SAP-Dokumentenmanagement Vergleich
2026
Die besten 36 Anbieter 2026
Der Wirtschaftsprüfer möchte die Eingangsrechnung zu einer Bestellung aus dem Jahr 2019 sehen, und plötzlich sucht die Buchhaltung gleichzeitig im SAP-System, auf dem Fileshare und in drei Postfächern. Nebenbei wächst die HANA-Datenbank, weil Anhänge direkt in SAP liegen, und die Umstellung auf S/4HANA rückt näher. SAP-Dokumentenmanagement bringt Ordnung in diese Lage: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Personalakten und Konstruktionszeichnungen bleiben mit dem passenden SAP-Beleg oder Stammsatz verknüpft, liegen aber revisionssicher in einem Archiv außerhalb der teuren Datenbank. Wir haben 36 Anbieter geprüft, von ECM-Suiten mit SAP-Konnektor über schlanke SAP-Archive und Cloud-Dienste bis zu Add-ons, die direkt in SAP oder in SAP Business One laufen. Der Ratgeber erklärt ArchiveLink, SAP ILM und CMIS, zeigt, worauf Sie bei Zertifizierung und Release achten, wie die Einführung gelingt und mit welchen Kosten Sie rechnen.
top flow
Clean Core zertifiziert 
Läuft direkt in SAP top flow ist ein Anbieter für SAP-Dokumentenmanagement, dessen Add-on top xRM/BPM Dokumente, elektronische Akten und Workflows direkt in SAP S/4HANA verwaltet und SAP-Anwendern damit ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) erspart. Office-Dateien, PDFs und E-Mails liegen danach in derselben Akte wie die SAP-Belege. Das Add-on richtet sich an Industrieunternehmen, Energieversorger und Hochschulen.
top-flow.de
top-flow.de Jedes Dokument hängt nach dem Ablegen am passenden SAP-Objekt und Geschäftsprozess, abgelegt wird per Drag & Drop oder direkt aus dem Mailprogramm. Fertige Aktentypen gibt es für Vertrieb, Einkauf, Personal und Projektmanagement, ein DIS-Browser zeigt Dokumenthierarchien und Dokumenteninfosätze. Freigaben laufen als sequenzielle, parallele oder Ad-hoc-Workflows mit sichtbarem Status und Fristen. Mit Versionskontrolle und Löschfristen hält ein Unternehmen rechtliche Vorgaben ein.
Weil alles innerhalb von SAP läuft, braucht es keine Schnittstelle zu einem Fremdsystem. Die Oberfläche basiert auf SAP Fiori, Berechtigungen folgen dem bestehenden SAP-Rollenkonzept. UI5-Dashboards, eine KI-Dokumentenanalyse mit SAP AI Core und eine Teams-Integration ergänzen den Umfang. Preise veröffentlicht top flow nicht. Ob das Add-on zu Ihren Abläufen passt, klärt ein unverbindlicher Proof of Concept, eine Testinstallation im eigenen SAP-System mit eigenen Daten.
top BPM ist für S/4HANA Cloud Private Edition Release 2025 Clean Core zertifiziert, die Erweiterung lässt den SAP-Standard also unangetastet. Zu den Referenzen zählen die Stadtwerke Flensburg, die TU Berlin und die Jenoptik AG. Neben top xRM/BPM entwickelt top flow weitere SAP-Add-ons wie top MES, top se16XXL und top VC, Webinare stellen die einzelnen Aktentypen vor.
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Was ist SAP-Dokumentenmanagement, und brauchen Sie wirklich eines?
SAP-Dokumentenmanagement verknüpft Dokumente und Belege mit dem passenden Objekt in SAP, etwa einer Bestellung, einem Kreditor oder einem Material, und legt sie revisionssicher in einem Content Repository außerhalb der SAP-Datenbank ab. Anwender öffnen die Rechnung also direkt aus der Transaktion heraus, statt in einem zweiten System zu suchen.
