Buchhaltungssoftware für Immobilienverwaltung Vergleich 2026
Das sind die besten 57 Anbieter.

Markus Seyfferth Michael Dobler
Markus Seyfferth
& Michael Dobler
13 Min. Lesezeit
4,6 (10) Bewerten
Alle Angaben verifiziert Monatlich aktualisiert Von Fachredakteuren kuratiert Fokus DACH-Markt
Waage mit Haus links und Stempel "GEBUCHT" rechts, beschriftet "PRO OBJEKT"

Buchhaltung in der Immobilienverwaltung folgt einer eigenen Ordnung. Jeder Beleg gehört nicht nur auf ein Sachkonto, sondern zusätzlich auf ein Objekt, eine Einheit und einen Abrechnungskreis. Aus dieser zweiten Achse entstehen die Abrechnungen, die das Gesetz vorschreibt: die Betriebskostenabrechnung gegenüber Mietern, die Hausgeldabrechnung samt Wirtschaftsplan gegenüber der Eigentümergemeinschaft und die Heizkostenabrechnung nach Verbrauch. Eine allgemeine Finanzbuchhaltung bildet diese Ordnung nicht ab. Dieser Ratgeber erklärt anbieterneutral, welche Arten von Software zur Wahl stehen, worauf Sie bei GoBD, Bankabgleich, DATEV-Anbindung und E-Rechnung achten müssen, wie eine Einführung abläuft und was die Systeme im Jahr 2026 tatsächlich kosten.


Mögliche Anbieter

Wir haben 57 Buchhaltungssoftware für Immobilienverwaltung für Sie recherchiert. Welche passen zu Ihnen? Der Bedarfs-Check oben findet sie, und wir melden uns mit Ihrer persönlichen Empfehlung.

Sind Sie ein Top-Anbieter?

Aareon

Mainz, Deutschland Europaweit tätig BK01-Zahlungsverkehr

Aareon ist ein Anbieter von SaaS-Lösungen für die Immobilienwirtschaft mit Sitz in Mainz. Das Portfolio reicht von ERP-Systemen wie Wodis Yuneo, RELion ONE und easimo bis zum Aareon IMMOmanagement mit PowerHaus, Karthago sowie HausPerfekt. Buchhaltung, Zahlungsverkehr, Nebenkostenabrechnung und Eigentümerportale sind darin integriert.

Abacus

Wittenbach SG, Schweiz 500 Unternehmen im Einsatz 1 Mio. verwaltete Objekte

AbaImmo ist die Immobilienlösung der Abacus Research AG aus Wittenbach und in die Abacus Business Software eingebettet. Mietliegenschaften und Stockwerkeigentümergemeinschaften laufen in einem System: von Sollstellungen über Mietzinsanpassungen bis zu HKNK-Abrechnungen, dazu die Finanz-, Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung.

ALCO Immobilien Software

Hamburg, Deutschland Über 40 Jahre am Markt DATEV-Schnittstelle

ALCO HOUSE ist die Immobilienverwaltungssoftware der ALCO Computer-Dienstleistungs GmbH aus Hamburg und seit über 40 Jahren bundesweit im Einsatz. Das mandantenfähige Buchhaltungsmodul arbeitet mit doppelter Buchführung, automatischen Sollstellungen für Mieten und Hausgelder, Kontoauszugsabgleich sowie DATEV-Export.

andromeda.ONE

Wien und Graz, Österreich Cloud, Hosting in der EU Ab 199 Euro pro Monat

andromeda.ONE ist die cloudbasierte ERP- und Hausverwaltungssoftware der andromeda Software GmbH aus Wien für den österreichischen Markt. Wohnungseigentum nach WEG, Mietverwaltung nach MRG und Gewerbeobjekte laufen in einem System mit objektbezogener Buchführung, automatisiertem Mahnwesen, Abrechnungen sowie EBICS-Zahlungsverkehr.

CasaManager

Eichenau, Deutschland Server in Deutschland Ab 49 Euro pro Monat

CasaManager ist die cloudbasierte Hausverwaltungssoftware der WP Workers GmbH aus Eichenau für WEG- und Mietverwaltung. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan nach Paragraf 28 WEG sowie Nebenkostenabrechnung nach Paragraf 556 BGB entstehen aus denselben Buchungen; hinzu kommen Mahnwesen, DATEV-Export sowie ein Portal für Mieter und Eigentümer.

casavi

München, Deutschland Über 2.200 Kunden Über 130 Mitarbeitende

casavi ist eine Plattform der casavi GmbH aus München für Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen. Vorgangsmanagement, Kundenportal mit App, Dokumentenmanagement, Dienstleistersteuerung über relay und digitale Eigentümerversammlung greifen in einer Anwendung ineinander; die Buchhaltung selbst bleibt im angebundenen ERP-System.

casaweg

WP Workers GmbH, Eichenau Server in Deutschland 9,90 € je Einheit und Monat

CasaWEG ist eine WEG-Software der WP Workers GmbH aus Eichenau für selbstverwaltete Wohnungseigentümergemeinschaften ohne externen Verwalter. Beiräte stellen den Wirtschaftsplan auf, behalten die Hausgeld-Zahlungen im Debitoren-Cockpit im Blick und rechnen Betriebskosten ab. Versammlung, Abstimmungen und Beschlusssammlung laufen digital.

CREM SOLUTIONS

Ratingen, Deutschland Teil der Nemetschek Group DATEV-Schnittstelle geprüft

CREM SOLUTIONS aus Ratingen entwickelt mit IX HAUS eine ERP-Software für das kaufmännische und technische Immobilienmanagement umfangreicher Portfolios. Abgedeckt sind Buchhaltung, Bilanz und GuV, Anlagen- und Hypothekenbuchhaltung, E-Banking sowie stichtagsgenaue Wohngeld- und Betriebskostenabrechnung mit autorisierter DATEV-Schnittstelle.

domizil+

Mödling und Telfs, AT Über 1 Mio. Einheiten Mehr als 1.500 Anwender

domizil+ ist eine österreichische IT-Komplettlösung für die Wohnungswirtschaft, entwickelt von der CP Immo Solutions GmbH in Mödling und der CP Solutions GmbH in Telfs. Das Rechnungswesen umfasst Finanz- und Objektbuchhaltung, Bestandnehmer- und Kreditorenbuchhaltung, monatliche Vorschreibung, Mahnwesen sowie die Jahresabrechnung nach ÖNORM.

DOMUS Software

Giggenhausen bei Freising Gegründet 1974 GoBD-Zertifikat

Die DOMUS Software AG aus Giggenhausen entwickelt seit 1974 Software für die Immobilienwirtschaft. DOMUS 1000 ist die Basislösung für Verwaltungen bis 500 Einheiten mit Buchen, Mahnen, Abrechnen und Zahlungsverkehr; DOMUS novio ergänzt für WEG-Verwalter integriertes Banking, KI-Belegerfassung und automatisierte Buchungsverarbeitung.

eddi24

Kassel, Deutschland HKVO-konforme Abrechnung Ab 15,99 € je Nutzer

Die eddi24 GmbH aus Kassel betreibt eine Online-Plattform, auf der Vermieter und Verwaltungen Heiz- und Nebenkosten selbst abrechnen. Verbrauchs- und Kostendaten werden online erfasst, die Abrechnungsunterlagen stehen sofort als PDF bereit. Ergänzend kommen die Zählerplattform Casameta, Funk-Gateways, eine Mieter-App und ein Messgeräte-Service hinzu.

etg24

Walldorf, Deutschland Seit 2013 am Markt Standards nach ISO 27001

etg24 der etg24 GmbH aus Walldorf ist eine seit 2013 aus der Verwalterpraxis entwickelte Cloud-Software für WEG- und Mietverwaltungen. Buchhaltungsnah sind der KI-gestützte Rechnungseingang für PDF- und E-Rechnungen, Freigabeworkflow und die digitale Belegprüfung durch Beiräte; dazu kommen Kundenportal, Versammlung und Umlaufbeschluss.

EXTENSO

Glattbrugg ZH, Schweiz Server nur in der Schweiz Hausdata R5 mit HEV Schweiz

EXTENSO ist die Immobiliensoftware der eXtenso IT-Services AG aus Glattbrugg. Hausdata R5 deckt Bewirtschaftungen bis 250 Mietobjekte ab, Rimo R5 mittlere und grosse Bestände. Beide führen Liegenschaftenbuchhaltung, Offene-Posten-Buchhaltung, Sollstellung mit QR-Druck, Mahnwesen sowie Heiz- und Nebenkostenabrechnung.

facilioo

Berlin, Deutschland Mehr als 75 Schnittstellen Rund 5.000 Versammlungen

facilioo ist eine CRM- und Prozessplattform der facilioo GmbH aus Berlin für Immobilienverwaltungen. Vorgänge, Handwerkersteuerung, Versicherungsschäden, digitaler Post-Ein- und -Ausgang, Kundenportal und Eigentümerversammlung laufen zentral zusammen. Ein eigenes Rechnungswesen enthält die Plattform nicht, sie ergänzt das vorhandene ERP-System.

Fairwalter

Zürich, Schweiz Hosting in der Schweiz Über 1'500 Nutzende

Fairwalter ist die Cloud-Immobiliensoftware der Fairwalter AG aus Zürich für Bewirtschaftung und Liegenschaftsbuchhaltung. Buchhaltung mit automatischem Abschluss, Debitoren mit Sollstellungs-Job samt Mahnwesen, ein KI-gestützter Kreditorenworkflow sowie Heiz- und Nebenkostenabrechnung sind enthalten. Gehostet wird in der Schweiz.

GARAIO REM

Bern, Schweiz ISO-27001-Zertifikat Mehr als 250 Kunden

GARAIO REM ist das ERP der GARAIO REM AG aus Bern für die professionelle Immobilienbewirtschaftung in der Schweiz. Mietverträge, Kündigungen, Inserate, Nebenkostenabrechnung sowie Stockwerkeigentum samt Abrechnung und Mahnwesen laufen in einem System, ergänzt um Eigentümerportal, Versammlungsmodul und Rechnungsverarbeitung.

Haufe PowerHaus

Mainz, Deutschland GoBD-zertifizierte Buchhaltung DATEV- und GDPdU-Export

PowerHaus ist die ERP-Software für Immobilienverwaltungen aus dem IMMOmanagement-Portfolio der Aareon Deutschland GmbH in Mainz. Miet- und WEG-Bestände, GoBD-zertifizierte Buchhaltung, Hausgeldabrechnung mit Wirtschaftsplan, Betriebskostenabrechnung, Mahnwesen sowie Zahlungsverkehr über FinTS und EBICS laufen zusammen.

Hausify

Berlin, Deutschland Server in Deutschland DIN SPEC 77008

hausify ist ein Kundenportal mit Ticketsystem der hausify GmbH aus Berlin, zugeschnitten auf Verwaltungen mit 300 bis 5.000 Einheiten. Stammdaten, Tickets, digitaler Aushang und rollenbasiertes Dokumentenmanagement auf deutschen Servern bündeln die Kommunikation. Eine eigene Buchhaltung oder Abrechnung enthält das Portal nicht.

