Buchhaltungssoftware für Ingenieure & Techniker Vergleich
2026
Das sind die besten 80 Anbieter.
Im Ingenieurbüro entsteht der Umsatz lange vor der Rechnung: Eine Leistungsphase läuft über Monate, das Honorar fließt in Abschlägen, und am Ende soll die Schlussrechnung alle Teilzahlungen sauber gegenrechnen. Wir haben 80 Anbieter von Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker geprüft.
Baunex
Basel, Schweiz 
bexio-Schnittstelle 
App für iOS und Android Baunex ist eine Schweizer Cloud-Software der Baunex GmbH aus Basel für Bau- und Handwerksbetriebe, von der Offerte über Rapporte auf der Baustelle bis zur QR-Rechnung. Die Buchhaltung selbst bleibt außen vor, dafür übergibt eine bexio-Schnittstelle die Daten an die Finanzbuchhaltung.
baunex.ch
baunex.ch Hinter Baunex steht die Baunex GmbH, Im Westfeld 17, 4055 Basel, Schweiz, eingetragen beim Handelsregisteramt Basel-Stadt unter CHE-344.625.129. Die Geschäftsführung liegt bei Erdem Koca. Die Cloud-Software richtet sich an Bau- und Handwerksbetriebe.
Zum Funktionsumfang zählen Offerten, Rechnungen inklusive QR-Rechnung, Arbeitszeiterfassung sowie Rapporte direkt auf der Baustelle. Hinzu kommen Projektverwaltung mit Budgets und Margen, Kalkulation, Materialverwaltung sowie CRM. Die Buchhaltung selbst übernimmt Baunex nicht, dafür besteht eine bexio-Schnittstelle; das Produkt positioniert sich ausdrücklich als bexio-Ergänzung beziehungsweise -Alternative.
Für planende Ingenieurbüros bleibt der Zuschnitt eng. Als Gewerke nennt der Anbieter Elektro, Solar/PV, Sanitär/Heizung, Maler/Gipser, Gartenbau, Schreinerei sowie Holzbau/Zimmerei, also ausführende Technikbetriebe. Eine Honorarabrechnung nach SIA 102/103/108 oder eine Abrechnung nach Leistungsphasen ist nicht ausgewiesen. Die Projektabrechnung stützt sich auf Aufmaß, erfasste Stunden sowie Material.
Baunex läuft als Cloud-Anwendung mit mehrsprachiger Oberfläche in Deutsch, Französisch und Italienisch. Die Baunex-App für iPhone sowie Android bringt Stunden, Fotos und Material direkt auf die Baustelle, auch offline. Ergänzend stehen Rechner-Tools für Stundenlohn, Offerte und ROI bereit.
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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker, und brauchen Sie wirklich eine?
Eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker verbindet zwei Welten: die Finanzbuchhaltung mit Konten, Belegen sowie Umsatzsteuervoranmeldung und die Projektabrechnung mit Leistungsstand, Abschlagsrechnung und Stundennachweis. Ein reines Rechnungsprogramm deckt nur die erste Hälfte ab. Ab drei parallel laufenden Projekten mit Abschlägen kippt der Aufwand einer Tabellenlösung.
Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Buchführung als die planmäßige, lückenlose sowie geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle auf Grundlage von Belegen. Im Planungsbüro kommt eine zweite Ordnung hinzu. Jede Stunde, jede Fremdrechnung und jeder Abschlag gehören zusätzlich zu einem Projekt, häufig sogar zu einer einzelnen Leistungsphase. Eine Softwarelösung für diese Branche führt deshalb neben dem Kontenrahmen eine Projektstruktur, in der Auftragssumme, erbrachte Leistung, gestellte Abschläge und offene Restsumme jederzeit ablesbar bleiben.
Nach oben grenzt sich diese Gattung gegen das ERP für technische Dienstleister ab. Solche Systeme verwalten zusätzlich Ressourcen, Einkauf, Lager sowie Personalprozesse und richten sich an Büros ab etwa fünfzig Beschäftigten. Nach unten steht das schlanke Rechnungsprogramm: Angebot, Rechnung, Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung, mehr nicht. Dazwischen liegt das eigentliche Feld dieses Vergleichs, nämlich Software, die Projektabrechnung und Buchhaltung zusammenführt.
Der Rechtsrahmen erklärt, warum die Branche eigene Werkzeuge braucht. Nach § 632a Abs. 1 BGB darf ein Auftragnehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten, vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen; nachzuweisen ist dieser Wert durch eine Aufstellung, die eine rasche sowie sichere Beurteilung ermöglicht. Diese Aufstellung entsteht nicht von selbst. Sie setzt voraus, dass der Leistungsstand fortlaufend gepflegt wird. Für Grundleistungen nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure regelt § 7 HOAI zusätzlich, dass sich das Honorar nach der in Textform getroffenen Vereinbarung richtet. Fehlt diese Vereinbarung, gilt der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart.
Die Rechtsform bestimmt die Tiefe der Buchhaltung. Freiberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure ermitteln ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also über Zufluss und Abfluss. Eine GmbH oder eine im Handelsregister eingetragene Gesellschaft bilanziert und braucht doppelte Buchführung mit Kontenrahmen, Anlagevermögen sowie Abgrenzungen. Beide Wege stellen unterschiedliche Anforderungen an die Software, und beide finden sich im Anbieterfeld dieses Vergleichs wieder.