Im SAP-Standard gibt es dafür vier Ebenen, die oft verwechselt werden. Über die Generic Object Services (GOS) hängen Nutzer Dateien als Anlage an ein Objekt, im Auslieferungszustand landen diese Anlagen allerdings in der Datenbank. SAP ArchiveLink ist die Schnittstelle, über die SAP Dokumente in einem externen Content Repository ablegt und wieder anzeigt. Das Dokumentenverwaltungssystem (DVS, oft SAP DMS genannt) verwaltet Dokumente mit eigenem Dokumentinfosatz, Versionen und Status, typischerweise Zeichnungen und Spezifikationen. Die Datenarchivierung über das Archive Development Kit (ADK) und SAP Information Lifecycle Management (ILM) lagert schließlich ganze Datensätze aus und steuert Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Externe Lösungen setzen an genau diesen Stellen an. Ein Archiv übernimmt die Rolle des Content Repositorys, eine ECM-Suite bringt zusätzlich Akten, Workflows und einen Zugang für Kollegen ohne SAP-Login mit, und spezialisierte Add-ons erweitern das DVS oder SAP Business One. Für S/4HANA Cloud Public Edition kommt CMIS ins Spiel, ein offener Standard der Normungsorganisation OASIS, über den externe Repositorys angebunden werden.
Allgemeine Fragen zu Dokumentenmanagement und Archivierung ohne SAP-Bezug behandeln wir in unseren Vergleichen zu DMS und Archivierungssoftware. Dieser Ratgeber konzentriert sich auf den SAP-Blickwinkel. Ob sich für Ihr Unternehmen eine eigene Lösung lohnt, zeigt der folgende Test in wenigen Minuten.
- Belege auf Fileshares: Rechnungen und Lieferscheine liegen als PDF auf Netzlaufwerken statt am SAP-Beleg.
- Wachsende Datenbank: Die SAP-Datenbank wächst Jahr für Jahr, auch weil Anlagen direkt darin gespeichert sind.
- S/4HANA steht an: Die Umstellung auf S/4HANA ist geplant, und Altdaten sollen nicht vollständig mitwandern.
- Prüfer will Zugriff: Betriebsprüfung oder Wirtschaftsprüfer verlangen schnellen Zugriff auf Belege und Daten.
- Nutzer ohne SAP: Fachbereiche ohne SAP-Login brauchen regelmäßig Dokumente aus SAP-Vorgängen.
- Löschfristen offen: Niemand kann sagen, wann personenbezogene Daten und Belege in SAP gelöscht werden.
- Zeichnungen am Material: Konstruktion und Qualitätssicherung legen Zeichnungen und Nachweise außerhalb von SAP ab.
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt sich ein Vergleich von Lösungen für SAP-Dokumentenmanagement. Wer nur wenige Belege im Jahr an SAP ablegt, kommt oft mit einem schlanken SAP-Archiv aus.
Diese 7 Probleme löst SAP-Dokumentenmanagement
Die meisten Projekte beginnen nicht mit einer Strategie, sondern mit einem konkreten Ärgernis: Die Datenbank wird zu groß, der Prüfer wartet auf Unterlagen, oder ein Altsystem läuft nur noch wegen alter Belege weiter.
Am teuersten ist oft das Datenbankwachstum. SAP HANA hält die Daten im Arbeitsspeicher, und jede PDF-Anlage, die per GOS direkt in SAP liegt, vergrößert diesen teuren Speicher. Lagern Sie Dokumente in ein Content Repository aus, schrumpft die Datenbank, und auch Sicherungen und Systemkopien werden kleiner.
Dazu kommen Pflichten von außen. Nach § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch bewahren Unternehmen Bücher und Abschlüsse zehn Jahre auf, Buchungsbelege seit 2025 in den meisten Fällen acht Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre. Die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen verlangen, dass diese Unterlagen vollständig, unverändert und für den Datenzugriff der Betriebsprüfung verfügbar bleiben. Gleichzeitig verpflichtet Art. 17 DSGVO dazu, personenbezogene Daten zu löschen, sobald Zweck und Fristen entfallen sind. Ohne feste Regeln im System gelingt dieser Spagat kaum.
Im Alltag spüren vor allem die Fachbereiche den Mangel. Belege verteilen sich auf SAP, Fileshare und Postfach, die Suche ohne Bezug zum Vorgang kostet Zeit, und Kollegen ohne SAP-Lizenz kommen gar nicht erst an die Unterlagen. Spätestens bei der S/4HANA-Umstellung zeigt sich außerdem, wie viele Altsysteme nur noch laufen, weil niemand weiß, wohin mit den alten Belegen.
