Buchhaltungssoftware für Ingenieure & Techniker Vergleich 2026
Das sind die besten 80 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
13 Min. Lesezeit
4,2 (14) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Gelbes Stahllineal in Fragezeichenform mit orangem Würfel darunter, auf dem "WIE JETZT?" steht

Im Ingenieurbüro entsteht der Umsatz lange vor der Rechnung. Eine Leistungsphase läuft über Monate, das Honorar fließt in Abschlägen, die Stunden dazu liegen auf mehreren Projekten, und am Ende soll die Schlussrechnung alle Teilzahlungen sauber gegenrechnen. Eine allgemeine Finanzbuchhaltung kennt diese zweite Achse nicht: Sie führt Konten, Belege sowie die Umsatzsteuervoranmeldung, aber keinen Leistungsstand. Genau an dieser Bruchstelle entscheidet sich die Softwarewahl. Dieser Ratgeber ordnet anbieterneutral ein, welche Arten von Software zur Wahl stehen, worauf Sie bei Honorarlogik, DATEV-Anbindung, E-Rechnung sowie GoBD achten müssen, wie eine Einführung abläuft und was die Systeme im Jahr 2026 tatsächlich kosten.


Mögliche Anbieter

Wir haben 80 Buchhaltungssoftware für Ingenieure & Techniker für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Abacus

Wittenbach, Schweiz Integriertes ERP Branchenlinie Planer

Abacus ist die integrierte ERP-Gesamtlösung der Abacus Research AG aus Wittenbach bei St. Gallen. Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung verzahnen sich mit Projektverwaltung, Leistungserfassung sowie Zeiterfassung. Für Planungs- und Ingenieurbüros führt der Anbieter eine eigene Branchenlinie.

AbaNinja

Wittenbach, Schweiz Aus dem Abacus-Umfeld QR-Rechnung

AbaNinja ist die Cloud-Buchhaltungs- und Auftragslösung der DeepCloud AG aus dem Abacus-Umfeld mit Sitz in Wittenbach. Das Angebot mit Offerten, Rechnungen mit QR-Code, Zahlungsabgleich, Spesen sowie Zeiterfassung richtet sich an KMU und Selbstständige, im Planungsbüro also an kleine Einheiten ohne SIA-Honorarmodell.

Accountable

Berlin, Deutschland BaFin-beaufsichtigt 40.000+ Selbstständige

Accountable ist eine Steuer- und Buchhaltungs-App für Selbstständige in Deutschland, betrieben von der Accountable SA aus Belgien mit Niederlassung in Berlin. Rechnungen, Belege, Umsatzsteuervoranmeldung sowie Steuererklärung laufen in einer Oberfläche. Einzelbüros mit EÜR erhalten eine schlanke Basis.

Accounto

Zürich, Schweiz Fokus Treuhand Automatisierte Buchung

Accounto ist eine Schweizer Cloud-Plattform für automatisierte Buchhaltung, betrieben von der Accounto AG an der Hardturmstrasse 161 in Zürich. Die Plattform richtet sich an Treuhandunternehmen und deren KMU-Mandate; für Planungsbüros deckt Accounto die Buchhaltungsseite hinter dem Treuhänder ab.

ADDISON

Wolters Kluwer Für Steuerkanzleien ZUGFeRD-Verarbeitung

ADDISON ist die Linie für Rechnungswesen und Kanzleiorganisation von Wolters Kluwer in Deutschland: Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Lohn sowie Mandantenportale. Steuerkanzleien führen damit die Mandantenbuchhaltung, Ingenieurbüros liefern Belege zu. Eine Branchenlinie für Planungsbüros gehört nicht dazu.

Agenda

Rosenheim, Bayern 380.000 Nutzer GoBD-geprüft

Agenda ist ein Rosenheimer Softwarehaus für Rechnungswesen, Lohnabrechnung und Kanzleiorganisation, dessen Programme Steuerberater, selbstständige Buchhalter sowie Unternehmen nutzen. Für Ingenieurbüros zählt vor allem die Fibu-Schiene samt Beleg-App und enger Anbindung an die Steuerkanzlei.

Atlanto

St. Gallen, Schweiz Treuhand-Bereich App-Marktplatz

Atlanto ist eine Schweizer Business-Software der Atlanto AG aus St. Gallen, die den Weg von der Offerte bis zur Rechnung samt Buchhaltung abbildet. Für kleine Technik- und Planungsbüros zählen vor allem das Zeitmanagement-Modul mit Mobile App sowie der Treuhand-Bereich für die Übergabe an den Treuhänder.

Banana Buchhaltung

Viganello, Schweiz QR-Rechnung Kostenloser Plan

Banana Buchhaltung ist eine Schweizer Buchhaltungssoftware der Banana.ch SA aus Viganello, verfügbar als Desktop-Programm sowie in der Cloud. Für selbstständige Ingenieure und kleine Planungsbüros in der Schweiz deckt die Software die Finanzbuchhaltung samt MWST-Abrechnung, QR-Rechnung sowie projektbezogener Auswertung ab.

Bau-SU

Wedemark bei Hannover DATEV-Export XRechnung, ZUGFeRD

BauSU ist eine modulare ERP-Bausoftware der Bau-Software Unternehmen GmbH aus Wedemark für Bauunternehmen und Betriebe des Baugewerbes. Kalkulation, Stundenerfassung, Aufmaß sowie eine Bau-Finanzbuchhaltung mit DATEV-Export, XRechnung und ZUGFeRD greifen dabei in einem System ineinander.

Baunex

Basel, Schweiz bexio-Schnittstelle App für iOS und Android

Baunex ist eine Schweizer Cloud-Software der Baunex GmbH aus Basel für Bau- und Handwerksbetriebe, von der Offerte über Rapporte auf der Baustelle bis zur QR-Rechnung. Die Buchhaltung selbst bleibt außen vor, dafür übergibt eine bexio-Schnittstelle die Daten an die Finanzbuchhaltung.

bexio

Rapperswil-Jona, Schweiz ISO 27001 Swiss Made Software

bexio ist eine Schweizer Cloud-Business-Software der bexio AG aus Rapperswil für KMU und Selbstständige. Offerten, Faktura, Buchhaltung mit MWST-Abrechnung, QR-Rechnung sowie die Bankanbindung laufen in einem Konto, das kleinen Planungsbüros als Verwaltungs- und Buchhaltungsbasis dient.

Billomat

Berlin, Deutschland Betrieb: aifinyo AG Offene API

Billomat ist eine Cloud-Rechnungs- und Buchhaltungssoftware der Berliner aifinyo AG für Kleinunternehmer, Freiberufler sowie den Mittelstand. Angebote, Online-Rechnungen, Mahnwesen, Einnahmenüberschussrechnung und E-Rechnung decken die schlanke Faktura eines kleinen Ingenieurbüros ab.

bizSoft

Wien, Österreich RKSV-konform Faktura, Lager, Fibu

bizSoft ist eine österreichische Büro- und Warenwirtschaftssoftware mit Fakturierung, Buchhaltung sowie RKSV-Registrierkasse. Hinter dem Produkt steht die bizSoft Business Software GmbH am Wiener Opernring. Für ein Planungsbüro zählt vor allem die Verbindung aus Auftrags-, Projekt- und Zeiterfassung mit der laufenden Buchhaltung.

BMD

Steyr, Österreich Linie für Steuerberatung BMD-Com-Übergabe

BMD NTCS ist die integrierte Business-Software der BMD SYSTEMHAUS GesmbH aus Steyr mit Rechnungswesen, Warenwirtschaft, Personal und CRM in einem System. Für Ingenieur- und Planungsbüros deckt NTCS die Kette vom Projekt über die Zeit- sowie Leistungserfassung bis zur Fakturierung samt Buchhaltung ab.

BRZ Deutschland

Nürnberg, Deutschland über 13.000 Kunden Fokus Bauwirtschaft

BRZ Deutschland aus Nürnberg liefert Software und Outsourcing für die Bauwirtschaft, inzwischen unter der Dachmarke Suiteify. Das Rechnungswesen deckt der Bereich Finance mit Bau-Buchhaltung ab, hinzu kommen Baulohn, Bau-ERP sowie brz 365 Bautechnik für die Bauabwicklung.

BuchhaltungsButler

Berlin, Deutschland DATEV-Export GoBD-konform

BuchhaltungsButler ist eine Online-Buchhaltung der gleichnamigen GmbH aus Berlin, ausgerichtet auf Freiberufler und kleine Unternehmen. Automatisierte Belegerfassung, Bankabgleich sowie Exporte zu DATEV und zum Finanzamt decken für ein Technikbüro die laufende Buchhaltung samt Übergabe ans Steuerbüro ab.

c2go

Gescher, Deutschland ERP für Planungsbüros GoBD-konform

c2go ist ein als SaaS bereitgestelltes ERP-System der company to cloud GmbH aus Gescher, mit eigener Branchenseite für Architektur- und Ingenieurbüros. Projektmanagement, Zeiterfassung, AVA sowie Preisspiegel verbinden sich mit Angebots-, Auftrags- und Rechnungserstellung im selben System.

CashCtrl

Münchenstein, Schweiz Schweizer Cloud-Lösung Gratis-Stufe FREE

CashCtrl ist eine Schweizer Cloud-Lösung der CashCtrl AG aus Münchenstein für Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Adressverwaltung. Für ein Planungsbüro deckt die Software die doppelte Buchhaltung samt Debitoren und Kreditoren ab, hinzu kommt der Anschluss an einen Schweizer Treuhänder.

Collmex

Saarbrücken, Deutschland seit 2003 über 10.000 Kunden

Collmex ist integrierte Cloud-Unternehmenssoftware der Collmex GmbH aus Saarbrücken für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Für technische Büros zählt vor allem der Buchhaltungsteil: Finanzbuchhaltung mit EÜR oder Bilanz, Umsatzsteuervoranmeldung, Offene-Posten-Verwaltung sowie Faktura in einem System.

Crésus

Yverdon-les-Bains, CH QR-Rechnung und eBill FiduSync für Treuhand

Crésus ist eine modulare Schweizer Lösung der Epsitec SA aus Yverdon-les-Bains und verbindet Comptabilité, Facturation sowie Salaires. Technische Büros erhalten damit eine echte doppelte Buchhaltung mit MWST-Abrechnung, Schweizer QR-Rechnungen und einen Bankabgleich, der Zahlungen zu Akontorechnungen an Bauherrschaften zügig verbucht.

DATEV

Nürnberg, Deutschland Genossenschaft DATEV-Schnittstelle

DATEV eG ist eine Genossenschaft aus Nürnberg sowie der De-facto-Standard für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberatern in Deutschland. Für Ingenieur- und Planungsbüros zählt DATEV vor allem als Gegenstelle: Belege laufen über DATEV Unternehmen online fortlaufend in die Kanzlei.

DELTAproject

Zürich, Schweiz Honorar nach Baukosten Kennzahlen nach SIA

DELTAproject ist eine Schweizer Bürosoftware der DELTA Engineering GmbH aus Zürich für Architektur- und Planungsbüros. Bauprojekt-Management, Arbeitszeiterfassung, Kostenüberwachung sowie Honorar- und Rechnungswesen laufen in einem System, inklusive Honorarkalkulation nach Baukosten oder Zeitaufwand.

Diamant Software

Bielefeld, Deutschland ab 50 Mitarbeitende Konzernkonsolidierung

Diamant Software ist eine Rechnungswesen- und Controlling-Lösung der Diamant Software GmbH aus Bielefeld für Unternehmen ab rund 50 Mitarbeitenden. Größere Ingenieurgesellschaften erhalten eine vollwertige Finanzbuchhaltung mit Bilanzierung, digitalem Kreditorenworkflow sowie Kosten- und Leistungsrechnung.

