Selbständig? So kalkulierst du als Selbstständiger deinen Stundenlohn & Gehalt 💰

Was muss ich als Selbstständiger verdienen, um meinen Lebensunterhalt bestreiten zu können? Welche Ausgaben und Steuern sind privat, welche kann ich als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen?

Die Frage „Werde ich auskommen mit meinem Einkommen?“ ist für angehende Selbstständige aus vielerlei Gründen schwer zu beantworten:

• Die bisherige verlässliche monatliche Berechnungsbasis fehlt: An die Stelle des mehr oder weniger gleich bleibenden Monatseinkommens als Angestellter treten Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb oder einer freiberuflichen Tätigkeit. In welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt die auf dem Konto landen, ist naturgemäß ungewiss.
• Der private Finanzbedarf ist vielfach nicht genau bekannt.
• Obendrein ist er keine feste Größe: und zwar weder auf der Ausgabenseite (zum Beispiel durch schwankende Sozialversicherungsbeiträge, Konsumverzicht oder -steigerung) noch auf der Einnahmenseite (z. B. durch mitverdienende Ehepartner, eigene Nebenjobs oder auch öffentliche und private Gründungszuschüsse).
• Manche Kalkulationsgrößen lassen sich bei Licht betrachtet erst im Nachhinein ermitteln: Das gilt zum Beispiel für wichtige Steuerarten (insbesondere die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer).
• Es gibt verschiedene Stellschrauben, über die der Unternehmerlohn beeinflusst werden kann: Angefangen bei den Betriebsausgaben über den Absatz (die Anzahl der verkauften Produkte oder Dienstleistungen) bis hin zu den Angebotspreisen oder auch die Zusammensetzung des Dienstleistungs- oder Warenangebots.
• Nicht zu vergessen: Kein noch so genau kalkulierter Preis bietet die Gewähr dafür, dass er sich am Markt realisieren lässt. Und keineswegs jeder Marktteilnehmer kann den üblichen Marktpreis in Verhandlungen mit seinen Kunden auch tatsächlich durchsetzen. Wer ausgehend von seinen privaten Lebenshaltungskosten (plus Steuern und Abgaben) zu bestimmten Gewinn-, Kosten-, Umsatz-, Absatz- und letztlich Preisvorstellungen gekommen ist, hat also unter Umständen die Rechnung ohne den Wirt gemacht.

Trotzdem sollte sich niemand vom Motto „Wer plant, irrt genauer!“ davon abhalten lassen, Klarheit über seinen privaten und betrieblichen Kostenapparat herzustellen. Nur so verschaffst du dir einen realistischen Anhaltspunkt für die Größenordnung von Preisen und Umsätzen. Erst dann weißt du, ob du wirtschaftlich arbeiten und wo bei Preisverhandlungen notfalls deine Schmerzgrenze liegt.

Monats- oder Jahresperspektive?

Die meisten Privatleute haben einen mehr oder weniger guten Überblick über ihre monatlichen Einnahmen und Ausgaben. Aufgrund der Ungleichverteilung von Einnahmen und Ausgaben rechnen Selbstständige jedoch grundsätzlich mit Jahresangaben. Da viele Ausgabenpositionen quartalsweise oder jährlich anfallen, müssen sie zunächst auf den Monat umgelegt werden, um die Berechnungsbasis zu vereinheitlichen. Anschließend multiplizierst du den kalkulierten Monatsbedarf mit 12, um das Jahreseinkommen zu ermitteln. Du kannst selbstverständlich auch umgekehrt gleich die einzelnen monatlichen Ausgaben aufs Jahr hochrechnen: So oder so kommst du zum benötigten Netto-Jahreseinkommen, das mindestens aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftet werden soll.

Brutto- und Netto-Perspektive

Damit bei den folgenden Kalkulationsschritten keine Missverständnisse entstehen, muss die Bedeutung der Begriffe Brutto- und Nettoeinkommen vereinheitlicht werden: Denn in den Ohren von Angestellten klingen die Begriffe „Brutto“ und „Netto“ vielfach etwas anders als für Selbstständige:

Angestellte verstehen unter dem Netto-Einkommen üblicherweise den Betrag, den dein Arbeitgeber monatlich auf dein Konto überweist. Der hat zuvor auf Basis des vereinbarten monatlichen Bruttogehalts bereits die Lohnsteuer (= Einkommensteuervorauszahlung) abgezogen und ans Finanzamt weitergeleitet. Außerdem hat er die Sozialversicherungsbeiträge abgezogen und zusammen mit seinem Arbeitgeberanteil an die Krankenkasse überwiesen (die wiederum die anteiligen Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Arbeitsagentur und den Rentenversicherungsträger weiterleitet). Das monatliche Netto-Einkommen haben Angestellte also mehr oder weniger zur freien Verfügung: Die wichtigsten Steuern- und Pflichtabgaben sind in aller Regel bereits weitgehend bezahlt.

Selbstständige sind einerseits Geschäftsleute und andererseits Privatleute: du musst denn auch mit zwei verschiedenen Brutto-/Nettorechnungen operieren. Innerhalb ihres Betriebes bekommst du von deinen Kunden grundsätzlich Brutto-Überweisungen: Darin enthalten sind die Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) und der betriebliche Netto-Erlös (= Umsatz):

• Von der eingenommenen Umsatzsteuer zieht der (umsatzsteuerpflichtige) Unternehmer den Umsatzsteueranteil ab, den er selbst bei seinen Einkäufen für den Betrieb bezahlt hat (=Vorsteuer). Die Differenz (=Zahllast) überweist er ans Finanzamt. Ist die gezahlte Vorsteuer im Einzelfall höher als die eingenommene Umsatzsteuer, gibt es eine Erstattung vom Finanzamt.
• Von der Summe ihres jährlichen Umsatzes dürfen Selbstständige sämtliche (Netto-!)Betriebsausgaben abziehen. So kommen sie zum Unternehmerlohn, dem “Gewinn vor Steuern”. Da von dem zuvor weder Einkommensteuern noch Sozialabgaben bezahlt worden sind, handelt es sich dabei aus Sicht des Privatmenschen also erneut um einen “Bruttobetrag”.
• Der Gewinn vor Steuern ist erstens einkommensteuerpflichtig und zweitens gehen noch die kompletten Sozialversicherungs-Ausgaben ab, die ja direkt vom privaten Bankkonto abgebucht werden.

