Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist seit Anfang 2026 in Kraft und verkürzt die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre. Wer aufgepasst hat, kann ab Januar 2026 Belege aus 2017 vernichten. Für Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventarlisten gilt allerdings weiter die 10-Jahres-Frist. Wer alles in einen Topf wirft, riskiert Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung.
drweb.de als bevorzugte Quelle auf Google hinzufügenQualitätsgeprüfte Inhalte direkt in Google News & DiscoverJetzt hinzufügen
Geht es Ihnen auch so? Jedes Jahr im Januar steht die Buchhaltung vor denselben Stapeln, fragt sich, was vernichtet werden darf und was nicht. 2026 wird die Antwort komplexer und gleichzeitig erleichternder. Die neuen Fristen bringen echte Entlastung. Sie verlangen aber auch Sortier-Disziplin.
Das Wichtigste in Kürze
- Buchungsbelege: 8 statt 10 Jahre, Vernichtung 2026 für Jahrgänge bis 2017 möglich
- Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare: weiter 10 Jahre, Vernichtung 2026 für Jahrgänge bis 2015
- Geschäftsbriefe und Handelsbriefe: 6 Jahre, Vernichtung für Jahrgänge bis 2019
- Sonderregel Banken, Versicherungen, Wertpapierinstitute: 10 Jahre Buchungsbelege bleiben
Was die neuen Fristen konkret bedeuten
Die Verkürzung gilt rückwirkend für alle Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 1. Januar 2026 noch nicht abgelaufen war. Wer also bisher Buchungsbelege aus dem Jahr 2014 oder älter aufbewahren musste, kann 2026 nicht nur 2014, sondern auch 2015, 2016 und 2017 wegwerfen. Das spart zwei Jahre Archivierung. Wer Aktenkeller hat, kennt den Wert dieser Entlastung. Unter die neue 8-Jahres-Frist fallen alle Dokumente, die Grundlage einer Buchung sind: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lieferscheine mit Buchungsbezug, Quittungen.
Warum Jahresabschlüsse die 10-Jahres-Frist behalten
Für die Bilanz-Dokumente bleibt es bei zehn Jahren. Das umfasst Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Inventarlisten und Anlagenverzeichnisse. Auch Organisationsunterlagen wie Arbeitsanweisungen und die Verfahrensdokumentation nach GoBD bleiben zehnjährig aufbewahrungspflichtig. Wer 2017 eine Buchhaltungs-Software eingeführt hat, muss die Doku dazu noch bis Ende 2027 vorhalten, auch wenn die einzelnen Rechnungen aus dieser Software nach den neuen Regeln 2026 schon weg dürfen. Hier passieren in der Praxis viele Fehler. Wer die Verfahrensdokumentation zu früh vernichtet, riskiert bei einer Betriebsprüfung die Aberkennung der gesamten Buchführung.
Die kürzeren Aufbewahrungsfristen sind eine echte Entlastung, aber die Sortier-Disziplin wird wichtiger. Wer 2026 alles pauschal aussortiert, weil das BEG IV gilt, kann sich bei der nächsten Betriebsprüfung blamieren. Ein guter Buchhalter prüft jedes Dokument einzeln auf seine Frist. Eine gute Buchhaltungssoftware kennzeichnet automatisch.
— Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web
Welche Sonderregel für Banken und Versicherungen gilt
Das Bundeskabinett hat zusätzlich im August 2025 beschlossen, dass für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute die 10-Jahres-Frist für Buchungsbelege erhalten bleibt. Hintergrund ist die effektivere Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Wer also als Treuhänder oder Vermögensverwalter Aufzeichnungen für Banken oder Versicherungen führt, sollte die alte Frist weiter anwenden. Praktisch betrifft das alle Compliance-Mitarbeiter und Steuerberater in regulierten Branchen.
Was Mittelständler jetzt konkret tun sollten
Zwei Aufgaben stehen oben. Erstens: Verschicken Sie eine interne Notiz an die Buchhaltung mit den neuen Fristen und einer klaren Trennung der Kategorien (Buchungsbelege 8 Jahre, Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre). Zweitens: Lassen Sie die Buchhaltungssoftware prüfen. Lexware Office, sevDesk und DATEV haben die neuen Fristen in ihre Archiv-Logik eingebaut. Wer noch mit Excel-Listen arbeitet oder Belege auf einem Server-Ordner ablegt, sollte spätestens jetzt umsteigen. Eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung mit automatischer Fristverwaltung ist ab 2026 kein Luxus mehr, sondern Pflichtprogramm.
Die Botschaft ist erfreulich: 2026 dürfen Sie sortieren und entlasten. Aber wer pauschal vernichtet, ohne zu prüfen, riskiert teure Lücken. Ein strukturierter Sortier-Tag mit der richtigen Software spart 2026 Zeit, Geld und Nerven.
Mehr Newshunger?
