HR Software Vergleich
2026
Das sind die besten 71 Anbieter.
Ob Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten, wachsendes Start-up oder Mittelständler mit Betriebsrat und mehreren Standorten: Wer Personalakten, Urlaubsanträge und Bewerbungen noch in Excel-Listen und Papierordnern führt, verliert Zeit und Überblick. Das Angebot an HR-Software reicht von All-in-one-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen über Enterprise-Suiten und Personalsoftware mit Lohnabrechnung bis zu spezialisierten Programmen für Bewerbermanagement, Talent-Management, Schichtplanung, interne Kommunikation und Urlaubsverwaltung. Wir haben 71 Anbieter geprüft. Der Ratgeber erklärt, welche Art von Personalsoftware zu Ihrer Unternehmensgröße passt, worauf Sie bei Datenschutz, Hosting, Mitbestimmung und der Anbindung an die Lohnabrechnung achten sollten, wie die Einführung gelingt und mit welchen Kosten Sie rechnen. So finden Sie das HR-System, das Ihrer Personalabteilung Arbeit abnimmt.
Ordio
Sitz in Köln 
Über 2.500 Teams 
Mitarbeiter-App Ordio ist eine Cloud-Software der Ordio GmbH aus Köln für Personaleinsatzplanung und HR in Schichtbetrieben. Sie vereint Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, digitale Personalakte, Lohnabrechnung, Mitarbeiter-App und den KI-Agenten Nano in einer Plattform, genutzt in über 72 Branchen.
ordio.com
ordio.com Ordio ist aus dem Alltag eines Schichtbetriebs entstanden: David Keuenhof hat 2009 die Sushi-Kette Sushi Ninja gegründet, aus deren Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung 2020 die Software Ordio hervorgegangen ist. Betreiber ist die Ordio GmbH in Köln. Mehr als 2.500 Teams nutzen Ordio täglich, die Software ist in über 72 Branchen im Einsatz, darunter Gastronomie, Einzelhandel, Gesundheitswesen und Logistik.
Die Plattform umfasst Schichtplan mit KI-gestützter Planung, gesetzeskonforme Zeiterfassung mit GPS-Standort-Prüfung und Team Terminal, Urlaubs- und Abwesenheitsplaner, digitale Personalakte, Dokumentenverwaltung, Rollen und Rechte, Checklisten, Reporting sowie eine Mitarbeiter-App für iOS und Android. Die Lohnabrechnung berechnet Stunden und Zuschläge, der DATEV- und Lohnabrechnungs-Export ist ab dem Paket Pro enthalten, ebenso eine öffentliche REST-API und Partner-Integrationen über den Ordio App Store. Der KI-Agent Nano übernimmt Aufgaben wie die Suche nach Schichtvertretung.
Die Preise gelten pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung: Starter kostet 89 €, Plus 129 €, Pro 169 € und Enterprise ab 344 € für Teams ab 70 Mitarbeitenden. Die Anzeige ist wahlweise in Euro oder CHF möglich. Eine 7-Tage-Testphase und eine Demo stehen zur Verfügung.
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Was ist eine HR-Software, und wer braucht welche?
Eine HR-Software verwaltet Personaldaten an einem zentralen Ort und bildet die Abläufe der Personalarbeit digital ab: vom Recruiting über Onboarding, Abwesenheiten und Mitarbeitergespräche bis zur Vorbereitung der Lohnabrechnung.
Im Kern steht die digitale Personalakte. Stammdaten, Verträge, Bescheinigungen und Qualifikationen liegen dort geordnet und mit Zugriffsrechten geschützt. Darauf bauen Module auf, etwa für Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Bewerbungen, Einarbeitung, Zielvereinbarungen oder Schichtpläne. Mitarbeitende stellen Anträge im Self-Service selbst, Führungskräfte geben sie mit wenigen Klicks frei.
