Dashboard der Projektzeiterfassungsapp Timo.
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📊 Effiziente Projektzeiterfassung: So sagen Sie adĂ© zum Management by Posteingang

1. Wozu braucht es eine genaue Projektzeiterfassung und Abrechnung?

Egal ob Webagentur oder Beratungsunternehmen: Wer projektbezogen arbeitet, muss in der Regel auch Projektzeiten erfassen und abrechnen können. Eine Projektzeiterfassung ist wesentlicher Bestandteil eines ganzheitlichen  Projektmanagements. Durch sie erhalten Sie eine Übersicht über die investierte Zeit und die damit verbundenen Kosten.

Eine genaue Projektzeiterfassung hilft Ihnen, die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu verbessern. Sie können identifizieren, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet und Ihre Ressourcen entsprechend anpassen. Sie können Engpässe erkennen und Maßnahmen ergreifen, um den Arbeitsfluss zu optimieren.

Projektzeiten-Übersicht aus dem Projektzeiterfassungstool Timo.
Beispiel eines Leistungsnachweises zur Projektzeiterfassung und Projektzeitabrechnung.

Darüber hinaus ermöglicht eine genaue Abrechnung, den Kunden oder Auftraggeber korrekt und transparent zu fakturieren. Sie können die tatsächlich geleisteten Stunden genau nachverfolgen und sicherstellen, dass Sie fair und gerecht für Ihre erbrachten Leistungen entlohnt werden.   

Die Projektzeiterfassung mitsamt Abrechnung trägt auch zur verbesserten Budgetplanung bei. Indem Sie die tatsächlich benötigte Zeit für verschiedene Aufgaben ermitteln, können Sie Ihr Budget genauer einschätzen und für zukünftige Projekte in der Sales-Pipeline besser kalkulieren.

2. Was sind die Vorteile einer digitalen Projektzeiterfassung?

Erstens ermöglicht ein Zeiterfassungssystem einem Unternehmensinhaber oder einer Projektleiterin eine präzise Kontrolle über den Fortschritt der Projekte. Durch die Erfassung der Arbeitszeiten können sie den zeitlichen Aufwand für jede Aufgabe genau verfolgen. Dies ermöglicht eine effektive Überwachung des Projektfortschritts und eine rechtzeitige Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen oder ineffizienten Arbeitsabläufen. Eine genaue Projektzeiterfassung gibt dem Agenturinhaber auch die Möglichkeit, Mitarbeitern angemessenes Feedback zu geben und ihre Leistung zu bewerten.

Zweitens ermöglicht eine Projektzeiterfassung der Projektleiterin eine präzise Budgetkontrolle. Durch die Verknüpfung der erfassten Arbeitszeiten mit den adäquaten Kosten kann sie den tatsächlichen Aufwand im Vergleich zur ursprünglichen Planung analysieren. Dadurch kann sie Engpässe oder ineffiziente Arbeitsprozesse identifizieren und geeignete Maßnahmen ergreifen, um das Budget im Rahmen zu halten.

Drittens ist die Auftragszeiterfassung Grundlage einer korrekten Abrechnung gegenüber den Kunden.

Rechnung aus dem Projektzeiterfassungstool Timo.

Der Kunde zahlt nur für die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden. Diese Transparenz schafft Vertrauen gegenüber den Kunden und trägt zu einer guten Geschäftsbeziehung bei.

Des Weiteren ermöglicht die Projektzeiterfassung dem Inhaber, realistische Schätzungen für zukünftige Projekte abzugeben. Durch die Analyse der erfassten Arbeitszeiten vergangener Projekte kann er fundierte Schätzungen für ähnliche Aufgaben oder Projekte vornehmen. Dies hilft ihm, genaue Kostenvoranschläge zu erstellen und realistische Zeitpläne zu entwickeln, was zur langfristigen Planungssicherheit und zur Gewinnmaximierung einer Agentur oder eines Consulting-Unternehmens  beiträgt.