Die Rückwärtsrechnung im Überblick

Wenn es nun darum geht, vom gewünschten Jahres-Nettoeinkommen zunächst auf den erforderlichen Gewinn vor Steuern, anschließend auf den dafür benötigten Jahresumsatz und schließlich auf die passenden Preise für einzelne Produkte oder Dienstleistungen zu schließen, rechnest du ausgehend von den Lebenshaltungskosten wie folgt:

• Lebenshaltungskosten
  plus
• Ausgaben für die Sozialversicherungen insbesondere (Kranken-, Pflege-, Unfall-, Arbeitslosenversicherung und Altersvorsorge)
  minus
• sonstige private Einnahmen (Nebenjobs, Partnereinkommen, Kindergeld, Zuschüsse, Beihilfen)
  plus
• Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag
  gleich
• Gewinn vor Steuern (quasi der “Brutto-Unternehmerlohn”)
  plus
• Betriebsausgaben
  gleich
• Plan-Umsatz
  dividiert durch
• Absatz (z. B. Stück- oder Stundenzahl)
  gleich
• Stückpreis oder Stundensatz.

Die Umsatzsteuer könnest du an dieser Stelle vernachlässigen: Die stellt in den allermeisten Fällen einen durchlaufenden Posten dar. Soweit der Schnelldurchgang – nun zu den einzelnen Rechenschritten:

Kalkulationsschritt 1: Die Lebenshaltungskosten

Wer aus einer abhängigen Beschäftigung in die Selbstständigkeit wechselt, um seine Arbeitskraft künftig als Freelancer zu vermarkten, orientiert sich sinnvollerweise zunächst einmal am privaten Einkommensbedarf.

Du hast also zunächst einmal die private Kappe auf. Du sitzt bildlich gesprochen an deinem Wohnzimmertisch und machst eine Aufstellung über deine laufenden privaten Lebenshaltungskosten, insbesondere …

• Miete (bzw. Zinsen und Tilgung der Eigenheim-Hypothek)
• Wohn-Nebenkosten (Heizung, Wasser, Strom, laufende Reparaturen, ggf. Grundsteuern)
• private Mobilitätskosten (Auto, öffentliche Verkehrsmittel)
• Versicherungen aller Art (inklusive (!) soziale Sicherung, = Kranken-, Pflege- und Unfallversicherung sowie Altersvorsorge),
• Lebens-, Genuss- und Pflegemittel, Haushaltszubehör,
• laufende Anschaffungen (Mobiliar, technische Geräte, Kleidung)
• private Dienstleistungen (Friseur, Handwerker)
• Aufwendungen für Kinder (Taschengeld, Schulbücher, Klassenfahrten)
• Telefon-, Online- und Mediengebühren
• Reisen und Freizeit-Ausgaben (Kino, Theater, Restaurant- und Kneipenbesuch)
• Reserven für Unvorhergesehenes (z. B. Zahnersatz, neue Heizung …)

Am besten übernimmst du die Zahlen möglichst genau aus den Bank-Kontoauszügen des vergangenen Jahres. Auf diese Weise sinkt zudem die Gefahr, dass du wichtige Ausgabenpositionen übersiehst.

PKV-Tipp für Selbstständige

Im Vergleich zur gesetzlichen Krankenversicherung ist eine private Krankenversicherung für die meisten Freelancer und Freiberufler nicht nur günstiger, sondern bietet auch mehr Leistungen. Der PKV-Tarif für Selbstständige von ottonova bietet darüber hinaus noch eine schnelle Kostenerstattung der Arztrechnung in 48h und Video-Telefonie mit Ärzten.

Kalkulationsschritt 2: Sonstige Einnahmequellen

Von der Gesamtsumme deiner privaten Lebenshaltungskosten ziehst du das übrige laufende Familieneinkommen ab, das dir neben dem zu erwirtschaftenden Gewinn aus deiner Selbstständigkeit zur Verfügung steht, darunter …

• Einkommen des Lebenspartners (oder anderer Familienangehöriger),
• eigene Nebeneinkünfte,
• Kindergeld und
• Kapitalerträge (Zinsen aus Geldanlagen, Aktiendividenden etc.).

Und wohin gehört der Gründungszuschuss?

Wichtig: Sofern du den Gründungszuschuss von der Arbeitsagentur bekommst, gehört der ebenfalls zu deinen privaten Einkünften! Er dient während der ersten 9 bis 15 Monate deiner Selbstständigkeit der Sicherung deines Lebensunterhaltes (und dem deiner Familie). Es handelt sich also keinesfalls um eine betriebliche Einnahme. Die Beihilfe ist außerdem vollständig steuerfrei: du unterliegst weder der Gewerbe- noch der Einkommensteuer und auch nicht der Steuerprogression.

Kalkulationsschritt 3: Die (private) Steuerbelastung

Nachdem du das Mindest-Jahreseinkommen ermittelt hast, das du aus der selbstständigen Tätigkeit erwirtschaften willst, kannst du leider noch nicht gleich die Unternehmer-Kappe aufsetzen: Denn du dürfen das Finanzamt nicht vergessen. Deine angestrebten Gewinne aus selbstständiger Tätigkeit sind schließlich einkommensteuerpflichtig.

