Zeiterfassungsterminal Vergleich
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Das sind die besten 34 Anbieter.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit systematisch erfassen, und viele lösen dafür Stundenzettel und alte Stempeluhren ab. Wir haben 34 Hersteller von Zeiterfassungsterminals geprüft.
Datafox
Sitz in Geisa, Thüringen 
RFID, Fingerprint, QR, PIN 
Bis IP66 und IP69K Datafox ist ein Terminal-Hersteller aus Geisa in der Thüringer Rhön mit eigener Hardware für Personalzeiterfassung, BDE/MDE und Zutrittskontrolle. Die EVO-Wandterminals sind erhältlich mit Touchdisplay, RFID, Fingerprint, QR, PIN, LAN, WLAN und Mobilfunk, auch in IP66/IP69K. Anfrage und Konfiguration über den Hersteller.
datafox.de
datafox.de Die Datafox GmbH hat ihren Unternehmenssitz in Geisa in der Thüringer Rhön und entwickelt und fertigt ihre Hardware am eigenen Firmenstandort. Das Angebot umfasst Zeiterfassungsgeräte und Terminals, Zutrittsleser und Zutrittssteuerungen, elektronische Schließzylinder, Industrie-PCs sowie Lösungen für Personalzeiterfassung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung und Fahrzeugidentifikation. Händler und Partner nutzen einen eigenen Partner-Login.
Die Produktlinie EVO umfasst unter anderem EVO 3.5, EVO 4.3 Flex, EVO 5.0 Flex, EVO 7.0 Flex und die Industrie-PC-Terminals EVO 12.1 bis EVO 24. Als Identmedien stehen RFID, zwei verschiedene Fingerprint-Sensoren, Barcode und QR-Code, PIN und Magnetkartenleser zur Wahl. Die Vernetzung erfolgt per LAN, WLAN, Mobilfunk, USB oder seriell, teils per PoE. Eine Variante ist für IP66 und IP69K ausgelegt, Zubehör wie Wetterschutzdach und Standsäule ist verfügbar. Alle Terminals lassen sich mit Zutrittskontrolle bestellen. Der Datenaustausch mit Fremdsoftware läuft über Kommunikations-DLL, https oder das Programm Datafox Talk, die Parametrierung über das kostenlose DatafoxStudio.
Die Geräte werden als Plug-and-play-System mit Demo-Setup geliefert. Zum Service zählen Support-Formular, Fernwartung, Reparaturservice, Schulungen, die Datafox Akademie und ein kostenfreier Transpondertest. Geräte können angefragt und konfiguriert werden, Preise und Konditionen nennt Datafox auf Anfrage.
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Was ist ein Zeiterfassungsterminal, und wann lohnt sich eines?
Ein Zeiterfassungsterminal ist ein fest montiertes oder aufgestelltes Gerät, an dem Mitarbeitende mit Chip, PIN, QR-Code oder biometrischem Merkmal ihr Kommen, Gehen und ihre Pausen buchen. Ein Terminal lohnt sich, sobald viele Personen an einem Ort arbeiten, Stundenzettel lückenhaft sind oder die Buchung schnell und ohne eigenes Smartphone funktionieren soll.
Das Terminal ist die digitale Nachfolgerin der Stempeluhr. Statt einer Lochkarte halten Mitarbeitende einen Chip, eine Karte oder einen Transponder vor den Leser, tippen eine PIN ein oder lassen Finger oder Gesicht erkennen. Das Gerät speichert die Buchung mit Uhrzeit und überträgt sie an die Zeiterfassungssoftware. Dort entstehen Arbeitszeitkonten, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage sowie der Export an die Lohnabrechnung. Terminal und Software gehören also immer zusammen: Das Gerät erfasst, die Software rechnet und wertet aus.
Eine App auf dem Smartphone erfasst Zeiten ebenfalls, setzt aber voraus, dass jede Person ein Gerät dabei hat und es benutzen darf und will. In Produktion, Lager, Gastronomie oder Pflege ist das selten der Fall. Ein Terminal am Eingang bucht in Sekunden, braucht keine privaten Geräte und dokumentiert, dass die Buchung am Arbeitsort stattgefunden hat. Viele Betriebe kombinieren beides: Terminal für die Belegschaft vor Ort, App für Außendienst und Baustelle.
