Krunoslav Kopp, Rechtsanwalt für Medienrecht, bloggend unter digitalrecht.net, beschäftigt sich im heutigen Beitrag mit der Frage, ob du Verträge wirksam per E-Mail abschließen kannst.
Bis auf wenige Ausnahmen sieht das Gesetz nicht vor, dass Verträge die sog. Schriftform einhalten müssen, was in der Praxis Unterschrift auf Papier oder qualifizierte elektronische Signatur bei elektronischem Vertragsschluss bedeutet. Ausnahmsweise schriftlich müssen z.B. Arbeitsverträge, Mietverträge, Grundstückskaufverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge geschlossen werden. Daneben ist es üblich, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen eine Schriftform vorsehen.
Im Übrigen gilt aber: Verträge können mündlich oder per Fax oder auch per E-Mail oder auf sonstige Weise, etwa per Handschlag, geschlossen werden.
E-Mails gelten in diesem Zusammenhang als Erklärung unter Abwesenden mit der Rechtsfolge, dass der Erklärungsinhalt der E-Mail erst bei Zugang wirksam wird. Eine E-Mail gilt im Geschäftsbetrieb als zugegangen, wenn sie unmittelbar nach ihrer Absendung in den Empfängerhorizont des Adressaten gelangt. Der Empfänger hat sie dann noch während der üblichen Geschäftszeit zur Kenntnis zu nehmen, also von seinem Mailserver abzurufen. Unterlässt er das, gilt die Mail dennoch spätestens mit Geschäftsschluss als zugegangen. Es genügt also die Abrufbarkeit beim Empfänger.
In der Praxis problematisch ist jedoch die Beweisfrage, denn der Absender muss den Zugang beweisen. Die Rechtsprechung ist dabei nicht eindeutig. Die Entscheidungen widersprechen sich teilweise diametral.
So sieht das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg den Zugang einer E-Mail nicht dadurch als bewiesen an, dass der Absender das Verschicken der E-Mail beweisen kann, etwa durch den Ausdruck einer Nachricht. Vielmehr verlangen die Richter eine ausdrückliche Eingangs- oder Lesebestätigung (LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 27.11.2012, 15 Ta 2066/12 ), die es allerdings in den allermeisten Fällen nicht gibt. Andere Gerichte hingegen betrachten es sehr wohl als Zugangsbeweis, wenn der Absender einer E-Mail nachweisen kann, dass er sie tatsächlich verschickt hat. Maximale Unsicherheit also…
Trotz der Beweisschwierigkeiten mit Blick auf die Frage des Zugangs, die sich natürlich bei anderen Erklärungsformen auch stellt, ist die E-Mail ein Beweismittel, mit dem sich etwas anfangen lässt.
Liegt keine nach dem Signaturgesetz (SigG) signierte E-Mail vor, kann die Mail zwar nicht als Privaturkunde gewertet werden, so dass das Gericht sich nur im sog. Freibeweisverfahren von der Echtheit der Mail überzeugen kann, während bei Privaturkunden als Strengbeweismittel eine gesetzliche Echtheitsvermutung greift. Es ist also etwas schwerer, mittels E-Mails durchschlagenden Beweis anzutreten vor Gericht, und einige Gerichte sprechen E-Mails sogar jeglichen Beweiswert ab.
Viel besser sieht die Sache hingegen bei E-Mails aus, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden. Nur sie hat der Gesetzgeber der Schriftform gleichgestellt und sie als urkundsgleiches Beweismittel durch Vorlage des elektronischen Dokuments zugelassen. Bestreitet der Prozessgegner den Zugang, kann die Datei von einem Sachverständigen auf Echtheit untersucht werden.
Zusammenfassung:
Der Vertragsschluss per E-Mail ist möglich. Im Konfliktfall kann es allerdings Schwierigkeiten mit dem Beweis des so geschlossenen Vertrages geben, weshalb du, um ganz sicher zu gehen, stets auf elektronisch signierte E-Mails setzen solltest, wenn du Verträge von Bedeutung auf diesem Wege schließen willst.
(Artikelbild: Depositphotos)
7 Antworten
Ich beschäftige mich mit dieser Problematik schon eine ganze Zeit, da mir einige recht bedeutende Umsätze trotz intensiven Mailverkehrs verloren gegangen sind, da die Absprachen nicht bis ins Detail beweisbar waren.
Daher lasse ich gerade eine Software für die automatische webbasierte Angebots- und Auftragserteilung programmieren. Am Markt ist etwas ähnlich rechtssicheres nicht zu finden.
Wie wird’s ablaufen?
