Webagentur skalieren: Vom Projektgeschäft zu planbarem Wachstum

Die Abnahme ist unterschrieben, die Schlussrechnung verschickt, und im Kalender der Agentur klafft für die nächsten drei Wochen eine Lücke. Die Website des Kunden läuft derweil weiter und altert: 11.334 neue Sicherheitslücken im WordPress-Umfeld zählte der Sicherheitsdienstleister Patchstack für das Jahr 2025, im Schnitt 31 an jedem Tag.

Bei einer Webagentur kommt das Geld meist in Wellen. Ein Relaunch bindet das Team über Wochen, dann folgen Abnahme, Schlussrechnung und oft eine Lücke im Kalender, bis der nächste Auftrag unterschrieben ist.

Wenn die Agentur nach diesem Modell wächst, wachsen die Wellen mit: In den Spitzen gibt es mehr parallele Abstimmungen und mehr eingekaufte Freelancer, in den Lücken danach mehr ungenutzte Kapazität.

Das Wachstum wird planbar, wenn ein fester Teil des Umsatzes monatlich wiederkehrt, die Projektarbeit nach Standards läuft und wenige Kennzahlen den Engpass früh zeigen.

Wissenstest

Wie planbar ist Ihre Agentur?

5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.

1 Wann wird beim Werkvertrag die Vergütung für einen Relaunch fällig? Aufklappen ↓

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Richtig: B. Nach § 641 BGB ist die Vergütung bei der Abnahme des Werkes zu entrichten. Wenn sich die Abnahme verzögert, verschiebt sich der Zahlungseingang.

AMit dem Vertragsschluss BBei der Abnahme CNach den geleisteten Stunden

2 Wie viele neue Schwachstellen zählte Patchstack 2025 im WordPress-Umfeld? Aufklappen ↓

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Richtig: A. Patchstack zählte 11.334 neue Schwachstellen, 42 Prozent mehr als 2024. 91 Prozent davon steckten in Plugins.

A11.334 B2.400 C640

3 Wie viele Wartungsverträge zu 150 Euro decken rechnerisch die Arbeitskosten einer Stelle mit 2.800 Euro brutto? Aufklappen ↓

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Richtig: C. Die Stelle kostet den Betrieb rund 3.440 Euro im Monat. Geteilt durch 150 Euro ergibt das knapp 23 Verträge.

A8 B15 C23

4 Verbreitete Annahme: Mehr Vertrieb macht den Umsatz einer Projektagentur planbar. Stimmt das? Aufklappen ↓

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Richtig: B. Mehr Projekte vergrößern die Wellen. Erst ein Sockel aus monatlichen Verträgen glättet sie.

AJa, mehr Projekte glätten die Wellen BNein, jedes Projekt erzeugt eine neue Spitze und danach eine Lücke CNur bei Agenturen mit mehr als 20 Beschäftigten

5 Wie viel Prozent der Unternehmen mit IT-Stellen haben laut Bitkom Schwierigkeiten, sie zu besetzen? Aufklappen ↓

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Richtig: A. 97 Prozent haben Schwierigkeiten, 31 Prozent erhalten praktisch keine Bewerbungen (Bitkom, September 2026).

A97 Prozent B62 Prozent C31 Prozent

Quelle: Dr. Web Fachartikel „Webagentur skalieren: Vom Projektgeschäft zu planbarem Wachstum“

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Warum endet die Kundenbeziehung oft mit der Abnahme?

Unternehmen erneuern ihre Website im Abstand von mehreren Jahren. Für die Agentur endet die Geschäftsbeziehung deshalb häufig mit der Abnahme, auch wenn der Kunde zufrieden ist. Zwischen zwei Relaunches liegt eine lange Strecke, auf der niemand eine Rechnung schreibt.

Der Umsatz eines Quartals hängt dann an der Zahl neu gewonnener Projekte. Gehälter, Softwarelizenzen und Miete fallen dagegen jeden Monat an, ob ein Projekt abgerechnet ist oder nicht.

Eine Verzögerung bei Texten, Bildern oder Freigaben auf Kundenseite kann die Rechnung in den nächsten Monat schieben, denn ein Relaunch ist in aller Regel ein Werkvertrag. Nach § 641 BGB wird die Vergütung erst mit der Abnahme des Werkes fällig, nicht laufend mit der geleisteten Arbeit.

