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Mehr Gewinn für Agenturen

Agenturen müssen heute schnell und effizient arbeiten, um erfolgreich zu sein. Die Lösung? „Productized Services“. Dieser Ansatz hilft, Dienstleistungen nicht nur qualitativ hochwertig, sondern auch skalierbar anzubieten und verwandelt Agenturen in effektive, leistungsstarke Unternehmen.

Aber was bedeutet das konkret? Die meisten Agenturen befinden sich in einem ständigen Tauziehen zwischen der Anpassung an individuelle Kundenwünsche und dem Druck, schnell und effizient zu liefern. Der US-Ökonom Larry E. Greiner hat über 1.000 Unternehmen analysiert und typische Muster beim Wachstum derselben erkannt: Viele Agenturen stecken in ihrer Entwicklung zwischen der 2. Phase und der 3. Phase „Delegation“ fest. Sie versuchen zu skalieren, aber ohne skalierbare Prozesse, was intern zu Chaos, Stress und Aktionismus führen muss:

Schaubild Die 6 Phasen beim Firmenaufbau.
Die „unsichtbare Barriere“ zahlreicher Agenturen und Unternehmen: Ohne standardisierte Prozesse, Systeme oder Abläufe ist Skalierung unmöglich. In der Regel ist dies bei 10-15 Mitarbeitern erreicht. Grafik downloaden

In diesem Artikel werde ich Ihnen aus meiner praktischen Erfahrung von 20 Jahren Online-Business nicht nur die Gründe nennen, warum viele Firmen nicht wirklich skalieren, sondern tauche mit dem Lösungsansatz tief in ein Konzept namens „Productized-Services“ ein. Dieser hilft Ihnen dabei, Ihre Agenturumsätze und -performance erheblich zu skalieren.

Wir decken die Prinzipien der Hyper-Standardisierung von typisch zeitfressenden, individuellen Dienstleistungen auf und werden besprechen, wie Sie Ihre Services und Dienstleistungen in duplizierbare, margenreiche und stark skalierbare Angebote verwandeln können (die so einfach und logisch aufgebauT sind, dass sie sie leicht an Mitarbeiter, Freelancer oder VAs delegieren können. Interessiert? Dann los…

Die Grundlagen – Productized-Services entmystifiziert

Die Idee hinter „Productized-Services“ ist elegant wie simpel: Es geht darum, Dienstleistungen in standardisierte Produkte zu verwandeln. Statt individueller Lösungen für jeden Kunden, ist ein Productized-Service ein definiertes Paket, das die Leistungserbringung deutlich vereinfacht. Dieser Ansatz ist nicht neu – denken Sie an Fast-Food-Ketten, die überall dieselben Burger verkaufen. 

Doch für Agenturen bedeutet dies eine radikale Abkehr von der traditionellen, projektbasierten Arbeit. Es erfordert ein Umdenken in Richtung Effizienz, Wiederholbarkeit und Skalierbarkeit, um Dienstleistungen so anzubieten, dass sie wie gut konzipierte Produkte leicht vermarktet, verkauft und geliefert werden können. Im Folgenden finden Sie zunächst einige Beispiele, um das clevere Konzept von Productized-Services im tiefsten Sinne zu verstehen…

