DMS Vergleich
2026
Das sind die besten 73 Anbieter.
Rechnungen im E-Mail-Postfach, Verträge im Aktenschrank, Angebote auf dem Netzlaufwerk und die aktuelle Fassung irgendwo zwischen Version 3 und Version final. Wir haben 73 Anbieter von Dokumentenmanagement Software geprüft.
SER Doxis
Sitz in Bonn 
GoBD-konforme Archivierung 
Cloud, On-Premises, hybrid Doxis ist eine KI-gestützte ECM-Suite für Fertigungsindustrie, Banken, Versicherungen, Logistik und Gesundheitswesen. Erfassung mit OCR, KI-Klassifizierung, E-Akten, Freigabe-Workflows und GoBD-konforme Archivierung; Betrieb in der Cloud, On-Premises oder hybrid. Vertreten wird Doxis in Deutschland von der Doxis Germany GmbH, Bonn.
doxis.com
doxis.com Doxis Intelligent Content Automation ist eine ECM-Plattform für den gesamten Dokumentenlebenszyklus, von der Erfassung über Dokumentenmanagement und elektronische Akten bis zur Archivierung und Dokumentengenerierung. Zielgruppe sind Mittelstand und Konzerne, etwa aus Fertigungsindustrie, Banken, Versicherungen, Logistik und Gesundheitswesen. Hinter der früheren Marke SER steht heute die Doxis GmbH, in Deutschland vertreten durch die Doxis Germany GmbH in Bonn.
Dokumente gelangen über alle Eingangskanäle, Einzel- und Massenscan sowie automatische Ablage aus ERP-, CRM- und HR-Systemen in das System. Vortrainierte KI-Modelle klassifizieren Dokumente und extrahieren Metadaten, dazu kommen OCR, PDF/A-Wandlung, Formularerkennung und Betrugserkennung bei Rechnungen und Belegen. Mehrstufige Freigabeprozesse mit Vertreterregelungen, automatischer Bearbeiterfindung und Eskalation decken Rechnungseingang, Posteingang und Vertragsmanagement ab. Archiviert wird revisionssicher nach GoBD, mit automatisch verwalteten Aufbewahrungsfristen, Löschsperren (Legal Holds), Records Management nach ISO 16175-2 und Unterstützung der Verfahrensdokumentation. Eine Enterprise-Suche durchsucht Volltext, Metadaten und Daten aus Drittsystemen. Add-ins für Microsoft Office und Outlook, Lösungen für SAP, SAP SuccessFactors, Microsoft 365, Dynamics 365, Salesforce und Workday sind verfügbar. Betreiben lässt sich Doxis in der Cloud, On-Premises oder hybrid, ergänzt um Beratung, Managed Services und Partnernetz.
Preise auf Anfrage, eine Demo lässt sich direkt buchen.
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Was ist ein DMS, und wer braucht eines?
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) erfasst Dokumente aus Papier, E-Mail und Dateien, legt sie mit Schlagworten zentral ab und macht sie über eine Volltextsuche in Sekunden auffindbar. Dazu regelt das System Versionen und Zugriffsrechte, leitet Dokumente in Abläufen wie der Rechnungsfreigabe weiter und archiviert sie auf Wunsch revisionssicher.
Im Kern stehen Erfassen, Ablegen, Finden und Bearbeiten. Papier wird gescannt, eine Texterkennung (OCR) macht den Inhalt durchsuchbar, und das System liest Merkmale wie Lieferant, Rechnungsnummer oder Vertragsende aus. Statt in tief verschachtelten Ordnern liegen Dokumente in digitalen Akten, etwa je Kunde, Projekt oder Mitarbeiter. Versionierung zeigt, wer wann was geändert hat, ein Rechtekonzept legt fest, wer welche Dokumente sehen darf.
Wichtig ist die Abgrenzung der Begriffe. Ein Cloud-Speicher legt Dateien ab, kennt aber meist keine Verschlagwortung, keine festen Aufbewahrungsfristen und keine unveränderbare Archivierung. Ein DMS ergänzt genau das. ECM (Enterprise Content Management) beschreibt umfassende Plattformen, die neben dem DMS auch Archiv, Workflows, E-Akten und die Anbindung an ERP-Systeme wie SAP abdecken. Ein reines Archivsystem bewahrt Dokumente unveränderbar auf, eignet sich aber kaum für die tägliche Arbeit.