Anlagen in SAP vergrößern den teuren HANA-Speicher und jede Sicherung.
Rechnungen und Verträge liegen in SAP, auf Fileshares und in Postfächern.
Ohne Verknüpfung zum Vorgang dauert die Suche nach einem Beleg Minuten statt Sekunden.
Betriebsprüfung und Wirtschaftsprüfer verlangen schnellen und vollständigen Datenzugriff.
Personenbezogene Daten bleiben in SAP liegen, obwohl alle Fristen abgelaufen sind.
Alte SAP-Systeme laufen nur weiter, weil ihre Belege noch abrufbar sein müssen.
Fachbereiche ohne SAP-Login kommen nicht an die Dokumente aus SAP-Vorgängen.
Welche Arten von SAP-Dokumentenmanagement gibt es?
Unter dem Begriff SAP-Dokumentenmanagement laufen sehr unterschiedliche Produkte, vom reinen Archiv, das nur die ArchiveLink-Schnittstelle bedient, bis zur ECM-Suite, die alle Dokumente im Unternehmen verwaltet. Bei den 36 geprüften Anbietern haben wir sechs Typen unterschieden.
SAP-embedded Add-ons laufen direkt in der SAP-Oberfläche und speichern Akten und Workflows in SAP. Wer viel mit elektronischen Akten arbeitet, bleibt so in einer einzigen Umgebung. ECM-Suiten mit SAP-Konnektor binden SAP über ArchiveLink und CMIS an und bringen einen eigenen Client mit, in dem auch Kollegen ohne SAP-Login arbeiten. Schlanke SAP-Archive und Content Server, zunehmend als Cloud-Dienst, beschränken sich auf die revisionssichere Ablage.
Drei weitere Typen lösen Spezialaufgaben. Werkzeuge für Datenarchivierung und ILM lagern ganze Datensätze aus der Datenbank aus und legen Altsysteme still, ohne dass die Daten für Prüfungen verloren gehen. Erweiterungen für SAP PLM und das DVS verwalten Zeichnungen, technische Dokumente und Freigaben am Material. Für SAP Business One gibt es eigene Add-ons, die sich in die Oberfläche des kleineren ERP-Systems einfügen und meist pro Nutzer abgerechnet werden.
Viele Anbieter decken mehrere Typen ab. Bei der Grundsatzentscheidung hilft die Frage, ob Sie eine Plattform für alle Dokumente im Unternehmen suchen oder ein schlankes SAP-Archiv, das Sie bei Bedarf um Spezialwerkzeuge ergänzen.
Akten, Dokumente und Workflows direkt in der SAP-Oberfläche, oft auch als Fiori-App.
Anbindung per ArchiveLink und CMIS, eigener Client auch für Nutzer ohne SAP-Login.
Schlankes Content Repository für die revisionssichere Ablage, On-Premises oder als Cloud-Dienst.
Auslagerung von Datensätzen, Aufbewahrungsregeln und Stilllegung von Altsystemen.
Zeichnungen, technische Dokumente und Freigaben am Material im SAP DMS.
Belege direkt in Business One ablegen und finden, meist pro Nutzer lizenziert.
- Fokus auf ArchiveLink, CMIS und ILM
- Schnell eingeführt, wenig Schulung
- Um Spezialwerkzeuge ergänzbar
- Dokumente außerhalb von SAP bleiben getrennt
- SAP- und Nicht-SAP-Dokumente zentral
- Akten, Workflows und Volltextsuche
- Zugriff auch ohne SAP-Login
- Höherer Aufwand für Einführung und Lizenzen
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SAP-Dokumentenmanagement 2026
Der Leitfaden für SAP-Verantwortliche erklärt ArchiveLink, ILM und CMIS verständlich, nennt Auswahlkriterien für S/4HANA und Business One und enthält eine Checkliste für die Archivmigration.
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Worauf Sie bei der Auswahl achten müssen
Das wichtigste Auswahlkriterium ist nicht die Funktionsliste, sondern die Frage, ob die Lösung für Ihr SAP-Release und Ihre Schnittstelle zertifiziert ist. Ein ArchiveLink-Zertifikat für ECC sagt noch nichts über S/4HANA Cloud Public Edition.