Die anfallende Einkommensteuer entrichtest du jedoch nicht als Unternehmer, sondern als Privatperson: Einkommensteuerzahlungen haben in der betrieblichen Kalkulation eines Selbstständigen (im Normalfall) also ebenso wenig verloren wie die Beiträge zu Sozialversicherung!

Sonderfall: Angestellte Unternehmer

Die (private) „Lohnsteuer“ und die Sozialversicherungsbeiträge eines Unternehmers tauchen nur dann in der betrieblichen Buchführung auf, wenn er zugleich Angestellter seines eigenen Unternehmens ist. Das ist zum Beispiel bei vielen GmbHs der Fall, in denen ein Anteilseigner (= Gesellschafter) zugleich Angestellter (zum Beispiel Geschäftsführer) ist. Freiberufler und ähnliche Solo-Unternehmer sind hingegen üblicherweise nicht bei sich selbst angestellt.

Bei der Rückrechnung vom benötigten privaten Jahreseinkommen auf den betrieblichen “Gewinn vor Steuern” musst du also noch die zu zahlende Einkommensteuer vorwegnehmen. Da die endgültige Steuerlast nicht nur vom Familienstand und der Kinderzahl abhängig ist (sondern auch von weiteren Einkünften, Sonderausgaben und steuerlich anerkannten “außergewöhnlichen Belastungen”), kann es sich naturgemäß nur um eine grobe Schätzung handeln. Als Anhaltspunkt für die anschließende betriebliche Kalkulation genügt die aber vollauf.

Hintenrum, durch die Brust …

Schwerer wiegt da schon das Problem, dass du eine „In-sich-Rechnung“ (= „Rekursion“) vornehmen musst: Angenommen, du hast inklusive sozialer Sicherung einen privaten Einkommensbedarf von 45.000 Euro ermittelt. Dann kannst du in den Steuertabellen ja nicht einfach die auf 45.000 Euro anfallenden Steuern ablesen. Vielmehr musst du die Antwort auf die Frage finden:

“Wie hoch muss mein zu versteuerndes Einkommen sein, damit nach Abzug von Einkommensteuer und Solidaritätszuschlag unterm Strich 45.000 Euro übrig bleiben?”

Aus der folgenden Tabelle kannst du überschlägig ablesen, wie hoch der Gewinn vor Steuern in Abhängigkeit vom Familienstand in etwa sein muss, um ein bestimmtes gewünschtes Einkommen zu erzielen:

Wenn ein lediger Selbstständiger ein Nettoeinkommen von 45.000 Euro benötigt, muss er demnach einen Gewinn vor Steuern von gut 65.000 Euro erwirtschaften. Seinem verheirateten Kollegen genügt dafür unter ansonsten gleichen Bedingungen bereits ein Gewinn von knapp 56.000 Euro.

Tool-Tipp: Abgabenrechner

Wenn du deine Steuerbelastung genauer ermitteln willst, nutze das Einkommensteuermodul des Online-Abgabenrechners, den das Bundesfinanzministerium bereitstellt. Mit der Rechenhilfe kannst du jederzeit „Was-wäre-wenn“-Szenarios durchspielen.

Schnell und schmutzig: Der Gehalts-Multiplikator

Waren die bisherigen drei Schritte zu kleinkariert? Du willst deine bisherige Angestelltentätigkeit künftig als Selbstständiger ausüben und wärst schon mit dem Erhalt des bisherigen Lebensstandards ganz zufrieden? Dann kannst du es dir auch ganz einfach machen und einfach dein bisheriges Angestellten-Honorar zugrunde legen. Um keine Milchmädchenrechnung anzustellen, solltest du dabei jedoch mindestens dreierlei beachten:

• Multipliziere dein bisherige Jahres-Bruttogehalt mindestens mit dem Faktor 1,5: Immerhin musst du künftig ja für alle Sozialversicherungskosten alleine aufkommen – inklusive Arbeitgeberanteil, versteht sich!
• Denke daran, dass du als Angestellter auch dann dein Gehalt bekommen hast, wenn du in Urlaub, krank, bei Fortbildungen und auf Betriebsausflügen waren – oder du in Ermangelung von Kundenaufträgen deinem Chef einen Bildschirmschoner programmiert hast.
• Selbstständige hingegen bekommen in aller Regel nur die Zeit bezahlt, in der sie tatsächlich produktiv für ihre Kunden gearbeitet hast.
• Vergiss nicht, dass du als Freelancer alleine bist und somit zusätzliche Verwaltungsaufgaben auf dich zukommen (zum Beispiel die Buchhaltung oder Kundenakquise). Entweder verlängert sich dadurch deine Arbeitszeit oder du erledigst in der gleichen Zeit weniger Aufträge. Umgekehrt kann es phasenweise passieren, dass du zwar eigentlich Zeit hättest, es aber gerade Auftragsflaute herrscht.

Genau genommen darfst du auch das unternehmerische Risiko (das du als Angestellter ja nicht direkt trägst) und die Verzinsung des eingesetzten Kapitels nicht vergessen: Wenn du die Büroausstattung oder den Geschäftswagen aus deinem Privatvermögen vorfinanzierst, bekommst du auf diese finanziellen Mittel keine Zinsen. Selbst wenn die Habenzinsen aus risikolosen Geldanlagen heutzutage kaum der Rede Wert sind: Wer mit spitzem Bleistift rechnet, muss deren Gegenwert ebenfalls in seinen Unternehmerlohn einrechnen.

Nachdem du in einem ersten Schritt den zur Deckung deines privaten Lebensunterhalts benötigten Gewinn vor Steuern ermittelt hast, kalkulierst du den dafür benötigten Planumsatz und rechnest ihn in passende Stundensätze oder Stückpreise um. Dann vergleichst du das kalkulatorische Preisniveau mit den Marktkonditionen und legst schließlich deine Preise fest. 