Eine Pflicht zum Terminal besteht nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit systematisch erfassen müssen, und sich dabei auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18) gestützt. Eine bestimmte Form schreibt die Rechtsprechung bisher nicht vor. Eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung ist angekündigt, der Stand des Gesetzgebungsverfahrens ist offen. Wer heute auf ein elektronisches System umstellt, ist für eine solche Vorgabe bereits gerüstet.
- Stundenzettel auf Papier: Arbeitszeiten werden auf Papier oder in Tabellen erfasst und später für die Lohnabrechnung abgetippt.
- Viele Personen an einem Ort: Mehr als eine Handvoll Mitarbeitende beginnen und beenden ihre Arbeit am selben Standort.
- Schichtbetrieb: Sie arbeiten mit Schichten, Zuschlägen oder wechselnden Zeitmodellen, die sauber abgerechnet werden müssen.
- Keine Diensthandys: Viele Mitarbeitende haben kein dienstliches Smartphone oder dürfen es am Arbeitsplatz nicht nutzen.
- Nachweis im Streitfall: Überstunden, Pausen oder Ruhezeiten lassen sich heute nicht zuverlässig belegen.
- Alte Stempeluhr: Ihre Stempeluhr oder Ihr Terminal ist veraltet, nicht mehr lieferbar oder arbeitet mit unsicheren 125-kHz-Chips.
Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Zeiterfassungsterminal. Klären Sie vor der Herstellerwahl, welche Zeiterfassungssoftware Sie nutzen oder einführen wollen, denn Terminal und Software müssen zusammenpassen.
Typische Probleme bei der Arbeitszeiterfassung ohne Terminal
Die meisten Schwierigkeiten entstehen durch nachträglich ausgefüllte Stundenzettel, Medienbrüche zur Lohnabrechnung und Buchungen, die sich nicht überprüfen lassen. Hinzu kommen Engpässe zum Schichtwechsel, Geräte ohne Offline-Speicher und offene Fragen zu Datenschutz und Mitbestimmung.
Stundenzettel und Excel-Listen werden oft erst am Ende der Woche ausgefüllt. Dann stehen geschätzte Zeiten auf dem Papier, Pausen fehlen, und Überstunden lassen sich im Streitfall kaum belegen. Wer die Zettel anschließend abtippt, überträgt Fehler in die Lohnabrechnung und verliert Stunden im Monat. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG gelten außerdem Aufzeichnungspflichten, die mit lückenhaften Listen schwer zu erfüllen sind.
Auch elektronische Lösungen haben typische Schwachstellen. Eine einfache Karte ohne Verschlüsselung lässt sich weitergeben oder kopieren, sodass Kolleginnen und Kollegen füreinander stempeln. Zum Schichtwechsel bilden sich Schlangen, wenn ein einziges Terminal für Hunderte Buchungen zuständig ist oder der Leser langsam reagiert. Fällt das Netzwerk aus und das Gerät hat keinen Offline-Speicher, gehen Buchungen verloren und müssen von Hand nachgetragen werden.
Buchungsdaten sind personenbezogene Daten, und biometrische Merkmale wie Fingerabdruck oder Gesicht gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG über die Ausgestaltung des Systems mit, weil ein Terminal geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Wird das zu spät bedacht, hängt das gekaufte Gerät monatelang ungenutzt an der Wand.
Zeiten werden geschätzt und erst am Wochenende eingetragen.
Vergessene Buchungen kosten Rückfragen und Zeit.
Weitergegebene Chips oder PINs verfälschen die Zeiten.
Ein langsames Terminal bremst Hunderte Buchungen.
Ohne Offline-Speicher gehen Buchungen verloren.
Zeiten werden von Hand in die Lohnsoftware übertragen.
Biometrie und Auswertungen werfen Fragen auf, die Einführung stockt.
Welche Arten von Zeiterfassungsterminals gibt es?
Zeiterfassungsterminals lassen sich nach Identmedium, Bauform und Einsatzort in sechs Gruppen einteilen. Viele Hersteller bieten mehrere Bauformen an, die alle mit derselben Software zusammenarbeiten.
Das stationäre RFID-Terminal ist der Klassiker: ein Wandgerät mit Display, Funktionstasten und Leser für Chipkarte oder Transponder, angebunden per Netzwerkkabel, oft mit Stromversorgung über PoE. Biometrische Terminals erkennen zusätzlich oder ausschließlich Fingerabdruck, Gesicht oder Handvenen. Damit lässt sich ausschließen, dass jemand für eine andere Person bucht, der Datenschutzaufwand steigt allerdings deutlich.