17 geniale Inspirationen für Productized-Services

  1. SEO-Optimierungs-Paket: Definieren Sie ein Paket, das eine spezifische Anzahl von optimierten Seiten, Keyword-Recherchen und monatlichen Fortschrittsberichten umfasst. Legen Sie feste Preise und Lieferzeiten fest, um Ihren Kunden einen klaren, messbaren SEO-Service zu bieten.
  2. Branding-Starter-Kit: Entwickeln Sie ein standardisiertes Angebot, das Logo-Entwurf, Farbschemata, Schriftarten und Nutzungshandbuch einschließt. Dieses Paket sollte alle Grundlagen für ein einheitliches Markenbild abdecken und kann zu einem festen Preis angeboten werden.
  3. Social Media Management-Abonnement: Bieten Sie ein monatliches Abonnement an, das eine vorher festgelegte Anzahl von Posts, Community-Management-Stunden und regelmäßigen Performance-Reviews beinhaltet. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Betreuung der Social-Media-Kanäle Ihrer Kunden zu einem festen Preis.
  4. Website-Relaunch-Paket: Stellen Sie ein Komplettpaket für den Relaunch einer Website zusammen, das Design, Entwicklung und Basis-SEO beinhaltet. Definieren Sie klare Leistungsstufen basierend auf der Größe und Komplexität der Website.
  5. Content-Erstellungs-Abonnement: Bieten Sie Pakete für die regelmäßige Erstellung von Content an, z.B. wöchentliche Blogbeiträge oder monatliche Whitepapers, inklusive Themenfindung und SEO-Optimierung. Legen Sie die Anzahl und Art der Inhalte fest, die im Abonnement enthalten sind.
  6. AdWords-Kampagnen-Management: Erstellen Sie ein Angebot für die Einrichtung, Verwaltung und Optimierung von Google AdWords-Kampagnen (oder Facebook Ads, Plista, Ligatus etc.) mit einer festen Anzahl von Anzeigen, Budgetgrenzen und regelmäßigen Performance-Berichten.
  7. E-Mail-Marketing-Kampagnen-Service: Entwickeln Sie ein Paket für die Gestaltung, Durchführung und Analyse von E-Mail-Marketing-Kampagnen, das eine bestimmte Anzahl von Kampagnen pro Monat, Strategien zur Segmentierung und A/B-Splittests beinhaltet.
  8. Pressemitteilungs-Distributionspaket: Bieten Sie einen Service für die Erstellung und Verteilung von Pressemitteilungen auf den x größten bzw. bekanntesten Presseportalen an, das die Erstellung der Mitteilung, die Auswahl der Medien und das Tracking der Ergebnisse umfasst.
  9. Virtual Event-Organisationspaket: Stellen Sie ein Paket zusammen, das die Planung, technische Umsetzung und Nachbereitung von virtuellen Events wie Contests, Blogparaden oder Launches beinhaltet. Definieren Sie mehrere Paketgrößen basierend auf Teilnehmerzahl und Funktionsumfang.
  10. Übersetzungs- und Lokalisierungsservice: Bieten Sie Übersetzungspakete für Websites, Dokumente, Produkte, Texte oder Software an, die auf Wortzahl und Sprachpaaren basieren, einschließlich kultureller Anpassung und technischer Spracheignung, z.B. für Plugins oder Saas-Services.
  11. Influencer-Kampagnen-Kit: Entwickeln Sie ein standardisiertes Paket für Influencer-Marketing, das die Auswahl von Influencern, die Konzeption von Kampagnen und das Reporting umfasst, alles zu einem Festpreis.
  12. Backlink-Aufbau-Paket: Bieten Sie Link-Pakete an, die sich speziell auf den Aufbau von qualitativ hochwertigen Backlinks konzentrieren, mit einer garantierten Mindestanzahl von Anfragen oder Links pro Monat.
  13. Produktfotografie-Paket: Stellen Sie Pakete für Produktfotografie bereit, die eine bestimmte Anzahl von bearbeiteten Bildern, verschiedene Aufnahmen und Hintergründe umfassen, ideal für Online-Shops und Kataloge.
  14. Videomarketing-Paket: Bieten Sie ein Komplettpaket für die Erstellung von Marketingvideos an, das Konzeptentwicklung, Filmaufnahmen, Schnitt und Postproduktion beinhaltet, abgestimmt auf Videolängen und -stile.
  15. Podcast-Produktionspaket: Entwickeln Sie ein Angebot für die Produktion und Bearbeitung von Podcast-Episoden, inklusive Intro- und Outro-Jingles, Bearbeitung und Veröffentlichung auf gängigen Plattformen.
  16. Local Marketing-Paket: Kreieren Sie ein Paket, das lokale Unternehmen bei ihrem Online-Marketing unterstützt, inklusive Google-Business-Optimierung, lokalen SEO und Management wichtiger Bewertungsplattformen.
  17. CRM-Einrichtungs- und Schulungspaket: Entwickeln Sie ein Paket für die Einrichtung und Personalisierung von CRM-Systemen, inklusive Schulung der Mitarbeiter des Kunden, um deren Vertriebs- und Marketingprozesse zu optimieren (oder um bestimmte Zapier-Schnittstellen einzurichten).

MERKE: Diese Servicepakete ermöglichen es Ihnen, Ihren Kunden klare Angebote zu machen und gleichzeitig Ihre internen Abläufe zu vereinfachen und sinnvoll zu standardisieren. Indem Sie solche Leistungsumfänge und feste Preise definieren, reduzieren Sie Unsicherheiten und steigern die Effizienz Ihrer Agentur.

Vorhersagbarkeit als Standard

Einer der größten Vorteile von Productized-Services ist die Vorhersagbarkeit. Für Agenturinhaber bedeutet das mehr Sicherheit, Klarheit, Speed und Stabilität in den notwendigen Arbeitsprozessen, was zu zuverlässigen Ergebnissen führt. Für den Kunden bedeutet das weniger Unsicherheit und die Gewissheit, das zu erhalten, was versprochen wurde. Dies schafft eine Win-Win-Situation, in der die Agentur ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigern kann.

Indem Sie Productized-Services nutzen, können Sie den Zyklus von maßgeschneiderter Projektarbeit durchbrechen, der oft mit ineffizienter Zeitallokation und schwankenden Margen verbunden ist. Stattdessen eröffnet sich die Möglichkeit, Dienstleistungen schneller zu liefern und Margen signifikant zu erhöhen.

Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit der Notwendigkeit der Standardisierung auseinandersetzen und erörtern, welche Probleme auf Sie zukommen, wenn Sie im heutigen Hyper-Wettbewerb Ihre Angebote nicht standardisieren und welche Marktchancen Sie im Kontext von Wettbewerbsfähigkeit dabei verpassen.

Standardisierung – Über die Notwendigkeit von Standards

Die Ignoranz gegenüber der Einführung von Productized-Services und das Festhalten an hochgradig individuellen Dienstleistungen kann für Agenturen eine Vielzahl von Problemen mit sich bringen. Diese reichen von internen Betriebsstörungen bis hin zu verpassten Marktchancen. 

Hier sind zehn negative Folgen, die entstehen können, wenn Agenturen auf „maßgeschneiderte“ Produkte setzen, und wie die Umstellung auf Productized-Services diese Probleme in Vorteile umwandeln kann:

  1. Erhöhter Zeitaufwand für Projektplanung und -umsetzung: Individuelle Projekte erfordern oft umfangreiche Planungsphasen. Productized-Services hingegen ermöglichen es, durch vordefinierte Pakete den Planungs- und Umsetzungsaufwand erheblich zu reduzieren.
  1. Schwankende Qualität der Leistungserbringung: Ohne Standardisierung kann die Qualität der Dienstleistungen von Projekt zu Projekt variieren. Productized-Services stellen durch ihre Wiederholbarkeit ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau sicher, egal welcher Mitarbeiter die Leistung umsetzt.
  1. Ineffiziente Ressourcennutzung: Hochgradig individuelle Dienstleistungen können zu ineffizientem Einsatz von Ressourcen führen. Productized-Services optimieren die Ressourcennutzung durch standardisierte Abläufe.
  1. Schwierigkeiten bei der Skalierung des Geschäftsmodells: Individuelle Angebote lassen sich nur schwer skalieren. Productized-Services sind speziell für die Skalierung konzipiert und ermöglichen es Agenturen, ihr Geschäft effektiv zu erweitern und viel mehr Dienstleistungen gleichzeitig umzusetzen.
  1. Unklare Preismodelle und Profitmargen: Die Preisgestaltung für individuelle Dienstleistungen kann komplex und intransparent sein. Productized-Services bieten klare Preismodelle, die eine bessere Kontrolle und Profitmargen ermöglichen.
  1. Längere Verkaufszyklen: Individuelle Angebote erfordern oft ausführliche Verhandlungen. Productized-Services verkürzen den Verkaufszyklus durch festgelegte Pakete und Preise. Es entstehen weniger Diskussion und Support.
  1. Geringere Kundenbindung: Die Unvorhersehbarkeit individueller Leistungen kann zu Unsicherheit bei den Kunden führen. Productized-Services verbessern die Kundenbindung durch konsistente Qualität und klare Erwartungen.
  1. Höherer Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter: Die Einarbeitung in individuelle Projektanforderungen ist oft zeitintensiv. Productized-Services vereinfachen die Mitarbeiterschulung durch standardisierte Produkte.
  1. Mangelnde Differenzierung vom Wettbewerb: Individuelle Dienstleistungen bieten oft keine klare Abgrenzung. Productized-Services ermöglichen eine einzigartige Positionierung sowie einen kristallscharfen Fokus im Markt.
  1. Gestiegene Kundenakquisekosten: Die Gewinnung neuer Kunden für individuelle Lösungen kann teuer sein, da Beratungen oft langwierig und intensiv sind. Productized-Services reduzieren die Akquisekosten durch klare Angebote.

Indem Agenturen sich auf die Entwicklung und Implementierung von Productized Services konzentrieren, können sie viele der Herausforderungen (die mit üblichen maßgeschneiderten Dienstleistungen verbunden sind) nicht nur bewältigen, sondern in bedeutende Wettbewerbsvorteile umwandeln. Der Ansatz ermöglicht es nicht nur, die Umsetzungsgeschwindigkeit von Dienstleistungen drastisch zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu steigern, sondern auch das Geschäft nachhaltig und profitabel zu skalieren, mit viel höheren Gewinnspannen als bisher.

Der Weg zur Standardisierung von Dienstleistungen

Der Übergang von maßgeschneiderten zu standardisierten Dienstleistungen stellt Agenturen vor eine Reihe von Herausforderungen. Der Prozess erfordert nicht nur ein Umdenken in der Art und Weise, wie Dienstleistungen konzipiert und angeboten werden, sondern auch eine Anpassung der internen Prozesse, Systeme und Abläufe sowie der Kommunikation mit den Kunden.

Eine der ersten Hürden ist oft der Widerstand im Team. Viele Mitarbeiter schätzen die kreative Freiheit und Flexibilität, die individuelle Projekte mit sich bringen. Sie sehen in der Standardisierung möglicherweise eine Einschränkung ihrer kreativen Entfaltung oder befürchten, dass ihre Arbeit weniger abwechslungsreich und befriedigend wird. Die Kunst besteht darin, das Team davon zu überzeugen, dass standardisierte Prozesse nicht nur die Effizienz steigern, sondern ihnen auch mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben geben können, da sie weniger Zeit mit repetitiven oder administrativen Tätigkeiten verbringen müssen.