Bei der internen Preiskalkulation nimmst du als Selbstständiger die am Ende des Jahres fällige Gewinnermittlung gedanklich vorweg. Du stellst sie einfach auf den Kopf:

• du nimmst den gewünschten Gewinn vor Steuern,
• addierst die dafür erforderlichen Betriebsausgaben hinzu und ermittelst auf diese Weise deinen (Plan-)Umsatz.
• Den wiederum verteilst du auf die produktiven Stunden (das sind die, die du deinen Kunden tatsächlich in Rechnung stellen kannst) und kommst so zu deinem Stundensatz.
• Sofern du unterschiedliche Dienstleistungen zu differenzierten Stundensätzen anbieten willst, verteilst du deinen geplanten Jahresumsatz auf die verschiedenen Honorarquellen. Den Verteilungsschlüssel bildet die voraussichtlich darauf jeweils verwendete Arbeitszeit.
• Da du bereits weißt, was “hinten rauskommen” soll, ermittelst du im nächsten Schritt zunächst einmal deine jährlichen Kosten.

Kalkulationsschritt 4: Vom Gewinn über die Kosten zum Umsatz

Genau genommen ist an dieser Stelle zu unterscheiden zwischen

• den Fixkosten (die unabhängig vom Umsatz anfallen) und
• den variablen Kosten (die in Abhängigkeit von der Zahl und dem Umfang von Einzelaufträgen anfallen, zum Beispiel Reisekosten).

Da die Zusammensetzung des Kostenapparats je nach Branche sehr unterschiedlich ist, legen wir im Folgenden der Einfachheit halber nur die Fixkosten zugrunde. Angesichts der überschaubaren Kostenstruktur bei typischen Solo-Unternehmern (wie zum Beispiel selbstständigen Webdesignern), ist diese Vereinfachung durchaus vertretbar.

Du musst nur darauf achten, dass du alle auftragsbezogenen Zusatzkosten im Einzelfall auch tatsächlich an deine Kunden weiterreichst. Sollte das nicht möglich sein, musst du die nicht „fakturierbaren“ Einzelkosten (= nicht in Rechnung gestellten auftragsbezogenen Kosten) aufs Jahr hochrechnen und als Fixkosten behandeln, das heißt auf sämtliche Aufträge (und Kunden) umlegen.

Typische Betriebsausgaben

Die folgenden Betriebsausgaben fallen bei betrieblichen Einzelkämpfern auf dem IT-Sektor üblicherweise an:

• Büro-Miete (ersatzweise Raumkosten des heimischen Arbeitszimmers),
• Werbung,
• Büroausstattung,
• Büromaterial,
• Telekommunikations- und Onlinekosten,
• Darlehenszinsen,
• Reisekosten,
• Beratungs- und Weiterbildungskosten,
• gegebenenfalls Personalkosten (Hilfskräfte),
• betriebliche Versicherungen,
• Beratung und Weiterbildung,
• (Abschreibungen auf) Geschäftswagen und
• (Abschreibungen auf) Büroausstattung, Computer und Peripheriegeräte.

Abschreibungen auf Investitionen?

Wichtig: Ob du bei deinen internen Kalkulationen die Steuervorschriften beachtest oder nicht, bleibt dir überlassen. Das gilt auch für das gewählte Abschreibungsverfahren. Zur Erinnerung: Anschaffungen im Wert über 800 Euro darfst du im Jahr der Anschaffung nicht in voller Höhe steuerlich geltend machen. Diese Ausgaben müssen im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung vielmehr über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ verteilt werden. Bei einem Pkw beträgt die zum Beispiel sechs Jahre.

Eine Neuerung seit 2021: Arbeitsmittel wie Laptop, Notebook, Computer, Software oder Computerzubehör, außer Smartphones, kannst du unabhängig vom Preis vollständig im Jahr des Kaufs abschreiben.

(Weiterführende Informationen entnimmst du unserem Grundlagenbeitrag „Abschreibungen: Zumutung oder Segen?“).

Auf welche Weise du (die Finanzierung von) Investitionen in deine Preiskalkulation einbeziehst, kannst du jedoch selbst entscheiden. Du musst dir nur darüber im Klaren sein, welche Auswirkungen deine Entscheidung hat. Denn, ob du den Wert einer Anlage ganz, teilweise oder gar nicht in deine Kostenrechnung einbeziehst, hat unmittelbar Auswirkungen auf die Höhe kostendeckender und Existenz sichernder Preise:

Angenommen, du betrachtest die Anschaffung der neuen High-End-Workstation oder gar die des 7er-BMWs im ersten Jahr in voller Höhe als Betriebsausgabe, dann musst du unterm Strich von deinen Kunden deutlich höhere Honorare verlangen, als wenn du das nicht tust (in dem Fall ist dann die Darlehenslaufzeit halt entsprechend länger).

Wer umgekehrt ganz oder weitgehend ohne Investitionen auskommt (indem er zum Beispiel auf einen Geschäftswagen verzichtet und/oder seine Kundenaufträge am alten Privat-PC erstellt), kommt anfangs rechnerisch mit wesentlich geringeren Umsätzen und niedrigeren Angebotspreisen über die Runden. Der gleiche Anbieter wird aber früher oder später zwangsläufig mit überholter oder defekter Betriebsausstattung zu kämpfen haben und nicht über die notwendigen Mittel für Ersatzbeschaffungen verfügen.

Konsequenz: Auch wenn du kostenmäßig unter noch so günstigen Bedingungen arbeitest (mietfreie Arbeit im Heimbüro, Nutzung vorhandener technischer Infrastruktur, Mitarbeit von Angehörigen), tust du normalerweise gut daran, die „eigentlich notwendigen“ Kosten einzukalkulieren. Nur so kommst du zu realistischen Preisen.

