Befunde sicher zu schwärzen gehört in jeder Arztpraxis zum Alltag, sobald eine Patientin eine Kopie ihrer Akte verlangt oder ein Gutachterbüro Unterlagen anfordert. Ein schwarzer Balken über dem Namen der Tochter im Anamnesebogen reicht dafür nicht, denn im PDF bleibt der Text darunter oft per Kopieren und Einfügen lesbar. Welches Werkzeug die Zeichen wirklich entfernt und dabei auf dem Praxisrechner bleibt, klärt dieser Vergleich zwischen Adobe Acrobat und UPDF.
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Praxisteams schwärzen öfter, als man denkt: bei der Aktenkopie für Patient*innen, beim Befundbericht für die Versicherung, beim Lehrfall für die Fortbildung. Jedes Mal muss eine Angabe verschwinden, ohne dass der Rest des Dokuments leidet. Der Vergleich zeigt, was Adobe Acrobat und UPDF beim Schwärzen leisten, wie beide Programme mit Cloud und KI umgehen und was die Lizenzen kosten.
Das Wichtigste in Kürze
- Adobe Acrobat Pro sucht beim Schwärzen nach Wörtern, nach importierten Wortlisten und nach Mustern wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen, auf Wunsch in allen PDFs eines Ordners. Mit den Schwärzungswerkzeugen von Adobe Acrobat Pro entfernt die Praxis zudem Metadaten, Kommentare und ausgeblendete Ebenen; Cloud-Dienste schaltet die IT per Richtlinie ab.
- UPDF schwärzt Textstellen und ganze Seiten dauerhaft, bereinigt versteckte Daten und läuft unter Windows, macOS, iOS und Android. Für Praxen kostet der Unternehmensplan derzeit 79,99 Euro je Nutzer*in und Jahr zum Aktionspreis oder 129,99 Euro als Einmalkauf.
- Ein schwarzer Kasten über dem Text gilt den Datenschutzbehörden in Niedersachsen und Sachsen nicht als Schwärzung. Beide raten zu lokal installierter Software, die Inhalte rückstandsfrei entfernt.
- Das Schwärzen steckt bei Adobe erst in Acrobat Pro, nicht in Acrobat Standard. Für Teams kostet Pro 287,88 Euro pro Lizenz und Jahr ohne Mehrwertsteuer.
1 Welche Acrobat-Stufe enthält das Werkzeug zum Schwärzen? Aufklappen ↓
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2 Was empfiehlt die Datenschutzaufsicht in Niedersachsen für das Schwärzen von PDFs? Aufklappen ↓
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3 Wann darf eine Praxis die Einsicht in die Patientenakte nach § 630g BGB einschränken? Aufklappen ↓
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4 Was entfernt das Schwärzen in Acrobat nicht von selbst? Aufklappen ↓
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5 Auf wie vielen Geräten läuft eine UPDF-Einzellizenz? Aufklappen ↓
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Warum reicht ein schwarzer Balken über dem Befund nicht aus?
Ein schwarzer Balken verdeckt den Text nur für das Auge. Im PDF bleiben die Zeichen darunter oft erhalten und lassen sich kopieren oder durchsuchen, dazu verraten die Metadaten weitere Details. Sicher geschwärzt ist ein Befund erst dann, wenn die Software die Inhalte selbst aus der Datei entfernt.
Die Datenschutzaufsicht in Niedersachsen formuliert die Regel ohne Umschweife: Einen Text mit einem schwarzen Kasten zu überdecken, eignet sich für digitale Dokumente nicht, ausdrücklich auch nicht für PDFs. Ebenso ungeeignet sind Online-Werkzeuge, für die die Originaldatei in die Cloud wandert. Die Behörde empfiehlt, die Datei lokal mit einer Software zu bearbeiten, die Inhalte rückstandsfrei schwärzt oder entfernt.
Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte bringt das Problem auf eine kurze Formel: „überdeckt ist nicht gleich anonymisiert“. Die Behörde rät, genau zu prüfen, ob ein lokal installierter PDF-Editor nicht die bessere Wahl ist als ein Online-Dienst, und nennt auch die Metadaten, die ein Dokument unbemerkt mitschleppt. Autorenname, Bearbeitungsstand oder ein Kommentar am Seitenrand verraten mitunter mehr als die geschwärzte Zeile selbst. Ein überdeckter Befund gleicht einem Briefumschlag aus Pergamentpapier: verschlossen, aber nicht blickdicht.
Anlässe zum Schwärzen liefert das Gesetz selbst: Nach § 630g BGB haben Patient*innen Anspruch auf Einsicht in ihre vollständige Behandlungsakte, die erste Abschrift stellt die Praxis unentgeltlich zur Verfügung. Das Recht endet dort, wo erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen, etwa bei Angaben einer Angehörigen zur Vorgeschichte. Die Praxis schwärzt dann genau diese Stellen in der Kopie und muss die Einschränkung begründen. Die DSGVO kennt dieselbe Grenze: Nach Art. 15 Abs. 4 darf die Kopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.