Eine Agentur mit fünf Leuten, die im Frühjahr drei Relaunches parallel stemmt, kauft für die Spitze zwei Freelancer zu und zahlt Überstunden. Im Sommer fehlen bei zwei der drei Kunden noch die Fotos, die Abnahmen rutschen in den September, und das Konto zeigt im August seinen tiefsten Stand des Jahres. An Aufträgen fehlt es dieser Agentur nie, das Geld kommt nur zu spät.

Mehr Vertrieb stopft hier ein Loch und reißt ein neues auf: Jedes weitere Projekt erzeugt eine neue Spitze und danach die nächste Lücke.

Nach der Abnahme geht außerdem Wissen verloren, das in keiner Bilanz steht: Das Projektteam zieht zum nächsten Kunden weiter, und mit ihm wandern die Details: in welchem Plugin eine Sonderanpassung steckt, welcher Mitarbeiter des Kunden die Texte freigibt, warum das Kontaktformular an zwei Adressen geht. Wenn der Kunde nach anderthalb Jahren mit einem Fehler anruft, beginnt die Suche von vorn, und für diese Stunden steht nichts im Angebot.

Warum verlagert sich der Wert einer Website vom Bau in den Betrieb?

Den einfachen Bau einer Website übernehmen zunehmend KI-Werkzeuge, den Betrieb nicht. Sicherheitsprüfungen, Updates, die Arbeit an den Ladezeiten und die Weiterentwicklung über Jahre bleiben Sache von Fachleuten, und genau diese Arbeit lässt sich monatlich abrechnen.

Eine Analyse von Dr. Web darüber, wie hart KI den Beruf des Webdesigners trifft, ordnet den Beruf auf einer Skala von null bis zehn bei acht ein: KI übernimmt danach 60 bis 70 Prozent der täglichen Aufgaben oder beschleunigt sie stark, die Berufsbezeichnung überlebt aber.

Eine Visitenkarten-Website für 1.500 Euro ist laut der Analyse kein realistisches Geschäft mehr, weil der KI-Baukasten Lovable in der Pro-Fassung für 22 Euro im Monat Ähnliches liefert. Generierter Code braucht im Produktivbetrieb dagegen weiterhin Sicherheitsprüfungen, Arbeit an der Performance und Entscheidungen über die Architektur. Kunden brauchen Fachleute deshalb vor allem nach dem Livegang, für Pflege, Betrieb und Weiterentwicklung über Jahre.

Laut dem Statistikdienst W3Techs laufen 39,3 Prozent aller Websites weltweit mit WordPress. Unter den Seiten, deren Redaktionssystem sich erkennen lässt, liegt der Anteil bei 58 Prozent (Stand 11. November 2026).

Jede dieser Installationen besteht aus dem Kern, einem Theme und meist einer Reihe von Erweiterungen, und alle drei bekommen eigene Updates.

Patchstack zählte für 2025 im WordPress-Umfeld 11.334 neue Schwachstellen, 42 Prozent mehr als im Jahr davor. 91 Prozent davon steckten in Plugins und 9 Prozent in Themes, im Kern selbst fand der Dienstleister nur sechs Lücken mit geringer Priorität. Patchstack stufte 4.124 Funde als ernsthafte Bedrohung ein.

Für die Agentur heißt das: Die Website, die sie im Frühjahr übergeben hat, braucht im Herbst schon mehrere Updates, und jedes davon kann ein Formular oder einen Warenkorb lahmlegen.

Kunden ohne eigene IT merken das erst, wenn ein Besucher sich beschwert.

Welche Leistungen lassen sich monatlich verkaufen?

Monatlich verkaufen lassen sich technische Wartung, Hosting-Betreuung, ein festes Stundenkontingent für die Weiterentwicklung und die laufende Optimierung von Inhalten, Suchmaschinenoptimierung oder Barrierefreiheit. Allen vier ist gemeinsam, dass die Arbeit nach dem Start jeden Monat wieder anfällt.