In Bezug auf die Abschreibungen heißt das: Rechne grundsätzlich mit der tatsächlichen Nutzungsdauer. Wenn du jedes Jahr einen neuen Computer brauchst, musst du dessen Kaufpreis selbst dann in voller Höhe als Betriebsausgabe kalkulieren, wenn das Finanzamt das buchhalterisch nicht gestattet und im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung auf der dreijährigen Abschreibungsdauer besteht!

Kalkulationsschritt 5: Gesamtarbeitszeit ermitteln

Angestellte haben’s gut. Solange sie regelmäßig im Büro „auf der Matte stehen“, sich keine größeren Verfehlungen zuschulden kommen lassen und dein Chef zahlungsfähig ist, können sie Monat für Monat mit einer Gehaltsüberweisung in der arbeitsvertraglich vereinbarten Höhe rechnen. Und zwar auch dann, wenn im Betrieb Auftragsflaute herrscht oder sie in Urlaub, krank und auf Fortbildung sind.

All diese Unwägbarkeiten müssen Selbstständige von vornherein in ihre Preise einkalkulieren. Mehr noch, anders als bei Angestellten genügt es in der Regel nicht, nur seine Arbeitskraft zur Verfügung zu stellen: Hat der Kunde am Ergebnis etwas auszusetzen, sind oft langwierige unbezahlte Nacharbeiten erforderlich. Zunächst einmal unbezahlt sind auch all die Vermarktungs- und Verwaltungsarbeiten, die in größeren Unternehmen häufig von eigens dafür eingestellten Mitarbeitern erledigt werden. Denke nur an:

• Einkauf und Vertrieb,
• Werbung und PR, ggf. mit Unterstützung einer PR Agentur
• Buchhaltung und Steuer oder auch
• Reparatur, Wartung und Reinigung.

Wunderst du dich da noch über die oft „horrenden“ Stundensätze von Dienstleistern?

Doch eins nach dem anderen. Ein Jahr hat bekanntlich 365 Tage.

• Wenn du davon die 52 Wochenenden abziehst, bleiben noch 261 Tage.
• du willst karge 3 Wochen Urlaub (= 15 Arbeitstage) machen? Rest: 246 Tage.
• Eine Woche krank oder aus anderen Gründen arbeitsunfähig (von Fortbildungen ganz zu schweigen)? Bleiben unterm Strich noch 241 Tage.

Ausgehend von einem achtstündigen Normalarbeitstag ergeben sich demnach 241 x 8 = 1.928 Arbeitsstunden pro Jahr – wohlgemerkt bei einer 100-prozentigen Auslastung!

Kalkulationsschritt 6: Produktive Arbeitszeit

Wie nah du an diese theoretische Marke kommst, hängt von den Bedingungen deines Einzelfalls ab. Viele Gründer wären in der Anlaufphase mit einer Auslastung von 50 Prozent hoch zufrieden. Selbst alte Hasen unter den Solo-Selbstständigen kommen selten auf mehr als 75 Prozent. Und selbst, wenn sie voll ausgelastet sind, müssen die Routinetätigkeiten abends, am Wochenende oder während des Urlaubs erledigt oder an externe Dienstleister vergeben werden. Ein Auslastungsgrad von zwei Drittel der insgesamt 1.928 Stunden, das entspricht etwa 1.285 produktiven Stunden, kann also als guter Durchschnitt gelten. In dem Fall rechnest du wie folgt weiter:

Angenommen du willst als verheirateter selbstständiger Webdesigner ein Jahreseinkommen von 56.000 Euro erwirtschaften (um „netto“ 45.000 Euro = 3.750 Euro pro Monat zur Verfügung zu haben, wovon du aber noch die Krankenversicherung und Altersvorsorge bestreiten musst. Nehmen wir weiter an, es fallen geschätzte 14.000 Euro Betriebsausgaben an, dann musst du im Laufe von 1.285 Stunden einen Plan-Umsatz von 70.000 Euro erwirtschaften. Das entspricht einem Stundensatz von rund 55 Euro oder einem Tagessatz von 440 Euro.

Und die Umsatzsteuer?

Die kommt noch obendrauf: Bei allen bisherigen Werten handelte es sich um Nettobeträge. Wenn du hauptsächlich mit gewerblichen Kunden zusammenarbeitest, stellen die 55 Euro bereits den entscheidenden Endpreis dar (die zusätzlich berechnete 19-prozentige Umsatzsteuer zieht dieser Kundenkreis ja von seinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen ab). Wenn du jedoch überwiegend “vorsteuerabzugsberechtigte” Kunden bedienst (zum Beispiel Behörden, Vereine oder gar Privatleute), dann wird aus dem Stundensatz von 55 Euro unter Strich ein Endverkaufspreis mehr als 65 Euro!

Und was sagt die Konkurrenz dazu?

Mit dem (exemplarisch) ermittelten Stundensatz von 55 Euro liegst du als selbstständiger Webdesigner recht genau im bundesweiten Honorar-Mittelfeld. Ob du deine Preisvorstellung jedoch tatsächlich am Markt durchsetzen kannst, hängt von deinen Qualifikationen, Erfahrungen, deinem Standort, der Zielgruppe und natürlich deinem Verhandlungsgeschick ab.

Im Übrigen musst du damit rechnen, dass dein Stundensatz für du selbst zwar die zentrale Orientierungsgröße darstellt. In den Verhandlungen mit deiner Kundschaft spielt der Stundensatz in vielen Fällen jedoch nur eine nachgeordnete Rolle. Hier geht es vielmehr darum, den eigenen Stundensatz im Rahmen von Festpreiskalkulationen an den Kunden zu bringen. Voraussetzung dafür wiederum sind Erfahrungswerte über die durchschnittliche Dauer abnahmereifer Werkvertragsprojekte.

