art bemerkt die Kanzlei meist erst beim Jahresabschluss, also lange nach dem Mandat.
Der zweite Kostenblock steckt in der Doppelarbeit. Dieselbe Eingangsrechnung wandert in die Handakte, in einen Ordner und später noch einmal in die Erfassung des Steuerbüros. Jede dieser Stationen verbraucht Zeit, die niemand abrechnet. Eine gemeinsame Datenbasis beendet den Mehrfachweg und macht aus der Belegablage einen Nebeneffekt der täglichen Arbeit.
Eingehende Vergleichszahlungen, Inkassobeträge und Vollstreckungserlöse landen auf demselben Konto wie das Honorar, weil der Weg über das Anderkonto Aufwand bedeutet. Berufsrechtlich verlangt § 43a Absatz 5 der Bundesrechtsanwaltsordnung die Trennung vom Kanzleivermögen und die unverzügliche Weiterleitung. Eine Kanzleisoftware führt Fremdgeld je Akte als durchlaufenden Posten, hält den offenen Saldo sichtbar und erzeugt daraus eine prüfbare Spur.
Gegenstandswert, Gebührensatz und Auslagenpauschale werden im Taschenrechner oder in einer Tabelle ermittelt, danach tippt jemand das Ergebnis in die Rechnung. Übersehene Gebührentatbestände bemerkt in diesem Ablauf niemand. Ein Programm mit hinterlegtem Vergütungsverzeichnis schlägt die in Betracht kommenden Gebühren vor und rechnet Vorschüsse sowie Anrechnungen automatisch gegen.
Telefonate, Prüfungen und kurze Schriftsätze verschwinden zwischen zwei Terminen, wenn die Erfassung erst am Monatsende aus dem Gedächtnis erfolgt. Gerade bei Vergütungsvereinbarungen kostet dieser Schwund unmittelbar Umsatz. Eine Leistungserfassung direkt an der Akte, wahlweise per Zeitnehmer oder als Nachtrag mit Datum, schließt die Lücke am Tag der Leistung.
Ein angeforderter Vorschuss, verauslagte Gerichtskosten und eine Erstattung des Gegners betreffen dieselbe Akte, tauchen aber an drei verschiedenen Stellen auf. Ohne Zusammenführung bleibt unklar, ob die Akte im Plus oder im Minus steht. Das Aktenkonto sammelt diese Bewegungen an einer Stelle und zeigt den Saldo vor jeder neuen Zahlungsaufforderung.
Nach der Rechnung endet die Aufmerksamkeit, weil die nächste Frist drängt. Forderungen altern still, und erst der Jahresabschluss legt den Umfang offen. Eine offene-Posten-Verwaltung mit Fälligkeiten, Mahnstufen und Zahlungsabgleich über die Bankanbindung macht aus dem Mahnwesen eine Routine von wenigen Minuten im Monat.
Die Kanzlei sortiert Belege in Ordner, das Steuerbüro erfasst dieselben Belege ein zweites Mal und stellt den Aufwand in Rechnung. Beide Seiten arbeiten am selben Vorgang, ohne voneinander zu profitieren. Eine gemeinsame Datenbasis mit Export im gewohnten Format verlagert die Erfassung an den Ort des Belegeingangs und senkt den Aufwand auf beiden Seiten.
Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, und die GoBD verlangen unveränderbare Aufzeichnungen samt Verfahrensdokumentation. Eine Ablage aus PDF-Dateien und Papierordnern erfüllt beides nicht. Software mit strukturierten Formaten nach EN 16931 und revisionssicherer Ablage deckt die Anforderungen im laufenden Betrieb ab.
Welche Arten von Buchhaltungssoftware stehen Kanzleien zur Wahl?
Sieben Gattungen teilen den Markt unter sich auf. Die Spanne reicht von der Kanzleisuite mit eingebauter Finanzbuchhaltung über Notarsoftware nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz bis zur generalistischen Cloud-Buchhaltung für Einzelkanzleien. Zwischen der ersten und der letzten Gattung liegt ein Preisunterschied um den Faktor zehn, und beide finden ihre Kanzlei. Entscheidend bleibt die Frage, wie viel Kanzleilogik die Software von Haus aus mitbringen muss.
Am oberen Ende steht die klassische Kanzleisoftware mit Aktenverwaltung, Fristenkalender, Zwangsvollstreckung und vollwertiger Finanzbuchhaltung. Cloud-Kanzleisoftware für kleine Kanzleien deckt denselben Kern schlanker ab und verzichtet auf Spezialmodule. Kanzleimanagement für wirtschaftsberatende Großkanzleien rückt die Leistungserfassung in den Mittelpunkt, dazu Mandatsabrechnung, Mehrwährungsfähigkeit und elektronische Rechnungsstellung an Konzernmandanten. Am unteren Ende stehen generalistische Cloud-Buchhaltung, Fakturierungs-ERP für Dienstleister sowie quelloffene und kostenfreie Kanzleiprogramme.
Eine eigene Welt bildet das Notariat. Notarinnen und Notare rechnen nach festen gesetzlichen Gebühren ab und führen über Verwahrungsgeschäfte ein eigenes Buch, wozu die Bundesnotarkammer die maßgeblichen Vorgaben veröffentlicht. Anwaltssoftware ohne Notariatsmodul bildet diesen Teil nicht ab. Rechtsabteilungen und Syndikusrechtsanwälte wiederum brauchen keine Honorarabrechnung, sondern Budget- und Kostenverfolgung, weshalb dort Werkzeuge aus dem Legal-Operations-Umfeld greifen.