Brauchen Sie also wirklich eine eigene Lösung? Bei zwei abgerechneten Projekten im Jahr eher nicht. Ein sauber geführtes Rechnungsprogramm plus Steuerbüro trägt diese Größenordnung zuverlässig. Sobald mehrere Projekte parallel laufen, Stunden mehrerer Mitarbeitender einfließen, Fremdleistungen weiterberechnet werden und öffentliche Auftraggeber strukturierte Rechnungen verlangen, verschiebt sich die Rechnung. Der folgende Test macht diese Schwelle konkret.
- Projekte: Mehr als drei Aufträge laufen gleichzeitig, jeder mit eigener Auftragssumme sowie eigenem Zeitplan.
- Abschläge: Sie stellen Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand und müssen diese Teilzahlungen später kumuliert gegenrechnen.
- Stunden: Mehrere Mitarbeitende buchen Zeiten auf dieselben Projekte, und diese Zeiten fließen in Rechnungen ein.
- Fremdleistungen: Sie beauftragen Prüfstatik, Vermessung oder Laborleistungen weiter und geben diese Kosten an den Auftraggeber durch.
- Öffentliche Auftraggeber: Kommunen, Länder oder Bundesbehörden gehören zu Ihren Kunden und verlangen eine strukturierte Rechnung samt Leitweg-ID.
- Steuerbüro: Ihr Steuerbüro oder Ihre Treuhand bekommt die Belege bisher als sortierten Papierstapel statt als Buchungsstapel mit Belegbild.
- Nachkalkulation: Nach Projektende fehlt Ihnen die Zahl, ob die investierten Stunden durch das Honorar gedeckt worden sind.
Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf lohnt der Wechsel fast immer. Unabhängig vom Ergebnis verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege ins Büro gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Diese Beschreibung gehört auch dann erstellt, wenn Sie vorerst bei Tabelle und Steuerbüro bleiben.
Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware im Ingenieurbüro
Der teuerste Posten im Planungsbüro ist die Stunde, die niemand abgerechnet hat. Danach folgen der Abschlag, der zu spät hinausgeht, und der Nachtrag, den niemand dokumentiert hat. Alle drei Probleme entstehen aus derselben Lücke zwischen erbrachter Leistung und gestellter Rechnung.
Planungsleistungen werden über Monate erbracht, Honorar fließt aber nur, sobald jemand eine Aufstellung erstellt. Diese Verzögerung trifft kleine Büros härter als große, weil Gehälter, Miete sowie Softwarelizenzen monatlich abfließen. Die folgenden sieben Punkte beschreiben, an welchen Stellen die Praxis regelmäßig bricht und was eine passende Software daran ändert.
Auffällig ist dabei ein Muster: Fast jedes Problem beginnt als reine Dokumentationsfrage und endet als Liquiditätsfrage. Eine nicht erfasste Stunde kostet zunächst nur einen Eintrag, später aber den gesamten Deckungsbeitrag eines Projekts. Ein zurückgewiesenes Rechnungsformat kostet zunächst nur eine E-Mail, dann vier Wochen Zahlungsziel.
Die Leistungsphase ist abgeschlossen, die Rechnung geht sechs Wochen später hinaus. Bis zum Zahlungseingang vergeht ein Quartal, in dem das Büro die Kosten vorfinanziert. Eine Software mit Leistungsstand meldet den erreichten Anteil zum Stichtag und erzeugt daraus die Aufstellung, die § 632a Abs. 1 BGB für den Nachweis verlangt.
Notizen im Kalender, Stunden im Kopf, eine Excel-Datei je Mitarbeiterin: Aus diesen Quellen entsteht keine belastbare Abrechnung. Erfasst wird am Monatsende aus dem Gedächtnis, und dabei verschwinden regelmäßig Stunden. Eine projektbezogene Zeiterfassung bucht die Leistung tagesaktuell auf Projekt sowie Leistungsphase.
Ohne hinterlegte Projektstruktur beruht jede Prozentangabe auf Bauchgefühl. Der Auftraggeber fragt nach, das Büro schätzt nach, und beide rechnen unterschiedlich. Software leitet den Stand aus erfassten Leistungen sowie abgeschlossenen Teilaufgaben ab und macht die Zahl prüfbar.
Ob ein Projekt getragen hat, verrät bisher erst die Auswertung des Steuerbüros im Folgejahr. Zu diesem Zeitpunkt sind zwei vergleichbare Aufträge bereits zum gleichen Honorar angenommen worden. Eine Nachkalkulation stellt erfasste Stunden sowie Fremdkosten schon während der Laufzeit dem abgerechneten Honorar gegenüber.
Eine zusätzliche Variante, eine geänderte Anlagenplanung, eine weitere Abstimmungsrunde: Zusatzleistungen entstehen im Gespräch und verschwinden ohne Beleg. Im System hängt jeder Nachtrag als eigener Vorgang am Projekt, mit Datum, Grund und Betrag, und erscheint automatisch in der nächsten Rechnung.
Ein PDF per E-Mail genügt der öffentlichen Hand nicht mehr. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung, meist mit Leitweg-ID und Bestellnummer. Fehlt ein Pflichtfeld, weist das Rechnungsportal den Beleg zurück, und die Zahlungsfrist beginnt erneut.