SAP zertifiziert Schnittstellen einzeln und bezogen auf ein Release. Für S/4HANA tauchen auf Anbieterseiten Bezeichnungen wie S/4-BC-AL 7.40 für ArchiveLink, S/4-BC-ILM 1.0 für ILM und S/4-BTP-CMIS 1.0 für die CMIS-Anbindung auf. Jedes Zertifikat hat ein Gültigkeitsdatum, und manche gelten nur für eine Variante, etwa ausschließlich für die Public Edition. Prüfen Sie deshalb im Zertifizierungsverzeichnis von SAP, ob Schnittstelle, Release und Datum zu Ihrer Landschaft passen.
Die Zertifizierung belegt allerdings nur die Technik. Ob ein Archiv revisionssicher arbeitet, hängt vom gesamten Verfahren ab, also von der unveränderbaren Ablage, vom Rechtekonzept und von einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Orientierung gibt die Stellungnahme IDW RS FAIT 3 (Stand 2015) des Instituts der Wirtschaftsprüfer, die Grundsätze für elektronische Archivierungsverfahren beschreibt. Ein aktueller Prüfbericht erleichtert den Nachweis gegenüber Prüfern.
Mit Blick auf künftige Upgrades zählt die Clean-Core-Strategie, mit der SAP Erweiterungen aus dem ERP-Kern heraushalten will. Lösungen, die über Standardschnittstellen oder die SAP Business Technology Platform (BTP) andocken, überstehen Upgrades meist leichter als tiefe Modifikationen. Klären Sie außerdem früh, wer außerhalb von SAP auf Dokumente zugreifen soll, denn ein eigener Client erspart Kollegen den SAP-Login. Welche Lizenzfolgen dieser Zugriff im Einzelfall hat, besprechen Sie am besten mit SAP oder Ihrem SAP-Partner.
SAP zertifiziert jede Schnittstelle einzeln für ein bestimmtes Release. Entscheidend ist, dass ArchiveLink, ILM oder CMIS genau für Ihre SAP-Version und Betriebsart gelten und das Zertifikat noch gültig ist.
Viele Unternehmen arbeiten heute mit ECC und morgen mit S/4HANA on-premise, in der Private Cloud oder in der Public Edition. Die Lösung sollte alle Stationen Ihres Fahrplans abdecken, bei Bedarf auch SAP Business One.
Lösungen über Standardschnittstellen, zertifizierte Add-ons oder die SAP BTP erleichtern Upgrades. Tiefe Modifikationen im Kern machen jedes Release-Upgrade teurer.
Das Archiv muss Dokumente unveränderbar ablegen und jeden Zugriff protokollieren. Zusammen mit einer Verfahrensdokumentation nach den GoBD und einem Prüfbericht lässt sich die Revisionssicherheit belegen.
Klären Sie, ob die Lösung im eigenen Rechenzentrum, in der Private Cloud eines Partners oder als SaaS läuft, wo die Rechenzentren stehen und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt.
Einkauf, Vertrieb oder Personalabteilung brauchen oft Dokumente aus SAP-Vorgängen, ohne selbst mit SAP zu arbeiten. Ein Web-Client oder ein eigener Client der Lösung macht das möglich. Die Lizenzfolgen klären Sie mit SAP oder Ihrem Partner.
Wer bereits ein SAP-Archiv betreibt, muss Dokumente, Verknüpfungen und Metadaten übernehmen. Gute Anbieter bringen Migrationswerkzeuge mit und schätzen den Aufwand vorab.
Vergleichen Sie Lizenzmodell, Speicher, Wartung, Einführung und Migration über die gesamte Aufbewahrungsdauer. Rechnen Sie den eingesparten Datenbankspeicher dagegen.
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Wie Sie SAP-Dokumentenmanagement erfolgreich einführen
Eine Einführung gelingt, wenn Sie zuerst klären, welche Dokumente an welchen SAP-Objekten hängen sollen und wie lange sie aufbewahrt werden, und erst danach Software einrichten. Die technische Anbindung ist meist der kleinere Teil der Arbeit.
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: Welche Dokumentarten und Objekttypen nutzen Sie, welche Content Repositories gibt es schon, und wie groß ist die Datenbank? Daraus entsteht ein Aufbewahrungs- und Löschkonzept samt Verfahrensdokumentation, das Fachbereiche, Steuerberatung und Datenschutz gemeinsam abnehmen. Erst dann lohnt sich ein Proof of Concept mit zwei oder drei Anbietern in einem Testmandanten.