Quer zu diesen sieben Gattungen liegt eine zweite Entscheidung: alles aus einer Hand oder mehrere Spezialisten mit Schnittstelle. Die folgende Gegenüberstellung nennt für beide Wege die Argumente, die in Kanzleien tatsächlich den Ausschlag geben.
Der klassische Vollausbau verbindet Aktenverwaltung, Fristenkalender, Zwangsvollstreckung und Mahnverfahren mit einer vollwertigen Buchhaltung samt Aktenkonten, Fremdgeldführung und Abrechnung nach dem Vergütungsverzeichnis. Der Funktionsumfang deckt nahezu jeden Kanzleivorgang ab, verlangt dafür aber Einrichtung und Schulung. Sinnvoll für Kanzleien mit mehreren Berufsträgern und laufendem Fremdgeld.
Akte, Leistungserfassung, Abrechnung und ein schlanker Finanzteil laufen im Browser, ohne eigenen Server in der Kanzlei. Spezialmodule wie Zwangsvollstreckung oder Notariat fehlen häufig oder kosten Aufpreis. Passend für Kanzleien bis etwa fünf Berufsträger, die schnell startklar sein wollen und den Betrieb nicht selbst führen möchten.
Notariate rechnen nach festen gesetzlichen Gebühren ab und führen über Verwahrungsgeschäfte ein eigenes Buch. Entsprechende Programme bringen die Kostenrechnung nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz, Urkundenrolle und Verwahrungsbuch von Haus aus mit. Anwaltssoftware ohne Notariatsmodul bildet diesen Bereich nicht ab, auch nicht mit Zusatzkonten.
Im Mittelpunkt steht die Leistungserfassung je Mandat und Bearbeiter, daraus entstehen Mandatsabrechnung, Deckungsbeitragsrechnung und die elektronische Rechnungsstellung an Konzernmandanten. Mehrere Währungen, Standorte und Abrechnungsrichtlinien gehören zum Standard. Der Einstieg verläuft über ein individuelles Angebot statt über eine Preisliste.
Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung im Browser, ergänzt um eine einfache Rechnungsstellung. Aktenkonto, Fremdgeld und gesetzliche Vergütung sind in dieser Gattung nicht vorgedacht und entstehen allenfalls über selbst angelegte Konten. Geeignet für Kanzleien ohne Fremdgeld, die überwiegend nach Vereinbarung abrechnen.
Werkzeuge aus dem Beratungs- und Agenturumfeld bringen Projektzeiten, Honorarabrechnung, Controlling und teils eine eigene Kanzlei-Branchenlösung mit. Die Stärke liegt in der Auswertung, die Schwäche in der Berufsrechtsnähe. Prüfen Sie bei dieser Gattung besonders genau, ob Fremdgeld und gesetzliche Vergütung tatsächlich abgebildet werden.
Freie Projekte und kostenlose Einstiegsversionen decken Akte, Dokumente und eine einfache Abrechnung ab, teils mit Begrenzung auf einen Arbeitsplatz oder eine Zahl von Akten pro Jahrgang. Betrieb, Datensicherung und Updates übernimmt die Kanzlei selbst oder ein Dienstleister. Ein realistischer Weg für Gründungen mit technischer Begleitung.
- Aktenkonto, Fremdgeld und Vergütung liegen in einem Datenbestand
- Ein Ansprechpartner für Akte, Abrechnung, Buchhaltung und Support
- Durchgehende Protokollierung erleichtert den Nachweis nach den GoBD
- Einzelne Bausteine bleiben schwächer als spezialisierte Programme
- Der Wechsel wird aufwendig, weil die ganze Kanzlei am System hängt
- Passend für Kanzleien mit laufendem Fremdgeld und mehreren Bearbeitern
- Für jede Aufgabe das jeweils stärkste Werkzeug, etwa bei der Zeiterfassung
- Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne alles neu aufzusetzen
- Mandatsdaten bleiben leichter dort, wo sie hingehören, in der Aktenverwaltung
- Schnittstellen brauchen Pflege, ein Formatwechsel bricht sie
- Mehrere Verträge, mehrere Rechnungen, mehrere Ansprechpartner
- Passend für Kanzleien mit einer klaren Sonderanforderung im Ablauf
2026
Whitepaper:
Buchhaltung in der Kanzlei 2026
Der Leitfaden für Kanzleien und Notariate: Auswahlkriterien von der Verschwiegenheit bis zur DATEV-Schnittstelle, Fremdgeld und Aktenkonto im Alltag, Abrechnung nach gesetzlicher Vergütung und Vergütungsvereinbarung, Preis- und Lizenzmodelle sowie eine Übersicht der Software-Arten von der schlanken Faktura bis zur Kanzleisuite.
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen.
Acht Kriterien entscheiden über die Wahl, und die ersten drei stellt kein anderer Branchenvergleich: Verschwiegenheit und Berufsrecht, Fremdgeld- und Anderkontenführung sowie die Abrechnungslogik der Kanzlei. Erst danach folgen die Punkte, die jede Buchhaltung betreffen, von der Buchhaltungstiefe über die Schnittstellen bis zum Preis. Die Reihenfolge ist kein Zufall: Ein Programm ohne Fremdgeldfähigkeit scheidet aus, auch wenn der Rest überzeugt.