Preisgestaltung für Webdesigner

Den Preis für das Design einer Website festzulegen, grenzt manchmal ans Unmögliche. Eine gut gestaltete Website kann alles zwischen mehreren tausend Euro und weniger als fünfzig Euro kosten, je nach Art und Aufbau der Präsenz und hundert anderen Aspekten. Und genau die können es so schwer machen festzulegen, wie viel die eigene Arbeit kosten soll: Woher weiß ich zum Beispiel, was meine Konkurrenz für einen vergleichbaren Internetauftritt verlangt?

Die Preisgestaltung kann nicht einheitlich ausfallen: Während für den Laien die meisten Websites gleich aussehen, gibt es bei der Wahl des Frameworks und der Verarbeitungsprozesse große Unterschiede, die für die stark voneinander abweichenden Preise verantwortlich sind. Die Kosten für eine Website, für deren Gestaltung du einfach nur ein neues Minimal WordPress-Themes entwerfen musst, sollten anders ausfallen als für eine E-Commerce-Website, auf der mit sehr viel mehr Besucherverkehr zu rechnen ist. Wir kommen also wieder auf die Frage zurück: wie setzt sich mein Preis zusammen. In diesem Artikel betrachten wir vier Webdesigner, wie sie ihre Preise kalkulieren – und was du aus ihrem
Erfahrungsschatz lernen können.

Baue Puffer in deine Kalkulation ein

Wenn du deine Preise festlegst, darfst du deine Ausgaben nicht unterschätzen. Ganz leicht werden ein oder zwei Posten übersehen, beispielsweise die Kranken- oder Rentenversicherung, und deine Kalkulation stimmt hinten und vorne nicht mehr. Wenn du deinen Bedarf abschätzt, solltest du auf jeden Fall noch einen Puffer einbauen: Von deinem Einkommen solltest du auch Rücklagen bilden, Notfälle überbrücken und Steigerungen bei deinen Ausgaben bestreiten können.

Dies alles zusammengenommen bedeutet, dass der Betrag, den du zur Deckung deiner Ausgaben benötigst, auch nur die Untergrenze für deine Preiskalkulation sein sollte. Deine persönlichen Ausgaben machen nur einen kleinen Teil des Honorars aus, das du für deine Webdesign-Tätigkeit verlangst. Eine konkrete Anleitung, wie du ermitteln kannst, ob deine Preise nicht nur kostendeckend, sondern wirtschaftlich sind, findest du im Dr.-Web-Beitrag Betriebswirtschaft für Webworker & Co – Controlling und Kostenrechnung.

1. Die Entscheidung: Projektpauschale oder Stundensatz

Mit eine der wichtigsten Entscheidungen für du als Webdesigner ist die Frage: rechne ich je Projekt oder auf Stundenbasis ab? Die meisten Webdesigner kalkulieren die Anzahl der Stunden, die sie für das Projekt aufbringen müssen, was sich über einen Stundensatz leicht abrechnen lässt. Das bringt auch noch andere Vorteile mit sich: nimmt der Kunde Veränderungen am Projekt vor oder fallen Extraarbeiten an, lässt sich ein Kostenvoranschlag auf Stundenbasis bequem überarbeiten.

Soll ich pro Stunde abrechnen?

Abrechnung nach Stundensatz ist sinnvoll, wenn: Sich die Anforderungen an das Projekt ändern, nachdem du bereits mit der Arbeit begonnen hast, Es sich nicht genau abschätzen lässt, wie lange ein Projekt dauert, du viele kleine Aufgaben oder Projekte, die sich gerade anbieten, übernehmen, dein Kunde mehr verlangt, als du gewöhnlich bieten.

Während es für einige Webdesigner sinnvoll ist, ihre Abrechnung auf Stundenbasis durchzuführen, gilt das nicht für alle. Stundensätze bringen auch Nachteile mit sich. Kunden, denen nicht klar ist, wie viel Arbeit tatsächlich in der Erstellung einer Webpräsenz steckt, sehen nur den Stundensatz und bekommen je nach Höhe kalte Füße.

Soll ich je Projekt abrechnen?

Sieht ein Kunde einen Stundensatz von 100 Euro und denkt in 40-Wochenstundenkategorien, wird ihn das abschrecken. Wenn du nun sagst, es dauert 3 Wochen das Projekt umzusetzen, hast du am Ende einen Kunden dessen innere Excel-Tabelle mehreren zehntausend Euro kalkuliert, unabhängig von der Größe des Projekts. Diese Missverständnisse treten gar nicht erst auf, wenn du Projektpauschalen anbieten.

Abrechnung nach Projekten ist sinnvoll, wenn:

• du Projekte dieser Art oft genug bearbeitet hast um zu wissen, wie viel Zeit du dafür benötigst,
• Das Budget des Kunden begrenzt ist und du nicht unendlich viele Stunden auf die Rechnung setzen kannst,
• du ein Gesamtpaket anbieten willst, zum Beispiel einen Fixpreis für eine Website samt Hosting,
• Das Projekt überschaubar und klar umrissen ist.

Wie weit soll ich mit dem Preis nach unten gehen?

Sich weit unter dem Preis der Konkurrenz zu verkaufen kann verführerisch sein, vor allem, wenn du von diesem Einkommen deine Ausgaben auch decken können. Es hat den Anschein, als bedeutet billig auch mehr Aufträge und mehr Kunden. Aber von dieser Versuchung solltest du die Finger lassen: nicht alle Kunden halten ein niedriges Honorar bei einem Webdesigner für ein Plus. Viele Interessenten kommen zu dem Schluss, dass es einen Grund dafür geben muss, warum dein Honorar so viel niedriger ist als das von Kollegen mit ähnlichen Angeboten und Qualifikationen. Vielleicht sind deine Resultate nicht einwandfrei, oder du arbeiten besonders langsam – ein niedriger Preis wird eher mit einem Problem in Verbindung gebracht als mit dem Versuch des Designers, die Konkurrenz zu unterbieten.