Von einem Lohnabrechnungsprogramm unterscheidet sich HR-Software durch ihren Schwerpunkt. Die Lohnabrechnung berechnet Brutto, Netto, Steuern und Sozialabgaben und meldet sie an Finanzamt und Krankenkassen. Personalmanagement-Software organisiert dagegen alles rund um die Beschäftigten und liefert der Abrechnung die Bewegungsdaten zu. Manche Lösungen enthalten beides, viele übergeben die Daten per Schnittstelle, etwa an DATEV. Die reine Zeiterfassung ist ein eigenes Feld, das viele HR-Systeme zusätzlich anbieten.
Ab wann sich eine HR-Software lohnt, hängt weniger von einer festen Mitarbeiterzahl ab als vom Aufwand. Spätestens wenn Urlaubslisten nicht mehr stimmen, Probezeiten und Befristungen übersehen werden oder Bewerbungen im Postfach liegen bleiben, rechnet sich eine Lösung. Kleine Betriebe kommen oft mit einer schlanken Urlaubsverwaltung oder einer All-in-one-Lösung aus, Konzerne setzen auf umfangreiche HCM-Suiten.
- Personaldaten an vielen Orten: Verträge, Urlaubstage, Krankmeldungen und Bescheinigungen liegen in Ordnern, Tabellen und Postfächern verteilt.
- Urlaubsanträge per E-Mail oder Zettel: Anträge, Freigaben und Resturlaub werden von Hand nachgehalten, Überschneidungen fallen spät auf.
- Doppelte Eingaben für die Lohnabrechnung: Änderungen und Fehlzeiten gehen per E-Mail oder Papier an Lohnbüro oder Steuerkanzlei.
- Fristen geraten aus dem Blick: Probezeiten, Befristungen, Unterweisungen oder ablaufende Zertifikate werden zu spät bemerkt.
- Recruiting dauert zu lange: Bewerbungen landen in verschiedenen Postfächern, Rückmeldungen an Kandidaten dauern Wochen.
- Datenschutz und Wachstum zählen: Sie wollen Zugriffe auf Personaldaten sauber regeln und rechnen mit weiteren Mitarbeitenden oder Standorten.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Test mit einer All-in-one-HR-Software oder einer passenden Speziallösung. Bei weniger Punkten reicht oft eine schlanke Urlaubsverwaltung oder eine kostenlose Einstiegsversion.
Typische Probleme in der Personalverwaltung
Die meisten Probleme in der Personalarbeit entstehen nicht durch fehlendes Fachwissen, sondern durch verstreute Daten: Excel-Listen, Papierakten, Urlaubsanträge per E-Mail und doppelte Eingaben für die Lohnabrechnung.
In vielen Unternehmen liegen Personaldaten an mehreren Orten. Der Arbeitsvertrag steckt im Ordner, die Urlaubstage in einer Tabelle, die Krankmeldung im Postfach der Teamleitung. Wer wissen will, wie viele Resturlaubstage jemand hat oder wann eine Befristung endet, sucht lange. Fristen für Probezeiten, Unterweisungen oder Zertifikate geraten so leicht aus dem Blick.
Ein zweites Feld sind Medienbrüche zur Lohnabrechnung. Neue Adressen, geänderte Arbeitszeiten oder Fehlzeiten werden von Hand an das Lohnbüro oder die Steuerkanzlei weitergegeben, oft per E-Mail oder auf Papier. Jede zusätzliche Übertragung erhöht das Fehlerrisiko. Auch das Recruiting leidet, wenn Bewerbungen in verschiedenen Postfächern landen und Rückmeldungen Wochen dauern.
Hinzu kommen Datenschutzrisiken. Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen, Angaben zu Gesundheit oder Religionszugehörigkeit zählen nach Art. 9 DSGVO sogar zu den besonderen Kategorien. Offene Netzlaufwerke, ungeschützte Tabellen und Akten im Regal genügen den Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO oft nicht. Mitarbeitergespräche finden unregelmäßig statt und werden kaum dokumentiert.
Personaldaten liegen in Excel, Ordnern und Postfächern, niemand hat den vollständigen Überblick.
Anträge, Freigaben und Resturlaub werden von Hand gepflegt, Fehler und Rückfragen häufen sich.