Zusammengefasst hat eine Projektzeiterfassung folgende Vorteile:

– eine effektive Kontrolle über den Projektfortschritt

– eine präzise Budgetkontrolle

– eine korrekte Abrechnung gegenüber den Kunden 

– und eine fundierte Schätzung für zukünftige Projekte sowie für die Sales-Pipeline

3. Wie werden Projektzeiten üblicherweise erfasst?

Bei der Projektzeiterfassung gibt es allgemeinhin drei Methoden:

1. Manuelle Zeiterfassung: Eine gängige Methode besteht darin, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit manuell erfassen, beispielsweise in Excel. Sie notieren den Beginn und das Ende ihrer Arbeit sowie die Pausenzeiten.

Diese Methode erfordert eine gewisse Disziplin und Sorgfalt seitens der Mitarbeiter, da sie selbständig ihre Zeiten dokumentieren müssen. 

2. Zeiterfassungssoftware: Die meisten Agenturen nutzen digitale Zeiterfassungstools, um die Arbeitszeit elektronisch zu erfassen. Diese Software ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten online oder über mobile Anwendungen zu registrieren. Sie können den Projektnamen, den Start- und Endzeitpunkt sowie Pausen angeben. Die Verwendung von Zeiterfassungssoftware bietet den Vorteil, dass die Arbeitszeiten automatisch berechnet und die Daten zentral gespeichert werden. Zudem ermöglichen sie die Erstellung von Berichten und eine Integration mit anderen Tools zum Projektmanagement.

3. Automatisierte Zeiterfassung: In Betrieben mit stark standardisierten Arbeitsvorgängen nach wie vor die Regel sind Terminals, die die Arbeitszeit automatisch erfassen. Diese Methode bietet eine höhere Genauigkeit und reduziert den manuellen Aufwand für die Mitarbeiter.

4. Wie werden Projektzeiten abgerechnet, welche Methoden gibt es?

Projektzeiten können auf verschiedene Arten abgerechnet werden. Im folgenden gehen wir auf die 4 wichtigsten Verhütungsmethoden ein, welche da sind:

  1. Stundensatzabrechnung
  2. Pauschalpreismodell
  3. Meilensteinabrechnung
  4. Erfolgsbasierte Abrechnung

4.1. Stundensatzabrechnung

Die wohl gängigste Methode bei Agenturen ist die Stundensatzberechnung, bei der Sie Ihre geleisteten Stunden mit einem vorher festgelegten Stundensatz multiplizieren. Diese Methode bietet Flexibilität, da Sie den Stundensatz je nach Art des Projekts, Ihrem Erfahrungsniveau oder Ihrem Kunden anpassen können.

Vorteile der Stundensatzberechnung sind:

  1. Transparenz: Kunden erhalten eine detaillierte Aufschlüsselung der Arbeitszeit und können genau sehen, wofür sie bezahlen. Dies schafft Transparenz und Vertrauen.
  2. Flexibilität: Die stundensatzbasierte Abrechnung eignet sich gut für Projekte mit variablen Anforderungen und Arbeitszeiten. Kunden können die Arbeitsstunden je nach Bedarf anpassen und die Ressourcen entsprechend nutzen.
  3. Faire Vergütung: Die stundensatzbasierte Abrechnung ermöglicht es, Arbeitsstunden fair zu vergüten. Überstunden oder zusätzliche Aufgaben können angemessen berücksichtigt und abgerechnet werden.