Belege in Papierform, Kontoauszüge als PDF, Rechnungen aus einem zweiten Programm: Jede Übergabe dieser Art wird im Steuerbüro nach Aufwand abgerechnet. Ein Export über eine DATEV- oder BMD-Schnittstelle liefert stattdessen Buchungssätze samt Belegbild, und die Kanzlei bucht ohne Abtippen weiter.
Welche Arten von Software für Ingenieur- und Technikbüros stehen zur Wahl?
Sechs Gattungen teilen den Markt: schlanke Rechnungsprogramme, klassische Finanzbuchhaltungen, Projekt- und Leistungsabrechnungen für Dienstleister, Branchensoftware für Planungsbüros mit Honorarlogik, ERP-Systeme für technische Dienstleister sowie Honorar- und Kalkulationswerkzeuge als Zusatzmodul. Die Wahl hängt weniger an der Bürogröße als an der Frage, wer die Bücher führt.
Zwei Achsen ordnen das Feld. Die erste Achse fragt nach der Tiefe der Buchhaltung: bloße Rechnungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung mit Bilanz. Die zweite Achse fragt nach der Projektlogik: Reicht ein Auftragsbezug, oder braucht das Büro Leistungsphasen, Stundensätze sowie Nachkalkulation? Anbieter besetzen selten beide Achsen gleich stark, und genau daraus entstehen die folgenden sechs Typen.
Der Ländervergleich verschiebt die Gewichte zusätzlich. In Deutschland prägt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure die Abrechnung, auch wenn die Honorartafeln seit der Novelle 2021 nur noch als Orientierung wirken. In der Schweiz arbeiten Planungsbüros mit den Leistungs- und Honorarordnungen des Schweizerischen Ingenieur- und Architektenvereins, in Österreich mit dem Leistungs- und Vergütungsmodell der Bundeskammer der Ziviltechniker:innen. Eine Software ohne Bezug zu diesen Ordnungen rechnet nach Aufwand, was für viele Büros ausreicht, für honorarbasierte Verträge aber Nacharbeit bedeutet.
Eine dritte Frage entscheidet häufiger als gedacht: Cloud oder eigene Installation. Cloud-Pakete starten günstig, aktualisieren sich selbst und binden das Steuerbüro leicht ein. Lokale Installationen behalten die Daten im Haus, verlangen aber eine eigene Sicherung sowie einen Wartungsvertrag. Beide Wege lassen sich datenschutzkonform betreiben, solange Hosting-Standort und Auftragsverarbeitung geklärt sind.
Für Einzelbüros sowie nebenberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure. Angebot, Rechnung, Belegerfassung per Foto, Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bedient im Browser. Projektstunden bleiben rudimentär, eine Honorarlogik nach Leistungsphasen fehlt. Kostenlose Einstiegsstufen sind in dieser Klasse verbreitet.
Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, doppelte Buchführung, Anlagevermögen, Abgrenzungen, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Gattung richtet sich an Büros in der Rechtsform einer GmbH und an Teams mit eigener kaufmännischer Kraft. Projekte laufen hier als Kostenstelle, nicht als Honorarvorgang.
Der Kern besteht aus Zeiterfassung, Budgetüberwachung sowie Abrechnung nach Aufwand. Stundensätze liegen je Rolle und Projekt vor, Auswertungen zeigen Soll und Ist. Eine eigene Finanzbuchhaltung fehlt oft, dafür liefern diese Systeme Buchungsdaten an Steuerbüro oder Fibu. Für Büros, die überwiegend nach Aufwand abrechnen, ist diese Gattung die naheliegende Wahl.
Gebaut um Honorarermittlung, Leistungsphasen, Leistungsstand sowie kumulierte Schlussrechnung. Dazu kommen Projektcontrolling, Nachträge, Fremdleistungen und häufig eine eigene Buchhaltung oder eine enge DATEV-Anbindung. Diese Klasse kostet mehr, spart aber genau die Nacharbeit, die honorarbasierte Verträge sonst erzeugen.
Ein gemeinsames Datenmodell verbindet Finanzen, Projekte, Einkauf, Ressourcen und teilweise Personalprozesse. Solche Systeme lohnen sich ab etwa fünfzig Beschäftigten, bei mehreren Standorten oder bei Mischbetrieben aus Planung und Ausführung. Einführung sowie Anpassung laufen als Projekt über mehrere Monate.
Ein spezialisiertes Werkzeug ermittelt anrechenbare Kosten, Honorarzone sowie Leistungsanteile und übergibt das Ergebnis als Angebot oder Rechnungsposition an die vorhandene Buchhaltung. Diese Kombination passt zu Büros, die ihre Fibu behalten möchten und nur die Honorarermittlung sauber abbilden müssen.