Dolibarr

Open Source modularer Aufbau On-premise oder SaaS

Dolibarr ist eine quelloffene ERP- und CRM-Suite der Dolibarr Association, in der nur die benötigten Module aktiv bleiben. Für Planungs- und Ingenieurbüros zählen CRM mit Angeboten, Aufträge, Projekte mit Zeiterfassung sowie Verträge; der Betrieb läuft on-premise, per Docker oder als SaaS über Partner.

easybill

Kaarst, Deutschland XRechnung und ZUGFeRD DATEV-Format-Export

easybill ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Belegsoftware der easybill GmbH aus Kaarst. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Abschlagsrechnungen entstehen im Browser. XRechnung und ZUGFeRD stehen bereit, Projektverwaltung sowie Zeiterfassung ergänzen die Faktura. Die Buchführung bleibt beim Steuerbüro.

ERPNext

Open Source Mumbai, Indien ERP mit Projektmodul

ERPNext ist ein quelloffenes ERP von Frappe Technologies aus Mumbai mit vollwertiger doppelter Buchhaltung. Ein eigenes Projektmodul verbindet Projekt, Timesheet und Rechnung, womit Planungsbüros Stunden projektbezogen fakturieren. Die Lokalisierung für den DACH-Raum liegt bei Implementierungspartnern.

everbill

Wien, Österreich FN 382303k, HG Wien Registrierkasse

everbill ist eine schlanke österreichische Online-Lösung der everbill GmbH aus Wien für Fakturierung und Buchhaltung. Rechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen, Lagerverwaltung sowie Registrierkasse gehören zum Umfang. Gedacht ist das Programm für EPU und Kleinunternehmen, die ihr Steuerbüro mit Belegen beliefern.

FastBill

Frankfurt am Main seit 2007 Deutsches Rechenzentrum

FastBill ist eine Online-Lösung der FastBill GmbH aus Frankfurt am Main für Abrechnung und Buchhaltung, seit 2007 am Markt. Rechnungsstellung, Belegdigitalisierung, Banking-Abgleich sowie Umsatzsteuervoranmeldung greifen ineinander. Für Technikbüros zählt vor allem die eigene Projektzeiterfassung.

FreeFinance

Schwechat, Österreich Teil der RISE-Gruppe Registrierkasse RKSV

FreeFinance ist eine österreichische Online-Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware der manubu gmbh aus Schwechat, Teil der RISE-Gruppe. FinanzOnline-Anbindung, Registrierkasse nach RKSV sowie Bankanbindung gehören zum Umfang. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und doppelte Buchhaltung stehen gleichermaßen bereit.

GnuCash

Open Source Desktop-Anwendung Community-Projekt

GnuCash ist eine freie Open-Source-Software für doppelte Buchführung, getragen vom GnuCash Project als Freiwilligenprojekt ohne Firmensitz. Die Desktop-Anwendung läuft unter Linux, Windows und macOS, hinzu kommen Konten, Berichte, Budgets sowie Multi-Währung. Für kleine Technikbüros bleibt das Programm eine kostenlose Fibu-Basis.

Haufe X360

Freiburg, Deutschland Cloud-ERP auf Acumatica Neun Kernmodule

Haufe X360 ist ein modulares Cloud-ERP auf Acumatica-Basis aus Freiburg, vertrieben über zertifizierte Implementierungspartner. Für Planungs- und Ingenieurbüros zählt das Projektcontrolling mit Budget- sowie Kostenüberwachung, hinzu kommen die Zuordnung von Zeitaktivitäten und die meilensteinbasierte Fakturierung.

HOAI-Pro

Dresden, Deutschland HOAI 2021 bis 1996 10.800 Installationen

HOAI-Pro 2026 der Weise Software GmbH aus Dresden ist eine Windows-Software für Honorarberechnung, Angebote und Rechnungen nach HOAI 2021, 2013, 2009 sowie 1996. Planungs- und Ingenieurbüros rechnen damit Leistungsphasen, Zu- und Abschläge sowie Pauschalhonorare ab; die Finanzbuchhaltung bleibt außen vor.

Infoniqa

Wels, Österreich AT, DE und CH Marke Suiteify

Infoniqa ist ein österreichischer HR- und Finance-Softwareanbieter aus Wels, dessen Website inzwischen unter der Gruppenmarke Suiteify auftritt. Die Finance-Linie deckt Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- sowie Anlagenbuchhaltung ab; für Ingenieurbüros zählen Projektzeiterfassung, Kostenrechnung und E-Rechnung.

ingo365

Wels, Österreich HOAI- und AHO-Import DATEV und BMD

ingo365 ist die ERP- und Buchhaltungsplattform der NewVision Software GmbH aus Wels, ausdrücklich für Planungsbüros entwickelt. HOAI, AHO und Lechner lassen sich als Kalkulationsgrundlage importieren sowie bis zur kumulierten Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnung weiterverarbeiten.

KingBill

Wien, Österreich Desktop oder Cloud Steuerberater-Export

KingBill ist ein Wiener Rechnungsprogramm für EPU und KMU, wahlweise als Desktop-Version FLEX oder als Cloud-Variante ONLINE. Selbstständige Techniker schreiben damit Angebote, Rechnungen sowie Mahnungen; die doppelte Buchhaltung bleibt beim Steuerberater, den ein eigener Export beliefert.

Kivitendo

Open Source Bonn, Deutschland ZUGFeRD seit 2020

Kivitendo ist ein Open-Source-Basis-ERP der kivitendo GmbH aus Bonn mit Angeboten, Rechnungen, Mahnwesen sowie kaufmännischer Finanzbuchhaltung samt SKR03/SKR04 und DATEV-Export. ZUGFeRD 2.x gehört seit 2020 dazu. Eine Branchenlösung für Ingenieur- und Planungsbüros fehlt, Anpassungen laufen über das Partnernetzwerk.

KLARA

Luzern, Schweiz Schweizerische Post QR-Rechnung

KLARA ist eine cloudbasierte Business-Software für Schweizer KMU, betrieben von der ePost Service AG in Luzern, einer Digitalisierungsspezialistin der Schweizerischen Post. Für Planungs- und Ingenieurbüros decken die Module Auftrag, Zeiterfassung sowie Buchhaltung die projektbezogene Stundenerfassung bis zur Fakturierung ab.

Kobold Control

Wuppertal, Deutschland HOAI- und AHO-Honorare KOBOLD by everii

KOBOLD CONTROL ist eine Software für Projektmanagement und Controlling der everii Germany GmbH in Wuppertal, entwickelt ausdrücklich für Planungs-, Architektur- sowie Ingenieurbüros. Kernstück ist die Honorarkalkulation nach HOAI mit Honorartafeln 2002 bis 2021, Kostengruppen nach DIN 276 sowie Leistungsbildern nach AHO.

KUMAVISION Project365

Markdorf, Deutschland Dynamics 365 BC Projektzeiterfassung

project365 ist die ERP-Branchenlösung der KUMAVISION AG aus Markdorf für projektbasiert arbeitende Dienstleister, aufgebaut auf Microsoft Dynamics 365 Business Central. Für Ingenieur- und Konstruktionsbüros verbindet die Lösung Projektstrukturplan, Ressourcenplanung sowie Finanzbuchhaltung in einem System.

Lexware Office

Freiburg, Deutschland XRechnung, ZUGFeRD DATEV-Export

Lexware Office, bis 2024 lexoffice, ist eine Cloud-Buchhaltungs- und Rechnungssoftware von Haufe-Lexware in Freiburg für Selbstständige, Freiberufler sowie kleine Unternehmen. Für einzelne Ingenieure oder Sachverständige deckt die Lösung Faktura, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie E-Rechnung ab.

MehrData

Frauental, Österreich Modul mds finance Fachhandel, Handwerk

MehrData (mds enterprise) ist ein ERP-System der MEHR Datasystems Service GmbH aus Frauental an der Lassnitz, mit dem Buchhaltungsmodul mds finance. Der Anbieter richtet sich an den technischen Fachhandel sowie an das Handwerk, eine eigene Lösung für Ingenieur- und Planungsbüros führt er nicht.

mesonic WinLine

Mauerbach, Österreich Standorte AT und DE Modul Rechnungswesen

WinLine ist eine modular aufgebaute ERP-Suite der mesonic datenverarbeitung gesellschaft m.b.h. aus Mauerbach in Österreich. Die Modulübersicht führt Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, Warenwirtschaft, PPS sowie CRM und Workflows. Für Planungsbüros zählt die Kette vom Angebot bis zur Buchung in einem System.

Messerli Informatik

Spreitenbach, Schweiz UID CHE-105.866.556 Integrierte Gesamtlösung

Messerli Informatik AG aus Spreitenbach liefert eine integrierte Schweizer Branchenlösung aus Bauadministration, Projekt- und Zeiterfassung, Nachkalkulation sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung. Für technische Büros zählt die durchgehende Kette von der erfassten Projektstunde über die Nachkalkulation bis in die Finanzbuchhaltung.

MOCO

Binz, Schweiz rund 7.000 Unternehmen gegründet 2014

MOCO ist eine ERP-Software für projektbasierte Dienstleister, betrieben von der everii Switzerland GmbH in Binz. Von Angebot über Zeiterfassung bis Rechnung läuft der Auftrag in einem System; für Ingenieurbüros zählt vor allem die projektbezogene Nachkalkulation. Eine eigene Finanzbuchhaltung enthält MOCO nicht.

MonKey Office

Cottbus, Deutschland macOS und Windows DATEV-Schnittstelle

MonKey Office ist eine Desktop-Buchhaltung für macOS und Windows von der ProSaldo GmbH in Cottbus. Kleine Ingenieur- und Technikbüros führen damit EÜR oder Bilanz selbst, melden die Umsatzsteuer per ELSTER an das Finanzamt und geben die Daten über den integrierten DATEV-Export an das Steuerbüro weiter.

Myfactory

München, Deutschland Teil der Forterro-Gruppe Modulares Cloud-ERP

Myfactory ist ein modulares Cloud-ERP aus München, betrieben von der Forterro Deutschland GmbH innerhalb der europäischen Forterro-Gruppe. Finanzbuchhaltung, E-Rechnung, CRM sowie Projekt- und Ressourcenmanagement liegen in einem System, womit Ingenieurbüros ohne Systembruch projektbezogen nachkalkulieren.

NAVAX

Standorte in Österreich seit 1994 Microsoft Dynamics 365

NAVAX ist eine 1994 gegründete österreichische Unternehmensgruppe für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die NAVAX Consulting GmbH implementiert Microsoft Dynamics 365 Business Central samt Finanzverwaltung, Projektmodul sowie Power BI, unter anderem für Professional Services und Construction.

NEVARIS

Bremen, Deutschland Nemetschek Group AVA und Abrechnung

NEVARIS ist eine Bau- und Planungssoftware der Nemetschek Group mit Sitz in Bremen. NEVARIS Build deckt AVA, Kalkulation, Abrechnung sowie Nachträge ab, NEVARIS Finance bringt Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft und Baulohn. Der Schwerpunkt liegt auf der bauseitigen Mengen- und Kostenabrechnung.

Odoo

Grand-Rosière, Belgien Open Source EDI mit Peppol

Odoo ist eine modulare Open-Source-Suite der Odoo SA mit Hauptsitz in Grand-Rosière in Belgien. Projekte, Zeiterfassung und Buchhaltung laufen in einem System, erfasste Projektstunden gehen direkt in die Fakturierung. Für Planungsbüros entsteht daraus eine Nachkalkulation je Projekt und Aufgabe.

offisy

Leonding, Österreich Registrierkassenpflicht AT Firmenbuch FN 410653b

offisy ist eine Cloud-Software der offisy GmbH aus Leonding für Termin-, Kunden- und Rechnungsverwaltung. Der Fokus liegt auf Betrieben mit Terminbuchung, zum Kern zählen Angebote, Rechnungen sowie Kassenfunktionen für die Registrierkassenpflicht. Für Technikbüros bleibt offisy eine schlanke Fakturalösung ohne Honorarabrechnung.

orgaMAX

Detmold, Deutschland über 60.000 Anwender DATEV-Export

orgaMAX ist eine Bürosoftware der deltra Business Software aus Detmold für Selbstständige und kleine Unternehmen. Auftragsbearbeitung, Faktura und Buchhaltung mit EÜR sowie Umsatzsteuervoranmeldung stecken in einem Paket. Für Planungsbüros zählen vor allem Projektzeiterfassung, Abschlagsrechnungen und der DATEV-Export.