Berechne deinen gesamten Zeitaufwand mit ein

Wenn du alles betrachtest, was du bei deinen Berechnungen bedenken musst, wirst du noch eine weitere Facette entdecken. Viele Berufsanfänger stellen nämlich nur die Zeit in Rechnung, die sie für Design und Erstellung der Website benötigen. In deinen Anfängen als Webdesigner vor etwa neun Jahren ist auch Main in diese Falle gegangen. Jetzt fließen noch weitere Faktoren in dein Honorar mit ein:

“Damals haben wir den Zeitbedarf für die E-Mail-Korrespondenz und die gesamten Gestaltungsprozesse nicht berechnet. Heute stoppen wir auch diese Zeiten und rechnen sie entsprechend mit ab.”
Außer deiner eigentlichen Arbeitszeit am Design einer Website sollten deine Kunden auch noch für weitere Arbeitseinsätze aufkommen:

• Überarbeitung: Nur ganz selten sind deine Kunden mit deiner Lösung auf Anhieb zufrieden, aber du kannst den Zeitaufwand für Änderungsarbeiten gesondert in Rechnung stellen.
• Erläuterungen: Es gibt Kunden, mit denen verbringst du Stunden, um ihnen immer wieder zu erklären, was alles zum Design einer Website gehört. Dies ist Arbeitszeit am Projekt, die der Kunde zu bezahlen hat.
• Hosting: Einige Webdesigner vermitteln auch das Einstellen der Website, wenn sie es nicht gleich ganz mit übernehmen. Auch die dafür anfallenden Kosten kannst du auf den Kunden übertragen.

Deine Preise rechtfertigen

Es wird immer wieder Kunden geben, die wissen wollen, wie sich deine Preise zusammensetzen. Dies geschieht häufiger bei Kunden, die mit der Erstellung von Websites und der damit verbundenen Arbeit nicht vertraut sind, es gibt aber keinen festen Kundentyp dafür. Solange du erläutern kannst, wie sich deine Preise zusammensetzen – und dabei nicht mit sich handeln lassen – sind die meisten Kunden aber gerne bereit, mit dir zusammenzuarbeiten. Green hat Kunden erlebt, die mit ihm um sein Honorar gefeilscht und gehandelt haben:

“Wir sind hart geblieben, also haben sie sich jemand anderen gesucht…der Kunde, der uns erst nicht wollte, weil wir im Preis nicht heruntergegangen sind, ist schließlich doch wiedergekommen, nachdem er von der Konkurrenz nicht DAS bekommen hat, was er wollte.”
Wenn ein Interessent anfängt, mit dir über den Preis zu verhandeln, kann es schwer werden, hart zu bleiben – und sei es nur, weil du das Projekt haben willst, selbst wenn du mit deinen Preisvorstellungen nach unten gehen müssten. Aber es gibt viele Gründe für einen Webdesigner, einen hohen Preis zu verlangen und auch zu bekommen:

Du können ein Projekt erheblich schneller umsetzen als ein Amateur. Es ist günstiger, deinen Stundensatz zu zahlen und das Ergebnis schnell zu erhalten, als einen Laien damit zu beauftragen, der Wochen oder gar Monate dafür braucht.

Du liefern mehr als nur ein Design – du kümmern sich um das gesamte Projekt, vom Designkonzept bis zum fertigen Inhalt. Du sind ein Geschäftsmann. Deine Kunden feilschen im Laden auch nicht um den Preis.

Bei der Gründung einer Webdesign-Agentur kann es schwer sein, die Kosten für ein Projekt ausreichend hoch anzusetzen, weil dir ganz einfach das Selbstvertrauen fehlt. Je mehr Erfahrung und Selbstvertrauen du gewinnst, umso leichter wird es für dich, höhere Preise von deinen Kunden zu verlangen, ohne zu befürchten, den Kunden zu übervorteilen.

Wann soll ich meine Preise erhöhen?

Deine Preise von heute müssen nicht notgedrungen in einem Jahr noch gültig sein. Je mehr Erfahrung du sammelst und je bekannter und renommierter du wirst, desto wertvoller wirst du für deine Kunden. Die Zahl deiner abgeschlossenen Projekte belegt, welchen Wert deine Arbeit hat. Das ermöglicht dir, deine Preise anzuheben – und das solltest du auch tun.

Informiere deine Kunden, wenn du deine Preise erhöhst, und erläutere ihnen, wie es dazu kommt. Lasse deinen Kunden genügend Zeit, sich gegen eine weitere Zusammenarbeit zu entscheiden. So hast du gute Chancen, trotz der Preiserhöhungen keinen einzigen Kunden zu verlieren.

Der richtige Zeitpunkt für eine Preiserhöhung

Es ist manchmal ganz schön schwierig, den richtigen Zeitpunkt für eine Preiserhöhung zu finden, besonders bei Stammkunden oder wenn du gerade ein Angebot für ein neues Projekt abgegeben hast. Bei Neukunden geht das viel einfacher: Wenn du ein neues Projekt besprechen, musst du nur die neuen Preise nennen. Bei Stammkunden kann es dir passieren, dass die sich so sehr an deine Preisangebote gewöhnt hast, dass sie für deine Dienste nicht mehr ausgeben wollen. Es gibt ein paar einschneidende Momente, wo es leichter ist, deine neue Preisliste an den Mann zu bringen:

Der Jahresanfang: Gegen Jahresende kannst du ganz einfach deine Kunden benachrichtigen, dass du zum 1.1. Deine Preise erhöhen. Wenn du nicht so lange warten willst, geht dies auch zu Beginn eines neuen Monats.