Geschwärzt wird dabei nie die Akte selbst. § 630f BGB lässt Berichtigungen nur zu, wenn der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt, und verlangt eine Aufbewahrung von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung. Jede Schwärzung beginnt deshalb mit einer Kopie und erst die Kopie verlässt die Praxis.
Hinzu kommt das Strafrecht: § 203 StGB bedroht Ärzt*innen, die ein anvertrautes fremdes Geheimnis unbefugt offenbaren, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe. Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Datenkategorien. Welchen Wert solche Daten für Angreifer*innen haben, zeigt der Beitrag darüber, was Patientendaten Kriminellen im Darknet wert sind.
Auf den Punkt: Ein schwarzer Kasten verdeckt Text nur optisch, geschwärzt ist erst, was aus der Datei entfernt ist. Die Praxis schwärzt immer eine Kopie, weil die Originalakte nach § 630f BGB unverändert erhalten bleiben muss.
Adobe Acrobat gegen UPDF: Was zeigt die Vergleichsmatrix?
Die Matrix zeigt zwei Programme, die beide dauerhaft schwärzen und versteckte Daten bereinigen. Adobe Acrobat Pro geht bei Mustersuche, Stapelarbeit und der zentralen Steuerung von Cloud und KI weiter, UPDF punktet mit niedrigem Preis und einer Lizenz für mehrere Plattformen.
Die Unterschiede beginnen bei der Frage, wie systematisch eine Praxis suchen kann und wie sich Cloud und KI im Praxisnetz steuern lassen. Die Tabelle stellt Acrobat Pro in der ersten Spalte UPDF gegenüber.
| Kriterium | Adobe Acrobat Pro | UPDF |
|---|---|---|
| Text dauerhaft schwärzen | ja, Text und Bilder | ja, in der Pro-Version (Gratisversion mit Test-Wasserzeichen) |
| Suchen und schwärzen | Wörter, Wortlisten aus einer Textdatei, Muster wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen | Wörter und Ausdrücke; Muster in der Anleitung nicht genannt |
| Mehrere Dateien durchsuchen | ja, alle PDFs eines Ordners | in der Anleitung nicht genannt |
| Ganze Seiten schwärzen | über die Markierung von Bereichen | ja, eigene Funktion (alle, gerade oder ungerade Seiten) |
| Versteckte Daten bereinigen | ja, mit dokumentierter Liste der Datentypen | ja, „Dokument bereinigen“ für versteckte Daten und Metadaten |
| Beschriftung der Schwärzung | Überlagerungstext und Schwärzungscodes | Überlagerungstext |
| Cloud und KI zentral abschalten | per dokumentierter Richtlinie und Admin Console | Unternehmensversion ohne Cloud und KI auf Anfrage |
| Lizenz | Pro für Teams 23,99 Euro pro Lizenz und Monat ohne MwSt. | Unternehmensplan 79,99 Euro je Nutzer*in und Jahr (Aktionspreis) |
| Geräte | Desktop, Web und mobile Apps im Abo | Einzellizenz bis zu vier Geräte, Unternehmensplan ein Desktop und zwei Mobilgeräte |
Die Zeile zu ganzen Seiten verdient einen zweiten Blick: UPDF bietet dafür eine eigene Funktion, die alle, nur gerade oder nur ungerade Seiten auf einmal schwärzt; in Acrobat markiert die Praxis den gewünschten Bereich. Für den Praxisalltag wiegen die übrigen Zeilen schwerer, weil ein Befund selten komplett, aber oft an vielen verstreuten Stellen geschwärzt wird. Dort spielt Adobe Acrobat seine Suchfunktionen aus.
Einen Blick auf den gesamten Markt mit weiteren Editoren, Preisen und Einsatzfeldern bietet der große PDF-Software-Vergleich. Die Infografik fasst die entscheidenden Zeilen für die Praxis zusammen.
Adobe Acrobat ProSuchen, schwärzen, bereinigen, Cloud per Richtlinie aus
UPDFGünstiges Schwärzen für mehrere Plattformen
Wo spielt Adobe Acrobat seine Stärken beim Schwärzen von Befunden aus?
Adobe Acrobat Pro spielt seine Stärken bei der systematischen Suche aus: Muster, Wortlisten und ganze Ordner statt einzelner Klicks. Außerdem legt Acrobat offen, welche versteckten Daten die Bereinigung entfernt, und bietet Schwärzungscodes, die festhalten, warum eine Stelle fehlt.
Unter „PDF-Datei schwärzen“ markiert die Praxis Text oder Bilder, prüft die Auswahl und klickt auf „Anwenden“. Adobe warnt an dieser Stelle deutlich: Die Schwärzung ist dauerhaft und lässt sich nach dem Anwenden und Speichern nicht rückgängig machen. Adobe empfiehlt deshalb, vorab eine Kopie anzulegen, was zur Pflicht aus § 630f BGB passt, die Originalakte unverändert aufzubewahren.