Das CMS und seine Erweiterungen erhalten Sicherheitsupdates, Backups müssen zuverlässig funktionieren, und kleine Änderungen fallen in fast jedem Monat an. Viele Kunden haben dafür niemanden im eigenen Team. Aus diesen Aufgaben lassen sich Leistungen formen, die monatlich abgerechnet werden:

• Technische Wartung: Updates, Backups und ein Funktionstest nach jedem Update
• Hosting-Betreuung: Überwachung der Erreichbarkeit und Wiederherstellung im Notfall
• Weiterentwicklung: ein festes Stundenkontingent für neue Seiten und Funktionen
• Laufende Optimierung: Inhalte, Suchmaschinenoptimierung oder Barrierefreiheit

Die technische Wartung ist der Einstieg, weil jeder Kunde sie versteht. Der Funktionstest nach jedem Update gehört fest dazu: Kontaktformular abschicken, Produkt in den Warenkorb legen, Anmeldung im Kundenbereich prüfen.

Ohne diesen Test ist ein Update nur halb erledigt, und ein Besucher meldet den Fehler als Erster.

Bei der Hosting-Betreuung überwacht die Agentur die Erreichbarkeit und stellt die Seite im Notfall aus dem Backup wieder her. Wenn sie dabei Zugriff auf personenbezogene Daten hat, etwa auf Formulareingänge oder Kundenkonten, verarbeitet sie diese im Auftrag des Kunden. Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der deshalb zu einem solchen Wartungsvertrag gehört.

Das Stundenkontingent für die Weiterentwicklung deckt neue Unterseiten, ein zusätzliches Formular oder eine Landingpage für eine Kampagne ab. Am besten verfällt es am Monatsende oder lässt sich höchstens einen Monat übertragen; sonst sammeln sich bis zum Herbst vierzig offene Stunden, die der Kunde alle zugleich abruft.

Seit dem 28. Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz unter anderem für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr mit Verbrauchern, also etwa für Onlineshops. § 3 Absatz 3 des Gesetzes nimmt Kleinstunternehmen aus, die Dienstleistungen erbringen.

Für die übrigen Shop-Kunden bleibt Barrierefreiheit eine Daueraufgabe: Jede neue Seite und jedes neue Formular muss die Anforderungen erfüllen.

Bei 40 betreuten Websites zu je 150 Euro im Monat stehen 72.000 Euro Jahresumsatz fest, bevor das erste neue Projekt verkauft ist.

Wie viel deckt ein Sockel aus Wartungsverträgen?

Ein Sockel aus Wartungsverträgen deckt bei einer kleinen Agentur je nach Zahl der Verträge ein Achtel bis gut ein Drittel der monatlichen Fixkosten. Er bezahlt die Löhne nicht allein, nimmt aber den Druck aus jedem einzelnen Projekt.

Die Musterrechnung geht von einer Agentur mit Inhaber und vier Angestellten aus. Ihre Fixkosten liegen bei 25.000 Euro im Monat, darin stecken Arbeitskosten, die Entnahme des Inhabers, Miete, Software und Versicherungen. Jeder Wartungsvertrag bringt 150 Euro im Monat und kostet 1,5 Stunden Arbeit. Alle drei Werte sind Annahmen der Redaktion, keine Marktdaten.

Schon die Einstiegsvariante verändert den Monatsanfang: 3.000 Euro decken Miete und Software, auch wenn ein Kunde seine Fotos drei Wochen zu spät liefert.

In der mittleren Variante bringen 60 Stunden Arbeit 6.000 Euro, also 100 Euro je Stunde. Ein Relaunch zum Festpreis erreicht diesen Stundenerlös nur, wenn die Kalkulation hält. Wenn das Projekt die geplanten Stunden um ein Drittel überschreitet, sinkt der Erlös je Stunde um ein Viertel, während der Wartungsvertrag bei gleichem Aufwand gleich viel einbringt. Die große Variante braucht 90 Stunden im Monat und damit mehr als eine halbe Vollzeitstelle. Ab dieser Größe lohnt es sich, eine Person fest für die Betreuung einzuplanen, statt die Updates zwischen zwei Projekten zu erledigen.

Ein höherer Preis je Vertrag steigert den Umsatz, ohne den Aufwand zu erhöhen. Bei 40 Verträgen zu 100 Euro kommen 48.000 Euro im Jahr zusammen, zu 200 Euro sind es 96.000 Euro bei denselben 60 Stunden im Monat. Der Unterschied liegt allein in der Paketbeschreibung: wie viele Erweiterungen getestet werden, wie schnell die Agentur reagiert und wie viele Änderungen inbegriffen sind.

