Digitale Personalakte Vergleich
2026
Das sind die besten 37 Anbieter.
Eine digitale Personalakte ersetzt den Aktenschrank im Personalbüro: Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und Lohnunterlagen liegen zentral, durchsuchbar und mit klaren Zugriffsrechten in einer Software. Das Angebot reicht von HR-Suiten für kleine und mittlere Unternehmen über Lohn- und Personalsoftware mit integrierter Akte und Spezialisten für die elektronische Personalakte bis zu Dokumentenmanagement-Systemen mit eigener HR-Lösung und Personalsoftware für Konzerne. Wir haben 37 Anbieter geprüft. Der Ratgeber erklärt, welche Art von Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, worauf Sie bei Rechtekonzept, Aufbewahrungs- und Löschfristen, digitaler Signatur, Mitarbeiter-Self-Service, Schnittstellen zur Lohnabrechnung und Datenschutz achten, was die Software kostet und wie Sie Ihre Papierakten Schritt für Schritt digitalisieren. So finden Sie die Lösung, mit der Ihre Personalabteilung weniger sucht und mehr gestaltet.
DUMEC
Sitz in Rheinfelden (CH) 
ISO 27001 und BSI-C5 
Deutsche Oberfläche Spezialisierter HR-Software-Anbieter mit der HR-Suite DUMEC HR für den deutschsprachigen Raum. Die DUMEC GmbH aus Rheinfelden (Schweiz) kombiniert digitale Personalakte, Workflow Engine, Zeitwirtschaft, Recruiting und Onboarding und weist ISO 27001, BSI-C5 und ISAE3401 aus.
dumec.ch
dumec.ch DUMEC HR ist eine modulare HR-Software, in der die digitale Personalakte mit Zeitwirtschaft, Schichtplanung, Recruiting, Onboarding und Talententwicklung kombiniert werden kann. Anbieter ist die DUMEC GmbH mit Sitz in Rheinfelden in der Schweiz; ergänzend werden HR Services und Payroll Outsourcing angeboten. Die Lösung richtet sich an Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
Die Personalakte ermöglicht Echtzeit-Zugriff auf Personalakten, Verträge und Zertifikate in einer strukturierten, revisionssicher beschriebenen Dokumentenverwaltung. Eine integrierte Workflow Engine mit automatischen Erinnerungen steuert HR-Prozesse. Dokumente werden automatisch versioniert und intelligent verschlagwortet archiviert. Self-Service-Portale und mobile Zugriffsmöglichkeiten richten sich an Mitarbeitende. Die Lösung ist DSGVO-konform, Daten werden verschlüsselt; als Zertifizierungen und Compliance-Nachweise gelten ISO 27001, BSI-C5 und ISAE3401. Die Oberfläche ist deutsch.
Preise gibt es auf Anfrage, das Angebot wird individuell erstellt. Ein unverbindliches Beratungsgespräch oder eine persönliche Demo lässt sich anfragen. Durch den modularen Aufbau lassen sich Funktionen flexibel ergänzen.
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Was ist eine digitale Personalakte, und wer braucht sie?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Dokumente und Daten zu einem Beschäftigten, von der Bewerbung über Vertrag und Bescheinigungen bis zum Austritt. Die Software ordnet die Unterlagen, regelt die Zugriffe und überwacht Fristen.
Kern jeder digitalen Personalakte ist eine strukturierte Ablage: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält eine Akte mit festen Registern wie Vertrag, Entgelt, Abwesenheiten, Weiterbildung und Korrespondenz. Dokumente werden eingescannt, hochgeladen oder direkt aus Vorlagen erzeugt, per Volltextsuche gefunden und über ein Rollenkonzept nur den Personen gezeigt, die sie sehen dürfen.