Herausforderungen beim Übergang zu Productized-Services

Ein weiteres bedeutendes Hindernis ist die Anpassung der Kundenkommunikation. Kunden, die sich an hochgradig personalisierte Dienstleistungen gewöhnt haben, müssen davon überzeugt werden, dass die standardisierten Pakete ihren Bedürfnissen ebenso gerecht werden können. Dies erfordert eine klare und überzeugende Kommunikationsstrategie, die die Vorteile von Productized-Services hervorhebt, wie z.B. schnellere Lieferzeiten, transparente Preise und konsistente Qualität. 

Agenturen müssen lernen, ihre standardisierten Angebote so zu präsentieren, dass die Kunden den Wert erkennen und verstehen, dass maßgeschneiderte Lösungen nicht immer die beste Option sind. Schließlich steht die Optimierung der Qualität im Mittelpunkt der Herausforderungen beim Wechsel zu Productized-Services. Denn die Sorge, dass die Standardisierung zu einer „Einheitslösung“ führt, die individuelle Kundenbedürfnisse nicht vollständig erfüllt, ist in der Regel nicht unbegründet.

Standardisierte Produkte können durch die Einbeziehung von Feedbackschleifen, regelmäßigen Audits und Anpassungen der Servicepakete viel besser und schneller optimiert werden, was letztlich zu besseren Kundenergebnissen führt.

7 Schritte zur Identifizierung von standardisierbaren Services

Um im Sinne eines Productized-Service Ihre Dienstleistung zu standardisieren, habe ich im Folgenden für Sie eine Checkliste entwickelt. Damit sind Sie in der Lage, Ihr Leistungsportfolio zu analysieren und standardisierbare Leistungen zu identifizieren. Nehmen Sie sich einen spitzen Stift und analysieren Sie Ihre ertragreichste Dienstleistung, um diese noch mehr zu systematisieren und zu verkaufen:

  1. Dienstleistungsportfolio überprüfen: Erfassen Sie alle aktuellen Dienstleistungen und Produkte, die Ihre Agentur anbietet.
  1. Historische Daten analysieren: Bewerten Sie vergangene Projekte auf Muster, Häufigkeiten, Arbeitsaufwand und Kundenfeedback.
  1. Kundenbedürfnisse und -feedback auswerten: Sammeln Sie direktes Feedback von Ihren Kunden zu ihren Bedürfnissen und Erfahrungen.
  1. Wiederholbarkeit prüfen: Identifizieren Sie Dienstleistungen, die regelmäßig nachgefragt werden und sich durch einen standardisierten Prozess effizient umsetzen lassen.
  1. Profitabilität abschätzen: Bewerten Sie, welche Dienstleistungen das Potenzial haben, bei Standardisierung profitabel zu sein, indem Sie die Kosten gegenüber dem potenziellen Festpreis abwägen.
  1. Skalierungspotenzial beurteilen: Überlegen Sie, welche Dienstleistungen das Potenzial zur Skalierung haben, indem Sie mehr Kunden ohne signifikante zusätzliche Kosten und Zeitaufwände bedienen können.
  1. Prozessdokumentation und -standardisierung: Beginnen Sie mit der Erstellung von Templates, Mustern, Vorlagen, Dummies, Mockups, Prototypen und Checklisten, welche bei der Umsetzung der Dienstleistung behilflich sein könnten.

Durch das Befolgen dieser Schritte können Sie effektiv identifizieren, welche ihrer Dienstleistungen sich für eine Umwandlung in Productized-Services eignen. Dieser Prozess ist nicht nur eine Gelegenheit, die Effizienz und Profitabilität zu steigern, sondern auch, um die Kundenbindung durch klare, verlässliche und qualitativ hochwertige Angebote zu verbessern.

Um die Bedeutung der Standardisierung zu unterstreichen, zitiere ich Eric Ries aus seinem Buch „The Lean Startup“: „Das Ziel der Standardisierung ist nicht Perfektion. Es geht darum, das Lernen über das, was unsere Kunden wirklich wollen, zu beschleunigen.“ Ries betont damit die Wichtigkeit des iterativen Lernens und Optimierens, um die eigenen Services skalierungsfähig zu bekommen.