Wenn die Agentur jedes Jahr jeden zehnten Vertrag verliert, muss sie bei 40 Verträgen vier neue gewinnen, nur um den Stand zu halten.

Am leichtesten verkauft die Agentur Wartungsverträge über die eigenen Relaunches: Jedes Relaunch-Angebot enthält gleich das passende Wartungspaket, und der Kunde entscheidet vor der Abnahme, nicht ein halbes Jahr danach.

Aussagekräftiger als die Summe der Wartungserlöse ist ihr Anteil an den Fixkosten: Er zeigt, welcher Teil der Monatskosten auch ohne neues Projekt gedeckt ist.

Wie sichern klare Paketgrenzen die Marge?

Klare Paketgrenzen legen fest, was ein Vertrag enthält und ab wann eine Anfrage als neues Projekt gilt. Ohne diese Grenze erledigt die Agentur Wünsche nach neuen Funktionen über die Pauschale mit und arbeitet Stunden, die niemand bezahlt.

Wiederkehrende Verträge rechnen sich nur, wenn feststeht, was sie enthalten. Ein Wartungspaket nennt Reaktionszeiten, die Zahl der inbegriffenen Änderungen und die Grenze, ab der eine Anfrage als neues Projekt gilt. Ein Beispiel für eine solche Beschreibung: Antwort binnen eines Werktags, Wiederherstellung nach einem Ausfall binnen vier Stunden, bis zu zwei Stunden Änderungen im Monat, neue Funktionen und neue Seitentypen nur über ein eigenes Angebot.

Auch ein Relaunch-Paket mit festgelegter Seitenzahl, definierten Vorlagen und zwei Korrekturschleifen lässt sich kalkulieren, wiederholen und an Mitarbeitende übergeben. Zusätzliche Wünsche laufen als Change Request über ein eigenes Angebot mit Aufwand, Preis und neuem Termin.

Pakete helfen auch dem Kunden. Eine Geschäftsführerin, die zwischen drei Wartungspaketen wählt, vergleicht Leistungen; ohne Pakete vergleicht sie nur Stundensätze.

Ein Änderungsbudget für die Projektleitung

Viele Änderungswünsche während eines Relaunchs sind klein, unterbrechen den Ablauf aber jedes Mal, wenn erst die Geschäftsführung zustimmen muss. Ein festes Änderungsbudget pro Projekt verlagert diese Entscheidungen zur Projektleitung: Sie genehmigt Wünsche bis zu einer vereinbarten Stundenzahl selbst und hält sie im Projektticket fest.

Bei einem Relaunch mit 80 kalkulierten Stunden kann das Budget zum Beispiel acht Stunden betragen. Ein zusätzlicher Button, eine geänderte Reihenfolge der Menüpunkte oder ein weiteres Feld im Formular gehen damit ohne Rückfrage durch. Erst wenn Budget oder Zeitplan überschritten werden, geht der Fall an die Geschäftsführung, und dann mit einer Zahl auf dem Tisch.

Warum kommen Standards vor Werkzeugen und Automatisierung?

Was nur in einzelnen Köpfen steckt, lässt sich weder delegieren noch automatisieren. Deshalb steht vor neuer Software und neuen Stellen die Frage, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. In einer Webagentur regeln drei Dokumente den größten Teil der Projektarbeit.

Eine Software, die einen unklaren Ablauf abbildet, macht ihn nur schneller unklar. Eine Seite je Ablauf genügt, solange alle danach arbeiten und sie nach jedem Projekt anpassen.

Onboarding neuer Kunden

Eine Checkliste regelt die Zugänge zu Domain, Hosting und Statistik, einen Ansprechpartner mit Freigaberecht, feste Termine für Texte und Bilder sowie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fehlende Texte fallen so in der ersten Woche auf und nicht erst kurz vor dem Start. Der Ansprechpartner mit Freigaberecht spart später die meiste Zeit: Ohne ihn landet jede Entwurfsrunde bei drei Abteilungen, und die zwei vereinbarten Korrekturschleifen werden zu sechs.

Qualitätsprüfung vor dem Livegang

Ladezeit, Formulare, Weiterleitungen, Datenschutzhinweise und die Darstellung auf dem Smartphone werden nach festem Schema geprüft, unabhängig davon, wer das Projekt gebaut hat.