Hausperfekt

Mainz, Deutschland Teil der Aareon Group WEG, Miete, gemischt

HausPerfekt ist die ERP-Software der Aareon Deutschland GmbH aus Mainz für mittelständische Immobilienverwaltungen und deckt WEG, Mietobjekte sowie gemischte Bestände ab. Die Lösung lässt sich um Add-ons für Buchhaltung erweitern; das CRM-Portal AAREMO bindet die digitale Mieterkommunikation an das ERP an.

HausSoft

Berlin, Deutschland Über 40 Jahre am Markt Testierte Buchhaltung

haussoft ist die Hausverwaltungssoftware der GFAD Softwarehaus GmbH aus Berlin, seit mehr als 40 Jahren am Markt und bei über 5.000 Hausverwaltern im Einsatz. Die zertifizierte Buchhaltung arbeitet nach dem Prinzip der doppelten Buchführung mit automatischer Sollstellung, Mahnwesen, E-Banking per MT940 und CAMT sowie DATEV-Export.

Heidi Systems

Berlin, Deutschland 72 Standorte deutschlandweit Über 15.000 Geräte installiert

Heidi Systems aus Berlin verbindet eigene Funkzähler für Heizung, Warm- und Kaltwasser mit einer Online-Plattform für Verbrauchserfassung samt Abrechnung. Die Daten stehen in Echtzeit im Dashboard bereit; sie fließen direkt in die Heizkosten- und Betriebskostenabrechnung. Eine API bindet vorhandene ERP- und CRM-Systeme an.

hellohousing

Berlin, Deutschland Server in Westeuropa DSGVO-konform, SSL-gesichert

hellohousing ist die Cloud-Software der Hello Housing GmbH aus Berlin für private Vermieter und Hausverwaltungen. Eine KI-Texterkennung übernimmt Belegdaten, angebundene Bankkonten verbuchen Mieten und Ausgaben automatisch, und Betriebskosten- sowie Heizkostenabrechnungen nach HKVO entstehen samt Datenexport für die Anlage V.

homevoice

Bremen, Deutschland Hosting in Deutschland Über 50.000 Einheiten live

homevoice ist die Plattform der Homevoice GmbH aus Bremen für professionelle Hausverwaltungen mit WEG, Miethaus und SEV. Objektbuchhaltung, Hausgeld- und Betriebskostenabrechnung, Mahnwesen, Rücklagen sowie Bankumsätze laufen in einem System; auf Wunsch übernimmt ein eigenes Team die laufende Buchhaltung als Dienstleistung.

iDWELL

Wien, Österreich Über 900 Kunden, 3 Länder Über 50 Schnittstellen

iDWELL ist die SaaS-Plattform der Idwell GmbH aus Wien für Immobilienverwaltungen in drei Ländern, mit CRM, Kunden-App und dem Modul Finance. Das Modul verarbeitet Eingangsrechnungen KI-basiert mit Objekterkennung, Duplikatsprüfung und Kontierungsvorschlägen; die Buchungszeilen gehen an das vorhandene Buchhaltungssystem.

IGEL Software

Brunn am Gebirge, AT Über 30 Jahre am Markt Modularer Aufbau

IGEL Software ist eine modulare Programmfamilie der IGEL Software GmbH aus Brunn am Gebirge bei Wien. IGEL Real bildet die Immobilienverwaltung von der Vorschreibung bis zur Steuererklärung ab, die Finanzbuchhaltung ergänzt als eigenes Modul Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, offene Posten, Mahnwesen sowie Zahlungsverkehr.

immo-office

Hamburg, Deutschland Seit 2009 am Markt ERP- und Archiv-Schnittstellen

immo-office ist eine mobile Software der immo-portal-services GmbH aus Hamburg für die Digitalisierung von Prozessen in der Wohnungswirtschaft. Das Modul Rechnungseingang erfasst eingehende Rechnungen digital, erkennt deren Inhalte, kontiert automatisiert und übergibt die Daten an das vorhandene ERP-System.

immocloud

Düsseldorf, Deutschland Server in Deutschland 45 Tage kostenlos testen

immocloud ist eine cloudbasierte Verwaltungssoftware der immocloud GmbH aus Düsseldorf für Vermieter, Investoren und Hausverwaltungen. Finanzmanagement, automatische Mietbuchung, Bankanbindung, KI-Belegerfassung, Betriebskostenabrechnung und DATEV-Export laufen in einer Oberfläche, ergänzt um Mieterportal und App.

immodio

Reichenschwand, DE ISO 27001 Rechenzentren 60 Tage kostenlos testen

Immodio ist eine Webanwendung der Immodio UG (haftungsbeschränkt) aus Reichenschwand für Vermieter, Makler und Hausverwaltungen. Von der Besichtigung über den digitalen Mietvertrag bis zu Banking und Buchhaltung läuft alles in einer Oberfläche, inklusive Mieteingangskontrolle, DATEV-Export und Nebenkostenabrechnung.

ImmoLert

Bornheim, Deutschland Hosting in Deutschland Kostenlos nutzbar

Immolert ist ein kostenlos nutzbares Web-Tool der Joscha Hasenkamp GmbH aus Bornheim für private Vermieter, die ihre Immobilien selbst verwalten. Der Schwerpunkt liegt auf der Betriebskostenabrechnung in fünf geführten Schritten, dazu kommen Mietverwaltung, Zählerstände, Vorlagen und Dokumentenablage.

Immoware24

Halle (Saale), Deutschland Über 2 Mio. Einheiten GoBD-konforme Buchhaltung

Immoware24 ist eine cloudbasierte Komplettlösung der Immoware24 GmbH aus Halle (Saale) für Miet-, WEG- und Sondereigentumsverwaltung. Die GoBD-konforme Buchhaltung deckt alle Finanzprozesse ab, dazu kommen Online-Banking über EBICS, SEPA-Lastschriften, Betriebs- und Heizkostenabrechnung sowie E-Rechnungsverarbeitung.

INtex Hausverwaltung

Eitorf, Deutschland Hosting in Deutschland 25 Jahre am Markt

INtex Hausverwaltung ist eine Cloud-Anwendung von INtex Publishing aus Eitorf für die Miet- und WEG-Verwaltung. Die Buchführung läuft wahlweise einfach oder doppelt, dazu kommen Banking-Anbindung, Mahnwesen, Nebenkosten- und Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne sowie Vermögensübersicht. Hosting und Entwicklung finden in Deutschland statt.

KARTHAGO

Mainz, Deutschland 1.500 Kunden ELSTER- und DATEV-Schnittstelle

Karthago ist die ERP-Software für Immobilienverwaltungen aus dem IMMOmanagement-Portfolio der Aareon Deutschland GmbH in Mainz. Sie verbindet doppelte Offene-Posten-Buchhaltung mit ELSTER- und DATEV-Schnittstelle, automatisiertem Rechnungsimport sowie Abrechnungen für WEG, Hausgeld, Nebenkosten in Miet- wie Sondereigentum.

Leikom

Innsbruck, Österreich Nur Kunden aus Österreich FinanzOnline-Schnittstelle

Leikom ist eine Cloud-Software der LEIKOM GmbH aus Innsbruck für österreichische Hausverwaltungen. Die Buchhaltung deckt Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, doppelte und Mischbuchhaltung ab, Kontoauszüge werden digital verbucht. Miet- und Betriebskostenabrechnungen, Jahresbudgets sowie Vorschreibungen entstehen automatisiert.

Limmobi

Wil SG, Schweiz Cloud im Webbrowser Viele Schweizer Banken

LIMMOBI ist eine Schweizer Cloud-Lösung der LIMMOBI AG aus Wil für Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum. Im Hintergrund läuft eine doppelte Immobilienbuchhaltung mit Kreditoren, Debitoren und Mahnwesen; Nebenkosten-, Betriebskosten- und ZEV-Abrechnungen entstehen automatisch, viele Schweizer Banken sind direkt angebunden.

mein immomanager

Frankfurt am Main Rechenzentren in Deutschland Ab 4,50 Euro pro Monat

Mein Immo-Manager ist eine Web-Anwendung der Haus und Grund Frankfurt am Main Verlag und Service GmbH für Eigentümer, die selbst verwalten. Die Betriebskostenabrechnung entsteht in drei Schritten, das Bankkonto lässt sich optional anbinden, Mieteingänge werden automatisch verbucht, EÜR und Anlage V stehen als Export bereit.

MOR Informatik

Zürich, Schweiz Seit 1974 am Markt Modular und mandantenfähig

MOR Informatik aus Zürich entwickelt seit 1974 modulare Branchensoftware. MOR LIVIS deckt Liegenschaften, Mietverträge, Nebenkostenabrechnung, Mietzinsänderungen und Leerstandskontrolle ab, MOR FINANZ ergänzt Finanzbuchhaltung mit Kontoplan, Kreditoren, Debitoren, MWST und Mahnwesen samt Zahlungsverkehr nach ISO 20022.

nahaus

Göttingen, Deutschland Server in Frankfurt am Main 30 Tage kostenlos testen

Nahaus ist eine Cloud-Software der Nahaus GmbH aus Göttingen für Vermieter und Hausverwaltungen. Miet- und Eigentümerverwaltung, automatisierte Sollstellungen mit Aufteilung der Warmmiete, Bankkonto-Anbindung mit Transaktionsregeln, Nebenkostenabrechnung, Mahnwesen sowie Einnahmenüberschussrechnung laufen in einer Oberfläche.

nekobo

Dortmund, Deutschland Lokal statt Cloud Einmalkauf ab 39 Euro

nekobo ist eine Desktop-App für Mac und Windows aus Dortmund, mit der private Vermieter ihre Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung selbst erstellen. Enthalten sind Umlageschlüssel je Wohneinheit, taggenaue Abrechnung bei Mieterwechsel, Heizkosten nach Heizkostenverordnung, KI-Belegerfassung und ein Bankabgleich je Mieter.

Novalis

Zell, Deutschland Über 250.000 Einheiten DATEV-Schnittstelle

NOVALIS ist die Haus- und Mietverwaltungssoftware der Hofele GmbH aus Zell und besteht aus mehreren integrierten Modulen rund um NOVALIS HausWin. Abgedeckt sind WEG- und Mietverwaltung, SEPA-Zahlungsläufe mit automatischer Verbuchung, MT940-Kontoauszüge, Mahnwesen, Jahresausgleich sowie eine DATEV-Schnittstelle.

objego

Essen, Deutschland Teil der ista SE 45.000+ Abrechnungen

objego ist die Online-Verwaltungssoftware der ista SE aus Essen für private Vermieter. In vier geführten Schritten entsteht die Betriebskostenabrechnung mit automatischer Umlage und Daten-Check; hinzu kommen Heizkostenabrechnung für Selbstableser, Bankanbindung mit Mieteingangskontrolle und die vorbereitete Anlage V.