- Eine Datenbasis für Projekte, Zeiten, Belege und Buchungen, ohne Abgleich zwischen zwei Programmen
- Abschlags- und Schlussrechnung entstehen direkt aus dem gepflegten Leistungsstand
- Ein Ansprechpartner für Support, Updates sowie gesetzliche Änderungen
- Weniger Auswahl bei Einzelfunktionen, ein späterer Wechsel betrifft immer das ganze System
- Typisch für Planungsbüros ab etwa zehn Beschäftigten mit honorarbasierten Verträgen
- Jede Aufgabe bekommt das passende Werkzeug, etwa Zeiterfassung, Honorarrechner und Kanzleisoftware
- Die Buchführung bleibt beim Steuerbüro, das Büro liefert Buchungsstapel über eine DATEV- oder BMD-Schnittstelle
- Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne die gesamte Bürosoftware abzulösen
- Jede Schnittstelle bleibt eine Fehlerquelle, Stammdaten müssen an zwei Stellen stimmen
- Typisch für Einzelbüros, für kleine Teams sowie für Büros mit fest eingespieltem Steuerbüro
2026
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Buchhaltung und Honorarabrechnung im Ingenieurbüro 2026
Der Leitfaden für Planungs- und Ingenieurbüros: Abrechnung nach Leistungsstand, Abschlags- und Schlussrechnung, projektbezogene Zeiterfassung, Nachkalkulation, E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber sowie die Übergabe an das Steuerbüro im DACH-Raum, mit Auswahlkriterien, Einführungsplan und Kostenübersicht.
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen
Zehn Kriterien entscheiden im Ingenieurbüro über Eignung oder Fehlkauf. Drei davon sind hart: die Abrechnung nach Leistungsstand, die Schnittstelle zum Steuerbüro und die E-Rechnung im Format XRechnung. Alles Weitere lässt sich nachrüsten, diese drei Punkte nicht.
Vor der Funktionsliste steht eine Vorfrage: Wer führt künftig die Bücher? Bleibt die Buchhaltung beim Steuerbüro, zählt vor allem ein sauberer Export. Wandert sie ins Büro, braucht die Software Kontenrahmen, Festschreibung sowie Auswertungen. Diese eine Entscheidung halbiert die Kandidatenliste zuverlässiger als jede Featuretabelle.
Zwei Rechtsthemen prüfen Sie am besten schriftlich, nicht im Verkaufsgespräch. Zum einen die E-Rechnung: Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen laufen Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme. Zum anderen die Aufbewahrung: Nach § 147 Abs. 3 AO bleiben Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre. Beide Punkte gehören in die Anforderungsliste, bevor Preise verglichen werden.
Lassen Sie sich jedes Kriterium an einem echten Vorgang zeigen. Eine Abschlagsrechnung über ein laufendes Projekt, ein Export ans Steuerbüro, eine XRechnung an eine Kommune: Drei Vorführungen dieser Art sagen mehr als dreißig Häkchen in einer Tabelle.
Hier trennt sich Branchensoftware von allgemeiner Buchhaltung. Gefragt sind eine Projektstruktur mit Leistungsphasen, ein fortschreibbarer Leistungsstand, Abschlagsrechnungen samt Aufstellung nach § 632a Abs. 1 BGB sowie eine Schlussrechnung, die alle Teilzahlungen kumuliert gegenrechnet. Nachträge gehören als eigener Vorgang ans Projekt.
Ohne belastbare Stunden bleibt jede Abrechnung nach Aufwand eine Schätzung. Die Erfassung muss im Alltag funktionieren, also in wenigen Sekunden je Eintrag, auch unterwegs. Wichtig bleibt die Hinterlegung differenzierter Stundensätze je Rolle sowie je Projekt, dazu ein Zuschlag für Gemeinkosten und unproduktive Zeit.
Die Nachkalkulation stellt erfasste Stunden sowie Fremdkosten dem abgerechneten Honorar gegenüber. Erst diese Gegenüberstellung zeigt, ob ein Projekt getragen hat. Nützlich wird die Auswertung nur, solange das Projekt läuft, denn im Nachhinein bleibt nur die Erkenntnis für den nächsten Auftrag.
Solange eine Kanzlei den Abschluss erstellt, entscheidet der Export über den Aufwand auf beiden Seiten. Ein guter Export liefert Buchungssätze samt Belegbild und Kostenstelle, kein reines Zahlenprotokoll. Klären Sie früh, welches Format Ihre Kanzlei einliest und wer die Datei bereitstellt.
Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht uneingeschränkt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin Standard, meist samt Leitweg-ID.
Die GoBD verlangen festgeschriebene Buchungen, ein Änderungsprotokoll sowie eine Verfahrensdokumentation. Nach § 147 Abs. 3 AO bewahren Sie Buchungsbelege acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Prüfen Sie zusätzlich, in welchem Format Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen.
Projektdaten enthalten Angaben zu Auftraggebern, Beschäftigten sowie Honoraren. Für eine Cloud-Lösung brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Klarheit über den Hosting-Standort. Bei lokaler Installation liegen Sicherung, Wiederanlauf und Aktualisierung in Ihrer Verantwortung.
Viele Ingenieurbüros führen mehr als eine Firma: eine Planungsgesellschaft, eine Bürogemeinschaft, dazu eine Arbeitsgemeinschaft für ein Großprojekt. Jede dieser Einheiten braucht eigene Konten, eigene Auswertungen sowie eine getrennte Rechnungsnummernfolge. Fehlt die Trennung, entsteht Handarbeit bei jedem Abschluss.
Im Planungsbüro bucht selten eine ausgebildete Buchhaltungskraft, sondern die Projektleitung zwischen zwei Terminen. Eine Software, die dafür zu viele Schritte verlangt, wird umgangen. Prüfen Sie deshalb Einarbeitung, Support in deutscher Sprache sowie die Geschwindigkeit bei der täglichen Zeiterfassung.
Der Monatspreis je Nutzer steht im Angebot, der Rest selten. Teuer werden Zusatzmodule für Zeiterfassung, Honorarermittlung oder Schnittstellen, dazu Einrichtung, Datenübernahme sowie Schulung. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre und beziehen Sie den Aufwand des Parallelbetriebs mit ein.