Am besten prüft eine zweite Person, die am Projekt nicht mitgearbeitet hat. Sie sieht den Fehler, den das Projektteam nach acht Wochen nicht mehr bemerkt.

Wenn sich beim Relaunch die Adressen der Unterseiten ändern, führt jede alte Adresse ohne Weiterleitung ins Leere, und Links von anderen Seiten verlieren ihre Wirkung. Eine Tabelle mit alter und neuer Adresse, vor dem Start angelegt und nach dem Start einmal durchgeklickt, verhindert das. Bei Shop-Kunden gehört die Barrierefreiheit von Bestellweg und Formularen ebenfalls in das Prüfschema.

Übergabe in die Betreuung

Ab dem Livegang läuft die Website im Wartungsvertrag. Ein Übergabeprotokoll hält Plugins mit Versionsnummer, Zugänge und Besonderheiten fest, damit das Betreuungsteam ohne Rückfrage beim Projektteam arbeiten kann. Die Zugänge liegen dabei in einem Passwortmanager, nicht in einer E-Mail. Dazu kommen die Notfallkontakte beim Kunden und beim Hoster und eine Liste der Abläufe, die nach jedem Update getestet werden, vom Kontaktformular bis zur Terminbuchung.

Erst wenn diese Schritte in geregelten Bahnen laufen, lohnt sich ein Werkzeug, das sie abbildet, und danach die Automatisierung einzelner Teile. Ein automatischer Bericht über eingespielte Updates bietet sich als Erstes an, weil er dem Kunden jeden Monat zeigt, wofür dieser bezahlt.

Welche Kennzahlen zeigen einen Engpass rechtzeitig?

Zahlen aus vier Bereichen zeigen einen Engpass rechtzeitig: Vertrieb, Umsatz, Projekte und Kunden. Wer sie jede Woche ansieht, erkennt eine Überlastung oder eine Lücke im Auftragseingang Wochen, bevor sie im Monatsumsatz oder auf dem Konto erscheint.

Monatsumsatz und Kontostand zeigen Probleme oft erst, wenn die Lage schon aus dem Ruder gelaufen ist. Ein Leitfaden dazu, wie Inhaber ihre Webagentur skalieren können, nennt acht Kennzahlen, die jede Woche sichtbar sein sollten.

Anhand dieser Werte erkennen Sie, wie viel Umsatz aus laufenden Verträgen stammt und wie viele Projekte das Team gleichzeitig schafft. Die acht Werte lassen sich vier Bereichen zuordnen:

• Vertrieb: Gespräche mit möglichen Kunden, Abschlussquote und durchschnittlicher Auftragswert
• Umsatz: Anteil regelmäßiger Einnahmen und Rohertrag
• Projekte: freie Kapazität im Team und Arbeitsstunden der Geschäftsführung
• Kunden: Risiko möglicher Kündigungen

Der Anteil regelmäßiger Einnahmen ist die Zahl, an der sich der Weg vom Projektgeschäft am deutlichsten ablesen lässt. Wenn die Wartungsverträge 6.000 Euro bringen und das Projektgeschäft 24.000 Euro, liegt der Anteil bei 20 Prozent. Wenn er Quartal für Quartal steigt, wird die Agentur planbarer, auch wenn der Gesamtumsatz gleich bleibt.

Die freie Kapazität ergibt sich aus den verfügbaren Stunden des Teams abzüglich der Stunden, die in Projekten und Verträgen schon gebucht sind. Wenn sie drei Wochen in Folge nahe null liegt, droht der nächste Auftrag zu spät fertig zu werden. Wenn sie über Wochen hoch bleibt, fehlt es am Auftragseingang, lange bevor der Umsatz sinkt.

Die Arbeitsstunden der Geschäftsführung verraten, wie abhängig die Agentur von einer Person ist. Wenn die Inhaberin 30 ihrer 50 Wochenstunden in Kundenprojekten arbeitet, wächst die Agentur nur so schnell, wie die Inhaberin arbeiten kann.