PROMOS consult

Berlin, Deutschland Seit 1998 am Markt Eigenes Rechenzentrum

PROMOS consult aus Berlin entwickelt mit PROMOS.GT und der vorkonfigurierten Variante ready2 eine SAP-basierte ERP-Lösung für die Immobilienwirtschaft. Der Bereich Financials deckt Debitoren- und Anlagenbuchhaltung, elektronischen Kontoauszug, Rechnungseingangs-Workflow, E-Rechnung sowie eine DATEV-Schnittstelle ab.

Quorum Software

Genf, Schweiz Hosting in der Schweiz swiss made software

Quorum Digital ist das Immobilien-ERP der 1998 in Genf gegründeten Quorum Software SA. Die Lösung führt Mietzinslisten, Zahlungsein- und -ausgänge, Fristen sowie Betreibungen, erstellt Verwaltungs- und Heizkostenabrechnungen und deckt Stockwerkeigentum, Genossenschaften sowie Portale für Mieter und Eigentümer ab.

Realax

Gelsenkirchen, Deutschland Nach IDW PS 880 zertifiziert Software seit 1982

REALAX ist die Immobilienmanagement-Software der GiT Gesellschaft für innovative DV-Technik mbH aus Gelsenkirchen. Die modulare Plattform verbindet Property, Asset sowie Facility Management mit eigener Finanz- und Anlagenbuchhaltung. Schwerpunkte sind die Betriebskostenabrechnung gewerblicher Objekte, OP-Verwaltung, Mahnwesen und Reporting.

rental one

Merchweiler, Saarland Über 500 Vermieter DATEV- und Steuer-Export

rental one ist die Vermieter- und Verwaltersoftware der RentalOne GmbH aus Merchweiler, die zugleich Wohnungseigentum, Sondereigentum und Mietobjekte in Südwestdeutschland verwaltet. Bestand, Mietzahlungen, Nebenkostenabrechnung und Dokumente laufen in einer Oberfläche zusammen, Bankanbindung und DATEV-Export gehören dazu.

SCALARA

Brühl bei Köln, Deutschland Server in Deutschland Musterabrechnung 3.0

SCALARA ist eine cloudbasierte Hausverwaltungssoftware der SCALARA GmbH aus Brühl für WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung. Ein eigens entwickelter WEG-Kontenrahmen, Buchung nach Geschäftsvorfällen und integriertes Banking stützen Jahresabschluss nach Musterabrechnung 3.0, Betriebskostenabrechnung und Steuerreport.

Schweighofer Manager-Software

Tumeltsham, Österreich 35 Jahre am Markt Cloud oder Kaufversion

Die Schweighofer Manager-Software GmbH aus Tumeltsham in Oberösterreich entwickelt kaufmännische Standardsoftware. Für die Immobilienverwaltung steht HAUS-MANAGER bereit: Miet- und Wohnungseigentumsobjekte, laufende Vorschreibung und Betriebskostenabrechnung, dazu eine komplette Buchhaltung wahlweise als Fibu oder E/A-Rechnung.

Sidomo

Ludwigshafen am Rhein Über 35 Jahre am Markt DATEV-Schnittstelle

SIDOMO ist die Hausverwaltungssoftware der Deflize und Partner GmbH aus Ludwigshafen am Rhein, seit über 35 Jahren am Markt. Die modulare Lösung führt Stammdaten, Buchhaltung, Auswertung und Abrechnung bis zur Übergabe an eine Finanzbuchhaltung über DATEV zusammen, inklusive SEPA-Zahlungsverkehr.

SmartBrix

Cloudbasierte Plattform Verwaltung und Vermarktung DATEV-Anbindung

SMARTBRIX ist eine cloudbasierte All-in-One-Immobiliensoftware, die Verwaltung, Vermarktung und Finanzen in einer Oberfläche bündelt. Das Finanzmodul deckt die Buchhaltung sowie Neben- und Betriebskostenabrechnungen mit Berichten ab, ergänzt um eine DATEV-Anbindung für die Übergabe an die Steuerberatung.

Tayo

Reverolle VD, Schweiz ISO 27001 zertifiziert Hosting in der Schweiz

Tayo ist eine Schweizer Plattform der Tayo SA aus Reverolle für das technische Gebäudemanagement und die Bewirtschaftung von Immobilienportfolios. Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum laufen auf einer Oberfläche mit Tickets, Arbeitsaufträgen, digitalen Wohnungsabnahmen sowie Versammlungen; Rechnungen und Budgets bleiben dabei im Blick.

vermieter1.de

Buchholz, Deutschland Hosting in Deutschland Eine Wohnung dauerhaft gratis

vermieter1.de ist eine Vermieter-Software der Schulz Vermögens- und Dienstleistungsgesellschaft UG aus Buchholz für private Vermieter mit ein bis 25 Einheiten. Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung entstehen im geführten Ablauf mit PDF-Export, Bankkonten lassen sich über PSD2 anbinden, Zahlungen ordnen sich automatisch zu.

vermietet.de

Berlin, Deutschland Teil von ImmoScout24 Ab 9,90 Euro pro Monat

Die Adresse vermietet.de führt zu VermietenPlus, dem Verwaltungsangebot der Immobilien Scout GmbH aus Berlin für private Vermieter. Einnahmen, Ausgaben und Dokumente einer Immobilie laufen an einer Stelle zusammen, die Nebenkostenabrechnung entsteht über einen Schnellstart-Assistenten, ergänzt um Mieteingangscheck und Belegerkennung.

Verwalterware24

Zerbst/Anhalt, Deutschland Rechenzentrum in Deutschland DATEV-Schnittstelle inklusive

Verwalterware24 ist eine Cloud-Hausverwaltungssoftware der MHV-International GmbH aus Zerbst für WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung auf Basis von Odoo 17 Enterprise. Doppelte Buchführung, Banken-Sync über HBCI/FinTS, automatischer Mahnlauf, SEPA-Lastschrift, Nebenkostenabrechnung und DATEV-Export gehören dazu.

VillaSoft

Hamburg, Deutschland Versionen ab 695 Euro DATEV-Export enthalten

Villa ist ein Hausverwaltungsprogramm der Villa Software Entwicklung GmbH aus Hamburg für Mietwohnungen, Wohnungseigentum, Gewerbeobjekte und Sozialwohnungen. Enthalten sind eine integrierte Buchhaltung mit automatischer Sollstellung, ein Mahnwesen, Wirtschaftspläne, WEG-, Betriebs- und Heizkostenabrechnungen sowie ein DATEV-Export.

W&W Immo Informatik

Affoltern am Albis, Schweiz Seit 1981 am Markt Über 2800 Verwaltungen

Die W&W Immo Informatik AG aus Affoltern am Albis entwickelt seit 1981 Software für die Schweizer Immobilienwirtschaft, darunter ImmoTop2, Rimo R5 und Fairwalter. ImmoTop2 Cloud enthält Miete, Stockwerkeigentum, Buchhaltung und Kreditoren, ergänzt um e-Dossier, Portal, Kredi Flow, MWST-Option und Abnahme App.

warehaus

Stephanskirchen, Bayern Nebenkosten easy seit 1999 Desktop und Browser-Version

Die WAREHaus GmbH aus Stephanskirchen entwickelt die Programmreihe easy für private Vermieter und kleinere Hausverwaltungen. Nebenkosten easy erstellt Betriebskostenabrechnungen mit taggenauem Mieterwechsel, Heizkosten easy rechnet nach Heizkostenverordnung ab, Hausverwaltung easy verbucht Einnahmen und Ausgaben, daraus entsteht die Hausgeldabrechnung.

WISO Hausverwalter

Neunkirchen, Siegerland Über 76.500 Anwender Ab 75,99 Euro pro Jahr

WISO Hausverwalter 365 ist die Verwaltungssoftware der Buhl Data Service GmbH aus Neunkirchen. Die Windows-Lösung verbindet die Buchhaltung mit Online-Banking, automatischer Sollstellung, Mietabgleich und Offene-Posten-Verwaltung. Im selben Programm entstehen Nebenkosten-, Heizkosten- und Hausgeldabrechnung sowie Wirtschaftsplan und Rücklagenabrechnung.

Zülow Software

Anbieter aus Deutschland WEG- und Mietverwaltung Heizkostenabrechnung

Die Zülow-Software und Computer GmbH vertreibt unter dem Namen ZHAUS eine Hausverwaltungssoftware für WEG- und Mietverwalter in der Wohnungswirtschaft. Das Programm richtet sich an Verwaltungen, die Objekt-, Eigentümer- und Mieterdaten mit der laufenden Abrechnung verbinden; ergänzend gehört die Heizkostenabrechnung zum Angebot.

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Was ist eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung, und brauchen Sie wirklich eine?

Waage mit Haus links und Stempel "GEBUCHT" rechts, beschriftet "PRO OBJEKT"
Die Zahlen eines Hauses wiegen so schwer wie das Haus selbst, sobald jeder Beleg einem Objekt zugeordnet werden muss.

Eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung verbucht Mieten, Hausgeld, Betriebskosten und Belege getrennt nach Objekt sowie nach Mandant. Daraus entstehen Betriebskostenabrechnung, Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan. Eine allgemeine Finanzbuchhaltung kennt diese zweite Ordnung nicht. Bis etwa fünf Einheiten reicht eine saubere Tabelle noch, darüber kippt der Aufwand.

Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Buchführung als die planmäßige, lückenlose und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle auf Grundlage von Belegen. In der Verwaltung von Immobilien kommt eine zweite Achse hinzu. Jeder Beleg gehört zusätzlich zum Sachkonto auf ein Objekt, eine Einheit und einen Abrechnungskreis. Eine einzige Heizungsrechnung landet deshalb gleichzeitig im Aufwand der Verwaltung, in der Heizkostenabrechnung des Hauses und im Umlageanteil jeder Wohnung.

Nach oben grenzt sich diese Gattung gegen das Immobilien-ERP ab. Solche Systeme führen Tausende Einheiten, bilden Vermietung, Instandhaltung, Controlling sowie den Jahresabschluss ab und kosten entsprechend. Nach unten steht die Vermieter-App für den privaten Bestand: Mietverträge, Zahlungseingänge, eine einfache Nebenkostenabrechnung, mehr nicht. Dazwischen liegt das eigentliche Feld, nämlich die Verwaltersoftware für Miete sowie WEG.

Der Rechtsrahmen erklärt, warum Branchensoftware überhaupt nötig wird. § 556 Abs. 3 BGB gibt dem Vermieter zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit für die Betriebskostenabrechnung; danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes verlangt vom Verwalter einen Wirtschaftsplan sowie eine Jahresabrechnung, über die die Eigentümerversammlung beschließt. Die Heizkostenverordnung schreibt zusätzlich die verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Bei mehreren Objekten laufen diese Pflichten parallel, jede mit eigenem Zeitplan.