Im Customizing richten Sie Content Repository, Dokumentarten und Verknüpfungen ein, in SAP typischerweise über die Transaktionen OAC0 und OAC3, dazu Berechtigungen und bei Bedarf die Barcode-Ablage. Anschließend wandern Altarchive und Anlagen aus der Datenbank in das neue Repository. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein, denn große Bestände migrieren Sie oft in mehreren Läufen.
Auch der Zeitpunkt spielt eine Rolle. Die Mainstream-Wartung für SAP ECC 6.0 endet am 31. Dezember 2027, die optionale erweiterte Wartung am 31. Dezember 2030 (SAP News Center, 4. Februar 2020, im Oktober 2026 bestätigt). Darüber hinaus gibt es nur das befristete Abo-Angebot SAP ERP, private edition, transition option für besonders große und komplexe Kunden. Wer vor dem 31. Dezember 2030 auf SAP ERP, private edition auf SAP HANA umzieht, kann das System unter weiteren Bedingungen von 2031 bis 2033 betreiben. Ein allgemeines Wartungsende 2033 ist das nicht. Wer vor der Umstellung archiviert, muss weniger Daten migrieren.
Bestandsaufnahme
Sie erfassen Dokumentarten, Objekttypen, vorhandene Content Repositories und die Größe der Datenbank.
Konzept
Aufbewahrungs- und Löschfristen, Rechte und Verfahrensdokumentation legen Sie mit den Fachbereichen fest.
Auswahl und Proof of Concept
Zwei oder drei Anbieter zeigen ihre Lösung im Testmandanten mit echten Belegen.
Customizing
Sie richten Content Repository, Dokumentarten, Verknüpfungen und Berechtigungen in SAP ein.
Migration
Altarchive und Anlagen aus der Datenbank wandern in das neue Repository.
Schulung und Go-live
Die Fachbereiche starten nacheinander, zuerst mit einem klar abgegrenzten Prozess.
Betrieb
Löschläufe, Zertifikate und Release-Wechsel behalten Sie regelmäßig im Blick.
Die häufigsten Fehler bei der Einführung
Die teuersten Fehler entstehen selten in der Technik, sondern beim Zeitpunkt und beim Konzept, etwa wenn die Archivierung erst nach der S/4HANA-Umstellung auf die Tagesordnung kommt.
Wer Altdaten unaufgeräumt in das neue System übernimmt, zahlt doppelt: mit einer größeren HANA-Datenbank und mit längeren Umstellungsläufen. Ähnlich teuer wird es, wenn GOS-Anlagen weiter in der Datenbank landen, obwohl längst ein Archiv angebunden ist. Prüfen Sie deshalb vor jedem Migrationsschritt, welche Daten und Anlagen Sie vorher auslagern können.
Ein zweiter Klassiker ist das Zertifikat, das nicht zum Release passt. Ein Archiv kann für ECC zertifiziert sein und trotzdem keine Zertifizierung für die CMIS-Anbindung der Public Edition haben. Ebenso riskant ist ein Altarchiv ohne Ausstiegsplan, denn proprietäre Formate machen einen späteren Anbieterwechsel teuer.
Schließlich unterschätzen viele Unternehmen die organisatorische Seite. Ohne Verfahrensdokumentation fehlt bei der Betriebsprüfung der Nachweis, ohne Löschkonzept und Legal Hold drohen Verstöße gegen die DSGVO, und Fachbereiche außerhalb von SAP bleiben ohne Zugang, wenn niemand sie früh einbindet.
Altdaten wandern ungefiltert nach S/4HANA und vergrößern Datenbank und Umstellungsaufwand.
GOS-Anlagen landen weiter in SAP, obwohl ein Archiv angebunden ist.
Die Lösung ist für ECC zertifiziert, nicht aber für das geplante S/4HANA-Release.
Proprietäre Formate machen den Wechsel des Archivanbieters teuer.
Belege bleiben unbegrenzt liegen oder verschwinden vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Prüfer können nicht nachvollziehen, wie Belege erfasst, verknüpft und archiviert werden.
Kollegen ohne SAP-Login kommen nicht an die Dokumente und legen wieder Kopien auf Fileshares ab.