Für das Risiko von Kündigungen genügt eine einfache Liste. Kunden, mit denen seit drei Monaten niemand gesprochen hat, die Rechnungen verspätet zahlen oder deren Ansprechpartner gewechselt hat, kommen auf die Liste und bekommen einen Anruf. Das Gespräch dauert zehn Minuten, ein verlorener Vertrag zu 150 Euro im Monat kostet 1.800 Euro im Jahr. Oft reicht die Frage, ob die Website noch zu den aktuellen Zielen des Kunden passt, und aus dem Anruf wird ein Auftrag für das Stundenkontingent.

Eine Tabelle mit diesen acht Werten, jeden Montag in einer Viertelstunde ausgefüllt, reicht für den Anfang. Erst die Reihe über mehrere Wochen zeigt, ob ein Wert kippt.

Wann kann sich die Agentur eine neue Stelle leisten?

Die Agentur kann sich eine neue Stelle leisten, wenn wiederkehrende Verträge einen guten Teil der vollen Arbeitskosten decken, bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Bei 2.800 Euro brutto sind das rund 3.440 Euro im Monat, rechnerisch 23 Wartungsverträge zu je 150 Euro.

Ab einer gewissen Zahl betreuter Websites reicht die Kapazität für Wartung und neue Projekte nicht mehr aus. Für die nächste Stelle ist das Bruttogehalt dann nur ein Teil der Kalkulation. Laut einer ausführlichen Rechnung zum Arbeitgeberanteil liegen die Arbeitskosten für 2.800 Euro brutto bei rund 3.440 Euro monatlich. Kleine Betriebe, die zusätzlich die Umlage U1 für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zahlen, kommen auf knapp 3.500 Euro.

Arbeitskosten von 3.440 Euro geteilt durch 150 Euro je Vertrag ergeben knapp 23 Wartungsverträge. Mit 1,5 Stunden je Website und Monat binden diese Verträge rund 35 Stunden. Bei rund 140 Arbeitsstunden im Monat hat die neue Kollegin damit drei Viertel ihrer Zeit frei für Projekte, und ihr Gehalt ist trotzdem schon gedeckt.

Ohne Sockel muss die Agentur die neue Stelle ganz aus Projekten bezahlen. Bei einem Stundensatz von 90 Euro sind das rechnerisch gut 38 abrechenbare Stunden im Monat, nur um die Arbeitskosten zu decken, ohne Anteil an Miete, Software und Gewinn. In der Einarbeitung erreicht kaum jemand diese Zahl.

Die Suche nach Personal kostet zusätzlich Zeit. Laut einer Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte haben 97 Prozent der Unternehmen mit IT-Stellen Schwierigkeiten, diese zu besetzen, und 31 Prozent erhalten praktisch keine Bewerbungen. Der Digitalverband stützt sich auf zwei Befragungen unter 853 und 602 Unternehmen ab drei Beschäftigten und hat die Ergebnisse am 3. September 2026 veröffentlicht. Die Zahl der unbesetzten IT-Stellen in Deutschland ist danach von 149.000 im Jahr 2023 auf aktuell 79.000 gesunken, die Lage bleibt trotzdem angespannt: 78 Prozent der Unternehmen beobachten einen Mangel an IT-Fachkräften.

Mit dokumentierten Abläufen, die auch eine Teilzeitkraft oder ein fester Freelancer übernehmen kann, kommt die Agentur deshalb oft schneller zu mehr Kapazität.

Die Checklisten aus dem Onboarding und das Übergabeprotokoll sind genau das Material, mit dem sich eine neue Person in wenigen Tagen einarbeitet.

Warum machen Projekte aus derselben Branche Pakete wiederholbar?

Projekte aus derselben Branche ähneln sich in Aufbau, Funktionen und Erweiterungen. Vorlagen, Tests und Wartung lassen sich dann einmal entwickeln und viele Male nutzen, und Referenzen aus der Branche erleichtern den Vertrieb.

Eine Agentur, die überwiegend Websites für Handwerksbetriebe baut, nutzt Vorlagen für Seitenstruktur, Anfrageformulare und Terminbuchung immer wieder, und die Wartung betrifft dieselben Erweiterungen. Wenn ein Update für das Buchungs-Plugin erscheint, testet das Team es einmal an einer Musterinstallation und spielt es danach bei allen Kunden ein, die es nutzen. Bei 30 Websites mit derselben Grundausstattung sinkt der Aufwand je Website deutlich unter den Wert einer Agentur, die jede Seite anders baut.