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Wie Sie eine Buchhaltungssoftware im Ingenieurbüro erfolgreich einführen
Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, üblicherweise über zwei bis vier Monate. Der wichtigste Termin ist der Stichtag: Er gehört auf den Beginn eines Wirtschaftsjahres oder auf den Start eines neuen Projekts, niemals mitten in eine laufende Abschlagskette.
Eine Umstellung im Planungsbüro betrifft drei Datenbestände gleichzeitig: die Buchhaltung mit Salden und offenen Posten, die Projekte mit Auftragssummen sowie bereits gestellten Abschlägen und die Zeiterfassung mit Stundensätzen. Diese drei Stränge müssen zum selben Zeitpunkt sauber stehen, sonst stimmt die erste Schlussrechnung nicht.
Testen Sie mit einem echten laufenden Projekt statt mit Demodaten. Ein realer Auftrag bringt genau die Fälle mit, die im Verkaufsgespräch fehlen: einen Nachtrag, eine weiterberechnete Fremdleistung, eine Korrekturbuchung, einen Auftraggeber mit Leitweg-ID. Erst an diesen Fällen zeigt sich, ob die Software zum Büro passt.
Planen Sie außerdem die Übergangszeit ein. Zwischen dem ersten Buchungstag im neuen System und dem Abschalten des alten liegen meist mehrere Wochen Parallelbetrieb, in denen Belege doppelt erfasst werden. Dieser Aufwand gehört in die Kostenrechnung, weil er reale Bürostunden bindet. Die folgende Übersicht nennt Planungsgrößen für ein kleines bis mittleres Büro.
Bestand und Ziele klären
Rechtsform, Gewinnermittlung, Projektarten sowie Teamgröße aufnehmen. Festlegen, welche Aufgaben künftig im Büro laufen und welche beim Steuerbüro bleiben.
Auswahl und Test mit einem echten Projekt
Drei bis fünf Systeme in die engere Wahl nehmen und in jedem ein reales laufendes Projekt nachbilden. Eine bereits gestellte Abschlagsrechnung nachrechnen und mit dem Original vergleichen.
Stichtag und Projektplan festlegen
Den Umstellungstermin auf den Beginn des Wirtschaftsjahres oder auf einen Projektstart legen. Migration, Parallelbetrieb sowie Schulung terminieren und Verantwortliche je Paket benennen.
Stammdaten und Kalkulation einrichten
Kontenrahmen, Projektstruktur, Leistungsphasen sowie Stundensätze hinterlegen. Der Gemeinkostenzuschlag gehört an dieser Stelle geprüft, nicht aus dem Altsystem übernommen.
Migration und Parallelbetrieb
Salden, offene Posten sowie laufende Projekte übernehmen und beide Systeme bis zur ersten vollständigen Abschlagsrechnung nebeneinander führen.
Übergabe in den Regelbetrieb
Export ans Steuerbüro, E-Rechnungsversand sowie Auswertungen scharf schalten. Zum Abschluss die Verfahrensdokumentation aktualisieren und das Team auf den neuen Ablauf einweisen.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
Sieben Stolperfallen kehren in Planungsbüros regelmäßig wieder. Teuer wird selten die Software, sondern der falsch kalkulierte Stundensatz, der ungeprüft übernommene Altbestand und der Stichtag mitten im Großprojekt.
Auffällig ist, dass fast alle Fehler früh entstehen und spät auffallen. Ein Stundensatz ohne Gemeinkosten wirkt im ersten Monat unauffällig und schlägt erst in der Nachkalkulation des zweiten Jahres durch. Eine zu feine Projektstruktur ärgert am Anfang niemanden, bis das Team aufhört, Zeiten korrekt zuzuordnen.
Jeder der folgenden Punkte enthält deshalb eine konkrete Gegenmaßnahme. Bearbeiten Sie diese Liste vor dem Stichtag, nicht danach.
Der Satz entsteht aus Gehalt geteilt durch Jahresarbeitsstunden, und das war die Rechnung. Unproduktive Zeit, Urlaub, Fortbildung, Akquise sowie Bürokosten fehlen darin vollständig. Jedes nach Aufwand abgerechnete Projekt verliert dadurch Deckungsbeitrag.
Falsche Salden, längst bezahlte Rechnungen sowie verwaiste Projekte wandern beim Vollimport stillschweigend mit. Sichtbar wird der Fehler erst, sobald die erste Schlussrechnung die Abschläge nicht mehr korrekt gegenrechnet.
Ein Stichtag innerhalb einer laufenden Abschlagskette zwingt dazu, dieselbe Auftragssumme in zwei Systemen fortzuschreiben. Die kumulierte Schlussrechnung muss anschließend von Hand zusammengeführt werden, und genau dort entstehen Differenzen.
Vierzig Teilleistungen je Projekt bucht niemand sauber, eine einzige Sammelposition wiederum liefert keine Auswertung. Beide Extreme führen dazu, dass die Nachkalkulation später unbrauchbar bleibt.
Solange Stunden freiwillig und am Monatsende nachgetragen werden, bleiben Auswertung sowie Abrechnung nach Aufwand Schätzungen. Nachträge lassen sich dann nicht belegen, und der Auftraggeber kürzt.