Tablet- oder Kiosk-Terminals nutzen ein handelsübliches Tablet in einer Wandhalterung. Gebucht wird per PIN, QR-Code, NFC-Chip oder Gesichtsfoto, die Daten landen direkt in einer Cloud-Zeiterfassung. Diese Lösung ist schnell eingerichtet und günstig im Einstieg, aber weniger robust als ein Industriegerät. Kombiterminals verbinden Zeiterfassung und Zutrittsfunktion in einem Gerät, sodass derselbe Chip die Arbeitszeit bucht und die Tür freigibt.
Mobile Terminals mit LTE-Modul und Akku stehen auf Baustellen, in Containern oder an wechselnden Einsatzorten ohne festen Netzanschluss. BDE-Terminals für Betriebsdatenerfassung gehen einen Schritt weiter und erfassen neben Kommen und Gehen auch Aufträge, Arbeitsgänge, Stückzahlen und Maschinenzeiten. Welche Bauform passt, hängt davon ab, wie viele Personen wo buchen und welche Daten Sie außer der Arbeitszeit brauchen.
Wandgerät mit Display, Funktionstasten und Chipleser, per Netzwerkkabel oder PoE angebunden.
Buchung per Fingerabdruck, Gesicht oder Handvenen, schließt das Stempeln für andere aus.
Tablet in der Wandhalterung, Buchung per PIN, QR-Code, NFC oder Foto in eine Cloud-Zeiterfassung.
Ein Gerät bucht die Arbeitszeit und gibt mit demselben Chip die Tür frei.
Gerät mit LTE und Akku für Baustellen, Container und wechselnde Einsatzorte.
Erfasst neben der Arbeitszeit Aufträge, Arbeitsgänge, Stückzahlen und Maschinenzeiten.
- Robustes Gehäuse für Halle und Eingang
- Schnelle Buchung auch bei vielen Personen
- Offline-Speicher bei Netzausfall
- Höhere Anschaffungskosten und Montage
- Schneller Start ohne Installation
- Geringe Kosten für die Hardware
- Abhängig von WLAN und Akku
- Weniger geschützt gegen Stöße, Staub und Kälte
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Zeiterfassungsterminals im Unternehmen richtig auswählen und einführen 2026
Der Leitfaden zum Zeiterfassungsterminal: welche Bauformen es gibt, wie Sie Identmedien, Anbindung, Offline-Speicher und Software passend zu Ihren Arbeitsorten wählen, Stundenzettel und Stempeluhr ablösen, Zeitmodelle und Lohnschnittstelle einrichten, Betriebsrat und Datenschutz bei Biometrie einbinden und die Kosten für Gerät, Software, Chips, Montage und Service im Blick behalten.
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Worauf Sie bei der Auswahl eines Zeiterfassungsterminals achten sollten
Das passende Zeiterfassungsterminal hängt von Ihren Standorten, der Zahl der Buchungen, der Umgebung und Ihrer Software ab. Klären Sie vor der Entscheidung Identmedien, Bedienung, Anbindung, Offline-Speicher, Software, Schnittstellen, Robustheit, Datenschutz und Service.
Beginnen Sie mit den Identmedien. Aktuelle Chips arbeiten auf 13,56 MHz mit Verschlüsselung, ältere 125-kHz-Chips gelten als leicht kopierbar und sollten nicht neu eingeführt werden. Prüfen Sie, ob vorhandene Firmen- oder Kantinenausweise weiter nutzbar sind und ob das Terminal mehrere Medien parallel liest, etwa Chip und PIN als Ersatz. Bei der Bedienung zählen ein gut lesbares Display, klare Funktionstasten für Kommen, Gehen, Pause und Dienstgang sowie eine Rückmeldung per Ton und grüner Leuchte, damit niemand zweimal bucht.
Bei der Anbindung haben Sie die Wahl zwischen Netzwerkkabel, WLAN und Mobilfunk. PoE spart eine eigene Stromleitung, LTE eignet sich für Standorte ohne Netzwerk. Wichtig ist ein Offline-Speicher, der Buchungen bei Netzausfall puffert und später überträgt. Entscheidend bleibt die Software: Ein Terminal funktioniert nur mit der Zeiterfassung, für die es gebaut oder freigegeben ist. Fragen Sie nach Schnittstellen zur Lohnabrechnung, etwa zu DATEV, zur Personalverwaltung und bei Bedarf zur Zutrittsfunktion.