Papierkram

Wiesbaden, Deutschland Kostenloser Tarif Zeiterfassung integriert

Papierkram ist eine Cloud-Buchhaltung der odacer finanzsoftware GmbH aus Wiesbaden für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen. Rechnungen, Belege, Projektmanagement und Zeiterfassung liegen in einem Werkzeug. Für Planungsbüros zählt die Kopplung von Projektzeiten und Abrechnung samt kostenlosem Einstiegstarif.

Phase0

Berlin, Deutschland über 1.000 Büros HOAI-Abrechnung

Phase0 ist eine in Berlin entwickelte, in Deutschland gehostete Software der Phase0 GmbH für kleine Architektur- und Ingenieurbüros. HOAI-Honorarangebote, Abschlagsrechnungen nach Leistungsphasen, AVA und eine Bautagebuch-App gehören dazu. Über 1.000 Büros zählt der Anbieter als Kunden, die Buchführung bleibt beim Steuerbüro.

plansync

Stuttgart, Deutschland HOAI 2021 integriert XRechnung, ZUGFeRD

plansync ist eine browserbasierte Bürosoftware der plansync UG (haftungsbeschränkt) aus Stuttgart für Architektur- und Ingenieurbüros. Angebote, Projekte, Zeiterfassung, Controlling und Honorarabrechnung nach HOAI 2021 liegen in einem System. Eine Finanzbuchhaltung enthält plansync nicht, die Buchführung bleibt außerhalb.

Proffix

Altendorf, Schweiz Teil der Forterro-Gruppe Modulares KMU-ERP

Proffix Px5 ist ein modulares Schweizer KMU-ERP der Forterro Schweiz Proffix AG aus Altendorf, mit Rechnungs- und Zahlungswesen samt Debitoren sowie Kreditoren. Für Ingenieur- und Planungsbüros zählt die Ausbaustufe Dienstleistungen: zentrale Stundenverwaltung, Leistungsrapporte und automatisierte Verrechnung.

PROJEKT PRO

Neubeuern, Bayern HOAI-Rechner integriert XRechnung und ZUGFeRD

PROJEKT PRO aus Neubeuern in Oberbayern ist eine Branchensoftware für Controlling und Management in Architektur- sowie Ingenieurbüros. Der integrierte HOAI-Rechner kalkuliert alle Leistungsphasen, kumulative Abrechnungen bilden Rechnungen nach Leistungsstand ab, XRechnung und ZUGFeRD werden unterstützt.

Projektron BCS

Berlin, Deutschland über 850 Kunden weltweit EN16931-Validierung

Projektron BCS aus Berlin bündelt Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung in einem System. Erfasste Stunden gibt die Projektleitung zur Rechnung frei; XRechnung, ZUGFeRD, ebInterface sowie QR-Rechnung stehen bereit. BCS ersetzt keine Finanzbuchhaltung.

ProSaldo.net

Wien, Österreich Teil der Visma Group e-Rechnung an den Bund

ProSaldo.net ist eine österreichische Online-Software für Buchhaltung und Fakturierung aus Wien, Teil der Visma Group. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie doppelte Buchführung sind abgedeckt, dazu die e-Rechnung an den Bund. Für Technikbüros bleibt der Nutzen auf Faktura und Buchhaltung beschränkt.

Run my Accounts

Stäfa, Kanton Zürich Software plus Treuhand UID CHE-114.367.720

Run my Accounts aus Stäfa im Kanton Zürich verbindet eine Cloud-Buchhaltungssoftware mit ausgelagerten Treuhand-Dienstleistungen: Das Büro reicht Belege digital ein, der Anbieter verbucht sie samt Löhnen und Spesen. Für Ingenieurbüros passt das Modell, wenn die Buchhaltung vollständig abgegeben werden soll.

RZA

Gmünd, Niederösterreich Registrierkasse inklusive Software aus Österreich

RZA aus Gmünd in Niederösterreich liefert Buchhaltungs-, Fakturierungs- und Warenwirtschaftssoftware für KMU, ergänzt um Registrierkasse sowie Lohn- und Gehaltsverrechnung. Für selbstständige Techniker deckt das Programm Angebot, Auftrag und Rechnung sowie die Buchhaltung nach österreichischem Recht ab.

RZL Software

Tumeltsham, Österreich Seit über 40 Jahren EBICS-Banking

RZL Software aus Tumeltsham in Oberösterreich liefert ein klassisches Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung, Einnahmen-/Ausgabenrechnung, Anlagenabschreibung sowie Personalverrechnung. Für Ingenieurbüros zählt vor allem die Achse zur Steuerkanzlei, denn RZL entwickelt seit über 40 Jahren für Unternehmen und Steuerberater.

Sage 50

Sage-Konzern, UK DATEV-Export Lokal oder hybrid

Sage 50 ist die kaufmännische Komplettlösung des britischen Softwarekonzerns Sage für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland. Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Kassenbuch, Anlagenbuchhaltung sowie DATEV-Export liegen in einer Software, die lokal beziehungsweise hybrid betrieben wird.

Scopevisio

Bonn, Deutschland BSI C5, ISO 27001 Hosting in Deutschland

Scopevisio ist ein Cloud-ERP der Scopevisio AG aus Bonn mit vollwertiger Finanzbuchhaltung sowie einem Bereich für Professional Services Automation. Planungs- und Ingenieurbüros nutzen vor allem die Strecke von der projektbezogenen Zeiterfassung über die Auftragsabrechnung bis ins Projektcontrolling.

SelectLine

Magdeburg, Deutschland über 40.000 Anwender XRechnung und ZUGFeRD

SelectLine aus Magdeburg bietet mit neo Finance ein eigenständiges Rechnungswesen aus Finanz- und Anlagenbuchhaltung, mit neo ERP zusätzlich Warenwirtschaft sowie CRM. Für Ingenieurbüros liefert das Paket ein bilanzfähiges Fundament samt E-Rechnung im Pflichtformat XRechnung oder ZUGFeRD.

sevDesk

Offenburg, Deutschland Standort Wien E-Rechnung, ZUGFeRD

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltung der sevDesk GmbH aus Offenburg für Selbstständige, Freiberufler sowie kleine Unternehmen. Rechnungen, Belege, Banking, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung laufen im Browser, E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber entstehen im eigenen Generator samt Viewer.

smallinvoice

Zürich, Schweiz QR-Rechnung Treuhand-Exporte

smallinvoice der Lourens Systems GmbH aus Zürich verbindet Offerten, Rechnungen, Projektverwaltung sowie minutengenaue Zeiterfassung. Eine doppelte Buchhaltung enthält die Software bewusst nicht, den Abschluss erstellt die Treuhand aus den Buchhaltungsexporten nach INFONIQA ONE 50, Banana oder Topal.

SORBA

St. Gallen, Schweiz swissdec-zertifizierter Lohn NPK-Abrechnung

SORBA 360 ist eine Schweizer Gesamtlösung für Bauhaupt- und Baunebengewerbe, entwickelt von der SORBA EDV AG in St. Gallen. Offerte und Abrechnung laufen über das NPK-Leistungsverzeichnis, das Modul Buchhaltung ergänzt Debitoren, Kreditoren, Finanz-, Lohn- und Anlagenbuchhaltung, dazu Kostenrechnung sowie Nachkalkulation.

Step Ahead

München, Deutschland Schwesterfirma in Wien E-Rechnung in stepsERP

Unter der Marke stepsERP liefert die Step Ahead GmbH aus München ein Mittelstands-ERP mit integriertem Rechnungswesen. Die Variante stepsERP für den Service stellt projektbezogene Leistungserfassung und Auftragsabrechnung in den Vordergrund, wie sie technische Dienstleister für ihre laufenden Mandate benötigen.

TimO

Usingen, Deutschland Zeiterfassung im Kern modulare Suite

TimO ist eine modulare Projekt-ERP- und Business-Suite der Time Management Office GmbH aus Usingen im Taunus. Den Kern bildet die Zeiterfassung, darauf setzt eine Projektzeiterfassung auf, mit der Planungsbüros Leistungen aufgabenbezogen buchen sowie für die Nachkalkulation auswerten.

Topal Solutions

Volketswil, Schweiz EBICS und QR-Rechnung Treuhand-Zielgruppe

Topal Solutions aus Volketswil liefert eine Schweizer Finanz- und Lohnbuchhaltung für KMU sowie Treuhandunternehmen. Kostenstellen, Budgetierung und automatische Abgrenzungen ermöglichen Planungsbüros Auswertungen je Projekt, dazu eine periodengerechte Abgrenzung mehrjähriger Mandate.

TOPIX

Ottobrunn bei München DATEV-Anbindung E-Rechnung integriert

TOPIX ist eine ERP- und Finanzbuchhaltungs-Suite der TOPIX Business Software AG aus Ottobrunn bei München. CRM, Warenwirtschaft, Projekt- sowie Zeiterfassung liegen zusammen mit einer vollwertigen Fibu samt DATEV-Anbindung in einem System, sodass Planungsbüros Stunden projektbezogen fakturieren.

Troi

München und Zürich DATEV-konformer Export Troi Live App

Troi ist eine Projekt-ERP-Lösung der Troi GmbH aus München, die Zeiterfassung, Projektkalkulation, Ressourcenplanung sowie Controlling mit digitaler Belegerfassung verbindet. Fremdleistungen und Subplaner-Rechnungen landen direkt am Projekt, ein DATEV-konformer Export übergibt sie an die Buchhaltung.

untermStrich

Wien, Österreich DATEV Unternehmen online everii Austria GmbH

untermStrich ist eine Bürosoftware für Architektur- und Planungsbüros, herausgegeben von der everii Austria GmbH in Wien mit Niederlassung in Hamburg. Projekte, Stunden, Honorare, Kosten und Abrechnung liegen in einem System, Honorare sowie Kosten lassen sich an DATEV Unternehmen online übertragen.

Vertec

Zürich, Schweiz über 1.300 Kunden Standardschnittstellen

Vertec ist eine integrierte ERP- und CRM-Standardsoftware der Vertec AG aus Zürich für projektorientierte Dienstleister ab rund 20 Nutzenden, darunter Ingenieur- und Planungsbüros. Leistungserfassung, Projektbudget, Fakturierung sowie Controlling liegen in einem System, die Buchhaltung wird über Schnittstellen angebunden.

visuplus

Salzatal, Deutschland HOAI 2001 bis 2021 DATEV-Schnittstelle

visuplus ist ein ERP-System der visu plus GmbH aus Salzatal, zugeschnitten auf Ingenieur- und Planungsbüros. Ein HOAI-Modul mit Honorartafeln, prozentual erfasste Leistungsstände je Leistungsphase, XRechnung in beide Richtungen sowie eine DATEV-Standardschnittstelle gehören zum ausgewiesenen Umfang.

weclapp

Kitzingen, Deutschland Cloud-ERP aus DE DATEV-Integration

weclapp ist ein deutsches Cloud-ERP der weclapp GmbH aus Kitzingen, das CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, Faktura sowie ein eigenes Buchhaltungsmodul bündelt. Für Technikdienstleister zählt die Kette von der gestoppten Projektzeit bis zur aufwandsbasierten Rechnung, DATEV-Integration eingeschlossen.