Hinzu kommt die Trennung fremder Gelder. Hausgeld, Mietkautionen und Erhaltungsrücklage gehören den Eigentümern, nicht der Verwaltung. Eine Software für diesen Zweck führt deshalb je Gemeinschaft oder Eigentümer einen eigenen Mandanten, mit eigener Kontenwelt, eigener Bankverbindung und eigenem Abschluss. Genau daran scheitert eine Tabelle spätestens dann, wenn die erste Eigentümerversammlung Belege einsehen will.

Brauchen Sie also wirklich eine? Bei einer einzigen vermieteten Eigentumswohnung eher nicht. Ein Ordner und eine sorgfältig geführte Tabelle reichen dafür aus. Ab etwa fünf Einheiten, spätestens beim ersten WEG-Mandat, verschiebt sich die Rechnung deutlich. Der folgende Test macht die Entscheidung konkret.

Der 7-Punkte-Test: Brauchen Sie eine eigene Software für die Immobilienbuchhaltung?
  • Bestand: Sie verwalten mehr als fünf Einheiten oder mehrere Objekte mit unterschiedlichen Umlageschlüsseln.
  • WEG: Mindestens eine Wohnungseigentümergemeinschaft gehört zu Ihrem Bestand, samt Wirtschaftsplan und Erhaltungsrücklage.
  • Fremdgeld: Sie bewegen Geld, das Dritten gehört: Hausgeld, Kautionen, Rücklagen. Diese Beträge brauchen eigene Konten.
  • Frist: Die Betriebskostenabrechnung kostet Sie jedes Jahr mehrere Tage. Die Zwölfmonatsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB wird dabei knapp.
  • Zahlungsabgleich: Ein Mietrückstand fällt Ihnen erst auf, wenn bereits zwei Monatsmieten offen sind.
  • Belege: Ihr Belegarchiv besteht aus Aktenordnern, E-Mail-Anhängen sowie Fotos auf dem Telefon.
  • Steuerbüro: Ihr Steuerbüro bekommt die Zahlen als sortierten Papierstapel, nicht als Buchungsstapel mit Belegbild.

Drei zutreffende Punkte sprechen für eine eigene Software, ab fünf lohnt der Wechsel fast immer. Unabhängig vom Ergebnis verlangen die GoBD eine Verfahrensdokumentation, also eine schriftliche Beschreibung, wie Belege in die Verwaltung gelangen, wie sie verarbeitet und wie sie aufbewahrt werden. Diese Beschreibung gehört auch dann geschrieben, wenn Sie vorerst bei Tabelle und Steuerbüro bleiben.

Diese 7 Probleme löst eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung

Postfachanlage mit 16 Fächern, überquellend mit Briefen und Dokumenten, zwei orange Markierungen oben
Sieben wiederkehrende Engpässe stauen sich in der Verwaltung, bis ein sauberer Prozess das erste Fach leert.

Sieben Engpässe kehren in der Verwaltung jedes Jahr wieder: die Betriebskostenabrechnung, der Abgleich von Sollstellung und Zahlungseingang, zu spät erkannte Mietrückstände, von Hand gerechnete Umlageschlüssel, verstreute Belege, undurchsichtige Rücklagen in der WEG und der Datenaustausch mit dem Steuerbüro. Jeder Punkt kostet Zeit, Geld oder beides.

Nach dem Mikrozensus 2022 des Statistischen Bundesamtes wohnen gut 52 Prozent der Haushalte in Deutschland zur Miete. Hinter jedem dieser Mietverhältnisse steht mindestens eine jährliche Abrechnung, häufig zusätzlich eine Eigentümergemeinschaft mit eigenem Wirtschaftsplan. Der Aufwand wächst dabei nicht linear mit der Zahl der Einheiten, sondern mit der Zahl der Abrechnungskreise, Umlageschlüssel und Mieterwechsel.

Die folgenden sieben Fälle beschreiben, was ohne passende Software liegen bleibt. Sie stammen aus der Abrechnungspraxis und treffen private Vermieter genauso wie gewerbliche Verwaltungen, nur in unterschiedlicher Härte sowie mit unterschiedlichen Folgen für die Abrechnungsfrist.

Die Betriebskostenabrechnung frisst Wochen

Kostenarten sammeln, Verbrauchsdaten des Messdienstes einlesen, Umlageschlüssel anwenden, Leerstand herausrechnen, Schreiben erzeugen: von Hand vergehen dafür pro Objekt Tage. Eine Fachsoftware zieht die Abrechnung aus den laufenden Buchungen und hält die Zwölfmonatsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB im Blick.

Sollstellung und Zahlungseingang driften auseinander

Ohne vorgemerkte Forderung bleibt jede Überweisung eine Einzelfallprüfung. Das Programm stellt die Miete zum Fälligkeitstag ins Soll, ruft die Kontoumsätze im Format CAMT oder MT940 ab und ordnet Eingänge automatisch zu. Übrig bleibt eine kurze Liste echter Klärfälle.

Mietrückstände fallen zu spät auf

Aus der Offene-Posten-Liste wird ein Rückstand am ersten Tag sichtbar, nicht nach der zweiten Mahnung. Mahnstufen, Fristen und Schreiben laufen aus derselben Datenbasis. Bei Wohnraum zählt jeder Tag, weil die Kündigungsvoraussetzungen an konkrete Rückstandshöhen gebunden sind.

Umlageschlüssel werden von Hand gerechnet

Wohnfläche, Miteigentumsanteile, Personenzahl, Verbrauch, Einheiten: jeder Kostenart liegt ein anderer Schlüssel zugrunde, dazu kommen unterjährige Mieterwechsel mit tagegenauer Teilung. Die Software hinterlegt Schlüssel je Kostenart und rechnet Wechsel automatisch anteilig.

Belege liegen verstreut und nicht revisionssicher

Rechnungen in Ordnern, Postfächern und Cloud-Ordnern erfüllen die GoBD-Anforderung an Nachvollziehbarkeit sowie Unveränderbarkeit nicht. Ein digitales Belegarchiv verknüpft jeden Beleg mit Buchung, Objekt und Abrechnungskreis und hält ihn über die Aufbewahrungsfrist unverändert vor.

Wirtschaftsplan und Rücklage bleiben undurchsichtig

Die Eigentümerversammlung beschließt über Wirtschaftsplan sowie Jahresabrechnung und darf Belege einsehen. Ohne getrennten Mandanten je Gemeinschaft fehlt die Grundlage dafür. Eine WEG-taugliche Software führt Hausgeldkonten, Erhaltungsrücklage und Beschlusssammlung getrennt vom Vermögen der Verwaltung.

Steuerbüro und Eigentümer warten auf Handarbeit

Jeder Export von Hand kostet Zeit und erzeugt Abweichungen. Über eine DATEV-Schnittstelle wandern Buchungen samt Belegbild in die Kanzleisoftware, Eigentümer sehen ihre Unterlagen im Portal. Die Zahlen für die Anlage V sowie für die Bescheinigung nach § 35a EStG entstehen aus denselben Buchungen.

Welche Arten von Software für die Immobilienverwaltung stehen zur Wahl?

Drei Vogelhäuser aus hellem Holz in aufsteigender Größe. Das linke trägt ein oranges Schild mit "POST"
Jede Bestandsgröße verlangt einen anderen Zuschnitt, und ein zu großes Modell passt genauso schlecht wie ein zu kleines.

Sechs Typen teilen den Markt auf: Vermieter-Tool für kleine Bestände, Mietverwaltungssoftware, WEG-Verwaltungssoftware, Verwalter-Komplettlösung für Miete und WEG, Immobilien-ERP für die Wohnungswirtschaft sowie Portal- und Belegplattformen ohne eigene Buchhaltung. Die Wahl hängt an drei Größen: Bestand, Anteil der WEG-Mandate und der Frage, wer die Bücher führt.

Die Typen unterscheiden sich weniger in den Funktionsnamen als in der Tiefe der Buchhaltung. Ein Vermieter-Tool stellt Einnahmen gegen Ausgaben und liefert die Zahlen für die Anlage V; eine doppelte Buchführung mit Debitoren, Kreditoren sowie Offene-Posten-Liste steckt darin selten. Eine Verwaltersoftware bringt beides mit, dazu getrennte Mandanten je Gemeinschaft. Ein ERP setzt darauf Controlling, Instandhaltungsplanung und Berichtswesen für große Bestände.

Quer zu allen sechs Typen liegt die Betriebsart. Cloud-Lösungen laufen im Browser, der Anbieter verantwortet Sicherung sowie Updates. Eine Installation im eigenen Netz behält die Daten im Haus, verlangt dafür eigene Sicherung, eigene Updates und eigenen Zugriffsschutz. Zulässig sind beide Wege; der nächste Abschnitt zeigt, welche Nachweise Sie dafür brauchen.

Der DACH-Raum bringt zudem eigene Rechtskreise mit. In Österreich regeln das Mietrechtsgesetz sowie das WEG 2002 die Abrechnung sehr genau: § 21 Abs. 3 MRG verpflichtet den Vermieter, die Betriebskosten spätestens zum 30. Juni des folgenden Kalenderjahres abzurechnen und die Belege im Haus zur Einsicht aufzulegen. In der Schweiz heißt das Gegenstück Stockwerkeigentum nach dem Zivilgesetzbuch, die Rücklage heißt Erneuerungsfonds, abgerechnet wird in CHF samt MWST. Eine Software aus einem Land bildet die Regeln des anderen nicht automatisch ab.

Vermieter-Tool für kleine Bestände

Für private Vermieter mit einer Handvoll Einheiten. Mietverträge, Zahlungseingänge, Nebenkostenabrechnung und die Zahlen für die Anlage V, bedient im Browser oder in der App. Eine doppelte Buchführung fehlt meist, ebenso die Trennung mehrerer Mandanten. Preislich beginnt diese Klasse im einstelligen Eurobereich pro Monat.

Mietverwaltungssoftware

Der Schwerpunkt liegt auf Mietenbuchhaltung: Sollstellung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen, Betriebs- und Heizkostenabrechnung, Kautionsverwaltung. Diese Systeme eignen sich für Bestandshalter sowie für Verwaltungen ohne WEG-Mandate und rechnen sauber gegen die Bank ab.

WEG-Verwaltungssoftware

Gebaut um Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung, Erhaltungsrücklage und Beschlusssammlung. Jede Gemeinschaft läuft als eigener Mandant mit eigener Bankverbindung. Ohne diese Trennung lässt sich die Pflicht aus § 28 WEG kaum prüfbar erfüllen.

Verwalter-Komplettlösung für Miete und WEG

Die verbreitetste Gattung im professionellen Segment. Mietenbuchhaltung und WEG-Verwaltung liegen in einem System, ergänzt um Finanzbuchhaltung, Belegworkflow, Portale sowie DATEV-Export. Der Preis richtet sich üblicherweise nach der Zahl der Verwaltungseinheiten.