Für Hallen, Lager und Außenbereiche brauchen Sie ein Gehäuse mit passender IP-Schutzart, einen weiten Temperaturbereich und eine stabile Montage gegen Stöße. Bei biometrischen Terminals sollten Merkmale nur als verschlüsseltes Template gespeichert werden, möglichst auf dem Gerät oder dem Chip, und eine Alternative ohne Biometrie muss möglich sein. Prüfen Sie zum Schluss Service und Lebensdauer: Firmware-Updates, Ersatzgeräte, Austauschservice und wie lange der Hersteller das Modell unterstützt.
Verschlüsselte Chips auf 13,56 MHz, PIN als Ersatz und auf Wunsch Biometrie schützen vor Kopien und vor dem Stempeln für andere.
Ein gut lesbares Display, klare Funktionstasten und eine Rückmeldung per Ton und Leuchte verhindern doppelte und vergessene Buchungen.
Netzwerkkabel, PoE, WLAN oder LTE bestimmen den Montageaufwand. Ein Offline-Speicher puffert Buchungen, bis die Verbindung wieder steht.
Ein Terminal funktioniert nur mit der Software, für die es gebaut oder freigegeben ist. Prüfen Sie Betriebsmodell, Zeitmodelle und die Kombination mit einer App für den Außendienst.
Ein Export an die Lohnabrechnung, etwa im Format für DATEV, sowie Schnittstellen zu Personalverwaltung und Zutrittsfunktion sparen doppelte Pflege.
IP-Schutzart, Temperaturbereich, Schutz gegen Stöße und eine stabile Wandmontage entscheiden, ob das Terminal in Lager, Werkstatt oder Außenbereich lange hält.
Biometrische Merkmale sollten nur als verschlüsseltes Template gespeichert werden. Rollen, Löschfristen und eine Alternative ohne Biometrie erleichtern Datenschutz und Mitbestimmung.
Firmware-Updates, Austauschservice, Ersatzgeräte und eine lange Unterstützung des Modells sichern den Betrieb über viele Jahre.
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So führen Sie ein Zeiterfassungsterminal Schritt für Schritt ein
Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit den Arbeitsorten und Zeitmodellen, nicht mit dem Gerätekatalog. Planen Sie Mitbestimmung, Montage, Stammdaten und Testphase in klaren Schritten.
Erfassen Sie zuerst, wo und wie gebucht wird: Standorte, Eingänge, Hallen, Filialen, Schichten, Teilzeit, Außendienst. Daraus ergibt sich, wie viele Terminals Sie brauchen, wo sie hängen und wer per App bucht. Binden Sie dann Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte ein. Klären Sie gemeinsam, welche Daten erfasst werden, wer sie auswerten darf, wie lange sie gespeichert bleiben und ob Biometrie zum Einsatz kommt, und halten Sie das in einer Betriebsvereinbarung fest.
Für den Montageort brauchen Sie Netzwerk, Strom oder PoE und einen Platz, an dem alle vorbeikommen, ohne dass sich zum Schichtwechsel eine Schlange bildet. In der Software legen Sie Stammdaten, Zeitmodelle, Pausenregeln, Zuschläge und Abwesenheiten an. Prüfen Sie früh den Export an die Lohnabrechnung mit echten Daten eines Monats.
Danach geben Sie Chips oder Karten aus, erfassen bei Biometrie die Merkmale mit Einwilligung und starten eine Testphase, in der Papier und Terminal parallel laufen. Im Betrieb gehören fehlende Buchungen klären, Korrekturen nachvollziehbar dokumentieren, Firmware-Updates einspielen und die Uhrzeit des Terminals abgleichen zu den festen Aufgaben.
Bedarf und Standorte erfassen
Sie klären, wo, wann und wie viele Personen buchen und wer per App erfasst.
Betriebsvereinbarung und Datenschutz
Sie regeln Erfassung, Auswertung, Speicherdauer und Biometrie in einer Betriebsvereinbarung.
Montageort, Netz und Strom
Sie legen den Montageort fest und sorgen für Netzwerk, PoE oder Mobilfunk.
Stammdaten und Zeitmodelle
Sie legen Mitarbeitende, Zeitmodelle, Pausenregeln und Zuschläge in der Software an.
