SAP-Lizenzmanagement Vergleich
2026
Die besten 22 Anbieter 2026
Einmal im Jahr fordert SAP seine Kunden zur Systemvermessung auf. Was dann in USMM und License Administration Workbench zusammenläuft, entscheidet über Nachforderungen, die schnell sechs- oder siebenstellig werden. Dazu kommen Fragen, die kaum ein Lizenzteam allein beantworten kann: Welche Benutzer brauchen wirklich eine teure Professional-Lizenz? Lösen Webshop, CRM oder Lieferantenportal eine kostenpflichtige indirekte Nutzung aus? Und was bedeutet der Umstieg auf S/4HANA oder RISE with SAP für den bestehenden Vertrag? Wir haben 22 Anbieter von Software und Beratung für SAP-Lizenzmanagement geprüft. Der Ratgeber erklärt Vermessung, Nutzertypen, Digital Access und FUE, zeigt die typischen Fehler und ordnet die Kosten ein.
VOQUZ Labs
Sitz in Hallbergmoos 
ECC, S/4HANA, Cloud ERP 
Software und Service Software und Managed Service für SAP-Lizenzoptimierung. samQ FinOps verbindet den samQ License Optimizer mit der finanziellen Steuerung von SAP-Verträgen und misst ECC, S/4HANA und SAP Cloud ERP gleichzeitig. Betreiber ist die VOQUZ Labs GmbH in Hallbergmoos.
de.voquzlabs.com
de.voquzlabs.com VOQUZ Labs bietet mit samQ FinOps eine Software für SAP-Lizenzoptimierung an, optional als Managed Service. Betreiber ist die VOQUZ Labs GmbH mit Sitz in Hallbergmoos. Die Zielgruppe sind SAP-Anwender, auch mit Verträgen in mehreren Ländern und Gesellschaften.
samQ FinOps vereint den samQ License Optimizer, der Benutzer, Rollen, Berechtigungen und tatsächliche Nutzung auswertet, mit der finanziellen Steuerung von SAP-Verträgen, Verbrauch und Kosten. SAP ECC, S/4HANA on-premise und SAP Cloud ERP werden gleichzeitig gemessen. Die Plattform führt SAP for Me, SAM4U und BTP-Cockpit zusammen, ermittelt eine effektive Lizenzposition mit Unter- und Überdeckung und bildet Audit-Bereitschaft ab. Bis zu zehn Geschäftseinheiten lassen sich in einer Ansicht konsolidieren. Ein Savings Report dokumentiert erzielte Einsparungen.
Preise veröffentlicht VOQUZ Labs nicht. Als Einstieg gibt es einen kostenlosen 15-minütigen SAP-Evaluationstermin. Auf Wunsch betreiben die SAP-Lizenzexperten des Anbieters die Plattform als Managed Service bis hin zur Beratung, dazu gibt es Webinare und Broschüren.
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Was ist SAP-Lizenzmanagement, und brauchen Sie es?
SAP-Lizenzmanagement heißt, den Lizenzbestand eines Unternehmens laufend mit der tatsächlichen Nutzung der SAP-Systeme abzugleichen. Ziel ist, bei der Vermessung keine Unterlizenzierung zu zeigen und gleichzeitig nicht für Lizenzen zu zahlen, die niemand braucht.
Ein SAP-Vertrag besteht selten nur aus einer Zahl von Benutzern. Neben den Named-User-Lizenzen mit unterschiedlichen Nutzertypen stehen Engines, die nach Kennzahlen wie Mitarbeitern, Umsatz oder Belegen abgerechnet werden, Datenbanklizenzen, Cloud-Abonnements und Regelungen zur indirekten Nutzung. Welcher Benutzer welchen Typ braucht, hängt von den Tätigkeiten ab, die er im System ausführt. Über die Jahre wachsen Rollen, Benutzer wechseln Abteilungen, Projekte kommen und gehen, und kaum jemand passt die Lizenzzuordnung an.
Die jährliche Systemvermessung macht diese Lücken sichtbar. Mit der Transaktion USMM messen Sie jedes System einzeln, die License Administration Workbench führt die Ergebnisse zusammen und bereinigt doppelte Benutzer. Optimiert wird dabei nichts: Wer falsch zugeordnete, inaktive oder doppelte Benutzer nicht vorher bereinigt, meldet sie so an SAP. Ein Teil der Unternehmen zahlt deshalb zu viel, ein anderer Teil ist unbemerkt unterlizenziert.