Änderungen und Fehlzeiten werden mehrfach erfasst und von Hand an Lohnbüro oder Kanzlei weitergegeben.
Probezeiten, Befristungen, Vertragsänderungen und Unterweisungen werden zu spät bemerkt.
Bewerbungen bleiben in Postfächern liegen, gute Kandidaten springen ab, bevor eine Antwort kommt.
Ziele, Feedback und Entwicklungsschritte werden unregelmäßig besprochen und selten dokumentiert.
Offene Netzlaufwerke und ungeschützte Tabellen machen sensible Daten für zu viele Personen zugänglich.
Welche Arten von HR-Software gibt es?
HR-Software lässt sich in acht Gruppen einteilen. Sie unterscheiden sich darin, ob sie die gesamte Personalarbeit abdecken oder einen Ausschnitt wie Recruiting, Schichtplanung oder Urlaubsverwaltung besonders tief abbilden.
All-in-one-HR-Software für KMU vereint Personalakte, Abwesenheiten, Onboarding, Dokumente und oft Recruiting in einer Oberfläche und wird meist als Cloud-Lösung pro Mitarbeitendem abgerechnet. Enterprise-HCM-Suiten, wie sie etwa SAP, Workday oder Oracle anbieten, richten sich an Konzerne mit vielen Ländern, Gesellschaften und komplexen Organisationsstrukturen. HR-Software mit Lohnabrechnung rechnet Gehälter direkt ab, statt Daten nur zu übergeben.
Recruiting- und Bewerbermanagement-Software veröffentlicht Stellenanzeigen, sammelt Bewerbungen und steuert den Auswahlprozess bis zur Zusage. Talent- und Performance-Management-Lösungen unterstützen Zielvereinbarungen, Feedback, Mitarbeitergespräche und Weiterentwicklung. Personaleinsatzplanung, auch Workforce Management genannt, plant Schichten und Einsätze nach Bedarf, Qualifikation und Arbeitszeitrecht.
Mitarbeiter-Apps für interne Kommunikation erreichen vor allem Beschäftigte ohne festen Schreibtisch, etwa in Produktion, Pflege oder Handel, mit Neuigkeiten, Umfragen und Dokumenten. Die achte Gruppe bilden schlanke Programme für Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, die oft der erste Schritt zur Digitalisierung sind. Viele Anbieter decken mehrere Gruppen ab, deshalb nennen wir den Typ in jeder Anbieterkarte.
Personalakte, Abwesenheiten, Onboarding, Dokumente und oft Recruiting in einer Oberfläche, meist als Abo pro Mitarbeitendem.
Umfassende Plattform für Konzerne mit vielen Gesellschaften, Ländern und komplexen Organisationsstrukturen.
Personalverwaltung und Entgeltabrechnung aus einer Hand, ohne Übergabe an ein separates Lohnprogramm.
Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerbungen sammeln und den Auswahlprozess bis zur Zusage steuern.
Zielvereinbarungen, Feedback, Mitarbeitergespräche, Qualifikationen und Weiterentwicklung strukturiert begleiten.
Schichten und Einsätze nach Bedarf, Qualifikation und Arbeitszeitrecht planen, oft mit Tauschbörse für Dienste.
Neuigkeiten, Umfragen, Dokumente und Chats für Beschäftigte ohne festen Schreibtisch, meist per Smartphone.
Schlanke Lösung für Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Teamkalender, oft der erste Schritt zur Digitalisierung.
- Eine Datenbasis für alle Module
- Einheitliche Oberfläche und Rechteverwaltung
- Weniger Schnittstellen und Verträge
- Geeignet für KMU und Mittelstand mit breitem Bedarf
- Mehr Funktionstiefe etwa bei Recruiting oder Schichtplanung
- Module lassen sich einzeln austauschen
- Mehr Schnittstellen, Verträge und Datenabgleich
- Geeignet für einen klar umrissenen Schwerpunkt
2026
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Der Leitfaden zu HR-Software: welche Arten es gibt, wie Sie Personalakte, Urlaub, Recruiting und Lohnabrechnung zusammenbringen, worauf Sie bei Datenschutz, Hosting und Mitbestimmung achten und wie Sie die Einführung planen und das passende Preismodell wählen.