Viele Lösungen gehen über die reine Ablage hinaus. Sie erinnern an ablaufende Befristungen, Probezeiten und Bescheinigungen, löschen Unterlagen nach festgelegten Fristen, erzeugen Verträge und Bescheinigungen aus Vorlagen und holen Unterschriften digital ein. Über ein Mitarbeiterportal sehen Beschäftigte ihre eigene Akte und Entgeltnachweise, Schnittstellen übergeben Stammdaten an die Lohnabrechnung.
Eine digitale Personalakte lohnt sich für jedes Unternehmen mit Angestellten, besonders bei mehreren Standorten, mobilem Arbeiten oder wachsender Belegschaft. Kleine Betriebe nutzen sie meist als Teil einer HR-Software, große Organisationen häufig als Modul ihres Dokumentenmanagements. Auch Steuerkanzleien und Lohnbüros profitieren, wenn Mandanten Unterlagen digital liefern.
- Suchzeiten: Sie suchen regelmäßig nach Verträgen, Bescheinigungen oder Nachweisen in Ordnern und Laufwerken.
- Mehrere Standorte: Personalverantwortliche und Führungskräfte arbeiten an verschiedenen Orten oder mobil.
- Fristen: Befristungen, Probezeiten oder ablaufende Nachweise geraten im Alltag aus dem Blick.
- Anfragen: Beschäftigte fragen oft nach Bescheinigungen, Abrechnungen oder Kopien ihrer Unterlagen.
- Datenschutz: Sie können nicht genau sagen, wer welche Akte einsehen kann und wann Unterlagen gelöscht werden.
- Wachstum: Ihre Belegschaft wächst, und der Aktenschrank wird zum Engpass.
Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Test mit einer digitalen Personalakte, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Lohnabrechnung passt. Kleine Betriebe starten meist mit einer HR-Suite in der Cloud.
Typische Probleme mit Personalakten aus Papier
Papierakten kosten Zeit bei jeder Suche, sind nur an einem Ort verfügbar und schwer gegen unbefugte Blicke zu schützen. Fristen und Löschpflichten geraten im Alltag leicht aus dem Blick.
Das häufigste Ärgernis ist der Suchaufwand: Ein Dokument steckt im falschen Register, die Akte liegt bei der Führungskraft, oder die Kollegin am zweiten Standort braucht eine Kopie. Jede Bescheinigung, jede Vertragsänderung und jede Anfrage von Beschäftigten bedeutet Laufwege, Kopien und Ablage von Hand.
Hinzu kommen Risiken bei Fristen und Datenschutz. Ohne automatische Erinnerung verstreichen Befristungen und Probezeiten unbemerkt, Unterlagen bleiben länger gespeichert als erlaubt, oder sie werden zu früh vernichtet. Ein Schrank mit Schlüssel bildet kein feines Rechtekonzept ab, und wer wann welche Akte eingesehen hat, lässt sich kaum nachvollziehen.
Schließlich passt nicht jede Software zu jedem Unternehmen. Eine reine Dateiablage im Netzlaufwerk ersetzt keine Personalakte, ein großes Dokumentenmanagement-System ist für einen Betrieb mit zwanzig Beschäftigten oft zu aufwendig. Fehlende Schnittstellen zur Lohnabrechnung, doppelte Datenpflege und unklare Absprachen mit dem Betriebsrat zeigen sich oft erst nach dem Start.
Dokumente stecken im falschen Register oder liegen bei der Führungskraft.
Papierakten stehen am Hauptsitz, andere Standorte brauchen Kopien.
Befristungen, Probezeiten und Nachweise laufen unbemerkt ab.
Ein Schrankschlüssel trennt nicht zwischen Gehalt, Gesundheit und Vertrag.
Unterlagen bleiben zu lange liegen oder werden zu früh vernichtet.
Stammdaten stehen in Akte und Lohnsoftware und laufen auseinander.
Module, Einrichtung und Scannen der Bestandsakten summieren sich.
Welche Arten von Lösungen für die digitale Personalakte gibt es?