Beispiel – Der Productized-Service „Webinar-Funnel”

4.1. Standardisierung des Webinar-Funnels

Um die lukrativen Vorteile der Strategie zu veranschaulichen, betrachten wir einen beispielhaften Productized-Service von einer fiktiven Agentur mit einem fiktiven Kundenauftrag: Ein Kunde möchte von einer Agentur einen modernen „Webinar-Funnel“ aufgesetzt bekommen. Das Beispiel zeigt nicht nur, wie eine Agentur diese Herausforderung annehmen kann, sondern wie durch diesen Ansatz die Umsetzungsgeschwindigkeit stark erhöht werden kann:

Schaubild Webinar-Funnel.
Die schematische Darstellung eines klassischen Webinar-Funnels: Entwickeln Sie im Vorfeld für jeden Arbeitsschritt des Funnels professionelle Vorlagen, Muster, Templates oder Dummies. Grafik downloaden

Der Ausgangspunkt: Ein Kunde wendet sich an eine Agentur mit dem Wunsch, seine Produkte mittels Webinar-Marketing zu vertreiben. Sein Ziel ist es, über das Webinar Interessenten für Beratungsgespräche, Demovorführungen und Trials zu gewinnen. Der Auftrag lautet: Aufbau eines Webinar-Funnels. Und so geht’s…

Standardisierung des Webinar-Funnels: Um einen Webinar-Funnel effizient und ohne Qualitätsverlust für viele Kunden gleichzeitig umsetzen zu können, können Sie als Agentur folgende Maßnahmen und erste Schritte ergreifen:

  • Entwicklung einer Webinar-Funnel-Vorlage in einer Funnel-Software, die alle Schlüsselphasen von Anmeldung bis Follow-up nach dem Webinar umfasst.
  • Erstellung von Templates für Landingpage, Anmeldeformulare, Popups, Kalender, Gesprächsleitfäden, Redirects und Dankeseiten.
  • Nutzung von Automatisierungstools wie Zapier, Make oder Pabbly, um die Leads in CRM-Systeme zu übertragen und Daten zu synchronisieren.

Dokumente um diesen Schritt zu standardisieren: Landingpage-Templates, Funnel-Vorlagen, FAQ Text-Bausteine, Webinar-Präsentationsvorlage, Dankeseite-Template, Registrierungsformular.

4.2. Standardisierung der Webinar-Email-Sequenz

Standardisierung der Webinar-Sequenz: Im nächsten Schritt standardisieren Sie die Webinar-Email-Sequenz, die typischerweise als „Evergreen-Sequenz“ aufgebaut wird und die folgende Follow-Up-Email-Sequenz enthalten sollte:

Schaubild Evergreen-Sequenz.
Entwickeln Sie für den Webinar-Funnel Ihres Kunden alle relevanten Emails für die Bewerbung des Webinars. Dies kann in Form von HTML-Templates, Prompts und Textbausteinen geschehen. Grafik downloaden
  • Entwickeln Sie Email-Vorlagen für den gesamten Webinar-Zyklus, die später vom Kunden vor/während/nach dem Webinar versendet werden können.
  • Erstellen Sie professionelle KI-Prompts, mit denen Sie später schnell und einfach zielgruppengenaue Email-Sequenzen generieren können.
  • Bauen Sie mit ChatGPT schlüsselfertige „Custom-GPTs“ auf, mit denen Sie (oder Kunden) den Content für die Funnelseiten generieren können.

Dokumente um diesen Schritt zu standardisieren: Email-Vorlagen, Prompt-Templates, Custom GPTs, Textbausteine für Funnelseiten, Vorlage für Kunden-Avatar (um dessen Zielgruppe zu verstehen).

4.3. Standardisierung der Webinar-Präsentation (Skript)

Standardisierung der Webinar-Präsentation: Im letzten Schritt der Dienstleistung standardisieren Sie eine Webinar-Präsentation, so dass Kunden ihre Webinare ohne Qualitätsverlust schnell und effizient umsetzen können. Dies ist möglich, da der Aufbau erfolgreicher Webinare einem immer gleichen Muster folgt:

Schaubild Paid Webinar Script.
Das typische Muster eines erfolgreichen Webinars: Nutzen Sie tausendfach erprobte Abläufe von Online-Webinaren und übernehmen Sie das „Erfolgsmuster“ in einer standardisierten Vorlage. Grafik downloaden
  • Entwickeln Sie eine Master-Skript für die Präsentation, das als Grundlage für alle Webinare dient und für jedes Kundenthema angepasst werden kann.
  • Bereiten Sie interaktive Elemente, wie Umfragen, Votings oder Q&A-Sessions mit Platzhaltern vor, die während der Umsetzung der Dienstleistung einfach mit den gewünschten Daten des Kunden gefüllt werden können.
  • Erstellen Sie eine Vorlage für einen Gesprächsleitfaden, den Ihr Kunde nach dem Webinar verwenden kann, um seine Teilnehmer zu beraten.

Dokumente um diesen Schritt zu standardisieren: Webinar-Präsentationsvorlage, interaktive Elemente mit Platzhaltern, Gesprächsleitfaden für Setter und/oder Closer-Calls.