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Worauf Sie bei der Auswahl einer HR-Software achten sollten
Die beste HR-Software ist die, die zu Ihrer Unternehmensgröße, Ihren Abläufen und Ihrer Lohnabrechnung passt und Personaldaten wirksam schützt. Prüfen Sie Funktionsumfang, Skalierung, Schnittstellen, Datenschutz, Rechtekonzept, Self-Service, Mitbestimmung und Preismodell.
Beginnen Sie mit Ihren Prozessen, nicht mit der Funktionsliste. Welche Aufgaben kosten heute die meiste Zeit, und welche Module brauchen Sie sofort, welche erst später? Prüfen Sie, ob die Lösung mit Ihrem Unternehmen wächst, also weitere Standorte, Gesellschaften, Sprachen und Länder abbildet. Besonders wichtig ist die Anbindung an die Lohnabrechnung, etwa per DATEV-Schnittstelle, und an eine vorhandene Zeiterfassung.
Beim Datenschutz zählen Serverstandort, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und technische Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Für den Beschäftigtenkontext enthält Art. 88 DSGVO eine Öffnungsklausel, die Deutschland mit § 26 BDSG genutzt hat. Wie weit diese Vorschrift trägt, ist seit einem Urteil des EuGH von 2023 umstritten. Klären Sie die Rechtsgrundlagen deshalb mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Ein fein abgestuftes Rollen- und Rechtekonzept sorgt dafür, dass Führungskräfte nur die Daten ihres Teams sehen.
Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind. Das trifft auf die meisten HR-Systeme zu. Nutzen Sie KI-Funktionen etwa zur Vorauswahl von Bewerbungen, fallen solche Anwendungen nach dem EU AI Act in der Regel unter die Hochrisiko-Systeme mit zusätzlichen Pflichten. Achten Sie außerdem auf einen Self-Service per Smartphone, transparente Preise pro Mitarbeitendem und einen geregelten Datenexport beim Ausstieg. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Prüfen Sie, welche Module enthalten sind und welche extra kosten: Personalakte, Abwesenheiten, Recruiting, Onboarding, Mitarbeitergespräche, Schichtplanung, Zeiterfassung und Auswertungen. Starten Sie mit den Prozessen, die heute am meisten Zeit kosten.
Klären Sie, ob die Lösung weitere Standorte, Gesellschaften, Sprachen und Länder abbildet und ob die Preise bei wachsender Belegschaft planbar bleiben. Lösungen für Kleinbetriebe stoßen bei komplexen Strukturen schnell an Grenzen.
Die Anbindung an die Lohnabrechnung ist für viele Unternehmen das wichtigste Kriterium. Prüfen Sie, ob Stamm- und Bewegungsdaten per DATEV-Schnittstelle oder an Ihr Lohnprogramm übergeben werden und ob eine vorhandene Zeiterfassung angebunden werden kann.
Prüfen Sie Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, technische Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO und Zertifikate wie ISO 27001. Für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO gelten besonders strenge Anforderungen. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
Ein fein abgestuftes Rechtekonzept trennt Personalabteilung, Führungskräfte, Beschäftigte und Betriebsrat. Prüfen Sie, ob sich Rechte auf Felder, Dokumententypen und Teams beschränken lassen und ob Zugriffe protokolliert werden.
Der Nutzen einer HR-Software steigt mit der Zahl der Beschäftigten, die Anträge und Dokumente selbst erledigen. Prüfen Sie Bedienbarkeit, mobile Nutzung und den Zugang für Beschäftigte ohne eigenes Firmenkonto, etwa in Produktion oder Pflege.
HR-Software ist meist geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, deshalb hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Hilfreich sind abschaltbare Auswertungen, transparente Protokolle und Unterlagen für die Betriebsvereinbarung. KI-Funktionen zur Bewerberauswahl unterliegen zusätzlich dem EU AI Act.
Prüfen Sie, ob pro Mitarbeitendem, pro Modul oder pauschal abgerechnet wird, welche Mindestabnahme gilt und was Einrichtung, Migration und Schnittstellen kosten. Klären Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und den Export aller Daten in einem offenen Format.