Lösungen für die digitale Personalakte lassen sich grob in sechs Arten einteilen, von der HR-Suite für den Mittelstand bis zum Dokumentenmanagement mit HR-Modul. Entscheidend sind Unternehmensgröße, vorhandene Systeme und der Weg der Lohnabrechnung.
HR-Suiten für kleine und mittlere Unternehmen sind die größte Gruppe. Sie verbinden die Personalakte mit Abwesenheiten, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Mitarbeiter-Self-Service und laufen meist als Cloud-Dienst mit Preis pro Mitarbeitendem. Lohn- und Personalsoftware bringt die Akte direkt neben die Entgeltabrechnung und eignet sich, wenn die Abrechnung im Haus oder über die Steuerkanzlei läuft.
Spezialisten für die digitale Personalakte konzentrieren sich ganz auf Ablage, Rechte, Fristen, Dokumentenerstellung und revisionssichere Archivierung und binden sich an vorhandene HR- und Lohnsysteme an. Hersteller von Dokumentenmanagement- und ECM-Systemen bieten eigene HR-Lösungen, die sich lohnen, wenn im Unternehmen bereits ein solches System läuft.
Werkzeuge für Personalplanung und Zeiterfassung enthalten oft ein schlankes Personalakten-Modul, das für kleine Teams genügt. Personalsoftware für Konzerne deckt den gesamten Lebenszyklus der Beschäftigten international ab und bindet die Akte in komplexe Organisationsstrukturen ein.
Personalakte plus Abwesenheiten, Zeiterfassung und Self-Service, meist als Cloud-Dienst.
Akte direkt neben der Entgeltabrechnung, im Haus oder mit der Steuerkanzlei.
Ablage, Rechte, Fristen, Dokumentenerstellung und revisionssichere Archivierung.
Personalakte als Lösung im vorhandenen Dokumentenmanagement-System.
Schlanke Personalakte in Software für Dienstplan, Zeiterfassung oder Urlaub.
Gesamter Lebenszyklus der Beschäftigten, international und mit komplexen Strukturen.
- Schnell startklar in der Cloud
- Akte, Urlaub und Zeiten verknüpft
- Preis pro Mitarbeitendem und Monat
- Ideal für kleine und mittlere Unternehmen
- Nutzt ein vorhandenes System weiter
- Starke Archivierung und Workflows
- Meist Projekt mit Einführungsaufwand
- Ideal für größere Organisationen
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Der Leitfaden zur digitalen Personalakte: welche Arten von Lösungen es gibt, wie Sie Rechtekonzept, Fristen, digitale Signatur, Mitarbeiterportal und Schnittstellen zur Lohnabrechnung bewerten, worauf Sie beim Datenschutz achten und wie Sie Bestandsakten digitalisieren und die Einführung planen.
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So wählen Sie die passende digitale Personalakte aus
Die beste digitale Personalakte ist die, die sich in Ihre Lohnabrechnung und Ihre Abläufe einfügt und deren Rechtekonzept Ihre Organisation abbildet. Testen Sie die Software deshalb mit echten Dokumenten und echten Rollen.
Wichtigstes Kriterium ist die Passung zu Ihrer Systemlandschaft: Läuft die Lohnabrechnung im Haus, über eine Steuerkanzlei oder einen Dienstleister? Prüfen Sie Schnittstellen zu Lohnsoftware, Zeiterfassung und vorhandenem Dokumentenmanagement, damit Stammdaten nur einmal gepflegt werden und Entgeltnachweise automatisch in der Akte landen.
Danach zählen Rechte, Fristen und Nachvollziehbarkeit. Ein feines Rollenkonzept trennt Personalabteilung, Führungskräfte, Betriebsrat und Beschäftigte, Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich je Dokumentart hinterlegen, und ein Protokoll zeigt, wer welches Dokument geöffnet oder geändert hat. Achten Sie auch auf Vorlagen, digitale Signatur und ein Mitarbeiterportal.