Chips ausgeben und Testphase
Sie geben Chips aus, schulen die Belegschaft und lassen Papier und Terminal parallel laufen.
Betrieb, Korrekturen und Updates
Sie klären fehlende Buchungen, dokumentieren Korrekturen und spielen Updates ein.
Häufige Fehler bei der Einführung von Zeiterfassungsterminals
Viele Probleme mit Zeiterfassungsterminals lassen sich schon in der Planung vermeiden. Die häufigsten Fehler betreffen Software, Montageort, Offline-Fall, Biometrie, Mitbestimmung, Identmedien und den Außendienst.
Ein typischer Fehler ist der Kauf eines günstigen Terminals, das nicht mit der vorhandenen oder geplanten Zeiterfassungssoftware zusammenarbeitet. Dann fehlen Funktionstasten, Buchungen kommen nicht an, oder der Export an die Lohnabrechnung muss von Hand erfolgen. Ebenso häufig hängt das Gerät an der falschen Stelle: hinter einer Tür, die nicht alle nutzen, ohne Netzwerkdose oder in einem Bereich, in dem Staub, Nässe oder Kälte der Technik zusetzen.
Folgenreich ist auch, den Offline-Fall nicht zu bedenken. Ohne Pufferspeicher gehen bei einem Netzausfall Buchungen verloren. Bei Biometrie fehlt oft eine freiwillige Einwilligung oder eine Alternative für Mitarbeitende, die ihren Fingerabdruck nicht hinterlegen möchten. Stimmt der Betriebsrat erst nach der Montage zu, bleibt das Gerät ungenutzt.
Wer alte 125-kHz-Chips übernimmt, baut die neue Zeiterfassung auf ein Medium, das sich leicht kopieren lässt. Vergessen wird außerdem häufig der Außendienst: Monteure, Pflegekräfte im ambulanten Dienst oder Fahrer kommen nie am Terminal vorbei. Planen Sie für sie von Anfang an eine App oder ein mobiles Terminal ein, die in dieselbe Software buchen.
Buchungen kommen nicht an, Funktionen fehlen.
Nicht alle kommen vorbei, oder Staub und Kälte setzen dem Gerät zu.
Bei Netzausfall gehen Buchungen verloren.
Fingerabdruck oder Gesicht ohne Rechtsgrundlage und ohne Alternative erfasst.
Das Terminal hängt, darf aber noch nicht genutzt werden.
Die Chips lassen sich leicht kopieren und weitergeben.
Monteure und mobile Kräfte kommen nie am Terminal vorbei.
Was kostet ein Zeiterfassungsterminal?
Die Kosten reichen vom Tablet mit Cloud-Abo bis zum biometrischen Industrie-Terminal mit Zutrittsfunktion. Entscheidend sind Bauform, Identmedien, Anbindung, Software-Modell, Zahl der Mitarbeitenden, Montage und Service.
Tablet-Lösungen mit Cloud-Zeiterfassung sind der günstigste Einstieg, weil handelsübliche Hardware und eine Wandhalterung genügen. Einsteiger-Terminals mit Chipleser für kleine Betriebe liegen darüber, professionelle RFID-Terminals mit robustem Gehäuse, PoE und großem Offline-Speicher noch einmal höher. Biometrische Terminals und Kombigeräte für Zeiterfassung und Zutrittsfunktion in der Industrie bilden das obere Ende.
Zum Gerät kommt die Software, entweder als Lizenz mit Wartungsvertrag oder als monatliches Abo je Mitarbeitenden. Viele Cloud-Anbieter koppeln das Terminal an ein Abo, Industrie-Hersteller nennen Preise meist erst im Angebot. Hinzu kommen Chips oder Karten, Montage, Netzwerkanschluss und gegebenenfalls Einrichtung der Lohnschnittstelle.
Zu den laufenden Kosten zählen Abo oder Softwarepflege, Ersatzchips, Firmware-Updates und Austauschservice. Aussagekräftig sind erst die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer. Rechnen Sie dabei auch gegen, wie viele Stunden Ihre Lohnbuchhaltung heute mit Abtippen und Nachfragen verbringt.
Handelsübliches Tablet in einer Wandhalterung als Kiosk für eine Cloud-Zeiterfassung, Buchung per PIN, QR-Code, NFC oder Foto. Schneller Start mit geringem Hardwareaufwand, dafür laufende Gebühren und weniger Robustheit.