Nachteile der Stundensatzberechnung sind:

  1. Unsicherheit hinsichtlich der Gesamtkosten: Die endgültigen Gesamtkosten sind für beide Seiten nur schwer vorhersehbar
  2. Begrenzte Skalierbarkeit: Bei einer stundensatzbasierten Abrechnung ist die Einnahmengenerierung direkt mit der geleisteten Arbeitszeit verbunden. Fällt keine fortlaufende Arbeit ab, gibt es auch keine fortlaufenden Einnahmen. Bei Rahmenverträgen zwischen Agentur und Kunde kann dies zu Problemen führen, wenn trotz Vertrag monatelang keine neuen Einnahmen generiert werden können.
  3. Ewiges Hin- und Her zwischen mangelnder Auslastung und Überlastung: Ein rein stundensatzbasiertes Agenturgeschäft schwankt naturgemäß stark. Auf Phasen zu geringer Auslastung folgen Zeiten, in denen man vor lauter Aufgaben nicht mehr hinterherkommt. Das führt zu Stress und unschönen Einnahmeschwankungen.

4.2. Pauschalpreise

Eine weitere Methode ist die Pauschalabrechnung, bei der Sie einen festen Betrag für das gesamte Projekt vereinbaren. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Sie den Umfang und die Dauer des Projekts gut einschätzen können oder bei einer fortlaufenden monatlichen Abrechnung.

Nachteil: Sie erfordert eine genaue Kalkulation des Aufwands im Vorfeld und kann zu Nachforderungen oder Verlusten führen, wenn sich der tatsächliche Aufwand vom geschätzten Aufwand unterscheidet.

4.3. Meilensteinabrechnung

Manchmal wird auch die Meilensteinabrechnung verwendet, bei der Sie den Projektfortschritt in bestimmten Etappen messen und für jeden erreichten Meilenstein eine Zahlung verlangen.

Ein Vorteil besteht darin, dass die Meilenstein-basierte Abrechnung eine klare Struktur für die Projektfortschritte schafft. Sie können den Fortschritt anhand definierter Ziele messen und Ihre Kunden über den erreichten Meilenstein informieren.

Allerdings gibt es auch Nachteile bei dieser Abrechnungsmethode. Wenn sich die Projektziele oder Anforderungen während des Projekts ändern, wird es schwierig, die Meilensteine entsprechend anzupassen. Dies kann zu Konflikten bei der Abrechnung führen.

4.4. Erfolgsbasierte Abrechnung

Eine weitere Möglichkeit ist die wertbasierte oder erfolgsbasierte Abrechnung, bei der der Wert oder der Nutzen, den Sie dem Kunden bieten, als Grundlage für die Abrechnung dient. Hierbei kann zum Beispiel der Erfolg eines Projekts oder der erzielte Umsatz als Basis für die Gebühren herangezogen werden. Performance-Agenturen haben z.B. häufig solch eine wertbasierte Komponente in ihre Vergütung eingebaut.

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit der Auslagenabrechnung, bei der Sie zusätzliche Kosten, die im Rahmen des Projekts angefallen sind, dem Kunden in Rechnung stellen. Dies können beispielsweise Reisekosten, Materialkosten oder externe Dienstleistungen sein.

5. Wie lassen sich Projektzeiten und Projektmanagement miteinander verknüpfen?

Eine enge Verknüpfung von Projektzeiterfassung und Projektmanagement hilft dabei, eine effektive Kontrolle über die Projektkosten zu gewährleisten und das Budget im Rahmen zu halten. 

Projektzeiten erfassen im Projektzeiterfassungstool Timo.
Im Projektmanagement-Tool timo24.de werden die erfassten Projektzeiten sowie der Projektfortschritt übersichtlich dargestellt.