WinBiz

Genf, Schweiz Swissdec 5 zertifiziert 64 CHF je Zugang

Winbiz ist eine Schweizer Unternehmenssoftware der FIDUCIAL WINBIZ SA in Genf, die Buchhaltung, Fakturierung, Lohn, Einkauf, Lager und Kasse mit einem integrierten Projektmodul samt Zeiterfassung verbindet. Der Einheitspreis je Zugang liegt bei 64 CHF im Monat zuzüglich MwSt im Jahresabo, Cloud oder Lokalinstallation.

WISO MeinBüro

Neunkirchen, Siegerl. Buhl Data Service ELSTER-Übermittlung

WISO MeinBüro ist die Büro- und Buchhaltungssoftware der Buhl Data Service GmbH aus Neunkirchen im Siegerland, gedacht für Selbstständige, Freelancer sowie Kleinunternehmen. Angebote, Rechnungen, Belegverwaltung, Banking, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER liegen in einem Paket.

ZEP

Ditzingen, Deutschland über 3.000 Unternehmen DATEV-Schnittstelle

ZEP ist eine Plattform für Zeiterfassung und Professional Services Automation der ZEP GmbH aus Ditzingen bei Stuttgart. Planungs- und Ingenieurbüros erhalten eine eigene Branchenlösung, die von der Projektstunde über das Controlling bis zur Kundenrechnung reicht. Die Buchführung übernimmt das Steuerbüro über den DATEV-Export.

Zoho Books

Essen, Deutschland GoBD-konform XRechnung und ZUGFeRD

Zoho Books ist die GoBD-konforme Buchhaltungsplattform aus der Zoho-Suite, in Deutschland vertreten durch die Zoho Corporation GmbH in Essen. Projekte mit Budgetstunden, ein integrierter Timer sowie der DATEV-kompatible Export verbinden die Leistungserfassung im Technikbüro mit der laufenden Buchhaltung.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker, und brauchen Sie wirklich eine?

Gelbes Stahllineal in Fragezeichenform mit orangem Würfel darunter, auf dem "WIE JETZT?" steht
Erst die Frage nach der eigenen Bürogröße entscheidet, ob eine Tabelle noch reicht oder eine Software die Abrechnung übernehmen sollte.

Eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker verbindet zwei Welten: die Finanzbuchhaltung mit Konten, Belegen sowie Umsatzsteuervoranmeldung und die Projektabrechnung mit Leistungsstand, Abschlagsrechnung und Stundennachweis. Ein reines Rechnungsprogramm deckt nur die erste Hälfte ab. Ab drei parallel laufenden Projekten mit Abschlägen kippt der Aufwand einer Tabellenlösung.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Buchführung als die planmäßige, lückenlose sowie geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle auf Grundlage von Belegen. Im Planungsbüro kommt eine zweite Ordnung hinzu. Jede Stunde, jede Fremdrechnung und jeder Abschlag gehören zusätzlich zu einem Projekt, häufig sogar zu einer einzelnen Leistungsphase. Eine Softwarelösung für diese Branche führt deshalb neben dem Kontenrahmen eine Projektstruktur, in der Auftragssumme, erbrachte Leistung, gestellte Abschläge und offene Restsumme jederzeit ablesbar bleiben.

Nach oben grenzt sich diese Gattung gegen das ERP für technische Dienstleister ab. Solche Systeme verwalten zusätzlich Ressourcen, Einkauf, Lager sowie Personalprozesse und richten sich an Büros ab etwa fünfzig Beschäftigten. Nach unten steht das schlanke Rechnungsprogramm: Angebot, Rechnung, Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung, mehr nicht. Dazwischen liegt das eigentliche Feld dieses Vergleichs, nämlich Software, die Projektabrechnung und Buchhaltung zusammenführt.

Der Rechtsrahmen erklärt, warum die Branche eigene Werkzeuge braucht. Nach § 632a Abs. 1 BGB darf ein Auftragnehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten, vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen; nachzuweisen ist dieser Wert durch eine Aufstellung, die eine rasche sowie sichere Beurteilung ermöglicht. Diese Aufstellung entsteht nicht von selbst. Sie setzt voraus, dass der Leistungsstand fortlaufend gepflegt wird. Für Grundleistungen nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure regelt § 7 HOAI zusätzlich, dass sich das Honorar nach der in Textform getroffenen Vereinbarung richtet. Fehlt diese Vereinbarung, gilt der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart.

Die Rechtsform bestimmt die Tiefe der Buchhaltung. Freiberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure ermitteln ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Einnahmen-Überschuss-Rechnung, also über Zufluss und Abfluss. Eine GmbH oder eine im Handelsregister eingetragene Gesellschaft bilanziert und braucht doppelte Buchführung mit Kontenrahmen, Anlagevermögen sowie Abgrenzungen. Beide Wege stellen unterschiedliche Anforderungen an die Software, und beide finden sich im Anbieterfeld dieses Vergleichs wieder.

Brauchen Sie also wirklich eine eigene Lösung? Bei zwei abgerechneten Projekten im Jahr eher nicht. Ein sauber geführtes Rechnungsprogramm plus Steuerbüro trägt diese Größenordnung zuverlässig. Sobald mehrere Projekte parallel laufen, Stunden mehrerer Mitarbeitender einfließen, Fremdleistungen weiterberechnet werden und öffentliche Auftraggeber strukturierte Rechnungen verlangen, verschiebt sich die Rechnung. Der folgende Test macht diese Schwelle konkret.

Der 7-Punkte-Test: Braucht Ihr Ingenieurbüro eine eigene Software für Buchhaltung und Honorarabrechnung?
  • Projekte: Mehr als drei Aufträge laufen gleichzeitig, jeder mit eigener Auftragssumme sowie eigenem Zeitplan.
  • Abschläge: Sie stellen Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand und müssen diese Teilzahlungen später kumuliert gegenrechnen.
  • Stunden: Mehrere Mitarbeitende buchen Zeiten auf dieselben Projekte, und diese Zeiten fließen in Rechnungen ein.
  • Fremdleistungen: Sie beauftragen Prüfstatik, Vermessung oder Laborleistungen weiter und geben diese Kosten an den Auftraggeber durch.
  • Öffentliche Auftraggeber: Kommunen, Länder oder Bundesbehörden gehören zu Ihren Kunden und verlangen eine strukturierte Rechnung samt Leitweg-ID.
  • Steuerbüro: Ihr Steuerbüro oder Ihre Treuhand bekommt die Belege bisher als sortierten Papierstapel statt als Buchungsstapel mit Belegbild.
  • Nachkalkulation: Nach Projektende fehlt Ihnen die Zahl, ob die investierten Stunden durch das Honorar gedeckt worden sind.

Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf lohnt der Wechsel fast immer. Unabhängig vom Ergebnis verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege ins Büro gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Diese Beschreibung gehört auch dann erstellt, wenn Sie vorerst bei Tabelle und Steuerbüro bleiben.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware im Ingenieurbüro

Stapel aus drei Ordnern (rot, blau, gelb) mit einer Wasserwaage und Warnschild darauf
Solange Leistungsstand und Rechnung auseinanderlaufen, steht die Liquidität des Büros schief.

Der teuerste Posten im Planungsbüro ist die Stunde, die niemand abgerechnet hat. Danach folgen der Abschlag, der zu spät hinausgeht, und der Nachtrag, den niemand dokumentiert hat. Alle drei Probleme entstehen aus derselben Lücke zwischen erbrachter Leistung und gestellter Rechnung.

Planungsleistungen werden über Monate erbracht, Honorar fließt aber nur, sobald jemand eine Aufstellung erstellt. Diese Verzögerung trifft kleine Büros härter als große, weil Gehälter, Miete sowie Softwarelizenzen monatlich abfließen. Die folgenden sieben Punkte beschreiben, an welchen Stellen die Praxis regelmäßig bricht und was eine passende Software daran ändert.

Auffällig ist dabei ein Muster: Fast jedes Problem beginnt als reine Dokumentationsfrage und endet als Liquiditätsfrage. Eine nicht erfasste Stunde kostet zunächst nur einen Eintrag, später aber den gesamten Deckungsbeitrag eines Projekts. Ein zurückgewiesenes Rechnungsformat kostet zunächst nur eine E-Mail, dann vier Wochen Zahlungsziel.

Die Abschlagsrechnung hinkt der Leistung hinterher

Die Leistungsphase ist abgeschlossen, die Rechnung geht sechs Wochen später hinaus. Bis zum Zahlungseingang vergeht ein Quartal, in dem das Büro die Kosten vorfinanziert. Eine Software mit Leistungsstand meldet den erreichten Anteil zum Stichtag und erzeugt daraus die Aufstellung, die § 632a Abs. 1 BGB für den Nachweis verlangt.

Projektstunden landen auf Zetteln

Notizen im Kalender, Stunden im Kopf, eine Excel-Datei je Mitarbeiterin: Aus diesen Quellen entsteht keine belastbare Abrechnung. Erfasst wird am Monatsende aus dem Gedächtnis, und dabei verschwinden regelmäßig Stunden. Eine projektbezogene Zeiterfassung bucht die Leistung tagesaktuell auf Projekt sowie Leistungsphase.

Der Leistungsstand bleibt Schätzsache

Ohne hinterlegte Projektstruktur beruht jede Prozentangabe auf Bauchgefühl. Der Auftraggeber fragt nach, das Büro schätzt nach, und beide rechnen unterschiedlich. Software leitet den Stand aus erfassten Leistungen sowie abgeschlossenen Teilaufgaben ab und macht die Zahl prüfbar.

Der Deckungsbeitrag zeigt sich erst im Jahresabschluss

Ob ein Projekt getragen hat, verrät bisher erst die Auswertung des Steuerbüros im Folgejahr. Zu diesem Zeitpunkt sind zwei vergleichbare Aufträge bereits zum gleichen Honorar angenommen worden. Eine Nachkalkulation stellt erfasste Stunden sowie Fremdkosten schon während der Laufzeit dem abgerechneten Honorar gegenüber.

Nachträge werden vereinbart und nie berechnet

Eine zusätzliche Variante, eine geänderte Anlagenplanung, eine weitere Abstimmungsrunde: Zusatzleistungen entstehen im Gespräch und verschwinden ohne Beleg. Im System hängt jeder Nachtrag als eigener Vorgang am Projekt, mit Datum, Grund und Betrag, und erscheint automatisch in der nächsten Rechnung.

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommen zurück

Ein PDF per E-Mail genügt der öffentlichen Hand nicht mehr. Verlangt wird ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung, meist mit Leitweg-ID und Bestellnummer. Fehlt ein Pflichtfeld, weist das Rechnungsportal den Beleg zurück, und die Zahlungsfrist beginnt erneut.

Das Steuerbüro bekommt einen Schuhkarton

Belege in Papierform, Kontoauszüge als PDF, Rechnungen aus einem zweiten Programm: Jede Übergabe dieser Art wird im Steuerbüro nach Aufwand abgerechnet. Ein Export über eine DATEV- oder BMD-Schnittstelle liefert stattdessen Buchungssätze samt Belegbild, und die Kanzlei bucht ohne Abtippen weiter.

Welche Arten von Software für Ingenieur- und Technikbüros stehen zur Wahl?

Grauer Kunststoffkoffer mit orangem "FREIER PLATZ"-Schild und drei schwarzen Werkzeugen daneben
Der Alleskönner deckt vieles ab, lässt aber häufig genau das Fach frei, das im Planungsbüro gebraucht wird.

Sechs Gattungen teilen den Markt: schlanke Rechnungsprogramme, klassische Finanzbuchhaltungen, Projekt- und Leistungsabrechnungen für Dienstleister, Branchensoftware für Planungsbüros mit Honorarlogik, ERP-Systeme für technische Dienstleister sowie Honorar- und Kalkulationswerkzeuge als Zusatzmodul. Die Wahl hängt weniger an der Bürogröße als an der Frage, wer die Bücher führt.