Was kostet SAP-Dokumentenmanagement wirklich?
Die meisten Anbieter nennen keine Listenpreise, weil die Kosten von Nutzerzahl, Zahl der SAP-Systeme, Datenvolumen und Projektaufwand abhängen. Einige veröffentlichen aber Preise, die eine erste Orientierung geben.
Verbreitet sind vier Lizenzmodelle: pro Nutzer, benannt oder gleichzeitig, pro SAP-System oder Archivserver, nach Datenvolumen und als SaaS-Abo. Unter den geprüften Anbietern kostet agorum core pro je Nutzer und Monat zwischen 32,00 € bei einem Nutzer und 8,96 € bei 1.000 Nutzern zuzüglich MwSt. Die SAP-Schnittstelle kalkuliert agorum als Zusatzmodul gesondert. Die SAP-Archivierung von inPoint gibt es ab 12.000 € einmalig pro Archivserver, unabhängig vom Datenvolumen. Für SAP Business One berechnet ingold solutions 26 € monatlich pro SAP-Benutzer, dazu einmalig 500 € und 300 € Installationsgebühr pro Datenbank.
Cloud-Dienste rechnen häufig nach Verbrauch oder Archivgröße ab. xSuite Archive kalkuliert volumenbasiert ohne Nutzerlimit, KGS bietet tia as a Service im Abo nach Archivgröße an, und easy archive wird in der Cloud verbrauchsabhängig abgerechnet. Konkrete Beträge veröffentlichen diese Anbieter nicht.
Zu den Lizenzen kommen Projektkosten für Customizing, die Migration des Altarchivs und die Verfahrensdokumentation sowie laufende Kosten für Speicher, Hosting und Wartung. Gegenrechnen sollten Sie den eingesparten Speicher in der HANA-Datenbank, kleinere Sicherungen und stillgelegte Altsysteme. Vor der Umstellung auf S/4HANA kann eine frühe Archivierung deshalb mehr sparen, als sie kostet.
Für 2026 zeichnen sich vier Entwicklungen ab. Mit dem Wechsel auf S/4HANA Cloud steigt der Bedarf an CMIS-fähigen Archiven, und mit Clean Core wandern Erweiterungen auf die SAP BTP. Eingehende Dokumente werden zunehmend per KI klassifiziert, und wegen des nahenden Wartungsendes von ECC rückt die Datenarchivierung bei vielen Unternehmen nach oben auf die Liste.
Beispiel ingold solutions, dazu einmalige Installationsgebühren pro Datenbank.
Beispiel agorum core pro zuzüglich MwSt., das SAP-Modul kalkuliert der Anbieter gesondert.
Beispiel inPoint, unabhängig vom Datenvolumen.
Abrechnung nach Datenmenge, oft ohne Nutzerlimit, Beträge auf Anfrage.
Module, Systeme und Nutzer bestimmen den Preis, Listenpreise fehlen meist.
Individuell kalkuliert, gegenzurechnen ist der eingesparte Datenbankspeicher.
Die Kosten für SAP-Dokumentenmanagement richten sich nach Lizenzmodell, Zahl der SAP-Systeme, Nutzern mit und ohne SAP-Login, Datenvolumen und dem Aufwand für Customizing und Migration. Add-ons für SAP Business One beginnen bei rund 26 € pro Benutzer und Monat, große ECM-Projekte kalkulieren die Anbieter individuell. Vergleichen Sie die Gesamtkosten über die gesamte Aufbewahrungsdauer und rechnen Sie den eingesparten Datenbankspeicher dagegen.
1 Über welche Schnittstelle legt ein klassisches SAP ERP Dokumente in einem externen Archiv ab? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
2 Was brauchen Sie bei SAP S/4HANA Cloud Public Edition für die Anbindung eines externen Repositorys? Aufklappen ↓
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3 Wofür steht ILM im SAP-Umfeld? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
4 Warum belasten GOS-Anlagen in der Datenbank ein SAP-System? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
5 Was belegt ein SAP-Zertifikat für ein Archiv? Aufklappen ↓
Auflösung aufdecken ↓
Glossar: Begriffe rund um SAP-Dokumentenmanagement
Die wichtigsten Begriffe rund um ArchiveLink, Content Repositories, SAP ILM, CMIS und revisionssichere Ablage in SAP, kompakt und anbieterneutral erklärt.