Am deutlichsten unterscheiden sich die Programme bei der Funktion „Text suchen und schwärzen“: Acrobat sucht nach einem einzelnen Wort, nach mehreren Wörtern oder nach einem Muster. Als Muster nennt Adobe Telefonnummern, Kreditkartennummern und E-Mail-Adressen. Die Mustersuche findet die Handynummer auf Seite 3 ebenso wie eine zweite im Arztbrief auf Seite 11, ohne dass jemand die Nummern vorher kennen muss.
| Werkzeug in Acrobat Pro | Aufgabe beim Befund |
|---|---|
| Text und Bilder schwärzen | markiert einzelne Stellen, Fotos oder Unterschriften |
| Text suchen und schwärzen | findet Wörter, Wortlisten und Muster im Dokument oder in einem ganzen Ordner |
| Schwärzungseigenschaften | legen Füllfarbe, Überlagerungstext und Schwärzungscode fest |
| Dokument bereinigen | entfernt Metadaten, Kommentare, ausgeblendete Ebenen und weitere versteckte Daten |
| Scannen und OCR | macht eingescannte Befunde durchsuchbar, damit die Suche greift |
Zwei Details sparen im Praxisalltag Handgriffe: Acrobat importiert Suchbegriffe aus einer Textdatei, sodass eine Liste mit Namen von Angehörigen, Arbeitsstelle und Versichertennummer eines Falls nicht Wort für Wort eingetippt werden muss. Außerdem durchsucht die Funktion auf Wunsch alle PDF-Dokumente eines Ordners. Angenommen, ein Gutachterbüro fordert 40 Befundberichte aus fünf Jahren an: Die Praxis legt die Kopien in einen Ordner und schwärzt dieselben Angaben in einem einzigen Suchlauf.
Beim versteckten Inhalt legt Adobe offen, was die Funktionen entfernen: Die Hilfe stellt klar, dass die Schwärzung nur sichtbaren Text und Grafiken entfernt; Metadaten und eingebettete Inhalte beseitigt erst der Schritt „Dokument bereinigen“. Welche Daten dabei verschwinden, listet Adobe einzeln auf, von Metadaten, Dateianlagen, Lesezeichen und Kommentaren über ausgeblendeten Text und Ebenen bis zum eingebetteten Suchindex. Die Redaktion hält genau diese Liste für einen unterschätzten Vorteil: Die oder der Datenschutzbeauftragte der Praxis kann nachlesen, was das Werkzeug entfernt, statt darauf zu vertrauen.
Praktisch für die Begründungspflicht aus § 630g BGB sind die Eigenschaften der Schwärzungsmarkierung: Statt eines stummen schwarzen Balkens kann ein Überlagerungstext oder ein Schwärzungscode auf der geschwärzten Fläche stehen, etwa der Hinweis auf Rechte Dritter. Die Patientin sieht dann auf der Kopie, dass und warum eine Stelle fehlt, ohne den Inhalt zu erfahren.
Acrobat Pro bietet auch einen KI-Chat, der auf Zuruf „alle personenbezogenen Daten im Dokument“ schwärzt, mit Vorschau und Bestätigung. Diese Funktion läuft über den KI-Assistenten und damit über Adobes Cloud-Dienste. Für Befunde ist die lokale Mustersuche aus Sicht der Redaktion der passendere Weg; wie die Praxis die KI-Funktionen abschaltet, beschreibt das Kapitel zur Datenhaltung.
Auf den Punkt: Die Mustersuche findet wiederkehrende Angaben, ohne dass jemand sie vorher kennt, und Schwärzungscodes machen auf der Kopie sichtbar, warum eine Stelle fehlt.
Wie schlägt sich UPDF beim Schwärzen in der Arztpraxis?
UPDF schlägt sich beim Schwärzen solide: Das Programm entfernt Textstellen und ganze Seiten dauerhaft, sucht nach Begriffen und bereinigt versteckte Daten. Hinzu kommen ein niedriger Preis, eine Einmalkauf-Option und eine Lizenz für mehrere Plattformen.
Hinter UPDF steht die Superace Software Technology Co., Ltd., die 2021 gegründet wurde. Das Programm läuft unter Windows, macOS, iOS und Android, eine Lizenz deckt dabei mehrere Geräte ab: bis zu vier bei der Einzellizenz, ein Desktop und zwei Mobilgeräte im Unternehmensplan für die gewerbliche Nutzung. Für eine Praxis mit einem Mac am Empfang und Windows-Rechnern in den Behandlungsräumen bleibt die Bedienung überall gleich.
Beim Schwärzen deckt UPDF die Grundfunktionen ab: Die Anleitung beschreibt das Schwärzen markierter Textstellen, unter macOS auch von Bildern, eine Suche mit anschließendem Schwärzen aller Treffer und das Schwärzen ganzer Seiten. Füllfarbe und Überlagerungstext lassen sich einstellen und UPDF weist ausdrücklich darauf hin, dass die Inhalte dauerhaft aus dem Dokument verschwinden. Die versteckten Reste beseitigt die Funktion „Dokument bereinigen“, die Metadaten und weitere verborgene Daten entfernt.
Beim Thema Datenhaltung arbeitet UPDF als Offline-Werkzeug: Eine Internetverbindung braucht die Software nur für Registrierung, Aktivierung und Updates, die Dateien bleiben auf dem eigenen Speicher. Die Texterkennung arbeitet mit einem lokal installierten Zusatzmodul und kennt 38 Sprachen, darunter Deutsch. In seiner Datenschutzerklärung führt UPDF zudem eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 auf.