Werkzeuge und Berater für SAP-Lizenzmanagement analysieren, was Benutzer tatsächlich tun, schlagen günstigere Nutzertypen vor, bewerten Schnittstellen auf indirekte Nutzung und rechnen Szenarien für S/4HANA und RISE with SAP durch. Software automatisiert die Analyse dauerhaft, Berater bringen Vertragswissen und Verhandlungserfahrung mit. Viele Anbieter verbinden beides.
- Vermessung ungeprüft: Die Ergebnisse von USMM und License Administration Workbench gehen jedes Jahr ohne eigene Prüfung an SAP.
- Nutzertypen unbekannt: Niemand weiß genau, ob die vergebenen Nutzertypen zu den tatsächlichen Tätigkeiten passen.
- Viele Schnittstellen: Webshop, CRM, Portale oder Automatisierungen greifen auf SAP-Daten zu, ohne dass die Lizenzfrage geklärt ist.
- Umstieg steht an: Konvertierung zu S/4HANA oder ein Wechsel zu RISE with SAP ist geplant oder bereits im Gespräch.
- Audit angekündigt: SAP hat ein Audit oder eine erweiterte Prüfung angekündigt, oder es gab bereits Nachforderungen.
- Kein Lizenzteam: Lizenzen pflegt nebenbei die Basis oder der Einkauf, eine zentrale Verantwortung fehlt.
Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Vergleich von Anbietern für SAP-Lizenzmanagement. Wer nur ein kleines System ohne Schnittstellen betreibt, startet oft mit einer einmaligen Analyse vor der nächsten Vermessung.
Welche Lizenzprobleme haben SAP-Kunden?
Die meisten Probleme entstehen nicht durch bewusste Verstöße, sondern durch gewachsene Landschaften, unklare Vertragsklauseln und fehlende Transparenz über die tatsächliche Nutzung.
Am häufigsten sind falsch zugeordnete Nutzertypen. Wer einmal eine Professional-Lizenz bekommen hat, behält sie oft, auch wenn er nur noch Berichte liest oder Urlaubsanträge freigibt. Umgekehrt arbeiten Benutzer mit einer günstigen Lizenz längst mit Transaktionen, die einen höheren Typ verlangen. Inaktive Benutzer, Testkonten und doppelte Benutzer in mehreren Systemen kommen hinzu und verzerren die Vermessung.
Teuer wird es bei der indirekten Nutzung. Greifen Webshop, CRM, Lieferantenportal, mobile Apps oder Automatisierungen auf SAP-Daten zu, kann SAP dafür Lizenzen verlangen. Spätestens seit dem Verfahren gegen den Getränkekonzern Diageo vor dem High Court in London im Jahr 2017 ist das Thema in jedem Lizenzgespräch präsent. SAP hat danach das Modell Digital Access eingeführt, das nach erzeugten Dokumenten abrechnet. Welche Schnittstellen darunter fallen, ist für viele Unternehmen unklar.
Der Umstieg auf S/4HANA verschärft die Lage. Die reguläre Wartung für SAP ECC 6.0 endet Ende 2027, danach folgt die kostenpflichtige erweiterte Wartung. Wer jetzt konvertiert oder zu RISE with SAP wechselt, verhandelt einen neuen Vertrag. Ohne belastbare Daten zur heutigen Nutzung übernimmt er Altlasten in das neue Modell oder kauft zu viel Kapazität ein.
Benutzer behalten teure Lizenzen, obwohl sie nur noch lesen oder freigeben, oder arbeiten mit zu günstigen Typen.
Ausgeschiedene Mitarbeitende, Testkonten und Projektbenutzer bleiben aktiv und zählen bei der Vermessung mit.
Dieselbe Person hat Konten in mehreren Systemen, die ohne saubere Konsolidierung mehrfach gezählt werden.
Schnittstellen zu Webshop, CRM oder Portalen erzeugen Dokumente im SAP-System, die SAP lizenzieren lassen kann.
Kennzahlen wie Mitarbeiter, Umsatz oder Belege wachsen, ohne dass jemand den Lizenzbestand prüft.
Gekaufte Lizenzen bleiben ungenutzt, verursachen aber jedes Jahr Wartungsgebühren.
Für S/4HANA oder RISE with SAP fehlen belastbare Nutzungsdaten, um den Bedarf richtig zu bemessen.