Durch die Standardisierung der drei genannten Bereiche – Webinar-Funnel, Emails und Präsentation – können Sie als Agentur nicht nur effizienter arbeiten, die Qualität der Dienstleistungen aufrechterhalten und die gleichzeitig umsetzbaren Aufträge erhöhen, sondern benötigen für die Leistungserbringung auch viel weniger Zeit, was Ihre Margen deutlich erhöht. Das zusätzliche Kapital investieren Sie sinnvollerweise zurück in das Unternehmen, um weitere Dienstleistungen zu „productizen“ oder notwendige Prozesse, Abläufe und Dokumentationen aufzubauen.

Die Dokumentation Ihres Productized-Services

Die sorgfältige Dokumentation von Productized-Services bildet das Rückgrat für eine effiziente und skalierbare Dienstleistungserbringung. Sie ermöglicht nicht nur eine einheitliche Qualität über verschiedene Projekte und Kunden hinweg, sondern erleichtert auch die Delegation und das Outsourcing von Aufgaben an Dritte. Hier sind drei wesentliche Aspekte der Dokumentation, die für den Erfolg Ihres Productized-Service entscheidend sind:

Erstellen von aussagekräftigen Prozessbeschreibungen (SOPs)

Die Entwicklung detaillierter „Standard-Operation-Procedures“ (SOPs) ist der erste Schritt zur Sicherstellung der Qualität und Konsistenz Ihrer Dienstleistungen. SOPs sollten jeden Schritt der Dienstleistungserbringung abdecken, von der Akquise über die Durchführung bis hin zum Abschluss, Übergabe, Nachbereitung und ggf. Upsell einer weiteren (ergänzenden) Dienstleistung, die ebenfalls „productiziert“ ist. Indem Sie klare Anweisungen, Materialien und Zeitrahmen für jede Phase des Prozesses definieren, schaffen Sie die Voraussetzung für Skalierung und Automation.

Zur weiteren Vereinfachung des Prozesses und zur Minimierung von Fehlern sollten Checklisten und Vorlagen erstellt werden, die für wiederkehrende Aufgaben und alle relevanten Kommunikationsschritte genutzt werden können. Diese garantieren, dass keine Schritte übersehen werden und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. 

Implementierung von Feedbackschleifen

Um sicherzustellen, dass sich Ihre Dienstleistungen kontinuierlich verbessern und zunehmend den Bedürfnissen der Kunden entsprechen, ist die Implementierung von Feedbackschleifen entscheidend. Dies beinhaltet regelmäßige Bewertungen der Dienstleistungserbringung durch Kunden und Teammitglieder sowie die Analyse von Leistungsdaten. Durch die systematische Sammlung und Auswertung von Feedback können Sie Schwachstellen identifizieren, Prozesse anpassen und Ihre Angebote optimieren (was Sie in wöchentlichen Scrum-Sprints umsetzen können).

Die Dokumentation Ihres Productized-Services ist ein fortlaufender Prozess, der Anpassungsfähigkeit und Engagement erfordert. Durch die konsequente Anwendung dieser Schritte können Sie die Grundlage für starkes Wachstum Ihres Unternehmens schaffen und letztendlich auch die Zufriedenheit der Kunden deutlich erhöhen.

Abschließend möchte ich gern noch auf „Elemente“ verweisen, die sich exzellent für die Strukturierung, Standardisierung und Systematisierung von Dienstleistungen eignen. Beachten Sie, dass es beim Aufbau von Productized-Services nicht nur um die Kundenergebnisse geht, sondern insbesondere um die Standardisierung der Arbeitsweise, Umsetzung und Leistungserbringung im Unternehmen selbst. Hier sind einige hilfreiche Ideen, wie Sie Ihre Leistungen standardisieren:

  1. Prozessbücher: Detaillierte Anleitungen für jeden Schritt der Dienstleistung.
  2. Checklisten: Für die systematische Abwicklung von Aufgaben und Projekten.
  3. Vorlagen für E-Mails: Standardisierte Texte für Marketing und Promotion.
  4. Vertragsvorlagen: Standardisierte Verträge, die alle Bedingungen abdecken.
  5. FAQ-Dokumente: Antworten auf häufig gestellte Fragen und Antworten.
  6. Workflow-Diagramme: Darstellungen der Prozess- und Leistungsabläufe.
  7. Best-Practice-Leitfäden: Empfehlung für die Umsetzung der Dienstleistung.
  8. Kundenformulare: Vorlagen für das Sammeln von neuem Kundenfeedback.
  9. Trainingsmaterialien: Schulungsunterlagen für Mitarbeiter oder Partner.
  10. Onboarding: Materialien zur Einführung und Integration neuer Kunden.
  11. Service-Kataloge: Übersichten der angebotenen Productized-Services.
  12. Prototypen: Frühe Versionen der Dienstleistung für Demonstration/Tests.
  13. Frameworks: Strukturierte Templates, Schnipsel, Dummies der Dienstleistung.
  14. Mockups: Visuelle Darstellungen der Dienstleistungen oder Endprodukte.
  15. Produktdummies: Befüll- und anpassbare Produkt- oder Servicevorlagen.
  16. MVPs: Die einfachste Version der Dienstleistung komplett vorbereitet.
  17. Skripte für Kundeninteraktionen: Standardisierte Dialoge für Beratungen.