Für größere Praxen und Versorgungszentren bietet UPDF einen Unternehmensplan mit Verwaltungsübersicht, Anmeldung über Single Sign-on und einem MSI-Paket für die Softwareverteilung. Auf Anfrage liefert UPDF Unternehmen eine Version ohne Cloud und KI, was für Praxen mit strengen Vorgaben ein sinnvoller Weg ist.
Grenzen zeigen sich bei der Stapelarbeit: Eine Suche nach Mustern wie Telefonnummern nennt die UPDF-Anleitung nicht, ebenso wenig eine Suche über mehrere Dateien. Welche Daten „Dokument bereinigen“ im Einzelnen entfernt, zeigt das Programm erst im Dialog, die Anleitung führt keine Liste. Nutzt die Praxis die KI-Funktion, lädt UPDF das PDF in die UPDF Cloud, die mit Technik von OpenAI arbeitet. Sinngemäß gilt dieselbe Regel für jeden Cloud-Assistenten, auch für den von Acrobat: Bei Befunden bleibt die KI aus, solange Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung nicht geklärt sind.
Auf den Punkt: UPDF deckt das Schwärzen im Einzelfall zuverlässig ab und arbeitet offline, für größere Teams bietet UPDF ein MSI-Paket und eine Version ohne Cloud und KI. Muster- und Ordnersuche nennt die Anleitung nicht.
Wie hält Adobe Acrobat Patientendaten auf dem Praxisrechner?
Adobe Acrobat hält Patientendaten auf dem Praxisrechner, indem die Praxis die Cloud-Anbindung per Richtlinie kappt. Adobe dokumentiert dafür öffentlich Schalter für Document-Cloud-Dienste, den Cloud-Speicher, Web-Verbindungen und die generative KI.
Den Rahmen setzt die IT-Sicherheitsrichtlinie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung, die nach § 390 SGB V für die vertragsärztliche Versorgung verbindlich ist. Die KBV staffelt die Anforderungen nach Praxisgröße: Als „Praxis“ gilt ein Betrieb mit bis zu fünf ständig mit der Datenverarbeitung betrauten Personen, ab sechs Personen gilt der Betrieb als mittlere Praxis. Für Apps verlangt die Richtlinie, dass sie Dokumente verschlüsselt und lokal speichern. In einer Praxisnachricht vom September 2026 betont die KBV zudem, dass die Praxisleitung wissen sollte, wo der Server steht und wer Zugriff hat.
In Acrobat regelt die Praxis-IT den Datenfluss über dokumentierte Voreinstellungen: Im Enterprise Toolkit beschreibt Adobe Registrierungsschlüssel, mit denen die IT der Praxis den Zugriff auf Document-Cloud-Dienste abschaltet, den Cloud-Speicher sperrt und Web-Verbindungen zu Diensten wie Dropbox oder Google Drive unterbindet. Der IT-Dienstleister verteilt diese Richtlinie einmal auf alle Arbeitsplätze, statt jede Einstellung von Hand zu setzen.
| Schalter in Acrobat | Wo die Praxis ihn setzt | Wirkung |
|---|---|---|
| bToggleAdobeDocumentServices | Enterprise Toolkit, Windows-Registrierung | schaltet den Zugriff auf Document-Cloud-Dienste ab |
| bToggleDocumentCloud | Enterprise Toolkit, Windows-Registrierung | sperrt den Document-Cloud-Speicher |
| bToggleWebConnectors | Enterprise Toolkit, Windows-Registrierung | unterbindet Verbindungen zu Box, Dropbox, Google Drive und OneDrive |
| KI-Assistent und PDF Services | Admin Console, Produktprofil | entzieht Teams den KI-Assistenten und den Cloud-Speicherplatz |
| Generative KI-Funktionen | Voreinstellungen am Arbeitsplatz | deaktiviert die KI-Funktionen für einzelne Nutzer*innen |
Die generative KI lässt sich auf zwei Ebenen abschalten: Nutzer*innen deaktivieren die Funktionen in den Voreinstellungen unter „Generative KI“, Administrator*innen widerrufen den Zugriff in der Admin Console für ganze Teams. Die Datenschutzkonferenz beschreibt in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz das Grundproblem: Bei offenen Systemen verlassen die Eingabedaten den geschützten Bereich der Anwender*innen. Eine Praxis, die auf Nummer sicher gehen will, schaltet die KI für alle Plätze ab, an denen Befunde bearbeitet werden.
Möchte eine Praxis Cloud-Funktionen doch nutzen, greift § 393 SGB V. Gesundheitsdaten dürfen danach in der Cloud nur verarbeitet werden, wenn unter anderem ein aktuelles C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik vorliegt, seit Juli 2025 in der Variante Typ 2. Adobe führt für Acrobat Web, die PDF Services und den KI-Assistenten ein C5-Testat in seiner Compliance-Liste; der EU-Speicherort für Acrobat-Dateien liegt in Dublin. Ob ein Dienst die Anforderungen des Paragraphen im Einzelnen erfüllt, klärt die Praxis vor der Nutzung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten.