Welche Arten von Anbietern gibt es?
Der Markt teilt sich in Software, die Nutzung und Lizenzen dauerhaft auswertet, und Dienstleister, die mit Vertragswissen beraten, Vermessungen begleiten und mit SAP verhandeln. Viele Softwareanbieter bieten zusätzlich Beratung oder einen Managed Service an.
Spezialisierte Software für SAP-Lizenzoptimierung läuft meist als Add-on im SAP-System oder als eigener Dienst mit Verbindung zu allen Systemen. Sie wertet aus, welche Transaktionen jeder Benutzer nutzt, ordnet passende Nutzertypen zu, findet inaktive und doppelte Benutzer und simuliert die nächste Vermessung. Fortgeschrittene Werkzeuge bewerten Schnittstellen auf indirekte Nutzung, zählen Dokumente nach dem Digital-Access-Modell und rechnen bestehende Lizenzen in FUE für RISE with SAP um.
Allgemeine Software-Asset-Management-Suiten verwalten Lizenzen aller Hersteller, also auch Microsoft, Oracle oder Adobe. Einige haben ein eigenes SAP-Modul, das an die Tiefe der Spezialisten heranreicht, andere erfassen SAP nur oberflächlich. Für Unternehmen, die ohnehin eine SAM-Suite betreiben, lohnt sich der Blick auf deren SAP-Funktionen.
Unabhängige Lizenzberater, SAP-Partner mit eigener Lizenzberatung und große Beratungshäuser prüfen Verträge, bereiten Vermessungen und Audits vor, bewerten Szenarien für S/4HANA und RISE und begleiten Verhandlungen mit SAP. Ein Managed Service übernimmt die laufende Lizenzpflege dauerhaft. Wichtig ist bei Beratern die Frage, ob sie unabhängig sind oder selbst SAP-Lizenzen verkaufen.
Wertet die Nutzung aller SAP-Systeme laufend aus, schlägt Nutzertypen vor und simuliert die nächste Vermessung.
Verwaltet Lizenzen vieler Hersteller und deckt SAP über ein eigenes Modul mit ab.
Rechnet bestehende Lizenzen in neue Nutzertypen oder FUE um und vergleicht Szenarien für den Umstieg.
Prüft Verträge, bereitet Vermessung und Audit vor und steht ausschließlich auf Kundenseite.
SAP-Partner und Systemhäuser, die Lizenzanalyse und laufende Lizenzpflege als Dienstleistung anbieten.
Begleitet Vertragsgespräche, Konvertierungen und RISE-Angebote auf der Käuferseite.
- Laufende Transparenz über alle Systeme
- Simulation jeder Vermessung
- Daten bleiben im eigenen Haus
- Vertrags- und Verhandlungswissen müssen Sie selbst mitbringen
- Erfahrung aus vielen Verträgen und Audits
- Unterstützung bei Verhandlungen mit SAP
- Schneller Start ohne eigenes Team
- Laufende Kosten und Abhängigkeit vom Dienstleister
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Wie finden Sie den passenden Anbieter?
Entscheidend ist, welche Lizenzfrage Sie lösen wollen: dauerhafte Optimierung der Benutzer, Klarheit bei der indirekten Nutzung, Vorbereitung auf ein Audit oder die Verhandlung eines neuen Vertrags für S/4HANA oder RISE with SAP.
Für eine dauerhafte Optimierung der Named User brauchen Sie ein Werkzeug, das Nutzungsdaten aus allen Systemen sammelt und Ihre Vertragsbedingungen kennt. Fragen Sie, ob das Regelwerk Ihre Nutzertypen und Sondervereinbarungen abbilden kann, wie oft Daten erhoben werden und ob die Analyse auch für S/4HANA und SAP-Cloud-Produkte funktioniert. Ein Probelauf mit echten Daten zeigt schnell, wie viel Potenzial tatsächlich steckt.
Bei indirekter Nutzung und Digital Access zählt Erfahrung mit Schnittstellen. Gute Anbieter erfassen RFC-Verbindungen, Webdienste und technische Benutzer, ordnen die erzeugten Dokumente den Dokumenttypen zu und rechnen Szenarien gegeneinander. Lassen Sie sich zeigen, wie die Ergebnisse dokumentiert werden, denn im Gespräch mit SAP brauchen Sie nachvollziehbare Zahlen.