Am schwersten wiegt die Verschwiegenheit. § 203 Absatz 3 des Strafgesetzbuchs erfasst mitwirkende Personen außerhalb der Kanzlei ausdrücklich. § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung knüpft die Einschaltung von Dienstleistern zusätzlich an einen Vertrag in Textform samt Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Die Bundesrechtsanwaltskammer veröffentlicht dazu Hinweise für die Praxis. Hinzu kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung mit benanntem Serverstandort und vollständiger Liste der Unterauftragnehmer.
Das zweite Schwergewicht ist die Abrechnungslogik, und die unterscheidet sich im DACH-Raum erheblich. In Deutschland rechnet die Kanzlei nach dem Vergütungsverzeichnis zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz ab, wahlweise nach Vergütungsvereinbarung gemäß § 3a desselben Gesetzes, das Notariat nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz. In Österreich gelten das Rechtsanwaltstarifgesetz und die Allgemeinen Honorar-Kriterien des Österreichischen Rechtsanwaltskammertages. Die Schweiz kennt keinen Bundestarif, sondern kantonale Anwaltstarife. Eine Software ohne den passenden Tarif zwingt zur Nebenrechnung in der Tabelle.
Der technische Teil entscheidet über den Alltag. Die Schnittstelle zum Steuerbüro läuft in Deutschland meist über das DATEV-Format, dazu kommen Bankanbindung, das besondere elektronische Anwaltspostfach und der elektronische Rechtsverkehr in Österreich. Für die E-Rechnung gilt das Einführungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen, für Aufzeichnung und Aufbewahrung das GoBD-Schreiben desselben Hauses sowie § 147 der Abgabenordnung. Prüfen Sie diese Punkte vor der Unterschrift an einer echten Akte, nicht an Demodaten.
§ 203 Absatz 3 des Strafgesetzbuchs erfasst mitwirkende Personen außerhalb der Kanzlei ausdrücklich, und § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung knüpft die Einschaltung von Dienstleistern an einen Vertrag in Textform samt Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Hinzu kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung. Ein Anbieter, der beide Verträge nicht vorlegen kann, scheidet ohne weitere Prüfung aus.
Fremdgeld ist unverzüglich weiterzuleiten oder auf ein Anderkonto einzuzahlen, und die Kanzlei muss jederzeit auskunftsfähig über offene Beträge bleiben. Eine geeignete Software führt Fremdgeld je Akte als durchlaufenden Posten, trennt Anderkonten von Geschäftskonten und erzeugt eine Liste der noch nicht weitergeleiteten Beträge. Generalistische Buchhaltungsprogramme leisten das in aller Regel nicht.
In Deutschland rechnen Kanzleien nach dem Vergütungsverzeichnis zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz ab, wahlweise nach Vergütungsvereinbarung gemäß § 3a desselben Gesetzes, Notariate nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz. In Österreich gelten Rechtsanwaltstarifgesetz und Allgemeine Honorar-Kriterien, in der Schweiz kantonale Tarife. Ein Programm ohne den passenden Tarif zwingt dauerhaft zur Nebenrechnung.
Die freiberufliche Kanzlei ermittelt den Gewinn nach § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes, eine Rechtsanwaltsgesellschaft in der Rechtsform der GmbH bilanziert. Entscheidend ist, ob das Programm den passenden Kontenrahmen führt, die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch übermittelt und durchlaufende Posten korrekt außen vor lässt. Ein reines Rechnungsmodul deckt diesen Bereich nicht ab.
Die Übergabe an das Steuerbüro läuft in Deutschland meist über das DATEV-Format, die Bankanbindung holt Umsätze für den Abgleich, und der Schriftverkehr mit den Gerichten läuft über das besondere elektronische Anwaltspostfach. Österreichische Kanzleien brauchen zusätzlich den elektronischen Rechtsverkehr. Fehlt eine dieser Verbindungen, entsteht Handarbeit an genau der Stelle, an der täglich Daten anfallen.
Eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr solche Rechnungen empfangen und verarbeiten können, für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen. Parallel verlangen die GoBD unveränderbare Aufzeichnungen und eine Verfahrensdokumentation.
Die Cloud senkt den Aufwand für Betrieb und Datensicherung, verlagert aber die Kontrolle über Serverstandort und Verfügbarkeit zum Anbieter. Eine lokale Installation behält die Kontrolle in der Kanzlei und verlangt dafür Server, Backup und einen IT-Dienstleister. Prüfen Sie außerdem, wie der Preis mit zusätzlichen Arbeitsplätzen und weiteren Standorten mitwächst.
Der Monatspreis je Arbeitsplatz ist der sichtbare Teil der Rechnung. Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulungen und Zusatzmodule bilden den unsichtbaren Teil und übersteigen die Lizenzkosten im ersten Jahr häufig. Bei Kauflizenzen kommt eine jährliche Wartungsgebühr hinzu, die üblicherweise als Prozentsatz des Kaufpreises berechnet wird.
Bedarfscheck in 2 Minuten Welche Software passt zu Ihrer Kanzlei?
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Wie Sie die Software in der Kanzlei erfolgreich einführen.
Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, und der längste Abschnitt liegt nicht bei der Auswahl, sondern bei der Datenübernahme aus dem Altsystem. Mandanten, Akten, offene Posten, Aktenkonten und Fremdgeldsalden wandern dabei in die neue Struktur. Jeder übernommene Saldo, der nicht stimmt, verfolgt die Kanzlei über Jahre.
Der Stichtag verdient eigene Aufmerksamkeit. Ein Quartals- oder Jahreswechsel trennt alt und neu sauber, weil Umsatzsteuervoranmeldung und Gewinnermittlung an denselben Schnitt anknüpfen. Ein Wechsel mitten im Quartal erzwingt dagegen zwei Auswertungen für einen Zeitraum. Planen Sie die Umstellung deshalb rückwärts vom Stichtag, nicht vorwärts vom Vertragsbeginn.
Der Test entscheidet über den Rest. Verlangen Sie eine Testphase mit echten Akten aus Ihrem Bestand, darunter eine mit Fremdgeld und eine mit Vorschuss und verauslagten Gerichtskosten. Demodaten zeigen den Idealfall, Ihre eigene Akte zeigt die Lücke. Binden Sie außerdem das Steuerbüro vor der Entscheidung ein, damit Kontenrahmen und Exportformat von Anfang an zusammenpassen.
Im Regelbetrieb tragen zwei feste Termine den Erfolg. Einmal im Monat gleicht die Kanzlei die Fremdgeldsalden ab und leitet offene Beträge weiter. Einmal im Monat prüft sie die erfassten Leistungen gegen die gestellten Rechnungen. Beide Termine dauern zusammen selten länger als zwei Stunden und halten die Zahlen dauerhaft belastbar.
Bestandsaufnahme und Ziele
Die Kanzlei erfasst Aktenbestand, Abrechnungsarten, Fremdgeldvolumen und den Zustand des Altsystems. Aus dieser Übersicht entsteht eine Anforderungsliste, die Pflicht und Wunsch klar trennt.
Auswahl und Test mit echten Akten
Zwei bis drei Programme kommen in die engere Wahl und werden mit Akten aus dem eigenen Bestand geprüft, darunter eine mit Fremdgeld und eine mit Vorschuss und verauslagten Gerichtskosten. Demodaten bleiben außen vor.
Stammdaten und Datenübernahme
Mandanten, Akten, offene Posten, Aktenkonten und Fremdgeldsalden wandern in die neue Struktur. Dieser Abschnitt dauert am längsten und entscheidet über die Qualität aller späteren Auswertungen.
Berufsrecht und Schnittstellen einrichten
Die Verträge mit dem Anbieter werden geschlossen, danach folgen die technischen Verbindungen. Ohne unterschriebenen Dienstleistervertrag startet kein Echtbetrieb mit Mandatsdaten.
Team einweisen und Stichtag umstellen
Die Umstellung erfolgt zum Quartals- oder Jahreswechsel, weil Umsatzsteuervoranmeldung und Gewinnermittlung an denselben Schnitt anknüpfen. Alle Beteiligten arbeiten ab diesem Tag ausschließlich im neuen System.
Regelbetrieb mit Monatsroutine
Zwei feste Termine im Monat halten die Zahlen belastbar: der Abgleich der Fremdgeldsalden und die Prüfung erfasster Leistungen gegen gestellte Rechnungen. Beide Termine dauern zusammen selten länger als zwei Stunden.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung.
Sieben Stolperfallen kehren bei der Einführung immer wieder, und die teuerste davon steht gleich am Anfang: Fremdgeld läuft nach der Umstellung weiter über das Geschäftskonto. Der Fehler bleibt lange unsichtbar, weil die Zahlen zunächst aufgehen. Auffällig wird die Vermischung erst bei der Rückforderung oder in der Prüfung, und dann fehlt die Spur.
Der zweite Klassiker betrifft die Zeit. Erfasste Leistungen, die erst am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen werden, fallen regelmäßig zu niedrig aus. Ein Teil der Arbeit verschwindet damit dauerhaft aus der Rechnung. Gegen diesen Schwund hilft keine Software, sondern die Gewohnheit, die Leistung am Tag der Leistung zu erfassen.
Dritter Dauerbrenner ist der Parallelbetrieb. Die neue Software läuft, daneben laufen die alte Excel-Liste und die Papierakte weiter, weil niemand den Abschied anordnet. Doppelte Bestände driften auseinander, und spätestens nach zwei Monaten weiß niemand mehr, welcher Stand gilt. Setzen Sie ein Enddatum für das Altsystem und halten Sie dieses Datum ein.
Die neue Software führt Anderkonten, der Zahlungsverkehr bleibt aus Gewohnheit beim alten Konto. Die Vermischung besteht damit fort, nur jetzt mit einem Werkzeug, das den Fehler protokolliert. Auffällig wird die Lage erst bei einer Rückforderung oder in der Prüfung.
Nachträglich geschätzte Leistungen fallen regelmäßig niedriger aus als die tatsächliche Arbeit, und ein Teil der Tätigkeit verschwindet dauerhaft aus der Abrechnung. Der Verlust bleibt unsichtbar, weil kein Vergleichswert existiert.
Offene Posten, Aktenkonten und Fremdgeldsalden werden aus dem Altsystem übernommen, ohne gegen Kontoauszüge und Rechnungen abgeglichen zu werden. Jeder falsche Saldo pflanzt sich in alle künftigen Auswertungen fort.