Für den Versand eines geschwärzten Befunds verschlüsselt Acrobat die Datei wahlweise mit einem Kennwort oder mit einem Zertifikat nach AES mit bis zu 256 Bit. Wie weit ein Kennwortschutz trägt und wo seine Grenzen liegen, zeigt der Beitrag zum sicheren Entfernen von PDF-Passwörtern. Der Unterschied zu UPDF liegt weniger im Offline-Betrieb, den beide Programme ermöglichen, als in der Steuerung: Acrobat bringt die Schalter im regulären Produkt mit, UPDF liefert die Unternehmensversion ohne Cloud und KI auf Anfrage.
Auf den Punkt: Die Praxis-IT sperrt die Cloud in Acrobat zentral, statt jeden Arbeitsplatz einzeln einzustellen. Für eine Cloud-Nutzung mit Gesundheitsdaten verlangt § 393 SGB V ein aktuelles C5-Testat.
Was kostet Adobe Acrobat für die Arztpraxis wirklich?
Adobe Acrobat Pro kostet für Teams 23,99 Euro pro Lizenz und Monat oder 287,88 Euro im Jahr ohne Mehrwertsteuer. UPDF ist deutlich günstiger: Der Unternehmensplan kostet derzeit 79,99 Euro je Nutzer*in und Jahr zum Aktionspreis.
Für einzelne Arbeitsplätze kostet Acrobat Pro 23,79 Euro im Monat bei jährlicher Bindung oder 284,03 Euro bei Vorauszahlung, jeweils inklusive Mehrwertsteuer. Acrobat Standard ist mit 16,80 Euro pro Lizenz und Monat ohne Mehrwertsteuer im Teams-Tarif günstiger, doch in Adobes Versionsvergleich fehlt bei Standard genau die Funktion, um die sich dieser Vergleich dreht: das unwiderrufliche Schwärzen sichtbarer sensibler Informationen. Für Befunde braucht die Praxis also Pro.
UPDF rechnet anders: Das Jahresabo für Einzelnutzer*innen kostet derzeit 49,99 Euro statt regulär 69,99 Euro, der unbefristete Einmalkauf 79,99 Euro statt 99,99 Euro. Für die gewerbliche Nutzung verweist UPDF auf den Unternehmensplan: 79,99 Euro je Nutzer*in und Jahr statt regulär 108,99 Euro; als Einmalkauf kostet der Plan 129,99 Euro. Die Preisseite macht keine Angabe zur Mehrwertsteuer. Bei der Bestellung ist eine siebentägige KI-Testversion vorausgewählt, die sich danach für 69,99 Euro im Jahr verlängert; eine Praxis, die nur schwärzen will, wählt sie ab.
Entscheidend ist, an wie vielen Plätzen tatsächlich geschwärzt wird. Ein Rechenbeispiel: Angenommen, eine Hausarztpraxis mit fünf Beschäftigten lässt Aktenkopien und Gutachterunterlagen an zwei Arbeitsplätzen vorbereiten, im Praxismanagement und bei der Praxisinhaberin. Zwei Pro-Lizenzen im Teams-Tarif kämen auf 575,76 Euro im Jahr ohne Mehrwertsteuer. Alle anderen öffnen und drucken PDFs im kostenlosen Acrobat Reader.
Suche nach Mustern
Wiederkehrende Angaben findet die Mustersuche, statt dass das Team jede Seite einzeln absucht.
Ganze Ordner auf einmal
Vor dem Versand an Gutachter*innen läuft ein Suchlauf über alle Befundberichte eines Falls.
Bereinigung mit Liste
Adobe dokumentiert, welche versteckten Daten das Bereinigen entfernt. Die oder der Datenschutzbeauftragte der Praxis kann das nachprüfen.
Lizenz nur an zwei Plätzen
Zwei Plätze im Teams-Tarif zu je 287,88 Euro. UPDF kostet zum Aktionspreis weniger, eine Mustersuche nennt die UPDF-Anleitung nicht.
Zwei UPDF-Lizenzen im Unternehmensplan lägen zum Aktionspreis bei 159,98 Euro im Jahr, der Preisabstand beträgt also gut 400 Euro, sofern die UPDF-Preise ebenfalls netto gelten. Aus Sicht der Redaktion entscheidet über den Nutzen des Aufpreises weniger die Jahresgebühr als die Zahl der Handgriffe, die ein vollständig geschwärzter Befund braucht. Eine Praxis, die jede Woche Aktenkopien und Gutachterpakete schnürt, spart mit Mustersuche und Ordnerlauf Arbeitszeit; eine Praxis mit zwei Schwärzungen im Quartal kommt mit dem günstigeren Werkzeug aus. Die aktuellen Tarife für Standard, Pro und Studio listet Adobe auf den Seiten zu Adobe Acrobat.
Beide Anbieter lassen sich vor dem Kauf prüfen: Adobe bietet für Teams einen kostenlosen Test mit bis zu zehn Lizenzen, UPDF eine Geld-zurück-Garantie von 30 Tagen. Die Katze im Sack kauft also keine Praxis und ein Probelauf mit einem echten, zuvor kopierten Befund zeigt schnell, welches Werkzeug zum eigenen Ablauf passt.