Schließlich entscheiden Datenschutz, Bedienung und Kosten. Klären Sie Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verschlüsselung und Zertifizierungen. Prüfen Sie, wie einfach das Scannen und Zuordnen von Dokumenten gelingt, und vergleichen Sie Preise pro Mitarbeitendem, Module, Einrichtung und Mindestlaufzeit über mehrere Jahre.
Prüfen Sie die Anbindung an Lohnsoftware, Steuerkanzlei, Zeiterfassung und vorhandenes Dokumentenmanagement. Stammdaten sollten nur an einer Stelle gepflegt werden.
Ein feines Rollenkonzept trennt Personalabteilung, Führungskräfte, Betriebsrat und Beschäftigte bis auf Ebene einzelner Register oder Dokumentarten.
Die Software sollte an Befristungen, Probezeiten und ablaufende Nachweise erinnern und Unterlagen nach hinterlegten Fristen zur Löschung vorschlagen oder löschen.
Vorlagen für Verträge, Bescheinigungen und Schreiben sparen Zeit, eine digitale Signatur ersetzt Ausdrucken und Einscannen. Prüfen Sie die Signaturstufe für Ihre Dokumente.
Über ein Portal oder eine App sehen Beschäftigte ihre Akte und Entgeltnachweise, ändern Adressdaten und laden Nachweise hoch. Das entlastet die Personalabteilung spürbar.
Klären Sie Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Verschlüsselung, Zertifizierungen und Exportmöglichkeiten. Beschäftigtendaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen.
Ein anpassbarer Aktenplan, Volltextsuche mit Texterkennung und eine einfache Zuordnung gescannter Dokumente entscheiden über den Nutzen im Alltag.
Vergleichen Sie Preis pro Mitarbeitendem, Pakete, Module, Einrichtung, Mindestabnahme und Laufzeit. Bei Lösungen im eigenen Rechenzentrum kommen Lizenzen und Wartung hinzu.
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Digitale Personalakte einführen: Schritt für Schritt
Die Software ist oft schnell eingerichtet, die eigentliche Arbeit steckt in Aktenplan, Rechtekonzept und der Digitalisierung der Bestandsakten. Planen Sie die Einführung in klaren Schritten und binden Sie Betriebsrat und Datenschutz früh ein.
Am Anfang steht der Aktenplan: Welche Register und Dokumentarten soll jede Akte haben, wer darf welche Inhalte sehen, und welche Aufbewahrungs- und Löschfristen gelten? Mit diesen Vorgaben wählen Sie zwei oder drei Lösungen aus und testen sie mit echten Dokumenten und Rollen.
Danach klären Sie die Rahmenbedingungen. Gibt es einen Betriebsrat, regelt meist eine Betriebsvereinbarung Zugriffe, Protokollierung und Auswertungen. Die Datenschutzbeauftragten prüfen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Löschkonzept. Anschließend legen Sie Struktur, Rollen und Vorlagen an und verbinden die Software mit Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
Für die Bestandsakten entscheiden Sie, ob Sie selbst scannen oder einen Scandienstleister beauftragen und ob Sie alle Akten oder nur aktive Beschäftigte übernehmen. Starten Sie mit einer Abteilung, informieren Sie die Belegschaft über das Mitarbeiterportal und messen Sie im Regelbetrieb Suchzeiten, Bearbeitungsdauer und den Anteil digital unterschriebener Dokumente.
Aktenplan festlegen
Sie definieren Register, Dokumentarten, Rollen und Fristen.
Lösungen testen
Sie testen zwei oder drei Lösungen mit echten Dokumenten und Rollen.
Betriebsrat und Datenschutz
Sie stimmen Zugriffe, Protokolle und Löschkonzept ab.
Einrichten
Sie legen Struktur, Rollen und Vorlagen an und binden die Lohnabrechnung an.
Bestandsakten digitalisieren
Sie scannen die Papierakten selbst oder mit einem Dienstleister und ordnen sie zu.
Regelbetrieb
Sie öffnen das Mitarbeiterportal und verbessern die Abläufe schrittweise.