Fazit zu Productized-Services in Agenturen

Productized-Services markieren den Beginn einer neuen „Ära des Denkens“ in der Agenturarbeit. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, Dienstleistungen mit hoher Qualität und Skalierbarkeit anzubieten, sondern auch mit signifikant höheren Margen zu operieren. Durch die Standardisierung, Systematisierung oder im Idealfall sogar (Teil-)Automatisierung von Dienstleistungen wandeln Agenturen zeitfressende Aufgaben in profitable, effizient umsetzbare Offers um. Dies erfordert ein tiefes Verständnis für das Gesamtsystem des eigenen Unternehmens sowie die Bereitschaft der Mitarbeiter und Teams.

In diesem Kontext darf ich Sie abschließend auf TrafficPrisma C.O.R.E. hinweisen, eine umfassende „Prozesslandschaft“ für den Aufbau trafficstarker und profitabler Unternehmen im Internet, z.B. Agenturen. Die Prozesslandschaft beinhaltet hunderte professionell standardisierte und dokumentierte Prozesse und ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen im „Baukasten-Prinzip“ zu systematisieren und zu erweitern. Die langfristigen Vorteile dokumentierter Prozesse sind unbestreitbar und bieten eine solide Grundlage für zukünftiges Wachstum und Erfolg. Weitere Informationen und Unterstützung finden Sie auf www.trafficprisma.de/core, wo Sie Zugang zu den Ressourcen erhalten, die Sie benötigen, um Ihre Agentur zu transformieren.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit der Implementierung von Productized-Services gemacht? Welche Methoden bevorzugen Sie oder welche Herausforderungen stehen Ihnen aktuell im Weg? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren und lassen Sie uns voneinander lernen oder frische Ideen ergänzen. 

Herzliche Grüße und weiterhin viel Erfolg!

PS: Die ersten 15 Agenturinhaber, die ihre Erfahrung teilen, erhalten ein exklusives Demo-Paket von TrafficPrisma – incl. C.O.R.E. Konstruktionsplan mit 350 Prozessen, den dazugehörigen KPIs, Dokumenten, Stellen und Teams – in Form eines großen Posters, um nahezu alles in Ihrem Unternehmen zu standardisieren.

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FAQ: Fragen & Antworten zu Productized-Services

1. Was genau versteht man unter einem „Productized-Service“?

Ein Productized-Service ist eine standardisierte Dienstleistung mit festgelegtem Umfang, Preis und Lieferzeit, die wie ein physisches Produkt vermarktet und verkauft wird. Für Agenturinhaber bedeutet dies, dass sie ihren Kunden eine klare, konsistente und schnell umsetzbare Lösung bieten können. Dies erleichtert den Verkaufsprozess und macht die Erfüllung und Lieferung effizienter, da die Erwartungen auf beiden Seiten von Anfang an klar definiert sind.

2. Wie unterscheidet sich ein Productized-Service von einer maßgeschneiderten Dienstleistung?

Im Gegensatz zu maßgeschneiderten Dienstleistungen, die für jeden Kunden neu und individuell angepasst werden, bietet ein Productized-Service eine vordefinierte Lösung ohne umfangreiche Anpassungen. Dies vereinfacht den Prozess für Agenturen erheblich, da sie sich nicht in die spezifischen Anforderungen jedes einzelnen Projekts vertiefen müssen, was Zeit und Ressourcen spart. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese auf Qualität oder Personalisierungen verzichten müssen. Sie werden nur ebenfalls systematisiert und mit z.B. Platzhaltern, Dummies oder Bausteinen in Templates, Muster und Vorlagen eingearbeitet.

3. Welche Vorteile bringt die Standardisierung von Dienstleistungen für eine Agentur?

Die Standardisierung ermöglicht es Agenturen, ihre Effizienz zu steigern, indem sie Zeit sparen, die ansonsten für die individuelle Anpassung jeder neuen Dienstleistung aufgewendet werden müsste. Sie reduziert auch das Risiko von Fehlern und sorgt für konsistente Qualität und schnell erlern-/delegierbare Abläufe bei der eigentlichen Leistungserbringung. Zudem können Agenturen ihre Services leichter skalieren, da die standardisierten Prozesse von verschiedenen Mitarbeitern, Assistenten oder sogar automatisierten Systemen & Bots übernommen werden können.