Ein Elektrobetrieb, der drei Websites anderer Elektrobetriebe sieht, fragt weniger nach dem Preis und mehr nach dem Termin.

Wenn die Branche in eine Flaute gerät, trifft das alle Kunden zugleich. Ein Sockel aus Wartungsverträgen federt das ab, weil Kunden ihre bestehende Website auch in schlechten Jahren weiter betreiben, selbst wenn der Relaunch warten muss.

Was heißt das für Ihre Agentur?

Der Weg zu planbarem Wachstum beginnt beim Bestand, nicht beim nächsten Neukunden. Für die ersten Wartungsverträge bieten sich die Websites an, die Ihre Agentur schon gebaut hat.

1. Zählen Sie die Websites, die Ihre Agentur in den vergangenen drei Jahren gebaut hat und die heute niemand betreut.
2. Beschreiben Sie ein Wartungspaket mit Preis, Reaktionszeit, inbegriffenen Stunden und der Grenze zum neuen Projekt.
3. Legen Sie gerne für Onboarding, Qualitätsprüfung und Übergabe je eine Checkliste von einer Seite an und bessern Sie sie nach jedem Projekt nach.
4. Tragen Sie jeden Montag die acht Kennzahlen in eine Tabelle ein, allen voran den Anteil regelmäßiger Einnahmen und die freie Kapazität.
5. Fragen Sie Ihren Steuerberater vor der nächsten Einstellung nach den vollen Arbeitskosten der Stelle und rechnen Sie aus, wie viele Verträge diese Summe decken.

Das Anschreiben an den Bestand ist an einem Nachmittag erledigt: Jeder Kunde bekommt ein kurzes Schreiben mit dem Stand seiner Website, der Zahl offener Updates und einem Angebot für das Wartungspaket. Kunden, deren Website seit Monaten keine Updates bekommen hat, sehen den Nutzen sofort.

Worauf ruht planbares Wachstum?

Drei Bausteine machen den Wechsel vom Projektgeschäft zu planbarem Wachstum möglich: Verträge mit klaren Grenzen als Sockel aus wiederkehrendem Umsatz, dokumentierte Standards für die Umsetzung und wenige Kennzahlen, die jede Woche zeigen, wo der nächste Engpass entsteht.

Unsere Einordnung: Der Wartungsvertrag ist das eigentliche Produkt einer Webagentur, der Relaunch ist der Weg dorthin. Agenturen, die den Wartungsvertrag als lästige Pflicht neben dem Projektgeschäft behandeln, verschenken den Teil ihrer Arbeit, den KI-Baukästen am wenigsten ersetzen.

Ein Vertrag ohne sichtbare Leistung hält allerdings nicht lange, denn Kunden kündigen, was sie nicht bemerken. Ein kurzer Monatsbericht zeigt dem Kunden eingespielte Updates, geprüfte Backups und erledigte Änderungen.

Glossar: 14 wichtige Fachbegriffe zum Wachstum einer Webagentur

Abnahme

Abnahme heißt beim Werkvertrag die Erklärung des Kunden, dass er das fertige Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt. Mit ihr wird nach § 641 BGB die Vergütung fällig, und die Gewährleistungsfrist beginnt. Wenn sich die Abnahme eines Relaunchs verzögert, verschiebt sich auch der Zahlungseingang der Agentur.

Änderungsbudget

Änderungsbudget nennt man eine vorab vereinbarte Zahl von Stunden je Projekt, über die die Projektleitung ohne Rückfrage bei der Geschäftsführung verfügt. Kleine Wünsche des Kunden werden daraus bedient und im Projektticket dokumentiert. Erst wenn die Wünsche das Budget überschreiten, entscheidet die Geschäftsführung, oder der Kunde bekommt ein neues Angebot.

Auftragsverarbeitung

Auftragsverarbeitung liegt vor, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung eines anderen verarbeitet. Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt dafür einen schriftlichen oder elektronischen Vertrag. Für Agenturen ist das relevant, sobald sie bei Wartung oder Hosting Zugriff auf Formulareingänge, Kundenkonten oder Bestellungen haben.

Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG)

Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) ist das deutsche Gesetz zur Umsetzung der europäischen Richtlinie 2019/882. Seit dem 28. Juni 2025 müssen bestimmte Produkte und Dienstleistungen für Verbraucher barrierefrei sein, darunter der elektronische Geschäftsverkehr. Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen erbringen, sind ausgenommen. Agenturen bringt das Gesetz Prüf- und Pflegearbeit bei Shop-Kunden.