Häufige Fehler bei Auswahl und Einführung der digitalen Personalakte
Viele Fehler zeigen sich erst Monate nach dem Start: Akten sind uneinheitlich befüllt, zu viele Personen sehen zu viel, oder Daten werden doppelt gepflegt. Die meisten lassen sich mit etwas Planung vermeiden.
Ein klassischer Fehler ist die Digitalisierung ohne Aktenplan. Wer Papierakten einfach als Sammeldokument einscannt, verschiebt das Chaos nur in die Software und verliert die Vorteile von Suche, Fristen und Rechten. Ebenso häufig fallen Rollen zu großzügig aus, sodass Führungskräfte Gehalts- oder Gesundheitsdaten sehen, die sie nicht brauchen.
Ein zweiter Fehler betrifft Fristen und Mitbestimmung. Ohne hinterlegte Löschfristen bleiben Unterlagen ehemaliger Beschäftigter unbegrenzt gespeichert. Wird der Betriebsrat erst nach dem Kauf informiert, verzögert sich der Start oft um Monate. Und wer Papierakten nach dem Scannen vorschnell vernichtet, riskiert Probleme bei Dokumenten, die im Original vorliegen müssen.
Schließlich unterschätzen viele Schnittstellen und Kosten. Ohne Anbindung an die Lohnabrechnung werden Stammdaten doppelt gepflegt, Module für Signatur, Portal oder Archivierung kosten extra, und das Scannen der Bestandsakten bindet mehr Zeit als geplant. Fehlt eine Exportmöglichkeit, wird ein späterer Wechsel mühsam.
Papierakten landen als Sammeldokument in der Software, Suche und Fristen greifen nicht.
Führungskräfte sehen Gehalts- oder Gesundheitsdaten, die sie nicht brauchen.
Unterlagen ehemaliger Beschäftigter bleiben unbegrenzt gespeichert.
Die Einführung stockt, weil Zugriffe und Auswertungen nicht abgestimmt sind.
Dokumente, die im Original vorliegen müssen, sind nach dem Scannen weg.
Stammdaten werden in Akte und Lohnsoftware getrennt gepflegt.
Module, Einrichtung und Scannen übersteigen den Grundpreis deutlich.
Was kostet eine digitale Personalakte?
Die Kosten für eine digitale Personalakte reichen von einem kleinen Monatsbetrag pro Mitarbeitendem in HR-Suiten bis zu Lizenz- und Projektkosten bei Dokumentenmanagement und Konzernsoftware. Entscheidend sind Zahl der Beschäftigten, Module, Bereitstellung und Einführungsaufwand.
Cloud-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen rechnen meist pro Mitarbeitendem und Monat ab, oft in Paketen mit Abwesenheiten, Zeiterfassung oder Bewerbermanagement. Einige verlangen eine Mindestzahl an Beschäftigten oder eine Einrichtungsgebühr, viele bieten eine kostenlose Testphase. Personalakten-Module in Lohn- und Planungssoftware sind teils im Paketpreis enthalten.
Spezialisten, Dokumentenmanagement-Systeme und Personalsoftware für Konzerne nennen ihre Preise meist erst auf Anfrage. Hier kommen Lizenzen oder Abos, Einrichtung, Schnittstellen, Schulung und Wartung zusammen, bei Betrieb im eigenen Rechenzentrum auch Server und Administration. Dazu kommt das Scannen der Bestandsakten, selbst oder durch einen Dienstleister.
Rechnen Sie deshalb mit Ihrer tatsächlichen Zahl an Beschäftigten und den benötigten Modulen und vergleichen Sie die Gesamtkosten über drei bis fünf Jahre. Stellen Sie dem die eingesparte Zeit für Suche, Kopien, Ablage und Anfragen gegenüber. Konkrete Preise der einzelnen Anbieter finden Sie in den Anbieterkarten.
Schlanke Personalakte als Teil von Dienstplan, Zeiterfassung oder Urlaubsverwaltung.