Der Echtbetrieb beginnt mit Mandatsdaten, während Dienstleistervertrag und Vertrag zur Auftragsverarbeitung noch in der Abstimmung stecken. Berufsrechtlich fehlt damit von Anfang an die Grundlage für die Einschaltung des Anbieters.
Die neue Software läuft, daneben bleiben Excel-Liste und Papierakte in Gebrauch, weil niemand den Abschied anordnet. Nach wenigen Wochen driften die Bestände auseinander, und der gültige Stand ist nicht mehr zu bestimmen.
Kontenrahmen und Exportformat werden ohne Rücksprache festgelegt, und die erste Übergabe scheitert an Details. Die Nacharbeit trifft beide Seiten, in der Kanzlei bleibt die Buchhaltung liegen.
Ein günstiges Programm ohne Fremdgeldführung und ohne hinterlegtes Vergütungsverzeichnis erzwingt dauerhaft Nebenrechnungen in der Tabelle. Die gesparte Lizenzgebühr verbraucht sich in wenigen Monaten an Arbeitszeit.
Was kostet Buchhaltungssoftware für Juristen wirklich?
Vier Preismodelle teilen den Markt: kostenlose und quelloffene Programme, das Abo je Arbeitsplatz und Monat, die Kauflizenz mit jährlicher Wartung sowie der Individualpreis für Großkanzleien und Mehrstandortbetrieb. Cloud-Kanzleisoftware mit Aktenkonto und Fremdgeldführung liegt je Arbeitsplatz und Monat meist zwischen 40 und 190 Euro netto, schlanke Buchhaltung für Einzelkanzleien zwischen 9 und 55 Euro. Die Spanne erklärt sich aus dem Funktionsumfang, nicht aus der Marke.
Der Monatspreis deckt allerdings nur einen Teil der Rechnung. Einrichtung und Datenübernahme aus dem Altsystem bilden in der Praxis oft den größten Einzelposten des ersten Jahres. Hinzu kommen Schulungen je Termin, Module wie Zwangsvollstreckung oder Dokumentenmanagement, Hosting, zusätzliche Arbeitsplätze und die jährliche Wartungsgebühr bei Kauflizenzen. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre, nicht über einen Monat.
Ein Vorteil unterscheidet die Kanzlei von der Arztpraxis. Anwaltliche Leistungen unterliegen der Umsatzsteuer, weshalb die Kanzlei die Vorsteuer aus der Softwarerechnung abziehen kann und der Nettopreis der echte Preis bleibt. Die Software selbst mindert als Betriebsausgabe den Gewinn. Für Kanzleien unterhalb der Kleinunternehmergrenze nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes gilt diese Rechnung allerdings nicht.
Drei Entwicklungen prägen das Jahr 2026. Die E-Rechnung hat den Regelbetrieb erreicht. Die Empfangspflicht im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gilt seit Anfang 2025, die Übergangsfristen für den Versand laufen gestaffelt bis Ende 2027. Parallel dazu ziehen KI-gestützte Beleg- und Dokumentenerkennung in die Produkte ein. Und der Anbietermarkt konsolidiert weiter, erkennbar an mehreren Kanzleimarken unter einem Dach.
Quelloffene Kanzleiprogramme ohne Lizenzgebühr sowie kostenlose Einstiegsversionen, die auf einen Arbeitsplatz oder auf eine bestimmte Zahl von Akten pro Jahrgang begrenzt sind. Betrieb, Datensicherung und Updates übernimmt die Kanzlei selbst oder ein IT-Dienstleister, dessen Honorar die ersparte Lizenz schnell übersteigt.
Generalistische Cloud-Buchhaltung mit Belegerfassung, Bankabgleich, Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Umsatzsteuervoranmeldung. Der Preis steigt mit Funktionsumfang und Nutzerzahl. Aktenkonto, Fremdgeld und gesetzliche Vergütung fehlen in dieser Stufe nahezu durchgehend.
Kanzleisoftware mit Akte, Leistungserfassung, Abrechnung nach dem Vergütungsverzeichnis und Kanzleibuchhaltung, gemietet statt gekauft. Die Spanne erklärt sich aus Edition und Modulen; Zwangsvollstreckung, Notariat und Dokumentenmanagement liegen meist in den oberen Stufen oder kosten Aufpreis.
Lokal installierte Kanzleisoftware, gekauft statt gemietet, mit jährlichem Wartungsvertrag für Updates und Support. Die Wartung wird üblicherweise als Prozentsatz des Kaufpreises berechnet und liegt am Markt zwischen 17 und 35 Prozent im Jahr. Server, Datensicherung und Betreuung gehören in dieselbe Rechnung.
Zur Lizenz kommen Einrichtung und Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulungen je Termin, Module wie Zwangsvollstreckung, Notariat oder Dokumentenmanagement, Hosting und Speicher für das Belegarchiv, der Preis je zusätzlichem Arbeitsplatz sowie bei Kauflizenzen die jährliche Wartungsgebühr. Die Datenmigration bildet in der Praxis oft den größten Einzelposten des ersten Jahres. Ein Vorteil unterscheidet die Kanzlei allerdings von Praxen der Heilberufe: Anwaltliche Leistungen unterliegen der Umsatzsteuer, weshalb die Kanzlei die Vorsteuer aus der Softwarerechnung abziehen kann und der Nettopreis der tatsächliche Preis bleibt. Die Software selbst mindert als Betriebsausgabe den Gewinn.