Ein schwarzer Balken ist schnell gezogen, eine Schwärzung nicht: Erst wenn Zeichen, Metadaten und Kommentare aus der Datei verschwunden sind, darf ein Befund die Praxis verlassen. Bei Adobe Acrobat wie bei UPDF entscheidet darüber weniger die Lizenz als die Frage, ob das Team jedes Mal dieselbe Reihenfolge einhält.
Markus Seyfferth, Chefredakteur Dr. Web
Auf den Punkt: Nur die Schwärzungsplätze brauchen Acrobat Pro, alle anderen arbeiten mit dem kostenlosen Reader. Ob sich der Aufpreis gegenüber UPDF lohnt, entscheidet die Häufigkeit des Schwärzens.
Für welche Praxis eignet sich Adobe Acrobat, für welche UPDF?
Adobe Acrobat Pro eignet sich für Praxen und Versorgungszentren, die regelmäßig Aktenkopien und Gutachterunterlagen schwärzen und ihre Arbeitsplätze über einen IT-Dienstleister verwalten. UPDF eignet sich für kleine Praxen, die selten schwärzen und gemischte Geräte mit einer günstigen Lizenz abdecken wollen.
Die klarste Trennlinie verläuft über die Häufigkeit: Wo Aktenkopien, Versicherungsanfragen und Gutachten jede Woche anfallen, zahlen sich Mustersuche, Wortlisten und der Suchlauf über ganze Ordner aus. Für diese Praxen ist Adobe Acrobat Pro aus Sicht der Redaktion das praktischere Werkzeug, weil Suche, Schwärzung und Bereinigung in einem dokumentierten Ablauf liegen und die IT Cloud und KI zentral sperren kann.
Für die kleine Einzelpraxis sieht die Lage anders aus: Schwärzt die Ärztin zweimal im Quartal eine Kopie, reichen die Grundfunktionen von UPDF: Text markieren, schwärzen, bereinigen, speichern. Die Einmalkauf-Option und die Lizenz für mehrere Plattformen machen UPDF hier zu einer vernünftigen, günstigen Wahl, sofern die KI-Funktion wie bei Acrobat ausgeschaltet bleibt.
| Praxistyp | Passendes Werkzeug | Grund |
|---|---|---|
| Mittlere Praxis, MVZ, Praxis mit IT-Dienstleister | Adobe Acrobat Pro | Mustersuche, Ordnerlauf, dokumentierte Bereinigung, Cloud und KI per Richtlinie aus |
| Kleine Praxis mit seltenen Schwärzungen | UPDF | günstiger Einmalkauf, alle Plattformen, Grundfunktionen zum Schwärzen und Bereinigen |
| Alle übrigen Arbeitsplätze | kostenloser PDF-Reader | Befunde lesen und drucken braucht kein Schwärzungswerkzeug |
Unabhängig vom Werkzeug bewährt sich eine feste Reihenfolge, die das ganze Team kennt:
- Kopie der Akte oder des Befunds anlegen, das Original bleibt unangetastet.
- Eingescannte Seiten per Texterkennung durchsuchbar machen, denn ein Scan enthält zunächst nur Bilddaten.
- Stellen suchen, markieren und die Schwärzung anwenden.
- Versteckte Daten bereinigen und die Datei unter neuem Namen speichern.
- Mit einer Textsuche nach den geschwärzten Begriffen kontrollieren, ob noch etwas auffindbar ist.
Wie sich die Dokumenten-KI von Adobe entwickelt und wie Adobe beim Training mit Kundendaten umgeht, beschreibt der Überblick zur neuen Acrobat-KI. Für den Praxisalltag bleibt die Faustregel: KI für Befunde aus, solange die Rechtslage nicht geklärt ist, lokale Werkzeuge an.
Auf den Punkt: Praxen mit wöchentlichen Schwärzungen profitieren von Acrobat Pro, kleine Praxen mit seltenen Fällen kommen mit UPDF aus. Die feste Reihenfolge von Kopie bis Kontrollsuche gilt für beide Werkzeuge.
Fazit: Warum liegt Adobe Acrobat beim Schwärzen von Befunden vorn?
Adobe Acrobat Pro liegt aus Sicht der Redaktion vorn, sobald eine Praxis regelmäßig schwärzt: Das Programm sucht nach Mustern und in ganzen Ordnern, dokumentiert die entfernten Datentypen offen und macht Cloud wie KI per Richtlinie abschaltbar.
UPDF bleibt ein gutes, günstiges Werkzeug mit dauerhafter Schwärzung, Bereinigen, Offline-Betrieb und einer Lizenz für mehrere Plattformen; für die kleine Praxis mit seltenen Fällen genügt das. Praxen, die jede Woche Aktenkopien, Versicherungsanfragen und Gutachterpakete bearbeiten, gewinnen mit Adobe Acrobat Pro einen Ablauf, der wiederkehrende Angaben per Muster findet, mit Schwärzungscodes vordefinierte Begründungen auf die Kopie setzt und die Cloud-Anbindung zentral kappt. Der höhere Preis betrifft nur die wenigen Plätze, an denen geschwärzt wird.