4. Wie kann eine Agentur beginnen, ihre Dienstleistungen zu „productizen“ und hypereffizient zu strukturieren?

Beginnen Sie mit einer Dienstleistung, die bereits gut etabliert und nachgefragt ist. Definieren Sie dann die Ergebnisse, die Sie liefern möchten (bzw. vom Kunden nachgefragt werden), und erstellen Sie feste Pakete mit klaren Preisen. Erstellen Sie eine detaillierte Beschreibung der Dienstleistung, die das Was, Wie und Warum beantwortet, und sorgen Sie dafür, dass Ihr Team geschult ist, um diesen Service konsistent zu erbringen. Die Erbringung selbst wird dann durch hoch standardisierte Prozesse, Muster, Vorlagen, Dummies und Arbeitsschritte sichergestellt.

5. Welche Rolle spielt die Automatisierung beim Aufbau von skalierbaren Productized-Services?

Automatisierung ist ein Schlüsselelement beim Aufbau von Productized-Services, da sie es ermöglicht, Aufgaben zu standardisieren und effizienter zu gestalten. Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben können Agenturen Zeit sparen und sich auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren. Dies erhöht die Kapazitäten der Agentur, mehr Kunden zu bedienen und gleichzeitig die Qualität zu erhalten.

6. Wie behält man die individuelle Kundenbetreuung bei, wenn man Services standardisiert und massenkompatibel macht?

Individuelle Kundenbetreuung kann innerhalb eines standardisierten Angebots beibehalten werden, indem personalisierte Elemente in das standardisierte Paket integriert werden. Die Standardisierung wird sozusagen durch saubere Prozesse, Systeme, Abläufe, Funnels, Workflows, Templates, Muster und Vorlagen erreicht, während die individuelle Personalisierung durch Platzhalter, Variablen, Attribute, Parameter, Schlüsselwerte oder Formulareingaben aus den Bestellungen.

7. Können Productized-Services für jede Art von Agentur, Service bzw. Dienstleistung aufgebaut werden?

Ja, Productized Services können grundsätzlich für fast jede Art von Agentur, Service oder Dienstleistung aufgebaut werden. Der Schlüssel liegt darin, die Dienstleistung so zu strukturieren und zu standardisieren, dass sie als wiederholbares Paket mit festgelegtem Umfang, Preis und Lieferzeit angeboten werden kann. Dieser Ansatz ist besonders effektiv bei Dienstleistungen, die häufig angefragt werden und bei denen klare Prozesse und Ergebnisse definiert werden können.

8. Wie kann man die Qualität sicherstellen, wenn man Dienstleistungen strukturiert, standardisiert und ggf. sogar automatisiert?

Die Qualität von standardisierten und automatisierten Dienstleistungen kann durch die Implementierung eines robusten Qualitätsmanagementsystems sichergestellt werden, das regelmäßige Überprüfungen, Feedback und Verbesserungsprozesse umfasst. Das QM kann ebenfalls Teil des Productized-Services sein, was jedoch nicht als „Produkt“ an den Kunden ausgeliefert wird, sondern als z.B. Checkliste intern für die Leistungserbringung zur Verfügung steht. 

9. Was sind typische Elemente eines Productized-Services für das Kundenergebnis sowie für das Team, welches den Auftrag umsetzt?

Typische Elemente eines Productized-Services für das Kundenergebnis umfassen klar definierte Leistungspakete mit festgelegtem Umfang, Preis und Lieferzeit, die eine hohe Transparenz und Vorhersehbarkeit gewährleisten, sowie standardisierte Qualitäts- und Leistungsindikatoren, die ein konsistentes Ergebnis sichern. Für das umsetzende Team beinhalten diese Elemente detaillierte Prozessdokumentationen und Checklisten, die eine effiziente und fehlerfreie Ausführung ermöglichen, Schulungsmaterialien zur Sicherstellung eines einheitlichen Verständnisses und der Fähigkeiten sowie Zugang zu Automatisierungstools und Software, die zur Vereinfachung wiederholbarer Aufgaben und zur Überwachung des Fortschritts dienen, was insgesamt die Produktivität und Zufriedenheit im Team steigert.

10. Wie messen Agenturen den Erfolg ihrer Productized-Services und optimieren diese im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung (KVP)?

Agenturen messen den Erfolg ihrer Productized-Services durch die Analyse von Schlüsselkennzahlen wie Kundenzufriedenheit, Umsatzwachstum, Wiederholungen, Kostenreduktion und Leistungseffizienz. Sie setzen auf kontinuierliche Verbesserung (KVP), indem sie regelmäßig Kundenfeedback einholen, Leistungsdaten auswerten und A/B-Tests durchführen, um verschiedene Aspekte ihrer Leistung zu optimieren. Die Daten werden genutzt, um Anpassungen an den Servicepaketen vorzunehmen, Prozesse zu verfeinern, die Automatisierung zu erweitern und Schulungsprogramme für das Team zu aktualisieren, um die Qualität und Effektivität der Dienstleistungen kontinuierlich zu steigern und den Kundenwert weiter zu verbessern.

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