1 Wofür steht die Abkürzung RVG? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Wie ist Fremdgeld buchhalterisch einzuordnen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Was führt ein Aktenkonto zusammen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Was bestimmt bei der gesetzlichen Vergütung die Höhe der Gebühr? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Was ist eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: die wichtigsten Begriffe der Kanzleibuchhaltung
Die Buchhaltung einer Kanzlei verbindet Berufsrecht, Gebührenrecht und Steuerrecht in einem einzigen Zahlenwerk. Die folgenden zwanzig Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf. Mit diesen Begriffen im Kopf prüfen Sie Angebote schneller und stellen den Anbietern die richtigen Fragen.
- Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG)
Das Gesetz regelt die gesetzliche Vergütung anwaltlicher Tätigkeit in Deutschland und gilt seit 2004 als Nachfolger der Bundesgebührenordnung für Rechtsanwälte. Geregelt sind unter anderem Wert- und Betragsrahmengebühren, der Vorschuss, die Anrechnung sowie die Form der Kostenrechnung. Die einzelnen Gebührentatbestände stehen nicht im Gesetzestext selbst, sondern im Vergütungsverzeichnis als Anlage.
- Vergütungsverzeichnis (VV RVG)
Die Anlage 1 zum Rechtsanwaltsvergütungsgesetz listet sämtliche Gebührentatbestände mit Nummer, Bezeichnung und Gebührensatz auf, von der Beratung über die außergerichtliche Vertretung bis zur Zwangsvollstreckung. Eine Kanzleisoftware hält dieses Verzeichnis gepflegt vor und schlägt beim Rechnungsentwurf die in Betracht kommenden Nummern vor. Änderungen des Verzeichnisses machen ein Update der Software erforderlich.
- Gegenstandswert
Der Gegenstandswert beziffert das wirtschaftliche Interesse, um das im Mandat gestritten oder beraten wird. Aus diesem Wert leitet die Gebührentabelle des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes den Betrag einer vollen Gebühr ab, der anschließend mit dem Gebührensatz des Vergütungsverzeichnisses multipliziert wird. Eine falsche Wertfestsetzung verschiebt deshalb die gesamte Rechnung.
- Geschäfts-, Verfahrens- und Terminsgebühr
Die Geschäftsgebühr entsteht für die außergerichtliche Vertretung, die Verfahrensgebühr für das Betreiben des gerichtlichen Verfahrens und die Terminsgebühr für die Wahrnehmung von Terminen. Alle drei sind Wertgebühren mit festem Gebührensatz aus dem Vergütungsverzeichnis. Eine teilweise Anrechnung der Geschäftsgebühr auf die Verfahrensgebühr gehört zu den häufigsten Fehlerquellen in der Kostenrechnung.
- Vorschuss (§ 9 RVG)
Die Kanzlei darf für die entstandenen und voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen einen angemessenen Vorschuss verlangen. Buchhalterisch handelt der Vorschuss als erhaltene Anzahlung und wird später mit der Schlussrechnung verrechnet. Ohne Verrechnung im Aktenkonto entsteht ein doppelter Ausweis, der sich erst im Jahresabschluss zeigt.
- Vergütungsvereinbarung (§ 3a RVG)
Eine Vereinbarung über eine von der gesetzlichen Vergütung abweichende Honorierung, etwa nach Stundensatz oder als Pauschale. Vorgeschrieben sind Textform, eine Bezeichnung als Vergütungsvereinbarung und die deutliche Absetzung von anderen Vereinbarungen. In der Software muss der vereinbarte Satz je Mandat und Person hinterlegt werden können, sonst entsteht die Rechnung außerhalb des Systems.
- Fremdgeld
Geld, das der Kanzlei zufließt, wirtschaftlich aber dem Mandanten oder einem Dritten gehört, etwa aus Vergleich, Inkasso oder Zwangsvollstreckung. § 43a Absatz 5 der Bundesrechtsanwaltsordnung verlangt die unverzügliche Weiterleitung an den Berechtigten oder die Einzahlung auf ein Anderkonto sowie die Trennung vom Kanzleivermögen. Im Rechnungswesen läuft Fremdgeld als durchlaufender Posten und zählt nicht zum Umsatz.
- Anderkonto
Ein Sonderkonto, das die Kanzlei im eigenen Namen, aber für fremde Rechnung führt und auf dem ausschließlich fremde Gelder liegen. Die Trennung vom Geschäftskonto sichert den Betrag gegen Zugriffe auf das Kanzleivermögen ab. In der Buchhaltung gehört ein Anderkonto als eigenes Konto geführt und regelmäßig gegen die offenen Fremdgeldsalden abgeglichen.
- Verwahrungsbuch
Das Verzeichnis, in dem Verwahrungsgeschäfte mit fremden Geldern fortlaufend festgehalten werden, mit Eingang, Auftrag, Auszahlung und Beteiligten. Im Notariat gehört die Führung eines solchen Buchs zu den Amtspflichten, die Bundesnotarkammer veröffentlicht dazu die maßgeblichen Vorgaben. Notarsoftware bringt diese Funktion von Haus aus mit, reine Anwaltssoftware in aller Regel nicht.