Glossar: 12 Begriffe rund um das Schwärzen von Befunden
Bereinigen
Bereinigen bezeichnet das Entfernen versteckter Daten aus einem PDF, etwa Metadaten, Kommentare, Dateianlagen oder ausgeblendete Ebenen. Adobe Acrobat nennt die Funktion „Dokument bereinigen“, UPDF ebenso. Das Bereinigen ergänzt die Schwärzung, weil diese nur sichtbare Inhalte entfernt.
C5-Testat
Das C5-Testat bestätigt, dass ein Cloud-Dienst den Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik erfüllt. § 393 SGB V verlangt ein aktuelles Testat, bevor Gesundheitsdaten in der Cloud verarbeitet werden dürfen. Seit Juli 2025 gilt die Variante Typ 2.
Einsichtsrecht
Das Einsichtsrecht nach § 630g BGB gibt Patient*innen Anspruch auf Einsicht in ihre vollständige Behandlungsakte und auf Abschriften. Die erste Abschrift ist unentgeltlich. Erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter können das Recht einschränken.
Enterprise Toolkit
Das Enterprise Toolkit ist Adobes Dokumentation für die zentrale Verwaltung von Acrobat in Organisationen. Das Toolkit beschreibt unter anderem Registrierungsschlüssel, mit denen Administrator*innen Cloud-Dienste, Cloud-Speicher und Web-Verbindungen abschalten.
Gesundheitsdaten
Gesundheitsdaten sind nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit eines Menschen beziehen. Die Verordnung zählt die Daten in Art. 9 zu den besonders geschützten Kategorien, deren Verarbeitung nur ausnahmsweise und unter engen Voraussetzungen erlaubt ist.
Metadaten
Metadaten sind Zusatzinformationen, die eine Datei über sich selbst speichert, etwa Autorenname, Erstellungsdatum, Programm oder Titel. In einem PDF bleiben die Metadaten beim Schwärzen des sichtbaren Textes erhalten und müssen separat bereinigt werden.
Mustersuche
Die Mustersuche findet Angaben nach ihrer Form statt nach ihrem Wortlaut, zum Beispiel alle Telefonnummern oder E-Mail-Adressen eines Dokuments. Adobe Acrobat Pro bietet die Mustersuche im Werkzeug „Text suchen und schwärzen“ an.
OCR
OCR steht für Optical Character Recognition, also Texterkennung. Die Technik verwandelt eingescannte Seiten, die zunächst nur Bilddaten enthalten, in durchsuchbaren Text. Erst danach findet eine Suche beim Schwärzen die gesuchten Begriffe in einem Scan.
Schwärzen
Schwärzen heißt, vertrauliche Inhalte dauerhaft aus einem Dokument zu entfernen und die Stelle zu kennzeichnen. Ein bloß darüber gelegter schwarzer Kasten ist keine Schwärzung, weil der Text darunter erhalten bleibt.
Schwärzungscode
Ein Schwärzungscode ist in Adobe Acrobat eine vordefinierte Beschriftung, die auf der geschwärzten Fläche erscheint. Der Code zeigt Leser*innen, aus welchem Grund eine Stelle fehlt, ohne den Inhalt preiszugeben.
Überlagerungstext
Der Überlagerungstext ist ein frei wählbarer Text, der auf einer Schwärzungsmarkierung steht, etwa „Angabe Dritter“. Adobe Acrobat und UPDF bieten die Funktion an. Schrift, Farbe und Ausrichtung lassen sich einstellen.
Zertifikatsverschlüsselung
Die Zertifikatsverschlüsselung schützt ein PDF mit dem digitalen Zertifikat der Empfänger*innen statt mit einem Kennwort. Adobe Acrobat verschlüsselt dabei nach AES mit 128 oder 256 Bit. Öffnen lässt sich die Datei nur mit dem passenden privaten Schlüssel.
FAQ: Adobe Acrobat vs. UPDF und das sichere Schwärzen von Befunden in der Arztpraxis
Wie schwärzt man ein PDF sicher?
Mit einer Software, die die markierten Inhalte aus der Datei entfernt, statt sie nur zu überdecken. Danach werden versteckte Daten wie Metadaten, Kommentare und ausgeblendete Ebenen bereinigt und die Datei unter neuem Namen gespeichert. Eine abschließende Textsuche nach den geschwärzten Begriffen zeigt, ob noch etwas auffindbar ist.
Kann man ein geschwärztes PDF wieder lesbar machen?
Ein korrekt geschwärztes PDF nicht, denn die Zeichen sind aus der Datei entfernt. Anders sieht die Lage bei einem schwarzen Kasten aus, der nur über den Text gelegt wurde: Der Inhalt darunter lässt sich oft kopieren oder durchsuchen. Die Datenschutzbehörden in Niedersachsen und Sachsen halten solche Kästen deshalb für ungeeignet.
Kann man mit Adobe Acrobat Standard schwärzen?
Nein. Das dauerhafte Schwärzen steckt erst in Acrobat Pro und Acrobat Studio. Acrobat Standard kann PDFs mit Kennwörtern schützen, enthält aber kein Schwärzungswerkzeug. Im Teams-Tarif kostet Acrobat Pro 23,99 Euro pro Lizenz und Monat ohne Mehrwertsteuer.