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So führen Sie eine HR-Software Schritt für Schritt ein
Die Einführung einer HR-Software gelingt, wenn Sie Abläufe und Ziele vorab klären, Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden und Altsysteme erst abschalten, wenn die neue Lösung im Alltag funktioniert.
Erfassen Sie zuerst, welche Personalprozesse Sie digitalisieren wollen und wer daran beteiligt ist. Legen Sie messbare Ziele fest, etwa schnellere Urlaubsfreigaben oder kürzere Besetzungszeiten. Binden Sie den Betriebsrat und Ihren Datenschutzbeauftragten von Anfang an ein. Eine Betriebsvereinbarung zur HR-Software schafft Klarheit, welche Daten erhoben und wofür sie ausgewertet werden dürfen.
Testen Sie danach zwei oder drei Lösungen mit echten Abläufen und einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden und Führungskräften. Bereinigen Sie vor der Migration Ihre Altdaten: Doppelte Einträge, veraltete Adressen und Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, gehören nicht ins neue System. Richten Sie anschließend Rollen, Rechte und Freigabeprozesse ein und binden Sie Lohnabrechnung und Zeiterfassung an.
Schulen Sie Personalabteilung, Führungskräfte und Beschäftigte getrennt, denn jede Gruppe nutzt andere Funktionen. Lassen Sie alte Listen und neue Software nur kurz parallel laufen, damit keine zwei Wahrheiten entstehen. Prüfen Sie nach den ersten Abrechnungsmonaten, ob die Daten vollständig und korrekt übergeben werden, und schalten Sie Excel-Listen und Papierablagen danach konsequent ab.
Prozesse und Ziele erfassen
Sie beschreiben die Personalprozesse, die digitalisiert werden sollen, und legen messbare Ziele fest.
Betriebsrat und Datenschutz einbinden
Sie informieren Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten früh und bereiten Betriebsvereinbarung und Datenschutzunterlagen vor.
Lösungen testen
Sie testen zwei oder drei Lösungen mit echten Abläufen und einer kleinen Gruppe aus Personalabteilung, Führungskräften und Beschäftigten.
Daten bereinigen und migrieren
Sie bereinigen Altdaten, löschen Unterlagen mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist und übernehmen die Daten ins neue System.
Rollen, Workflows und Schnittstellen einrichten
Sie richten Rechte, Freigabeprozesse und Vorlagen ein und binden Lohnabrechnung und Zeiterfassung an.
Schulen und Altsysteme abschalten
Sie schulen alle Gruppen, begleiten die ersten Abrechnungsmonate und schalten Listen und Papierablagen danach ab.
Häufige Fehler bei Auswahl und Einführung von HR-Software
Viele Fehler zeigen sich erst Monate nach dem Start, wenn die Lohnabrechnung nicht stimmt, der Betriebsrat die Nutzung stoppt oder Mitarbeitende weiter Anträge per E-Mail schicken. Die meisten lassen sich mit guter Vorbereitung vermeiden.
Am häufigsten wird die Software vor den Prozessen ausgewählt. Wer ungeklärte Abläufe einfach digitalisiert, bekommt dieselben Probleme in schnellerer Form. Ebenso kritisch ist ein zu spät eingebundener Betriebsrat. Fehlt seine Zustimmung bei einer mitbestimmungspflichtigen Einrichtung, kann er verlangen, dass die Nutzung unterbleibt, bis eine Einigung erzielt ist.
Teuer wird es, wenn unsaubere Altdaten ungeprüft übernommen werden oder die Schnittstelle zur Lohnabrechnung unterschätzt wird. Falsche Stammdaten wandern dann direkt in die Abrechnung, und Korrekturen kosten in Personalabteilung und Steuerkanzlei viel Zeit. Wer zu viele Module auf einmal einführt, überfordert Team und Projektplan.