Personalakte mit Abwesenheiten und Self-Service, oft mit Mindestabnahme.
Mehr Module wie Zeiterfassung, Bewerbermanagement, Signatur und Schnittstellen.
Revisionssichere Archivierung, Workflows und Anbindung an vorhandene Systeme.
Internationaler Einsatz, komplexe Strukturen und lange Einführungsprojekte.
Einrichtung, Schnittstellen, Schulung, Signaturen und das Scannen der Bestandsakten.
Die Kosten für eine digitale Personalakte richten sich vor allem nach der Zahl der Beschäftigten, dem Preismodell, also Abo pro Mitarbeitendem, Paketpreis oder Lizenz, sowie nach Modulen und Bereitstellung. Hinzu kommen Einrichtung, Schnittstellen, Schulung und das Digitalisieren der Bestandsakten. Betrachten Sie deshalb nicht nur den Einstiegspreis, sondern die Gesamtkosten über mehrere Jahre.
1 Was gehört in eine digitale Personalakte? Aufklappen ↓
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2 Wer hat ein Recht auf Einsicht in die eigene Personalakte? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Wozu dient ein Rollen- und Rechtekonzept? Aufklappen ↓
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4 Warum braucht eine digitale Personalakte Löschfristen? Aufklappen ↓
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5 Wann muss der Betriebsrat bei der Einführung einer digitalen Personalakte mitreden? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um die digitale Personalakte
Die wichtigsten Begriffe rund um elektronische Personalakte, HR-Software und Dokumentenmanagement, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- Digitale Personalakte
Elektronische Sammlung aller Dokumente und Daten zum Arbeitsverhältnis eines Beschäftigten in einer Software.
- Aktenplan
Festgelegte Gliederung der Personalakte in Register und Dokumentarten, etwa Vertrag, Entgelt und Weiterbildung.
- Rechtekonzept
Regelung, welche Rollen welche Akten und Dokumente sehen, bearbeiten oder löschen dürfen.
- Revisionssicherheit
Archivierung, bei der Dokumente vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.
- Aufbewahrungsfrist
Gesetzlich oder betrieblich festgelegte Mindestdauer, für die ein Dokument gespeichert bleiben muss.
- Löschkonzept
Regelwerk, wann welche Daten nach Ablauf ihres Zwecks oder ihrer Frist gelöscht werden.
- Mitarbeiterportal
Bereich, in dem Beschäftigte ihre eigenen Daten, Dokumente und Entgeltnachweise selbst einsehen und Anträge stellen.
- Employee Self-Service
Englischer Fachbegriff für Funktionen, mit denen Beschäftigte eigene HR-Vorgänge selbst erledigen.
- Qualifizierte elektronische Signatur
Höchste Stufe der elektronischen Unterschrift nach eIDAS, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift weitgehend gleichgestellt.
- Entgeltnachweis
Abrechnung über Lohn oder Gehalt, die viele Lösungen digital in die Personalakte oder das Mitarbeiterportal übergeben.
- Dokumentenmanagement-System
Software zur Ablage, Suche, Versionierung und Archivierung von Dokumenten im ganzen Unternehmen, oft mit HR-Modul.
- OCR
Texterkennung, die gescannte Dokumente durchsuchbar macht und die automatische Zuordnung erleichtert.
- Zugriffsprotokoll
Aufzeichnung, wer wann welches Dokument geöffnet, geändert oder gelöscht hat.
- Auftragsverarbeitung
Vertrag nach DSGVO, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, etwa Beschäftigtendaten in der Cloud.
- Betriebsvereinbarung
Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die etwa Zugriffe, Protokolle und Auswertungen einer HR-Software regelt.