Kompaktes Wandgerät mit Chipleser und einfachem Display für kleine Betriebe und Filialen. Häufig an ein Software-Abo des Herstellers gekoppelt, mit begrenztem Offline-Speicher und Gehäuse für Innenräume.
Robustes Terminal mit verschlüsseltem Chipleser, Funktionstasten, großem Offline-Speicher und Anbindung per Netzwerkkabel, PoE, WLAN oder LTE. Schutzart für Halle oder Außenbereich und Zusatzleser heben den Preis innerhalb der Stufe.
Terminal mit Fingerabdrucksensor oder Gesichtserkennung, meist zusätzlich mit Chipleser als Alternative. Hinzu kommen Aufwand für Einwilligungen, Datenschutzprüfung und Betriebsvereinbarung.
Industrie-Terminals, die Arbeitszeit buchen und zugleich eine Tür freigeben oder Aufträge und Maschinenzeiten erfassen. Projektierung, Türtechnik, Anbindung an Personalverwaltung und Lohnabrechnung sowie Montage durch den Fachbetrieb kommen hinzu.
Software als Lizenz mit Wartungsvertrag oder Abo je Mitarbeitenden, Chips oder Karten, Montage, Netzwerkanschluss, Einrichtung der Lohnschnittstelle, Schulung, Firmware-Updates und Austauschservice. Erst die Summe über die Nutzungsdauer zeigt die tatsächlichen Kosten.
Die Kosten für ein Zeiterfassungsterminal richten sich nach Bauform, Identmedien, Anbindung, Robustheit und dem Software-Modell. Hinzu kommen Software als Lizenz oder Abo je Mitarbeitenden, Chips oder Karten, Montage, Netzwerkanschluss, Lohnschnittstelle und Service. Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Gerätepreis, sondern die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer.
1 Welches Gericht hat 2022 die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung in Deutschland festgestellt? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Schreibt die Rechtsprechung ein Zeiterfassungsterminal vor? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Wozu dient der Offline-Speicher eines Terminals? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Welche Vorschrift regelt die Mitbestimmung des Betriebsrats bei technischen Einrichtungen zur Überwachung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Was bedeutet Buddy Punching? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um Zeiterfassungsterminals
Die wichtigsten Begriffe rund um Zeiterfassungsterminals, digitale Stempeluhren und Identmedien, kompakt und herstellerneutral erklärt.
- Zeiterfassungsterminal
Fest montiertes oder aufgestelltes Gerät, an dem Mitarbeitende Kommen, Gehen und Pausen buchen. Die Buchungen gehen an eine Zeiterfassungssoftware.
- Stempeluhr
Mechanische Vorgängerin des Terminals, die Uhrzeiten auf eine Karte druckt. Umgangssprachlich auch für digitale Terminals verwendet.
- Identmedium
Merkmal, mit dem sich eine Person am Terminal anmeldet, etwa Chip, Karte, Transponder, PIN, QR-Code oder biometrisches Merkmal.
- RFID
Funktechnik zur berührungslosen Identifikation. Zeiterfassungschips arbeiten meist auf 125 kHz oder 13,56 MHz, aktuelle Systeme mit Verschlüsselung auf 13,56 MHz.
- PIN-Buchung
Anmeldung am Terminal über eine persönliche Nummer statt eines Chips. Praktisch als Ersatz bei vergessenem Chip, aber leicht weiterzugeben.
- Biometrisches Terminal
Terminal, das Fingerabdruck, Gesicht oder Handvenen erkennt. Biometrische Daten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt.
- Biometrisches Template
Verschlüsselter Datensatz aus Merkmalen eines Fingerabdrucks oder Gesichts. Gespeichert wird kein Bild, sondern nur dieser Vergleichswert.
- Tablet-Terminal
Handelsübliches Tablet in einer Wandhalterung, das als Kiosk für eine Cloud-Zeiterfassung dient. Gebucht wird per PIN, QR-Code, NFC oder Gesichtsfoto.
- Offline-Speicher
Pufferspeicher im Terminal, der Buchungen bei Netzausfall sichert und später an die Software überträgt.
- PoE
Power over Ethernet. Das Terminal bekommt Strom und Daten über ein einziges Netzwerkkabel, eine eigene Steckdose entfällt.
- Funktionstaste
Taste oder Feld am Terminal für Buchungsarten wie Kommen, Gehen, Pause, Dienstgang oder Kostenstelle.