Ein fehlendes Rechtekonzept öffnet sensible Daten für Personen, die sie nicht sehen dürfen, und verstößt schnell gegen die DSGVO. Und schließlich scheitern viele Projekte an der Akzeptanz: Wenn Mitarbeitende und Führungskräfte nicht wissen, warum sie Anträge künftig digital stellen sollen, bleiben die alten Wege bestehen. Die Hinweise sind allgemein und ersetzen keine Rechtsberatung.
Ungeklärte Abläufe werden einfach digitalisiert, die alten Probleme bleiben bestehen.
Ohne Zustimmung bei einer mitbestimmungspflichtigen Einrichtung kann der Betriebsrat verlangen, dass die Nutzung unterbleibt.
Dubletten, veraltete Adressen und längst abgelaufene Unterlagen landen ungeprüft im neuen System.
Daten müssen weiter von Hand an Lohnbüro oder Steuerkanzlei übertragen werden, Fehler landen in der Abrechnung.
Personalabteilung und Beschäftigte werden überfordert, das Projekt zieht sich über Monate.
Führungskräfte oder Kollegen sehen sensible Daten, die sie nicht sehen dürfen.
Anträge kommen weiter per E-Mail oder Zettel, die neue Lösung wird kaum genutzt.
Was kostet eine HR-Software?
Die Kosten reichen von kostenlosen Einstiegsversionen über Abos pro Mitarbeitendem und Monat bis zu Enterprise-Angeboten auf Anfrage. Entscheidend sind Zahl der Beschäftigten, gebuchte Module, Einrichtungsaufwand und Schnittstellen.
Einige Anbieter haben kostenlose Einstiegsversionen, die meist auf wenige Mitarbeitende oder einzelne Funktionen wie die Urlaubsverwaltung begrenzt sind. Die meisten Cloud-Lösungen rechnen pro Mitarbeitendem und Monat ab, oft mit Staffelpreisen und Mindestabnahme. Zusatzmodule für Recruiting, Performance-Management oder Lohnabrechnung kosten häufig extra.
Neben dem laufenden Preis fallen einmalige Kosten an, etwa für Einrichtung, Datenmigration, Schnittstellen und Schulung. Bei Installationen im eigenen Rechenzentrum, also On-Premises, kaufen Sie eine Lizenz und zahlen zusätzlich Wartung, Server und Updates. Enterprise-Suiten für Konzerne werden fast immer individuell angeboten und in Projekten eingeführt.
Rechnen Sie deshalb die Gesamtkosten über mehrere Jahre und vergleichen Sie sie mit dem heutigen Aufwand für Listen, Papierakten und Rückfragen. Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und die Kosten für den Datenexport beim Wechsel. Viele Anbieter nennen Preise nur auf Anfrage, internationale Anbieter rechnen teils in US-Dollar ab.
Meist auf wenige Mitarbeitende oder einzelne Funktionen wie Urlaubsverwaltung begrenzt. Für kleine Teams oft ein guter Start.
Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Teamkalender ohne umfangreiche Personalakte oder Recruiting.
Personalakte, Abwesenheiten, Onboarding und Dokumente, oft gestaffelt nach Belegschaft und mit Mindestabnahme.
Recruiting, Performance-Management, Lohnabrechnung oder Schichtplanung werden häufig separat berechnet.
Die Kosten für eine HR-Software richten sich vor allem nach der Zahl der Mitarbeitenden, den gebuchten Modulen und dem Betriebsmodell in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Für kleine Teams gibt es kostenlose Einstiegsversionen, Lohnabrechnung, Recruiting und Talent-Management kosten meist extra. Betrachten Sie deshalb nicht nur den Preis pro Kopf, sondern auch Einrichtung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung und die Zeit, die Ihre Personalabteilung künftig spart.
1 Wann hat der Betriebsrat bei der Einführung einer HR-Software mitzubestimmen? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Was ist eine digitale Personalakte? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
3 Was brauchen Sie, wenn ein Cloud-Anbieter Ihre Personaldaten verarbeitet? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Was misst die Kennzahl Time-to-Hire? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Wie stuft der EU AI Act KI-Systeme zur Auswahl von Bewerbern in der Regel ein? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um HR-Software
Die wichtigsten Begriffe rund um HR-Software, Personalverwaltung, Datenschutz und Mitbestimmung, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- HR-Software
Software, die Personaldaten zentral verwaltet und Abläufe der Personalarbeit wie Recruiting, Onboarding, Abwesenheiten und Mitarbeitergespräche digital abbildet.