Ein DMS lohnt sich, sobald mehrere Personen mit denselben Dokumenten arbeiten, viele Belege eingehen oder von verschiedenen Orten aus gearbeitet wird. Hinzu kommen Pflichten: Steuerlich relevante Unterlagen müssen nach Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und GoBD je nach Art mehrere Jahre unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden, und Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Pflicht zu einem bestimmten System gibt es nicht. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
- Lange Suchzeiten: Sie oder Ihr Team suchen regelmäßig nach Verträgen, Rechnungen oder der aktuellen Fassung eines Dokuments.
- Viele Ablageorte: Dokumente liegen verteilt in Aktenschränken, auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern und Cloud-Ordnern.
- Rechnungen auf Papier: Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, abgezeichnet und weitergereicht, Skonto verfällt.
- Arbeit von unterwegs: Im Homeoffice oder an anderen Standorten fehlt der Zugriff auf wichtige Unterlagen.
- Unsicherheit bei der Aufbewahrung: Sie wissen nicht sicher, ob Belege vollständig, unveränderbar und GoBD-konform aufbewahrt sind.
- Sensible Dokumente: Personal-, Kunden- oder Gesundheitsdaten liegen in Ordnern, die zu viele Personen öffnen können.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Test mit einem DMS, das zu Ihren Dokumenten und Abläufen passt. Bei weniger Punkten reicht oft ein Einstieg mit einem Cloud-DMS für Belege und Verträge. Welche Aufbewahrungspflichten für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Typische Probleme ohne Dokumentenmanagement
Die meisten Probleme entstehen nicht durch zu viele Dokumente, sondern durch zu viele Ablageorte: Papierordner, Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und private Cloud-Ordner. Niemand weiß sicher, wo die aktuelle Fassung liegt und wer sie zuletzt geändert hat.
Der erste Kostenfaktor ist die Suche. Ein Vertrag liegt im Aktenschrank, die Nachträge im Postfach der Kollegin, die unterschriebene Fassung als Scan auf dem Laufwerk. Jede Rückfrage eines Kunden kostet Minuten, bei Urlaub oder Krankheit oft Tage. Dateinamen wie Angebot_final_neu_2 führen dazu, dass mit veralteten Ständen gearbeitet wird.
Ein zweites Feld sind Abläufe. Eingangsrechnungen landen in verschiedenen Postfächern, werden ausgedruckt, abgezeichnet und per Hauspost weitergereicht. Skonto verfällt, Mahnungen kommen, und in der Buchhaltung fehlt der Beleg. Papierarchive belegen Platz, sind von zu Hause aus nicht erreichbar und bei Wasser oder Feuer verloren.
Hinzu kommen Pflichten. Ob Unterlagen GoBD-konform und vollständig aufbewahrt sind, zeigt sich oft erst bei der Betriebsprüfung. Gleichzeitig verlangt der Datenschutz, dass Personalakten, Bewerbungen oder Gesundheitsdaten nur für Berechtigte sichtbar sind und nach Ablauf der Fristen gelöscht werden. Auf Netzlaufwerken mit offenen Ordnern gelingt beides selten.
Verträge, Rechnungen und Angebote liegen an verschiedenen Orten, jede Rückfrage kostet Minuten oder Tage.
Dateien heißen final, final_neu und final_2, das Team arbeitet mit veralteten Ständen.
Eingangsrechnungen werden ausgedruckt und weitergereicht, Skonto verfällt und Belege fehlen.
Aktenschränke und Kellerarchive kosten Fläche und sind bei Wasser oder Feuer verloren.
Im Homeoffice, beim Kunden oder an anderen Standorten fehlen wichtige Unterlagen.
Ob Belege vollständig und unveränderbar aufbewahrt sind, zeigt sich oft erst bei der Betriebsprüfung.
Personal- und Kundendaten sind für zu viele sichtbar, Löschfristen werden nicht eingehalten.
Welche Arten von DMS gibt es?
Dokumentenmanagement Software lässt sich in sieben Gruppen einteilen. Sie unterscheiden sich in Umfang, Zielgruppe, Betriebsmodell und darin, ob Archivierung, Workflows oder die Zusammenarbeit an Dateien im Vordergrund stehen.