Hier sind einige konkrete Argumente, wie Projektzeiten und Budgetmanagement für die Mitarbeiter verknüpft werden können:

  1. Budgetierung und Ressourcenplanung: Die Erfassung und Überwachung der Projektzeiten ermöglicht es den Mitarbeitern, den tatsächlichen Aufwand und die geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Durch die Verknüpfung dieser Informationen mit dem zugewiesenen Budget für das Projekt können die Mitarbeiter besser planen, wie sie ihre Arbeitszeit auf die verschiedenen Aufgaben verteilen, um das Budget effizient zu nutzen. Eine genaue Erfassung der Projektzeiten hilft dabei, Engpässe oder Überlastungen frühzeitig zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
  2. Fortschrittskontrolle und Kostenprognose: Die kontinuierliche Erfassung der Projektzeiten ermöglicht es den Mitarbeitern, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und die Kostenprognose anzupassen. Indem sie die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit den geplanten Stunden vergleichen, können sie den aktuellen Stand des Projekts analysieren und mögliche Abweichungen identifizieren. Diese Informationen dienen als Grundlage für eine genaue Kostenprognose und helfen den Mitarbeitern, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um das Projektbudget einzuhalten.
  3. Effizienzsteigerung: Durch die Analyse der erfassten Zeiten können sie Engpässe, ineffiziente Prozesse oder unproduktive Arbeitsphasen erkennen. Indem sie diese Erkenntnisse nutzen, können die Mitarbeiter geeignete Maßnahmen ergreifen. Diese Maßnahmen helfen, die Arbeitsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und potenzielle Kostenüberschreitungen zu vermeiden.
  4. Kundenkommunikation und Abrechnung: Die genaue Erfassung der Projektzeiten ermöglicht es den Mitarbeitern, eine transparente und vertrauensvolle Kommunikation mit den Kunden aufrechtzuerhalten. Sie können detaillierte Berichte über die erbrachten Leistungen und die entsprechenden Arbeitszeiten erstellen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die erbrachten Leistungen präzise gegenüber den Kunden abzurechnen und Unklarheiten zu vermeiden. Eine genaue Abrechnung trägt zur Kundenzufriedenheit bei und stärkt die Geschäftsbeziehungen.

Durch die Verknüpfung von Projektzeiterfassung, Projekt- sowie Budgetmanagement stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter einer Agentur oder eines Beratungsunternehmens die Ressourcen effektiv nutzen können. Sie können den Fortschritt des Projekts kontrollieren und das Budget einhalten.

6. Welche Vorteile bietet die Integration einer Projektzeiterfassung mit anderen Projektmanagement-Tools?

Eine gute digitale Projektzeiterfassung lässt sich nahtlos mit anderen Projektmanagement-Tools verknüpfen, um eine effiziente und ganzheitliche Arbeitsumgebung zu schaffen. 

Durch diese Integration können verschiedene Tools miteinander kommunizieren und Informationen in Echtzeit austauschen. Hier einige Beispiele:

1. Aufgaben- und Projektverwaltung: Durch die Integration der digitalen Projektzeiterfassung mit Aufgaben- und Projektmanagement-Tools können die Mitarbeiter ihre erfassten Arbeitszeiten direkt den entsprechenden Aufgaben oder Projekten zuordnen.

Dies ermöglicht eine präzise Verfolgung des Arbeitsfortschritts, da die Zeiten automatisch mit den Aufgaben verknüpft werden. Beispielsweise können Mitarbeiter ihre Zeiten in einem Projektmanagement-Tool wie Timo erfassen und die erfassten Zeiten direkt den einzelnen Aufgaben zuordnen.

2. Berichterstellung und Analyse: Dank der Verknüpfung mit anderen Projektmanagement-Tools lassen sich Berichte automatisch generieren und können Projektmanagern und Kunden zur Verfügung gestellt werden. Anschließend können die Daten in ein Reporting-Tool überführt werden, um aussagekräftige Analysen und Visualisierungen zu erstellen.

3. Ressourcenplanung und -zuweisung: Durch die Verknüpfung der digitalen Projektzeiterfassung mit Ressourcenmanagement-Tools können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt den zugewiesenen Ressourcen oder Teammitgliedern zuordnen. Dies ermöglicht eine bessere Planung hinsichtlich der Auslastung, da die Verfügbarkeit und Arbeitszeit der Mitarbeiter in Echtzeit sichtbar sind.