Für Audit, Konvertierung und Vertragsverhandlung sind Erfahrung und Unabhängigkeit wichtiger als jede Funktion. Fragen Sie nach Referenzen in vergleichbarer Größe, nach dem Honorarmodell und danach, ob der Berater selbst Lizenzen verkauft. Klären Sie außerdem, welche Daten das Unternehmen verlassen, wo sie liegen und wie die Auftragsverarbeitung geregelt ist.
Viele Werkzeuge analysieren nur Named User in ECC. Klären Sie, ob auch Engines, S/4HANA, indirekte Nutzung und SAP-Cloud-Produkte erfasst werden.
Gute Analysen werten aus, welche Transaktionen und Funktionen jeder Benutzer über einen längeren Zeitraum tatsächlich nutzt, nicht nur die vergebenen Rollen.
Für Digital Access zählt jedes erzeugte Dokument. Wichtig sind die Erfassung von RFC-Verbindungen, Webdiensten und technischen Benutzern sowie die Zuordnung zu Dokumenttypen.
Vor einer Konvertierung oder einem RISE-Vertrag brauchen Sie belastbare Zahlen. Hilfreich sind Simulationen nach neuen Nutzertypen und eine Umrechnung in FUE.
Ein Berater, der auch Lizenzen verkauft, hat ein anderes Interesse als ein unabhängiger. Fragen Sie offen nach Partnerschaften und Provisionen.
Vertragsklauseln, Sondervereinbarungen und der Ablauf eines Audits erfordern Erfahrung. Referenzen aus vergleichbaren Unternehmen sind hier aussagekräftiger als Funktionslisten.
Nutzungsanalysen enthalten personenbezogene Daten. Klären Sie, ob das Werkzeug im SAP-System, auf eigenen Servern oder als Cloud-Dienst läuft und wie Betriebsrat und Datenschutz eingebunden sind.
Software läuft meist als Abo nach Benutzern oder Systemen, Beratung nach Tagessatz, Festpreis oder Erfolg. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre.
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Wie läuft ein SAP-Lizenzprojekt ab?
Ein Lizenzprojekt beginnt mit dem Vertrag, nicht mit dem System. Erst wenn klar ist, was Sie gekauft haben, lässt sich bewerten, was Sie tatsächlich nutzen und wo Sie optimieren können.
Zuerst stellen Sie alle Verträge, Nachträge, Preislisten und Sondervereinbarungen zusammen und erfassen die vollständige Systemlandschaft mit Produktions-, Test- und Entwicklungssystemen. Danach erheben Werkzeug oder Berater die Nutzungsdaten über einen ausreichend langen Zeitraum, meist mehrere Monate, damit Quartals- und Jahresabschlüsse mit abgebildet sind.
Auf dieser Basis folgt die Analyse: Welche Benutzer sind falsch typisiert, welche inaktiv oder doppelt, welche Engines sind über- oder unterlizenziert, welche Schnittstellen bergen ein Risiko bei der indirekten Nutzung? Die Ergebnisse fließen in eine bereinigte Lizenzzuordnung. Wichtig ist, dass Fachbereiche und Berechtigungsverwaltung mitziehen, denn neue Rollen und Benutzer verändern die Lage sofort wieder.
Vor der nächsten Vermessung simulieren Sie das Ergebnis und korrigieren letzte Abweichungen. Steht eine Konvertierung zu S/4HANA oder ein Wechsel zu RISE with SAP an, rechnen Sie mit denselben Daten die Szenarien durch und gehen gut vorbereitet in die Verhandlung. Danach wird Lizenzmanagement zum Regelprozess mit festen Prüfterminen.
Verträge sichten
Sie stellen alle Verträge, Nachträge und Sondervereinbarungen zusammen und klären, was gekauft wurde.
Landschaft erfassen
Alle Systeme, Mandanten und Schnittstellen kommen auf eine Liste, inklusive Test und Entwicklung.
Nutzung erheben
Werkzeug oder Berater sammeln Nutzungsdaten über einen Zeitraum, der Abschlüsse mit abbildet.
Analyse und Optimierung
Falsche Nutzertypen, inaktive und doppelte Benutzer sowie Risiken bei Schnittstellen werden sichtbar.
Vermessung simulieren
Vor der offiziellen Meldung prüfen Sie das Ergebnis und korrigieren letzte Abweichungen.
Szenarien und Verhandlung
Für S/4HANA oder RISE with SAP rechnen Sie Varianten durch und gehen vorbereitet ins Gespräch.