ECM-Suiten für Mittelstand und Konzern verbinden DMS, Archiv, Workflows, E-Akten und tiefe Anbindungen an ERP-Systeme und eignen sich für viele Standorte und Abteilungen. DMS für den Mittelstand konzentrieren sich auf Ablage, Archiv, Rechnungseingang und die Integration in Office und Warenwirtschaft und laufen in der Cloud oder auf eigenen Servern. Cloud-DMS und DMS-Apps für kleine Unternehmen und Selbstständige setzen auf Scannen per Smartphone, automatische Erkennung und günstige Abos.
Open-Source-DMS lassen sich kostenlos herunterladen und selbst betreiben, kommerzielle Editionen und Support gibt es oft zusätzlich. Branchen-DMS und E-Akten sind auf Steuerberatung, Kanzleien, Handwerk oder öffentliche Verwaltung zugeschnitten, manchmal als Modul einer Branchen- oder ERP-Software. Workflow- und Prozess-DMS stellen Freigaben, Verträge und Abläufe in den Mittelpunkt und legen Dokumente dabei mit ab.
Collaboration- und Content-Plattformen wie Microsoft SharePoint bieten Dateiablage mit Versionen, Rechten, Metadaten und Aufbewahrungsrichtlinien und eignen sich für Unternehmen, die stark mit Microsoft 365 arbeiten. Für eine GoBD-konforme Archivierung brauchen sie oft Zusatzlösungen. Viele Anbieter decken mehrere Gruppen ab, deshalb nennen wir den Typ in jeder Anbieterkarte.
DMS, Archiv, Workflows, E-Akten und tiefe Anbindung an ERP-Systeme für viele Standorte und Abteilungen.
Ablage, Archiv, Rechnungseingang und Integration in Office und Warenwirtschaft, in der Cloud oder auf eigenen Servern.
Scannen per Smartphone, automatische Erkennung und einfache Ablage im günstigen Abo für Selbstständige und kleine Teams.
Kostenlos herunterladen und selbst betreiben, mit offenem Quellcode und oft kommerziellem Support oder Editionen.
Zugeschnitten auf Steuerberatung, Kanzleien, Handwerk oder Verwaltung, teils als Modul einer Branchen- oder ERP-Software.
Freigaben, Verträge und Abläufe im Mittelpunkt, Dokumente werden dabei automatisch mit abgelegt.
Dateiablage mit Versionen, Rechten, Metadaten und Aufbewahrungsrichtlinien, eng verbunden mit Office und Teamarbeit.
- Schneller Start ohne eigene Server
- Updates und Datensicherung inklusive
- Zugriff von überall, auch per App
- Abo pro Nutzer, Serverstandort und Auftragsverarbeitung prüfen
- Volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur
- Kauflizenz mit jährlichem Wartungsvertrag
- Eigene IT für Betrieb, Updates und Sicherung
- Geeignet bei strengen Vorgaben oder tiefer Anbindung an eigene Systeme
2026
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Der Leitfaden zum Dokumentenmanagement: welche Arten von DMS es gibt, wie Sie Erfassung, Suche, Workflows und revisionssichere Archivierung zusammenbringen, worauf Sie bei GoBD, Datenschutz und Betriebsmodell achten und wie Sie die Einführung planen und das passende Preismodell wählen.
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Worauf Sie bei der Auswahl eines DMS achten sollten
Das beste DMS ist das, das zu Ihren Dokumenten, Abläufen und vorhandenen Programmen passt und von Ihrem Team gern genutzt wird. Prüfen Sie Erfassung, Suche, Workflows, Archivierung, Integrationen, Rechte, Betriebsmodell und Preismodell.
Beginnen Sie mit Ihren Dokumenten und Abläufen, nicht mit der Funktionsliste. Welche Dokumente gehen ein, auf welchen Wegen, und wer bearbeitet sie? Prüfen Sie, wie gut die Lösung Papier, E-Mails und E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erfasst, ob die Texterkennung zuverlässig arbeitet und ob Merkmale wie Lieferant, Betrag oder Fälligkeit automatisch ausgelesen werden. Eine schnelle Volltextsuche und digitale Akten nach Kunde, Projekt oder Vorgang entscheiden über die Akzeptanz im Alltag.
Bei der Archivierung zählen Unveränderbarkeit, Protokollierung und feste Aufbewahrungsfristen. Fragen Sie nach einem GoBD-Testat oder Prüfbericht und nach Unterstützung für Ihre Verfahrensdokumentation, denn die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit bleibt bei Ihnen. Workflows für Rechnungseingang, Vertragsfristen oder Urlaubsanträge sparen spürbar Zeit. Ebenso wichtig sind Schnittstellen zu Microsoft 365 und Outlook, zur Buchhaltung und zur Warenwirtschaft.