Immobilien-ERP für die Wohnungswirtschaft

Für Wohnungsunternehmen und große Bestandshalter. Neben der Buchhaltung decken diese Systeme Vermietung, Instandhaltung, Controlling und Berichtswesen ab, oft mit eigener Schnittstellenwelt. Einführung und Betrieb sind Projekte, keine Anmeldung. Preise nennen die Anbieter individuell.

Portal- und Belegplattform ohne eigene Buchhaltung

Diese Plattformen digitalisieren Kommunikation, Aufträge und den Rechnungsdurchlauf und übergeben die geprüften Belege an eine bestehende Buchhaltung. Sinnvoll, wenn die Fibu bleibt und nur der Papierweg verschwinden soll. Als alleinige Lösung für die Abrechnung reichen sie nicht.

All-in-One: Verwaltersuite mit eigener Buchhaltung
Ein System für Stammdaten, Buchhaltung und Abrechnung
  • Eine Datenbasis für Objekte, Verträge, Buchungen und Belege, ohne Abgleich zwischen zwei Systemen
  • Abrechnungen entstehen direkt aus den laufenden Buchungen, Umlageschlüssel und Mandanten sind bereits hinterlegt
  • Ein Ansprechpartner für Support, Updates und gesetzliche Änderungen
  • Weniger Auswahl bei Einzelfunktionen, Wechsel später nur als Gesamtwechsel möglich
  • Typisch für Verwaltungen mit 100 bis 2.000 Einheiten sowie gemischtem Bestand aus Miete und WEG
Best-of-Breed: Fachsoftware plus externe Buchhaltung
Verwaltung im Fachprogramm, Bücher im Steuerbüro oder in der Fibu
  • Jede Aufgabe bekommt das passende Werkzeug, etwa Portal, Messdienst-Anbindung und Kanzleisoftware
  • Die Buchführung bleibt beim Steuerbüro, die Verwaltung liefert Buchungsstapel über eine DATEV-Schnittstelle
  • Einzelne Bausteine lassen sich austauschen, ohne das ganze Haus umzubauen
  • Jede Schnittstelle ist eine Fehlerquelle, Stammdaten müssen an zwei Stellen stimmen
  • Typisch für kleine Verwaltungen, für reine Bestandshalter sowie für Kanzleien mit Immobilienmandaten

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Der Leitfaden für Verwalter und Vermieter: Mietenbuchhaltung, WEG-Abrechnung, Betriebs- und Heizkosten, GoBD, DATEV-Anbindung sowie E-Rechnung im DACH-Raum, mit Auswahlkriterien, Einführungsplan und Kostenübersicht.

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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen

Ein Schlüsselbund mit mehreren Schlüsseln an einem Metallring und einem orange beschrifteten Etikett mit der Nummer 1
Von einem Dutzend Kriterien entscheidet am Ende die Kombination, die zu Ihrem Bestand und Ihren Pflichten passt.

Neun Kriterien entscheiden über die Eignung: GoBD-Konformität, Abrechnungsumfang, Bankanbindung, Schnittstellen, E-Rechnung, Datenschutz samt Betriebsart, Mandantenfähigkeit, Bedienbarkeit sowie Support mit Rechts-Updates. Preis und Gesamtkosten stehen bewusst im letzten Abschnitt, weil eine zu knapp gewählte Lösung teurer wird als die Lizenz.

Das Bundesministerium der Finanzen hat die Anforderungen an eine elektronische Buchführung in den GoBD zusammengefasst. Verlangt werden Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung sowie Unveränderbarkeit, dazu eine schriftliche Verfahrensdokumentation. Die Abgabenordnung setzt die Fristen: Buchungsbelege bewahren Unternehmen acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO). Fragen Sie deshalb früh, wie ein Anbieter Buchungen festschreibt und wie ein Export nach Ende des Vertrags aussieht.

Bei der E-Rechnung lohnt der genaue Blick auf den eigenen Fall. Empfangen müssen inländische Unternehmer strukturierte Rechnungen nach der europäischen Norm bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen: bis Ende 2026 allgemein, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz sowie für Rechnungen per EDI. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme. Die steuerfreie Vermietung von Wohnraum nach § 4 Nr. 12 UStG löst die Pflicht nicht aus; sobald Gewerbeflächen mit Option zur Steuerpflicht dazukommen, sieht die Lage anders aus.

Der dritte Prüfstein ist der Zahlungsverkehr. Eine Verwaltung ohne automatischen Abgleich verbringt jeden Monat Stunden damit, Überweisungen den richtigen Sollstellungen zuzuordnen. Achten Sie auf den Abruf von Kontoumsätzen im Format CAMT oder MT940, auf SEPA-Lastschriften mit Mandatsverwaltung und auf getrennte Konten für Kautionen sowie Rücklagen. Die neun Kriterien im folgenden Block fassen zusammen, was in eine Ausschreibung gehört.

GoBD und revisionssichere Archivierung
Nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar

Die GoBD verlangen festgeschriebene Buchungen, ein Protokoll über Änderungen und eine Verfahrensdokumentation. Buchungsbelege bewahrt die Abgabenordnung acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Prüfen Sie, wie das System festschreibt und wie ein Export am Vertragsende aussieht.

Festschreibung der Buchungen mit Journal und ÄnderungsprotokollBelegarchiv mit Verknüpfung zu Buchung, Objekt und AbrechnungskreisVerfahrensdokumentation als Vorlage oder Muster vom AnbieterDatenexport in einem lesbaren Format nach Vertragsende
Nachfrage: Lassen Sie sich einen Beispielexport für eine Betriebsprüfung zeigen, nicht nur eine Zusage im Angebot.
Abrechnungsumfang für Miete und WEG
Betriebskosten, Heizkosten, Hausgeld, Wirtschaftsplan

Hier trennt sich Branchensoftware von allgemeiner Buchhaltung. Gefragt sind frei definierbare Umlageschlüssel, Abrechnungskreise je Objekt, tagegenaue Teilung bei Mieterwechsel, die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung nach Heizkostenverordnung sowie Wirtschaftsplan und Erhaltungsrücklage für jede Gemeinschaft.

Frei definierbare Umlageschlüssel je KostenartTagegenaue Abgrenzung bei Mieterwechsel und LeerstandHeizkostenabrechnung nach Verbrauch, Import der MessdienstdatenWirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung, Erhaltungsrücklage, Beschlusssammlung
Praxistest: Rechnen Sie eine abgeschlossene Periode im Testmandanten nach. Abweichungen zeigen sich zuerst beim Leerstandsanteil.
Bankanbindung und Zahlungsabgleich
Kontoabruf, SEPA-Lastschrift, getrennte Konten

Der automatische Abgleich spart die meiste Zeit im Monatsgeschäft. Wichtig sind der Abruf der Umsätze im Format CAMT oder MT940, ein Regelwerk für die Zuordnung, SEPA-Lastschriften mit Mandatsverwaltung sowie getrennte Konten für Kautionen und Rücklagen.

Kontoabruf über CAMT oder MT940, mehrere Banken parallelAutomatische Zuordnung offener Sollstellungen samt KlärfalllisteSEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und VorabankündigungEigene Konten für Kautionen nach § 551 BGB sowie für die Erhaltungsrücklage
Kostenfalle: Der Bankabruf ist bei mehreren Anbietern ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Fragen Sie den Preis je Verwaltung und Monat ab.
Schnittstellen zu Steuerbüro und Dienstleistern
DATEV, Messdienst, Anlage V, § 35a EStG

Sobald ein Steuerbüro den Abschluss erstellt, entscheidet die Qualität des Exports über den Aufwand. Neben DATEV zählen die Anbindung der Messdienstleister, die Zahlen für die Anlage V und die Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen nach § 35a EStG.

DATEV-Export als Buchungsstapel, möglichst mit BelegbildImport der Verbrauchsdaten vom MessdienstAuswertung für die Anlage V je Objekt und EigentümerBescheinigung nach § 35a EStG aus den gebuchten Rechnungen
Formatfrage: Klären Sie, welches DATEV-Format geliefert wird und ob Ihr Steuerbüro damit ohne Nacharbeit einlesen kann.
E-Rechnung im Empfang und im Versand
XRechnung, ZUGFeRD, Fristen nach § 27 Abs. 38 UStG

Strukturierte Rechnungen müssen inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 empfangen und verarbeiten können. Für den Versand laufen Übergangsfristen bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027, ab 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme. Die steuerfreie Wohnraumvermietung löst die Pflicht nicht aus.

Empfang und Auslesen von XRechnung sowie ZUGFeRDAusgangsrechnungen im strukturierten Format, etwa für GewerbemieterRevisionssichere Ablage des strukturierten Originals, nicht nur des SichtbelegsPrüfung auf formale Richtigkeit vor der Buchung
Reihenfolge: Der Empfang ist die dringendere Baustelle. Prüfen Sie zuerst, wohin eingehende XRechnungen in Ihrem Haus laufen.
Datenschutz, Hosting und Betriebsart
Cloud oder eigenes Netz, Auftragsverarbeitung

Beide Betriebsarten lassen sich datenschutzkonform führen. In der Cloud entscheiden der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Standort der Server und die technischen Maßnahmen. Im eigenen Netz tragen Sie Sicherung, Updates und Zugriffsschutz selbst. Mieterdaten sind personenbezogene Daten, Zahlungsdaten inklusive.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVOServerstandort und Angaben zu UnterauftragnehmernRollen und Rechte je Mitarbeitenden, Protokoll der ZugriffeLöschkonzept, abgestimmt auf die steuerlichen Aufbewahrungsfristen
Unterlagen: Fordern Sie Auftragsverarbeitungsvertrag und technische Maßnahmen vor dem Testbetrieb an, nicht danach.
Mandantenfähigkeit und Skalierbarkeit
Getrennte Buchungskreise, Wachstum nach Einheiten

Jede Gemeinschaft und jeder Eigentümer braucht einen eigenen Buchungskreis mit eigener Bankverbindung. Ebenso wichtig ist die Preisgrenze der nächsten Stufe: Viele Tarife staffeln nach Einheiten, und der Sprung fällt genau dann an, wenn ein neues Mandat dazukommt.

Eigener Mandant je Gemeinschaft oder EigentümerObjektübergreifende Auswertungen trotz getrennter BuchungskreiseKlare Staffelgrenzen im Preismodell, Kosten je zusätzlichem MandantenMehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rechten
Rechenprobe: Rechnen Sie den Tarif für den Bestand in drei Jahren durch, nicht für den heutigen.
Bedienung und Einarbeitung
Wer bucht, und wie schnell findet sich das Team zurecht

Buchhaltungssoftware wird täglich bedient, nicht einmal im Jahr. Entscheidend sind ein verständlicher Buchungsdialog, Serienvorgänge für wiederkehrende Aufgaben und eine Suche, die Objekt, Einheit und Beleg gleichzeitig findet. Ein Testmandant mit echten Daten zeigt das in einer Stunde.