Eine zurückgewiesene Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber kostet vier Wochen Zahlungsziel. Häufig fehlen nur Leitweg-ID oder Bestellnummer, doch das Portal nimmt den Beleg dennoch nicht an.
Die Entscheidung trifft die Bürogründerin, buchen soll später die Projektleitung, und der Abschluss bleibt beim Steuerbüro. Fehlt diese Absprache, benutzt am Ende niemand das System vollständig, und die Abrechnung bleibt in der Tabelle.
Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker wirklich?
Kostenlose Einstiegsstufen decken die Rechnungsstellung eines Einzelbüros ab. Cloud-Pakete für die laufende Buchhaltung liegen bei rund 10 bis 25 Euro im Monat, Projekt- und Leistungsabrechnung bei etwa 7 bis 46 Euro je Nutzer und Monat. Branchen- sowie ERP-Lösungen nennen ihre Preise überwiegend auf Anfrage.
Fünf Modelle prägen den Markt. Die Gratisstufe finanziert sich über den späteren Wechsel in einen Bezahltarif. Das Abo je Nutzer und Monat staffelt nach Funktionsumfang. Der Modulpreis rechnet Buchhaltung, Zeiterfassung, Honorarermittlung sowie Schnittstellen einzeln ab. Die Kauflizenz plus jährliche Wartung findet sich vor allem bei lokaler Installation. Im Branchen- und ERP-Segment schließlich entstehen individuelle Verträge nach Nutzerzahl und Umfang.
Die folgenden Beträge stammen aus den Preisseiten der geprüften Anbieter, Stand 20. September 2026, überwiegend netto. Schweizer Tarife stehen in Franken, weil eine Umrechnung nur Scheingenauigkeit erzeugen würde. Aktionsrabatte bleiben außen vor, denn diese Preise gelten selten länger als ein Quartal.
Für die Entscheidung zählt ohnehin die Gesamtrechnung über drei Jahre. Einrichtung, Datenübernahme, Schulung sowie der Parallelbetrieb fallen einmalig an, treffen aber genau das kleine Büro besonders hart, das die Umstellung nebenbei stemmen muss.
Mehrere Anbieter führen eine echte Gratisstufe, etwa für drei Rechnungen im Monat oder für einen einzigen Zugang. Enthalten sind Stammdaten, Rechnungsausgang und häufig bereits XRechnung sowie ZUGFeRD. Projektabrechnung, mehrere Mandanten und der automatische Bankabgleich fehlen in dieser Stufe fast immer.
Die verbreitetste Stufe für freiberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure. Listenpreise der geprüften Anbieter beginnen bei rund 12,40 bis 12,95 Euro monatlich, umfassendere Pakete liegen bei etwa 24,90 Euro. Jahreszahlung senkt den Betrag bei vielen Anbietern um zehn bis zwanzig Prozent.
Zeiterfassung startet bei rund 7 Euro je Nutzer und Monat, sobald Projektcontrolling hinzukommt. Systeme mit Projektabrechnung und kaufmännischem Unterbau liegen bei etwa 31,50 Euro für die Einstiegsstufe und rund 45,50 Euro für den vollen Funktionsumfang, jeweils netto. Zusatzmodule rechnen die Anbieter getrennt ab.
Im Segment der Planungsbüro-Software ist das Paket für ein kleines Team verbreitet. Ein geprüfter Anbieter berechnet 150 Euro monatlich für bis zu fünf Nutzer, jeder weitere Zugang kostet 30 Euro, netto bei jährlicher Abrechnung. Umfassendere Bürosuiten nennen ihren Preis meist erst nach einer Bedarfsaufnahme.
Den Lizenzpreis nennt jedes Angebot, den Rest selten. Einrichtung sowie Datenübernahme fallen einmalig an und erreichen im Branchensegment schnell einen dreistelligen bis vierstelligen Betrag. Schulungen rechnen Anbieter nach Tagessatz oder je Teilnehmer ab. Zusatzmodule für Zeiterfassung, Honorarermittlung, DATEV-Export oder E-Rechnung kosten monatlich extra, ebenso jeder weitere Mandant. Bei lokaler Installation kommen jährliche Wartung sowie eigene Sicherung hinzu, bei Cloud-Verträgen die Frage, in welchem Format Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückerhalten. Der größte Posten taucht in keinem Angebot auf: die eigene Arbeitszeit im Parallelbetrieb. Rechnen Sie deshalb Lizenz, Module, Einmalkosten und geschätzte Bürostunden über 36 Monate zusammen, bevor Sie zwei Anbieter vergleichen.
1 Wofür steht die Abkürzung HOAI? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Was beschreibt der Leistungsstand in einer Abschlagsrechnung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Wozu dient eine Nachkalkulation? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Was ist eine XRechnung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Was meint „All-in-One“ gegenüber „Best-of-Breed“? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: die wichtigsten Begriffe rund um Honorar und Buchhaltung im Ingenieurbüro
Die Abrechnung im Planungsbüro mischt Begriffe aus Werkvertragsrecht, Honorarrecht sowie Steuerrecht. Die folgenden achtzehn Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf.
- HOAI
Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure regelt als Verordnung die Honorare für Planungsleistungen in Deutschland. Seit der Novelle 2021 richtet sich das Honorar nach § 7 HOAI nach der in Textform getroffenen Vereinbarung. Ohne eine solche Vereinbarung gilt für Grundleistungen der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart.