Entscheiden Sie außerdem zwischen Cloud und Installation auf eigenen Servern. Cloud-DMS starten schnell und bringen Updates automatisch, eine Installation bietet mehr Kontrolle, verlangt aber eigene IT. Prüfen Sie Serverstandort, Verschlüsselung, Rechtekonzept und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorliegt. Achten Sie auf ein planbares Preismodell und klären Sie vorab, wie Sie Dokumente samt Schlagworten beim Wechsel wieder exportieren. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Prüfen Sie, wie Papier, E-Mails, Dateien und E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ins DMS gelangen. Eine zuverlässige Texterkennung und das automatische Auslesen von Merkmalen wie Absender, Datum oder Betrag sparen Zeit und Tippfehler.
Eine schnelle Volltextsuche, sinnvolle Schlagworte und digitale Akten nach Kunde, Projekt oder Vorgang entscheiden über die Akzeptanz im Alltag. Prüfen Sie, ob sich Dokumentarten, Pflichtfelder und Auswahllisten selbst anlegen lassen.
Workflows leiten Rechnungen, Verträge oder Anträge automatisch an die zuständigen Personen weiter, erinnern an Fristen und dokumentieren jede Freigabe. Prüfen Sie, ob Sie Abläufe selbst anpassen können oder dafür einen Dienstleister brauchen.
Archivierte Dokumente müssen vollständig, unveränderbar, protokolliert und bis zum Fristende auffindbar bleiben. Fragen Sie nach einem GoBD-Testat oder Prüfbericht, nach Aufbewahrungsfristen je Dokumentart und nach Hilfe für die Verfahrensdokumentation. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Wichtig sind Anbindungen an Microsoft 365, Outlook und Teams, an Buchhaltung und DATEV, an ERP und Warenwirtschaft sowie an Branchensoftware. Eine dokumentierte Programmierschnittstelle erleichtert spätere Anbindungen.
Ein feines Rechtekonzept schützt Personal-, Kunden- und Vertragsdaten. Versionierung zeigt, wer wann was geändert hat, und verhindert, dass mit veralteten Ständen gearbeitet wird. Löschregeln helfen, Fristen aus dem Datenschutz einzuhalten.
Cloud-DMS starten schnell und bringen Updates automatisch, eine Installation auf eigenen Servern bietet mehr Kontrolle, verlangt aber eigene IT. Prüfen Sie Serverstandort, Verschlüsselung, Zertifikate und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorliegt.
Prüfen Sie, ob pro Nutzer, nach Speicher oder als Kauflizenz mit Wartung abgerechnet wird und was Module, Einrichtung und Migration kosten. Klären Sie, wer bei der Einführung hilft, und wie Sie Dokumente samt Schlagworten und Versionen beim Wechsel exportieren.
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So führen Sie ein DMS Schritt für Schritt ein
Die Einführung gelingt, wenn Sie zuerst Ziele und Dokumentenarten klären, zwei oder drei Lösungen mit echten Dokumenten testen, einen Ablageplan mit Schlagworten und Rechten festlegen und Ihr Team früh einbinden.
Erfassen Sie zuerst, welche Dokumente es gibt, wo sie heute liegen, wer sie bearbeitet und welche Aufbewahrungsfristen gelten. Legen Sie Ziele fest, etwa Rechnungen schneller freigeben, Suchzeiten senken oder das Papierarchiv auflösen, und beginnen Sie mit einem Bereich, der schnell Wirkung zeigt. Testen Sie danach zwei oder drei Lösungen mit echten Dokumenten und echten Abläufen.
Erstellen Sie anschließend einen Ablageplan: Welche Dokumentenarten gibt es, welche Schlagworte erhalten sie, in welche digitale Akte gehören sie, und wer darf sie sehen? Übernehmen Sie danach den Altbestand aus Laufwerken und Postfächern und entscheiden Sie, welche Papierakten gescannt werden. Wer Papier nach dem Scannen vernichten will, braucht ein dokumentiertes Verfahren, Orientierung bietet die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI.