Auf dem Server wird ein Angebot hinterlegt, dass dem Kunden per Mail zum Download angeboten wird. Lädt der Kunde das Angebot herunter, werden alle relevanten Daten unabänderbar in einem PDF gespeichert, das per Mail an den Lieferanten verschickt wird.
Gibt der Kunde zu verstehen, dass er den Auftrag erteilen will, erhält er eine neue Mail aus dem System. In dieser ist ein Link zur Auftragserteilung enthalten. Erteilt er durch Anklicken den Auftrag, so werden wieder alle relevanten Daten in einem PDF festgehalten, das dem Auftragnehmer zugeht.
Gleichzeitig erhält der Auftraggeber eine Bestätigungsmail für den Auftrag mit allen wichtigen Auftragsdaten. Das Öffnen der Mail wird (wie bei einem E-Mail-Newsletter) registriert und abgespeichert.
Der Workflow ist ein wenig komplexer (bspw. werden die AGBs des Lieferanten zum Bestandteil des Auftrags) als hier beschrieben. Aber ich denke, so erhält man die größtmögliche Rechtssicherheit, ohne auf signierte Mails zurück greifen zu müssen.
Nicht die Mail ist das Problem, sondern der Prozess. Die Mail dient eigentlich nur der Übertragung und nicht der Vereinbarung. Heißt bei mir konkret:
1. Angebot mit AGBs und fertig ausgefülltem Auftragsformular an den Kunden
2. Kunde unterschreibt das Auftragsformular, erkannt damit auch meine AGBs an und schickt das Formular gesannt oder fotografiert an mich zurück.Bei Neukunfen das Original auf dem Postweg.
3. Kunde erhält auf Basis des Angebots und des Auftrags eine Auftragbestätigung.
Ändert sich auch nur eine Kleinigkeit im Angebot, beginnt der Prozess mit gleicher Angebots- aber anderer Versionsnummer erneut. Solange, bis der Auftrag erteilt oder endgültig abgelehnt ist.
Merke: In der Regel ist nicht die E-Mail das Problem, sondern der falsch aufgesetzte Prozess.
Eine ganz einfache und gebräuchliche Variante wird hier nicht erwähnt: der Empfänger bestätigt den Erhalt der Mail, indem er darauf antwortet oder gar ein konkludentes Anerkenntnis setzt, indem er z.B. den geforderten Rechnungsbetrag überweist. Diesfalls wird es wohl kaum Zweifel am Zustandekommen eines (nicht gegen die guten Sitten oder sonstwie gegen Normen verstoßenden) Vertrages per E-Mail geben.
Wie ist die Rechtslage, wenn ich jemanden per Email mit etwas beauftrage (dadurch kommt der Vertrag ja zustande) aber dabei keine weiteren Details geklärt werden (genaues Briefing).
Es geht im weitesten Sinne um eine Auftragsarbeit eines Externen für eine Agentur. Der Auftragnehmer schickt mir dann einen ersten Entwurf, der aber komplett an dem vorbeigeht, was sich die Agentur vorgestellt hat und der Auftragnehmer weigert sich dann die Punkte (für die Agentur zur Erfüllung der Leistung essentiell) abzuändern. Daraufhin möchte der Auftraggeber die Zusammenarbeit beenden. Nun beruft sich der Auftragnehmer darauf, dass man ja einen Vertrag eingegangen ist und er bereits Leistung erbracht hat (die für die Agentur aber komplett unbrauchbar ist).
Wie ist die Rechtslage in einem solchen Fall? Muss der Auftraggeber das bezahlen?
Ich muss gerade einen Kaufvertrag machen lassen. Danke für die Antwort, dass Verträge mündlich oder per E-Mail geschlossen werden können. Dann muss ich mir deswegen zumindest kein Sorgen machen.
Vielen Dank für diesen interessanten und hilfreichen Beitrag! Es ist gut zu wissen, dass Verträge mündlich oder schriftlich geschlossen werden können. Ich bevorzuge die schriftliche Variante, da man dort mehr Sicherheit hat. Danke für den ausführlichen Artikel!
Ich bin selbstständig und muss oft Verträge per E-Mail schließen. Der Artikel hat mir gezeigt, dass das rechtlich möglich ist, aber auch welche Risiken es gibt. Ich habe gelernt, dass E-Mails als elektronische Erklärungen gelten, die aber nur wirksam sind, wenn sie erfolgreich zugestellt werden. Ich finde das wichtig zu wissen, denn ich möchte keine Probleme mit dem Nachweis des Vertragsschlusses haben. Ich plane, in Zukunft elektronisch signierte E-Mails zu verwenden, um mehr Sicherheit zu haben.