4. Zeiterfassung und Abrechnung: Die Integration der digitalen Projektzeiterfassung mit Abrechnungs- oder Buchhaltungssoftware vereinfacht den Prozess der Abrechnung von Kunden. Die erfassten Zeiten können automatisch in die Abrechnungssoftware übertragen werden, um genaue Rechnungen basierend auf den erbrachten Leistungen zu erstellen.

Die Verknüpfung der Projektzeiterfassung mit anderen Projektmanagement-Tools bietet den Mitarbeitern einer Agentur oder eines Beratungsunternehmens eine nahtlose Arbeitsumgebung. Sie können ihre Arbeitszeiten effizient erfassen, den Arbeitsfortschritt verfolgen, Berichte generieren und eine präzise Abrechnung durchführen. Dies erhöht die Effizienz und reduziert den manuellen Aufwand

7. Projektzeiterfassung: Wo ist Vorsicht geboten bezüglich des Datenschutzes?

Bei der Projektzeiterfassung gibt es verschiedene Aspekte in Bezug auf den Datenschutz, die beachtet werden müssen. Als Unternehmen sollten Sie sicherstellen, dass Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen einhalten und die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter schützen. Hier sind einige wichtige Aspekte zu beachten:

  1. Datenerfassung: Achten Sie darauf, dass nur die erforderlichen Daten für die Projektzeiterfassung erfasst werden. Vermeiden Sie die Erhebung sensibler oder unnötiger persönlicher Informationen. Erfassen Sie lediglich die Informationen, die für die Zwecke der Projektzeiterfassung erforderlich sind, wie beispielsweise die Arbeitszeiten und Projektzuordnungen.
  2. Datenspeicherung: Stellen Sie sicher, dass die erfassten Daten sicher gespeichert werden. Verwenden Sie sichere Speicherlösungen und gewährleisten Sie den Schutz vor unbefugtem Zugriff. Beachten Sie dabei auch die Aufbewahrungsfristen für die erfassten Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Die Frist bei buchhaltungsrelevanten Dokumenten beträgt 10 Jahre.
  3. Zugriffsbeschränkung: Gewährleisten Sie, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die erfassten Daten haben. Begrenzen Sie den Zugriff auf diejenigen Mitarbeiter, die diese Informationen für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen. Implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz, um die Zugriffsbeschränkungen zu gewährleisten.
  4. Datenweitergabe: Stellen Sie sicher, dass Sie die erfassten Daten nicht ohne Zustimmung der Mitarbeiter an Dritte weitergeben, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder für die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich. Beachten Sie die Grundsätze der Datenminimierung (Art. 5 DSGVO) und sammeln Sie nur wirklich notwendige Informationen.
  5. Informationspflicht: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Zweck der Projektzeiterfassung, welche Daten erfasst werden und wie diese verwendet werden (Art. 13 + 14 DSGVO). Klären Sie sie über ihre Rechte in Bezug auf den Datenschutz auf, insbesondere über das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten.
  6. Einwilligung: Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige Einwilligung der Mitarbeiter zur Erfassung und Verarbeitung Ihrer Arbeitszeitdaten erhalten. Die Einwilligung sollte freiwillig, informiert und ausdrücklich sein. 

Implementieren Sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der erfassten Daten zu gewährleisten. Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Schulungen der Mitarbeiter zum Datenschutz sind wichtige Aspekte, um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Indem Sie diese Aspekte des Datenschutzes bei der Projektzeiterfassung beachten, können Sie sicherstellen, dass Sie die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter respektieren und den gesetzlichen Anforderungen zum Datenschutz gerecht werden.

8. Fazit

Dank einer Projektzeiterfassung können Unternehmen den Fortschritt von Projekten überwachen, Ressourcen effizient nutzen, Stundenzettel digitalisieren und eine korrekte Abrechnung gewährleisten. 

Die Wahl der geeigneten Methoden und Abrechnungsmodelle sollte auf den individuellen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens basieren. 

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