Richten Sie dann die ersten Workflows ein, schulen Sie Ihr Team und benennen Sie Ansprechpartner für Fragen. Halten Sie in einer Verfahrensdokumentation fest, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Prüfen Sie nach einigen Monaten Nutzung, Suchzeiten und Durchlaufzeiten und erweitern Sie das DMS Schritt für Schritt auf weitere Abteilungen.
Ist-Analyse und Ziele
Sie erfassen Dokumentenarten, Ablageorte, Abläufe und Aufbewahrungsfristen und legen messbare Ziele fest.
Anforderungen und Testphase
Sie testen zwei oder drei Lösungen mit echten Dokumenten und echten Abläufen und entscheiden sich.
Ablageplan, Schlagworte und Rechte
Sie definieren Dokumentarten, Schlagworte, digitale Akten, Aufbewahrungsfristen und das Rechtekonzept.
Altbestand übernehmen und scannen
Sie übernehmen Dateien aus Laufwerken und Postfächern und entscheiden, welche Papierakten gescannt werden.
Workflows und Schulung
Sie richten die ersten Abläufe ein, schulen das Team und benennen Ansprechpartner.
Verfahrensdokumentation und Betrieb
Sie dokumentieren das Verfahren, prüfen Nutzung und Kennzahlen und erweitern das DMS auf weitere Bereiche.
Häufige Fehler bei Auswahl und Einführung eines DMS
Viele Fehler zeigen sich erst Monate nach dem Start, wenn Dokumente doch wieder auf dem Laufwerk landen, die Suche nichts findet oder bei der Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentation fehlt. Die meisten lassen sich mit einem klaren Ablageplan und festen Zuständigkeiten vermeiden.
Am häufigsten wird die alte Ordnerstruktur eins zu eins ins DMS kopiert. Dann bleiben die Probleme dieselben, nur digital. Ebenso teuer ist es, ohne Regeln für Schlagworte zu starten: Jeder vergibt andere Begriffe, und die Suche findet die Hälfte nicht. Wer gleich alle Abteilungen und Funktionen auf einmal einführt, überfordert Team und Projekt.
Unterschätzt werden oft die Pflichten. Ohne Verfahrensdokumentation lässt sich die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung schwer belegen, und wer Papier nach dem Scannen ohne festgelegtes Verfahren vernichtet, riskiert Probleme mit der Beweiskraft. Zu offene Zugriffsrechte machen Personal- und Kundendaten für alle sichtbar, fehlende Löschregeln verstoßen gegen den Datenschutz.
Schließlich wird der Ausstieg selten mitgedacht. Lassen sich Dokumente samt Schlagworten und Versionen in einem offenen Format exportieren? Und wird das Team nicht mitgenommen, legt es Dateien weiter auf dem Desktop ab. Die Hinweise sind allgemein und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Die Probleme der Laufwerke wandern ins DMS, Dokumente bleiben schwer auffindbar.
Jeder vergibt andere Begriffe, die Suche findet nur einen Teil der Dokumente.
Zu viele Abteilungen und Funktionen gleichzeitig überfordern Team und Projekt.
Bei der Betriebsprüfung lässt sich die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung schwer belegen.
Ohne festgelegtes Scanverfahren kann die Beweiskraft gescannter Dokumente leiden.
Personal-, Kunden- und Gesundheitsdaten sind für zu viele Personen sichtbar.
Beim Anbieterwechsel fehlen Schlagworte, Versionen oder Protokolle im Export.
Was kostet ein DMS?
Die Kosten reichen von kostenlosen Versionen und Open Source über Cloud-Abos pro Nutzer bis zu Kauflizenzen mit Wartungsvertrag. Dazu kommen Module, Einrichtung, Übernahme des Altbestands, Scannen und Schulung.
Einige Anbieter haben kostenlose Versionen oder Testphasen, die meist auf wenige Nutzer, wenig Speicher oder Grundfunktionen begrenzt sind. Open-Source-DMS kosten keine Lizenz, verlangen aber eigene IT oder einen Dienstleister für Betrieb und Updates. Die meisten Cloud-DMS rechnen pro Nutzer und Monat ab, Speicherplatz, Workflows, E-Rechnung oder Archivierung sind je nach Paket enthalten oder kosten extra.
Bei Installationen auf eigenen Servern kaufen Sie Lizenzen je Nutzer oder gleichzeitigem Zugriff und zahlen jährlich einen Wartungsvertrag für Updates und Support. Hinzu kommen Server, Datensicherung und Betreuung. Einmalig fallen Kosten für Einrichtung, Ablageplan, Workflows, Schnittstellen zur Buchhaltung oder Warenwirtschaft, die Übernahme des Altbestands und gegebenenfalls das Scannen von Papierakten an.