- Leistungsphase
Ein abgegrenzter Abschnitt einer Planungsleistung, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung. Die HOAI ordnet jeder Phase einen Anteil am Gesamthonorar zu. In der Software bildet die Leistungsphase die Ebene, auf der Stunden gebucht und Abschläge abgerechnet werden.
- Honorarzone
Eine Einstufung des Planungsauftrags nach Schwierigkeitsgrad, die in der HOAI von geringen bis zu sehr hohen Anforderungen reicht. Die Zone beeinflusst gemeinsam mit den anrechenbaren Kosten die Honorargrundlage. Seit 2021 wirken diese Werte als Orientierung für die freie Vereinbarung.
- Anrechenbare Kosten
Der Teil der Baukosten, der nach der HOAI als Grundlage der Honorarermittlung dient. Nicht alle Kosten eines Bauvorhabens zählen dazu, und die Abgrenzung entscheidet spürbar über die Honorarhöhe. Branchensoftware ermittelt diese Größe aus der hinterlegten Kostenberechnung.
- Leistungsstand
Der Anteil der vereinbarten Leistung, den ein Büro bis zu einem Stichtag erbracht hat. Aus dem Leistungsstand entsteht die Höhe der nächsten Abschlagsrechnung. Ohne gepflegte Projektstruktur bleibt diese Angabe eine Schätzung, die im Streitfall schwer zu belegen ist.
- Abschlagsrechnung
Eine Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen während der Projektlaufzeit. Nach § 632a Abs. 1 BGB kann der Auftragnehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Der Nachweis erfolgt über eine Aufstellung, die eine rasche sowie sichere Beurteilung ermöglicht.
- Kumulierte Schlussrechnung
Die abschließende Rechnung eines Projekts, die das gesamte Honorar ausweist und sämtliche bereits gezahlten Abschläge davon abzieht. Diese Form macht den Rechenweg nachvollziehbar und verhindert doppelte Forderungen. Software erzeugt die Aufstellung aus den gebuchten Teilrechnungen.
- Nachtrag
Eine Zusatzleistung, die während der Projektlaufzeit über den ursprünglichen Auftrag hinaus vereinbart wird, etwa eine geänderte Planungsvariante. Ein Nachtrag braucht eine eigene Vereinbarung sowie eine eigene Abrechnungsposition. In der Praxis entstehen hier die häufigsten Honorarverluste.
- Projektzeiterfassung
Die Erfassung geleisteter Arbeitszeit auf Projekt, Leistungsphase sowie Tätigkeit. Sie liefert die Grundlage für Abrechnung nach Aufwand, Nachkalkulation und Auslastungsplanung. Verlässlich wird die Erfassung nur bei tagesaktueller Buchung mit einem festen Freigabeschritt.
- Stundenverrechnungssatz
Der Satz, zu dem eine Arbeitsstunde dem Auftraggeber berechnet wird. In die Kalkulation fließen Personalkosten, Gemeinkosten sowie der Anteil produktiver Jahresstunden ein. Ein Satz ohne Gemeinkostenanteil führt dazu, dass Projekte trotz voller Auslastung keinen Deckungsbeitrag bringen.
- Gemeinkostenzuschlag
Ein prozentualer Aufschlag, der die nicht direkt zurechenbaren Kosten eines Büros auf die produktiven Stunden verteilt. Dazu zählen Miete, Versicherungen, Software, Fortbildung und Verwaltung. Der Zuschlag gehört jährlich überprüft, weil sich Auslastung und Fixkosten verschieben.
- Nachkalkulation
Der Vergleich zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand eines Projekts. Erfasste Stunden sowie Fremdkosten stehen dem abgerechneten Honorar gegenüber. Erst diese Gegenüberstellung zeigt, ob ein Auftrag getragen hat, und liefert Erfahrungswerte für das nächste Angebot.
- Deckungsbeitrag
Der Betrag, der nach Abzug der direkt zurechenbaren Kosten eines Projekts zur Deckung der Gemeinkosten übrig bleibt. Ein positiver Deckungsbeitrag bedeutet noch keinen Gewinn, solange die Gemeinkosten des Büros nicht gedeckt sind. Die Kennzahl eignet sich gut für den Vergleich mehrerer Projekte.
- Offene-Posten-Liste
Eine Übersicht aller gestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Sie zeigt Fälligkeiten, Zahlungsverzug sowie den Bedarf an Mahnungen. In Planungsbüros mit langen Abschlagsketten liefert diese Liste das wichtigste Frühwarnsignal für die Liquidität.
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, bei der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach Zufluss sowie Abfluss gegenübergestellt werden. Freiberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure dürfen unabhängig von der Umsatzhöhe so rechnen. Kapitalgesellschaften bilanzieren dagegen.
- GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieses Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen fordert nachvollziehbare, vollständige sowie unveränderbare Aufzeichnungen und eine Verfahrensdokumentation. Nach § 147 Abs. 3 AO gelten acht Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher.
- DATEV-Schnittstelle
Ein Exportformat, über das Buchungssätze samt Belegbildern in die Software eines Steuerbüros wandern. Die Kanzlei bucht dadurch ohne Abtippen weiter, und Rückfragen sinken. In Österreich übernimmt häufig ein BMD-Export dieselbe Aufgabe, in der Schweiz ein Export an die Treuhand.