- Aktenkonto
Die Zusammenführung aller Geldbewegungen zu einer einzelnen Akte an einer Stelle: Vorschuss, verauslagte Gerichtskosten, sonstige Auslagen, Fremdgeld und die gestellte Honorarrechnung. Aus dem Saldo lässt sich vor jeder weiteren Zahlungsaufforderung ablesen, ob die Akte im Plus oder im Minus steht. Generalistische Buchhaltungsprogramme kennen diese Struktur nicht.
- Durchlaufender Posten
Ein Betrag, den ein Unternehmer im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt, ohne ihn als eigenen Umsatz zu behandeln. In der Kanzlei fallen darunter typischerweise Fremdgeld und im Namen des Mandanten gezahlte Gerichtskosten. Umsatzsteuerlich bleiben solche Beträge aus Bemessungsgrundlage und Vorsteuerabzug heraus.
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Die einfache Form der Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes: Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben, erfasst nach dem Zufluss- und Abflussprinzip. Freiberuflich tätige Kanzleien nutzen diese Form in aller Regel, weil freiberufliche Tätigkeit allein wegen Umsatz oder Gewinn keine Bilanzpflicht auslöst. Die Übermittlung an das Finanzamt läuft elektronisch über die Anlage EÜR.
- Umsatzsteuervoranmeldung
Die regelmäßige Meldung der vereinnahmten Umsatzsteuer und der abziehbaren Vorsteuer an das Finanzamt, je nach Zahllast monatlich oder vierteljährlich. Anwaltliche Leistungen unterliegen der Umsatzsteuer, weshalb Kanzleien diese Meldung abgeben und zugleich Vorsteuer aus Betriebsausgaben ziehen. Eine geeignete Software übermittelt die Voranmeldung elektronisch aus dem Buchungsbestand heraus.
- Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04
Zwei verbreitete Standardkontenrahmen für die Finanzbuchhaltung, die Konten systematisch nummerieren und damit die Auswertung vereinheitlichen. SKR 03 ordnet nach dem Geschäftsablauf, SKR 04 nach der Gliederung des Jahresabschlusses. Welcher Rahmen gilt, klärt die Kanzlei vor der ersten Buchung mit dem Steuerbüro, weil ein späterer Wechsel aufwendig wird.
- GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, veröffentlicht als Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Gefordert sind unter anderem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, zeitgerechte Erfassung und eine Verfahrensdokumentation. Die Anforderungen treffen die Kanzlei als Steuerpflichtige, nicht den Softwareanbieter.
- E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD)
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die sich maschinell auslesen und verarbeiten lässt. XRechnung ist ein reines Datenformat, ZUGFeRD verbindet Datensatz und Sichtbeleg in einer PDF-Datei. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung im Mailanhang erfüllt die gesetzliche Definition nicht.
- DATEV-Schnittstelle
Die Übergabe von Buchungssätzen, Belegbildern und Stammdaten an das Steuerbüro in einem etablierten Austauschformat. Für Kanzleien ist diese Verbindung der häufigste Weg, die eigene Erfassung und die Arbeit der Steuerkanzlei zusammenzuführen. Entscheidend bleibt die Abstimmung von Kontenrahmen und Buchungsschlüsseln vor dem ersten Export.
- besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)
Der von der Bundesrechtsanwaltskammer betriebene Zugang für den elektronischen Rechtsverkehr zwischen Anwaltschaft, Gerichten und Behörden in Deutschland. Für die Einreichung bei Gericht besteht die aktive Nutzungspflicht. Kanzleisoftware bindet das Postfach an, damit Schriftsätze ohne Medienbruch aus der Akte heraus versendet werden.
- Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG)
Das Gesetz regelt die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit und die Gebühren der Notarinnen und Notare. Anders als bei der anwaltlichen Vergütung fehlt die Möglichkeit einer freien Honorarvereinbarung, die Gebühren sind gesetzlich vorgegeben. Notarsoftware bringt die Kostenrechnung nach diesem Gesetz mit, Anwaltssoftware ohne Notariatsmodul nicht.
- RATG und AHK (Österreich)
Das Rechtsanwaltstarifgesetz regelt die Entlohnung österreichischer Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte für bestimmte Leistungen, ergänzt um die Allgemeinen Honorar-Kriterien des Österreichischen Rechtsanwaltskammertages für nicht tarifierte Tätigkeiten. Hinzu kommt der elektronische Rechtsverkehr als verpflichtender Weg zu den Gerichten. Software für den österreichischen Markt bildet Tarif und Rechtsverkehr gemeinsam ab.
Häufige Fragen
Die zehn Fragen, die Kanzleien vor der Auswahl am häufigsten stellen, kurz und neutral beantwortet.
Was ist eine Buchhaltungssoftware für Juristen?
Eine Buchhaltungssoftware für Juristen führt Mandat, erfasste Leistung, Honorarrechnung und Buchhaltung einer Kanzlei in einem gemeinsamen Datenbestand zusammen. Aktenkonto, Fremdgeld und die gesetzliche Vergütung nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz bildet ein solches Programm von Haus aus ab. Am Markt stehen zwei Produktwelten nebeneinander: Kanzleisoftware mit eingebautem Rechnungswesen und schlanke Buchhaltung für Einzelkanzleien, ergänzt um eine Schnittstelle zum Steuerbüro. Welche Welt passt, entscheidet vor allem das Fremdgeldaufkommen.