- SAP ArchiveLink
Standardschnittstelle von SAP, über die SAP-Systeme Dokumente in externen Content Repositories ablegen, mit Belegen verknüpfen und wieder anzeigen.
- Content Repository
Logischer Ablageort für Dokumente außerhalb der SAP-Datenbank, den SAP über eine Kennung anspricht und in der Transaktion OAC0 definiert.
- SAP Content Server
Speicherserver von SAP, der als Content Repository dient. Externe Archive können diese Rolle über zertifizierte Schnittstellen übernehmen.
- Knowledge Provider (KPro)
Infrastrukturschicht in SAP, die Dokumente unabhängig vom Speicherort verwaltet und unter anderem vom Dokumentenverwaltungssystem genutzt wird.
- SAP DMS (Dokumentenverwaltungssystem, DVS)
Dokumentenverwaltung im SAP-Standard, die Dokumente mit Dokumentinfosatz, Versionen und Status führt, etwa Zeichnungen am Material.
- Dokumentinfosatz
Stammsatz im SAP DMS, der Metadaten, Status und Originaldateien eines Dokuments bündelt und mit SAP-Objekten verknüpft.
- Generic Object Services (GOS)
Funktionsleiste in vielen SAP-Transaktionen, über die Nutzer Anlagen, Notizen und Links an ein Objekt hängen. Ohne Umstellung landen die Anlagen in der Datenbank.
- Archive Development Kit (ADK)
SAP-Werkzeug für die Datenarchivierung, mit dem Datensätze in Archivdateien ausgelagert und anschließend aus der Datenbank gelöscht werden.
- Archivobjekt
Logische Einheit der SAP-Datenarchivierung, die festlegt, welche Tabellen und Daten eines Geschäftsobjekts gemeinsam archiviert werden.
- SAP ILM
Information Lifecycle Management von SAP, mit dem Unternehmen Aufbewahrungs- und Löschfristen steuern und Altsysteme stilllegen.
- Retention Management
Teil von SAP ILM, in dem Aufbewahrungsregeln je Datenart hinterlegt sind und der Löschungen nach Fristende erlaubt oder sperrt.
- Systemstilllegung
Abschalten eines alten SAP- oder Fremdsystems, nachdem seine Daten in ein Archiv übernommen wurden und dort prüfbar abrufbar bleiben.
- CMIS
Content Management Interoperability Services, ein offener OASIS-Standard für den Austausch zwischen Anwendungen und Content Repositories, den unter anderem SAP S/4HANA Cloud nutzt.
- SAP BTP Document Management Service
Dienst der SAP Business Technology Platform, über den Cloud-Anwendungen von SAP Dokumente verwalten und externe CMIS-Repositorys anbinden.
- Clean Core
Strategie von SAP, den ERP-Kern frei von Modifikationen zu halten und Erweiterungen über Standardschnittstellen oder die SAP BTP umzusetzen.
- Revisionssicherheit
Eigenschaft eines Archivs, Dokumente vollständig, unverändert, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren.
- Verfahrensdokumentation
Beschreibung nach den GoBD, wie Belege erfasst, verarbeitet, archiviert und gelöscht werden. Sie ist Grundlage jeder Betriebsprüfung.
- SAP Business One
ERP-System von SAP für kleine und mittlere Unternehmen, für das eigene Add-ons zur Dokumentenablage verfügbar sind.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um SAP-Dokumentenmanagement, ArchiveLink, SAP ILM, S/4HANA und Kosten haben wir kurz und anbieterneutral beantwortet. Die Hinweise sind allgemein gehalten und ersetzen keine Steuer-, Rechts- oder Lizenzberatung. Funktionen und Preise ändern sich, prüfen Sie den aktuellen Stand deshalb direkt beim Anbieter.
Was ist SAP-Dokumentenmanagement?
SAP-Dokumentenmanagement ist Software, die Dokumente revisionssicher ablegt und direkt mit dem passenden SAP-Beleg oder Stammsatz verknüpft, sodass Anwender sie aus der SAP-Transaktion heraus öffnen. Die Dateien liegen dabei in einem Content Repository außerhalb der SAP-Datenbank. Typische Dokumente sind Eingangsrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Verträge, Personalakten und Zeichnungen.