Regelbetrieb
Lizenzmanagement wird fester Prozess mit Prüfterminen und Beteiligung bei neuen Schnittstellen.
Welche Fehler sollten Sie vermeiden?
Die teuersten Fehler im SAP-Lizenzmanagement passieren nicht bei der Vermessung selbst, sondern Monate davor, wenn niemand die Nutzung prüft, Verträge nicht kennt oder Schnittstellen ohne Lizenzbewertung live gehen.
Ein klassischer Fehler ist, die Vermessung ungeprüft abzuschicken. USMM und License Administration Workbench zählen, was im System steht, inklusive inaktiver und falsch typisierter Benutzer. Wer die Ergebnisse vorher nicht prüft, verschenkt Optimierungspotenzial oder liefert SAP selbst die Begründung für eine Nachforderung.
Ebenso riskant ist, neue Schnittstellen ohne Lizenzbewertung einzuführen. Ein angebundener Webshop, ein Automatisierungsroboter oder eine neue Cloud-Anwendung kann eine indirekte Nutzung auslösen, die erst Jahre später im Audit auffällt. Binden Sie das Lizenzmanagement deshalb in jedes Schnittstellenprojekt ein.
Beim Wechsel zu S/4HANA oder RISE with SAP unterschätzen viele Unternehmen die Bedeutung der Ausgangsdaten. Wer ohne bereinigte Nutzungsdaten verhandelt, legt den Bedarf zu hoch fest oder übernimmt alte Fehler. Prüfen Sie auch, welche bestehenden Lizenzen im neuen Vertrag angerechnet werden und welche verfallen.
Inaktive und falsch typisierte Benutzer gehen ungeprüft in die Meldung an SAP.
Die Zuordnung richtet sich nach vergebenen Rollen, nicht nach dem, was Benutzer tatsächlich tun.
Neue Anbindungen lösen indirekte Nutzung aus, die erst im Audit auffällt.
Sondervereinbarungen und Nachträge liegen verstreut, niemand kennt den vollständigen Bestand.
Für S/4HANA oder RISE wird der Bedarf geschätzt und zu hoch oder zu niedrig angesetzt.
Ungenutzte Lizenzen verursachen jedes Jahr Wartungsgebühren.
Die Nutzungsanalyse startet ohne Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutz.
Was kostet SAP-Lizenzmanagement?
Die Kosten für SAP-Lizenzmanagement hängen davon ab, ob Sie Software kaufen, einen Managed Service buchen oder ein Beratungsprojekt beauftragen. Listenpreise sind selten, die meisten Anbieter kalkulieren nach Zahl der Systeme, Benutzer und Umfang.
Software für SAP-Lizenzoptimierung wird meist als jährliches Abonnement angeboten, abgerechnet nach Benutzern, Systemen oder Modulen. Einige Anbieter starten mit einer kostenlosen oder günstigen Erstanalyse, die das Einsparpotenzial zeigt. Allgemeine SAM-Suiten kosten oft weniger pro Benutzer, decken SAP aber nicht immer in der nötigen Tiefe ab.
Beratungsprojekte rechnen nach Tagessätzen, Festpreis oder erfolgsabhängig ab. Ein erfolgsabhängiges Honorar richtet sich nach der erzielten Einsparung, bindet den Berater an das Ergebnis, kann aber teuer werden, wenn das Potenzial groß ist. Ein Festpreis schafft Planungssicherheit, setzt aber einen klar umrissenen Auftrag voraus.
Stellen Sie die Kosten immer dem Risiko gegenüber. Eine Nachforderung nach der Vermessung, eine unerwartete Rechnung für indirekte Nutzung oder ein überdimensionierter RISE-Vertrag kosten ein Vielfaches dessen, was Werkzeug und Beratung kosten. Preise für SAP-Lizenzen selbst veröffentlicht SAP nicht, sie stehen in Ihrem Vertrag.
Beispiel SVA: kostenfreies, unverbindliches Erstgespräch mit den SAP-Lizenzexperten.
Beispiel HiSolutions: kostenfreier Einstieg, optional folgt eine vertiefende Analyse.
Beispiel abat: Starterpaket SAP Lizenz-Optimierung für On-Premises-Landschaften.
Spezialisten wie USU, Flexera oder VOQUZ Labs nennen Preise nach Demo oder Erstanalyse.
Beispiel Redress Compliance bei Verhandlungsprojekten, sonst Festpreis.