- HCM
Human Capital Management. Bezeichnung für umfassende Personalmanagement-Suiten, die Verwaltung, Talent-Management, Planung und Auswertungen für große Organisationen vereinen.
- Digitale Personalakte
Elektronische Sammlung aller Unterlagen zu einem Beschäftigten, etwa Vertrag, Bescheinigungen und Nachweise, mit geregelten Zugriffsrechten und Löschfristen.
- Bewerbermanagement
Software oder Modul, das Stellenanzeigen veröffentlicht, Bewerbungen sammelt und den Auswahlprozess bis zur Zusage steuert. Auch Applicant Tracking System genannt.
- Onboarding
Strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender vom unterschriebenen Vertrag bis zum Ende der Probezeit, mit Checklisten, Aufgaben und Ansprechpersonen.
- Employee Self-Service
Bereich, in dem Beschäftigte eigene Daten einsehen, Anträge stellen und Dokumente abrufen, ohne die Personalabteilung einzuschalten.
- Personaleinsatzplanung
Planung von Schichten und Einsätzen nach Bedarf, Qualifikation, Verfügbarkeit und Arbeitszeitrecht. Auch Workforce Management genannt.
- Talent-Management
Gesamtheit der Maßnahmen, um Beschäftigte zu entwickeln und zu halten, etwa Zielvereinbarungen, Feedback, Mitarbeitergespräche und Nachfolgeplanung.
- Lohnschnittstelle
Verbindung, über die eine HR-Software Stamm- und Bewegungsdaten an ein Lohnabrechnungsprogramm übergibt, etwa an DATEV oder ein eigenes Lohnprogramm.
- Auftragsverarbeitung
Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag des Unternehmens. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen schriftlichen oder elektronischen Vertrag.
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa zu Gesundheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit, die in Personalakten häufig vorkommen.
- Betriebsvereinbarung
Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die bei HR-Software regelt, welche Daten erhoben, wie sie ausgewertet und wer darauf zugreifen darf.
- Rollen- und Rechtekonzept
Festlegung, welche Personen welche Daten sehen und bearbeiten dürfen, etwa Personalabteilung, Führungskräfte, Beschäftigte und Betriebsrat.
- Single Sign-On
Anmeldeverfahren, bei dem sich Beschäftigte einmal mit dem Firmenkonto anmelden und danach ohne weiteres Passwort auf die HR-Software zugreifen.
- Time-to-Hire
Kennzahl für die Zeit vom Eingang einer Bewerbung bis zur Zusage. Sie zeigt, wie schnell ein Unternehmen offene Stellen besetzt.
- Hochrisiko-KI-System
Einstufung nach dem EU AI Act für KI-Anwendungen mit erheblichen Folgen für Menschen. Dazu zählen grundsätzlich Systeme zur Auswahl und Bewertung von Bewerbern und Beschäftigten.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um HR-Software, digitale Personalakte, Lohnabrechnung, Datenschutz, Betriebsrat und Einführung, kurz und anbieterneutral beantwortet. Die Hinweise zu Arbeits- und Datenschutzrecht sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechtsberatung. Preise, Funktionen und Bedingungen ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand direkt beim Anbieter.
Welche HR-Software ist die beste?
Die beste HR-Software ist die, die zu Ihrer Unternehmensgröße, Ihren Abläufen und Ihrer Lohnabrechnung passt. Kleine Betriebe kommen oft mit einer schlanken Urlaubsverwaltung oder einer All-in-one-Lösung aus. Mittelständler mit Betriebsrat brauchen ein feines Rechtekonzept und eine zuverlässige Lohnschnittstelle. Konzerne setzen meist auf Enterprise-HCM-Suiten, wie sie etwa SAP, Workday oder Oracle anbieten. Testen Sie zwei oder drei Lösungen mit echten Abläufen, bevor Sie sich entscheiden.