Was ist SAP ArchiveLink?
SAP ArchiveLink ist die Standardschnittstelle von SAP, über die SAP-Systeme Dokumente in externen Content Repositories ablegen und wieder anzeigen. Die Verknüpfung zwischen Beleg und Dokument speichert SAP in eigenen Tabellen. Archive und ECM-Lösungen lassen ihre ArchiveLink-Anbindung von SAP für ein bestimmtes Release zertifizieren.
Was ist der Unterschied zwischen SAP DMS und SAP ArchiveLink?
SAP DMS, auch DVS genannt, verwaltet Dokumente mit eigenem Dokumentinfosatz, Versionen und Status, ArchiveLink verknüpft dagegen fertige Dokumente mit einem Beleg und legt sie im Archiv ab. Das DVS nutzen Unternehmen vor allem für Zeichnungen und technische Dokumente, ArchiveLink für Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege. Beide lassen sich mit einem externen Repository kombinieren.
Brauche ich für S/4HANA ein neues Archiv?
Ein neues Archiv brauchen Sie nicht zwingend, wenn Ihr bestehendes Archiv für das geplante S/4HANA-Release zertifiziert ist. Für S/4HANA on-premise und Private Cloud bleibt ArchiveLink die übliche Schnittstelle, für S/4HANA Cloud Public Edition ist eine CMIS-fähige Anbindung nötig. Prüfen Sie das Zertifikat je Release vor der Umstellung.
Was ist SAP ILM?
SAP Information Lifecycle Management (ILM) steuert Aufbewahrungs- und Löschfristen für Daten in SAP-Systemen. Damit lassen sich Altsysteme stilllegen, während ihre Daten für Prüfungen verfügbar bleiben. Externe Archive werden über eine von SAP zertifizierte ILM-Schnittstelle angebunden, häufig per WebDAV.
Ist ein SAP-Archiv revisionssicher?
Ein SAP-Archiv ist revisionssicher, wenn Archiv, Verfahren und Verfahrensdokumentation die Anforderungen der GoBD erfüllen. Ein SAP-Zertifikat belegt dagegen nur die technische Schnittstelle. Orientierung für das Verfahren gibt die Stellungnahme IDW RS FAIT 3 (Stand 2015) des Instituts der Wirtschaftsprüfer.
Woran erkenne ich eine SAP-zertifizierte Lösung?
Eine SAP-zertifizierte Lösung erkennen Sie am Eintrag im Zertifizierungsverzeichnis von SAP mit Schnittstelle, Release und Gültigkeitsdatum. Typische Bezeichnungen für S/4HANA sind S/4-BC-AL für ArchiveLink, S/4-BC-ILM für ILM und S/4-BTP-CMIS für CMIS. Angaben auf Anbieterseiten sollten Sie dort gegenprüfen.
Welches DMS eignet sich für SAP Business One?
Für SAP Business One eignet sich ein Add-on, das sich direkt in die Business-One-Oberfläche einfügt und Dokumente automatisch dem passenden Beleg oder Geschäftspartner zuordnet. Eine große ECM-Suite ist für die meisten Business-One-Anwender überdimensioniert. Achten Sie auf die Kompatibilität mit SQL oder HANA und auf das Lizenzmodell pro Benutzer.
Was kostet Dokumentenmanagement für SAP?
Die meisten Anbieter nennen keine Listenpreise, weil die Kosten von Nutzerzahl, SAP-Systemen, Datenvolumen und Projektaufwand abhängen. Veröffentlichte Beispiele reichen von 26 € pro Business-One-Benutzer und Monat über 8,96 bis 32,00 € je Nutzer und Monat für eine ECM-Suite bis zu einmalig 12.000 € pro Archivserver. Dazu kommen Einführung, Migration und Betrieb.
Kann ich Dokumente aus SAP ohne SAP-Login sehen?
Ja, viele ECM-Lösungen und SAP-Archive bieten einen Web-Client oder einen eigenen Client für Nutzer ohne SAP-Login. Welche lizenzrechtlichen Folgen dieser Zugriff hat, hängt von Ihrem Vertrag ab. Klären Sie das deshalb mit SAP oder Ihrem SAP-Partner, bevor Sie viele Kollegen anbinden.
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