Kann UPDF PDFs schwärzen?
Ja. UPDF schwärzt in der Pro-Version Textstellen und ganze Seiten dauerhaft, sucht nach Begriffen und bereinigt versteckte Daten und Metadaten. In der Gratisversion setzt das Programm beim Schwärzen ein Test-Wasserzeichen. Eine Suche nach Mustern nennt die UPDF-Anleitung nicht.
Darf eine Arztpraxis Teile der Patientenakte vor der Herausgabe schwärzen?
Ja, soweit der Einsicht erhebliche therapeutische Gründe oder erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. So regelt § 630g Abs. 2 BGB den Fall, die Ablehnung ist zu begründen. Geschwärzt wird immer eine Kopie, denn die Originalakte muss nach § 630f BGB unverändert erhalten bleiben.
Dürfen Befunde in einen KI-Assistenten hochgeladen werden?
Die KI-Assistenten von Adobe Acrobat und UPDF arbeiten in der Cloud, das Dokument verlässt also den Praxisrechner. Die Datenschutzkonferenz weist darauf hin, dass Eingabedaten bei solchen Systemen den geschützten Bereich verlassen. Für Befunde rät die Redaktion deshalb, die KI-Funktionen abzuschalten, solange Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Schweigepflicht nicht geklärt sind.
Quellen
Landesbeauftragte/r für den Datenschutz Niedersachsen (LfD) | Hinweise zum Schwärzen von Dokumenten | https://www.lfd.niedersachsen.de/startseite/infothek/infoblatter_empfehlungen_checklisten/hinweise-zum-schwarzen-von-dokumenten-243671.html | besucht am 24.09.2026
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte | Datenschutzkonformes Schwärzen: Darauf sollten Sie achten | https://www.datenschutz.sachsen.de/datenschutzkonformes-schwaerzen-darauf-sollten-sie-achten-7281.html | besucht am 24.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Bürgerliches Gesetzbuch, § 630g Einsichtnahme in die Patientenakte | https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630g.html | besucht am 24.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Bürgerliches Gesetzbuch, § 630f Dokumentation der Behandlung | https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630f.html | besucht am 24.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Strafgesetzbuch, § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen | https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__203.html | besucht am 24.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Sozialgesetzbuch V, § 390 Sicherheit der Informationstechnik in der vertragsärztlichen Versorgung | https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__390.html | besucht am 24.09.2026
Bundesministerium der Justiz | Sozialgesetzbuch V, § 393 Cloud-Einsatz im Gesundheitswesen | https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__393.html | besucht am 24.09.2026
Europäische Union | Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung) | https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 | besucht am 24.09.2026
Kassenärztliche Bundesvereinigung | IT-Sicherheit in der Praxis | https://www.kbv.de/praxis/digitalisierung/it-sicherheit | besucht am 24.09.2026
Kassenärztliche Bundesvereinigung | Serie IT-Sicherheit, Teil 15: PVS in der Cloud | https://www.kbv.de/praxis/tools-und-services/praxisnachrichten/2026/09-03/serie-it-sicherheit-teil-15-pvs-in-der-cloud-das-sollten-praxen-beachten | besucht am 24.09.2026
Datenschutzkonferenz | Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz | https://www.datenschutzkonferenz-online.de/media/oh/20240506_DSK_Orientierungshilfe_KI_und_Datenschutz.pdf | besucht am 24.09.2026
Adobe | PDF-Dateien in Acrobat Pro schwärzen | https://helpx.adobe.com/de/acrobat/desktop/protect-documents/redact-pdfs/redact.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Text suchen und schwärzen | https://helpx.adobe.com/de/acrobat/desktop/protect-documents/redact-pdfs/redact-text.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Schwärzen und Bereinigen | https://helpx.adobe.com/de/acrobat/desktop/protect-documents/redact-pdfs/redacting-sanitizing.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Redigierbare Daten | https://helpx.adobe.com/de/acrobat/desktop/protect-documents/redact-pdfs/redactable-data.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | So schwärzen Sie ein PDF | https://www.adobe.com/de/acrobat/resources/how-to-redact-a-pdf.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Acrobat Enterprise Toolkit, FeatureLockDown (Windows) | https://www.adobe.com/devnet-docs/acrobatetk/tools/PrefRef/Windows/FeatureLockDown.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Generative KI in Acrobat deaktivieren | https://helpx.adobe.com/de/acrobat/desktop/use-acrobat-ai/set-up-acrobat-generative-ai/turn-off-ai.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Zertifikatsverschlüsselung | https://helpx.adobe.com/de/acrobat/desktop/protect-documents/encrypt-with-certificates/certificate-encrypt.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Acrobat für Teams: Preise und Funktionsvergleich | https://www.adobe.com/de/acrobat/pricing/business.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Acrobat-Versionen vergleichen | https://www.adobe.com/de/acrobat/pricing/compare-versions.html | besucht am 24.09.2026
Adobe | Compliance-Liste | https://www.adobe.com/trust/compliance/compliance-list.html | besucht am 24.09.2026