Change Request

Change Request heißt in Projekten der förmliche Antrag auf eine Änderung am vereinbarten Leistungsumfang. Er beschreibt den Wunsch, den zusätzlichen Aufwand, den Preis und die Folgen für den Termin. Erst nach Zustimmung des Kunden wird er umgesetzt. So bleiben Festpreisprojekte kalkulierbar, auch wenn der Kunde im Projektverlauf neue Ideen hat.

Funktionstest

Funktionstest meint die Prüfung, ob die wichtigsten Abläufe einer Website nach einer Änderung noch funktionieren: Formular absenden, Warenkorb füllen, Anmeldung, Terminbuchung. In der Wartung folgt er auf jedes Update. Er dauert wenige Minuten und verhindert, dass zuerst ein Besucher oder Kunde den Fehler bemerkt.

Kleinstunternehmen

Kleinstunternehmen sind nach der Definition der Europäischen Union Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens zwei Millionen Euro Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz übernimmt diese Grenze. Viele Kunden kleiner Webagenturen fallen darunter, Onlineshops mit größerem Team oder Umsatz dagegen nicht.

Onboarding

Onboarding bezeichnet hier die geregelte Aufnahme eines neuen Kunden in die Agentur. Eine Checkliste sammelt Zugänge, Ansprechpartner, Liefertermine für Texte und Bilder sowie die nötigen Verträge. Wenn etwas fehlt, fällt es in der ersten Projektwoche auf. Der Begriff wird ebenso für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender verwendet.

Plugin

Plugin heißt eine Erweiterung, die einem Redaktionssystem wie WordPress zusätzliche Funktionen gibt, etwa Formulare, Shop oder Terminbuchung. Plugins stammen meist von Drittanbietern und bekommen eigene Updates. Patchstack fand 2025 rund 91 Prozent der neuen Schwachstellen im WordPress-Umfeld in Plugins, weshalb sie im Mittelpunkt jeder Wartung stehen.

Rohertrag

Rohertrag ist der Umsatz abzüglich der direkt zurechenbaren Fremdkosten, bei einer Agentur etwa eingekaufte Freelancer, Lizenzen oder Druckkosten für ein Projekt. Er zeigt, was für eigene Gehälter, Miete und Gewinn übrig bleibt. Ein steigender Umsatz bei sinkendem Rohertrag ist ein Warnsignal für zu viel Zukauf.

Stundenkontingent

Stundenkontingent nennt man eine feste Zahl von Arbeitsstunden, die ein Kunde monatlich zu einem Pauschalpreis bucht. Es deckt kleinere Weiterentwicklungen wie neue Unterseiten oder Formulare ab. Damit sich keine großen Reste ansammeln, verfällt ungenutzte Zeit am Monatsende oder lässt sich höchstens in den Folgemonat übertragen.

Umlage U1

Umlage U1 ist ein Beitrag, den kleine Betriebe mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten an die Krankenkasse zahlen. Im Gegenzug erstattet die Kasse einen Teil der Lohnfortzahlung, wenn Beschäftigte krank sind. Die Umlage erhöht die Arbeitskosten einer Stelle und gehört deshalb in jede Kalkulation vor einer Einstellung.

Wartungsvertrag

Wartungsvertrag heißt hier eine laufende Vereinbarung über die Pflege einer Website gegen eine monatliche Pauschale. Er regelt Updates, Backups, Funktionstests, Reaktionszeiten und inbegriffene Änderungen. Der Agentur bringt er wiederkehrenden Umsatz, dem Kunden die Sicherheit, dass seine Website nach dem Start in Betrieb bleibt.

Werkvertrag

Werkvertrag ist nach § 631 BGB ein Vertrag, bei dem der Auftragnehmer einen bestimmten Erfolg schuldet, etwa eine fertige Website. Bezahlt wird das Ergebnis, nicht die aufgewendete Zeit, und die Vergütung wird mit der Abnahme fällig. Ein Relaunch zum Festpreis ist in der Regel ein Werkvertrag, die laufende Betreuung oft nicht.

FAQ: Webagentur skalieren: Vom Projektgeschäft zu planbarem Wachstum

Quellen