Umfang und Preis folgen meist nach einer Bestandsaufnahme der Verträge.
Die Kosten für SAP-Lizenzmanagement richten sich nach Zahl der Benutzer und Systeme, dem Umfang der Analyse und dem Modell: Software im Abo, Managed Service oder Beratungsprojekt. Listenpreise sind selten, die meisten Anbieter kalkulieren nach einer Erstanalyse. Stellen Sie die Kosten dem Risiko einer Nachforderung und dem Einsparpotenzial bei Nutzertypen und Wartung gegenüber.
1 Mit welcher Transaktion vermessen Sie ein einzelnes SAP-System? Aufklappen ↓
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2 Wie viele Core-Benutzer entsprechen bei RISE with SAP einem FUE? Aufklappen ↓
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3 Was zählt SAP beim Lizenzmodell Digital Access? Aufklappen ↓
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4 Wann endet die reguläre Wartung für SAP ECC 6.0? Aufklappen ↓
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5 Was macht die License Administration Workbench nicht? Aufklappen ↓
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Glossar: Begriffe rund um SAP-Lizenzen
Die wichtigsten Begriffe rund um Vermessung, Nutzertypen, indirekte Nutzung und neue Lizenzmodelle von SAP, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- Named User
Lizenz für eine namentlich benannte Person, die mit einem bestimmten Nutzertyp auf SAP-Software zugreifen darf.
- Nutzertyp
Lizenzklasse eines Named Users, etwa Professional oder Employee, die festlegt, welche Tätigkeiten im System erlaubt sind.
- Engine
Lizenz für eine Anwendung oder Funktion, die nach einer Kennzahl wie Mitarbeitern, Umsatz oder Belegen abgerechnet wird.
- Systemvermessung
Regelmäßige Meldung der Nutzungsdaten an SAP, mit der SAP den Lizenzbestand mit der tatsächlichen Nutzung abgleicht.
- USMM
Transaktion zur Vermessung eines einzelnen SAP-Systems, die Benutzer, Nutzertypen und Engines erfasst.
- License Administration Workbench (LAW)
Werkzeug von SAP, das die Messergebnisse mehrerer Systeme zusammenführt und doppelte Benutzer bereinigt.
- Lizenzaudit
Prüfung durch SAP oder einen Beauftragten, ob die Nutzung durch die erworbenen Lizenzen gedeckt ist.
- Indirekte Nutzung
Zugriff auf SAP-Daten oder Funktionen über andere Anwendungen, Schnittstellen oder Geräte statt direkt über die SAP-Oberfläche.
- Digital Access
Lizenzmodell von SAP für indirekte Nutzung, das nach den über Schnittstellen erzeugten Dokumenten abrechnet.
- RISE with SAP
Abo-Angebot von SAP, das Software, Betrieb und Infrastruktur für S/4HANA Cloud in einem Vertrag bündelt.
- FUE
Full Usage Equivalent, die Abrechnungseinheit bei RISE with SAP, in die Benutzer je nach Typ unterschiedlich gewichtet eingehen.
- Vertragskonvertierung
Umstellung bestehender SAP-Lizenzen auf ein neues Modell, etwa für S/4HANA, mit Anrechnung früher gezahlter Beträge.
- Shelfware
Gekaufte Lizenzen, die ungenutzt bleiben, aber weiter Wartungsgebühren verursachen.
- Software Asset Management (SAM)
Verwaltung aller Softwarelizenzen eines Unternehmens über ihren Lebenszyklus, beschrieben in der Normenreihe ISO/IEC 19770.
- Technischer Benutzer
Benutzerkonto für Schnittstellen und Hintergrundprozesse, das bei der Bewertung indirekter Nutzung besonders wichtig ist.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um SAP-Lizenzmanagement, Systemvermessung, indirekte Nutzung, RISE with SAP und Kosten haben wir kurz und anbieterneutral beantwortet. Die Hinweise sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechts- oder Vertragsberatung. Maßgeblich ist immer Ihr eigener Vertrag mit SAP.
Was ist SAP-Lizenzmanagement?
SAP-Lizenzmanagement ist der laufende Abgleich zwischen den gekauften SAP-Lizenzen und der tatsächlichen Nutzung der Systeme. Ziel ist, bei der Vermessung keine Unterlizenzierung zu zeigen und keine Lizenzen zu bezahlen, die niemand braucht. Dazu gehören die Zuordnung der Nutzertypen, die Prüfung von Engines, die Bewertung indirekter Nutzung und die Vorbereitung neuer Verträge.