- Zeitmodell
Regelwerk in der Software für Soll-Arbeitszeit, Gleitzeit, Schichten, Pausen und Zuschläge, nach dem Buchungen ausgewertet werden.
- Kombiterminal Zeit und Zutritt
Terminal, das Arbeitszeit bucht und zugleich eine Tür freigibt. Ein Chip deckt beide Funktionen ab.
- BDE-Terminal
Terminal für Betriebsdatenerfassung, das neben der Arbeitszeit Aufträge, Arbeitsgänge, Stückzahlen und Maschinenzeiten erfasst.
- Lohnschnittstelle
Export der ausgewerteten Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten an die Lohnabrechnung, etwa im Format für DATEV.
- Buddy Punching
Buchung durch eine Person für eine andere, etwa mit fremdem Chip. Biometrie oder Kamerafoto bei der Buchung verhindern das.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um Zeiterfassungsterminals und digitale Stempeluhren für Handwerk, Produktion, Handel, Gastronomie, Pflege, Logistik und Verwaltung, kurz und herstellerneutral beantwortet. Die Hinweise ersetzen keine arbeitsrechtliche oder datenschutzrechtliche Prüfung im Einzelfall.
Ist ein Zeiterfassungsterminal Pflicht?
Nein, ein Terminal ist nicht vorgeschrieben, wohl aber die systematische Erfassung der Arbeitszeit. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21). Die Form ist bisher frei, möglich sind Terminal, App oder Software. Eine gesetzliche Vorgabe zur elektronischen Erfassung ist angekündigt, der Stand des Verfahrens ist offen.
Was kostet eine digitale Stempeluhr?
Die Kosten hängen vor allem von Bauform, Identmedien und Software-Modell ab. Tablet-Lösungen mit Cloud-Abo sind der günstigste Einstieg, robuste RFID-Terminals liegen darüber, biometrische Geräte und Kombiterminals am oberen Ende. Hinzu kommen Software als Lizenz oder Abo je Mitarbeitenden, Chips, Montage und Service. Details finden Sie in den Anbieterkarten.
Ist Zeiterfassung per Fingerabdruck erlaubt?
Ja, aber nur unter strengen Voraussetzungen, weil biometrische Daten nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. In der Regel braucht es eine freiwillige Einwilligung, eine Alternative wie Chip oder PIN und eine Prüfung durch die Datenschutzbeauftragten. Gespeichert werden sollte nur ein verschlüsseltes Template, kein Bild des Fingerabdrucks.
Muss der Betriebsrat der Zeiterfassung zustimmen?
Ja, bei der Ausgestaltung eines elektronischen Systems hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ob überhaupt erfasst wird, steht seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts nicht mehr zur Wahl, wie erfasst wird, regeln Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung zu Daten, Auswertungen und Speicherdauer.
Funktioniert ein Zeiterfassungsterminal ohne Internet?
Ja, wenn das Terminal einen Offline-Speicher hat. Das Gerät puffert die Buchungen bei Netzausfall und überträgt sie, sobald die Verbindung wieder steht. Tablet-Lösungen mit Cloud-Software brauchen dagegen meist eine stehende Verbindung, für Standorte ohne Netzwerk eignen sich Terminals mit Mobilfunkmodul.
Kann man ein Tablet als Stempeluhr nutzen?
Ja, viele Cloud-Zeiterfassungen bieten eine Kiosk-Ansicht für ein Tablet an der Wand. Gebucht wird per PIN, QR-Code, NFC-Chip oder Gesichtsfoto. Diese Lösung ist günstig und schnell eingerichtet, ein Industrie-Terminal ist aber robuster und arbeitet auch ohne Netz zuverlässiger.
Wie kommen die Zeiten vom Terminal in die Lohnabrechnung?
Über die Zeiterfassungssoftware, die Buchungen auswertet und als Datei oder per Schnittstelle an die Lohnabrechnung übergibt. Verbreitet ist ein Export im Format für DATEV mit Stunden, Zuschlägen und Abwesenheiten. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob Software und Lohnprogramm zusammenpassen.
Was passiert, wenn Mitarbeitende vergessen zu stempeln?
Die Software meldet fehlende Buchungen, und Vorgesetzte oder Personalabteilung tragen die Zeit nachvollziehbar nach. Viele Systeme erlauben dafür einen Korrekturantrag am Terminal oder in der App. Wichtig ist, dass jede Korrektur mit Grund und Bearbeiter dokumentiert wird.
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