Was kostet eine HR-Software?
Die meisten Cloud-Lösungen kosten einen festen Betrag pro Mitarbeitendem und Monat, oft gestaffelt nach Belegschaftsgröße und gebuchten Modulen. Daneben gibt es kostenlose Einstiegsversionen für kleine Teams und Enterprise-Angebote, die nur auf Anfrage kalkuliert werden. Rechnen Sie zusätzlich mit einmaligen Kosten für Einrichtung, Datenmigration, Schnittstellen und Schulung. Bei Installationen im eigenen Rechenzentrum kommen Lizenz, Wartung und Serverbetrieb hinzu.
Welche HR-Software eignet sich für kleine Unternehmen?
Für kleine Unternehmen eignen sich All-in-one-Lösungen für KMU oder schlanke Programme für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Wichtig sind eine einfache Einrichtung, ein Self-Service per Smartphone, eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung Ihrer Steuerkanzlei und ein Preis pro Kopf ohne hohe Mindestabnahme. Starten Sie mit Personalakte und Urlaub und ergänzen Sie weitere Module erst, wenn Sie sie wirklich brauchen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Sammlung aller Unterlagen zu einem Beschäftigten, etwa Vertrag, Bescheinigungen, Nachweise und Abmahnungen. Sie liegt zentral in der HR-Software und ist über ein Rollen- und Rechtekonzept geschützt. Beschäftigte haben nach der DSGVO ein Auskunftsrecht über ihre Daten. Für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO gelten besonders strenge Schutzanforderungen.
Was ist der Unterschied zwischen HR-Software und Lohnabrechnung?
Eine HR-Software verwaltet Personaldaten und Abläufe wie Urlaub, Recruiting und Onboarding, eine Lohnabrechnung berechnet Gehälter, Steuern und Sozialabgaben und meldet sie an Behörden und Krankenkassen. Viele HR-Systeme übergeben Stamm- und Bewegungsdaten per Schnittstelle an ein Lohnprogramm oder die Steuerkanzlei. Einige Lösungen enthalten beide Funktionen in einem Produkt.
Ist eine HR-Software mitbestimmungspflichtig?
Ja, in Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung einer HR-Software in aller Regel mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG genügt, dass eine technische Einrichtung objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Eine Absicht zur Überwachung ist nicht erforderlich. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Datenerhebung, Auswertungen und Zugriffsrechte regelt. Die Hinweise sind allgemein und ersetzen keine Rechtsberatung.
Ist eine Cloud-HR-Software DSGVO-konform?
Eine Cloud-HR-Software lässt sich DSGVO-konform nutzen, wenn Vertrag, Technik und Organisation stimmen. Sie brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, angemessene Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO und eine klare Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Beschäftigtendaten. Achten Sie auf Serverstandort, Unterauftragnehmer, Löschfristen und Zertifikate wie ISO 27001. Klären Sie Einzelheiten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Gibt es kostenlose HR-Software?
Ja, einige Anbieter haben kostenlose Einstiegsversionen, die meist auf wenige Mitarbeitende oder einzelne Funktionen wie Urlaubsverwaltung oder Personalakte begrenzt sind. Für den Einstieg kleiner Teams reicht das oft aus. Prüfen Sie aber, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird, wo die Daten gespeichert werden und was der Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif kostet.
Welche HR-Software arbeitet mit DATEV zusammen?
Viele HR-Systeme im DACH-Raum bieten eine Schnittstelle zu DATEV, über die Stamm- und Bewegungsdaten an die Lohnabrechnung der Steuerkanzlei übergeben werden. Der Funktionsumfang unterscheidet sich stark, von einem einfachen Dateiexport bis zur direkten Übertragung. Fragen Sie konkret nach, welche Daten übergeben werden, und lassen Sie Ihre Steuerkanzlei die Schnittstelle vor Vertragsabschluss mit Testdaten prüfen. Welche Anbieter eine DATEV-Schnittstelle haben, steht in den Anbieterkarten.
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