Zwei Achsen ordnen das Feld. Die erste Achse fragt nach der Tiefe der Buchhaltung: bloße Rechnungen, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung mit Bilanz. Die zweite Achse fragt nach der Projektlogik: Reicht ein Auftragsbezug, oder braucht das Büro Leistungsphasen, Stundensätze sowie Nachkalkulation? Anbieter besetzen selten beide Achsen gleich stark, und genau daraus entstehen die folgenden sechs Typen.

Der Ländervergleich verschiebt die Gewichte zusätzlich. In Deutschland prägt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure die Abrechnung, auch wenn die Honorartafeln seit der Novelle 2021 nur noch als Orientierung wirken. In der Schweiz arbeiten Planungsbüros mit den Leistungs- und Honorarordnungen des Schweizerischen Ingenieur- und Architektenvereins, in Österreich mit dem Leistungs- und Vergütungsmodell der Bundeskammer der Ziviltechniker:innen. Eine Software ohne Bezug zu diesen Ordnungen rechnet nach Aufwand, was für viele Büros ausreicht, für honorarbasierte Verträge aber Nacharbeit bedeutet.

Eine dritte Frage entscheidet häufiger als gedacht: Cloud oder eigene Installation. Cloud-Pakete starten günstig, aktualisieren sich selbst und binden das Steuerbüro leicht ein. Lokale Installationen behalten die Daten im Haus, verlangen aber eine eigene Sicherung sowie einen Wartungsvertrag. Beide Wege lassen sich datenschutzkonform betreiben, solange Hosting-Standort und Auftragsverarbeitung geklärt sind.

Schlankes Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm

Für Einzelbüros sowie nebenberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure. Angebot, Rechnung, Belegerfassung per Foto, Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bedient im Browser. Projektstunden bleiben rudimentär, eine Honorarlogik nach Leistungsphasen fehlt. Kostenlose Einstiegsstufen sind in dieser Klasse verbreitet.

Klassische Finanzbuchhaltung

Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, doppelte Buchführung, Anlagevermögen, Abgrenzungen, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Gattung richtet sich an Büros in der Rechtsform einer GmbH und an Teams mit eigener kaufmännischer Kraft. Projekte laufen hier als Kostenstelle, nicht als Honorarvorgang.

Projekt- und Leistungsabrechnung für Dienstleister

Der Kern besteht aus Zeiterfassung, Budgetüberwachung sowie Abrechnung nach Aufwand. Stundensätze liegen je Rolle und Projekt vor, Auswertungen zeigen Soll und Ist. Eine eigene Finanzbuchhaltung fehlt oft, dafür liefern diese Systeme Buchungsdaten an Steuerbüro oder Fibu. Für Büros, die überwiegend nach Aufwand abrechnen, ist diese Gattung die naheliegende Wahl.

Branchensoftware für Planungs- und Ingenieurbüros

Gebaut um Honorarermittlung, Leistungsphasen, Leistungsstand sowie kumulierte Schlussrechnung. Dazu kommen Projektcontrolling, Nachträge, Fremdleistungen und häufig eine eigene Buchhaltung oder eine enge DATEV-Anbindung. Diese Klasse kostet mehr, spart aber genau die Nacharbeit, die honorarbasierte Verträge sonst erzeugen.

ERP für technische Dienstleister

Ein gemeinsames Datenmodell verbindet Finanzen, Projekte, Einkauf, Ressourcen und teilweise Personalprozesse. Solche Systeme lohnen sich ab etwa fünfzig Beschäftigten, bei mehreren Standorten oder bei Mischbetrieben aus Planung und Ausführung. Einführung sowie Anpassung laufen als Projekt über mehrere Monate.

Honorar- und Kalkulationswerkzeug als Zusatzmodul

Ein spezialisiertes Werkzeug ermittelt anrechenbare Kosten, Honorarzone sowie Leistungsanteile und übergibt das Ergebnis als Angebot oder Rechnungsposition an die vorhandene Buchhaltung. Diese Kombination passt zu Büros, die ihre Fibu behalten möchten und nur die Honorarermittlung sauber abbilden müssen.

All-in-One: Bürosuite mit eigener Buchhaltung
Ein System für Projekte, Stunden, Honorar und Bücher
  • Eine Datenbasis für Projekte, Zeiten, Belege und Buchungen, ohne Abgleich zwischen zwei Programmen
  • Abschlags- und Schlussrechnung entstehen direkt aus dem gepflegten Leistungsstand
  • Ein Ansprechpartner für Support, Updates sowie gesetzliche Änderungen
  • Weniger Auswahl bei Einzelfunktionen, ein späterer Wechsel betrifft immer das ganze System
  • Typisch für Planungsbüros ab etwa zehn Beschäftigten mit honorarbasierten Verträgen
Best-of-Breed: Fachsoftware plus Steuerbüro oder DATEV
Projekte im Fachprogramm, Bücher in der Kanzlei
  • Jede Aufgabe bekommt das passende Werkzeug, etwa Zeiterfassung, Honorarrechner und Kanzleisoftware
  • Die Buchführung bleibt beim Steuerbüro, das Büro liefert Buchungsstapel über eine DATEV- oder BMD-Schnittstelle
  • Einzelne Bausteine lassen sich tauschen, ohne die gesamte Bürosoftware abzulösen
  • Jede Schnittstelle bleibt eine Fehlerquelle, Stammdaten müssen an zwei Stellen stimmen
  • Typisch für Einzelbüros, für kleine Teams sowie für Büros mit fest eingespieltem Steuerbüro

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Der Leitfaden für Planungs- und Ingenieurbüros: Abrechnung nach Leistungsstand, Abschlags- und Schlussrechnung, projektbezogene Zeiterfassung, Nachkalkulation, E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber sowie die Übergabe an das Steuerbüro im DACH-Raum, mit Auswahlkriterien, Einführungsplan und Kostenübersicht.

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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen

Digitale Schieblehre misst eine Spule mit Draht. Display zeigt 10,45 mm an
Erst ein einheitlicher Maßstab zeigt, welcher Kandidat aus der Reihe fällt, im Guten wie im Schlechten.

Zehn Kriterien entscheiden im Ingenieurbüro über Eignung oder Fehlkauf. Drei davon sind hart: die Abrechnung nach Leistungsstand, die Schnittstelle zum Steuerbüro und die E-Rechnung im Format XRechnung. Alles Weitere lässt sich nachrüsten, diese drei Punkte nicht.

Vor der Funktionsliste steht eine Vorfrage: Wer führt künftig die Bücher? Bleibt die Buchhaltung beim Steuerbüro, zählt vor allem ein sauberer Export. Wandert sie ins Büro, braucht die Software Kontenrahmen, Festschreibung sowie Auswertungen. Diese eine Entscheidung halbiert die Kandidatenliste zuverlässiger als jede Featuretabelle.

Zwei Rechtsthemen prüfen Sie am besten schriftlich, nicht im Verkaufsgespräch. Zum einen die E-Rechnung: Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen laufen Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme. Zum anderen die Aufbewahrung: Nach § 147 Abs. 3 AO bleiben Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren, Bücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre. Beide Punkte gehören in die Anforderungsliste, bevor Preise verglichen werden.

Lassen Sie sich jedes Kriterium an einem echten Vorgang zeigen. Eine Abschlagsrechnung über ein laufendes Projekt, ein Export ans Steuerbüro, eine XRechnung an eine Kommune: Drei Vorführungen dieser Art sagen mehr als dreißig Häkchen in einer Tabelle.

Honorar und Abrechnung nach Leistungsstand
Abschlag, Nachtrag, kumulierte Schlussrechnung

Hier trennt sich Branchensoftware von allgemeiner Buchhaltung. Gefragt sind eine Projektstruktur mit Leistungsphasen, ein fortschreibbarer Leistungsstand, Abschlagsrechnungen samt Aufstellung nach § 632a Abs. 1 BGB sowie eine Schlussrechnung, die alle Teilzahlungen kumuliert gegenrechnet. Nachträge gehören als eigener Vorgang ans Projekt.

Leistungsphasen oder frei definierbare Teilleistungen je ProjektAbschlagsrechnung aus dem Leistungsstand, mit Aufstellung der erbrachten LeistungenKumulierte Schlussrechnung mit automatischem Abzug aller AbschlägeNachträge mit Datum, Begründung sowie eigenem Abrechnungsstatus
Nachfrage: Lassen Sie eine Schlussrechnung für ein Projekt mit drei Abschlägen und einem Nachtrag vorführen, nicht nur eine einzelne Rechnung.
Projektzeit- und Leistungserfassung
Stunden, Stundensätze, Gemeinkostenzuschlag

Ohne belastbare Stunden bleibt jede Abrechnung nach Aufwand eine Schätzung. Die Erfassung muss im Alltag funktionieren, also in wenigen Sekunden je Eintrag, auch unterwegs. Wichtig bleibt die Hinterlegung differenzierter Stundensätze je Rolle sowie je Projekt, dazu ein Zuschlag für Gemeinkosten und unproduktive Zeit.

Zeiterfassung auf Projekt, Leistungsphase und TätigkeitStundensätze je Rolle, Projekt oder Kunde hinterlegbarFreigabeschritt vor der Abrechnung, damit Korrekturen nachvollziehbar bleibenAuswertung abrechenbarer gegenüber nicht abrechenbarer Stunden
Praxistest: Erfassen Sie im Test eine Woche echter Bürostunden. Nach fünf Tagen zeigt sich, ob das Team die Erfassung annimmt.
Nachkalkulation und Projektcontrolling
Deckungsbeitrag statt Bauchgefühl

Die Nachkalkulation stellt erfasste Stunden sowie Fremdkosten dem abgerechneten Honorar gegenüber. Erst diese Gegenüberstellung zeigt, ob ein Projekt getragen hat. Nützlich wird die Auswertung nur, solange das Projekt läuft, denn im Nachhinein bleibt nur die Erkenntnis für den nächsten Auftrag.

Soll-Ist-Vergleich je Projekt und Leistungsphase während der LaufzeitFremdleistungen und Nebenkosten im Projekt zuordenbarDeckungsbeitrag je Projekt, Kunde sowie MitarbeitendemExport der Auswertungen in ein Tabellenformat
Nachfrage: Fragen Sie nach einer Auswertung, die ein laufendes Projekt zum Stichtag bewertet, nicht nach einer Jahresübersicht.
Schnittstelle zum Steuerbüro
DATEV in Deutschland, BMD in Österreich, Treuhand in der Schweiz

Solange eine Kanzlei den Abschluss erstellt, entscheidet der Export über den Aufwand auf beiden Seiten. Ein guter Export liefert Buchungssätze samt Belegbild und Kostenstelle, kein reines Zahlenprotokoll. Klären Sie früh, welches Format Ihre Kanzlei einliest und wer die Datei bereitstellt.

Buchungsstapel im Format der Kanzleisoftware, inklusive BelegverknüpfungÜbergabe von Kostenstellen oder Projektnummern an die BuchhaltungRückweg für Buchungen aus der Kanzlei, etwa AbschlussbuchungenAbstimmung mit dem Steuerbüro vor Vertragsabschluss, nicht danach
Nachfrage: Lassen Sie sich eine Exportdatei geben und schicken Sie diese zur Probe an Ihre Kanzlei.
E-Rechnung und öffentliche Auftraggeber
XRechnung, ZUGFeRD, Leitweg-ID

Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht uneingeschränkt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin Standard, meist samt Leitweg-ID.

Ausgang als XRechnung sowie als ZUGFeRD, nicht nur als PDF mit AnhangPflichtfelder für öffentliche Auftraggeber, darunter Leitweg-ID und BestellnummerEmpfang und revisionssichere Ablage eingehender E-RechnungenValidierung vor dem Versand, damit Portale die Rechnung annehmen
Prüfpunkt: Erzeugen Sie im Test eine XRechnung mit Leitweg-ID und prüfen Sie die Datei in einem frei zugänglichen Validierungswerkzeug.
GoBD und revisionssichere Ablage
Nachvollziehbar, unveränderbar, dokumentiert

Die GoBD verlangen festgeschriebene Buchungen, ein Änderungsprotokoll sowie eine Verfahrensdokumentation. Nach § 147 Abs. 3 AO bewahren Sie Buchungsbelege acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Prüfen Sie zusätzlich, in welchem Format Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen.