Worin unterscheidet sich Kanzleisoftware von einer allgemeinen Buchhaltungssoftware?
Kanzleisoftware kennt Akte, Aktenkonto, Fremdgeld und die Gebührenlogik des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes, eine allgemeine Buchhaltung kennt nur Kunde, Rechnung und Konto. Der Unterschied zeigt sich im Alltag an drei Stellen. Eine Kanzleisuite rechnet aus Gegenstandswert und Gebührensatz die Vergütung, verwaltet Vorschuss und Auslagen je Akte und trennt Fremdgeld vom Kanzleivermögen. Eine generalistische Buchhaltung braucht dafür selbst angelegte Konten und Handarbeit.
Brauche ich als Einzelanwalt eine Kanzleisoftware, oder genügt eine schlanke Buchhaltung?
Entscheidend sind Fremdgeldaufkommen, Abrechnungsart und Aktenmenge, nicht die Zahl der Berufsträger. Eine Kanzlei ohne nennenswertes Fremdgeld, die überwiegend nach Vergütungsvereinbarung abrechnet, kommt mit einer guten Freiberufler-Buchhaltung und einer sauberen Ablage weit. Sobald regelmäßig Gelder für Mandanten durchlaufen, Zwangsvollstreckung hinzukommt oder mehrere Personen Leistungen erfassen, kippt die Rechnung zugunsten einer Kanzleilösung mit Aktenkonto.
Wie muss Fremdgeld verbucht werden?
Fremdgeld gehört dem Mandanten, bleibt vom Kanzleivermögen getrennt und ist unverzüglich an den Berechtigten weiterzuleiten oder auf ein Anderkonto einzuzahlen; § 43a Absatz 5 der Bundesrechtsanwaltsordnung schreibt diese Behandlung vor. Buchhalterisch zählt Fremdgeld nicht zu den Einnahmen der Kanzlei, sondern läuft als durchlaufender Posten. Eine geeignete Software führt dafür ein eigenes Konto je Akte und weist offene Fremdgeldsalden jederzeit aus.
Was ist ein Aktenkonto?
Das Aktenkonto führt alle Geldbewegungen zu einer einzelnen Akte an einer Stelle zusammen: Vorschuss, verauslagte Gerichtskosten, sonstige Auslagen, eingegangenes Fremdgeld und die gestellte Honorarrechnung. Aus dem Saldo lesen Sie ab, ob die Akte im Plus oder im Minus steht. Ohne diese Zusammenführung verteilt sich derselbe Vorgang auf Bankauszug, Handakte und Rechnungsordner, und der Überblick über offene Posten fehlt.
Machen Anwältinnen und Anwälte eine EÜR oder eine Bilanz?
Freiberuflich tätige Anwältinnen und Anwälte ermitteln den Gewinn in aller Regel nach § 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes per Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine Rechtsanwaltsgesellschaft in der Rechtsform der GmbH bilanziert. Die anwaltliche Tätigkeit zählt nach § 18 des Einkommensteuergesetzes zu den freien Berufen, und freiberufliche Tätigkeit löst allein wegen Umsatz oder Gewinn keine Bilanzpflicht aus. Für die Software heißt das: Kontenrahmen und Auswertung müssen zur gewählten Gewinnermittlung passen.
Darf eine Kanzlei ihre Buchhaltung in der Cloud führen?
Ja, sofern der Dienstleister vertraglich in die Verschwiegenheit eingebunden wird und der Vertrag den Anforderungen des § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung genügt. § 203 Absatz 3 des Strafgesetzbuchs erfasst mitwirkende Personen ausdrücklich, weshalb Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit und die Regelung zu Unterauftragnehmern in den Vertrag gehören. Hinzu kommt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung samt benanntem Serverstandort.
Ist die E-Rechnung für Rechtsanwälte Pflicht?
Im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen müssen Kanzleien seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, für den Versand laufen gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027. Rechnungen an Privatmandanten bleiben von der Pflicht unberührt. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD, keine PDF-Datei im Mailanhang.
Was kostet eine Kanzleisoftware pro Arbeitsplatz und Monat?
Cloud-Kanzleisoftware mit Aktenkonto und Fremdgeldführung liegt je Arbeitsplatz und Monat meist zwischen 40 und 190 Euro netto, schlanke Buchhaltung für Einzelkanzleien zwischen 9 und 55 Euro. Der Monatspreis deckt allerdings nur einen Teil der Gesamtkosten. Einrichtung, Datenübernahme aus dem Altsystem und Schulung schlagen im ersten Jahr oft stärker zu Buche als die Lizenz selbst, bei Kauflizenzen kommt eine jährliche Wartungsgebühr hinzu.
Was gilt in Österreich und in der Schweiz?
In Österreich richtet sich die Vergütung nach dem Rechtsanwaltstarifgesetz und den Allgemeinen Honorar-Kriterien des Österreichischen Rechtsanwaltskammertages, dazu kommt der verpflichtende elektronische Rechtsverkehr mit den Gerichten. In der Schweiz fehlt ein bundesweiter Tarif, stattdessen gelten kantonale Anwaltstarife; Klientengelder sind nach dem Anwaltsgesetz getrennt zu verwahren. Für die Buchhaltung kommen dort die QR-Rechnung als Zahlungsstandard und die Schweizer Mehrwertsteuersätze hinzu.
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