Rechnen Sie deshalb die Gesamtkosten über mehrere Jahre und vergleichen Sie sie mit der eingesparten Zeit für Suche, Ablage und Freigaben sowie mit dem frei werdenden Platz im Archiv. Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Preisstaffeln und den Datenexport beim Wechsel. Viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage oder über Partner.
Meist auf wenige Nutzer, wenig Speicher oder Grundfunktionen begrenzt; bei Open Source fallen Kosten für Betrieb und Support an.
Ablage, Texterkennung und Suche im Abo, oft mit Smartphone-App und begrenztem Speicher.
Rechnungsworkflow, revisionssichere Archivierung und Schnittstellen zu Buchhaltung und Office, je nach Paket.
Lizenzen je Nutzer für die Installation auf eigenen Servern, dazu jährliche Wartung für Updates und Support sowie eigene IT.
E-Rechnung, Vertragsmanagement, E-Akte, ERP- oder SAP-Anbindung werden häufig separat berechnet.
Ablageplan, Workflows, Übernahme des Altbestands, Scannen von Papierakten und Schulungen, individuell kalkuliert.
Die Kosten für ein DMS richten sich vor allem nach der Zahl der Nutzer, den gebuchten Modulen wie Workflow, E-Rechnung oder Archiv und dem Betriebsmodell in der Cloud oder auf eigenen Servern. Hinzu kommen Einrichtung, Ablageplan, Schnittstellen, die Übernahme des Altbestands, das Scannen von Papierakten und Schulungen. Betrachten Sie deshalb nicht nur den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten über mehrere Jahre und die eingesparte Zeit für Suche, Ablage und Freigaben.
1 Wofür steht die Abkürzung GoBD? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Was leistet die Texterkennung (OCR) in einem DMS? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Was bedeutet revisionssichere Archivierung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Was regelt die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Worin unterscheidet sich ECM von einem einfachen DMS? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um DMS und Dokumentenmanagement
Die wichtigsten Begriffe rund um DMS, Archivierung, GoBD und digitale Abläufe, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Software, die Dokumente erfasst, mit Schlagworten zentral ablegt, durchsuchbar macht, Versionen und Rechte verwaltet und Dokumente in Abläufen weiterleitet.
- ECM (Enterprise Content Management)
Umfassender Ansatz und Plattform, um alle Inhalte eines Unternehmens von der Erfassung bis zur Archivierung zu verwalten, mit DMS, Archiv, Workflows und E-Akten.
- Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrung von Dokumenten, bei der sie vollständig, unveränderbar, protokolliert und bis zum Fristende auffindbar gespeichert werden.
- GoBD
Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen elektronischen Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen und zum Datenzugriff der Finanzverwaltung.
- Verfahrensdokumentation
Beschreibung, wie Dokumente im Unternehmen erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden. Sie belegt die Ordnungsmäßigkeit nach GoBD.
- Aufbewahrungsfrist
Zeitraum, in dem Unterlagen nach Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch oder anderen Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Die Dauer hängt von der Art der Unterlage ab.
- OCR (Texterkennung)
Verfahren, das Text in gescannten Bildern erkennt und in durchsuchbaren, kopierbaren Text umwandelt.
- Volltextsuche
Suche nach beliebigen Wörtern im gesamten Inhalt der Dokumente, nicht nur in Dateinamen oder Schlagworten.
- Metadaten und Verschlagwortung
Zusätzliche Merkmale wie Dokumentart, Kunde, Datum oder Betrag, die einem Dokument zugeordnet werden und Suche, Sortierung und Fristen steuern.
- Digitale Akte
Virtuelle Sammlung aller Dokumente zu einem Kunden, Projekt, Vorgang oder Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie technisch gespeichert sind.
- Versionierung
Funktion, die jede Änderung an einem Dokument als neue Version speichert, sodass frühere Stände und Bearbeiter nachvollziehbar bleiben.
- Workflow
Fest definierter Ablauf, in dem ein Dokument automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet wird, etwa zur Prüfung und Freigabe einer Rechnung.
- Ersetzendes Scannen
Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem Ziel, das Original danach zu vernichten. Orientierung bietet die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI.
- E-Rechnung
Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das sich automatisch auslesen und weiterverarbeiten lässt.