Festschreibung mit Journal sowie Protokoll über nachträgliche ÄnderungenBelegarchiv mit Verknüpfung zu Buchung und ProjektVerfahrensdokumentation als Muster oder Vorlage vom AnbieterVollständiger Datenexport in einem lesbaren Format nach Vertragsende
Nachfrage: Lassen Sie sich einen Beispielexport für eine Betriebsprüfung zeigen, nicht nur eine Zusage im Angebot.
Datenschutz, Hosting und Betriebsmodell
Cloud oder eigene Installation

Projektdaten enthalten Angaben zu Auftraggebern, Beschäftigten sowie Honoraren. Für eine Cloud-Lösung brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und Klarheit über den Hosting-Standort. Bei lokaler Installation liegen Sicherung, Wiederanlauf und Aktualisierung in Ihrer Verantwortung.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit benanntem Hosting-StandortVerschlüsselung der Übertragung sowie der SicherungenRollen- und Rechtekonzept für Projektdaten und HonorareGeregelter Wiederanlauf mit dokumentierter Wiederherstellungszeit
Prüfpunkt: Fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag vor der Testphase an und prüfen Sie die Liste der Unterauftragnehmer.
Mandanten und mehrere Standorte
Bürogemeinschaft, Tochtergesellschaft, Arbeitsgemeinschaft

Viele Ingenieurbüros führen mehr als eine Firma: eine Planungsgesellschaft, eine Bürogemeinschaft, dazu eine Arbeitsgemeinschaft für ein Großprojekt. Jede dieser Einheiten braucht eigene Konten, eigene Auswertungen sowie eine getrennte Rechnungsnummernfolge. Fehlt die Trennung, entsteht Handarbeit bei jedem Abschluss.

Mehrere Mandanten mit eigener Nummernfolge und eigenem KontenrahmenGemeinsame Stammdaten trotz getrennter BücherRechte je Standort oder Gesellschaft steuerbarAuswertungen wahlweise je Mandant oder über alle Einheiten
Kostenfalle: Klären Sie vorab den Preis je zusätzlichem Mandanten. Dieser Posten taucht in Standardangeboten selten auf.
Bedienung, Einarbeitung und Support
Das Team muss die Software täglich benutzen

Im Planungsbüro bucht selten eine ausgebildete Buchhaltungskraft, sondern die Projektleitung zwischen zwei Terminen. Eine Software, die dafür zu viele Schritte verlangt, wird umgangen. Prüfen Sie deshalb Einarbeitung, Support in deutscher Sprache sowie die Geschwindigkeit bei der täglichen Zeiterfassung.

Zeiterfassung in wenigen Klicks, auch mobilSchulung oder Einrichtung als buchbare Leistung mit festem PreisSupport in deutscher Sprache mit zugesagten ReaktionszeitenAktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen ohne Zusatzvertrag
Praxistest: Lassen Sie die Person testen, die später täglich bucht, nicht die Person, die das Angebot einholt.
Preis und Gesamtkosten
Lizenz, Module, Einrichtung, Migration

Der Monatspreis je Nutzer steht im Angebot, der Rest selten. Teuer werden Zusatzmodule für Zeiterfassung, Honorarermittlung oder Schnittstellen, dazu Einrichtung, Datenübernahme sowie Schulung. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre und beziehen Sie den Aufwand des Parallelbetriebs mit ein.

Alle benötigten Module im Angebot einzeln ausgewiesenEinmalige Kosten für Einrichtung, Migration sowie Schulung beziffertPreis je zusätzlichem Nutzer und je zusätzlichem MandantenVertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Datenexport am Ende geregelt
Rechenweg: Addieren Sie Lizenz, Module und Einmalkosten über 36 Monate. Erst diese Summe lässt zwei Angebote vergleichen.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Software passt zu Ihrem Büro?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Wie arbeiten Sie?
Die Teamgröße bestimmt, ob Mandanten, Rollen und Freigaben nötig werden.
Allein
Sie arbeiten als Einzelingenieurin oder Einzelingenieur, ohne angestelltes Team.
Bis 10 Personen
Ein kleines Büro, in dem die Projektleitung häufig selbst abrechnet.
11 bis 50 Personen
Mehrere Projektteams, eigene kaufmännische Kraft, klare Freigabewege.
Mehr als 50 Personen
Großes Büro oder mehrere Standorte, Anforderungen reichen Richtung ERP.
Frage 2 von 5
Wie rechnen Sie überwiegend ab?
Honorarbasierte Verträge verlangen eine andere Logik als Abrechnung nach Aufwand.
Nach Honorarordnung und Leistungsphasen
Abschläge nach Leistungsstand, kumulierte Schlussrechnung, Nachträge.
Nach Aufwand und Stundensatz
Erfasste Projektstunden bilden die Grundlage jeder Rechnung.
Zu Pauschal- und Festpreisen
Feste Auftragssummen, Teilrechnungen nach vereinbarten Meilensteinen.
Gemischt
Je nach Auftraggeber laufen Honorar, Aufwand und Pauschale nebeneinander.
Frage 3 von 5
Wer führt Ihre Buchhaltung?
Davon hängt ab, wie wichtig eine DATEV- oder BMD-Schnittstelle wird.
Ich selbst im Büro
Sie buchen eigenständig und brauchen eine verständliche Oberfläche.
Eigenes kaufmännisches Team
Eine Fachkraft im Haus führt Konten, Abschlüsse und Auswertungen.
Steuerbüro oder Treuhand
Die Kanzlei erstellt den Abschluss, Ihr Büro liefert Belege und Buchungen.
Frage 4 von 5
Was ist Ihnen am wichtigsten?
Setzen Sie eine Priorität, denn kaum ein System deckt alle vier Punkte gleich stark ab.
Abschlags- und Schlussrechnung
Abrechnung nach Leistungsstand mit sauberer Verrechnung aller Teilzahlungen.
Projektzeiten und Nachkalkulation
Stunden je Projekt erfassen und den Deckungsbeitrag sichtbar machen.
Übergabe ans Steuerbüro
Buchungsstapel samt Belegbild ohne Abtippen an die Kanzlei liefern.
E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber
XRechnung mit Leitweg-ID, validiert vor dem Versand.
Frage 5 von 5
Wo soll die Software laufen?
Beide Betriebsarten lassen sich datenschutzkonform führen, der Aufwand verteilt sich jedoch anders.
Cloud im Browser
Zugriff von Baustelle und Büro, Updates sowie Sicherung übernimmt der Anbieter.
Installation im eigenen Netz
Daten bleiben im Haus, Sicherung und Wartung organisiert Ihr Büro.
Beides möglich
Entscheidend bleibt ein Betrieb in der EU oder der Schweiz mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Fast geschafft
Wohin sollen wir Ihre Empfehlung senden?

Sagen Sie uns, wohin wir Ihre persönliche Empfehlung schicken dürfen. Wir melden uns per E-Mail.

Vielen Dank, {vorname}

Wir prüfen Ihre Angaben und melden uns in Kürze mit Ihrer persönlichen Empfehlung per E-Mail.

Wie Sie eine Buchhaltungssoftware im Ingenieurbüro erfolgreich einführen

Orange Stempel auf einer Treppe aus gelben Zollstöcken, die aufsteigend angeordnet sind
Sechs Stufen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Tag, an dem die erste Rechnung aus dem neuen System hinausgeht.

Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb, üblicherweise über zwei bis vier Monate. Der wichtigste Termin ist der Stichtag: Er gehört auf den Beginn eines Wirtschaftsjahres oder auf den Start eines neuen Projekts, niemals mitten in eine laufende Abschlagskette.

Eine Umstellung im Planungsbüro betrifft drei Datenbestände gleichzeitig: die Buchhaltung mit Salden und offenen Posten, die Projekte mit Auftragssummen sowie bereits gestellten Abschlägen und die Zeiterfassung mit Stundensätzen. Diese drei Stränge müssen zum selben Zeitpunkt sauber stehen, sonst stimmt die erste Schlussrechnung nicht.

Testen Sie mit einem echten laufenden Projekt statt mit Demodaten. Ein realer Auftrag bringt genau die Fälle mit, die im Verkaufsgespräch fehlen: einen Nachtrag, eine weiterberechnete Fremdleistung, eine Korrekturbuchung, einen Auftraggeber mit Leitweg-ID. Erst an diesen Fällen zeigt sich, ob die Software zum Büro passt.

Planen Sie außerdem die Übergangszeit ein. Zwischen dem ersten Buchungstag im neuen System und dem Abschalten des alten liegen meist mehrere Wochen Parallelbetrieb, in denen Belege doppelt erfasst werden. Dieser Aufwand gehört in die Kostenrechnung, weil er reale Bürostunden bindet. Die folgende Übersicht nennt Planungsgrößen für ein kleines bis mittleres Büro.

1 bis 2 Wochen

Bestand und Ziele klären

Rechtsform, Gewinnermittlung, Projektarten sowie Teamgröße aufnehmen. Festlegen, welche Aufgaben künftig im Büro laufen und welche beim Steuerbüro bleiben.

Projektliste mit Auftragssummen, Leistungsständen und offenen AbschlägenGewinnermittlung festhalten: Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder BilanzZuständigkeiten für Buchen, Abrechnen und Freigeben schriftlich benennenPflichtkriterien von Wunschkriterien trennen
1
2 bis 4 Wochen

Auswahl und Test mit einem echten Projekt

Drei bis fünf Systeme in die engere Wahl nehmen und in jedem ein reales laufendes Projekt nachbilden. Eine bereits gestellte Abschlagsrechnung nachrechnen und mit dem Original vergleichen.

Testmandant mit echtem Projekt, echten Stunden und echten FremdrechnungenAbschlagsrechnung sowie kumulierte Schlussrechnung durchspielenExportdatei an das Steuerbüro zur Probe schickenAngebote mit allen Modulen und Einmalkosten schriftlich einholen
2
1 Woche

Stichtag und Projektplan festlegen

Den Umstellungstermin auf den Beginn des Wirtschaftsjahres oder auf einen Projektstart legen. Migration, Parallelbetrieb sowie Schulung terminieren und Verantwortliche je Paket benennen.

Stichtag zum 1. Januar oder zum Beginn eines neuen AuftragsMigrationspakete festlegen: Stammdaten, Salden, offene Posten, Projekte, ArchivSchulungstermine vor dem Stichtag buchenKündigungsfrist des Altvertrags auf den Stichtag abstimmen
3
2 bis 3 Wochen

Stammdaten und Kalkulation einrichten

Kontenrahmen, Projektstruktur, Leistungsphasen sowie Stundensätze hinterlegen. Der Gemeinkostenzuschlag gehört an dieser Stelle geprüft, nicht aus dem Altsystem übernommen.

Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 wählen und mit dem Steuerbüro abstimmenProjektstruktur mit Leistungsphasen oder Teilleistungen anlegenStundensätze je Rolle kalkulieren, inklusive Gemeinkosten und unproduktiver ZeitRechnungsvorlagen, Nummernkreise sowie Zahlungsbedingungen einrichten
4
4 bis 8 Wochen

Migration und Parallelbetrieb

Salden, offene Posten sowie laufende Projekte übernehmen und beide Systeme bis zur ersten vollständigen Abschlagsrechnung nebeneinander führen.

Stichprobe über fünf Projekte vor dem Vollimport abstimmenOffene Posten und Anzahlungen gegen die alte Summen- und Saldenliste prüfenErste Abschlagsrechnung in beiden Systemen rechnen und vergleichenAltsystem lesend verfügbar halten, bis der Jahresabschluss steht
5
1 bis 2 Wochen

Übergabe in den Regelbetrieb

Export ans Steuerbüro, E-Rechnungsversand sowie Auswertungen scharf schalten. Zum Abschluss die Verfahrensdokumentation aktualisieren und das Team auf den neuen Ablauf einweisen.