Wie läuft eine SAP-Systemvermessung ab?
SAP fordert seine Kunden in der Regel einmal im Jahr auf, die Nutzung ihrer Systeme zu messen und zu melden. Mit der Transaktion USMM wird jedes System einzeln vermessen, die License Administration Workbench führt die Ergebnisse zusammen und bereinigt doppelte Benutzer. Die Auswertung schicken Sie an SAP, das sie mit Ihrem Lizenzbestand abgleicht.
Was ist indirekte Nutzung bei SAP?
Indirekte Nutzung liegt vor, wenn Menschen oder Systeme über andere Anwendungen auf SAP-Daten oder Funktionen zugreifen, etwa über einen Webshop, ein CRM oder ein Lieferantenportal. SAP kann dafür Lizenzen verlangen. Mit dem Modell Digital Access rechnet SAP solche Zugriffe nach den erzeugten Dokumenten ab.
Was ist ein FUE bei RISE with SAP?
Ein FUE, kurz für Full Usage Equivalent, ist die Abrechnungseinheit bei RISE with SAP. Ein Advanced-Benutzer zählt als ein FUE, fünf Core-Benutzer ergeben ein FUE und dreißig Self-Service-Benutzer ebenfalls. Wie viele FUE Sie brauchen, hängt deshalb davon ab, wie Ihre Benutzer tatsächlich arbeiten.
Wie viel lässt sich bei SAP-Lizenzen sparen?
Wie viel Sie sparen, hängt vom Zustand Ihrer Landschaft ab und lässt sich erst nach einer Analyse seriös beziffern. Potenzial steckt vor allem in falsch zugeordneten Nutzertypen, inaktiven und doppelten Benutzern, ungenutzten Lizenzen mit laufender Wartung und gut vorbereiteten Vertragsverhandlungen. Pauschale Prozentversprechen sollten Sie kritisch prüfen.
Brauche ich Software oder einen Berater?
Software lohnt sich, wenn Sie Lizenzen dauerhaft selbst steuern wollen und genug Benutzer und Systeme haben. Ein Berater hilft bei einmaligen Anlässen wie Audit, Konvertierung zu S/4HANA oder einer Vertragsverhandlung mit SAP. Viele Unternehmen kombinieren ein Werkzeug für die laufende Analyse mit Beratung für Verträge und Verhandlungen.
Was passiert bei einem SAP-Lizenzaudit?
Bei einem Audit prüft SAP oder ein Beauftragter, ob Ihre Nutzung durch die gekauften Lizenzen gedeckt ist. Grundlage sind die Messdaten aus USMM und License Administration Workbench, oft ergänzt durch weitere Abfragen zu Engines und Schnittstellen. Stellt SAP eine Unterlizenzierung fest, folgt eine Nachforderung, über die Sie verhandeln können.
Was ändert sich beim Umstieg auf S/4HANA?
Mit S/4HANA gelten neue Nutzertypen, und viele Unternehmen schließen einen neuen Vertrag, entweder per Konvertierung der bestehenden Lizenzen oder per Wechsel zu RISE with SAP. Die reguläre Wartung für SAP ECC 6.0 endet Ende 2027. Belastbare Nutzungsdaten helfen, den Bedarf im neuen Modell richtig zu bemessen und Altlasten nicht zu übernehmen.
Was kostet SAP-Lizenzmanagement?
Die Kosten hängen davon ab, ob Sie Software kaufen, einen Managed Service buchen oder ein Beratungsprojekt beauftragen. Software läuft meist als Abo nach Benutzern oder Systemen, Beratung nach Tagessatz, Festpreis oder Erfolgshonorar. Listenpreise veröffentlichen nur wenige Anbieter, die meisten kalkulieren nach einer Erstanalyse.
Darf ich Nutzungsdaten der Mitarbeitenden auswerten?
Eine Nutzungsanalyse ist möglich, muss aber datenschutzrechtlich sauber aufgesetzt sein. Legen Sie Zweck, erfasste Daten und Speicherdauer fest, schließen Sie mit externen Anbietern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und beteiligen Sie den Betriebsrat, denn technische Einrichtungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle sind mitbestimmungspflichtig. Die Auswertung sollte sich auf Lizenzzwecke beschränken.
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