- Rechtekonzept
Regelung, welche Personen und Gruppen welche Dokumente sehen, bearbeiten, freigeben oder löschen dürfen.
- Auftragsverarbeitung (AVV)
Vertrag nach Art. 28 DSGVO, den Sie mit einem Cloud-Anbieter schließen, wenn er personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag speichert oder verarbeitet.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um DMS, Dokumentenmanagementsystem, ECM, revisionssichere Archivierung, GoBD, E-Rechnung, Cloud, Open Source und Kosten, kurz und anbieterneutral beantwortet. Die Hinweise zu GoBD, Aufbewahrungsfristen, E-Rechnung, ersetzendem Scannen und Datenschutz sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Pflichten, Fristen, Preise und Funktionen ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer Steuerberatung und direkt beim Anbieter.
Was ist ein DMS?
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine Software, die Dokumente aus Papier, E-Mail und Dateien erfasst, mit Schlagworten zentral ablegt und per Volltextsuche auffindbar macht. Die Software verwaltet Versionen und Zugriffsrechte, leitet Dokumente in Abläufen wie der Rechnungsfreigabe weiter und archiviert sie auf Wunsch revisionssicher. Je nach Art kommen Apps, Workflows oder E-Akten hinzu.
Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?
Ein DMS verwaltet Dokumente, ECM (Enterprise Content Management) verwaltet alle Inhalte eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus. ECM-Plattformen umfassen neben dem DMS meist Archiv, Workflows, E-Akten und Anbindungen an ERP-Systeme. Für kleine und mittlere Unternehmen genügt oft ein DMS, Konzerne mit vielen Systemen setzen eher auf ECM.
Was kostet ein DMS?
Die Kosten reichen von kostenlosen Versionen und Open Source über Cloud-Abos pro Nutzer und Monat bis zu Kauflizenzen mit jährlichem Wartungsvertrag. Hinzu kommen Module wie Workflow oder Archiv, Einrichtung, Übernahme des Altbestands, Scannen und Schulung. Viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage, vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten über mehrere Jahre.
Ist ein DMS gesetzlich Pflicht?
Nein, ein bestimmtes System schreibt das Gesetz nicht vor, wohl aber eine ordnungsgemäße Aufbewahrung. Steuerlich relevante Unterlagen müssen nach Abgabenordnung, Handelsgesetzbuch und GoBD je nach Art mehrere Jahre vollständig, unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden, elektronische Unterlagen in elektronischer Form. Ein DMS mit revisionssicherer Archivierung erleichtert das deutlich. Die Hinweise ersetzen keine Steuerberatung.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssicher heißt, dass archivierte Dokumente vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben. Jede Aktion wird protokolliert, Änderungen erzeugen neue Versionen statt das Original zu überschreiben. Ob ein System die Anforderungen erfüllt, hängt auch von Ihrer Organisation und der Verfahrensdokumentation ab.
Ist ein Cloud-DMS oder eine Installation auf eigenen Servern besser?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist ein Cloud-DMS die einfachere Wahl, eigene Server lohnen sich vor allem bei strengen Vorgaben oder tiefer Anbindung an eigene Systeme. Cloud-DMS starten schnell, bringen Updates und Datensicherung mit und sind von überall erreichbar. Achten Sie auf Serverstandort, Verschlüsselung und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Gibt es ein kostenloses DMS?
Ja, einige Anbieter haben kostenlose Versionen, und Open-Source-DMS lassen sich ohne Lizenzkosten selbst betreiben. Kostenlose Versionen sind meist auf wenige Nutzer, wenig Speicher oder Grundfunktionen begrenzt. Bei Open Source zahlen Sie stattdessen für Server, Betrieb, Updates und gegebenenfalls Support.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Grundsätzlich ist das möglich, wenn Sie ein dokumentiertes Verfahren für das ersetzende Scannen haben und keine Vorschrift das Original verlangt. Orientierung bietet die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI, das Verfahren gehört in die Verfahrensdokumentation. Für einige Unterlagen gelten Ausnahmen, klären Sie das vorab mit Ihrer Steuerberatung.
Kann ein DMS E-Rechnungen verarbeiten?
Viele DMS erkennen E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD, stellen sie lesbar dar, leiten sie in den Freigabeworkflow und archivieren sie im Originalformat. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können, für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Prüfen Sie beim Anbieter, welche Formate unterstützt werden.
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