Testzugang mit eigenen Objektdaten statt reiner DemoSerienbuchungen und Vorlagen für wiederkehrende VorgängeSchulung im Angebot enthalten oder separat ausgewiesenHandbuch und Hilfe auf Deutsch, passend zur aktuellen Version
Beteiligung: Lassen Sie die Person testen, die später täglich bucht. Das Urteil der Geschäftsführung trägt hier wenig.
Support und Rechts-Updates
Erreichbarkeit im Abrechnungszeitraum, gesetzliche Pflege

Der Bedarf an Unterstützung ballt sich in wenigen Wochen des Jahres, nämlich rund um Abrechnung und Eigentümerversammlung. Genauso wichtig ist die gesetzliche Pflege: Änderungen an WEG, Heizkostenverordnung oder Umsatzsteuer müssen ohne Aufpreis in die Software kommen.

Erreichbarkeit per Telefon sowie per Ticket, zugesagte ReaktionszeitGesetzliche Updates im Wartungspreis enthaltenDeutschsprachiger Support mit Kenntnis der AbrechnungspraxisRoadmap und Release-Hinweise öffentlich einsehbar
Zeitpunkt: Testen Sie den Support im Februar oder März, wenn die Abrechnungssaison läuft. Dann zeigt sich die echte Wartezeit.
5 Fragen, 2 Minuten

Welche Software passt zu Ihrem Bestand?

Beantworten Sie fünf kurze Fragen. Sie erhalten eine persönliche Empfehlung per E-Mail.

Frage 1 von 5
Was verwalten Sie überwiegend?
Miete und WEG folgen unterschiedlichen Abrechnungslogiken.
Eigene Mietobjekte
Sie vermieten selbst und rechnen Betriebskosten gegenüber Ihren Mietern ab.
Fremde Mietbestände
Sie verwalten für Dritte und führen die Mietenbuchhaltung als Dienstleistung.
WEG-Eigentum
Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Erhaltungsrücklage stehen im Mittelpunkt.
Miete und WEG gemischt
Beide Welten laufen nebeneinander, häufig mit getrennten Mandanten.
Frage 2 von 5
Wie viele Einheiten verwalten Sie?
Die Bestandsgröße bestimmt Preismodell und nötige Tiefe der Buchhaltung.
Bis 10
Kleiner privater Bestand, oft ein bis zwei Objekte.
11 bis 50
Wachsender Bestand, erste Abrechnungen werden zeitaufwendig.
51 bis 500
Professionelle Verwaltung mit mehreren Mandanten und Mitarbeitenden.
Mehr als 500
Großer Bestand, Anforderungen reichen Richtung Immobilien-ERP.
Frage 3 von 5
Wer führt die Buchhaltung?
Davon hängt ab, wie wichtig eine DATEV-Schnittstelle wird.
Ich selbst
Sie buchen eigenständig und brauchen einen verständlichen Buchungsdialog.
Eigenes Team
Mehrere Personen buchen, Rechte und Protokolle werden wichtig.
Steuerbüro oder externer Dienstleister
Ein Export als Buchungsstapel samt Belegbild steht im Vordergrund.
Frage 4 von 5
Was ist Ihnen am wichtigsten?
Der Schwerpunkt entscheidet über die Auswahl stärker als die Funktionsliste.
Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Umlageschlüssel, Messdienstdaten und fristgerechte Abrechnung.
WEG-Abrechnung und Wirtschaftsplan
Hausgeld, Erhaltungsrücklage und Beschlusssammlung je Gemeinschaft.
Automatischer Zahlungsabgleich
Sollstellung, Kontoabruf und Mahnwesen ohne Handarbeit.
Portale für Mieter und Eigentümer
Unterlagen, Anfragen und Belege digital bereitstellen.
Frage 5 von 5
Wie soll die Software laufen?
Beide Betriebsarten sind datenschutzkonform möglich, die Verantwortung verteilt sich anders.
Cloud im Browser
Der Anbieter übernimmt Sicherung, Updates und Betrieb.
Installation im eigenen Netz
Die Daten bleiben im Haus, Sicherung und Updates liegen bei Ihnen.
Egal, Hauptsache DSGVO-konform in der EU
Serverstandort und Auftragsverarbeitung zählen mehr als die Betriebsart.
Fast geschafft
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Wie Sie eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung erfolgreich einführen

Weiße Tür mit orangem Türschild auf grüner Wiese mit Steintreppe und weißer Wand
Die Einführung verläuft in sechs Schritten, und der letzte Schritt ist bereits der Regelbetrieb.

Sechs Phasen führen von der Bestandsaufnahme bis zum Regelbetrieb: Ziele klären, mit echten Objektdaten testen, Stichtag festlegen, Daten migrieren, parallel abrechnen, übergeben. Der Stichtag gehört auf den Beginn eines Wirtschaftsjahres. Ein Wechsel mitten in der Abrechnungsperiode verdoppelt die Arbeit.

Die erste Phase entscheidet über alles Weitere. Zählen Sie Einheiten, Objekte, Mandanten und Bankkonten, und notieren Sie, welche Abrechnungen Sie führen: Miete, WEG, Gewerbe, Heizkosten über einen Messdienst. Daraus ergibt sich der Zuschnitt, nicht aus der Funktionsliste eines Anbieters. Legen Sie zugleich fest, wer künftig bucht, denn eine Software ändert die Zuständigkeit im Team nicht von allein.

In der Testphase gilt eine einzige Regel: echte Daten, kein Demomandant. Importieren Sie ein reales Objekt samt Mietverträgen, Salden und einem Monat Kontoumsätzen, und rechnen Sie eine vergangene Abrechnungsperiode nach. Stimmt das Ergebnis mit der alten Abrechnung überein, taugt das System. Weicht die Summe ab, liegt der Fehler fast immer im Umlageschlüssel oder in den Leerstandsanteilen.

Die Migration selbst zerfällt in vier Pakete: Stammdaten, Salden und offene Posten, Kautionen samt Rücklagen, Belegarchiv. Für das Archiv brauchen Sie eine Entscheidung, keine Bastelei. Entweder wandern die Belege mit, oder das alte System bleibt lesend bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar, die bei Buchungsbelegen nach § 147 AO acht Jahre beträgt. Beides ist zulässig, solange die Verfahrensdokumentation den Weg beschreibt.

1 bis 2 Wochen

Bestand und Ziele klären

Einheiten, Objekte, Mandanten, Bankkonten und Abrechnungsarten aufnehmen. Festlegen, wer künftig bucht und welche Aufgaben beim Steuerbüro bleiben.

Bestandsliste je Objekt mit Einheiten, Schlüsseln und MandantenAbrechnungsarten benennen: Miete, WEG, Gewerbe, HeizkostenZuständigkeiten im Team schriftlich festhaltenPflichtkriterien von Wunschkriterien trennen
1
2 bis 4 Wochen

Auswahl und Test mit echten Daten

Drei bis fünf Systeme in die engere Wahl nehmen und jeweils ein reales Objekt einspielen. Eine abgeschlossene Abrechnungsperiode nachrechnen und das Ergebnis mit der alten Abrechnung vergleichen.

Testmandant mit echten Verträgen, Salden und KontoumsätzenVergangene Betriebskostenabrechnung nachrechnenBankabruf und Zuordnungsregeln ausprobierenAngebote mit allen Zusatzmodulen schriftlich einholen
2
1 Woche

Stichtag und Projektplan festlegen

Den Umstellungstermin auf den Beginn eines Wirtschaftsjahres legen. Migration, Parallelbetrieb und Schulung terminieren, Verantwortliche je Paket benennen.

Stichtag zum 1. Januar oder zum Beginn des WirtschaftsjahresMigrationspakete festlegen: Stammdaten, Salden, Kautionen, ArchivSchulungstermine vor dem Stichtag buchenVertragsende und Datenexport beim alten Anbieter klären
3
2 bis 6 Wochen

Datenmigration

Stammdaten, Salden, offene Posten, Kautionen und Rücklagen übernehmen, danach das Belegarchiv. Jede Übernahme wird an einer Stichprobe geprüft, bevor der Vollimport läuft.

Stichprobe über zehn Einheiten vor dem VollimportSalden und offene Posten gegen die alte Summen- und Saldenliste abstimmenKautions- sowie Rücklagenkonten getrennt anlegenBelegarchiv migrieren oder Altsystem lesend verfügbar halten
4
1 bis 2 Abrechnungsperioden

Parallelbetrieb und erste Abrechnung

Die erste Betriebskosten- oder Hausgeldabrechnung im neuen System erstellen und gegen die bisherige Systematik prüfen. Abweichungen zeigen sich fast immer bei Schlüsseln oder Abgrenzungen.

Erste Abrechnung vollständig im neuen System rechnenErgebnis je Kostenart mit dem Vorjahr vergleichenUmlageschlüssel und Abgrenzungen korrigierenEigentümerversammlung mit den neuen Unterlagen vorbereiten
5
laufend

Übergabe in den Regelbetrieb

Automatik einschalten, Portale für Mieter sowie Eigentümer freigeben, Serienvorgänge einrichten. Zum Schluss die Verfahrensdokumentation auf den neuen Stand bringen.

Automatischen Bankabruf und Zuordnungsregeln scharf schaltenPortale mit klarem Prozess für Anfragen freigebenVerfahrensdokumentation aktualisierenJahresrhythmus für Wirtschaftsplan und Abrechnung festlegen
6
6
Phasen von der Aufnahme bis zum Regelbetrieb
1. Januar
Ziel: Stichtag zum Beginn des Wirtschaftsjahres
10
Ziel: Einheiten in der Stichprobe vor dem Vollimport
12 Monate
Frist für die Betriebskostenabrechnung nach § 556 Abs. 3 BGB

Die häufigsten Fehler bei der Einführung

Domino-Effekt: Weiße Kästen fallen nacheinander um. Der erste trägt ein oranges "Start"-Etikett
Ein einziger falsch gesetzter Anfang bringt die gesamte Abrechnungskette ins Rutschen.

Sieben Stolperfallen tauchen in Wechselprojekten immer wieder auf: ungeprüfte Altdaten, ein Stichtag mitten im Wirtschaftsjahr, falsch angelegte Kautions- und Rücklagenkonten, blind kopierte Umlageschlüssel, ein vergessenes Belegarchiv, freigeschaltete Portale ohne Prozess und eine ungeklärte Zuständigkeit im Team. Jeder dieser Fehler lässt sich vorher abstellen.

Auffällig ist, dass die teuersten Fehler nicht technischer Natur sind. Ein Import misslingt selten spektakulär; er misslingt leise, indem er falsche Salden übernimmt, die erst die Jahresabrechnung ans Licht bringt. Deshalb steht am Anfang jeder Migration eine Stichprobe, nicht der Vollimport.