- Onboarding
Einarbeitung neuer Beschäftigter, bei der die Personalakte angelegt und Unterlagen wie Vertrag und Nachweise eingesammelt werden.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um die digitale Personalakte, Rechtssicherheit, Aufbewahrung, Zugriffsrechte, Datenschutz, Betriebsrat und Kosten, kurz und anbieterneutral beantwortet. Preise, Funktionen und Rechtslage ändern sich. Prüfen Sie den aktuellen Stand beim Anbieter und lassen Sie rechtliche Fragen im Einzelfall beraten.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Dokumente und Daten zum Arbeitsverhältnis eines Beschäftigten in einer Software. Sie ersetzt die Papierakte, ordnet Unterlagen in Register, regelt die Zugriffe und erinnert an Fristen. Viele Lösungen bieten zusätzlich Vorlagen, digitale Signatur und ein Mitarbeiterportal.
Ist die digitale Personalakte rechtssicher?
Ja, eine digitale Personalakte ist zulässig, wenn Vollständigkeit, Vertraulichkeit und Datenschutz gewahrt sind. Wichtig sind ein Rechtekonzept, nachvollziehbare Protokolle, eine geregelte Aufbewahrung und Löschung sowie ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung beim Cloud-Betrieb. Für einzelne Dokumente kann weiter das Original oder eine bestimmte Unterschriftsform nötig sein.
Darf ich Papierakten nach dem Scannen vernichten?
In vielen Fällen ja, aber nicht pauschal. Dokumente, für die eine bestimmte Form vorgeschrieben ist oder die als Beweismittel im Original wichtig sein können, sollten Sie weiter aufbewahren. Legen Sie vor dem Vernichten mit Ihrer Rechtsberatung fest, welche Originale bleiben.
Wer darf die digitale Personalakte einsehen?
Einsehen dürfen nur Personen, die die Daten für ihre Aufgabe brauchen, etwa die Personalabteilung und für bestimmte Inhalte Führungskräfte. Beschäftigte haben ein Recht auf Einsicht in ihre eigene Akte. Ein Rollenkonzept in der Software setzt diese Regeln um und protokolliert die Zugriffe.
Wie lange müssen Personalunterlagen aufbewahrt werden?
Das hängt von der Art des Dokuments ab. Lohnunterlagen und steuerlich relevante Belege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren, andere Unterlagen sind nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses zu löschen, sobald kein Zweck mehr besteht. Hinterlegen Sie die Fristen je Dokumentart in der Software.
Muss der Betriebsrat zustimmen?
In der Regel ja, wenn die Software geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, und das ist bei HR-Software häufig der Fall. Meist wird eine Betriebsvereinbarung geschlossen, die Zugriffe, Protokolle und Auswertungen regelt. Binden Sie den Betriebsrat deshalb schon bei der Auswahl ein.
Können Arbeitsverträge digital unterschrieben werden?
Viele Arbeitsverträge können digital unterschrieben werden, es gibt aber Ausnahmen. Für die Befristung eines Arbeitsvertrags ist die Schriftform vorgeschrieben, die elektronisch nur mit qualifizierter elektronischer Signatur erfüllt wird, und eine Kündigung ist elektronisch gar nicht wirksam. Prüfen Sie deshalb je Dokumentart die nötige Form.
Was ist der Unterschied zwischen HR-Software und Dokumentenmanagement?
Eine HR-Software verbindet die Personalakte mit Personalprozessen wie Urlaub, Zeiterfassung und Bewerbermanagement, ein Dokumentenmanagement-System archiviert Dokumente im ganzen Unternehmen und bietet die Personalakte als Modul. Kleine und mittlere Unternehmen starten meist mit einer HR-Software, größere nutzen oft ihr vorhandenes Dokumentenmanagement.
Was kostet eine digitale Personalakte?
Die Kosten reichen von einem Monatsbetrag pro Mitarbeitendem in Cloud-HR-Software bis zu Lizenz- und Projektkosten bei Dokumentenmanagement und Konzernsoftware. Hinzu kommen Einrichtung, Schnittstellen und das Scannen der Bestandsakten. Vergleichen Sie die Gesamtkosten mit Ihrer tatsächlichen Belegschaft über mehrere Jahre.
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