Die A1-Bescheinigung entfällt künftig für Meetings, Messen und Schulungen im EU-Ausland, der Rat der EU beschloss die Reform am 28. September endgültig. Deutsche Arbeitgeber beantragten 2024 rund 1,8 Millionen dieser Nachweise, mehr als die Hälfte aller A1-Bescheinigungen für Entsendungen in der EU. Auf dem Bau und bei längeren Einsätzen müssen Betriebe die Entsendung dagegen vor Reisebeginn melden.
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Stellen Sie sich vor, Ihre Vertriebsleiterin fährt für einen Messetag nach Mailand, und die Personalabteilung beantragt vorher eine A1-Bescheinigung. Das Papier belegt, dass die Reisende während des Termins in Deutschland sozialversichert bleibt. Mit der überarbeiteten EU-Verordnung 883/2004 entfällt dieser Schritt für Dienstreisen, nach einem Gesetzgebungsverfahren, das im Dezember 2016 begann.
Das Wichtigste in Kürze
- Am 28. September 2026 nahm der Rat der EU die Reform der Sozialversicherungskoordinierung endgültig an, das Europäische Parlament hatte am 7. Juli zugestimmt.
- Vorabmeldung und A1-Bescheinigung entfallen für Dienstreisen ohne Dienstleistung oder Warenlieferung sowie für Tätigkeiten von höchstens drei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen innerhalb von 30 Tagen.
- Für Bauarbeiten gilt die Dreitagesregel nicht. Alle übrigen Entsendungen melden Arbeitgeber künftig vor dem ersten Arbeitstag.
- Bis die neuen Regeln greifen, bleibt die bisherige Pflicht bestehen. Die Verordnung steht noch nicht im Amtsblatt der EU.
Was ändert die Reform an der A1-Bescheinigung?
Arbeiten Beschäftigte vorübergehend in einem anderen EU-Staat, bleiben sie bis zu 24 Monate im deutschen System versichert. Die Bescheinigung weist diese Zuständigkeit gegenüber den Behörden im Zielland nach. Nach geltendem Recht zählt schon ein eintägiger Kundentermin als Entsendung, eine Bagatellgrenze fehlt. In Deutschland stellen Arbeitgeber den Antrag seit 2019 ausschließlich elektronisch, aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das Portal sv.net.[3]
Die Reform schafft zwei Ausnahmen.[1] Dienstreisen im geschäftlichen Interesse, bei denen keine Dienstleistung erbracht und keine Ware geliefert wird, brauchen weder Vorabmeldung noch Bescheinigung. Gemeint sind Besprechungen, Konferenzen, Seminare und Schulungen. Andere Tätigkeiten kommen ohne Antrag aus, solange sie höchstens drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb von 30 Tagen dauern, außer auf dem Bau. Jenseits dieser Ausnahmen wird die Meldung vor Beginn zur Pflicht. Die Entsenderegel greift zudem nur noch für Beschäftigte, die vorher mindestens drei Monate im Herkunftsstaat versichert waren.
Wie viele Anträge fallen in Deutschland weg?
2024 gingen hierzulande rund 1,8 Millionen A1-Bescheinigungen für Entsendungen an 1,15 Millionen Personen, mehr als die Hälfte der 3,6 Millionen in der gesamten EU.[2] Im Schnitt erhielt jede entsandte Person 1,6 Bescheinigungen im Jahr, was auf viele wiederholte Kurzeinsätze hindeutet.
Wie viele davon auf Messebesuche und Meetings entfallen, schlüsselt die EU-Kommission in ihrem Bericht nicht auf. Die Entlastung lässt sich deshalb nur grob abschätzen. Zum Vergleich: Bei den Bürokratiekosten aus Informationspflichten hat die Bundesregierung laut ihrem Zwischenbericht bisher erst 232 Millionen Euro eingespart. Mit Schwellen statt Pauschalpflichten arbeitet auch der Bund: Seit Mai müssen Betriebe erst ab 50 Beschäftigten einen Sicherheitsbeauftragten bestellen.
- Besprechungen und Konferenzen
- Seminare
- Schulungen im geschäftlichen Interesse
- Kurzeinsätze bis drei Arbeitstage in 30 Tagen, nicht auf dem Bau
- jeder Einsatz auf einer Baustelle, auch für einen Tag
- Dienstleistung, Montage oder Lieferung über mehr als drei Arbeitstage
Warum bleibt der Bau außen vor?
Rat und Parlament begründen die Reform mit fairer Arbeitsmobilität: Die Regeln sollen klarer, gerechter und leichter durchsetzbar werden.[1] Mit der Vorabmeldung können die Sozialversicherungsträger eine Entsendung prüfen, bevor die Arbeit beginnt, statt erst im Nachhinein. Auf Baustellen gilt die Dreitagesausnahme ausdrücklich nicht. Jeder Einsatz dort braucht weiterhin eine Bescheinigung, künftig vor dem ersten Arbeitstag.
Die Deutsche Sozialversicherung Europavertretung (DSV) und ihr französisches Gegenstück REIF hatten sich während der Verhandlungen dagegen ausgesprochen, die arbeitsrechtliche Entsendemeldung mit dem A1-Verfahren zu verschmelzen. Beide Verfahren verfolgten grundverschiedene Ziele, schrieben die Verbände.[4] Zum Paket gehört auch eine Erleichterung: Arbeitsuchende dürfen ihr Arbeitslosengeld künftig sechs statt drei Monate in einen anderen EU-Staat mitnehmen.
Brüssel hat fast zehn Jahre verhandelt, damit der Messebesuch ohne Formular auskommt. Auf dem Bau stellen Betriebe den Antrag künftig vor der Abfahrt.
Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web
Was sollten Arbeitgeber jetzt vorbereiten?
Noch gilt das alte Recht. Als Nächstes erscheint die Verordnung im Amtsblatt der EU, in Kraft tritt der Rechtsakt am ersten Tag des Folgemonats.[1] Nach Angaben von Fachdiensten für Arbeitsmobilität greifen die meisten Vorschriften erst 24 Monate später. Als Verordnung gilt die Reform dann unmittelbar, ein deutsches Umsetzungsgesetz ist nicht nötig. Bis zu diesem Stichtag beantragen Arbeitgeber die Bescheinigung weiter für jede Reise.
Für die Umstellung lohnt ein Blick in die eigene Reiseplanung: Welche Fahrten dienen Besprechungen oder Schulungen, bei welchen Einsätzen erbringen Ihre Beschäftigten beim Kunden eine Leistung? Unternehmen mit einem Travel-Management-System können Reisen schon bei der Buchung entsprechend kennzeichnen. Für Service- und Montageeinsätze braucht die Personalabteilung einen Zähler für die drei Tage im 30-Tage-Fenster, auf dem Bau den Antrag vor der Abfahrt. Ob die eigene Lohnabrechnungssoftware die Vorabmeldung abbilden wird, klären Arbeitgeber am besten früh mit dem Anbieter.
Quellen
[1] Rat der Europäischen Union: „Social security coordination: Council gives final green light to updated rules“ (Pressemitteilung, 28.09.2026)
[2] Europäische Kommission, Generaldirektion Beschäftigung (Statistiknetzwerk, HIVA KU Leuven): „Posting of workers. Report on A1 Portable Documents issued in 2024“ (2026)
[3] Bundesministerium der Justiz: „§ 106 Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV)“
[4] Deutsche Sozialversicherung Europavertretung: „Revision des Koordinierungsrechts“ (April 2026)
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