Neue Projekte: Wenn dein Kunde mit einem neuen Projekt zu dir kommt, ist dies der ideale Zeitpunkt, über deine neuen Preise zu sprechen. Du können erläutern, dass du in Zukunft für jedes Projekt ein höheres Honorar verlangen. Gleichzeitig hast du die Gelegenheit, mit dem Kunden in Ruhe darüber zu reden.

Verträge: Bei Dienstleistungsverträgen, zum Beispiel über kontinuierliche Wartungsarbeiten, sollte stets eine Laufzeit vereinbart werden. Läuft dieser Vertrag aus und soll verlängert werden, ist das für dich der ideale Zeitpunkt, deine Preiserhöhung anzusprechen.

Von der Idee zum Geschäft: So finanzierst du deine Selbstständigkeit

Dem guten Geschäft geht stets eine gute Idee voraus. Damit die Durchführung gelingen kann, bedarf es in vielen Fällen auch einer guten Finanzierung, damit die nötigen Anschaffungen auch gemacht werden können.

Mit den nötigen Investitionskosten bedarf es in aller Regel aber noch mehr Geld, denn der Geschäftsbetrieb erzeugt laufende Kosten. Sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch der eigene Lebensstil erfordern entsprechende Mittel, die deswegen nicht zu knapp kalkuliert werden sollten. Wer also von seiner Idee überzeugt ist, der sollte sich nicht scheuen, den Markt nach geeigneten Finanzierungsoptionen zu durchforsten.

Businessplan und Art der Finanzierung

Bevor du deiner Inspiration bzw. Der Idee Form geben kannst, führt kein Weg um einen soliden Businessplan. Mit diesem lässt sich erstmals genauer abschätzen, welche Mittel benötigt, wofür diese eingesetzt und wie damit Einkünfte erzielt werden. Wer auch immer sich zur Finanzierung deines Vorhabens bereit erklären wird, möchte vorher genau wissen, was du vor hast und wie du es umzusetzen gedenkst.

Das gilt vor allem dann, wenn du dein Start-up über Fremdkapital finanzieren möchtest. Damit ist in den meisten Fällen die Finanzierung per Kredit für Selbstständige oder Darlehen gemeint. Auch bietet kredu.de mit Kredupay ihren Kunden eine virtuelle Kreditkarte mit innovativer Geldleih-Funktion.

Fremdkapitalgeber sind nicht an deinem Unternehmen beteiligt und haben keinen Einfluss auf Leitung und Entscheidungsfindung. Umso mehr sind Banken und Kreditinstitute an einer pünktlichen Rückzahlung des Geldes interessiert.

Stellt sich der Erfolg nicht so schnell wie erhofft ein, kann das dein Unternehmen und dich als verantwortlichen Geschäftsführer unter Druck setzen. Der Businessplan hilft sowohl dir als auch der Bank dabei, die Chancen und Risiken besser einzuschätzen.

Deswegen verlangen die meisten Kreditgeber bestimmte Sicherheiten, die du beispielsweise in Form von Bürgschaften oder durch die Aufnahme einer Grundschuld erbringen kannst.

Daher der Rat: Bevor du dich zu einem solchen Schritt entscheidest, solltest du jedoch genau wissen, was du tust, denn hier lastet ein relativ hohes Risiko auf deinen Schultern.

Günstiger Start dank Förderkredit

Als Alternative zu normalen Geschäftsbanken kannst du dich aber auch an Institute wenden, die spezielle Förderkredite für Start-ups und junge Unternehmen bieten. Dazu gehört die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW). Förderkredite kommen meist mit deutlich günstigeren Konditionen daher. Die Zinsen sind niedriger, die Rückzahlungsmodalitäten flexibler und dir bleibt meist mehr Zeit, den Kredit zurückzuzahlen. Die KfW bietet gleich mehrere Programme zur Unterstützung von Gründern und Selbstständigen. Ich kann dir also nur empfehlen, dich mit den Angeboten dort vertraut zu machen.

Ein Beispiel hierfür ist der ERP-Gründerkredit StartGeld. Mit diesem Programm erhältst du bis zu 100.000 Euro zur Finanzierung deines Unternehmens und benötigst noch nicht einmal Eigenkapital. Zudem unterstützt dich die KfW bei der Besicherung des Kredites. Nach der regulären Laufzeit von fünf Jahren bleibt dir noch ein zusätzliches Anlaufjahr Zeit, bevor du mit der Rückzahlung beginnen musst.

Fazit

Die Einkünfte von Selbstständigen sind von sehr vielen Faktoren abhängig. Dass du letztlich wirklich „verdienst, was du verdienst“, kann dir keine noch so genaue Planung garantieren. Trotzdem solltest du unbedingt über deinen Einkommensbedarf und deine damit einhergehenden Umsatz-, Kosten- und Gewinnerwartungen Klarheit verschaffen. Nur so kannst du Etappenziele festlegen und dafür sorgen, dass du nicht erst am Ende von Großprojekten oder gar Anfang des nächsten Jahres feststellst, ob du rote oder schwarze Zahlen geschrieben hast. Besser als mit dem beliebten Management by Kontoauszug stehst du mit überschlägigen Planzahlen sogar dann da, wenn sie davon abweichen. So weißt du immerhin, wo du in Zukunft Abstriche machen oder zusätzliche Anstrengungen unternehmen musst.

Mindestens ebenso wichtig: Mach es nicht zu genau! Kalkulationsgrößen wie die genaue Einkommensteuerbelastung lassen sich einfach nicht auf den Cent genau bestimmen. Rechne mehrere verschiedene Szenarien durch, zum Beispiel eine optimistische, eine realistische und eine pessimistische. Und: Versuch es erst gar nicht als billiger Jakob. Sorge dafür, dass du nicht unter deine Schmerzgrenze gehst und ziehe notfalls rechtzeitig die Reißleine.

(Bildnachweis Artikelbild: Shridhar Gupta auf Unsplash)