Der zweite Block betrifft das Recht. Kautionen gehören nach § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt, die Erhaltungsrücklage einer Gemeinschaft gehört ohnehin den Eigentümern. Wandern beide Beträge im neuen System auf ein Sammelkonto, entsteht ein Problem, das keine Software später reparieren kann. Die folgenden sieben Punkte nennen jeweils die Gegenmaßnahme direkt mit.

1
Altdaten ungeprüft übernehmen

Falsche Salden, verwaiste Mietverhältnisse und alte Umlageschlüssel wandern beim Vollimport stillschweigend mit. Sichtbar wird der Fehler erst in der Jahresabrechnung, wenn die Summe nicht mehr stimmt.

Vor dem Vollimport eine Stichprobe über zehn Einheiten ziehen und Salden gegen die alte Summen- und Saldenliste abstimmen.
2
Mitten im Wirtschaftsjahr umstellen

Ein Stichtag im laufenden Abrechnungszeitraum zwingt dazu, dieselbe Periode in zwei Systemen zu rechnen und am Ende zusammenzuführen. Der Aufwand verdoppelt sich, die Fehlerquote steigt.

Den Stichtag auf den Beginn des Wirtschaftsjahres legen und den Vertrag des alten Anbieters darauf abstimmen.
3
Kautions- und Rücklagenkonten falsch anlegen

Kautionen gehören nach § 551 BGB getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt, die Erhaltungsrücklage gehört ohnehin der Gemeinschaft. Ein Sammelkonto vermischt fremdes Geld mit eigenem.

Je Gemeinschaft sowie je Kaution ein eigenes Konto einrichten und die Zuordnung im neuen System vor dem ersten Buchungslauf prüfen.
4
Umlageschlüssel blind kopieren

Übernommene Schlüssel aus dem Altsystem enthalten oft historische Sonderfälle, die niemand mehr begründen kann. Mieter und Eigentümer erkennen die Abweichung meist zuerst.

Jeden Schlüssel gegen Mietvertrag, Teilungserklärung und Beschlusslage prüfen, bevor die erste Abrechnung läuft.
5
Belegarchiv und Verfahrensdokumentation vergessen

Nach dem Wechsel liegen Belege in zwei Welten, und die Beschreibung der Abläufe stammt noch vom Vorgängersystem. Bei einer Betriebsprüfung fehlt damit die Nachvollziehbarkeit.

Entweder das Archiv migrieren oder das Altsystem lesend bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar halten, und die Verfahrensdokumentation sofort nachziehen.
6
Portale ohne Prozess freischalten

Ein Mieter- oder Eigentümerportal erzeugt ab dem ersten Tag Anfragen. Ohne Zuständigkeit und ohne Reaktionszeit entsteht ein zweiter Posteingang, den niemand leert.

Vor der Freigabe festlegen, wer Anfragen bearbeitet, in welcher Frist und welche Unterlagen überhaupt sichtbar sind.
7
Ungeklärt lassen, wer künftig bucht

Software verschiebt Arbeit, sie schafft sie nicht ab. Bleibt offen, ob die Verwaltung selbst bucht oder das Steuerbüro, liegen Belege wochenlang unbearbeitet.

Die Aufgabenteilung zwischen Verwaltung und Steuerbüro schriftlich festhalten und die Schnittstelle daran ausrichten, nicht umgekehrt.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung wirklich?

Drei weiße Häuser mit orangenen Fenstern stehen auf abnehmend hohen Münzstapeln. Ein Band mit "NICHT MITGEZÄHLT" ist sichtbar
Die Lizenz bildet nur den sichtbaren Teil der Rechnung, und die verdeckte Münze steht für Einrichtung, Migration und Wartung.

Fünf Preismodelle prägen den Markt: kostenlose Einstiegsstufen für wenige Einheiten, Pakete für private Vermieter ab rund 4,50 Euro im Monat, Preise je Verwaltungseinheit zwischen 0,35 und 1,00 Euro, Verwalterpakete zwischen etwa 40 und 600 Euro im Monat sowie Lizenzkauf ab rund 700 Euro. Die Lizenz ist dabei selten der größte Posten.

Alle Zahlen in diesem Abschnitt stammen aus den Preisseiten der 57 verglichenen Anbieter, erhoben am 20. September 2026. Preise für Systeme der Wohnungswirtschaft nennen die Anbieter überwiegend auf Anfrage, weil sich der Umfang nach Einheiten, Modulen und Nutzern richtet. Angegeben sind Nettopreise, soweit die Anbieter Netto ausweisen; einzelne Tarife für private Vermieter stehen inklusive Mehrwertsteuer im Netz.

Auffällig ist die Spreizung innerhalb derselben Funktionsklasse. Ein Paket für 50 Einheiten kostet je nach Anbieter zwischen etwa 30 und 250 Euro im Monat, ohne dass der Funktionsumfang im gleichen Verhältnis auseinanderginge. Der Unterschied liegt meist in drei Punkten: Zahl der enthaltenen Nutzerlizenzen, Bankabruf als Bestandteil oder als Zusatz, Portale für Mieter sowie Eigentümer als Bestandteil oder als Modul.

Rechnen Sie deshalb über drei Jahre statt über einen Monat. In die Gesamtkosten gehören Einrichtung, Datenmigration, Schulung, der Bankabruf, jeder zusätzliche Mandant, die Wartungsgebühr bei lokaler Installation und der Aufwand für den Ausstieg. Der Kasten unter den Preisstufen listet die Posten, die in Angeboten regelmäßig fehlen.

Kostenlose Einstiegsstufe 0 € dauerhaft, für wenige Einheiten

Mehrere Anbieter führen eine Gratisstufe für eine bis zehn Einheiten mit einem Zugang. Enthalten sind Stammdaten, Zahlungsübersicht und eine einfache Abrechnung. WEG-Funktionen, mehrere Mandanten und der automatische Bankabruf fehlen in dieser Stufe fast immer.

Paket für private Vermieter 4,50 bis 40 € pro Monat, gestaffelt nach Einheiten

Die verbreitetste Stufe für Selbstverwalter. Einstiegstarife für bis zu fünf Einheiten beginnen bei rund 4,50 bis 10 Euro, Pakete bis 50 Einheiten liegen bei etwa 25 bis 40 Euro im Monat. Jahreszahlung senkt den Preis bei vielen Anbietern um ein bis zwei Monatsbeiträge.

Preis je Verwaltungseinheit 0,35 bis 1,00 € je Einheit und Monat

Das typische Modell im professionellen Segment, oft kombiniert mit einer monatlichen Grundgebühr zwischen rund 100 und 150 Euro. Stellplätze sowie Lagerflächen rechnen Anbieter meist günstiger ab. Ab mehreren hundert Einheiten sinkt der Satz je Einheit spürbar.

Verwalterpaket als Pauschale 40 bis 600 € pro Monat, nach Bestand und Lizenzen

Komplettlösungen für Miete und WEG sowie Portalplattformen rechnen häufig als Paketpreis ab. Einstiegspakete bis etwa 100 Einheiten liegen bei rund 40 bis 150 Euro, mittlere Stufen bis 1.000 Einheiten bei etwa 200 bis 360 Euro, große Pakete bis mehrere tausend Einheiten bei etwa 400 bis 600 Euro im Monat.

Versteckte Kosten und Gesamtrechnung über drei Jahre

Der Lizenzpreis ist der Posten, den jedes Angebot nennt. Teuer wird der Rest: Einrichtung und Datenmigration fallen einmalig an, oft im dreistelligen bis vierstelligen Bereich. Der automatische Bankabruf läuft bei mehreren Anbietern als kostenpflichtiges Zusatzmodul mit rund 4 bis 40 Euro im Monat. Jeder weitere Nutzer kostet zwischen etwa 25 und 30 Euro monatlich, jeder zusätzliche Mandant ebenfalls. Bei lokaler Installation kommen jährliche Wartung sowie Hosting hinzu, bei Cloud-Verträgen die Frage, in welchem Format Sie Ihre Daten am Vertragsende zurückbekommen. Rechnen Sie deshalb über drei Jahre und mit dem Bestand, den Sie in drei Jahren erwarten.

Der Dr.-Web-Quizmaster
Wissenstest
Wie gut kennen Sie die Buchhaltung in der Immobilienverwaltung?
5 Fragen aus dem Artikel. Wählen Sie Ihre Antwort, dann decken Sie die Lösung auf.
1 Wofür steht die Abkürzung GoBD? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, kein eigenes Gesetz. Sie fordern Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit, dazu eine Verfahrensdokumentation. Für die Immobilienverwaltung heißt das vor allem: festgeschriebene Buchungen und ein Belegarchiv, das über die Aufbewahrungsfrist unverändert bleibt.
2 Was gehört in den Wirtschaftsplan einer WEG? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau für das kommende Wirtschaftsjahr. Er weist die erwarteten Kosten, die daraus abgeleiteten Hausgeldvorschüsse der Eigentümer und die geplante Zuführung zur Erhaltungsrücklage aus. § 28 des Wohnungseigentumsgesetzes verpflichtet den Verwalter dazu, die Eigentümerversammlung beschließt über die Vorschüsse.
3 Was ist eine Sollstellung? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: B. Die Sollstellung bucht die fällige Forderung zum Fälligkeitstag auf das Mieter- oder Eigentümerkonto, also Miete, Vorauszahlung oder Hausgeld. Erst dadurch entsteht ein offener Posten, gegen den die Software den Kontoumsatz abgleichen kann. Ohne Sollstellung bleibt jeder Zahlungseingang eine Einzelfallprüfung von Hand.
4 Wozu dient eine DATEV-Schnittstelle? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: C. Über die Schnittstelle wandern Buchungsstapel und möglichst auch die Belegbilder aus der Verwaltungssoftware in die Kanzleisoftware des Steuerbüros. Das spart Abtippen und Rückfragen. Eine Meldung an das Finanzamt erfolgt dadurch nicht, und das Online-Banking bleibt eine getrennte Funktion.
5 Was meint „All-in-One“ gegenüber „Best-of-Breed“? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Richtig: A. All-in-One bedeutet eine gemeinsame Datenbasis: Stammdaten, Buchhaltung und Abrechnung liegen in einem System. Best-of-Breed kombiniert je Aufgabe das passende Werkzeug, etwa ein Verwaltungsprogramm mit Portal plus die Buchführung im Steuerbüro. Der Unterschied liegt im Zuschnitt, nicht in Betriebsart oder Preis.

Glossar: die wichtigsten Begriffe der Immobilienbuchhaltung

Die Buchhaltung in der Immobilienverwaltung mischt Begriffe aus Mietrecht, Wohnungseigentumsrecht und Steuerrecht. Die folgenden achtzehn Stichworte tauchen in Funktionslisten, Angeboten und Gesprächen mit dem Steuerbüro immer wieder auf.

WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft)

Die Gemeinschaft aller Eigentümer eines in Wohnungseigentum aufgeteilten Hauses. Sie ist rechtsfähig, hat eigenes Vermögen und beschließt in der Eigentümerversammlung über Wirtschaftsplan sowie Jahresabrechnung. In der Software läuft jede Gemeinschaft als eigener Mandant mit eigener Bankverbindung.

Hausgeld

Der monatliche Vorschuss, den ein Wohnungseigentümer an die Gemeinschaft zahlt. Er deckt die laufenden Bewirtschaftungskosten und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Die Höhe ergibt sich aus dem beschlossenen Wirtschaftsplan und dem Miteigentumsanteil.

Wirtschaftsplan

Die Vorausschau auf die Einnahmen und Ausgaben einer Gemeinschaft im kommenden Wirtschaftsjahr. Daraus leiten sich die Hausgeldvorschüsse der Eigentümer ab. § 28 WEG verpflichtet den Verwalter zur Aufstellung, die Versammlung beschließt über die Vorschüsse.

Hausgeldabrechnung

Die Jahresabrechnung einer Eigentümergemeinschaft. Sie stellt den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben die geleisteten Vorschüsse gegenüber und weist für jede Einheit eine Nachzahlung oder ein Guthaben aus. Die Entwicklung der Erhaltungsrücklage gehört dazu.

Erhaltungsrücklage

Der angesparte Betrag einer Gemeinschaft für künftige Instandhaltung, früher Instandhaltungsrücklage genannt. Das Geld gehört der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung, und wird getrennt geführt. In der Abrechnung erscheint sowohl die Zuführung als auch die Entnahme.

Betriebskostenabrechnung

Die jährliche Abrechnung der umlagefähigen Kosten gegenüber dem Mieter, geregelt in der Betriebskostenverordnung. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss sie dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen.

Heizkostenabrechnung

Die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung. Ein Teil der Kosten wird nach Verbrauch verteilt, der Rest nach Fläche. Die Verbrauchswerte liefert in der Regel ein Messdienstleister, dessen Daten die Software einliest.

Umlageschlüssel

Die Regel, nach der eine Kostenart auf die Einheiten verteilt wird, etwa nach Wohnfläche, Miteigentumsanteil, Personenzahl oder Verbrauch. Jede Kostenart kann einen eigenen Schlüssel tragen. Grundlage sind Mietvertrag, Teilungserklärung oder ein Beschluss der Gemeinschaft.

Mietenbuchhaltung

Die laufende Buchführung rund um Mietverhältnisse: Sollstellung der Miete, Zahlungseingänge, Vorauszahlungen, Kautionen und Mahnwesen. Sie bildet die Grundlage für Betriebskostenabrechnung sowie Auswertungen. Von der Firmenbuchhaltung der Verwaltung bleibt sie getrennt.

Sollstellung

Die Buchung einer fälligen Forderung zum Fälligkeitstag, etwa der Monatsmiete oder des Hausgelds. Erst dadurch entsteht ein offener Posten, gegen den Zahlungseingänge abgeglichen werden. Ohne Sollstellung fehlt die Grundlage für ein automatisches Mahnwesen.

Offene-Posten-Liste

Die Aufstellung aller noch nicht ausgeglichenen Forderungen und Verbindlichkeiten zu einem Stichtag. In der Verwaltung zeigt sie Mietrückstände und offene Hausgelder je Einheit. Bei einem Softwarewechsel gehört sie zu den Daten, die zwingend korrekt übernommen werden müssen.

Bankabgleich (CAMT und MT940)

Der automatische Abruf der Kontoumsätze und deren Zuordnung zu offenen Sollstellungen. CAMT ist das aktuelle XML-Format der SEPA-Welt, MT940 der ältere Vorgänger im SWIFT-Standard. Viele Anbieter rechnen den Abruf als kostenpflichtiges Zusatzmodul ab.

Mandantenfähigkeit

Die Fähigkeit einer Software, mehrere rechtlich getrennte Buchungskreise nebeneinander zu führen. In der Verwaltung entspricht ein Mandant einer Gemeinschaft oder einem Eigentümer, jeweils mit eigener Kontenwelt, eigener Bankverbindung und eigenem Abschluss. Ohne diese Trennung lässt sich fremdes Geld nicht sauber verwalten.

Objektbuchhaltung

Die Zuordnung jedes Geschäftsvorfalls zu Objekt, Einheit und Abrechnungskreis, zusätzlich zum Sachkonto. Aus dieser zweiten Ordnung entstehen die Abrechnungen gegenüber Mietern und Eigentümern. Eine allgemeine Finanzbuchhaltung kennt diese Achse nicht.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, festgelegt in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Gefordert sind unter anderem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Buchungsbelege sind nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.

DATEV-Schnittstelle

Ein Export, der Buchungen und möglichst auch Belegbilder in das Format der Kanzleisoftware DATEV überführt. Er erspart dem Steuerbüro das Abtippen und der Verwaltung die Rückfragen. Entscheidend ist, welches Format der Anbieter liefert und ob Belege mitgehen.

E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD)

Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Format, ZUGFeRD kombiniert PDF und XML. Inländische Unternehmer müssen solche Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können, für den Versand laufen Übergangsfristen bis Ende 2027.

Anlage V

Die Anlage zur Einkommensteuererklärung für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Sie stellt Mieteinnahmen den Werbungskosten gegenüber, also Zinsen, Abschreibung, Verwaltungs- und Instandhaltungskosten. Viele Programme werten die gebuchten Daten direkt für diese Anlage aus.

Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen zur Buchhaltung in der Immobilienverwaltung, zu Abrechnungspflichten, Schnittstellen und Kosten, kurz sowie anbieterneutral beantwortet.

Was ist eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung?

Eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung verbucht Mieten, Hausgeld, Betriebskosten und Belege getrennt nach Objekt sowie nach Mandant. Daraus entstehen die vorgeschriebenen Abrechnungen, also Betriebskostenabrechnung, Hausgeldabrechnung und Wirtschaftsplan. Eine allgemeine Finanzbuchhaltung kennt weder Umlageschlüssel noch Erhaltungsrücklage und bildet deshalb nur die Firmenzahlen des Verwalters ab, nicht die Zahlen jedes einzelnen Hauses.

Reicht als privater Vermieter eine Tabelle, oder brauche ich eine eigene Software?

Bis etwa fünf Einheiten reicht eine sorgfältig geführte Tabelle in aller Regel aus. Darüber wird die Betriebskostenabrechnung von Hand fehleranfällig, weil Umlageschlüssel, Leerstandsanteile und unterjährige Mieterwechsel zusammenkommen. Sobald eine Eigentümergemeinschaft dazukommt, ändert sich die Lage grundsätzlich: Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Erhaltungsrücklage lassen sich in einer Tabelle kaum prüfbar führen.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware für die Immobilienverwaltung?

Einsteigerpakete für private Vermieter beginnen bei rund 4,50 bis 10 Euro im Monat, Verwalterlösungen für Miete und WEG liegen je nach Bestand zwischen etwa 40 und 600 Euro im Monat. Lokale Installationen kosten einmalig ab rund 700 Euro zuzüglich Wartung, große Systeme für die Wohnungswirtschaft rechnen individuell ab. Die Spannen stammen aus den Preisseiten der 57 verglichenen Anbieter, Stand September 2026.

Gibt es kostenlose Software für die Immobilienverwaltung?

Ja, mehrere Anbieter führen eine dauerhaft kostenlose Einstiegsstufe für eine Handvoll Einheiten. Die Grenzen zeigen sich bei der WEG-Abrechnung, bei der Trennung mehrerer Mandanten und bei Schnittstellen zur Bank oder zum Steuerbüro. Für eine gewerbliche Verwaltung mit Fremdgeldern reicht eine solche Stufe deshalb selten über die erste Abrechnungsperiode hinaus.

Was muss eine Software für die WEG-Verwaltung können?

Eine WEG-taugliche Software bildet Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung, Erhaltungsrücklage und Beschlusssammlung nach dem Wohnungseigentumsgesetz ab. § 28 WEG verlangt vom Verwalter einen Wirtschaftsplan sowie eine Jahresabrechnung, über die die Eigentümerversammlung beschließt. Dafür braucht jede Gemeinschaft einen eigenen Mandanten mit eigener Bankverbindung, eigenem Kontenrahmen und eigenen Abrechnungskreisen.

Was bedeutet GoBD für die Immobilienbuchhaltung?

Die GoBD verlangen, dass Buchungen und Belege vollständig, nachvollziehbar sowie unveränderbar aufbewahrt werden, ergänzt um eine schriftliche Verfahrensdokumentation. Buchungsbelege bewahrt die Abgabenordnung acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO). Eine Tabelle ohne Änderungsprotokoll erfüllt die Anforderung an die Unveränderbarkeit nicht.

Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle?

Eine DATEV-Schnittstelle lohnt sich immer dann, wenn ein Steuerbüro den Abschluss erstellt: Buchungen und Belege wandern ohne Abtippen in die Kanzleisoftware. Führen Sie die Bücher vollständig selbst, genügt oft ein Export als Buchungsstapel oder als CSV-Datei. Klären Sie vor dem Kauf, welches Format der Anbieter liefert und ob auch Belegbilder mitgehen.

Ab wann müssen Vermieter und Verwalter E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen inländische Unternehmer strukturierte E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangsfristen: bis Ende 2026 allgemein, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz sowie für EDI-Verfahren. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ohne Ausnahme. Die steuerfreie Vermietung von Wohnraum nach § 4 Nr. 12 UStG löst die Pflicht nicht aus.

Cloud oder Installation im eigenen Netz, was ist datenschutzkonform?

Beide Betriebsarten lassen sich datenschutzkonform führen; bei der Cloud entscheiden der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Standort der Server und die technischen Maßnahmen des Anbieters. Eine Installation im eigenen Netz verlagert Sicherung, Updates und Zugriffsschutz in Ihre Verantwortung. Lassen Sie sich in beiden Fällen ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sowie ein Löschkonzept geben.

Wie wechsle ich die Software, ohne die laufende Abrechnung zu gefährden?

Der Wechsel gelingt am sichersten zum Beginn eines Wirtschaftsjahres, mit migrierten Salden, offenen Posten und einem Parallelbetrieb über die erste Abrechnung. Planen Sie für Stammdaten, Kautionskonten und das Belegarchiv reichlich Zeit ein. Eine Stichprobe über zehn Einheiten deckt Migrationsfehler früh auf, solange das alte System noch läuft.

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Michael Dobler & Markus Seyfferth
Autoren
Michael Dobler und Markus Seyfferth bilden das Autorenduo hinter den Vergleichen von Dr. Web. Anbietervergleiche sind ihre Spezialität und entstehen grundsätzlich gemeinsam: Praxiswissen aus über drei Jahrzehnten Web trifft auf den strategischen Rundum-Blick eines Chefredakteurs, damit Entscheider ohne Umwege die beste Wahl für ihr Business treffen.
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