- E-Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt. Verbreitet sind XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und eingebetteten Daten. Inländische Unternehmen müssen solche Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, für das Ausstellen laufen Übergangsfristen bis Ende 2027.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zur Buchhaltung im Ingenieurbüro, zu Honorarabrechnung, Schnittstellen und Kosten, kurz sowie anbieterneutral beantwortet.
Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für ein Ingenieurbüro?
Passend ist eine Software, die neben der Buchhaltung auch Projektstunden, Leistungsstände und Abschlagsrechnungen abbildet. Reine Rechnungsprogramme reichen für Einzelbüros mit wenigen Aufträgen im Jahr. Sobald mehrere Projekte parallel laufen und Stunden mehrerer Mitarbeitender einfließen, brauchen Sie eine Projektstruktur mit Leistungsphasen, eine Nachkalkulation und eine Schnittstelle zum Steuerbüro.
Was unterscheidet Bürosoftware für Planungsbüros von normaler Buchhaltungssoftware?
Branchensoftware kennt Projekte, Leistungsphasen und Honorarlogik, eine allgemeine Buchhaltung kennt nur Konten, Belege und Rechnungen. In der Folge erzeugt die Branchenlösung eine Abschlagsrechnung aus dem gepflegten Leistungsstand und rechnet in der Schlussrechnung alle Teilzahlungen kumuliert gegen. Eine allgemeine Buchhaltung verlangt für denselben Vorgang Handarbeit in einer Tabelle.
Reicht eine Tabellenkalkulation für die Honorarabrechnung?
Für ein Einzelbüro mit wenigen Projekten reicht eine sauber geführte Tabelle noch aus. Sobald mehrere Projekte mit Abschlägen laufen und mehrere Personen Stunden buchen, wird die Tabelle fehleranfällig. Kritisch sind vor allem die kumulierte Schlussrechnung und der Nachweis der erbrachten Leistungen, den § 632a Abs. 1 BGB für Abschlagszahlungen verlangt.
Wie stelle ich eine Abschlagsrechnung nach Leistungsstand?
Die Abschlagsrechnung weist den bis zum Stichtag erbrachten Leistungsanteil aus und nimmt Bezug auf die vereinbarte Gesamtsumme. Nach § 632a Abs. 1 BGB ist der Wert der erbrachten Leistungen durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Die spätere Schlussrechnung führt das gesamte Honorar auf und zieht alle geleisteten Abschläge kumuliert ab.
Ist das Honorar nach HOAI noch verbindlich?
Seit der Novelle 2021 sind die Honorartafeln der HOAI nicht mehr verbindlich, sie dienen als Orientierung. Nach § 7 HOAI richtet sich das Honorar nach der Vereinbarung, die beide Vertragsparteien in Textform treffen. Fehlt eine solche Vereinbarung über die Höhe, gilt für Grundleistungen der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart. Gegenüber Verbrauchern besteht zusätzlich eine Hinweispflicht in Textform.
Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker?
Cloud-Pakete für ein Einzelbüro liegen bei rund 10 bis 25 Euro im Monat, Lösungen mit Projekt- und Leistungsabrechnung bei etwa 7 bis 46 Euro je Nutzer und Monat. Teampakete im Planungsbüro-Segment starten bei rund 150 Euro monatlich für fünf Nutzer, Kauflizenzen für lokale Installationen bei 199 bis 399 Euro netto je Arbeitsplatz. Branchen- und ERP-Lösungen kalkulieren individuell. Stand dieser Erhebung ist der 20. September 2026.
Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker?
Ja, mehrere Anbieter führen eine dauerhaft kostenlose Einstiegsstufe oder eine quelloffene Variante. Diese Stufen decken Stammdaten, Rechnungsausgang und teilweise bereits XRechnung ab, begrenzen aber die Zahl der Belege oder der Zugänge. Projektabrechnung, mehrere Mandanten und der automatische Bankabgleich fehlen fast immer.
Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle?
Sinnvoll ist die Schnittstelle immer dann, wenn ein Steuerbüro den Jahresabschluss erstellt. Buchungen und Belegbilder wandern dadurch ohne Abtippen in die Kanzleisoftware, was Rückfragen und Honorarstunden spart. In Österreich übernimmt häufig ein BMD-Export dieselbe Aufgabe, in der Schweiz ein Export an die Treuhand. Klären Sie das Format vor Vertragsabschluss mit Ihrer Kanzlei.
Ab wann muss ein Ingenieurbüro E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen: Papier oder andere elektronische Formate bleiben für Umsätze bis Ende 2026 zulässig, und bis Ende 2027 gilt diese Erleichterung weiter, sofern der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht uneingeschränkt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin längst Standard.
Wie erkenne ich, ob sich ein Projekt gerechnet hat?
Die Nachkalkulation stellt die erfassten Projektstunden und die Fremdkosten dem tatsächlich abgerechneten Honorar gegenüber. Erst diese Gegenüberstellung zeigt den Deckungsbeitrag eines Auftrags. Aussagekräftig wird die Rechnung nur mit einem kalkulierten Stundensatz, der Gemeinkosten und unproduktive Zeit enthält.
Wie lange muss ich Belege und Buchungen aufbewahren?
Buchungsbelege bewahren Sie nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Elektronische Belege müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Prüfen Sie deshalb vor Vertragsabschluss, in welchem Format Sie Ihre Daten am Ende der Zusammenarbeit zurückerhalten.
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