Buchungsstapel über eine volle Periode an die Kanzlei übergebenXRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber produktiv versendenVerfahrensdokumentation nach den GoBD fortschreibenFeste Termine für Nachkalkulation und Offene-Posten-Prüfung setzen
6
6
Phasen von der Aufnahme bis zum Regelbetrieb
1. Januar
Ziel: Stichtag zum Beginn des Wirtschaftsjahres
1 Projekt
Ziel: echtes laufendes Projekt statt Demodaten im Test
8 Jahre
Aufbewahrung für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 3 AO

Die häufigsten Fehler bei der Einführung

Metallische Sechskantmuttern stapeln sich in instabiler Position neben einem orangefarbenen Ring mit "Stabilitätswunder" Beschriftung
Ein einziges fehlendes Teil am Anfang bringt den gesamten Aufbau ins Rutschen, in der Statik wie in der Kalkulation.

Sieben Stolperfallen kehren in Planungsbüros regelmäßig wieder. Teuer wird selten die Software, sondern der falsch kalkulierte Stundensatz, der ungeprüft übernommene Altbestand und der Stichtag mitten im Großprojekt.

Auffällig ist, dass fast alle Fehler früh entstehen und spät auffallen. Ein Stundensatz ohne Gemeinkosten wirkt im ersten Monat unauffällig und schlägt erst in der Nachkalkulation des zweiten Jahres durch. Eine zu feine Projektstruktur ärgert am Anfang niemanden, bis das Team aufhört, Zeiten korrekt zuzuordnen.

Jeder der folgenden Punkte enthält deshalb eine konkrete Gegenmaßnahme. Bearbeiten Sie diese Liste vor dem Stichtag, nicht danach.

1
Stundensätze ohne Gemeinkosten kalkulieren

Der Satz entsteht aus Gehalt geteilt durch Jahresarbeitsstunden, und das war die Rechnung. Unproduktive Zeit, Urlaub, Fortbildung, Akquise sowie Bürokosten fehlen darin vollständig. Jedes nach Aufwand abgerechnete Projekt verliert dadurch Deckungsbeitrag.

Kalkulieren Sie den Satz aus Personalkosten, Gemeinkostenzuschlag und produktiven Jahresstunden. Prüfen Sie das Ergebnis nach einem Quartal gegen die tatsächliche Auslastung.
2
Altdaten und offene Posten ungeprüft übernehmen

Falsche Salden, längst bezahlte Rechnungen sowie verwaiste Projekte wandern beim Vollimport stillschweigend mit. Sichtbar wird der Fehler erst, sobald die erste Schlussrechnung die Abschläge nicht mehr korrekt gegenrechnet.

Ziehen Sie vor dem Vollimport eine Stichprobe über fünf Projekte und stimmen Sie Salden sowie Anzahlungen gegen die alte Summen- und Saldenliste ab.
3
Mitten im Großprojekt umstellen

Ein Stichtag innerhalb einer laufenden Abschlagskette zwingt dazu, dieselbe Auftragssumme in zwei Systemen fortzuschreiben. Die kumulierte Schlussrechnung muss anschließend von Hand zusammengeführt werden, und genau dort entstehen Differenzen.

Legen Sie den Stichtag auf den Beginn des Wirtschaftsjahres oder auf den Start eines neuen Auftrags und schreiben Sie Altprojekte im bisherigen System zu Ende.
4
Projektstruktur zu fein oder zu grob anlegen

Vierzig Teilleistungen je Projekt bucht niemand sauber, eine einzige Sammelposition wiederum liefert keine Auswertung. Beide Extreme führen dazu, dass die Nachkalkulation später unbrauchbar bleibt.

Starten Sie mit den Leistungsphasen oder mit fünf bis acht Teilleistungen je Projekt und verfeinern Sie erst, sobald eine konkrete Auswertung fehlt.
5
Zeiterfassung einführen, aber nicht verbindlich machen

Solange Stunden freiwillig und am Monatsende nachgetragen werden, bleiben Auswertung sowie Abrechnung nach Aufwand Schätzungen. Nachträge lassen sich dann nicht belegen, und der Auftraggeber kürzt.

Vereinbaren Sie eine tagesaktuelle Erfassung mit fester Freigabe am Wochenende und lassen Sie die Projektleitung die Buchungen gegenzeichnen.
6
Das E-Rechnungsformat erst beim ersten Rückläufer prüfen

Eine zurückgewiesene Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber kostet vier Wochen Zahlungsziel. Häufig fehlen nur Leitweg-ID oder Bestellnummer, doch das Portal nimmt den Beleg dennoch nicht an.

Erzeugen Sie vor dem Produktivstart eine XRechnung mit allen Pflichtfeldern und prüfen Sie die Datei in einem frei zugänglichen Validierungswerkzeug.
7
Software kaufen, ohne die Rollen im Büro zu klären

Die Entscheidung trifft die Bürogründerin, buchen soll später die Projektleitung, und der Abschluss bleibt beim Steuerbüro. Fehlt diese Absprache, benutzt am Ende niemand das System vollständig, und die Abrechnung bleibt in der Tabelle.

Benennen Sie vor der Auswahl je Aufgabe eine verantwortliche Person und lassen Sie genau diese Personen den Test durchführen.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker wirklich?

Ein Weihnachtsornament aus Karton mit der Aufschrift "2026", aufgehängt an einem Geodreieck mit orangefarbener Schnur
Der Lizenzpreis hängt gut sichtbar am Angebot, die Kosten für Einrichtung und Migration bleiben meist verdeckt.

Kostenlose Einstiegsstufen decken die Rechnungsstellung eines Einzelbüros ab. Cloud-Pakete für die laufende Buchhaltung liegen bei rund 10 bis 25 Euro im Monat, Projekt- und Leistungsabrechnung bei etwa 7 bis 46 Euro je Nutzer und Monat. Branchen- sowie ERP-Lösungen nennen ihre Preise überwiegend auf Anfrage.

Fünf Modelle prägen den Markt. Die Gratisstufe finanziert sich über den späteren Wechsel in einen Bezahltarif. Das Abo je Nutzer und Monat staffelt nach Funktionsumfang. Der Modulpreis rechnet Buchhaltung, Zeiterfassung, Honorarermittlung sowie Schnittstellen einzeln ab. Die Kauflizenz plus jährliche Wartung findet sich vor allem bei lokaler Installation. Im Branchen- und ERP-Segment schließlich entstehen individuelle Verträge nach Nutzerzahl und Umfang.

Die folgenden Beträge stammen aus den Preisseiten der geprüften Anbieter, Stand 20. September 2026, überwiegend netto. Schweizer Tarife stehen in Franken, weil eine Umrechnung nur Scheingenauigkeit erzeugen würde. Aktionsrabatte bleiben außen vor, denn diese Preise gelten selten länger als ein Quartal.

Für die Entscheidung zählt ohnehin die Gesamtrechnung über drei Jahre. Einrichtung, Datenübernahme, Schulung sowie der Parallelbetrieb fallen einmalig an, treffen aber genau das kleine Büro besonders hart, das die Umstellung nebenbei stemmen muss.

Kostenlose Einstiegsstufe 0 € dauerhaft, mit Mengengrenze

Mehrere Anbieter führen eine echte Gratisstufe, etwa für drei Rechnungen im Monat oder für einen einzigen Zugang. Enthalten sind Stammdaten, Rechnungsausgang und häufig bereits XRechnung sowie ZUGFeRD. Projektabrechnung, mehrere Mandanten und der automatische Bankabgleich fehlen in dieser Stufe fast immer.

Cloud-Paket für das Einzelbüro 10 bis 25 € pro Monat, ein Zugang

Die verbreitetste Stufe für freiberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure. Listenpreise der geprüften Anbieter beginnen bei rund 12,40 bis 12,95 Euro monatlich, umfassendere Pakete liegen bei etwa 24,90 Euro. Jahreszahlung senkt den Betrag bei vielen Anbietern um zehn bis zwanzig Prozent.

Projekt- und Leistungsabrechnung 7 bis 46 € je Nutzer und Monat

Zeiterfassung startet bei rund 7 Euro je Nutzer und Monat, sobald Projektcontrolling hinzukommt. Systeme mit Projektabrechnung und kaufmännischem Unterbau liegen bei etwa 31,50 Euro für die Einstiegsstufe und rund 45,50 Euro für den vollen Funktionsumfang, jeweils netto. Zusatzmodule rechnen die Anbieter getrennt ab.

Teampaket mit Nutzerstaffel 150 € pro Monat für bis zu fünf Nutzer

Im Segment der Planungsbüro-Software ist das Paket für ein kleines Team verbreitet. Ein geprüfter Anbieter berechnet 150 Euro monatlich für bis zu fünf Nutzer, jeder weitere Zugang kostet 30 Euro, netto bei jährlicher Abrechnung. Umfassendere Bürosuiten nennen ihren Preis meist erst nach einer Bedarfsaufnahme.

Versteckte Kosten und die Rechnung über drei Jahre

Den Lizenzpreis nennt jedes Angebot, den Rest selten. Einrichtung sowie Datenübernahme fallen einmalig an und erreichen im Branchensegment schnell einen dreistelligen bis vierstelligen Betrag. Schulungen rechnen Anbieter nach Tagessatz oder je Teilnehmer ab. Zusatzmodule für Zeiterfassung, Honorarermittlung, DATEV-Export oder E-Rechnung kosten monatlich extra, ebenso jeder weitere Mandant. Bei lokaler Installation kommen jährliche Wartung sowie eigene Sicherung hinzu, bei Cloud-Verträgen die Frage, in welchem Format Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückerhalten. Der größte Posten taucht in keinem Angebot auf: die eigene Arbeitszeit im Parallelbetrieb. Rechnen Sie deshalb Lizenz, Module, Einmalkosten und geschätzte Bürostunden über 36 Monate zusammen, bevor Sie zwei Anbieter vergleichen.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie gut kennen Sie die Buchhaltung im Ingenieurbüro?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Wofür steht die Abkürzung HOAI? Aufklappen ↓
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Richtig: B. Die HOAI ist eine Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen. Seit der Novelle 2021 richtet sich das Honorar nach § 7 HOAI in erster Linie nach der Vereinbarung, die beide Vertragsparteien in Textform treffen. Fehlt eine solche Vereinbarung für Grundleistungen, gilt der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart.
2 Was beschreibt der Leistungsstand in einer Abschlagsrechnung? Aufklappen ↓
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Richtig: A. Der Leistungsstand benennt den Anteil der Leistung, den das Büro bis zum Stichtag erbracht hat. Nach § 632a Abs. 1 BGB darf der Auftragnehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes dieser erbrachten Leistungen verlangen. Nachzuweisen ist der Wert durch eine Aufstellung, die eine rasche sowie sichere Beurteilung ermöglicht.
3 Wozu dient eine Nachkalkulation? Aufklappen ↓
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Richtig: C. Die Nachkalkulation vergleicht Aufwand und Ertrag eines abgeschlossenen oder laufenden Projekts. Erfasste Stunden, Gemeinkosten sowie weiterberechnete Fremdleistungen stehen dem tatsächlich abgerechneten Honorar gegenüber. Aus der Differenz ergibt sich der Deckungsbeitrag, und daraus lernt die Kalkulation des nächsten Angebots.
4 Was ist eine XRechnung? Aufklappen ↓
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Richtig: A. Die XRechnung ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, den Rechnungsportale der öffentlichen Hand automatisch verarbeiten. Meist gehört eine Leitweg-ID dazu, die den Empfänger eindeutig adressiert. Ein eingescanntes PDF erfüllt diese Anforderung nicht, weil der Empfänger die Daten nicht maschinell auslesen kann.
5 Was meint „All-in-One“ gegenüber „Best-of-Breed“? Aufklappen ↓
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Richtig: B. All-in-One bündelt Projekte, Zeiten, Honorar sowie Buchhaltung in einem System mit einer Datenbasis. Best-of-Breed kombiniert spezialisierte Werkzeuge und übergibt die Buchführung an Steuerbüro oder Kanzleisoftware. Der erste Weg spart Abgleich, der zweite erlaubt den Tausch einzelner Bausteine.

Glossar: die wichtigsten Begriffe rund um Honorar und Buchhaltung im Ingenieurbüro

Die Abrechnung im Planungsbüro mischt Begriffe aus Werkvertragsrecht, Honorarrecht sowie Steuerrecht. Die folgenden achtzehn Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf.

HOAI

Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure regelt als Verordnung die Honorare für Planungsleistungen in Deutschland. Seit der Novelle 2021 richtet sich das Honorar nach § 7 HOAI nach der in Textform getroffenen Vereinbarung. Ohne eine solche Vereinbarung gilt für Grundleistungen der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart.

Leistungsphase

Ein abgegrenzter Abschnitt einer Planungsleistung, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung. Die HOAI ordnet jeder Phase einen Anteil am Gesamthonorar zu. In der Software bildet die Leistungsphase die Ebene, auf der Stunden gebucht und Abschläge abgerechnet werden.

Honorarzone

Eine Einstufung des Planungsauftrags nach Schwierigkeitsgrad, die in der HOAI von geringen bis zu sehr hohen Anforderungen reicht. Die Zone beeinflusst gemeinsam mit den anrechenbaren Kosten die Honorargrundlage. Seit 2021 wirken diese Werte als Orientierung für die freie Vereinbarung.

Anrechenbare Kosten

Der Teil der Baukosten, der nach der HOAI als Grundlage der Honorarermittlung dient. Nicht alle Kosten eines Bauvorhabens zählen dazu, und die Abgrenzung entscheidet spürbar über die Honorarhöhe. Branchensoftware ermittelt diese Größe aus der hinterlegten Kostenberechnung.

Leistungsstand

Der Anteil der vereinbarten Leistung, den ein Büro bis zu einem Stichtag erbracht hat. Aus dem Leistungsstand entsteht die Höhe der nächsten Abschlagsrechnung. Ohne gepflegte Projektstruktur bleibt diese Angabe eine Schätzung, die im Streitfall schwer zu belegen ist.

Abschlagsrechnung

Eine Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen während der Projektlaufzeit. Nach § 632a Abs. 1 BGB kann der Auftragnehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Der Nachweis erfolgt über eine Aufstellung, die eine rasche sowie sichere Beurteilung ermöglicht.

Kumulierte Schlussrechnung

Die abschließende Rechnung eines Projekts, die das gesamte Honorar ausweist und sämtliche bereits gezahlten Abschläge davon abzieht. Diese Form macht den Rechenweg nachvollziehbar und verhindert doppelte Forderungen. Software erzeugt die Aufstellung aus den gebuchten Teilrechnungen.

Nachtrag

Eine Zusatzleistung, die während der Projektlaufzeit über den ursprünglichen Auftrag hinaus vereinbart wird, etwa eine geänderte Planungsvariante. Ein Nachtrag braucht eine eigene Vereinbarung sowie eine eigene Abrechnungsposition. In der Praxis entstehen hier die häufigsten Honorarverluste.

Projektzeiterfassung

Die Erfassung geleisteter Arbeitszeit auf Projekt, Leistungsphase sowie Tätigkeit. Sie liefert die Grundlage für Abrechnung nach Aufwand, Nachkalkulation und Auslastungsplanung. Verlässlich wird die Erfassung nur bei tagesaktueller Buchung mit einem festen Freigabeschritt.

Stundenverrechnungssatz

Der Satz, zu dem eine Arbeitsstunde dem Auftraggeber berechnet wird. In die Kalkulation fließen Personalkosten, Gemeinkosten sowie der Anteil produktiver Jahresstunden ein. Ein Satz ohne Gemeinkostenanteil führt dazu, dass Projekte trotz voller Auslastung keinen Deckungsbeitrag bringen.

Gemeinkostenzuschlag

Ein prozentualer Aufschlag, der die nicht direkt zurechenbaren Kosten eines Büros auf die produktiven Stunden verteilt. Dazu zählen Miete, Versicherungen, Software, Fortbildung und Verwaltung. Der Zuschlag gehört jährlich überprüft, weil sich Auslastung und Fixkosten verschieben.

Nachkalkulation

Der Vergleich zwischen geplantem und tatsächlichem Aufwand eines Projekts. Erfasste Stunden sowie Fremdkosten stehen dem abgerechneten Honorar gegenüber. Erst diese Gegenüberstellung zeigt, ob ein Auftrag getragen hat, und liefert Erfahrungswerte für das nächste Angebot.

Deckungsbeitrag

Der Betrag, der nach Abzug der direkt zurechenbaren Kosten eines Projekts zur Deckung der Gemeinkosten übrig bleibt. Ein positiver Deckungsbeitrag bedeutet noch keinen Gewinn, solange die Gemeinkosten des Büros nicht gedeckt sind. Die Kennzahl eignet sich gut für den Vergleich mehrerer Projekte.

Offene-Posten-Liste

Eine Übersicht aller gestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Sie zeigt Fälligkeiten, Zahlungsverzug sowie den Bedarf an Mahnungen. In Planungsbüros mit langen Abschlagsketten liefert diese Liste das wichtigste Frühwarnsignal für die Liquidität.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die vereinfachte Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, bei der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach Zufluss sowie Abfluss gegenübergestellt werden. Freiberuflich tätige Ingenieurinnen und Ingenieure dürfen unabhängig von der Umsatzhöhe so rechnen. Kapitalgesellschaften bilanzieren dagegen.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dieses Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen fordert nachvollziehbare, vollständige sowie unveränderbare Aufzeichnungen und eine Verfahrensdokumentation. Nach § 147 Abs. 3 AO gelten acht Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher.

DATEV-Schnittstelle

Ein Exportformat, über das Buchungssätze samt Belegbildern in die Software eines Steuerbüros wandern. Die Kanzlei bucht dadurch ohne Abtippen weiter, und Rückfragen sinken. In Österreich übernimmt häufig ein BMD-Export dieselbe Aufgabe, in der Schweiz ein Export an die Treuhand.

E-Rechnung

Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt. Verbreitet sind XRechnung als reiner Datensatz und ZUGFeRD als Kombination aus PDF und eingebetteten Daten. Inländische Unternehmen müssen solche Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, für das Ausstellen laufen Übergangsfristen bis Ende 2027.


Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen zur Buchhaltung im Ingenieurbüro, zu Honorarabrechnung, Schnittstellen und Kosten, kurz sowie anbieterneutral beantwortet.

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für ein Ingenieurbüro?

Passend ist eine Software, die neben der Buchhaltung auch Projektstunden, Leistungsstände und Abschlagsrechnungen abbildet. Reine Rechnungsprogramme reichen für Einzelbüros mit wenigen Aufträgen im Jahr. Sobald mehrere Projekte parallel laufen und Stunden mehrerer Mitarbeitender einfließen, brauchen Sie eine Projektstruktur mit Leistungsphasen, eine Nachkalkulation und eine Schnittstelle zum Steuerbüro.

Was unterscheidet Bürosoftware für Planungsbüros von normaler Buchhaltungssoftware?

Branchensoftware kennt Projekte, Leistungsphasen und Honorarlogik, eine allgemeine Buchhaltung kennt nur Konten, Belege und Rechnungen. In der Folge erzeugt die Branchenlösung eine Abschlagsrechnung aus dem gepflegten Leistungsstand und rechnet in der Schlussrechnung alle Teilzahlungen kumuliert gegen. Eine allgemeine Buchhaltung verlangt für denselben Vorgang Handarbeit in einer Tabelle.

Reicht eine Tabellenkalkulation für die Honorarabrechnung?

Für ein Einzelbüro mit wenigen Projekten reicht eine sauber geführte Tabelle noch aus. Sobald mehrere Projekte mit Abschlägen laufen und mehrere Personen Stunden buchen, wird die Tabelle fehleranfällig. Kritisch sind vor allem die kumulierte Schlussrechnung und der Nachweis der erbrachten Leistungen, den § 632a Abs. 1 BGB für Abschlagszahlungen verlangt.

Wie stelle ich eine Abschlagsrechnung nach Leistungsstand?

Die Abschlagsrechnung weist den bis zum Stichtag erbrachten Leistungsanteil aus und nimmt Bezug auf die vereinbarte Gesamtsumme. Nach § 632a Abs. 1 BGB ist der Wert der erbrachten Leistungen durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Die spätere Schlussrechnung führt das gesamte Honorar auf und zieht alle geleisteten Abschläge kumuliert ab.

Ist das Honorar nach HOAI noch verbindlich?

Seit der Novelle 2021 sind die Honorartafeln der HOAI nicht mehr verbindlich, sie dienen als Orientierung. Nach § 7 HOAI richtet sich das Honorar nach der Vereinbarung, die beide Vertragsparteien in Textform treffen. Fehlt eine solche Vereinbarung über die Höhe, gilt für Grundleistungen der jeweilige Basishonorarsatz als vereinbart. Gegenüber Verbrauchern besteht zusätzlich eine Hinweispflicht in Textform.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker?

Cloud-Pakete für ein Einzelbüro liegen bei rund 10 bis 25 Euro im Monat, Lösungen mit Projekt- und Leistungsabrechnung bei etwa 7 bis 46 Euro je Nutzer und Monat. Teampakete im Planungsbüro-Segment starten bei rund 150 Euro monatlich für fünf Nutzer, Kauflizenzen für lokale Installationen bei 199 bis 399 Euro netto je Arbeitsplatz. Branchen- und ERP-Lösungen kalkulieren individuell. Stand dieser Erhebung ist der 20. September 2026.

Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware für Ingenieure und Techniker?

Ja, mehrere Anbieter führen eine dauerhaft kostenlose Einstiegsstufe oder eine quelloffene Variante. Diese Stufen decken Stammdaten, Rechnungsausgang und teilweise bereits XRechnung ab, begrenzen aber die Zahl der Belege oder der Zugänge. Projektabrechnung, mehrere Mandanten und der automatische Bankabgleich fehlen fast immer.

Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle?

Sinnvoll ist die Schnittstelle immer dann, wenn ein Steuerbüro den Jahresabschluss erstellt. Buchungen und Belegbilder wandern dadurch ohne Abtippen in die Kanzleisoftware, was Rückfragen und Honorarstunden spart. In Österreich übernimmt häufig ein BMD-Export dieselbe Aufgabe, in der Schweiz ein Export an die Treuhand. Klären Sie das Format vor Vertragsabschluss mit Ihrer Kanzlei.

Ab wann muss ein Ingenieurbüro E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen: Papier oder andere elektronische Formate bleiben für Umsätze bis Ende 2026 zulässig, und bis Ende 2027 gilt diese Erleichterung weiter, sofern der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht uneingeschränkt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin längst Standard.

Wie erkenne ich, ob sich ein Projekt gerechnet hat?

Die Nachkalkulation stellt die erfassten Projektstunden und die Fremdkosten dem tatsächlich abgerechneten Honorar gegenüber. Erst diese Gegenüberstellung zeigt den Deckungsbeitrag eines Auftrags. Aussagekräftig wird die Rechnung nur mit einem kalkulierten Stundensatz, der Gemeinkosten und unproduktive Zeit enthält.

Wie lange muss ich Belege und Buchungen aufbewahren?

Buchungsbelege bewahren Sie nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Elektronische Belege müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Prüfen Sie deshalb vor Vertragsabschluss, in welchem Format Sie Ihre Daten am Ende der Zusammenarbeit zurückerhalten.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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